Platforma COBISS - Sistemi dhe shërbimet e përbashkëta bibliografike online

Hyrje

Bibliotekat në shoqërinë e informacionit janë qendrat më të rëndësishme të dijes, ndërkohë që detyra e tyre është edhe regjistrimi i rezultateve të "prodhimit intelektual". Por bibliotekat nuk mund ta kryejnë këtë rol, nëse veprimtaria e tyre nuk mbështetet nga teknologjia bashkëkohore e informacionit dhe komunikimit. Gjithashtu, ato nuk mund të funksionojnë si duhet kur janë të izoluara nga njëra-tjetra, prandaj, ato duhet të lidhen me njëra tjetrën dhe të sigurojnë kushtet për dialog dhe bashkëpunim, të cilat do të sigurojnë më tej bazën për zhvillimin e çdo vendi në veçanti dhe të shoqërisë ndërkombëtare në tërësi.

Në vitin 1987 Shoqata e atëhershme e Bibliotekave Kombëtare të Jugosllavisë adoptoi një sistem të katalogimit të përbashkët si bazë të sistemit bibliotekar të informacionit dhe atij të informacionit shkencor e teknologjik të Jugosllavisë. Roli i bartësit të zgjidhjeve organizative dhe zhvillimit të programit u mor përsipër nga Instituti i Shkencave të Informacionit (IZUM) në Maribor (Slloveni).

Në vitin 1991 IZUM-i promovoi sistemin COBISS (Co-operative Online Bibliographic System and Services), si një përmirësim i sistemit të përbashkët të katalogimit. Në të njëjtën kohë i njëjti akronim u përdor nga IZUM-i edhe për programet përkatëse. Për shkak të shpërbërjes së Jugosllavisë bibliotekat jashtë Sllovenisë u tërhoqën nga anëtarësimi i tyre në sistemin e përbashkët të katalogimit, megjithatë më vonë pjesa më e madhe e tyre gradualisht rivendosi bashkëpunimin me IZUM-in. Aktualisht ato po ndërtojnë sistemet e tyre autonome të informacionit bazuar në platformën COBISS me katalogimin e përbashkët në COBISS.Net.

 


COBISS.SI, COBISS.SR, COBISS.MK, COBISS.BH+COBISS.RS, COBISS.CG, COBISS.BG dhe COBISS.AL, janë emërtime për sistemet autonome bibliotekare të informacionit, të cilat janë ndërtuar ose po ndërtohen në shtete të veçanta (Slloveni, Serbi, Maqedoni, Bosnjë dhe Hercegovinë, Mal i Zi, Bullgari dhe Shqipëri). Në Bosnjë dhe Hercegovinë gjenden dy sisteme, sepse njëra nga dy njësitë e saj përbërëse (Republika Serbe) në vitin 2013 vendosi krijimin e sistemit autonom COBISS.RS. Në Shqipëri sistemi COBISS.AL aktualisht po ndërtohet pa bashkëpunimin e bibliotekës kombëtare.

Në vitin 2003 është nënshkruar Marrëveshja për themelimin e rrjetit COBISS.Net dhe shkëmbimin e lirë të regjistrimeve (të të dhënave) bibliografike, që krijohen në sistemet kombëtare bibliotekare të informacionit në Bosnjë dhe Hercegovinë, Mal të Zi, Maqedoni, Slloveni dhe Serbi. Ndërsa në vitin 2006, në emër të bibliotekave bullgare marrëveshjen e ka nënshkruar edhe Biblioteka Kombëtare e Bullgarisë. Në vitin 2013, me anë të nënshkrimit të deklaratave të veçanta, dispozitat e marrëveshjes në mënyrë indirekte i ka pranuar edhe grupi i bibliotekave nga Shqipëria. Bibliotekat Kombëtare të Shqipërisë dhe Kosovës janë ftuar disa herë, që t'i bashkohen projektit COBISS.Net, mirëpo deri tani ato nuk kanë pranuar për arsye të pakuptueshme. Interesi i pjesës më të madhe të bibliotekave të tjera është i pamohueshëm.

 

Modeli organizativ i sistemit COBISS

COBISS përfaqëson një model organizativ të lidhjes së bibliotekave në sistemin kombëtar të informacionit bibliotekar me katalogim të përbashkët, me bazën bibliografike (katalogun) të përbashkët të të dhënave COBIB dhe me bazat lokale të bibliotekave pjesëmarrëse, me bazën e të dhënave COLIB për bibliotekat, bazën e njësuar të të dhënave CONOR, si edhe shumë funksione të tjera. Funksionimi i duhur i sistemit është i kushtëzuar nga këto parime profesionale dhe mundësi teknologjike:

  • përpunimi i përbashkët dhe i standardizuar i materialeve bibliotekare, si edhe administrimi i njësuar i katalogëve dhe i bibliografive;
  • aftësimi profesional i kataloguesve për katalogimin e përbashkët;
  • lidhja e bibliotekave nëpërmjet rrjeteve kompjuterike dhe të komunikimit.

Çdo sistem kombëtar i informacionit bibliotekar ndërtohet mbi platformën COBISS nga qendra kombëtare COBISS dhe bibliotekat si anëtare të sistemit.

Qendra Kombëtare COBISS është shërbimi bibliotekar i informacionit, që kryen këto detyra:

  • planifikimin dhe koordinimiin e veprimtarive që kanë të bëjnë me lidhjen e bibliotekave në sistemin COBISS;
  • sigurimin e pajisjeve elektronike për funksionimin e sistemit dhe shërbimeve qendrore;
  • sigurimin e programit dhe manualeve COBISS për katalogimin e përbashkët, për punën e bibliotekave lokale dhe për shërbime të tjera;
  • administrimin e bazës së përbashkët të të dhënave COBIB;
  • organizimin e kurseve dhe ndihma profesionale për bibliotekat dhe përdoruesit e tjerë të programit dhe shërbimeve COBISS;
  • dhënien e ndihmës profesionale për bibliotekat gjatë konvertimit dhe transferimit të të dhënave nga sisteme të tjera;
  • kualifikimin e punonjësve profesional të bibliotekave, për të marrë pjesë në katalogimin e përbashkët.

Në Slloveni rolin e qendrës kombëtare COBISS e kryen IZUM-i, ndërsa në shtetet e tjera këtë detyrë zakonisht e kryejnë bibliotekat kombëtare.

Në kuadrin e sistemit bibliotekar të informacionit të bazuar mbi platformën COBISS bibliotekat mund të kenë njëren nga këto dy statuse:

  • Statusin e anëtarit kombëtar, e ka Biblioteka Kombëtare, e cila merr pjesë aktive në katalogimin e përbashkët dhe zbaton detyra të veçanta (katalogimin e botimeve kombëtare, kualifikimin e bibliotekarëve, verifikimin e aftësive të kataloguesve, kontrollin e cilësisë së përpunimit të materialit etj.);
  • Statusin e anëtarit me të drejta të plota, e kanë bibliotekat, të cilat pjesë në sistemin e përbashkët të katalogimit dhe mund të kontribuojnë me regjistrime në bazën e përbashkët të të dhënave, nëse kataloguesit e tyre kanë lejet/autorizimet përkatëse për katalogimin e përbashkët. Nëse nuk i kanë këto autorizime, ata nuk lejohen të krijojnë apo të redaktojnë regjistrimet në bazën e përbashkët të të dhënave, por vetëm mund të shkarkojnë regjistrimet nga kjo bazë dhe t’i ruajnë ato në bazat e tyre lokale të të dhënave.

Si rregull, për t’u marrë me zhvillimin dhe funksionin e sistemeve bibliotekare të informacionit kombëtare të ndërtuara mbi platformën COBISS, formohen Këshilla të Anëtarëve të COBISS, të përbërë nga përfaqësues të të gjitha llojeve të bibliotekave (kombëtare, publike, akademike, speciale, shkollore), të zgjedhura mbi bazën e numrit të përgjithshëm të regjistrimeve me të cilat ata kanë kontribuar në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB.

IZUM-i me qendrat kombëtare COBISS jashtë Sllovenisë nënshkruan kontrata "çadër", në kuadër të të cilave u mundëson:

  • know-how për organizimin dhe administrimin e sistemit bibliotekar të informacionit në platformën COBISS,
  • programin COBISS për automatizimin e funksioneve bibliotekare, që është produkt origjinal i IZUM-it dhe
  • pajisjet kompjuterike për veprimtarinë e sistemit dhe shërbimeve qendrore (jo të detyrueshme),

IZUMI-i me bibliotekat e shteteve pjesëmarrëse në sistemin COBISS, nuk bashkëpunon direkt. Aktualisht, bëjnë përjashtim bibliotekat në Shqipëri, për të cilat detyrat e qendrës kombëtare të COBISS-it përkohësisht i kryen IZUM-i.

Bibliotekat lidhin kontratë me qendrën kombëtare COBISS për anëtarësi me të drejta të plota në sistemin kombëtar bibliotekar të informacionit, përmes së cilës detyrohen të respektojnë rregullat e veprimtarisë së sistemit dhe të paguajnë anëtarësinë vjetore, nëse kjo nuk është e rregulluar ndryshe (në Slloveni p.sh. aktivitetin e qendrës kombëtare COBISS pothuajse në tërësi e financon Ministria e Arsimit, Shkencës dhe Sportit). Anëtarësia midis të tjerave përfshin pagesën për përdorimin e programit COBISS.

 

Platforma teknologjike e sistemit COBISS

COBISS3 është versioni i tretë i programit për automatizimin e veprimtarisë së bibliotekave dhe aksesin në baza të ndryshme të të dhënave, të cilin e zhvillon dhe e mirëmban IZUM. Për sa i përket serverit, përdoren servera me sistemin operativ Windows dhe servera të aplikacionit në gjuhën e programimit Java. Për ruajtjen e të dhënave , brenda në serverat me sistem operativ Linux përdoret baza relative e të dhënave Oracle. Për sa i përket klientit përdoren aplikacionet në bazë të gjuhës së programimit Java, për këtë arsye në vendin e punës në biblioteka mund të përdoren kompjuterat personal ose laptop-ë me sisteme të ndryshme operative (pjesa më e madhe Windows, disa edhe Linux e MacOS). Për punë normale me programin COBISS3 përshtaten kompjuterët e ri, që kanë akses në internet të paktën 256kb/s.

Disa nga veçoritë e programit COBISS3 janë:

  • ndërfaqja grafike e përdoruesit (GUI);
  • mundësia e futjes së të dhënave dhe e kërkimit edhe me alfabet cirilik;
  • përdorimi i standardit UNICODE (ISO 10646);
  • përshtatshmëria në zbatimin e tij jashtë Sllovenisë;
  • varësia minimale e sistemit nga sistemi operativ dhe harduerët.

Programi COBISS3 mbështet funksione të ndryshme të bibliotekave dhe qendrave kombëtare COBISS me mundësinë e zgjedhjes së ndërfaqeve të përdoruesve në disa gjuhë (sllovene, serbe, boshnjake, maqedone, bullgare, shqipe dhe angleze).

 

Katalogimi i përbashkët (COBISS3/Katalogimi)

Katalogimi i përbashkët mundëson një ndarje racionale të punës dhe kursimin e kohës gjatë procesit të ndërlikuar të përpunimit të materialit bibliotekar. Çdo njësi bibliografike mjafton të përpunohet vetëm një herë dhe pastaj nëpërmjet bazës së përbashkët të të dhënave/katalogut COBIB, të gjithë përdoruesit e sistemit dhe rrjetit COBISS.Net kanë akces në regjistrim.

Një veçori karakteristike e katalogimit të përbashkët është lidhja e ngushtë midis bazave lokale të të dhënave (katalogëve) të bibliotekave të veçanta me bazën e përbashkët të të dhënave (katalogun e përbashkët).

Bazat e të dhënave përmbajnë regjistrime bibliografike të llojeve të ndryshme të materialeve të bibliotekës (monografi, seriale, burime në vazhdim, artikuj dhe pjesë të tjera përbërëse), dhe, për administrimin e bibliografive të autorëve, përfshihen edhe regjistrime për veprat e ekzekutuara.

Për udhëheqjen e bibliografive të kërkuesve shkencorë në sistemin COBISS, duhet të përdoret një tipologji e njësuar e dokumenteve/veprave, në bazë të së cilës klasifikohen njësitë bibliografike. Lloji i çdo njësie bibliografike duhet të specifikohet (p.sh. artikull origjinal shkencor, artikull reviste, artikull profesional, monografi profesionale ose shkencore, kumtesë shkencore ose profesionale në konferencë etj.) sipas përkufizimeve në tipologjinë e përshkruar.

Baza e përbashkët COBIB dhe të gjitha bazat lokale të bibliotekave pjesëmarrëse kanë strukturë të njëjtë të të dhënave bibliografike dhe të të dhënave për gjendjen e koleksioneve të bibliotekës. Ndërsa bazat lokale të të dhënave, krahas kësaj, përmbajnë edhe të dhëna të strukturuara mbi koleksionet e bibliotekës, të cilat kanë rëndësi thelbësore për funksionimin e bibliotekave dhe për shfaqjen në sistemin COBISS/OPAC.

Për shkëmbimin e të dhënave në sistemin COBISS përdoret formati COMARC/B për regjistrimet bibliografike, formati COMARC/A për të dhënat e njësuara dhe formati COMARC/H për të dhënat për koleksionet e bibliotekës. Dy të parët bazohen në formatin UNIMARC, ndërsa këtë të fundit e ka zhvilluar IZUM. Për shkëmbimin ndërkombëtar të të dhënave bibliografike përdoret formati MARC 21. Janë të mundshme edhe konvertimet e regjistrimeve nga formati COMARC në MARC 21 dhe anasjelltas. Regjistrimet mund të eksportohen në strukturën ISO 2709 (MARC 21, COMARC) ose XML (Dublin Core, MODS, MARC21, COMARC).

Në procesin e katalogimit të përbashkët, të dhënat futen në bazat lokale të të dhënave dhe në të njejtën kohë përditësohen në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB. Krahas kësaj bëhet indeksimi online, që përdor rreth 100 indekse kërkimi në të dhënat bibliografike, të dhënat e njësuara dhe të dhënat për koleksionet e bibliotekës.

Kataloguesi, i cili dëshiron të shtojë një regjistrim në bazën lokale të të dhënave, fillimisht verifikon nëse regjistrimi bibliografik ekziston në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB. Nëse ai ekziston, kataloguesi e shkarkon atë në bazën e tij lokale të të dhënave, duke shtuar të dhënat e veçanta për koleksionet e bibliotekës. Nëse regjistrimi nuk ekziston në bazën e përbashkët të të dhënave, kataloguesi atë mund ta shkarkoj nga rrjeti COBISS.Net ose nga ndonjë bazë e huaj e të dhënave, ose e krijon atë në bazën lokale të të dhënave, prej ku regjistrimi transferohet automatikisht në bazën e përbashkët të të dhënave bibliografike.

Gjatë krijimit të regjistrimeve për serialet, si bazë e njësuar përdoret baza ndërkombëtare e të dhënave ISSN, nga e cila të dhënat përkatëse transferohen në COBIB dhe në bazat lokale të të dhënave. Gjithashtu, është i mundur edhe kopjimi i regjistrimeve bibliografike nga WorldCat (katalogu botëror) dhe nga katalogu i Bibliotekës së Kongresit . Për shkarkimin e regjistrimeve nga WorldCat duhet që shërbimi bibliotekar i informacionit të ketë nënshkruar marrëveshjen përkatëse me OCLC-në.

Janë të mundshme edhe konvertimet e brendshme retrospektive, nga bazat e të dhënave të mëparshme që biblioteka ka bërë para futjes në COBISS, nëse këto plotësojnë kriteret minimale të cilësisë dhe pajtueshmërisë me formatin COMARC. Këto konvertime, si rregull, kryhen vetëm në bazat lokale të të dhënave.

Cilësia, uniformiteti dhe koherenca e bazave të të dhënave lokale dhe e bazës së përbashkët të të dhënave COBIB sigurohen në mënyra të ndryshme: me anën e kontrollit të njësuar për emra personal, kontrollit për dublime, kontrollit me programe COMARC, redaktimit të regjistrimeve, nëpërmjet listave ndërkombëtare të kodeve për të gjitha të dhënat e standardizuara (p.sh. shtetet, gjuhët, KDU), listave lokale të kodeve për të siguruar unifikimin e të dhënave në kuadrin e një biblioteke (psh. vendndodhjet, vendndodhjet në raft), numëratorët automatikë (p.sh. numrat e inventari, numrat e vendit), kontrollit identifikues unik të botimeve seriale etj., dhe, mbi të gjitha, duke ofruar kualifikim të vazhdueshëm të krijuesve të regjistrimeve, dhe duke integruar dokumentet për formatin COMARC në program.

Katalogimi i përbashkët është punë kërkuese dhe me përgjegjësi, të cilën mund ta kryejnë vetëm punonjësit e trajnuar dhe të specializuar - kataloguesit. Puna e tyre ndikon edhe në punën e bibliotekave dhe kataloguesve të tjerë në sistem.

Kataloguesit, të cilët dëshirojnë të bashkëpunojnë në procesin e katalogimit të përbashkët si dhe të krijojnë e të redaktojnë regjistrimet bibliografike për bazën e përbashkët të të dhënave, duhet:

  • të kenë arsimin universitar në fushën e bibliotekonomisë ose arsimin universitar në fusha të tjera dhe të kenë të përfunduar provimin profesional për bibliotekonomi;
  • të kryejnë me sukses trajnimin në kurset e organizuara sipas programit të trajnimit për katalogimin e përbashkët;
  • sipas procedurës së përshkruar të pajisen me lejet/autorizimet e nevojshme për katalogimin e përbashkët të llojeve të caktuara të materialeve.

Për kataloguesit, të cilët vetëm i shkarkojnë regjistrimet bibliografike nga baza e përbashkët COBIB në bazën e tyre lokale të të dhënave, kushtet e përmendura më sipër nuk janë të detyrueshme. Ata duhet të ndjekin kursin vetëm për shkarkimin e regjistrimeve dhe udhëheqjen e koleksioneve.

Kurset lidhur me përdorimin e formateve COMARC/B, COMARC/A dhe COMARC/H si dhe me përdorimin e programit COBISS, i organizojnë qendrat kombëtare COBISS, nëse kanë marrë lejen e nevojshme nga IZUM-i për organizimin e kurseve të caktuara. Kurset, që janë të lidhura me përdorimin e rregullave të katalogimit dhe me standardet e tjera bibliotekare, zakonisht i zbaton biblioteka kombëtare përgjegjëse.

Lejet për katalogimin e përbashkët i lëshojnë Qendrat Kombëtare COBISS, zakonisht në marrëveshje me bibliotekën kombëtare.

 

COBISS/OPAC

COBISS/OPAC është aplikacion elektronik, i cili u mundëson bibliotekave dhe përdoruesve akses në:

  • bazat e të dhënave bibliografike të sistemit COBISS (COBIB dhe bazat lokale të të dhënave të bibliotekave);
  • bazat e tjera të të dhënave të sistemit COBISS (COLIB, CORES, CONOR, ELINKS, SGC);
  • bazat e të dhënave të specializuara (vendëse e të huaja), nëpërmjet serverit të shërbimit bibliotekar të informacionit;
  • bazat e të dhënave që ndodhen në serverë të largët Z39.50.

Si rregull, aksesi në bazat e huaja të të dhënave rregullohet nëpërmjet marrëveshjeve të përbashkëta (konsorcium) ndërmjet Shërbimit Bibliotekar të Informacionit dhe ofruesit të bazës së të dhënave; ndërkohë që disa baza të dhënash lejojnë akses të pakufizuar. Nëpërmjet sistemit COBISS.SI, në bazë të marrëveshjeve të përbashkëta, përdoruesit kanë akses në:

  • bazat e të dhënave të shërbimit të informacionit OCLC FirstSearch (WorldCat, ArticleFirst, ProceedingsFirst etj);
  • bazat e të dhënave mbi faktorin e impaktit – Journal Citation Reports (JCR SE, JCR SSE);
  • bazat e të dhënave mbi faktorin e impaktit SNIP (Source Normalized Impact per Paper);
  • baza e të dhënave për termat e njësuar e Bibliotekës së Kongresit (LC/NAF).

Teknikat e kërkimit në bazat bibliografike të të dhënave/katalogët në sistemin COBISS janë përshtatur për nivele të ndryshme të aftësive të përdoruesve (i thjeshtë, i avancuar, i specializuar).

Kërkimi i thjeshtë mundëson kërkimin me fjalë ose me fraza, ndërsa rezultatet janë të renditura sipas rëndësisë. Kërkimi i avancuar mundëson kërkimin me 27 fusha për kërkim – indekse shtesë. Me mënyrën “e specializuar” kërkojmë me anë të komandës “Select”, e cila mundëson përdorimin e operatorëve Bolean (and, or, not) dhe atyre të kontekstit (with, near, subfield). Është e mundur edhe shfaqja e listës së termave, që shfaqen në bazën e të dhënave, shkurtimi i termave të kërkimit (fjalë dhe fraza), kufizimi i kërkimit sipas gjuhës dhe llojit të materialit, redaktimi i rezultateve të kërkimit etj. Në dispozicion janë tre formate të paraqitjes së të dhënave bibliografike (i plotë, ISBD, COMARC), një format për të dhënat e përmbledhura për koleksionet dhe një format për të dhënat e hollësishme për koleksionet.

Kërkimi në bazat e tjera të të dhënave bëhet në përshtatje me karakteristikat e tyre, megjithatë përdoruesi sheh të njëjtën ndërfaqe.

Përdoruesit mund të kopjojnë të dhëna nga baza e të dhënave COBIB, për nevoja personale, në përputhje me kushtet e përdorimit, ndërsa bibliotekat mund të kopjojnë regjistrime për përdorimin e tyre në aplikacionet e bibliotekave lokale, në përputhje me dispozitat e marrëveshjeve të veçanta.

Nëse një bibliotekë automatizon procesin e huazimit me programin COBISS, informacioni mbi disponueshmërinë e çdo materiali (nëse një material është huazuar tashmë nga dikush ose jo, periudha e huazimit) sigurohet nga COBISS/OPAC. Përdoruesit mund të shohin historinë e huazimeve mund të shtyjnë periudhën e huazimit, të rezervojnë materiale, të porosisin materialin përmes huazimit ndërbibliotekar, mund të kontrollojnë se sa i detyrohen bibliotekës, mund të shlyejnë borxhet me para (vetëm në COBISS.SI), si dhe të abonohen në shërbimin e informacionit elektronik.

Për përdoruesit është në dispozicion edhe mCOBISS versioni i COBISS/OPAC-ut, i përshtatshëm për telefonat mobil. Aplikacioni shfrytëzon përparësitë e telefonave bashkëkohorë, që veprojnë në sistemin Android (p.sh. Samsung Galaxy, Sony Xperia, HTC One) ose iOS (iPhone, iPad dhe iPod Touch). Aplikacionin pa pagesë për Android e gjeni në dyqanin elektronik Google Play, ndërsa për aplikacionin iOS në iTunes. Nëse telefoni nuk e mbështet aplikacionin ose përdoruesi nuk dëshiron ta instaloj atë, ai mund të zgjedh versionin elektronik mCOBISS. mCOBISS mundëson:

  • kërkimin e materialit bibliotekar,
  • kontrollimin e listës së materialit të huazuar dhe zgjatjen e afatit të huazimit,
  • rezervimin e materialit, kontrollimin dhe anulimin e rezervimeve,
  • kontrollimin e historisë së huazimit,
  • kontrollimin e borxheve dhe kufizimeve,
  • pranimin e-njoftimeve,
  • kërkimin/kontrollimin e informacioneve për bibliotekat,
  • shfaqjen e vendndodhjes së bibliotekave në hartë dhe udhëzimet për rrugën deri te biblioteka e zgjedhur*,
  • kontrollimin e librave më të lexuar,
  • krjimin e listës së librave më të lexuar*,
  • leximin e barkodeve (ISBN dhe ISSN)*,
  • ruajtjen e profilit të përdoruesit (bibliotekat e preferuara dhe të dhënat e regjistrimit)*,
  • transferimin e informacioneve për materialin*.
  • (*i disponueshëm vetëm në aplikacionet Android ose iOS)

 

Aplikacionet lokale

Në lidhje me aplikacionet lokale vëmendje e veçantë i është kushtuar uniformitetit të futjes së të dhënave dhe shfaqjes së të dhënave lokale tek përdoruesi. Në një shkallë të madhe uniformiteti i të dhënave për koleksionet e bibliotekës sigurohet nga formati COMARC/H për të dhënat e koleksioneve të bibliotekës. Përveç kësaj, përpara se një bibliotekë të futet në sistem, Qendra Kombëtare COBISS dhe biblioteka përkatëse bien dakord për mënyrën e futjes së të dhënave lokale. Futja e të dhënave përshtatet, në atë mënyrë, që ta bëjë sa më të lehtë paraqitjen e tyre tek përdoruesi dhe, njëkohësisht, të ruajë veçoritë e organizimit të punës në secilën nga këto biblioteka.

Moduli COBISS3/Pasurimi përfshin këto procedura të pasurimit të materialit (monografi) dhe të administrimit të gjendjes së fondeve financiare të bibliotekës:

  • përzgjedhjen paraprake të materialit, para se ai të porositet (regjistrimi dhe përpunimi i kërkesës për pasurim);
  • blerjen e materialit, që përfshin porositjen e materialit (porosi e zakonshme, porosi paraprake, porosi e kushtëzuar, porosi e pakushtëzuar), anulimin e porosisë, parapagimin dhe marrjen e materialit të porositur, si dhe pagesën për materialin e marrë (marrjen e faturave dhe ndjekjen e gjendjes së fondeve);
  • reklamimin e materialit të padërguar, materialit të pranuar dhe faturave të pranuara;
  • porosinë, pranimin dhe dërgimin e materialit për shkëmbim, pranimin dhe dërgimin e kopjes së detyruar, pranimin e dhuratave dhe evidentimin e llojeve të tjera të pasurimit me materialin bibliotekar;
  • mirëmbajtjen e të dhënave mbi partnerët dhe fondet dhe vendosja e numëratorëve;
  • dërgimin e porosive te furnizuesit, duke përdorur Standardin EDIFACT;
  • dërgimin e listave të kopjes së detyruar në formatin XML dhe përgatitjen e listave pas pranimit.

Moduli COBISS3/Serialet përfshin të gjitha procedura për pasurimin e serialeve dhe administrimin e gjendjes së mjeteve financiare të bibliotekës:

  • përzgjedhjen paraprake të porosive;
  • blerjen e botimeve, që përfshin porosinë e botimeve (porosinë e përhershme dhe vjetore), anulimin e porosisë, parapagimin dhe pagimin, si dhe ndjekjen e gjendjes së fondeve;
  • krijimin e shablloneve për secilin botim;
  • hyrjen e serialeve duke përdorur shabllonet e gatshme, me mundësi për regjistrim qendror ose në departamentet e veçanta;
  • reklamimin e njësive që mungojnë ose të faturave;
  • pranimin dhe dërgimin e botimeve mbi bazën e shkëmbimit, pranimin dhe dërgimin e kopjeve të detyruara, pranimin e dhuratave, si dhe mënyrat e tjera të pasurimit;
  • mirëmbajtjen e të dhënave mbi partnerët dhe fondet, dhe vendosjen e numëratorëve.

Moduli COBISS3/Koleksionet e bibliotekës mundëson administrimin e plotë të të dhënave mbi koleksionet e bibliotekës, si:

  • shkarkimin e regjistrimeve bibliografike nga baza e përbashkët e të dhënave bibliografike në një bazë lokale të të dhënave;
  • plotësimin e grupit të kufizuar të të dhënave bibliografike;
  • plotësimin e listave lokale të kodeve;
  • krijimin dhe redaktimin e të dhënave për koleksionet e bibliotekës drejtpërsëdrejti në modulin COBISS3/Koleksionet e bibliotekës ose nga moduli COBISS3/Pasurimi dhe COBISS3/Serialet;
  • lidhjen e koleksioneve;
  • përcaktimin e numrave të inventarit dhe kopjimin e të dhënave për koleksionet e bibliotekës;
  • vendosjen e numëratorëve për numrin e inventarit, numrin në vazhdim në numrin e vendit dhe numrin për huazim, si dhe mundësia e vendosjes së kritereve për përzgjedhjen automatike të numëratorëve;
  • përdorimin e procedurave të veçanta me autorizime të veçanta për ndryshime të vogla të të dhënave mbi koleksionet e bibliotekës (statuset, nivelet e disponueshmërisë, etj.);
  • printimin e etiketave të materialit gjatë kohës së redaktimit të të dhënave për koleksionet e bibliotekës, duke i dërguar ato drejtpërsëdrejti në printer ose në raport;
  • transferimin e të dhënave mbi koleksionet e bibliotekës ndërmjet regjistrimeve bibliografike;
  • kërkimin dhe punën me të dhëna të veçanta mbi koleksionet e bibliotekës;
  • shfaqjen e listës së bibliotekave, që disponojnë me regjistrime të caktuara bibliografike;
  • shtimin e përmbajtjes multimediale.

Moduli COBISS3/Huazimi mundëson:

  • futjen, kërkimin dhe ndryshimin e të dhënave ose numrave të kartave të anëtarësisë, fshirjen e të dhënave për anëtarin, fshirjen në paketë të të dhënave për anëtarët joaktiv;
  • huazimin e materialeve jashtë bibliotekës ose në sallën e leximit, kthimin e materialit, rezervimin e materialit në dispozicion dhe jo në dispozicion, rezervimin e materialit për përdorim vetëm në sallën e leximit, shtyrjen e afatit të huazimit dhe ndryshimin e afatit të huazimit;
  • kërkimin e materialit, duke raportuar gjendjen e materialit (nëse është materiali në dispozicion apo i huazuar, të dhënat për anëtarin i cili ka huazuar materialin, afati i kthimit, lista e rezervimeve etj.) dhe duke bërë shënime për materialet e bibliotekës;
  • përcaktimin e parametrave të huazimit (parametrat kohorë, kalendari, çmimi, kufizimi i huazimit dhe parametra të tjerë);
  • menaxhimin e ndarë të evidencës së huazimit sipas departamenteve dhe huazimin e materialit ndërmjet departamenteve (për bibliotekat që kanë kanë huazim të organizuar sipas departamenteve);
  • njoftimin elektronik lidhur me skadimin e periudhës së huazimit, marrjen e menjëhershme të njoftimit për vonesën, arritjen e materialit të rezervuar, skadimin e vlefshmërisë së rezervimit dhe skadimin e antarësisë;
  • përcjelljen e serialeve;
  • njoftimet për vonesën;
  • sistemin e menaxhimit të financave me mundësi të evidentimit manual dhe automatik të borxhit, shlyerjen e borxhit (me para në dorë ose e kundërta); mbylljen e arkës, printimin e vërtetimeve të ndryshme për anëtarët etj.

Moduli COBISS3/Huazimi ndërbibliotekar përfshin të gjitha procedurat në të cilat biblioteka luan rolin e porositësit të materialit nga biblioteka të tjera apo të furnizuesit të materialit nga koleksionet e saj. Ai u mundëson bibliotekave:

  • përpunimin e porosive të marra COBISS3/HN (porositë, arritja nga bibliotekat tjera, të cilat përdorin segmentin COBISS3/Huazimi ndërbibliotekar);
  • përpunimin e porosive të marra COBISS/OPAC (porositë e anëtarëve të bibliotekës);
  • aksesin në katalogët e bibliotekave vendore dhe rezervimin e materialit të bibliotekave vendore;
  • porositjen e materialit te furnizuesi ose në depo, riporositjen, paraporosinë;
  • anulimin e porosive te furnizuesi ose porosive të brendshme;
  • anulimin e porosive te furnizuesi ose porosive të brendshme;
  • furnizimin e materialit tek porositësit;
  • kthimin e materialit te klienti dhe kthimin e materialit te furnizuesi ose në depo;
  • përgatitjen e lajmërimeve të ndryshme për klientët dhe furnizuesit;
  • përgatitjen e faturave për persona juridik – partnerë, të cilët veprojnë si klientë ose pagues të shërbimeve dhe printimi i librave të faturave të lëshuara;
  • njoftimin (e-postë, SMS, etj.) e përdoruesve për arritjen apo mos dërgimin e materialit, si edhe për skadimin e periudhës së huazimit.

Moduli COBISS3/Raportet, mundëson ndërtimin e raporteve të ndryshme, të cilat mund të printohen ose të dërgohen përmes e-postës. Raportet përgatiten në bazë të të dhënave nga të gjitha segmentet e softuerit COBISS3. Llojet e raporteve në këtë segment:

  • raportet nga bazat bibliografike dhe normative të të dhënave (raportet e regjistrimeve në formatin COMARC, ISBD, GARE …);
  • raportet nga aplikacionet e bazave lokale të të dhënave (pasurimi, serialet, koleksionet, huazimi, huazimi ndërbibliotekar):
    • statistikat (në huazim, huazim ndërbibliotekar dhe pasurim, për koleksione;
    • dokumentet (porosia në pasurim ose për huazim ndërbibliotekar, fatura, fletë-dërgesa, lajmërime dhe reklama të llojeve të ndryshme, formulari i huazimit, kontrolli për koordinimin e pasurimit…);
    • dokumentet e brendshme dhe listat (libri i inventarit, lista e materialit të regjistruar, libri i signaturave, porosia e brendshme, lista për qarkullim të serialeve, lista e anëtarëve me material të huazuar, raporti i inventarit…);
    • etiketat (për materialin, fletë hyrjen e anëtarit, me adresat e partnerëve).

Ky modul mundëson eksportimin e të dhënave për përpunimin e mëtejshëm.

Moduli COBISS3/Administrimi i aplikacioneve është një modul i ri, i cili u lejon bibliotekave:

  • mirëmbajtjen e të dhënave për bibliotekën vendëse dhe partnerët;
  • kontrollin e të dhënave për përdoruesit e sistemit (lidhja me regjistrin qendror të përdoruesve).

 
 

Aplikacione të tjera

Bibliografitë e kërkuesve shkencorë është një aplikacion në web, i cili mundëson përgatitjen e bibliografive personale për kërkuesit shkencorë, nëse regjistrimet bibliografike në bazat e të dhënave COBIB, përveç të dhënave të zakonshme bibliografike, përmbajnë edhe një identifikim unik të autorit (kodin e kërkuesit shkencor) dhe kodin e llojit të materialit bibliografik, sipas tipologjisë së vlefshme të dokumenteve/veprave brenda sistemit COBISS. Me përzgjedhjen e disa parametrave, është e mundur të përgatiten lloje të ndryshme raportesh. Në Slloveni disa nga funksionet e këtij aplikacioni janë integruar në Sistemin Slloven të informacionit mbi kërkimin shkencor, pra në SICRIS dhe përdoren për të vlerësuar treguesit bibliografikë të punës së kërkuesit shkencor.

Librat më të lexuar është një aplikacion në web që mundëson përgatitjen e listave të materialeve që huazohen më shpesh nga bibliotekat brenda një periudhe të caktuar (mbi bazën e të dhënave të huazimit në bibliotekat që kanë huazim të automatizuar).

Shpërblimi bibliotekar është një aplikacion në web, i cili mundëson përgatitjen e listave të materialeve të huazuara, pra të statistikave të huazimit të materialit bibliotekar sipas autorëve që janë kandidatë për të përfituar shpërblimin financiar bibliotekar, në bazë të numrit të veprave të tyre të huazuara në biblioteka (sipas kritereve të përcaktuara nga organi i autorizuar shtetëror). Në sistemin COBISS.SI vlen Rregullorja për realizimin e shpërblimit bibliotekar e miratuar nga Ministria e Kulturës (listat përgatiten në bazë të regjistrimeve bibliografike nga baza e të dhënave COBIB.SI, regjistrimeve të termave të njësuar për emrat e autorëve nga baza e të dhënave CONOR.SI dhe të dhënat arkivore për huazimet nga bibliotekat publike brenda një periudhe të caktuar).

Serveri Z39.50 serveri SRW/SRU u mundëson përdoruesve akses në bazat bibliografike të të dhënave në sistemin COBISS bazuar në marrëveshje të veçanta, të arritura me shërbimet kombëtare bibliotekare të informacionit (për akses në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB) ose me bibliotekën e veçantë (për akses në bazën e saj lokale të të dhënave).

Serveri LDAP u mundëson bibliotekave verifikimin e përdoruesve të bibliotekës, gjatë përdorimit të shërbimeve të tjera të informacionit.

Serveri SIP2 mundëson instalimin e pajisjeve ndihmëse për huazimin e materialit siç janë pajisjet për vetëshkarkimin e materialit (huazimi), pajisjet e sekretarisë dhe pajisjet e tjera, që mbështesin protokollin SIP2.

 
 

Mbrojtja e të drejtave të institucioneve pjesëmarrëse

Të drejtat e institucioneve pjesëmarrëse rregullohen me konventat ndërkombëtare dhe udhëzimet e Bashkimit Evropian, me ligjin për të drejtat e autorëve (copyright-in) dhe të drejtat që lidhen me to, me ligjin për pronësinë industriale, ligjin për mbrojtjen e konkurrencës dhe me marrëveshje dypalëshe.

Në përputhje me këtë, Qendra Kombëtare COBISS ka të drejtën e autorit mbi bazën e përbashkët të të dhënave COBIB në tërësi, por në të njëjtën kohë, nuk mund të pretendojë të drejtën e autorit mbi regjistrime të veçanta të asaj baze të dhënash. Të dhënat mbi krijuesin e regjistrimit dhe institucionin që e ka kontribuar atë ruhen përgjithmonë në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB.

Pjesëmarrësit ose përdoruesit e sistemit COBISS nuk lejohen të kopjojnë regjistrime në format kompjuteri nga sistemi COBISS në baza të tjera të dhënash apo sisteme automatizimi të funksioneve lokale të bibliotekave, ose t’i shesin ato, pa pasur leje të shkruar nga Qendra Kombëtare COBISS. Pjesëmarrësit mund t’i përdorin të dhënat e tyre, të krijuara nga ata vetë, pa kufizim, vetëm për qëllime që nuk cenojnë integritetin dhe konceptin e zhvillimit të sistemit COBISS. Regjistrimet e kopjuara nga COBIB dhe të transferuara në sisteme dhe baza të tjera të dhënash duhet të kenë shenjën e krijuesit dhe simbolin COBISS, gjë që do të thotë se ato e kanë origjinën nga baza e përbashkët e të dhënave COBIB.

Gjatë përdorimit të bazave të tjera të të dhënave, të ofruara nga Qendra Kombëtare COBISS mbi bazën e marrëveshjeve të veçanta me prodhuesit e tyre, u duhet dhënë prioritet kufizimeve që rrjedhin nga ato marrëveshje.

IZUM është pronar i të drejtave të autorit për programin dhe manualet COBISS.

COBISS, COMARC, COBIB, COLIB dhe CONOR janë marka të regjistruara të IZUM-it.

Çdo Qendër Kombëtare COBISS ka përgjegjësinë që të mbrojë privatësinë e informacionit personal në sistemin COBISS, në mënyrë të tillë që të parandalojë përdorimin e paligjshëm e të paautorizuar të të dhënave personale.

 

Ndihmë përdoruesve

Përdoruesve të programit COBISS në Slloveni dhe Shërbimeve bibliotekare të informacionit në rrjetin COBISS.Net, IZUM-i u siguron ndihmë nëpërmjet telefonit nga e hëna deri të premten nga ora 7.30 deri në orën 20:00, ndërsa të shtunën nga ora 7:30 deri në orën 13:00 në numrin e telefonit +386 (0) 2 25 20 333 +386 (0) 2 25 20 333.

Për ndihmë nëpërmjet postës elektronike është në dispozicion kjo adresë: podpora@izum.si

Ndihma e specializuar për bibliotekat jashtë Sllovenisë, sigurohet nga qendrat e tyre kombëtare COBISS.


© IZUM, dhjetor 2014

IZUM
Institut informacijskih znanosti
(Instituti i Shkencave të Informacionit)
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija

www.izum.si