1 Uvod

Nova generacija programske opreme COBISS Cat je spletna aplikacija. Ker deluje v spletnih brskalnikih, jo uporabniki lahko uporabljajo tudi na mobilnih napravah.

1.1 Prijava v COBISS Cat

V spletno aplikacijo se prijavimo na naslovu https://cat.cobiss.net/cat/. V prijavno okno COBISS Cat vpišemo akronim knjižnice ter uporabniško ime in geslo, kot ju uporabljamo za delo v COBISS3/Katalogizaciji.

V COBISS Cat so uporabnikom dodeljena ista pooblastila, kot so jih imeli za delo v COBISS3/Katalogizaciji.

Po prijavi se v zavihku spletnega brskalnika poleg imena Katalogizacija izpiše še akronim knjižnice.

2 Sistem vzajemne katalogizacije

Zasnova online vzajemne katalogizacije je kooperativno zbiranje in obdelava podatkov, kar omogoča racionalno delitev dela in prihranek pri zahtevnem postopku obdelave knjižničnega gradiva. Za vsako enoto zadošča samo ena obdelava, nakar je zapis preko vzajemne baze podatkov COBIB dostopen online za vse udeležence v sistemu.

Za vzajemno katalogizacijo COBISS je značilna tesna povezava COBIB-a z lokalnimi bazami podatkov posameznih knjižnic.

Baze podatkov vsebujejo bibliografske zapise za različne vrste bibliografskih virov (monografske publikacije, serijske publikacije, integrirni viri, članki in drugi sestavni deli, neknjižno gradivo, antikvarno gradivo), za potrebe vodenja osebnih bibliografij avtorjev pa tudi zapise za izvedena dela.

Za vodenje bibliografij raziskovalcev v sistemu COBISS je predpisana enotna tipologija dokumentov/del, na podlagi katere se bibliografske enote klasificirajo. Vsaki bibliografski enoti se določi tip (izvirni znanstveni članek, pregledni znanstveni članek, strokovni članek, znanstvena ali strokovna monografija, znanstveni ali strokovni prispevek na konferenci itd.), ki mora ustrezati veljavni definiciji.

COBIB in vse lokalne baze podatkov sodelujočih knjižnic imajo enako strukturo bibliografskih zapisov in zbirnih podatkov o zalogi. Lokalne baze podatkov vsebujejo poleg teh podatkov tudi enotno strukturirane podrobne podatke o zalogi, ki so pomembni za lokalne funkcije knjižnic in prikazovanje v sistemu COBISS Plus.

Za izmenjavo podatkov v sistemu COBISS se uporablja format COMARC/B za bibliografske podatke in format COMARC/A za normativne podatke, ki temeljita na formatu UNIMARC, ter format COMARC/H za podatke o zalogi, ki ga je razvil IZUM. Za mednarodno izmenjavo bibliografskih podatkov se uporabljata formata MARC 21 in UNIMARC. Pri implementaciji odjemalcev Z39.50 in SRW/SRU je vgrajena konverzija iz formata MARC 21 v format COMARC, pri implementaciji strežnikov Z39.50 in SRW/SRU pa konverzija iz formata COMARC v format MARC 21.

V procesu vzajemne katalogizacije poteka vnos podatkov v COBIB, istočasno pa se podatki vpišejo tudi v lokalne baze podatkov. Ob tem se izvaja online indeksiranje z okrog 200 iskalnimi indeksi za bibliografske podatke, normativne podatke in podatke o zalogi.

Katalogizator, ki želi dodati zapis v lokalno bazo podatkov, najprej preveri, ali je bibliografski zapis že v COBIB-u. Če je, ga prenese v svojo lokalno bazo podatkov in doda podrobne podatke o zalogi. Če zapisa v COBIB-u ni, ga kreira, nakar se zapis vpiše v COBIB in v lokalno bazo podatkov.

V postopku kreiranja zapisa lahko preverimo, ali zapis že obstaja v kateri od vzajemnih baz podatkov v okviru COBISS.net, in ga od tam prevzamemo.

Če ima knjižnični informacijski servis sklenjeno ustrezno pogodbo s centrom ISSN v Parizu, se pri kreiranju zapisov za serijske publikacije uporablja mednarodna baza podatkov ISSN, ki velja kot najpopolnejši in najbolj avtoritativen vir za identifikacijo serijskih publikacij. Iz nje se relevantni podatki prenašajo v COBIB in v lokalne baze podatkov. Možno je tudi prevzemanje bibliografskih zapisov iz WorldCata preko OCLC-jevega strežnika Z39.50 hkrati v COBIB in lokalno bazo podatkov, vendar mora imeti tudi v tem primeru knjižnični informacijski servis z OCLC-jem sklenjeno ustrezno pogodbo. Zapise je možno prevzemati tudi iz katalogov Kongresne knjižnice (LC), Nemške nacionalne knjižnice (DNB) in knjižnic Univerze v Oxfordu (OXF).

Možne so še retrospektivne konverzije iz strojno čitljivih zapisov, ki jih je knjižnica izdelala pred vključitvijo v sistem COBISS, če izpolnjujejo minimalne kriterije kakovosti in kompatibilnosti s formatom COMARC. Konverzije se praviloma izvajajo samo v lokalnih bazah podatkov.

Kakovost, enotnost in konsistentnost lokalnih baz podatkov in COBIB-a se zagotavljajo na različne načine: z normativno kontrolo, s kontrolo podvojenih zapisov, s programskimi kontrolami za formate COMARC, z redakcijo zapisov, z globalnimi šifranti za vse standardizirane podatke (npr. države, jeziki, UDK), z lokalnimi šifranti za vse podatke, ki so enotni znotraj knjižnice, z avtomatskimi števci, s kontrolo enolične identifikacije serijskih publikacij itd., predvsem pa tudi s sistematičnim izobraževanjem kreatorjev zapisov, ki morajo za to delo pridobiti dovoljenje.

2.1 Baze podatkov

V sistem vzajemne katalogizacije so vključene:

• bibliografske baze podatkov
• normativne baze podatkov
• arhivske baze podatkov

Vsi sistemi COBISS imajo vzajemno bibliografsko bazo podatkov COBIB, lokalne baze podatkov in bazo podatkov CORES.

2.1.1 Bibliografske baze podatkov

COBIB je vzajemna bibliografska baza podatkov, ki vsebuje bibliografske podatke in zbirne podatke o zalogi, dodane iz vseh lokalnih baz podatkov.

Lokalne baze podatkov so baze podatkov posameznih knjižnic. Vsaka lokalna baza podatkov sama zase predstavlja celoto (tj. katalog posamezne knjižnice), v odnosu do baze COBIB pa njen del.

Podatki o bibliografskih virih se vnašajo v COBIB, hkrati pa se zapis vpiše tudi v lokalno bazo podatkov. Za isti bibliografski vir se v lokalni bazi podatkov in COBIB-u tvori en sam zapis, ki je nato preko COBIB-a na voljo vsem knjižnicam v sistemu COBISS.

CORES je specializirana baza podatkov, ki vsebuje podatke o urednikih in drugih osebah ter korporacijah, ki so neko obdobje sodelovali pri nastajanju kontinuiranih virov. Za posamezni kontinuirani vir se kreira en zapis, ki vsebuje osnovne identifikacijske podatke in podatke o odgovornostih po letih. Baza se ažurira sproti, in sicer za potrebe vodenja osebnih bibliografij.

ELINKS je baza podatkov internetnih povezav do elektronskih publikacij. Zajema predvsem internetne naslove serijskih publikacij in knjig, do katerih je omogočen dostop omejenemu številu uporabnikov na osnovi različnih pogodb med knjižničnimi konzorciji in ponudniki informacijskih servisov, ter internetne naslove drugih elektronskih publikacij.

2.1.1.1 Tuje bibliografske baze podatkov

Programska oprema COBISS omogoča prevzemanje zapisov iz drugih vzajemnih bibliografskih baz podatkov v mreži COBISS.net in drugih tujih bibliografskih baz (katalog LC, WorldCat, ISSN, katalog DNB in katalog OXF).

COBISS.net je ime mreže, ki med seboj povezuje avtonomne (nacionalne) knjižnične informacijske sisteme COBISS različnih držav in njihove informacijske sisteme o raziskovalni dejavnosti. Sporazum o vzpostavitvi mreže COBISS.net in prostem pretoku bibliografskih zapisov, ki se kreirajo v avtonomnih knjižničnih informacijskih sistemih Bosne in Hercegovine, Črne gore, Severne Makedonije, Slovenije in Srbije, je bil podpisan v Beogradu februarja 2003, novembra leta 2006 pa je sporazum podpisala tudi Nacionalna knjižnica Bolgarije. Po posebni pogodbi med IZUM-om in Akademijo znanosti Albanije je bil v začetku decembra 2012 vzpostavljen in v mrežo COBISS.net vključen sistem COBISS.AL, v katerega so se zatem vključile še druge albanske knjižnice. V letu 2018 se je prav tako s podpisom posebne pogodbe z IZUM-om, projektu pridružila knjižnica Akademije znanosti in umetnosti Kosova, nato pa še druge kosovske knjižnice.

ISSN je baza podatkov, ki jo vzdržuje Mednarodni ISSN center v Parizu. Vsak ISSN, ki je dodeljen serijski publikaciji, se registrira v mednarodni bazi podatkov, ki se uradno imenuje Register ISSN, včasih znan kot International Serials Data System. V bazo podatkov se letno doda med 40.000 in 60.000 številk ISSN, kar ustreza enakemu številu zapisov za publikacije. Za oblikovanje in vzdrževanje baze podatkov ISSN so zadolženi nacionalni in regionalni centri ISSN. S posebnimi aranžmaji pa so v sistem vključene tudi države, ki formalno niso članice mednarodnega centra.

WorldCat je online vzajemni katalog, v katerega je vključeno več kot 10.000 knjižnic s celega sveta, ki so povezane z OCLC (Online Computer Library Center). Katalog vsebuje zapise za vse vrsta gradiva v najrazličnejših jezikih. Zapisi, ki so v formatu MARC 21, so narejeni po različnih katalogizacijskih pravilih. Če ima knjižnica sklenjeno pogodbo s ponudnikom baze podatkov WorldCat (OCLC), je prevzemanje zapisov v COBIB in lokalno bazo podatkov možno, pri čemer se podatki v zapisih konvertirajo v format COMARC/B.

Katalog LC je bibliografska baza podatkov Kongresne knjižnice (Library of Congress), ki je raziskovalna knjižnica ameriškega kongresa in obenem največja knjižnica na svetu. Katalog vsebuje na milijone zapisov za različne vrste gradiva v različnih jezikih, predvsem za monografske publikacije, rokopise, fotografije, kartografsko gradivo, video in zvočne posnetke. Zapisi so v formatu MARC 21 in narejeni po anglo-ameriških katalogizacijskih pravilih (AACR). Pri prevzemanju v COBIB in lokalno bazo podatkov se podatki v zapisih konvertirajo v format COMARC/B.

Katalog DNB (Deutsche Nationalbibliothek) je osrednji nemški katalog, ki vsebuje več kot 50 milijonov zapisov za različne vrste gradiva predvsem v nemškem jeziku. DNB uporablja MARC 21 za izmenjavo in obdelavo bibliografskih zapisov. Pri prevzemanju v COBIB in lokalno bazo podatkov se podatki v zapisih konvertirajo v format COMARC/B.

Katalog OXF (Oxford University Libraries), SOLO (Search Oxford Libraries Online) je spletni katalog, ki omogoča dostop do zbirk več kot 100 knjižnic Univerze v Oxfordu. Zapisi so v formatu MARC 21. Pri prevzemanju v COBIB in lokalno bazo podatkov se podatki v zapisih konvertirajo v format COMARC/B.

2.1.2 Normativne baze podatkov

Normativne baze podatkov so namenjene normativni kontroli avtorjev, naslovov in predmetnih oznak. Vsebujejo normativne zapise za različne vrste imen, kot so imena oseb, imena korporacij, naslovi, občna imena itd. Njihovo vključevanje v sisteme COBISS poteka postopoma in na različne načine.

Leta 2003 je bila v COBISS.SI vključena baza podatkov CONOR.SI, v kateri so normativni zapisi za osebna imena in imena korporacij, ki se pojavljajo kot avtorji v bibliografskih zapisih. Polje za avtorje je možno povezati s pripadajočimi normativnimi zapisi.

V COBISS.SI je bila v letu 2021 vključena tudi normativna kontrola predmetnih oznak. V Sloveniji se v ta namen uporablja Splošni geslovnik COBISS.SI (SGC). Normativna baza podatkov SGC vsebuje zapise za predmetne točke dostopa v slovenščini in angleščini. V geslovniku so zapisi za občna, osebna, rodbinska in zemljepisna imena, za imena korporacij, za naslove del ter za žanre in oblike. Osnovo za izgradnjo normativne baze podatkov SGC predstavlja prevod datoteke Sears H. W. Wilsona iz leta 2001, v kateri so bili zapisi za predmetne točke dostopa iz knjižne izdaje Sears List of Subject Headings iz leta 2000. V programski opremi COBISS je omogočena tudi redakcija SGC, ki jo opravlja uredniški odbor geslovnika.

Ob vzpostavitvi sistema vzajemne katalogizacije v Bolgariji sta bili s konverzijo poleg lokalne baze podatkov in COBIB-a vzpostavljeni tudi normativna baza podatkov za osebna imena in imena korporacij (CONOR.BG) ter normativna baza podatkov za predmetne točke dostopa (COSUB.BG). Bibliografski zapisi so povezani le z zapisi iz CONOR.BG, z zapisi iz COSUB.BG pa ne.

Normativna kontrola osebnih imen je vzpostavljena tudi v COBISS.SR, COBISS.CG, COBISS.RS, COBISS.AL in COBISS.KS.

V sistemih COBISS.BH in COBISS.MK, kjer se normativna kontrola zaenkrat še ne izvaja, pa poteka redakcija inicialnih baz CONOR. Po zaključeni redakciji bo tudi tu vzpostavljena normativna kontrola.

2.1.2.1 Tuje normativne baze podatkov

V programski opremi COBISS je omogočeno prevzemanje zapisov iz normativne datoteke imen LC/NAF – Library of Congress/NACO Authority File.

LC/NAF je normativna datoteka, v kateri je več milijonov normativnih zapisov za imena, ki so jih prispevale knjižnice, sodelujoče v programu NACO (Name Authority Cooperative Program), enem od mednarodnih programov kooperativne katalogizacije PCC (Program for Cooperative Cataloging), ki ga usklajuje Kongresna knjižnica. Datoteka vsebuje zapise za imena oseb, korporacij, sestankov in političnoteritorialnih enot ter zapise za enotne naslove, naslove knjižnih zbirk in točke dostopa za ime/naslov. Datoteka se dopolnjuje večkrat letno, zapisi v njej pa so v formatu MARC 21.

2.1.3 Arhivske baze podatkov

Arhivske baze podatkov so namenjene shranjevanju vseh verzij bibliografskih in normativnih zapisov. Arhivske baze podatkov se polnijo ob kreiranju, ažuriranju ali brisanju zapisov. Vsaka verzija zapisa, ki jo katalogizator shrani v bazo podatkov COBIB, CONOR ali SGC, se shrani tudi v arhivsko bazo, kjer dobi svojo identifikacijsko številko in prejšnjih verzij ne prekrije.

V sistemu COBISS.SI je možno za vsak bibliografski zapis iz baze podatkov COBIB in za vsak normativni zapis iz baze podatkov CONOR preveriti in izpisati vse predhodne verzije zapisa od leta 2007 dalje. Za normativne zapise iz baze podatkov SGC pa je možno preveriti in izpisati vse predhodne verzije zapisa od aprila 2018 dalje in tudi nekatere starejše verzije, ki so bile arhivirane ob večjih spremembah v geslovniku.

2.2 Bibliografski zapisi

2.2.1 Vnos novega bibliografskega zapisa

Pred kreiranjem novega bibliografskega zapisa se moramo obvezno prepričati, da zapis za isti bibliografski vir še ne obstaja v lokalni bazi podatkov ali COBIB-u. Na ta način preprečimo podvajanje zapisov.

Novokreirani zapis se shrani hkrati v COBIB in lokalno bazo podatkov.

2.2.2 Urejanje obstoječega bibliografskega zapisa

V aplikaciji COBISS Cat lahko urejamo zapis iz lokalne baze podatkov hkrati v COBIB-u in lokalni bazi podatkov.

Urejamo lahko tudi zapis iz COBIB-a, ki ga v lokalni bazi ni, tako da ga prevzamemo v lokalno bazo. Lahko pa ga urejamo samo v COBIB-u, kadar gradiva v knjižnici ne hranimo in zapisa ne želimo prevzeti v lokalno bazo podatkov.

Obstoječi zapis lahko istočasno ureja le en katalogizator v sistemu.

V lokalnih bazah podatkov posameznih knjižnic lahko obstajajo zapisi, ki jih ni v COBIB-u. To so t. i. lokalni bibliografski zapisi, nastali s konverzijo zapisov iz sistema, ki ga je knjižnica uporabljala pred vključitvijo v sistem COBISS. Lokalne bibliografske zapise je priporočljivo čim prej razrešiti in jih bodisi prenesti v COBIB, bodisi brisati, gl. poglavje Poveži lokalne zapise.

2.3 Normativni zapisi

Normativna kontrola omogoča doslednejšo rabo značnic in predmetnih oznak pri katalogizaciji, hkrati pa tudi lažje vzdrževanje obojih v bibliografskih zapisih in temelji na povezavi med bibliografskimi in normativnimi zapisi. Normativni zapisi vsebujejo točke dostopa, ki so enotno določene za uporabo v celotnem sistemu vzajemne katalogizacije, in druge podatke, kot so variantne točke dostopa, sorodne točke dostopa, opombe itd. Pri katalogizaciji z normativno kontrolo je spreminjanje normativnih oblik, dodajanje variantnih oblik ali drugih podatkov možno samo v normativnem zapisu.

Normativna kontrola je vzpostavljena za osebna imena, imena korporacij, ki nastopajo kot avtorji v bibliografskih zapisih, in za predmetne oznake.

Za osebna imena lahko kratke normativne zapise z omejenim naborom polj kreirajo vsi katalogizatorji, ki lahko kreirajo bibliografske zapise. Za oblikovanje polnih normativnih zapisov za osebna imena ali imena korporacij pa potrebujemo posebno pooblastilo. S pooblastilom za kreiranje polnih normativnih zapisov lahko za normativni zapis prevzamemo odgovornost in ga s tem zaklenemo. Tak zapis lahko kasneje urejajo le katalogizatorji iz knjižnice, ki je zapis zaklenila. Postopek uporabimo pri zapisih za osebna imena in imena korporacij, ki jih dobro poznamo.

Redakcijo SGC opravlja izključno uredniški odbor geslovnika, katalogizatorji pa lahko prispevajo le predloge za dopolnitve.

Usklajevanje bibliografskih baz podatkov z normativno bazo podatkov CONOR in SGC izvede poseben program. Potem ko v normativnem zapisu CONOR spremenimo normativno, variantno ali sorodno točko dostopa, oz. v normativnem zapisu SGC spremenimo normativno točko dostopa, se polja v bibliografskih zapisih programsko spremenijo v COBIB-u, na zahtevo posamezne knjižnice pa tudi v lokalni bazi podatkov.

2.4 Dovoljenja za vzajemno katalogizacijo

V sistemu vzajemne katalogizacije lahko sodelujejo knjižničarji, ki so ustrezno usposobljeni za uporabo katalogizacijskih pravil, drugih bibliografskih standardov in formatov COMARC.

Knjižničarji lahko v času izobraževanja in usposabljanja za vzajemno katalogizacijo pridobijo naslednja dovoljenja s pripadajočimi pooblastili:

• dovoljenje A za vzajemno katalogizacijo monografskih publikacij ter za kreiranje zbirnih zapisov in zapisov za izvedena dela
• dovoljenje B1 za vzajemno katalogizacijo sestavnih delov
• dovoljenje B2 za vzajemno katalogizacijo kontinuiranih virov
• dovoljenje C za vzajemno katalogizacijo neknjižnega gradiva
• dovoljenje D za vzajemno katalogizacijo antikvarnega gradiva

Vsa navedena dovoljenja vključujejo tudi pooblastila za prevzemanje zapisov iz formata MARC 21 (katalog LC, WorldCat, katalog DNB, katalog Oxford). Katalogizatorji, ki zapise prevzemajo samo iz vzajemne baze podatkov COBIB, navedenih dovoljenj ne potrebujejo.

Na IZUM-ovem portalu Izobraževanje je opisan postopek za pridobitev posameznih dovoljenj.

V Sloveniji je postopek pridobitve dovoljenja za vzajemno katalogizacijo urejen z dokumentom Pridobitev dovoljenja za vzajemno katalogizacijo v sistemu COBISS.SI. Dokument sta sprejela Narodna in univerzitetna knjižnica (NUK) in Institut informacijskih znanosti (IZUM), ki sta na podlagi 44. člena in 47. člena Zakona o knjižničarstvu (ZKnj-1, Uradni list RS, št. 87/01, 96/02 – ZUJIK in 92/15) pristojna za ugotavljanje usposobljenosti strokovnih delavcev v knjižnicah za sodelovanje v vzajemni katalogizaciji.

Zaporedje izobraževanja in usposabljanja za pridobitev posameznih dovoljenj je objavljeno v programih izobraževanja NUK in IZUM. Pregled potrebnih aktivnosti pa je dostopen tudi na portalu Izobraževanje, skupaj z vsemi relevantnimi dokumenti.

V drugih državah so za podeljevanje dovoljenj za vzajemno katalogizacijo pristojne nacionalne ustanove, navadno so to nacionalne knjižnice, ki so dolžne pripraviti transparentne in ustrezno formalizirane postopke.

2.5 Pooblastila

V nadaljevanju so našteta pooblastila za delo v COBISS Cat.

S pooblastilom CAT_A_MON je možno kreirati in urejati zapise za tiskane in besedilne elektronske monografske publikacije, s pooblastilom CAT_B2_CON pa za tiskane in besedilne elektronske serijske publikacije. Za serijske publikacije v neknjižni obliki potrebujemo pooblastili CAT_B2_CON in CAT_C_NBM.

3 Vmesnik za katalogizacijo

V vmesniku za katalogizacijo izvajamo postopke pri obdelavi bibliografskih virov in postopke pri delu z normativnimi zapisi.

Elementi vmesnika:

1. gumb, ki prikaže ali skrije delovno področje

2. gumb za dostop do priročnikov v elektronski obliki

3. gumb za uporabniške nastavitve

4. gumb za samodejno prijavo v aplikacijo COBISS Lib

5. informacija o bazi in prijavljenem uporabniku, ki je hkrati tudi gumb za odjavo iz vmesnika

6. gumb za prikaz iskalnika ali urejevalnika zapisa

7. delovno področje

8. urejevalnik zapisa

9. prikazovalnik zapisa

Po elementih vmesnika se pomikamo z miško ali s tipko <Tab>, po seznamih (npr. zapisov, iskalnih pojmov, točkah dostopa) z miško ali s tipkami za pomik <gor>, <dol>, <PgUp>, <PgDn>. Izbiro potrdimo s preslednico, tipko <Enter> ali izpolnimo potrditveno polje .

3.1 Iskalnik

V iskalniku lahko s pomočjo iskalnih zahtev poiščemo zapise v bibliografskih ali normativnih bazah podatkov. Iskalnik je sestavljen iz dveh delov. Zgornji del je namenjen vpisu poizvedbe, spodnji del pa prikazu rezultatov iskanja.

Iskalnik aktiviramo s klikom na gumb na delovnem področju.

Elementi iskalnika:

1. spustni seznam za izbiro baze podatkov

2. vnosno polje za vpis iskalne zahteve (ukazno iskanje + skeniranje)

3. gumb za pregled pojmov

4. gumb za izpis seznama iskalnih predpon in pripon

5. spustni seznam za izbiro iskalnega polja (izbirno iskanje)

6. spustni seznam za izbiro dodatnih operatorjev

7. vnosno polje za vpis iskalne zahteve (izbirno iskanje)

8. gumb poišči

9. gumb za novo iskanje

10. gumb za zadnje iskanje

11. gumb za dodajanje iskalnih polj (izbirno iskanje)

12. gumb za pretvorbo iskalne zahteve iz izbirnega v ukazno iskanje

13. gumb za odstranitev iskalnih polj (izbirno iskanje)

14. gumb Seznam ID za dodajanje seznama identifikacijskih številk

15. spustni seznam za izbiro podatka, po katerem naj bodo razvrščeni rezultati iskanja; lahko so razvrščeni v naraščajočem (gumb ) ali padajočem (gumb ) zaporedju

16. spustni seznam za izbiro shranjenih poizvedb

17. gumb za shranjevanje poizvedbe

18. gumb za urejanje shranjenih poizvedb

19. gumb za prenos rezultatov iskanja v besedilno datoteko

20. spustni seznam za izbiro prikaza rezultatov iskanja

21. gumb za urejanje prikazov rezultatov iskanja

22. gumb Naslednjih 1000 za izpis naslednjih 1000 zapisov, pri določenih tujih bazah pa gumb Naslednjih 100 oz. gumb Več zadetkov

23. podatek o številu zadetkov, ki jih je program našel v bazi podatkov in ustrezajo vpisani iskalni zahtevi

24. seznam rezultatov iskanja

25. vrstica z gumbi, ki se različno prikazujejo glede na izbrano bazo podatkov

    • Odloži za prenos izbranega zapisa ali več zapisov na delovno področje

    • Uredi za prenos izbranega zapisa v urejevalnik

    • Nov zapis za kreiranje zapisa

    • Prikaži za pregled enega ali več zapisov

    • Prikaži v COBISS+ za prikaz zapisa v COBISS+

    • Primerjaj za primerjavo dveh ali več zapisov

    • Preveri dvojnike za programsko preverjanje, ali je izbrani zapis dvojnik zapisov, ki že obstajajo v COBIB-u

    • Poveži za paketno povezovanje bibliografskih zapisov z normativnimi zapisi

    • Tipologija za verifikacijo tipologije (na voljo le OSIC-em)

    • Bibliografije za pripravo in izpis bibliografij ter seznamov predmetnih oznak

    • Izvozi za izvoz zapisov v različne formate

    • Poveži lokalne zapise za postopek preverjanja in shranjevanja lokalnih zapisov (000e = only) v COBIB (na voljo le v določenih knjižnicah)

    • Pošlji v preverjanje za preverjanje zapisov SGC (na voljo le redaktorjem in urednikom SGC)

    • Potrdi zapis za potrjevanje zapisov SGC (na voljo le redaktorjem in urednikom SGC)

Za izhod iz iskalnika oz. preklop v urejevalnik kliknemo gumb na delovnem področju oz. pritisnemo tipko <F8>.

Za čim bolj relevantne in uporabne rezultate iskanja je koristno uporabiti določene tehnike in osnovna načela iskanja.

3.1.1 Izbira baze podatkov

Izbiramo lahko med različnimi domačimi in tujimi bazami podatkov:

• Lokalna baza – iskanje bibliografskih zapisov v lokalni bazi podatkov
• COBIB – iskanje zapisov v vzajemni bibliografski bazi podatkov
• COBISS.net – iskanje zapisov v vzajemnih bibliografskih bazah podatkov v mreži COBISS.net
• Katalog LC – iskanje zapisov v katalogu Kongresne knjižnice
• WorldCat – iskanje zapisov v bibliografski bazi podatkov WorldCat
• LC/DNB/OXF - iskanje zapisov v katalogih Kongresne knjižnice, Nemške nacionalne knjižnice in knjižnic Univerze v Oxfordu
• CONOR – iskanje zapisov v normativni bazi podatkov CONOR
• LC/NAF – iskanje zapisov v normativni bazi podatkov LC/NAF
• SGC – iskanje zapisov v normativni bazi podatkov SGC
• ISSN – iskanje zapisov v bibliografski bazi podatkov ISSN
• CORES – iskanje zapisov v bazi podatkov CORES
• Arhiv COBIB – iskanje zapisov v arhivski bazi za COBIB
• Arhiv CONOR – iskanje zapisov v arhivski bazi za CONOR
• Arhiv SGC – iskanje zapisov v arhivski bazi za SGC
• Brisani zapisi – iskanje zapisov, ki so jih v knjižnici izbrisali

Nekatere knjižnice imajo v spustnem seznamu na voljo še bazo podatkov METADAT. Delo z zapisi iz te baze je opisano v poglavju METADAT.

Kadar v spustnem seznamu izberemo drugo bazo podatkov, se iskalnik prilagodi (nekateri gumbi so izpuščeni, vnosno polje za vpis iskalne zahteve pri ukaznem iskanju je ponekod neaktivno ipd.).

Nazadnje izbrana baza podatkov ostane enaka, dokler iskalnik odpiramo v okviru iste prijave v aplikacijo COBISS Cat.

3.1.2 Vpis iskalne zahteve (ukazno iskanje + skeniranje)

V vnosno polje vpišemo iskalno zahtevo v ustrezni sintaksi. Pri ukaznem iskanju lahko uporabimo iskalne predpone in pripone, namesto iskalne predpone pa lahko uporabimo tudi oznako polja in podpolja ali oznako polja z okrajšavo “ind” in oznako indikatorja (skeniranje).

Iskalne zahteve lahko med seboj tudi kombiniramo, tako da jih vpišemo v vnosno polje pri ukaznem iskanju in v posamezna vnosna polja pri izbirnem iskanju. Med njimi se pri iskanju programsko upošteva logični operator AND.

3.1.3 Pregled pojmov

Pri oblikovanju iskalnih zahtev, ki jih vpisujemo v vnosna polja, si lahko pomagamo s funkcijo pregled pojmov. Če kliknemo gumb , se odpre okno s seznamom iskalnih pojmov, ki so trenutno v bazi podatkov.

3.1.4 Iskalne predpone in pripone

Pri vnosu iskalne zahteve si lahko pomagamo s seznamom iskalnih predpon in pripon ter pripon za omejevanje, ki se nam pokažejo s klikom na gumb . Seznam vseh iskalnih indeksov, ki se uporabljajo v bibliografskih, normativnih bazah podatkov, bazah podatkov CORES in ISSN, je prikazan v poglavju Iskalni indeksi.

3.1.5 Izbira iskalnega polja (izbirno iskanje)

Vidna so tri iskalna polja, pri čemer lahko privzeta iskalna polja zamenjamo, tako da iz spustnega seznama izberemo druga. Spremenjen vrstni red iskalnih polj, v katerih ni vpisanih iskalnih zahtev, lahko tudi shranimo (gumb ). Vrstni red iskalnih polj se ohrani tudi po izhodu iz iskalnika in je vezan na uporabniško ime.

Dodamo lahko tudi več iskalnih polj (gumb ).

3.1.6 Izbira dodatnih operatorjev

Iskalne zahteve lahko omejimo z uporabo dodatnih operatorjev: EMPTY, NOT, NOTEMPTY.

• EMPTY
  Operator EMPTY določa, da med rezultati iskanja ni zapisov, ki bi vsebovali atribut, po katerem smo omejili izbrano iskalno polje.

• NOT
  Operator NOT določa, da so med rezultati iskanja zapisi, ki ne vsebujejo vrednosti, ki jo vpišemo v vnosno polje pri izbranem iskalnem polju.

• NOTEMPTY
  Operator NOTEMPTY določa, da so med rezultati iskanja zapisi, ki zagotovo vsebujejo atribut, po katerem smo omejili izbrano iskalno polje.

3.1.7 Vpis iskalne zahteve (izbirno iskanje)

V vnosno polje vpišemo iskalno zahtevo. Med iskalnimi polji se privzeto upošteva logični operator AND.

Pri vnosu iskalnih zahtev pri posameznih iskalnih poljih (npr. osebna imena, naslovi …) je treba upoštevati določena pravila.

Iskalne zahteve lahko med seboj tudi kombiniramo, tako da jih vpišemo v vnosno polje pri ukaznem iskanju in v posamezna vnosna polja pri izbirnem iskanju. Med njimi se pri iskanju programsko upošteva logični operator AND.

3.1.8 Poišči

S klikom na gumb zaženemo iskanje.

Program sproži iskanje v lokalni bazi podatkov (lokalna baza podatkov je privzeta baza, ko odpremo vmesnik za katalogizacijo) oz. v tisti bazi, ki smo jo izbrali pred postopkom iskanja.

Če smo iskanje začeli v lokalni bazi podatkov, lahko vpisano iskalno zahtevo uporabimo še v COBIB-u ali v vzajemnih bazah podatkov v mreži COBISS.net. Pri tem izberemo samo bazo, ni pa treba uporabiti gumba .

3.1.9 Novo iskanje

Vpisane iskalne zahteve in rezultate iskanja zbrišemo s klikom na gumb .

3.1.10 Zadnje iskanje

Iskalne zahteve se shranjujejo samodejno. S klikom na gumb se odpre okno Zgodovina iskanj. Na vrhu seznama je iskalna zahteva, ki je bila uporabljena nazadnje. Ko izberemo iskalno zahtevo, se ta po kliku na gumb V redu izvede samodejno.

3.1.11 Dodaj iskalno polje

Za dodajanje iskalnih polj pri izbirnem iskanju kliknemo gumb . Dodamo lahko vsa iskalna polja, ki so na voljo.

3.1.12 Pretvori iskalno zahtevo

Pri oblikovanju iskalne zahteve si lahko pomagamo tudi tako, da iskalno zahtevo najprej sestavimo s pomočjo iskalnih polj v izbirnem načinu iskanja in nato kliknemo gumb . Po kliku na ta gumb program prenese in pretvori vneseno iskalno zahtevo v ustrezno sintakso za ukazni način iskanja (iskalnim pojmom so dodane predpone, povezujejo pa jih logični in kontekstni operatorji). Iskalno zahtevo lahko nato po potrebi še dopolnimo ali jo kako drugače preoblikujemo, preden izvedemo iskanje.

3.1.13 Odstrani iskalno polje

Za odstranjevanje iskalnih polj pri izbirnem iskanju kliknemo gumb .

3.1.14 Seznam ID

Za nadaljnje iskanje lahko uporabimo sezname z identifikacijskimi številkami. Vnesemo jih v okno Seznam ID in med seboj ločimo z vejico, presledkom ali novo vrstico.

3.1.15 Razvrsti rezultate iskanja

Določimo lahko, po katerem podatku naj bodo razvrščeni rezultati iskanja (npr. COBISS.SI-ID, leto izida, založnik itd.). Privzeto so zapisi razvrščeni po naraščajoči številki COBISS.SI-ID. Če kliknemo gumb , spremenimo način razvrščanja v padajoči (gumb ).

3.1.16 Shrani poizvedbo

Iskalne zahteve v okviru enega iskanja lahko shranimo in jih uporabimo kasneje. Najprej vnesemo iskalno zahtevo, nato kliknemo gumb . Odpre se okno Shrani poizvedbo, v katerega vnesemo ime poizvedbe. Poizvedba se doda v spustni seznam pri “Moje poizvedbe”. Shranjevanje poizvedbe je vezano na uporabniško ime.

Spremenimo lahko tudi vrstni red iskalnih polj (če v njih ni vpisanih iskalnih zahtev). Če kliknemo gumb , se vrstni red iskalnih polj po izhodu iz iskalnika shrani in ostane enak, dokler ga ponovno ne spremenimo in shranimo. Spreminjanje vrstnega reda iskalnih polj je vezano na uporabniško ime.

3.1.17 Uredi poizvedbo

Predhodno shranjeno poizvedbo lahko preimenujemo ali zbrišemo (gumb ob spustnem seznamu pri “Moje poizvedbe”).

3.1.18 Prenos v besedilno datoteko

Zapise iz seznama rezultatov iskanja lahko prenesemo v besedilno datoteko (gumb ). Podatke lahko nato uvozimo v različna orodja za obdelavo podatkov (npr. MS Excel).

3.1.19 Izbira prikaza rezultatov iskanja

Izberemo lahko prikaz rezultatov iskanja, v katerem želimo izpisati seznam najdenih zapisov. Nazadnje izbrani prikaz rezultatov iskanja se shrani in upošteva pri nadaljnjih iskanjih, dokler ga ne spremenimo.

Za vse vire sta vnaprej definirana privzeti prikaz in prikaz za prevzemanje bibliografskih zapisov. Pri normativnih zapisih je vnaprej definiran le privzeti prikaz.

Različne vrste prikazov rezultatov iskanja lahko definiramo tudi sami (gumb ).

3.1.20 Prikazi rezultatov iskanja

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi sami definiramo in ga kasneje urejamo (spreminjamo in brišemo). Več je opisano v poglavju Prikaz rezultatov iskanja.

3.1.21 Naslednjih 1000

Kadar program najde več kot 100 zapisov, ki ustrezajo navedeni iskalni zahtevi, se v seznamu rezultatov iskanja izpiše le prvih 100. Izpis naslednjih 1000 zapisov lahko sprožimo s klikom na gumb Naslednjih 1000.

3.1.22 Rezultati iskanja

V spodnjem delu okna iskalnika se izpiše seznam najdenih zapisov v privzetem prikazu rezultatov iskanja oz. prikazu, ki smo ga nazadnje izbrali.

Sivo so obarvani zapisi, označeni za brisanje (001a = “d”), v normativnih bazah pa še zapisi, označeni za razdružitev (001a = “r”) in neverificirani zapisi SGC.

Prikazane rezultate iskanja lahko razvrstimo po različnih kriterijih, zamenjamo vrstni red stolpcev ali spremenimo širino stolpca:

• Podatke razvrstimo tako, da kliknemo ime stolpca. Podatki se razvrstijo naraščajoče ali padajoče po abecedi ali po številkah.
• Vrstni red stolpcev zamenjamo tako, da s kazalcem miške pokažemo na ime stolpca in z levim gumbom miške stolpec povlečemo levo ali desno.
• Širino stolpca spremenimo tako, da s kazalcem miške pokažemo na enega od robov stolpca in z levim gumbom miške rob povlečemo levo ali desno. Če želimo stolpec še bolj razširiti, kot je vnaprej programsko določeno, moramo med uporabniškimi nastavitvami (gumb ) izprazniti potrditveno polje pri Omejena širitev stolpcev v iskalniku.

V seznamu najdenih zapisov izberemo zapis (ali več zapisov) tako, da označimo potrditveno polje () ob tekoči številki zapisa. Če je v seznamu le 1 najden zapis, je pri tem zapisu potrditveno polje že programsko označeno. Če želimo označiti oz. počistiti vsa potrditvena polja v seznamu zadetkov, kliknemo potrditveno polje pri “T. št.”.

3.1.23 Odloži

V seznamu najdenih zapisov izberemo določen zapis (ali več zapisov hkrati) in ga prenesemo na delovno področje s klikom na gumb Odloži.

3.1.24 Uredi

Izbran zapis naložimo v urejevalnik zapisa tako, da kliknemo gumb Uredi. Zapis se hkrati odloži na delovno področje in prikaže v prikazovalniku. Če smo izbrali več zapisov, se v urejevalnik naloži prvi zapis, vsi zapisi pa se odložijo na delovno področje.

Zapis lahko uredimo tudi, če je naložen na delovno področje, gl. poglavje Uredi zapis.

3.1.25 Nov zapis

Zapis kreiramo s klikom na gumb Nov zapis. Odpre se okno Nov zapis, v katerem najprej izberemo ustrezno bazo podatkov in masko vnosa. V urejevalnik se nato naloži zapis s praznimi polji in podpolji s privzetimi vrednostmi iz izbrane maske vnosa. Če smo predhodno že definirali predlogo za nov zapis, jo lahko izberemo v istem oknu, pri čemer se v urejevalnik naloži vsebina iz predloge.

Če pri Predloga označimo potrditveno polje pri Pokaži vse, se izpišejo predloge vseh katalogizatorjev iz iste knjižnice. Če je potrditveno polje prazno, se izpišejo le predloge, ki smo jih ustvarili sami. Pred imena predlog se programsko dodajo tudi uporabniška imena katalogizatorjev, ki so predloge ustvarili (npr. MARTINAK: E-članek, VESNA: default).

3.1.26 Prikaži

Posamezni zapis ali več zapisov iz seznama rezultatov iskanja pregledamo tako, da zapis ali zapise izberemo in kliknemo gumb Prikaži. Odpre se pregledovalnik, v katerem preverimo zapise v formatu COMARC (gumb ) ali standardnem formatu (gumb ). Zapise iz tujih baz lahko preverimo v izvornem formatu (gumb MARC21) ali formatu COMARC (gumb COMARC). Med zapisi se pomikamo naprej (gumb ) ali nazaj (gumb ).

V pregledovalniku lahko zapis tudi zbrišemo iz baze podatkov (gumb ), ga dodamo na delovno področje (gumb Odloži) ali pa prikažemo v novem zavihku brskalnika (gumb Odpri v novem zavihku).

Če so z izbranim zapisom povezani tudi drugi zapisi, si povezave lahko ogledamo v spodnjem delu okna pregledovalnika.

Pri bibliografskih zapisih so dodane povezave na:

• vir (iz zapisa za članek)
• sorodne kontinuirane vire (iz zapisa za kontinuirani vir)
• zapise za sestavne dele (iz zapisa za monografsko publikacijo oz. zapisa za kontinuirani vir)
• normativne zapise
• arhivske zapise (le za bibliografske zapise iz baze podatkov COBIB)
• ELINKS

Pri normativnih zapisih iz baze CONOR so dodane povezave na:

• sorodne točke dostopa
• povezane bibliografske zapise
• arhivske zapise

Pri normativnih zapisih iz baze SGC so dodane povezave na:

• sorodne izraze
• širše izraze
• ožje izraze
• povezane bibliografske zapise
• arhivske zapise

Če kliknemo na zapis, ki je prikazan med povezavami, se le-ta odpre v novem oknu pregledovalnika.

Pri posamezni vrsti povezave je prikazanih največ 5 zapisov. Vse zapise si lahko ogledamo, če kliknemo na tri pike pod posameznim seznamom, pri čemer se odpre iskalnik z že vpisano iskalno zahtevo in rezultati iskanja.

Med povezavami so sivo obarvani zapisi, označeni za brisanje (001a = “d”), zapisi, označeni za razdružitev (001a = “r”), in neverificirani zapisi SGC.

3.1.27 Prikaži v COBISS+

Bibliografski ali normativni zapis, ki smo ga izbrali v seznamu rezultatov iskanja, lahko odpremo v COBISS+ (gumb Prikaži v COBISS+). Zapis se prikaže v novem zavihku brskalnika.

3.1.28 Primerjaj

Zapise lahko med seboj primerjamo tako, da izberemo zapis na delovnem področju, nato v seznamu rezultatov iskanja izberemo enega ali več ustreznih zapisov ter kliknemo gumb Primerjaj. Odpre se okno z označenimi razlikami, pri čemer je na levi strani okna vedno zapis z delovnega področja, na desni strani pa se vrstijo zapisi, ki smo jih izbrali med rezultati iskanja.

S klikom na gumb Odloži lahko dodamo zapis na delovno področje, s klikom na gumb Odpri v novem zavihku pa zapisa prikažemo v novem zavihku brskalnika.

3.1.29 Preveri dvojnike

S klikom na gumb Preveri dvojnike lahko preverimo, ali je izbrani zapis potencialni dvojnik katerega od zapisov v COBIB-u. Zapis moramo najprej označiti na delovnem področju, nato se v vnosno polje pri ukaznem iskanju programsko vpiše iskalna zahteva za preverjanje dvojnikov, ki jo potrdimo s klikom na gumb .

3.1.30 Poveži

S klikom na gumb Poveži lahko hkrati povežemo več bibliografskih zapisov iz COBIB-a z normativnim zapisom CONOR ali SGC.

V bazi CONOR ali SGC najprej poiščemo ustrezni normativni zapis, ga dodamo na delovno področje in označimo. Nato v iskalniku izberemo bazo COBIB in kliknemo gumb Poveži. V vnosno polje za ukazno iskanje se samodejno vpiše iskalna zahteva, oblikovana na osnovi točke dostopa iz normativnega zapisa, ki smo ga označili. Iskalno zahtevo lahko po potrebi poljubno spremenimo. V seznamu rezultatov iskanja izberemo enega ali več bibliografskih zapisov, ki jih želimo povezati z izbranim normativnim zapisom in ponovno kliknemo gumb Poveži. Odpre se okno za povezovanje. V zgornjem delu okna je v formatu COMARC/B prikazan prvi od izbranih zapisov, v spodnjem delu okna pa so prikazana polja z možnostmi za povezovanje. Prikazana so polja 7XX oz. 60X iz bibliografskega zapisa, ki je v zgornjem delu okna, in znak +, ki omogoča povezovanje z dodatnim normativnim zapisom. Ob obstoječih poljih 60X je prikazano tudi polje 60X, ki ga lahko v zapis dodamo.

Če želimo povezati ali dodati polje 7XX oz. 60X, ga označimo in kliknemo gumb Poveži. Ob tem se v bibliografski zapis doda podpolje 3 z identifikacijsko številko normativnega zapisa in točka dostopa iz normativnega zapisa (pri poljih 60X se doda še podpolje 2 z vrednostjo “SGC”), v okno se naloži nova verzija zapisa, gumb Poveži pa postane neaktiven. Zapis se shrani v COBIB.

Če želimo v zapis dodati povezavo z dodatnim normativnim zapisom, izberemo iz spustnega seznama ustrezno polje, v oknu Iskanje po CONOR oz. Iskanje po SGC poiščemo in izberemo ustrezno normativno točko dostopa ter kliknemo gumb Poveži. Ob tem se v bibliografski zapis doda podpolje 3 z identifikacijsko številko normativnega zapisa in točka dostopa iz normativnega zapisa (pri poljih 60X se doda še podpolje 2 z vrednostjo “SGC”), v okno se naloži nova verzija zapisa, gumb Poveži pa postane neaktiven. Zapis se shrani v COBIB.

Če želimo povezati naslednjega izmed bibliografskih zapisov, ki smo jih izbrali iz seznama rezultatov iskanja, kliknemo gumb in postopek ponovimo. S klikom na gumb se vrnemo na prejšnji zapis.

Zapis lahko dodamo tudi na delovno področje (gumb Odloži).

Ko končamo s povezovanjem, kliknemo gumb Zapri. Z gumbom lahko tudi sicer kadar koli prekinemo postopek.

3.1.31 Tipologija

S klikom na gumb Tipologija lahko v zapisih iz COBIB-a verificiramo tipologijo. Če želimo potrditi tipologijo, kliknemo gumb Zakleni, če pa želimo spremeniti že potrjeno tipologijo, kliknemo gumb Odkleni. Zapis lahko dodamo tudi na delovno področje (gumb Odloži).

3.1.32 Bibliografije

Bibliografije in sezname predmetnih oznak lahko pripravljamo in izpisujemo iz iskalnika (gumb Bibliografije). Če želimo, lahko pred tem v iskalnik vpišemo iskalno zahtevo in sprožimo iskanje po lokalni bazi podatkov ali COBIB-u.

3.1.32.1 Priprava in izpis

Izhajamo iz okna Bibliografije, predmetne oznake …, v katerem najprej izberemo vrsto izpisa, ki ga želimo pripraviti.

1. Kliknemo gumb Pripravi izpis. Odpre se okno Parametri izpisa.
   Če smo v iskalnik že vpisali iskalno zahtevo in izvedli iskanje po lokalni bazi podatkov ali COBIB-u, sta se izbrana baza podatkov ter iskalna zahteva v okno Parametri izpisa prenesli programsko (velja le za izpise iz skupin BIB001, BIB002, BIB051).
   Če iskanja predhodno nismo izvedli (ali pa smo izbrali vrsto izpisa različno od BIB001, BIB002, BIB051), izberemo pri “Vir” ustrezno bazo podatkov in določimo vrednost parametra “Ukazno iskanje” tako, da vpišemo iskalno zahtevo za izbor gradiva pri “Uredi poizvedbo”.
2. Določimo vrednosti še drugih parametrov za izpis bibliografije.
   Pri “Format bibliografske enote” lahko iz spustnega seznama izberemo tudi format, ki smo ga definirali in poimenovali sami, gl. poglavje Uporabniški formati za bibliografije.
   Pri “E-pošta” je vpisan elektronski naslov glede na uporabniško ime.
3. Kliknemo gumb V redu.
   Če je polje pri “E-pošta” prazno, se bibliografija odpre v spletnem brskalniku glede na izbrani format izpisa. Možnost imamo, da shranimo datoteko na lokalni računalnik.
   Če polje pri “E-pošta” ni prazno, prejmemo datoteko kot priponko na elektronski naslov.

Po enakem postopku pripravljamo izpise za bibliografije in sezname predmetnih oznak tudi v aplikaciji COBISS Lib, segment Izpisi, zavihek Bibliografije.

3.1.32.2 Dostop do shranjenih datotek z izpisi

Pripravljene bibliografije se shranijo, tako da lahko do njih dostopamo tudi kasneje.

Izhajamo iz okna Bibliografije, predmetne oznake …, v katerem najprej izberemo vrsto izpisa, ki ga želimo pripraviti.

1. Kliknemo gumb Razišči pripravljene izpise. Odpre se okno BIBXXX.
2. Izberemo ustrezno datoteko.
3. Kliknemo gumb Odpri.
4. Po potrebi lahko izbrano datoteko tudi preimenujemo, pri čemer je oznaka izbrane definicije na začetku imena nespremenljiv podatek.
5. Izbrano datoteko lahko tudi izbrišemo iz seznama shranjenih izpisov. Označimo in izbrišemo lahko tudi več datotek hkrati.

3.1.33 Uporabniški formati za bibliografije

V aplikaciji COBISS Lib lahko v segmentu Izpisi definiramo formate z različnimi nabori bibliografskih in drugih podatkov, ki jih lahko uporabimo v bibliografijah.

3.1.33.1 Priprava uporabniških formatov

V aplikaciji COBISS Lib, segment Izpisi, izberemo zavihek Bibliografije. Odpre se okno Bibliografije, predmetne oznake …, v katerem najprej izberemo katerokoli skupino (npr. BIB001, DSC001…) in kliknemo gumb Uporabniški formati za bibliografije. Odpre se okno Urejanje uporabniških formatov s seznamom formatov, ki smo jih predhodno definirali. Na začetku je seznam prazen.

3.1.33.1.1 Dodajanje in spreminjanje uporabniških formatov

Seznam uporabniških formatov lahko dopolnimo z novim formatom ali pa že definirani format spremenimo.

Izhajamo iz okna Urejanje uporabniških formatov.

1. Za dodajanje novega uporabniškega formata kliknemo gumb Dodaj. Odpre se okno Dodaj uporabniški format, v katerem pri “Ime uporabniškega formata” vpišemo ime formata.
2. Za spreminjanje že definiranega formata, ki smo ga označili v seznamu, kliknemo gumb Uredi. Odpre se okno Uporabniški formati.
3. Določimo elemente za uporabniški format. Če želimo element dodati med elemente za prikaz, ga označimo v seznamu “Vsi elementi” in kliknemo gumb Dodaj. Elementi, ki vsebujejo podelemente, so označeni s puščico. Dodamo lahko samostojne elemente ali podelemente.
   Če želimo element odstraniti iz seznama “Izbrani elementi”, ga označimo in kliknemo gumb Odstrani.
4. Kliknemo gumb Shrani, nato pa še Zapri.
   V oknu Shrani uporabniški format potrdimo ime s klikom na gumb V redu ali pa ime spremenimo.

3.1.33.1.2 Brisanje uporabniških formatov

Uporabniške formate brišemo v oknu Urejanje uporabniških formatov.

1. V seznamu “Uporabniški formati” izberemo format. Pri tem se vrstica v seznamu obarva.
2. Kliknemo gumb Zbriši. Program zahteva, da brisanje formata potrdimo.
3. Kliknemo gumb V redu, nato pa še Zapri.

3.1.34 Izvozi zapise

Posamezni zapis ali več zapisov iz seznama rezultatov iskanja lahko izvozimo v različne formate. Ko zapis ali več zapisov izberemo in kliknemo gumb Izvozi, se odpre okno Izvoz zapisov, v katerem iz spustnega seznama izberemo format (MARC21, MARCXML, Dublin Core, COMARCXML, COMARC, MODS ali MARC Text). Kliknemo gumb Pripravi, nato pa še gumb, na katerem je izpisano število zapisov za izvoz.

Rezultat izvoza je datoteka, ki se privzeto največkrat shrani v mapo Prenosi oz. Downloads na lokalnem disku in običajno ohrani ime, kot jo je ponudil program. Od nastavitev spletnega brskalnika pa je odvisno, ali je lokacijo za shranjevanje datotek možno spremeniti in vpisati drugo ime za preneseno datoteko. Gl. tudi poglavje Delo z datotekami.

Datoteko, v kateri so shranjeni zapisi iz izvoza, lahko odpremo tudi v spletnem brskalniku (ikona v zgornjem desnem kotu brskalnika). Datoteka je lahko tipa mrc (za zapise v MARC 21), xml (za zapise v MARCXML, Dublin Core, COMARCXML, MODS) ali txt (za zapise v COMARC, MARC Text).

3.1.35 Poveži lokalne zapise

Lokalni zapisi so zapisi, ki so shranjeni samo v kateri od lokalnih baz podatkov knjižnic, v COBIB-u pa jih ni. Prepoznamo jih po besedi »only«, ki je vpisana v podpolju 000e v sistemskem polju. V večini primerov so nastali s konverzijo zapisov iz sistema, ki ga je knjižnica uporabljala pred vključitvijo v sistem COBISS.

Postopek povezovanja lokalnih zapisov omogoča hitro razrešitev teh zapisov ter zajema identifikacijo morebitnih dvojnikov, ki ji sledi bodisi shranjevanje lokalnega zapisa v COBIB, bodisi prevzem dvojnika s programskim prenosom podatkov o zalogi in programskim brisanjem podvojenega (lokalnega) zapisa.

Lokalni zapisi so na delovnem področju označeni z akronimom lokalne baze in COBISS-ID številko, ki ji sledi beseda [only].

Postopek

1. V lokalni bazi podatkov poiščemo zapise, med katerimi so lokalni zapisi, in jih označimo.
   Vse lokalne zapise lahko poiščemo tako, da pri ukaznem iskanju vpišemo 000e = only.
2. Kliknemo gumb Poveži lokalne zapise. Za vsak označeni lokalni zapis posebej se izvede postopek povezovanja, pri katerem se najprej preveri, ali v COBIB-u že obstaja zapis za isti bibliografski vir. Odpre se iskalnik, v katerem je pri ukaznem iskanju programsko vpisana iskalna zahteva za iskanje podvojenih zapisov v bazi COBIB. Na vrhu okna so izpisani zaporedna številka zapisa iz predhodnega seznama zadetkov in osnovni podatki o lokalnem zapisu (COBISS-ID, podatki iz polja 200 in 210acd), ki ga v tem koraku povezujemo. Morebitni kandidati za podvojene zapise se izpišejo v seznamu rezultatov iskanja.
3. Lokalni zapis si lahko ogledamo v formatu COMARC (gumb Prikaži lokalni zapis) ali pa ga dodamo na delovno področje (gumb Odloži lokalni zapis).
4. Če vnaprej definirana iskalna zahteva ne da rezultatov, lahko s klikom na gumb Dodatno iskanje izvedemo drugo, nekoliko širše vnaprej definirano iskanje podvojenih zapisov. S ponovnim klikom na ta gumb lahko spremenimo programsko vpisano iskalno zahtevo še enkrat, lahko pa iskalno zahtevo poljubno spremenimo tudi ročno.
5. Če v COBIB-u najdemo zapise, jih lahko označimo in primerjamo z lokalnim zapisom (gumb Primerjaj). V primerjalniku se lahko po njih pomikamo z gumboma in .
6. Če ugotovimo, da je ustrezni zapis že v COBIB-u, ga prevzamemo v lokalno bazo (gumb Uporabi zapis iz COBIB v primerjalniku). Pri tem se zaloga programsko prenese iz lokalnega zapisa v pravkar prevzeti zapis, lokalni zapis pa se zbriše.
7. Zapis iz COBIB-a lahko dodamo na delovno področje (gumb Odloži v primerjalniku).
8. Če podvojenih zapisov ni, lahko lokalni zapis shranimo v COBIB (gumb Shrani v COBIB v iskalniku ali primerjalniku).
9. Za povezovanje naslednjega lokalnega zapisa kliknemo v iskalniku podvojenih zapisov gumb in postopek ponovimo. S klikom na gumb se vrnemo na prejšnji zapis.
10. Ko končamo s povezovanjem, kliknemo gumb Zapri. S tem gumbom lahko tudi sicer kadar koli prekinemo postopek.

3.1.36 Pošlji v preverjanje/Potrdi zapis

Postopki redakcije geslovnika SGC so omogočeni le redaktorjem in urednikom SGC (gumb Pošlji v preverjanje oz. gumb Potrdi zapis).

3.1.37 Tehnike in načela pri iskanju

V nadaljevanju so predstavljene nekatere tehnike in osnovna načela učinkovitega iskanja.

3.1.37.1 Velike in male črke

Iskalno zahtevo lahko zapišemo s samimi velikimi ali samimi malimi črkami ali mešano, saj to ne vpliva na rezultat iskanja.

3.1.37.2 Diakritični znaki in posebne črke

Pri vpisovanju iskalnih zahtev lahko uporabimo diakritične znake ali pa jih opustimo, saj to ne vpliva na rezultat iskanja (izjema so točke dostopa v bazi CONOR). Pomembno je, da smo dosledni pri uporabi ali opuščanju različnih vrst znakov in jih v posamezni iskalni zahtevi ne mešamo.

Pri vnosu diakritičnih in drugih znakov si lahko pomagamo z različnimi tabelami znakov (npr. Character Map, BabelMap, Unicodia, Tabela znakov COBISS) in zaslonskimi tipkovnicami.

3.1.37.3 Besedno iskanje

Besedno iskanje pomeni, da se iskanje izvede po vsaki iskani besedi posebej. V besednem načinu iskanja vrstni red navedenih besed ni pomemben.

V ukaznem iskanju izvedemo besedno iskanje tako, da vpišemo iskane besede, med njih pa lahko vstavimo katero koli ločilo (npr. vejico, podpičje) ali zgolj presledek. Program med besedami samodejno uporabi logični operator AND in izbere le tiste zapise, ki vsebujejo vse navedene besede.

V izbirnem iskanju iščemo besedno tako, da iskane besede vpišemo v iskalno polje pri Ključne besede. Tudi v tem primeru se samodejno uporabi operator AND.

3.1.37.4 Frazno iskanje

Frazno iskanje pomeni, da program išče po vsebini bibliografskega zapisa frazo, to je točno določeno zaporedje besed, kot smo jih navedli v iskalni zahtevi.

V ukaznem iskanju po frazah iščemo tako, da pred iskano frazo vpišemo iskalno predpono in enačaj.

Če uporabimo izbirno iskanje, se z izjemo iskanja pri Ključne besede vedno izvede frazno iskanje.

3.1.37.5 Krajšanje iskalnih pojmov

Iskalne pojme lahko v vnosno polje vpišemo v celoti ali pa jih krajšamo. Za krajšanje uporabljamo znak "*" in znak “%”.

Zvezdica nadomešča poljuben niz znakov (lahko tudi nič znakov), znak “%” pa nadomesti natančno en znak (znak “%” pa se lahko v nizu ponovi večkrat). Oba znaka lahko uporabimo kjerkoli, na začetku, v sredini ali na koncu iskalnega pojma, lahko tudi večkrat.

Če iščemo frazo, ki vsebuje zvezdico (znak “*”), moramo v iskalno zahtevo namesto zvezdice vpisati presledek in morebitne dvojne presledke nadomestiti z enim.

3.1.37.6 Uporaba narekovajev v iskalnem pojmu

Če želimo v ukaznem iskanju iskati pojem, ki vsebuje rezervirane znake “(”, “)”, “=”, “/”, “:” in “%” ali rezervirane besede and, or in not, moramo iskalni pojem napisati v narekovajih.

3.1.37.7 Iskanje po osebnih imenih

V bibliografskih zapisih so osebna imena v poljih za avtorstvo in poljih za ime kot predmetno oznako invertirana, to pomeni, da je priimek na prvem mestu, sledi pa eno ali več imen. Zaradi te strukture podatkov moramo vnesti ime v obliki “Priimek, Ime”. Ker so pri nekaterih imenih za enolično identifikacijo avtorja dodane identifikacijske oznake, je priporočljivo, da iskalno zahtevo zaključimo še z znakom za krajšanje “*” (npr. Priimek, Ime*).

3.1.37.8 Iskanje po naslovu (členi)

Člene, ki jih poznajo tuji jeziki in so v zapisu obdani z znakoma za nerazvrščanje “ǂ”, lahko pri iskanju izpustimo. Iskalno zahtevo (npr. naslov) lahko vpišemo v iskalno polje brez člena a, the, die, l, le, la itd.

3.1.37.9 Iskanje po ISBN in ISMN

Pri iskanju po številkah ISBN in ISMN ni treba vnašati vezajev.

3.1.37.10 Iskanje po ključnih besedah

Iskanje po ključnih besedah pomeni, da se besedno iskanje izvede po vseh poljih in podpoljih bibliografskega zapisa, ki so indeksirana kot osnovni indeks, gl. poglavje Iskalni indeksi.

3.1.37.11 Iskanje po letu izida

Kadar želimo poiskati dela, ki so bila izdana v določenem časovnem obdobju, moramo vnesti dve letnici v kronološkem zaporedju, med njiju pa postaviti dvopičje.

3.1.37.12 Iskalni operatorji

Pri oblikovanju iskalne zahteve lahko iskalne pojme kombiniramo z iskalnimi operatorji. Z njimi določimo, v kakšnih odnosih naj bodo podatki, ki jih iščemo. V COBISS Cat uporabljamo:

• tri logične (Boolove) operatorje
• en kontekstni operator

Logični operatorji

Logične operatorje uporabljamo pri ukaznem iskanju in jih zapisujemo v angleškem jeziku.

• AND – logični IN

Rezultat iskanja so zapisi, ki vsebujejo prvi in drugi iskalni pojem oz. vse iskalne pojme, ki smo jih povezali z operatorjem AND.

• OR – logični ALI

Rezultat iskanja so zapisi, ki vsebujejo vsaj enega od navedenih iskalnih pojmov, povezanih z operatorjem OR.

• NOT – logična negacija

Rezultat iskanja so zapisi, ki vsebujejo prvi iskalni pojem, ne vsebujejo pa pojma, ki sledi operatorju NOT.

Kontekstni operatorji

Kontekstni operatorji določajo relativno bližino med iskalni pojmi. V COBISS Cat je na voljo le operator bližine NEAR (N). Z njim iščemo zapise, v katerih si iskalna pojma sledita v poljubnem vrstnem redu in med njima ni vmesnih besed. Uporabimo ga lahko le v ukaznem iskanju in ga po potrebi kombiniramo z iskalnimi priponami. Pred operator N lahko vpišemo še poljubno številko, ki določa maksimalno število besed, ki lahko nastopajo med obema iskalnima pojmoma.

• (N) – NEAR

Rezultat iskanja so zapisi, v katerih z operatorjem povezana iskalna pojma stojita skupaj, v poljubnem vrstnem redu.

• (nN) – nNEAR

Rezultat iskanja so zapisi, v katerih z operatorjem povezana iskalna pojma stojita za največ n besed narazen, njun vrstni red je poljuben.

3.1.37.13 Vrstni red izvajanja logičnih operacij

Pri uporabi logičnih operatorjev moramo biti pozorni na vrstni red izvajanja operacij:

• oklepaj
• kontekstni operator (N)
• NOT
• AND
• OR

3.1.37.14 Oblikovanje iskalne zahteve pri ukaznem iskanju

Iskanje po osnovnem indeksu

Pri iskanju po osnovnem indeksu iščemo po ključnih besedah, tj. po poljubnih besedah iz zapisov. V iskalno okno vpišemo eno ali več besed brez iskalne predpone in po potrebi uporabimo logične ali kontekstne operatorje. Če operatorjev ne vpišemo, se pri vnosu več besed samodejno upošteva logični operator AND.

Oblika iskalne zahteve: [iskalni pojem] [operator] [iskalni pojem] …

Če tako oblikovani iskalni zahtevi za poševnico¹ dodamo tudi iskalne pripone, iskanje še dodatno omejimo.

Oblika iskalne zahteve: [iskalni pojem]/[pripona] [operator] [iskalni pojem]/[pripona] …

¹ V sistemih COBISS, v katerih uporabljajo dve pisavi, je omogočeno tudi iskanje zgolj po besedah v cirilici. Pri takem iskanju vpišemo med pripono in iskalni pojem dve poševnici namesto ene.

Iskanje po dodatnih indeksih

Dodatni indeksi so namenjeni večinoma fraznemu iskanju po posameznih vsebinskih sklopih zapisov. Iskalno zahtevo sestavimo tako, da vpišemo iskalno predpono, nato enačaj² in iskalni pojem: [iskalna predpona]=[iskalni pojem]

ali v kombinaciji z operatorji: [iskalna predpona]=[iskalni pojem] [operator] [iskalna predpona]=[iskalni pojem] …

² V sistemih COBISS, v katerih uporabljajo dve pisavi, je omogočeno tudi iskanje zgolj po frazah v cirilici. Pri takem iskanju vpišemo med predpono in iskalni pojem dva enačaja namesto enega.

Iskanje po vsebini poljubnih podpolj in vrednostih indikatorjev (skeniranje)

Iskalno zahtevo za iskanje le po določenem podpolju sestavimo tako, da vpišemo oznako polja in podpolja, nato enačaj in iskalni pojem: [oznaka polja in podpolja]=[iskalni pojem]

ali v kombinaciji z operatorji: [oznaka polja in podpolja]=[iskalni pojem] [operator] [oznaka polja in podpolja]=[iskalni pojem] …

Iskalno zahtevo za iskanje po vrednosti indikatorja sestavimo tako, da vpišemo oznako polja, okrajšavo »ind«, oznako indikatorja, nato enačaj in vrednost indikatorja: [oznaka polja]ind[oznaka indikatorja]=[vrednost indikatorja]

ali v kombinaciji z operatorji: [oznaka polja]ind[oznaka indikatorja]=[vrednost indikatorja] [operator] [oznaka polja]ind[oznaka indikatorja]=[vrednost indikatorja] …

3.1.37.15 Omejevanje pri ukaznem iskanju

Iskanje je možno omejiti po:

• vrsti bibliografskega vira
  
• pisavi
  
• letnici izida

Omejevanje po vrsti bibliografskega vira ali pisavi

Kadar želimo omejiti rezultat iskanja po vrsti vira ali pisavi, moramo za iskalnim pojmom vpisati poševnico, za njo pa navesti pripono za omejevanje.

Pripone za omejevanje po vrsti bibliografskega vira:

• /MON – monografske publikacije
  Rezultat iskanja je omejen na zapise za monografske publikacije (001c = “m”).
• /SER – serijske publikacije
  Rezultat iskanja so omejeni na zapise za serijske publikacije (001c = “s”).
  
• /ART – članki in drugi sestavni deli
  Rezultati iskanja so omejeni na zapise za članke in druge sestavne dele (001c = “a”).
• /BMA – knjižno gradivo
  Rezultati iskanja so omejeni na zapise za knjižno gradivo (001b = “a” in 130a ne obstaja).
• /NOMON
  Med rezultati iskanja ni zapisov za monografske publikacije.
• /NOSER
  Med rezultati iskanja ni zapisov za serijske publikacije.
• /NOART
  Med rezultati iskanja ni zapisov za članke in druge sestavne dele.
• /NBM
  Med rezultati iskanja ni zapisov za knjižno gradivo.

Priponi za omejevanje po pisavi:

• /LAT
  Rezultat iskanja so samo zapisi za dokumente v latinici (100l = “ba”).
• /CIR
  Rezultat iskanja so samo zapisi za dokumente v cirilici (100l = "c*" ali 100l = “oc”).

Rezultate iskanja lahko omejujemo tudi tako, da pripone kombiniramo in jih med seboj ločimo z vejico (presledka ne vnašamo).

Omejevanje po letnici izida

Po letnici izida omejujemo iskanje tako, da za iskalnim pojmom napišemo poševnico in za njo navedemo še leto ali obdobje (med letnici postavimo dvopičje).

3.2 Delovno področje

Delovno področje je levi del vmesnika za katalogizacijo, kamor se nalagajo zapisi, ki smo jih poiskali z iskalnikom v različnih bazah podatkov, in zapisi, ki jih kreiramo ali urejamo.

Zapisi so na delovnem področju označeni z akronimom baze podatkov, identifikacijsko številko zapisa in osnovnimi podatki. Lokalne zapise, ki so le v lokalnih bazah podatkov, v COBIB-u pa jih ni, dodatno označuje še beseda [only]. Dokler zapisov ne shranimo, jim je dodeljena programska številka -1, -2…<-n>, ko so enkrat shranjeni, pa dobijo identifikacijsko številko (COBISS.SI-ID ali CONOR.SI-ID itd.).

Na delovnem področju so sivo obarvani zapisi, označeni za brisanje (001a = “d”), zapisi, označeni za razdružitev (001a = “r”), in neverificirani zapisi SGC.

Elementi delovnega področja:

1. gumb , ki prikaže ali skrije iskalnik

2. gumb za kreiranje novega zapisa (na voljo le, ko je aktiven urejevalnik)

3. gumb za brisanje zapisa (na voljo le, ko je aktiven urejevalnik)

4. gumb za prirejanje obstoječega zapisa v nov zapis (na voljo le, ko je aktiven urejevalnik)

5. gumb za razvrščanje zapisov

6. gumb za dodatne možnosti: prikaz zapisa v pregledovalniku, primerjava zapisa, izbira polj za prenos, preverjanje dvojnikov, prikaz zapisa v COBISS+, prikaz seznama knjižnic, prevzem oz. preklic odgovornosti za zapis, pošiljanje normativnih zapisov SGC v preverjanje in potrjevanje (na voljo le redaktorjem SGC), prenos bibliografskih podatkov v dCOBISS, urejanje omejenega nabora bibliografskih podatkov

7. gumb za odstranitev posameznega zapisa ali vseh zapisov z delovnega področja

8. gumb za dodajanje zapisa v urejevalnik

9. gumb za prevzemanje zapisov s Portala za založnike (na voljo le v NUK in ko je aktiven urejevalnik)

Ko dodamo zapis v urejevalnik, se ikona na gumbu obarva oranžno oz. rdeče , če urejamo le omejeni nabor bibliografskih podatkov. Hkrati je možno imeti v urejanju več zapisov.

3.2.1 Nov zapis

Zapis kreiramo s klikom na gumb . Odpre se okno Nov zapis, v katerem najprej izberemo ustrezno bazo podatkov in masko vnosa. V urejevalnik se nato naloži zapis s praznimi polji in podpolji s privzetimi vrednostmi iz izbrane maske vnosa. Če smo predhodno že definirali predlogo za nov zapis, jo lahko izberemo v istem oknu, pri čemer se v urejevalnik naloži vsebina iz predloge.

Če pri Predloga označimo potrditveno polje pri Pokaži vse, se izpišejo predloge vseh katalogizatorjev iz iste knjižnice. Če je potrditveno polje prazno, se izpišejo le predloge, ki smo jih ustvarili sami. Pred imena predlog se programsko dodajo tudi uporabniška imena katalogizatorjev, ki so predloge ustvarili (npr. MARTINAK: E-članek, VESNA: default).

3.2.2 Zbriši zapis

Zapis lahko zbrišemo iz lokalne baze podatkov in/ali COBIB-a (gumb ).

3.2.3 Priredi v nov zapis

Obstoječ bibliografski ali normativni zapis lahko priredimo v nov zapis. Zapis na delovnem področju označimo, nato kliknemo gumb . Pri bibliografskih zapisih se odpre okno Izbira maske, v katerem izberemo ustrezno masko vnosa. Zapis, ki je kopija izbranega zapisa, se naloži v urejevalnik, kjer ga ustrezno dopolnimo in spremenimo.

3.2.4 Razvrsti zapise

S klikom na gumb lahko razvrstimo zapise na delovnem področju, in sicer po času dodajanja (vrstnem redu, kot smo jih dodajali na delovno področje), po abecednem redu (najprej po akronimu baze, nato pri bibliografskih zapisih po naslovu oz. pri normativnih zapisih po točki dostopa) in po identifikacijski številki zapisa.

3.2.5 Prikaži

Zapis z delovnega področja lahko prikažemo v standardnem formatu ali formatu COMARC, če je zapis iz tuje baze podatkov, pa v formatu MARC 21 ali COMARC (kliknemo gumb in izberemo možnost Prikaži). Gl. tudi poglavje Prikaži, ki je opisano pri iskalniku.

Kadar je v pregledovalniku zapis, ki je v postopku urejanja (ikona zanj je svinčnik na začetku sistemskega polja), so naše dopolnitve vidne. Stanje zapisa pred urejanjem preverimo tako, da označimo potrditveno polje pri Izhodiščni zapis z zalogo. V formatu COMARC so vidna tudi polja za zalogo, če obstajajo.

Če so v zapisu (npr. v podpolju 856u) spletne povezave, so aktivne tudi v prikazih.

Če smo med uporabniškimi nastavitvami (gumb ) označili potrditveno polje pri Pokaži polja za zalogo, so v formatu COMARC vidna tudi polja 996/997 in 998, a le za zapise, ki niso v urejevalniku.

3.2.6 Primerjaj zapisa

Zapise z delovnega področja lahko med seboj primerjamo tako, da kliknemo gumb in izberemo možnost Primerjaj. Odpre se okno s seznamom zapisov, ki so na voljo za primerjavo z izbranim zapisom. V seznamu so vsi zapisi z delovnega področja (tudi tisti, ki so v postopku urejanja), in verzija izbranega zapisa iz lokalne baze podatkov ali iz COBIB-a.

Zapis lahko prikažemo v novem zavihku brskalnika (gumb Odpri v novem zavihku), ali pa ga dodamo tudi na delovno področje (gumb Odloži).

3.2.7 Izbira polj za prenos v odložišče oz. urejevalnik

Iz zapisa, ki je na delovnem področju, lahko kopiramo poljubno polje s pripadajočimi podpolji (kliknemo gumb in izberemo možnost Izbira polj za prenos). V zapisu označimo eno ali več polj in kliknemo gumb Prenesi v odložišče, če želimo, da se označena polja prenesejo v odložišče. Če želimo, da se označena polja dodajo v zapis, ki je v urejevalniku, kliknemo gumb Prenesi v urejevalnik. Če označimo potrditveno polje pri Prekrij obstoječa polja, označena polja prekrijejo vsa obstoječa polja z isto oznako, ko se prenesejo v zapis v urejevalniku.

Gl. tudi poglavje Dodaj izbrano (pod)polje iz odložišča.

3.2.8 Preveri dvojnike

Tudi za zapis, ki je v urejevalniku (novi ali obstoječi zapis) lahko preverimo, ali je potencialni dvojnik katerega od zapisov v COBIB-u (kliknemo gumb in izberemo možnost Preveri dvojnike).

Gl. tudi poglavje Preveri dvojnike, ki je opisano pri iskalniku.

3.2.9 Prikaži v COBISS+

Zapis z delovnega področja lahko odpremo v COBISS+ (kliknemo gumb in izberemo možnost Prikaži v COBISS+).

3.2.10 Prikaži seznam knjižnic

Za bibliografski zapis z delovnega področja lahko preverimo, v katerih lokalnih bazah podatkov se nahaja (kliknemo gumb in izberemo možnost Prikaži seznam knjižnic). Odpre se okno s seznamom, v katerem je izpisan akronim in ime knjižnice ter e-poštni naslov kontaktne osebe za COBISS.

Za nadaljnje obveščanje lahko izpišemo seznam kontaktnih naslovov (gumb E-naslovi) ali pa prenesemo celotni seznam knjižnic (gumb Prenesi). V prvem primeru se pripravi datoteka txt s seznamom e-naslovov, v drugem pa datoteka csv, ki jo lahko odpremo v Excelu (da se podatki izpišejo v stolpcih, je treba v meniju Data uporabiti Text to Columns). Obe datoteki se shranita v mapo Prenosi oz. Downloads na lokalnem disku, odpremo pa ju lahko tudi v spletnem brskalniku.

3.2.11 Prevzemi oz. prekliči odgovornost za zapis

Za določen normativni zapis lahko posamezna knjižnica prevzame odgovornost ali pa odgovornost, ki jo je prevzela, tudi prekliče.

Zapis na delovnem področju označimo, nato kliknemo gumb in izberemo možnost Prevzemi/prekliči odgovornost za zapis. Dobimo sporočilo, da smo prevzeli odgovornost za zapis. Od tega trenutka dalje lahko katalogizatorji iz drugih knjižnic v zapis dodajajo le podatke o variantnih točkah dostopa, ne morejo pa več urejati tega zapisa, razen če imajo pooblastilo CAT_CONOR.

Na enak način lahko tudi prekličemo odgovornost za zapis. Ko dobimo sporočilo, da je odgovornost za zapis preklicana, lahko ponovno vsi katalogizatorji dopolnjujejo zapis.

3.2.12 Pošlji v preverjanje/Potrdi zapis

Postopki redakcije geslovnika SGC so omogočeni le redaktorjem SGC (gumb in možnosti Pošlji v preverjanje oz. Potrdi zapis).

3.2.13 Prenesi v dCOBISS

Bibliografski zapis, ki je na delovnem področju, lahko prenesemo v repozitorij dCOBISS (kliknemo gumb in izberemo možnost Prenesi v dCOBISS). V novem zavihku brskalnika se odpre izbran zapis, prenesen v repozitorij.

3.2.14 Uredi omejeni nabor bibliografskih podatkov

Katalogizatorji lahko v zapisu uredijo le omejeni nabor bibliografskih podatkov (podpolja 100e, 330az, 539a, 610az, 675bs, 992by, 9930 do 9939). Pred shranjevanjem se izvede programsko preverjanje pravilnosti zapisa, vendar se zapis kljub morebitnim napakam v drugih poljih shrani v lokalno bazo.

Zapis na delovnem področju označimo, nato kliknemo gumb in izberemo možnost Uredi omejeni nabor bibliografskih podatkov. Zapisi, ki so v postopku urejanja v omejenem naboru podatkov, so na delovnem področju označeni z ikono rdečega svinčnika.

3.2.15 Odstrani zapise

Zapisi ostanejo na delovnem področju, dokler jih z njega ne odstranimo. Odstranimo lahko posamični zapis ali vse zapise hkrati. Če kliknemo gumb na vrhu delovnega področja, lahko naenkrat odstranimo vse zapise, ob katerih je gumb (zapisi so bili že shranjeni). Ob tem nas program opozori, da zapisi, ki še niso bili shranjeni (ob njih je gumb ), ne bodo odstranjeni z delovnega področja. Take zapise lahko odstranimo šele, ko za vsak zapis posebej potrdimo, da ga želimo odstraniti z delovnega področja. Morebitne spremembe, ki smo jih pred tem naredili v zapisu, se pri tem ne ohranijo.

3.2.16 Uredi zapis

Gumb uporabimo, kadar želimo zapis dopolniti ali prevzeti v svojo lokalno bazo.

S klikom na gumb dodamo zapis v urejevalnik. Hkrati se zapis prikaže tudi v prikazovalniku zapisa. Pri tem se ikona na gumbu obarva oranžno , kar pomeni, da je zapis trenutno v urejanju in ni dostopen drugim katalogizatorjem.

Na delovnem področju imamo lahko več zapisov, ki jih urejamo (med njimi preklapljamo s klikom na gumb ). Vse dopolnitve obstoječega zapisa, ki jih nismo shranili v bazo podatkov, bodo vsak dan ob 23:59 programsko izbrisane, zapis pa bo spet dostopen vsem katalogizatorjem (ikona na gumbu se bo iz oranžne spremenila v črno barvo). Vsi novi zapisi, ki jih še nismo shranili, lahko ostanejo na delovnem področju neomejeno dolgo.

Ob prevzemanju zapisa iz tuje baze podatkov se ikona na gumbu ne obarva oranžno. V tem primeru se na delovno področje doda nov zapis iz izbrane baze, ki je označen z akronimom lokalne baze in identifikacijsko številko zapisa <-n>.

Če na delovnem področju izberemo zapis iz lokalne baze podatkov, se v urejevalnik naloži zadnja verzija zapisa iz COBIB-a. Če gre za urejanje zapisa COBISS2, nas program o tem obvesti. Priporočljivo je, da najprej preverimo, v čem se zapisa iz COBIB-a in lokalne baze razlikujeta (gumb Primerjaj). Če ugotovimo, da v zapisu iz lokalne baze podatkov obstajajo polja, ki jih želimo prenesti v zapis iz COBIB-a, lahko izberemo polja s pripadajočimi podpolji ter jih prenesemo v odložišče oz. urejevalnik zapisa (gumb Izbira polj za prenos), gl. tudi poglavje Izbira polj za prenos v odložišče oz. urejevalnik. Ko kliknemo gumb V redu, lahko začnemo zapis urejati.

3.2.17 Prevzemanje zapisov s Portala za založnike

Prevzemanje zapisov s Portala za založnike je omogočeno v NUK (gumb ).

3.2.18 Prikaz zapisa

V prikazovalniku si lahko ogledamo poljuben zapis z delovnega področja ali pa zapis, ki je v urejevalniku. Zapis zamenjamo s klikom na ustrezno mesto na delovnem področju:

• posamezne zapise prikažemo s klikom levo od gumba
• izhodiščni zapis prikažemo s klikom levo od gumba ali gumba – v prikazovalnik se naloži zapis pred dopolnjevanjem
• zapis, ki ga urejamo, ponovno prikličemo s klikom na gumb ali gumb – v prikazovalnik se naloži zapis z dopolnitvami

3.2.19 Prikaz delovnega področja

Če kliknemo gumb , se delovno področje skrije oz. prikaže.

3.3 Urejevalnik zapisa

V urejevalniku zapisa, ki je osrednji del vmesnika za katalogizacijo, urejamo (tj. vnašamo in spreminjamo) podatke v bibliografskih in normativnih zapisih.

Urejevalnik aktiviramo s klikom na gumb na delovnem področju.

Elementi urejevalnika:

1. akronim baze podatkov in identifikacijska številka zapisa, ki je odprt v urejevalniku (povezava vodi do zapisa v COBISS+)

2. gumbi

   • za preverjanje zapisa

   • za shranjevanje zapisa

   • za shranjevanje predloge za nov zapis

   • za preklic oz. izpraznitev urejevalnika

   • za dodajanje polja

   • za dodajanje (pod)polj iz odložišča

   • za spremembo maske vnosa

   • za prikaz/umik gumbov za premikanje polj/podpolj

   • za prikaz/umik gumbov za dodajanje/brisanje podpolj

   • za možnosti pri urejanju vsebine podpolj: vnos znaka za razvrščanje, vnos oznake LaTeX, pretvorba v velike črke, pretvorba v male črke, pretvorba v latinico, pretvorba v srbsko/makedonsko cirilico, aktivacija števca

3. vrstica za izbiro skupine za vnos podatkov (celoten zapis, glavni opis …)

4. gumbi z oznakami polj/podpolj/indikatorjev

5. gumba , za premik polj/podpolj

6. gumba , za dodajanje/brisanje polj/podpolj

7. vnosno polje z odprtim spustnim seznamom

8. premični rob

Pri kreiranju zapisa so v urejevalniku privzeta polja, podpolja in indikatorji, ki nastopajo v izbrani maski vnosa. Po poljih in podpoljih se premikamo z miško ali s tipko <Tab>, tipko <Enter> ali tipkami za pomik. Če uporabimo kombinacijo tipk <Shift> + <Tab>, se premaknemo za korak nazaj.

Polja so označena z nizom treh cifer, podpolja pa s črko ali cifro. Da je podpolje obvezno, ponazarja oranžen okvir okrog oznake podpolja, ponovljivost pa ponazarja tripičje nad oznako polja/podpolja. Nekatera polja imajo določene tudi številčne vrednosti indikatorjev, ki stojijo za oznako polja.

Pri prikazovanju zapisov v urejevalniku se uporabljajo različne barve:

• modra za oznake in imena polj, oznake podpolj ter vrednosti indikatorjev
• rumeno so obarvana vnosna polja brez vsebine (vanje je s svetlo sivo barvo vpisano ime podpolja)
• bela so izpolnjena vnosna polja

Podatke vnašamo ali spreminjamo v vnosnem polju pri posameznem podpolju. S klikom na oznako polja/podpolja lahko nabor polj oz. podpolj spreminjamo (dodajamo, kopiramo, spremenimo oznako ali brišemo). Polja oz. podpolja sledijo določenemu vrstnemu redu, ki ga lahko spreminjamo le deloma (do te mere, da se ohrani rastoče zaporedje številk polj). Poljem oz. podpoljem lahko spremenimo tudi določene lastnosti, npr. stopnjo obveznosti, dolžino itd.

Če želimo, da so pri posameznih podpoljih vidna širša vnosna polja, v katerih je tudi pri daljših besedilih vidna celotna vsebina, moramo med uporabniškimi nastavitvami (gumb ) označiti potrditveno polje pri Razširitev določenih vnosnih polj in izpis vsebine v več vrsticah.

Iskanje po različnih bazah podatkov lahko izvedemo tudi med delom v urejevalniku, tako da kliknemo gumb na delovnem področju oz. pritisnemo tipko <F8>. Preklop nazaj na urejevalnik izvedemo s klikom na na delovnem področju oz. pritiskom tipke <F8>.

V urejevalniku lahko urejamo celoten zapis, ki prikazuje vsa polja v izbrani maski vnosa, lahko pa urejamo samo posamezne skupine polj.

V bibliografskih zapisih so polja formata COMARC/B razporejena v naslednje skupine:

• celoten zapis – vsa polja
• glavni opis – polja 2XX
• opombe – 3XX, 992
• avtorji – 7XX, 9XX
• naslovi – 200, 5XX
• identifikatorji – 0XX (ne pa tudi 001)
• vsebinska obdelava – 6XX, 96X
• kodirani podatki – 1XX
• povezave – 4XX, 856

V normativnih zapisih so polja formata COMARC/A razporejena v naslednje skupine:

• celoten zapis – vsa polja
• točke dostopa – 2XX, 4XX, 7XX
• sorodne točke dostopa – 5XX, 950
• opombe – 3XX
• katalogizatorjeve opombe – 820, 830, 835, 836, 911, 915, 916, 991, 992
• identifikatorji – 010, 017, 035
• kodirani podatki – 1XX
• viri – 801, 810, 815, 856
• klasifikacije – 6XX

3.3.1 Vnos podatkov

Podatke vnašamo ali spreminjamo v vnosnem polju, ki stoji za oznako podpolja. Podatke lahko vpišemo, izberemo iz spustnega seznama ali iz seznama točk dostopa v normativnih bazah ali jih izberemo iz seznama zadetkov, kadar iščemo v iskalniku pri posameznih podpoljih.

V vnosna polja lahko vstavljamo tudi znak za razvrščanje NSB/NSE in oznako LaTeX. Po potrebi lahko vneseno besedilo v vnosnem polju spremenimo v same velike ali same male črke ali pa besedilu spremenimo pisavo (latinico v srbsko/makedonsko cirilico in obratno).

Kodirane podatke lahko vnašamo na več načinov:

• odpremo spustni seznam in iz njega izberemo kodo (uporabimo miško ali tipki za pomik <gor>, <dol>)
• kodo ali njeno vrednost vpišemo v vnosno polje; pri tem program izpisuje seznam predlogov glede na začetni vnos (funkcija “autocomplete”)

Vnos zaključimo, tako da kliknemo zunaj vnosnega polja ali pritisnemo tipko <Enter> oz. tipko <Tab>. S tipko <Enter> se pomaknemo na naslednje vnosno polje, s tipko <Tab> pa na naslednjo oznako podpolja oz. polja. Če pritisnemo tipko <Tab> in preslednico, odpremo iskalnik, ki je ob vnosnem polju (npr. 011a, 4641, 60X3, 7XX3), ne da bi nam bilo treba klikniti gumb .

V vnosnem polju lahko s pomočjo črkovalnika preverimo pravilnost vnesenega besedila. Če imamo v spletnem brskalniku (Nastavitve/Jeziki) vklopljeno možnost preverjanja črkovanja med tipkanjem, se ob vnosu besedila v vnosno polje zatipkane in napačno zapisane besede podčrtajo z rdečo. V določenih brskalnikih (npr. Firefox) je treba v vsakem vnosnem polju iz priročnega menija izbrati še možnost Preverjaj črkovanje, da se napačne besede podčrtajo. V brskalnikih Chrome in Microsoft Edge to ni potrebno. Če želimo preveriti podobne besede, ki so na voljo v besednjaku, kliknemo z desnim gumbom miške na podčrtano besedo in iz menija s predlogi izberemo ustrezno besedo. Besede, ki so po našem mnenju pravilne, lahko dodamo v osebni slovar (nanje kliknemo z desnim gumbom miške in izberemo Dodaj v slovar). Gl. tudi poglavje Črkovalnik.

Vnos v polja pod normativno kontrolo

Vnos podatkov v polja z vključeno normativno kontrolo se razlikuje od vnosa v druga polja. Podatke lahko vanje prenesemo iz normativne baze podatkov CONOR ali SGC.

V podpolje 3 pri poljih 60X oz. 7XX vpišemo iskano točko dostopa in kliknemo gumb zraven vnosnega polja.

Za povezovanje polj za avtorje (polja 7XX) z ustreznim normativnim zapisom iz baze CONOR služi okno Iskanje po CONOR, za povezovanje polj za predmetne oznake (polja 60X) z ustreznim normativnim zapisom iz baze SGC pa okno Iskanje po SGC.

Elementi okna so:

• naslovna vrstica
• levi del okna s seznamom točk dostopa, ki ustrezajo iskalni zahtevi
  Iskanje poteka po celotni normativni bazi podatkov in ne le po istovrstnih točkah dostopa. Točke dostopa, ki so ustrezne vrste, so izpisane v črni barvi, točke dostopa za entitete drugih vrst pa so izpisane sivo (npr. pri povezovanju polja 710 bodo črno obarvana le imena korporacij).
• zgornji desni del okna, kjer je za izbrano točko dostopa prikazan celoten zapis v formatu COMARC/A
• spodnji desni del okna, kjer so za izbrano točko dostopa prikazane še povezave
  Če obstajajo širši, ožji ali sorodni izrazi, se s klikom na posamezni izraz le-ta prenese v levi del okna, njegov zapis pa v zgornji desni del okna.
• vnosno polje za vpis iskalne zahteve
• gumbi
  • Poišči – sprožitev iskanja po vnosu iskalne zahteve
  • Nazaj – vrnitev na prejšnjo iskalno zahtevo
  • Odloži – dodajanje izbranega normativnega zapisa na delovno področje
  • Izberi – potrditev izbrane točke dostopa (identifikacijska številka normativnega zapisa se prenese v podpolje 3)
  • Prekliči – preklic iskanja in zaprtje okna
  • LC/NAF – preklop v bazo podatkov LC/NAF (ni na voljo v oknu Iskanje po SGC)

Po seznamu točk dostopa se pomikamo z miško ali s tipkami za pomik. Izbrano točko dostopa prenesemo v desni zgornji del okna s klikom na preslednico, s tipko <Enter> pa jo potrdimo in njeno identifikacijsko številko prenesemo v podpolje 3 (ekvivalent je gumb Izberi).

Če normativnega zapisa nismo našli v bazi CONOR, lahko iskanje nadaljujemo v tuji normativni bazi podatkov LC/NAF. Ko kliknemo gumb LC/NAF, se odpre iskalnik, v katerega se prenese prej vpisana iskalna zahteva. Če v bazi LC/NAF najdemo ustrezni zapis, ga lahko odložimo na delovno področje in prevzamemo v bazo CONOR.

Posebnosti pri vnosu v polja formata COMARC/A

Navedba vira (810)

Navedbo vira, v katerem smo našli podatek o normativni ali variantni točki dostopa, lahko v normativni zapis prenesemo iz zapisa v COBIB-u ali iz zapisa, ki ga trenutno urejamo.

V praznem podpolju 810a kliknemo na gumb zraven vnosnega polja, da se odpre iskalnik. Če je v iskalniku že viden seznam zapisov, so v njem tisti bibliografski zapisi, ki jih imamo naložene na delovnem področju in jih urejamo ali kreiramo (ob njih je gumb ). Ko v seznamu označimo in izberemo bibliografski zapis, se ustrezni podatki prenesejo v podpolje 810a. Seznam zapisov je lahko tudi prazen, takrat v iskalnik vnesemo poljubno iskalno zahtevo in sprožimo iskanje po zapisih v COBIB-u.

Posebnosti pri vnosu v polja formata COMARC/B

Polja za povezovanje pri kontinuiranih virih (4XX)

Polja v bloku 4XX, ki se uporabljajo za prikaz odnosov med kontinuiranimi viri, vsebujejo podpolji a – Stvarni/ključni naslov in x – ISSN, kamor vnašamo (ključni) naslov in/ali ISSN sorodnega kontinuiranega vira.

Podpolje a mora biti vpisano le, kadar zapisa za sorodni kontinuirani vir ni v COBIB-u ali pa v obstoječem zapisu ni polja 530 – Ključni naslov. Podpolje a vnesemo tudi, kadar nimamo ISSN-ja.

Postopek

1. V ustrezno polje iz bloka 4XX vnesemo v podpolje x ISSN sorodnega kontinuiranega vira in potrdimo vnos.
2. Če zapis s tem ISSN-jem obstaja v COBIB-u in vsebuje polje 530, se v polju za gumbom izpiše ključni naslov, kar pomeni, da podpolja a ni treba izpolniti.
3. Če zapis ne vsebuje polja 530 ali če zapisa ni, kliknemo gumb za iskanje po bazi ISSN. Iskalna zahteva se vpiše samodejno. S klikom na gumb Izberi se v podpolje a vpiše ključni naslov iz izbranega zadetka iz baze ISSN.

3.3.2 Preveri zapis

Preverimo lahko, ali so v zapisu, ki je v urejevalniku, programsko ugotovljive napake oz. pomanjkljivosti (gumb ). Napake, ki jih program najde, se izpišejo v spodnjem delu prikazovalnika. Gl. tudi poglavje Prikazovalnik zapisa.

Ob nalaganju zapisa v urejevalnik se morebitne napake izpišejo samodejno, če smo med uporabniškimi nastavitvami (gumb ) označili potrditveno polje pri Izpis napak pri nalaganju zapisa v urejevalnik.

3.3.3 Shrani zapis

Če v zapisu ni napak tipa “F” – Fatal, program zapis shrani v lokalno bazo podatkov in/ali COBIB (gumb ). Pri tem se urejevalnik izprazni, na spodnjem robu vmesnika za katalogizacijo pa se izpiše baza podatkov, v katero se je zapis shranil.

Ob shranjevanju zapisa nas program opozori tudi na morebitne druge napake oz. neskladnosti v zapisu.

3.3.4 Shrani kot predlogo

Kadar želimo zapis, v katerega smo vnesli podatke, shraniti kot predlogo za nov bibliografski oz. normativni zapis in jo uporabiti večkrat, kliknemo gumb . Odpre se okno Shrani kot predlogo, v katerem določimo ime predloge. V istem oknu lahko predlogo tudi zbrišemo.

Če shranimo zapis kot predlogo z imenom DEFAULT, lahko kasneje podatke, ki smo jih vnesli, uporabimo kot privzete vrednosti. Z istim imenom DEFAULT lahko kreiramo več predlog, če so le-te v različnih bazah podatkov. Gl. tudi poglavje Dodajanje privzete vrednosti v podpolje.

3.3.5 Prekliči

Zapis v urejevalniku lahko zapustimo, ne da bi ga shranili. Ko kliknemo gumb , nas program opozori, da se zapis ne bo shranil. Pri tem se urejevalnik in prikazovalnik izpraznita, zapis pa ostane na delovnem področju nespremenjen. V primeru novega zapisa pa se le-ta zbriše tudi z delovnega področja.

3.3.6 Dodaj polje

V zapis lahko dodamo polje, ki ga ni v naboru polj izbrane maske, ali polje, ki ga želimo ponoviti (gumb ). V oknu Polje vpišemo oznako polja ali jo izberemo iz spustnega seznama pri “Oznaka polja”, nato kliknemo gumb Dodaj. Pri “Oznaka polja” lahko vpišemo tudi eno ali več oznak podpolj, ki jih želimo dodati v posamezno polje (npr. 3270aaa).

Polje lahko dodamo tudi tako, da kliknemo na oznako polja in potrdimo programsko vpisano oznako polja ali pa vpišemo oz. izberemo drugo oznako polja ter kliknemo gumb Dodaj.

3.3.7 Dodaj izbrano (pod)polje iz odložišča

V zapis lahko dodamo kopirana polja ali zbrisana polja in podpolja, ki so shranjena v odložišču polj.

Po kliku na gumb , se odpre okno s seznamom polj in podpolj. V njem so oznake kopiranih in brisanih polj zapisane krepko, oznake polj, kadar smo brisali podpolja, pa so zapisane v običajni pisavi. V seznamu izberemo eno ali več polj, ki jih želimo prenesti v zapis ter kliknemo gumb Prilepi. Gl. tudi poglavje Izbira polj za prenos v odložišče oz. urejevalnik, ki je opisano pri delovnem področju.

3.3.8 Spremeni masko vnosa

Bibliografskemu zapisu, ki je naložen v urejevalniku, lahko izjemoma spremenimo masko vnosa (gumb ). Možna je le sprememba maske vnosa M – monografske publikacije v N – neknjižno gradivo in obratno.

3.3.9 Prikaži/skrij gumbe za premik polja/podpolja

V zapisu so polja vedno urejena po rastočem vrstnem redu oznak polj, njihov vrstni red pa lahko spreminjamo le, če imamo več ponovitev posameznega polja. Znotraj posameznega polja lahko spreminjamo vrstni red podpolj.

S klikom na gumb se v urejevalnik pred oznako polj in podpolj dodajo gumbi za premik polja/podpolja navzgor in navzdol . Ponovni klik na gumb te gumbe skrije.

3.3.10 Prikaži/skrij gumbe za dodajanje/brisanje podpolja

V zapis lahko pri posameznem polju dodajamo ponovljiva podpolja ali pa podpolja zbrišemo.

S klikom na gumb se v urejevalniku za vnosnimi polji podpolj dodajo gumbi za dodajanje in brisanje . Ponovni klik na gumb te gumbe skrije.

3.3.11 Vstavi znak za razvrščanje

V vnosno polje pri posameznem podpolju lahko vstavimo znak za razvrščanje (kliknemo gumb in izberemo možnost Vstavi znak za razvrščanje). Znak “ǂ” se vstavi na konec besedila. Programsko se pred znak “ǂ” vstavi tudi presledek, razen v primeru, ko je vnosno polje prazno.

3.3.12 Vstavi oznako LaTeX

V vnosno polje pri posameznem podpolju lahko vstavimo oznako LaTeX (kliknemo gumb in izberemo možnost Vstavi oznako LaTeX). Znak “▫” se vstavi na konec besedila. Programsko se pred znak “▫” vstavi tudi presledek, razen v primeru, ko je vnosno polje prazno.

3.3.13 Pretvori črke

V vnosnem polju lahko vneseno besedilo spremenimo v same velike črke ali same male črke. Za pretvorbo črk kliknemo gumb in izberemo možnost Pretvori v velike črke ali Pretvori v male črke.

3.3.14 Pretvori pisavo

V vnosnem polju lahko spremenimo pisavo vnesenega besedila (iz latinice v cirilico ali obratno). Za pretvorbo pisave kliknemo gumb in izberemo možnost Pretvori v latinico ali Pretvori v srbsko/makedonsko cirilico.

3.3.15 Števci

V bibliografski bazi podatkov in normativnih bazah podatkov lahko za posamezna podpolja določimo števce. Za določitev in urejanje števca potrebujemo pooblastilo CAT_EDITTYPE.

V vnosnem polju pri posameznem podpolju (npr. 020b, 021b) lahko določimo nov števec ali pa vstavimo številko z že obstoječega števca.

3.3.15.1 Določanje in urejanje števca

Glede na zahteve nastavimo toliko števcev, kolikor jih potrebujemo za določanje posameznih številk.

Nov števec dodamo tako, da v vnosnem polju pri posameznem podpolju (npr. 020b, 021b) kliknemo gumb in izberemo možnost Aktiviraj števec. Odpre se okno Števci, v katerem kliknemo gumb Uredi. Odpre se okno Števci v katalogizaciji.

1. Pri “Vrsta zapisa” je glede na izhodiščno podpolje programsko vpisana vrsta zapisa (npr. Bibliografski zapis).
2. Pri “Izberite” iz spustnega seznama izberemo možnost Dodaj nov števec.
3. Pri “Ime” vpišemo ime števca.
4. Pri “Podpolje” vnesemo podpolje, v katerem je možno aktivirati števec (npr. 020b, 021b itd.).
5. Pri “Naslednja vrednost” vnesemo številko, ki se bo s števca prenesla v podpolje. Programsko je vpisana vrednost 1, ki jo lahko spremenimo.
6. Pri “Najvišja vrednost” vnesemo najvišjo številko, ki jo lahko ima števec. Če programsko vpisane vrednosti 0 ne spremenimo, najvišja vrednost ne bo določena.
7. Pri “Dolžina” določimo število mest, ki jih zasede številka vključno z vodečimi ničlami. Če programsko vpisane vrednosti 0 ne spremenimo, se številka v podpolje vpiše brez vodečih ničel. Največje dovoljeno število mest je 10.
8. Pri “Predpona” lahko vpišemo besedilo, ki se vpiše v podpolje pred številko. V vnosno polje je možno vpisati tudi oznake, ki omogočajo samodejni vpis tekočega datuma v posamezno podpolje:
   • <LLLL> – leto (npr. 2024)
   • <LL> – leto (npr. 24 za 2024)
   • <MM> – mesec
   • <DD> – dan
9. Pri “Opomba” vpišemo besedilo opombe.
10. Pri “Pogoji” vnesemo pogoje za izbiro števca. Kliknemo gumb Nov objekt, kjer pri “Podpolje” vpišemo oznako polja in podpolja (npr. 001c), pri “Vrednost” pa vpišemo vrednost iz šifranta za izbrano podpolje. Dodamo lahko več pogojev. Pogoje lahko uredimo (gumb Uredi) ali zbrišemo (gumb Zbriši).
11. Če želimo omogočiti uporabo števca, označimo potrditveno polje pri Aktivnost.
12. Shranimo podatke, tako da kliknemo gumb V redu.

Že obstoječ števec lahko tudi spremenimo oz. dopolnimo. V oknu Števci najprej označimo ustrezni števec in kliknemo gumb Uredi. Odpre se okno Števci v katalogizaciji, v katerem podatke dopolnimo.

3.3.15.2 Vnos s pomočjo števca

V vnosno polje pri posameznem podpolju (npr. 020b, 021b) lahko vstavimo številko s števca (kliknemo gumb in izberemo možnost Aktiviraj števec). Odpre se okno Števci, v katerem izberemo ustrezni števec (za isto podpolje imamo lahko definiranih več števcev) in kliknemo gumb Aktiviraj števec. V vnosno polje se vpiše številka s števca.

3.3.16 Skupine za vnos podatkov

S klikom na posamezno skupino polj za vnos podatkov se v urejevalniku prikažejo samo določena polja. Če izberemo npr. “Glavni opis” pri bibliografskih zapisih, se prikažejo v urejevalniku le polja bloka 2XX. Če izberemo “Celoten zapis”, se v urejevalniku prikažejo vsa polja, ki so definirana za izbrano masko vnosa.

3.3.17 Gumbi z oznakami polj/podpolj/indikatorjev

Polja označuje niz treh cifer, podpolja pa črka ali cifra. Nekatera polja imajo določene tudi številčne vrednosti indikatorjev.

Polja so lahko ponovljiva, podpolja pa tudi obvezna. Da je podpolje obvezno, ponazarja oranžen okvir okrog oznake podpolja, ponovljivost pa ponazarja tripičje nad oznako polja/podpolja.

3.3.17.1 Dodajanje polja/podpolja

Polje dodamo, kadar ga ni v privzetem naboru polj izbrane maske vnosa ali kadar ga želimo ponoviti. Enako velja za podpolje.

Za dodajanje polja lahko kliknemo na oznako poljubnega polja v zapisu. Odpre se okno Polje, kjer se pri “Oznaka polja” izpiše oznaka polja, ki smo ga kliknili. Če želimo dodati drugo polje, vpišemo želeno oznako polja ali pa polje izberemo iz spustnega seznama in kliknemo gumb Dodaj. Pri “Oznaka polja” lahko vpišemo tudi eno ali več oznak podpolj, ki jih želimo dodati v posamezno polje (npr. 3270aaa).

Na enak način lahko dodamo tudi podpolje. V oknu Podpolje lahko pri “Oznaka podpolja” vpišemo tudi več oznak podpolj, ki jih želimo dodati (npr. aedefgz).

3.3.17.2 Kopiranje polja

Iz zapisa, ki je v urejevalniku, lahko kopiramo poljubno polje in pripadajoča podpolja z vsebino.

Kliknemo na oznako polja, ki ga želimo kopirati v odložišče, in v oknu Polje kliknemo gumb Kopiraj. Polje se shrani v odložišče polj.

3.3.17.3 Spreminjanje polja/podpolja

Kadar želimo vsebino nekega polja uporabiti v drugem polju, lahko polju spremenimo oznako (npr. polje 700 želimo uporabiti kot polje 701).

Z miško kliknemo na oznako polja, ki se izpiše v oknu Polje pri “Oznaka polja”. Na tem mestu vpišemo oz. izberemo iz spustnega seznama drugo ustrezno oznako polja in kliknemo gumb Spremeni.

Na enak način lahko spremenimo tudi oznako podpolja.

3.3.17.4 Brisanje polja/podpolja

Iz zapisa lahko zbrišemo polje, tako da z miško kliknemo na oznako polja. V oknu Polje kliknemo gumb Zbriši <oznaka polja>.

Na enak način lahko zbrišemo tudi podpolje.

3.3.17.5 Dodajanje privzete vrednosti v podpolje

V podpolje lahko dodamo privzeto vrednost, ki smo jo vnaprej definirali sami. Kliknemo na oznako podpolja in v oknu Podpolje kliknemo gumb Privzeto. V podpolje se programsko prenese vsebina istega podpolja iz predloge z imenom DEFAULT.

3.3.17.6 Spreminjanje lastnosti polja/podpolja

Nekatere lastnosti polj in podpolj lahko na nivoju knjižnice spremeni oseba, odgovorna za katalogizacijo v knjižnici, ki ima pooblastilo CAT_EDITTYPE. Da postanejo spremembe veljavne, ni potrebna ponovna prijava v aplikacijo COBISS Cat, treba je le osvežiti oz. ponovno naložiti stran (tipka <F5>) oz. zapreti in ponovno odpreti zapis, v katerem smo spreminjali lastnosti polja/podpolja.

Lastnosti polj oz. podpolj moramo določiti za vsako masko vnosa posebej. Nekatere lastnosti se nanašajo na celotno polje, druge pa na posamezna podpolja.

Poljem lahko spreminjamo naslednje lastnosti:

• število ponovitev polja v maski (če je polje ponovljivo)
• privzete vrednosti indikatorjev (če so indikatorji definirani)

1. Kliknemo na oznako polja in v oknu Polje kliknemo gumb Lastnosti polja. Odpre se okno Lastnosti polja.
2. Pri “Maska” izberemo masko vnosa.
3. Pri “Polje” izberemo polje, ki mu bomo določili lastnosti.
4. Pri “Število polj” določimo, kolikokrat naj se izbrano polje v maski pojavi (če je polje ponovljivo).
5. Privzeto vrednost indikatorjev (ali obeh indikatorjev) po želji spremenimo, tako da v spustnem seznamu izberemo novo vrednost.
6. Podatke shranimo s klikom na gumb Shrani.
7. Če želimo lokalne nastavitve, ki smo jih vnesli sami, izbrisati in povrniti privzete lastnosti polja, kliknemo gumb Privzeto.
8. Okno zapremo s klikom na gumb Zapri.

Podpoljem lahko spreminjamo naslednje lastnosti:

• stopnjo obveznosti v zapisu
• obvezno prisotnost v polju
• največjo dolžino vnosa
• število ponovitev v maski vnosa
• obvezni vnos po šifrantu
• izbirni vnos po šifrantu
• pomoč pri vnosu s pomočjo šifranta

1. Kliknemo na oznako podpolja in v oknu Podpolje kliknemo gumb Lastnosti podpolja. Odpre se okno Lastnosti podpolja.
2. Pri “Maska” izberemo masko vnosa.
3. Pri “Polje” izberemo polje, ki mu pripada podpolje.
4. Pri “Podpolje” izberemo podpolje, ki mu bomo določili lastnosti.
5. Pri “Stopnja obveznosti v zapisu” je vrednost stopnje obveznosti lahko 0, 1 ali 7:
   - stopnja 0 – podpolja ni v maski, ga je pa vanjo možno dodati;
   - stopnja 1 – podpolje je v maski in je obvezno (če je podpolje obvezno na nivoju sistema, stopnje ni možno spremeniti);
   - stopnja 7 – podpolje je v maski in ni obvezno.
   Najpogosteje spremenimo stopnjo obveznosti v zapisu pri podpoljih, ki jih želimo vključiti ali izključiti iz maske vnosa (npr. pri določenem podpolju spremenimo stopnjo obveznosti z 0 na 7 in ga tako vključimo v masko vnosa, pri drugem podpolju pa stopnjo obveznosti 7 spremenimo na 0 in tako izločimo podpolje iz maske vnosa).
6. Pri “Obvezno v polju” določimo, ali je izbrano podpolje pri “Podpolje” obvezno v izbranem polju pri “Polje”.
7. Pri “Dolžina” določimo maksimalno dolžino vnosa v izbrano podpolje, če ta ni omejena na nivoju sistema. Če je vpisana dolžina 0, to pomeni, da dolžina ni omejena in jo lahko spremenimo.
8. Pri “Število podpolj” določimo, kolikokrat naj se to podpolje v maski pojavi (če je podpolje ponovljivo).
9. Pri “Šifrant” izberemo vnaprej definirani šifrant, ki naj velja za izbrano podpolje. Na voljo so vsi lokalni šifranti pa tudi nekateri globalni (npr. globalni šifrant “Splošna oznaka gradiva”, ki služi za hitrejši vnos v podpolje 200b).
10. Če označimo potrditveno polje pri Obvezni vnos, bo vnos v podpolje možen le iz šifranta, sicer pa bi lahko v podpolje vnesli tudi poljubne podatke.
11. Če označimo potrditveno polje pri Pomoč pri vnosu, bo vnos v podpolje potekal tako, da bomo vtipkali ali izbrali kodo iz šifranta, v podpolje pa se bo namesto kode vpisal pomen kode.
12. Podatke shranimo s klikom na gumb Shrani.
13. Če želimo lokalne nastavitve, ki smo jih vnesli sami, izbrisati in povrniti privzete lastnosti podpolja, kliknemo gumb Privzeto.
14. Okno zapremo s klikom na gumb Zapri.

3.3.17.7 Spreminjanje vrednosti indikatorja

Nekatera polja vsebujejo indikatorje, ki dodatno pojasnjujejo vsebino polja, odnos tega polja do drugih polj v zapisu ali določajo način obravnave podatkov v izpisih.

Polje lahko ima definirana največ dva indikatorja, ki jima lahko določimo oz. spremenimo vrednost, tako da kliknemo na oznako indikatorja in v oknu izberemo ustrezno vrednost.

3.3.18 Premakni polje/podpolje

Za premik polja ali podpolja navzgor kliknemo gumb , za premik navzdol pa gumb .

3.3.19 Dodaj/zbriši polje/podpolje

Za dodajanje polja ali podpolja kliknemo gumb , za brisanje polja ali podpolja pa gumb . Pri dodajanju polja se polje (s praznimi podpolji) na katerem stojimo, podvoji, pri dodajanju podpolja pa se doda prazno podpolje z enako oznako, kot jo nosi podpolje, na katerem stojimo.

3.3.20 Priročniki v elektronski obliki

Pri delu v aplikaciji COBISS Cat lahko uporabljamo različne priročnike v elektronski obliki (gumb ).

Pri urejanju zapisov si lahko pomagamo z opisi polj in podpolj iz priročnikov COMARC/B in COMARC/A ter drugimi referenčnimi priročniki glede na posamezni sistem COBISS (v sistemu COBISS.SI s priročnikoma ZNAČKA in PREKAT, v vseh sistemih COBISS pa tudi s priročnikom za ISSN Mednarodnega centra ISSN (ISSN Manual) in navodili za delo v aplikaciji COBISS Cat).

V pomoč pri dodajanju znakov v vnosna polja nam je lahko tudi Tabela znakov COBISS, gl. tudi poglavje Tabele znakov.

3.3.21 Uporabniške nastavitve

Kar lahko katalogizator prilagodi svojim potrebam, sodi med uporabniške nastavitve. To je:

• videz vmesnika za katalogizacijo (urejevalniku lahko spremenimo pozicijo)

• premik s tipko <Tab> po gumbih , , ,

• izpis opozorila ob preklicu urejanja zapisa

• prikaz določenih vnosnih polj v razširjeni obliki in izpis vsebine v več vrsticah

• prikaz polj za zalogo (polja 996/997, 998 so vidna le za shranjene zapise v pregledovalniku in v novem zavihku brskalnika)

• osvežitev prikaza zapisa po shranjevanju (spremembe, ki smo jih dodali v zapis, niso več označene z rumeno, sistemsko polje je takoj posodobljeno)

• razširitev stolpcev v iskalniku (širina je lahko omejena ali poljubna)

• izpis morebitnih napak pri nalaganju zapisa v urejevalnik

Kliknemo gumb , ki je zraven gumba za odjavo iz vmesnika, in v oknu Uporabniške nastavitve označimo oz. izpraznimo potrditveno polje pri nastavitvi, ki ji želimo spremeniti vrednost. Da bo sprememba veljavna, moramo klikniti gumb Shrani in osvežiti oz. ponovno naložiti stran (tipka <F5>).

3.3.22 Povezava s COBISS Lib

S klikom na gumb se brez dodatne prijave preselimo v aplikacijo COBISS Lib, kjer lahko nadaljujemo z dodajanjem polj 996/997, 998 in drugimi postopki.

3.4 Prikazovalnik zapisa

Prikazovalnik zapisa je desni del vmesnika za katalogizacijo, v katerem se prikazuje zapis iz urejevalnika ali poljuben zapis z delovnega področja. V prikazovalniku polja za zalogo niso vidna.

Spodnji del prikazovalnika je namenjen izpisu programskih opozoril.

Kadar je v prikazovalniku zapis, ki ga trenutno urejamo (ikona zanj je svinčnik na začetku sistemskega polja), se z rumeno označijo vsi podatki, ki smo jih dodali ali spremenili. Podatkom o avtorju se dodajo še variantne oblike imen iz normativne baze podatkov (uvaja jih znak “<”). Ko zapis preverimo oz. shranimo, se te variantne oblike imen izpišejo v bloku 90X.

Če smo med uporabniškimi nastavitvami (gumb ) označili potrditveno polje pri Osvežitev prikaza po shranjevanju zapisa, se po shranjevanju zapis v prikazovalniku takoj osveži, spremembe, ki smo jih dodali v zapis, pa niso več označene z rumeno.

V črni barvi so izpisane številke polj in vsebina v podpoljih, v modri barvi so številčne vrednosti indikatorjev in v oranžni barvi oznake podpolj. Aktivne spletne povezave so izpisane v modri barvi.

V prikazovalniku si lahko ogledamo poljuben zapis z delovnega področja ali pa zapis, ki je v urejevalniku. Zapis zamenjamo s klikom na ustrezno mesto na delovnem področju:

• posamezne zapise prikažemo s klikom levo od gumba
• izhodiščni zapis prikažemo s klikom levo od gumba ali gumba – v prikazovalnik se naloži zapis pred dopolnjevanjem
• zapis, ki ga urejamo, ponovno prikličemo s klikom na gumb ali gumb – v prikazovalnik se naloži zapis z dopolnitvami

Iz zapisa v prikazovalniku lahko kopiramo besedilo iz podpolj. Pri tem uporabimo splošno uveljavljene ukaze za kopiranje. Določeno besedilo lahko poiščemo s kombinacijo <Ctrl> + <F>.

Ob preverjanju pravilnosti zapisa ali shranjevanju zapisa, ki je v urejevalniku, se izvedejo programske kontrole. Na napake oz. pomanjkljivosti nas program opozori z rdeče obarvanim spodnjim robom vmesnika za katalogizacijo in jih izpiše v spodnjem delu prikazovalnika. Najprej se izpiše oznaka polja in podpolja, nato sledi opis napake oz. pomanjkljivosti. S klikom na oznako polja in podpolja, ki stoji pred opozorilom, se pomaknemo v polje, ki zahteva popravek ali dopolnitev.

Če smo med uporabniškimi nastavitvami (gumb ) označili potrditveno polje pri Izpis napak pri nalaganju zapisa v urejevalnik, se izpišejo morebitne napake takoj po nalaganju zapisa v urejevalnik.

Pri izpisu opozoril se uporabljajo različne barve:

• rdeča za nedvoumne napake
  Opozorila tipa “F” – Fatal moramo pred shranjevanjem zapisa obvezno popraviti; zapis ostane v urejevalniku.
• modra za neskladnosti
  Opozorila tipa “W” – Warning ne zahtevajo popravka pred shranjevanjem; zapis je treba za odpravo neskladnosti ponovno naložiti v urejevalnik.
• črna za morebitne pomanjkljivosti
  Opozorila tipa “I” – Info ne zahtevajo popravka pred shranjevanjem; zapis je treba za odpravo morebitnih pomanjkljivosti ponovno naložiti v urejevalnik.

Če je zapis brez napak, se spodnji rob vmesnika za katalogizacijo obarva zeleno.

4 Osnovni postopki pri delu z zapisi

Kljub spremenjenemu vmesniku za katalogizacijo ostaja proces vzajemne katalogizacije enak. Pri delu z zapisi si lahko pomagamo s priročnikom COBISS3/Katalogizacija, pogl. 8.

Osnovni postopki so:

• iskanje zapisov po različnih bazah podatkov

• kreiranje zapisa

  • od začetka (gumb Nov zapis v iskalniku ali gumb na delovnem področju), če pri iskanju ugotovimo, da zapisa ni ne v lokalni bazi podatkov ne v COBIB-u, prav tako pa ga ni možno prevzeti iz nobene tuje baze podatkov

  • s prirejanjem podobnega zapisa (gumb na delovnem področju), če pri iskanju ugotovimo, da v lokalni bazi podatkov, COBIB-u ali COBISS.net-u obstaja zapis, podoben tistemu, ki ga želimo kreirati

  • s predlogo za nov zapis (gumb v urejevalniku zapisa), če katalogiziramo večje število bibliografskih virov, pri katerih je večina podatkov enaka

• dopolnjevanje zapisa (gumb Uredi v iskalniku ali gumb na delovnem področju)

  • urejanje zapisa, ki obstaja v lokalni bazi podatkov in COBIB-u
  • urejanje zapisa neposredno v COBIB-u
  • urejanje lokalnih zapisov, ki so nastali s konverzijo, ker je knjižnica pred vključitvijo v sistem COBISS uporabljala drug sistem

• prevzemanje zapisa

  • iz baze COBIB in COBISS.net (gumb Uredi v iskalniku ali gumb na delovnem področju), če pri iskanju ugotovimo, da zapisa ni v lokalni bazi podatkov, obstaja pa v COBIB-u ali COBISS.net-u
  • iz tujih bibliografskih baz podatkov: Katalog LC, WorldCat, LC/DNB/OXF, ISSN oz. tuje normativne baze podatkov LC/NAF (gumb na delovnem področju), če pri iskanju ugotovimo, da zapisa ni ne v lokalni bazi podatkov ne v COBIB-u oz. zapisa za entiteto ni v bazi podatkov CONOR, obstaja pa v kateri od tujih baz podatkov

5 Seznam bližnjic (hitrih tipk) za izvedbo nekaterih postopkov

Bližnjice na tipkovnici so tipke ali kombinacije tipk; z njihovo uporabo se postopki, ki se običajno izvajajo z miško, pohitrijo.

Hitre tipke (angl. keyboard shortcuts) lahko uporabljamo v različnih delih uporabniškega vmesnika aplikacije COBISS Cat.

Bližnjica (hitre tipke)	Postopek
<AltGr> + <Ž>	vnos oznake LaTeX (po potrditvi vnosa v podpolje)
<AltGr> + <+> + preslednica	vnos znaka za razvrščanje (po potrditvi vnosa v podpolje)
<Ctrl> + <Alt> + <C>	preverjanje zapisa; enakovredno gumbu
<Ctrl> + <Alt> + <D>	dodajanje privzete vrednosti v podpolje; enakovredno gumbu Privzeto
<Ctrl> + <Alt> + <S>	shranjevanje zapisa; enakovredno gumbu
<Ctrl> + <Alt> + <+>	kreiranje zapisa; enakovredno gumbu
<Ctrl> + <Alt> + <Insert>	odpiranje seznama kopiranih/brisanih polj in podpolj; enakovredno gumbu
<Ctrl> + klik na vrstico z zadetkom	označitev prvega zapisa v območju zadetkov iskalnika (pazimo, da ne kliknemo v potrditveno polje ob tekoči številki)
<Ctrl> + <Shift> + klik na vrstico z zadetkom	označitev zadnjega zapisa v območju zadetkov iskalnika
<F1>	odpiranje priročnika COMARC
<F8>	preklop med iskalnikom in urejevalnikom; enakovredno gumbu

Splošno uporabnih bližnjic je še več, npr. bližnjice operacijskega sistema Windows: https://racunalniske-novice.com/25-najpomembnejsih-bliznjic/ in bližnjice pri delu s spletnim brskalnikom: https://www.neoserv.si/podpora/30-bliznjic-na-tipkovnici.

6 Znaki, črkovanje in druge možnosti

Pri delu v aplikaciji COBISS Cat nam operacijski sistem in spletni brskalnik ponujata nekaj možnosti za lažji vnos znakov in za vklop črkovalnika.

6.1 Vnos znakov s pomočjo tipkovnice

Za pravilen vnos podatkov potrebujemo standardno tipkovnico in ustrezno nastavitev tipkovnice za posamezni jezik v sistemu Windows. Na ta način lahko vnašamo vse črke posameznega jezika, druge znake s tipkovnice in znake, ki nastanejo s kombinacijo znaka in osnovne črke (npr. <AltGr> + <¨> + <A> izpiše Ä).

6.2 Tabele znakov

Pri vnosu znakov iz nabora UNICODE si lahko pomagamo z različnimi tabelami znakov.

Tabela znakov (Character Map) je vgrajena v sistem Windows in omogoča prikaz znakov, ki so na voljo za izbrano pisavo.

V iskalno polje v opravilni vrstici Windows vpišemo Tabela znakov (Character Map) in jo odpremo. Znaki so združeni glede na vrsto pisave. Privzeta pisava je Arial, s spremembo pisave pa se nabor znakov spreminja. Če označimo možnost Dodatni pogled (Advanced view), lahko iščemo tudi po imenu znaka, če ga poznamo (npr. acute, caron itd.). V seznamu poiščemo ustrezni znak, ga izberemo, kopiramo in prilepimo v vnosno polje v iskalniku ali v vnosno polje pri posameznem podpolju.

Uporabimo lahko tudi tabelo znakov (BabelMap), ki jo prenesemo s spleta: https://www.babelstone.co.uk/Software/BabelMap.html. Dodana vrednost te tabele znakov je, da lahko v vnosno polje vpišemo tudi besedilo, ne samo posamezne črke. S tabelo znakov lahko kopiramo v odložišče posamezne znake ali celotno besedilo, ki smo ga vnesli v vnosno polje pri Edit Buffer, in to nato prilepimo v aplikacijo COBISS Cat.

Pri iskanju črk po posameznih jezikih si lahko pomagamo z aplikacijo Unicodia (https://www.majorgeeks.com/files/details/unicodia.html). S tabelo znakov lahko v odložišče kopiramo le posamezne znake.

Na voljo je tudi tabela znakov COBISS s črkami razširjene latinice (strešice, apostrofi itd.): https://www.cobiss.si/knjiznicarji/CopyCharacter.htm. S klikom na posamezno tipko enostavno skopiramo znak v odložišče in ga nato s <CTRL> + <V> prilepimo v poljubno vnosno polje.

Lahko si pripravimo tudi lokalno kopijo tabele in vanjo po želji dodamo nove znake. Kode znakov so zapisane bodisi v decimalnem (osnova 10) bodisi v šestnajstiškem številskem sistemu (osnova 16), pri čemer se za šestnajstiške kode uporablja predpona 0x. Najprej tabelo znakov prenesemo in jo shranimo na lokalni disk. Nato jo odpremo z izbranim programom za urejanje besedilnih datotek (npr. Notepad, Notepad++, Visual Studio Code ipd.) ter vanjo vnesemo ustrezno kodo želenega znaka. Ko zaključimo z urejanjem, datoteko shranimo. Priporočljivo je, da jo za hitrejši dostop dodamo med zaznamke (bookmarks) v brskalniku.

6.3 Dodajanje jezika in spreminjanje razporeditve tipkovnice

Sistem Windows ponuja veliko jezikovnih paketov, ki omogočajo prikaz uporabniškega vmesnika v poljubnem jeziku.

Zamenjamo lahko razporeditev znakov na tipkovnici za drug jezik, ne da bi morali spremeniti jezik uporabniškega vmesnika. To je uporabno v primerih, kadar občasno vnašamo besedilo v drugem jeziku ali pisavi.

V iskalno polje v opravilni vrstici Windows vpišemo Nastavitve (Settings), izberemo Ura in jezik (Time & language), nato Jezik (Language). Pri Prednostni jeziki (Preferred languages) kliknemo Dodaj jezik (Add a language) in iz seznama izberemo jezik. Kliknemo Naprej (Next) in odstranimo kljukico pri Jezikovni paket (Install language pack), če bomo ta jezik uporabljali zgolj za tipkovnico. Po kliku na gumb Namesti (Install), se izbrani jezik doda v opravilno vrstico.

6.4 Dodajanje zaslonske tipkovnice

Kadar tipkovnico prilagodimo za tuj jezik in ne poznamo razporeditve znakov, si lahko pomagamo z zaslonsko tipkovnico. Windows ponuja dve zaslonski tipkovnici.

Prvo, ki je preprostejša, vključimo tako, da v opravilni vrstici Windows z desnim gumbom miške kliknemo na prazno območje in iz menija izberemo Pokaži gumb zaslonske tipkovnice (Show touch keyboard button). Gumb zaslonske tipkovnice se pojavi na desni strani opravilne vrstice. S spremembo jezika (<Windows> + <preslednica>) se spremeni tudi jezik tipkovnice.

Če na zaslonski tipkovnici z levim gumbom miške pritisnemo in držimo določeno črko, se poleg osnovne črke prikažejo še črke z ostrivcem, krativcem, strešico itd.

Drugo, naprednejšo tipkovnico vključimo tako, da v iskalno polje v opravilni vrstici Windows vpišemo Nastavitve (Settings), izberemo Dostopnost (Ease of access) in v levem delu okna kliknemo Tipkovnica (Keyboard). V desnem delu okna vklopimo Uporabi zaslonsko tipkovnico (Use the on-screen keyboard). Tudi tej tipkovnici lahko s kombinacijo tipk <Windows> + <preslednica> spremenimo jezik. Če jo nameravamo pogosteje uporabljati, ikono zanjo pripnemo v opravilno vrstico.

V brskalniku Chrome lahko uporabimo tudi zaslonsko tipkovnico, ki jo omogoča Google Orodja za vnos besedila (https://www.google.com/intl/sl/inputtools/chrome/index.html). Najprej si je treba namestiti Razširitev Google Orodja za vnos besedila za Chrome (Google Imput Tools for Multi-languages: The Chrome Extensions). Prednost tega načina je, da je pri vnosu možno kombinirati uporabo zaslonske in fizične tipkovnice, pri tem pa dobi fizična tipkovnica enako razporeditev tipk kot zaslonska. Navodila za namestitev in uporabo so dostopna na spletu, npr. https://www.youtube.com/watch?v=-rSGDSHvSXI.

Nekatere tuje črke je možno vpisati s kombinacijo tipk na tipkovnici. Na slikah je slovenska tipkovnica z razporeditvijo znakov, v tabeli pod slikama pa so navedene bližnjice za znake, ki jih lahko z njo vtipkamo.

6.5 Črkovalnik

Pravilnost vnesenega besedila v vnosnem polju posameznega podpolja se preverja, če imamo v spletnem brskalniku nastavljeno možnost preverjanja črkovanja med tipkanjem.

Nastavitve v izbranem spletnem brskalniku:

• CHROME: Nastavitve/Jeziki/ pri Preverjanje črkovanja vklopimo Preverjanje črkovanja pri vnašanju besedila na spletnih straneh oz. Settings/Languages/Spell check/Check for spelling errors when you type text on web pages

• EDGE: Nastavitve/Jeziki/ pri Pomoč za pisanje vklopimo Omogoči pomoč za slovnico in preverjanje črkovanja oz. Settings/Languages/Writing assistance/Enable grammar and spellcheck assistance

• FIREFOX: Nastavitve/Splošno/ pri Jezik potrdimo možnost Preverjaj črkovanje med tipkanjem oz. Settings/Language/Check your spelling as you type (da se napačne besede podčrtajo, je treba nato v vsakem vnosnem polju posameznega podpolja iz priročnega menija izbrati še možnost Preverjaj črkovanje oz. Check your spelling)

6.6 Samodejno prevajanje besedila

Za pravilen prikaz podatkov v zapisih je treba v spletnem brskalniku onemogočiti možnost samodejnega prevajanja besedila. Samodejno prevajanje (npr. iz angleščine ali nemščine v slovenščino) vpliva na prikaz zapisov.

Nastavitve v izbranem spletnem brskalniku:

• CHROME: Nastavitve/Jeziki/Google Prevajalnik/Samodejno prevajanje teh jezikov – ni dodanih jezikov oz. Settings/Languages/Google Translate/Automatically translate these languages – No languages added

• FIREFOX: Nastavitve/Jeziki in Videz/Prevajanje/Upravljajte nastavitve prevajanja spletnih strani in jezike, nameščene za prevajanje brez povezave oz. Settings/Language and Appearance/Translations/Set your language and site translation preferences and manage languages installed for offline translation

• EDGE: Nastavitve/Jeziki/Ponudi prevod strani, ki niso v jeziku, v katerem berete oz. Settings/Languages/Offer to translate pages that aren’t in a language I read

6.7 Delo z datotekami

Delo z datotekami v aplikaciji COBISS Cat je odvisno od funkcionalnosti spletnih brskalnikov. Tako lahko npr. v postopku izvoza zapisov, kjer se ob prenosu kreira datoteka, z nastavitvami v spletnem brskalniku določimo lokacijo shranjevanja in ime datoteke. Privzeto mesto shranjevanja datotek je največkrat mapa Downloads na lokalnem disku (npr. C:\Users\[ime uporabnika]\Downloads).

Nastavitve v izbranem spletnem brskalniku:

• CHROME: Nastavitve/Prenosi/Vprašaj, kam shraniti posamezno datoteko pred prenosom oz. Settings/Downloads/Ask where to save each file before downloading

• FIREFOX: Nastavitve/Prenosi/Vedno vprašaj, kam shraniti datoteko oz. Settings/Downloads/Always ask where to save files

• EDGE: Nastavitve/Prenosi/Za vsak prenos me vprašaj, kaj naj se z njim zgodi oz. Settings/Downloads/Ask me what to do with each download

Ko se začne prenos datoteke, se v zgornjem desnem kotu ob naslovni vrstici spletnega brskalnika prikaže ikona za prenos (). Ko je prenos končan, kliknemo na ikono in izberemo ustrezno datoteko.

7 Iskalni indeksi

V poglavju je podan tabelarični prikaz iskalnih indeksov v bibliografskih, normativnih bazah podatkov, bazah podatkov CORES in ISSN. Iskalni indeksi so razdeljeni v osnovni indeks in dodatne indekse. Iskanje lahko omejimo, pri čemer uporabimo določene pripone (npr. za vrsto bibliografskega vira, pisavo itd.).

7.1 Bibliografske baze podatkov

7.1.1 Osnovni indeks

V osnovni indeks se indeksira večina polj in podpolj. Pri kodiranih podpoljih se praviloma indeksirajo tudi razrešitve iz šifrantov.

Po celotnem osnovnem indeksu je možno iskati brez navedbe iskalne pripone. Za podpolja, ki najbolje prikažejo vsebino indeksiranega dokumenta in se zato za iskanje običajno največ uporabljajo, so ustvarjene iskalne pripone. Z njimi lahko iskanje omejimo samo na določena podpolja.

7.1.1.1 Bibliografski podatki

¹ Če je uvodna fraza v podpolju 996h oz. 997h enaka “ISBN”, se vsebina podpolja ne indeksira s /TI in TI=, temveč se ISBN, ki sledi temu nizu znakov, indeksira z BN=.

7.1.1.2 Podatki o vsebini (predmetne oznake, klasifikacija)

Zapisi s predmetnimi oznakami SGC so najdljivi, tudi če pri iskanju uporabimo neizbrane izraze iz polj 4XX in 7XX v normativnih zapisih SGC, ki jih sicer ni v bibliografskih zapisih.

² S pripono /GC se omejimo samo na tista polja 60X, ki v podpolju 2 vsebujejo kodo “SGC”.

7.1.2 Dodatni indeksi

Dodatne indekse sestavljajo iskalni pojmi iz tistih polj zapisa, ki zagotavljajo dodatne informacije o bibliografskem viru. Pri iskanju po dodatnih indeksih moramo navesti dvočrkovno predpono, ki označuje polje, in enačaj. V dodatnih indeksih so polja lahko indeksirana besedno, frazno ali besedno in frazno.

7.1.2.1 Podatki o zapisu

³ Pri kreiranju novega zapisa se indeksira datum kreiranja zapisa, pri prevzemanju zapisa iz COBIB-a ali iz mreže COBISS.net v lokalno bazo podatkov pa datum prevzema zapisa. Datum se indeksira v obliki llllmmdd.
⁴ Datum se indeksira v obliki llllmmdd.

7.1.2.2 Bibliografski podatki

⁵ Podpolja a, b, c, d in f posameznega polja se indeksirajo kot ena fraza v obliki “a, b d, c, f”. Zato je priporočljivo, da pri iskanju z AU= ali HE= krajšamo iskalni izraz z znakom “*”.
⁶ Podpolja v polju 620 se indeksirajo kot fraza, tako da se podpolju d dodajo podpolja a, b in c. Ločilo med podpolji je znak “/”.
⁷ Če je koda v podpolju 100b enaka “b” ali “j”, se indeksira le leto v 100c. Če je koda v 100b enaka “f”, “g” ali “l”, se indeksirajo tudi vse letnice v obdobju, ki ga določa leto v 100c in leto v 100d. Če je 100d = “9999”, se indeksira le leto v 100c.
⁸ S P2= se indeksira podpolje 100d, če je v podpolju 100b vpisana koda “b”.
⁹ Podpolji 531ab se indeksirata kot ena fraza v obliki “a b”. V zvezi z indeksiranjem podpolja 996/997h gl. op. 1.
¹⁰ Podpolji 200ai v zapisih za serijske publikacije se indeksirata kot ena fraza v obliki “a. i”. Zato je priporočljivo, da pri iskanju s SO= krajšamo iskalni izraz z znakom "*".

7.1.2.3 Identifikacijski podatki

¹¹ Podpolji 830a in 992b se indeksirata besedno, podpolje 992x in vsa podpolja v polju 993 pa frazno.
¹² Vsebina se indeksira brez vezajev. Če je v podpolju 010a 10-mestna številka (10 mest brez vezajev), se programsko izračuna ustrezna 13-mestna številka in se tudi ta doda v indeks. Če je prvih pet znakov v podpolju 996h oz. 997h enako “ISBN”, se številka ISBN, ki sledi tem znakom, indeksira z BN=, sicer pa se podpolje 996h oz. 997h indeksira s /TI in TI=.
¹³ S HI= iščemo zapise pod najvišjim nivojem (podrejeni zapisi), pri čemer moramo za HI= vpisati identifikacijsko številko zapisa na najvišjem nivoju (nadrejeni zapis).
¹⁴ Vsebina podpolj 020a in 020b, ki je ločena s presledkom, se indeksira kot ena fraza. Podpolje b je indeksirano tudi še samostojno.
¹⁵ Podpolja 001e, 013az, 016az, 017az, 022a in 856g se indeksirajo frazno, podpolje 012a besedno, 071a pa besedno in frazno. Vsebina podpolj 013a in 013z se indeksira z vezaji in brez njih. Če je v podpolju 013a ali 013z 10-mestna številka (10 mest brez vezajev), se programsko izračuna ustrezna 13-mestna številka in tudi ta se doda v indeks.

7.1.2.4 Podatki o vsebini (predmetne oznake, klasifikacija)

Zapisi s predmetnimi oznakami SGC so najdljivi, tudi če pri iskanju uporabimo neizbrane izraze iz polj 4XX in 7XX v normativnih zapisih SGC, ki jih sicer ni v bibliografskih zapisih.

¹⁶ S predpono DE= ne iščemo po samostojnem dodatnem indeksu, temveč po indeksih PN=, CS=, FN=, TS=, TN=, GN=, CH=, FS=, DX=, DY=, DW=, DZ=. Funkcija pregled pojmov je onemogočena.
¹⁷ Vsebina podpolja 675a se indeksira kot ena fraza in tudi kot posamične podfraze. Ločila, ki delijo podfraze, so presledek, dvopičje, plus in narekovaj. Enako velja za podpolje 675u.
¹⁸ Z GC= se indeksirajo samo tista polja 60X, ki v podpolju 2 vsebujejo kodo “SGC”. Podpolja posameznega polja se indeksirajo kot ena fraza in v istem vrstnem redu, kot nastopajo v bazi. Zato je priporočljivo, da pri iskanju krajšamo iskalni izraz z znakom "*“.
¹⁹ Prva beseda iz podpolja 6862 in vsebina podpolja 686a se indeksirata kot ena fraza, dodan je le presledek. Če podpolje 6862 ni vneseno, se indeksira samo vsebina podpolja 686a, pred katero je dodan”—" in presledek.
²⁰ Glede indeksiranja polj 600 in 960 gl. op. 5.

7.1.2.5 Kodirani podatki

²¹ Predpone za iskanje AU=, AC=, FC= in AS= lahko namesto z operatorjem AND povezujemo tudi z operatorjem (W). Pri tem moramo predpone pisati v prej navedenem zaporedju. Če katero od predpon AC= ali FC= izpustimo, uporabimo operator (2W). Rezultat takšnega iskanja so samo zapisi, v katerih so iskani podatki v istem polju 7XX.
      Primeri iskalne zahteve:

      AU=Kos, Vinko* (W) AC=730
      Iščemo zapise, v katerih je avtor Vinko Kos naveden kot prevajalec.

      AU=Rozman, Ivan* (W) AC=991 (W) FC=3-2*
      Iščemo zapise, v katerih je Ivan Rozman naveden kot mentor na eni od fakultet Univerze v Mariboru.

      AU=Rozman, Ivan* (2W) FC=3-2*
      Iščemo zapise, v katerih je Ivan Rozman naveden kot avtor na eni od fakultet Univerze v Mariboru.

      AC=991 (2W) AS=08067
      Iščemo zapise, v katerih je raziskovalec s šifro 08067 naveden kot mentor.

Operator AND pri takšnem iskanju pogosto ni dovolj natančen.
      Primer iskalne zahteve:

      AU=Gradišnik, Branko* AND AC=730
      Našli bi knjige, katerih avtor je Branko Gradišnik in knjige drugih avtorjev, ki jih je Gradišnik prevedel.

²² Z iskalno zahtevo EA=1 omejimo iskanje na zapise za vire, ki imajo le e-dostop (obstaja podpolje 0172 z vrednostjo “doi” ali pa obstaja podpolje 856u z vrednostjo drugega indikatorja 0 – Elektronski vir ali 1 – Elektronska verzija).
²³ FR= vključuje kodo za vrsto zapisa (001b) in kode, ki določajo posamezno vrsto neknjižnega gradiva:
      – Podpolje 115g (projicirno gradivo, film – fizična oblika): pred vsebino podpolja sta dodani kodi “g” (koda za projicirno, filmsko in video gradivo v 001b) in “a” (koda za film v 115a) ali “b” (koda za projicirno gradivo v 115a).
      Primera iskalne zahteve:

      FR=gac
      Iskanje filmov v kaseti.

      FR=ga*
      Iskanje filmov.

      – Podpolje 115k (videoposnetek – fizična oblika): pred vsebino podpolja sta dodani kodi “g” (koda za projicirno, filmsko in video gradivo v 001b) in “c” (koda za videoposnetek v 115a).
      Primera iskalne zahteve:

      FR=gcc
      Iskanje videoposnetkov na videokaseti.

      FR=gc*
      Iskanje videoposnetkov.

      – Podpolje 116a (slikovno gradivo – posebna oznaka gradiva): pred vsebino podpolja je dodana koda “k” (koda za slikovno gradivo v 001b).
      Primer iskalne zahteve:

      FR=ke
      Iskanje fotonegativov (koda “e”).

      – Podpolje 116g (slikovno gradivo – oznaka namena): pred vsebino podpolja je dodana koda “k” (koda za slikovno gradivo v 001b).
      Primer iskalne zahteve:

      FR=kae
      Iskanje razglednic (koda “ae”).

      – Podpolje 117a (tridimenzionalni izdelki in predmeti – posebna oznaka gradiva): pred vsebino podpolja je dodana koda “r” (koda za tridimenzionalne izdelke in predmete v 001b).
      Primer iskalne zahteve:

      FR=raq
      Iskanje igrač (koda “aq”).

      – Podpolje 124b (kartografsko gradivo – oblika kartografske enote): pred vsebino podpolja je dodana koda “e” (koda za tiskano kartografsko gradivo v 001b).
      Primer iskalne zahteve:

      FR=ed
      Iskanje zemljevidov (koda “d”).

      – Podpolje 126a (zvočni posnetki – oblika): pred vsebino podpolja je dodana koda “i” (koda za neglasbene zvočne posnetke v 001b) ali “j” (koda za glasbene zvočne posnetke v 001b).
      Primer iskalne zahteve:

      FR=ja
      Iskanje glasbenih izvedb na gramofonskih ploščah (koda “a”).

      – Podpolje 128a (oblika skladbe): pred vsebino podpolja je dodana koda iz podpolja 001b, in sicer “c” (tiskane muzikalije), “d” (rokopisne muzikalije) ali “j” (glasbeni zvočni posnetki).
      Primera iskalne zahteve:

      FR=cmr
      Iskanje notnega zapisa za koračnico.

      FR=jmr
      Iskanje zvočnega zapisa za koračnico.

      – Podpolje 135a (elektronski viri – tip): pred vsebino podpolja sta dodani koda “l” (elektronski viri) iz podpolja 001b in črka “t” (tip).
      Primer iskalne zahteve:

      FR=ltd
      Iskanje besedilnih elektronskih virov.

      – Podpolje 135b (elektronski viri – fizična oblika): pred vsebino podpolja je dodana koda “l” (elektronski viri) iz podpolja 001b.
      Primer iskalne zahteve:

      FR=li
      Iskanje online elektronskih virov.
²⁴ Z RS= se indeksira podpolje 001a, če je vpisana koda “i”, “p”, “r” ali “d”.
      Primer iskalne zahteve:

      RS=p
      Iskanje CIP-zapisov.

Tudi podpolje 998e (indikator nabave) se indeksira z RS=. Predpone SI=, RS= in AM= lahko povežemo z operatorjem (W). Pri tem morajo biti predpone v navedenem zaporedju. Če izpustimo predpono RS=, uporabimo operator (2W). Rezultat takšnega iskanja bodo samo zapisi, v katerih so iskani podatki v istem polju 998. To je še posebej pomembno za ustanove, ki poročajo za druge ustanove.
      Primeri iskalnih zahtev:

      RS=o
      Iskanje trenutno naročenih serijskih publikacij. Sigla pri iskanju ni pomembna pri lokalnih bazah podatkov tistih ustanov, ki ne poročajo za druge ustanove.

      SI=50003 (W) RS=o (W) AM=a
      Iskanje trenutno naročenih serijskih publikacij, katerih način nabave je nakup v Centralni medicinski knjižnici (CMK) s siglo 50003. Ukaz je smiseln samo v lokalni bazi podatkov CMK.

      SI=50202 (W) RS=93
      Iskanje dezideratov za leto 1993 v ustanovi s siglo 50202. Ukaz je smiseln samo v lokalni bazi podatkov ustanove, ki poroča za to ustanovo.

      SI=50001 (2W) AM=a
      Iskanje serijskih publikacij, katerih način nabave je nakup v NUK-u (sigla 50001).
²⁵ Z RT= se indeksira podpolje 001b.
      Primer iskalne zahteve:

      RT=c
      Iskanje tiskanih muzikalij.

S pripono /BMA lahko omejimo iskanje na zapise, kjer je v podpolju 001b vpisana koda “a” in podpolje 130a ni vneseno.
Obstaja tudi negacija prejšnjega iskanja, to je /NBM, ki omeji iskanje samo na neknjižno gradivo.
      Primer iskalne zahteve:

      AU=Cankar, Ivan/BMA*

7.1.3 Omejevanje

V tabeli je prikazan seznam pripon, s katerimi lahko dodatno omejimo iskanje.

7.2 Normativna baza podatkov CONOR

7.2.1 Osnovni indeks

Po celotnem osnovnem indeksu je možno iskati brez navedbe iskalne pripone.

V tabeli je prikazan seznam pripon za omejitev iskanja samo po določenih poljih osnovnega indeksa.

7.2.2 Dodatni indeksi

V tabelah je seznam predpon, ki omogočajo iskanje po dodatnih indeksih.

7.2.2.1 Podatki o zapisu

7.2.2.2 Normativni podatki

¹ Podpolja posameznega polja se indeksirajo kot ena fraza. Zato je priporočljivo, da pri iskanju s CB=, CH=, PH=, PN= ali VN= krajšamo iskalni izraz z znakom "*". Točke dostopa so v indeksih CB=, CH=, PH= in PN= indeksirane z vsemi vpisanimi diakritičnimi znakic.

7.2.2.3 Kodirani podatki

7.2.3 Omejevanje

V tabeli je prikazan seznam pripon, s katerimi lahko dodatno omejimo iskanje.

7.3 Normativna baza podatkov SGC

7.3.1 Osnovni indeks

Po celotnem osnovnem indeksu je možno iskati brez navedbe iskalne pripone.

V tabeli je prikazan seznam pripon za omejitev iskanja samo po določenih poljih osnovnega indeksa.

¹ S priponami /AT, /CB, /ET, /FN, /FS, /GN, /PN, /SU, /TN, /UT se omejimo samo na tista polja 4XX, ki ne vsebujejo podpolja 2.

² S pripono /SF se omejimo samo na tista polja 4XX, ki vsebujejo podpolje 2.

7.3.2 Dodatni indeksi

V tabelah je seznam predpon, ki omogočajo iskanje po dodatnih indeksih.

7.3.2.1 Podatki o zapisu

7.3.2.2 Normativni podatki

³ Z AT=, CB=, ET=, FN=, FS=, GN=, PN=, SU=, TN=, UT= se indeksirajo samo tista polja 4XX, ki ne vsebujejo podpolja 2. Podpolja posameznega polja se indeksirajo kot ena fraza in v istem vrstnem redu, kot nastopajo v bazi. Zato je priporočljivo, da pri iskanju krajšamo iskalni izraz z znakom "*". Točke dostopa so indeksirane z vsemi vpisanimi diakritičnimi znaki, brez diakritičnih znakov pa niso najdljive.

⁴ Podpolja posameznega polja se indeksirajo kot ena fraza in v istem vrstnem redu, kot nastopajo v bazi.

⁵ S SF= se indeksirajo samo tista polja 4XX, ki vsebujejo podpolje 2. Podpolja posameznega polja se indeksirajo kot ena fraza in v istem vrstnem redu, kot nastopajo v bazi. Izjema je podpolje 3, ki je indeksirano kot samostojna fraza.

7.3.2.3 Identifikacijski podatki

⁶ S FA= se indeksirajo podpolja 3 tistih polj 5XX, ki v podpolju 5 vsebujejo kodo “g”.

7.3.2.4 Kodirani podatki

7.3.3 Omejevanje

V tabeli je prikazan seznam pripon, s katerimi lahko dodatno omejimo iskanje.

7.4 CORES

7.4.1 Osnovni indeks

Po celotnem osnovnem indeksu je možno iskati brez navedbe iskalne pripone.

V tabeli je prikazan seznam pripon za omejitev iskanja samo po določenih poljih osnovnega indeksa.

7.4.2 Dodatni indeksi

V tabeli je seznam predpon, ki omogočajo iskanje po dodatnih indeksih.

7.5 ISSN

7.5.1 Dodatni indeksi

V tabeli je seznam predpon, ki omogočajo iskanje po dodatnih indeksih.

8 Programsko preverjanje zapisov

Ob shranjevanju zapisov v bibliografske baze podatkov in obe normativni bazi podatkov se izvedejo programske kontrole, na osnovi katerih se oblikujejo programska sporočila.

Programska sporočila opozarjajo na:

• neupoštevanje definiranih osnovnih lastnosti polj in podpolj
• nepravilno kombinacijo več podatkov v zapisu
• druge napake

Nekatere kontrole, ki v bibliografskih zapisih opozarjajo na napake v poljih z normativno kontrolo (70X), zahtevajo ureditev podatkov v normativnih zapisih ali povezavo z ustreznim normativnim zapisom.

8.1 Bibliografske baze podatkov

Legenda

• Status kontrole:
  – F (Fatal): v zapisu je napaka in dokler ni popravljena, zapisa ne moremo shraniti
  – W (Warning): v zapisu je napaka, a zapis kljub temu lahko shranimo
  – I (Info): v zapisu je potencialna napaka, zapis lahko shranimo
• Opozorilo: sporočila za uporabnika (urejena po abecedi)
• Opis: pogoji za preverjanje

V koničastih oklepajih so ponekod vpisane oznake polja/podpolja/indikatorja/ID-ja, ki se pri preverjanju nadomestijo z vrednostjo iz zapisa. Trije vprašaji (???) se v opozorilu nadomestijo z ustrezno številko polja/tipa/ID-ja, štirje vprašaji (????) pa z ustrezno številko polja in oznako podpolja.

8.2 Normativni bazi podatkov

Legenda

• Status kontrole:
  – F (Fatal): v zapisu je napaka in dokler ni popravljena, zapisa ne moremo shraniti
  – W (Warning): v zapisu je napaka, a zapis kljub temu lahko shranimo
  – I (Info): v zapisu je potencialna napaka, zapis lahko shranimo
• Baza, za katero velja kontrola:
  – C: CONOR
  – S: SGC
• Opozorilo: sporočila za uporabnika (urejena po abecedi)
• Opis: pogoji za preverjanje

V koničastih oklepajih so ponekod vpisane oznake polja/podpolja/indikatorja/ID-ja/točke dostopa, ki se pri preverjanju nadomestijo z vrednostjo iz zapisa. Trije vprašaji (???) se v opozorilu nadomestijo z ustrezno številko polja/ID-ja, štirje vprašaji (????) pa z ustrezno številko polja in oznako podpolja.

8.3 CORES

Legenda

• Status kontrole:
  – F (Fatal): v zapisu je napaka in dokler ni popravljena, zapisa ne moremo shraniti
  – W (Warning): v zapisu je napaka, a zapis kljub temu lahko shranimo
  – I (Info): v zapisu je potencialna napaka, zapis lahko shranimo
• Opozorilo: sporočila za uporabnika (urejena po abecedi)
• Opis: pogoji za preverjanje

V koničastih oklepajih so ponekod vpisane oznake polja/podpolja/indikatorja, ki se pri preverjanju nadomestijo z vrednostjo iz zapisa.

9 METADAT

Za nekatere vrste gradiva so na voljo podatki, ki so uporabni pri pripravi bibliografskih zapisov. Lahko gre za podatke založnikov, lahko pa tudi za podatke iz kakih drugih virov, na primer iz akademskih repozitorijev.

Tovrstni podatki se zbirajo v bazi podatkov METADAT, od tam pa jih knjižnice lahko prevzamejo v COBIB. Za vpis podatkov v METADAT se knjižnice, ki bi te podatke želele uporabljati pri katalogizaciji, dogovorijo s ponudnikom teh podatkov in IZUM-om.

Ponudniki morajo urediti prenos svojih podatkov v METADAT in poskrbeti za konverzijo v ustrezni format. Podatkovne sheme iz različnih virov se med seboj razlikujejo, zato je za vsakega ponudnika treba pripraviti drugo konverzijo.

Podatki posameznega ponudnika so vidni le knjižnicam, ki katalogizirajo gradivo tega ponudnika.

Za dostop do baze podatkov METADAT potrebujemo pooblastilo CAT_METADAT.

9.1 Iskalnik

V seznamu baz podatkov za iskanje vidijo METADAT le v knjižnicah, ki so se dogovorile za uporabo METADAT, in le katalogizatorji s pooblastilom CAT_METADAT.

Iskanje zapisov METADAT se nekoliko razlikuje od iskanja zapisov po drugih bazah podatkov, prilagojen pa je tudi iskalnik (izpuščenih je večina gumbov, izbirni način iskanja, možnosti razvrščanja, poizvedb itd.). Ko v spustnem seznamu izberemo bazo METADAT, se takoj prikaže seznam zapisov iz te baze. Če želimo omejiti prikazan seznam zapisov, npr. po besedi iz naslova, letnici itd., lahko v vnosno polje za ukazno iskanje vnesemo poljuben niz znakov iz zapisa. Znakov za krajšanje pri tem ne smemo uporabiti.

V seznamu rezultatov iskanja so vidni podatki o zapisu v bazi podatkov METADAT:

• pri “ID” se izpiše zaporedna številka zapisa v bazi podatkov METADAT;
• pri “COBISS.SI-ID” se izpiše številka COBISS.SI-ID, če je zapisu že dodeljena;
• pri “Ponudnik” se izpiše izvor zapisa in datum, ko je bil zapis vpisan v bazo METADAT;
• pri “Status v COBISS” se izpiše status o prenosu v COBISS. Ko se zapis vpiše v METADAT, dobi status novo, zapisi, ki so v postopku prenosa v COBISS s COBISS3/Katalogizacijo pa dobijo status v obdelavi ali v urejanju;
• pri “Datum statusa v COBISS” je naveden datum zadnje spremembe statusa;
• pri “Kontaktni podatki” se izpiše e-naslov kontaktne osebe, če obstaja;
• pri “Zapis prevzela knjižnica” je vpisan akronim knjižnice, ki je zapis prevzela oz. ga ureja;
• pri “Naslov” se izpišejo podatki iz podpolj 200aceh.

Po izbiri zapisa v seznamu rezultatov iskanja, lahko zapis naložimo na delovno področje (gumb Odloži), ga dodamo v urejevalnik (gumb Uredi) ali pregledamo (gumb Prikaži).

9.2 Delovno področje

Zapisi METADAT, ki so na delovnem področju, so označeni z akronimom METADAT in številko METADAT-ID.

Če na delovnem področju označimo zapis METADAT, lahko zapis pregledamo v formatu ISBD ali COMARC (gumb in Prikaži), ga primerjamo z drugimi zapisi (gumb in Primerjaj) ali pa iz njega skopiramo polja, ki jih potrebujemo v drugem zapisu (gumb in Izbira polj za prenos). Prav tako lahko zapise METADAT tudi izbrišemo (gumb ).

S klikom na gumb prevzamemo zapis iz baze podatkov METADAT, pri čemer se na delovnem področju spremeni akronim METADAT v akronim lokalne baze, METADAT-ID številka pa se nadomesti z identifikacijsko številko novega zapisa <-n>.

9.3 Urejevalnik zapisa

Gumbi, ki so nad urejevalnikom zapisa, delujejo za zapise METADAT enako kot za zapise iz drugih baz podatkov, z izjemo gumba za spremembo maske. Zapisi iz baze METADAT se privzeto naložijo v urejevalnik v masko N – neknjižno gradivo, izjema so zapisi za tekstovno gradivo (001b = “a” ali 001b = “b”), ki se naložijo v masko M. Če kliknemo gumb , lahko spremenimo masko v katerokoli drugo masko vnosa in ne le v masko M.

Ko zapis dopolnimo in shranimo, se vpiše v lokalno bazo podatkov in COBIB, v METADAT pa ga več ne vidimo.

9.4 Prikazovalnik

V prikazovalniku si lahko ogledamo zapis METADAT z delovnega področja ali pa zapis, ki je bil prevzet iz baze METADAT in je v urejevalniku. Prevzeti zapisi imajo številko METADAT-ID vpisano v podpolju 000w v sistemskem polju.

10 Prikaz rezultatov iskanja

Definiramo lahko različne vrste prikazov, v katerih izpišemo rezultate iskanja v iskalniku. Ko kliknemo gumb , se odpre okno Urejanje prikazov rezultatov iskanja s seznamom prikazov, ki smo jih predhodno definirali. Na začetku je seznam prazen.

10.1 Dodajanje in spreminjanje prikazov rezultatov iskanja

Seznam prikazov rezultatov iskanja lahko dopolnimo z novim prikazom ali pa že definirani prikaz spremenimo.

Izhajamo iz okna Urejanje prikazov rezultatov iskanja.

1. Za dodajanje novega prikaza kliknemo gumb Dodaj, za spreminjanje že definiranega prikaza, ki smo ga označili v seznamu, kliknemo gumb Uredi.
   Odpre se okno Prikaz rezultatov iskanja.

   

2. Pri “Ime” vpišemo ali spremenimo ime prikaza.

3. Določimo atribute prikaza.
   Če želimo atribut dodati med atribute prikaza, ga označimo v seznamu “Atributi” in kliknemo gumb Dodaj.
   Če želimo atribut odstraniti iz seznama “Atributi za prikaz rezultatov iskanja”, ga označimo in kliknemo gumb Odstrani.

4. Po potrebi uredimo vrstni red atributov prikaza. Atribut pomaknemo vrstico više ali niže, tako da ga označimo in kliknemo gumb Gor ali Dol.

   Nasvet

   Če želimo definirati dodatne atribute ali dodatno definirane atribute spremeniti ali brisati, kliknemo gumb Upor. atributi.

5. Kliknemo gumb V redu.

Seznami vnaprej definiranih atributov z ustreznimi polji in podpolji, iz katerih se lahko izpisujejo podatki v prikazu rezultatov iskanja v bibliografskih bazah podatkov, v normativnih bazah podatkov in v bazi podatkov CORES, so opisani v poglavju Atributi za prikaz rezultatov iskanja.

10.2 Brisanje prikazov rezultatov iskanja

Prikaze rezultatov iskanja brišemo v oknu Urejanje prikazov rezultatov iskanja.

1. V seznamu “Prikazi rezultatov iskanja” izberemo prikaz. Pri tem se vrstica v seznamu obarva.
2. Kliknemo gumb Zbriši. Program zahteva, da brisanje potrdimo.
3. Kliknemo gumb Da, nato pa še Zapri.

10.3 Prikazi rezultatov iskanja in uporabniško definirani atributi

Poleg vnaprej definiranih atributov lahko za prikaz rezultatov iskanja definiramo tudi svoje atribute, tako da v oknu Prikaz rezultatov iskanja kliknemo gumb Upor. atributi. Odpre se okno Uporabniški atributi.

10.3.1 Dodajanje in spreminjanje uporabniško definiranih atributov

Izhajamo iz okna Uporabniški atributi. Na začetku je seznam prazen. Za že definirane atribute pa se izpišejo naslednji podatki:

• pri “Ime” – ime uporabniško definiranega atributa
• pri “Podatki za prikaz” – polja in podpolja posameznega atributa

1. Za dodajanje novega uporabniškega atributa kliknemo gumb Dodaj, za spreminjanje že definiranega uporabniškega atributa, ki smo ga označili v seznamu, kliknemo gumb Uredi.
   Odpre se okno Atribut za prikaz rezultatov iskanja.

   

   “Seznam polj” vključuje polja, ki smo jih že dodali v atribut. Na začetku je seznam prazen. Neposredni vnos vanj ni možen. Seznam lahko ažuriramo. Če v seznamu označimo posamezno vrstico, se podatki prenesejo v vnosna polja pri “Polje”, “Ločevalni znak”, “Podpolja” in “Definiran vrstni red podpolj”.
   Pri “Podatki za prikaz” se izpiše celotni uporabniško definirani prikaz. Na začetku je polje prazno.
   

2. Pri “Ime” vpišemo ali spremenimo ime atributa.
   

3. Pri “Polje” vpišemo številko polja.

4. Pri “Ločevalni znak” vpišemo to, kar želimo v izpisu dodati pred polje. Vpišemo lahko en znak ali več znakov. Privzeto je vpisan znak " / ". Gl. tudi poglavje Pravila za prikaz uporabniško definiranih atributov.
   

5. Ob gumbu Podpolja je viden seznam že definiranih podpolj. Na začetku je polje prazno. Kliknemo gumb Podpolja.
   Odpre se okno Polje ???, pri čemer znaki “???” nadomeščajo številko polja, ki ga vključujemo v prikaz.

   

   “Seznam podpolj” vključuje podpolja, ki smo jih že dodali v polje. Na začetku je seznam prazen. Neposredni vnos vanj ni možen. Seznam lahko ažuriramo. Če v seznamu označimo posamezno vrstico, se podatki prenesejo v vnosna polja pri “Podpolje”, “Ločevalni znak” in “Kode”.

6. Pri “Podpolje” vpišemo oznako podpolja.
   

7. Pri “Ločevalni znak” vpišemo to, kar želimo v izpisu dodati pred podpolje. Vpišemo lahko en znak ali več znakov. Privzeto je vpisan znak " ; ". Gl. tudi poglavje Pravila za prikaz uporabniško definiranih atributov.

8. Spustni seznam pri “Kode” uporabimo le pri kodiranih podpoljih. Iz njega izberemo način prikaza kodiranega podpolja.
   

9. Ko v seznam dodamo vsa podpolja za izpis, kliknemo gumb V redu.
   Vrnemo se v okno Atribut za prikaz rezultatov iskanja.

10. Če želimo izpisati podpolja v enakem vrstnem redu, kot smo jih definirali pri atributu, mora biti označeno potrditveno polje pri “Definiran vrstni red podpolj”.
    

11. Ko v seznam dodamo vsa polja za izpis, kliknemo gumb V redu.
    Vrnemo se v okno Uporabniški atributi.

12. Za izhod iz okna kliknemo gumb Izhod.

10.3.1.1 Urejanje seznamov polj in podpolj

Postopek opisuje, kako dodajamo, spreminjamo ali brišemo vrstice pri “Seznam polj” v oknu Atribut za prikaz rezultatov iskanja in vrstice pri “Seznam podpolj” v oknu Polje ???.

1. Za dodajanje polja (podpolja) v seznam kliknemo gumb Dodaj. Podatki pri “Polje”, “Ločevalni znak”, “Podpolja” in “Definiran vrstni red podpolj” (“Podpolje”, “Ločevalni znak” in “Kode”) se dodajo na zadnje mesto v seznamu.
   
2. Za spreminjanje polja (podpolja) v seznamu najprej izberemo polje (podpolje), nato pa kliknemo gumb Zamenjaj.
3. Po potrebi uredimo vrstni red polj (podpolj) v seznamu. Polje (podpolje) pomaknemo vrstico više ali niže, če ga označimo in kliknemo gumb Gor ali Dol.
4. Za brisanje polja (podpolja) v seznamu najprej izberemo polje (podpolje), nato pa kliknemo gumb Odstrani.

10.3.1.2 Pravila za prikaz uporabniško definiranih atributov

V “Seznam polj” v oknu Atribut za prikaz rezultatov iskanja se prenesejo podatki iz vnosnih polj pri “Polje”, “Ločevalni znak”, “Podpolja” in podatek iz potrditvenega polja “Definiran vrstni red podpolj”. Posamezna vrstica ima obliko:

• Ločevalni znak + “<@” + Polje + “>” + Podpolja
  Znak “@” pove, da smo označili potrditveno polje pri “Definiran vrstni red podpolj”. Če potrditveno polje ni označeno, se znak “@” v vrstici pred oznako polja ne izpiše.

Pri “Podpolja” so v eni vrstici vpisani vsi elementi seznama podpolj iz okna Polje ???. Posamezni element sestavljajo podatki, ki se prenesejo iz vnosnih polj pri “Podpolje”, “Ločevalni znak” in “Kode”.

Oblika posamezne vrstice je odvisna od izbrane vrednosti v spustnem seznamu pri “Kode”:

• Ločevalni znak + “<” + Podpolje + “>”, kadar je izbrana vrednost koda
• Ločevalni znak + “<&” + Podpolje + “>”, kadar je izbrana vrednost pomen kode
• Ločevalni znak + “<%” + Podpolje + “>”, kadar je izbrana vrednost koda in pomen kode

Pri izpisu podatkov veljajo naslednja pravila:

• Definirani ločevalni znaki se izpisujejo pred poljem ali podpoljem.
• Če je definiran znak oklepaj, se za poljem ali podpoljem programsko pripiše še zaklepaj (velja tako za okrogle, kot za oglate ali zavite).
• Pred prvim poljem na prikazu ni ločevalnega znaka, ne glede na vnesen znak za polje. Znak, ki ga določimo za polje, se pojavi le pri ponovitvah polja.
• Pred prvim podpoljem v polju ni ločevalnega znaka, ne glede na vnesen znak za podpolje. Znak, ki ga določimo za podpolje, se pojavi le pri ponovitvah podpolja.
• Če je označeno potrditveno polje pri “Definiran vrstni red podpolj”, se upošteva vrstni red podpolj, kot smo ga definirali v atributu, sicer se podpolja izpišejo v enakem vrstnem redu, kot so v zapisu.
• Spustni seznam pri “Kode” vpliva na izpis kodiranih podatkov. Možne vrednosti so:
  • koda – izpiše se vsebina podpolja
  • pomen kode – izpiše se vrednost iz šifranta
  • koda in pomen kode – izpiše se vsebina podpolja, za pomišljajem pa še vrednost iz šifranta

10.3.2 Brisanje uporabniško definiranih atributov

Uporabniško definirane atribute brišemo v oknu Uporabniški atributi.

1. V seznamu uporabniško definiranih atributov s klikom izberemo atribut. Pri tem se vrstica v seznamu obarva.
2. Kliknemo gumb Odstrani. Atribut se izbriše iz seznama.

10.4 Atributi za prikaz rezultatov iskanja

V poglavju je podan seznam atributov z ustreznimi polji in podpolji, iz katerih se lahko izpisujejo podatki v prikazu rezultatov iskanja v bibliografskih bazah podatkov, normativnih bazah podatkov in bazi CORES.

10.4.1 Bibliografske baze podatkov

10.4.2 Normativna baza podatkov CONOR

10.4.3 Normativna baza podatkov SGC

10.4.4 CORES

11 Nasveti pri delu v COBISS Cat

Funkcionalnost	Nasveti
Nastavitev velikosti prikaza v vmesniku	Velikost prikaza urejamo z možnostjo Povečaj oz. Zoom v spletnem brskalniku.
Skrivanje delovnega področja	Delovno področje lahko skrijemo oz. ponovno prikažemo s klikom na gumb .
Povezava s COBISS Lib	S klikom na gumb se izvede samodejna prijava v aplikacijo COBISS Lib, kjer lahko nadaljujemo s postopki v zalogi, izpisih… Zapis, ki smo ga shranili v lokalno bazo, najdemo v oknu Zgodovina (gumb ).
Uporaba črkovalnika	Da lahko v vnosnem polju preverimo pravilnost vnesenega besedila, moramo v spletnem brskalniku omogočiti uporabo črkovalnika.
Izvoz zapisov	Pri izvozu zapisov v različne formate se kreirajo datoteke. Če želimo ob prenosu datoteke izbrati lokacijo in določiti ime datoteke, moramo to omogočiti v spletnem brskalniku.
Odpiranje zapisa v novem oknu brskalnika	Če zapis v novem zavihku brskalnika povlečemo iz okna brskalnika, se odpre v novem oknu.
Premik polja/podpolja	Z miško se postavimo na polje/podpolje, ki ga želimo premakniti in ga z levim gumbom miške povlečemo na novo lokacijo v zapisu (“drag & drop”).
Vnos znakov iz nabora UNICODE	Pri vnosu znakov UNICODE si lahko pomagamo z različnimi tabelami znakov (npr. Character Map, BabelMap, Unicodia, Tabela znakov COBISS) in zaslonskimi tipkovnicami.
Dostop do zgodovine odložišča	S tipkama <Windows> + <V> odpremo zgodovino odložišča (“clipboard history”), kjer lahko izbiramo med zadnjimi 25 izrezanimi ali kopiranimi besedili/elementi in jih prilepimo v poljubna vnosna polja aplikacije COBISS Cat.