Platforma COBISS - Kooperativni online bibliografski sistem in servisi

Uvod

Knjižnice so kot kapilare, ki prinašajo znanje v sleherno družbeno celico, njihova naloga pa je tudi evidentiranje rezultatov "intelektualne produkcije". Običajno so tisti element informacijske družbe, s katerim se ljudje srečajo najprej in v največjem obsegu. Svoje vloge pa ne morejo prevzeti, če njihovo delovanje ni podprto s sodobno informacijsko in komunikacijsko tehnologijo.

Za informacijsko družbo, ki podpira na znanju temelječ razvoj, so knjižnični informacijski sistemi in informacijski sistemi o raziskovalni dejavnosti izjemno pomembna infrastruktura, brez katere si ni mogoče predstavljati sodobnega šolstva in raziskovanja, pa tudi ne kulturnega, tehnološkega in gospodarskega razvoja. Knjižnice ne morejo uspešno delovati kot osamljeni otoki, ampak se morajo sledeč znanju in kulturi povezovati ter s tem zagotavljati pogoje dialoga in sodelovanja kot najboljših podlag za razvoj vsake od držav in mednarodne skupnosti v celoti.

 

Razvoj sistema COBISS

Leta 1987 je takratna Skupnost jugoslovanskih nacionalnih knjižnic sprejela sistem vzajemne katalogizacije kot skupno osnovo knjižničnega informacijskega sistema in sistema znanstvenih in tehnoloških informacij Jugoslavije, vlogo informacijskega in bibliografskega servisa ter nosilca razvoja organizacijskih rešitev in programske opreme pa je prevzel Institut informacijskih znanosti (IZUM) iz Maribora. Leta 1991, ko je Jugoslavija razpadla, je v sistemu sodelovalo 55 knjižnic iz vseh njenih nekdanjih republik.

Leta 1991 je IZUM promoviral sistem COBISS (Kooperativni online bibliografski sistem in servisi) kot nadgradnjo sistema vzajemne katalogizacije. Isti akronim se je takrat začel uporabljati tudi za pripadajočo programsko opremo. Knjižnice zunaj Slovenije so se zatem izključile iz skupnega sistema vzajemne katalogizacije, skoraj vse pa so postopoma obnovile sodelovanje z IZUM-om in danes v svojih državah vzpostavljajo avtonomne knjižnične informacijske sisteme na platformi COBISS.

COBISS predstavlja organizacijski model povezovanja knjižnic v knjižnični informacijski sistem z vzajemno katalogizacijo, vzajemno bibliografsko-kataložno bazo podatkov COBIB in lokalnimi bazami podatkov sodelujočih knjižnic, bazo podatkov o knjižnicah COLIB, normativno bazo podatkov CONOR ter s številnimi drugimi funkcijami. Strokovne osnove in tehnološke predpostavke za delovanje sistema so:

  • standardizirana in vzajemna obdelava knjižničnega gradiva ter enotno vodenje katalogov in bibliografij,
  • ustrezna usposobljenost strokovnih delavcev za vzajemno katalogizacijo,
  • računalniška in komunikacijska povezanost knjižnic.

COBISS2 in COBISS3 sta dve generaciji programske opreme COBISS za avtomatizacijo knjižničnega poslovanja in dostop do različnih baz podatkov v internetu. Programska oprema, ki jo razvija in vzdržuje IZUM, podpira različne funkcije knjižnic in knjižničnih informacijskih servisov z možnostjo izbire uporabniških vmesnikov v več jezikih (slovenski, srbski, bosanski, makedonski in angleški). V teku je prevajanje uporabniških vmesnikov in priročnikov v bolgarski in albanski jezik.

COBISS.SI, COBISS.BH, COBISS.MK, COBISS.SR in COBISS.CG so oznake za avtonomne knjižnične informacijske sisteme, ki se vzpostavljajo v posameznih državah (Slovenija, Bosna in Hercegovina, Makedonija, Srbija in Črna gora) z lastnimi vzajemnimi bazami podatkov (COBIB.SI, COBIB.BH, COBIB.MK, COBIB.SR, COBIB.CG). V okviru navedenih sistemov uporablja programsko opremo COBISS pri avtomatizaciji svojega poslovanja preko 600 knjižnic.

COBISS.Net je ime mreže, ki med seboj povezuje avtonomne (nacionalne) knjižnične informacijske sisteme COBISS različnih držav in njihove informacijske sisteme o raziskovalni dejavnosti. Programska oprema COBISS tehnično omogoča prevzemanje zapisov iz katere koli vzajemne baze podatkov COBIB, iz kataloga OCLC (WorldCat) in iz drugih baz podatkov. Sporazum o vzpostavitvi mreže COBISS.Net in prostem pretoku bibliografskih zapisov, ki se kreirajo v avtonomnih knjižničnih informacijskih sistemih Bosne in Hercegovine, Črne gore, Makedonije, Slovenije in Srbije, je bil podpisan v Beogradu februarja 2003, novembra leta 2006 pa je sporazum podpisala tudi Nacionalna knjižnica Bolgarije.

 

Organizacijski model sistema COBISS

Knjižnični informacijski sistem na platformi COBISS sooblikujejo knjižnični informacijski servis in knjižnice, ki sodelujejo v sistemu vzajemne katalogizacije.

Knjižnični informacijski servis (nacionalni center COBISS) je institucija, katere osnovne naloge so:

  • načrtovanje in usklajevanje aktivnosti v zvezi z računalniškim povezovanjem knjižnic;
  • zagotavljanje in vzdrževanje skupnih računalniških in komunikacijskih zmogljivosti za delovanje sistema in centralnih servisov;
  • zagotavljanje programske opreme COBISS in uporabniške dokumentacije za vzajemno katalogizacijo, za lokalno knjižnično poslovanje in za druge servise;
  • upravljanje z vzajemno bazo podatkov COBIB;
  • strokovna pomoč knjižnicam pri nabavi, namestitvi in vzdrževanju računalniške opreme;
  • organiziranje izobraževanja in strokovna pomoč knjižnicam in drugim uporabnikom programske opreme in servisov COBISS;
  • strokovna pomoč knjižnicam pri konverziji in prenosu podatkov iz drugih sistemov;
  • ugotavljanje usposobljenosti strokovnih delavcev knjižnic za sodelovanje v vzajemni katalogizaciji (v sodelovanju z nacionalno knjižnico);
  • organiziranje dostopa do tujih informacijskih servisov in baz podatkov na podlagi konzorcialnih pogodb.

Ustanovitelj knjižničnega informacijskega servisa je lahko vlada zainteresirane države ali zainteresirane knjižnice.

Knjižnice imajo lahko v knjižničnem informacijskem sistemu na platformi COBISS enega od naslednjih statusov:

  • Status nacionalne članice ima nacionalna knjižnica, ki aktivno sodeluje v sistemu vzajemne katalogizacije in opravlja tudi posebne naloge, kot so npr.: katalogizacija nacionalne produkcije, izobraževanje knjižničarjev, preverjanje usposobljenosti kreatorjev zapisov (katalogizatorjev), nadzor kakovosti obdelave gradiva itd.
  • Polnopravne članice so knjižnice, ki aktivno sodelujejo v sistemu vzajemne katalogizacije in lahko prispevajo zapise v vzajemno bazo podatkov glede na predhodno verifikacijo usposobljenosti njihovih katalogizatorjev. Dokler katalogizatorji nimajo ustrezne licence, ne morejo prispevati zapisov v vzajemno bazo podatkov, lahko pa zapise iz te baze prevzemajo in jih shranjujejo v svoje lokalne baze podatkov.

Za obravnavanje vprašanj razvoja in delovanja nacionalnih knjižničnih informacijskih sistemov na platformi COBISS se praviloma oblikujejo Sveti članic COBISS, ki jih sestavljajo predstavniki različnih skupin knjižnic (nacionalna, splošne, visokošolske, specialne, šolske) po kriteriju skupno prispevanih zapisov v vzajemno bazo podatkov COBIB.

Na podlagi sklenjene pogodbe plačujejo knjižnice nacionalnemu knjižničnemu informacijskemu servisu njegove osnovne storitve v obliki letnih članarin, če to ni urejeno drugače. V Sloveniji dejavnost knjižničnega informacijskega servisa v sistemu COBISS.SI skoraj v celoti financira Agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije.

IZUM razvija in vzdržuje standarde ter programsko opremo COBISS, za potrebe slovenskih knjižnic in končnih uporabnikov pa opravlja tudi naloge nacionalnega knjižničnega informacijskega servisa.

IZUM sodeluje s knjižničnimi informacijskimi servisi in knjižnicami zunaj Slovenije na osnovi krovnih pogodb o uporabi programske opreme COBISS za avtomatizacijo knjižničnih funkcij ter meddržavnih sporazumov o znanstvenem in tehnološkem sodelovanju.

Praviloma enkrat na leto IZUM organizira mednarodno Konferenco COBISS z namenom predstavitve dosežkov, problemov in razvojnih načrtov. Na konferenci redno sodelujejo priznani tuji strokovnjaki, ki v svojih prispevkih predstavljajo najpomembnejše sodobne trende v knjižnični in informacijski dejavnosti ter ob tem vrednotijo implementirane in predvidene rešitve v sistemu COBISS.

 

Tehnološka platforma sistema COBISS

Arhitekturo sistema COBISS je IZUM zastavil leta 1987, ko je bila izbrana tudi tehnološka platforma sistema (računalniški sistemi VAX/VMS v omrežju DECNET s terminalskim pristopom, programski jeziki cobol, basic in macro). Temu je sledilo uvajanje novih tehnologij (internet, strežniki HP AlphaServer in HP Itanium, OpenVMS, TCP/IP, C Visual Basic, Delphi ...) ter razvoj različnih proizvodov in servisov. Na navedeni tehnološki platformi deluje druga generacija aplikativne programske opreme (COBISS2), ki vključuje segmente COBISS2/Katalogizacija, COBISS2/Izpisi, COBISS2/Izposoja in COBISS/OPAC.

Posamezna knjižnica ima lahko svojo bazo podatkov (katalog) na lastnem strežniku (HP AlphaServer ali HP Itanium), na strežniku ene od večjih knjižnic ali na strežniku v organizaciji, ki opravlja funkcijo knjižničnega informacijskega servisa.

Pri vzajemni katalogizaciji in lokalnih aplikacijah COBISS2 se za dostop do strežnikov uporabljajo osebni računalniki (PC) z operacijskim sistemom Windows ali (izjemoma še tudi) VT-terminali. Programska oprema COBISS podpira izbrane tiskalnike.

Z uporabo spletnih brskalnikov je možen dostop do vseh baz podatkov v sistemu COBISS, in sicer preko strežnika za COBISS/OPAC, v  organizaciji, ki opravlja funkcijo knjižničnega informacijskega servisa.

Leta 1997 se je začel razvoj tretje generacije aplikativne programske opreme (COBISS3) na novi tehnološki platformi (programski jezik java na operacijskem sistemu Windows, Linux, Solaris ali HP-UX, baza podatkov ObjectStore). Ker so izkušnje pokazale, da razvoj sistema za upravljanje baz podatkov ObjectStore ni izpolnil pričakovanj, je v teku prehod na bazo podatkov ORACLE. Arhitekturne značilnosti programske opreme COBISS3 so:

  • grafični uporabniški vmesniki,
  • ločitev podatkov o zalogi od bibliografskega zapisa in s tem ločitev segmenta COBISS2/Katalogizacija od lokalnih aplikacij spremljanja nabave knjižničnega gradiva in kontrole dospetja serijskih publikacij,
  • prenos pristojnosti za upravljanje z lokalnimi aplikacijami na odgovorne sodelavce v knjižnicah,
  • vnos podatkov in iskanje tudi v drugih pisavah (cirilska, grška, arabska ...),
  • povečanje fleksibilnosti programske opreme z vidika možnosti implementacij zunaj Slovenije,
  • izpisi v standardnih formatih (SGML/HTML),
  • uveljavitev objektnega pristopa,
  • trislojna zasnova (uporabniški vmesnik, poslovna logika in baza podatkov),
  • čim manjša odvisnost od strojne opreme in operacijskih sistemov,
  • implementacija tehnologij za internetne/intranetne aplikacije,
  • implementacija standarda UNICODE (ISO 10646).

Ker so na platformi COBISS2 postopki vzajemne katalogizacije, izposoje in OPAC-a zadovoljivo avtomatizirani (ob tem, da katalogizacija in izposoja nimata grafičnega vmesnika), so bili na novi tehnološki platformi COBISS3 najprej razviti segmenti, ki še niso bili avtomatizirani. Prenova preostalih programskih segmentov je v teku (COBISS3/Katalogizacija, COBISS/OPAC).

Za uporabo programske opreme COBISS3 so potrebni strežniki, ki so vključeni v internet s priključkom hitrosti najmanj 10 Mb/s, isti strežnik pa lahko uporablja več knjižnic. Za delovna mesta v knjižnicah, ki uporabljajo programsko opremo COBISS3, je potrebna naslednja strojna oprema: PC s procesorjem z najmanj 400 MHz, dodatnih 128 MB RAM-a za potrebe COBISS3 in mrežna povezava hitrosti vsaj 256 kb/s.

 

Vzajemna katalogizacija

Online vzajemna katalogizacija je zasnovana na kooperativnem zbiranju in distribuirani obdelavi podatkov, kar omogoča racionalno delitev dela in prihranek pri zahtevnem postopku obdelave knjižničnega gradiva. Za vsako enoto zadošča samo ena obdelava, nakar je zapis preko vzajemne (kooperativne) baze podatkov COBIB online dostopen vsem udeležencem v sistemu.

Za vzajemno katalogizacijo je značilna tesna povezava lokalnih baz podatkov/katalogov posameznih knjižnic z vzajemno bazo podatkov/vzajemnim katalogom.

Baze podatkov vsebujejo bibliografske zapise za različne vrste gradiva (monografske publikacije, serijske publikacije, integrirni viri, članki in drugi sestavni deli), za potrebe vodenja osebnih bibliografij avtorjev pa tudi zapise za izvedena dela.

Za vodenje bibliografij raziskovalcev v sistemu COBISS je predpisana enotna tipologija dokumentov/del, na podlagi katere se bibliografske enote klasificirajo. Vsaki bibliografski enoti se določi tip (izvirni znanstveni članek, pregledni znanstveni članek, strokovni članek, znanstvena ali strokovna monografija, znanstveni ali strokovni prispevek na konferenci itd.), ki mora ustrezati veljavni definiciji.

Vzajemna baza podatkov COBIB in vse lokalne baze podatkov sodelujočih knjižnic imajo enako strukturo bibliografskih zapisov in zbirnih podatkov o zalogi. Lokalne baze podatkov vsebujejo poleg teh podatkov tudi enotno strukturirane podrobne podatke o zalogi, ki so pomembni za lokalne funkcije knjižnic in prikazovanje v sistemu COBISS/OPAC.

Za izmenjavo podatkov v sistemu COBISS se uporablja format COMARC/B za bibliografske podatke in format COMARC/A za normativne podatke, ki temeljita na formatu UNIMARC, ter format COMARC/H za podatke o zalogi, ki ga je razvil IZUM. Za mednarodno izmenjavo bibliografskih podatkov se uporablja format UNIMARC. Pri implementaciji odjemalca Z39.50 je vgrajena konverzija iz formata MARC 21 v format COMARC, pri implementaciji strežnika Z39.50 pa konverzija iz formata COMARC v format MARC 21.

V procesu online vzajemne katalogizacije poteka vnos podatkov preko lokalnih računalniških sistemov (strežnikov). Tako na lokalnih sistemih nastajajo in se vzdržujejo lokalne baze podatkov knjižnic, na strežniku knjižničnega informacijskega servisa pa "istočasno" vzajemna baza podatkov COBIB. Ob tem se izvaja online indeksiranje z okrog 100 iskalnimi indeksi za bibliografske podatke, normativne podatke in podatke o zalogi.

Katalogizator, ki želi dodati zapis v lokalno bazo podatkov, najprej preveri, ali je bibliografski zapis že v vzajemni bazi podatkov COBIB. Če je, ga prenese v svojo lokalno bazo podatkov in doda podrobne podatke o zalogi. Če zapisa v vzajemni bazi podatkov ni, ga kreira v lokalni bazi podatkov, nakar se zapis programsko prenese tudi v vzajemno bazo podatkov.

Kakovost, enotnost in konsistentnost lokalnih baz podatkov in vzajemne baze podatkov COBIB se zagotavljajo na različne načine: z normativno kontrolo osebnih imen avtorjev, s kontrolo podvojenih zapisov, s programskimi kontrolami za formate COMARC, z redakcijo zapisov, z globalnimi šifranti za vse standardizirane podatke (npr. države, jeziki, UDK), z lokalnimi šifranti za vse podatke, ki so enotni znotraj knjižnice (npr. lokacije, interne oznake), z avtomatskimi števci (npr. inventarne številke, številke v signaturi), s kontrolo enolične identifikacije serijskih publikacij itd., predvsem pa tudi s sistematičnim izobraževanjem kreatorjev zapisov, ki si morajo za to pridobiti ustrezno licenco.

Če ima knjižnični informacijski servis sklenjeno ustrezno pogodbo s centrom ISSN v Parizu, se pri kreiranju zapisov za serijske publikacije kot normativna baza podatkov uporablja mednarodna baza podatkov ISSN, iz katere se relevantni podatki prenašajo v COBIB in v lokalne baze podatkov. Možno je tudi prevzemanje bibliografskih zapisov iz WorldCata preko OCLC-jevega strežnika Z39.50, vendar mora imeti tudi v tem primeru knjižnični informacijski servis z OCLC-jem sklenjeno ustrezno pogodbo.

Možne so še retrospektivne konverzije iz strojno čitljivih zapisov, ki jih je knjižnica izdelala pred vključitvijo v COBISS, če izpolnjujejo najnižje kriterije kakovosti in kompatibilnosti s formatom COMARC. Konverzije se praviloma izvajajo samo v lokalne baze podatkov.

Veliko pozornosti je posvečeno poenotenju vnosa in prikazovanja lokalnih podatkov, ki so namenjeni končnim uporabnikom. Enotnost je v precejšnji meri zagotovljena s formatom COMARC/H za podatke o zalogi. Poleg tega pa se pred vključitvijo posamezne knjižnice v pravo okolje vzajemne katalogizacije knjižnični informacijski servis dogovori z vsako knjižnico posebej o načinu vnosa lokalnih podatkov. Način vnosa podatkov se prilagaja čim prijaznejši prezentaciji za končne uporabnike, obenem pa se upoštevajo posebnosti organizacije dela v posamezni knjižnici.

 

COBISS/OPAC

COBISS/OPAC je mrežna aplikacija, ki knjižnicam in končnim uporabnikom omogoča online dostop:

  • do bibliografsko-kataložnih baz podatkov v sistemu COBISS (COBIB in lokalne baze podatkov knjižnic);
  • do drugih baz podatkov COBISS (COLIB, CORES, CONOR, ELINKS, SGC);
  • do specializiranih baz podatkov (domačih ali tujih proizvajalcev) na strežniku knjižničnega informacijskega servisa;
  • do baz podatkov na oddaljenih strežnikih Z39.50.

Dostopi do tujih baz podatkov se praviloma urejajo s konzorcialnimi pogodbami med knjižničnim informacijskim servisom in ponudniki baz podatkov, nekatere pa so dostopne tudi brez omejitev. Tako so npr. v sistemu COBISS.SI na podlagi konzorcialnih pogodb uporabnikom dostopne:

  • baze podatkov informacijskega servisa OCLC FirstSearch (WorldCat, ArticleFirst, ProceedingsFirst in nekatere druge);
  • baze podatkov SwetScan s kazali vsebin znanstvenih in strokovnih revij;
  • baze podatkov faktorjev vpliva – Journal Citation Reports (JCR SE, JCR SSE);
  • normativna baza podatkov imen Kongresne knjižnice (LC NAMES).

Od treh uporabniških vmesnikov programske opreme COBISS/OPAC (telnet, Windows in spletni) razvijamo samo še spletni vmesnik za več jezikovnih področij: domači jezik (slovenski, makedonski, srbski ali bosanski) in angleški jezik.

Postopki iskanja so prilagojeni različnim stopnjam znanja uporabnikov (osnovni, izbirni in ukazni način iskanja).

Pri bibliografsko-kataložnih bazah podatkov v sistemu COBISS osnovni način iskanja omogoča iskanje po petih vnaprej določenih iskalnih poljih (avtor, naslov, leto izida, ključne besede, založnik). V izbirnem načinu lahko iščemo po 50 iskalnih poljih – dodatnih indeksih. V ukaznem načinu iščemo z ukazom Select, ki omogoča uporabo Boolovih (AND, OR, NOT) in kontekstnih operatorjev (WITH, NEAR, SUBFIELD). Možen je izpis seznama pojmov, ki nastopajo v bazi podatkov, krajšanje iskalnih pojmov (besed in fraz), omejevanje iskanja po jeziku in vrsti gradiva (vse vrste gradiva, monografske publikacije, serijske publikacije, članki, vse vrste gradiva in izvedena dela ...), urejanje rezultatov iskanja itd. Na voljo je pet različnih izpisnih formatov za bibliografske podatke (skrajšani, uporabniški, uporabniški polni, listek, COMARC), dva formata za zbirne podatke o zalogi (skrajšani in polni) in en format za podrobne podatke o zalogi.

Pri drugih bazah podatkov je iskanje prilagojeno njihovim značilnostim, vendar se izvaja preko istega uporabniškega vmesnika.

Končni uporabniki in knjižnice lahko kopirajo zapise iz baze podatkov COBIB za osebno uporabo skladno s pogoji uporabe ali za uporabo v lokalnih knjižničnih aplikacijah skladno z določili posebnih pogodb.

Če ima knjižnica avtomatizirano izposojo gradiva s programsko opremo COBISS, zagotavlja COBISS/OPAC online informacijo o dostopnosti posameznega izvoda (ali je gradivo prosto ali izposojeno, rok vrnitve). Uporabniki lahko tudi pogledajo, katero gradivo imajo izposojeno, lahko podaljšajo rok izposoje, rezervirajo gradivo, naročijo gradivo v medknjižnični izposoji, pogledajo trenutno stanje dolgov in terjatev ter naročijo storitve elektronskega obveščanja.

Do bibliografskih baz podatkov COBISS je možen dostop tudi preko strežnikov Z39.50.

Po dogovoru s servisom Google je dostop do bibliografskih zapisov v vzajemni bazi podatkov COBIB možen tudi preko servisa Google Scholar. V tem primeru se pri zadetkih v Google Scholar avtomatsko izpiše povezava na pripadajoče zapise v bazi podatkov COBIB.

 

Lokalne aplikacije

COBISS3 (tretja generacija)

Programski segment COBISS3/Nabava vključuje vse postopke za nabavo gradiva (monografske publikacije) in za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • izbor za naročanje gradiva (vnos in obdelava predlogov);
  • nakup gradiva, ki zajema naročanje gradiva (običajno naročilo, prednaročilo, naročilo z ogledno dobavnico, naročilo "po ključu"), preklic naročila, predplačilo in prejem naročenega gradiva ter plačilo prejetega gradiva (prejem računa in spremljanje stanja v skladih);
  • reklamiranje nedospelega gradiva, prejetega gradiva in prejetega računa;
  • naročanje, prejem in pošiljanje gradiva v zameno, prejem in pošiljanje obveznih izvodov, prejem darov in evidentiranje drugih načinov pridobivanja gradiva;
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih ter nastavitev števcev;
  • pošiljanje naročil dobaviteljem po standardu EDIFACT;
  • pošiljanje seznamov obveznih izvodov v obliki XML in priprava seznamov ob prejemu.

Programski segment COBISS3/Serijske publikacije vključuje postopke za nabavo serijskih publikacij in za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • izbor za naročanje publikacij;
  • nakup publikacij, ki zajema naročanje publikacij (stalno in letno naročilo), odpoved naročila, predplačilo in plačilo publikacij ter spremljanje stanja v skladih;
  • kreiranje vzorcev izhajanja;
  • kontrola dotoka gradiva s pomočjo vzorcev izhajanja z možnostjo centralnega evidentiranja ali evidentiranja po oddelkih;
  • reklamiranje manjkajočih zvezkov in prejetega računa;
  • prejem publikacij iz zamene, obveznih izvodov in darov ter drugi načini prejema;
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih ter nastavitev števcev.

Programski segment COBISS3/Zaloga omogoča celovito upravljanje s podatki o zalogi:

  • prevzemanje bibliografskih zapisov iz vzajemne baze v lokalno bazo podatkov;
  • dopolnjevanje polj 610az, 675bs in 992bx;
  • dopolnjevanje lokalnih šifrantov;
  • kreiranje in urejanje podatkov o zalogi neposredno v segmentu COBISS3/Zaloga ali programsko iz segmentov COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije;
  • popolna povezava s segmentom COBISS2/Katalogizacija;
  • postopki za dodeljevanje inventarnih številk in kopiranje podatkov o zalogi;
  • nastavitev števcev za inventarno številko, tekočo številko v signaturi in številko za izposojo ter možnost oblikovanja kriterijev za avtomatsko izbiro števcev;
  • ločeni postopki s posebnimi privilegiji za manjše spreminjanje podatkov o zalogi (statusi, stopnje dostopnosti ...);
  • izpisovanje nalepk za gradivo med urejanjem podatkov o zalogi neposredno na tiskalnik ali preko izpisnih vrst;
  • prenos podatkov o zalogi med bibliografskimi zapisi;
  • iskanje in delo s posameznimi podatki o zalogi brez bibliografskega zapisa;
  • podpora izvajanju postopka inventure.

Programski segment COBISS3/Izposoja omogoča temeljne funkcionalnosti izposoje:

  • vpis, iskanje, sprememba podatkov ali številke izkaznice člana;
  • izposoja gradiva na dom, vračanje gradiva, podaljšanje roka izposoje in sprememba datuma poteka;
  • iskanje gradiva, vpogled v stanje gradiva in vpis opombe o gradivu;
  • nastavitve parametrov izposoje (časovni parametri, koledar, način izposoje in drugi parametri);
  • izpisi in statistike za izposojo;
  • popolna povezava s segmentom COBISS3/Zaloga;
  • elektronsko obveščanje članov o skorajšnjem poteku roka izposoje;
  • podpora stalnim rezervacijam serijskih publikacij.

Programski segment COBISS3/Medknjižnična izposoja vključuje vse postopke, ko nastopa knjižnica v vlogi naročnika gradiva iz drugih knjižnic, in postopke, ko nastopa v vlogi dobavitelja gradiva iz svoje zaloge. Knjižnicam omogoča:

  • naročanje in preklic naročil, ponovno naročanje, prenaročanje;
  • obdelava naročil iz COBISS/OPAC-a;
  • prejem gradiva, reklamiranje;
  • dobavo gradiva naročniku;
  • vračilo gradiva;
  • pripravo različnih obvestil;
  • pripravo računov in izpis knjige izdanih računov;
  • elektronsko obveščanje uporabnikov o prispelem gradivu, nerealizirani dobavi in poteku roka izposoje.

Programski segment COBISS3/Izpisi, ki predstavlja bistven kakovostni preskok, vključuje vse tipične funkcionalnosti generatorjev izpisov. Knjižnice lahko uporabljajo tipske izpise, ki jih oblikuje IZUM, v prihodnje pa jih bodo lahko same prilagajale svojim potrebam. Pri razvoju programske opreme COBISS2 je bilo namreč izredno veliko časa porabljenega prav za reševanje specifičnih potreb po izpisih v posameznih knjižnicah.

COBISS3/Upravljanje aplikacij je segment, ki omogoča knjižnicam samostojno upravljanje lastnih lokalnih aplikacij:

  • vzdrževanje podatkov o domači knjižnici in partnerjih;
  • vzdrževanje podatkov o zaposlenih in njihovih uporabniških imenih in geslih;
  • definiranje skupin uporabnikov programske opreme,
  • povezava s centralnim registrom uporabnikov.

COBISS2 (druga generacija)

Programski segment COBISS2/Izposoja omogoča:

  • vpis in vzdrževanje podatkov o članih knjižnice (z vnosom vpisnih številk ali z uporabo črtnih kod);
  • izposojo in vračanje vseh vrst gradiva, podaljšanje roka vrnitve, rezervacije, naročanje in evidentiranje izgubljenih izvodov gradiva (z vnosom inventarnih številk oziroma številk za izposojo ali z uporabo črtnih kod);
  • pregledovanje lokalnih katalogov z bibliografskimi podatki in podrobnimi podatki o zalogi;
  • vpogled v stanje gradiva (ali je gradivo prosto ali izposojeno, podatki o članu, ki si je gradivo izposodil, rok vrnitve itd.);
  • izdelavo opominov;
  • sistem finančnega poslovanja z možnostjo ročnega ali avtomatskega evidentiranja terjatev (poravnava terjatev je lahko delna ali v celoti, gotovinska ali negotovinska); izpis različnih potrdil za člane itd.;
  • avtomatizacijo funkcij bibliobusa, knjigomata in telefonskega odzivnika.

Programski segment COBISS2/Izpisi podpira izdelavo različnih izpisov iz lokalnih baz podatkov knjižnic, v nekaterih primerih pa tudi iz vzajemne baze podatkov COBIB. Večina izpisov je standardiziranih in prirejenih za posamezne vrste gradiva, nekateri od njih pa so prilagojeni tudi potrebam posameznih knjižnic. Izpisi, kot npr. kataložni listki in bibliografije, vključujejo tudi cirilico. Programski segment omogoča:

  • izdelavo različnih kataložnih listkov za AIK, naslovni, sistematski (UDK) in predmetni katalog;
  • pripravo osebnih in institucionalnih bibliografij ter nacionalne bibliografije, različnih seznamov novosti itd. (izpis bibliografskih enot je možen v treh oblikah: ISBD, ISO 690, IEEE, z izvlečkom ali brez, v enem ali dveh stolpcih, z naslovnim, imenskim, predmetnim kazalom ali kazalom UDK; možen tudi prenos bibliografij v formatih COBISS, HTML, LaTeX ali XML);
  • izpis inventarnih knjig za posamezne vrste gradiva; vključen je tudi modul za inventuro, ki omogoča avtomatizirano spremljanje stanja ter primanjkljaja in viška gradiva;
  • izpis nalepk s črtnimi kodami za člane knjižnice in za gradivo;
  • izpis seznama odpisanega gradiva ter seznamov gradiva z določenim statusom;
  • izpis različnih seznamov kontroliranih in nekontroliranih predmetnih oznak;
  • izdelavo različnih izpisov za potrebe koordinacije nabave tujih serijskih publikacij; te v Sloveniji uporabljajo knjižnice in pristojna ministrstva, ki sofinancirajo nabavo literature in baz podatkov;
  • izdelavo statističnih pregledov prirasta gradiva, izposoje gradiva, obiskov članov, vseh transakcij izposoje itd.; možna je priprava statistik za večino polj/podpolj formatov COMARC/B in COMARC/H (oddelek, namembnost, jezik, UDK, vrsta gradiva, kategorija članov, kreator zapisa, način nabave, za dan, mesec, leto itd.); pri nekaterih vrstah izpisov lahko knjižničarji preko parametrskih datotek sami definirajo vsebino in obliko izpisa;
  • izdelavo seznamov dobaviteljev, naročil, reklamacij in računov za posamezne vrste gradiva (v okviru funkcij nabave).

 

Druge aplikacije

E-CRIS je spletna aplikacija, ki omogoča vzpostavitev nacionalnega informacijskega sistema o raziskovalni dejavnosti z bazami podatkov o raziskovalcih, raziskovalnih organizacijah in projektih. Struktura podatkov je usklajena s priporočili CERIF-a (Common European Research Information Format). Navedena aplikacija je rezultat izkušenj IZUM-a pri razvoju informacijskega sistema o raziskovalni dejavnosti v Sloveniji – SICRIS.

Bibliografije raziskovalcev je spletna aplikacija, ki omogoča izdelavo osebnih bibliografij raziskovalcev, če bibliografski zapisi v bazi podatkov COBIB vsebujejo poleg običajnih bibliografskih podatkov še enolično identifikacijo avtorja (šifro raziskovalca) in oznako za tip bibliografske enote po veljavni tipologiji dokumentov/del za vodenje bibliografij v sistemu COBISS. Z izbiro vhodnih parametrov je možno oblikovanje različnih izpisov. Nekatere funkcije te aplikacije so v Sloveniji integrirane v informacijski sistem o raziskovalni dejavnosti SICRIS in se uporabljajo pri vrednotenju bibliografskih kazalcev raziskovalne uspešnosti raziskovalcev.

Bibliografije prispevkov v serijskih publikacijah je spletna aplikacija, ki omogoča izpis bibliografskih enot, razvrščenih po veljavni tipologiji dokumentov/del za vodenje bibliografij v sistemu COBISS.

Najbolj brane knjige je spletna aplikacija, ki omogoča izdelavo seznamov najpogosteje izposojenega gradiva v določenem obdobju (na osnovi podatkov o izposoji v tistih knjižnicah, ki imajo avtomatizirano izposojo).

Knjižnično nadomestilo je spletna aplikacija, ki omogoča izdelavo seznamov – statistik izposoj knjižničnega gradiva po avtorjih, ki so kandidati za denarno knjižnično nadomestilo na podlagi števila izposoj njihovih del v knjižnicah (v skladu s kriteriji, ki jih določi pristojni državni organ). V sistemu COBISS.SI velja Pravilnik o izvajanju knjižničnega nadomestila, ki ga je sprejelo Ministrstvo za kulturo (seznami se izdelajo na osnovi: bibliografskih zapisov iz baze podatkov COBIB.SI, normativnih zapisov za imena avtorjev iz baze podatkov CONOR.SI in arhivskih podatkov o izposojah v splošnih knjižnicah v določenem obdobju).

 

Pomoč uporabnikom in izobraževanje

Za vzdrževanje operativnosti večine računalniških sistemov (strežnikov), na katerih tečejo lokalne aplikacije slovenskih knjižnic, skrbi IZUM, ki knjižnicam zagotavlja pomoč tudi pri izgradnji lokalnih mrež ter nabavi računalniške in komunikacijske opreme. Pomembnejša oprema se nabavlja centralizirano po projektih, ki jih financirajo za knjižnice pristojna ministrstva. Knjižničnim informacijskim servisom v drugih državah priporočamo, da svojim knjižnicam zagotovijo podobno strokovno pomoč.

Takoj ko knjižnica podpiše pogodbo o vključitvi v nacionalni knjižnični informacijski sistem (polnopravno članstvo), se vključi v program izobraževanja za delo v COBISS-u. Tečaje, ki so vezani na uporabo formata COMARC/B, COMARC/A in COMARC/H ter uporabo programske opreme, izvaja IZUM ali drugi nacionalni knjižnični informacijski servisi, če so za izvajanje posameznih tečajev pridobili potrebno licenco. Tečaje, ki so vezani na uporabo katalogizacijskih pravil in drugih bibliotekarskih standardov, izvaja pristojna nacionalna knjižnica.

V času usposabljanja lahko knjižnica bibliografske zapise iz vzajemne baze podatkov COBIB kopira v svojo lokalno bazo podatkov in dodaja podatke o zalogi za lokalne potrebe. Obenem poteka delo v testnem okolju, kjer katalogizator kreira bibliografske zapise, ki jih nato verificirata nacionalni knjižnični informacijski servis in nacionalna knjižnica. Na osnovi pozitivne ocene pridobi katalogizator dovoljenje (licenco) za kreiranje in prispevanje zapisov v COBIB. Dovoljenje za vzajemno katalogizacijo praviloma izda knjižnični informacijski servis v soglasju z nacionalno knjižnico.

Priročniki za uporabo programske opreme COBISS in njihove dopolnitve se tekoče prevajajo v angleški in srbski ali bosanski jezik.

IZUM zagotavlja uporabnikom programske opreme COBISS v Sloveniji in knjižničnim informacijskim servisom v mreži COBISS.Net pomoč po telefonu od ponedeljka do petka od 7.30 do 21.00 in ob sobotah od 7.30 do 13.00 na telefonski številki +386 (0)2 25 20 333.

Za pomoč po elektronski pošti sta na voljo naslova:

Knjižnicam zunaj Slovenije strokovno pomoč zagotavljajo njihovi nacionalni knjižnični informacijski servisi.

 

Varstvo pravic sodelujočih institucij

Pravice sodelujočih institucij se urejajo z mednarodnimi konvencijami in direktivami Evropske unije, z zakonom o avtorski in sorodnih pravicah (copyright), zakonom o industrijski lastnini, zakonom o varstvu konkurence ter z medsebojnimi pogodbami.

Skladno s tem ima nacionalni knjižnični informacijski servis avtorsko pravico do vzajemne baze podatkov COBIB v celoti kot zbirke podatkov, obenem pa si ne lasti avtorskih pravic do katerega koli posameznega zapisa v tej bazi podatkov. Dejstvo, da je posamezni zapis izdelal določeni udeleženec sistema online vzajemne katalogizacije, je trajno evidentirano v vzajemni bazi podatkov COBIB.

Udeleženci oziroma uporabniki posameznega sistema COBISS ne smejo brez predhodnega soglasja nacionalnega knjižničnega informacijskega servisa prenašati strojno čitljivih zapisov iz sistema COBISS v druge baze podatkov in sisteme za avtomatizacijo lokalnih funkcij knjižnic ali jih uporabljati za namene prodaje. Z zapisi, ki so jih kreirali sami, razpolagajo brez omejitev samo za namene, ki ne ogrožajo integritete in koncepcije razvoja posameznega sistema COBISS. Zapisi, prevzeti iz COBIB-a in preneseni v druge baze podatkov in sisteme, morajo imeti poleg oznake kreatorja tudi oznako COBISS, kar pomeni, da izvirajo iz vzajemne baze podatkov COBIB.

Pri uporabi drugih baz podatkov, katerih ponudbo organizira nacionalni knjižnični informacijski servis na osnovi posebnih pogodb z njihovimi proizvajalci, veljajo omejitve, ki izhajajo iz navedenih pogodb.

Imetnik avtorske pravice do programske opreme COBISS in pripadajočih priročnikov je IZUM.

COBISS, COMARC, COBIB in COLIB so zaščitene znamke IZUM-a.

Vsak knjižnični informacijski servis mora skrbeti tudi za zaščito informacijske zasebnosti posameznikov v sistemu COBISS, tako da preprečuje nezakonito in neupravičeno uporabo osebnih podatkov.


© IZUM, junij 2008

IZUM
Institut informacijskih znanosti
(Institute of Information Science)
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija

www.izum.si

 

© IZUM 2002-2010
cobisservis@izum.si