COBISS Lib/Zaloga ; O izdajatelju in izdaji

1 Uvod

Programska oprema COBISS Lib/Zaloga je z obdelavo podatkov o stanju zaloge del procesa vzajemne katalogizacije. Struktura podatkov je definirana s formatom COMARC/H, ki določa:

• zbirne podatke o stanju zaloge, ki so v vzajemni bibliografski bazi podatkov in v lokalnih bazah podatkov ter omogočajo funkcijo spletnega kataloga ter funkcijo koordinacije nabave tujih serijskih publikacij
  
• podrobne podatke o stanju zaloge, ki so samo v lokalnih bazah podatkov in omogočajo avtomatizacijo postopkov inventarizacije in izposoje gradiva, nabave publikacij in spremljanje dotoka serijskih publikacij ter avtomatizacijo drugih internih postopkov

Po formatu COMARC/H se za evidentiranje podatkov o stanju zaloge uporabljajo:

• polje 998 – zbirni podatki o stanju zaloge
• polje 996 – podatki o stanju zaloge monografskih publikacij
  Polje se ponovi za posamezno fizično enoto, ki jo lahko izposodimo.
• polje 997 – podatki o stanju zaloge serijskih publikacij
  Polje se ponovi pri vsaki spremembi številčenja na drugem nivoju (običajno letnik).

V navodilih za delo s programsko opremo COBISS Lib/Zaloga so opisani:

• koraki vključitve segmenta COBISS Lib/Zaloga
• urejanje nastavitev pred začetkom dela v segmentu COBISS Lib/Zaloga
• iskanje gradiva in urejanje določenih podatkov o gradivu (prevzem zapisa iz vzajemne baze podatkov, urejanje omejenega nabora bibliografskih podatkov, dodajanje digitalne vsebine … )

in vsi postopki upravljanja s podatki o zalogi:

• urejanje zbirnih podatkov o zalogi – polje 998 (dodajanje polje 998, vnos in iskanje podatkov)
• urejanje podatkov o zalogi – polje 996/997 (dodajanje polje 996/997, vnos podatkov, inventarizacija, razmnoževanje polj 996/997, oblikovanje kompletov …)
• postopki za serijske publikacije (inventarizacija, vzorci izhajanja, kontrola dotoka …)
• inventura

Izpisi se samodejno pripravljajo ob izvajanju postopkov v zalogi (npr. izpis nalepke za gradivo). Izpise, kot so inventarna knjiga in statistične preglednice pripravljamo v segmentu COBISS Lib/Izpisi.

1.1 Koraki namestitve COBISS Lib/Zaloga

1. Obvezen tečaj za prevzemanje zapisov in zaloge za enega knjižničarja ob vključitvi knjižnice v sistem COBISS.
2. Po tečaju se pripravi zapisnik o zalogi.
3. Na osnovi potrjenega zapisnika NCC namesti pravo okolje in parametre za zalogo.

Obvezno je treba obvestiti NCC o vseh spremembah pri shranjevanju gradiva v knjižnici. Le ob popolnem informiranju lahko zagotovimo, da bodo pravilno delovali vsi programi za izpise, ki jih je možno uporabljati v sistemu COBISS.

2 Nastavitve

V nadaljevanju so opisani postopki za nastavitev:

• števcev v zalogi
• lokalnih šifrantov za zalogo
• destinacije in izpisne vrste za izpis nalepk za gradivo
• iskalnega filtra za odpisano gradivo
• oddelka za izvajanje kontrole dotoka

2.1 Števci v zalogi

Preden začnemo inventarizirati gradivo, nastavimo števce za programsko določanje:

• inventarne številke
• tekoče številke v signaturi (če je v knjižnici gradivo postavljeno po tekoči številki)
• številke za izposojo (če jo uporabljamo pri izposoji namesto inventarne številke)

Za vsako vrsto številk lahko nastavimo več števcev (npr. vsak oddelek v knjižnici ima svoj števec inventarnih številk). Za številke, ki jih ne uporabljamo, števcev ne nastavljamo.

V nadaljevanju je opisano:

• dodajanje števca
• urejanje vrstnega reda števcev

Več o:

• programskem določanju številk pri inventarizaciji gradiva
• preverjanju nezasedenih inventarnih ali tekočih številk

2.1.1 Dodajanje števca

Glede na to, kako označujemo gradivo v knjižnici, nastavimo toliko števcev, kot jih potrebujemo za določanje posameznih številk (inventarnih številk, tekočih številk v signaturi in številk za izposojo). Pri vsakem števcu določimo ime, trenutno in najvišjo vrednost, aktivnost in pogoje za številčenje, tj. podatke iz bibliografskega zapisa in podatke o zalogi.

V nadaljevanju je opisano:

• vnos podatkov o števcu
• možnosti za določanje dvojnic pri kopiranju tekoče številke v signaturi
• vnos pogojev za številčenje
• primeri števcev inventarnih številk
• primeri števcev tekočih številk v signaturi

Postopek

1. V vsebinskem sklopu ali v iskalniku Števci v zalogi kliknemo gumb . Odpre se urejevalnik Števci v zalogi.
2. Pri Ime vpišemo kratko oznako števca.
3. Pri Vrsta izberemo iz spustnega seznama vrsto števca.
4. Pri Trenutna vrednost vnesemo trenutno vrednost na števcu – zadnjo uporabljeno številko.
5. Pri Najvišja dovoljena vrednost vnesemo najvišjo vrednost, ki jo lahko ima števec.
6. Pri Označevanje dvojnic lahko vpišemo začetno oznako dvojnic. Podatek je pomemben pri programskem dodeljevanju tekočih številk v signaturi.
7. Če želimo števec uporabljati, označimo potrditveno polje Aktivnost.
8. Za vnos opomb kliknemo gumb Opombe.
9. Vnesemo pogoje za izbiro števca.
10. Shranimo podatke.

Če so števci vezani na letnico, jih je treba nastaviti vsako leto, sicer pa ne.

Možnosti za določanje dvojnic pri kopiranju tekoče številke v signaturi v poljih 996/997 na isti podlokaciji:

• Če ni vpisane oznake za označevanje dvojnic, pomeni, da se bo pri kopiranju tekoče številke v polja 996/997 na isti podlokaciji določila vedno nova številka.
• Če želimo dvojnice označevati s črkami, vpišemo a ali A za označevanje z malimi črkami ali velikimi črkami.
• Če želimo dvojnice označevati s številkami, vpišemo 1.

2.1.1.1 Vnos pogojev za števičenje

S pogoji določimo podatke iz bibliografskega zapisa in podatke o zalogi, ki jih mora imeti gradivo, da lahko program pri inventarizaciji ponudi določen števec.

Postopek

1. V urejevalniku Števci v zalogi kliknemo gumb Nov objekt.
   Odpre se okno Pogoji za dodajanje pogoja.
2. Pri Podatek izberemo iz spustnega seznama podpolje ali element podpolja.
3. Pri Vrednost vpišemo vrednost iz šifranta za izbrano podpolje ali element podpolja. Vpišemo lahko več vrednosti in jih ločimo z vejico. Program bo ponudil števec pri gradivu, ki bo imelo vsaj eno od naštetih vrednosti.
   Vrednost lahko tudi izberemo iz šifranta, tako da kliknemo gumb Pomoč pri vpisu vrednosti. V oknu, ki se odpre, iz spustnega seznama izberemo ustrezno vrednost in kliknemo gumb V redu. Če želimo vnesti naslednjo vrednost, postopek ponovimo.
   Z * za prvim znakom vrednosti označimo, da želimo upoštevati vse vrednosti, ki se začnejo s tem znakom (npr. g*).
4. Kliknemo gumb V redu.
5. Vnesemo lahko naslednji pogoj, kot je opisano v točkah od 1 do 4.

Pravila za vnos več pogojev:

• Če za števec vnesemo dva pogoja, lahko določimo, da morata biti oba izpolnjena, da se bo števec uporabil; npr. določena sta pogoja 001c=m in 001b=a, kar pomeni, da se bo ta števec uporabil za gradivo, ki ima v podpolju 001c vrednost m in v podpolju 001b vrednost a.
• Če želimo, da se bo števec uporabil, kadar je izpolnjen eden od obeh pogojev, vpišemo pred vnosom vrednosti za drugi pogoj znak +.

2.1.1.2 Primeri števcev inventarnih številk

V nadaljevanju so prikazani primerih treh števcev, če inventarne številke dodeljujemo po naslednjih vrstah gradiva: monografske publikacije, serijske publikacije in neknjižno gradivo.

2.1.1.3 Primeri števcev tekočih številk v signaturi

V nadaljevanju so prikazani primerih štirih števcev, če tekoče številke v signaturi dodeljujemo v okviru lokacije, internih oznak in formatov, za lokacijo A, interni oznaki I in II ter veliki in mali format.

2.1.2 Urejanje vrstnega reda števcev

Pri programski izbiri števcev je pomembno da so vneseni najprej števci z bolj natančnimi pogoji za številčenje, nato pa števci z manj natančnimi pogoji.

Če ugotovimo, da program ne izbere ustreznega števca, lahko preuredimo vrstni red.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Števci v zalogi izberemo postopek Uredi vrstni red števcev.
   Odpre se okno Urejanje vrstnega reda števcev v zalogi, kjer z gumbom Gor ali gumbom Dol prestavimo označen števec na ustrezno mesto.
2. Kliknemo gumb V redu.

Vrstni red števcev, po katerem program izbira števec, se spremeni.

2.2 Lokalni šifranti za zalogo

Vnos v nekaterih podpoljih in elementih je kontroliran preko lokalnega ali globalnega šifranta.

Lokalne šifrante (npr. za podlokacijo, interno oznako) definiramo v knjižnici skupaj z NCC in jih lahko po potrebi dopolnjujemo, seveda ob obveznem predhodnem dogovoru z NCC.

Globalni šifranti (npr. za status, stopnjo dostopnosti) so enotni za vse knjižnice v sistemu COBISS in jih vzdržuje IZUM.

Knjižnica se lahko tudi odloči, da za vnos podatkov uporablja lokalne šifrante tam, kjer vnos po šifrantu sicer ni predviden (lokalni šifranti od 1 do 10). O tem mora knjižnica NCC posebej obvestiti.

Za zalogo se uporabljajo naslednji lokalni šifranti:

V knjižnicah z oddelki je treba v šifrantu za oznako podlokacije v signaturi pri razrešitvi vnesti še številka oddelka za izposojo, v katerega podlokacija spada. S tem ustvarimo povezavo med zalogo na posamezni podlokaciji v knjižnici in ustreznim oddelkom za izposojo.

Več o:

• urejanju lokalnih šifrantov

2.3 Destinacije in izpisne vrste za izpis nalepk za gradivo

Pri inventarizaciji in kontroli dotoka lahko nalepko za gradivo takoj izpišemo na tiskalnik ali jo shranimo v izpisno vrsto za kasnejši izpis na tiskalnik.

Preden začnemo inventarizirati gradivo, določimo tiskalnik, na katerega bomo izpisovali nalepke za gradivo. To storimo z nastavitvijo logičnih destinacij.

Kadar ne izpisujemo vsake nalepke posebej, ampak želimo hkrati izpisovati vse nalepke, ki jih pripravimo npr. v enem dnevu, jih izpisujemo preko izpisne vrste.
Preden začnemo inventarizirati gradivo kreiramo izpisno vrsto. V izpisno vrsto dodajamo nalepke ob inventarizaciji in kontroli dotoka in jih iz nje izpisujemo na tiskalnik. Po izpisu nalepk izpraznimo izpisno vrsto in jo s tem pripravimo za dodajanje novih nalepk pri naslednjem inventariziranju.

Več o:

• urejevalniku izpisnih vrst
• izpisovanju nalepk za gradivo

2.4 Nastavitev iskalnega filtra za odpisano gradivo

Če želimo, lahko vključimo filter, s katerim v iskalniku razreda Polje 996/997 privzeto nastavimo iskalno zahtevo, ki iz iskanja izključi polja 996/997 s statusom 9 – odpisano.

Postopek

1. V segmentu Nastavitve in administracija v vsebinskem sklopu Nastavitve izberemo postopek Nastavi iskalni filter za odpisano gradivo.
   Odpre se okno Iskalni filter, v katerem nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo tako, da označimo potrditveno polje Filter za odpisano gradivo (iskalni filter privzeto ni vključen).
2. Kliknemo gumb V redu.

Če nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo, sta po odpiranju iskalnika Polje 996/997 pri iskalnem polju Status (q) že določena operator NOT in vrednost 9 – odpisano. Iskalno zahtevo lahko pred iskanjem po potrebi še dopolnimo. Če po iskanju s klikom na gumb zbrišemo vpisane iskalne zahteve in rezultate iskanja, se zbriše tudi iskalna zahteva pri iskalnem polju Status (q), iskalni filter za odpisano gradivo pa ostane vključen (in se upošteva pri ponovnem odpiranju iskalnika Polje 996/997).

Več o:

• iskanju po podatkih o zalogi
• iskanju
• iskalniku

2.5 Nastavitev oddelkov za izvajanje kontrole dotoka

V knjižnicah z oddelki moramo za zaposlene določiti, v katerih oddelkih bodo lahko izvajali kontrolo dotoka serijskih publikacij.

Lokalni administrator določi na portalu Izobraževanje za posamezno uporabniško ime enega ali več oddelkov za izvajanje kontrole dotoka. Podatke nastavi pri pooblastilih za segment Zaloga.

3 Bibliografski podatki o gradivu

V razredu Gradivo je izsek podatkov bibliografskega zapisa iz lokalne baze podatkov, v katerem so shranjeni vsi bibliografski podatki. Bibliografski podatki, ki jih vidimo v razredu Gradivo, so: naslov, avtor, jezik, izdaja, leto izida, kraj založbe, založnik, bibliografski nivo, fizični opis, dodatni fizični opis, zbirka, ISBN, ISSN, ISMN, založniška številka (za zvočne posnetke in muzikalije), država izida, UDK za statistiko. Pri monografskih in serijskih publikacijah se za potrebe izpisa dostopnosti gradiva in stutusih izvodov v COBISS+ na vzajemnem nivoju programsko vpišeta še podatka o sigli domače knjižnice in o številu primerkov (998bc).

Če obstaja bibliografski zapis v lokalni bazi podatkov, je se tem programsko pripravljen zapis za to gradivo tudi v razredu Gradivo. Če bibliografskega zapisa v lokalni bazi še ni, ga prevzamemo iz vzajemne bibliografske baze podatkov, uredimo lokalne podatke in nato nadaljujemo urejanje podatkov o zalogi. Pod določenimi pogoji lahko gradivo izbrišemo iz baze podatkov.

V pregledovalniku je razvidno, s katerim bibliografskim zapisom je povezano gradivo. Vidni so tudi podatki o zalogi (Polja 996/997 in Polje 998) ter podatki o različnih postavkah v nabavnih listinah, ki nastajajo v postopku nabave v segmentih COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije. Polja 996/997, ki jih izberemo med povezavami gradiva, so razvrščena kronološko. Nazadnje dodana polja so na koncu seznama, lahko pa jih prikažemo tudi v obratnem vrstnem redu.

V oknu Pregledovanje – Bibliografski zapis, ki je dostopno v iskalniku Bibliografski zapis preko gumba , lahko pregledamo bibliografske podatke v formatu COMARC in v osnovnem prikazu.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

• iskanje gradiva
• prevzem zapisa iz vzajemne baze podatkov
• urejanje omejenega nabora bibliografskih podatkov - t. j. lokalnih podatkov v bibliografskih zapisih
• brisanje bibliografskega zapisa
• prikaz zapisa v formatu COMARC
• prikaz polj 996/997
• dodajanje digitalne vsebine
• dostop do celotnih besedil e-virov

3.1 Iskanje gradiva

Gradivo lahko iščemo po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu), po podatkih o zalogi (npr. po datumu inventarizacije) in po zbirnih podatkih o zalogi (npr. trenutno naročene serijske publikacije).

Podatke lahko iščemo na tri načine:

• z iskanjem v iskalniku
• z iskanjem po ključu objekta, tj. po COBISS.SI-ID
• preko poizvedbe.

Pri vsebinskem sklopu Gradivo se s klikom na Gradivo odpre iskalnik Gradivo. Iskalnik v prvem stolpcu iskalnih zahtev po vsebinskih sklopih omogoča iskanje po podatkih:

• v bibliografskem zapisu (vrednost Bibliografski zapis)
• o stanju zaloge (vrednost Polje 996/997)
• zbirnih podatkih o zalogi (vrednost Polje 998)
• prav tako pa omogoča omejenvanje npr. iskanje samo monografsih publikacij

Iskalno zahtevo lahko oblikujemo z več iskalnimi vrsticami in različno izbiro vrednosti v prvem stolpcu iskalnih zahtev za vsebinske sklope, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.

Rezultat iskanja so podatki o gradivu v lokalni bazi podatkov.

Podatke o gradivu lahko iščemo tudi v vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB v iskalniku Bibliografski zapis, kjer pred poljem za iskanje po ključu iz spustnega sezanam izberemo vrednost COBIB.SI. V vzajemni bazi COBIB.SI ne moremo iskati po podatkih o zalogi in po zbirnih podatkih o zalogi. Prav tako lahko iščemo podatke v vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB v iskalniku Gradivo po izbiri gumba Prevzemi zapis.

Podatke o gradivu lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. z iskalnimi indeksi.

Prikaz rezultatov iskanja lahko urejamo:

• dodajamo in spreminjamo prikaze rezultatov iskanja
• brišemo prikaze rezultatov iskanja

Povezane vsebine:

• splošno o iskanju
  
• izbirno iskanje
  
• ukazno iskanje
  
• skeniranje
  
• pregled pojmov
• iskanje podatkov o zalogi
• iskanje zbirnih podatkov o zalogi

3.2 Prevzem zapisa iz vzajemne baze podatkov COBIB

V lokalno bazo podatkov prevzamemo zapis COBIB-a po naslednjem postopku:

1. V vsebinskem sklopu Gradivo izberemo postopek Prevzemi zapis iz COBIB-a ali v iskalniku Gradivo izberemo gumb Prevzemi zapis.
   Odpre se iskalnik bibliografskih zapisov v COBIB-u, kjer poiščemo in izberemo bibliografski zapis.
2. V novem zavihku brskalnika se odpre okno za urejanje lokalnih bibliografskih podatkov v aplikaciji COBISS Cat.
   Vnesemo lokalne podatke in jih shranimo.
3. Na zavihku z aplikacijo COBISS Lib ostane odprt iskalnik bibliografskih zapisov v COBIB-u, kjer lahko ponovno poiščemo in izberemo bibliografski zapis.
   Postopek lahko v 2. in 3. točki večkrat ponovimo.
4. Postopek zaključimo, ko kliknemo v iskalniku bibliografskih zapisov gumb Zapri.

3.3 Urejanje omejenega nabora bibliografskih podatkov

Omejeni nabor bibliografskih podatkov lahko uredimo pri postopku prevzemanja zapisa iz vzajemne baze. Lahko pa podatke uredimo, ko zapis že obstaja v lokalni bazi podatkov.

Omogočeno je urejanje vsebine naslednjih podpolj:

• 100e – Koda za namembnost
• 330z – Jezik povzetka ali izvlečka
• 330a – Besedilo opombe
• 539a – Stvarni naslov z ukazi LaTeX
• 610a – Prosto oblikovana predmetna oznaka
• 610z – Jezik prosto oblikovane predmetne oznake
• 675b – Skupina
• 675s – Statistika
• 992b – Oznake zapisa
• 992y – Inventarna številka serijske publikacije
• 9930 do 9939 (podpolja z definirano vsebino na lokalnem nivoju)

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
   
2. Izberemo postopek Uredi omejeni nabor bibliografskih podatkov.
   V novem zavihku brskalnika se odpre okno za urejanje lokalnih bibliografskih podatkov v aplikaciji COBISS Cat. V desnem podoknu so prikazani vsi bibliografski podatki zapisa. Podatki, ki jih bomo spremenili ali dodali, se bodo takoj obarvali rumeno.
   V sredinskem podoknu so podatki, tj. polja in podpolja, ki jih lahko spreminjamo, izpisani v modri barvi. Sivo obarvanih polj in podpolj ne moremo urejati.
   
3. Ustrezno popravimo oz. dopolnimo podatke v zapisu:
   • S klikom na prikazana vnosna polja ročno vnesemo vsebino ali izberemo vrednost iz šifranta.
     Vsebino shranimo s klikom zunaj vnosnega polja ali pritiskom tipke <Enter>.
   • Po poljih in podpoljih se premikamo z miško ali s tipko <Tab>, tipko <Enter> ali tipkami za pomik. Če uporabimo kombinacijo tipk <Shift> + <Tab>, se premaknemo za korak nazaj.
   • Za dodajanje novega polja\podpolja kliknemo na oznako poljubnega polja v zapisu. Odpre se okno Polje, kjer se pri Oznaka polja izpiše oznaka polja, ki smo ga kliknili. Če želimo dodati drugo polje, vpišemo želeno oznako polja ali pa polje izberemo iz spustnega seznama in kliknemo gumb Dodaj. Pri Oznaka polja lahko vpišemo tudi eno ali več oznak podpolj, ki jih želimo dodati v posamezno polje (npr. 610aaa). Pri dodajanju podpolj lahko v oknu Podpolje pri Oznaka podpolja vpišemo tudi več oznak podpolj, ki jih želimo dodati (npr. aaaz). Polje ali več enakih polj lahko dodamo tudi s klikom na gumb . Enako velja tudi za podpolje, pri čemer mora biti najprej izbrana možnost prikaza gumbov za dodajanje/brisanje (gumb ).
   • Za določitev indikatorja pri polju 610 kliknemo na vrednost indikatorja in izberemo ustreznega ter izbiro potrdimo z gumbom V redu ali pritiskom tipke <Enter>..
   • Za brisanje polja\podpolja, ki smo ga dodali pomotoma, kliknemo na gumb , potem ko smo to omogočili z izbiro gumba . To lahko storimo tudi tako, da z miško kliknemo na oznako polja. V oknu Polje kliknemo gumb Zbriši <oznaka polja\podpolja>.
   • Podpolje lahko pomaknemo za mesto navzgor ali navzdol s klikom na ikono ali , potem ko smo to omogočili z izbiro gumba .
4. Zapis shranimo z izbiro gumba .
   Zapis se shrani v lokalno bazo podatkov.

3.4 Brisanje bibliografskega zapisa

Bibliografski zapis lahko zbrišemo iz baze podatkov, če nima:

• polj 996, 997 ali 998,
• licence za izposojo e-knjige,
• licence za paket ali za samostojni e-vir,
• nabavnih postavk iz segmenta COBISS Lib/Nabava, COBISS Lib/Serijske publikacije ali COBISS Lib/Elektronski viri, razen kadar gre za publikacijo v tisku (001a=p – predhodni nepopolni zapis (CIP))
• vzporednih zapisov,
• podrejenih zapisov (članki).

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Zbriši bibliografski zapis.
   Program zahteva, da brisanje zapisa potrdimo.
3. Kliknemo gumb Da.
   Bibliografski zapis se zbriše iz lokalne baze podatkov. Če zapisa nima nobena druga knjižnica v svoji lokalni bazi, se briše tudi iz vzajemne bibliografske baze podatkov. Program nas obvesti, da je zapis zbrisan.
   
4. Kliknemo gumb V redu.

3.5 Prikaz zapisa v formatu COMARC

Podatke o gradivu lahko pogledamo v obliki, kot so zapisani v bibliografski bazi podatkov.

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Pokaži zapis v formatu COMARC.
   Odpre se okno Pregledovanje – Bibliografski zapis, kjer so prikazani bibliografski podatki in podatki o zalogi za izbrano gradivo.

Pregled bibliografskega zapisa v formatu COMARC je mogoč tudi v iskalniku bibliografskih zapisov:

• V seznamu najdenih objektov lahko označimo posamezni zapis ali več zapisov.
• Po kliku na gumb se odpre okno z zapisom v formatu COMARC.
  Če smo označili več zapisov, se lahko med njimi premikamo z izbiro gumbov in .

S klikom na gumb COMARC lahko pogledamo bibliografski zapis v formatu COMARC tudi v urejevalniku Polje 996/997 in oknu Kontrola dotoka, kjer beležimo prejem serijskih publikacij.

V formatu COMARC lahko pogledamo tudi samo podrobne podatke o zalogi, tako da v iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997 ter izberemo postopek Pokaži polje v formatu COMARC.

Več o:

• formatu COMARC/B za bibliografske podatke
• formatu COMARC/H za podatke o stanju zaloge

3.6 Prikaz polj 996/997

Za posamezno gradivo lahko pregledamo, katera polja 996/997 obstajajo zanj.

Postopek Pokaži polja 996/997

1. V isklaniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Pokaži polja 996/997.
   Odpre se okno s seznamom polj.

3.7 Prikaz seznama knjižnic

Pogledamo lahko, v katerih lokalnih bazah podatkov knjižnic obstaja bibliografski zapis in kakšno je stanje podatkov o zalogi po knjižnicah (podatek v COBISS+).

Postopek

1. V iskalniku Bibliografski zapis poiščemo in izberemo bibliografski zapis.
2. Izberemo postopek Prikaži seznam knjižnic.
   Odpre se okno Seznam knjižnic, kjer so po abecednem vrstnem redu prikazane lokalne baze.
3. Če želimo seznam omejiti na ožjo skupino knjižnic, kliknemo gumb Prikaži izbor.
   Če želimo ponovno izpisati seznam vseh knjižnic, kliknemo gumb Prikaži vse.
4. Če želimo preveriti, kakšno je stanje zaloge v posamezni knjižnici, kliknemo gumb Zaloga.
   Odpre se nov zavihek spletnega brskalnika, kjer se v COBISS+ prikaže izbrani zapis, skupaj z zalogo v knjižnicah.
5. Okno Seznam knjižnic zapremo s klikom na gumb Zapri.

3.8 Dodajanje digitalne vsebine

Podatke o gradivu lahko dopolnimo z digitalno vsebino (npr. s sliko, zvokom, videoposnetkom itd.).

Postopek

1. V iskalniku Bibliografski zapis poiščemo in izberemo zapis.
2. Izberemo postopek Dodaj digitalno vsebino v dCOBISS.
   V ločenem zavihku se odpre aplikacija dCOBISS (Digitalni repozitorij COBISS), kjer so prikazani podatki o objavi izbranega zapisa.
3. Če zapis v dCOBISS še ne obstaja, izpolnimo podatke o objavi zapisa (podatki niso obvezni) in shranimo zapis.
4. Kliknemo gumb Ustvari objavo in nato Dodaj glavno datoteko k objavi.
   Če je glavna datoteka že določena, kliknemo gumb Dodaj dodatno datoteko k objavi.
   Odpre se okno Dodajanje glavne datoteke ali okno Dodajanje dodatne datoteke ter okno za dostop do datotek na našem računalniku. Poiščemo datoteko, ki jo bomo dodali k zapisu, in kliknemo gumb Odpri (Open). Izbrana datoteka se naloži.
5. Vnesemo opis datoteke in označimo potrditveno polje o seznanitvi s pravili o avtorskih prvaicah.
6. Kliknemo gumb Naloži glavno datoteko ali gumb Naloži dodatno datoteko.
   
7. Glavno datoteko in dodatne datoteke pri objavi zapisa lahko zamenjamo, odstranimo ali spremenimo njihov opis.

3.9 Podatki o dostopu do celotnega besedila elektronskega vira

Omogočen je prikaz podatkov o dostopu do celotnih besedil elektronskih informacijskih virov s povezavami do gradiva.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Gradivo izberemo postopek Prikaži podatke o dostopu do celotnega besedila e-vira.
   
2. Odpre se okno, kjer vnesemo ISSN ali ISBN e-vira.
   Privzeto je označena možnost, da se prikažejo podatki o dostopnosti le za domačo knjižnico. Izberemo lahko možnost prikaza za vse knjižnice.
   Potrdimo vnos.
3. Odpre se okno Podatki o dostopu do celotnega besedila e-vira, kjer so v tabeli prikazani podatki o knjižnici, arhivu e-vira, portalu in informacije o dostopnosti vsebine.
4. Za prikaz e-vira v določenem portalu (ADZ, DiKUL, UM:NIK, mEga ali Digital : UP) označimo v tabeli ustrezno vrstico in kliknemo gumb Povezava.
   Izbrani portal se odpre v ločenem oknu. V njem so že prikazani zapisi za določeni ISSN ali ISBN e-vira s povezavami do celotnega besedila.

4 Zbirni podatki o zalogi – polje 998

Podatki v poljih 998 so namenjeni vodenju zbirnih podatkov o zalogi knjižnice. Bibliografski zapis ima lahko samo eno polje 998. Struktura podatkov v polju 998 je definirana s formatom COMARC/H.

V COBISS Lib je v polju 998 vključenih tudi nekaj podatkov, ki niso del formata COMARC/H:

• obdobje hranjenja (predvideno število mesecev hranjenja letnika serijske publikacije za celotno knjižnico ali po posameznih oddelkih)
• delni odpis publikacije (število zvezkov, ki se na posameznem oddelku hranijo)
• za koordinacijo nabave:
  • cena v domači valuti (če je cena na enoto v tuji valuti, se upošteva tečajna lista, ki je programsko vnesena za potrebe razpisa ARIS
  • delež ARIS (znesek, ki ga pri nakupu publikacije prispeva ARIS)
  • davčna stopnja
  • stopnja popusta
  • opomba o ceni

Zbirni podatki o zalogi podpirajo funkcijo spletnega kataloga ter funkcijo koordinacije nabave tujih serijskih publikacij.

Pri monografskih publikacijah se polja 998 ne vnašajo, temveč se zbirni podatki o zalogi programsko prenesejo v vzajemno bibliografsko bazo podatkov. Podatke, ki so vpisani v tem polju, lahko preverimo v vsebinskem sklopu Gradivo pri podatku Sigla in število primerkov (998bc).

Pri serijskih publikacijah se polja 998 dodajo programsko v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije ob izstavitvi naročila ali zaključitvi vnosa seznama nenaročenih publikacij, kasneje pa se podatki glede na potrebe dopolnjujejo in spreminjajo ročno. Programsko se vpišejo naslednji podatki:

• indikator postavitve – privzeta vrednost je odvisna od nastavitve v inicializacijski datoteki
• datum poročanja (a)
• oznaka ustanove – sigla (b)
• število primerkov (c)
• indikator nabave (e) – dobi vrednost trenutno naročena serijska publikacija
• splošni podatki o zalogi (g) – element c dobi vrednost 0
• letnica (k)

Če ne uporabljamo segmenta COBISS Lib/Serijske publikacije, se vedno, ko dodamo prvo polje 997, odpre urejevalnik polja 998, kamor se programsko vpišeta podatka:

• znaka ustanove – sigla (b)
• število primerkov (c)

Za koordinacije nabave tujih serijskih publikacij vnesemo podatke sami.

Prav tako se vedno, ko dodamo prvo polje 997 pri integrirnem viru ali zbirnem zapisu, odpre urejevalnik polja 998, kamor se programsko vpišeta naslednja podatka:

• oznaka ustanove – sigla (b)
• število primerkov (c)

V nadaljevanju so opisani postopki:

• dodajanje novega polja 998
• vnos in urejanje podatkov v polju 998
• brisanje polja 998
• iskanje zbirnih podatkov o zalogi
• urejanje podatkov za potrebe razpisa ARIS (koordinacija nabave tujih serijskih publikacij)

4.1 Dodajanje novega polja 998

Če pri publikaciji še ne obstaja polje 998, se polje doda samodejno pri:

• postopkih nabave v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije
• dodajanju polja 997
• pri razmnoževanju polja 997

Novo polje 998 moramo dodati ročno samo v naslednjih primerih:

• ko o zalogi knjižnice, ki ni v COBISS-u, poroča druga knjižnica, ki v sistemu je
• kadar vodi knjižnica zalogo za ta zapis v nekem drugem sistemu, izven COBISS-a
• kadar vodi knjižnica zalogo pri nekem drugem zapisu v okviru COBIB-a.

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Dodaj novo polje 998.
   Odpre se urejevalnik Polje 998, kjer vnesemo podatke.

4.2 Vnos in urejanje podatkov

Ne glede na to, ali je polje 998 nastalo programsko ali smo ga dodali sami, moramo kasneje po potrebi ročno spreminjati podatke in skrbeti za njihovo verodostojnost.

Vnos zbirnih podatkov o zalogi je razdeljen na več delov:

• vnos splošnih podatkov
• vnos podatkov o letnicah in zalogi v tabeli letnic
• vnos financerjev v tabeli financerjev
• vnos podatkov za koordinacijo nabave

4.2.1 Vnos splošnih podatkov

V polje 998 vnašamo spremembe, ki se nanašajo na zbirne podatke o zalogi serijske publikacije. To storimo po nasledjem postopku:

1. V iskalniku Polje 998 poiščemo in izberemo polje 998.
   
2. Izberemo gumb .
   Odpre se urejevalnik Polje 998.
3. Pri Indikator postavitve (2) izberemo vrednost iz spustnega seznama. Privzeta vrednost je odvisna od nastavitve v inicializacijski datoteki.
4. Pri Datum poročanja (a) vpišemo datum veljavnosti podatkov o zalogi, vnesenih v polje 998.
5. Pri Oznaka ustan. – sigla (b) vpišemo siglo domače knjižnice ali jo izberemo iz šifranta. Privzeta vrednost je sigla domače knjižnice.
   Če je knjižnica pooblaščena za poročanje o zalogi serijske publikacije za neko drugo knjižnico, ki nima svoje baze podatkov, lahko izbere siglo druge knjižnice.
6. Pri Število primerkov (c), kjer gre za element 7, je privzeta vrednost 0.
   Če knjižnica ne ureja podrobnih podatkov o zalogi v polju 997, lahko v podpolje 998c v element 7 ročno vpiše dve števili, ki jih loči z vejico – število izvodov za izposojo na dom in število izvodov za izposojo v čitalnico.
7. Pri Signatura – postavitev (d) vnesemo podatek o postavitvi v nestrukturirani obliki (brez upoštevanja elementov podpolja d).
   Če je signatur več, jih vnesemo v isto podpolje 998d in ločimo s poljubnim ločilom.
8. Pri Indikator nabave (e) izberemo vrednost iz šifranta.
9. Za vnos opomb o stanju zaloge kliknemo gumb pri podatku Opombe (n).
10. Za vnos podatkov za koordinacijo nabave tujih serijskih publikacij kliknemo gumb pri podatku Koordinac.
11. Pri Obdobje hranjenja vpišemo, po koliko mesecih želimo gradivo odpisati, tj. v posameznem polju 997 spremeniti status v odpisano.
    Na osnovi tega podatka se pri določitvi inventarne številke preko števca programsko določi datum odpisa v polju 997.
12. Pri Delni odpis publikacije vpišemo število zvezkov, ki jih po oddelkih hranimo.
    Na osnovi tega podatka se pri beleženju dotoka s kontrolo dotoka vpiše opomba o izločenih številkah v podpolje 997m.
13. Če vnašamo podatke za koordinacijo nabave in želimo prenesti ceno iz polj 997, kliknemo gumb Izračun cene.
    Odpre se seznam polj 997, ki se nahajajo v tem bibliografskem zapisu. V seznamu izberemo eno polje 997 ali več, iz katerih želimo, da se izračuna cena. Iz vseh izbranih polj 997 se cene seštejejo, vsota se vpiše v podpolje 9983. Če je bila cena pred tem že vpisana, jo prekrije nova. Tekoči datum se zapiše v podpolje 998a – Datum poročanja.
14. Shranimo podatke.

4.2.2 Vnos podatkov o letnicah in zalogi v tabeli letnic

Letnice in splošne podatke o zalogi, tj. podatke o popolnosti, rednosti dotoka in hranjenju, vnašamo v tabeli letnic. Podatka o letnicah in popolnosti zaloge sta obvezna.

Postopek

1. V urejevalniku Polje 998 kliknemo gumb Letnice (k).
   Odpre se tabela, v kateri vrstica predstavlja eno obdobje hranjenja serijske publikacije.
2. Vrstico za obdobje vstavimo tako, da kliknemo gumb Vstavi vrsto.
3. Pri Letnice (k) vpišemo obdobje po pravilih formata COMARC/H.
4. Iz spustnih seznamov izberemo ustrezne vrednosti za oznako popolnosti (g\c), oznako rednosti (g\p) in oznako hranjenja (g\r).
5. Shranimo podatke.

4.2.3 Vnos financerjev v tabeli financerjev

Podatke o financerjih in odstotkih financiranja za koordinacijo nabave tujih serijskih publikacij vpisujemo v tabeli financerjev.

Postopek

1. V urejevalniku Polje 998 – koordinacija kliknemo gumb Financerji (4).
   Odpre se tabela, v kateri vrstica predstavlja podatke za enega financerja.
2. Vrstico za financerja vstavimo tako, da kliknemo gumb Vstavi vrsto.
3. Pri Financer (F) izberemo iz spustnega seznama ustreznega financerja.
   Privzeta vrednost * pomeni domačo knjižnico.
4. Pri financerjih moramo vpisati odstotek financiranja.
   Vsota vseh odstotkov v tabeli mora biti enaka 100.
5. Shranimo podatke.

4.3 Iskanje zbirnih podatkov o zalogi

Zbirne podatke o zalogi lahko iščemo po poljih 998 (npr. po datumu poročanja), po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu) in po podatkih o zalogi (npr. po podlokaciji v signaturi).

Podatke lahko iščemo na tri načine:

• z iskanjem v iskalniku
• z iskanjem po ključu objekta, tj. po COBISS.SI-ID - na tak način lahko iščemo le polja 998 za serijske publikacije
• preko poizvedbe.

Iskalnik Polje 998 v prvem stolpcu iskalnih zahtev omogoča iskanje po podatkih:

• zbirnih podatkih o zalogi (vrednost Polje 998)
• v bibliografskem zapisu (vrednost Bibliografski zapis)
• o stanju zaloge (vrednost Polje 996/997)
• prav tako pa omogoča omejevanje npr. iskanje samo monografsih publikacij

Iskalno zahtevo lahko oblikujemo z več iskalnimi vrsticami in različno izbiro vrednosti v prvem stolpcu iskalnih zahtev za vsebinske sklope, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.

Rezultat iskanja so zbirni podatki o zalogi, tj. polja 998.

V iskalniku Polje 998 lahko podatke iščemo le v lokalni bazi podatkov.

Zbirne podatke o zalogi lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. s predponami za iskanje podatkov o zalogi na nivoju polja 998.

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:

• dodajamo in spreminjanjamo prikaze rezultatov iskanja
• brišemo prikaze rezultatov iskanja

4.3.1 Predpone za iskanje po zbirnih podatkih o zalogi

Pri iskanju v razredu Polje 998 so rezultat iskanja le tista polja 998, ki ustrezajo iskalnemu nizu.

Pri iskanju lahko uporabimo tudi predpone na nivoju polja 998, s katerimi lahko omejimo iskanje po zbirnih podatkih o zalogi.

Predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 998

Povezane vsebine:

• predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 996/997
• splošno o iskanju
  
• izbirno iskanje
  
• ukazno iskanje
  
• pregled pojmov
• iskanje gradiva
• iskanje podatkov o zalogi

4.4 Brisanje polja 998

Polje 998 lahko zbrišemo iz baze podatkov, če:

• v zapisu ni podatkov o zalogi, tj. polj 996/997,
• poročamo o zalogi druge knjižnice, ki ni v COBISS-u (sigla v polju 998 se razlikuje od sigle domače knjižnice).

Postopek

1. V iskalniku Polje 998 poiščemo in izberemo polje 998.
   
2. Izberemo metodo Zbriši polje.

4.5 Urejanje podatkov za potrebe razpisa ARIS

Pri prijavi na razpis, ki ga objavi Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) za sofinanciranje nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov, lahko preverimo, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu v elementu F podpolja 9984 vpisana koda ARRS. Poleg tega lahko pogledamo, v katerih knjižnicah imajo naročeno isto gradivo.

Pri pripravi poročila o sofinanciranju nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov lahko vnesemo sofinancirani znesek ali odstotek, ki ga financira ARIS in Indikator nabave (e). Ti podatki se prenesejo med zbirne podatke o zalogi.

Pojasnilo glede kode ARRS v elementu F podpolja 9984
Ob začetku delovanja Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) smo v programski opremi preimenovali Javno agencijo za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARRS). Zaradi zagotovitve nemotenega delovanja programske opreme smo v elementu F podpolja 9984 ohranili kodo ARRS, v razrešitvi kode pa smo navedli novo ime agencije.

V nadaljevanju so opisani postopki:

• vnos podatkov za koordinacijo nabave
• prikaza seznama knjižnic s financerjem ARIS med zbirnimi podatki
• prikaza seznama knjižnic, ki imajo naročeno isto gradivo
• vnosa podatkov o sofinanciranju ARIS

Več o:

• vnosu financerjev v tabeli financerjev
• iskanju zbirnih podatkov o zalogi

4.5.1 Vnos podatkov za koordinacijo nabave

Podatki se vnašajo za potrebe koordinacije nabave tujih serijskih publikacij. Vnesemo jih v urejevalniku Polje 998 – koordinacija, ki ga odpremo z gumbom pri podatku Koordinac. v urejevalniku Polje 998.

Vnesemo naslednje podatke:

• Način nabave (v) – izberemo vrednost iz spustnega seznama
• Dobavitelj (2) – vpišemo ali izberemo iz šifranta oznako dobavitelja
• Cena na enoto (3) – vpišemo ceno v domači valuti
• Cena na enoto v tuji valuti (3) – izberemo valuto in vpišemo ceno
• Davčna stopnja – vpišemo odstotek DDV-ja
• Stopnja popusta – vpišemo odstotek popusta
• Opomba o ceni – vpišemo opombo o ceni
• Konzorcij – vpišemo ali izberemo iz šifranta kodo konzorcija

Vnesene podatke shranimo.

4.5.2 Prikaz seznama knjižnic, ki imajo med zbirnimi podatki vpisano kodo ARRS

Pogledamo lahko, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu, pri katerem je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS, v elementu F podpolja 9984 vpisana koda ARRS.

Postopek

1. V iskalniku Polje 998 poiščemo in izberemo polje 998.
2. Izberemo postopek Prikaži seznam knjižnic, ki imajo za to publikacijo v 9984\F vpisano kodo ARRS.
   Odpre se okno Seznam knjižnic, kjer so po abecednem vrstnem redu prikazane knjižnice, pri katerih je med podatki za koordinacijo nabave te publikacije v 9984\F vpisana koda ARRS, poleg tega pa je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS.
   Domače knjižnice ni v seznamu knjižnic.
3. Okno Seznam knjižnic zapremo s klikom na gumb V redu.

4.5.3 Prikaz seznama knjižnic, ki imajo naročeno isto gradivo

Pogledamo lahko, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu vrednost indikatorja nabave (e) trenutno naročena serijska publikacija.

Postopek

1. V iskalniku Polje 998 izberemo polje 998.
2. Izberemo postopek Prikaži seznam knjižnic, ki imajo naročeno to publikacijo.
   Odpre se okno Seznam knjižnic, kjer so po abecednem vrstnem redu prikazane knjižnice, ki imajo naročeno isto serijsko publikacijo ali bazo podatkov.
   Domače knjižnice ni v seznamu knjižnic.
3. Okno Seznam knjižnic zapremo s klikom na gumb V redu.

4.5.4 Vnos podatkov o sofinanciranju ARIS

Pri pripravi poročila za ARIS o sofinanciranju nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov lahko vnesemo sofinancirani znesek ali odstotek, ki ga financira ARIS, in uredimo Indikator nabave (e).

Postopek

1. V iskalniku Polje 998 izberemo polje 998.
2. Izberemo postopek Objekt / Vpiši sofinanciranje ARIS.
   Odpre se okno Sofinanciranje ARIS, kjer vnesemo podatke, ki so potrebni za pripravo poročila o prejetih sredstvih ARIS.
   V pomoč pri urejanju so podatki Cena v domači valuti in Financer (4) ter Financer (4) ob prijavi na razpis, kjer se arhivira podatek o financerjih ob prijavi na razpis.
3. Podatke o sofinanciranju ARIS lahko uredimo pri Odstotek, ki ga financira ARIS ali pri Delež financiranja ARIS.
   Pri Odstotek, ki ga financira ARIS se odstotek financiranja prenese iz 9984\P, kjer je v 9984\F vpisana koda ARRS. Če želimo spremeniti odstotek, vpišemo vrednost med 1 in 100, na dve decimalni mesti natančno, brez znaka za odstotke.
   Pri Delež financiranja ARIS vpišemo znesek, ki ga pri nakupu sofinancira ARIS.
   Podatka Cena v domači valuti in Delež financiranja ARIS se izračunata programsko glede na vneseno ceno in odstotek financiranja pri ARIS. Če je cena na enoto v tuji valuti, se upošteva tečajna lista, ki je programsko vnesena za potrebe razpisa ARIS.
4. Pri Indikator nabave (e) izberemo vrednost iz šifranta ter uredimo podatke o letnici (k).
5. Kliknemo gumb V redu.
   Podatki se shranijo med zbirne podatke o zalogi.

5 Podatki o zalogi – polje 996/997

Podatki o stanju zaloge so shranjeni v lokalnih bazah podatkov knjižnic in omogočajo avtomatizacijo postopkov inventarizacije in izposoje gradiva, nabavo monografskih in serijskih publikacij, spremljanje dotoka serijskih publikacij ter avtomatizacijo drugih internih postopkov.

Eno polje 996/997 predstavlja izvod monografske publikacije, letnik serijske publikacije, enoto neknjižnega gradiva, npr. USB-ključek ipd.

Polja 996/997 lahko nastanejo v postopku nabave gradiva v segmentih COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije, lahko pa jih dodajamo sami.

Podatke o zalogi monografskih in serijskih publikacij (npr. signatura, inventarna številka, datum inventarizacije itd.) vodimo v vsebinskem sklopu Polje 996/997, podatke povezane z nabavo publikacij (npr. način nabave, dobavitelj, cena itd.) pa v vsebinskem sklopu Polje 996/997 – nabavni podatki.

Podatke vnašamo po pravilih, ki veljajo za format COMARC/H.

Pri vnosu podatkov o formatu, oznaki podlokacije v signaturi, interni oznaki, vrsti obdelave in UDK prostem pristopu uporabljamo lokalne šifrante za zalogo. Z nastavitvijo posebnega parametra v inicializacijski datoteki je pri formatu, interni oznaki, vrsti obdelave ali UDK prostem pristopu dovoljen tudi vnos vrednosti, ki je ni v šifrantu.

V nadaljevanju so opisani:

• urejevalnik polja 996/997
• dodajanje novega polja
• vnos podatkov
• inventarizacija gradiva in izpis nalepk
• seznam novosti
• iskanje podatkov o zalogi
• prikaz nezasedenih inventarnih ali tekočih številk
• kopiranje in spreminjanje podatkov v več poljih
• razmnoževanje polja
• razvrščanje polj
• brisanje polja
• prenos zaloge v zapis za drugo gradivo
• oblikovanje kompleta
• odpis gradiva iz datoteke
• odpis učbenikov
• preverjanje in izbor izločenega knjižničnega gradiva
• vodenje zaloge integrirnih virov
• postopki, povezani z izposojo gradiva
• prikaz dnevnika sprememb podatkov v poljih 996/997
• priprava statistike zaloge

5.1 Urejevalnik Polje 996/997

V urejevalniku Polje 996/997 vpisujemo in spreminjamo podatke o zalogi knjižničnega gradiva, tj. podatke v poljih 996/997.

V nadaljevanju so opisani urejevalniki:

• Polje 996/997
• Polje 996/997 – nabavni podatki
• Nabavni podatki

Podatki so razporejeni v tri skupine (trije zavihki). Urejeni so delno po abecednem vrstnem redu črkovnih oznak podpolj, delno pa glede na pogostost uporabe:

• zavihek I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r za vnos indikatorjev, oznake primerka, signature, inventarne številke in datuma inventarizacije, stopnje dostopnosti, statusa, omejitve dostopnosti, številke za izposojo ter opomb; s klikom na gumb pri Nabavni p. lahko odpremo urejevalnik za vnos nabavnih podatkov; s klikom na gumb pri podatku Polje 998 odpremo urejevalnik za urejanje zbirnih podatkov o zalogi serijskih publikacij
  
• zavihek e, g, h, i, s, w, 4, 5 , kjer vnesemo preusmeritev, splošne podatke o zalogi, naslov, obseg enote, vezavo, namen nabave, financerja ter vrsto obdelave
• zavihek j, k, l, m za vnos številčenja serijskih publikacij na vseh treh nivojih ter drugih podatkov, ki se nanašajo na serijske publikacije

Pod vsakim zavihkom so preko gumbov dostopni postopki:

• gumb COMARC – prikaz bibliografskega zapisa z vsemi polji 996/997 v formatu COMARC; posamezni podatek lahko v pregledovalniku kopiramo in ga prilepimo na ustrezno mesto v urejevalniku
• gumb Določi številke – določitev inventarne številke, tekoče številke in številke za izposojo
• gumb Kopiraj – prenos podatkov v druga polja 996/997 v istem bibliografskem zapisu
• gumb Izpiši nalepke – izpis nalepk za gradivo, tudi za pričakovane številke serijske publikacije

Urejevalnik Polje 996/997 – nabavni podatki

V urejevalniku Polje 996/997 – Nabavni podatki vpisujemo in spreminjamo nabavne podatke, zapisane v formatu COMARC/H: način nabave, številka in datum naročila, prejema, reklamacije, predračuna in računa, interna številka in datum računa, dobavitelj, cena in naslovnik za dar ali zameno.

Urejevalnik za razčlenjen prikaz nabavnih podatkov je dostopen s klikom na gumb pri Nabavni p..

Urejevalnik Nabavni podatki

V urejevalniku so prikazani vsi elementi podpolj za nabavne podatke in predstavlja pomoč pri vnosu nabavnih podatkov. Ob shranjevanju se podatki samodejno pretvorijo v format COMARC/H.

Več o:

• dodajanju polj 996/997
• vnosu podatkov v polja 996/997
• formatu COMARC/H

5.2 Dodajanje novega polja

Za vsak izvod knjižničnega gradiva dodamo polje 996/997 in vnesemo podatke.

Pri dodajanju polja 996/997 lahko uporabimo lastno predlogo, ki smo jo predhodno kreirali, in si tako olajšamo vnos podatkov.

V polje, ki ga dodamo, lahko že takoj vnesemo tudi podatke za inventarizacijo gradiva. Lahko pa polje samo dodamo in druge podatke vpišemo kasneje.

Če uporabljamo segmenta COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije, se polja 996/997 dodajo programsko pri izvajanju nabavnih postopkov.

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Dodaj novo polje 996/997.
   Odpre se urejevalnik Polje 996/997, v katerem se lahko ponudijo privzete vrednosti nekaterih podatkov.
3. Preverimo privzete vrednosti in jih po potrebi spremenimo.
4. Vnesemo preostale podatke.
5. Kliknemo gumb V redu.
   Polje 996/997 se shrani.

Status po dodajanju polja 996/997

Polje 996/997: 2 – v obdelavi

Privzete vrednosti pri dodajanju polja 996/997
Glede na nastavitve v inicializacijski datoteki se v urejevalniku Polje 996/997 ponudijo naslednje privzete vrednosti:

• indikator postavitve glede na podpolje 001c ali glede na izpolnjen element signature d\u – UDK prosti pristop
• glede na privzeto vrednost indikatorja postavitve se v element signature d\a prenesejo podatki iz podpolj 700ab ali 710a, v element d\5 pa podatki iz podpolj 200ahi; če niso izpolnjena niti podpolja 700ab niti 710a, se v element d\a prenesejo podatki iz podpolj 200ahi
• elementa signature d\a in d\5 lahko ostaneta prazna, kljub postavitvi po področjih
• v Podlokacija (d\l) se lahko prenese izbrana vrednost iz lokalnega šifranta Oznaka podlokacije v signaturi (CODE 84)

Nastavitve v inidializacijski datoteki uredi NCC na zahtevo knjižnice.

Če imamo definirano privzeto predlogo, se v urejevalnik prenesejo tudi vrednosti iz te predloge. Če smo pri dodajanju polja 996/997 uporabili lastno predlogo, se v Podlokacija (d\l) prenese vrednost iz te predloge, tudi če je z nastavitvami v inicializacijski datoteki določeno drugače.

Več o:

• vnosu podatkov o zalogi
• vnosu nabavnih podatkov
• prikazu zapisa v formatu COMARC
• določitvi inventarne številke, tekoče številke in številke za izposojo
• kopiranju podatkov v druga polja
• Izpisu nalepke za gradivo, tudi za pričakovane serijske publikacije

5.2.1 Urejanje predlog za dodajanje polja

Kadar moramo vnesti večje število polj 996/997, ki vsebujejo enake podatke (npr. datum inventarizacije in način nabave pri vnašanju starega fonda, podlokacija, financer in dobavitelj pri vnašanju učbeniškega sklada itd.), si delo lahko olajšamo tako, da pred dodajanjem polj 996/997 kreiramo predlogo s temi podatki in jo nato uporabimo.

Ko želimo, da bodo pri dodajanju novega polja 996/997 vneseni drugačni podatki kot doslej, spremenimo podatke v predlogi, ki je pri dodajanju polja 996/997 nastavljena kot privzeta, ali pa kreiramo novo predlogo in jo uporabimo. Kreiramo lahko več predlog. Kadar je predlog več, se pri dodajanju polja 996/997 upošteva tista, ki je nastavljena kot privzeta.

Ko določene predloge ne potrebujemo več, jo lahko zbrišemo. Če zbrišemo vse predloge, ki smo jih kreirali, bodo pri dodajanju polja 996/997 ponovno privzeto veljale sistemske nastavitve.

Predloge so vezane na uporabniško ime. Urejamo jih v oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 izberemo postopek Predloge za dodajanje polja 996/997.
   Odpre se okno Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 s seznamom predlog, ki smo jih že kreirali s to metodo. Prvo mesto v seznamu je rezervirano za sistemske nastavitve (v skladu s programsko določenimi vrednostmi in nastavitvami v inicializacijski datoteki), ki se sicer privzeto upoštevajo pri dodajanju polja 996/997, če nimamo kreiranih lastnih predlog.
   Na desni strani zgoraj so gumbi za urejanje predlog:
   • Dodaj – za kreiranje nove predloge
   • Uredi – za urejanje izbrane predloge
   • Zbriši – za brisanje izbrane predloge
   • Privzeto – za nastavitev izbrane predloge kot privzete
2. Spremembe shranimo s klikom na gumb V redu.

5.2.1.1 Kreiranje predloge

Postopek

1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo gumb Dodaj.
   Odpre se okno Poimenovanje.
2. V vnosno polje vpišemo poljubno ime predloge.
3. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno Predloga za dodajanje polja 996/997.
4. Vnesemo podatke, ki naj bodo pri dodajanju novega polja 996/997 (po izbiri metode Gradivo / Dodaj novo polje 996/997 ) že vpisani.
5. Kliknemo gumb V redu.

Predloga se shrani med uporabniške nastavitve in doda v seznam predlog. Ko jo želimo uporabiti pri dodajanju polj 996/997, jo nastavimo kot privzeto.

5.2.1.2 Urejanje predloge

Ko želimo, da bodo pri dodajanju polja 996/997 vneseni drugačni podatki kot doslej, spremenimo podatke v privzeti predlogi.

Postopek

1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo na želeno predlogo v seznamu in nato kliknemo gumb Uredi.
   Odpre se okno Predloga za dodajanje polja 996/997.
2. Spremenimo vnesene podatke.
3. Kliknemo gumb V redu.

5.2.1.3 Brisanje predloge

Predlogo, ki je ne potrebujemo več, lahko zbrišemo.

Postopek

1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo na želeno predlogov seznamu in nato kliknemo gumb Zbriši.
   Odpre se okno za potrditev brisanja.
2. Kliknemo gumb Da.

Če zbrišemo vse predloge, ki smo jih kreirali, bodo pri dodajanju polja 996/997 ponovno privzeto veljale sistemske nastavitve.

5.2.1.4 Nastavitev privzete predloge

Predlogo, ki jo želimo uporabiti pri dodajanju polja 996/997, nastavimo kot privzeto. Ta predloga se bo upoštevala pri dodajanju polja 996/997, dokler ne bomo spremenili te nastavitve (predlogo zbrisali ali nastavili novo predlogo za privzeto).

Kadar nočemo uporabiti lastne predloge za vnos polja 996/997, aktiviramo sistemske nastavitve.

Postopek

1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo na želeno predlogov seznamu in nato kliknemo gumb Privzeto.

Zraven predloge, ki smo jo nastavili kot privzeto, se v oklepaju izpiše beseda (privzeto). Privzeta predloga se bo upoštevala pri dodajanju polja 996/997, dokler ne bomo spremenili nastavitve.

5.3 Vnos podatkov

V urejevalniku Polje 996/997 vnašamo podatke pod tremi zavihki:

• Pod prvim zavihkom vnašamo podatke, ki zadostujejo za inventarizacijo večine gradiva. Vedno, ko odpremo urejevalnik, se odpre ta prikaz.
• Podatki, ki se nanašajo izključno na serijske publikacije, so pod tretjim zavihkom.
• Podpolja, ki jih redkeje izpolnjujemo, so pod drugim zavihkom.

Podatke vnašamo po pravilih, ki veljajo za vnos podatkov o zalogi (gl. priročnik COMARC/H Format).

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
   
2. Izberemo gumb .
   Odpre se urejevalnik Polje 996/997/I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.
3. Vnesemo podatke, ki zadostujejo za inventarizacijo: indikatorja, signatura, inventarna številka, status, stopnja dostopnosti itd.
4. Izpišemo nalepko za gradivo.
5. Nabavne podatke vnesemo s klikom na gumb pri Nabavni p..
6. Uredimo lahko zbirne podatke o zalogi serijske publikacije s klikom na gumb pri podatku Polje 998.
7. Kliknemo zavihek e, g, h, i, s, w, 4, 5 in vnesemo podatke.
8. Kliknemo zavihek j, k, l, m in vnesemo podatke za serijske publikacije.
9. Shranimo podatke.

Če smo vnesli inventarno številko in datum inventarizacije, se polje 996 doda v vsebinski sklop Novosti za namen priprave in izpisa seznamov novosti.

V polju 996/997 se določeni podatki izpolnijo samodejno:

• v skladu z nastavitvami v inicializacijski datoteki
• ob uporabi predlog za dodajanje polja 996/997
• pri uporabi segmentov COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije
• pri izvajanju kontrole dotoka zvezkov serijskih publikacij

Več o:

• dodajanju polja 996/997
• inventarizaciji gradiva
• kopiranju in spreminjanju podatkov v več poljih
• prikazu zapisa v formatu COMARC

5.3.1 Indikator, signatura, inventarna številka

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 pod zavihkom I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.

Vnesemo lahko naslednje podatke: indikator vezave (I1), indikator postavitve (I2), oznaka primerka (c), signatura (d), inventarna številka (f) in datum inventarizacije (o), stopnja dostopnosti (p), status (s) in datum statusa (t), omejitev dostopnosti (u), številka za izposojo (9), opombe o stanju zaloge (n) in inventarne opombe (r).

Pri monografskih publikacijah je privzeta vrednost indikatorja vezave Nedefiniran in je ne spreminjamo. Pri serijskih publikacijah je privzeta vrednost indikatorja Nevezani zvezki. Vrednost indikatorja vezave lahko spreminjamo s postopkom Veži zvezke ali Razveži zvezke.

Za indikator postavitve lahko izberemo vrednost iz spustnega seznama. Privzeta vrednost indikatorja je določena v inicializacijski datoteki.

Oznako primerka vnesemo ročno, programsko pa se določi pri dodajanju enote v komplet. Programsko določene oznake enote kompleta ne moremo spremeniti.

Elemente signature vnašamo glede na vrednost indikatorja postavitve.

Inventarno številko, tekočo številko in številko za izposojo določamo preko števcev, izjemoma jih vpišemo ročno.

Če želimo, da imajo izvodi iste publikacije (v okviru oddelka) iste tekoče številke, je treba v števcu tekočih številk določiti obliko označevanja dvojnic. Na ta način se pri kopiranju v poljih 996/997 privzame ista tekoča številka, programsko pa se predlaga podatek za dvojnico. Če v števcu ni podatka o dvojnici, se pri kopiranju podatkov v polja 996/997 določi vedno nova tekoča številka.

Če uporabljamo kombinirano postavitev po področjih in po tekoči številki, se lahko s parametrom v inicializacijski datoteki določi, da se v polju 996/997 z indikatorjem postavitve po področjih, programsko določi tekoča številka s pomočjo števca tekočih številk.

Pri določanju inventarne številke preko števca se datum inventarizacije zabeleži programsko.

Po potrebi določimo stopnjo dostopnosti.

Določimo status. Če je gradivo pripravljeno za postavitev na polico, status zbrišemo.

Pri določanju ali brisanju statusa se datum statusa zabeleži programsko.

Po potrebi vnesemo opombo in inventarno opombo.

5.3.2 Izbira števcev

S števci lahko v postopku inventarizacije gradiva določamo:

• inventarne številke
• tekoče številke v signaturi
• številke za izposojo

V urejevalniku Polje 996/997 se kot privzeta vrednost ponudijo števci, katerih pogoji ustrezajo podatkom o gradivu. Iz spustnih seznamov lahko izberemo druge števce.

Številke določimo z gumbom Določi številke. Naenkrat se določita inventarna številka in tekoča številka v signaturi. Prav tako se določi številka za izposojo pri monografskih publikacijah, medtem ko se pri serijskih publikacijah številka za izposojo določi, če je v popolju 997m vpisana prejeta številka, in v kontroli dotoka ob prejemu vsakega zvezka.

Če je katera od številk že določena, nas program na to opozori. S parametrom v inicializacijski datoteki se lahko določi, da se zasedena številka preskoči.

Tekoči datum se prenese v datum inventarizacije, če datuma pred tem nismo vpisali.

Na osnovi datuma inventarizacije in podatka o obdobju hranjenja v polju 998 se izračuna tudi datum odpisa letnika serijske publikacije.

5.3.2.1 Programska izbira števcev

S parametroma v inicializacijski datoteki je pri metodi Določi številke, ki je dostopna preko gumba v urejevalniku Polje 996/997, omogočena programska izbira števcev za inventarne in tekoče številke v signaturi pri urejanju polj 996/997. Program glede na pogoje poišče in izbere ustrezni števec, po katerem se določi številka:

• Če program ne najde ustreznega števca, se izpiše sporočilo.
• Če smo glede na pogoje sami izbrali neustrezni števec za tekoče številke, ga program zamenja z ustreznim. Števec za inventarne številke, ki smo ga vpisali ročno, ostane, tudi če ne ustreza pogojem.
• Če je številka že določena, se izpiše sporočilo.
  S parametrom v inicializacijski datoteki se lahko določi, da se zasedena številka preskoči.

Glede na to nastavitev obstaja razlika pri kopiranju med polji 996/997:

• Če programska izbira števca ni nastavljena, se vedno, ne glede na pogoje, kopira števec, po katerem se nato določi nova številka.
• Če je programska izbira števcev nastavljena, se pri vsakem polju, glede na pogoje, na novo izbere števec, po katerem se določi številka.

5.3.3 Vnos nabavnih podatkov

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 – nabavni podatki, ki se odpre, ko v urejevalniku Polje 996/997 / I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r kliknemo gumb pri Nabavni p..

Vnesemo lahko podatke o načinu nabave (v), naročilu (x), prejemu (y), reklamaciji (z), predračunu (0) in računu (1), dobavitelju (2), ceni (3), interni številki (7), naslovniku za dar ali zameno (8). Podatke moramo vnesti v formatu COMARC/H.

Pomoč pri vnosu nabavnih podatkov

Po kliku na gumb Nabavni pod… v Polje 996/997 – nabavni podatki se odpre urejevalnik Nabavni podatki.

V urejevalniku so vsi elementi podpolj za nabavne podatke razčlenjeni v posamezne podatke.

Pri davčni stopnji se ponudi privzeta vrednost. V knjižnici, ki ima vpisan odbitni delež vstopnega DDV v odstotkih pri domači knjižnici, se le-ta ponudi kot privzeta vrednost. Oba podatka se upoštevata pri programskem izračunu zneska DDV in posledično pri izračunu cene izvoda. Cena izvoda se izračuna po vnosu cene na enoto, od katere se odšteje popust in prišteje DDV.

Podatke je treba samo vnesti, pravilno označevanje podpolj in elementov po formatu COMARC/H pa je podprto programsko.

5.3.4 Preusmeritev, splošni podatki o zalogi, naslov, obseg enote, vezava, namen nabave, financer, vrsta obdelave

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 po kliku na zavihek e, g, h, i, s, w, 4, 5.

Vnesemo lahko naslednje podatke: preusmeritev gradiva (e), splošni podatki o zalogi (g), naslov enote (h), obseg enote (i), vezava (s), namen nabave (w), financer (4) in vrsta obdelave (5).

5.3.5 Identifikacijski podatki za serijske publikacije

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 po kliku na zavihek j, k, l, m.

Vnesemo podatke o številčenju (j, l, m) in letnici (k) izhajanja serijske publikacije.

Pri Datum odpisa letnika vnesemo datum, na osnovi katerega bomo lažje našli publikacije za odpis.

Če smo v polje 998 vnesli podatek o obdobju hranjenja publikacije, se na osnovi tega podatka in datuma inventarizacije datum odpisa določi programsko, ko določimo inventarno številko z gumbom Določi številke.

Več o:

• vnosu podatkov o zalogi s kontrolo dotoka
• vzorcu izhajanja
• kontroli dotoka

5.3.6 Vnos podatkov, če beležimo prejem zvezkov serijskih publikacij s kontrolo dotoka

Morebitna sprememba podlokacije v polju 997 se prenese v vzorec izhajanja (pri neprejetih zvezkih).

Če imamo izbran števec številk za izposojo, se v kontroli dotoka serijskih publikacij številke za izposojo določajo programsko ob prejemu zvezkov.

Pri pripravi vzorca izhajanja serijske publikacije za posamezno polje 996/997 se v polje prenesejo podatki o letnici ter o številčenju na prvem (zvezek), drugem (letnik) in tretjem nivou. Zaloga zvezkov na prvem nivou se beleži s kontrolo dotoka. V poljih 996/997 teh podatkov ni smiselno spreminjati.

5.3.7 Vnos podatkov, če uporabljamo segmenta COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije

Oznaka podlokacije in interna oznaka se privzameta iz postavke v nabavni listini. Morebitna sprememba podlokacije v polju 996/997 se prenese v postavko.

Če je v inicializacijski datoteki nastavljena stopnja dostopnosti po posameznih podlokacijah, je podatek iz inicializacijske datoteke za posamezno podlokacijo privzeta vrednost.

Nabavni podatki se samodejno vpisujejo v polja 996/997 ob izvajanju nabavnih postopkov. V poljih 996/997 teh podatkov ni smiselno spreminjati.

Namen nabave in financerja praviloma vnašamo v nabavnem postopku. Iz segmenta COBISS Lib/Nabava oz. COBISS Lib/Serijske publikacije se podatki o financerju zapišejo, ko je zabeleženo plačilo računa.

V polju, ki nastane v nabavnem postopku, ne moremo odpreti urejevalnika za pomoč pri vnosu nabavnih podatkov.

5.4 Inventarizacija gradiva

Inventarizacija gradiva vključuje:

• vnos inventarne številke in datuma inventarizacije ter signature v polje 996/997
• po potrebi vnos drugih podatkov v polje 996/997
• kopiranje podatkov v druga polja, ki jih pri izbranem gradivu želimo inventarizirati
• izpis nalepk pri monografskih publikacijah
• dodatna koraka pri inventarizaciji serijskih publikacij:
  • izpis nalepk, če ne beležimo prejema s kontrolo dotoka
  • urejanje vzorca izhajanja, kontrola dotoka za prvi zvezek in izpis nalepke, če beležimo prejem s kontrolo dotoka

Pogoj
Vsaj eno polje 996/997 pri gradivu mora imeti status 2 – v obdelavi pri monografski publikaciji ali 1 – naročeno pri serijski publikaciji.

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Inventariziraj.
   Odpre se urejevalnik Polje 996/997 za prvo polje 996/997, ki ustreza pogoju. V polju se izpolnijo podatki:
   • Števec inventarnih številk, števec številk za izposojo in števec tekočih številk. Iz spustnih seznamov lahko izberemo tudi druge števce.
     
   • Če je vrednost indikatorja postavitve 2, 4, 6 ali 8 (postavitev po področjih), se v element signature d\a prenesejo podatki iz podpolj 700ab ali 710a, v element d\5 pa podatki iz podpolj 200ahi. Če ni izpolnjeno niti podpolje 700ab niti 710a, se v element d\a prenesejo podatki iz podpolj 200ahi.
     
3. Vnesemo in uredimo podatke.
4. Z gumbom Določi številke določimo inventarno številko, tekočo številko in številko za izposojo.
5. Z gumbom Kopiraj kopiramo podatke v druga polja, ki jih želimo inventarizirati.
6. Z gumbom Izpiši nalepke lahko izpišemo nalepke za serijske publikacije, za katere ne beležimo prejema v kontroli dotoka.
7. Shranimo podatke. Ob tem se:
   • Polja 996, v katera smo vnesli inventarno številko in datum inventarizacije, dodajo v vsebinski sklop Novosti za izpis seznamov novosti.
   • Pri serijskih publikacijah, za katere beležimo prejem v kontroli dotoka, se odpre urejevalnik Vzorec izhajanja.
   • Pri monografskih publikacijah se odpre okno Seznam polj 996/997 s seznamom polj 996, ki smo jih inventarizirali.
8. Označimo polja 996, za katera bomo izpisali nalepke, in kliknemo gumb Izberi.
   Odpre se okno za izpis nalepk.

Več o:

• naknadni spremembi statusa v poljih 996/997
• dodajanju polja 996/997
• kopiranju in spreminjanju podatkov v več poljih
• programski izbiri števcev

5.4.1 Izpis nalepk

Za polja 996/997 lahko izpišemo nalepke. Vsebina nalepk je odvisna od vnesenih podatkov in vrednosti indikatorja postavitve:

• 1,3,5,7 – postavitev po tekočih številkah
• 2,4,6,8 – postavitev po področjih
• 2,4,6,8 – postavitev po področjih in tekočih številkah

Postopek

1. Izberemo eno od možnosti za izpis nalepke:
   • Izpis nalepk je zadnji korak pri postopku Inventariziraj pri monografskih publikacijah ter pri postopku Kontrola dotoka pri serijskih publikacijah, ko v poljih 997 zabeležimo prispele zvezke.
   • V urejevalniku Polje 996/997 kliknemo gumb Izpiši nalepke.
   • V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo eno ali več polj 996/997 in izberemo postopek Izpiši nalepke. Odpre se okno Izpis nalepk za gradivo.
2. Pri Izpis nalepk lahko izberemo:
   • tiskalnik za takojšen izpis nalepke
   • pripravljeno izpisno vrsto, ki jo pošljemo na tiskalnik kasneje
   • brez izpisa
     Privzeta vrednost je tiskalnik. Če jo spremenimo, se ohrani nova izbrana vrednost.
3. Pri Vrsta nalepke lahko v knjižnicah, ki izpisujejo več različnih oblik nalepk, izberemo ustrezni format nalepke. Oblika nalepke, ki se najpogosteje izpisuje, je nastavljena kot privzeta vrednost.Če jo spremenimo, se ohrani nova izbrana vrednost.
4. Če potrebujemo izpis več kot ene nalepke, vpišemo ustrezno število pri Število kopij.
5. Pri serijski publikaciji lahko izpišemo nalepko za posamezne številke.
6. Kliknemo gumb V redu.

Nalepka se izpiše na tiskalniku ali pošlje v izpisno vrsto.

Če smo izbrali možnost izpisa preko izpisne vrste, se nalepke dodajo v izbrano izpisno vrsto. Izpišemo jih kasneje iz izpisne vrste.

5.5 Seznam novosti

V vsebinski sklop Novosti se programsko prenesejo nekateri podatki iz polj 996/997, ki za knjižnico predstavljajo novo gradivo. Prenesejo se naslednji podatki:

• COBISS.SI-ID
• ID polja 996/997
• avtor in naslov
• letnik in številka zvezka serijske publikacije
• signatura
• datum prejema
• kdaj so bili podatki vneseni in kdo jih je vnesel.

Če prejmemo več izvodov gradiva, se med novosti zabeleži samo eden.

Monografske publikacije se dodajo med novosti ob inventarizaciji, ko določimo vsaj inventarno številko in datum inventarizacije.

Pri serijskih publikacijah se vsak zvezek doda med novosti, ko zabeležimo prejem v kontroli dotoka. Če ne beležimo prejema v kontroli dotoka, lahko zvezke sami dodamo med novosti.

Kako dolgo bo polje 996/997v razredu Novosti, je odvisno od nastavitve v inicializacijski datoteki.

V nadaljevanju sta opisana postopka:

• dodajanja zvezkov serijskih publikacij med novosti
• izpis seznama novosti

5.5.1 Dodajanje zvezka med novosti

Kadar ne beležimo prejema v kontroli dotoka, lahko prejete zvezke sami dodamo med novosti. Pogoj za to je, da morajo biti v podpolju 997m vpisani prejeti zvezki serijske publikacije.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 997.
2. Izberemo postopek Dodaj prejeti zvezek med novosti.
   Odpre se okno Dodajanje zvezkov med novosti s seznamoma Izbrano in Neizbrano. Zadnji prejeti zvezek je v seznamu Izbrano, vsi drugi pa so v seznamu Neizbrano.
   Če želimo dodati še kakšen zvezek med novosti, ga označimo v seznamu Neizbrano in z gumbom prenesemov seznam Izbrano.
3. Kliknemo gumb V redu.
   Izbrani zvezki se dodajo med novosti.

5.5.2 Izpis seznama novosti

Na tiskalnik lahko izpišemo seznam novosti. Na voljo so različni seznami novosti.

Postopek

1. V isklaniku Novosti poiščemo in izberemo polja 996/997.
2. Izberemo gumb in nato v spustnem seznamu gumb . Odpre se okno Izbira definicije izpisa, kjer izberemo eno od poslovnih listin izpisa novosti ter kliknemo gumb V redu.

5.6 Iskanje podatkov o zalogi

Podatke o zalogi lahko iščemo po poljih 996/997 (npr. po datumu inventarizacije), po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu) in po zbirnih podatkih o zalogi (npr. zaloga pri trenutno naročenih serijskih publikacijh).

Podatke lahko iščemo na tri načine:

• z iskanjem v iskalniku
• z iskanjem po ključu objekta, tj. po Inventarni številki
• preko poizvedbe.

Iskalnik Polje 996/997 v prvem stolpcu iskalnih zahtev omogoča iskanje po podatkih:

• o stanju zaloge (vrednost Polje 996/997)
• v bibliografskem zapisu (vrednost Bibliografski zapis)
• zbirnih podatkih o zalogi (vrednost Polje 998)
• prav tako pa omogoča omejenvanje npr. iskanje samo monografsih publikacij

Iskalno zahtevo lahko oblikujemo z več iskalnimi vrsticami in različno izbiro vrednosti v prvem stolpcu iskalnih zahtev za vsebinske sklope, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.

Rezultat iskanja so podatki o zalogi, tj. polja 996/997.

V iskalniku Polje 996/997 lahko podatke iščemo le v lokalni bazi podatkov.

Podatke o zalogi lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. s predponami za iskanje podatkov o zalogi.

Če želimo, lahko nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo, s katerim v iskalniku Polje 996/997 izključimo iz iskanja polja 996/997 s statusom 9 – odpisano.

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:

• dodajamo in spreminjanjamo prikaze rezultatov iskanja
• brišemo prikaze rezultatov iskanja

5.6.1 Predpone za iskanje po podatkih o zalogi

Pri iskanju v iskalniku Polje 996/997 s predponami za iskanje po podatkih o zalogi so rezultat iskanja le tista polja 996/997, ki ustrezajo iskalnemu nizu. Pri iskanju v iskalniku Polje 996/997 z dodatnimi indeksi podatkov o zalogi v bibliografskih bazah podatkov pa so rezultat iskanja vsa polja 996/997, ki pripadajo zapisom, pri katerih vsaj eno polje 996/997 ustreza iskalnemu nizu.

V nadaljevanju je seznam predpon na nivoju 99X, s katerimi lahko omejimo iskanje po podatkih o zalogi.

Dodatni indeksi podatkov o zalogi v bibliografskih bazah podatkov so opisani v priročniku COBISS3/Katalogizacija (gl. dodatek A.1.2.6).

Predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 996/997

Iskanje po predponah HIIV in HIV omogoča iskanje po elementih podpolja 996/9971 - Številka in datum računa in 996/9977 - Interna številka in datum računa. Za predpono vpišemo oznako elementa in nato iskalni pojem.

Povezane vsebine:

• splošno o iskanju
  
• izbirno iskanje
  
• ukazno iskanje
  
• pregled pojmov
• iskanje gradiva
• iskanje zbirnih podatkov o zalogi

5.7 Prikaz nezasedenih inventarnih ali tekočih številk

Pogledamo lahko, katere inventarne številke ali tekoče številke v signaturi so nezasedene, in proste uporabimo pri inventarizaciji gradiva tako, da jih vnesemo ročno.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 izberemo postopek Pokaži nezasedene številke.
   Odpre se okno, kjer izberemo vrsto številke in vpišemo območje, v katerem želimo iskati nezasedene številke.
   Iskanje nezasedenih tekočih številk iz signature lahko dopolnimo z iskanjem po oznaki podlokacije v signaturi, formatu, interni oznaki in števcu tekočih številk.
2. Kliknemo gumb V redu.

Izpiše se sporočilo o nezasedenih inventarnih številkah in tekočih številkah v danem območju.

5.8 Kopiranje in spreminjanje podatkov v več poljih

Določene podatke lahko spremenimo v več poljih 996/997 hkrati.

V nadaljevanju so opisani:

• kopiranje podatkov, tudi kopiranje nabavnih podatkov
• spreminjanje podatkov preko inventarne številke ali številke za izposojo
• spreminjanje signature preko inventarne številke ali številke za izposojo
• spreminjanje statusa v več poljih v zapisu

Več o:

• dodajanju novega polja
• vnosu podatkov v polje

5.8.1 Kopiranje podatkov

Podatke v polju 996/997, tudi nabavne podatke, lahko kopiramo iz izbranega polja v druga polja ali pa iz drugega polja v izbrano polje.

Pri kopiranju podatkov se upoštevajo naslednja pravila:

• Če je pri enoti, kamor želimo kopirati element signature dl ali di, podlokacija (d\l) ali interna oznaka (d\i) že določena, se podatek ne bo prekril.
• Datum inventarizacije se določi pri “kopiranju” inventarne številke. Če želimo kopirati vpisan datum inventarizacije, vnesemo oznako o.
• Če je enota, v katero želimo kopirati podatke cele signature (d), podlokacije (d\l), tekoče številke (d\n), oznake dela (d\x), številke izposoje (9), statusa (q) ali številčenja (m), evidentirana za izposojo, se podatki ne prenesejo.
• Če smo označili več polj 996/997, v katera želimo kopirati podatke, in je vsaj ena enota izposojena, bo kopiranje podatkov o zalogi prekinjeno pri prvem izposojenem gradivu.
• Pri kopiranju inventarne številke, številke za izposojo in tekoče številke se dejansko prevzamejo oznake števcev, na osnovi katerih se določijo nove številke.
• Če je nastavljena programska izbira števca za tekoče ali inventarne številke, se pri vsakem polju, glede na pogoje, na novo poišče in izbere števec, po katerem se številka določi. Če programska izbira ni nastavljena, se vedno, ne glede na pogoje, kopira števec, po katerem se nato določi nova številka.
• Kopiranje nabavnih podatkov je onemogočeno, če so polja 996/997 programsko nastala v segmentih COBISS Lib/Nabava oz. v COBISS Lib/Serijske publikacije.

5.8.1.1 Kopiranje podatkov v druga polja

Podatke iz polja 996/997 lahko v istem bibliografskem zapisu kopiramo v druga polja 996/997. Pri kopiranju podatkov veljajo določena pravila.

Izberemo polja, v katera želimo kopirati podatke, in nato podpolja, ki jih želimo kopirati. Še pred shranjevanjem lahko pregledamo in po potrebi dopolnimo polja, v katera smo kopirali podatke.

Pogoj

V polju 996/997, iz katerega bomo kopirali podatke, so podatki o zalogi za enoto, ki ni povezana v komplet.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo gumb .
   Odpre se urejevalnik Polje 996/997.
3. Kliknemo gumb Kopiraj.
   Odpre se okno Seznam polj 996/997, kjer so prikazana preostala polja 996/997 v bibliografskem zapisu (pri monografskih publikacijah niso vključena polja s statusom naročeno in polja za enoto kompleta).
4. Označimo polja, v katera želimo kopirati podatke in kliknemo gumb Izberi.
   Odpre se okno Kopiranje polja 996/997 s seznamom podpolj, ki jih lahko kopiramo.
5. Zbrišemo oznake podpolj, ki jih ne želimo kopirati. Vpišemo lahko tudi oznake:
   • ind2 za kopiranje indikatorja postavitve,
   • c za kopiranje oznake primerka,
   • dl,di,da,dn… za kopiranje posameznih elementov signature ali D za kopiranje cele signature.
6. Za kopiranje nabavnih podatkov lahko označimo Kopiraj vse nabavne podatke ali pa označimo podpolja za kopiranje posameznih nabavnih podatkov.
7. Označimo Odpri urejevalnike polj 996/997, če želimo pregledati polja s kopiranimi podatki.
8. Kliknemo gumb V redu.

Podatki se prenesejo v vsa izbrana polja.

Več o:

• kopiranju podatkov iz drugega polja

5.8.1.2 Kopiranje podatkov iz drugega polja

V eno ali več polj 996/997 lahko kopiramo podatke iz katerega koli polja 996/997 v bazi podatkov. Pri kopiranju podatkov veljajo določena pravila.

Poiščemo polje, iz katerega želimo kopirati podatke, in izberemo podpolja, ki jih želimo kopirati.

Pogoj

V polju 996/997, v katero bomo kopirali podatke, so podatki o zalogi za enoto, ki ni povezana v komplet.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997. Izberemo lahko več polj.
2. Izberemo postopek Kopiraj iz drugega polja.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Polje 996/997, kjer poiščemo polje, iz katerega želimo kopirati podatke.
3. Kliknemo gumb Izberi.
   Odpre se okno Kopiranje polja 996/997 s seznamom podpolj, ki jih lahko kopiramo.
4. Zbrišemo oznake podpolj, ki jih ne želimo kopirati. Vpišemo lahko tudi oznake:
   • ind2 za kopiranje indikatorja postavitve,
   • c za kopiranje oznake primerka,
   • dl,di,da,dn… za kopiranje posameznih elementov signature ali D za kopiranje cele signature.
5. Za kopiranje nabavnih podatkov lahko označimo Kopiraj vse nabavne podatke ali pa označimo podpolja za kopiranje posameznih nabavnih podatkov.
6. Označimo Odpri urejevalnike polj 996/997, če želimo pregledati polja s kopiranimi podatki.
7. Kliknemo gumb V redu.

Podatki se prenesejo v polje 996/997.

Več o:

• kopiranju podatkov v druga polja

5.8.2 Spreminjanje podatkov preko inventarne številke ali številke za izposojo

Podatke, kot so status (q), preusmeritev na drugo lokacijo (e\E), datum preusmeritve (e\D), inventarne opombe (r), omejitev dostopnosti (u) in stopnja dostopnosti (p), lahko spreminjamo preko inventarne številke ali številke za izposojo.

Določimo lahko tudi pogoje za spreminjenje podatkov, tj. podpolja, ki bodo pri tem kontrolirana. Če jih določimo, se bodo podatki spremenili le v poljih 996/997, ki izpolnjujejo pogoje. Če polje ne izpolnjuje pogojev, se izpiše sporočilo.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 izberemo postopek Spremeni podatke: q, e\E, e\D, r, u ali p.
   Odpre se okno Polje 996/997.
2. Označimo podpolja, ki jih želimo spremeniti, in kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno Polje 996/997.
3. Če želimo določiti pogoje za spreminjanje podatkov, označimo kontrolna podpolja. Kliknemo gumb V redu.
   
4. Če smo določili kontrolna podpolje, se odpre se okno Kontrolni parametri, kjer vnesemo vrednosti v izbrana konrolna podpolja in kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno Polje 996/997
5. Odčitamo inventarno številko ali številko za izposojo in v izbrana podpolja vnesemo podatke, ki jih želimo spremeniti.
   Pravila, ki veljajo pri vnosu nekaterih podatkov:
   • Če želimo status brisati, vnosno polje pri Status (q) pustimo prazno.
   • Če ima status vrednost odpisano in datum statusa ni v tekočem koledarskem letu, statusa ne moremo več spreminjati.
   • Inventarne opombe, ki jih vnesemo, se zapišejo pred opombe, ki so morebiti že vnesene.
   • Če vnašamo inventarno opombo v povezavi s statusom odpisano, založeno ali izgubljeno in želimo, da se stare opombe ohranijo, moramo na začetku opombe vpisati znak +. Če naj se ohrani samo opomba, ki jo vnesemo ob odpisu, znaka + ne vpišemo.
6. Kliknemo gumb Nadaljuj.
   Podatki se shranijo. Okno ostane odprto. Odčitamo naslednjo inventarno številko ali številko za izposojo. Vpisane vrednosti se ohranijo, lahko pa jih tudi spremenimo.
   Če smo določili kontrolna podpolja, se podatki shranijo samo v polja 996/997, ki izpolnjujejo pogoje. Če polje ne izpolnjuje pogojev, se izpiše sporočilo.
   Ponavljamo, dokler ne obdelamo vseh polj 996/997.
   
7. Kliknemo gumb Končaj.
   Odpre se okno, kjer so prikazana vsa polja 996/997, v katerih smo spremenili podatke.
   Lahko jih izberemo in naložimo v iskalnik Polje 996/997.

Izjema pri spreminjanju podatkov za enote kompleta
Kadar želimo spremeniti podatke za enoto kompleta, se podatki v polju 996/997 ne spremenijo, razen če ima polje 996 enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki. Takrat je status (q) možno brisati ali spremeniti v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter v inicializacijski datoteki se lahko nastavi običajno za knjižnice, ki uporabljajo segment COBISS Lib/Nabava.
Če postopka ni mogoče izvesti, je treba enoto najprej izločiti iz kompleta.

5.8.3 Spreminjanje signature preko inventarne številke ali številke za izposojo

Preko inventarne številke ali številke za izposojo lahko spreminjamo elemente signature: ABC in druge oznake – 1. del (d\a), ABC in druge oznake – 2. del (d\5), UDK prosti pristop (d\u), številčenje v sig. – ozn. dela (d\x), interna oznaka (d\i), podlokacije (d\l) in indikator postavitve (2). Spremenjene podatke lahko prenesemo v preostala polja v bibliografskem zapisu. Na osnovi polja 996/997, v katerem spreminjamo signaturo, lahko izpišemo nalepko.

Podatke lahko spreminjamo tako, da:

• se vnesene spremembe ohranijo; pred vnosom ne vidimo obstoječih podatkov iz baze podatkov
• se vnesene spremembe ne ohranijo, za vsako inventarno številko jih je treba ponovno vnesti, ker se pred vnosom pokažejo najprej obstoječi podatki iz baze podatkov

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 in izberemo postopek Spremeni signaturo.
   Odpre se okno Polje 996/997.
2. Označimo elemente signature, ki jih želimo spremeniti ih kliknemo gumb V redu.
   Pri tej metodi lahko podlokacijo le spremenimo, ne moremo je na novo vnesti.
   Odpre se okno Polje 996/997.
3. Odčitamo inventarno številko ali številko za izposojo.
   Označimo potrditveno polje Izpiši nalepke, če želimo takoj izpisati novo nalepko.
   Označimo potrditveno polje Kopiraj v polja, če želimo podatke prenesti tudi v preostala polja 996/997 v zapisu.
   Če želimo pred vnosom sprememb videti obstoječe podatke, ki so vpisani v bazi podatkov, potrditvenega polja Ohrani vpisane vrednosti ne označimo.
   Če želimo isti podatek vnašati v vsa polja 996/997, označimo potrditveno polje Ohrani vpisane vrednosti. Zatem vnesemo spremembe.
   Potrditveno polje Ohrani vpisane vrednosti označimo na začetku, kasneje odločitve ne moremo več spremeniti.
   
4. Kliknemo gumb Nadaljuj.
   Če potrditvenega polja Ohrani vpisane vrednosti nismo označili, se za izbrane elemente signature najprej prikažejo obstoječi podatki, ki so vpisani v bazi podatkov, šele nato vnesemo spremembe.
   Če smo označili potrditveno polje Ohrani vpisane vrednosti, se vnesene spremembe shranijo. Okno z vpisano vrednostjo ostane odprto, odčitamo naslednjo inventarno številko ali številko za izposojo.
5. Kliknemo gumb Nadaljuj.
   Podatki se shranijo. Okno ostane odprto. Odčitamo naslednjo inventarno številko ali številko za izposojo.
   Točke 3, 4 in 5 ponavljamo, dokler ne obdelamo vseh polj 996/997.
6. Kliknemo gumb Končaj.

Več o:

• spreminjanju podatkov preko inventarne številke ali številke za izposojo

5.8.4 Spreminjanje statusa v več poljih v zapisu

Podatek o statusu lahko hkrati spremenimo v več poljih 996/997 v istem zapisu.

Pogoj

V vseh izbranih poljih mora imeti status enako začetno vrednost. Le-ta je lahko 2, 4, 14 ali prazno.

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Spremeni status v poljih 996/997: iz 2, 4, 14 ali prazno v 4, 9, 14 ali prazno.
   Odpre se okno Seznam polj 996/997, kjer označimo polja, v katerih želimo spremeniti status.
3. Kliknemo gumb Izberi.
4. Odpre se okno Spreminjanje statusa, kjer v vnosno polje vpišemo eno od naslednjih vrednosti statusa ali izberemo iz šifranta:
   • 14 – drugo
   • 4 – v reviziji
   • 9 – odpisano
     Če želimo status brisati, vnosno polje pustimo prazno.
     
5. Kliknemo gumb V redu.

V vseh izbranih poljih 996/997 se spremeni vrednost statusa.

Izjema pri spreminjanju statusa za enote kompleta
Kadar želimo spremeniti status za enoto kompleta, se podatki v polju 996/997 ne spremenijo, razen če ima polje 996 enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki. Takrat je status (q) možno brisati ali spremeniti v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter v inicializacijski datoteki se lahko nastavi običajno za knjižnice, ki uporabljajo segment COBISS Lib/Nabava.
Če postopka ni mogoče izvesti, je treba enoto najprej izločiti iz kompleta.

Več o:

• spreminjanju podatkov preko inventarne številke ali številke za izposojo
• kopiranju podatkov

5.9 Razmnoževanje polja 996/997

Polje 996/997 v bibliografskem zapisu lahko razmnožimo. V polja, ki pri tem nastanejo, se prekopirajo podatki iz osnovnega polja 996/997.

Postopek

1. V iskalnikuPolje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo postopek Razmnoži polje 996/997.
   Če je polje del kompleta, se odpre okno z vprašanjem, ali želimo razmnožiti cel komplet:
   • za razmnoževanje celega kompleta kliknemo gumb Da;
   • za razmnoževanje le izbranega polja kliknemo gumb Ne.
3. Odpre se okno Razmnoževanje polja 996/997. Vpišemo število polj, ki jih želimo imeti. Pri razmnoževanju kompleta je samodejno določeno število 1. Iz seznama podpolj, ki jih lahko prenesemo, zbrišemo oznake, ki jih ne želimo kopirati. Vpišemo lahko tudi oznake:
   • c za kopiranje oznake primerka,
   • dl,di,da,dn… za kopiranje posameznih elementov signature namesto cele signature (oznaka D).
   Če želimo namesto vseh nabavnih podatkov kopirati posamezne, zbrišemo oznako pri Kopiraj vse nabavne podatke in označimo podatke, ki jih želimo kopirati.
   Označimo Odpri urejevalnike polj 996/997, če želimo pregledati in dopolniti podatke v novih poljih. Pri razmnoževanju kompleta je ta izbira samodejno določena.
4. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se seznam polj 996/997, ki so nastala. Lahko jih naložimo na delovno področje.

Pri razmnoževanju se upoštevajo naslednja pravila:

• Pri kopiranju inventarne številke, številke za izposojo in tekoče številke se dejansko prevzamejo oznake števcev, na osnovi katerih se določijo nove številke.
• Če je nastavljena programska izbira števca za tekoče ali inventarne številke, se pri vsakem polju, glede na pogoje, na novo poišče in izbere števec, po katerem se številka določi. Če programska izbira ni nastavljena, se kopira števec, po katerem se nato določi nova številka.
• Datum inventarizacije se določi pri “kopiranju” inventarne številke. Če želimo kopirati vpisan datum inventarizacije, vnesemo oznako o.

Več o

• vnosu podatkov
• kopiranju podatkov
• inventarizaciji gradiva
• izpisu nalepk

5.10 Razvrščanje polj 996/997

Zaradi večje preglednosti lahko polja 996/997 v bibliografskem zapisu razvrstimo po določenem zaporedju programsko ali pa jih uredimo ročno.

V nadaljevanju sta opisana dva načina razvrščanja polj:

• programsko razvrščanje
• ročno razvrščanje

5.10.1 Programsko razvrščanje polj 996/997

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Razvrsti polja 996/997. Odpre se urejevalnik Razvrščanje polj 996/997 kjer vpišemo podatke, po katerih želimo razvrstiti polja 996/997.
   Polja 997 lahko razvrstimo po letnici, letniku in oznaki primerka (k, j, c). Polja 996 lahko razvrstimo na tri načine:
   • d\l, d\i, f (oznaka podlokacije, interna oznaka in inventarna številka)
   • d\l, d\i, d\x (oznaka podlokacije, interna oznaka in številčenje v signaturi – oznaka dela)
   • d\l, d\i, c, d\x (oznaka podlokacije, interna oznaka, oznaka primerka in številčenje v signaturi – oznaka dela) Privzeta vrednost je l,i,c,x in jo lahko spremenimo.
3. Kliknemo gumb V redu.

5.10.2 Ročno razvrščanje polj 996/997

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Ročno razvrsti polja 996/997. Odpre se okno Razvrščanje polj 996/997, v katerem so prikazana vsa polja na gradivu. Polje označimo in ga s klikom na gumb Gor ali gumb Dol premaknemo na drugo mesto.
   Če želimo premakniti polje za več kot eno mesto, vpišemo ustrezno število pri Število mest.
3. Podatke shranimo.

5.11 Brisanje polja

Polja 996/997 lahko brišemo iz baze podatkov, če:

• še nimajo določene inventarne številke (izjema je polje 996/997 s statusom odpisano),
• izvod ni evidentiran v izposoji,
• če obstaja preklic rezervacije v izposoji,
• za serijsko publikacijo ni določen seznam stalnih rezervacij in
• polja 996/997 niso povezana s postavkami nabavnih listin v segmentih COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo postopek Zbriši polje.

Več o:

• brisanju polj, ki so nastala v postopkih nabave v COBISS Lib/Nabava ali COBISS Lib/Serijske publikacije

5.11.1 Brisanje polj, ki so nastala v postopkih nabave

Polje se lahko zbriše samodejno ali ga zbrišemo ročno.

Samodejno brisanje polj
Polja, ki so povezana s postavkami nabave, ker so nastala v postopkih nabave v COBISS3/Nabava ali COBISS3/Serijske publikacije, se brišejo iz baze podatkov samodejno, ko izvedemo preklic postavke naročila ali odpoved naročila serijske publikacije (postopek je opisan v priročniku COBISS3/Serijske publikacije, gl. pogl. 3.4).

Ročno brisanje polja
Če po končanem nabavnem postopku v segmentu COBISS Lib/Nabava ugotovimo, da je polje 996 odveč, ker izvod ne bo postavljen na polico, lahko to polje zbrišemo iz baze podatkov.

Pogoj
Polje je nastalo v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Nabava. V polju 996 ni inventarne številke.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo postopek Zbriši polje 996, nastalo v nabavnem postopku.

Polje se zbriše iz baze podatkov. Pri gradivu se v seznam dogodkov zabeleži nov dogodek, pri katerem se zapiše ID polja, ki smo ga zbrisali.

5.12 Prenos zaloge v zapis za drugo gradivo (tudi za reševanje podvojenih zapisov)

Metodo uporabimo v primerih, ko urejamo duplikate, stare zapise ali lokalne zapise in ugotovimo, da naša zaloga ni vezana na pravi zapis.

V prvem koraku prenesemo podatke o zalogi v zapis za drugo gradivo. To so polja 996/997, ki smo jih dodali sami in v njih ročno vnesli podatke o zalogi.

V drugem koraku povežemo nabavne postavke (če uporabljamo segment COBISS Lib/Nabava) s pripadajočimi podatki o zalogi z zapisom za drugo gradivo. Na ta način lahko tudi nabavne postavke, ki še niso povezane z bibliografskim zapisom ali so povezane z napačnim zapisom, povežemo z ustreznim zapisom.

V segmentu COBISS Lib/Nabava lahko prenesemo samo del zaloge, ki je vezana na eno nabavno postavko.

Pogoj
Prenašamo lahko zalogo enote, ki ni povezana v komplet. Zalogo lahko prenašamo samo med zapisi, ki imajo isti bibliografski nivo (npr. od serijske publikacije k serijski publikaciji). Izjemi sta zaloga k zapisom za integrirne vire, serijske publikacije in zbirne zapise, ki jo lahko prenesemo tudi iz zapisa za monografsko publikacijo in zaloga k zapisom za monografske publikacije, ki jo lahko prenesemo tudi iz zapisa za izvedeno delo.

Postopek

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Prenesi zalogo na drugo gradivo.
   Odpre se okno s seznamom polj, ki smo jih dodali ročno. V seznamu ni polj 996 za enote kompleta.
3. Označimo in izberemo polja, ki jih želimo prevezati v zapis za drugo gradivo.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Gradivo.
4. Poiščemo in izberemo gradivo, na katero želimo prevezati podatke o zalogi.
5. Zapremo okno s sporočilom, da so podatki o zalogi preneseni.
   Odpre se okno Prenos nabavnih postavk in zaloge v zapis za drugo gradivo s seznamoma Neizbrano in Izbrano. Vse nabavne postavke so v seznamu Neizbrano. V seznamu ni nabavne postavke s poljem 996 za enoto kompleta.
6. Postavko, ki jo želimo prenesti, označimo v seznamu, jo z gumbom Dodaj prenesemo v seznam Izbrano in kliknemo gumb V redu.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Gradivo.
7. Poiščemo in izberemo gradivo, na katero želimo prevezati podatke o zalogi.

Nabavne postavke in podatki o zalogi se prevežejo v zapis za drugo gradivo.

5.12.1 Prenos dela zaloge, nastale z nabavnim postopkom, v zapis za drugo gradivo

Kadar ne želimo v drug zapis prenesti vseh polj 996, ki so vezana na eno postavko naročila v segmentu COBISS Lib/Nabava, moramo kreirati postavko naročila za drug zapis in nanjo prenesti del podatkov o zalogi. To naredimo z metodo pri postavki naročila.

Postopek

1. V iskalniku Postavka naročila v segmentu COBISS Lib/Nabava poiščemo in izberemo postavko, ki jo želimo razdeliti.
2. Izberemo postopek Razdeli na dve postavki in prenesi zalogo.
   Odpre se okno s seznamom polj 996.
3. Označimo in izberemo polja, ki jih želimo prenesti v drug zapis.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Gradivo.
4. Poiščemo in izberemo zapis.

5.13 Oblikovanje kompleta

Enote monografskih publikacij (polja 996) lahko povežemo v komplet.

Komplet začnemo oblikovati z vodilno enoto kompleta. Če želimo pogledati, katere enote sestavljajo komplet, ali v komplet dodati novo enoto, uporabimo metodo za oblikovanje kompleta pri kateri koli enoti, ki je že v kompletu.

V nadaljevanju so opisani:

• pogoji za oblikovanje kompleta,
• postopek sestavljanja kompleta,
• pravila, ki veljajo za enote kompleta in
• kako lahko poiščemo enote kompleta.

Pogoji
Polje 996 mora imeti vpisano inventarno številko. Enota ne more biti del drugega kompleta in ne sme biti evidentirana za izposojo ali odpisana. Vse enote v kompletu morajo v polju 996 imeti enako oznako podlokacije v signaturi (d\l) ali enako oznako podlokacije preusmeritve (e\E). Enoto je možno izposoditi (tudi pogojno) na dom ali v čitalnico; pogoji za določitev dostopnosti za izposojo so zajeti v priročniku COMARC/H Format, gl. pogl. 998c, Tabela 1.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo postopek Oblikuj komplet.
   Odpre se okno Oblikovanje kompleta.
   Prva enote, ki je dodana v komplet, je vodilna enota kompleta.
3. Če želimo v komplet dodati novo enoto, vpišemo ali odčitamo njeno inventarno številko in kliknemo gumb Dodaj/izloči. V osrednji del okna se vpišejo podatki enote, ki je bila dodana v komplet.
4. Enoto, ki je že v kompletu, s klikom na gumb Dodaj/izloči izločimo iz kompleta.
   
5. S klikom na gumb Izloči vse lahko razdremo komplet. Iz kompleta se bodo izločile vse enote.
6. Enoti kompleta lahko določimo status 6 – poškodovano tako, da jo označimo in kliknemo gumb Poškodovano. V podpolje 996u za vodilno enoto kompleta se programsko vpiše vrednost 0d.
   Če želimo status zbrisati, ponovno kliknemo gumb Poškodovano. V podpolju 996u vodilne enote kompleta se vrednost 0d programsko zbriše.
7. Enoti kompleta lahko določimo status 8 – izgubljeno tako, da jo označimo in kliknemo gumb Izgubljeno. V podpolje 996u za vodilno enoto kompleta se programsko vpiše vrednost 0d.
8. S klikom na gumb Pokaži lahko pregledamo podatke za enoto kompleta, tj. polje 996/997.
9. Oblikovanje kompleta zaključimo z gumbom Zapri.

V podpolje 996c za enoto, ki smo jo dodali v komplet, se programsko vpiše oznaka primerka/enote kompleta. Morebiti ročno vpisana oznaka primerka se zbriše.

Pravila, ki veljajo za enote kompleta

• Enote kompleta pripadajo enemu bibliografskemu zapisu, lahko pa tudi več zapisom.
• Vodilna enota kompleta opredeljuje skupne lastnosti kompleta, to je vrsto gradiva, na katero so vezani časovni parametri za določanje roka vrnitve izposojenega gradiva, znesek zamudnine ali izposojevalnine. Vrsta gradiva je praviloma določena v bibliografskem zapisu gradiva. Če pa ima vodilna enota v podpolju 996g v element g\o vpisano oznako fizične oblike, le-ta določa vrsto gradiva za celotni komplet.
• Ni mogoče spreminjati oznake primerka (c), inventarne številke (f), podlokacije (d\l), tekoče številke v signaturi (d\n), številčenja v sig. – ozn. dela (d\x), podlokacije preusmeritve (e\E), datuma preusmeritve (e\D), indikatorja vezave (1) in stopnje dostopnosti (p). Številke za izposojo (9) ni mogoče zamenjati ali odstraniti, lahko jo pa dodamo.
• Če ima polje 996 enega od statusov, določenega s parametrom v inicializacijski datoteki, je možno tudi brisati ali spremeniti status (q) v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter se lahko nastavi, če knjižnica uporablja segment COBISS3/Nabava.
• Če želimo spreminiti podatke, kot so status (q), preusmeritev na drugo lokacijo (e\E), datum preusmeritve (e\D), inventarne opombe (r), omejitev dostopnosti (u), stopnja dostopnosti (p) in signatura (d), moramo izločiti enoto iz kompleta.
• Ni mogoče kopirati podatkov in razmnožiti polja 996.
• Programski odpis monografske publikacije po inventuri ni mogoč. Če želimo odpisati komplet, je treba najprej komplet razdreti in nato odpisati posamezne enote.

Iskanje enot kompleta

Enote posameznega kompleta lahko poiščemo v iskalniku Polje 996/997 po iskalnem polju Inv. št. vodilne enote kompleta. Vse enote kompleta lahko poiščemo, če pri istem iskalnem polju uporabimo filter NOTEMPTY.

Več o:

• iskanju po podatkih o zalogi
• predponami za iskanje podatkov o zalogi

5.14 Odpis gradiva iz datoteke

Ob inventuri nastaneta datoteki (posebej za monografske in serijske publikacije), v katerih so podatki o manjkajočem gradivu. To gradivo lahko programsko odpišemo.

Pogoj
Datoteka mora biti navadna besedilna datoteka v formatu txt, kodirana v kodnem standardu UTF-8.
Možna struktura podatkov v datoteki: COBISS.SI-ID#IN <št.> (npr. 135638#000023457) ali Status|COBISS.SI-ID#IN<št.> (npr. S8|135638#000023458, S8 – status izgubljeno). Vsaka inventarna številka mora biti v svoji vrstici.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 in izberemo postopek Odpiši gradivo iz datoteke.
   Odpre se okno Izbor datoteke, v katerem z gumbom Izberi datoteko izberemo ustrezno pripravljeno datoteko s seznamom inventarnih številk. Lahko jo tudi povlecemo v okno.
2. Kliknemo gumb Naprej.
   Odpre se okno Odpis gradiva iz datoteke.
3. Pri Status (q) označimo, kateri status naj se vnese v polja 996/997. Mogoče je izbrati vrednost:
   • odpisano
   • izgubljeno
   • založeno
4. Vpišemo datum statusa.
5. Kliknemo gumb pri podatku Opombe (r).
   Odpre se okno Opombe (r), kjer vpišemo inventarno opombo.
   Pravila za vnos inventarne opombe:
   • na začetku opombe vpišemo znak +, če želimo, da se ohranijo stare opombe (npr. +INV2022)
   • če naj se ohrani samo opomba, ki jo trenutno vnašamo, znaka + ne vpišemo
6. Kliknemo gumb V redu.
   V poljih 996/997 se spremeni status, zabeležita se datum spremembe statusa in inventarna opomba.
7. Po končanem postopku se v oknu izpišejo inventarne številke, ki jih sistem ni našel, ali pa niso bile na navedenem seznamu COBISS.SI-ID. Za te inventarne številke odpis ni bil izveden. Seznam lahko označimo in kopiramo v poljubno datoteko.

5.15 Odpis učbenikov

Polja 996 za zastarele učbenike lahko odpisujemo preko inventarne številke. Metoda je omogočena v šolskih knjižnicah.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 izberemo postopek Odpiši učbenike.
   Odpre se okno Odpis učbenikov, v katerem sta že določeni vrednosti:
   • 9 – odpisano pri Status (q) in
   • ODPIS <llllmmdd uporabniško ime>
     Vpisana sta tekoči datum in uporabniško ime zaposlenega, ki izvaja postopek.
2. Odčitamo inventarno številko.
3. Kliknemo gumb Nadaljuj.
   Status in inventarna opomba se shranita. Inventarna opomba se zapiše pred opombe, ki so morebiti že vnesene.
   Okno ostane odprto. Odčitamo naslednjo inventarno številko.
4. Točki 2 in 3 ponavljamo, dokler nismo odpisali vseh učbenikov.
5. Kliknemo gumb Končaj.

5.16 Preverjanje in izbor izločenega knjižničnega gradiva

Preden knjižnice izločijo gradivo iz knjižnične zaloge, ga morajo ponuditi Narodni in univerzitetni knjižnici (NUK). Če NUK ne sprejme ponujenega gradiva, morajo knjižnice to gradivo ponuditi drugim knjižnicam.

Knjižnice pošljejo seznam ponujenega gradiva v izpisih:

• Z-SEZ-12 - Seznam odpisanega gradiva (ponudba) ali
• Z-PL-B09 - Seznam odpisanega gradiva (ponudba).

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Gradivo izberemo postopek Preveri podatke o gradivu.
   
2. Odpre se okno Izbor datoteke, v katerem z gumbom Izberi datoteko izberemo ustrezno pripravljeno datoteko. Lahko jo tudi povlecemo v okno. Nadaljujemo z izbiro gumba Naprej.
   
3. Bibliografske podatke o gradivu iz seznama lahko primerjamo z bibliografskimi podatki v zapisih v lokalni in vzajemni bazi. Če se bibliografski podatki iz zapisa v lokalni bazi ne ujemajo z bibliografskimi podatki iz zapisa v vzajemni bazi, se odpre okno Primerjava zapisov, kjer so označene razlike.
   Če želimo zapise v oknu lokalno shraniti, kliknemo gumb Prenesi, če pa želimo okno zapreti, kliknemo gumb Izhod.
   
4. Odpre se okno Prenos podatkov o gradivu z vprašanjem, ali želimo podatke o gradivu shraniti v datoteko z izbranim gradivom in programsko vpisanimi komentarji.
   Če kliknemo gumb Da, se podatki o gradivu shranijo, če pa kliknemo gumb Ne, nadaljujemo preverjanje podatkov o gradivu glede na druge pogoje.
   S klikom na gumb Prekliči lahko prekinemo preverjanje podatkov o gradivu in ob ponovni izvedbi postopka Preveri podatke o gradivu nadaljujemo postopek preverjanja pri tem zapisu.
5. Besedilni datoteki s seznamom izbranega gradiva se programsko pripravita in z izbiro gumba Prenesi v oknu Prenos ju shranimo v mapo Prenosi oz. Downloads oz. kam drugam na lokalnem računalniku (odvisno od nastavitev brskalnika). Osnovno ime datotek je enako imenu prejetega seznama.
6. Potem ko je primerjava bibliografskih podatkov o gradivu zaključena in podatki shranjeni, ali če primerjave podatkov sploh nismo izvajali, se odpre okno, kjer lahko vpišemo komentar, ki se bo izpisal v naslovu izpisa Z-PL-B13. Pripravi se še izpis Z-PL-B14, za katerega lahko prav tako vpišemo novi komentar.

V datoteki s končnico *_reas.txt je za vsakim COBISS.SI-ID opisan razlog izbora posameznega gradiva.

V datoteki s končnico *_out.txt so za vsakim COBISS.SI-ID podatki o zalogi izbranega gradiva v knjižnici, ki nam je poslala seznam. Datoteko uredimo in vrnemo knjižnici, da nam pošlje izbrano gradivo.

5.17 Vodenje zaloge integrirnih virov

Dodatke in dopolnila, ki ne ostanejo ločeni, ampak se zlijejo v celoto integrirnega vira, lahko beležimo v ločenih poljih 997. Označimo jih s posebno oznako integrirnega vira.

Poleg zaloge integrirnih virov je v poglavju obravnavana še zaloga nekaterih monografskih publikacij v več delih, in sicer tistih, pri katerih prejemamo posamezne samostojne dele/snopiče. Te kasneje uvežemo v skupni ovoj. Ob tem polja 996 za dele/snopiče označimo s posebno oznako integrirnega vira.

Oznaka integrirnega vira je vključena v format COMARC/H, podpolje 996/997g, element \I, kjer so podani opis in primeri.

V nadaljevanju so opisani:

• integrirni viri
• nekatere monografske publikacije v več delih

5.17.1 Integrirni viri

Med integrirne vire prištevamo:

• nevezane liste z zamenljivo vsebino
• baze podatkov
• spletne strani

5.17.1.1 Nevezani listi z zamenljivo vsebino

Pri teh publikacijah se dopolnila integrirajo v celoto, preklicane vsebine pa se izločajo.

Osnovno enoto (npr. fascikel), v katero integriramo dodatke in dopolnila, inventariziramo v novem polju 997. V urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost m – osnovna enota (fascikel, ovoj itd.); izpis izvoda v COBISS+.

Pri polju 997 za osnovno enoto vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: dopolnitve integrirane.

Dodatke in dopolnila, ki ne ostanejo ločeni, ampak se zlijejo v celoto integrirnega vira (npr. v fascikel), inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje dopolnil ali prilog, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu. Polje 997 označimo z oznako integrirnega vira tako, da v urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+. Tako označena polja:

• se ne prikazujejo v COBISS+ in v katalogu v izposoji;
• so nedostopna za rezervacijo ali izposojo;
• so izločena iz obsega inventure;
• se upoštevajo v statistikah prirasta, odpisa in knjižnične zaloge (tako številčno kot finančno).

Pri poljih 997 za dodatke in dopolnila vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: integrirano k IN=<inventarna_številka_fascikla>.

Pri posodobitvah na CD-jih lahko knjižnica (začasno) hrani predhodne izdaje. Z ustrezno oznako integrirnega vira, ki jo vnesemo v urejevalnik Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5, lahko pri Oznaka integrirnega vira (g\I) določimo način izpisa v COBISS+:

• če ne želimo izpisati podatkov o izvodu, izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+
• če želimo izpisati podatke o zvezkih, vpisanih v podpolje 997m, izberemo vrednost s – osnovna enota (CD-ROM itd.); izpis zvezkov v COBISS+.

5.17.1.1.1 Nevezani listi z zamenljivo vsebino – arhivski izvod

Arhivski izvod mora ohraniti izvirno obliko. Dopolnila se samo dodajajo, preklicane vsebine pa se ne izločajo.

Osnovno enoto (npr. fascikel) inventariziramo v novem polju 997. V tem polju v podpolje 997m vpišemo tudi dopolnila, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu, kot smo inventarizirali osnovno enoto.

Dodatke in dopolnila, ki jih le dodajamo, inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje dopolnil ali prilog, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu.

Arhivski izvodi so popolnoma nedostopni za izposojo. Polj 997 ne označujemo z oznako integrirnega vira.

5.17.1.2 Baza podatkov

V nadaljevanju so opisane:

• baza podatkov na fizičnem nosilcu
• baza podatkov na fizičnem nosilcu - arhivski izvod
• spletna baza podatkov

Gre za baze podatkov, dostopne na fizičnem nosilcu (npr. CD-ROM-u) ali na spletu (z geslom ali brez gesla), katerih vsebina se dopolnjuje oz. spreminja.

5.17.1.2.1 Baza podatkov na fizičnem nosilcu (npr. CD‑ROM-u)

Osnovno enoto inventariziramo v novem polju 997.

Posodobitve inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje posodobitev, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu.

Knjižnica se odloči, ali predhodne izdaje (začasno) hrani ali ne. Z ustrezno oznako integrirnega vira, ki jo vnesemo v urejevalnik Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5, lahko pri Oznaka integrirnega vira (g\I) določimo način izpisa v COBISS+:

• če ne želimo izpisati podatkov o izvodu, izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+
• če želimo izpisati podatke o zvezkih, vpisanih v podpolje 997m, izberemo vrednost s – osnovna enota (CD-ROM itd.); izpis zvezkov v COBISS+.

5.17.1.2.2 Baza podatkov na fizičnem nosilcu (npr. CD-ROM-u) – arhivski izvod

Arhivski izvod mora ohraniti izvirno obliko. Hranijo se vse predhodne izdaje.

Arhivski izvodi so popolnoma nedostopni za izposojo. Polj 997 ne označujemo z oznako integrirnega vira.

5.17.1.2.3 Spletna baza podatkov

Informacije o dostopu so vpisane v bibliografskem zapisu v polju 856. Vnos podatkov o zalogi v polja 997 ni predviden. Podatke o nabavi beležimo v segmentu COBISS Lib/Elektronski viri.

5.17.1.3 Spletne strani

Gre za spletna mesta, katerih vsebina se dopolnjuje oz. spreminja in do katerih je omogočen spletni dostop z geslom ali brez. Informacije o dostopu so vpisane v bibliografskem zapisu v polju 856. Vnos podatkov o zalogi v polja 997 ni predviden.

5.17.2 Nekatere monografske publikacije v več delih

Gre za monografske publikacije, pri katerih prejemamo posamezne dele/snopiče, ki jih kasneje uvežemo v skupni ovoj. Do prejema naslovne strani in ovoja ne vemo, kateri deli/snopiči bodo uvezani v skupni ovoj; to je razvidno šele iz prejete naslovne strani in ovoja.

Prejem posameznega dela/snopiča inventariziramo v novem polju 996. V signaturi v element d\x vnesemo zaporedno številko dela.

Ob prejemu naslovne strani in ovoja uvezemo dele/snopiče v skupni ovoj. Nastane nova fizična enota, ki jo samostojno inventariziramo v novem polju 996.

Polja 996 za dele/snopiče, ki smo jih uvezli v skupni ovoj, označimo z oznako integrirnega vira tako, da v urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+. Tako označena polja:

• se ne prikazujejo v COBISS+ in v katalogu v izposoji;
• so nedostopna za rezervacijo ali izposojo;
• so izločena iz obsega inventure;
• se upoštevajo v statistkah prirasta, odpisa in knjižnične zbirke (tako številčno kot tudi finančno).

Pri teh poljih 996 vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: integrirano k IN=<inventarna_številka_ovoja>.

5.18 Postopki, povezani z izposojo gradiva

Polja 996/997 predstavljajo posamezne izvode gradiva, ki jih lahko izposodimo članom knjižnice. V izposoji imajo lahko različne statuse, ki povedo, kaj se z njimi v povezavi s člani dogaja.

Za potrebe izposoje lahko vpisujemo opombe o gradivu, ki ostanejo shranjene, tudi ko član gradivo vrne.

V nadaljevanju je opisano:

• kako preverimo stanje v izposoji
• vpišemo opombo za izposojo
• pregledamo transakcije izposoje

5.18.1 Prikaz stanja v izposoji

Pogledamo lahko, kakšno je stanje izvodov v izposoji, in sicer:

• izvodi niso izposojeni
• izvodi so izposojeni ali rezervirani

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo metodo Pokaži stanje zaloge v izposoji.
   Odpre se okno Stanje zaloge v izposoji, kjer so prikazani vsi izvodi, njihove signature, inventarne številke ter stanje v izposoji.
3. Kliknemo gumb V redu.

Pogledamo lahko tudi stanje posameznega izvoda v izposoji. S tem dobimo informacijo, kdo si je gradivo izposodil in kdo ga je rezerviral.

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 in izberemo postopek Preglej. Postopek lahko izberemo tudi s kombinacijo tipk <Alt+G>, neodvisno od tega, v katerem segmentu se nahajamo. Odpre se okno za vnos inventarne številke.
2. Vnesemo inventarno številko.
   Odpre se okno Vpogled v stanje gradiva, kjer so prikazani podatki o stanju izvoda v izposoji.
3. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno za vnos naslednje inventarne številke.
4. Za vpogled v stanje naslednjih izvodov v izposoji ponavljamo točki 2 in 3.
5. Za zaključek postopka kliknemo gumb Prekliči v oknu za vnos inventarne številke.

Več o:

• vpogledu v stanje gradiva
• statusih v izposoji

5.18.2 Vpis opombe za izposojo

Za potrebe izposoje lahko vpisujemo opombe o gradivu, ki so vezane samo na fizični izvod gradiva, ne glede na to, pri katerem članu je gradivo evidentirano.

Pogoj za vpis opombe za izposojo je uporaba segmenta COBISS/Izposoja.

Postopek:

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo postopek Vpiši opombo za izposojo.
   Odpre se okno Opomba o izvodu.
3. Vpišemo opombo in shranimo s klikom na gumb V redu.

Več o:

• iskanju po podatkih o zalogi

5.18.3 Pregled transakcij izposoje

Pri polju 996/997 lahko pregledamo transakcije izposoje, ki so bile v določenem obdobju evidentirane za ta izvod.

Postopek:

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo postopek Pokaži transakcije.
   Odpre se okno Iskanje – Transakcije.
3. Določimo kriterije za izpis transakcij (npr. obdobje, vrsta transakcije …) in potrdimo s klikom na gumb .

Več o:

• pripravi izpisa transakcij gradiva
• iskanju po podatkih o zalogi

5.19 Prikaz dnevnika sprememb podatkov v poljih 996/997

Ob vnosu novega polja 996/997, brisanju polja in ob vsaki spremembi podatkov v polju se beležijo podatki in se shranjujejo v datoteke na strežniku (t. i. LOG-datoteke oz. dnevnike). Beleži se, kdaj je bila sprememba izvedena in kdo jo je izvedel, status spremembe (ali je bila uspešno izvedena ali ne), COBISS.SI-ID zapisa ter podatki, ki so v času shranjevanja vpisani v polju. Beležijo se le podatki, ki sodijo v format COMARC/H. Dnevnik sprememb podatkov v poljih 996/997 lahko kadar koli pregledamo za določeno obdobje, za posamezni zapis ali posamezno polje 996/997

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Polje 996/997 in izberemo postopek Prikaži dnevnik sprememb podatkov.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Dnevnik sprememb podatkov v poljih 996/997.
2. Dopolnimo iskalno zahtevo.
   Pri iskalnem polju Datum spremembe, kjer se privzeto določi obdobje zadnjega meseca, lahko spremenimo obdobje. Prikaz lahko omejimo na posamezni zapis ali posamezno polje 996/997.
3. Kliknemo gumb .
   Prikazani so podatki:
   • Podatki polja v formatu COMARC – podatki, ki so v trenutku shranjevanja spremembe vpisani v polju; podatki so med seboj ločeni z znakom $
   • Datum – datum in čas shranjevanja spremembe podatkov v polju
   • Uporabniško ime
   • Status – status spremembe podatkov v polju (ali je bila uspešno izvedena ali ne)
   • COBISS.SI-ID
   • ID polja
   • Inventarna številka
4. Zapremo iskalnik.

5.20 Priprava statistike zaloge

Pripravimo lahko statistiko zaloge, kjer sami določimo podatke za vertikalno in horizontalno razvrščanje. Pri vertikalnem razvrščanju lahko določimo do tri vrste podatkov.

Postopek

1. V vsebinkskem sklopu Polje 996/997 in izberemo postopek Pripravi statistiko zaloge.
2. V oknu za vnos parametrov:
   • vpišemo naslov statistike
   • določimo podatke za vertikalno razvrstitev z izbiro iz spustnega seznama
   • določimo podatek za horizontalno razvrstitev z izbiro iz spustnega seznama
   • nastavimo lahko datum in čas, ko naj se statistika prične izvajati; če tega ne določimo, se bo statistika pričela takoj izvajati.
     Kliknemo gumb V redu.
3. Odpre se okno Iskanje – Polje 996/997. Poiščemo in izberemo polja, ki jih želimo vključiti v statistiko.
   S klikom na gumb Izberi izberemo v iskalniku izbrana polja in z gumbom Izberi vse vsa najdena polja 996/997 (ni jih treba nalagati in označiti).
4. Če smo izbrali možnosti, da naj se statistika pripravi takoj in ne po urniku, se odpre okno Izvajanje postopka.
   
5. Ko je statistika pripravljena, jo z izbiro gumba Prenesi v oknu Prenos shranimo v mapo Prenosi oz. Downloads oz. kam drugam na lokalnem računalniku (odvisno od nastavitev brskalnika).
6. Po prenosu datoteke na lokalni računalnik dobimo sporočilo o zaključeni pripravi statistike.
7. Če smo izbrali možnost, da pripravimo statistiko po urniku, dobimo po zaključitvi e-pošto s povezavo na datoteko s podatki.

Izpis je shranjen v besedilni datoteki. Za nadaljnjo obdelavo podatke uvozimo v program MS Excel.

6 Postopki za serijske publikacije

Serijsko publikacijo običajno inventariziramo ob prejemu prvega zvezka v letniku, ko nastane novo polje 997. Če prejem zvezkov beležimo v kontroli dotoka, izvedemo naslednje postopke:

• določimo inventarno številko in signaturo
• uredimo vzorec izhajanja
• v kontroli dotoka zabeležimo prejem prvega zvezka
• izpišemo nalepke

Vzorec izhajanja nastane programsko v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije skupaj s poljem 997. Če polje dodamo sami, tudi vzorec izhajanja pripravimo sami. Vnesti moramo vse podatke, tako da vzorec postane veljaven. Glede na okoliščine se vzorec lahko shrani tudi v vzajemni vzorec izhajanja. Na osnovi veljavnega vzorca se programsko pripravijo seznami pričakovanih zvezkov za vsa polja 997 tega vzorca.

Seznam pričakovanih zvezkov je osnova za izvajanje postopka kontrole dotoka posamezne serijske publikacije in obsega beleženje sprememb v zalogi, kot so:

• prejem zvezkov
• prekinitve v zalogi pri zvezkih, ki niso bili izdani ali jih nismo prejeli
• reklamiranje zvezkov in brisanje reklamacij
• sprotni odpis zvezkov

Zvezke posameznega letnika lahko zvežemo v eno ali več enot ali jih razvežemo. Serijske publikacije po določenem času odpišemo. Odpisujemo jih lahko tudi tekoče ob prejemu, če hranimo v knjižnici samo določeno število zvezkov.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

• inventarizacija serijskih publikacij
• vzorec izhajanja
• vzajemni vzorec izhajanja
• kontrola dotoka
• vezava zvezkov
• razvez zvezkov
• odpis serijskih publikacij

6.1 Inventarizacija serijskih publikacij

Serijsko publikacijo običajno inventariziramo ob prejemu prvega zvezka v letniku.

Če ročno evidentiramo prejem zvezkov v polju 997, izvedemo inventarizacijo, kot je opisano pri postopku inventarizacije gradiva.

Če prejem beležimo v kontroli dotoka, izvedemo pri inventarizaciji, tj. ob prejemu prvega zvezka, naslednje postopke:

1. V iskalniku Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
2. Izberemo postopek Inventariziraj.
   Odpre se urejevalnik Polje 996/997 za prvo polje 997, ki ustreza pogoju.
3. Vnesemo podatke in jih kopiramo v druga polja 997.
   Podatkov o številčenju ne vnašamo, ker bodo vpisani programsko pri urejanju vzorca izhajanja in pri kontroli dotoka.
4. Shranimo podatke.
   Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
5. Uredimo vzorec izhajanja serijske publikacije.
6. Odpre se okno Kontrola dotoka.
   V naslovni vrstici se izpiše naslov serijske publikacije.
   Zabeležimo prejem zvezka in izpišemo nalepko ali jo shranimo v izpisno vrsto.
   Po potrditvi prejema zvezka se okno Kontrola dotoka zapre.
   Številka zvezka se vpiše v podpolje 997m. Za številko zvezka se vpiše znak #.
   Prejeti zvezek se doda v razred Novosti za izpis seznamov novosti.

Status po inventarizaciji letnika in prejemu prvega zvezka:

• Vzorec izhajanja: v veljavi
• Zvezek: prejet

Pri vseh naslednjih zvezkih samo potrdimo prejem v kontroli dotoka. Tudi če določamo številke za izposojo, saj so le-te določene programsko ob prejemu zvezkov.

Več o:

• podatkih o zalogi gradiva - Polje 996/997
• urejevalniku Polje 996/997

6.1.1 Izpis nalepk za serijske publikacije

Nalepke za serijske publikacije lahko izpišemo za posamezne zvezke, ki smo jih že prejeli ali jih še pričakujemo.

1. V iskalnikuPolje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
2. Izberemo metodo Izpiši nalepke.
   Odpre se okno Izpis nalepk za gradivo, kjer določimo številke za izpis:
   • označimo prejete številke
   • vpišemo pričakovane številke
   • izberemo, ali želimo izpisati nalepko na tiskalnik ali jo želimo poslati v izpisno vrsto
   • če izpisujemo nalepke različnih oblik, izberemo ustrezni format
3. Kliknemo gumb V redu.

6.2 Vzorec izhajanja

V vzorcu izhajanja določimo podatke o izhajanju serijske publikacije kot so pogostost izhajanja, števličenju (prvi, drugi in tretji nivo), pričakovanem zvezku itd. S tem postane vzorec izhajanja veljaven. Na osnovi veljavnega vzorca izhajanja se pripravi seznam pričakovanih zvezkov, ki so osnova za evidentiranje dotoka serijskih publikacij.

Če polje 997 dodamo sami, moramo tudi vzorec izhajanja za to polje pripraviti sami. Ko polje 997 nastane v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije, se skupaj s poljem 997 programsko pripravi tudi vzorec izhajanja.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

• priprava novega vzorca izhajanja, ko polja 997 dodamo ročno
  • osnovni podatki o vzorcu izhajanja
  • koledar izhajanja
• urejanje vzorca izhajanja
• prevzem podatkov iz vzajemnega vzorca izhajanja
• arhiviranje vzorca izhajanja
• brisanje vzorca izhajanja

6.2.1 Priprava novega vzorca izhajanja za polje 997, ki smo ga dodali ročno

Polje 997 ima samo en vzorec izhajanja. Pri publikacijah v več izvodih ima več polj 997 isti vzorec. V tem primeru lahko pripravimo vzorec za več polj hkrati. Publikacija s prilogami, ki so obdelane v ločenih poljih 997, ima lahko več vzorcev izhajanja.

Za polje 997, ki smo ga dodali sami, lahko sami pripravimo vzorec izhajanja. Vzorec lahko pripravimo na štiri načine:

• pripravimo nov vzorec izhajanja
• polje 997 priključimo k obstoječemu vzorcu
• kopiramo vzorec za novi letnik
• kopiramo koledar iz nekega vzorca

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 997.
   Izberemo lahko več polj 997 hkrati.
2. Izberemo postopek Pripravi nov vzorec.
   Odpre se okno Priprava vzorca izhajanja, kjer izberemo način priprave vzorca:
   • Pripravi nov vzorec
   • Veži na obstoječi vzorec
   • Kopiraj vzorec za novi letnik
   • Kopiraj koledar iz vzorca
3. Kliknemo gumb V redu.
   Če smo izbrali možnost Pripravi nov vzorec, se odpre urejevalnik Vzorec izhajanja.
   Če smo izbrali možnost Veži na obstoječi vzorec, se odpre okno Iskanje – Vzorec izhajanja, kjer so prikazani vzorci za izbrano publikacijo (običajno eden). Izberemo vzorec in odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja. Če prejem zvezkov po vzorcu že beležimo, ga ne moremo izbrati.
   Če smo izbrali možnost Kopiraj vzorec za novi letnik, se odpre okno Iskanje – Vzorec izhajanja s seznamom vzorcev na zapisu. Izberemo ustrezni vzorec. Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
   Če smo izbrali možnost Kopiraj koledar iz vzorca, se odpre okno Iskanje – Vzorec izhajanja, kjer med vsemi vzorci poiščemo in izberemo ustreznega. Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
4. Vzorec izhajanja uredimo in shranimo in tako postane veljaven.

Status vzorca izhajanja po pripravi vzorca:

• v pripravi (če vzorca nismo uredili)
• v veljavi (če smo vzorec uredili)

6.2.1.1 Urejevalnik Vzorec izhajanja in osnovni podatki o vzorcu izhajanja

Pri osnovnih podatkih vzorca izhajanja določimo številčenje prvega pričakovanega zvezka. Osnovne podatke vnašamo v urejevalniku Vzorec izhajanja.

V urejevalniku uredimo tudi podatke o koledarju izhajanja ali prevzamemo podatke iz vzajemnega vzorca izhajanja.

Podatki v urejevalniku Vzorec izhajanja

1. K Naslov se prenese naslov serijske publikacije.
   Pri nenaročenih publikacijah se pred naslovom izpiše koda načina nabave.
   Ime vzorca lahko spremenimo.
2. K Pogostost izhajanja se prenese podatek o pogostosti izhajanja iz podpolja 110b – Pogostnost izhajanja.
3. K Letnica (k) se prenese letnica iz postavke naročila. Podatek lahko spremenimo. Vpišemo lahko samo eno letnico ali izjemoma dve, kadar gre za prehod med koledarskima letoma.
4. Vnesemo podatke o številčenju prvega pričakovanega zvezka.
   Tretji nivo številčenja vnesemo samo, kadar sta več kot dva nivoja številčenja.
   Pri drugem nivoju številčenja običajno vnesemo letnik.
   Pri prvem nivoju številčenja vnesemo zvezek.
   Oznako številčenja in številko ločimo z znakom \.
   Če publikacija nima številčenja na prvem nivoju, vnesemo številko zvezka v oglatem oklepaju.
5. Če se številčenje ne nadaljuje iz letnika v letnik, označimo Številčenje zv. od začetka.
6. Za vnos besedila opombe kliknemo gumb Opomba.
   V okno za vnos besedila vnesemo besedilo in ga shranimo.
   V opombo vzorca se prenese vsebina podpolja 207a – Leto in oznaka zvezka in podpolja 326a – Pogostnost, kar nam je v pomoč pri vpisu podatkov o številčenju prvega zvezka in pri določanju izhajanja zvezkov.
7. Predvideni datum prejema prvega zvezka se prenese iz postavke naročila in ga lahko spremenimo pri urejanju koledarja izhajanja.
   Če datum ni določen, se pri odpiranju koledarja ali pri shranjevanju vzorca izhajanja privzame tekoči datum.
   Na osnovi tega datuma se v skladu s pogostostjo izhajanja določijo datumi prejemov preostalih zvezkov.
8. Datum, do katerega velja vzorec izhajanja, vnesemo pri urejanju koledarja.

6.2.1.2 Koledar izhajanja

Datume prejemov zvezkov preverjamo in spreminjamo v oknu Koledar izhajanja. Lastnosti so naslednje:

• pripravi se programsko glede na pogostost izhajanja, predvideni datum prejema prvega zvezka in datum, do katerega velja vzorec izhajanja
• pogled v koledarju je vedno na dnevnem nivoju;
• pričakovani zvezki so označeni z zeleno;
• združeni zvezki so označeni z rumeno;
• datumi, ko zvezki ne izidejo, niso označeni;
• prazniki in nedelje so izpisani z rdečo barvo;
• združevanje zvezkov v dvojne, trojne številke se izvaja le pri kontroli dotoka;
• določitev, kdaj je zvezek izdan oz. kdaj zvezek ne izide, je možna na posamezen datum ali za dan v tednu;
• možno je označiti, da publikacija ne izhaja med prazniki.

1. Podatki o pogostnosti in obdobju izhajanja
2. Določitev izida zvezka, predvsem pri pogostnostih ni znano, nedoločeno, drugo
3. Določitev, kdaj zvezek ni izdan
4. Določitev, da publikacija ne izhaja ob praznikih

Če z miško pokažemo na okvirček, se izpišejo podatki o zvezku: izdano, ni izdano, dan izida zvezka. Če je določen dan praznik, se izpiše tudi ta podatek.

Na začetku so vsi zvezki označeni kot izdani, zato moramo vnesti vse izjeme pri izhajanju:

• določimo, kdaj zvezek ne bo izšel, npr. ob praznikih, nedeljah ipd.
• prestavimo izid zvezka na drug dan, teden ali mesec

Postopek

1. V urejevalniku Vzorec izhajanja kliknemo gumb Koledar.
   Odpre se okno Koledar izhajanja.
2. Pogostost izhajanja se prenese iz podpolja 110b – Pogostnost izhajanja.
   Podatek lahko spremenimo.
3. Predvideni datum prejema prvega zvezka se prenese iz postavke naročila in ga lahko spremenimo.
   Če se pripravi vzorec izhajanja ročno in datum ni določen, se privzame tekoči datum.
4. Določimo datum, do katerega velja vzorec izhajanja.
   Če datum ni določen, se pričakovani zvezki pripravijo za obdobje enega leta od predvidenega datuma prejema prvega zvezka.
   Na osnovi zgornjih podatkov se pripravi koledar, v katerem je označeno, kdaj v knjižnici pričakujemo posamezne zvezke.
   Pričakovani zvezki, ki bodo izdani, so označeni v zelenem okvirčku.
5. Koledar lahko urejamo na naslednje načine:
   • določimo datume, ko zvezki ne izhajajo
   • določimo datume, ko zvezki izhajajo - če je pogostost izhajanja ni znano, občasno, se sproti dopolnjuje ali drugo
   • določimo dvojne številke
   • pri publikacijah, ki izhajajo tedensko, štirinajstdnevno, dvakrat ali trikrat mesečno, lahko določimo, kateri dan v tednu in teden v mesecu publikacija izhaja (npr. ob torkih, vsak prvi teden v mesecu): izberemo ustrzen dan v polju Prvi zvezek pričakovan.
6. Kliknemo gumb V redu.

6.2.1.2.1 Določitev datumov, ko zvezki ne izhajajo

Datume, ko zvezki ne izhajajo, določimo po naslednejm postopku:

1. V koledarju v razdelku Ni izdano z gumbom Dodaj dodajamo vrstice, kjer določimo kdaj zvezeki ne bodi izšli.
2. Če je v prvem spustnem seznamu izbrana vrednost Datum, v drugem okvirčku izberemo datum.
3. Če je v prvem spustnem seznamu izbrana vrednost Dan v tednu, izberemo ustrezne vrednosti pri podatkih Teden v mesecu in Dan v tednu.

Barva okvirčka se spremeni iz zelene v brez oznake.

6.2.1.2.2 Določitev datumov, ko zvezki izhajajo

Kadar je pogostost izhajanja ni znano, občasno, se sproti dopolnjuje ali drugo, se koledar izhajanja ne pripravi programsko. V takem primeru sami določimo datume izida pričakovanih zvezkov.

Postopek

1. V koledarju v razdelku Izdano z gumbom Dodaj dodajamo vrstice, kjer določimo kdaj zvezeki ne bodi izšli.
2. Če je v prvem spustnem seznamu izbrana vrednost Datum, v drugem okvirčku izberemo datum.
3. Če je v prvem spustnem seznamu izbrana vrednost Dan v tednu, izberemo ustrezne vrednosti pri podatkih Teden v mesecu in Dan v tednu.

Dan se obda z okvirčkom zelene barve.

6.2.1.2.3 Določitev dvojnih številk

Določimo združene številke, npr. dvojne, trojne številke itd.

Postopek

1. V kotroli dotoka označimo zaporedna dneva, tedna, meseca ali četrtletji.
2. Kliknemo gumb Združi.

V koledarju vzorca izhajanja se barva okvirčka spremeni iz zelene v rumeno.

6.2.2 Urejanje vzorca izhajanja

Pri urejanju vzorca izhajanja lahko podatke prevzamemo iz vzajemnega vzorca izhajanja.

Vzorec izhajanja uredimo tako, da določimo:

• številčenje prvega pričakovanega zvezka
• pogostost izhajanja
• predvideni datum prejema prvega zvezka
• koledar izhajanja
• datum, do katerega velja vzorec

Ko vzorec postane veljaven, se pripravi seznam pričakovanih zvezkov za vsa polja 997 tega vzorca.

Če se med izhajanjem zvezkov določenega letnika spremeni izhajanje publikacije, moramo spremeniti vzorec izhajanja. V skladu s spremembo vzorca se spremeni seznam pričakovanih zvezkov. Če se spremeni oznaka podlokacije ali interna oznaka v polju 997, se programsko spremenijo oznake podlokacij pri pričakovanih zvezkih.

Postopek

1. V iskalniku Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec.
2. Izberemo gumb .
   Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
3. Vnesemo osnovne podatke.
4. Preverimo in po potrebi spremenimo koledar izhajanja.
5. Shranimo podatke.

Na osnovi vzorca izhajanja se pripravijo seznami pričakovanih zvezkov. Vsak zvezek vsebuje predvideni datum prejema, številčenje ter oznake podlokacij in interne oznake, kamor bodo posamezni zvezki razvrščeni.

Statusi po urejanju vzorca izhajanja

• Vzorec izhajanja: v veljavi
• Zvezek:
  • naslednji pričakovan: zvezek, ki ga pričakujemo kot prvega
  • pričakovan: vsi zvezki, razen tistega, ki ga pričakujemo kot prvega

6.2.3 Arhiviranje vzorca izhajanja

Vzorec izhajanja se arhivira, ko:

• pri vzorcu izhajanja izberemo metodo za arhiviranje vzorca
  To možnost izberemo, kadar dodajamo vzorce sami ter pri stalnih naročilih v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije, kjer pri prehodu na novi letnik ne zaključujemo postavk naročila.
• zaključimo postavko naročila ali postavko seznama nenaročenih publikacij v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije
  Postopek je opisan v priročniku COBISS Lib/Serijske publikacije v poglavju Zaključitev dotoka zvezkov.

Postopek

Pri arhiviranju vzorca se zbrišejo vsi zvezki tega vzorca (prejeti in pričakovani) s seznama pričakovanih zvezkov.

1. V iskalniku Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
2. Izberemo postopek Arhiviraj.
   Izpiše se opozorilo, da se bodo pri arhiviranju zbrisali vsi zvezki.
   Če želimo vzorec kljub temu arhivirati, kliknemo gumb Da.
   Če zvezkov ne želimo zbrisati, kliknemo gumb Ne. V tem primeru se tudi vzorec ne arhivira.

Status po arhiviranju vzorca izhajanja:

• Vzorec izhajanja: v arhivu

6.2.4 Brisanje vzorca izhajanja

Vzorec izhajanja lahko tudi zbrišemo iz baze podatkov.

Pogoj za brisanje je, da mora vzorec imeti status v pripravi (če seznam pričakovanih zvezkov še ni pripravljen) ali v arhivu.

Postopek

1. V iskalniku Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
2. Izberemo postopek Zbriši.
   Vzorec izhajanja se zbriše iz baze podatkov.

6.3 Vzajemni vzorec izhajanja

Veljaven vzorec izhajanja lahko shranimo med vzajemne vzorce izhajanja.

Če urejamo vzorec izhajanja za serijsko publikacijo z veljavnim ISSN in zanjo med vzajemnimi vzorci še ni vzorca, se pri shranjevanju vzorca izhajanja le-ta programsko shrani tudi med vzajemne vzorce izhajanja.

V vzajemnem vzorcu izhajanja lahko spreminjamo osnovne podatke in koledar izhajanja.

Vzajemni vzorec izhajanja je lahko veljaven ali arhiviran. Ob vsaki spremembi vzajemnega vzorca izhajanja se prejšnje stanje vzorca arhivira. Pri veljavnem vzajemnem vzorcu izhajanja so med povezavami vidni arhivirani vzajemni vzorci izhajanja, vendar največ deset.

Arhiviran vzajemni vzorec izhajanja lahko določimo kot ponovno veljaven. S tem se programsko arhivira do takrat veljavni vzajemni vzorec izhajanja.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

• prevzem vzajemnega vzorca izhajanja
• shranjevanje vzorca izhajanja v vzajemne vzorce izhajanja
• urejanje vzajemnega vzorca izhajanja
• arhiviranje vzajemnega vzorca izhajanja

Več o:

• vzorcih izhajanja
• inventarizaciji serijskih publikacij
• kontroli dotoka

6.3.1 Prevzem vzajemnega vzorca izhajanja

Pri urejanju vzorca izhajanja lahko podatke prevzamemo iz vzajemnega vzorca izhajanja.

Postopek

1. V iskalniku Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
2. Izberemo gumb .
   Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
3. Kliknemo gumb Vzaj. vzorec izh..
   Odpre se iskalnik Iskanje – Vzajemni vzorec izhajanja s seznamom vzajemnih vzorcev izhajanja za to publikacijo.
   Če za serijsko publikacijo med vzajemnimi vzorci izhajanja še ni vzorca, v iskalniku ni najdenih objektov. Takrat kliknemo gumb Zapri.
4. Izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
   Odpre se okno s primerjavo med vzorcem in vzajemnim vzorcem izhajanja. V oknu so razlike izpisane z rdečo barvo.
5. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno z vprašanjem, ali želimo prevzeti vzajemni vzorec izhajanja.
6. Za prevzem vzajemnega vzorca izhajanja kliknemo gumb Da.
   Vrnemo se v urejevalnik vzorca izhajanja.

6.3.2 Shranjevanje vzorca izhajanja v vzajemne vzorce izhajanja

Veljaven vzorec izhajanja lahko shranimo med vzajemne vzorce izhajanja.

Če urejamo vzorec izhajanja za serijsko publikacijo z veljavnim ISSN in zanjo v vzajemni bazi vzorcev še ni vzorca, se pri shranjevanju vzorca izhajanja vzorec programsko shrani tudi v vzajemni vzorec izhajanja.

Postopek

1. V iskalniku Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
2. Izberemo postopek Shrani vzorec v vzajemne vzorce izhajanja.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Vzajemni vzorec izhajanja s seznamom veljavnih vzajemnih vzorcev izhajanja za serijsko publikacijo.
   Če v vzajemni bazi vzorcev za serijsko publikacijo še ni nobenega vzorca, se iskalnik ne odpre.
3. Izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
   Odpre se okno s primerjavo med vzorcem in vzajemnim vzorcem izhajanja. V oknu so razlike izpisane z rdečo barvo.
4. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno z vprašanjem, ali želimo shraniti vzorec izhajanja v vzajemne vzorce izhajanja.
5. Za shranjevanje vzorca izhajanja med vzajemne vzorce izhajanja kliknemo gumb Da.

Shranjevanje vzorca izhajanja za priloge serijskih publikacij

Za priloge serijskih publikacij, ki nimajo ločenih bibliografskih zapisov, ampak se zaloga za prilogo vodi v ločenem polju 997 pri bibliografskem zapisu matične serijske publikacije, lahko prav tako shranimo vzorec izhajanja v vzajemni vzorec izhajanja.

To naredimo tako, da v 3. točki prej opisanega postopka ne izberemo vzajemnega vzorca izhajanja, ampak kliknemo gumb Zapri. Za prilogo serijske publikacije se programsko kreira nov veljaven vzajemni vzorec izhajanja, ki ima določen isti ISSN kot vzajemni vzorec izhajanja matične serijske publikacije.

V vzorcu izhajanja za takšne priloge se pri Naslov programsko vpiše naslov matične serijske publikacije. Priporočamo še dodaten vnos imena priloge pred naslovom matične serijske publikacije.

6.3.3 Urejanje vzajemnega vzorca izhajanja

V vzajemnem vzorcu izhajanja lahko spreminjamo osnovne podatke in koledar izhajanja.

Pogoj
Vzajemni vzorec izhajanja ni arhiviran.

Postopek

1. V iskalniku Vzajemni vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
2. Izberemo metodo gumb . Odpre se urejevalnik Vzajemni vzorec izhajanja.
3. Vnesemo osnovne podatke.
4. Preverimo in po potrebi uredimo koledar izhajanja.
5. Shranimo podatke.

Doslej veljaven vzajemni vzorec izhajanja se arhivira.

6.3.4 Arhiviranje vzajemnega vzorca izhajanja

Vzajemni vzorec izhajanja je lahko veljaven ali arhiviran. Ob vsaki spremembi vzajemnega vzorca izhajanja se prejšnje stanje vzorca arhivira. Pri tem dobi arhiviran vzajemni vzorec izhajanja novo številko, veljavni vzajemni vzorec izhajanja pa ohrani svojo številko.

Pri veljavnem vzajemnem vzorcu izhajanja so med povezavami vidni arhivirani vzajemni vzorci izhajanja, vendar le zadnjih deset arhiviranih vzajemnih vzorcev.

6.3.4.1 Določitev arhiviranega vzajemnega vzorca izhajanja kot ponovno veljavnega

Arhiviran vzajemni vzorec izhajanja lahko določimo kot ponovno veljaven. S tem se programsko arhivira do takrat veljaven vzajemni vzorec izhajanja.

Pogoj
Vzajemni vzorec izhajanja je arhiviran.

Postopek

1. V iskalniku Vzajemni vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
2. Izberemo postopek Povrni arhivski vzorec.

6.4 Kontrola dotoka

Kontrola dotoka pomeni beleženje sprememb v zalogi serijskih publikacij, kot so:

• prejem zvezkov
• prekinitve v zalogi pri zvezkih, ki niso bili izdani ali jih nismo prejeli
• reklamiranje zvezkov in brisanje reklamacij
• sprotni odpis zvezkov

Vse spremembe v zalogi se zabeležijo v podpoljih 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek) v skladu s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge.

Za izvajanje kontrole dotoka mora biti gradivo povezano z bibliografskim zapisom v lokalni bazi podatkov in imeti veljaven vzorec izhajanja.

Kontrolo dotoka običajno izvajamo za več serijskih publikacij zapovrstjo, npr. za serijske publikacije, ki isti dan prispejo v knjižnico.

Če je serijska publikacija naročena v več izvodih, npr. za različne oddelke knjižnice, izvajamo kontrolo dotoka za vse izvode zvezka hkrati, lahko pa tudi ločeno za posamezni izvod (tj. za posamezno polje 997). Določi se lahko omejitev, da uporabnik sistema izvaja kontrolo dotoka samo za posamezni oddelek ali posamezne oddelke knjižnice. Oddelke, v katerih lahko uporabnik sistema izvaja kontrolo dotoka, določimo na portalu Izobraževanje pri upravljanju uporabniških imen in pooblastil.

Za prejete zvezke lahko izpišemo nalepke.

Prejeti zvezki se dodajo v razred Novosti za izpis seznamov novosti.

V nadaljevanju sta opisani:

• kontrola dotoka za več polj 997
• kontrola dotoka za posamezno polje 997

6.4.1 Kontrola dotoka za več polj 997

Spremembe v zalogi serijske publikacije izvajamo v oknu Kontrola dotoka.

Elementi okna so:

• naslovna vrstica z izpisom naslova serijske publikacije (pri nenaročenih publikacijah se pred naslovom izpiše koda načina nabave) (1)
• seznam zvezkov, ki so bili pripravljeni na osnovi vzorca izhajanja (2)
• parametri za izvajanje kontrole dotoka pri zvezkih, ki jih pričakujemo (3):
  • oddelki, v katerih pričakujemo zvezke
  • polje za vpis opombe, priloge ali časovnega štetja, kar vpišemo ob prejemu zvezka
  • polje za vpis naslova priloge, ki se programsko vpiše v podpolje 997h - Naslov enote
  • parametri za vrsto spremembe v dotoku:
    • prejem zvezka
    • označitev zvezka za reklamacijo
    • brisanje oznake za reklamacijo
    • prekinitev v zalogi pri zvezku, ki ni bil izdan
  • oznaka, da zvezka, ki ga pričakujemo, pri dobavitelju ne bomo več reklamirali
• parametra za kontrolo dotoka pri zvezkih, ki smo jih prejeli, ali zvezkih, ki niso bili izdani (4):
  • brisanje prejema zvezka
  • brisanje prekinitve v zalogi pri zvezku, ki ni bil izdan
• parametra za izpis nalepk (5):
  • izbira ali naj se nalepka natisne na tiskalnik, doda v izpisno vrstno ali se ne izpiše
  • polje za vnos oddelkov, za katere želimo izpisati nalepke
• gumbi:
  • Združi – dva ali več zvezkov združimo v dvojno, trojno številko; gumb je aktiven, ko označimo dva ali več zaporednih pričakovanih zvezkov (6)
  • Izloči – izločimo zvezek iz seznama pričakovanih zvezkov in s tem spremenimo številčenje preostalih pričakovanih zvezkov (7)
  • COMARC – prikaz podatkov o gradivu v formatu COMARC (8)
  • Podrobnosti – izvajanje kontrole dotoka za posamezno polje 997 (9)
  • Ažuriraj – shranjevanje sprememb dotoka, razen kadar za zvezek določimo opustitev reklamiranja; takrat se sprememba shrani takoj (10)
  • Zapri (11)

Ko se okno za kontrolo dotoka odpre, je v seznamu zvezkov označen zvezek, ki ga v tem trenutku v knjižnici pričakujemo. Lahko zabeležimo prejem ali pa označimo kak drug zvezek, pri katerem želimo beležiti spremembo dotoka.

Glede na to, ali označimo zvezek, ki ga pričakujemo, ali zvezek, ki smo ga prejeli, ali zvezek, ki ni bil izdan, se programsko nastavijo parametri kontrole dotoka.

Pogoji
Serijska publikacija ima veljaven vzorec izhajanja. V polju 997 je vpisana inventarna številka.

Postopek

1. V vsebinskem klopu Gradivo in izberemo postopek Kontrola dotoka. Metodo lahko izberemo tudi s tipko <Alt+D> neodvisno od tega, kateri razred imamo označen.
   Odpre se iskalnik Iskanje – Bibliografski zapis.
2. Poiščemo in izberemo gradivo.
   Odpre se okno Kontrola dotoka.
   Če gradivo nima vzorca izhajanja, se odpre urejevalnik Polje 996/997 za zadnje polje 997 na zapisu, da lahko prejem ročno zabeležimo v podpolju 997m.
3. V seznamu zvezkov je označen prvi od pričakovanih zvezkov. Če tega zvezka nismo prejeli, označimo naslednji zvezek, pri katerem bomo beležili spremembo dotoka. Označimo lahko tudi več zvezkov.
4. Če želimo pred prejemom zabeležiti spremembo pri pričakovanih zvezkih v vzorcu izhajanja, lahko:
   • zvezek izločimo in s tem spremenimo številčenje preostalih pričakovanih zvezkov, tako da pri označenem pričakovanem zvezku kliknemo gumb Izloči ali kliknemo desno tipko miške,
   • dva ali več zvezkov združimo v dvojno, trojno številko, tako da označimo dva ali več zaporednih pričakovanih zvezkov in kliknemo gumb Združi ali desno tipko miške.
5. Določimo vrsto spremembe pri dotoku pričakovanih zvezkov.
   Privzeto je označena možnost prejmi zvezek.
   Sprememba dotoka velja za izvode zvezka na vseh oddelkih.
   Možnosti zvezek ni izdan ne moremo izbrati pri zvezku, če v seznamu za tem zvezkom ni nobenega prejetega zvezka
6. Pri beleženju prejema zvezka lahko vpišemo opombo, prilogo in časovno štetje.
7. Pri Naslov (h) lahko vpišemo naslov dodatka ali posebne številke, indeksa, suplementa …
8. Pri Opusti reklamiranje zvezka označimo potrditveno polje, če zvezka več ne bomo reklamirali pri dobavitelju.
   V tem primeru se sprememba shrani takoj.
9. Pri Izpis nalepk izberemo ustrezno vrednost glede na to, ali želimo nalepko izpisati na tiskalnik, jo shraniti v izpisno vrsto ali pa je ne želimo izpisati.
10. Pri Izpis nalepk za oddelke vpišemo oznake oddelkov, za katere želimo izpisati nalepke. Oznake oddelkov ločimo z vejico.
    Če želimo izpisati nalepke za vse oddelke, vpišemo zvezdico.
11. S klikom na gumb Podrobnosti lahko beležimo dotok za posamezno polje 997 ali ročno uredimo vsebino polje 997m.
12. Kliknemo gumb Ažuriraj. Ob tem se:
    • zabeleži sprememba dotoka v seznamu zvezkov
    • zabeleži sprememba v podpoljih 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek)
      Za številko zvezka je dodan znak “#”, če pričakujemo dodatne zvezke. Po prejemu zadnjega od pričakovanih zvezkov se znak “#” zbriše.
    • nalepke se izpišejo na tiskalnik ali dodajo v izpisno vrsto
    • se odpre okno Kroženje, če je izvod predviden za kroženje
    • določi številka za izposojo, če imamo izbran števec številk za izposojo, in se vpiše v podpolje 9979 – Številka za izposojo
    • prejeti zvezek doda v seznam novosti
    • postopek konča, če beležimo prejem prvega zvezka v okviru inventarizacije letnika
13. Spremembo dotoka lahko beležimo za naslednji zvezek, kot je opisano v točkah od 3 do vključno 12.
14. Zapremo okno Kontrola dotoka.
15. Če ima izbrana serijska publikacija več vzorcev, npr. vzorec za osnovno serijsko publikacijo in vzorec za prilogo, se pred iskanjem naslednje publikacije odpre okno za kontrolo dotoka za polja 997 po naslednjem vzorcu. Ponovimo točke od 3 do 14.
    
16. V iskalniku Iskanje – Bibliografski zapis poiščemo in izberemo naslednje gradivo.
17. Ponovimo točke od 3 do 14 vse gradivo, pri katerem želimo izvajati kontrolo dotoka.
18. Izvajanje kontrole dotoka končamo, tako da v iskalniku Iskanje – Bibliografski zapis kliknemo gumb Zapri.

Statusi po izvedbi kontrole dotoka

• Zvezek, ki smo ga pričakovali:
  • prejet: če smo označili možnost prejmi zvezek
  • reklam. pripravljena: če smo označili možnost označi zvezek za reklamacijo
  • pričakovan ali naslednji pričakovan: če smo označili možnost zbriši oznako za reklamacijo
  • ni izdan: če smo označili možnost zvezek ni izdan
• Zvezek, pri katerem smo brisali prejem:
  • pričakovan ali naslednji pričakovan
• Zvezek, pri katerem smo brisali oznako, da ni bil izdan:
  • pričakovan ali naslednji pričakovan

Vpis opomb, prilog in časovnega štetja

Pri beleženju prejema zvezka s kontrolo dotoka lahko pri Opomba/priloga/časovno štetje vpišemo:

• opombo, ki se nanaša na zvezek; opomba je lahko interna “<< >>” ali namenjena javnosti “< >”
  Če pri hkratnem prejemu več zvezkov vpišemo opombo, ki se nanaša na zvezek, se podatki vpišejo vedno k prvemu zvezku iz skupine zvezkov, za katero beležimo prejem.
• časovno štetje “( )”
• oznako, da podatek ni vzet s predloge “[ ]”
• prilogo, ki jo prejmemo istočasno z zvezkom
  Če pri hkratnem prejemu več zvezkov vpišemo prilogo, ki jo prejmemo istočasno z zvezkom, se podatki vpišejo vedno k prvemu zvezku iz skupine zvezkov, za katero beležimo prejem.
• prilogo, ki jo prejmemo ločeno
• zvezek, ki ga prejmemo v več delih
• zvezek, pri katerem ugotovimo napako v številčenju

6.4.2 Kontrola dotoka za posamezno polje 997

Pri izvajanju kontrole dotoka za določeno serijsko publikacijo lahko spremembo dotoka beležimo tudi v posameznem polju 997. Na tem mestu lahko tudi ročno urejamo vsebino podpolja 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek) v skladu s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge.

Več o:

• elementih v oknu Kontrola dotoka
• kontroli dotoka za več polj 997

Postopek

1. V oknu Kontrola dotoka izberemo v seznamu zvezkov tistega, pri katerem želimo izvajati kontrolo dotoka za posamezno polje 997.
2. Kliknemo gumb Podrobnosti.
   Odpre se okno Kontrola dotoka za polje 997.
3. V seznamu polj je označeno prvo polje 997. Označimo polje 997, v katerem bomo beležili spremembo dotoka.
4. Vpišemo lahko opombo, prilogo in časovno štetje.
5. Določimo vrsto spremembe pri dotoku pričakovanih zvezkov.
   Privzeto je označena možnost prejmi zvezek.
6. Pri Številčenje (m) se izpiše vsebina podpolja 997m. Vsebino lahko ročno uredimo mimo kontrole dotoka, pri čemer se parametri za kontrolo dotoka ne upoštevajo.
7. Pri Izpis nalepk izberemo ustrezno vrednost glede na to, ali želimo nalepko izpisati na tiskalnik, jo shraniti v izpisno vrsto ali pa je ne želimo izpisati.
8. Kliknemo gumb Ažuriraj.
   Spremembe se shranijo v podpolje 997m in jih lahko preverimo pri Številčenje (m).
   Nalepke se izpišejo glede na to, katero možnost izpisa smo izbrali.
9. Spremembo dotoka lahko beležimo v naslednjem polju 997, kot je opisano v točkah od 3 do 8.
10. S klikom na gumb Izpiši nalepke lahko izpišemo nalepko za katero koli prejeto ali pričakovano številko publikacije.
11. Zapremo okno Kontrola dotoka za polje 997.

6.5 Vezava zvezkov

Zvezke v enem polju 997, ki predstavljajo običajno letnik, lahko zvežemo v eno ali več enot in s tem onemogočimo izposojo posameznih številk. Delno vezavo izvajamo postopno z večkratnim klicanjem postopka. Vsakokrat se zabeleži samo ena enota zvezanih zvezkov.

Če ugotovimo napako pri vezavi, jo popravimo, tako da najprej vse zvezke razvežemo in nato ponovno zvežemo.

Pogoj
Indikator vezave ima vrednost Nevezani zvezki ali Vezani in nevezani zvezki.

Postopek

1. V isklaniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 997.
2. Izberemo postopek Veži zvezke.
   Odpre se okno Vezava zvezkov s seznamoma Izbrano in Neizbrano. Vsi zvezki so v seznamu Izbrano.
3. Z gumbom odstranimo iz seznama Izbrano zvezke, ki jih ne želimo vezati v prvi vezavi.
4. Kliknemo gumb V redu.

Spremeni se indikator vezave v polju 997 ter ločila v podpolju 997m. Če smo vse zvezke zvezali v eno enoto, dobi indikator vrednost Vezani zvezki, pri delni vezavi pa Vezani in nevezani zvezki.

6.5.1 Razvezava zvezkov

Zvezke, ki smo jih že tako ali drugače zvezali, lahko razvežemo in s tem omogočimo izposojo posameznih številk.

Pogoj
Indikator vezave ima vrednost Vezani in nevezani zvezki ali Vezani zvezki.

Postopek

1. V iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 997.
2. Izberemo postopek Razveži zvezke.

Razvežejo se vsi zvezki. Indikator vezave dobi vrednost Nevezani zvezki, v podpolju 997m pa se spremenijo ločila.

6.6 Odpisi serijskih publikacij

Nekatere serijske publikacije hranimo krajši čas in izločamo stare številke ob prejemu nove številke (npr. dnevnike). Letnik serijske publikacije pa izločimo iz evidence zaloge po določenem času.

V nadaljevanju je opisano:

• odpis za posamezne zvezke
• odpis za vse zvezke letnika

6.6.1 Odpis posameznih zvezkov

Kadar hranimo v knjižnici samo določeno število zvezkov, odpisane številke prikažemo v opombi v podpolju 997m. Opombo lahko uredimo ročno v polju 997 ali pa se ureja programsko v kontroli dotoka.

Opomba o izločenih številkah se ureja programsko v kontroli dotoka, če v polju 998 pripravimo podatek o številu zvezkov, ki jih hranimo na posameznih oddelkih.

6.6.2 Odpis letnikov

Posamezni letnik serijske publikacije lahko po določenem obdobju odpišemo, tako da v polju 997 spremenimo status v odpisano.

Obdobje hranjenja publikacij se razlikuje od publikacije do publikacije in od knjižnice do knjižnice. Pri iskanju letnikov, ki bi jih odpisali, si lahko pomagamo z atributom Datum odpisa letnika v polju 997. Ta datum lahko:

• vpišemo ročno ob inventarizaciji gradiva ali kasneje
• določimo programsko v postopku inventarizacije: ko preko števca določimo inventarno številko, se na osnovi obdobja hranjenja in datuma inventarizacije programsko določi datum odpisa; v polje 998 moramo poprej vnesti obdobje hranjenja, tj. število mesecev hranjenja letnika

Če je v poljih 997 vnesen datum odpisa letnika, lahko po tem podatku poiščemo polja in vanje vnesemo status odpisano. Status lahko spremenimo:

• v urejevalniku Polje 996/997
• z metodo za spreminjanje podatkov preko inventarne številke
• z metodo za spreminjanje podatkov v več poljih v istem zapisu

7 Inventura

V poglavju je opisan postopek izvajanja inventure v programski opremi COBISS Lib v produkcijskem okolju oz. izvajanje t. i. online inventure. Postopek omogoča izvajanje inventure tudi, kadar je knjižnica odprta za uporabnike.

Izvajanje inventure s programsko opremo COBISS Lib vključuje naslednje korake:

• priprava pred začetkom odčitavanja
• določitev obsega inventure in zagon inventure
• odčitavanje, vmesne kontrole in posebni postopki
• priprava izpisov
• odpis gradiva
• zaključek inventure

Prav tako poglavje vsebuje:

• opis podatkov v vsebinskem sklopu Odčitki
• posebnosti pri podatkih v vsebinkem sklopu Odčitki pri serijskih publikacijah

7.1 Priprava pred začetkom odčitavanja

Če si želi knjižnica od IZUM-a izposoditi prenosne čitalnike ali terminale, mora najmanj en mesec pred začetkom inventure na e-naslov podpora@izum.si poslati zahtevo za njihovo rezervacijo. Pri tem je treba navesti, kaj si želi izposoditi (brezžični čitalnik za izposojo ali prenosni terminal), koliko naprav si želi izposoditi in obdobje izposoje.

7.2 Določitev obsega inventure in zagon inventure

V obseg inventure morajo biti vključene vse enote, ki jih želimo odčitati. Če potrebujete pomoč pri določitvi obsega inventure, se posvetujte z IZUM-om. Pravilna nastavitev obsega inventure je ključna za razporeditev enot v izpise, ki jih pripravite po zaključenem odčitavanju.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu ali isklaniku Podatki o inventuri izberemo gumb in odpre se okno Podatki o inventuri, v katero vnesemo vrednosti pri Člani komisije, Opis obsega … (opisno) in po potrebi vnesemo ustrezno besedilo pri Opomba.
   
2. Kliknemo gumb Obseg inventure in odpre se okno Iskanje – Polje 996/997. Vnesemo iskalno zahtevo za gradivo, ki ga želimo odčitati.
   Če želimo, da je v obseg inventure vključeno vse gradivo knjižnice, ne izbremeo nobene iskalne zahteve in izberemo gumb .
   Priporočamo, da obseg inventure izbrane podlokacije določimo s podatkom Sedanja podlokacija (d/l, e/E), saj na ta način upoštevamo preusmerjeno gradivo.
   Ko bomo odčitavali le monografske publikacije, izberemo še omejevanje MON – Monografske publikacije (001c=m), pri odčitavanju samo serijskih publikacij pa izberemo omejevanje SER – Serijske publikacije (001c=s).
   
3. Ko določimo želene podatke glede na obseg gradiva, kliknemo gumb .
4. Ko se prikažejo zadetki glede na iskalno zahtevo, označimo prvega izmed zadetkov in kliknemo gumb Izberi.
5. V oknu Podatki o inventuri kliknemo gumb V redu. V iskalniku se prikaže objekt Inventura s statusom v pripravi.
6. Izven delovnega časa knjižnice v iskalniku poiščemo in izberemo inventuro ter kliknemo na gumb Zaženi inventuro. Prikaže se okno Izvajanje postopka, kjer vidimo napredek priprave podatkov. Ko je ta zaključena, se prikaže okno Prikaz statusa inventure, kjer dobimo hitro informacijo, koliko gradiva je izposojenega in koliko ga je še treba odčitati. Okno zapustimo s klikom na gumb V redu.

Glede na določen obseg inventure se za vse gradivo iz obsega kreirajo odčitki, tudi za gradivo, ki je evidentirano v izposoji. Status gradiva v izposoji je razviden iz podatkov Status v izposoji ob pripravi podatkov in Statusi v izposoji v času inventure.

Iz obsega inventure so izvzeta:

• polja 996/997 brez inventarne številke,
• enote gradiva z določenim statusom (q): deziderat, 1 – naročeno, 9 – odpisano, 10 – reklamirano, 11 – ni prejeto, 12 – razprodano ali 13 – poslano v zameno ter
• integrirni viri z oznako i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+ v elementu \I pri podpolju 996/997g.

7.3 Odčitavanje, vmesne kontrole in posebni postopki

Odčitavanje gradiva lahko izvedemo z ročnim čitalnikom črtne kode, s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode ali aplikacijo mInventura COBISS.

7.3.1 Direktno odčitavanje

Popisovanje gradiva z direktnim odčitavanjem lahko izvedemo s čitalnikom za izposojo, pri čemer se odčitki zapisujejo neposredno v inventurno okolje. Pogoj za uporabo te metode je stalna povezava računalnika z internetom.

Če imate na razpolago brezžični čitalnik za izposojo, ga seveda lahko uporabite.

Postopek odčitavanja

1. Prenosni računalnik položimo na voziček, s katerim se bomo lahko pomikali med policami, tako da bomo imeli pregled nad prenosom odčitkov med odčitavanjem. Računalnik povežemo z ročnim čitalnikom črtne kode; na prenosnem računalniku nastavimo ustrezno jakost zvoka, saj je postopek podprt tudi z zvočnimi signali.
   
2. V vsebinskem sklopu Podatki o inventuri izberemo postopek Naloži zadnjo inventuro in v iskalnik naložimo aktivno inventuro.
   
3. Izberemo postopek Direktno odčitaj in zapiši odčitke. Odpre se okno Direktno odčitavanje.
   
4. Preden začnemo odčitavati gradivo, nastavimo filter odčitkov.
5. Kliknemo v vnosno polje IN/CN in lahko začnemo odčitavati gradivo. Ob tem dobivamo sporočila, ki so podprta z zvočnimi signali.
   
6. Pri direktnem odčitavanju svetujemo, da se sproti, po vsakem končanem odčitavanju določenega dela gradiva npr. UDK, preveri, ali je število odčitkov ustrezno. To storimo s prikazom statusa inventure.
7. Po končanem odčitavanju oknu zapustimo z izbiro gumba Zapri.

7.3.1.1 Nastavitev filtra odčitkov

V levem delu okna Direktno odčitavanje se nahajajo nastavitve filtra odčitkov, ki nam omogočajo sprotno urejanje odčitkov oz. gradiva.

Postopek

1. Kadar so pred ali za odčitano inventarno številko ali številko za izposojo odvečni znaki, jih lahko z dopolnjenim filtrom brišemo. Te znake vpišemo v vnosno polje pri Odvečni znaki PRED odčitki ali Odvečni znaki ZA odčitki. Če vpišemo različne znake ali različne nize znakov, mora biti med njimi presledek.

2. Glede na nastavitve posamezne knjižnice so že vpisane privzete vrednosti pri Dogovorjena dolžina inventarne številke, Dogovorjena dolžina številke za izposojo in Največja dovoljena dolžina inv. št..
   Če je v inicializacijski datoteki knjižnice nastavljena vrednost 1 pri Dogovorjena dolžina številke za izposojo, se pri določanju številke za izposojo programsko ne dodajo vodilne ničle. Pri Dogovorjena dolžina inventarne številke je določena dolžina inventarne številke pri programskem določanju inventarne številke, pri Največja dovoljena dolžina inv. št. pa maksimalna dolžina inventarne številke pri ročnem vnosu.
   Podatke za filtriranje lahko dopolnimo z navedbo vrednosti dolžine inventarne številke in številke za izposojo, ki je med prenesenimi odčitki filtrirane datoteke in se razlikuje od privzete vrednosti. Te dolžine s presledkom vpišemo pri Izjeme v dolžini inventarne številke in Izjeme v dolžini številke za izposojo.
   

3. Če želimo med odčitavanjem izločiti gradivo, za katero želimo, da se ne uvrsti med odčitke, označimo Upoštevaj status (q), Upoštevaj obseg inventure, Vključi/upoštevaj urejanje ali Upoštevaj izposojeno.

   • Če označimo Upoštevaj status (q), se med odčitke ne bo evidentiralo gradivo s statusom (q) deziderat, 1 – naročeno, 9 – odpisano, 10 – reklamirano, 11 – ni prejeto, 12 – razprodano ali 13 – poslano v zameno.
   • Če označimo Upoštevaj obseg inventure, se med odčitke ne bo uvrstilo odčitano gradivo, ki ne spada v obseg inventure (tudi enote gradiva z določenim statusom (q): deziderat, 1 – naročeno, 9 – odpisano, 10 – reklamirano, 11 – ni prejeto, 12 – razprodano ali 13 – poslano v zameno in integrirni viri z oznako i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+ v elementu \I pri podpolju 996/997g, ki so iz obsega inventure izvzeti).
   • Če označimo Vključi/upoštevaj urejanje, se med odčitke ne bo uvrstilo odčitano gradivo, ki ne ustreza nastavitvam v oknu Urejanje glede na postavitev gradiva.
   • Če označimo Upoštevaj izposojeno, se med odčitano gradivo ne uvrsti gradivo, za katerega je kreiran odčitek s trenutnim statusom v inventuri izposojeno in ki je ob začetku inventure v izposoji imelo določen status c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b – zadržano, l – izgubljeno, k – v kroženju, u – rezervirano v čitalnici* ali w – čaka na polici (rezervacija). Prav tako se med odčitano gradivo ne uvrsti gradivo, za katero je kreiran odčitek s trenutnim statusom v inventuri izposojeno in ki je ob začetku inventure v izposoji imelo določen status d – medoddelčno izposojeno in je vrednost atributa Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure Da.

4. Pred odčitek inventarne številke se lahko programsko doda predpona, ki jo vpišemo v polje pri Predpona za novo inventarno številko. Predpona bo dodana k tisti inventarni številki, katere dolžina je šele skupaj s predpono enaka dogovorjeni dolžini inventarne številke.

7.3.1.2 Nastavitev filtra za urejanje gradiva

Če v oknu okna Direktno odčitavanje označimo Vključi/upoštevaj urejanje, se med odčitke ne bo uvrstilo odčitano gradivo, ki ne ustreza nastavitvam v oknu Urejanje glede na postavitev gradiva, in sicer:

• med podatki o zalogi odčitanega gradiva je drugačna podlokacija (d\l) kot pri Ureja po podl.,
• med podatki o zalogi odčitanega gradiva je drugačen indikator postavitve kot pri Ureja po ind. postavitve (2),
• med podatki o zalogi odčitanega gradiva je drugačen format (d\f) kot pri Ureja po el. df,
• med podatki o zalogi odčitanega gradiva je drugačen UDK prostega pristopa (d\u) kot pri Ureja po el. du,
• med podatki o zalogi odčitanega gradiva je drugačna interna oznaka (d\i) kot pri Ureja po el. di.

7.3.1.3 Sporočila ob direktnem odčitavanju

V oknu Direktno odčitavanje pričnemo z odčitavnjem gradiva. Ob tem se nam v spodnjem desnem oknu prikazujejo sporočila o posameznem odčitku. Prikazano so naslednja sporočila za zadnjih 20 odčitkov:

• Če odčitek ustreza nastavljenemu filtru, se po potrditvenem zvoku v obeh oknih izpiše odčitana inventarna številka ali odčitana številka za izposojo, ki se ustrezno evidentira med odčitki aktivne inventure.
• Če odčitamo gradivo, za katero smo označili Upoštevaj status (q), Upoštevaj obseg inventure, Vključi/upoštevaj urejanje ali Upoštevaj izposojeno, ker ga želimo izločiti, se po zvočnem obvestilu v spodnjem oknu izpiše opozorilo. Barva izpisa je odvisna od tega, kar smo označili. Opozorilo se izpiše:
  • z rdečo, če smo označili Upoštevaj status (q) ali Upoštevaj obseg inventure,
  • z modro, če smo označili Vključi/upoštevaj urejanje ali
  • z oranžno, če smo označili Upoštevaj izposojeno.
    Označimo lahko več možnosti, a izpiše se le eno opozorilo.
    Odčitek se ne bo evidentiral med odčitki aktivne inventure.
    
• Če odčitamo prosto knjižnično gradivo, ki je že bilo zabeleženo kot odčitano med odčitki aktivne inventure, nas na to opozori zvočno obvestilo, v spodnjem delu okna pa se izpiše opozorilo v sivi barvi. Odčitek se ne evidentira med odčitki aktivne inventure.

Če odčitana inventarna številka ali odčitana številka za izposojo odstopa od nastavljenega filtra, se po opozorilnem zvočnem obvestilu v srednjem oknu na desni strani izpišeta sporočilo, da nastavljen filter ni ustrezen, in vzrok neustreznosti. Po potrebi spremenimo nastavitve filtra odčitkov in po kliku na vnosno polje IN/CN nadaljujemo odčitavanje gradiva.

7.3.2 Posebnosti pri direktnem odčitavanju serijskih publikacij

Če odčitek ustreza nastavljenemu filtru, je pri serijskih publikacijah, pri katerih na nalepki za gradivo ni podatka o številčenju na nivoju zvezka, omogočena izbira številčenja odčitane publikacije med izvajanjem popisa. Tako se bo ustrezno ažuriral odčitek za posamezni zvezek in odčitek na nivoju letnika, odčitana inventarna številka pa ne bo vključena v izpis izjem. Poleg tega je omogočeno, da med popisovanjem s police umaknemo odčitano publikacijo, pri kateri številčenje odčitka ni usklajeno s številčenjem med podatki o zalogi ali publikacija ni del knjižnične zaloge, saj bo odčitek v nasprotnem primeru zajet v izpisu Inventurni višek.

Če številčenje odčitka ni usklajeno s številčenjem med podatki o zalogi ali publikacija ni del knjižnične zaloge, nas na to opozori zvočno obvestilo.

Če na nalepki ni podatka o številčenju zvezka, a je vnos v 997m v skladu s formatom COMARC/H, se poleg zvočnega obvestila v spodnjem oknu z rdečo izpiše opozorilo, da zvezek ni odčitan; odpre se okno z naborom zvezkov, ki so med podatki o zalogi v 997m odčitanega gradiva. Izbor zvezka potrdimo s klikom na gumb V redu. Opozorilo, da številčenje (zvezek) ni odčitano, se obarva zeleno, k odčitku pa se doda izbrani zvezek in se prenese med odčitke. Odčitek ne bo zajet v izpisu izjem. Če kliknemo gumb Prekliči (zvezka ne izberemo), se odčitek ne bo prenesel med odčitke, pač pa se bo programsko dodal k opozorilu v spodnjem delu okna. Tega ne priporočamo, saj se odčitana serijska publikacija ne bo prenesla med odčitke. Pri serijskih publikacijah z indikatorjem vezave 2 – vezani zvezki se izbira zvezka ne ponudi, saj se za odčitano šteje odčitek v obliki: inventarna številka, inventarna številka z vejico in inventarna številka z navedbo zvezkov iz 997m.

Kadar na nalepki ni podatka o številčenju zvezka in številčenja tudi ni v 997m (997m = prazen), se okno z naborom zvezkov ne odpre in odčitek se prenese med odčitke ter ne bo zajet v izpisih inventurnih viškov, primanjkljajev ali izjem.

Kjer je na nalepki številčenje, ki ni v 997m odčitanega gradiva, in nimamo vključene kontrole za upoštevanje statusa (q) ali obsega inventure, nas zvočno obvestilo na to opozori. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da je treba preveriti številčenje (m), in odpre se okno z vprašanjem, ali želimo odčitek prenesti med odčitke.

• Če kliknemo Da, se opozorilo v spodnjem oknu obarva zeleno in doda se odčitek. Odčitek se bo prenesel med odčitke, izpisal pa se bo v izpisu Inventurni višek. Takšno gradivo umaknemo s police, saj je treba urediti 997m in natisniti ustrezno nalepko.
• Izberemo lahko tudi Ne. K opozorilu v spodnjem oknu se programsko doda odčitek. Odčitek se ne bo vpisal med odčitke in zato ne bo zajet v nobenem inventurnem izpisu. Takšno gradivo umaknemo s police in če je odčitek del knjižnične zaloge, je treba urediti 997m in natisniti ustrezno nalepko. Če takšno gradivo vseeno želimo imeti zavedeno na izpisu Inventurni višek, te možnosti ne priporočamo.

Ko imamo vključeno kontrolo za status (q) oz. obseg inventure, nas zvočno opozorilo na to opozori in se ustrezno izpiše opozorilo, da je gradivo izven obsega inventure oz. ima določen status deziderat, 1 – naročeno, 9 – odpisano, 10 – reklamirano, 11 – ni prejeto, 12 – razprodano ali 13 – poslano v zameno. Odčitek se ne prenese med odčitke.

Če je v 997m odčitanega gradiva napačen vnos zvezkov glede na indikator vezave, nas zvočni signal na to opozori ne glede na to, ali odčitek vsebuje podatek o številčenju ali ne. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da gre za skupino izjem 2 in je treba pripraviti izpis Izjeme pri serijskih publikacijah in slediti navodilom na izpisu. Takšno gradivo umaknemo s police, saj je treba urediti 997m in natisniti ustrezne nalepke.

Ko odčitamo gradivo, ki ni zavedeno v knjižnično zalogo, nas zvočno obvestilo na to opozori. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da smo odčitali gradivo brez evidenčnega stanja v knjižnični zalogi, in odpre se okno z vprašanjem, ali želimo odčitek prenesti med odčitke.

• Če kliknemo Da, se opozorilo v spodnjem oknu obarva zeleno in doda se odčitek. Odčitek se bo vpisal med odčitke, izpisal pa se bo v izpisu Inventurni višek v tabeli Zaloga brez evidenčnega stanja. Takšno gradivo umaknemo s police in če je odčitek del knjižnične zaloge, je treba urediti 997m in natisniti ustrezno nalepko.
• Če smo odčitali gradivo, ki ni del knjižnične zaloge, kliknemo Ne. K opozorilu v spodnjem oknu se programsko doda odčitek. Odčitek se ne bo vpisal med odčitke in zato ne bo zajet v nobenem inventurnem izpisu. Takšno gradivo umaknemo s police.

Kadar želimo biti opozorjeni z opozorilom in zvočnim signalom, da je posamezni zvezek evidentiran v izposoji, mora biti vključena kontrola Upoštevaj izposojeno. Program nas opozori za naslednje statuse: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b –zadržano, l – izgubljeno, k – v kroženju, u – rezervirano v čitalnici ali w – čaka na polici (rezervacija). Prav tako se med odčitano gradivo ne uvrsti gradivo, za katero je kreiran odčitek s trenutnim statusom v inventuri izposojeno in ki je ob začetku inventure v izposoji imelo določen status d – medoddelčno izposojeno in je vrednost atributa Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure Da. V nasprotnem primeru se odčitek zapiše med odčitke in gradivo je na izpisu Izposojeno gradivo na polici.

7.3.3 Odčitavanje s prenosnim čitalnikom

Za popisovanje gradiva s prenosnim čitalnikom si lahko čitalnike izposodite tudi v IZUM-u, če so takrat na voljo. Izposoja je plačljiva. Potrebna je predhodna rezervacija.

Pri popisovanju gradiva s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik, nato pa z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.

Predlagamo, da je na računalniku, na katerem prenašamo odčitke za potrebe izvajanja inventure, kreirana mapa Inventura, kamor bomo lokalno shranjevali datoteke z odčitki.

Če izvajamo inventuro s čitalnikom Datalogic Skorpio ali čitalnikom DENSO, moramo v lokalnem računalniku glede na nameščeni operacijski sistem namestiti ustrezen program za pravilno delovanje čitalnika. Navodila so podana v prilogi, dostopna pa so tudi na spletni strani COBISS, Priporočena oprema pod Tiskalniki, čitalniki črtne kode, ročni terminali, podpisne tablice in POS-terminali.

Odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik.

Postopek odčitavanja in prenašanja odčitkov iz čitalnika Datalogic Skorpio ali čitalnika DENSO BHT 1300

1. Komunikacija med čitalnikom in okoljem za inventuro je vzpostavljena, ko je čitalnik priklopljen na vir napajanja in položen na stojalo.
2. Če na čitalniku program Inventura še ni zagnan, ga aktiviramo tako, da dvakrat kliknemo ikono ZAJEM PODATKOV COBISS.
3. Pred začetkom odčitavanja se na zaslonu čitalnika prikažejo podatki o shranjevanju datotek. Podatkov ne spreminjamo, saj gre za programske nastavitve, zato jih samo potrdimo s klikom na gumb Prični s popisom.
4. Odpre se okno za odčitavanje. Posamezno inventarno številko odčitamo, če pritisnemo tipko SCAN. Inventarna številka se po odčitavanju izpiše na zaslonu čitalnika, kjer sproti preverjamo pravilnost in število odčitanih inventarnih številk.
   Zaslon čitalnika se zaradi velike porabe baterije samodejno izklopi, če ga nekaj časa ne uporabljamo. Ponovno ga aktiviramo s tipko SCAN.
5. Po končanem odčitavanju kliknemo gumb Končaj in datoteka z odčitki se shrani v čitalniku. Zaradi varnosti je priporočljiv sprotni prenos datotek iz čitalnika v lokalni računalnik.
6. Čitalnik z datoteko odčitkov položimo na stojalo, ki je povezano z lokalnim računalnikom (priključek USB) in virom napajanja.
7. Ko čitalnik položimo na stojalo, se aktivira program Microsoft Windows Mobile Device Center (sistem Windows 7 ali višje različice). Odpre se okno Microsoft ActiveSync ali okno Windows Mobile Device Center z izpisanim statusom povezave in sinhronizacije med čitalnikom in lokalnim računalnikom: Connected, Synchronized.
8. Po vzpostavitvi komunikacije prenesemo datoteko z odčitki iz čitalnika v mapo na lokalnem računalniku.

Datoteko, ki je v mapi Windows/Programs/Inventura/Data, iz čitalnika prenesemo (izrežemo in prilepimo) v lokalni računalnik v mapo npr. C:/inventura. Če prenesena datoteka ni v formatu txt, jo preimenujemo in končnico log zamenjamo s končnico txt.

Ker pri čitalnikih Datalogic Skorpio in DENSO ročni vnos inventarne številke ni možen, moramo številko, ki je ne moremo odčitati s čitalnikom, vpisati ročno v datoteko formata txt. V datoteki mora biti vsaka inventarna številka v svoji vrstici, brez dodatnih znakov ali presledkov. Za zadnjo vpisano inventarno številko ne sme biti prazne vrstice. Datoteko shranimo v lokalni računalnik za izvajanje inventure (npr. v mapo C:/inventura). Nato izvedemo postopek prenosa, ki je opisan v poglavju zapisovanje odčitkov iz datoteke. Prenos ročno vpisanih inventarnih številk lahko izvedemo ne glede na to, ali je čitalnik priključen na lokalni računalnik ali ne.

7.3.4 Zapisovanje odčitkov iz datoteke

Odčitke prenesemo z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Podatki o inventuri izberemo postopek Naloži zadnjo inventuro in v iskalnik naložimo aktivno inventuro.
2. Izberemo postopek Zapiši odčitke iz datoteke.
   
3. Odpre se okno Izbor datoteke, v katerem z gumbom Izberi datoteko izberemo ustrezno pripravljeno datoteko. Lahko jo tudi povlecemo v okno. S klikom na gumb V redu sprožimo prenos odčitkov na strežnik.
4. Prikaže se okno Izvajanje postopka, ki prikazuje napredek prenosa odčitkov na strežnik.
5. Po zaključenem prenosu odčitkov se odpre okno Prikaz statusa inventure, kjer lahko vidimo napredek oz. vidimo, koliko gradiva je še treba odčitati. Postopek zaključimo s klikom na gumb V redu.

7.3.5 Odčitavanje s pomočjo aplikacije mInventura COBISS

Lahko pa uporabimo aplikacijo mInventura COBISS, ki je povezana s programsko opremo COBISS3. Aplikacija je trenutno na voljo kot beta verzija in si jo lahko namestimo s povezave. Pripravljena so tudi krajša navodila.

7.3.6 Vmesne kontrole

V postopku izvajanja inventure oz. odčitavanja gradiva lahko izvajamo vmesne kontrole. To počnemo z naslednjimi postopki na izbrani inventuri v iskalniku Podatki o inventuri:

• Prikaz statusa inventure
• Prikaz datotek z odčitki na strežniku

7.3.6.1 Prikaz statusa inventure

Med odčitavanjem lahko preverjamo status odčitanega gradiva po podlokacijah oz. internih oznakah po naslednjem postopku:

1. V iskalniku Podatki o inventuri poiščemo in izberemo inventuro, za katero želimo preveriti, koliko gradiva je neodčitanega, izposojenega, odčitanega ipd.
2. Izberemo postopek Prikaži status inventure.
   Odpre se okno Prikaz statusa inventure. V oknu sta dve tabeli, ena za monografske publikacije in ena za serijske publikacije, ki vsebujeta naslednje stolpce:
   • Podlokacija (d\l): Navedene so podlokacije iz obsega inventure oz. podlokacije gradiva, ki je bilo preusmerjeno ali medoddelčno izposojeno v obseg inventure.
   • Interna oznaka (d\i): Navedene so interne oznake znotraj posamezne podlokacije.
   • Neodčitano: Prikazano je število enot, katerih vrednost atributa Trenutni status v inventuri je neodčitano.
   • Izposojeno: Prikazano je število enot, katerih vrednost atributa Trenutni status v inventuri je izposojeno.
   • Odčitano: Prikazano je število enot, katerih vrednost atributa Trenutni status v inventuri je odčitano.
   • Izposojeno in odčitano: Prikazano je število enot, katerih vrednost atributa Trenutni status v inventuri je izposojeno in odčitano.
   • Višek: Prikazano je število enot, katerih vrednost atributa Trenutni status v inventuri je višek.
   • Skupaj: Prikazano je skupno število enot iz obsega inventure za določeno interno oznako oz. podlokacijo.

7.3.6.2 Prikaz datotek z odčitki na strežniku

V primeru, da odčitane inventarne številke prenašamo v COBISS3 iz txt datotek, lahko v vsakem trenutku preverimo, katere datoteke smo že prenesli na strežnik.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Podatki o inventuri izberemo postopek Naloži zadnjo inventuro in v isklanik naložimo aktivno inventuro.
2. Izberemo postopek Pokaži datoteke z odčitki na strežniku.
3. Odpre se okno Datoteke z odčitki, v katerem je seznam datotek z odčitki, ki so v okviru izbrane inventure bile prenesene na strežnik. Če na strežniku ni datotek, dobimo ustrezno sporočilo.
4. Okno zapustimo s klikom na gumb V redu.

7.3.7 Posebni postopki

Med posebne postopke uvrščamo:

• prenos odčitkov iz ene na drugo inventuro
• dodajanje inventariziranega gradiva
• preverjanje statusov v izposoji za čas aktivne inventure
• brisanje podatkov o inventuri

7.3.7.1 Prenos odčitkov iz ene na drugo inventuro

V praksi lahko med odčitavanjem gradiva ugotovimo, da smo določili napačen obseg inventure. V tem primeru obstoječo inventuro zaključimo in pripravimo novo inventuro.

Če so v zaključeni inventuri datoteke z odčitki, ki ustrezajo novemu obsegu inventure, storimo naslednje:

1. V vsebinskem sklopu Podatki o inventuri izberemo postopek Naloži zadnjo inventuro in v isklanik naložimo aktivno inventuro.
2. Izberemo postopek Izberi inventuro za prenos odčitkov.
3. Odpre se okno Podatki o inventuri.
4. Označimo inventuro, iz katere želimo prenesti datoteke z odčitki in izbiro potrdimo z gumbom V redu.
5. Odpre se okno Izberi datoteko.
6. V oknu Neizbrano označimo datoteke z odčitki, ki jih želimo prenesti v aktivno inventuro, in nato kliknemo gumb . Izbrane datoteke se premaknejo v okno Izbrano. Če smo po pomoti v okno Izbrano dodali datoteko, ki je ne želimo prenesti, jo označimo in kliknemo gumb . Ko imamo v oknu Izbrano tiste datoteke, ki jih želimo prenesti v aktivno inventuro, kliknemo gumb V redu.

Tako smo v aktivno inventuro prenesli izbrane odčitane inventarne številke in za to gradivo ni potrebno ponovno odčitavanje.

7.3.7.2 Dodajanje inventariziranega gradiva

Če v času odčitavanja inventariziramo novo gradivo, ki pa sodi v definiran obseg inventure, storimo naslednje:

1. V vsebinskem sklopu Podatki o inventuri izberemo postopek Naloži zadnjo inventuro in v isklanik naložimo aktivno inventuro.
2. Izberemo postopek Dodaj inventarizirano gradivo.

Med odčitke se doda gradivo, za katero je bilo polje 996 vneseno po začetku aktivne inventure (atribut Začetek inventure), spada v obseg inventure in ni določen status, ki je že v osnovi izvzet iz obsega inventure ter za to gradivo še ne obstaja odčitek. Gradivo se označi kot odčitano in ga ni treba ponovno odčitati. V podatek Ime datoteke se zapiše direktno odčitavanje_<datum>. Metodo lahko uporabimo večkrat v času, ko je inventura aktivna.

7.3.7.3 Preverjanje statusov v izposoji za čas aktivne inventure

Z vidika kvalitete in hitrosti izvedbe odčitavanja gradiva se še vedno priporoča, da je knjižnica v času odčitavanja zaprta za uporabnike. Ker pa to vedno ni izvedljivo, programska oprema omogoča izvedbo inventure tudi v knjižnici, odprti za uporabnike. V tem primeru je pri posameznem odčitku pomemben atribut Statusi v izposoji v času inventure (gl. poglavje Opis atributov razreda odčitki), kamor se od izvedbe postopka Zaženi inventuro do izvedbe postopka Zaključi inventuro beležijo naslednji statusi izposoje: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b – zadržano, l – izgubljeno, d – medoddelčno izposojeno, u – rezervirano v čitalnici, w – čaka na polici (rezervacija), k – v kroženju in f – prosto.

S klikom na vsebinski sklop Odčitki se odpre iskalnik Odčitki**. Posamezni odčitek obvezno iščemo po atributih Številka inventure in Inventarna številka (f).

7.3.7.4 Brisanje podatkov o inventuri

Če smo kreirali objekt inventura po pomoti ali določena inventura ni več potrebna, jo lahko izbrišemo. To naredimo po naslednjem postopku:

1. V iskalniku Podatki o inventuri poiščemo in izberemo inventuro, ki jo želimo izbrisati.
2. Izberemo postopek Zbriši podatke o inventuri.
3. Program nas še enkrat vpraša, če resnično želimo zbrisati podatke o inventuri, in če to želimo, izberemo gumb Da, v nasprotnem primeru izberemo gumb Ne.

Postopka ni mogoče preklicati. Brišemo lahko le podatke o inventuri, če ima inventura status v pripravi ali zaključena. Podatkov o aktivni inventuri ni mogoče izbrisati.

7.4 Priprava izpisov

Ko smo odčitali vse gradivo z direktnim odčitavanjem oz. prenesli vse datoteke z odčitki, sledi postopek priprave izpisov.

Postopek

1. V iskalniku Podatki o inventuri poiščemo in izberemo inventuro, za katero želimo pripraviti izpise.
2. Izberemo postopek Pripravi izpise.
3. Odpre se okno Priprava izpisov.
4. Označimo izpise, ki jih želimo pripraviti (naenkrat lahko pripravimo enega ali več izpisov) in kliknemo gumb V redu.

Ko je posamezni izpis pripravljen, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa. Imamo možnost, da izpis pregledamo (v oknu za predogled), izpišemo (pošiljanje na destinacijo) ali shranimo. Za izhod iz okna Pregled in pošiljanje izpisa brez pošiljanja na destinacije kliknemo gumb Zapri.

Shranjevanje posameznega pripravljenega izpisa je zagotovljeno le na IZUM-ovem strežniku. Dostop do shranjenih datotek z izpisi je opisan na povezavi.

Izpis Inventurni primanjkljaj v datotečnem formatu pripravimo po naslednjem postopku:

1. V iskalniku Podatki o inventuri poiščemo in izberemo inventuro.
2. Izberemo postopek Inventurni primanjkljaj v datotečnem formatu.
3. Odpre se okno Prenos, kjer določimo ime datoteke.
4. Postopek nadaljujemo z izbiro gumba V redu.
   
5. Odpre se okno Prenos, kjer je imenu datoteke dodan *_M. Datoteko z inventurnim primanjkljajem v datotečnem formatu za monografske publikacije si lahko z gumbom Prenos shranimo v mapo Prenosi oz. Downloads oz. skladno z ustreznimi nastavitvami brskalnika v katerokoli drugo mapo na lokalnem računalniku (npr. na namizje ali v mapo Inventura*).
6. Okno zapremo z izbiro gumba Zapri.
7. Odpre se okno Prenos, kjer je imenu datoteke dodan *_S*. Tudi tukaj lahko, z gumbom Prenos, shranimo datoteko z inventurnim primanjkljajem v datotečnem formatu za serijske publikacije v lokalni računalnik.
8. Postopek zaključimo z gumbom Zapri.

Seznam izpisov, ki jih lahko pripravimo in izpišemo za vsako inventuro se nahaja na povezavi.

7.5 Zaključek inventure

Knjižnica lahko na osnovi inventurnih izpisov uskladi stanje zaloge v bazi podatkov z dejanskim stanjem na policah. Ko je to urejeno in ne želimo več dodajati odčitanih inventarnih številk, naredimo naslednje:

1. V vsebinskem sklopu Podatki o inventuri izberemo postopek Naloži zadnjo inventuro.
2. V isklaniku Podatki o inventuri izberemo metodo Zaključi inventuro.
3. Program nas še enkrat vpraša, če resnično želimo zaključiti inventuro in če to želimo, izberemo gumb Da , v nasprotnem primeru izberemo gumb Ne.

Postopka ni mogoče preklicati. Po zaključitvi posamezne inventure tudi dodajanje odčitkov ni več možno. Možna je le priprava izpisov in pregled datotek na strežniku. Če smo gradivo odčitavali z direktnim odčitavanjem, se v okviru tega postopka na strežniku kreirajo datoteke z odčitki direktnega odčitavanja za vsak dan posebej. Če so izpolnjeni pogoji, se prav tako kreira datoteka izposojeno_vrnjeno_inv_<št. inventure>. V datoteki so zajeti odčitki za gradivo, kjer na začetku inventure podatek Status v izposoji ob pripravi podatkov ni bil prazen in je v podatku Statusi v izposoji v času inventure zadnja vrednost f, npr. f,c,f.

7.6 Odpis gradiva

Po inventuri lahko knjižnica odpiše gradivo. Postopek odpisa gradiva iz datoteke je treba izvesti zunaj delovnega časa knjižnice.

Osnova za odpis gradiva je datoteka s seznamom inventarnih številk in pripadajočih COBISS.SI‑ID-jev, ki jo pripravimo v okviru postopka priprave izpisov.

7.7 Razred Odčitki

V tem poglavju so opisani

• podatki vsebinskega sklopa Odčitki
• iskanje odčitkov

7.7.1 Opis podatkov v vsebinskem sklopu Odčitki

7.7.2 Iskanje odčitkov

Podatke o posameznem odčitku oz. odčitke posamezne inventure lahko poiščemu tudi v iskalniku Odčitki. Posamezni podatki so opisani v predhodnem poglavju.

Podatke lahko iščemo na dva načina:

• z iskanjem v iskalniku
• preko poizvedbe.

V iskalniku Odčitki zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe, vendar je smiselno, da odčitke iščemo samo za določeno inventuro. Tako priporočamo, da vedno določimo podatek Številka inventure npr.2.

Rezultat iskanja so podatki o posameznih odčitkih.

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:

• dodajamo in spreminjanjamo prikaze rezultatov iskanja
• brišemo prikaze rezultatov iskanja

7.8 Posebnosti pri atributih razreda Odčitki pri serijskih publikacijah

Po izbiri postopka Zaženi inventuro na izbrani inventuri se za polja 997 oz. serijske publikacije, glede na vnos v podpolje 997m in indikator vezave, kreira odčitek na nivoju letnika in odčitki za posamezne zvezke.

Naslednja tabela prikazuje, kateri atributi se polnijo na nivoju letnika, kateri na nivoju zvezka in kateri na obeh nivojih.

8 Evidence MIZŠ

Glede na Pravilnik o upravljanju učbeniških skladov (v nadaljevanju pravilnik) je gradivo učbeniškega sklada razdeljeno v dve skupini:

1. Gradivo, ki se izposoja in se v sistemu COBISS obdela ter inventarizira po strokovnih knjižničarskih standardih na podlokaciji učbeniškega sklada.
2. Gradivo, ki se zagotavlja in se v sistemu COBISS obdela po strokovnih knjižničarskih standardih, a se NE inventarizira in ga učenci 1. vzgojno-izobraževalnega obdobja prejmejo v trajno uporabo. V to skupino glede na 4. člen pravilnika spadajo delovni zvezki in učbeniki z elementi delovnega zvezka.

Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje (MVI) je določilo, da je treba v sistemu COBISS v okviru učbeniškega sklada poleg zgoraj navedenih dveh skupin voditi tudi evidenco gradiv (praviloma delovnih zvezkov), ki jih kupijo starši. Knjižničar s tem gradivom nima neposrednega stika (ga ne prejme in ne skrbi za razdeljevanje in vračanje). Glede na 6. člen pravilnika pa mora za to gradivo v sistemu COBISS voditi podatke o šolskem letu, razredu/letniku, predmetu/programu in ceni na enoto (cena, ki jo potrdi svet staršev).

Na podlagi pravilnika je bila s strani MVI na IZUM podana zahteva za dopolnitev programske opreme COBISS. V dopolnjeni programski opremi COBISS, avgust 2019, je bila v segment Zaloga vključena nova funkcionalnost, ki omogoča evidentiranje gradiva, ki se v okviru učbeniškega sklada zagotavlja učencem 1.vzgojno-izobraževalnega obdobja, in gradiva, ki ga kupijo starši.

Prav tako je bila s strani Ministrstva za vzgojo in izobraževanje (MVI) podana zahteva za dopolnitev programske opreme z e-obrazcem za beleženje individualno prilagojenih gradiv. To je gradivo,ki ga šola zagotovi posameznim učencem in dijakom s posebnimi potrebami tako, da ga prilagodi. Dopolnitev je bila v segment Zaloga vključena jeseni 2023 in sicer v okviru razreda Evidentirano gradivo za pos.p..

Povezane vsebine:

• vnos evidentiranega učnega gradiva
• priprava seznama evidentiranega učnega gradiva
• priprava prikaza seznama izposoje in odpisa učbeniškega sklada
• vnos evidentiranega gradiva za pos.p.
• iskanje gradiva
• prevzem zapisa iz vzajemne baze podatkov

8.1 Vnos evidentiranega učnega gradiva

Podatke o učnem gradivu, ki se zgolj zagotavlja, in o novem gradivu, ki ga kupijo starši, vnesemo po naslednjem postopku:

1. V vsebinskem sklopu oz. iskalniku Evidentirano učno gradivo izberemo gumb . Odpre se iskalnik za iskanje po bibliografskih zapisih. Privzeto iščemo po lokalni bazi podatkov, v kateri izberemo ustrezni zapis. Če zapisa za izbrano učno gradivo ne najdemo v lokalni bazi podatkov, v iskalniku iz spustnega seznama izberemo COBIB.SI, poiščemo ustrezni zapis in ga prevzamemo iz vzajemne baze podatkov.
2. Odpre se okno Evidentirano učno gradivo, kjer so nekateri podatki (COBISS.SI-ID, Šolsko leto, Naslov, Avtor, Leto izida) privzeto že izpolnjeni. Vpišemo obvezne podatke: Razred/letnik, Predmet/Program in Vir financiranja.
   Glede na izbrani vir financiranja uredimo še podatke, in sicer:
   • če je vir financiranja učbeniški sklad, se obvezno vnesejo polja Količina, Cena na enoto in Datum računa. Vnese se bruto cena na enoto.
   • če je vir financiranja starši, je obvezen le vnos polja Cena na enoto. Vnese se bruto cena na enoto.
3. Objekt shranimo z izbiro gumba V redu.

Če bomo po izbiri gumba izbrali zapis iz lokalne baze podatkov in bo na tem zapisu že shranjeno evidentirano učno gradivo (npr. iz preteklih šolskih let), se nam bo v oknu Dodajanje oz. urejanje učnega gradiva ponudila možnost:

• kreiranja novega objekta o učnem gradivu, kar je privzeto označeno,
• izbire iz seznama evidentiranega učnega gradiva za že vpisana obdobja šolskih let.

8.1.1 Iskanje evidentiranega učnega gradiva

Podatke o posameznem vnosu evidentiranega učnega gradiva za posamezno šolsko leto lahko poiščemo v iskalniku Evidentirano učno gradivo.

Podatke lahko iščemo na dva načina:

• z iskanjem v iskalniku
• preko poizvedbe.

V iskalniku Evidentirano učno gradivo oblikujemo iskalno zahtevo glede na naše potrebe npr. po atributu Šolsko leto, Naslovu,…

Rezultat iskanja so podatki o posameznih evidentiranih učnih gradivih.

8.2 Priprava seznama evidentiranega učnega gradiva

Upravljalec učbeniškega sklada si lahko pripravi seznam evidentiranega učnega gradiva z razredno metodo Prikaži seznam učnega gradiva. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih in Kataloga potrjenih učbenikov.

Postopek

1. Izberemo postopek Prikaži seznam učnega gradiva v vsebinskem sklopu Evidentirano učno gradivo.
2. Odpre se okno Vnos vhodnih parametrov za pripravo seznama učnega gradiva. Pogoj za pripravo seznama je vnos obdobja datuma računa ali obdobja šolskih let. Vir financiranja vnesemo po potrebi; če pustimo prazno, se pripravi seznam za vse vnesene vire.
3. Vnos vhodnih parametrov za pripravo izpisa potrdimo z izbiro gumba V redu.
4. Odpre se okno Prenos, kjer z gumbom Prenesi datoteko, skladno z nastavitvami brskalnika, prenesemo na lokalni računalnik. Ime datoteke je privzeto določeno.
5. Okno zapustimo z gumbom Zapri.
6. Izpiše se sporočilo Priprava seznama učnega gradiva je zaključena..
7. Okno zapremo z gumbom V redu.

Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:

• Naziv knjižnice
• Akronim
• Sigla knjižnice
• Vrsta knjižnice
• Davčna številka
• Matična številka
• Naziv regije zavoda
• Poštna številka zavoda
• Naziv pošte zavoda
• Kategorija zavoda
• Vrsta izobraževanja (Podatek se izpiše, če v Katalogu potrjenih učbenikov obstaja to gradivo in je veljavno ter obstajajo povezani COBISS.SI zapisi.)
• Naslov
• Avtor
• COBISS.SI-ID
• ISBN
• Založnik
• Leto izida
• ID polja
• Šolsko leto
• Razred/letnik (izpisujeta se koda in razrešitev iz šifranta)
• Predmet/program (izpisujeta se koda in razrešitev iz šifranta)
• Vir financiranja
• Količina
• Cena na enoto
• Znesek
• Datum računa

8.3 Priprava prikaza seznama izposoje in odpisa učbeniškega sklada

Za gradivo, ki se izposoja in se v sistemu COBISS obdela ter inventarizira po strokovnih knjižničarskih standardih na podlokaciji učbeniškega sklada, se lahko pripravi izpis Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada. Izpis se pripravi v vsebinskem sklopu Gradivo v segmentu Zaloga. V izpisu se upošteva samo gradivo s podlokacij, ki opredeljujejo gradivo učbeniškega sklada in gradivo, ki je hkrati veljavno tudi v Katalogu potrjenih učbenikov in obstajajo povezani zapisi COBISS.SI. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS Lib, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih in Kataloga potrjenih učbenikov.

Postopek

1. Izberemo postopek Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada v vsebinskem sklopu Gradivo.
   
2. Odpre se okno Obdobje za prikaz izposoje in odpisa gradiva iz učbeniškega sklada.
   
3. Vnesemo želeni datum v polje Od: in v polje Do:.
4. Izbiro potrdimo z izbiro gumba V redu.
5. Odpre se okno Prenos, kjer z gumbom Prenesi datoteko, skladno z nastavitvami brskalnika, prenesemo na lokalni računalnik. Ime datoteke je privzeto določeno.
6. Okno zapustimo z gumbom Zapri.
7. Izpiše se sporočilo Priprava seznama izposoje in odpisa gradiva iz učbeniškega sklada je zaključena..
8. Okno zapremo z gumbom V redu.

Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:

• Naziv knjižnice
• Akronim
• Sigla knjižnice
• Vrsta knjižnice
• Davčna številka
• Matična številka
• Naziv regije zavoda
• Poštna številka zavoda
• Naziv pošte zavoda
• Kategorija zavoda
• Vrsta izobraževanja
• Naslov
• Avtor
• COBISS.SI-ID
• ISBN
• Založnik
• Leto izida
• Število odpisanih izvodov v oddelku učbeniškega sklada v izbranem obdobju
• Število izposoj v oddelku učbeniškega sklada v izbranem obdobju
• Skupno število polj 996/997 v oddelku učbeniškega sklada
• Število inventariziranih izvodov v oddelku učbeniškega sklada v izbranem obdobju
• Število inventariziranih izvodov v oddelku učbeniškega sklada v izbranem obdobju z vneseno ceno
• Seštevek cen inventariziranega gradiva v oddelku učbeniškega sklada v izbranem obdobju

8.4 Vnos evidentiranega gradiva za pos.p.

Individualno prilagojeno gradivo za posameznega upravičenca s posebnimi potrebami evidentiramo na e-obrazcu na naslednji način:

1. V vsebinskem sklopu oz. iskalniku Evidentirano gradivo za pos.p. izberemo gumb
2. Odpre se okno Evidentirano gradivo za pos.p., kjer so nekateri podatki (Vrsta šole, Matična številka zavoda in Šolsko leto) privzeto že izpolnjeni. Vpišemo oz. po potrebi uredimo predizpolnjene obvezne podatke: Vrsta šole, Vrsta programa, Matična številka zavoda, Upravičenec, šolsko leto, Razred/letnik, Upravičenost – odločba ali Primanjkljaj – dokumentacija.
   
3. Z izbiro gumba Nov objekt dodamo še podatke o prilagojenem gradivu.
4. Objekt shranimo z izbiro gumba V redu. Status obrazca je v pripravi.

Ko uredimo vse potrebne podatke o upravičencu in prilagojenem gradivu, v isklaniku Evidentirano gradivo za pos.p. spremenimo status izbranega obrazca z izbiro gumba Izstavi obrazec. Ob tem se kreira polje 996/997 za prvo prilagojeno gradivo iz obrazca in odpre se okno Polje 996/997. Pri podatku Podlokacija (d\l) je vnesena podlokacija prvega učbeniškega sklada iz šifranta. Prav tako je vnesena Stopnja dostopnosti (p) 6 - vsebina dokumenta nedostopna (posebno obravnavanje), saj je s tem določena pogojna izposoja takšnega gradiva. Dokončamo vnos v polju 996/997. Na ta način lahko gradivo izposodimo upravičencu oz. ga izposodimo drugi šoli oz. knjižnici. Po izvedbi metode Izstavi obrazec je status obrazca izstavljen in podatkov ni več mogoče spreminjati.

Izbrani obrazec lahko v isklaniku Evidentirano gradivo za pos.p. tudi prekličemo z izbiro gumba Prekliči obrazec. Povezanemu polju 966/997 se spremeni status v 9-odpisano in v Datum statusa se vpiše tekoči datum.

8.4.1 Vnos podatkov o prilagojenem gradivu

Podatke o posameznem prilagojenem gradivu za določen e-obrazec za beleženeje individualno prilagojenih gradiv vnesemo na naslednji način:

1. V oknu Evidentirano gradivo za pos.p. izberemo gumb Nov objekt.
2. Odpre se iskalnik za iskanje po bibliografskih zapisih. Privzeto iščemo po lokalni bazi podatkov, v kateri izberemo ustrezni zapis. Če zapisa za izbrano učno gradivo ne najdemo v lokalni bazi podatkov, v iskalniku izberemo gumb COBIB.SI, poiščemo ustrezni zapis in ga prevzamemo iz vzajemne baze podatkov.
3. Odpre se okno Prilagojeno gradivo, kjer so nekateri podatki (Naslov, Avtor, Leto izida in Založnik) privzeto že izpolnjeni. Vpišemo obvezne podatke: Vrsta gradiva, Delež prilagoditve, Oblika prilagojenega gradiva, Način prilagoditve, Oznaka posebnih potreb, Ocena stroškov in Izvajalec prilagoditve ter po potrebi še Naziv izvajalca.
   
4. Objekt shranimo z izbiro gumba V redu.

8.4.2 Pojasnila za vnos podatka vrsta gradiva

Minstrstvo za vzgojo in izobraževanje je pripravilo naslednja pojasnila za vnos podatka Vrsta gradiva znotraj okna Prilagojeno gradivo:

• učbenik
  Je osnovno učno gradivo za doseganje vzgojno-izobraževalnih ciljev in standardov znanja, opredeljenih v učnem načrtu oziroma katalogu znanja. Z didaktično-metodično organizacijo vsebin in prirejeno likovno ter grafično opremo podpira poučevanje in učenje. Vsebina in struktura učbenika omogočata samostojno učenje udeležencev izobraževanja in pridobivanje različnih ravni ter vrst znanja. Učbenik je vezan na šolski predmet oziroma modul in določeno stopnjo izobraževanja. Učbenik je tudi berilo kot zbirka besedil, izbranih skladno s cilji učnega načrta. Za učbenik v tiskani obliki velja tudi delovni učbenik, učbenik z elementi delovnega zvezka, samostojni delovni učbenik ali drugo gradivo, ki je potrjeno kot učbenik.
• d-učbenik
  Je elektronska izdaja tiskanih učbenikov in vsebujejo samo razlagalno besedilo in slikovni, ilustrativni oziroma drugi ponazorilni elementi, ki je namenjeno doseganju vzgojno-izobraževalnih ciljev in standardov znanja, opredeljenih v učnem načrtu oziroma katalogu znanja. Z didaktično-metodično organizacijo vsebin in prirejeno likovno ter grafično opremo podpira poučevanje in učenje. Vsebina in struktura d-učbenika omogočata samostojno učenje udeležencev izobraževanja in pridobivanje različnih ravni ter vrst znanja. Za doseganje vzgojno-izobraževalnih ciljev ne zahteva neposrednega vpisovanja in vrisovanja rešitev ter odgovorov na vprašanja.
• i-učbenik
  Je učno gradivo, ki ki ob razlagalnem besedilu s spremljajočimi slikovnimi, ilustrativnimi oziroma ponazorilnimi elementi, ki so lahko tudi v multimedijski obliki, vključuje interaktivne elemente, konstrukcije in interaktivne naloge z večkratno povratno informacijo v besedilo, ki je namenjeno doseganju vzgojno-izobraževalnih ciljev in standardov znanja, opredeljenih v učnem načrtu oziroma katalogu znanja. Z didaktično-metodično organizacijo vsebin in prirejeno likovno ter grafično opremo podpira poučevanje in učenje. Vsebina in struktura učbenika omogočata samostojno učenje udeležencev izobraževanja in pridobivanje različnih ravni ter vrst znanja. Za doseganje vzgojno-izobraževalnih ciljev lahko omogoča vpisovanje in vrisovanje rešitev ter odgovorov na vprašanja v elektronski obliki. i-Učbenik lahko omogoča shranjevanje odgovorov in spremljavo uporabnika.
• delovni zvezek
  Je učno gradivo, ki udeležencem izobraževanja omogoča, da znanje uporabijo v različnih vsebinskih zvezah in situacijah tako, da pisno rešujejo naloge. Udeleženci izobraževanja praviloma vpisujejo postopke in rešitve nalog v sam delovni zvezek. Razlika z delovnimi listi je, da delovni zvezek z nalogami preverja doseganje ciljev predmeta ali predmetnega področja, kot so zapisani v učnem načrtu ali katalogu znanj.
• zbirka nalog in vaj, delovni listi
  Je učno gradivo, ki udeležencem izobraževanja omogoča ponavljanje, utrjevanje, poglabljanje in povezovanje vsebin, ki so vključeni med cilje učnih načrtov oziroma katalogu znanja.
• e-gradiva
  So vsa e-gradiva, ki obstajajo v elektronski obliki, npr. e-vsebinski sklopi, e-naloge, e-vaje, in so dopolnilo obveznega učnega gradiva, namenjega doseganju ciljev, zapisanih v učne načrte oziroma kataloge znanja.
• atlas
  Je zbirka zemljevidov ali slik iz določene stroke.
• dodatno didaktično gradivo - učno sredstvo
  So npr. tematske karte, periodni sistem, didaktične igre … in so dopolnilo obveznega učnega gradiva.
• lastna gradiva
  So učiteljeve naloge, vaje in razlage ter druga gradiva, ki jih pripravi za podporo svojemu poučevanju in za spodbujanje učenja pri učencih.

8.4.3 Iskanje evidentiranega gradiva za pos.p.

Podatke o posameznem vnosu evidentiranega učnega gradiva za posamezno šolsko leto lahko poiščemu tudi v iskalniku Evidentirano gradivo za pos.p..

Podatke lahko iščemo na dva načina:

• z iskanjem v iskalniku
• preko poizvedbe.

Iskalno zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe npr. Šolsko leto, če je v prvi koloni izbran podatek Evidentirano gradivo za pos.p. ali po Naslovu, če je v prvi koloni izbran podatek Prilagojeno gradivo.

Rezultat iskanja so podatki o posameznih obrazcih oz. evidentiranih gradivih za pos.p.

8.4.4 Prikaz seznama prilagojenega gradiva po knjižnicah

Seznam prilagojenega gradiva po knjižnicah za obrazce s statusom izstavljen pripravimo po naslednjem postopku:

1. V vsebinksem klopu Evidentirano gradivo za pos.p. izberemo postopek Prikaži seznam prilagojenega gradiva po knjižnicah.
2. Odpre se okno Iskanje – Prilagojeno gradivo, kjer vpišemo COBISS.SI-ID.
3. Odpre se okno Seznam prilagojenega gradiva, v katerem je seznam knjižnic in znotraj posamezne knjižnice seznam prilagojenih gradiv pri katerem so navedeni najprej podatki o prilagoditvah gradiva in nato podatki o obrazcu oz. upravičencu.

8.5 Priprava seznama prilagojenega gradiva

Upravljalec učbeniškega sklada lahko pripravi seznam prilagojenega gradiva s postopkom Prikaži seznam prilagojenega gradiva. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS Lib, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih ter Kataloga potrjenih učbenikov. Podatki se pripravijo za gradivo, ki je prilagojeno.

Postopek

1. V vsebinskem sklopu Evidentirano gradivo za pos.p. izberemo postopek Prikaži seznam prilagojenega gradiva.
2. Odpre se okno Vnos vhodnih parametrov za prikaz prilagojenega gradiva. Pogoj za pripravo seznama je vnos obdobja šolskih let. Status obrazca vnesemo po potrebi; če pustimo prazno, se pripravi seznam za vse vnesene vire.
3. Vnos vhodnih parametrov za pripravo izpisa potrdimo z izbiro gumba V redu.
4. Odpre se okno Prenos, kjer z gumbom Prenesi datoteko, skladno z nastavitvami brskalnika, prenesemo na lokalni računalnik. Ime datoteke je privzeto določeno.
5. Okno zapustimo z gumbom Zapri.
6. Izpiše se sporočilo Priprava seznama prilagojenega gradiva je zaključena..
7. Okno zapremo z gumbom V redu.

Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:

• Naziv knjižnice
• Akronim
• Sigla knjižnice
• Vrsta knjižnice
• Davčna številka
• Matična številka
• Naziv regije zavoda
• Poštna številka zavoda
• Naziv pošte zavoda
• Kategorija zavoda
• Vrsta izobraževanja (Podatek se izpiše, če v Katalogu potrjenih učbenikov obstaja to gradivo in je veljavno ter obstajajo povezani COBISS.SI zapisi.)
• Naslov
• Avtor
• COBISS.SI-ID
• ISBN
• Založnik
• Leto izida
• Vrsta gradiva
• Delež prilagoditve
• Oblika prilagojenega gradiva
• Način prilagoditve
• Oznaka posebnih potreb
• Ocena stroškov
• Izvajalec prilagoditve
• Naziv izvajalca
• Vrsta šole
• Podvrsta šole
• Matična številka zavoda
• Upravičenec
• Vrsta programa
• Šolsko leto
• Razred/letnik
• Upravičenost – odločba
• Primanjkljaj – dokumentacija
• Status obrazca
• ID številka

9 O publikaciji in izdajatelju

COBISS Lib/Zaloga

ISSN 3024-0174

© IZUM

Prva objava v oktobru 2024.

Vsebina je usklajena z aplikacijo COBISS Lib, verzija 18.0, in se dopolnjuje občasno.

Spletna stran priročnika: https://www.cobiss.net/help/sl/holding/holding.html

IZUM
Institut informacijskih znanosti
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija

telefon: +386 (0)2 25 20 331
faks: +386 (0)2 25 24 334
e-pošta: podpora@izum.si

IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, dCOBISS, COBISS+, COBISS4, SGC, COBISS Lib, COBISS Cat, COBISS Ela so zaščitene znamke v lasti javnega zavoda IZUM.

Java je zaščitena blagovna znamka družbe Oracle Corp. ali njenih lastniško povezanih družb. Druge uporabljene blagovne znamke pripadajo njihovim lastnikom.