COBISS – Kooperativni online bibliografski sistem in servisi

Uvod

Knjižnice so v informacijski družbi nepogrešljiva središča znanja, njihova naloga pa je tudi evidentiranje rezultatov "intelektualne produkcije". Svoje vloge pa ne morejo opravljati, če njihovo delovanje ni podprto s sodobno informacijsko in komunikacijsko tehnologijo. Tudi ne morejo uspešno delovati kot osamljeni otoki, ampak se morajo povezovati ter s tem zagotavljati pogoje dialoga in sodelovanja kot najboljših podlag za razvoj vsake od držav in mednarodne skupnosti v celoti.

Leta 1987 je takratna Skupnost jugoslovanskih nacionalnih knjižnic sprejela sistem vzajemne katalogizacije kot skupno osnovo knjižničnega informacijskega sistema in sistema znanstvenih in tehnoloških informacij Jugoslavije, vlogo nosilca razvoja organizacijskih rešitev in programske opreme pa je prevzel Institut informacijskih znanosti (IZUM) iz Maribora.

Leta 1991 je IZUM promoviral sistem COBISS (Kooperativni online bibliografski sistem in servisi) kot nadgradnjo sistema vzajemne katalogizacije. Isti akronim se je takrat začel uporabljati tudi za pripadajočo programsko opremo. Zaradi razpada Jugoslavije so se knjižnice zunaj Slovenije zatem izključile iz skupnega sistema vzajemne katalogizacije, skoraj vse pa so postopoma obnovile sodelovanje z IZUM-om in danes v svojih državah vzpostavljajo avtonomne knjižnične informacijske sisteme na platformi COBISS z vzajemno katalogizacijo v mreži COBISS.net.

mreža COBISS.net

COBISS.SI, COBISS.SR, COBISS.MK, COBISS.BH in +COBISS.RS, COBISS.CG, COBISS.BG, COBISS.AL ter COBISS.KS so oznake za avtonomne knjižnične informacijske sisteme, ki se vzpostavljajo v posameznih državah (Slovenija, Srbija, Severna Makedonija, Bosna in Hercegovina, Črna gora, Bolgarija, Albanija in Kosovo). V Bosni in Hercegovini sta dva sistema (COBISS.BH in COBISS.RS), saj se je ena od konstitutivnih enot (Republika Srbska) leta 2013 odločila za vzpostavitev avtonomnega sistema. V Albaniji je vlogo nacionalnega COBISS centra prevzela Akademija znanosti Albanije. Na Kosovu se sistem COBISS.KS trenutno vzpostavlja brez sodelovanja nacionalne knjižnice.

Leta 2003 je bil podpisan Sporazum o vzpostavitvi mreže COBISS.net in prostem pretoku bibliografskih zapisov, ki se kreirajo v avtonomnih knjižničnih informacijskih sistemih Bosne in Hercegovine, Črne gore, Severne Makedonije, Slovenije in Srbije.

Organizacijski model sistema COBISS

COBISS predstavlja organizacijski model povezovanja knjižnic v nacionalni knjižnični informacijski sistem z vzajemno katalogizacijo, vzajemno bibliografsko-kataložno bazo podatkov COBIB in lokalnimi bazami podatkov sodelujočih knjižnic, bazo podatkov o knjižnicah COLIB, normativno bazo podatkov CONOR ter s številnimi drugimi funkcijami. Strokovne osnove in tehnološke predpostavke za delovanje sistema so:

  • standardizirana in vzajemna obdelava knjižničnega gradiva ter enotno vodenje katalogov in bibliografij,
  • ustrezna usposobljenost strokovnih delavcev za vzajemno katalogizacijo,
  • računalniška in komunikacijska povezanost knjižnic.

Nacionalni knjižnični informacijski sistem na platformi COBISS sooblikujejo nacionalni center COBISS in knjižnice kot članice sistema.

Nacionalni center COBISS (NCC) je knjižnični informacijski servis, katerega naloge so:

  • načrtovanje in usklajevanje aktivnosti glede povezovanja knjižnic v sistem COBISS,
  • zagotavljanje računalniških zmogljivosti za delovanje sistema in centralnih servisov,
  • zagotavljanje programske opreme COBISS in uporabniške dokumentacije za vzajemno katalogizacijo, lokalno knjižnično poslovanje in druge servise,
  • upravljanje z vzajemno bazo podatkov COBIB,
  • organiziranje izobraževanja in strokovna pomoč knjižnicam in drugim uporabnikom programske opreme in servisov COBISS,
  • ugotavljanje usposobljenosti strokovnih delavcev knjižnic za sodelovanje v vzajemni katalogizaciji (v sodelovanju z nacionalno knjižnico),
  • strokovna pomoč knjižnicam pri konverziji in prenosu podatkov iz drugih sistemov,
  • organiziranje dostopa do tujih informacijskih servisov in baz podatkov na podlagi konzorcijskih pogodb.

V Sloveniji naloge nacionalnega centra COBISS opravlja IZUM, v drugih državah pa so to praviloma oddelki nacionalnih knjižnic.

Knjižnice imajo lahko v knjižničnem informacijskem sistemu na platformi COBISS enega od naslednjih statusov:

  • Status nacionalne članice ima nacionalna knjižnica, ki aktivno sodeluje v sistemu vzajemne katalogizacije in opravlja tudi posebne naloge (katalogizacija nacionalne produkcije, izobraževanje knjižničarjev, preverjanje usposobljenosti kreatorjev zapisov (katalogizatorjev), nadzor kakovosti obdelave gradiva itd.).
  • Status polnopravnih članic imajo knjižnice, ki sodelujejo v sistemu vzajemne katalogizacije in lahko prispevajo zapise v vzajemno bazo podatkov, če imajo njihovi katalogizatorji ustrezna dovoljenja/pooblastila za vzajemno katalogizacijo. Če teh pooblastil nimajo, ne morejo prispevati zapisov v vzajemno bazo podatkov, lahko pa zapise prevzemajo iz te baze in jih shranjujejo v svoje lokalne baze podatkov.

Za obravnavanje vprašanj razvoja in delovanja nacionalnih knjižničnih informacijskih sistemov na platformi COBISS se praviloma oblikujejo sveti članic COBISS, ki jih sestavljajo predstavniki različnih skupin knjižnic (nacionalna, splošne, visokošolske, specialne, šolske) po kriteriju skupno prispevanih zapisov v vzajemno bazo podatkov COBIB.

IZUM ima z nacionalnimi centri COBISS zunaj Slovenije sklenjene krovne pogodbe, na podlagi katerih jim zagotavlja:

  • know-how za organiziranje in upravljanje knjižničnega informacijskega sistema na platformi COBISS,
  • programsko opremo COBISS za avtomatizacijo knjižničnih funkcij, ki je originalni proizvod IZUM-a, in
  • računalniške zmogljivosti za delovanje sistema in centralnih servisov (po potrebi).

IZUM s knjižnicami iz sodelujočih držav ne sodeluje neposredno. Trenutno so izjema knjižnice na Kosovu.

Knjižnice sklenejo z nacionalnim centrom COBISS pogodbo o polnopravnem članstvu v nacionalnem knjižničnem informacijskem sistemu, s katero se obvežejo, da bodo upoštevale pravila delovanja sistema in plačevale letno članarino, če to ni urejeno drugače (v Sloveniji npr. dejavnost nacionalnega centra COBISS skoraj v celoti financira Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in inovacije). Članarina med drugim vključuje nadomestilo za uporabo programske opreme COBISS.

Platforma sistema COBISS

COBISS3 je tretja generacija programske opreme za avtomatizacijo knjižničnega poslovanja in dostop do različnih baz podatkov, ki jo razvija in vzdržuje IZUM, v uporabi pa je že od leta 2000. Zasnovana je modularno in obsega devet segmentov: Katalogizacija, Nabava, Serijske publikacije, Elektronski viri, Zaloga, Izposoja, Medknjižnična izposoja, Upravljanje aplikacij in Izpisi.

Četrto generacijo programske opreme predstavljata spletni aplikaciji COBISS Cat in COBISS Lib. Segment Katalogizacija je v tej generaciji postala samostojna aplikacija COBISS Cat, aplikacija COBISS Lib pa zajema preostalih osem segmentov. Obe aplikaciji so knjižnice začele uporabljati leta 2023.

Programska oprema COBISS3 ter aplikaciji COBISS Cat in COBISS Lib podpirajo postopke v katalogizaciji in poslovne procese knjižnic in nacionalnih centrov COBISS z možnostjo izbire uporabniških vmesnikov v več jezikih (slovenski, srbski, bosanski, hrvaški, črnogorski, makedonski, bolgarski, albanski in angleški).

Vzajemna katalogizacija

Vzajemna katalogizacija omogoča racionalno delitev dela in prihranek pri zahtevnem postopku obdelave knjižničnega gradiva in vodenju katalogov. Za vsako enoto zadošča samo ena obdelava, nakar je zapis prek vzajemne bibliografsko-kataložne baze podatkov COBIB dostopen vsem udeležencem v sistemu in v mreži COBISS.net.

Za vzajemno katalogizacijo je značilna tesna povezava lokalnih baz podatkov (katalogov) posameznih knjižnic z vzajemno bazo podatkov (vzajemnim katalogom).

Baze podatkov vsebujejo bibliografske zapise za različne vrste gradiva (knjige, neknjižno gradivo, serijske publikacije, integrirne vire, članke in druge sestavne dele), za potrebe vodenja osebnih bibliografij avtorjev pa tudi zapise za izvedena dela.

Za vodenje bibliografij raziskovalcev v sistemu COBISS je predpisana enotna tipologija dokumentov/del, na podlagi katere se bibliografske enote klasificirajo. Vsaki bibliografski enoti se določi tip (izvirni znanstveni članek, pregledni znanstveni članek, strokovni članek, znanstvena ali strokovna monografija, znanstveni ali strokovni prispevek na konferenci itd.) glede na definicije v predpisani tipologiji.

Vzajemna baza podatkov COBIB in vse lokalne baze podatkov sodelujočih knjižnic imajo enako strukturo bibliografskih zapisov in zbirnih podatkov o zalogi. Lokalne baze podatkov pa poleg teh vsebujejo tudi enotno strukturirane podrobne podatke o zalogi, ki so pomembni za lokalne funkcije knjižnic in prikazovanje v COBISS+.

Za izmenjavo podatkov v sistemu COBISS se uporabljajo format COMARC/B za bibliografske podatke in format COMARC/A za normativne podatke, ki temeljita na formatu UNIMARC, ter format COMARC/H za podatke o zalogi, ki ga je razvil IZUM. Za mednarodno izmenjavo bibliografskih podatkov se uporablja format MARC 21. Možne so konverzije zapisov iz formata COMARC v MARC 21 in obratno. Zapise je možno izvoziti v strukturi ISO 2709 (MARC 21, COMARC) ali XML (Dublin Core, MODS, MARC 21, COMARC).

V procesu vzajemne katalogizacije se bibliografski podatki vnašajo v lokalne baze podatkov z istočasnim ažuriranjem vzajemne baze podatkov COBIB, normativni podatki pa v dve normativni bazi, za formalno obdelavo (CONOR) in za vsebinsko obdelavo (geslovniki posameznih držav). Ob tem se izvaja indeksiranje z okrog 100 iskalnimi indeksi za bibliografske podatke in okrog 60 za normativne podatke.

Katalogizator, ki želi dodati zapis v lokalno bazo podatkov, najprej preveri, ali je bibliografski zapis že v vzajemni bazi podatkov COBIB. Če je, ga prenese v svojo lokalno bazo podatkov. Če zapisa v vzajemni bazi podatkov ni, ga lahko prevzame iz mreže COBISS.net ali iz katere od tujih baz podatkov ali ga kreira v lokalni bazi podatkov, nato pa se zapis samodejno prenese tudi v vzajemno bazo podatkov.

Pri kreiranju zapisov za serijske publikacije se kot normativna baza podatkov uporablja mednarodna baza podatkov ISSN, iz katere se relevantni podatki prenašajo v COBIB in v lokalne baze podatkov. Možno je tudi prevzemanje bibliografskih zapisov iz kataloga WorldCata in iz kataloga Kongresne knjižnice. Za prevzemanje zapisov iz kataloga WorldCata mora imeti nacionalni center COBISS sklenjeno ustrezno pogodbo z OCLC-jem.

Možne so še retrospektivne konverzije iz strojno čitljivih zapisov, ki jih je knjižnica izdelala pred vključitvijo v COBISS, če izpolnjujejo minimalne kriterije kakovosti in kompatibilnosti s formatom COMARC. Konverzije se praviloma izvajajo samo za lokalne baze podatkov.

Kakovost, enotnost in konsistentnost lokalnih baz podatkov in vzajemne baze podatkov COBIB se zagotavljajo na različne načine: z normativno kontrolo, s kontrolo podvojenih zapisov, s programskimi kontrolami za formate COMARC, z redakcijo zapisov, z globalnimi šifranti za vse standardizirane podatke (npr. države, jeziki, UDK), z lokalnimi šifranti za vse podatke, ki so enotni znotraj knjižnice (npr. za UDK za statistiko), z avtomatskimi števci (npr. za številko obveznega izvoda), s kontrolo enolične identifikacije serijskih publikacij itd., predvsem pa tudi s sistematičnim izobraževanjem kreatorjev zapisov in z integracijo dokumentacije o formatih COMARC v programsko opremo.

Vzajemna katalogizacija je zahtevno in odgovorno delo, ki ga opravljajo usposobljeni in specializirani knjižničarji ‒ katalogizatorji. Njihovo delo vpliva na delo vseh knjižnic in katalogizatorjev v sistemu.

Katalogizatorji, ki želijo sodelovati v procesu vzajemne katalogizacije ter kreirati in redigirati bibliografske zapise za vzajemno bazo podatkov, morajo pridobiti vsaj dovoljenje A za vzajemno katalogizacijo knjig. Pogoji za pridobitev so predpisani v okviru posameznega sistema COBISS, pri čemer je v vseh sistemih obvezno opraviti vsaj tečaj Katalogizacija v sistemu COBISS – začetni tečaj.

Knjižničarji, ki bibliografske zapise samo prevzemajo iz vzajemne baze podatkov COBIB v svojo lokalno bazo podatkov, se morajo udeležiti le tečaja za prevzemanje zapisov in vodenje zaloge.

Tečaje, ki so vezani na uporabo formatov COMARC/B, COMARC/A in COMARC/H ter uporabo programske opreme COBISS, izvajajo nacionalni centri COBISS, če so za izvajanje posameznih tečajev pridobili potrebno dovoljenje IZUM-a. Tečaje, ki so vezani na uporabo katalogizacijskih pravil in drugih bibliotekarskih standardov, praviloma izvaja pristojna nacionalna knjižnica.

Dovoljenja za vzajemno katalogizacijo izdajajo nacionalni centri COBISS praviloma v soglasju z nacionalno knjižnico.

COBISS +

COBISS+ knjižnicam in uporabnikom knjižnic omogoča online dostop do naslednjih baz podatkov:

  • vzajemna bibliografsko-kataložna baza podatkov COBIB – skupni katalog knjižnic, ki sodelujejo v sistemu COBISS,
  • lokalne baze podatkov – katalogi posameznih knjižnic v sistemu COBISS,
  • druge baze podatkov v sistemu COBISS – specializirane baze podatkov, ki so del posameznih sistemov COBISS,
  • drugi informacijski viri – tuje in domače specializirane baze podatkov,
  • Unpaywall – baza prostodostopnih znanstvenih člankov.

V vzajemni bibliografski bazi podatkov, lokalnih bazah podatkov knjižnic in drugih bazah podatkov lahko uporabimo enega od naslednjih načinov iskanja:

  • Osnovno iskanje – vpišemo besede ali frazo, kliknemo POIŠČI in prejmemo rezultate iskanja.
  • Izbirno iskanje – uporabimo iskalni obrazec, izberemo iskalna polja, ki jih lahko kombiniramo z logičnimi operatorji.
  • Ukazno iskanje – sami oblikujemo iskalno zahtevo v pravilni iskalni sintaksi, pri tem moramo poznati strukturo bibliografskih zapisov.

Izberemo tisti način iskanja, ki nam v danem primeru najbolj ustreza. Osnovno iskanje je namenjeno splošnemu poizvedovanju. Pri izbirnem ali ukaznem iskanju se z natančnejšim oblikovanjem iskalne zahteve lahko bolj približamo želenim rezultatom.

Zapise v bibliografsko-kataložnih bazah podatkov sistema COBISS pripravljajo knjižničarji. Osnovne vrste gradiva, po katerih lahko poizvedujemo, so:

  • knjige,
  • serijske publikacije,
  • članki,
  • e-knjige,
  • zvočne knjige,
  • zvočni posnetki,
  • video posnetki in
  • filmi,
  • e-video,
  • kartografsko gradivo,
  • notno gradivo,
  • slikovno gradivo,
  • igrače – predmeti,
  • izvedena dela.

Zapisi lahko vsebujejo tudi povezave do celotnih besedil.

COBISS+ je namenjen vsem, ki iščejo podatke o gradivu ali gradivo, ki je na voljo v knjižnicah.

COBISS+ je prosto dostopen.

Vsi uporabniki lahko brez kakršnih koli omejitev iščejo po skupnem katalogu knjižnic COBIB (privzeta nastavitev), lokalnih bazah podatkov in večini drugih baz podatkov. Iskanje je omejeno pri nekaterih tujih bazah podatkov, kjer je treba spoštovati licenčne dogovore s ponudniki, zato je potrebna avtorizirana prijava uporabnika.

COBISS+ omogoča iskanje in pregled bibliografskih zapisov o gradivu. Zapisi lahko vsebujejo tudi povezave do celotnih besedil ali drugih servisov (npr. elektronski viri) zunaj aplikacije COBISS+. Takšni servisi imajo lahko licenčne omejitve, vezane na pogodbeni dogovor s ponudnikom storitve in knjižnico, ki te servise ponuja uporabnikom. Za dostop do licenčnih virov je potrebna avtorizirana prijava uporabnika.

V COBISS+ so pripravljeni naslednji specializirani univerzitetni portali:

Portali so prilagojeni univerzitetnim okoljem za iskanje in dostop do vsebin ter tudi drugim orodjem in pripomočkom, ki jih knjižnice, upravljavke portalov, ponujajo svojim študentom, profesorjem, raziskovalcem in preostalim uporabnikom v podporo izobraževalnim procesom.

COBISS+ opravlja tudi naloge orodja za odkrivanje informacij, ki ga nujno potrebujejo uporabniki akademsko-raziskovalnih institucij v Sloveniji. Integrirani indeks elektronskih virov vsebuje več sto milijonov zapisov za članke, e-revije, e-knjige, raziskovalna poročila, konferenčne prispevke, avdio in video vsebine ipd. različnih založnikov (Elsevier, Wiley, Springer Nature itd.), agregatorjev (EBSCO, ProQuest itd.), ponudnikov baz podatkov (Web of Science, Scopus itd.) in digitalnih repozitorijev z vsega sveta. Študentom, raziskovalcem in preostalim uporabnikom COBISS+ je tako omogočeno iskanje odprtodostopnih in licenčnih elektronskih vsebin vseh področij znanosti s povezavami do gradiva (tudi celotnega besedila).

Dostop do licenčnih vsebin, ki jih slovenske knjižnice naročajo posamično ali prek konzorcijskih dogovorov, je omogočen na osnovi IP-kontrole računalnikov in tudi oddaljeno prek prijave v COBISS+. Odprtodostopne vsebine so za vse uporabnike prosto dostopne v celotnem besedilu.

Uporabnikom je na voljo tudi mCOBISS. To je različica COBISS+, ki je prilagojena mobilnim napravam. Aplikacija izkorišča prednosti sodobnih telefonov, ki delujejo na sistemih Android in iOS. Brezplačno aplikacijo za Android najdemo v spletni trgovini Google Play, za iOS pa v iTunes. mCOBISS omogoča omejen nabor funkcionalnosti.

Digitalni repozitorij COBISS – dCOBISS

Digitalni repozitorij COBISS – dCOBISS je nova aplikacija, namenjena hranjenju najpogostejših vrst digitalnih objektov in upravljanju z digitalnimi vsebinami. Dostopna je vsem knjižnicam v sistemu COBISS in v celoti integrirana s preostalimi segmenti sistema COBISS. Za vnos vsebin knjižničar potrebuje vsaj pooblastilo o vnosu zaloge v segmentu Zaloga. Vsi podatki, shranjeni v repozitoriju dCOBISS, so uporabnikom knjižnic dostopni v aplikaciji COBISS+. Slikovne datoteke se lahko uporabijo kot naslovnice pri posameznih zapisih ob prikazu v COBISS+, besedilne datoteke pa so najdljive tudi po celotnem besedilu.

Repozitorij dCOBISS omogoča akademsko-raziskovalnim institucijam v Sloveniji shranjevanje odprtodostopnih objav raziskovalcev in preostalih podatkov o projektih, iz katerih je bila objava financirana, o financerjih, plačnikih in stroških objav v odprtem dostopu. Te informacije so potrebne za analitiko odprtega dostopa, ki jo potrebujejo Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, univerze in druge slovenske raziskovalne institucije.

Nekaj najpomembnejših funkcionalnosti aplikacije dCOBISS:

  • vnos in upravljanje z objavami (verzija objave, licenca objave, datum objave, embargo),
  • shranjevanje digitalnih objektov (datotek),
  • upravljanje s projekti, financerji in plačniki,
  • podpora sinhronizaciji z lokalnimi repozitoriji,
  • podpora prikazu naslovnic zapisov v COBISS+,
  • indeksiranje besedilnih vsebin za potrebe iskanja po celotnih besedilih v COBISS+,
  • povezljivost in prehod v dCOBISS neposredno iz aplikacije COBISS3/Katalogizacija,
  • možnost iskanja po vzajemnem katalogu COBIB.SI in shranjenih podatkih v dCOBISS.

COBISS3 in COBISS Lib – podpora poslovnim procesom v knjižnici

Programska oprema COBISS3 in njena naslednja generacija - COBISS Lib, zagotavljata podporo poslovnim procesom knjižnice s funkcionalnostmi v medsebojno povezanih segmentih Nabava, Serijske publikacije, Elektronski viri, Zaloga, Izposoja, Medknjižnična izposoja, Upravljanje aplikacij (v COBISS3) oz. Nastavitve in administracija (v COBISS Lib) in Izpisi.

Segment Nabava vključuje vse postopke za nabavo gradiva (monografske publikacije) in za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • izbor za naročanje gradiva,
  • nakup gradiva, ki zajema naročanje gradiva, preklic naročila, predplačilo in prejem naročenega gradiva ter plačilo prejetega gradiva in spremljanje stanja v skladih,
  • reklamiranje nedospelega gradiva, prejetega gradiva in prejetega računa,
  • naročanje, prejem in pošiljanje gradiva v zamenjavo, prejem in pošiljanje obveznih izvodov, prejem darov in evidentiranje drugih načinov pridobivanja gradiva,
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih,
  • pošiljanje naročil dobaviteljem po standardu EDIFACT,
  • podpora skupni nabavi (knjižnica kupuje gradivo za drugo, partnersko knjižnico, pri čemer se podatki samodejno prenašajo med bazama obeh knjižnic),
  • pošiljanje seznamov obveznih izvodov v obliki XML.

Segment Serijske publikacije vključuje vse postopke za nabavo serijskih publikacij in za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • izbor za naročanje publikacij,
  • nakup publikacij, ki zajema naročanje publikacij s stalnimi in letnimi naročili, odpoved naročila, predplačilo in plačilo publikacij ter spremljanje stanja v skladih,
  • kreiranje vzorcev izhajanja,
  • kontrola dotoka gradiva na osnovi vzorcev izhajanja z možnostjo centralnega evidentiranja ali evidentiranja po oddelkih,
  • reklamiranje manjkajočih zvezkov in prejetega računa,
  • prejem in pošiljanje publikacij v zamenjavo, prejem in pošiljanje obveznih izvodov, prejem darov in drugi načini prejema,
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih.

Segment Elektronski viri vključuje postopke za nabavo e-virov (e-knjig, e-serijskih publikacij, baz podatkov, zvočnih knjig, e-videov itd.), ki so objavljeni na svetovnem spletu ali v računalniških omrežjih, in postopke za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • nakup e-virov, ki zajema nakup paketov in licenc za samostojne e-vire, predplačilo in plačilo virov ter spremljanje stanja v skladih,
  • povezava s portali za izposojo spletnih virov (e-knjig, zvočnih knjig itd.), ki so povezljivi s sistemom COBISS (avtentikacija ob prijavi člana na portal z geslom za Mojo knjižnico ter prenos podatkov o nakupu licence, izposoji e-knjige in predčasnem vračilu e-knjige v sistem COBISS),
  • evidentiranje obveznega izvoda elektronskih publikacij,
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih.

Segment Zaloga omogoča celovito upravljanje s podatki o zalogi, ki zajema:

  • prevzemanje bibliografskih zapisov iz vzajemne baze podatkov v lokalno bazo,
  • dopolnjevanje omejenega nabora bibliografskih podatkov,
  • kreiranje in urejanje podatkov o zalogi neposredno v segmentu Zaloga ali programsko iz segmentov Nabava in Serijske publikacije,
  • inventarizacija in izpisovanje nalepk za gradivo neposredno na tiskalnik ali preko izpisnih vrst,
  • ločene postopke s posebnimi pooblastili za spreminjanje le posameznih podatkov o zalogi (statusi, stopnje dostopnosti ...),
  • oblikovanje kompletov,
  • postopke za serijske publikacije (vzorci izhajanja, kontrola dotoka itd.),
  • vodenje zaloge integrirnih virov,
  • dodajanje multimedijske vsebine,
  • preverjanje in izbor izločenega knjižničnega gradiva,
  • urejanje podatkov za koordinacijo nabave mednarodne znanstvene literature in baz podatkov,
  • izvajanje inventure, kadar je knjižnica odprta ali zaprta,
  • vodenje učbeniškega sklada v šolskih knjižnicah.

Segment Izposoja omogoča:

  • vpis članov v knjižnici, prek spleta ali s prenosom podatkov iz referenčne baze podatkov o študentih, iskanje, spremembo podatkov ali številke izkaznice člana, izpis nalepke za člansko izkaznico, podpisovanje s podpisno tablico in elektronsko shranjevanje vpisnic (pristopnih izjav), brisanje podatkov o članu, paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih,
  • izposojo gradiva na dom ali v čitalnico, vračanje gradiva, evidentiranje izgube gradiva, podaljšanje roka izposoje in spremembe datuma poteka,
  • rezervacije prostega in neprostega gradiva, rezervacije gradiva za uporabo v čitalnici, spremljanje in obdelavo rezervacij prostega gradiva, prevzem rezerviranega gradiva na različnih prevzemnih mestih, paketno brisanje poteklih rezervacij,
  • iskanje gradiva, vpogled v stanje gradiva (prosto ali izposojeno gradivo, podatki o članu, ki si je gradivo izposodil, rok vrnitve, seznam rezervacij itd.) in vpis opombe o gradivu,
  • nastavitve parametrov izposoje (časovni parametri, koledar, cenik, omejitve izposoje, nastavitve obrazcev za zadolžnice, račune in opomine ter drugi parametri),
  • ločeno vodenje evidence izposoje po oddelkih in za medoddelčno izposojo gradiva (za knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih),
  • vodenje evidence izposoje v potujoči knjižnici (v bibliobusu),
  • elektronsko obveščanje članov o skorajšnjem poteku roka izposoje, skorajšnjem prejemu opomina, prispelem rezerviranem gradivu, neporavnanih terjatvah, poteku veljavnosti rezervacije in poteku članstva,
  • oblikovanje in pošiljanje splošnih ter posebnih obvestil članom,
  • pošiljanje zadolžnice na e-naslov člana,
  • podporo stalnim rezervacijam serijskih publikacij,
  • podporo izposoji inventarja,
  • izdelavo opominov,
  • sistem finančnega poslovanja z možnostjo ročnega ali programskega evidentiranja terjatev, poravnave terjatev (gotovinske ali negotovinske), zaključitev blagajne, izpis različnih potrdil za člane itd.

Segment Medknjižnična izposoja vključuje vse postopke, pri katerih knjižnica nastopa v vlogi naročnika gradiva iz drugih knjižnic, in postopke, pri katerih knjižnica nastopa v vlogi dobavitelja gradiva iz svoje zaloge. Knjižnicam omogoča:

  • vnos prejetih zahtevkov za MI,
  • obdelavo prejetih naročil MI (naročila drugih knjižnic prispela iz segmenta Medknjižnična izposoja, ki se programsko shranijo v bazo zahtevkov za MI),
  • obdelavo prejetih naročil COBISS+ (naročila članov knjižnice, prispela iz COBISS+, ki se programsko shranijo v bazo zahtevkov za MI),
  • dostop do kataloga domače knjižnice in rezervacijo gradiva domače knjižnice,
  • naročanje gradiva pri dobavitelju ali v skladišču, ponovno naročanje, prenaročanje,
  • preklic naročil pri dobavitelju ali internih naročil,
  • evidentiranje prejema gradiva od dobavitelja ali gradiva domače knjižnice,
  • dobavo gradiva naročniku,
  • vračilo gradiva naročnika in vračilo gradiva dobavitelju ali v skladišče,
  • pripravo in pošiljanje različnih obvestil naročnikom in dobaviteljem,
  • izmenjavo sporočil o odprtih naročilih za medknjižnično izposojo z naročniki (člani) prek COBISS+.

Segment Izpisi je namenjen pripravi različnih vrst izpisov (npr. seznamov, statistik), izpisovanju in pošiljanju pripravljenih izpisov, pripravi vsebine izpisov, kjer je to omogočeno, in določitvi načina razvrščanja podatkov v statistikah. Izpisi se pripravljajo na osnovi podatkov iz vseh segmentov programske opreme COBISS3 in COBISS Lib - iz bibliografskih in normativnih baz podatkov in iz baz podatkov lokalnih aplikacij. Vrste izpisov v tem segmentu:

  • izpisi iz bibliografskih in normativnih baz podatkov (izpisi zapisov v formatu COMARC, ISBD, GARE …),
  • izpisi poslovnih aplikacij (nabava, serijske publikacije, elektronski viri, zaloga, izposoja, medknjižnična izposoja, upravljanje aplikacij):
    • statistike (v izposoji, medknjižnični izposoji in nabavi, za zalogo …),
    • statistike na osnovi uporabniško definiranih razvrstitev, ki jih knjižnica prilagodi svojim potrebam (v izposoji in za zalogo),
    • dokumenti (naročilo v nabavi ali za medknjižnično izposojo, račun, dobavnica, različne vrste obvestil in reklamacij, zadolžnica v izposoji, pregledi za koordinacijo nabave … ),
    • interni dokumenti in seznami (inventarna knjiga, seznam odpisanega gradiva, signaturna knjiga, interno naročilo, seznam za kroženje serijskih publikacij, seznam članov z izposojenim gradivom, inventurna poročila …),
    • nalepke (za gradivo, za člansko izkaznico, z naslovi partnerjev).

Del tega segmenta je tudi izvoz podatkov za nadaljnjo obdelavo.

Segment Upravljanje aplikacij knjižnicam omogoča:

  • vzdrževanje podatkov o domači knjižnici in partnerjih (povezava z bazo podatkov COLIB),
  • vpogled v podatke o uporabnikih sistema.

V COBISS Lib so funkcionalnosti segmenta Upravljanje aplikacij vključene v segment Nastavitve in administracija. V njem so dodane funkcionalnosti za:

  • urejanje nastavitev (lokalni šifranti, urejevalnik izpisnih vrst, nastavitev destinacij, …),
  • pregled obdelav osebnih podatkov,
  • obveščanje in spremljanje sporočil in obvestil,
  • dostop do tehničnih informacij (vpogled v napake na strežniku, dnevnik aktivnosti …).

Druge aplikacije

Spletna aplikacija Bibliografije omogoča, da na podlagi bibliografskih enot avtorjev, obdelanih v sistemu COBISS, pripravimo različne različice izpisov osebnih bibliografij iz sistema COBISS in sistema SICRIS. Iz COBISS-a lahko pripravimo izpis osebne bibliografije za katerega koli avtorja ali serijsko publikacijo. Iz SICRIS-a lahko za raziskovalce in tudi za druge entitete (npr. za raziskovalne organizacije, projektne skupine itd.) pripravimo osebno ali skupinsko bibliografijo, bibliografijo vrednoteno po metodologiji ARIS, izpise za potrebe izvolitev v nazive na univerzah in izpise citiranosti. Z izbiro vhodnih parametrov je možno oblikovanje različnih izpisov.

Najbolj brane knjige je spletna aplikacija za izdelavo seznamov najpogosteje izposojenega gradiva v določenem obdobju (na osnovi podatkov o izposoji v tistih knjižnicah, ki imajo avtomatizirano izposojo).

Knjižnično nadomestilo je spletna aplikacija, ki omogoča izdelavo seznamov – statistik izposoj knjižničnega gradiva po avtorjih, ki so kandidati za denarno knjižnično nadomestilo na podlagi števila izposoj njihovih del v knjižnicah (v skladu s kriteriji, ki jih določi pristojni državni organ). V sistemu COBISS.SI velja Pravilnik o izvajanju knjižničnega nadomestila, ki ga je sprejelo Ministrstvo za kulturo (seznami se izdelajo na osnovi: bibliografskih zapisov iz baze podatkov COBIB.SI, normativnih zapisov za imena avtorjev iz baze podatkov CONOR.SI in arhivskih podatkov o izposojah v splošnih knjižnicah v določenem obdobju).

Strežnika Z39.50, SRW/SRU omogočata uporabnikom dostop do bibliografskih baz podatkov v sistemu COBISS na podlagi posebne pogodbe, sklenjene z nacionalnim centrom COBISS (za dostop do vzajemne baze podatkov COBIB) ali s posamezno knjižnico (za dostop do njene lokalne baze podatkov).

Strežnik LDAP omogoča knjižnicam avtentikacijo uporabnikov knjižnice pri uporabi njenih informacijskih storitev.

Strežnik SIP2 omogoča priključitev pomožnih naprav za izposojo gradiva, kot so knjigomati, telefonski odzivniki in druge naprave, ki podpirajo protokol SIP2.

Varstvo pravic sodelujočih institucij

Pravice sodelujočih institucij se urejajo z mednarodnimi konvencijami, z direktivami in uredbami Evropske unije, z zakonom o avtorski in sorodnih pravicah (ang. copyright), zakonom o industrijski lastnini, zakonom o varstvu konkurence in z medsebojnimi pogodbami.

Skladno s tem ima nacionalni center COBISS avtorsko pravico do vzajemne baze podatkov COBIB v celoti kot zbirke podatkov, obenem pa si ne lasti avtorskih pravic do katerega koli posameznega zapisa v tej bazi podatkov. Dejstvo, da je posamezni zapis izdelal določeni udeleženec sistema vzajemne katalogizacije, je trajno evidentirano v vzajemni bazi podatkov COBIB.

Udeleženci oziroma uporabniki posameznega sistema COBISS ne smejo brez predhodnega soglasja nacionalnega centra COBISS prenašati strojno čitljivih zapisov iz sistema COBISS v druge baze podatkov in sisteme za avtomatizacijo lokalnih funkcij knjižnic ali jih uporabljati za namene prodaje. Z zapisi, ki so jih kreirali sami, razpolagajo brez omejitev samo za namene, ki ne ogrožajo integritete in zasnove razvoja posameznega sistema COBISS. Zapisi, prevzeti iz COBIB-a in preneseni v druge baze podatkov in sisteme, morajo imeti poleg oznake kreatorja tudi oznako COBISS, kar pomeni, da izvirajo iz vzajemne baze podatkov COBIB.

Pri uporabi drugih baz podatkov, katerih ponudbo organizira nacionalni center COBISS na osnovi posebnih pogodb z njihovimi proizvajalci, veljajo omejitve, ki izhajajo iz navedenih pogodb.

Imetnik avtorske pravice do programske opreme in priročnikov COBISS je IZUM. COBISS, COMARC, COBIB, COLIB in CONOR so zaščitene znamke IZUM-a.

Vsak nacionalni center COBISS mora skrbeti tudi za zaščito informacijske zasebnosti posameznikov v sistemu COBISS, tako da preprečuje nezakonito in neupravičeno uporabo osebnih podatkov.

Pomoč uporabnikom

IZUM zagotavlja uporabnikom programske opreme COBISS v Sloveniji in nacionalnim centrom COBISS v mreži COBISS.net pomoč po telefonu od ponedeljka do petka od 7.30 do 20.00 in ob sobotah od 7.30 do 13.00 na telefonski številki +386 (0)2 25 20 333.

Za pomoč po elektronski pošti je na voljo naslov podpora@izum.si.

Knjižnicam zunaj Slovenije strokovno pomoč zagotavljajo njihovi nacionalni centri COBISS.

Marec 2024