LogoCOBISS Lib/Elektronski viri

COBISS Lib/Elektronski viri - Priročnik za uporabnike ; O izdajatelju in izdaji

1 Uvod

Segment Elektronski viri podpira nabavo elektronskih virov (v nadaljevanju e-virov), ki so objavljeni na svetovnem spletu ali računalniških omrežjih. Postopke nabave e-virov lahko izvajamo tako za gradivo, za katero v lokalni bazi podatkov obstaja bibliografski zapis, kot tudi za vse drugo gradivo.

Nabava e-virov na fizičnih nosilcih je podprta s segmentoma Nabava in Serijske publikacije.

V navodilih za delo v segmentu Elektronski viri so opisani:

Različne vrste izpisov, kot so seznami, statistične preglednice itd. pripravljamo v segmentu Izpisi.


Opozorilo

V segmentu Elektronski viri lahko delajo vsi, ki imajo pooblastila za delo v segmentih Nabava in Serijske publikacije.

1.1 Opredelitev e-virov

Med e-vire uvrščamo različne podatkovne zbirke: e-knjige, e-serijske publikacije, baze podatkov, zvočne knjige, e-videe itd. Knjižnice lahko nabavijo paket (zbirko) e-virov ali samostojen e-vir (npr. spletni slovar). Pri tem gre običajno za nakup licence za dostop do e-virov za določeno obdobje. Knjižnica lahko kupi e-vir tudi v trajno last in z nakupom postane lastnik vsebine. Do e-virov lahko dostopamo bodisi tako, da jih pregledujemo na spletnem naslovu, bodisi tako, da si jih izposodimo in naložimo na bralno ali kakšno drugo mobilno napravo. Izposojamo si lahko predvsem e-knjige, zvočne knjige, e-videe itd. Izposoja poteka po podobnih načelih, kot veljajo pri izposoji tiskane knjige.

2 Pogoji za izvajanje nabavnih postopkov

Pri nabavi e-virov poslujemo s partnerji. Nakazila, porabo in stanje denarnih sredstev vodimo v skladih. Sklade moramo odpreti pred začetkom evidentiranja sprememb pri denarnih sredstvih. Za dokumente, ki jih prejemamo, in dokumente, ki jih izstavljamo, moramo nastaviti števce. Pri določanju skladov v avansih in računih si lahko pomagamo s predlogami skladov.

V nadaljevanju so opisani:

2.1 Vnos partnerjev

V postopkih nabave e-virov se partnerji pojavljajo v vlogi dobavitelja e-virov in financerja.

Partnerje moramo vpisati v bazo podatkov o partnerjih. Vsakemu partnerju določimo eno ali več vlog in vpišemo podrobnejše podatke o vlogah.

Podatke o dobaviteljih gradiva lahko vpišemo v lokalni šifrant dobaviteljev.

2.2 Skladi

Vzdrževanje podatkov o skladih je opisano v priročniku Nabava v poglavju o skladih.

2.3 Nastavitev števcev listin

V vsebinskem sklopu Števci listin sta shranjena števca za naslednje listine v segmentu Elektronski viri: Avans in Račun.

Nastavitev števcev je opisano v priročniku Nabava v poglavju o števcih.

2.4 Priprava predloge skladov

Pri vpisovanju avansov in računov lahko uporabljamo vnaprej pripravljene predloge skladov. Z uporabo predloge skladov se v avans ali račun prenesejo podatki o skladih in odstotkih financiranja.

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu ali v iskalniku Predloga skladov kliknemo gumb Dodaj. Odpre se urejevalnik Predloga skladov.
  2. Določimo ime predloge.
  3. Kliknemo gumb Tabela skladov za vnos podatkov o skladih in odstotkih financiranja.
  4. Kliknemo gumb Vstavi vrsto.
  5. Določimo sklad, iz katerega bomo plačali račun. Izbiramo lahko med aktivnimi skladi.
  6. Vpišemo odstotek financiranja.
  7. Za določitev naslednjega sklada in odstotka financiranja ponovimo točke od 4 do 6.
    Če smo določili več skladov, mora biti vsota vseh odstotkov financiranja enaka sto.
  8. Shranimo podatke.

Urejanje predloge za naslednje leto

Konec leta, ko odpremo sklade za naslednje leto, v vseh predlogah zamenjamo sklade.

3 Nakup elektronskih virov

Ob nakupu e-virov vpišemo podatke o paketu ali o licenci za samostojni e-vir ter o sklenjeni licenčni pogodbi.
Pred računom lahko od dobavitelja prejmemo predračun, avansni račun, ponudbo za plačilo ali kakšno drugo obvestilo o znesku zahtevanega plačila. Na osnovi prejetega dokumenta plačamo dobavitelju avans.
Račun se lahko nanaša na nakup paketa e-virov ali na nakup samostojnega e-vira.

V nadaljevanju so opisani:

3.1 Nakup paketa ali licence za samostojni e-vir

Ob nakupu e-virov vpišemo podatke o paketu ali licenci za samostojni e-vir. Vnesemo oznako paketa ali licence, ponudnika, način nabave, vrsto vira, način dostopa, vrsto licence, veljavnost od – do, število naslovov v paketu, število hkratnih dostopov, ceno, podatke o licenčni pogodbi in dobavitelja. Če za e-vir obstaja bibliografski zapis v lokalni bibliografski bazi podatkov, lahko podatke o paketu ali licenci povežemo z gradivom, tj. bibliografskim zapisom.
Paket ali licenco lahko zbrišemo iz baze podatkov.

V nadaljevanju so opisani:

3.1.1 Vnos paketa/licence

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu ali v iskalniku Paket/licenca kliknemo gumb Dodaj. Odpre se urejevalnik Paket/licenca.

  2. Pri Oznaka paketa/licence vnesemo identifikacijsko oznako, ki paket ali licenco enolično določa in se uporablja za iskanje po ključu v pametni vrstici. Če vnašamo podatke za samostojni e-vir, lahko vnesemo njegov naslov ali pa mu določimo drugo oznako.

  3. Pri Ime paketa/licence vnesemo celotno ime paketa ali licence.

  4. Označimo potrditveno polje Veljavno, če je paket ali samostojni e-vir na voljo članom knjižnice.

  5. Vnesemo ponudnika.

  6. Določimo način nabave.

  7. Pri Vrsta vira izberemo eno od vrednosti:

  8. Pri Način dostopa izberemo eno od vrednosti:

  9. Pri Vrsta licence izberemo eno od vrednosti:

  10. Pri Leto poročanja vnesemo leto, za katero želimo zajeti podatke o paketu ali samostojnem e-viru za pripravo statistik in seznamov.

  11. Pri Velja od in Velja do vnesemo obdobje, v katerem je licenca veljavna in je dostop do e-vira omogočen. Če je dostop do paketa ali samostojnega e-vira trajen, pustimo Velja do prazen.

  12. Vnesemo število e-knjig, e-serijskih publikacij, podatkovnih zbirk ali drugih e-dokumentov, vključenih v paket. Seštevek posameznih vrst naslovov prikazuje podatek “Število naslovov”.

  13. Vnesemo število hkratnih dostopov.

  14. Vnesemo oznako formata.

  15. Vnesemo ceno paketa ali samostojnega e-vira, in sicer končno ceno z odštetim popustom in prištetim DDV-jem. Vse podrobnosti glede popusta in DDV-ja bomo vpisali pri vnosu prejetega računa.

  16. Vnesemo ceno posamezne izposoje, in sicer končno ceno s prištetim DDV-jem.

  17. Vnesemo številko in datum licenčne pogodbe.

  18. Pri Oblika financiranja izberemo eno od vrednosti:

  19. Vnesemo pogoje uporabe e-vira.

  20. Za vnos opombe kliknemo gumb Opomba, vnesemo besedilo in ga shranimo.

    Primer

    Kadar cena posameznega paketa ali licence ni znana, ker je zajeta v ceni drugega paketa ali licence, lahko v opombo vpišemo komentar <CS\oznaka>. Pri oznaki navedemo oznako tistega paketa ali licence, pri kateri je vpisana skupna cena.

  21. Pri Tip izberemo eno od vrednosti:

  22. Vnesemo podatke o lokaciji, na kateri je ali s katere je dostopen e-vir.

  23. Določimo dobavitelja:

  24. Določimo gradivo, če za e-vir obstaja bibliografski zapis v lokalni bazi podatkov:

  25. Nacionalna depozitarna organizacija vnaša podatke o prejemu obveznega izvoda na zavihku Obvezni izvod.

  26. Shranimo podatke.

Paketu ali licenci za samostojni e-vir se programsko dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti.

Iskanje

Paket/licenco najlažje najdemo, če ga/jo iščemo v iskalnem polju Ključne besede. V ključne besede se besedno indeksirajo oznaka in ime paketa/licence, format, opomba, opomba o obveznem izvodu in opomba o reklamiranju obveznega izvoda.

3.1.2 Razmnoževanje paketa/licence

Postopek

  1. V iskalniku Paket/licenca poiščemo in izberemo paket ali licenco, ki ga/jo želimo razmnožiti.
  2. Kliknemo gumb Razmnoži paket/licenco. Odpre se urejevalnik Paket/licenca.
  3. Preverimo in dopolnimo podatke.

3.1.3 Brisanje paketa/licence

Paket ali licenco lahko izbrišemo iz baze, če nima povezanih postavk računa, postavk avansa ali licenc za izposojo spletnih virov.

Postopek

  1. V iskalniku Paket/licenca poiščemo in izberemo paket ali licenco, ki ga/jo želimo zbrisati.
  2. Kliknemo gumb Zbriši.

Paket ali licenca se zbriše iz baze podatkov.

3.2 Predplačilo

Predplačilo e-virov poteka po enakih postopkih kot predplačilo naročenega gradiva v segmentu Nabava in Serijske publikacije.

Posebnosti v segmentu Elektronski viri so:

Avans lahko plačamo za nakup paketa, samostojnega e-vira ali licence za izposojo spletnega vira.

Najprej v iskalniku Paket/licenca ali Licenca za izposojo poiščemo in izberemo paket ali licenco ter kliknemo gumb Vpiši avans.

V avansu določimo obračunsko obdobje, za katero velja predplačilo.

Določimo sklad(-e) in odstotke financiranja preko gumba Predloga skladov. Pri tem si pomagamo z vnaprej pripravljenimi predlogami skladov. Pri shranjevanju avansa se izvedeta programski kontroli glede ujemanja števila skladov in števila odstotkov financiranja ter glede seštevka odstotkov financiranja, ki mora biti enak 100.

V postavki avansa določimo vrsto stroška z izbiro ustrezne vrednosti iz šifranta. Po potrebi lahko dodatno vpišemo še predmet plačila avansa; besedilo oblikujemo sami.

Postavka avansa ima med povezavami gradivo, tj. bibliografski zapis iz lokalne baze podatkov, če gre za predplačilo licence za izposojo spletnega vira ali pa za predplačilo samostojnega e-vira. Če gre za predplačilo paketa, postavka ni povezana z gradivom.

V postavki avansa ni tabele izvodov. Število izvodov, ki jih plačujemo, vpišemo sami.

Pri Cena na enoto vpišemo ceno z računa brez DDV in popusta.

Ko z enim avansom plačamo več paketov ali licenc za samostojni e-vir, cena posameznega paketa ali licence pa ni znana, vpišemo pri prvi postavki avansa skupno ceno. Pri preostalih postavkah vpišemo ceno 0,00, v Opomba o ceni pa vpišemo komentar <CS\oznaka>. Pri oznaki navedemo oznako tistega paketa ali licence, pri kateri je vpisana skupna cena.

Plačan avans dodamo v račun z gumbom Dodaj avans v račun. Po izbiri postopka se odpre iskalnik računov. Poiščemo račun, ki je bil plačan z avansom. Če računa še nismo vpisali, kliknemo v iskalniku gumb Zapri. Odpre se nov račun, v katerem je avans dodan. Uredimo podatke v računu in ga plačamo. Če smo avans pomotoma dodali v račun in ga želimo iz računa odstraniti, lahko to storimo z gumbom Odstrani avans iz računa.

Reklamiranje avansa ni omogočeno.

Podatki o plačilu avansa se ne vpisujejo med podatke o zalogi.

3.3 Plačilo

Plačilo e-virov poteka po enakih postopkih kot plačilo gradiva v segmentu Nabava in Serijske publikacije.

Posebnosti v segmentu Elektronski viri so:

Račun lahko plačamo za:

Najprej v iskalniku Paket/licenca ali Licenca za izposojo poiščemo in izberemo paket ali licenco ter kliknemo gumb Vpiši račun.

V računu določimo obračunsko obdobje, za katero velja plačilo.

Določimo sklad(-e) in odstotke financiranja preko gumba Predloga skladov. Pri tem si pomagamo z vnaprej pripravljenimi predlogami skladov. Pri shranjevanju računa se izvedeta programski kontroli glede ujemanja števila skladov in števila odstotkov financiranja ter glede seštevka odstotkov financiranja, ki mora biti enak 100.

V postavki računa določimo vrsto stroška z izbiro ustrezne vrednosti iz šifranta. Po potrebi lahko dodatno vpišemo še predmet plačila računa; besedilo oblikujemo sami.

Za vnos postavke za plačilo števila izposoj, DRM-zaščito gradiva, članarino ali uporabnino za spletne vire kliknemo v urejevalniku Račun gumb Dodaj postavko. V račun se doda nova postavka, ki ima pri “Vrsta stroška” privzeto vrednost DRM-zaščita. To vrednost lahko spremenimo v število izposoj, uporabnino za spletne vire ali članarino.

V postavki računa ni tabele izvodov. Število izvodov, ki jih plačujemo, vpišemo sami.

Pri Cena na enoto vpišemo ceno z računa brez DDV in popusta.

Ko z enim računom plačamo več paketov ali licenc za samostojni e-vir, cena posameznega paketa ali licence pa ni znana, vpišemo pri prvi postavki računa skupno ceno. Pri preostalih postavkah vpišemo ceno 0,00, v Opomba o ceni pa vpišemo komentar <CS\oznaka>. Pri oznaki navedemo oznako tistega paketa ali licence, pri kateri je vpisana skupna cena.

Če smo paket ali licenco predhodno plačali z avansom, lahko avans dodamo v račun tako, da pri avansu kliknemo gumb Dodaj avans v račun. Znesek računa in njegovih postavk se zniža za znesek plačanega avansa. Pri računu lahko avans odstranimo z gumbom Odstrani avans iz računa.

Postavka računa ima med povezavami gradivo, tj. bibliografski zapis, če gre za plačilo licence za izposojo spletnega vira (e-knjige, zvočne knjige itd.) ali samostojnega e-vira. Če gre za plačilo paketa, števila izposoj, DRM-zaščite gradiva, uporabnine za spletne vire ali članarine, postavka ni povezana z bibliografskim zapisom.

Če je postavka računa povezana z gradivom, ki ima vpisano polje 998 (ker se zanj izvaja koordinacija nabave), je v postavki računa aktiven gumb Polje 998. Po kliku na gumb se odpre urejevalnik polja 998, kjer lahko preverimo in uredimo podatke.

Reklamiranje računa ni omogočeno.

Podatki o plačilu računa se ne vpisujejo med podatke o zalogi.

3.3.1 Vnos cene in datuma poročanja v polja 998

Za gradivo vseh postavk računa hkrati lahko vnesemo ceno in datum poročanja v polja 998 s prenosom cene iz postavk računa. Pogoj je, da ima račun status plačano in da pri gradivu s postavke računa obstaja polje 998, v katerem mora biti vpisan način nabave.

Postopek

  1. V iskalniku Račun poiščemo račun.
  2. Kliknemo gumb Vnesi ceno in datum poročanja v polja 998.
  3. Odpre se okno, kjer vpišemo datum poročanja in kliknemo gumb V redu.
  4. Odpre se okno, kjer izberemo postavke postavke računa, za katere želimo vpisati ceno in datum poročanja v polje 998. Postavke označimo v seznamu Neizbrano in jih z gumboma Dodaj ali Dodaj vse prenesemo v seznam Izbrano.
  5. Kliknemo gumb V redu.

Za izbrane postavke računa se preneseta:

Izpiše se sporočilo o številu ažuriranih polj 998.

Če za izbrano postavko računa ne obstaja polje 998, se podatki ne prenesejo.

4 Obvezni izvod elektronskih publikacij

Prejem evidentiramo, ko zavezanci oddajo samostojne publikacije, ki so dostopne le v elektronski obliki preko spleta, za dostop pa je potrebno plačilo ali registracija uporabnika z uporabniškim imenom in geslom. Zavezancu lahko izdamo potrdilo o prejemu obveznega izvoda.

V tem segmentu ne evidentiramo pridobivanja tistih spletnih publikacij, ki jih z avtomatiziranimi postopki iskanja ter zajemanja pridobiva nacionalna depozitarna organizacija sama.

Kadar zavezanec ne odda obveznega izvoda, mu lahko pošljemo reklamacijo.

V nadaljevanju sta opisana:

4.1 Prejem

Prejem obveznega izvoda elektronske publikacije, dostopne preko spleta, evidentiramo kot novo licenco za samostojni e-vir. Zavezancu lahko izdamo potrdilo o prejemu obveznega izvoda.

V nadaljevanju so opisani:

4.1.1 Vnos licence

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu ali v iskalniku Paket/licenca kliknemo gumb Dodaj. Odpre se urejevalnik Paket/licenca.

  2. Pri Oznaka paketa/licence vnesemo identifikacijsko oznako, ki licenco enolično določa in se uporablja za iskanje po ključu v pametni vrstici.

  3. Pri Ime paketa/licence vnesemo celotno ime paketa ali licence.

  4. Ko je licenca na voljo nacionalni depozitarni organizaciji, označimo potrditveno polje Veljavno.

  5. Vnesemo ponudnika.

  6. Pri Način nabave izberemo vrednost obvezni izvod.

  7. Pri Vrsta vira izberemo ustrezno vrednost.

  8. Pri Način dostopa izberemo vrednost IP-zaščita, če je e-vir dostopen samo z določenih računalnikov.

  9. Pri Vrsta licence izberemo vrednost arhivski izvod.

  10. Pri Leto poročanja vnesemo leto, za katero želimo zajeti podatke o paketu ali samostojnem e-viru za pripravo statistik in seznamov.

  11. Pri Velja od vnesemo datum, od katerega je licenca veljavna. Datuma pri Velja do ne izpolnimo, ker je dostop trajen.

  12. Pri Štev. e-knjig se programsko vpiše 1.

  13. Vnesemo število hkratnih dostopov. Če število ni določeno, podatka ne izpolnimo.

  14. Vnesemo oznako formata.

    Primer

    Če je publikacija izšla v različnih formatih, npr. pdf, ebup, mobi, vnesemo licenco za vsak format posebej.

  15. Vnesemo ceno, in sicer ceno s prištetim DDV-jem.

  16. Za vnos opombe kliknemo gumb Opomba, vnesemo besedilo in ga shranimo.

    Primer

    Kadar cena posamezne licence ni znana, ker je zajeta v ceni druge licence, lahko v opombo vpišemo komentar <CS\oznaka>. Pri oznaki navedemo oznako tiste licence, pri kateri je vpisana skupna cena.

  17. Pri Tip izberemo vrednost licenca za samostojni e-vir.

  18. Določimo dobavitelja:

  19. Določimo gradivo, če za e-vir obstaja bibliografski zapis v lokalni bazi podatkov:

  20. Kliknemo zavihek Obvezni izvod.

  21. Vnesemo datum prejema.

  22. Pri Refer. dokument vpišemo številko prejete dobavnice.

  23. Pri Datum refer. dokumenta vpišemo datum prejete dobavnice.

  24. Vnesemo lahko opombo, ki se nanaša na obvezni izvod.

  25. Shranimo podatke.

Licenci se programsko dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti.

Iskanje

Licenco najlažje najdemo, če jo iščemo v iskalnem polju Ključne besede. V ključne besede se besedno indeksirajo oznaka in ime licence, format, opomba, opomba o obveznem izvodu in opomba o reklamiranju obveznega izvoda.

4.1.2 Vnos več licenc

Za bibliografske zapise, ki smo jih poiskali in izbrali in ki še nimajo vpisane licence za obvezni izvod, lahko zapovrstjo vnašamo podatke o licencah za obvezni izvod.

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu Paket/licenca kliknemo postopek Vpiši licence za obvezne izvode spletnih publikacij. Odpre se iskalnik Iskanje – Bibliografski zapis
  2. Poiščemo in izberemo bibliografske zapise. Odpre se okno, v katerem se izpišeta podatek o številu bibliografskih zapisov, ki še nimajo vpisane licence za obvezni izvod, in vprašanje, ali želimo licenco dodati.
  3. Kliknemo:
  4. Vnesemo podatke o licenci.
  5. Shranimo podatke. Odpre se okno, v katerem se izpišeta podatek o številu bibliografskih zapisov, ki še nimajo vpisane licence za obvezni izvod, in vprašanje, ali želimo licenco dodati.
  6. Ponovimo točke od 3 do 5.

4.1.3 Izdaja potrdila o prejemu

Zavezancu lahko izdamo potrdilo o prejemu ene ali več publikacij. Potrdilo je pripravljeno v obliki za pošiljanje po e-pošti.

Postopek

  1. V iskalniku Paket/licenca poiščemo in izberemo licenco. Izberemo lahko več licenc hkrati.
  2. Nad seznamom zadetkov kliknemo gumb Dodatne možnosti in v spustnem seznamu gumb Pošlji izbrane zadetke na destinacije.
    Odpre se okno Izbira definicije izpisa.
  3. Izberemo Potrdilo o prejemu obveznega izvoda – E.
  4. Odpre se okno Pregled in pošiljanje izpisa, iz katerega pošljemo potrdilo na že določene ali spremenjene destinacije.

4.2 Reklamiranje

Kadar zavezanec ne odda obveznega izvoda, mu lahko pošljemo reklamacijo za eno ali več publikacij.

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu ali v iskalniku Paket/licenca kliknemo gumb Dodaj. Odpre se urejevalnik Paket/licenca.
  2. Vnesemo podatke o licenci.
  3. Kliknemo zavihek Obvezni izvod.
  4. Vnesemo datum reklamiranja.
  5. Vnesemo lahko opombo o reklamiranju.
  6. Shranimo podatke.
  7. Nad seznamom zadetkov kliknemo gumb Dodatne možnosti in v spustnem seznamu gumb Pošlji izbrane zadetke na destinacije.
    Odpre se okno Izbira definicije izpisa.
  8. Izberemo Reklamacija za obvezni izvod – E.
  9. Odpre se okno Pregled in pošiljanje izpisa, iz katerega pošljemo potrdilo na že določene ali spremenjene destinacije.

Vnos datuma reklamiranja

Datum reklamiranja lahko hkrati vnesemo za več licenc. Označimo licence v iskalniku in kliknemo gumb Vpiši datum reklamiranja. Odpre se okno, v katerem vnesemo datum reklamiranja. Po potrditvi se pri vseh označenih licencah vpiše datum reklamiranja.

5 Postopki za e-knjige ponudnika COBISS Ela

Platforma COBISS Ela omogoča celovit tokokrog e-knjige od založnika do bralca. Založniki dodajajo e-knjige v aplikaciji COBISS Ela. Knjižnice dodajajo licence za izposojo e-knjig in določajo pogoje za izposojo v aplikaciji COBISS Lib, v segmentu Elektronski viri. Člani si e-knjige izposojajo v COBISS+ ali mCOBISS.

V nadaljevanju so opisani postopki, ki jih izvaja knjižnica:


Opozorilo

Izvajanje postopkov za e-knjige ponudnika COBISS Ela je omogočeno s posebnim parametrom.

5.1 Nastavitev parametrov za licence

V okviru parametrov nastavimo:

Parametre moramo nastaviti pred pričetkom dodajanja licenc v katalog knjižnice. Kasneje jih lahko spremenimo.

Točke za izposojo
Skladno z dogovorom med knjižnicami in založniki je vrednost izposoje izražena v točkah, zaokroženih na dve decimalni mesti. Število točk za izposojo posamezne e-knjige določi založnik v aplikaciji COBISS Ela.

Glede na to, kolikšen del denarnih sredstev namenimo v določenem obdobju za izposojo e-knjig ponudnika COBISS Ela, določimo skupno število točk za izposojo e-knjig. Pri dodajanju licenc pa določimo število točk za izposojo posamezne e-knjige.

Število točk se ob vsaki izposoji samodejno zmanjša za število, določeno s strani založnika.

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu Licenca za izposojo kliknemo postopek Nastavi parametre za licence ponudnika COBISS Ela. Odpre se okno za vnos parametrov.
  2. Izpiše se trenutno stanje števila točk. Vpišemo novo stanje.
  3. Pri limitu za obveščanje vpišemo število točk, pri katerem želimo prejeti obvestilo.
  4. Vpišemo enega ali več e-naslovov, na katere želimo prejamati obvestila o doseženih mejnih vrednostih.
  5. Vpišemo besedilo za obvestilo ob doseženem limitu glede skupnega števila točk za izposoje e-knjig.
  6. Vpišemo besedilo za obvestilo ob doseženem limitu glede števila točk za izposojo posamezne e-knjige.

Ob spremembi števila točk se evidentira transakcija izposoje, in sicer vrste 81 – sprememba skupnega števila točk za izposojo e-knjig ponudnika COBISS Ela. V transakciji se zapiše prejšnje in novo število točk.

Primer

Trenutno stanje števila točk za izposojo je 225,50. Za izposojo e-knjig namenimo dodatnih 1.000,00 EUR. Vpišemo novo stanje števila točk 1225,50.


Opozorilo

Za nastavitev parametrov potrebujemo pooblastilo ACQ_S_E_FIN – vzdrževanje podatkov o skladih.

5.2 Profili za dodajanje licenc

Pri dodajanju licenc si pomagamo s profili.

Vpišemo lahko enega ali več profilov.

Če profila ne vpišemo in pričnemo z dodajanjem licenc, se prvi profil vpiše samodejno.

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu ali v iskalniku Profil za dodajanje licence kliknemo gumb Dodaj. Odpre se urejevalnik Paket/licenca.
  2. Vpišemo lahko ime profila.
  3. Vpišemo število hkratnih izposoj, ki določa, koliko članov lahko ima sočasno izposojeno posamezno e-knjigo.
  4. Določimo število točk za izposoje.

Primer

Za posamezne e-knjige želimo omogočiti sočasno izposojo pri desetih članih in določiti najvišji znesek za izposojo posamezne e-knjige 30,00 EUR. V profilu vpišemo 10 hkratnih izposoj in 30,00 točk.

5.3 Dodajanje licenc v katalog knjižnice

Dodamo lahko licence za vse e-knjige, ki so jih založniki dodali v aplikaciji COBISS Ela, ali pa naslove izbiramo.

Postopek

  1. V vsebinskem sklopu Licenca za izposojo kliknemo postopek Dodaj licence ponudnika COBISS Ela. Odpre se okno za dodajanje licenc. V začetku je seznam gradiva prazen.
  2. V spustnem seznamu izberemo profil, s katerim določimo število hkratnih izposoj in število točk za izposojo posamezne e-knjige pri licencah, ki jih bomo dodali
  3. Kliknemo gumb Dodaj gradivo.
  4. Odpre se okno za vnos vhodnih parametrov za prikaz gradiva:
  5. Odpre se okno s prikazom gradiva.
    Seznam gradiva lahko filtriramo, npr. po založbi, avtorju, številu točk itd.
    Gradivo lahko označimo in ga pregledamo v COBISS+.
    Označimo eno ali več gradiv, za katero bomo dodali licence. Kliknemo gumb V redu.
  6. Odpre se okno za dodajanje licenc. V seznamu se izpiše gradivo, ki smo ga izbrali.
  7. Za dodajanje gradiva v seznam ponovimo točke od 3 do 6.
  8. Gradivo lahko iz seznama odstranimo s klikom na gumb Odstrani gradivo.
  9. Po končanem dodajanju gradiva še enkrat preverimo izbrani profil in ga po potrebi spremenimo.
  10. Kliknemo gumb V redu.

Za izbrano gradivo se samodejno kreirajo licence v vsebinskem sklopu Licenca za izposojo. Če bibliografski zapis še ne obstaja v lokalni bibliografski bazi podatkov, se ob tem samodejno prevzame iz vzajemne baze podatkov COBIB.

Licenca ima vpisane naslednje podatke:

Podatek o vrsti vira e-knjiga se programsko določi glede na podatke v pripadajočem bibliografskem zapisu: 001c=m and 001b=l and 135a=d. Če pogoj ni izpolnjen, se pri vrsti vira določi vrednost ni definirano.

Licence za izposojo so osnova za prikaz podatkov o dostopnosti spletnih virov v knjižnicah v COBISS+, tako v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI kot v lokalnih bazah podatkov (katalogih) knjižnic.

Dodajanje licenc

V vhodni parameter Ključne besede se indeksira naslov, avtor, založba in leto izida.

Pri dodajanju več licenc na osnovi izbranega profila je priporočljivo filtrirati seznam gradiva po številu točk, kjer vnesemo npr. 0,30 (točka 5 v postopku).

5.4 Določitev pogojev za izposojo

Pri posamezni licenci za izposojo e-knjige ali pri več licencah hkrati lahko spremenimo število hkratnih izposoj, nadalje število točk, ki je na voljo za izposojo in limit točk, pri katerem želimo prejeti obvestilo. Podatke za obveščanje (e-naslove in besedilo obvestila) vpišemo pri nastaviti parametrov za licence ponudnika COBISS Ela.

Postopek

  1. V iskalniku Licenca za izposojo poiščemo in izberemo licenco ponudnika COBISS Ela.
  2. Kliknemo gumb Nastavi pogoje za izposojo. Odpre se okno, v katerem se izpišejo trenutno nastavljene vrednosti.
  3. Vnesemo novo vrednost za enega ali vse pogoje za izposojo:
  4. Kliknemo gumb V redu.
    V izbrani licenci se shranijo spremenjeni pogoji.
  5. Odpre se okno z vprašanjem, ali želimo kopirati pogoje za izposojo v druge licence.
  6. Po kliku na gumb Da se odpre okno za izbiro pogoja ali pogojev, ki jih želimo kopirati. Privzeto so označeni vsi trije pogoji.
    Če smo na vprašanje iz prejšnje točke odgovorili z Ne, se je postopek zaključil.
  7. Odpre se iskalnik Licenca za izposojo, v katerem poiščemo in izberemo licence ponudnika COBISS Ela.
    V izbranih licencah se shranijo spremenjeni pogoji.
  8. Ponovimo točke od 5. do 7.

Ob spremembi števila točk in števila hkratnih izposoj se evidentira transakcija izposoje, in sicer vrste 80 – sprememba pogojev za izposojo e-knjige ponudnika COBISS Ela. V transakciji se zapišejo prejšnje in nove vrednosti.


Opozorilo

Za določanje pogojev za izposojo potrebujemo pooblastilo ACQ_S_E_FIN – vzdrževanje podatkov o skladih.

5.5 Izposoja e-knjige

Član knjižnice si lahko e-knjigo izposodi v COBISS+ ali mCOBISS.

Podatki o izposoji se zabeležijo v:

V segmentu Izposoja je izposojena e-knjiga vidna v kartici člana. Evidentira se transakcija izposoje, in sicer vrste 11 – izposoja na dom. Pri transakciji se vpiše uporabniško ime EBookService. V transakciji se vpišeta tudi oznaka ponudnika COBISS Ela in vrsta licence plačilo po številu izposoj.

V segmentu Elektronski viri se v licenci za izposojo:

Ko se število preostalih točk zmanjša na število, določenem pri limitu za obveščanje ali pade pod ta limit, se pošlje obvestilo na e-naslove, ki smo jih določili v okviru nastavitve parametrov za licence.

Ko so vse točke za izposojo in s tem razpoložljive izposoje porabljene, se licenca za izposojo programsko zaključi in ni več veljavna.

E-knjige, ki so v določenem trenutku izposojene, so najdljive v iskalniku Trenutno izposojeni spletni viri.

V servisu Moja knjižnica je izposoja e-knjig vključena v seznama: Spletni viri in Zgodovina izposoj.

Izposoja e-knjig je vključena v spletnih aplikacijah Najbolj brano gradivo in Knjižnično nadomestilo.

5.6 Vračilo e-knjige

Ponudnik določi, za koliko časa si lahko član izposodi e-knjigo. Ko izposoja poteče, se e-knjiga samodejno vrne.

V segmentu Izposoja se izposojena e-knjige zbriše iz kartice člana. Evidentira se transakcija vrste 17 – vračilo/brisanje gradiva iz evidence pri članu.

V segmentu Elektonski viri se izposojeni spletni vir zbriše iz seznama trenutno izposojenih spletnih virov.

5.7 Predčasno vračilo e-knjige

Član knjižnice lahko e-knjigo predčasno vrne v servisu Moja knjižnica.

V segmentu Izposoja se izposojeni spletni vir zbriše iz kartice člana. Evidentira se transakcija vrste 17 – vračilo/brisanje gradiva iz evidence pri članu. Pri transakciji se vpiše tudi število dni predčasnega vračila e-knjige.

V segmentu Elektonski viri se izposojeni spletni vir zbriše iz seznama trenutno izposojenih spletnih virov.

5.8 Plačilo števila opravljenih izposoj

Plačilo je opisano tukaj. V postavki računa izberemo pri vrsti stroška vrednost plačilo po številu izposoj.

6 Povezava z digitalnimi bralnimi platformami

Digitalne bralne platforme so portali za izposojo spletnih virov, kot so e-knjige, zvočne knjige, e-video itd.

V nadaljevanju so opisani:

Sistem COBISS.SI se lahko poveže s tistimi digitalnimi bralnimi platformami, ki so povezljive s sistemom COBISS. Predpogoj je, da se ponudnik spletnih virov in IZUM dogovorita o izmenjavi podatkov preko spletnih servisov.

Ko na digitalni bralni platformi kupimo licenco za izposojo določenega spletnega vira, se podatki o tej licenci vpišejo med podatke o licencah za izposojo v segmentu Elektronski viri. Če bibliografski zapis za to e-knjigo še ne obstaja v lokalni bibliografski bazi podatkov, se ob tem samodejno prevzame iz vzajemne baze podatkov. V COBISS Lib se podatki o licencah za izposojo vpisujejo in spreminjajo le programsko s prenosom s portala spletnih virov. Ročno teh podatkov ne moremo spreminjati.

Ponudnik spletnih virov lahko ponuja samostojne naslove ali pa vnaprej pripravljene pakete. Če ponudnik nima paketov, lahko sami oblikujemo paket v COBISS Lib (npr. osnovni paket, paket za določeno leto ipd.). Pri vnosu podatkov o paketu vnesemo tudi podatke o sklenjeni pogodbi s ponudnikom.

Pred računom lahko od ponudnika prejmemo predračun, avansni račun, ponudbo za plačilo ali kakšno drugo obvestilo o znesku zahtevanega plačila. Na osnovi prejetega dokumenta plačamo ponudniku avans.

Z računom plačamo paket, licenco za izposojo spletnega vira, uporabnino za spletne vire, članarino ali DRM-zaščito gradiva.

Ko si na digitalni bralni platformi član knjižnice izposodi spletni vir (e-knjigo, zvočno knjigo itd.), se podatki o izposoji programsko zabeležijo v segmentu Izposoja.

Podatki o kupljenih licencah za izposojo in o izposojah spletnih virov so vidni v COBISS+, servisu Moja knjižnica in spletnih aplikacijah Najbolj brano gradivo in Knjižnično nadomestilo.

6.1 Nakup licence za izposojo

Ob nakupu licence za izposojo spletnega vira (e-knjige, zvočne knjige itd.) na digitalni bralni platformi se v segmentu Elektronski viri samodejno kreira nova licenca v vsebinskem sklopu Licenca za izposojo. Če bibliografski zapis za ta spletni vir še ne obstaja v lokalni bibliografski bazi podatkov, se ob tem samodejno prevzame iz vzajemne baze podatkov COBIB.

Licenca ima vpisane naslednje podatke:

V COBISS Lib ne moremo sami vnesti podatkov o novi licenci za izposojo ali spreminjati podatkov o že vpisani licenci za izposojo. Ti podatki se prenašajo s portala.

V licenci se podatek o načinu nabave programsko izpolni ob vključitvi licence v paket. Podatek o vrsti vira se programsko določi glede na podatke v pripadajočem bibliografskem zapisu:

Če ni izpolnjen nobeden od naštetih pogojev, se pri vrsti vira določi vrednost ni definirano.

Licence za izposojo so osnova za prikaz podatkov o dostopnosti spletnih virov v knjižnicah v COBISS+, tako v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI kot v lokalnih bazah podatkov (katalogih) knjižnic.

6.2 Vnos podatkov o paketu

Licence za izposojo, ki so se programsko vpisale ob nakupu spletnih virov (e-knjig, zvočnih knjig itd.) na digitalni bralni platformi, lahko vključimo v paket. Pri paketu vpišemo podatke o sklenjeni pogodbi, načinu nabave itd. Če ponudnik nima vnaprej pripravljenih paketov, lahko paket oblikujemo sami. Licenco za izposojo lahko tudi prenesemo iz enega v drug paket.

6.2.1 Vključitev licenc za izposojo v paket

Postopek

  1. V iskalniku Licenca za izposojo poiščemo in izberemo licenco.
  2. Kliknemo gumb Dodaj v paket/Prenesi v drug paket.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Paket/licenca, v katerem je oznaka ponudnika določena in je ne moremo spremeniti.
  3. Poiščemo in izberemo paket.

Licenca, pri kateri se ob tem programsko vpiše način nabave, se vključi v izbrani paket.

Opozorilo

Oznaki ponudnika v licenci za izposojo in v paketu morata biti popolnoma enaki, tudi z vidika malih in velikih črk.


Vključitev licenc

Licence lahko vključimo v paket tudi tako, da poiščemo in izberemo paket v vsebinskem sklopu ali iskalniku Paket/licenca in nato kliknemo gumb Dodaj licence za izposojo.

6.2.2 Prenos licence za izposojo v drug paket

Postopek

  1. V iskalniku Licenca za izposojo poiščemo in izberemo licenco, ki jo želimo prenesti v drug paket.
  2. Kliknemo gumb Dodaj v paket/Prenesi v drug paket.
    Odpre se okno z izpisano oznako paketa, v katerega je licenca trenutno vključena. Izpiše se tudi vprašanje, ali želimo licenco prenesti v drug paket.
  3. Klikemo gumb Da.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Paket/licenca. Oznaka ponudnika je določena in je ne moremo spremeniti.
  4. Poiščemo in izberemo paket.

Licenca se prenese v izbrani paket.

6.3 Predplačilo

Predplačilo je opisano tukaj.

6.4 Plačilo

Plačilo je opisano tukaj.

6.5 Izposoja spletnega vira

Član knjižnice si lahko spletni vir (e-knjigo, zvočno knjigo itd.) izposodi v COBISS+ ali na digitalni bralni platformi.

Podatki o izposoji se zabeležijo v:

V segmentu Izposoja je izposojeni spletni vir viden v kartici člana. Evidentira se transakcija izposoje, in sicer vrste 11 – izposoja na dom. Pri transakciji se vpiše uporabniško ime EBookService. Pri transakciji, ki je nastala v okolju COBISS2, je vpisano uporabniško ime *_EBOOKS*. V transakciji se vpišeta tudi oznaka portala ali ponudnika in vrsta licence.

V segmentu Elektronski viri se v licenci za izposojo za ena zmanjša število prostih izposoj. Ko so vse zakupljene izposoje porabljene, je število prostih izposoj enako nič. Takrat se licenca za izposojo programsko zaključi in ni več veljavna.

Spletni viri, ki so v določenem trenutku izposojeni, so najdljivi v iskalniku Trenutno izposojeni spletni viri.

V servisu Moja knjižnica je izposoja spletnih virov vključena v seznama: Spletni viri in Zgodovina izposoj.

Izposoja spletnih virov je vključena v spletnih aplikacijah Najbolj brano gradivo in Knjižnično nadomestilo.

6.6 Vračilo e-knjige

Ponudnik določi, za koliko časa si lahko član izposodi spletni vir. Ko izposoja poteče, se spletni vir samodejno vrne.

V segmentu Izposoja se izposojeni spletni vir zbriše iz kartice člana. Evidentira se transakcija vrste 17 – vračilo/brisanje gradiva iz evidence pri članu.

V segmentu Elektonski viri se izposojeni spletni vir zbriše iz seznama trenutno izposojenih spletnih virov.

6.7 Predčasno vračilo e-knjige

Član knjižnice lahko spletni vir (e-knjigo, zvočno knjigo itd.) predčasno vrne v servisu Moja knjižnica ali na digitalni bralni platformi, če ponudnik omogoča to storitev.

V segmentu Izposoja se izposojena e-knjiga zbriše iz kartice člana. Evidentira se transakcija vrste 17 – vračilo/brisanje gradiva iz evidence pri članu.

V segmentu Elektonski viri se izposojena e-knjiga zbriše iz seznama trenutno izposojenih spletnih virov.

7 Splošni postopki

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

7.1 Prikaz razdelitve zneska po skladih

Pri avansu ali računu lahko pregledamo razdelitev zneska po skladih, določenih pri postavkah dokumenta.

Postopek

  1. Poiščemo in izberemo nabavno listino.
  2. Kliknemo gumb Prikaži razdelitev zneska po skladih.

Odpre se okno, kjer je prikazana razdelitev zneska skladih.

Pri računih se izpiše tudi odbitni znesek vstopnega DDV.

7.2 Sprememba stopnje popusta

Pri več postavkah ali računa lahko hkrati spremenimo stopnjo popusta.

Pogoj je, da ima nabavna listina status evidentirano.

Postopek

  1. Poiščemo in izberemo nabavno listino.
  2. V pregledovalniku izberemo postavko ali več postavk hkrati.
  3. Kliknemo gumb Spremeni stopnjo popusta.
  4. V oknu Sprememba stopnje popusta vnesemo novo stopnjo in kliknemo gumb V redu.

Stopnja popusta se spremeni pri vseh izbranih postavkah v nabavni listini. Na osnovi nove stopnje popusta se izračuna znesek v nabavni listini.

7.3 Razvrščanje postavk v nabavni listini

V nabavni listini lahko spremenimo vrstni red postavk.

Pogoj je, da ima nabavna listina status evidentirano.

Postopek

  1. Poiščemo in izberemo nabavno listino.
  2. Kliknemo gumb Razvrsti postavke.
    Odpre se okno Razvrščanje postavk s seznamom postavk iz nabavne listine.
  3. Označimo postavko in jo z gumboma Gor ali Dol pomaknemo navzgor ali navzdol.
  4. Kliknemo gumb V redu.

8 O publikaciji in izdajatelju

COBISS Lib/Elektronski viri

ISSN 3023-9931

© IZUM, maj 2024-

Vsebina je usklajena z delovanjem aplikacije COBISS Lib, V15.0, in velja do preklica ali do objave nove elektronske verzije priročnika.

Spletna stran priročnika: https://www.cobiss.net/help/sl/eResourcesC4/eResourcesC4.html


IZUM
Institut informacijskih znanosti
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija

telefon: +386 (0)2 25 20 331
faks: +386 (0)2 25 24 334
e-pošta:


IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, dCOBISS, COBISS+, COBISS4, SGC, COBISS Lib, COBISS Cat, COBISS Ela so zaščitene znamke v lasti javnega zavoda IZUM.

Java je zaščitena blagovna znamka družbe Oracle Corp. ali njenih lastniško povezanih družb. Druge uporabljene blagovne znamke pripadajo njihovim lastnikom.