COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës ; Për botuesin dhe botimin

1 Hyrje

Programi COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës është pjesë e procesit të katalogimit të përbashkët përmes përpunimit të të dhënave për koleksionet e bibliotekës. Struktura e të dhënave është definuar me formatin COMARC/H, i cili përcakton:

• të dhënat përmbledhëse për koleksionet e bibliotekës, të cilat ndodhen në bazën e përbashkët bibliografike dhe në bazën lokale, që mundësojnë funksionin e katalogut online dhe funksionin e koordinimit dhe pasurimit me seriale të huaja;
  
• të dhënat e detajuara për koleksionet, të cilat ndodhen vetëm në bazat lokale dhe mundësojnë automatizimin e procedurave të inventarizimit dhe huazimit të materialeve, pasurimin dhe kontrollimin e ardhjes së serialeve si dhe automatizimin e procedurave të tjera interne.

Bazuar në formatin COMARC/H për regjistrimin e të dhënave për koleksionet përdoren:

• fusha 998 – të dhënat përmbledhëse për koleksionet
• fusha 996 – të dhënat për koleksionet e monografive
  Fusha përsëritet për çdo njësi të veçantë fizike që mund të huazohet.
• fusha 997 – të dhënat për koleksionet e serialeve
  Fusha përsëritet për çdo ndryshim të numërtimit në nivelin e dytë (zakonisht viti).

Në udhëzimet për përdorimin e programit COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës janë përshkruar:

• hapat për kyçjen e modulit COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës
• rregullimi i parametrave para fillimit të punës në modulin COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës
• kërkimi i materialit dhe redaktimi i të dhënave të caktuara për materialin (shkarkimi i regjistrimit nga baza e përbashkët e të dhënave, redaktimi i një numri të kufizuar të të dhënave bibliografike, shtimi i përmbajtjes digjitale… )

dhe të gjitha procedurat e administrimit me të dhënat për koleksionet:

• redaktimi i të dhënave përmbledhëse për koleksionet – fusha 998 (shtimi i fushës 998, shënimi dhe kërkimi i të dhënave)
• redaktimi i të dhënave për koleksionet – fusha 996/997 (shtimi i fushës 996/997, shënimi i të dhënave, inventarizimi, shumëfishimi i fushave 996/997, formimi i kompleteve…)
• procedurat për serialet (inventarizimi, modelet e botimit, kontrolli i ardhjes së serialeve…)
• inventari

Raportet përgatiten në mënyrë automatike gjatë ekzekutimit të procedurave me koleksionet e bibliotekës (p.sh. etiketa për materialin). Raportet (libri i inventarit dhe statistikat) përgatiten në modulin COBISS Lib/Raportet.

1.1 Hapat e implementimit të COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës

1. Fillimisht biblioteka, e cila përfshihet në sistemin COBISS dërgon së paku një bibliotekar në kursin për shkarkimin e regjistrimeve dhe koleksionet e bibliotekës.
2. Pas kursit përgatitet procesverbali për koleksionet.
3. Në bazë të procesverbalit të konfirmuar instalohet mjedisi real dhe parametrat për koleksionet.

Bibliotekat duhet të njoftojnë qendrat përkatëse COBISS për çdo ndryshim në vendosjen e materialeve në bibliotekë, në mënyrë që të sigurohet funksionimi i saktë i programeve për raportet në sistemin COBISS.

2 Parametrat

Në vazhdim janë përshkruar procedurat e rregullimit të:

• numëratorëve për koleksionet e bibliotekës
• listave lokale të kodeve për koleksionet
• destinacioneve dhe llojeve të raporteve për printimin e etiketave për materialin
• filtrit të kërkimit për materialin e çregjistruar
• departamentit për ekzekutimin e kontrollit të ardhjes së serialeve

2.1 Numëratorët për koleksionet e bibliotekës

Para se të filloni me inventarizimin e materialeve, rregulloni numëratorët për përcaktimin në mënyrë automatike të:

• numrit të inventarit,
• numrave në vazhdim (nëse biblioteka ka vendosje të materialeve sipas numrit në vazhdim),
• numrave për huazim (nëse ata i përdorni tek huazimi në vend të numrit të inventarit).

Për çdo lloj numri mund të përgatisni disa numëratorë (p.sh. çdo departament në bibliotekë ka numëratorin e tij të numrave të inventarit). Për numrat që nuk përdorni, nuk vendosni numëratorë.

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• shtimi i numëratorit
• redaktimi i renditjes së numëratorëve

Më shumë rreth:

• përcaktimit në mënyrë automatike të numrave gjatë inventarizimit të materialit
• verifikimit të numrave të disponueshëm të inventarit dhe atyre në vazhdim

2.1.1 Shtimi i numëratorit

Bazuar në vendosjen e materialeve në bibliotekë, shtoni aq numërator sa ju nevojiten për përcaktimin e numrave të veçantë (numrave të inventarit, numrave në vazhdim dhe numrave për huazim). Çdo numëratori i vendosni emrin, vlerën momentale dhe më të lartë, aktivitetin dhe kushtet për numërtim (të dhënat nga regjistrimi bibliografik dhe të dhënat për koleksionet).

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• vendosja e të dhënave për numëratorin
• mundësia për përcaktimin e dublikatave gjatë kopjimit të numrave në vazhdim
• vendosja e kushteve për numërtimin
• shembujt e numëratorëve të numrave të inventarit
• shembujt e numëratorëve të numrave në vazhdim

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes ose në dritaren për kërkim Numëratorët për koleksionet e bibliotekës klikoni butonin . Hapet redaktuesi Numëratorët për koleksionet e bibliotekës.
2. Tek Emri shënoni shenjën e shkurtër të numëratorit.
3. Tek Lloji nga lista përzgjidhni llojin e numëratorit.
4. Tek Vlera momentale vendosni vlerën momentale në numërator – numrin e fundit të përdorur.
5. Tek Vlera më e lartë e lejuar vendosni vlerën më e lartë, të cilën mund ta ketë numëratori.
6. Tek Shënjimi i dublikatave mund të shënoni shenjën fillestare të dublikatave. Kjo e dhënë është e rëndësishme gjatë shtimit në mënyrë automatike të numrave në vazhdim në numrin e vendit.
7. Nëse dëshironi të përdorni numëratorin klikoni kutinë e zgjedhjes Aktiv.
8. Për vendosjen e shënimeve klikoni butonin Shënimet.
9. Vendosni kushtet për përzgjedhjen e numëratorit.
10. Ruani të dhënat.

Nëse numëratorët janë të lidhur me vitin e botimit, ata duhet t’i vendosni çdo vit.

Mundësitë për përcaktimin e dublikatave tek kopjimi i numrave në numrin e vendit në fushat 996/997 në nënvendndodhjen e njëjtë:

• nëse shënjimi i dublikatave nuk bëhet, do të thotë se gjatë kopjimit të numrit në vazhdim në fushat 996/997, në nënvendndodhjen e njëjtë gjithmonë do të përcaktohet numri i ri;
• nëse dëshironi që dublikatat t’i shënjoni me shkronja, shënoni a ose A për shënjimin me shkronja të vogla ose të mëdha;
• nëse dëshironi që dublikatat t’i shënjoni përmes numrave, shënoni 1.

2.1.1.1 Vendosja e kushteve për numërtimin

Përmes kushteve përcaktoni të dhënat nga regjistrimi bibliografik dhe të dhënat për koleksionet, të cilat duhet t’i ketë materiali, në mënyrë që programi tek inventarizimi të ofroj numëratorin e caktuar.

Procedura

1. Në redaktuesin Numëratorët për koleksionet e bibliotekës klikoni butonin Objekti i ri.
   Hapet dritarja Kushtet.
2. Tek E dhëna përzgjidhni nënfushën ose elementet e nënfushës.
3. Tek Vlera shënoni vlerën nga lista e kodeve për nënfushën ose elementin e përzgjedhur. Mund të shënoni më shumë vlera, të cilat mes vete i ndani me presje. Programi ju ofron numëratorin për materialin, i cili do të ketë së paku një nga vlerat.
   Vlerën mund ta përzgjidhni edhe nga lista e kodeve duke klikuar butonin Ndihmë për shënimin e vlerës. Në dritaren që hapet, nga lista përzgjidhni vlerën dhe klikoni butonin Në rregull. Nëse dëshironi të vendosni vlerat e tjera, procedurën e përsërisni.
   Nëse dëshironi t’i respektoni të gjitha vlerat që fillojnë me simbolin * (p.sh. g), simbolin e vendosni pas karakterit të parë të vlerës.
4. Klikoni butonin Në rregull.
5. Kushtin tjetër mund ta vendosni duke përsëritur pikat nga 1 deri 4.

Rregullat për vendosjen e disa kushteve:

• nëse për numëratorin vendosni dy kushte, mund të përcaktoni që duhet të jenë të dyja të plotësuara, në mënyrë që numëratori të përdoret; p.sh. nëse janë përcaktuar kushtet 001c=m dhe 001b=a, do të thotë se ky numërator do të përdoret për materialin, i cili në nënfushën 001c ka vlerërn m dhe në nënfushën 001b vlerën a;
• nëse dëshironi që numëratori të përdoret kur është i plotësuar një nga dy kushtet, para vendosjes së vlerës për kushtin e dytë vendosni simbolin +.

2.1.1.2 Shembujt e numrave të inventarit

Në vazhdim janë paraqitur shembujt e tre numëratorëve, nëse numrat e inventarit i ndani sipas këtyre llojeve të materialeve: monografitë, serialet dhe materialet jolibra.

2.1.1.3 Shembuj të numëratorëve për numrat në vazhdim

Në vazhdim janë paraqitur shembujt e katër numëratorëve, nëse numrat në vazhdim i ndani në kuadër të nënvendndodhjes, vendndodhjes në raft dhe formateve, për nënvendndodhjen A, vendndodhjen në raft I dhe II, si dhe formati i madh dhe i vogël.

2.1.2 Renditja e numëratorëve

Tek përzgjedhja automatike e numëratorëve është me rëndësi që fillimisht të jenë të vendosur numëratorët me kushte më të sakta për numërtim, ndërsa më pas numëratorët me kushte më pak të sakta.

Nëse e shihni se programi nuk e ka përzgjedhur numëratorin e duhur, mund ta rirregulloni renditjen.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Numëratorët për koleksionet e bibliotekës përzgjidhni procedurën Redakto renditjen e numëratorëve.
   Hapet dritarja Redaktimi i renditjes së numëratorëve për koleksionet e bibliotekës, ku përmes butonit Lart ose butonit Poshtë mund ta zhvendosni numëratorin e përzgjedhur.
2. Klikoni butonin Në rregull.

Renditja e numëratorëve, sipas të cilës programi përzgjedh numëratorët, ndryshon.

2.2 Listat lokale të kodeve për koleksionet e bibliotekës

Shënimi i të dhënave në disa nënfusha dhe elemente kotrollohet përmes listës lokale ose globale të kodeve.

Listat lokale të kodeve (p.sh. për nënvendndodhjen, vendndodhjen në raft) përcaktohen në biblotekë bashkë me qendrën përgjegjëse për COBISS dhe ato sipas nevojës më vonë plotësohen.

Listat globale të kodeve (p.sh. për statusin, nivelin e disponueshmërisë) janë uniforme për të gjitha bibliotekat në sistemin COBISS dhe ato i administron IZUM-i.

Biblioteka edhe mund të vendos që për shënimin e të dhënave të përdor listat lokale të kodeve atje, ku vendosja e të dhënave sipas listave të kodeve nuk është paraparë (listat lokale të kodeve nga 1 deri 10). Për këtë biblioteka duhet ta njoftoj qendrën përgjegjëse për COBISS.

Për koleksionet e bibliotekës përdoren këto lista të kodeve:

Në bibliotekat me departamente në listën e kodeve për nënvendndodhjen në numrin e vendit duhet që tek përshkrimi i kodeve të vendoset edhe numri i departamentit për huazim, të cilit i takon nënvendndodhja. Në këtë mënyrë krijoni lidhjen midis koleksioneve në nënvendndodhjen e caktuar dhe departamenteve për huazim.

Më shumë rreth:

• redaktimit të listave lokale të kodeve

2.3 Destinacionet dhe radhët e raporteve për printimin e etiketave për materialin

Tek inventarizimi dhe kontrolli i ardhjes së serialeve, etiketën e materialit mund ta printoni menjëherë ose atë mund ta ruani në radhën e raportit për ta printuar më vonë.

Para se të filloni me inventarizimin e materialit përcaktoni printerin, në të cilin do të printoni etiketat për materialin. Këtë e bëni përmes rregullimit të destinacioneve logjike.

Kur dëshironi të printoni disa etiketa njëherësh, këtë e bëni përmes radhës së raportit.
Para se të filloni inventarizimin e materialit krijoni radhën e raportit. Gjatë procesit të inventarizimit dhe kontrollit të ardhjes së serialeve etiketat i shtoni në radhën e raportit dhe më pas nga aty i printoni. Pas printimit të etiketave zbrazni radhën e raportit dhe përgatiteni për shtimin e etiketave të reja.

Më shumë rreth:

• redaktuesit të radhëve të raporteve
• printimit të etiketave për materialin

2.4 Vendosja e filtrit të kërkimit për materialet e çregjistruara

Nëse dëshironi mund të përfshini filtrin, me anë të të cilit në dritaren për kërkim të klasës Fusha 996/997 si të paracaktuar mund të vendosni pyetjen për kërkim, e cila nga kërkimi përjashton fushat 996/997 me statusin 9 – çregjistruar.

Procedura

1. Në modulin Parametrat dhe administrimi, në grupin e përmbajtjes Parametrat përzgjidhni procedurën Vendos filtrin e kërkimit për materialet e çregjistruara.
   Hapet dritarja Filtri i kërkimit, në të cilën vendosni filtrin për materialet e çregjistruara duke klikuar kutinë e zgjedhjes Filtri për materialet e çregjistruara (flitri i paracaktuar i kërkimit nuk është i përfshirë).
2. Klikoni butonin Në rregull.

Nëse vendosni filtrin e kërkimit për materialet e çregjistruara, pas hapjes së dritares për kërkim Fusha 996/997 tek fusha për kërkim Statusi (q), operatori NOT dhe vlera 9 – çregjistruar janë të përcaktuar. Pyetjen për kërkim mund ta plotësoni para se të filloni kërkimin. Nëse pas kërkimit fshini pyetjen për kërkim dhe rezultatet e kërkimit përmes butonit fshihet edhe pyetja për kërkim tek fusha Statusi (q), ndërsa filtri i kërkimit për materialet e çregjistruara mbetet (dhe respektohet tek hapja e sërishme e dritares për kërkim Fusha 996/997).

Më shumë rreth:

• kërkimit me të dhënat për koleksionet
• kërkimit
• dritares për kërkim

2.5 Vendosja e departamenteve për aplikimin e kontrollit të ardhjes së serialeve

Në bibliotekat me departamente, për të punësuarit duhet të përcaktohen departamentet, në të cilat mund të aplikohet kontrolli i ardhjes së serialeve.

Për ekzekutimin e kontrollit të ardhjes së serialeve vendos administratori lokal në portalin Kualifikimi për çdo emër të përdoruesit të një ose disa departamenteve. Të dhënat i vendosni tek autorizimet për modulin Koleksionet e bibliotekës.

3 Të dhënat bibliografike për materialin

Të dhënat bibliografike nga baza lokale, të cilat duken në klasën Materiali janë: titulli, autori, gjuha, botimi, viti i botimit, vendi i botimit, botuesi, niveli bibliografik, përshkrimi fizik, përshkrimi fizik shtesë, seria, ISBN, ISSN, ISMN, numri i botuesit (për regjistrimet zanore dhe materialet muzikore), shteti i botimit, KDU për statistika. Tek monografitë dhe serialet, për nevojat e shfaqjes së disponueshmërisë së materialit dhe statusit të kopjeve në COBISS+ në nivelin e përbashkët, në mënyrë automatike vendosen edhe të dhënat për kodin e bibliotekës dhe për numrin e kopjeve (998bc).

Nëse regjistrimi bibliografik ekziston në bazën lokale, regjistrimi për këtë material ndodhet edhe në klasën Materiali. Nëse regjistrimi bibliografik ende nuk është në bazën lokale, atë e shkarkoni nga baza e përbashkët bibliografike, mund t’i redaktoni të dhënat lokale dhe më pas vazhdoni me redaktimin e të dhënave për koleksionet. Në kushte të caktuara materialin mund ta fshini nga baza e të dhënave.

Në kontrollues duket se me cilin regjistrim bibliografik është i lidhur materiali. Duken edhe të dhënat për koleksionet (Fushat 996/997 dhe Fusha 998) si dhe të dhënat për njësitë e ndryshme në dokumentet e pasurimit, të cilat krijohen gjatë procedurës së pasurimit në modulin COBISS Lib/Pasurimi dhe COBISS Lib/Serialet. Fushat 996/997, të cilat i përzgjidhni midis objekteve të lidhura të regjistrimit, janë të klasifikuara në mënyrë kronologjike. Fushat e shtuara së fundmi janë në fund të listës, mirëpo ato mund t’i shfaqni edhe në renditje të kundërt.

Në dritaren Kontrollimi – Regjistrimi bibliografik, e cila është e disponueshme në dritaren për kërkim Regjistrimi bibliografik përmes butonit , mund të kontrolloni të dhënat bibliografike në formatin COMARC dhe në formatin bazë.

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• kërkimi i materialit
• shkarkimi i regjistrimit nga baza e përbashkët e të dhënave
• redaktimi i një numri të kufizuar të të dhënave bibliografike - të dhëna lokale në regjistrimet bibliografike
• fshirja e regjistrimit bibliografik
• shfaqja e regjistrimit në formatin COMARC
• shfaqja e fushave 996/997
• shtimi i përmbajtjes digjitale
• qasja në tekstin e plotë të burimeve elektronike

3.1 Kërkimi i materialit

Materialin mund ta kërkoni përmes të dhënave bibliografike (p.sh. me titull), përmes të dhënave për koleksionet (p.sh. me datën e inventarizimit) dhe përmes të dhënave përmbledhëse të koleksioneve (p.sh. serialet aktualisht të parapaguara).

Të dhënat mund t’i kërkoni në tri mënyra:

• përmes kërkimit në dritaren për kërkim
• përmes kërkimit me çelës, domethënë përmes COBISS.XX-ID
• përmes pyetësorëve.

Tek grupi i përmbajtjes Materiali nëse klikoni në Materiali hapet dritarja për kërkim Materiali. Dritarja për kërkim në kolonën e parë të pyetjeve për kërkim pas grupit të përmbajtjes mundëson kërkimin përmes:

• të dhënave në regjistrimin bibliografik (vlera Regjistrimi bibliografik),
• të dhënave për gjendjen e koleksioneve (vlera Fusha 996/997),
• të dhënave përmbledhëse për koleksionet (vlera Fusha 998),
• kufizimit p.sh. kërkimi vetëm për monografitë.

Pyetjen për kërkim mund ta formuloni me disa rreshta për kërkim dhe me përzgjedhje të ndryshme të vlerave në kolonën e parë të pyetjes për kërkim për grupet e përmbajtjeve, p.sh. për shënimin e të dhënave bibliografike dhe të dhënave për koleksionet.

Rezultat i kërkimit janë të dhënat për materialin në bazën lokale të të dhënave.

Të dhënat për materialin mund t’i kërkoni edhe në bazën e përbashkët bibliografike COBIB në dritaren për kërkim Regjistrimi bibliografik, ku para fushës për kërkim me çelës, nga lista përzgjidhni vlerën COBIB.XX. Në bazën e përbashkët COBIB.XX nuk mund të kërkoni me të dhënat për koleksionet dhe me të dhënat përmbledhëse për koleksionet. Të dhënat në bazën e përbashkët bibliografike COBIB mund t’i kërkoni në dritaren për kërkim Materiali pas klikimit të butonit Shkarko regjistrimin.

Përveç kërkimit të avancuar, të dhënat për materialin mund t’i kërkoni edhe përmes kërkimit të specializuar me indekset për kërkim.

Shfaqjen e rezultateve të kërkimit mund ta rregulloni:

• shtoni dhe ndryshoni formatet e rezultateve të kërkimit
• fshini formatet e rezultateve të kërkimit

Përmbajtjet në lidhshmëri:

• informacione të përgjithshme për kërkimin
  
• kërkimi i avancuar
  
• kërkimi i specializuar
  
• skanimi
  
• pasqyra e termave
• kërkimi i të dhënave për koleksionet
• kërkimi i të dhënave përmbledhëse për koleksionet

3.2 Shkarkimi i regjistrimit nga baza e përbashkët e të dhënave COBIB

Regjistrimin nga baza COBIB në bazën lokale e shkarkoni sipas kësaj procedure:

1. Në grupin e përmbajtjes Materiali përzgjidhni procedurën Shkarko regjistrimin nga COBIB-i ose në dritaren për kërkim Materiali përzgjidhni butonin Shkarko regjistrimin.
   Hapet dritarja për kërkim e regjistrimeve bibliografike në COBIB, ku gjeni dhe përzgjidhni regjistrimin bibliografik.
2. Në skedën e re të shfletuesit hapet dritarja për redaktimin e të dhënave lokale bibliografike në aplikacionin COBISS Cat.
   Vendosni të dhënat lokale dhe ruani ato.
3. Në skedën me aplikacionin COBISS Lib mbetet e hapur dritarja për kërkimin e regjistrimeve bibliografike në COBIB, ku sërish mund të kërkoni dhe të përzgjidhni regjistrimin bibliografik.
   Pikat 2 dhe 3 të procedurës mund t’i përsërisni sa herë të dëshironi.
4. Procedurën e përfundoni nëse klikoni butonin Mbyll në dritaren për kërkim të regjistrimeve bibliografike.

3.3 Redaktimi i të dhënave bibliografike

Një numër të kufizuar të të dhënave bibliografike mund t’i redaktoni tek procedura shkarkimi i regjistrimit nga baza e përbashkët. Të dhënat mund t’i redaktoni kur regjistrimi ndodhet në bazën lokale të të dhënave.

Mund të redaktoni përmbajtjen e këtyre nënfushave:

• 100e – Kodi për kategorinë e publikut
• 330z – Gjuha e përmbledhjes ose abstraktit
• 330a – Teksti i shënimit
• 539a – Titulli i saktë me komandat LaTeX
• 610a – Emërtime lëndore të pakontrolluara
• 610z – Gjuha e emërtimeve lëndore të pakontrolluara
• 675b – Grupi
• 675s – Statistika
• 992b – Shenja të regjistrimit
• 992y – Numri i inventarit i serialit
• 9930 do 9939 (nënfushat me përmbajtjes lokale të definuar)

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
   
2. Përzgjidhni procedurën Redakto një numër të kufizuar të të dhënave bibliografike.
   Në skedën e re të shfletuesit hapet dritarja për redaktimin e të dhënave lokale bibliografike në aplikacionin COBISS Cat. Në nëndritaren në të djathtë shfaqen të gjitha të dhënat bibliografike të regjistrimit. Të dhënat e ndryshuara ose të shtuara kanë ngjyrë të verdhë.
   Të dhënat në nëndritaren e mesit (fushat dhe nënfushat), të cilat mund t’i ndryshoni, kanë ngjyrë të kaltër. Fushat dhe nënfushat me ngjyrë hiri nuk mund t’i redaktoni.
   
3. Të dhënat në regjistrim i përmirësoni ose plotësoni:
   • duke klikuar në fushat e shfaqura, të dhënat i vendosni në mënyrë manuale ose vlerat i përzgjidhni nga lista e kodeve. Përmbajtjen e ruani duke klikuar jashtë fushës ose duke shtypur tastet <Enter>;
   • nëpër fusha dhe nënfusha lëvizni përmes miut ose tastit <Tab>, tastit <Enter> ose tastit për lëvizje. Nëse përdorni kombinimin e tasteve <Shift> + <Tab>, ktheheni një hap prapa;
   • për shtimin e fushës/nënfushës së re klikoni në shenjën e fushës që dëshironi ta shtoni. Hapet dritarja Fusha, ku tek Shenja e fushës shfaqet shenja e fushës që e keni klikuar. Nëse dëshironi të shtoni një fushë tjetër, shënoni shenjën e saj ose fushën përzgjidheni nga lista dhe klikoni butonin Shto. Tek Shenja e fushës mund të shënoni një ose disa shenja të nënfushave, të cilat dëshironi t’i shtoni në fushat e veçanta (p.sh. 610aaa). Gjatë shtimit të nënfushave në dritaren Nënfusha tek Shenja e nënfushave mund të shënoni edhe disa shenja të nënfushave, të cilat dëshironi t’i shtoni (p.sh. aaaz). Fushën ose disa fusha të njëjta mund t’i shtoni edhe duke klikuar në butonin . Njëjtë vlenë edhe për nënfushën, tek e cila fillimisht duhet të përzgjidhet mundësia e shfaqjes së butonave për shtimin/fshirjen (butoni );
   • për përcaktimin e treguesit tek fusha 610 klikoni në vlerën e treguesit dhe përzgjidhni treguesin e duhur, më pas përzgjedhjen konfirmojeni përmes butonit Në rregull ose shtypni tastin <Enter>;
   • për fshirjen e fushës\nënfushës, të cilën e keni shtuar gabimisht, klikoni në butonin , pasi ta keni mundësuar atë përmes përzgjedhjes së butonit . Këtë mund ta bëni edhe duke klikuar përmes miut në shenjën e fushës. Në dritaren Fusha klikoni butonin Fshi <shenja e fushës\nënfushës>;
   • nënfushën mund ta zhvendosni lart ose poshtë duke klikuar ikonën ose , pasi ta keni mundësuar përmes përzgjedhjes së butonit .
4. Regjistrimin e ruani përmes butonit .
   Regjistrimin e ruani në bazën lokale të të dhënave.

3.4 Fshirja e regjistrimit bibliografik

Regjistrimin bibliografik mund ta fshini nga baza e të dhënave nëse nuk ka:

• fushat 996, 997 ose 998,
• licencën për huazimin e librave elektronikë,
• licencën për pakon ose burimin e veçantë elektronik,
• njësitë e pasurimit nga moduli COBISS Lib/Pasurimi, COBISS Lib/Serialet ose COBISS Lib/Burimet elektronike, përveç nëse bëhet fjalë për botimin që ende nuk është shtypur (001a=p – regjistrim paraprak i papërfunduar (CIP)),
• regjistrime paralele,
• regjistrime vartëse (artikuj).

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Fshi regjistrimin bibliografik.
   Programi kërkon që fshirjen ta konfirmoni.
3. Klikoni butonin Po.
   Regjistrimi bibliografik fshihet nga baza lokale e të dhënave. Nëse regjistrimin nuk e ka asnjë bibliotekë tjetër në bazën e vet lokale, ai fshihet edhe nga baza e përbashkët e të dhënave. Programi ju njofton se regjistrimi është fshirë.
   
4. Klikoni butonin Në rregull.

3.5 Shfaqja e regjistrimit në formatin COMARC

Të dhënat për materialin mund t’i shikoni në formën e vendosur në bazën bibliografike të të dhënave.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Shfaq regjistrimin në formatin COMARC.
   Hapet dritarja Kontrollimi – Regjistrimi bibliografik, ku shfaqen të dhënat bibliografike dhe të dhënat për koleksionet për materialin e përzgjedhur.

Kontrollimi i regjistrimit bibliografik në formatin COMARC është i mundur edhe në dritaren për kërkim të regjistrimeve bibliografike:

• në listën e objekteve të gjetura mund të përzgjidhni një ose disa regjistrime,
• pasi të klikoni butonin hapet regjistrimi në formatin COMARC.
  Nëse keni përzgjedhur disa regjistrime, midis tyre mund të lëvizni duke klikuar butonat dhe .

Nëse klikoni butonin COMARC, regjistrimin bibliografik në formatin COMARC mund ta shikoni edhe në redaktuesin Fusha 996/997 dhe në dritaren Kontrolli i ardhjes së serialeve, ku evidentoni ardhjen e serialeve.

Në formatin COMARC mund të shikoni vetëm të dhënat e detajuara për koleksionet. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997 dhe përzgjidhni procedurën Shfaq fushën në formatin COMARC.

Më shumë rreth:

• formatit COMARC/B për të dhënat bibliografike
• formatit COMARC/H për të dhënat e koleksioneve

3.6 Shfaqja e fushave 996/997

Për materialin e veçantë mund të shikoni se cilat fusha 996/997 ekzistojnë.

Procedura Shfaq fushat 996/997

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Shfaq fushat 996/997.
   Hapet dritarja me listën e fushave.

3.7 Shfaqja e listës së bibliotekave

Mund të shikoni se në cilat baza lokale ekziston regjistrimi bibliografik dhe cila është gjendja e koleksioneve sipas bibliotekave (e dhëna në COBISS+).

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Regjistrimi bibliografik gjeni dhe përzgjidhni regjistrimin bibliografik.
2. Përzgjidhni procedurën Shfaq listën e bibliotekave.
   Hapet dritarja Lista e bibliotekave, ku shfaqen bazat lokale sipas renditjes alfabetike.
3. Nëse dëshironi që listën ta kufizoni në një grup të ngushtë të bibliotekave klikoni butonin Shfaq të përzgjedhurat.
   Nëse dëshironi që sërish të shfaqni listën e të gjitha bibliotekave klikoni butonin Shfaq të gjitha.
4. Nëse dëshironi të verifikoni gjendjen e koleksioneve në bibliotekën e veçantë klikoni butonin Koleksionet e bibliotekës.
   Hapet skeda e re e shfletuesit të internetit, ku në COBISS+ shfaqet regjistrimi i përzgjedhur, bashkë me koleksionet në bibliotekë.
5. Dritaren Lista e bibliotekave e mbyllni duke klikuar në butonin Mbyll.

3.8 Shtimi i përmbajtjes digjitale

Të dhënat për materialin mund t’i plotësoni me përmbajtjen digjitale (p.sh. me fotografi, me audio, me video etj.).

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Regjistrimi bibliografik gjeni dhe përzgjidhni regjistrimin.
2. Përzgjidhni procedurën Shto përmbajtjen digjitale në dCOBISS.
   Në një skedë të veçantë hapet aplikacioni dCOBISS (Repositori digjital COBISS), ku ndodhen të dhënat për publikimin e regjistrimit të përzgjedhur.
3. Nëse regjistrimi në dCOBISS ende nuk ekziston, plotësoni të dhënat për publikimin e regjistrimit (të dhënat nuk janë të detyrueshme) dhe regjistrimin ruane.
4. Klikoni butonin Krijo publikimin dhe më pas Shto skedarin kryesor tek publikimi.
   Nëse skedari kryesor tashmë është përcaktuar, klikoni butonin Shto skedarin shtesë tek publikimi.
   Hapet dritarja Shtimi i skedarit kryesor ose dritarja Shtimi i skedarit shtesë dhe dritarja për qasjen në skedarin në kompjuterin tuaj. Gjeni skedarin që dëshironi ta shtoni në regjistrim dhe klikoni butonin Hap (Open). Skedari i përzgjedhur ngarkohet.
5. Vendosni përshkrimin e skedarit dhe kutinë e zgjedhjes për t’u njohur me rregullat për të drejtat autoriale.
6. Klikoni butonin Ngarko skedarin kryesor ose Ngarko skedarin shtesë.
   
7. Skedarin kryesor dhe skedarët shtesë gjatë publikimit të regjistrimit mund t’i zëvendësoni, largoni ose të ndryshoni përshkrimin e tyre.

3.9 Të dhënat për qasjen në tekstin e plotë të burimit elektronik

Mundësohet shfaqja e të dhënave për qasje në tekstet e plota të burimeve elektronike të informacionit përmes linqeve për lidhjen me materialin.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Materiali përzgjidhni procedurën Shfaq të dhënat për qasjen në tekstin e plotë të burimit elektronik.
   
2. Hapet dritarja për vendosjen e ISSN-së ose ISBN-së së burimit elektronik.
   E paracaktuar është mundësia e përzgjedhur për shfaqjen e të dhënave për disponueshmërinë vetëm për bibliotekën kryesore. Mund të përzgjidhni mundësinë e shfaqjes së të gjitha bibliotekave.
   Vendosjen e të dhënave e konfirmoni.
3. Hapet dritarja Të dhënat për qasjen në tekstin e plotë të burimit elektronik, ku në tabelë shfaqen të dhënat për bibliotekën, arkivin e burimeve elektronike, portalin dhe informacionet për disponueshmërinë e përmbajtjes.
4. Për shfaqjen e burimeve elektronike në portalin e caktuar (ADZ, DiKUL, UM:NIK, mEga ose Digital : UP) në tabelë përzgjidhni rreshtin e duhur dhe klikoni butonin Linku.
   Portali i përzgjedhur hapet në dritare të veçantë. Në të shfaqen regjistrimet për ISSN-në e caktuar ose ISBN-në e burimit elektronik me linqet për qasje në tekstin e plotë.

4 Të dhënat përmbledhëse për koleksionet – fusha 998

Të dhënat në fushat 998 kanë për qëllim administrimin e të dhënave përmbledhëse për koleksionet e bibliotekës. Regjistrimi bibliografik mund të ketë vetëm një fushë 998. Struktura e të dhënave në fushën 998 është përcaktuar me formatin COMARC/H.

Në COBISS Lib në fushën 998 ndodhen edhe disa të dhëna, të cilat nuk janë pjesë të formatit COMARC/H:

• periudha e ruajtjes (numri i muajve për ruajtjen e vitit të serialeve për të gjithë bibliotekën ose për departamentet e veçanta),
• çregjistrimi i pjesshëm i botimeve (numri i njësive, të cilat ruhen në departamentin e veçantë),
• të dhënat për koordinimin e pasurimit:
  • çmimi në valutën vendëse (nëse çmimi në njësi është në valutën e huaj, respektohet lista e kursit, e cila është vendosur në mënyrë automatike për nevojat e konkursit ARIS),
  • kontributi ARIS (shuma me të cilën kontribon ARIS në blerjen e botimeve),
  • shkalla e tatimit,
  • shkalla e zbritjes,
  • shënimi për çmimin.

Të dhënat përmbledhëse për koleksionet mbështesin funksionin e katalogut online si dhe funkonin e koordinimit të pasurimit me seriale të huaja.

Tek monografitë fusha 998 nuk plotësohet, mirëpo të dhënat përmbledhëse për koleksionet vendosen në mënyrë automatike dhe transferohen në bazën e përbashkët bibliografike. Të dhënat e shënuara në këtë fushë mund t’i verifikoni në grupin e përmbajtjes Materiali tek të dhënat Kodi i institucionit dhe numri i kopjeve (998bc).

Fushat 998 tek serialet në modulin COBISS Lib/Serialet shtohen në mënyrë automatike kur bëhet porosia ose kur përfundohet lista e botimeve të paporositura, ndërsa më vonë, nëse është e nevojshme, të dhënat plotësohen dhe ndryshohen në mënyrë manuale. Në mënyrë automatike vendosen këto të dhëna:

• treguesi i vendosjes – vlera e paracaktuar varet nga parametrat në skedarin e konfigurimit,
• data e raportimit (a),
• kodi i institucionit (b),
• numri i kopjeve (c),
• treguesi i pasurimit (e) – merr vlerën serial aktualisht i parapaguar,
• të dhënat e përgjithshme për koleksionet (g) – elementi c merr vlerën 0,
• viti i botimit (k).

Nëse nuk e përdorni modulin COBISS Lib/Serialet**, kur shtoni fushën e parë 997 gjithmonë hapet redaktuesi i fushës 998, ku në mënyrë automatike vendosen të dhënat:

• kodi i institucionit (b),
• numri i kopjeve (c).

Për koordinimin e pasurimit të serialeve të huaja të dhënat i vendosni vet.

Kur shtoni fushën e parë 997 tek burimi i integruar ose tek regjistrimi përmbledhës hapet redaktuesi i fushës 998, ku në mënyrë automatike vendosen këto të dhëna:

• kodi i institucionit (b)
• numri i kopjeve (c)

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• shtimi i fushës së re 998
• shënimi dhe redaktimi i të dhënave në fushën 998
• fshirja e fushës 998
• kërkimi i të dhënave përmbledhëse për koleksionet

4.1 Shtimi i fushës së re 998

Nëse tek botimi ende nuk ekziston fusha 998, fusha shtohet në mënyrë automatike tek:

• procedurat e pasurimit në modulin COBISS Lib/Serialet
• shtimi i fushës 997
• shumëfishimi i fushës 997

Fushën e re 998 duhet ta shtoni në mënyrë manuale në këto raste:

• kur për koleksionet e bibliotekës që nuk ndodhen në COBISS raporton një bibliotekë tjetër që ndodhet në sistem,
• kur koleksionet për regjistrimin biblioteka i administron në një sistem tjetër,
• kur biblioteka administron koleksionet në një regjistrim tjetër në kuadër të COBIB-it.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Shto fushën e re 998.
   Hapet redaktuesi Fusha 998, ku vendosni të dhënat.

4.2 Shënimi dhe redaktimi i të dhënave

Pavarësisht faktit nëse fusha 998 është krijuar në mënyrë automatike apo manuale, më vonë të dhënat i redaktoni në mënyrë manuale dhe kujdeseni për besueshmërinë e tyre.

Shënimi i të dhënave përmbledhëse për koleksionet është i ndarë në disa pjesë:

• shënimi i të dhënave të përgjithshme
• shënimi i të dhënave për vitet e botimit dhe koleksionet në tabelën e viteve
• shënimi i financuesve në tabelën e financuesve

4.2.1 Shënimi i të dhënave të përgjithshme

Në fushën 998 i vendosni ndryshimet që kanë të bëjnë me të dhënat përmbledhëse për koleksionet e serialeve.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 998 gjeni dhe përzgjidhni fushën 998.
   
2. Përzgjidhni butonin .
   Hapet redaktuesi Fusha 998.
3. Tek Treguesi i vendosjes (2) përzgjidhni vlerën nga lista. Vlera e paracaktuar varet nga parametrat në skedarin e konfigurimit.
4. Tek Data e raportimit (a) shënohet data e vlefshmërisë së të dhënave për koleksionet në fushën 998.
5. Tek Kodi i institucionit (b) shënohet kodi i bibliotekës kryesore ose atë e përzgjidhni nga lista e kodeve. Vlera e paracaktuar është kodi i bibliotekës kryesore.
   Nëse biblioteka ka autorizimin për raportimin e koleksioneve të serialeve për një bibliotekë tjetër, e cila nuk posedon bazën e vet të të dhënave, mund të përzgjedh kodin e bibliotekës tjetër.
6. Tek Numri i kopjeve (c), ku bëhet fjalë për elementin 7, vlera e paracaktuar është 0.
   Nëse biblioteka nuk rregullon të dhënat e detajuara për koleksionet në fushën 997, në nënfushën 998c në elementin 7 mund të shënoni në mënyrë manuale dy numra, të cilët i ndani me presje – numrin e kopjeve për huazim jashtë bibliotekës dhe numrin e kopjeve për huazim në sallën e leximit.
7. Tek Numri i vendit – vendosja (d) vendosni të dhënat për vendosjen në formën e pastrukturuar (pa respektimin e elementeve të nënfushës d).
   Nëse janë disa numra të vendit, ata i vendosni në të njëjtën nënfushë 998d dhe i ndani mes vete me ndonjë nga shenjat e pikësimit.
8. Tek Treguesi i pasurimit (e) përzgjidhni vlerën nga lista e kodeve.
9. Për vendosjen e shënimeve rreth gjendjes së koleksioneve klikoni butonin tek e dhëna Shënime (n).
10. Për shënimin e të dhënave për koordinimin e pasurimit të serialeve të huaja klikoni butonin tek të dhënat Koordinimi
11. Tek Periudha e ruajtjes shënoni se pas sa muajve dëshironi të çregjistroni materialin, ndërsa tek fusha e veçantë 997 ndryshoni statusin në çregjistruar.
    Në bazë të kësaj të dhëne gjatë përcaktimit të numrit të inventarit përmes numëratorit përcaktoni në mënyrë automatike datën e çregjistrimit në fushën 997.
12. Tek Çregjistrimi i pjesërishëm i botimit shënoni numrat, të cilët ruhen nëpër departamentet.
    Në bazë të kësaj të dhëne, tek evidentimi i ardhjes së serialeve me kontrollin e ardhjes, në nënfushën 997m vendoset shënimi për numrat e larguar.
13. Nëse shënoni të dhënat për koordinimin e pasurimit dhe dëshironi të transferoni çmimin nga fusha 997, klikoni butonin Përllogaritja e çmimit.
    Hapet lista e fushave 997, të cilat ndodhen në këtë regjistrim bibliografik. Në listë përzgjidhni një ose disa fusha 997 nga të cilat dëshironi të përllogaritni çmimin. Nga të gjitha fushat e përzgjedhura 997 mblidhen çmimet dhe shuma e përgjithshme vendoset në nënfushën 9983. Nëse çmimi ka qenë i shënuar më herët, atë e zëvendëson çmimi i ri. Data aktuale vendoset në nënfushën 998a – Data e raportimit.
14. Ruani të dhënat.

4.2.2 Shënimi i të dhënave për vitet e botimit dhe koleksionet e bibliotekës në tabelën e viteve të botimit

Vitet e botimit dhe të dhënat e përgjithshme për koleksionet që janë të dhënat për plotësinë, rregullsinë e ardhjes së serialeve dhe ruajtjen, vendosen në tabelën e viteve të botimit. Të dhënat për vitet e botimeve dhe plotësinë e koleksioneve janë të detyrueshme.

Procedura

1. Në redaktuesin Fusha 998 klikoni butonin Vitet e botimit (k).
   Hapet tabela, në të cilën rreshti përfaqëson periudhën e ruajtjes së serialeve.
2. Rreshtin për periudhën e shtoni duke klikuar butonin Shto rreshtin.
3. Tek Vitet e botimit (k) shënoni periudhën sipas rregullave të formatit COMARC/H.
4. Nga lista përzgjidhni vlerat për plotësinë (g\c), rregullsinë (g\p) dhe ruajtjen (g\r).
5. Të dhënat ruani.

4.2.3 Shënimi i financuesve në tabelën e financuesve

Të dhënat për financuesit dhe përqindjet financiare për koordinimin e pasurimit të serialeve të huaja shënohen në tabelën e financuesve.

Procedura

1. Në redaktuesin Fusha 998 – koordinimi klikoni butonin Financuesi (4).
   Hapet tabela, në të cilën rreshti përfaqëson të dhënat për një financues.
2. Rreshtin për financuesin e shtoni duke klikuar butonin Shto rreshtin.
3. Tek Financuesi (F) nga lista përzgjidhni financuesin e duhur.
   Vlera e paracaktuar * nënkupton bibliotekën kryesore.
4. Tek financuesit duhet të shënoni përqindjen e financimit.
   Shuma e të gjitha përqindjeve në tabelë duhet të jetë e njëjtë me 100.
5. Të dhënat i ruani.

4.3 Kërkimi i të dhënave përmbledhëse për koleksionet

Të dhënat përmbledhëse për koleksionet mund t’i kërkoni me fushat 998 (p.sh. me datën e raportimit), me të dhënat bibliografike (p.sh. me titullin) dhe me të dhënat për koleksionet (p.sh. me nënvendndodhjen në numrin e vendit).

Të dhënat mund t’i kërkoni në tri mënyra:

• kërkimi në dritaren për kërkim
• kërkimi përmes çelësit, që do të thotë se me COBISS.XX-ID - mund të kërkoni vetëm fushat 998 për serialet
• kërkimi përmes pyetësorëve.

Dritarja për kërkim Fusha 998 në kolonën e parë të pyetjeve për kërkim mundëson kërkimin:

• me të dhënat përmbledhëse për koleksionet (vlera Fusha 998),
• në regjistrimin bibliografik (vlera Regjistrimi bibliografik),
• me të dhënat për gjendjen e koleksioneve (vlera Fusha 996/997),
• përmes kufizimit p.sh. kërkimi vetëm i monografive.

Pyetjen për kërkim mund ta formoni përmes disa rreshtave për kërkim dhe përmes përzgjedhjeve të ndryshme të vlerave në kolonën e parë të pyetjeve për kërkim për grupet e përmbajtjes, p.sh. duke shënuar të dhënat bibliografike dhe të dhënat për koleksionet.

Rezultat i kërkimit janë të dhënat për koleksionet (fushat 998).

Në dritaren për kërkim Fusha 998 të dhënat mund t’i kërkoni vetëm në bazën lokale të të dhënave.

Për kërkimin e të dhënave përmbledhëse për koleksionet mund të përdorni, përveç kërkimit të avancuar, edhe kërkimin e specializuar përmes parashtesave për kërkimin e të dhënave për koleksionet në nivelin e fushës 998.

Me rezultatet e kërkimit mund të kryeni edhe këto veprime:

• shtoni dhe ndryshoni formatet e rezultateve të kërkimit
• fshini formatet e rezultateve të kërkimit

4.3.1 Parashtesat për kërkimin me të dhënat për mbledhëse për koleksionet

Nëse kërkoni në klasën Fusha 998 rezultat i kërkimit janë ato fusha 998, të cilat i përshtaten pyetjes për kërkim.

Gjatë kërkimit mund të përdorni edhe parashtesat në nivelin e fushës 998, me anë të të cilave kufizoni kërkimin me të dhënat përmbledhëse të koleksioneve.

Parashtesat për kërkimin me të dhënat për koleksionet në nivelin e fushës 998

Përmbajtjet në lidhshmëri:

• parashtesat për kërkimin me të dhënat për koleksionet në nivelin e fushës 996/997
• kërkimi në përgjithësi
  
• kërkimi i avancuar
  
• kërkimi i specializuar
  
• pasqyra e termave
• kërkimi i materialit
• kërkimi i të dhënave për koleksionet

4.4 Fshirja e fushës 998

Fushën 998 mund ta fshini nga baza e të dhënave nëse:

• në regjistrim nuk ka të dhëna për koleksionet (fusha 996/997),
• raportoni për koleksionet e bibliotekës tjetër, e cila nuk është në COBISS (kodi i institucionit në fushën 998 ndryshon nga kodi i bibliotekës kryesore).

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 998 gjeni dhe përzgjidhni fushën 998.
   
2. Përzgjidhni metodën Fshi fushën.

5 Të dhënat për koleksionet – fusha 996/997

Të dhënat për gjendjen e koleksioneve janë të ruajtura në bazat lokale të bibliotekave dhe mundësojnë automatizimin e procedurave të inventarizimit dhe huazimit të materialit, pasurimit me monografi dhe seriale, kontrollimit të ardhjes së serialeve si dhe automatizimit të procedurave të tjera interne.

Një fushë 996/997 përfaqëson një kopje të monografisë, një vit të serialit, një njësi të materialit jolibër, p.sh. USB etj.

Fushat 996/997 mund të krijohen në procesin e pasurimit në modulin COBISS Lib/Pasurimi dhe COBISS Lib/Serialet, mirëpo mund t’i shtoni edhe vet.

Të dhënat për koleksionet e monografive dhe serialeve (p.sh. numri i vendit, numri i inventarit, data e inventarizimit etj.) administrohen në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997, ndërsa të dhënat e lidhura me pasurimin (p.sh. mënyra e pasurimit, furnizuesi, çmimi etj.) në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 – të dhënat për pasurimin.

Të dhënat vendosen sipas rregullave të formatit COMARC/H.

Tek shënimi i të dhënave për formatin, nënvendndodhjen në numrin e vendit, vendndodhjen në raft, llojin e përpunimit dhe KDU qasja e lirë, përdoren listat lokale të kodeve për koleksionet. Me rregullimin e parametrave në skedarin e konfigurimit tek formati, vendndodhja në raft, lloji i përpunimit ose KDU qasja e lirë lejohet edhe vendosja e vlerës, e cila nuk ndodhet në listën e kodeve.

Në vazhdim janë përshkruar:

• redaktuesi i fushës 996/997
• shtimi i fushës së re
• shënimi i të dhënave
• inventarizimi i materialit dhe printimi i etiketave
• lista e hyrjeve të rejave
• kërkimi i të dhënave për koleksionet
• shfaqja e numrave të disponueshëm të inventarit ose numrave në vazhdim
• kopjimi dhe ndryshimi i të dhënave në disa fusha
• shumëfishimi i fushës
• klasifikimi i fushave
• fshirja e fushës
• transferimi i koleksioneve në regjistrimin për materialin tjetër
• formimi i kompletit
• çregjistrimi i materialit nga skedari
• çregjistrimi i teksteve mësimore
• verifikimi dhe përzgjedhja e materialeve bibliotekare të larguara
• administrimi i koleksioneve të burimeve të integruara
• procedurat e lidhura me huazimin e materialit
• shfaqja e regjistrit të ndryshimeve të të dhënave në fushat 996/997
• përgatitja e statistikave të koleksioneve

5.1 Redaktuesi Fusha 996/997

Në redaktuesin Fusha 996/997 shënoni dhe ndryshoni të dhënat për koleksionet e materialeve bibliotekare (të dhënat në fushat 996/997).

Në vazhdim janë përshkruar redaktuesit:

• Fusha 996/997
• Fusha 996/997 – të dhënat për pasurimin
• Të dhënat për pasurimin

Të dhënat janë të klasifikuara në tri grupe (tri skeda), ndërsa janë të redaktuara pjesërisht sipas rendit alfabetik të shkronjave të nënfushave, pjesërisht sipas frekuencës së përdorimit:

• skeda I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r për vendosjen e treguesve, identifikimin e kopjes, numrin e vendit, numrin e inventarit dhe datën e inventarizimit, nivelin e disponueshmërisë, statusin, kufizimin e disponueshmërisë, numrat për huazim dhe shënimet; duke klikuar në butonin tek Të dhënat për pas. mund të hapni redaktuesin për shënimin e të dhënave për pasurimin; duke klikuar në butonin tek të dhënat Fusha 998 hapni redaktuesin për redaktimin e të dhënave përmbledhëse për koleksionet e serialeve,
  
• skeda e, g, h, i, s, w, 4, 5 për shënimin e rivendosjes së materialit, të dhënat e përgjithshme për koleksionet, titullin, madhësinë e njësisë, lidhjen, qëllimin e pasurimit, financuesin dhe llojin e përpunimit,
• skeda j, k, l, m për shënimin e numërtimit të serialeve në të trija nivelet dhe të dhënave të tjera, të cilat kanë të bëjnë me serialet.

Nën çdo skedë përmes butonave janë të disponueshme këto procedura:

• butoni COMARC – shfaqja e regjistrimit bibliografik me të gjitha fushat 996/997 në formatin COMARC; të dhënën e veçantë mund ta kopjoni nga kontrolluesi dhe ta ngjitni në fushën që dëshironi në redaktues,
• butoni Përcakto numrat – përcaktimi i numrave të inventarit, numrave në vazhdim dhe numrave për huazim,
• butoni Kopjo – kopjimi i të dhënave në fushat e tjera 996/997 në regjistrimin e njëjtë bibliografik,
• butoni Printo etiketat – printimi i etiketave për materialin, edhe për numrat e pritur të serialeve.

Redaktuesi Fusha 996/997 – të dhënat për pasurimin

Në redaktuesin Fusha 996/997 – të dhënat për pasurimin shënoni dhe ndryshoni të dhënat për pasurimin sipas formatit COMARC/H: mënyrën e pasurimit, numrin dhe datën e porosisë, pranimin, reklamimin, parafaturën dhe faturën, numrin intern dhe datën e faturës, furnizuesin, çmimin dhe pranuesin e dhuratës ose të shkëmbimit.

Redaktuesi për shfaqjen e të dhënave për pasurimin është i disponueshëm duke klikuar në butonin tek Të dhënat për pas..

Redaktuesi Të dhënat për pasurimin

Në redaktues shfaqen të gjitha elementet e nënfushave për të dhënat për pasurimin dhe përfaqëson ndihmën gjatë shënimit të të dhënave për pasurimin. Të dhënat gjatë ruajtjes transferohen në mënyrë automatike në formatin COMARC/H.

Më shumë rreth:

• shtimit të fushave 996/997
• shënimit të të dhënave në fushat 996/997
• formatit COMARC/H

5.2 Shtimi i fushës së re

Për çdo kopje të materialit bibliotekar shtoni fushën 996/997 dhe shënoni të dhënat.

Gjatë shtimit të fushës 996/997 mund të përdorni modelin tuaj të krijuar paraprakisht, dhe në këtë mënyrë e lehtësoni procesin e shënimit të të dhënave.

Në fushën e shtuar mund të vendosni menjëherë edhe të dhënat për inventarizimin e materialit, ose fushën vetëm e shtoni, ndërsa të dhënat i shënoni më vonë.

Nëse përdorni modulin COBISS Lib/Pasurimi dhe COBISS Lib/Serialet, fushat 996/997 shtohen në mënyrë automatike gjatë ekzekutimit të procedurave të pasurimit.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Shto fushën e re 996/997.
   Hapet redaktuesi Fusha 996/997, në të cilin mund të ofrohen vlerat e paracaktuara të disa të dhënave.
3. Verifikoni vlerat e paracaktuara dhe sipas nevojës ndryshoni ato.
4. Vendosni të dhënat e tjera.
5. Klikoni butonin Në rregull.
   Fusha 996/997 ruhet.

Statusi pas shtimit të fushës 996/997

Fusha 996/997: 2 – në përpunim

Vlerat e paracaktuara tek shtimi i fushës 996/997

Bazuar në parametrat e skedarit të konfigurimit në redaktuesin Fusha 996/997 ofrohen këto vlera të paracaktuara:

• treguesi i vendosjes bazuar në nënfushën 001c ose bazuar në elementin e plotësuar të numrit të vendit d\u – KDU qasja e lirë,
• bazuar në vlerën e paracaktuar të treguesit të vendosjes, në elementin e numrit të vendit d\a transferohen të dhënat nga nënfushat 700ab ose 710a, ndërsa në elementin d\5 të dhënat nga nënfushat 200ahi; nëse nuk janë të plotësuara as nënfushat 700ab e as 710a, në elementin d\a transferohen të dhënat nga nënfushat 200ahi,
• elementet e numrit të vendit d\a dhe d\5 mund të mbeten të zbrazëta, pavarësisht vendosjes sipas lëndës,
• në Nënvendndodhja (d\l) mund të transferohet vlera e përzgjedhur nga lista lokale e kodeve Nënvendndodhja në numrin e vendit (CODE 84).

Parametrat në skedarin e konfigurimit i rregullon qendra për COBISS me kërkesën e bibliotekës.

Nëse keni të definuar modelin e paracaktuar, në redaktues transferohen edhe vlerat nga ky model. Nëse tek shtimi i fushës 996/997 keni përdorur modelin tuaj, në Nënvendndodhja (d\l) transferohet vlera nga ky model, edhe nëse me parametrat në skedarin e konfigurimit është përcaktuar ndryshe.

Më shumë rreth:

• shënimit të të dhënave për koleksionet
• shënimit të të dhënave për pasurimin
• shfaqjes së regjistrimit në formatin COMARC
• përcaktimit të numrit të inventarit, numrit në vazhdim dhe numrit për huazim
• kopjimit të të dhënave në fusha të tjera
• printimit të etiketave për materialin, edhe për serialet e pritura

5.2.1 Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës

Kur duhet të vendosni një numër të madh të fushave 996/997, të cilat përmbajnë të dhëna të njëjta (p.sh. datën e inventarizimit dhe mënyrën e pasurimit tek inventarizimi i fondit të vjetër, nënvendndodhjen, financuesin dhe furnizuesin tek inventarizimi i fondit të teksteve mësimore etj.), procedurën e lehtësoni nëse para shtimit të fushave 996/997 krijoni modelin me të dhënat e nevojshme, të cilin më pas e përdorni.

Nëse dëshironi që gjatë shtimit të fushës së re 996/997 të vendosni të dhëna ndryshe nga ato që keni vendosur deri tani, ndryshoni të dhënat në modelin, i cili është i paracaktuar tek shtimi i fushës 996/997, ose krijoni modelin e ri dhe përdoreni atë. Mund të krijoni disa modele. Kur janë disa modele, gjatë shtimit të fushës 996/997 respektohet modeli i paracaktuar.

Kur modelet nuk ju nevojiten më ata mund t’i fshini. Nëse fshini të gjitha modelet e krijuara tek shtimi i fushës 996/997 sërish si të paracaktuara do të vlejnë parametrat e sistemit.

Modelet janë të lidhura me emrin e përdoruesit dhe mund t’i redaktoni në dritaren Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës 996/997.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Modelet për shtimin e fushës 996/997.
   Hapet dritarja Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës 996/997 me listën e modeleve të krijuara përmes kësaj metode. Vendi i parë në listë është i rezervuar për parametrat e sistemit (në përputhje me vlerat dhe parametrat e përcaktuara në mënyrë automatike në skedarin e konfigurimit), të cilat respektohen si të paracaktuara gjatë shtimit të fushës 996/997, nëse nuk keni të krijuar modelet tuaja.
   Në anën e djathtë lartë ndodhen butonat për redaktimin e modeleve:
   • Shto – për krijimin e modeleve të reja
   • Redakto – për redaktimin e modeleve të përzgjedhura
   • Fshi – për fshirjen e modeleve të përzgjedhura
   • Paracaktuar – për vendosjen e modeleve të përzgjedhura si të paracaktuara
2. Ndryshimet i ruani duke klikuar butonin Në rregull.

5.2.1.1 Krijimi i modeleve

Procedura

1. Në dritaren Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës 996/997 klikoni butonin Shto.
   Hapet dritarja Emërtimi.
2. Në fushë shënoni emrin e modelit.
3. Klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja Modeli për shtimin e fushës 996/997.
4. Shënoni të dhënat, të cilat dëshironi të vendosen në mënyrë automatike gjatë shtimit të fushës së re 996/997 (pas përzgjedhjes së metodës Materiali / Shto fushën e re 996/997 ).
5. Klikoni butonin Në rregull.

Modeli ruhet tek parametrat e përdoruesit dhe shtohet në listën e modeleve. Nëse gjatë shtimit të fushave 996/997 dëshironi ta përdorni modelin, këtë të fundit vendoseni si të paracaktuar.

5.2.1.2 Redaktimi i modeleve

Nëse dëshironi që gjatë shtimit të fushës 996/997 të vendosni të dhëna ndryshe nga ato që keni vendosur deri tani, ndryshoni të dhënat në modelin e paracaktuar.

Procedura

1. Në dritaren Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës 996/997 përzgjidhni modelin që dëshironi nga lista dhe më pas klikoni butonin Redakto.
   Hapet dritarja Modeli për shtimin e fushës 996/997.
2. Redaktoni të dhënat.
3. Klikoni butonin Në rregull.

5.2.1.3 Fshirja e modeleve

Nëse modeli nuk ju duhet më mund ta fshini.

Procedura

1. Në dritaren Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës 996/997 pëzgjidhni modelet që dëshironi dhe më pas klikoni butonin Fshi.
   Hapet dritarja për konfirmimin e fshirjes.
2. Klikoni butonin Po.

Nëse fshini të gjitha modelet e krijuara, gjatë shtimit të fushës 996/997 sërish do të vlejnë si të paracaktuara parametrat e sistemit.

5.2.1.4 Vendosja e modelit si të paracaktuar

Modelin, që dëshironi ta përdorni gjatë shtimit të fushës 996/997, e vendosni si të paracaktuar. Ky model do të respektohet tek shtimi i fushës 996/997, derisa parametrat nuk i ndryshoni (nuk e fshini ose nuk vendosni një model tjetër si të paracaktuar).

Nëse nuk dëshironi të përdorni modelin tuaj për shtimin e fushës 996/997, aktivizoni parametrat e sistemit.

Procedura

1. Në dritaren Redaktimi i modeleve për shtimin e fushës 996/997 klikoni modelet në listë dhe më pas klikoni butonin Paracaktuar.

Përkrah modeleve të paracaktuara në kallapa shfaqet edhe fjala (paracaktuar). Modeli i paracaktuar do të respektohet tek shtimi i fushës 996/997, derisa nuk i ndryshoni parametrat.

5.3 Shënimi i të dhënave

Të dhënat në redaktuesin Fusha 996/997 shënohen në tri skeda:

• tek skeda e parë vendosen të dhënat, të cilat mjaftojnë për inventarizimin e shumicës së materialeve,
• të dhënat që vendosen vetëm për serialet vendosen në skedën e tretë,
• nënfushat që plotësohen më rrallë janë në skedën e dytë.

Të dhënat vendosen sipas rregullave, të cilat vlejnë për shënimin e të dhënave për koleksonet (shih manualin Formati COMARC/H).

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
   
2. Përzgjidhni butonin .
   Hapet redaktuesi Fusha 996/997/I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.
3. Vendosen të dhënat që mjaftojnë për inventarizimin: treguesin, numrin e vendit, numrin e inventarit, statusin, shkallën e disponueshmërisë etj.
4. Printohen etiketat për materialin.
5. Të dhënat për pasurimin i vendosni duke klikuar në butonin tek Të dhënat për pas..
6. Të dhënat përmbledhëse për koleksionet e serialeve mund t’i redaktoni duke klikuar në butonin tek të dhënat Fusha 998.
7. Klikoni skedën e, g, h, i, s, w, 4, 5 dhe vendosni të dhënat.
8. Klikoni skedën j, k, l, m dhe vendosni të dhënat për serialet.
9. Të dhënat ruani.

Nëse keni vendosur numrin e inventarit dhe datën e inventarizimit, fusha 996 shtohet në grupin e përmbajtjes Hyrje të reja për përgatitjen dhe printimin e listave të hyrjeve të reja.

Në fushën 996/997 disa të dhëna plotësohen në mënyrë automatike:

• në përputhje me parametrat në skedarin e konfigurimit,
• gjatë përdorimit të modelit për shtimin e fushës 996/997,
• tek përdorimi i moduleve COBISS Lib/Pasurimi dhe COBISS Lib/Serialet,
• tek ekzekutimi i kontrollit të ardhjes së numrave të serialeve.

Më shumë rreth:

• shtimit të fushës 996/997
• inventarizimit të materialit
• kopjimit dhe ndryshimit të të dhënave në disa fusha
• shfaqjes së regjistrimit në formatin COMARC

5.3.1 Treguesi, numri i vendit, numri i inventarit

Të dhënat vendosen në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.

Mund të vendosni këto të dhëna: treguesin e lidhjes (I1), treguesin e vendosjes (I2), identifikuesin e kopjes (c), numrin e vendit (d), numrin e inventarit (f) dhe datën e inventarizimit (o), shkallën e disponueshmërisë (p), statusin (s) dhe datën e statusit (t), kufizimin e disponueshmërisë (u), numrin për huazim (9), shënimet për gjendjen e koleksioneve (n) dhe shënimet e inventarit (r).

Tek monografikë vlera e paracaktuar tek treguesit e lidhjes është I papërcaktuar dhe atë nuk e ndryshoni. Tek serialet vlera e paracaktuar e treguesit është Numra të palidhur. Vlerën e treguesit të lidhjes mund ta ndryshoni përmes procedurës Lidh numrat ose Ndaj numrat.

Për tregues të vendosjes mund të përzgjidhni vlerën nga lista. Vlera e paracaktuar e treguesit është e përcaktuar në skedarin e konfigurimit.

Identifikuesin e kopjes e vendosni në mënyrë manuale, ndërsa në mënyrë automatike përcaktohet gjatë shtimit të njësisë në komplet. Identifikuesit e kopjes së kompletit të përcaktuar në mënyrë automatike nuk mund t’i ndryshoni.

Elementet e numrit të vendit vendosen duke u bazuar në vlerën e treguesit të vendosjes.

Numrin e inventarit, numrin në vazhdim dhe numrin për huazim i caktoni përmes numëratorëve, mirëpo mund t’i shënoni edhe në mënyrë manuale.

Nëse dëshironi që kopjet e botimit të njëjtë (në kuadër të një departamenti) të kenë numra në vazhdim të njëjtë, duhet që në numëratorin e numrave në vazhdim të përcaktoni formën e shënjimit të dublikatave. Në këtë mënyrë gjatë kopjimit të fushat 996/997 transferohet numri i njëjtë në vazhdim, ndërsa në mënyrë automatike propozohet e dhëna për dublikatën. Nëse në numërator nuk është e dhëna për dublikatën, gjatë kopjimit të të dhënave në fushat 996/997 gjithmonë përcaktohet numri i ri në vazhdim.

Nëse përdorni vendosjen e kombinuar sipas lëndës dhe sipas numrit në vazhdim, në parametrat e skedarit të konfigurimit mund të vendosni, që në fushën 996/997, me treguesit e vendosjes të përcaktoni në mënyrë automatike numrin në vazhdim përmes numëratorit të numrave në vazhdim.

Tek përcaktimi i numrit të inventarit përmes numëratorit data e inventarizimit vendoset në mënyrë automatike.

Sipas nevojës përcaktoni shkallën e disponueshmërisë.

Përcaktoni statusin. Nëse materiali është përgatitur për vendosje në raft, statusi fshihet.

Tek përcaktimi ose fshirja e statusit, data e statusit vendoset në mënyrë automatike.

Sipas nevojës e vendosni shënimin dhe numrin e inventarit.

5.3.2 Përzgjedhja e numëratorëve

Përmes numëratorëve në procedurën e inventarizimit të materialeve mund të përcaktoni:

• numrat e inventarit,
• numrat në vazhdim në numrin e vendit,
• numrat për huazim.

Në redaktuesin Fusha 996/997 si vlerë e paracaktuar ofrohen numëratorët, kushtet e të cilëve u përshtaten të dhënave për materialin. Nga lista mund të përzgjidhni numëratorët e tjerë.

Numrat i përcaktoni duke klikuar në butonin Përcakto numrat. Në të njëjtën kohë përcaktohet numri i inventarit dhe numri në vazhdim në numrin e vendit. Në të njëjtën mënyrë përcaktohet edhe numri për huazim tek monografitë. Tek serialet numri për huazim përcaktohet, nëse në nënfushën 997m ndodhet numri i pranuar, ndërsa në kontrollin e ardhjes së serialeve përcaktohet gjatë pranimit të secilit numër.

Nëse ndonjëri nga numrat është i përcaktuar, programi ju paralajmëron në këtë. Përmes parametrave të skedarit të konfigurimit mund të përcaktoni që numri i zënë të kapërcehet.

Data aktuale transferohet në datën e inventarizimit, nëse ajo nuk është shënuar paraprakisht.

Në bazë të datës së inventarizimit dhe të dhënës për periudhën e ruajtjes në fushën 998 llogaritet edhe data e çregjistrimit të vitit të serialit.

5.3.2.1 Përzgjedhja e numëratorëve në mënyrë automatike

Përmes parametrave në skedarin e konfigurimit, tek metoda Përcakto numrat, e cila është e disponueshme përmes butonit në redaktuesin Fusha 996/997, është e mundur përzgjedhja në mënyrë automatike e numëratorëve për numrat e inventarit dhe numrat në vazhdim në numrin e vendit, gjatë redaktimit të fushave 996/997. Programi, duke u bazuar në kushtet, gjen dhe përzgjedh numëratorin, sipas të cilit përcaktohet numri:

• nëse programi nuk gjen numëratorin e duhur shfaqet njoftimi;
• nëse, bazuar në kushtet, vet keni përzgjedhur numëratorin jo të duhur për numrat në vazhdim, programi e zëvendëson atë me numëratorin e duhur. Numëratori për numrat e inventarit, të cilin e keni vendosur në mënyrë manuale, mbetet edhe nëse nuk u përshtatet kushteve;
• nëse numri është i përcaktuar, shfaqet njoftimi.
  Me parametrat në skedarin e konfigurimit mund të përcaktoni, që numri i zënë të kapërcehet.

Bazuar në këta parametra ekziston ndryshimi tek kopjimi midis fushave 996/997:

• Nëse nuk është e përcaktuar përzgjedhja automatike e numëratorit, gjithmonë, pavarësisht kushteve, kopjohet numëratori, sipas të cilit më pas përcaktohet numri i ri;
• Nëse është e përcaktuar përzgjedhja automatike e numëratorit, te çdo fushë, varësisht nga kushtet, përzgjidhet numëratori i ri, në bazë të të cilit përcaktohet numri.

5.3.3 Shënimi i të dhënave për pasurimin

Të dhënat vendosen në redaktuesin Fusha 996/997 – të dhënat për pasurimin, i cili hapet kur në redaktuesin Fusha 996/997 / I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r klikoni butonin tek Të dhënat për pas..

Mund të vendosni të dhënat për mënyrën e pasurimit (v), porosinë (x), pranimin (y), reklamimet (z), faturat paraprake (0) dhe faturat (1), furnizuesin (2), çmimin (3), numrin e brendshëm (7), pranuesin për dhuratën ose këmbimin (8). Të dhënat duhet të vendosen në formatin COMARC/H.

Ndihmë gjatë shënimit të të dhënave për pasurimin

Pasi të klikoni në butonin Të dhënat për pas. në Fusha 996/997 – të dhënat për pasurimin hapet redaktuesi Të dhënat për pasurimin.

Në redaktues të gjitha elementet e nënfushave për të dhënat për pasurimin janë të ndara në të dhëna të veçanta.

Tek niveli i tatimit ofrohet vlera e paracaktuar. Në bibliotekën, e cila ka të shënuar pjesën e zbritshme të TVSH-së hyrëse në përqindjet tek biblioteka kryesore, kjo ofrohet si vlerë e paracaktuar. Të dyja të dhënat respektohen tek llogaritja automatike e shumës së TVSH-së dhe si pasojë edhe tek llogaritja e çmimit të kopjes. Çmimi i kopjes llogaritet sipas çmimit të vendosur në njësinë, nga e cila hiqet zbritja dhe shtohet TVSH.

Të dhënat vetëm duhet t’i shënoni, ndërsa përzgjedhja e saktë e nënfushave dhe elementeve sipas formatit COMARC/H mbështetet në mënyrë automatike.

5.3.4 Rivendosja, të dhënat e përgjithshme për koleksionet, titulli, madhësia e njësisë, lidhja, qëllimi i pasurimit, financuesi, lloji i përpunimit

Të dhënat në redaktuesin Fusha 996/997 shënohen pasi të klikoni në skedën e, g, h, i, s, w, 4, 5.

Mund të vendosni këto të dhëna: rivendosja e materialit (e), të dhënat e përgjithshme për koleksionet (g), titulli i njësisë (h), madhësia e njësisë (i), lidhja (s), qëllimi i pasurimit (w), financuesi (4) dhe lloji i përpunimit (5).

5.3.5 Identifikimi i të dhënave për serialet

Të dhënat shënohen në redaktuesin Fusha 996/997 pasi të klikoni në skedën j, k, l, m.

Vendosen të dhënat për numërtimin (j, l, m) dhe vitin e botimit (k) të serialeve.

Tek Data e çregjistrimit të vitit vendosni datën, në bazë të të cilit do të gjeni më lehtë botimet për çregjistrim.

Nëse në fushën 998 keni vendosur të dhënën për periudhën e ruajtjes së botimeve, data e çregjistrimit përcaktohet në mënyrë automatike në bazë të kësaj të dhëne dhe datës së inventarizimit, kur përcaktoni numrin e inventarit përmes butonit Përcakto numrat.

Më shumë rreth:

• shënimit të të dhënave për koleksionet me kontrollin e ardhjes së serialeve
• modelit të botimit
• kontrollit të ardhjes së serialeve

5.3.6 Shënimi i të dhënave, nëse regjistroni pranimin e numrave të serialeve me kontrollin e ardhjes

Ndryshimi i mundshëm i nënvendndodhjes në fushën 997 transferohet në modelin e botimit (tek numrat e papranuar).

Nëse keni të përzgjedhur numëratorin e numrave për huazim, në kontrollin e ardhjes së serialeve numrat për huazim përcaktohen në mënyrë automatike gjatë pranimit të numrave.

Tek përgatitja e modelit të botimit të serialeve për fushën e veçantë 996/997 në fushë transferohen të dhënat për vitin e botimit dhe për numërtimin në nivelin e parë (numri), të dytë (viti) dhe të tretë. Koleksionet e numrave në nivelin e parë regjistrohen me kontrollin e ardhjes së serialeve. Këto të dhëna në fushat 996/997 nuk ka kuptim të ndryshohen.

5.3.7 Shënimi i të dhënave, kur përdorni modulin COBISS Lib/Pasurimi dhe COBISS Lib/Serialet

Nënvendndodhja dhe vendndodhja në raft transferohen nga njësitë në dokumentin për pasurim. Ndryshimi i mundshëm i nënvendndodhjes në fushën 996/997 transferohet në njësi.

Nëse në skedarin e konfigurimit është vendosur shkalla e disponueshmërisë sipas nënvendndodhjeve të veçanta, e dhëna nga skedari i konfigurimit për nënvendndodhjen e veçantë është vlerë e paracaktuar.

Të dhënat për pasurimin vendosen në mënyrë automatike në fushat 996/997 gjatë ekzekutimit të procedurave të pasurimit. Këto të dhëna në fushat 996/997 nuk ka kuptim të ndryshohen.

Qëllimi i pasurimit dhe financuesi zakonisht vendosen gjatë procesit të pasurimit. Nga moduli COBISS Lib/Pasurimi apo COBISS Lib/Serialet të dhënat për financuesin shënohen, kur vendosni pagesën e faturës.

Në fushën që krijohet gjatë procesit të pasurimit nuk mund të hapni redaktuesin për ndihmë gjatë shënimit të të dhënave për pasurimin.

5.4 Inventarizimi i materialit

Inventarizimi i materialit përfshinë:

• shënimin e numrit të inventarit, datën e inventarizimit dhe numrin e vendit në fushën 996/997,
• sipas nevojës shënimin e të dhënave të tjera në fushën 996/997,
• kopjimin e të dhënave në fushat e tjera, të cilat tek materiali i përzgjedhur dëshironi t’i inventarizoni,
• printimin e etiketave për monografitë,
• procedura të tjera shtesë tek inventarizimi i serialeve:
  • printimin e etiketave, nëse nuk evidentoni pranimin me kontrollin e ardhjes së serialeve,
  • redaktimin e modelit të botimit, kontrollin e ardhjes së serialeve për numrin e parë dhe printimin e etiketës, nëse evidentoni pranimin me kontrollin e ardhjes së serialeve.

Kushti
Së paku një fushë 996/997 tek materiali duhet të ketë statusin 2 – në përpunim tek monografitë ose 1 – porositur tek serialet.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Inventarizimi.
   Hapet redaktuesi Fusha 996/997 për fushën e parë 996/997, e cila u përshtatet kushteve. Në fushë plotësohen këto të dhëna:
   • numëratori i numrave të inventarit, numëratori i numrave për huazim dhe numëratori i numrave në vazhdim. Nga listat mund të përzgjidhni edhe numëratorët e tjerë;
     
   • nëse vlera e treguesit të vendosjes në raft është 2, 4, 6 ose 8 (vendosja sipas lëndës), në elementin e numrit të vendit d\a transferohen të dhënat nga nënfushat 700ab ose 710a, ndërsa në elementin d\5 të dhënat nga nënfushat 200ahi. Nëse nuk është e plotësuar as nënfusha 700ab as 710a, në elementin d\a transferohen të dhënat nga nënfushat 200ahi.
     
3. Vendosni dhe redaktoni të dhënat.
4. Përmes butonit Përcakto numrat përcaktoni numrin e inventarit, numrin në vazhdim dhe numrin për huazim.
5. Përmes butonit Kopjo kopjoni të dhënat në fushat e tjera, të cilat dëshironi t’i inventarizoni.
6. Përmes butonit Printo etiketat mund të printoni etiketat për serialet, për të cilat nuk evidentohet pranimi në kontrollin e ardhjes.
7. Ruani të dhënat. Me këtë rast:
   • fushat 996, në të cilat keni vendosur numrin e inventarit dhe datën e inventarizimit, shtohen në grupin e përmbajtjes Hyrje të reja për përgatitjen e listave për hyrjet e reja;
   • tek serialet, për të cilat evidentoni pranimin në kontrollin e ardhjes së serialeve, hapet redaktuesi Modeli i botimit;
   • tek monografitë hapet dritarja Lista e fushave 996/997 me listën e fushave 996, të cilat i keni inventarizuar.
8. Përzgjidhni fushat 996, për të cilat do të printoni etiketat dhe klikoni butonin Përzgjidh.
   Hapet dritarja për printimin e etiketave.

Më shumë rreth:

• ndryshimit të mëvonshëm të statusit në fushat 996/997
• shtimit të fushës 996/997
• kopjimit dhe ndryshimit të të dhënave në disa fusha
• përzgjedhjes së numëratorëve në mënyrë automatike

5.4.1 Printimi i etiketave

Për fushat 996/997 mund të printoni etiketat. Përmbajtja e etiketave varet nga të dhënat e vendosura dhe vlera e treguesit të vendosjes në raft:

• 1,3,5,7 – vendosja sipas numrave në vazhdim;
• 2,4,6,8 – vendosja sipas lëndës;
• 2,4,6,8 – vendosja sipas lëndës dhe numrave në vazhdim;

Procedura

1. Përzgjidhni një nga mundësitë për printimin e etiketave:
   • printimi i etiketave është hapi i fundit në procedurën Inventarizo tek monografitë dhe në procedurën Kontrolli i ardhjes së serialeve tek serialet, kur në fushat 997 evidentoni numrat e arritur;
   • në redaktuesin Fusha 996/997 klikoni butonin Printo etiketat;
   • në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni një ose disa fusha 996/997 dhe përzgjidhni procedurën Printo etiketat. Hapet dritarja Printimi i etiketave për materialin;
2. Tek Printimi i etiketave mund të përzgjidhni:
   • printerin për printim të menjëhershëm të etiketës;
   • radhën e përgatitur të raportit, të cilën e dërgoni në printer më vonë;
   • pa printim;
     Vlera e paracaktuar është printeri. Nëse atë e ndryshoni, ruhet vlera e re.
3. Tek Lloji i etiketës në bibliotekat që printojnë forma të ndryshme të etiketave, mund të përzgjidhi formatin e përshtatshëm të etiketës. Forma e etiketës, e cila printohet më së shpeshti vendoset si vlerë e paracaktuar. Nëse e ndryshoni atë, ruhet vlera e re e përzgjedhur.
4. Nëse dëshironi të printoni disa etiketa, shënoni numrin e saktë të tyre tek Numri i kopjeve.
5. Tek serialet mund printoni etiketën për numrin e veçantë.
6. Klikoni butonin Në rregull.

Etiketa printohet në printer ose dërgohet në radhën e raportit.

Nëse keni përzgjedhur mundësinë e printimit përmes radhës së raportit, etiketat shtohen në radhën e përzgjedhur të raportit. Ato i printoni më vonë nga radha e raportit.

5.5 Lista e hyrjeve të reja

Në grupin e përmbajtjes Hyrjet e reja në mënyrë automatike transferohen disa nga të dhënat nga fushat 996/997, të cilat për bibliotekën paraqesin materialin e ri. Transferohen këto të dhëna:

• COBISS.XX-ID,
• ID e fushës 996/997,
• autori dhe titulli,
• viti dhe numri i serialit,
• numri i vendit,
• data e pranimit,
• kur janë vendosur të dhënat dhe kush i ka vendosur.

Nëse pranoni disa kopje të materialit, tek hyrjet e reja e regjistroni vetëm njërën.

Monografitë shtohen midis hyrjeve të reja gjatë inventarizimit, kur përcaktoni së paku numrin e inventarit dhe datën e inventarizimit.

Tek serialet çdo numër shtohet midis hyrjeve të reja, kur të regjistroni pranimin në kontrollin e ardhjes së serialeve. Nëse nuk regjistroni pranimin në kontrollin e ardhjes së serialeve, numrat mund t’i shtoni vet midis hyrjeve të reja.

Se sa gjatë do të jetë fusha 996/997v në klasën Hyrjet e reja, varet nga parametrat në skedarin e konfigurimit.

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• shtimi i numrave të serialeve midis hyrjeve të reja
• printimi i listës së hyrjeve të reja

5.5.1 Shtimi i numrit tek hyrjet e reja

Kur nuk regjistroni pranimin në kontrollin e ardhjes së serialeve, numrat e pranuar mund t’i shtoni vet tek hyrjet e reja. Kusht për këtë është, se në nënfushën 997m duhet të vendosen numrat e pranuar të serialeve.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 997.
2. Përzgjidhni procedurën Shto numrin e pranuar tek hyrjet e reja.
   Hapet dritarja Shtimi i numrave tek hyrjet e reja me listën Përzgjedhur dhe Papërzgjedhur. Numri i fundit i pranuar ndodhet në listën Përzgjedhur, ndërsa të tjerët në listën Papërzgjedhur.
   Nëse dëshironi të shtoni edhe ndonjë numër tek hyrjet e reja, atë e përzgjidhni në listën Papërzgjedhur dhe përmes butonit e transferoni në listën Përzgjedhur.
3. Klikoni butonin Në rregull.
   Numrat e përzgjedhur shtohen tek hyrjet e reja.

5.5.2 Printimi i listës së hyrjeve të reja

Listën e hyrjeve të reja mund ta printoni. Në dispozicion keni lista të ndryshme të hyrjeve të reja.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Hyrjet e reja gjeni dhe përzgjidhni fushat 996/997.
2. Përzgjidhni butonin dhe më pas në listë butonin . Hapet dritarja Përzgjedhja e përkufizimeve të raportit, ku përzgjidhni një nga dokumentet e raportit të hyrjeve të reja dhe klikoni butonin Në rregull.

5.6 Kërkimi i të dhënave për koleksionet

Të dhënat për koleksionet mund t’i kërkoni përmes fushave 996/997 (p.sh. me datën e inventarizimit), përmes të dhënave bibliografike (p.sh. me titull) dhe përmes të dhënave përmbledhëse për koleksionet (p.sh. koleksionet tek serialet aktualisht të porositura).

Të dhënat mund t’i kërkoni në tri mënyra:

• me anë të kërkimit në dritaren për kërkim
• me anë të kërkimit përmes çelësit të objektit, me Numrin e inventarit
• me anë të pyetësorit.

Dritarja për kërkim Fusha 996/997 në kolonën e parë të pyetjeve për kërkim mundëson kërkimin sipas këtyre të dhënave:

• për gjendjen e koleksioneve (vlera Fusha 996/997),
• në regjistrimin bibliografik (vlera Regjistrimi bibliografik),
• të dhënave përmbledhëse për koleksionet (vlera Fusha 998),
• gjithashtu mundëson kufizimin p.sh. kërkimi vetëm i monografive.

Pyetjen për kërkim mund ta formoni me disa rreshta për kërkim dhe përzgjedhje të ndryshme të vlerave në kolonën e parë të pyetjeve për kërkim për grupet e përmbajtjes, p.sh. me shënimin e të dhënave bibliografike dhe të dhënave për koleksionet.

Rezultat i kërkimit janë të dhënat për koleksionet, domethënë fushat 996/997.

Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 të dhënat mund t’i kërkoni vetëm në bazën lokale.

Të dhënat për koleksionet mund t’i kërkoni edhe përmes kërkimit të specializuar, me parashtesat për kërkimin e të dhënave për koleksionet.

Nëse dëshironi mund të vendosni filtrin e kërkimit për materialet e çregjistruara, me anë të të cilit në dritaren për kërkim Fusha 996/997 përjashtoni nga kërkimi fushat 996/997 me statusin 9 – çregjistruar.

Formatin e rezultateve të kërkimit mund edhe ta redaktoni:

• shtoni dhe ndryshoni formatet e rezultateve të kërkimit
• fshini formatin e rezultateve të kërkimit

5.6.1 Parashtesat për kërkimin me të dhënat për koleksionet

Tek kërkimi me parashtesat për të dhënat e koleksioneve në dritaren Fusha 996/997 rezultat i kërkimit janë vetëm ato fusha 996/997, të cilat i përshtaten pyetjes për kërkim. Ndërsa tek kërkimi në dritaren Fusha 996/997 me indekset shtesë të të dhënave për koleksionet në bazat bibliografike, rezultat i kërkimit janë të gjitha fushat 996/997, të cilat i takojnë regjistrimeve, tek të cilat së paku një fushë 996/997 i përshtatet pyetjes për kërkim.

Në vazhdim është paraqitur lista e parashtesave në nivelin 99X, me anë të të cilave mund të kufizoni kërkimin me të dhënat për koleksionet.

Indekset shtesë për të dhënat e koleksioneve në bazat bibliografike janë përshkruar në manualin COBISS3/Katalogimi (shih shtojcën A.1.2.6).

Parashtesat për kërkimin sipas të dhënave për koleksionet në nivelin e fushës 996/997

Kërkimi me parashtesat HIIV dhe HIV mundëson kërkimin në elementet e nënfushës 996/9971 - Numri dhe data e faturës dhe 996/9977 - Numri i brendshëm dhe data e faturës. Pas parashtesës vendosni shenjën e elementit dhe pas saj termin për kërkim.

Përmbajtjet në lidhshmëri:

• për kërkimin në përgjithësi
  
• kërkimi i avancuar
  
• kërkimi i specializuar
  
• pasqyra e termave
• kërkimi i materialeve
• kërkimi i të dhënave përmbledhëse për koleksionet

5.7 Shfaqja e numrave të disponueshëm të inventarit ose numrave në vazhdim

Mund të shikoni cilët numra të inventarit ose numra në vazhdim janë të disponueshëm, të cilët mund t’i përdorni gjatë inventarizimit të materialit, duke i vendosur në mënyrë manuale.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Shfaq numrat e disponueshëm.
   Hapet dritarja, në të cilën përzgjidhni llojin e numrit dhe shënoni zonën, në të cilën dëshironi të kërkoni numrat e disponueshëm.
   Kërkimin e numrave në vazhdim të disponueshëm nga numri i vendit mund ta plotësoni përmes kërkimit me nënvendndodhjen në numrin e vendit, formatin, vendndodhjen në raft dhe numëratorin e numrave në vazhdim.
2. Klikoni butonin Në rregull.

Shfaqet njoftimi për numrat e inventarit dhe numrat në vazhdim për periudhën e shënuar.

5.8 Kopjimi dhe ndryshimi i të dhënave në disa fusha

Të dhënat e caktuara mund t’i ndryshoni në disa fusha 996/997 njëkohësisht.

Në vazhdim janë përshkruar:

• kopjimi i të dhënave, kopjimi i të dhënave për pasurimin
• ndryshimi i të dhënave nëpërmjet numrit të inventarit ose numrit për huazim
• ndryshimi i numrit të vendit përmes numrit të inventarit ose numrit për huazim
• ndryshimi i statusit në disa fusha

Më shumë rreth:

• shtimi i fushës së re
• shënimi i të dhënave në fushë

5.8.1 Kopjimi i të dhënave

Të dhënat në fushën 996/997, edhe të dhënat për pasurimin, mund t’i kopjoni nga fusha e përzgjedhur në fushat e tjera ose nga fushat e tjera në fushën e përzgjedhur.

Gjatë kopjimit të të dhënave respektohen këto rregulla:

• nëse tek njësia, në të cilën dëshironi të kopjoni elementin e numrit të vendit dl ose di, nënvendndhodhja (d\l) ose vendndodhja në raft (d\i) janë tashmë të përcaktuara, e dhëna nuk do të mbulohet;
• data e inventarizimit përcaktohet gjatë “kopjimit” të numrit të inventarit. Nëse dëshironi të kopjoni datën e shënuar të inventarizimit, vendosni simbolin o;
• nëse njësia, në të cilën dëshironi të kopjoni të dhënat e numrit të vendit (d) në tërësi, nënvendndodhjes (d\l), numrit në vazhdim (d\n), shenjës së vëllimit (d\x), numrit të huazimit (9), statusit (q) ose numërtimit (m), është e evidentuar për huazim, të dhënat nuk transferohen;
• nëse keni përzgjedhur disa fusha 996/997, në të cilat dëshironi të kopjoni të dhënat, dhe së paku një njësi është e huazuar, kopjimi i të dhënave për koleksionet do të ndërpritet në huazimin e parë të materialit;
• gjatë kopjimit të numrit të inventarit, numrit për huazim dhe numrit në vazhdim, në fakt transferohen shenjat e numëratorëve, në bazë të të cilëve përcaktohen numrat e rinj;
• nëse ekziston përzgjedhja automatike e numëratorit për numrat e inventarit ose ata në vazhdim, tek çdo fushë, bazuar në kushtet, kërkon dhe përzgjedh sërish numëratorin, sipas të cilit përcaktohet numri. Nëse përzgjedhja automatike nuk është e përcaktuar, gjithmonë, pavarësisht kushteve, kopjohet numëratori, sipas të cilit më pas përcaktohet numri i ri;
• kopjimi i të dhënave për pasurimin është i mundur, nëse fushat 996/997 janë krijuar në mënyrë automatike në modulin COBISS Lib/Pasurimi apo në COBISS Lib/Serialet;

5.8.1.1 Kopjimi i të dhënave në fushat e tjera

Të dhënat nga fusha 996/997 brenda të njëjtit regjistrim mund t’i kopjoni në fushat e tjera 996/997. Gjatë kopjimit të të dhënave vlejnë rregullat e caktuara.

Përzgjidhni fushat, në të cilat dëshironi të kopjoni të dhënat dhe më pas nënfushat që dëshironi t’i kopjoni. Para se t’i ruani, fushat, në të cilat i keni kopjuar të dhënat, mund t’i kontrolloni dhe t’i plotësoni.

Kushti

Në fushën 996/997, nga e cila do të kopjoni të dhënat, të dhënat për koleksionet janë për njësinë jashtë kompletit.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni butonin .
   Hapet redaktuesi Fusha 996/997.
3. Klikoni butoni Kopjo.
   Hapet dritarja Lista e fushave 996/997, ku janë të paraqitura fushat e tjera 996/997 në regjistrimin bibliografik (tek monografitë nuk janë të përfshira me statusin porositur dhe fushat për njësinë e kompletit).
4. Përzgjidhni fushat, në të cilat dëshironi të kopjoni të dhënat dhe klikoni butonin Përzgjidh.
   Hapet dritarja Kopjimi i fushave 996/997 me listën e nënfushave, të cilat mund t’i kopjoni.
5. Fshini shenjat e nënfushave, të cilat nuk dëshironi t’i kopjoni. Mund të shënoni edhe shenjat:
   • ind2 për kopjimin e treguesit të vendosjes në raft,
   • c për kopjimin e identifikuesit të kopjes,
   • dl,di,da,dn… për kopjimin e elementeve të veçanta të numrit të vendit ose D për kopjimin e numrit të vendit në tërësi.
6. Për kopjimin e të dhënave për pasurimin mund të përzgjidhni Kopjo të gjitha të dhënat për pasurimin ose përzgjidhni nënfushat për kopjimin e të dhënave të veçanta për pasurimin.
7. Përzgjidhni Hap redaktuesit e fushave 996/997, nëse dëshironi të kontrolloni fushat me të dhënat e kopjuara.
8. Klikoni butonin Në rregull.

Të dhënat transferohen në të gjitha fushat e përzgjedhura.

Më shumë rreth:

• kopjimit të të dhënave nga fushat e tjera

5.8.1.2 Kopjimi i të dhënave nga fusha tjetër

Në një ose disa fusha 996/997 mund të kopjoni të dhënat nga cilado fushë 996/997 në bazën e të dhënave. Gjatë kopjimit të të dhënave vlejnë rregullat e caktuara.

Gjeni fushën, nga e cila dëshironi të kopjoni të dhënat, dhe përzgjidhni nënfushat, të cilat dëshironi t’i kopjoni.

Kushti

Në fushën 996/997, në të cilën do të kopjoni të dhënat, ndodhen të dhënat për koleksionet e njësisë jashtë kompletit.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997. Mund të përzgjidhni disa fusha.
2. Përzgjidhni procedurën Kopjo nga një fushë tjetër.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Fusha 996/997, ku gjeni fushën, nga e cila dëshironi të kopjoni të dhënat.
3. Klikoni butonin Përzgjidh.
   Hapet dritarja Kopjimi i fushës 996/997 me listën e nënfushave, të cilat mund t’i kopjoni.
4. Fshini shenjat e nënfushave, të cilat dëshironi t’i kopjoni. Mund t’i shënoni edhe shenjat:
   • ind2 për kopjimin e treguesit të vendosjes në raft,
   • c për kopjimin e identifikuesit të kopjes,
   • dl,di,da,dn… për kopjimin e elementeve të veçanta të numrit të vendit ose D për kopjimin e numrit të vendit në tërësi.
5. Për kopjimin e të dhënave për pasurimin mund të përzgjidhni Kopjo të gjitha të dhënat për pasurimin ose përzgjidhni nënfushat për kopjimin e të dhënave të veçanta për pasurimin.
6. Përzgjidhni Hap redaktuesit e fushave 996/997, nëse dëshironi të kontrolloni fushat me të dhënat e kopjuara.
7. Klikoni butonin Në rregull.

Të dhënat transferohen në fushën 996/997.

Më shumë rreth:

• kopjimit të të dhënave në fushat e tjera

5.8.2 Ndryshimi i të dhënave nëpërmjet numrave të inventarit ose numrave për huazim

Të dhënat, siç janë: statusi (q), rivendosja në vendndodhjen tjetër (e\E), data e rivendosjes (e\D), shënimet e inventarit (r), kufizimi i disponueshmërisë (u) dhe shkalla e disponueshmërisë (p), mund t’i ndryshoni përmes numrave të inventarit ose numrave për huazim.

Mund të përcaktoni edhe kushtet për ndryshimin e të dhënave, këto janë nënfushat që në këtë rast kontrollohen. Nëse i përcaktoni ato kushte, të dhënat do të ndryshojnë vetëm në ato fusha 996/997, të cilat i plotësojnë kushtet. Nëse fushat nuk i plotësojnë kushtet, shfaqet njoftimi.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Ndrysho të dhënat: q, e\E, e\D, r, u ose p.
   Hapet dritarja Fusha 996/997.
2. Përzgjidhni nënfushat, të cilat dëshironi t’i ndryshoni dhe klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja Fusha 996/997.
3. Nëse dëshironi të përcaktoni kushtet e ndryshimit të të dhënave, përzgjidhni nënfushat e kontrollit. Klikoni butonin Në rregull.
   
4. Nëse keni përcaktuar nënfushat e kontrollit, hapet dritarja Parametrat e kontrollit, ku vendosni vlerat e nënfushave të përzgjedhura të kontrollit dhe klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja Fusha 996/997
5. Lexoni numrin e inventarit ose numrin për huazim dhe në nënfushat e përzgjedhura shënoni të dhënat, të cilat dëshironi t’i ndryshoni.
   Rregullat, të cilat vlejnë për vendosjen e disa të dhënave:
   • nëse dëshironi të fshini statusin, fushën për shënimin e të dhënave tek Statusi (q) lëreni të zbrazët;
   • nëse statusi ka vlerën çregjistruar dhe data e statusit nuk i përket vitit aktual kalendarik, statusin nuk mund ta ndryshoni;
   • shënimet e reja të inventarit vendosen para shënimeve ekzistuese;
   • nëse vendosni shënimin për inventarin në lidhje me statusin çregjistruar, vendosur gabim ose humbur dhe dëshironi që shënimet e vjetra të ruhen, në fillim të shënimit duhet të vendosni simbolin +. Nëse dëshironi që të ruhet vetëm shënimi që po vendosni, simbolin + nuk e vendosni.
6. Klikoni butonin Vazhdo.
   Të dhënat ruhen. Dritarja mbetet e hapur. Lexoni numrin tjetër të inventarit dhe numrin për huazim. Vlerat e shënuara ruhen, mirëpo ato edhe mund t’i ndryshoni.
   Nëse keni përcaktuar nënfushat e kontrollit, të dhënat ruhen vetëm në fushat 996/997, të cilat i plotësojnë kushtet. Nëse fusha nuk i plotëson kushtet, shfaqet njoftimi.
   Procedura përsëritet derisa të përpunohen të gjitha fushat 996/997.
   
7. Klikoni butonin Përfundo.
   Hapet dritarja, ku shfaqen të gjitha fushat 996/997, në të cilat keni ndryshuar të dhënat.
   Ato mund t’i përzgjidhni dhe t’i ngarkoni në dritaren për kërkim Fusha 996/997.

Përjashtimi tek ndryshimi i të dhënave për njësinë e kompletit
Nëse dëshironi të ndryshoni të dhënat për njësinë e kompletit, të dhënat në fushën 996/997 nuk ndryshojnë, përveç nëse fusha 996 ka një nga statuset e përcaktuara në skedarin e konfigurimit. Në këtë rast statusi (q) mund të fshihet ose ndryshohet në dritaren Formimi i kompletit. Parametri në skedarin e konfirgurimit zakonisht vendoset për bibliotekat, të cilat përdorin modulin COBISS Lib/Pasurimi.
Nëse procedura nuk mund të aplikohet, njësinë fillimisht duhet ta largoni nga kompleti.

5.8.3 Ndryshimi i numrit të vendit përmes numrit të inventarit ose numrit për huazim

Përmes numrave të inventarit ose numrave për huazim mund të ndryshoni elementet e numrit të vendit: ABC dhe shenja të tjera – pjesa 1 (d\a), ABC dhe shenja të tjera – pjesa 2 (d\5), KDU qasja e lirë (d\u), Numërtimi në nr. e vendit. – shenja e vëll. (d\x), vendndodhja në raft (d\i), nënvendndodhja (d\l) dhe treguesi i vendosjes në raft (2). Të dhënat e ndryshuara mund t’i transferoni në fushat e tjera të regjistrimit bibliografik. Bazuar në fushën 996/997, në të cilën ndryshoni numrin e vendit, mund të printoni etiketën.

Të dhënat ndryshojnë në këtë mënyrë:

• ndryshimet e vendosura ruhen. Para shënimit nuk i shihni të dhënat ekzistuese nga baza e të dhënave;
• ndryshimet e vendosura nuk ruhen, ato duhet të vendosen për çdo numër inventari, sepse para shënimit të tyre fillimisht shfaqen të dhënat ekzistuese;

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Ndrysho numrin e vendit.
   Hapet dritarja Fusha 996/997.
2. Përzgjidhni elementet e signaturës, të cilat dëshironi t’i ndryshoni dhe klikoni butonin Në rregull.
   Tek kjo metodë nënvendndodhjen mund ta ndryshoni, por nuk mund ta vendosni nga fillimi.
   Hapet dritarja Fusha 996/997.
3. Lexoni numrin e inventarit ose numrin për huazim.
   Klikoni kutinë e zgjedhjes Printo etiketat, nëse dëshironi që etiketën ta printoni menjëherë.
   Klikoni kutinë e zgjedhjes Kopjo në fusha, nëse dëshironi që të dhënat t’i transferoni edhe në fushat e tjera 996/997.
   Mos e klikoni kutinë e zgjedhjes Ruaj vlerat e shënuara, nëse dëshironi që të dhënat ekzistuese në bazën e të dhënave t’i shikoni para se të bëni ndryshimet.
   Klikoni kutinë e zgjedhjes Ruaj vlerat e shënuara nëse dëshironi që të dhënën e njëjtë ta vendosni në të gjitha fushat 996/997. Më pas vendosni ndryshimet.
   Kutinë e zgjedhjes Ruaj vlerat e shënuara e klikoni në fillim, sepse më vonë nuk mund të ndryshoni përcaktimet.
   
4. Klikoni butonin Vazhdo.
   Nëse kutinë e zgjedhjes Ruaj vlerat e shënuara nuk e keni klikuar, për elementet e përzgjedhura të numrit të vendit fillimisht shfaqen të dhënat ekzistuese në bazën e të dhënave, më pas vendosni ndryshimet.
   Nëse keni klikuar kutinë e zgjedhjes Ruaj vlerat e shënuara, ndryshimet e vendosura ruhen. Dritarja me vlerën e shënuar mbetet e hapur, lexoni numrin në vazhdim të inventarit ose numrin për huazim.
5. Klikoni butonin Vazhdo.
   Të dhënat ruhen. Dritarja mbetet e hapur. Lexoni numrin në vazhdim të inventarit ose numrin për huazim.
   Pikat 3, 4 dhe 5 i përsërisni, derisa nuk i përpunoni të gjitha fushat 996/997.
6. Klikoni butonin Përfundo.

Më shumë rreth:

• ndryshimit të të dhënave përmes numrit të inventarit ose numrit për huazim

5.8.4 Ndryshimi i statusit në disa fusha

Të dhënën për statusin mund ta ndryshoni në disa fusha 996/997 të të njëjtit regjistrim njëherësh.

Kushti

Në të gjitha fushat e përzgjedhura statusi duhet të ketë vlerën e njëjtë fillestare. Kjo mund të jetë 2, 4, 14 ose e zbrazët.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni Ndrysho statusin në fushat 996/997: nga 2, 4, 14 ose zbrazët në 4, 9, 14 ose zbrazët.
   Hapet dritarja Lista e fushave 996/997, ku përzgjidhni fushat, në të cilat dëshironi të ndryshoni statusin.
3. Klikoni butonin Përzgjidh.
4. Hapet dritarja Ndryshimi i statusit dhe në fushë shënoni një nga vlerat në vazhdim të statusit ose atë e përzgjidhni nga lista e kodeve:
   • 14 – tjetër,
   • 4 – në revizion,
   • 9 – çregjistruar.
     Nëse statusin dëshironi ta fshini, fushën e leni të zbrazët.
     
5. Klikoni butonin Në rregull.

Në të gjitha fushat e përzgjedhura 996/997 ndryshon vlera e statusit.

Përjashtimet tek ndryshimi i statusit për njësinë e kompletit
Kur dëshironi të ndryshoni statusin për njësinë e kompletit, të dhënat në fushën 996/997 nuk ndryshojnë, përveç nëse fusha 996 ka të përcaktuar një nga statuset në skedarin e konfigurimit. Në këtë rast statusin (q) mund ta fshini ose ta ndryshoni në dritaren Formimi i kompletit. Parametri në skedarin e konfigurimit zakonisht rregullohet për bibliotekat, të cilat përdorin modulin COBISS Lib/Pasurimi.
Nëse procedura nuk mund të ekzekutohet, njësinë fillimisht duhet ta largoni nga kompleti.

Më shumë rreth:

• ndryshimit të të dhënave përmes numrit të inventarit ose numrit për huazim
• kopjimit të të dhënave

5.9 Shumëfishimi i fushës 996/997

Fushën 996/997 në regjistrimin bibliografik mund ta shumëfishoni. Në fushat e krijuara nga shumëfishimi kopjohen të dhënat nga fusha bazë 996/997.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni procedurën Shumëfisho fushën 996/997. Nëse fusha është pjesë e kompletit, hapet dritarja me pyetjen, nëse dëshironi të shumëfishoni kompletin në tërësi:
   • për shumëfishimin e kompletit në tërësi klikoni butonin Po;
   • për shumëfishimin vetëm të fushës së përzgjedhur klikoni butonin Jo.
3. Hapet dritarja Shumëfishimi i fushës 996/997. Shënoni numrin e fushave që dëshironi t’i keni. Tek shumëfishimi i kompletit në mënyrë automatike përcaktohet numri 1. Nga lista e nënfushave, të cilat mund t’i transferoni, fshini shenjat e nënfushave që nuk doni t’i kopjoni. Mund të shënoni edhe shenjat:
   • c për kopjimin e identifikuesit të kopjes;
   • dl,di,da,dn… për kopjimin e elementeve të veçanta të numrit të vendit në vend të numrit të vendit në tërësi (shenja D).
   Nëse dëshironi që në vend të të gjitha të dhënave për pasurimin të kopjoni të dhënat e caktuara, fshini shenjën tek Kopjo të gjitha të dhënat për pasurimin dhe përzgjidhni të dhënat që dëshironi t’i kopjoni.
   Përzgjidhni Hap redaktuesit e fushave 996/997, nëse dëshironi të kontrolloni dhe të plotësoni të dhënat në fushat e reja. Tek shumëfishimi i kompletit kjo përzgjedhje përcaktohet në mënyrë automatike.
4. Klikoni butonin Në rregull.
   Hapet lista e fushave të krijuara 996/997. Ato mund t’i ngarkoni në hapësirën e punës.

Gjatë shumëfishimit respektohen këto rregulla:

• tek kopjimi i numrit të inventarit, numrit për huazim dhe numrit në vazhdim, në fakt transferohen shenjat e numëratorëve, në bazë të cilëve përcaktohen numrat e rinj;
• nëse është e përcaktuar përzgjedhja në mënyrë automatike e numëratorit për numrat në vazhdim ose numrat e inventarit, te çdo fushë, varësisht nga kushtet, ekzekutohet kërkim i ri dhe përzgjidhet numëratori, sipas të cilit përcaktohet numri. Nëse përzgjedhja në mënyrë automatike nuk është e përcaktuar, kopjohet numëratori, sipas të cilit më pas përcaktohet numri i ri;
• data e inventarizimit përcaktohet kur “kopjohet” numri i inventarit. Nëse dëshironi të kopjoni datën e inventarizimit, shënoni o.

Më shumë rreth:

• shënimit të të dhënave
• kopjimit të të dhënave
• inventarizimit të materialit
• printimit të etiketave

5.10 Klasifikimi i fushave 996/997

Për shkak të pasqyrimit sa më të mirë, fushat 996/997 në regjistrimin bibliografik mund t’i klasifikoni sipas rendit të përcaktuar në mënyrë automatike ose ato i klasifikoni në mënyrë manuale.

Në vazhdim janë përshkruar dy mënyra të klasifikimit të fushave:

• klasifikimi në mënyrë automatike
• klasifikimi në mënyrë manuale

5.10.1 Klasifikimi i fushave 996/997 në mënyrë automatike

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Klasifiko fushat 996/997. Hapet redaktuesi Klasifikimi i fushave 996/997 ku shënohen të dhënat, sipas të cilave dëshironi të klasifikoni fushat 996/997.
   Fushat 997 mund t’i klasifikoni sipas vitit të botimit, vitit (vëllimit) dhe identifikuesit të kopjes (k, j, c). Fushat 996 mund t’i klasifikoni në tri mënyra:
   • d\l, d\i, f (nënvendndodhja, vendndodhja në raft dhe numri i inventarit),
   • d\l, d\i, d\x (nënvendndodhja, vendndodhja në raft dhe numërtimi në numrin e vendit – shenja e vëllimit),
   • d\l, d\i, c, d\x (nënvendndodhja, vendndodhja në raft, identifikuesi i kopjes dhe numërtimi në numrin e vendit – shenja e vëllimit). Vlera e paracaktuar është l,i,c,x, të cilën mund ta ndryshoni.
3. Klikoni butonin Në rregull.

5.10.2 Klasifikimi i fushave 996/997 në mënyrë manuale

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Klasifiko fushat 996/997 në mënyrë manuale. Hapet dritarja Klasifikimi i fushave 996/997, në të cilën shfaqen të gjitha fushat në material. Fushën e përzgjidhni dhe duke klikuar në butonin Lart ose butonin Poshtë e zhvendosni në një vend tjetër.
   Nëse dëshironi të zhvendosni fushën më shumë se për një vend, shënoni numrin e duhur tek Numri i vendeve.
3. Të dhënat i ruani.

5.11 Fshirja e fushës

Fushat 996/997 mund t’i fshini nga baza e të dhënave nëse:

• ende nuk kanë numrat e inventarit (përjashtim janë fushat 996/997 me statusin çregjistruar),
• kopja nuk është evidentuar për huazim,
• ekziston anulimi i rezervimit në huazim,
• për serialin nuk është përcaktuar lista e rezervimeve të përhershme dhe
• fushat 996/997 nuk janë të lidhura me njësitë e dokumenteve të pasurimit në modulin COBISS3/Pasurimi dhe COBISS3/Serialet.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni procedurën Fshi fushën.

Më shumë rreth:

• fshirjes së fushave të krijuara gjatë procedurës së pasurimit në COBISS Lib/Pasurimi ose COBISS Lib/Serialet

5.11.1 Fshirja e fushave të krijuara gjatë procedurave të pasurimit

Fusha mund të fshihet në mënyrë automatike ose manuale.

Fshirja e fushave në mënyrë automatike
Fushat e lidhura me njësitë e pasurimit (të krijuara gjatë procesit të pasurimit në COBISS3/Pasurimi ose COBISS3/Serialet) fshihen nga baza e të dhënave në mënyrë automatike, kur bëhet anulimi i njësisë së porosisë ose anulimi i porosisë së serialit (procedura është përshkruar në manualin COBISS3/Serialet, shih kap. 3.4).

Fshirja e fushave në mënyrë manuale
Nëse pas procedurës së përfunduar të pasurimit në modulin COBISS Lib/Pasurimi arrini në përfundim se fusha 996 është e tepërt, sepse kopja nuk është vendosur në raft, këtë fushë mund ta fshini nga baza e të dhënave.

Kushti
Fusha është krijuar gjatë procedurës së pasurimit në modulin COBISS Lib/Pasurimi. Në fushën 996 nuk është numri i inventarit.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni procedurën Fshi fushën 996, e cila është krijuar gjatë procedurës së pasurimit.

Fusha fshihet nga baza e të dhënave. Tek materiali në listën e ngjarjeve regjistrohet ngjarja e re, ku vendoset ID e fushës që keni fshirë.

5.12 Transferimi i koleksioneve në regjistrimin për materialin tjetër (edhe për zgjidhjen e problemit me regjistrimet dublikatë)

Metoda përdoret kur rregulloni duplikatat, regjistrimet e vjetra ose regjistrimet lokale si dhe në rastet kur koleksionet lokale nuk janë të lidhura në regjistrimin e duhur.

Fillimisht transferoni të dhënat për koleksionet në regjistrimin për materialin tjetër. Këto janë fushat 996/997, të cilat i keni shtuar vet dhe në mënyrë manuale keni vendosur të dhënat për koleksionet.

Më pas lidhni njësitë e pasurimit (nëse përdorni modulin COBISS Lib/Pasurimi) me të dhënat përkatëse për koleksionet me regjistrimin për materialin tjetër. Në këtë mënyrë, edhe njësitë e pasurimit që nuk janë lidhur me regjistrimin bibliografik ose janë lidhur me regjistrimin e gabuar, mund t’i lidhni me regjistrimin e duhur.

Në modulin COBISS Lib/Pasurimi mund të transferoni vetëm ato koleksione, të cilat janë të lidhura me një njësi të pasurimit.

Kushti
Mund të transferoni koleksionet e njësisë, e cila nuk është e lidhur në komplet. Koleksionet mund t’i transferoni vetëm midis regjistrimeve, të cilat kanë nivel të njëjtë bibliografik (p.sh. nga seriali në serial). Përjashtim përbëjnë koleksionet tek regjistrimet për burimet e integruara, serialet dhe regjistrimet përmbledhëse, të cilat mund t’i transferoni edhe nga regjistrimet për monografitë, si dhe koleksionet për monografitë, të cilat mund t’i transferoni edhe nga regjistrimet për veprat e ekzekutuara.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Transfero koleksionet e bibliotekës në material tjetër.
   Hapet dritarja me listën e fushave, të cilat i keni shtuar në mënyrë manuale. Në listë nuk ka fusha 996 për njësinë e kompletit.
3. Klikoni dhe përzgjidhni fushat që dëshironi t’i lidhni me regjistrimin për materialin tjetër.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Materiali.
4. Klikoni dhe përzgjidhni materialin në të cilin dëshironi të lidhni të dhënat për koleksionet.
5. Mbyllni dritaren me njoftimin, se të dhënat për koleksionet janë transferuar.
   Hapet dritarja Tranferimi i njësive të pasurimit dhe koleksioneve të bibliotekës në regjistrimin për materialin tjetër me listën Papërzgjedhur dhe Përzgjedhur. Të gjitha njësitë e pasurimit ndodhen në listën Papërzgjedhur. Në listë nuk ndodhen njësitë me fushën 996 për njësinë e kompletit.
6. Njësinë që dëshironi ta transferoni përzgjidheni në listë, përmes butonin Shto transferojeni në listën Përzgjedhur dhe klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Materiali.
7. Klikoni dhe përzgjidhni materialin, në të cilin dëshironi të lidhni të dhënat për koleksionet.

Njësitë e pasurimit dhe të dhënat për koleksionet lidhen në regjistrimin për materialin.

5.12.1 Transferimi i një pjese të koleksioneve, të krijuara gjatë procedurës së pasurimit, në regjistrimin për materialin tjetër

Nëse nuk dëshironi që në regjistrimin tjetër të transferoni të gjitha fushat 996, të cilat janë të lidhura në një njësi të porosisë në modulin COBISS Lib/Pasurimi, duhet të krijoni njësinë e porosisë për regjistrimin tjetër dhe në të transferoni një pjesë të të dhënave për koleksionet. Këtë e bëni përmes metodës tek njësia e porosisë.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Njësia e porosisë në modulin COBISS Lib/Pasurimi gjeni dhe përzgjidhni njësinë, të cilën dëshironi ta ndani.
2. Përzgjidhni procedurën Ndaj në dy njësi dhe transfero koleksionet e bibliotekës.
   Hapet dritarja me listën e fushave 996.
3. Klikoni dhe përzgjidhni fushat që dëshironi t’i transferoni në regjistrimin tjetër.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Materiali.
4. Gjeni dhe përzgjidhni regjistrimin.

5.13 Formimi i kompletit

Njësitë e monografive (fushat 996) mund të lidhen në komplet.

Kompletin filloni ta formoni me njësinë kryesore të kompletit. Nëse dëshironi të shikoni se cilat njësi ndërtojnë kompletin, ose në komplet të shtoni njësinë e re, përdorni metodën për formimin e kompletit tek cilado njësi që ndodhet në komplet.

Në vazhdim janë përshkruar:

• kushtet për formimin e kompletit
• procedura e ndërtimit të kompletit
• rregullat që vlejnë për njësinë e kompletit
• si mund të gjeni njësitë e kompletit

Kushtet
Fusha 996 duhet të ketë numrin e inventarit. Njësia nuk mund të jetë pjesë pjesë e kompletit tjetër dhe nuk duhet të jetë e evidentuar për huazim ose e çregjistruar. Të gjitha njësitë e kompletit në fushën 996 duhet të kenë shenjën e nënvendndodhjes në numrin e vendit (d\l) ose shenjën e njëjtë të nënvendndodhjes së rivendosjes (e\E). Njësia mund të huazohet (edhe me kusht) jashtë bibliotekës ose në sallë të leximit; kushtet për përcaktimin e disponueshmërisë për huazim janë përshkruar në manualin Formati COMARC/H, shih kap. 998c, Tabela 1.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni procedurën Formo kompletin.
   Hapet dritarja Formimi i kompletit.
   Njësia e parë e shtuar në komplet është njësia kryesore e kompletit.
3. Nëse dëshironi që në komplet të shtoni një njësi të re, shënoni ose lexoni numrin e saj të inventarit dhe klikoni butonin Shto/largo. Në pjesën qendrore të dritares shënohen të dhënat e njësisë së shtuar në komplet.
4. Njësinë e largoni nga kompleti duke klikuar në butonin Shto/largo.
   
5. Kompletin e shpërndani nëse klikoni butonin Largo të gjitha. Nga kompleti do të largohen të gjitha njësitë.
6. Njësisë së kompletit mund t’i përcaktoni statusin 6 – dëmtuar duke përzgjedhur dhe klikuar butonin Dëmtuar. Për njësinë kryesore të kompletit, në nënfushën 996u në mënyrë automatike vendoset vlera 0d.
   Nëse dëshironi të fshini statusin, klikoni përsëri butonin Dëmtuar. Në nënfushën 996u të njësisë kryesore të kompletit vlera 0d fshihet në mënyrë automatike.
7. Njësisë së kompletit mund t’i përcaktoni statusin 8 – humbur duke përcaktuar dhe klikuar butonin Humbur. Në nënfushën 996u të njësisë kryesore të kompletit në mënyrë automatike vendoset vlera 0d.
8. Nëse klikoni butonin Shfaq mund të kontrolloni të dhënat për njësinë e kompletit, kjo është fusha 996/997.
9. Formimi i kompletit përfundon me butonin Mbyll.

Në nënfushën 996c për njësinë e shtuar në komplet, në mënyrë automatike shënohet identifikuesi i kopjes/njësisë së kompletit. Identifikuesi i kopjes i shënuar në mënyrë automatike fshihet.

Rregullat e vlefshme për njësitë e kompletit

• Njësitë e kompletit i përkasin një regjistrimi bibliografik, ose disa regjistrimeve;
• Njësia kryesore përcakton vlerat e përbashkëta të kompletit, ky është lloji i materialit, në të cilin janë të lidhura parametrat kohorë për përcaktimin e afatit të kthimit të materialit të huazuar, shumën e gjobës ose pagesës për huazim. Lloji i materialit zakonisht është i përcaktuar në regjistrimin bibliografik. Nëse në njësinë kryesore, në nënfushën 996g, në elementin g\o ndodhet kodi për formën fizike, ai përcakton llojin e materialit për kompletin në tërësi;
• Nuk mund të ndryshohen: identifikuesi i kopjes (c), numri i inventarit (f), nënvendndodhja (d\l), numri në vazhdim në numrin e vendit (d\n), numërtimi në nr. e vendit – shenja e vëll. (d\x), nënvendndodhja e rivendosjes (e\E), data e rivendosjes (e\D), treguesi i lidhjes (1) dhe shkalla e disponueshmërisë (p). Numrin për huazim (9) nuk mund ta zëvendësoni ose largoni, mirëpo atë mund ta shtoni;
• Nëse fusha 996 ka një nga statuset, të përcaktuar me parametrat në skedarin e konfigurimit, mund ta fshini ose t’i ndryshoni statusin (q) në dritaren Formimi i kompletit. Parametri mund të vendoset, nëse biblioteka përdor modulin COBISS3/Pasurimi;
• Nëse dëshironi të ndryshoni të dhënat, siç është statusi (q), rivendosja në vendndodhjen tjetër (e\E), data e rivendosjes (e\D), shënimet e inventarit (r), kufizimi i disponueshmërisë (u), shkalla e disponueshmërisë (p) dhe numri i vendit (d), duhet të largoni njësinë nga kompleti;
• Kopjimi i të dhënave dhe shumëfishimi i fushës 996 nuk mund të bëhen;
• Çregjistrimi automatik i monografive sipas inventarit nuk është i mundur. Nëse dëshironi të çregjistroni kompletin, fillimisht duhet ta ndani atë dhe më pas të çregjistroni njësitë e veçanta.

Kërkimi i njësive të kompletit

Njësitë e kompletit të caktuar mund t’i gjeni në dritaren për kërkim Fusha 996/997 përmes fushës për kërkim Nr. i inv. i njësisë kryesore të kompletit. Të gjitha njësitë e kompletit mund t’i gjeni, nëse tek e njëjta fushë për kërkim përdorni filtrin NOTEMPTY.

Më shumë rreth:

• kërkimit me të dhënat për koleksionet
• parashtesave për kërkimin e të dhënave për koleksionet

5.14 Çregjistrimi i materialit nga skedari

Gjatë inventarit krijohen skedarë (veçanërisht për monografitë dhe serialet), në të cilët ndodhen të dhënat për materialet që mungojnë. Këto materiale mund t’i çregjistroni në mënyrë automatike.

Kushti
Skedari duhet të jetë një skedar tekst i zakonshëm në formatin txt, i koduar në standardin e kodeve UTF-8.
Struktura e mundur e të dhënave në skedar: COBISS.XX-ID#IN <nr.> (p.sh. 135638#000023457) ose Statusi|COBISS.XX-ID#IN<nr.> (p.sh. S8|135638#000023458, S8 – statusi humbur). Çdo numër inventari duhet të jetë në rreshtin e vet.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Çregjistro materialin nga skedari.
   Hapet dritarja Përzgjedhja e skedarit, në të cilën përmes butonit Përzgjidh skedarin përzgjidhni skedarin e përgatitur me listën e numrave të inventarit. Atë gjithashtu mund ta tërhiqni në dritare.
2. Klikoni butonin Përpara.
   Hapet dritarja Çregjistrimi i materialit nga skedari.
3. Tek Statusi (q) përzgjidhni, që dëshironi të vendoset në fushat 996/997. Mund të përzgjidhni vlerat:
   • çregjistruar,
   • humbur,
   • vendosur gabim.
4. Shënoni datën e statusit.
5. Klikoni butonin tek e dhëna Shënimet (r).
   Hapet dritarja Shënimet (r), ku vendosni shënimin për inventarin.
   Rregullat për vendosjen e shënimeve të inventarit:
   • në fillim të shënimit vendosni simbolin +, nëse dëshironi të ruhen shënimet e vjetra (p.sh. +INV2022);
   • nëse dëshironi të ruhet vetëm shënimi, të cilin aktualisht po e vendosni, simbolin + nuk e shënoni.
6. Klikoni butonin Në rregull.
   Në fushat 996/997 ndryshon statusi, vendoset data e ndryshimit të statusit dhe shënimet e inventarit.
7. Pas procedurës së përfunduar në dritare shfaqen numrat e inventarit, të cilët sistemi nuk i ka gjetur, ose nuk kanë qenë në listën COBISS.XX-ID. Për këta numra inventari nuk është ekzekutuar çregjistrimi. Listën mund ta përzgjidhni dhe ta kopjoni në skedarin që dëshironi.

5.15 Çregjistrimi i teksteve mësimore

Fushat 996 për tekstet e vjetra mësimore mund t’i çregjistroni përmes numrave të inventarit. Metoda është e mundur në bibliotekat e shkollave.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Çregjistro tekstet mësimore.
   Hapet dritarja Çregjistrimi i teksteve mësimore, në të cilën janë të përcaktuara vlerat:
   • 9 – çregjistruar tek Statusi (q) dhe
   • ÇREGJISTRIMI <llllmmdd emri i përdoruesit>
     Është e shënuar data aktuale dhe emri i përdoruesit i të punësuarit që ekzekuton procedurën.
2. Lexoni numrin e inventarit.
3. Klikoni butonin Vazhdo.
   Statusi dhe shënimi për inventarin ruhen. Shënimi i inventarit vendoset para shënimeve ekzistuese.
   Dritarja mbetet e hapur. Lexoni numrin në vazhdim të inventarit.
4. Pikën 2 dhe 3 e përsërisni të mos çregjistroni të gjitha tekstet mësimore.
5. Klikoni butonin Përfundo.

5.16 Verifikimi dhe përzgjedhja e materialeve bibliotekare të larguara

Para se bibliotekat të largoj materialin nga koleksionet e tyre, atë duhet t’ia ofroj Bibliotekës kombëtare. Nëse Biblioteka kombëtare nuk e pranon materialin e ofruar, ai i ofrohet bibliotekave të tjera.

Bibliotekat dërgojnë listën e materialeve të ofruara tek raportet:

• KB-LIS-12 - Lista e materialeve të çregjistruara (oferta) ose
• KB-PL-B09 - Lista e materialeve të çregjistruara (oferta).

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Materiali përzgjidhni procedurën Verifiko të dhënat për materialin.
   
2. Hapet dritarja Përzgjedhja e skedarit, në të cilën përmes butonit Përzgjidh skedarin përzgjidhni skedarin e përgatitur. Atë gjithashtu mund ta tërhiqni në dritare. Vazhdoni me përzgjedhjen e butonit Përpara.
   
3. Të dhënat bibliografike për materialin nga lista mund t’i krahasoni me të dhënat bibliografike të regjistrimeve në bazën lokale dhe në atë të përbashkët. Nëse të dhënat bibliografike nga regjistrimi në bazën lokale nuk përputhen me të dhënat bibliografike të regjistrimit në bazën e përbashkët, hapet dritarja Krahasimi i regjistrimeve, ku ndryshimet kanë ngjyrë të verdhë.
   Nëse dëshironi që regjistrimet në dritare t’i ruani në bazën lokale, klikoni butonin Transfero, mirëpo nëse dëshironi që dritaren ta mbyllni klikoni butonin Mbyll.
   
4. Hapet dritarja Transferimi i të dhënave për materialin me pyetjen, nëse dëshironi që të dhënat për materialin t’i ruani në skedarin me materialin e përzgjedhur dhe komentet e shënuara në mënyrë automatike.
   Nëse klikoni butonin Po, të dhënat për materialin ruhen, por nëse klikoni butonin Jo, vazhdoni me verifikimin e të dhënave për materialin bazuar në kushtet e tjera.
   Nëse klikoni butonin Anulo mund të ndërprisni verifikimin e të dhënave për materialin dhe gjatë ekzekutimit të sërishëm të procedurës Verifiko të dhënat për materialin vazhdoni me procedurën e verifikimit në këtë regjistrim.
5. Skedarët tekst me listën e materialeve të përzgjedhura përgatiten në mënyrë automatike dhe përmes përzgjedhjes së butonit Shkarko në dritaren Shkarkimi i ruani në dosjen Shkarkimet ose Downloads apo diku tjetër në kompjuterin tuaj (varësisht nga parametrat e shfletuesit). Emri bazë i skedarit është i njëjtë me emrin e listës së pranuar.
6. Kur krahasimi i të dhënave bibliografike për materialin të përfundoj dhe të dhënat ruhen, ose nëse krahasimi i të dhënave nuk është ekzekutuar, hapet dritarja, ku mund të shënoni komentin, i cili do të shfaqet në titullin e raportit [KB-PL-B13]. Përgatitet raporti [KB-PL-B14], për të cilin shënoni komentin e ri.

Në skedarin me mbaresën *_reas.txt pas çdo COBISS.XX-ID është e shënuar arsyeja e përzgjedhjes së materialit të caktuar.

Në skedarin me mbaresën *_out.txt pas çdo COBISS.XX-ID ndodhen të dhënat për koleksionet e materialit të përzgjedhur në bibliotekën, e cila ju ka dërguar listën. Skedarin e redaktoni dhe ia ktheni bibliotekës, me kërkesën për dërgimin e materialit të përzgjedhur.

5.17 Administrimi i koleksioneve për burimet e integruara

Shtojcat dhe plotësimet, të cilat nuk mbesin të ndara por integrohen në tërësinë e burimit të integruar, mund t’i vendosni në fushat e ndara 997. Përzgjidhni ato me shenjën e veçantë të burimit të integruar.

Përveç koleksioneve për burimet e integruara në këtë kapitull janë trajtuar edhe koleksionet e monografive në disa pjesë, përkatësisht të atyre monografive që biblioteka merr pjesë të veçanta të pavarura/tufa. Më pas ato i lidhni në një njësi të përbashkët. Me këtë rast fushat 996 për pjesët/tufat i përzgjidhni me shenjën e veçantë të burimit të integruar.

Shenja e burimit të integruar është e përfshirë në formatin COMARC/H, nënfusha 996/997g, elementi \I, ku është dhënë përshkrimi dhe shembujt.

Në vazhdim janë përshkruar:

• burimet e integruara
• monografitë në disa pjesë

5.17.1 Burimet e integruara

Në burimet e integruara hyjnë:

• fletët e palidhura me përmbajtje të zëvendësueshme
• bazat e të dhënave
• faqet elektronike

5.17.1.1 Fletët e palidhura me përmbajtje të zëvendësueshme

Tek këto botime përditësimet integrohen me tërësinë, ndërsa përmbajtjet e anuluara largohen.

Njësinë kryesore (p.sh. dosje), në të cilën shtojcat dhe përditësimet i inventarizoni në fushën e re 997. Në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën e,g,h,i,s,w,4,5 tek Burimi i integruar (g\I) përzgjidhni vlerën m – njësia kryesore (dosje, kopertinë etj.); shfaqja e kopjes në COBISS+.

Për njësinë kryesore tek fusha 997 vendosni edhe shënimin e inventarit në nënfushën 997r, p.sh.: përditësimet e integruara.

Shtojcat dhe plotësimet, të cilat nuk mbeten të ndara, mirëpo i bashkohen tërësisë së burimit të integruar (p.sh. në dosje), inventarizohen në fushën e re 997 në kuadër të vitit kalendarik. Në këtë fushë në nënfushën 997m shënohet numërtimi i plotësimeve ose shtojcave, të cilat i pranoni në vitin e njëjtë kalendarik. Nëse dëshironi që fushën 997 ta përcaktoni për burimin e integruar, në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën e,g,h,i,s,w,4,5 tek Burimi i integruar (g\I) përzgjidhni vlerën i – shtojcë e integruar në njësinë kryesore, përditësim, pjesë etj.; nuk shfaqet në COBISS+. Fushat e përzgjedhura:

• nuk shfaqen në COBISS+ dhe në katalogun në huazim;
• nuk janë të disponueshme për rezervim ose për huazim;
• janë të përjashtuara nga vëllimi i inventarit;
• respektohen në statistika, në çregjistrim dhe në koleksionet e bibliotekës (si në aspektin e numërave ashtu edhe në aspektin financiar).

Tek fushat 997 për shtojcat dhe përditësimet vendosni edhe shënimin e inventarit në nënfushën 997r, p.sh.: integruar në IN=<numri_i_inventarit_të_dosjes>.

Tek përditësimet në CD biblioteka mund të ruaj (përkohësisht) botimet e mëparshme. Me simbolin e burimit të integruar, të cilin e vendosni në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën e,g,h,i,s,w,4,5, tek Burimi i integruar (g\I) mund të përcaktoni mënyrën e shfaqjes në COBISS+:

• nëse nuk dëshironi të shfaqni të dhënat për kopjen, përzgjidhni vlerën i – shtojcë e integruar në njësinë kryesore, përditësim, pjesë etj.; nuk shfaqet në COBISS+;
• nëse dëshironi të shfaqni të dhënat për numrat e vendosur në nënfushën 997m, përzgjidhni vlerën s – njësia kryesore (CD-ROM etj.); shfaqja e numrave në COBISS+.

5.17.1.1.1 Fletët e palidhura me përmbajtje të zëvendësueshme – kopja arkivore

Kopja e arkivit duhet të ruaj formën origjinale. Përditësimet shtohen vet, ndërsa përmbajtjet e anuluara nuk largohen.

Njësinë kryesore (p.sh. dosjen) e inventarizoni në fushën e re 997. Në këtë fushë në nënfushën 997m shënoni edhe përditësimet, të cilat i pranoni në vitin e njëjtë kalendarik, siç keni inventarizuar njësinë kryesore.

Shtojcat dhe plotësimet, të cilat vetëm i shtoni, i inventarizoni në fushën e re 997 në kuadër të vitit kalendarik. Në këtë fushë në nënfushën 997m shënoni numërtimin e plotësimit ose shtojcës që e pranoni në vitin e njëjtë kalendarik.

Kopjet arkivore janë të padisponueshme për huazim. Fushat 997 nuk përcaktohet për burimin e integruar.

5.17.1.2 Baza e të dhënave

Në vazhdim janë përshkruar:

• baza e të dhënave në bartës fizik
• baza e të dhënave në bartës fizik - kopja arkivore
• baza online e të dhënave

Bëhet fjalë për bazën e të dhënave, të disponueshme në bartës fizik (p.sh. në CD-ROM) ose online (me fjalëkalim ose pa të), përmbajtja e së cilës plotësohet ose ndryshon.

5.17.1.2.1 Baza e të dhënave në bartës fizik (psh. në CD‑ROM)

Njësinë kryesore e inventarizoni në fushën e re 997.

Përditësimet i inventarizoni në fushën e re 997 në kuadër të vitit kalendarik. Në këtë fushë, në nënfushën 997m shënoni numërtimin e përditësimeve që i pranoni gjatë vitit të njëjtë kalendarik.

Biblioteka vendos, nëse botimin e mëparshëm e ruani (përkohësisht) ose jo. Përmes simbolit të burimit të integruar, të cilin e vendosni në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën e,g,h,i,s,w,4,5, tek Burimi i integruar (g\I) mund të përcaktoni mënyrën e shfaqjes në COBISS+:

• nëse nuk dëshironi të shfaqni të dhënat për kopjen, përzgjidhni vlerën i – shtojcë e integruar në njësinë kryesore, përditësim, pjesë etj.; nuk shfaqet në COBISS+
• nëse dëshironi të shfaqni të dhënat për numrat e vendosur në nënfushën 997m, përzgjidhni vlerën s – njësia bazë (CD-ROM etj.); shfaqja e numrave në COBISS+.

5.17.1.2.2 Baza e të dhënave në bartës fizik (p.sh. në CD-ROM) – kopja arkivore

Kopja arkivore duhet të ruaj formën origjinale. Ruhen të gjitha botimet e mëparshme.

Kopjet arkivore janë plotësisht të padisponueshëm për huazim. Tek fushat 997 nuk vendosni shenjën e burimit të integruar.

5.17.1.2.3 Baza online e të dhënave

Të dhënat për qasjen janë të vendosura në regjistrimin bibliografik në fushën 856. Shënimi i të dhënave për koleksionet në fushat 997 nuk është i planifikuar. Të dhënat për pasurimin vendosen në modulin COBISS Lib/Burimet elektronike.

5.17.1.3 Faqet elektronike

Bëhet fjalë për faqet elektronike, përmbajtja e të cilave plotësohet apo ndryshon dhe në të cilat është e mundur qasja online me ose pa fjalëkalim. Të dhënat për qasje janë shënuar në regjistrimin bibliografik në fushën 856. Shënimi i të dhënave për koleksionet në fushat 997 nuk është i planifikuar.

5.17.2 Monografitë në disa vëllime

Bëhet fjalë për monografitë, tek të cilat biblioteka merr pjesë/tufa, të cilat më pas i lidh në një kapak të përbashkët. Derisa biblioteka të marr faqen e titullit dhe kapakun nuk e di se cilat pjesë/tufa do të lidhen në një kapak të përbashkët.

Pjesët/tufat e veçanta inventarizohen në fushën 996. Në numrin e vendit në elementet d\x vendoset numri rendor i pjesës.

Pas pranimit të faqes së titullit dhe kapakut pjesët/tufat lidhen në një kapak të përbashkët. Krijohet një njësi e re fizike, të cilën e inventarizoni më vete në një fushë të re 996.

Nëse dëshironi që fushën 997 ta përcaktoni për burimin e integruar, në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën e,g,h,i,s,w,4,5 tek Burimi i integruar (g\I) përzgjidhni vlerën *i – shtojcë e integruar në njësinë kryesore, përditësim, pjesë etj.

Nëse dëshironi që fushat 996 për pjesët/tufat, të cilat i keni importuar në një kapak, t’i përcaktoni me shenjën e burimit të integruar, në redaktuesin Fusha 996/997 në skedën e,g,h,i,s,w,4,5 tek Burimi i integruar (g\I) përzgjidhni vlerën i – shtojcë e integruar në njësinë kryesore, përditësim, pjesë etj.; nuk shfaqet në COBISS+. Fushat e përzgjedhura:

• nuk shfaqen në COBISS+ dhe në katalogun në huazim;
• nuk janë të disponueshme për rezervim ose për huazim;
• janë të përjashtuara nga vëllimi i inventarit;
• respektohen në statistika, në çregjistrim dhe në koleksionet e bibliotekës (si në aspektin e numërave ashtu edhe në aspektin financiar)

Tek këto fusha 996 vendosni edhe shënimin për inventarin në nënfushën 997r, p.sh.: integruar në IN=<numri_i_inventarit_të_kapakut>.

5.18 Procedurat e lidhura me huazimin e materialit

Fushat 996/997 përfaqësojnë kopje të veçanta të materialeve, të cilat mund t’i huazojnë anëtarët e bibliotekës. Materialet në huazim mund të kenë statuse të ndryshme, që tregojnë se çfarë po ndodhë midis tyre dhe anëtarëve.

Për nevojat e huazimit mund të vendosni shënimet për materialin, të cilat ruhen edhe pasi të kthehet materiali.

Në vazhdim është përshkruar:

• mënyra e verifikimit të gjendjes në huazim
• vendosja e shënimit për huazim
• kontrollimi i transaksioneve të huazimit

5.18.1 Pasqyra e gjendjes në huazim

Mund të kontrolloni gjendjen e kopjeve në huazim:

• kopjet nuk janë huazuar;
• kopjet janë huazuar ose rezervuar

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni metodën Shfaq gjendjen e koleksioneve në huazim.
   Hapet dritarja Gjendja e koleksioneve në huazim, ku shfaqen të gjitha kopjet, numri i tyre i vendit, numrat e inventarit dhe gjendja në huazim.
3. Klikoni butonin Në rregull.

Mund të kontrolloni edhe gjendjen e kopjes së veçantë në huazim. Me këtë rast mund të merrni informacion se kush e ka huazuar dhe kush e ka rezervuar materialin.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Shfaq. Procedurën mund ta përzgjidhni edhe duke kombinuar tastet <Alt+G>, pavarësisht faktit se në cilin modul ndodheni. Hapet dritarja për shënimin e numrit të inventarit.
2. Vendosni numrin e inventarit.
   Hapet dritarja Pasqyra e gjendjes së materialit, ku shfaqen të dhënat për gjendjen e kopjes në huazim.
3. Klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja për shënimin e numrave të tjerë të inventarit.
4. Për kontrollimin e gjendjes së kopjeve të tjera në huazim përsëritni pikat 2 dhe 3.
5. Për të përfunduar procedurën klikoni butonin Anulo në dritaren për shënimin e numrit të inventarit.

Më shumë rreth:

• pasqyrës së gjendjes së materialit
• statuset në huazim

5.18.2 Vendosja e shënimit për huazim

Për nevojat e huazimit mund të bëni shënimet për materialin, të cilat lidhen vetëm me kopjen fizike të materialit, pavarësisht anëtarit tek i cili është evidentuar materiali.

Kusht për vendosjen e shënimit për huazimin është përdorimi i modulit COBISS/Huazimi.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni procedurën Vendos shënimin për huazim.
   Hapet dritarja Shënimi për kopjen.
3. Vendoseni shënimin dhe ruane duke klikuar në butonin Në rregull.

Më shumë rreth:

• kërkimit për të dhënat e koleksioneve

5.18.3 Pasqyra e transaksioneve të huazimit

Tek fusha 996/997 mund të kontrolloni transaksionet e huazimit që janë evidentuar për këtë kopje në periudhën e caktuar.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni procedurën Shfaq transaksionet.
   Hapet dritarja Kërkimi – Transaksionet.
3. Përcaktoni kriteret për shfaqjen e transaksioneve (p.sh. periudha, lloji i transaksionit…) dhe konfirmoni ato duke klikuar në butonin .

Më shumë rreth:

• përgatitjes së raportit të transaksioneve të materialit
• kërkimit të të dhënave për koleksionet

5.19 Shfaqja e evidencës së ndryshimeve të të dhënave në fushat 996/997

Pas çdo shtimi të fushës 996/997, fshirjes së fushës dhe pas çdo ndryshimi të të dhënave në fushë, të dhënat regjistrohen dhe ruhen në skedarin në server (skedari LOG ose në evidencë). Regjistrohet koha kur është bërë ndryshimi dhe përdoruesi që e ka bërë atë, statusi i ndryshimit (nëse është bërë me sukses apo jo), COBISS.XX-ID e regjistrimit si dhe të dhënat, të cilat në kohën e ruajtjes kanë qenë të vendosura në fushë. Regjistrohen vetëm të dhënat që i përkasin formatit COMARC/H. Evidencën e ndryshimit të të dhënave në fushat 996/997 për periudhën e caktuar mund ta kontrolloni sa herë të doni për regjistrimin e veçantë ose për fushën e veçantë 996/997

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Shfaq evidencën e ndryshimit të të dhënave.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Evidenca e ndryshimit të të dhënave në fushat 996/997.
2. Plotësoni pyetjen për kërkim.
   Tek pyetja për kërkim Data e ndryshimit, ku si e paracaktuar vendoset periudha e muajit të fundit, mund të ndryshoni periudhën. Shfaqjen mund ta kufizoni në regjistrimin e veçantë ose fushën e veçantë 996/997.
3. Klikoni butonin .
   Shfaqen këto të dhëna:
   • të dhënat e fushës në formatin COMARC – të dhënat, të cilat janë vendosur në fushë në momentin e ruajtjes së ndryshimeve; të dhënat mes vete janë të ndara me simbolin $,
   • data – data dhe koha e ruajtjes së ndryshimeve të të dhënave në fushë,
   • emri i përdoruesit,
   • statusi – statusi i ndryshimit të të dhënave në fushë (është ekzekutuar me sukses ose jo),
   • COBISS.AL-ID,
   • ID e fushës,
   • numri i inventarit.
4. Mbyllni dritaren për kërkim.

5.20 Përgatitja e statistikave të koleksioneve

Gjatë përgatitjes së statistikave për koleksionet mund të përcaktoni të dhënat për klasifikimin vertikal dhe horizontal. Tek klasifikimi vertikal mund të përcaktoni deri në tri lloje të të dhënave.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Fusha 996/997 përzgjidhni procedurën Përgatit statistikat e koleksioneve të bibliotekës.
2. Në dritaren për vendosjen e parametrave:
   • shënoni titullin e statistikave,
   • përcaktoni të dhënat për klasifikimin vertikal duke i përzgjedhur nga lista,
   • përcaktoni të dhënën për klasifikimin horizontal duke e përzgjedhur nga lista,
   • mund të vendosni datën dhe kohën kur statistikat mund të fillojnë të përgatiten; nëse këtë nuk e përcaktoni, statistkat do të fillojnë të përgatiten menjëherë.
     Klikoni butonin Në rregull.
3. Hapet dritarja Kërkimi – Fusha 996/997. Gjeni dhe përzgjidhni fushat, që dëshironi t’i përfshini në statistika.
   Nëse klikoni në butonin Përzgjidh në dritaren për kërkim përzgjidhni fushat e caktuara, ndërsa përmes butonit Përzgjidh të gjitha përzgjidhni të gjitha fushat e gjetura 996/997 (nuk ka nevojë të ngarkohen ose të përzgjidhen).
4. Nëse keni përzgjedhur mundësinë e përgatitjes së statistikave menjëher dhe jo sipas orarit, hapet dritarja Ekzekutimi i procedurës.
   
5. Kur të përgatiten statistikat ato i ruani në dosjen Shkarkimet ose Downloads duke përzgjedhur butonin Shkarko në dritaren Shkarkimi. Statistikat mund t’i ruani edhe në ndonjë vend tjetër në kompjuterin lokal (varësisht nga parametrat e shfletuesit).
6. Pas transferimit të skedarit në kompjuterin lokal merrni njoftimin për përfundimin e përgatitjes së statistikave.
7. Nëse keni përzgjedhur mundësinë e përgatitjes së statistikave sipas orarit, pas përfundimit merrni një e-mail me linkun e skedarit me të dhënat.

Raporti ruhet në skedarin tekst. Të dhënat i eksportoni në MS Excel për përpunim të mëtejshëm.

6 Procedurat për serialet

Serialet zakonisht inventarizohen sapo të pranohet vëllimi i parë i një viti, me çrast krijohet fusha e re 997. Nëse pranimin e numrave e regjistroni në kontrollin e ardhjes së serialeve, ekzekutoni këto procedura:

• përcaktoni numrin e inventarit dhe numrin e vendit
• rregulloni modelin e botimit
• në kontrollin e ardhjes së serialeve regjistroni pranimin e numrit të parë
• printoni etiketat

Modeli i botimit krijohet në mënyrë automatike në procedurën e pasurimit në modulin COBISS Lib/Serialet bashkë me fushën 997. Nëse fushën e shtoni vet, edhe modelin e botimit e përgatisni vet. Duhet t’i vendosni të gjitha të dhënat, në mënyrë që modeli të bëhet i vlefshëm. Bazuar në rrethanat, modelin mund ta ruani edhe në modelin e përbashkët të botimit. Në bazë të modelit të vlefshëm të botimit, në mënyrë automatike përgatiten listat e numrave të pritur për të gjitha fushat 997 të këtij modeli.

Lista e numrave të pritur është bazë për ekzekutimin e procedurës kontrolli i ardhjes së serialeve të serialeve të veçanta dhe përfshinë regjistrimin e ndryshimeve në koleksione, siç janë:

• pranimi i numrave
• ndërprerja në koleksionet e numrave, të cilët nuk janë botuar ose biblioteka nuk i ka pranuar ende
• reklamimi i numrave dhe fshirja e reklamimeve
• çregjistrimi i vazhdueshëm i numrave

Numrat e vitit të veçantë mund t’i lidhni në një ose disa njësi ose t’i ndani. Serialet pas një kohe të caktuar i çregjistroni. Serialet mund t’i çregjistroni në vazhdimësi, nëse biblioteka i ruan vetëm numrat e caktuar.

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• inventarizimi i serialeve
• modeli i botimit
• modeli i përbashkët i botimit
• kontrolli i ardhjes së serialeve
• lidhja e numrave
• ndarja e numrave
• çregjistrimi i serialeve

6.1 Inventarizimi i serialeve

Zakonisht serialet inventarizohen me rastin e pranimit të numrit.

Nëse pranimin e numrave e evidentoni në fushën 997, inventarizimin e bëni, siç është përshkruar në procedurën e inventarizimit të materialit.

Nëse pranimin e numrave e evidentoni në kontrollin e ardhjes së serialeve, gjatë inventarizimit, me rastin e pranimit të numrit të parë, i ekzekutoni këto procedura:

1. Në dritaren për kërkim Materiali gjeni dhe përzgjidhni materialin.
2. Përzgjidhni procedurën Inventarizo.
   Hapet redaktuesi Fusha 996/997 për fushën e parë 997, e cila u përshtatet kushteve.
3. Vendosni të dhënat dhe ato kopjoni në fushën tjetër 997.
   Të dhënat për numërtimin nuk i vendosni, sepse do të vendosen në mënyrë automatike gjatë redaktimit të modelit të botimit dhe tek kontrolli i ardhjes së serialeve.
4. Të dhënat ruani.
   Hapet redaktuesi Modeli i botimit.
5. Redaktoni modelin e botimit të serialit.
6. Hapet dritarja Kontrolli i ardhjes së serialeve.
   Në shiritin e titullit shfaqet titulli i serialit.
   Evidentoni pranimin e numrit dhe printoni etiketën ose atë ruane në radhën e raportit.
   Pas konfirmimit të pranimit të numrit, dritarja Kontrolli i ardhjes së serialeve mbyllet.
   Numri i njësisë vendoset në nënfushën 997m. Për numrin e njësisë vendoset simboli #.
   Numri i pranuar shtohet në klasën Hyrje të reja për përgatitjen e listave të hyrjeve të reja.

Statuset pas inventarizimit të vitit dhe pranimit të numrit të parë:

• modeli i botimi: i vlefshëm;
• numri: i pranuar.

Tek të gjithë numrat në vazhdim vetëm konfirmoni pranimin në kontrollin e ardhjes së serialeve. Edhe nëse përcaktoni numrat për huazim, ata janë të përcaktuar në mënyrë automatike vetëm me rastin e pranimit të njësive.

Më shumë rreth:

• të dhënave për koleksionet e materialit - Fusha 996/997
• redaktuesit Fusha 996/997

6.1.1 Printimi i etiketave për serialet

Etiketat për serialet mund t’i printoni për njësitë e veçanta, të cilat i keni pranuar ose i prisni të arrijnë.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 996/997.
2. Përzgjidhni metodën Printo etiketat.
   Hapet dritarja Printimi i etiketave për materialin, ku përcaktohen numrat për printim:
   • përzgjidhni kopjet e pranuara,
   • shënoni numrat e pritur,
   • përcaktoni nëse dëshironi të printoni etiketën në printer ose atë dëshironi ta dërgoni në radhën e raportit,
   • nëse printoni etiketa të formave të ndryshme, përzgjidhni formatin përkatës.
3. Klikoni butonin Në rregull.

6.2 Modeli i botimit

Në modelin e botimit përcaktoni të dhënat për botimin e serialit siç janë: periodiciteti i botimit, numërtimi (niveli i parë, i dytë dhe i tretë) etj. Me këtë rast modeli i botimit bëhet i vlefshëm. Në bazë të modelit të vlefshëm të botimit përgatitet lista e numrave që pritet të arrijnë, që janë bazë për evidentimin e ardhjes së serialeve.

Nëse fushën 997 e shtoni vet, edhe modelin e botimit për këtë fushë duhet ta përgatisni vet. Kur fusha 997 formohet gjatë procedurës së pasurimit në modulin COBISS Lib/Serialet, bashkë me fushën 997 në mënyrë automatike përgatitet edhe modeli i botimit.

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• përgatitja e modelit të ri të botimit, kur fushën 997 e shtoni në mënyrë manuale
  • të dhënat bazë për modelin e botimit
  • kalendari i botimit
• redaktimi i modelit të botimit
• shkarkimi i të dhënave nga modeli i përbashkët i botimit
• arkivimi i modelit të botimit
• fshirja e modelit të botimit

6.2.1 Përgatitja e modelit të botimit për fushën 997, të cilin e keni shtuar në mënyrë manuale

Fusha 997 ka vetëm një model botimi. Tek botimet në disa kopje modeli i njëjtë ka disa fusha 997. Në këtë rast mund të përgatisni modelin për disa fusha njëherësh. Botimi me shtojca, të cilat janë të përpunuara në fusha të ndara 997, mund të ketë disa modele të botimit.

Për fushën 997, të cilën e keni shtuar në mënyrë manuale, mund të përgatisni vet modelin e botimit. Modelin mund ta përgatisni në katër mënyra:

• përgatitni modelin e ri të botimit;
• fushën 997 e lidhni me modelin ekzistues;
• e kopjoni modelin për vitin (vëllimin) e ri;
• e kopjoni kalendarin nga një model tjetër.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 997.
   Mund të përzgjidhni disa fusha 997 njëherësh.
2. Përzgjidhni procedurën Përgatit modelin e ri.
   Hapet dritarja Përgatitja e modelit të botimit, ku përzgjidhni mënyrën e përgatitjes së modelit:
   • Përgatit modelin e ri;
   • Lidh në modelin ekzistues;
   • Kopjo modelin për vitin (vëllimin) e ri;
   • Kopjo kalendarin nga modeli.
3. Klikoni butonin Në rregull.
   Nëse keni përzgjedhur mundësinë Përgatit modelin e ri, hapet redaktuesi Modeli i botimit.
   Nëse keni përzgjedhur mundësinë Lidh në modelin ekzistues, hapet dritarja Kërkimi – Modeli i botimit, ku shfaqen modelet për botimin e përzgjedhur (zakonisht një). Kur të përzgjidhni modelin hapet redaktuesi Modeli i botimit. Nëse pranimin e numrave sipas modelit e regjistroni, atë nuk mund ta fshini.
   Nëse keni përzgjedhur mundësinë Kopjimi i modelit për vitin (vëllimin) e ri, hapet dritarja Kërkimi – Modeli i botimit me listën e modeleve në regjistrim. Përzgjidhni modelin përkatës. Hapet redaktuesi Modeli i botimit.
   Nëse keni përzgjedhur mundësinë Kopjo kalendarin nga modeli, hapet dritarja Kërkimi – Modeli i botimit, ku midis modeleve gjeni dhe përzgjidhni modelin e duhur. Hapet redaktuesi Modeli i botimit.
4. Modelin e botimit e redaktoni, e ruani dhe në këtë mënyrë bëhet i vlefshëm.

Statusi i modelit të botimit pas përgatitjes së modelit:

• në përgatitje (nëse krijimin e modelit nuk e keni përfunduar);
• i vlefshëm (nëse krijimin e modelit e keni përfunduar).

6.2.1.1 Redaktuesi Modeli i botimit dhe të dhënat bazë për modelin e botimit

Tek të dhënat bazë për modelin e botimit përcaktoni numërtimin e numrit të parë tër pritur. Të dhënat bazë vendosen në redaktuesin Modeli i botimit.

Në redaktues redaktoni edhe të dhënat për kalendarin e botimit ose të dhënat i shkarkoni nga modeli i përbashkët i botimit.

Të dhënat në redaktuesin Modeli i botimit

1. Tek Titulli transferohet titulli i serialit.
   Tek botimet e paporositura para titullit shfaqet kodi i mënyrës së pasurimit.
   Emrin e modelit mund ta ndryshoni.
2. Tek Periodiciteti i botimit transferohet e dhëna për periodicitetin e botimit nga nënfusha 110b – Periodiciteti i botimit.
3. Tek Viti i botimit (k) transferohet viti i botimit i njësisë së porositur. Të dhënën mund ta ndryshoni. Mund të shënoni vetëm një vit të botimit ose dy, kur bëhet fjalë për kalim midis dy viteve kalendarike.
4. Vendosni të dhënat për numërtimin e numrit të parë të pritur.
   Niveli i tretë i numërtimit vendoset vetëm kur janë dy nivele të numërtimit.
   Tek niveli i dytë i numërtimit zakonisht vendoset viti.
   Tek niveli i parë i numërtimit vendoset numri.
   Shenjën e numërtimit dhe numrin e ndani me simbolin \.
   Nëse botimi nuk ka numërtim në nivelin e parë, vendosni numrin e kopjes në kllapa rrumbullake.
5. Nëse numërtimi nuk vazhdon nga viti në vit, përcaktoni Numërtimi i vëll. nga fillimi.
6. Për vendosjen e tekstit të shënimit klikoni butonin Shënimi.
   Në dritaren për shënimin e tekstit vendosni shënimin dhe ruane atë.
   Në shënimin e modelit transferohet përmbajtja e nënfushës 207a – Viti dhe vëllimi dhe e nënfushës 326a – Periodiciteti, çfarë ju ndihmon gjatë shënimit të të dhënave për numërtimin e vëllimit të parë dhe gjatë përcaktimit të botimit të vëllimeve.
7. Data e parashikuar e pranimit të vëllimit të parë transferohet nga njësia e porosisë dhe atë mund ta ndryshoni gjatë redaktimit të kalendarit të botimit.
   Nëse data nuk është e përcaktuar, tek hapja e kalendarit ose tek ruajtja e modelit të botimit vendoset data aktuale.
   Në bazë të kësaj date, në përputhje me periodicitetin e botimit përcaktohen datat e pranimit të vëllimeve të tjera.
8. Datën e vlefshmërisë së modelit të botimit e vendosni gjatë redaktimit të kalendarit.

6.2.1.2 Kalendari i botimit

Datat e pranimit të numrave i verifikoni dhe i ndryshoni në dritaren Kalendari i botimit. Karakteristikat e kalendarit të botimit janë këto:

• përgatitet në mënyrë automatike bazuar në periodicitetin e botimit, në datën e parashikuar të pranimit të numrit të parë dhe në datën, deri në të cilën është i vlefshëm modeli i botimit;
• kontrollimi i kalendarit mund të bëhet në nivel ditor;
• numrat e pritur kanë ngjyrë të gjelbërt;
• numrat e bashkuar kanë ngjyrë të verdhë;
• datat, kur numrat nuk botohen, nuk janë të përzgjedhura;
• festat dhe të dielat kanë ngjyrë të kuqe;
• bashkimi i numrave në dy, në tre bëhet vetëm tek kontrolli i ardhjes së serialeve;
• përcaktimi se kur është botuar numri apo kur nuk botohet numri, mund të bëhet për datën e caktuar ose për një ditë të javës;
• mund të përcaktohet që botimi të mos botohet gjatë festave.

1. Të dhënat për periodicitetin dhe periudhën e botimit;
2. Përcaktimi i botimit të numrit, parasegjithash tek periodiciteti nuk dihet, i papërcaktuar, tjetër;
3. Përcaktimi, kur numri nuk është botuar;
4. Përcaktimi, se njësia nuk botohet gjatë festave.

Nëse vendosni kursorin e miut në katrorin e vogël, shfaqen të dhënat për numrin: botuar, nuk është botuar, dita e botimit të vëllimit. Nëse dita është e parcaktuar si festë, shfaqet edhe kjo e dhënë.

Në fillim të gjithë numrat janë të përcaktuar si të botuar, për këtë arsye duhet të vendosni të gjitha përjashtimet gjatë botimit:

• përcaktoni kohun kur numri nuk do të botohet, p.sh. gjatë festave, të dielave etj.;
• zhvendosni botimin e numrit në një ditë, javë ose muaj tjetër.

Procedura

1. Në redaktuesin Modeli i botimit klikoni butonin Kalendari.
   Hapet dritarja Kalendari i botimit.
2. Periodiciteti i botimit transferohet nga nënfusha 110b – Periodiciteti i botimit.
   Të dhënën mund ta ndryshoni.
3. Data e parashikuar e pranimit të numrit të parë transferohet nga fletëdërgesa e porosisë dhe mund ta ndryshoni atë.
   Nëse modeli i botimit përgatitet në mënyrë manuale dhe data nuk përcaktohet, transferohet data aktuale.
4. Përcaktoni datën deri kur është i vlefshëm modeli i botimit.
   Nëse data nuk është e përcaktuar, numrat e pritur përgatiten për periudhën një vjeçare nga data e parashikuar e pranimit të numrit të parë.
   Në bazë të të dhënave sipër përgatitet kalendari, në të cilën është vendosur data kur biblioteka pret arritjen e numrave të veçantë.
   Numrat që pritet të botohen janë brenda kornizës së gjelbërt.
5. Kalendari mund të redaktohet në këto mënyra:
   • përcaktoni datën, kur numrat nuk do të botohen
   • përcaktoni datën, kur numrat do të botohen - nëse periodiciteti i botimit është nuk dihet, herë pas here, përditësohet në vazhdimësi ose tjetër
   • përcaktoni numrat dysh
   • tek botimet që botohen një herë në javë, dy herë ose tri herë në muaj, mund të përcaktoni ditën brenda javës dhe javën brenda muajit në të cilën botohet (p.sh. të martën, çdo javë të parë të muajit): përzgjidhni ditën e duhur në fushë Numri i parë i pritur.
6. Klikoni butonin Në rregull.

6.2.1.2.1 Përcaktimi i datave, kur numrat nuk botohen

Datat kur numrat nuk botohen i përcaktoni sipas kësaj procedure:

1. Në kalendarin, në seksionin Nuk është botuar përmes butonit Shto shtoni rreshtat, në të cilat përcaktoni datat kur nuk do të botohen numrat.
2. Nëse në listën e parë është përzgjedhur vlera Data, në kutinë tjetër përzgjidhni datën.
3. Nëse në listën e parë është përzgjedhur vlera Dita e javës, tek të dhënat Java e muajit dhe Dita e javës përzgjidhni vlerat përkatëse.

Ngjyra e kornizës ndryshon nga e gjelbërta në pa ngjyrë.

6.2.1.2.2 Përcaktimi i datave, kur numrat botohen

Kur periodiciteti i botimit është nuk dihet, përditësohet në vazhdimësi ose tjetër, kalendari i botimit nuk përgatitet në mënyrë automatike. Në të tilla raste vendosni vet datat e botimit të numrave që prisni.

Procedura

1. Në kalendarin, në seksionin Botuar përmes butonit Shto shtoni rreshtat, në të cilët përcaktoni datat kur do botohen numrat.
2. Nëse në listën e parë është përzgjedhur vlera Data, në kutinë tjetër përzgjidhni datën.
3. Nëse në listën e parë është përzgjedhur vlera Dita e javës, tek të dhënat Java e muajit dhe Dita e javës përzgjidhni vlerat përkatëse.

Korniza tek dita merr ngjyrë të gjelbërt.

6.2.1.2.3 Përcaktimi i numrave dysh

Mund të përcaktoni numra të kombinuar dysh, tresh etj.

Procedura

1. Në kontrollin e ardhjes së serialeve përzgjidhni ditët, javët ose tremujorët.
2. Klikoni butonin Bashko.

Në kalendarin e modelit të botimit ngjyra e kornizës ndryshon nga e gjelbërta në të verdhë.

6.2.2 Redaktimi i modelit të botimit

Tek redaktimi i modelit të botimit të dhënat mund t’i shkarkoni nga modeli i përbashkët i botimit.

Modelin e botimit e redaktoni duke përcaktuar:

• numërtimin e numrit të parë të pritur;
• periodicitetin e botimit;
• datën e parashikuar të pranimit të numrit të parë;
• kalendarin e botimit;
• datën e vlefshmërisë së modelit.

Kur modeli bëhet i vlefshëm, përgatitet lista e numrave të pritur për të gjitha fushat 997 të këtij modeli.

Nëse midis botimit të numrave të vitit të caktuar ndryshon botimi i serialit, duhet të ndryshoni modelin e botimit. Në përputhje me ndryshimin e modelit ndryshon lista e numrave të pritur. Nëse ndryshon nënvendndodhja ose vendndodhja në raft në fushën 997, në mënyrë automatike ndryshon nënvendndodhja tek numrat e pritur.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Modeli i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin.
2. Përzgjidhni butonin .
   Hapet redaktuesi Modeli i botimit.
3. Vendosni të dhënat bazë.
4. Verifikoni dhe sipas nevojes ndryshoni kalendarin e botimit.
5. Ruani të dhënat.

Në bazë të modelit të botimit përgatiten listat e numrave të pritur. Çdo numër përmban datën e parashikuar të pranimit, numërtimin, nënvendndodhjen dhe vendndodhjen në raft, ku do të klasifikohen numrat e veçantë.

Statuset pas redaktimit të modelit të botimit

• Modeli i botimit: i vlefshëm
• Numri:
  • i pritur i radhës: numri i parë që pritet të arrij;
  • i pritur: të gjithë numrat përveç të parit që pritet të arrij.

6.2.3 Arkivimi i modelit të botimit

Modeli i botimit arkivohet kur:

• tek modeli i botimit përzgjidhni metodën për arkivimin e modelit;
  Këtë mundësi e përzgjidhni kur të shtoni vet modelet si dhe tek porositë e përhershme në modulin COBISS Lib/Serialet, ku gjatë kalimit në vitin (vëllimin) e ri nuk përfundoni njësitë e porosisë.
• përfundoni njësinë e porosisë ose njësinë e listës së botimeve që nuk i keni porositur ende në modulin COBISS Lib/Serialet. Procedura është përshkruar në manualin COBISS Lib/Serialet në kapitullin Përfundimi i ardhjes së numrave.

Procedura

Tek arkivimi i modelit fshihen të gjithë numrat e këtij modeli (të pranuar dhe të pritur) nga lista e numrave të pritur.

1. Në dritaren për kërkim Modeli i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin e botimit.
2. Përzgjidhni procedurën Arkivo.
   Shfaqet njoftimi se gjatë arkivimit do të fshihen të gjithë numrat.
   Nëse dëshironi që pavarësisht kësaj modelin ta arkivoni, klikoni butonin Po.
   Nëse modelet nuk dëshironi t’i fshini, klikoni butonin Jo. Në këtë rast as modeli nuk arkivohet.

Statusi pas arkivimit të modelit të botimit:

• Modeli i botimit: në arkiv

6.2.4 Fshirja e modulit të botimit

Modelin e botimit edhe mund ta fshini nga baza e të dhënave.

Kusht për fshirjen është statusi në përgatitje ose në arkiv që duhet të ketë modeli (nëse lista e numrave të pritur ende nuk është përgatitur) .

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Modeli i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin e botimit.
2. Përzgjidhni procedurën Fshi.
   Modeli i botimit fshihet nga baza e të dhënave.

6.3 Modeli i përbashkët i botimit

Modelin e vlefshëm të botimit mund ta ruani midis modelëve të përbashkët të botimit.

Nëse po krijoni modelin e botimit për serialin me ISSN të vlefshme dhe midis modeleve të përbashkëta ende nuk ekziston modeli i botimit, modeli i krijuar ruhet në mënyrë automatike midis modeleve të përbashkëta.

Në modelin e përbashkët të botimit mund ndryshoni të dhënat bazë dhe kalendarin e botimit.

Modeli i përbashkët mund të jetë i vlefshëm ose i arkivuar. Pas çdo ndryshimi të modelit të përbashkët të botimit versioni i mëparshëm i modelit arkivohet. Tek modeli i vlefshëm i përbashkët i botimit midis objekteve të lidhura shfaqen modelet e përbashkëta të arkivuara, mirëpo më së shumti dhjetë.

Modelin e përbashkët të arkivuar mund ta përcaktoni sërish si të vlefshëm. Me këtë rast modeli i përbashkët, deri në këtë moment i vlefshëm, arkivohet në mënyrë automatike.

Në vazhdim janë përshkruar këto procedura:

• shkarkimi i modelit të përbashkët të botimit
• ruajtja e modelit të botimit tek modelet e përbashkëta
• redaktimi i modelit të përbashkët të botimit
• arkivimi i modelit të përbashkët të botimit

Më shumë rreth:

• modeleve të botimit
• inventarizimit të serialeve
• kontrollit të ardhjes së serialeve

6.3.1 Shkarkimi i modelit të përbashkët të botimit

Gjatë redaktimit të modelit të botimit të dhënat mund t’i shkarkoni nga modeli i përbashkët i botimit.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Modeli i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin e botimit.
2. Përzgjidhni butonin .
   Hapet redaktuesi Modeli i botimit.
3. Klikoni butonin Mod. i përb. i botimit.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Modeli i përbashkët i botimit me listën e modeleve të përbashkëta për këtë botim.
   Nëse në mesin e modeleve të përbashkëta të botimit ende nuk ndodhet modeli për serialin, në dritaren për kërkim nuk ka objekte të gjetura. Në këtë rast klikoni butoni Mbyll.
4. Përzgjidhni modelin e përbashkët të botimit.
   Hapet dritarja për krahasimin e modelit me modelin e përbashkët të botimit. Dallimet në dritare kanë ngjyrë të kuqe.
5. Klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja me pyetjen, nëse dëshironi të shkarkoni modelin e përbashkët të botimit.
6. Për shkarkimin e modelit të përbashkët të botimit klikoni butonin Po.
   Kthehuni në redaktuesin e modelit të botimit.

6.3.2 Ruajtja e modelit të botimit tek modelet e përbashkëta

Modelin e vlefshëm të botimit mund ta ruani midis modeleve të përbashkëta të botimit.

Nëse redaktoni modelin e botimit për serialin me ISSN të vlefshme dhe për të në bazën e përbashkët ende nuk ndodhet modeli, gjatë ruajtjes së modelit të botimit në mënyrë automatike ai ruhet edhe tek modelet e përbashkëta.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Modeli i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin e botimit.
2. Përzgjidhni procedurën Ruaj modelin në modelet e përbashkëta të botimeve.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Modeli i përbashkët i botimit me listën e modeleve të përbashkëta të vlefshme të botimit për serialin.
   Nëse në bazën e përbashkët të modeleve për serialin ende nuk ndodhet asnjë model i botimit, hapet dritarja për kërkim.
3. Përzgjidhni modelin e përbashkët të botimit.
   Hapet dritarja me krahasimin e modeleve dhe modeleve të përbashkëta të botimit. Ndryshimet kanë ngjyrë të kuqe.
4. Klikoni butonin Në rregull.
   Hapet dritarja me pyetjen, nëse dëshironi të ruani modelin e botimit tek modelet e përbashkëta.
5. Për ruajtjen e modelit të botimit midis modeleve të përbashkëta klikoni butonin Po.

Ruajtja e modelit për shtojcat e serialeve

Edhe për shtojcat e serialeve, të cilat nuk kanë regjistrime të veçanta bibliografike, mirëpo koleksionet për shtojcën i menaxhoni në një fushë të ndarë 997 tek regjistrimi bibliografik i serialit kryesor, modelin e botimit mund aë ruani tek modelet e përbashkët.

Në pikën 3 të procedurës së përshkruar më lartë mos përzgjidhni modelin e përbashkët të botimit, mirëpo klikoni butonin Mbyll. Për shtojcën e serialit në mënyrë automatike krijohet modeli i ri i vlefshëm i përbashkët, i cili ka numrin e njëjtë të ISSN-së si modeli i përbashkët i botimit të serialit kryesor.

Në modelin e botimit të shtojcave të tilla, tek Titulli vendoset në mënyrë automatike titulli i serialit kryesor. Rekomandohet edhe shënimi i emrit të shtojcës para titullit të serialit kryesor.

6.3.3 Redaktimi i modelit të përbashkët të botimit

Në modelin e përbashkët të botimit mund të ndryshoni të dhënat bazë dhe kalendarin e botimit.

Kushtet
Modeli i përbashkët i botimit nuk është i arkivuar.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Modeli i përbashkët i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin e përbashkët.
2. Klikoni butonin . Hapet redaktuesi Modeli i përbashkët i botimit.
3. Vendosni të dhënat bazë.
4. Kontrolloni dhe sipas nevojës redaktoni kalendarin e botimit.
5. Të dhënat ruani.

Modeli i përbashkët i vlefshëm i botimit arkivohet.

6.3.4 Arkivimi i modelit të përbashkët të botimit

Modeli i përbashkët i botimit mund të jetë i vlefshëm ose i arkivuar. Pas çdo ndryshimi të modelit të përbashkët të botimit versioni i mëparshëm i modelit arkivohet. Me këtë rast modeli i përbashkët i arkivuar merr numër të ri, ndërsa modeli i përbashkët i vlefshëm i botimit ruan numrin e vet.

Tek modeli i vlefshëm i botimit midis objekteve të lidhura shfaqen modelet e përbashkëta të arkivuara, mirëpo vetëm dhjetë modelet e fundit të arkivuara.

6.3.4.1 Ripërcaktimi i modelit të përbashkët të arkivuar si i vlefshëm

Modelin e përbashkët të arkivuar mund ta riktheni si të vlefshëm. Në këtë rast modeli i vlefshëm në mënyrë automatike arkivohet.

Kushti
Modeli i përbashkët i botimit është i arkivuar.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Modeli i përbashkët i botimit gjeni dhe përzgjidhni modelin e përbashkë të botimit.
2. Përzgjidhni procedurën Kthe modelin e arkivuar.

6.4 Kontrolli i ardhjes së serialeve

Kontrolli i ardhjes së serialeve do të thotë regjistrimi i ndryshimeve në koleksionet e serialeve, siç janë:

• pranimi i numrave,
• ndryshimet në koleksionet e numrave, të cilët nuk janë botuar ose biblioteka ata nuk i ka pranuar,
• reklamimi i numrave dhe fshirja e reklamimeve,
• çregjistrimi i vazhdueshëm i numrave.

Të gjitha ndryshimet në koleksione regjistrohen në nënfushat 997m – Numërtimi – niveli i parë (numri) në përputhje me formatin COMARC/H për të dhënat e koleksioneve.

Për aplikimin e kontrollit të ardhjes së serialeve materiali duhet të jetë i lidhur me regjistrimin në bazën lokale dhe të ketë model të vlefshëm të botimit.

Kontrollin e ardhjes së serialeve zakonisht e aplikoni për disa seriale në mënyrë të njëpasnjëshme, p.sh. për serialet që arrijnë në bibliotekë në të njëjtën ditë.

Nëse seriali është porositur në disa kopje, p.sh. për departamente të ndryshme të bibliotekës, kontrollin e ardhjes së serialeve e aplikoni për të gjitha kopjet e numrit njëherësh, mirëpo mund ta aplikoni edhe për kopjen e veçantë (për fushën e caktuar 997). Mund të përcaktohet kufizimi, që përdoruesi i sistemit të aplikoj kontrollin e ardhjes së serialeve vetëm për departamentin apo departamentet e veçanta të bibliotekës. Departamentet, në të cilat përdoruesi i sistemit mund të aplikoj kontrollin e ardhjes së serialeve, i përcaktoni në portalin Kualifikimi tek administrimi i emrave të përdoruesve ose autorizimet.

Për numrat e pranuar mund të printoni etiketat.

Numrat e pranuar shtohen në klasën Hyrje të reja për përgatitjen e listave të hyrjeve të reja.

Në vazhdim janë përshkruar:

• kontrolli i ardhjes së serialeve për disa fusha 997
• kontrolli i ardhjes së serialeve për fushën e caktuar 997

6.4.1 Kontrolli i ardhjes së serialeve për disa fusha 997

Ndryshimet në koleksionet e serialeve ekzekutohen në dritaren Kontrolli i ardhjes së serialeve.

Elementet e dritares janë:

• shiriti i titullit me titullin e serialit (tek botimet e paporositura, para titullit shfaqet kodi i mënyrës së pasurimit) (1)
• lista e numrave, të cilët janë përgatitur në bazë të modelit të botimit (2)
• parametrat për ekzekutimin e kontrollit të ardhjes së serialeve tek numrat që priten (3):
  • departamentet, në të cilat prisni numrat
  • fusha për vendosjen e shënimeve, shtojcave ose kronologjisë, plotësohet sapo të pranoni numrin e parë
  • fusha për vendosjen e titullit të shtojcës, i cili plotësohet në mënyrë automatike në nënfushën 997h - Titulli i njësisë
  • parametrat për llojin e ndryshimit në ardhjen e serialeve:
    • pranimi i numrit
    • përzgjedhja e numrit për reklamim
    • fshirja e kodit për reklamim
    • ndërprerja në koleksione tek numri i pabotuar
  • simboli, që tregon se numrin, të cilin e pret biblioteka, nuk do ta reklamoni më tek furnizuesi
• parametrat për kontrollin e ardhjes së serialeve për numrat, të cilët i keni pranuar, ose numrat, të cilët nuk janë botuar (4):
  • fshirja e pranimit të numrit
  • fshirja e ndërprerjes në koleksionet e numrit, i cili nuk është botuar
• parametrat për printimin e etiketave (5):
  • përcaktimi nëse dëshironi që etiketa të printohet në printer, të shtohet në radhën e raportit ose të mos printohet
  • fusha për vendosjen e departamenteve, për të cilat dëshironi t’i printoni etiketat
• butonat:
  • Bashko – dy ose disa numra i bashkon në një numër dysh, tresh; butoni është aktiv kur përzgjidhni dy ose disa numra në vazhdim të numrave të pritur (6)
  • Largo – largoni numrin nga lista e numrave të pritur dhe me këtë ndryshoni numërtimin e numrave të tjerë të pritur (7)
  • COMARC – shfaqja e të dhënave për materialin në formatin COMARC (8)
  • Detajet – aplikimi i kontrollit të ardhjes së serialeve për fushën e veçantë 997 (9)
  • Përditëso – ruajtja e ndryshimeve të ardhjes së serialeve, përveç kur për numrin përcaktoni anulimin e reklamimit; në këtë rast ndryshimi ruhet menjëherë (10)
  • Mbyll (11)

Kur dritarja për kontrollin e ardhjes së serialeve hapet, në listën e numrave është i përzgjedhur numri, të cilin e prisni të arrij në bibliotekë. Mund të regjistroni pranimin ose përzgjidhni ndonjë numër tjetër, tek i cili dëshironi të regjistroni ndryshimin e ardhjes së serialeve.

Bazuar në faktin, nëse përzgjidhni numrin që prisni apo numrin që keni pranuar, apo numrin që nuk është botuar, në mënyrë automatike vendosen parametrat e kontrollit të ardhjes së serialeve.

Kushtet
Seriali ka modelin e vlefshëm të botimit. Në fushën 997 është shënuar numri i inventarit.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Materiali përzgjidhni procedurën Kontrolli i ardhjes së serialeve. Metodën mund ta përzgjidhni edhe përmes tastit <Alt+D> pavarësisht klasës së përzgjedhur.
   Hapet dritarja për kërkim Kërkimi – Regjistrimi bibliografski.
2. Gjeni dhe përzgjidhni materialin.
   Hapet dritarja Kontrolli i ardhjes së serialeve.
   Nëse materiali nuk ka modelin e botimit, hapet redaktuesi Fusha 996/997 për fushën e fundit 997, në mënyrë që pranimin ta regjistroni në mënyrë manuale në nënfushën 997m.
3. Në listën e numrave është i përzgjedhur numri i parë i pritur. Nëse këtë numër nuk e keni pranuar, përzgjidhni numrin në vazhdim, tek i cili do të regjistroni ndryshimin e ardhjes së serialeve. Mund të përzgjidhni edhe disa numra.
4. Nëse dëshironi që para pranimit të numrave të regjistroni ndryshimin tek numrat e pritur në modelin e botimit:
   • numrin mund ta largoni dhe me këtë ndryshoni numërtimin e numrave të tjerë të pritur, duke klikuar butonin Largo tek numri i përzgjedhur i pritur ose klikoni tastin e djathtë të miut,
   • dy ose disa numra bashkoni në numra dysh apo tresh, duke përzgjedhur dy ose disa numra të pritur dhe duke klikuar butonin Bashko apo tastin e djathtë të miut.
5. Përcaktoni llojin e ndryshimit tek ardhja e numrave të pritur.
   Si mundësi e paracaktuar është mundësia prano njësinë.
   Ndryshimi i ardhjes së serialeve vlenë për kopjet e numrit në të gjitha departamentet.
   Mundësinë njësia nuk është botuar nuk mund ta fshini tek numri, nëse në listë pas këtij numri nuk ndodhet asnjë numër tjetër i pranuar.
6. Tek evidentimi i pranimit të numrit mund vendosni shënimin, shtojcën dhe kronologjinë.
7. Tek Titulli (h) mund të shënoni titullin e shtojcës ose numrit special, indeksit, suplementit…
8. Tek Ndërprit reklamimin e njësisë klikoni kutinë e zgjedhjes, nëse njësinë nuk do ta reklamoni më tek furnizuesi.
   Në këtë rast ndryshimi ruhet menjëherë.
9. Tek Printimi i etiketave përzgjidhni vlerën përkatëse bazuar në faktin nëse dëshironi që etiketën ta printoni në printer, ta ruani në radhën e raportit apo atë nuk dëshironi as ta printoni e as ta ruani.
10. Tek Printimi i etiketave për departamentet vendosni kodin e departamentit, për të cilin dëshironi të printoni etiketat. Kodet e departamenteve i ndani me presje.
    Nëse dëshironi të printoni etiketat për të gjitha departamentet vendosni simbolin e yllit.
11. Nëse klikoni në butonin Detajet mund të evidentoni ardhjen e serialeve për fushën e veçantë 997 ose në mënyrë manuale redaktoni përmbajtjen e fushës 997m.
12. Klikoni butonin Përditëso. Me këtë rast:
    • evidentohet ndryshimi i ardhjes së serialeve në listën e njësive;
    • evidentohet ndryshimi në nënfushat 997m – Numërtimi - niveli i parë (numri);
      Nëse prisni njësi shtesë, për numrin e njësisë shtohet simboli “#”. Pas pranimit të njësisë së fundit të pritur simboli “#” fshihet.
    • etiketat printohen në printer ose shtohen në radhën e raportit;
    • hapet dritarja Qarkullimi, nëse kopja është e parashikuar për qarkullim;
    • përcaktohet numri për huazim, nëse keni përzgjedhur numëratorin e numrave për huazim, dhe vendoset në nënfushën 9979 – numri për huazim;
    • njësia e pranuar shtohet në listën e hyrjeve të reja;
    • procedura përfundon, nëse evidentoni pranimin e njësisë së parë në kuadër të inventarizimit të vitit.
13. Ndryshimin e ardhjes së serialeve mund ta evidentoni për njësinë në vazhdim, siç është përshkruar në pikat nga 3 deri në 12.
14. Mbyllni dritaren Kontrolli i ardhjes së serialeve.
15. Nëse seriali i përzgjedhur ka disa modele, p.sh. modelin për serialin kryesor dhe modelin për shtojcën, para kërkimit të serialit në vazhdim hapet dritarja për kontrollin e ardhjes së serialeve për fushat 997 sipas modelit në vazhdim. Përsëritni pikat nga 3 deri 14.
    
16. Në dritaren për kërkim Kërkimi – Regjistrimi bibliografik gjeni dhe përzgjidhni materialin tjetër.
17. Përsëritni pikat nga 3 deri 14 në të gjitha materialet, tek të cilat dëshironi të ekzekutoni kontrollin e ardhjes së serialeve.
18. Ekzekutimi i kontrollit të ardhjes së serialeve përfundon nëse në dritaren për kërkim Kërkimi – Regjistrimi bibliografik klikoni butonin Mbyll.

Statusi pas ekzekutimit të kontrollit të ardhjes së serialeve

• Njësia që keni pritur:
  • i pranuar: nëse keni përzgjedhur mundësinë prano njësinë;
  • reklam. i përgatitur: nëse keni përzgjedhur mundësinë përzgjidh njësinë për reklamim;
  • i pritur ose i pritur në vazhdim: nëse keni përzgjedhur mundësinë fshi kodin për reklamim;
  • nuk është botuar: nëse keni përzgjedhur mundësinë njësia nuk është botuar.
• Njësia, tek e cila keni fshirë pranimin:
  • i pritur ose i pritur i radhës
• Njësia, tek e cila keni fshirë simbolin që nuk është botuar:
  • i pritur ose i pritur i radhës

Vendosja e shënimeve, shtojcave dhe kronologjisë

Tek evidentimi i pranimit të njësisë me kontroll të ardhjes së serialeve tek Shënimi/shtojca/kronologjia mund të vendosni:

• shënimin që ka të bëjë me njësinë; shënimi mund të jetë intern “<< >>” ose për publikun “< >”.
  Nëse tek pranimi i njëkohshëm i disa njësive vendosni shënimin, i cili ka të bëjë me njësinë, të dhënat gjithmonë vendosen në njësinë e parë nga grupi i njësive për të cilat evidentoni pranimin;
• kronologjinë “( )”;
• shenjën, që tregon se e dhëna nuk është marr nga shtojca “[ ]”;
• shtojcën, të cilën e pranoni bashkë me njësinë kryesore.
  Nëse tek pranimi i njëkohshëm i disa njësive evidentoni shtojcën që e keni pranuar në të njëjtën kohë me njësinë kryesore, të dhënat gjithmonë vendosen në njësinë e parë nga grupi i njësive për të cilat evidentoni pranimin;
• shtojcën, të cilën e pranoni ndaras;
• njësinë, të cilën e pranoni në disa pjesë;
• njësinë, tek e cila keni gjetur gabimin në kronologji.

6.4.2 Kontrolli i ardhjes së serialeve për fushën e veçantë 997

Gjatë ekzekutimit të kontrollit të ardhjes së serialeve për serialin e caktuar, ndryshimet në ardhjet e serialeve i evidentoni edhe në fushën e veçantë 997. Aty edhe mund të redaktoni në mënyrë manuale përmbajtjen e nënfushës 997m – Numërtimi – niveli i parë (numri) në përputhje me formatin COMARC/H për të dhënat e koleksioneve.

Më shumë rreth:

• elementeve të dritares Kontrolli i ardhjes së serialeve
• kontrollit të ardhjes së serialeve për disa fusha 997

Procedura

1. Në dritaren Kontrolli i ardhjes së serialeve në listë përzgjidhni atë njësi, tek e cila dëshironi të ekzekutoni kontrollin e ardhjes së serialeve për fushën e veçantë 997.
2. Klikoni butonin Detajet.
   Hapet dritarja Kontrolli i ardhjes së serialeve për fushën 997.
3. Në listën e fushave është përzgjedhur fusha e parë 997. Përzgjidhni fushën 997, në cilën dëshironi të evidentoni ndryshimin e ardhjes së serialeve.
4. Mund të vendosni shënimin, shtojcën dhe kronologjinë.
5. Përcaktoni llojin e ndryshimit tek ardhja e njësive të pritura.
   Si e paracaktuar është mundësia prano njësinë.
6. Tek Numërtimi (m) shfaqet përmbajtja e nënfushës 997m. Përmbajtjen mund ta redaktoni në mënyrë manuale përkrah kontrollit të ardhjes së serialeve, me ç’rast parametrat për kontrollin nuk respektohen.
7. Tek Printimi i etiketave përzgjidhni vlerën varësisht nga fakti nëse dëshironi që etiketën ta printoni në printer, ta ruani në radhën e raportit ose nuk dëshironi as ta printoni e as ta ruani.
8. Klikoni butonin Përditëso.
   Ndryshimet ruhen në nënfushën 997m dhe ato mund të verifikohen tek Numërtimi (m).
   Etiketat printohen ose ruhen varësisht nga përzgjedhja që keni bërë.
9. Ndryshimin e ardhjes së serialeve mund ta evidentoni në fushën në vazhdim 997, siç është përshkruar në pikat nga 3 deri 8.
10. Nëse klikoni në butonin Printo etiketat mund të printoni etiketën për cilindo numër të pranuar apo të pritur.
11. Mbyllni dritaren Kontrolli i ardhjes së serialeve për fushën 997.

6.5 Lidhja e numrave

Njësitë në një fushë 997, të cilat përfaqësojnë një vit të zakonshëm, mund t’i lidhni në një ose disa njësi dhe me këtë e pamundësoni huazimin e numrave të veçantë. Lidhjen e pjesshme e aplikoni hap pas hapi duke filluar procedurën disa herë. Çdo herë evidentohet vetëm një njësi e numrave të lidhur.

Nëse gjeni ndonjë gabim në lidhje, fillimisht të gjithë numrat i ndani dhe më pas i lidhni sërish.

Kushti
Treguesi i lidhjes ka vlerën Numra të palidhur ose Numra të lidhur dhe të palidhur.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 997.
2. Përzgjidhni procedurën Lidh numrat.
   Hapet dritarja Lidhja e numrave me listën Përzgjedhur dhe Papërzgjedhur. Të gjithë numrat janë në listën Përzgjedhur.
3. Përmes butonit nga lista Përzgjedhur largoni numrat, të cilët nuk dëshironi t’i lidhni në njësi.
4. Klikoni butonin Në rregull.

Ndryshon treguesi i lidhjes në fushën 997 dhe shenjat e pikësimit në nënfushën 997m. Nëse të gjithë numrat i keni lidhur në një njësi, treguesi merr vlerën Numra të lidhur, ndërsa tek lidhja e pjesshme Numra të lidhur dhe të palidhur.

6.5.1 Ndarja e numrave

Numrat, të cilët në një mënyrë ose në tjetrën i keni lidhur, mund t’i ndani dhe me këtë mundësoni huazimin e numrave të veçantë.

Kushti
Treguesi i lidhjes ka vlerën Numra të lidhur dhe të palidhur ose Numra të lidhur.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Fusha 996/997 gjeni dhe përzgjidhni fushën 997.
2. Përzgjidhni procedurën Ndaj numrat.

Ndahen të gjithë numrat. Treguesi i lidhjes merr vlerën Numra të palidhur, ndërsa në nënfushën 997m ndryshojnë shenjat e pikësimit.

6.6 Çregjistrimi i serialeve

Disa seriale i ruani për kohë më të shkurtër dhe numrat e vjetër i çregjistroni me pranimin e numrave të rinj (p.sh. gazetat). Vitin (vëllimin) e serialit e çregjistroni nga evidenca e koleksioneve pas një kohe të caktuar.

Në vazhdim është përshkruar:

• çregjistrimi i numrave të caktuar
• çregjistrimi i të gjithë numrave të një viti (vëllimi)

6.6.1 Çregjistrimi i numrave të veçantë

Nëse në bibliotekë i ruani vetëm disa numra të caktuar, numrat e çregjistruar i vendosni në shënimin në nënfushën 997m. Shënimin mund ta bëni në mënyrë manuale në fushën 997 ose ai bëhet në mënyrë automatike në kontrollin e ardhjes së serialeve.

Shënimi për numrat e çregjistruar bëhet në mënyrë automatike në kontrollin e ardhjes së serialeve, nëse në fushën 998 vendosni numrat që ruani në departamentet e veçanta.

6.6.2 Çregjistrimi i viteve

Vitin e veçantë të serialit pas një periudhe të caktuar mund ta çregjistroni, duke ndryshuar statusin në fushën 997 në çregjistruar.

Periudha e ruajtjes ndryshon varësisht nga seriali dhe biblioteka. Për kërkimin e viteve që dëshironi t’i çregjistroni, mund të përdorni atributin Data e çregjistrimit të vitit në fushën 997. Këtë datë mund ta:

• vendosni në mënyrë manuale gjatë inventarizimit të materialit ose më vonë,
• përcaktoni në mënyrë automatike në procedurën inventarizimi, nëse përmes numëratorit përcaktoni numrin e inventarit, në bazë të periudhës së ruajtjes dhe datës së inventarizimit në mënyrë automatike përcaktoni datën e çregjistrimit; në fushën 998 paraprakisht vendosni periudhën e ruajtjes (numrin e muajve të ruajtjes së vitit

Nëse në fushat 997 ndodhet data e çregjistrimit të vitit, me këtë të dhënë mund të gjeni fushën dhe në të vendosni statusin çregjistruar. Statusin mund ta ndryshoni:

• në redaktuesin Fusha 996/997
• përmes metodës për ndryshimin e të dhënave përmes numrit të inventarit
• përmes metodës për ndryshimin e të dhënave në disa fusha të të njëjtit regjistrim

7 Inventari

Në këtë kapitull është përshkruar procedura e ekzekutimit të inventarit në programin COBISS Lib në mjedisin produktiv apo ekzekutimit të të ashtuquajturit inventar online. Procedura mundëson ekzekutimin e inventarit edhe kur biblioteka është e hapur për përdoruesit.

Ekzekutimi i inventarit përmes programit COBISS Lib përfshin këta hapa:

• përgatitja para fillimit të leximit
• përcaktimi i madhësisë së inventarit dhe fillimit të procedurës së inventarit
• leximi, kontrollet e ndërmjetme dhe procedurat e veçanta
• përgatitja e raporteve
• çregjistrimi i materialit
• përfundimi i inventarit

Kapitulli përfshinë edhe:

• përshkrimin e të dhënave në grupin e përmbajtjes Leximet
• veçoritë e të dhënave në grupin e përmbajtjes Leximet tek serialet

7.1 Përgatitja para fillimit të leximit

Nëse biblioteka dëshiron që nga IZUM-i të huazoj lexuesit portativë ose terminalet, duhet së paku një muaj para fillimit të inventarit të dërgoj kërkesë për rezervimin e tyre në adresën elektronike podpora@izum.si. Në e-mail duhet të shënoni se çfarë dëshironi të huazoni (lexuesi me Wi-Fi për huazimin ose terminali porativ), sa pajisje dëshironi të huazoni dhe periudhën e huazimit.

7.2 Përcaktimi i përmasave të inventarit dhe fillimi i procesit të inventarit

Në procesin e inventarit duhet të përfshihen të gjitha njësitë që dëshironi t’i lexoni. Nëse keni nevojë për ndihmë në përcaktimin e përmasave të inventarit kontaktoni IZUM-in. Përcaktimi i saktë i përmasave të inventarit është kyç për klasifikimin e njësive në raportet, të cilat i përgatisni pas përfundimit të leximit.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes ose dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin përzgjidhni butonin dhe hapet dritarja Të dhënat për inventarin, në të cilën vendosni vlerat tek Anëtarët e komisionit, Përshkrimi i hapësirës … (përshkruese) dhe sipas nevojës vendosni tekstin përkatës tek Shënimi.
   
2. Klikoni butonin Përmasat e inventarit dhe hapet dritarja Kërkimi – Fusha 996/997. Vendosni pyetjen për kërkim për materialin që dëshironi ta lexoni (skanoni).
   Nëse dëshironi që në përmasat e inventarit të përfshini të gjitha materialet e bibliotekës, mos vendosni asnjë pyetje për kërkim dhe përzgjidhni butonin .
   Ju rekomandojmë, që përmasat e inventarit të nënvendndodhjes së përzgjedhur t’i përcaktoni përmes të dhënës Nënvendndodhja aktuale (d/l, e/E), sepse në këtë mënyrë respektohet materiali i rivendosur.
   Nëse do të skanoni vetëm monografitë, përzgjidhni edhe kufizimin MON – Monografitë (001c=m), ndërsa për leximin vetëm të serialeve përzgjidhni kufizimin SER – Serialet (001c=s).
   
3. Kur të përcaktoni të dhënat e bazuara në përmasat e materialit, klikoni butonin .
4. Kur të shfaqen rezultatet e bazuara në pyetjen për kërkim, përzgjidhni rezultatin e parë dhe klikoni butonin Përzgjidh.
5. Në dritaren Të dhënat për inventarin klikoni butonin Në rregull. Në dritaren për kërkim shfaqet objekti Inventari me statusin në përgatitje.
6. Jashtë orarit të bibliotekes në dritaren për kërkim gjeni dhe përzgjidhni inventarin, më pas klikoni në butonin Fillo inventarin. Hapet dritarja Ekzekutimi i procedurës, ku shfaqet përgatitja e të dhënave. Kur kjo procedurë të përfundoj, shfaqet dritarja Shfaqja e statusit të inventarit, ku merrni informacionet për materialet e huazuara dhe numrin e materialeve që duhet ende të lexohen (skanohen). Dritaren e braktisni duke klikuar në butonin Në rregull.

Bazuar në përmasat e caktuara të inventarit, për të gjitha materialet nga ato përmasa krijohen leximet edhe për materialet e evidentuara në huazim. Statusi i materialit në huazim duket nga të dhënat Statusi në huazim gjatë përgatitjes së të dhënave dhe Statusi në huazim në kohën e inventarit.

Nga përmasat e inventarit janë përjashtuar:

• fushat 996/997 pa numra inventari,
• njësitë e materialeve me statusin e caktuar (q): desideratë, 1 – porositur, 9 – çregjistruar, 10 – reklamuar, 11 – nuk është pranuar, 12 – është shitur ose 13 – dërguar në këmbim dhe
• burimet e integruara me shenjën i – skedarë, pjesë etj. e integruar në njësinë bazë; nuk shfaqet në COBISS+ në elementin \I tek nënfusha 996/997g.

7.3 Leximi, kontrollet e përkohshme dhe procedurat e veçanta

Leximin e barkodeve të materialeve mund ta bëni përmes lexuesit manual të barkodeve, përmes terminalit mobil me lexuesit e barkodeve ose aplikacionit mInventari COBISS.

7.3.1 Leximi direkt

Regjistrimin e materialeve me anë të leximit direkt mund ta ekzekutoni përmes lexuesve për huazim, me ç’rast leximet regjistrohen direkt në mjedisin e inventarit. Kusht për përdorimin e kësaj metode është lidhja e përhershme e kompjuterit me internet.

Nëse dispononi lexues për huazim pa kabëll, gjithashtu mund ta përdorni.

Procedura e leximit

1. Kompjuterin e lidhni me lexuesin manual të barkodeve; në laptop rregulloni vëllimin e duhur të audios sepse procedura funksionon edhe përmes sinjaleve audio.
   
2. Në grupin e përmbajtjes Të dhënat për inventarin përzgjidhni procedurën Ngarko inventarin e fundit dhe në dritaren për kërkim ngarkoni inventarin aktiv.
   
3. Përzgjidhni procedurën Lexo direkt dhe regjistro të dhënat e lexuara. Hapet dritarja Leximi direkt.
   
4. Para se të filloni të lexoni materialin vendosni filtrin e leximeve.
5. Klikoni në fushën IN/CN dhe mund të filloni leximin (skanimin) e materialit. Me këtë rast do të merrni njoftimet, të cilat mbështeten me sinjalet audio.
   
6. Tek leximi direkt rekomandohet që në vazhdimësi, pas çdo leximi, p.sh. të KDU-së, të kontrollohet nëse numri i lexuar është i saktë. Këtë e bëni përmes shfaqjes së statusit të inventarit.
7. Pas leximit dritaren e mbyllni përmes butonit Mbyll.

7.3.1.1 Vendosja e filtrit të leximeve

Në pjesën e majtë të dritares Leximi direkt ndodhen parametrat e filtrit të leximeve që mundësojnë redaktimin e vazhdueshëm të leximeve apo materialit.

Procedura

1. Nëse para ose pas numrit të lexuar të inventarit ose numrit për huazim ndodhet numër i madh i simboleve, ato mund t’i fshini përmes filtrit të plotësuar. Këto simbole i vendosni në fushën tek Simbole të tepërta PARA leximit ose Simbole të tepërta PAS leximit. Nëse shënoni simbole të ndryshme ose grupe të ndryshme të simboleve, midis tyre duhet të ketë hapësirë.

2. Bazuar në parametrat e bibliotekës së veçantë tashmë janë shënuar vlerat e paracaktuara tek Gjatësia e numrit të inventarit sipas marrëveshjes, Gjatësia e numrit për huazim sipas marrëveshjes dhe Gjatësia maksimale e lejuar e numrit të inventarit.
   Nëse në skedarin e konfigurimit të bibliotekës është vendosur vlera 1 tek Gjatësia e numrit për huazim sipas marrëveshjes, gjatë përcaktimit të numrit për huazim nuk shtohen në mënyrë automatike zerot në fillim të numrit. Tek Gjatësia e numrit të inventarit sipas marrëveshjes gjatësia e numrit të inventarit përcaktohet gjatë përcaktimit të numrit të inventarit në mënyrë automatike, ndërsa tek Gjatësia maksimale e lejuar e numrit të inventarit gjatësia maksimale e numrit të inventarit përcaktohet gjatë vendosjes së numrit të inventarit në mënyrë manuale.
   Të dhënat për filtrimin mund t’i plotësoni duke shënuar vlerën e gjatësisë së numrit të inventarit dhe numrit për huazim, i cili ndodhet midis numrave të skanuar të transferuar të skedarit të filtruar dhe dallon nga vlera e paracaktuar. Këto gjatësi i shënoni me hapësira në Përjashtimet tek gjatësia e numrit të inventarit dhe Përjashtimet tek gjatësia e numrit për huazim.
   

3. Nëse dëshironi që gjatë leximit (skanimit) të largoni materialet, të cilat nuk dëshironi të jenë midis materialeve të lexuara, përzgjidhni Respekto statusin (q), Respekto përmasat e inventarit, Përfshij/respekto redaktimin ose Respekto të huazuarat.

   • Nëse përzgjidhni Respekto statusin (q), midis të dhënave të skanuara nuk do të evidentohet materiali me statusin (q) desideratë, 1 – porositur, 9 – çregjistruar, 10 – reklamuar, 11 – nuk është pranuar, 12 – është shitur ose 13 – dërguar në këmbim.
   • Nëse përzgjidhni Respekto përmasat e inventarit, midis të dhënave të skanuara nuk do të evidentohet materiali, i cili nuk i përket përmasave të inventarit (edhe njësive të materialit me statusin e caktuar (q): desideratë, 1 – porositur, 9 – çregjistruar, 10 – reklamuar, 11 – nuk është pranuar, 12 – është shitur ose 13 – dërguar në këmbim dhe burimeve të integruara me kodin i – në njësinë bazë të shtojcës së integruar, pjesës etj.; nuk shfaqet në COBISS+ në elementin \I tek nënfusha 996/997g, që janë të përjashtuara nga përmasat e inventarit).
   • Nëse përzgjidhni Përfshij/respekto redaktimin, midis të dhënave të lexuara nuk do të klasifikohen materialet e skanuara, të cilat nuk përshtaten me parametrat në dritaren Redaktimi sipas vendosjes së materialit.
   • Nëse përzgjidhni Respekto të huazuarat, midis materialeve të skanuara nuk klasifikohen materialet, për të cilat janë bërë skanimet me statusin aktual në inventar huazuar dhe të cilat me fillimin e inventarit në huazim kanë pasur statusin c – huazuar jashtë bibliotekës, s – huazuar në bibliotekë, m – huazuar përmes HN, b – mbajtur, l – humbur, k – në qarkullim, u – rezervuar në sallën e leximit* ose w – pret në raft (rezervimi). Në të njëjtën mënyrë midis materialeve të skanuara nuk klasifikohen materialet, për të cilat është bërë skanimi me statusin aktual në inventar huazuar dhe të cilat me fillimin e inventarit në huazim kanë pasur statusin d – huazimi midis departamenteve dhe vlera e atributit Huazuar midis departamenteve nga përmasat e inventarit dhe skanuar është Po.

4. Para skanimit të numrit të inventarit mund të shtohet në mënyrë automatike parashtesa, e cila vendoset në fushën tek Parashtesa për numrin e ri të inventarit. Parashtesa shtohet tek ai numër inventari, gjatësia e të cilit bashkë me parashtesën është e njëjtë me gjatësinë e numrit të inventarit sipas marrëveshjes.

7.3.1.2 Parametrat e filtrit për redaktimin e materialit

Nëse në dritaren Leximi direkt përzgjidhni Përfshij/konsidero redaktimin, midis materialeve të skanuara nuk do të klasifikohen materialet, që nuk përshtaten me parametrat në dritaren Redaktimi sipas vendosjes së materialit, dhe atë:

• midis të dhënave për koleksionet e materialit të skanuar nënvendndodhja (d\l) është ndryshe nga ajo tek Redaktimi sipas nënvend.,
• midis të dhënave për koleksionet e materialit të skanuar treguesi i vendosjes është ndryshe nga ai tek Redaktimi sipas treg. të vendosjes (2),
• midis të dhënave për koleksionet e materialit të skanuar formati (d\f) është ndryshe nga ai tek Redaktimi sipas formatit (df),
• midis të dhënave për koleksionet e materialit të skanuar KDU për qasje të lirë është ndryshe nga ai tek Redaktimi sipas KDU-së (du),
• midis të dhënave për koleksionet e materialit të skanuar vendndodhja në raft (d\i) është ndryshe nga ajo tek Redaktimi sipa vend. në raft (di).

7.3.1.3 Njoftimet gjatë leximit direkt

Në dritaren Leximi direkt filloni me skanimin e materialeve. Me këtë rast në dritaren poshtë në të djathtë shfaqen paralajmërimet për skanimet e veçanta. Shfaqen njoftimet për 20 njësitë e skanuara së fundi:

• Nëse leximi i përshtatet filtrit të vendosur, pas sinjalit konfirmues në të dyja dritaret shfaqet numri i inventarit i skanuar ose numri i skanuar për huazim, i cili evidentohet midis njësive të skanuara të inventarit aktiv.
• Nëse skanoni materialin për të cilin keni përzgjedhur Respekto statusin (q), Respekto përmasat e inventarit, Përfshij/konsidero redaktimin ose Respekto të huazuarat, sepse dëshironi ta largoni atë, pas njoftimit audio në dritaren poshtë shfaqet paralajmërimi. Ngjyra e paralajmërimeve varet nga ajo që keni përzgjedhur:
  • e kuqe, nëse keni përzgjedhur Respekto statusin (q) ose Respekto përmasat e inventarit,
  • e kaltër, nëse keni përzgjedhur Përfshij/konsidero redaktimin ose
  • portokalli, nëse keni përzgjedhur Respekto të huazuarat.
    Mund të përzgjidhni disa mundësi, mirëpo shfaqet vetëm një paralajmërim.
    Leximi nuk do të evidentohet midis leximeve aktive të inventarit.
    
• Nëse skanoni materialin e disponueshëm të bibliotekës, i cili është evidentuar si i skanuar midis leximeve të inventarit aktiv, në këtë ju paralajmëron njoftimi audio, ndërsa në pjesën e poshtme të dritares shfaqet paralajmërimi me ngjyrë hiri. Leximi nuk evidentohet midis leximeve të inventarit aktiv.

Nëse numri i lexuar i inventarit ose numri i lexuar për huazim tërhiqet nga filtri i vendosur, pas paralajmërimit audio në dritaren e mesme në të djathtë shfaqen njoftimet, që filtri i vendosur nuk është i përshtatshëm dhe arsyeja e papërshtatshmërisë. Sipas nevojës ndryshoni parametrat e filtrit të leximeve dhe pasi të klikoni në fushën IN/CN vazhdoni leximin e materialit.

7.3.2 Veçantitë gjatë leximit direkt të serialeve

Nëse leximi i përshtatet filtrit të vendosur, te serialet tek të cilat në etiketën e materialit nuk ndodhet e dhëna për numërtimin në nivel numri, mundësohet përzgjedhja e numërtimit të botimit të skanuar gjatë procesit të regjistrimit. Në këtë mënyrë do të përditësohet në mënyrë adekuate skanimi për numrin e veçantë dhe skanimi në nivel viti, ndërsa numri i lexuar i inventarit nuk do të përfshihet në raportin e përjashtimeve. Gjatë procesit të skanimit nga raftet mund të largohen materialet e skanuara, tek të cilat numërtimi i skanimit nuk përputhet me numërtimin në të dhënat për koleksionet ose botimi nuk është pjesë e koleksioneve të bibliotekaës, sepse në rast të kundërt njësitë e skanuara do të përfshihen në raportin Tepricë inventari.

Nëse numërtimi i njësisë së skanuar nuk përputhet me numërtimin në të dhënat për koleksionet ose botimi nuk është pjesë e koleksioneve të bibliotekës, në këtë ju paralajmëron njoftimi audio.

Nëse në etiketë nuk është e dhëna për numërtimin e numrit, ndërsa të dhënat në 997m janë në përputhje me formatin COMARC/H, përveç njoftimit audio në dritaren poshtë me ngjyrë të kuqe shfaqet paralajmërimi, se numri nuk është lexuar; hapet dritarja me numrat, të cilët ndodhen tek të dhënat për koleksionet në 997m të materialeve të skanuara. Përzgjedhjen e numrit e konfirmoni duke klikuar në butonin Në rregull. Paralajmërimi, se numërtimi (numri) nuk është skanuar, ka ngjyrë të gjelbërt, ndërsa tek njësitë e skanuara shtohet numri i përzgjedhur dhe transferohet tek të dhënat e skanuara. Njësia e skanuar nuk do të përfshihet në raportin e përjashtimeve. Nëse klikoni butonin Anulo (numrin nuk e përzgjidhni), njësia e skanuar nuk do të transferohet tek njësitë e skanuara, mirëpo do të shtohet në mënyrë automatike tek paralajmërimi në pjesën e poshtme të dritares. Kjo nuk rekomandohet, sepse seriali i skanuar nuk do të transferohet tek njësitë e skanuara. Tek serialet me treguesin e lidhjes 2 – numra të lidhur nuk ofrohet përzgjedhja e numrit, sepse si e skanuar llogaritet njësia e skanuar në formën: numri i inventarit, numri i inventarit me presje dhe numri i inventarit me paraqitje të numrave nga 997m.

Kur në etiketë nuk ndodhen të dhëna për numërtimin e numrit dhe numërtimi gjithashtu nuk është në 997m (997m = e zbrazët), dritarja me numrat nuk hapet dhe njësia e skanuar transferohet tek njësitë e skanuara dhe nuk përfshihet në raportet e tepricave të inventarit, deficiteve ose përjashtimeve.

Nëse në etiketë ndodhet numërtimi, i cili nuk është në 997m të materialit të skanuar, dhe nuk keni të përfshirë kontrollin për respektimin e statusit (q) ose përmasat e inventarit, në këtë ju paralajmëron njoftimi audio. Në dritaren poshtë shfaqet paralajmërimi me ngjyrë të kuqe, se duhet të verifikoni numërtimin (m), dhe hapet dritarja me pyetjen, nëse dëshironi që njësinë e skanuar ta transferoni midis njësive të skanuara.

• Nëse klikoni Po, paralajmërimi në dritaren poshtë merr ngjyrë të gjelbërt dhe shtohet njësia e skanuar. Njësia e skanuar do të transferohet tek njësitë e skanuara, ndërsa do të shfaqet në raportin Tepricë inventari. Materialet e tilla i largoni nga rafti, sepse duhet të redaktohet 997m dhe të printoni etiketën e duhur.
• Mund të përzgjidhni edhe Jo. Tek paralajmërimi në dritaren poshtë në mënyrë automatike shtohet njësia e lexuar. Njësia e lexuar nuk do të vendoset midis njësive të lexuara dhe për këtë nuk do të përfshihet në asnjë raport inventari. Materialet e tilla largohen nga rafti dhe nëse njësia e lexuar është pjesë e koleksioneve të bibliotekës duhet të redaktohet 997m dhe të printohet etiketa e duhur. Kjo mundësi nuk rekomandohet, nëse materialin e tillë dëshironi ta keni në raportin Tepricë inventari.

Nëse e keni të aktivizuar kontrollin për statusin (q) apo përmasat e inventarit, sinjali audio ju paralajmëron në këtë dhe shfaqet njoftimi se materiali është jashtë përmasave të inventarit apo ka statusin desideratë, 1 – porositur, 9 – çregjistruar, 10 – reklamuar, 11 – nuk është pranuar, 12 – është shitur ose 13 – dërguar në këmbim. Njësia e lexuar nuk transferohet midis njësive të lexuara.

Nëse në 997m të materialit të lexuar janë vendosur numrat e gabuar, bazuar në treguesin e lidhjes, sinjali audio ju paralajmëron në këtë pavarësisht faktit nëse njësia e lexuar përmban të dhënat për numërtimin apo jo. Në dritaren poshtë me ngjyrë të kuqe shfaqet njoftimi, se bëhet fjalë për grupin e përjashtimeve 2 dhe duhet të përgatitet raporti Përjashtimet te serialet dhe të ndiqen udhëzimet në raport. Materialet e tilla i largoni nga rafti, sepse duhet të redaktohet 997m dhe të printohen etiketat.

Kur të lexoni materialin, i cili nuk është i evidentuar në koleksionet e bibliotekës, njoftimi audio ju paralajmëron në këtë. Në dritaren poshtë shfaqet paralajmërimi me ngjyrë të kuqe, se keni lexuar materialin, i cili nuk ka të evidentuar gjendjen e koleksioneve, dhe hapet dritarja me pyetjen, nëse dëshironi që njësinë e lexuar ta transferoni midis materialeve të lexuara.

• Nëse klikoni Po, paralajmërimi në dritaren poshtë merr ngjyrë të gjelbërt dhe njësia e lexuar shtohet. Njësia e lexuar do të regjistrohet midis njësive të lexuara, ndërsa do të shfaqet në raportin Tepricë inventari në tabelën Koleksionet e paregjistruara të bibliotekës. Materialet e tilla i largoni nga rafti dhe nëse njësia është pjesë e koleksioneve, duhet të redaktohet 997m dhe të printohet etiketa.
• Nëse keni lexuar materialin, i cili nuk është pjesë e koleksioneve të bibliotekës, klikoni Jo. Tek paralajmërimi në dritaren poshtë shtohet në mënyrë automatike njësia e lexuar. Njësia e lexuar nuk do të regjistrohet midis njësive të lexuara dhe për këtë arsye nuk do të përfshihet në asnjë raport inventari. Materialet e tilla i largoni nga rafti.

Nëse dëshironi që programi të ju paralajmëroj përmes njoftimit dhe sinjalit audio, se numri i veçantë është i evidentuar në huazim, duhet të jetë i përfshirë kontrolli Respekto të huazuarat. Programi ju paralajmëron për këto statuse: c – huazuar jashtë bibliotekës, s – huazuar në sallë të leximit, m – huazuar përmes HN, b –mbajtur, l – humbur, k – në qarkullim, u – është rezervuar në sallën e leximit ose w – pret në raft (rezervimi). Gjithashtu midis materialeve të lexuara nuk klasifikohet materiali, për të cilin është krijuar njësia e lexuar me statusin aktual në inventar huazuar dhe i cili kur të filloj inventari në huazim ka statusin d – huazuar mes departamenteve dhe vlera e atributit Huazuar midis departamenteve nga përmasat e inventarit është Po. Në rastin e kundërt njësia e lexuar regjistrohet midis njësive të lexuara dhe materiali ndodhet në raportin Materiali i huazuar në raft.

7.3.3 Leximi me lexues portativ

Lexuesin portativ mund ta huazoni edhe në IZUM, nëse ai është i disponueshëm. Huazimi i tij është me pagesë dhe është i nevojshëm rezervimi.

Gjatë regjistrimit të materialit me terminalin portativ njësitë e lexuara me anë të lexuesit të barkodeve fillimisht i transferoni nga lexuesi në kompjuterin lokal, më pas nga kompjuteri lokal në serverin në IZUM.

Ju rekomandojmë, që në kompjuterin, në të cilin transferoni njësitë e lexuara për nevojat e aplikimit të inventarit, të krijoni dosjen Inventari, ku do të ruani skedarët me njësitë e lexuara.

Nëse inventarin e bëni me lexuesin Datalogic Skorpio ose DENSO, në kompjuterin lokal, varësisht nga sistemi operativ, duhet të instaloni programin për funksionimin e saktë të lexuesit. Udhëzimet janë dhënë në shtojcën, e cila është e disponueshme edhe në faqen elektronike COBISS, Pajisjet e rekomanduara tek Printerët, lexuesit e barkodeve, terminalët manual, tabelat për nënshkrim dhe terminalët POS.

Njësitë e lexuara i transferoni nga lexuesi në kompjuterin lokal.

Procedura e leximit dhe transferimi i njësive të lexuara nga lexuesi Datalogic Skorpio ose DENSO BHT 1300

1. Komunikimi midis lexuesit dhe mjedisit për inventar vendoset kur lexuesi lidhet me burimin e energjisë.
2. Nëse në lexues nuk është aktivizuar programi Inventari, atë e aktivizoni duke klikuar dy herë në ikonën PËRFSHIRJA E TË DHËNAVE COBISS.
3. Para fillimit të leximit në ekranin e lexuesit shfaqen të dhënat për ruajtjen e skedarit. Të dhënat nuk i ndryshoni, sepse bëhet fjalë për parametrat e programit, për këtë arsye ato vetëm i konfirmoni duke klikuar në butonin Fillo regjistrimin.
4. Hapet dritarja për leximin. Numrin e caktuar të inventarit e lexoni duke klikuar në tastin SCAN. Numri i inventarit pas leximit shfaqet në ekranin e lexuesit, ku në vazhdimësi verifikoni saktësinë dhe sasinë e numrave të lexuar të inventarit.
   Ekrani i lexuesit për shkak të përdorimit të madh të baterisë mbyllet në mënyrë automatike, nëse atë për një kohë nuk e përdorni. Atë e aktivizoni përmes tastit SCAN.
5. Pas përfundimit të leximit klikoni butonin Përfundo dhe skedari me njësitë e lexuara ruhet në lexues. Për shkak të sigurisë rekomandohet transferimi i vazhdueshëm i skedarëve nga lexuesi në kompjuterin lokal.
6. Lexuesin me skedarin e leximeve e vendosni në mbajtësin, i cili është i lidhur me kompjuterin lokal (USB) dhe burimin e energjisë.
7. Kur lexuesin e vendosni në mbajtës aktivizohet programi Microsoft Windows Mobile Device Center (sistemi Windows 7 ose versioni më i ri). Hapet dritarja Microsoft ActiveSync ose dritarja Windows Mobile Device Center me statusin e shfaqur të lidhjes dhe bashkërendimit midis lexuesit dhe kompjuterit lokal: Connected, Synchronized.
8. Pas vendosjes së komunikimit transferoni skedarin me njësitë e lexuara nga lexuesi në dosjen në kompjuterin lokal.

Skedarin që ndodhet në dosjen Windows/Programs/Inventari/Data, nga lexuesi e transferoni (e preni dhe e ngjitni) në kompjuterin lokal në dosjen p.sh. C:/inventari. Nëse skedari i transferuar nuk ndodhet në formatin txt, atë e riemëroni dhe mbaresën log e zëvendësoni me mbaresën txt.

Për shkak se tek lexuesit Datalogic Skorpio dhe DENSO vendosja e numrit të inventarit në mënyrë manuale nuk është i mundur, numrin që nuk e lexoni dot përmes lexuesit, duhet ta shënoni në mënyrë manuale në skedarin e formatit txt. Në skedar, çdo numër inventari duhet të jetë në rreshtin e vet, pa simbole shtesë ose hapësira. Pas numrit të fundit të inventarit nuk duhet të ketë rreshta të zbrazët. Skedarin e ruani në kompjuterin lokal për aplikimin e inventarit (p.sh. në dosjen C:/inventari). Më pas aplikoni procedurën e transferimit, i cili është përshkruar në kapitullin regjistrimi i njësive të lexuara nga skedari. Transferimi i numrave të shënuar të inventarit në mënyrë manuale mund të aplikohet pavarësisht nëse lexuesi është i lidhur me kompjuterin lokal apo jo.

7.3.4 Regjistrimi i njësive të lexuara nga skedari

Njësitë e lexuara i transferoni nga kompjuteri lokal në serverin në IZUM.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Të dhënat për inventarin përzgjidhni procedurën Ngarko inventarin e fundit dhe në dritaren për kërkim ngarkoni inventarin aktiv.
2. Përzgjidhni procedurën Regjistro njësitë e lexuara nga skedari.
   
3. Hapet dritarja Përzgjedhja e skedarit, në të cilën përmes butonit Përzgjidh skedarin përzgjidhni skedarin e përgatitur. Atë gjithashtu mund ta tërhiqni në dritare. Duke klikuar në butonin Në rregull fillon transferimi i njësive të lexuara në server.
4. Shfaqet dritarja Ekzekutimi i procedurës, i cili tregon avancimin e transferimit të njësive të lexuara në server.
5. Pas përfundimit të transferimit të njësive të lexuara hapet ndritarja Shfaqja e statusit të inventarit, ku mund të shikoni avancimin apo numrin e materialeve që duhet t’i lexoni. Procedurën e përfundoni duke klikuar në Në rregull.

7.3.5 Leximi me ndihmën e aplikacionit mInventari COBISS

Mund të përdorni aplikacionin mInventari COBISS, i cili është i lidhur me programin COBISS3. Aplikacioni për momentin është në dispozicion si version beta dhe atë mund ta instaloni përmes linkut. Janë përgatitur edhe udhëzimet.

7.3.6 Kontrollet e përkohshme

Në procedurën e ekzekutimit të inventarit apo leximit të materialit mund të aplikoni kontrollet e përkohshme. Këtë mund ta bëni përmes procedurave në inventarin e përzgjedhur në dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin:

• Shfaqja e statusit të inventarit
• Shfaqja e skedarëve më njësitë e lexuara në server

7.3.6.1 Shfaqja e statusit të inventarit

Gjatë leximit të njësive mund të verifikoni statusin e materialit të lexuar për nënvendndodhjet apo vendndodhjet në raft sipas kësaj procedure:

1. Në dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin gjeni dhe përzgjidhni inventarin për të cilin dëshironi të verifikoni, se sa materiale janë të palexuara, të huazuara, të lexuara etj.
2. Përzgjidhni procedurën Shfaq statusin e inventarit.
   Hapet dritarja Shfaqja e statusit të inventarit. Në dritare ndodhen dy tabela, një për monografitë dhe një për serialet, të cilat përmbajnë këto kolona:
   • Nënvendndodhja (d\l): Vendosen nënvendndodhjet nga përmasat e inventarit apo nënvendndodhja e materialit, i cili është rivendosur ose huazuar midis departamenteve në përmasat e inventarit.
   • Vendndodhja në raft (d\i): Vendosen vendndodhjet në raft brenda nënvendndodhjeve të caktuara.
   • Të palexuara: shfaqet numri i njësive, tek të cilat vlera e atributit Statusi aktual në inventar është të palexuara.
   • Huazuar: shfaqet numri i njësive, tek të cilat vlera e atributit Statusi aktual në inventar është huazuar.
   • Lexuar: shfaqet numri i njësive, tek të cilat vlera e atributit Statusi aktual në inventar është lexuar.
   • Huazuar dhe skanuar: shfaqet numri i njësive, tek të cilat vlera e atributit Statusi aktual në inventar është huazuar dhe skanuar.
   • Tepricë: shfaqet numri i njësive, tek të cilat vlera e atributit Statusi aktual në inventar është tepricë.
   • Gjithsej: shfaqet numri i përgjithshëm i njësive nga përmasat e inventarit për vendndodhjen e caktuar në raft apo nënvendndodhjen.

7.3.6.2 Shfaqja e skedarëve me njësitë e lexuara në server

Në rast se numrat e lexuar të inventarit i transferoni në COBISS3 nga skedarët txt, në çdo moment mund të kontrolloni se cilët skedarë i keni transferuar në server.

Procedura

1. Në grupin e përmbajtjes Të dhënat për inventarin përzgjidhni procedurën Ngarko inventarin e fundit dhe në dritaren për kërkim ngarkoni inventarin aktiv.
2. Përzgjidhni procedurën Shfaq skedarët me leximet në server.
3. Hapet dritarja Skedarët me leximet, në të cilën ndodhet lista e skedarëve me leximet, të cilat janë transferuar në server në kuadër të inventarit të përzgjedhur. Nëse në server nuk ka skedarë, shfaqet njoftimi përkatës.
4. Dritaren e braktisni duke klikuar në butonin Në rregull.

7.3.7 Procedurat e veçanta

Midis procedurave të veçanta klasifikohen:

• transferimi i leximeve nga një inventar në tjetrin
• shtimi i materialit të inventarizuar
• verifikimi i statuseve në huazim për kohën e inventarit
• fshirja e të dhënave për inventarin

7.3.7.1 Transferimi i leximeve nga një inventar në tjetrin

Në praktikë, gjatë leximit të materialit mund të vëreni se keni përcaktuar përmasë të gabuar të inventarit. Në këtë rast inventarin aktual e përfundoni dhe përgatisni inventarin e ri.

Nëse në inventarin e përfunduar ndodhen skedarët me leximet, të cilat i përshtaten përmasave të reja të inventarit, kryeni këto veprime:

1. Në grupin e përmbajtjes Të dhënat për inventarin përzgjidhni procedurën Ngarko inventarin e fundit dhe në dritaren për kërkim ngarkoni inventarin aktiv.
2. Përzgjidhni procedurën Përzgjidh inventarin për transferimin e leximeve.
3. Hapet dritarja Të dhënat për inventarin.
4. Përzgjidhni inventarin, nga i cili dëshironi të transferoni skedarin me leximet dhe përzgjedhjen e konfirmoni përmes butonit Në rregull.
5. Hapet dritarja Përzgjidh skedarin.
6. Në dritaren Papërzgjedhur përzgjidhni skedarin me leximet që dëshironi t’i transferoni në inventarin aktiv dhe më pas klikoni butonin . Skedarët e përzgjedhur zhvendosen në dritaren Përzgjedhur. Nëse në dritaren Përzgjedhur keni shtuar gabimisht skedarin, e përzgjidhni atë dhe klikoni butonin . Kur në dritaren Përzgjedhur keni ato skedarë, të cilët dëshironi t’i transferoni në inventarin aktiv, klikoni butonin Në rregull.

Në këtë mënyrë në inventarin aktiv keni transferuar numrat e përzgjedhur të lexuar të inventarit dhe për këtë material nuk është i nevojshëm leximi i sërishëm.

7.3.7.2 Shtimi i materialit të inventarizuar

Nëse në kohën e leximit inventarizoni një material të ri, i cili i përket përmasave të definuara të inventarit, kryeni këto veprime:

1. Në grupin e përmbajtjes Të dhënat për inventarin përzgjidhni procedurën Ngarko inventarin e fundit dhe në dritaren për kërkim ngarkoni inventarin aktiv.
2. Përzgjidhni procedurën Shto materialin e inventarizuar.

Midis leximeve shtohet materiali, për të cilin është shtuar fusha 996 pas fillimit të inventarit aktiv (atributi Fillimi i inventarit), bënë pjesë në përmasat e inventarit dhe statusi nuk është i caktuar, i cili që në fillim është i përjashtuar nga përmasat e inventarit dhe për këtë material ende nuk është bërë leximi. Materiali identifikohet si i lexuar dhe nuk ka nevojë të lexohet sërish. Në të dhënën Emri i skedarit regjistrohet leximi direkt_<data>. Metodën mund ta përdorni disa herë gjatë procedurës së inventarit.

7.3.7.3 Verifikimi i statuseve në huazim për kohën e inventarit aktiv

Nga këndvështrimi i kualitetit dhe shpejtësisë së ekzekutimit të leximit të materialit rekomandohet që biblioteka në kohën e leximit të jetë e mbyllur për përdoruesit. Mirëpo, për shkak se kjo nuk është gjithmonë e mundur, programi mundëson ekzekutimin e inventarit edhe në një bibliotekë të hapur. Në këtë rast, tek leximi i veçantë është me rëndësi atributi Statusi në huazim në kohën e inventarit (shih kapitullin për Përshkrimin e atributeve të klasës leximet), ku nga ekzekutimi i procedurës Fillo inventarin deri tek ekzekutimi i procedurës Përfundo inventarin evidentohen këto statuse të huazimit: c – huazuar jashtë bibliotekës, s – huazuar në sallë të leximit, m – huazuar përmes HN, b – mbajtur, l – humbur, d – midis departamenteve, u – rezervuar në sallën e leximit, w – pret në raft (rezervimi), k – në qarkullim dhe f – i disponueshëm.

Nëse klikoni në grupin e përmbajtjes Leximet hapet dritarja për kërkim Leximet**. Leximin e veçantë e kërkoni me atributet ID e inventarit dhe Numri i inventarit (f).

7.3.7.4 Fshirja e të dhënave për inventarin

Nëse ojektin e inventarit e keni krijuar gabimisht ose inventari i caktuar nuk është më i nevojshëm, atë mund ta fshini në këtë mënyrë:

1. Në dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin gjeni dhe përzgjidhni inventarin, të cilin dëshironi ta fshini.
2. Përzgjidhni procedurën Fshi të dhënat për inventarin.
3. Programi ju pyet edhe një herë nëse vërtetë dëshironi të fshini të dhënat për inventarin dhe nëse dëshironi përzgjidhni butonin Po, në rast të kundërt përzgjidhni butonin Jo.

Procedurën nuk mund ta anuloni. Mund të fshini vetëm të dhënat për inventarin, nëse inventari ka statusin në përgatitje ose përfunduar. Të dhënat për inventarin aktiv nuk mund t’i fshini.

7.4 Përgatitja e raporteve

Kur të lexoni të gjitha materialet përmes leximit direkt apo kur t’i transferoni të gjithë skedarët me leximet, vijon procedura e përgatitjes së raporteve.

Procedura

1. Në dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin gjeni dhe përzgjidhni inventarin për të cilin dëshironi të përgatisni raportet.
2. Përzgjidhni procedurën Përgatit raportet.
3. Hapet dritarja Përgatitja e raporteve.
4. Përzgjidhni raportet që dëshironi t’i përgatisni (mund të përgatisni një ose disa raporte njëherësh) dhe klikoni butonin Në rregull.

Kur raporti i caktuar përgatitet, hapet dritarja Kontrollimi dhe dërgimi i raportit. Keni mundësi që raportin ta kontrolloni (në dritaren për paraafishim), ta printoni (dërgimi në destinacion) ose ta ruani. Për të mbyllur dritaren Kontrollimi dhe dërgimi i raportit pa i dërguar raportet në destinacion klikoni butonin Mbyll.

Ruajtja e raportit të caktuar të përgatitur garantohet vetëm në serverin e IZUM-it. Qasja në skedarët e ruajtur me raportet është përshkruar në udhëzimet COBISS3/Raportet.

Raportin Mungesë inventari në formatin e skedarit e përgatisni sipas kësaj procedure:

1. Në dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin gjeni dhe përzgjidhni inventarin.
2. Përzgjidhni procedurën Mungesë inventari në formatin e skedarit.
3. Hapet dritarja Transferimi, ku përcaktoni emrin e skedarit.
4. Procedurën e vazhdoni duke klikuar butonin Në rregull.
   
5. Hapet dritarja Transferimi, ku emrit të skedarit i shtohet *_M. Skedarin me mungesë inventari në formatin e skedarit për monografitë mund ta ruani në dosjen Transferimet apo Downloads përmes butonit Transferimi, ose në përputhje me parametrat përkatës të shfletuesit në cilndo dosje në kopjuterin tuaj (p.sh. në desktop ose në dosjen Inventari*).
6. Dritaren e mbyllni duke përzgjedhur butonin Mbyll.
7. Hapet dritarja Transferimi, ku emrit të skedarit i shtohet *_S*. Përmes butonit Transferimi skedarin me mungesë inventari në formatin e skedarit për serialet mund ta ruani në kompjuterin tuaj.
8. Procedurën e përfundoni duke klikuar butonin Mbyll.

Lista e raporteve që mund t’i përgatisni dhe printoni për çdo inventar ndodhet në udhëzimet COBISS3/Raportet.

7.5 Përfundimi i inventarit

Në bazë të raporteve të inventarit biblioteka mund të koordinoj gjendjen e koleksioneve në bazën e të dhënave me gjendjen reale në rafte. Kur të rregulloni këtë dhe më nuk dëshironi të shtoni numra të lexuar të inventarit, kryeni këto veprime:

1. Në grupin e përmbajtjes Të dhënat për inventarin përzgjidhni procedurën Ngarko inventarin e fundit.
2. Në dritaren për kërkim Të dhënat për inventarin përzgjidhni metodën Përfundo inventarin.
3. Programi edhe një herë ju pyet nëse vërtetë dëshironi të përfundoni inventarin. Për përfundimin e tij klikoni butonin Po , në rast të kundërt përzgjidhni butonin Jo.

Procedurën nuk mund ta anuloni. Pas përfundimit të inventarit të caktuar nuk mund të shtoni as leximet. Mund të përgatitni raportet dhe mund të kontrolloni skedarët në server. Nëse materialin e keni lexuar përmes leximit direkt, në kuadër të kësaj procedure në server krijohen skedarët me leximet direkte për çdo ditë veç e veç. Gjithashtu, nëse janë plotësuar kushtet, krijohet skedari huazuar_kthyer_inv_<id e inventarit>. Në skedar përfshihen leximet për materialin, ku në fillim të inventarit nuk ka qenë e zbrazët e dhëna Statusi në huazim gjatë përgatitjes së të dhënave dhe në të dhënën Statusi në huazim në kohën e inventarit vlera e fundit është f, p.sh. f,c,f.

7.6 Çregjistrimi i materialit

Pas inventarit biblioteka mund të çregjistroj materialin. Procedurën e çregjistrimit të materialit nga skedari duhet ta ekzekutoni jashtë orarit të punë së bibliotekës.

Baza për çregjistrimin e materialit është skedari me listën e numrave të inventarit dhe ID-ve përkatëse COBISS, e cila përgatitet në kuadër të procedurës së përgatitjes së raporteve.

7.7 Klasa Leximet

Në këtë kapitull janë përshkruar:

• të dhënat e grupit të përmbajtjes Leximet
• kërkimi i leximeve

7.7.1 Përshkrimi i të dhënave në grupin e përmbajtjes Leximet

7.7.2 Kërkimi i leximit

Të dhënat për leximin apo leximet e inventarit të veçantë mund t’i gjeni edhe në dritaren për kërkim Leximet. Të dhënat e veçanta janë përshkruar në kapitullin e mëparshëm.

Të dhënat mund t’i gjeni në dy mënyra:

• përmes kërkimit në dritaren për kërkim
• përmes pyetësorëve.

Pyetja për kërkim në dritaren për kërkim Leximet formohet duke u bazuar në nevojat tuaja, mirëpo do të kishte kuptim që leximet t’i kërkoni vetëm për inventarin e caktuar. Kështu që rekomandohet përcaktimi i të dhënës ID e inventarit, p.sh.2.

Rezultat i kërkimit janë të dhënat për leximet e veçanta.

Formatin e listës së rezultateve të kërkimit edhe mund ta redaktoni:

• shtoni dhe ndryshoni formatet e rezultateve të kërkimit
• fshini formatet e rezultateve të kërkimit

7.8 Veçantitë e atributeve të klasës Leximet tek serialet

Pas përzgjedhjes së procedurës Fillo inventarin në inventarin e përzgjedhur, për fushën 997 apo për serialin, krijohet leximi në nivel të një viti dhe leximet për numrat e veçantë, varësisht nga të dhënat e vendosura në nënfushën 997m dhe treguesi i lidhjes.

Tabela në vazhdim tregon se cilat atribute plotësohen në nivel të vitit, cilat në nivel numri dhe cilat në të dy nivelet.

8 Rreth botuesit

COBISS Lib/Koleksionet e bibliotekës

ISSN 3024-0700

© IZUM

Botimi i parë është bërë në tetor të vitit 2024.

Përmbajtja është e harmonizuar me aplikacionin COBISS Lib, versioni 19.0 dhe plotësohet herë pas here.

IZUM
Instituti i Shkencave të Informacionit
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenia

Telefoni: +386 (0)2 25 20 331
Faksi: +386 (0)2 25 24 334

Përkthimi i manualit në gjuhën shqipe: https://www.cobiss.net/help/sq/holding/holding.html

Ndihma për përdoruesit:

Tel.: +355 (0) 68 200 15 49 E-mail: sherbimi@al.cobiss.net

Tel.: +383 (0) 43 509 419 E-mail: sherbimi@ks.cobiss.net

IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, COBISS+, dCOBISS janë marka të regjistruara në pronësi të institucionit publik IZUM.

Java është markë e regjistruar e kompanisë Oracle Corp. ose kompanive të lidhura me të.

Markat e tjera të përdorura janë në pronësi tjetër.