Platforma COBISS - Sistemi i përbashkët në-linjë i informacionit dhe shërbimeve bibliografike

Hyrje

Bibliotekat janë si kapilarë; ato çojnë dijen në çdo qelizë të shoqërisë dhe kanë për detyrë të ruajnë rezultatet e “prodhimit intelektual”. Si rregull, ato janë ai element i shoqërisë së informacionit që njerëzit e ndeshin të parin dhe më shpesh. Por bibliotekat nuk mund ta kryejnë këtë rol, nëse veprimtaria e tyre nuk mbështetet nga teknologjia bashkëkohore e informacionit dhe komunikimit.

Për shoqërinë e informacionit, e cila mbështet fuqishëm zhvillimin e bazuar në dije, sistemet bibliotekare informuese dhe të kërkimit shkencor bashkëkohor janë pjesë themelore e infrastrukturës së domosdoshme për përparimin e arsimit dhe shkencës, si edhe për zhvillimin kulturor, teknologjik e ekonomik. Bibliotekat nuk mund të funksionojnë si duhet kur janë të izoluara nga njëra-tjetra, prandaj, duke ndjekur shembullin e dijes e të kulturës, ato duhet të lidhen me njëra tjetrën dhe të sigurojnë kushtet për dialog dhe bashkëpunim, gjë që nga ana e vet siguron bazën për zhvillimin e çdo vendi të veçantë dhe të shoqërisë globale në tërësi.

 

Zhvillimi i sistemit COBISS

Në vitin 1987 Bashkësia e atëhershme e Bibliotekave Kombëtare të Jugosllavisë adoptoi një sistem të katalogimit të përbashkët si bazë të sistemit bibliotekar informues dhe atij të informacionit shkencor e teknologjik të Jugosllavisë. Roli i informacionit dhe bibliografisë, si dhe ai i zhvilluesit të zgjidhjeve organizative e të programit kompjuterik u mor përsipër nga Instituti i Shkencave të Informacionit (IZUM) në Maribor (Slloveni). Në kohën kur ndodhi shpërbërja e Jugosllavisë në vitin 1991, ky sistem lidhte së bashku 55 biblioteka nga të gjitha ish- republikat.

Në vitin 1991 IZUM vazhdoi me sistemin e katalogimit të përbashkët dhe e promovoi atë me emrin COBISS, një shkurtim fjalësh që u përdor nga IZUM edhe për programet kompjuterike përkatëse. Bibliotekat jashtë Sllovenisë u tërhoqën nga anëtarësimi në sistemin e përbashkët të katalogimit, megjithatë më vonë pjesa më e madhe e tyre gradualisht rivendosi bashkëpunimin me IZUM. Aktualisht ato po krijojnë sistemet e tyre autonome të informacionit mbi bazën e platformës COBISS.

COBISS përfaqëson një model organizativ të ndërlidhjes së bibliotekave në sistemin bibliotekar informues uniform, me katalogë të përbashkët, bazë të përbashkët të të dhënave bibliografike COBIB, pra katalog i bashkuar i të dhënave bibliografike lokale të bibliotekave pjesëmarrëse, bazë të të dhënave për bibliotekat COLIB, bazë normative të të dhënave CONOR, si edhe shumë funksione të tjera të së ashtuquajturës bibliotekë virtuale. Funksionimi i sistemit kushtëzohet nga:

  • përpunimi i përbashkët dhe i standardizuar i materialeve bibliotekare, si edhe administrimi i njësuar i katalogëve dhe i bibliografive;
  • aftësimi profesional i kataloguesve;
  • lidhja e bibliotekave nëpërmjet rrjeteve kompjuterike.

COBISS2 dhe COBISS3 përfaqësojnë dy breza të programit COBISS për automatizimin e bibliotekave dhe hyrjen në baza të ndryshme të të dhënave në Internet. Programi kompjuterik, i krijuar dhe mirëmbajtur nga IZUM, përfshin funksione të ndryshme të bibliotekave dhe shërbimeve bibliotekare informuese, si edhe ofron ndërfaqe të përdoruesit në disa gjuhë (sllovene, serbe, boshnjake, maqedone dhe angleze). Tashmë ndërfaqja e përdoruesit dhe doracakët po përkthehen në gjuhët bullgare dhe shqipe.

COBISS.SI, COBISS.BH, COBISS.MK, COBISS.SR dhe COBISS.CG quhen sistemet autonome bibliotekare informuese, me bazat e tyre të përbashkëta të të dhënave (COBIB.SI, COBIB.BH, COBIB.MK, COBIB.SR dhe COBIB.CG), të cilat po ndërtohen në vendet përkatëse (Slloveni, Bosnje e Hercegovinë, Maqedoni, Serbi e Mal i Zi). Si pjesë e sistemeve të lartpërmendura, mbi 600 biblioteka përdorin programin COBISS për automatizimin e veprimeve të tyre.

COBISS.Net quhet rrjeti që lidh ndërmjet tyre sistemet bibliotekare informuese kombëtare bibliografike COBISS, si edhe sistemet e tyre të informacionit mbi kërkimin shkencor në progres. Nga pikëpamja teknike, programi COBISS bën të mundur kopjimin e regjistrimeve bibliografike prej secilës nga bazat e të dhënave bibliografike të përbashkëta COBIB, nga katalogu OCLC (WorldCat), dhe baza të tjera të dhënash. Marrëveshja për themelimin e rrjetit COBISS.Net dhe shkëmbimin e lirë të regjistrimeve (të dhënave) bibliografike, të krijuara në sistemet kombëtare bibliotekare informuese në Bosnjë e Hercegovinë, Mal të Zi, Maqedoni, Slloveni dhe Serbi u nënshkrua në Beograd në shkurt të vitit 2003. Në nëntor të vitit 2006, Marrëveshja e lartpërmendur u nënshkrua edhe nga Bullgaria.

 

 

Modeli organizativ i sistemit COBISS

Sistemi bibliotekar informues, i ndërtuar mbi platformën COBISS, krijohet me bashkëpunimin e Shërbimit Bibliotekar Informues dhe bibliotekave që marrin pjesë në sistemin e katalogimit të përbashkët.

Shërbimi Bibliotekar Informues (Qendra Kombëtare COBISS) është një institucion, detyrat kryesore të të cilit janë:

  • planifikimi dhe koordinimi i veprimtarive që kanë të bëjnë me lidhjen kompjuterike të bibliotekave;
  • sigurimi dhe mirëmbajtja e kapaciteteve të përbashkëta kompjuterike dhe të komunikimit për funksionimin e sistemit qendror;
  • sigurimi i programeve kompjuterike dhe doracakëve COBISS për katalogimin e përbashkët, funksionimin e bibliotekave vendëse dhe për shërbime të tjera;
  • administrimi i bazës së përbashkët të të dhënave COBIB;
  • dhënia e ndihmës profesionale që ka të bëjë me blerjen, instalimin dhe mirëmbajtjen e pajisjeve kompjuterike në biblioteka;
  • organizimi i kurseve të kualifikimit profesional për bibliotekat dhe përdoruesit e tjerë të programit dhe shërbimeve COBISS;
  • dhënia e ndihmës profesionale për bibliotekat gjatë konvertimit dhe transferimit të të dhënave nga sisteme të tjera;
  • përcaktimi i stafit te kualifikuar, i përshtatshëm, për të bëre katalogimin e përbashkët në bashkëpunim me bibliotekën kombëtare;
  • organizimi i aksesit në shërbimet e informacionit dhe bazat e të dhënave të huaja sipas kontratave të konsorciumit.

Shërbimi bibliotekar informues mund të themelohet nga qeveria e vendit të interesuar ose nga bibliotekat e interesuara.

Në kuadrin e sistemit bibliotekar informues të bazuar mbi platformën COBISS bibliotekat mund të kenë statusin e:

  • anëtarit kombëtar, i cili i jepet Bibliotekës Kombëtare, e cila merr pjesë aktive në katalogimin e përbashkët dhe zbaton detyra të veçanta (për shembull: katalogimin e botimeve kombëtare, kualifikimin e bibliotekarëve, verifikimin e aftësive të kataloguesve, kontrollin e cilësisë së përpunimit të materialit etj.;
  • anëtarit me të drejta të plota, i cili i jepet çdo biblioteke që merr pjesë në mënyrë aktive në sistemin e përbashkët të katalogimit dhe që, pas verifikimit paraprak të aftësive të kataloguesve, mund të kontribuojë me regjistrimet e tyre në bazën e përbashkët të të dhënave bibliografike. Derisa t’u jetë dhënë zyrtarisht leja për këtë, kataloguesit nuk lejohen të regjistrojnë të dhënat e tyre në bazën e përbashkët të të dhënave; ata lejohen vetëm të kopjojnë të dhëna nga baza e përbashkët e të dhënave COBIB dhe t’i ruajnë ato në bazat lokale të të dhënave.

Si rregull, për t’u marrë me zhvillimin dhe funksionimin e sistemeve bibliotekare informuese kombëtare të ndërtuara mbi platformën COBISS, formohen Këshilla të Anëtarëve të COBISS, të përbërë nga përfaqësues të të gjitha llojeve të bibliotekave (kombëtare, publike, akademike, speciale, shkollore), të zgjedhur mbi bazën e numrit të përgjithshëm të regjistrimeve me të cilat ata kanë kontribuar në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB.

Mbi bazën e një kontrate të nënshkruar, nëse nuk ka marrëveshje speciale, bibliotekat i paguajnë shërbimit bibliotekar informues kombëtar një kuotë anëtarësie për shërbimet. Në Slloveni, veprimtaria e shërbimit bibliotekar informues në sistemin COBISS.SI financohet pothuajse tërësisht nga Agjencia e Kërkimit Shkencor të Sllovenisë.

IZUM zhvillon dhe mirëmban standardet e programit kompjuterik COBISS dhe funksionon si Shërbim Bibliotekar Informues Kombëtar për nevojat e bibliotekave sllovene dhe të përdoruesve të tyre.

IZUM bashkëpunon me shërbimet bibliotekare informuese dhe me bibliotekat jashtë Sllovenisë në bazë të kontratave standarde mbi përdorimin e programit kompjuterik COBISS për automatizimin e veprimtarisë së bibliotekave, si edhe në bazë të marrëveshjeve mes vendeve për bashkëpunimin shkencor e teknologjik.

Si rregull, IZUM një herë në vit organizon një konferencë ndërkombëtare COBISS me qëllim që të prezantojë arritjet, problemet dhe planet e zhvillimit. Në këtë konferencë rregullisht marrin pjesë ekspertë të njohur të huaj, të cilët prezantojnë tendencat më moderne që pasqyrohen në fushën e informacionit bibliotekar, e njëkohësisht vlerësojnë zgjidhjet që janë zbatuar apo do të zbatohen në sistemin COBISS.

 

Platforma teknologjike e sistemit COBISS

Arkitektura e sistemit COBISS u themelua nga IZUM që në vitin 1987, kur u zgjodh edhe platforma teknologjike (sistemi operativ VAX/VMS në një rrjet DECNET me akses terminal dhe gjuhë programimi COBOL, Basic e Macro). Shumë shpejt u futën teknologjitë e reja (Internet, serverët HP AlphaServer dhe HP Itanium, OpenVMS, TCP/IP, C Visual Basic, Delphi...), si edhe u zhvilluan mjaft produkte e shërbime të reja. Mbi bazën e kësaj platforme teknologjike funksionon brezi i dytë i aplikacionit softuare (COBISS2), i cili përfshin modulet COBISS2/Katalogimi, COBISS2/Raportet, COBISS2/Huazimi dhe COBISS/OPAC.

Secila prej bibliotekave mund ta vendosë bazën e vet të të dhënave (katalogun) në serverin e vet (HP AlphaServer ose HP Itanium), në serverin e njërës nga bibliotekat e mëdha, ose në serverin e një organizmi që kryen punën e Shërbimit Bibliotekar Informues.

Për katalogun e përbashkët dhe për aplikacionet lokale të COBISS2, përdoren PC me sistem operativ Windows, ose, në raste të rralla aksesi i serverëve bëhet me terminale VT. Programi COBISS mbështet disa tipa printerësh.

Me përdorimin e shfletuesve të rrjetit (browser), nëpërmjet serverit COBISS/OPAC, i cili ndodhet në organizmin që kryen funksionin e Shërbimit Bibliotekar Informues, bëhet i mundur aksesi në të gjitha bazat e të dhënave të sistemit COBISS.

Zhvillimi i brezit të tretë të aplikacionit softuare (COBISS3) mbi një platformë të re teknologjike (gjuhë programimi Java në sistemet operative Windows, Linux, Solaris apo HP-UX, bazë të dhënash ObjectStore) nisi në vitin 1997. Përvoja tregoi se baza e të dhënave ObjectStore nuk funksionoi si pritej për menaxhimin e sistemit, kështu që po bëhet migrimi drejt sistemit ORACLE. Disa nga veçoritë e COBISS3 janë:

  • ndërfaqja grafike e përdoruesit (GUI);
  • ndarja e të dhënave për gjendjen e koleksioneve të bibliotekës nga regjistrimet bibliografike, dhe pra, edhe ndarje a modulit COBISS2/Katalogimi nga aplikacionet lokale për mbikëqyrjen e blerjeve të materialeve dhe të hyrjes së serialeve;
  • transferimi i autorizimeve për administrimin e aplikacioneve lokale tek punonjësit përgjegjës të bibliotekave;
  • futja e të dhënave dhe kërkimi edhe në alfabete të tjera (cirilik, grek, arab...);
  • rritja e nivelit të fleksibilitetit të programit kompjuterik, duke pasur parasysh mundësinë e zbatimin të tij jashtë Sllovenisë;
  • prodhimi i raporteve në formate standarde (SGML/HTML);
  • promovimi i metodës se orientuar nga objekti;
  • arkitektura me tri nivele (ndërfaqja e përdoruesit, logjika e proceseve, ruajtja e të dhënave);
  • varësia minimale e sistemit nga sistemi operativ dhe harduare;
  • zbatimi i teknologjive për aplikacionet Internet/Intranet;
  • zbatimi i standardit UNICODE (ISO 10646).

Duke qenë se në platformën COBISS2 katalogimi, huazimi dhe OPAC janë të automatizuara në mënyrë të kënaqshme (dhe për këtë arsye katalogimi dhe huazimi nuk kanë ndërfaqe grafike të përdoruesit), në platformën e re teknologjike COBISS3 fillimisht u zhvilluan modulet që nuk ishin automatizuar akoma. Në punë e sipër është zhvillimi i moduleve të tjera softuare (COBISS3/Katalogimi, COBISS/OPAC).

Për përdorimin e programit COBISS3 nevojiten serverë me lidhje Interneti me shpejtësi të paktën 10Mbps; i njëjti server mund të përdoret nga disa biblioteka. Në mënyrë që programi COBISS3 të funksionojë mirë, biblioteka duhet të ketë kompjuterë me të paktën këto parametra: procesori të paktën 400 MHz, plus 128 MB RAM për nevojat e COBISS3 dhe lidhje në Internet me shpejtësi 256 kbps ose më shumë.

 

Katalogimi i përbashkët

Katalogimi i përbashkët në linjë është zhvilluar nëpërmjet mbledhjes së të dhënave të përbashkëta dhe përpunimit të të dhënave të shpërndara, gjë që mundëson një ndarje racionale të punës dhe kursim kohe gjatë procesit të ngarkuar të përpunimit të materialit bibliotekar. Çdo njësi bibliografike mjafton të përpunohet vetëm një herë dhe pastaj, nëpërmjet bazës së përbashkët të të dhënave COBIB, të gjithë përdoruesit e sistemit kanë akses në linjë.

Një tipar karakteristik i katalogimit të përbashkët është lidhja e ngushtë mes bazave lokale të të dhënave/katalogëve të bibliotekave të veçanta me bazën e përbashkët të të dhënave.

Bazat e të dhënave përmbajnë regjistrime bibliografike të tipave të ndryshme të materialeve të bibliotekës (monografi, seriale, burime integruese, artikuj dhe pjesë të tjera përbërëse), dhe, për administrimin e bibliografive të autorëve, mbahen edhe regjistrime të ekzekutimeve artistike.

Për përgatitjen e bibliografive personale të punonjësve kërkimorë-shkencorë brenda sistemit COBISS, duhet patjetër të përdoret një tipologji e njësuar e dokumenteve/veprave (http://home.izum.si/COBISS/bibliografije/Tipologija_eng.pdf). Njësitë bibliografike klasifikohen në përputhje me tipologjinë e sipërpërmendur. Duhet të specifikohet tipi i secilës njësi bibliografike e cila duhet të jetë në përputhje me një përkufizim të pranuar (p.sh. artikull origjinal shkencor, artikull reviste, artikull profesional, monografi profesionale ose shkencore, kumtesë shkencore ose profesionale në konferencë, etj.).

Baza e përbashkët e të dhënave COBIB dhe të gjitha bazat lokale të të dhënave të bibliotekave pjesëmarrëse kanë strukturë të njëjtë të të dhënave bibliografike dhe të të dhënave për gjendjen e koleksioneve të bibliotekës. Gjithashtu, bazat lokale të të dhënave përmbajnë edhe të dhëna të strukturuara mbi koleksionet e bibliotekës, të cilat janë me rëndësi të dorës së parë për funksionimin e bibliotekave dhe për afishim në sistemin COBISS/OPAC.

Për shkëmbimin e të dhënave në sistemin COBISS përdoret formati COMARC/B për regjistrimet bibliografike, formati COMARC/A për të dhënat normative dhe formati COMARC/H për të dhënat për koleksionet e bibliotekës. Dy të parët bazohen në formatin UNIMARC, ndërsa këtë të fundit e ka zhvilluar IZUM. Për shkëmbimin ndërkombëtar të të dhënave bibliografike përdoret formati UNIMARC. Kalimi nga formati MARC 21 në COMARC është përfshirë në zbatimin e klientit Z39.50 dhe kalimi nga COMARC në MARC 21 në përdorimin e serverit Z39.50.

Në sistemin e katalogimit të përbashkët në linjë, të dhënat futen nëpërmjet sistemeve kompjuterike lokale (serverët). Kështu, në kompjuterët lokalë krijohen dhe mirëmbahen bazat lokale të të dhënave të bibliotekave, ndërsa “njëkohësisht” në serverin e Shërbimit Bibliotekar Informues formohet baza e përbashkët e të dhënave COBIB. Krahas kësaj bëhet indeksim në linjë i cili përdor rreth 100 indekse kërkimi në të dhënat bibliografike, të dhënat normative (për termat e njësuar) dhe të dhënat për koleksionet e bibliotekës.

Kataloguesi që dëshiron të shtojë një të dhënë në bazën lokale të të dhënave fillimisht verifikon nëse e dhëna bibliografike ekziston në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB. Po qe se ajo ekziston, kataloguesi e kopjon atë në bazën e tij lokale të të dhënave, duke shtuar të dhëna të veçanta për koleksionet e bibliotekës. Po qe se e dhëna nuk ekziston në bazën e përbashkët të të dhënave, kataloguesi e krijon atë në bazën lokale të të dhënave, prej ku e dhëna transferohet automatikisht në bazën e përbashkët të të dhënave bibliografike.

Cilësia, uniformiteti dhe koherenca e bazave të të dhënave lokale dhe e bazës së përbashkët të të dhënave COBIB sigurohen në mënyra të ndryshme: me anën e kontrollit normativ për emra personalë, kontrollit për dublime, kontrollit me programe COMARC, redaktimit të regjistrimeve, nëpërmjet listave globale të kodeve për të gjitha të dhënat e standardizuara (p.sh. shtetet, gjuhët, KDU), listave lokalë të kodeve për të siguruar unifikimin e të dhënave në kuadrin e një biblioteke (psh. vendndodhjet, vendndodhjet në raft), numëratorët automatikë (p.sh. numra inventari, numrat e vendit), kontrollit identifikues unik të botimeve seriale etj., dhe, mbi të gjitha, duke ofruar kualifikim të vazhdueshëm të krijuesve të regjistrimeve, të cilët duhet të marrin leje zyrtare, licencë për katalogim.

Po qe se shërbimi bibliotekar informues ka nënshkruar marrëveshjen përkatëse me qendrën ISSN në Paris, gjatë krijimit të regjistrimeve për seriale, si bazë normative përdoret baza ndërkombëtare e të dhënave ISSN, nga e cila të dhënat përkatëse transferohen në COBIB dhe në bazat lokale të të dhënave. Gjithashtu, është i mundur edhe kopjimi i regjistrimeve bibliografike nga WorldCat nëpërmjet serverit OCLC Z39.50, por edhe për këtë duhet që shërbimi bibliotekar informues të ketë nënshkruar marrëveshjen përkatëse me OCLC.

Janë të mundshme edhe konvertimet e brendshme retrospektive, nga bazat e të dhënave të mëparshme që biblioteka i ka bërë para futjes në COBISS, nëse këto plotësojnë kriteret minimale të cilësisë dhe pajtueshmërisë me formatin COMARC. Këto konvertime, si rregull, kryhen vetëm në bazat lokale të të dhënave.

Një vëmendje e veçantë i është kushtuar uniformitetit të futjes së të dhënave dhe shfaqjes së të dhënave lokale tek përdoruesi. Në një shkallë të madhe uniformiteti i të dhënave për koleksionet e bibliotekës sigurohet nga formati COMARC/H për të dhënat për koleksionet e bibliotekës. Përveç kësaj, para se një bibliotekë të futet në katalogun e përbashkët, Shërbimi Bibliotekar Informues dhe biblioteka përkatëse bien dakord mbi atë se si do të futen të dhënat lokale. Futja e të dhënave përshtatet, në mënyrë që ta bëjë sa më të lehtë paraqitjen e tyre tek përdoruesi dhe, njëkohësisht, të ruajë veçoritë e organizimit të punës në secilën nga këto biblioteka.

 

COBISS/OPAC

COBISS/OPAC është aplikim në rrjet, i cili u mundëson bibliotekave dhe përdoruesve akses në linjë në:

  • bazat e të dhënave bibliografike të sistemit COBISS (COBIB dhe bazat lokale të të dhënave të bibliotekave);
  • bazat e tjera të të dhënave të sistemit COBISS (COLIB, CORES, CONOR, ELINKS, SGC);
  • bazat e të dhënave të specializuara (vendëse e të huaja), nëpërmjet serverit të Shërbimit Bibliotekar Informues;
  • bazat e të dhënave që ndodhen në serverë Z39.50 të largët.

Si rregull, aksesi në bazat e huaja të të dhënave rregullohet nëpërmjet marrëveshjeve të përbashkëta tip (konsorcium) ndërmjet Shërbimit Bibliotekar Informues dhe ofruesit të bazës së të dhënave; ndërkohë që disa baza të dhënash lejojnë akses të pakufizuar. Nëpërmjet sistemit COBISS.SI, në bazë të marrëveshjeve të përbashkëta, përdoruesit kanë akses në:

  • bazat e të dhënave të shërbimit informativ OCLC FirstSearch (WorldCat, ArticleFirst, ProceedingsFirst dhe disa të tjera);
  • bazat e të dhënave SwetScan me pasqyrat e lëndës së revistave shkencore e profesionale;
  • bazat e të dhënave mbi faktorin e impaktit – Journal Citation Reports (JCR SE, JCR SSE);
  • bazat e të dhënave të Bibliotekës së Kongresit (LC NAMES).

Nga tri ndërfaqet e përdoruesit COBISS/OPAC (Telnet, Windows dhe Web), IZUM ka vazhduar me krijimin e ndërfaqes Ueb për zona të ndryshme gjuhësore (sllovene, maqedone, serbe dhe boshnjake), si edhe në gjuhën angleze.

Teknikat e kërkimit janë përshtatur për nivele të ndryshme të aftësive të përdoruesve (fillestar, i ndërmjetëm, ekspert).

Në bazat e të dhënave bibliografike të sistemit COBISS, mënyra e kërkimit “fillestar” mundëson kërkim me pesë fusha të caktuara paraprakisht (autor, titull, viti i botimit, fjalë kyçe, botues). Në mënyrën “e ndërmjetme” mund të përdoren 50 indekse plotësuese për kërkim. Në mënyrën “ekspert” kërkojmë me anë të komandës “zgjidh” (SELECT), të kombinuar me përdorimin e operatorëve Boolean (AND, OR, NOT) (DHE, OSE, JO) dhe atyre specialë (WITH, NEAR, SUBFIELD) (ME, AFËR, NËNFUSHË). Kjo mënyrë lejon afishimin e një liste të termave që shfaqen në bazën e të dhënave, shkurtimi i termave të kërkimit (fjalë, fraza), kufizimin e kërkimit sipas gjuhës dhe tipit të materialit (të gjithë tipat e materialit, botime monografike, seriale, artikuj dhe libra të botuar etj...), përzgjedhjen e rezultateve të kërkimit, etj. Janë të mundura pesë formate të ndryshme të paraqitjes së të dhënave bibliografike (i shkurtuar, i përdoruesit, i plotë i përdoruesit, skedë katalogu, COMARC), dy formate për të dhënat e përmbledhura për koleksionet e bibliotekës (e shkurtuar dhe e plotë) dhe një format për të dhënat mbi gjendjen e koleksioneve të bibliotekës.

Kërkimi në bazat e tjera të të dhënave bëhet në përshtatje me karakteristikat e tyre; megjithatë përdoruesi sheh të njëjtën ndërfaqe.

Përdoruesit dhe bibliotekat mund të kopjojnë të dhëna nga baza e të dhënave COBIB, ose për nevoja personale, në përputhje me kushtet e përdorimit, ose për përdorim në aplikacionet e bibliotekave lokale, në përputhje me dispozitat e marrëveshjeve speciale.

Po qe se një bibliotekë e automatizon procesin e huazimit me programin COBISS, informacioni në linjë mbi disponueshmërinë e çdo materiali (nëse një material është huazuar tashmë nga dikush ose jo, periudha e huazimit) sigurohet nga COBISS/OPAC. Përdoruesit mund të përdorin sistemin për të parë se çfarë materialesh kanë marrë nga biblioteka; mund të shtyjnë periudhën e huazimit, të rezervojnë materiale, të bëjnë një porosi për materiale nga biblioteka të tjera, të shohin se sa i detyrohen bibliotekës, apo të abonohen në shërbimin e njoftimit elektronik.

Bazat e të dhënave bibliografike COBISS janë të disponueshme edhe përmes serverit Z39.50.

Në bazë të një marrëveshjeje me Google Service, regjistrimet bibliografike të bazës së përbashkët të të dhënave në COBIB mund të aksesohen edhe nëpërmjet Google Scholar Service, dhe në këtë rast lidhjet (link) me regjistrimet përkatëse në COBIB shfaqen automatikisht në listën e afishuar në Google Scholar.

 

Aplikacionet lokale

Brezi i tretë – COBISS3

Moduli softuare COBISS3/Pasurimi përfshin këto procedura të pasurimit të materialit (botime monografike) dhe të administrimit të gjendjes së mjeteve financiare të bibliotekës:

  • përzgjedhja paraprake e materialit, para se të porositet ai (regjistrimi dhe përpunimi i kërkesës për pasurim);
  • blerja e materialit, që përfshin porositjen e materialit (porosi e zakonshme, porosi paraprake, porosi e kushtëzuar, porosi e pakushtëzuar), anulimin e porosisë, parapagimin dhe marrjen e materialit të porositur, si dhe pagesën për materialin e marrë (marrja e faturave dhe ndjekja e gjendjes së fondeve);
  • reklamimi i materialit të padërguar, materialit të pranuar dhe faturave të pranuara;
  • porosia, pranimi dhe dërgimi i materialit për këmbim, pranimi dhe dërgimi i kopjes së detyruar, pranimi i dhuratave dhe evidentimi i tipave të tjera të pasurimit me materialin bibliotekar;
  • mirëmbajtja e të dhënave mbi partnerët dhe fondet dhe vendosja e numëratorëve;
  • dërgimi i porosive te furnizuesit, duke përdorur Standardin EDIFACT;
  • dërgimi i listave të kopjes së detyruar në formatin XML dhe përgatitja e listave pas pranimit.

Moduli softuare COBISS3/Serialet përfshin këto procedura për pasurimin e serialeve dhe administrimin e gjendjes së mjeteve financiare të bibliotekës:

  • përzgjedhja paraprake e porosive;
  • blerja e botimeve, që përfshin porositjen e botimeve (porosi e përhershme dhe vjetore), anulimin e porosisë, parapagimin dhe pagimin, si dhe ndjekja e gjendjes së fondeve;
  • krijimi i shablloneve për secilin botim;
  • hyrja e serialeve duke përdorur shabllonet e gatshme, me mundësi për regjistrim qendror ose në departamentet e veçanta;
  • reklamimi i njësive që mungojnë ose i faturave;
  • pranimi i botimeve mbi bazën e këmbimit, kopjes së detyruar dhe dhuratave, si dhe tipat e tjerë të pasurimit;
  • mirëmbajtja e të dhënave mbi partnerët dhe fondet, dhe vendosja e numëratorëve.

Moduli softuare COBISS3/Koleksionet e bibliotekës mundëson administrimin e plotë të të dhënave mbi koleksionet e bibliotekës, si:

  • shkarkimi i regjistrimeve bibliografike nga baza e përbashkët e të dhënave bibliografike në një bazë lokale të të dhënave;
  • përditësimi i fushave 610az, 675bs dhe 992bx;
  • përditësimi i listave lokale të kodeve;
  • krijimi dhe redaktimi i të dhënave për koleksionet e bibliotekës drejtpërsëdrejti në modulin COBISS3/Koleksionet e bibliotekës ose nga moduli COBISS3/Pasurimi dhe COBISS3/Serialet;
  • vendosja e lidhjeve të plota ndërmjet COBISS3/Koleksionet e bibliotekës dhe COBISS2/Katalogimi;
  • përcaktimi i numrave të inventarit dhe kopjimi i të dhënave për koleksionet e bibliotekës;
  • vendosja e numëratorëve për numrat e inventarit, numrat në vijim dhe vendin e numrit për huazim, si dhe mundësia e vendosjes së kritereve për përzgjedhjen automatike të numëratorëve;
  • përdorimi i procedurave të veçanta me privilegje speciale për ndryshime të vogla të të dhënave mbi koleksionet e bibliotekës (statuset, nivelet e disponueshmërisë, etj.);
  • printimi i etiketave të materialit gjatë kohës së redaktimit të të dhënave për koleksionet e bibliotekës, duke i dërguar ato drejtpërsëdrejti në printer ose në raport;
  • transferimi i të dhënave mbi koleksionet e bibliotekës ndërmjet regjistrimeve bibliografike;
  • kërkimi dhe puna me të dhëna të veçanta mbi koleksionet e bibliotekës;
  • mbështetja e kryerjes së procesit të inventarizimit.

Moduli softuare COBISS3/Huazimi mundëson këto funksione themelore:

  • futja, kërkimi dhe ndryshimi i të dhënave ose numrave të kartave të anëtarësisë;
  • huazimi i materialeve jashtë bibliotekës, kthimi i materialit, shtyrja e afatit të huazimit dhe ndryshimi i afatit të huazimit;
  • kërkimi i materialit, duke raportuar gjendjen e materialit dhe duke bërë shënime për materialet e bibliotekës;
  • përcaktimi i parametrave të huazimit (parametrat kohorë, kalendari, tipi i huazimit, dhe parametra të tjerë);
  • krijimi i raporteve dhe i statistikave të huazimeve;
  • vendosja e lidhjeve të plota ndërmjet COBISS3/Huazimi dhe COBISS3/Koleksionet e bibliotekës;
  • njoftimi elektronik lidhur me skadimin e periudhës së huazimit;
  • përcjellja e serialeve.

Moduli softuare COBISS3/Huazimi ndërbibliotekar përfshin të gjitha procedurat në të cilat biblioteka luan rolin e porositësit të materialit nga biblioteka të tjera apo të furnizuesit të materialit nga koleksionet e saj. Ai u mundëson bibliotekave:

  • porositjen dhe anulimin e saj, përsëritjen e porosisë, përcjelljen e porosisë;
  • përpunimin e porosive të bëra nëpërmjet COBISS/OPAC;
  • pranimin e materialit dhe reklamime;
  • furnizimin e materialit tek porositësit;
  • kthimin e materialit;
  • përgatitjen e njoftimeve të ndryshme;
  • përgatitjen e faturave dhe shtypjen e librit të shitjeve;
  • njoftimin (e-postë, SMS, etj.) e përdoruesve për arritjen apo mos dërgimin e materialit, si edhe për skadimin e periudhës së huazimit.

Moduli softuare COBISS3/Raportet, i përmirësuar ndjeshëm, përfshin të gjitha funksionet tipike të një prodhuesi të raporteve. Bibliotekat mund të përdorin printime standarde të IZUM-it. Në të ardhmen ato do të mund t’i përshtatin këto formate sipas nevojave të tyre. Gjatë zhvillimit të COBISS2, u shpenzua një sasi e jashtëzakonshme kohe për zgjidhjen e nevojave specifike për raportet në bibliotekat e veçanta.

Moduli softuare COBISS3/Administrimi i aplikacioneve është një modul i ri, i cili i lejon bibliotekat të administrojnë aplikacionet e tyre lokale lidhur me:

  • mirëmbajtjen e të dhënave për bibliotekën vendëse dhe partnerët;
  • mirëmbajtjen e të dhënave për punonjësit dhe emrave të përdoruesve dhe fjalëkalimeve;
  • përcaktimin e grupeve të përdoruesve të programit;
  • lidhjen me Regjistrin Qendror të Përdoruesve.
     

Brezi i dytë – COBISS2

Moduli softuare COBISS2/Huazimi lejon:

  • futjen dhe mirëmbajtjen e të dhënave të anëtarëve të bibliotekave (me futjen e numrave të regjistrimit, ose me përdorim të kodit me shirita);
  • huazimin dhe kthimin e të gjithë tipave të materialit bibliotekar, zgjatjen e afatit të kthimit, rezervimin, porositjen dhe evidentimin e kopjeve të humbura të materialit (me futjen e numrave të inventarit, të numrave të huazimit ose me përdorim të kodit me shirita);
  • kontrollin e katalogëve lokalë me të dhëna bibliografike dhe të dhëna të hollësishme për koleksionet e bibliotekës;
  • kontrollin e gjendjes së materialit (nëse materiali është në dispozicion ose është huazuar, të dhëna për anëtarin që e ka huazuar materialin, afati i kthimit etj.);
  • përgatitjen e lajmërimeve për skadimin e afatit të kthimit;
  • përdorimin e sistemit të administrimit financiar me mundësinë e evidentimit me dorë ose në mënyrë automatike të borxheve (negocimi i shlyerjes së borxheve, e pjesshme ose e plotë, në para të thata ose jo); printimin e faturave të ndryshme për anëtarët e bibliotekës, etj.;
  • automatizimin e funksioneve të bibliotekës lëvizëse, huazimeve të automatizuara të librave dhe sekretarisë telefonike.

Moduli softuare COBISS2/Raportet mbështet përgatitjen e raporteve të ndryshme nga baza lokale e të dhënave, e në disa raste edhe nga baza e përbashkët COBIB. Pjesa më e madhe e raporteve janë standarde dhe u përshtaten tipave të ndryshme të materialit, ndërkohë që disa të tjera u janë përshtatur nevojave të disa bibliotekave të caktuara. Printimet, si p.sh. skedat e katalogut dhe bibliografitë, mund të bëhen edhe në alfabetin cirilik. Ky modul mundëson:

  • përgatitjen e skedave të katalogëve të tipave të ndryshme: katalogut alfabetik të autorëve, katalogut të titujve, katalogut sistematik e KDU;
  • përgatitjen e bibliografive personale dhe bibliografive të institucioneve, bibliografive kombëtare, listave të ndryshme inventarësh, etj. (regjistrimi i njësive bibliografikë mund të paraqitet në tre formate: ISBD, ISO 690, IEEE, me apo pa abstrakte, në një ose dy kolona, me regjistër të titujve, emrave, përcaktuesve të lëndës ose numrave KDU; është i mundur edhe transferimi i bibliografive në formatet COBISS, HTML, LaTeX ose XML);
  • printimin e regjistrave të inventarit për tipa të ndryshme të materialeve; këtu përfshihet edhe moduli i inventarit, i cili mundëson kontrollin automatik të gjendjes dhe regjistrimin e materialeve që mungojnë apo që janë me tepricë;
  • printimin e etiketave me kodin me shirita për anëtarët e bibliotekës dhe për materialet bibliotekare;
  • printimin e listave të materialit të ç’inventarizuar dhe listave të materialeve me një status të caktuar;
  • printimin e listave të ndryshme të titujve të kontrolluar e të pakontrolluar të subjekteve;
  • përgatitjen e printimeve të ndryshme për nevojat e pasurimit të koordinuar me seriale të huaja; në Slloveni këto përdoren nga bibliotekat dhe ministritë përkatëse, të cilat bashkëfinancojnë blerjen e literaturës apo bazave të të dhënave nga jashtë shtetit;
  • përgatitjen e pasqyrave statistikore të rritjes së koleksionit, të huazimit e qarkullimit, të numrit të vizitorëve, etj.; përgatitjen e statistikave për shumicën e fushave/nënfushave të formateve COMARC/B e COMARC/H (departamenti i bibliotekës, audienca që synohet të mbërrihet, gjuha, KDU, lloji i materialit, kategoria e anëtarëve, krijuesi i regjistrimit, mënyra e pasurimit, dita –muaji – viti, etj.); disa lloje printimesh lejojnë që përmbajtja dhe formati të përcaktohen nga vetë bibliotekarët nëpërmjet bazave të parametrizuara të të dhënave;
  • përgatitjen e listave të furnizuesve, porosive, reklamimeve dhe faturave për disa lloje materialesh (në kuadrin e modulit Pasurimi).

 
 

Aplikacione të tjera

E-CRIS është një aplikacion ueb, i cili mundëson krijimin e një sistemi kombëtar të informacionit mbi kërkimin shkencor, duke përfshirë baza të të dhënave për kërkuesit shkencorë, organizatat kërkimore shkencore dhe projektet. Struktura e të dhënave është në përputhje me rekomandimet e CERIF-it (Common European Research Information Format = Formati i Përbashkët Evropian i Informacionit mbi Kërkimin Shkencor). Ky aplikacion është rezultat i përvojës së fituar nga IZUM gjatë zhvillimit të Sistemit të informacionit mbi kërkimin shkencor në Slloveni, pra SICRIS.

Bibliografitë e kërkuesve shkencorë është një aplikacion ueb, i cili mundëson përgatitjen e bibliografive personale për kërkuesit shkencorë, po qe se regjistrimet bibliografike në bazat e të dhënave COBIB, përveç të dhënave të zakonshme bibliografike, përmbajnë edhe një identifikim unik të autorit (kodin e kërkuesit shkencor) dhe kodin e tipit të materialit bibliografik, të klasifikuar sipas tipologjisë së dokumenteve/veprave brenda sistemit COBISS. Me përzgjedhjen e disa parametrave, është e mundur të përgatiten tipa të ndryshme të raporteve. Në Slloveni disa nga funksionet e këtij aplikacioni janë integruar në Sistemin Slloven të informacionit mbi kërkimin shkencor, pra në SICRIS dhe përdoren për të vlerësuar treguesit bibliografikë të punës së kërkuesit shkencor.

Bibliografitë e kontributeve në seriale është një aplikacion ueb, i cili mundëson paraqitjen e materialeve bibliografike, të renditura sipas tipologjisë së përdorur për administrimin e bibliografive të dokumenteve/veprave në sistemin COBISS.

Librat më të lexuara është një aplikacion ueb që mundëson përgatitjen e listave të materialeve që huazohen më shpesh nga bibliotekat brenda një periudhe të caktuar (mbi bazën e të dhënave të huazimit në bibliotekat që e kanë huazimin të automatizuar).

Shpërblimi bibliotekar është një aplikacion ueb, i cili mundëson përgatitjen e listave të materialeve të huazuara, pra të statistikave të huazimit të materialit bibliotekar sipas autorëve që janë kandidatë për të përfituar shpërblimin financiar bibliotekar, në bazë të numrit të veprave të tyre të huazuara në biblioteka (sipas kritereve të përcaktuara nga organi i autorizuar shtetëror). Në sistemin COBISS.SI vlen Rregullorja për realizimin e shpërblimit bibliotekar e miratuar nga Ministria e Kulturës (listat përgatiten në bazë të regjistrimeve bibliografike nga baza e të dhënave COBIB.SI, regjistrimeve normative për emrat e autorëve nga baza e të dhënave CONOR.SI dhe të dhënat arkivore për huazimet nga bibliotekat publike brenda një periudhe të caktuar).

 

Mbështetja teknike dhe kualifikimi i përdoruesve

Mirëmbajtja e shumicës së sistemeve kompjuterike (serverëve), në të cilët ekzekutohen aplikacionet lokale në bibliotekat sllovene, kujdeset IZUM-i. IZUM i ndihmon bibliotekat për ndërtimin e rrjeteve lokale dhe blerjen e pajisjeve kompjuterike dhe të komunikimit. Blerja e pajisjeve më të rëndësishme bëhet në mënyrë të përqendruar e financohet nga ministritë kompetente për bibliotekat. Shërbimeve bibliotekare informuese jashtë Sllovenisë u është rekomanduar që t’u sigurojnë bibliotekave të tyre ndihmë profesionale në mënyrë të ngjashme.

Në çastin që biblioteka nënshkruan kontratën për përfshirjen e saj në sistemin bibliotekar informues kombëtar (anëtarësim me të drejta të plota), ajo përfshihet në programin e kualifikimit për aftësim mbi sistemin COBISS. Kurset lidhur me përdorimin e formatit COMARC/B, COMARC/A dhe COMARC/H, si dhe me përdorimin e programeve kompjuterike realizohen nga IZUM ose nga shërbimet e tjera kombëtare bibliotekare informuese, pasi këto të fundit të kenë fituar licencën përkatëse për realizimin e këtyre kurseve. Kurset mbi rregullat e katalogimit dhe standardet e tjera bibliotekare organizohen nga biblioteka kombëtare.

Gjatë kësaj periudhe kualifikimi, biblioteka lejohet të kopjojë regjistrime bibliografike nga baza e përbashkët e të dhënave COBIB në bazën e saj lokale të të dhënave dhe këtyre regjistrimeve, duke shtuar të dhënat për gjendjen e koleksioneve të bibliotekës. Paralelisht me këtë punohet në një ambient testimi, në të cilin kataloguesit krijojnë regjistrime bibliografike, të cilat më pas verifikohen nga shërbimi kombëtar bibliotekar informues dhe biblioteka kombëtare. Po qe se vlerësimi është pozitiv, kataloguesi fiton leje (licencë) të krijojë dhe të kontribuojë regjistrimet e tij në COBIB. Lejen për katalogim të përbashkët, si rregull, e lëshon shërbimi bibliotekar informues, me miratimin e bibliotekës kombëtare.

Doracakët për përdorimin e programit kompjuterik COBISS dhe plotësimet e tyre (të përditësuara) vazhdojnë të përkthehen në gjuhën angleze, serbe ose boshnjake.

Përdoruesve të programit COBISS në Slloveni dhe Shërbimeve bibliotekare informuese në rrjetin COBISS.Net, IZUM u siguron ndihmë nëpërmjet telefonit nga e hëna deri të premten nga ora 7.30 deri në orën 21:00, ndërsa të shtunave nga ora 7:30 deri në orën 13:00 në numrin e telefonit +386 (0) 2 25 20 333.

Për ndihmë nëpërmjet postës elektronike janë në dispozicion këto adresa:

Ndihma e specializuar për bibliotekat jashtë Sllovenisë, sigurohet nga shërbimet e tyre bibliotekare informuese kombëtare.

 

Mbrojtja e të drejtave të institucioneve pjesëmarrëse

Të drejtat e institucioneve pjesëmarrëse rregullohen me konventat ndërkombëtare dhe udhëzimet e Bashkimit Evropian, me ligjin për të drejtat e autorëve (copyright) dhe të drejtat që lidhen me to, me ligjin për pronësinë industriale, ligjin për mbrojtjen e konkurrencës dhe me marrëveshje dypalëshe.

Në përputhje me këtë, Shërbimi Bibliotekar Informues Kombëtar ka të drejtën e autorit mbi bazën e përbashkët të te dhënave COBIB në tërësi, por në të njëjtën kohë, nuk mund të pretendojë të drejtën e autorit mbi regjistrime të veçanta të asaj baze të dhënash. Të dhënat mbi krijuesin e regjistrimit dhe institucionin që e ka kontribuar atë ruhet përgjithmonë në bazën e përbashkët të të dhënave COBIB.

Pa pasur leje të shkruar nga Shërbimi Bibliotekar Informues Kombëtar, pjesëmarrësit ose përdoruesit e sistemit COBISS nuk lejohen të kopjojnë regjistrime në format kompjuteri nga sistemi COBISS në baza të tjera të dhënash apo sisteme automatizimi të funksioneve lokale të bibliotekave, apo t’i shesin ato. Pjesëmarrësit mund t’i përdorin të dhënat e tyre, të krijuara nga ata vetë, pa kufizim, vetëm për qëllime që nuk cenojnë integritetin dhe konceptin e zhvillimit të sistemit COBISS. Regjistrimet e kopjuara nga COBIB dhe të transferuara në sisteme dhe baza të tjera të dhënash duhet të kenë shenjën e krijuesit dhe simbolin COBISS, gjë që do të thotë se ato e kanë origjinën nga baza e përbashkët e të dhënave COBIB.

Gjatë përdorimit të bazave të tjera të të dhënave, të ofruara nga Shërbimi Bibliotekar Informues Kombëtar mbi bazën e marrëveshjeve të veçanta me prodhuesit e tyre, u duhet dhënë prioritet kufizimeve që rrjedhin nga ato marrëveshje.

IZUM është pronar i të drejtave të autorit për programin kompjuterik COBISS dhe doracakëve përkatës të sistemit.

COBISS, COMARC, COBIB dhe COLIB janë marka të regjistruara të IZUM-it.

Çdo shërbim bibliotekar informues ka përgjegjësinë që të mbrojë privatësinë e informacionit personal në sistemin COBISS, në mënyrë të tillë që të parandalojë përdorimin e paligjshëm e të paautorizuar të të dhënave personale.


© IZUM, qershor 2008

IZUM
Institut informacijskih znanosti
(Instituti i Shkencave të Informacionit)
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija

www.izum.si

 

© IZUM 2002-2010
cobisservis@izum.si