COBISS Lib/Zaloga ; O izdajatelju in izdaji
Programska oprema COBISS Lib/Zaloga je z obdelavo podatkov o stanju zaloge del procesa vzajemne katalogizacije. Struktura podatkov je definirana s formatom COMARC/H, ki določa:
Po formatu COMARC/H se za evidentiranje podatkov o stanju zaloge uporabljajo:
V navodilih za delo s programsko opremo COBISS Lib/Zaloga so opisani:
in vsi postopki upravljanja s podatki o zalogi:
Izpisi se samodejno pripravljajo ob izvajanju postopkov v zalogi (npr. izpis nalepke za gradivo). Izpise, kot so inventarna knjiga in statistične preglednice pripravljamo v segmentu COBISS Lib/Izpisi.
Opozorilo
Za dostop do segmenta COBISS Lib/Zaloga potrebujemo pooblastilo HLD – dostop do segmenta COBISS3/Zaloga ter pregled in izpis podatkov, za izvajanje osnovnih postopkov pri delu z zalogo pa pooblastilo HLD_BASIC – izvedba osnovnih postopkov v segmentu.
Obvezno je treba obvestiti NCC o vseh spremembah pri shranjevanju gradiva v knjižnici. Le ob popolnem informiranju lahko zagotovimo, da bodo pravilno delovali vsi programi za izpise, ki jih je možno uporabljati v sistemu COBISS.
V nadaljevanju so opisani postopki za nastavitev:
Preden začnemo inventarizirati gradivo, nastavimo števce za programsko določanje:
Za vsako vrsto številk lahko nastavimo več števcev (npr. vsak oddelek v knjižnici ima svoj števec inventarnih številk). Za številke, ki jih ne uporabljamo, števcev ne nastavljamo.
Opozorilo
Za urejanje števcev v zalogi potrebujemo pooblastilo HLD_CNT – vzdrževanje števcev.
V nadaljevanju je opisano:
Več o:
Glede na to, kako označujemo gradivo v knjižnici, nastavimo toliko števcev, kot jih potrebujemo za določanje posameznih številk (inventarnih številk, tekočih številk v signaturi in številk za izposojo). Pri vsakem števcu določimo ime, trenutno in najvišjo vrednost, aktivnost in pogoje za številčenje, tj. podatke iz bibliografskega zapisa in podatke o zalogi.
V nadaljevanju je opisano:
Postopek
Če so števci vezani na letnico, jih je treba nastaviti vsako leto, sicer pa ne.
Možnosti za določanje dvojnic pri kopiranju tekoče številke v signaturi v poljih 996/997 na isti podlokaciji:
S pogoji določimo podatke iz bibliografskega zapisa in podatke o zalogi, ki jih mora imeti gradivo, da lahko program pri inventarizaciji ponudi določen števec.
Postopek
Pravila za vnos več pogojev:
V nadaljevanju so prikazani primerih treh števcev, če inventarne številke dodeljujemo po naslednjih vrstah gradiva: monografske publikacije, serijske publikacije in neknjižno gradivo.
Primeri števcev inventarnih številk
Števec za monografske publikacije
Števec za serijske publikacije
Števec za neknjižno gradivo
V nadaljevanju so prikazani primerih štirih števcev, če tekoče številke v signaturi dodeljujemo v okviru lokacije, internih oznak in formatov, za lokacijo A, interni oznaki I in II ter veliki in mali format.
Primeri števcev tekočih številk
Števec za lokacijo A, interno lokacijo I in format veliki
Števec za lokacijo A, interno lokacijo I in format mali
Števec za lokacijo A, interno lokacijo II in format veliki
Števec za lokacijo A, interno lokacijo II in format mali
Pri programski izbiri števcev je pomembno da so vneseni najprej števci z bolj natančnimi pogoji za številčenje, nato pa števci z manj natančnimi pogoji.
Če ugotovimo, da program ne izbere ustreznega števca, lahko preuredimo vrstni red.
Postopek
Vrstni red števcev, po katerem program izbira števec, se spremeni.
Vnos v nekaterih podpoljih in elementih je kontroliran preko lokalnega ali globalnega šifranta.
Lokalne šifrante (npr. za podlokacijo, interno oznako) definiramo v knjižnici skupaj z NCC in jih lahko po potrebi dopolnjujemo, seveda ob obveznem predhodnem dogovoru z NCC.
Globalni šifranti (npr. za status, stopnjo dostopnosti) so enotni za vse knjižnice v sistemu COBISS in jih vzdržuje IZUM.
Knjižnica se lahko tudi odloči, da za vnos podatkov uporablja lokalne šifrante tam, kjer vnos po šifrantu sicer ni predviden (lokalni šifranti od 1 do 10). O tem mora knjižnica NCC posebej obvestiti.
Za zalogo se uporabljajo naslednji lokalni šifranti:
Ime šifranta | Oznaka šifranta | Polje | Atribut |
---|---|---|---|
Format v signaturi | CODE 81 | 996/997 | Format (d\i) |
Vrsta obdelave | CODE 82 | 996/997 | Vrsta obdelave (usmerjanje) (5) |
Oznaka podlokacije v signaturi | CODE 84 | 996/997 | Podlokacije (d\l) |
UDK za statistiko | CODE 85 | 675 | Statistika (s) |
Interna oznaka v signaturi | CODE 86 | 996/997 | Interna oznaka (d\i) |
UDK-skupina | CODE 87 | 675 | Skupina (b) |
Naslovnik za dar ali zameno | CODE 88 | 996/997 | Naslovnik za dar ali zameno (8) |
UDK prosti pristop v signaturi | CODE 89 | 996/997 | UDK prosti pristop (d\u) |
Dobavitelj | CODE 91 | 996/997 | Dobavitelj (2) |
Financer | CODE 93 | 996/997 | Financer (4) |
V knjižnicah z oddelki je treba v šifrantu za oznako podlokacije v signaturi pri razrešitvi vnesti še številka oddelka za izposojo, v katerega podlokacija spada. S tem ustvarimo povezavo med zalogo na posamezni podlokaciji v knjižnici in ustreznim oddelkom za izposojo.
Opozorilo
V isti lokalni šifrant ne smemo vnesti iste kode zapisane enkrat z velikimi, drugič pa z malimi črkami (npr. A in a)
Več o:
Pri inventarizaciji in kontroli dotoka lahko nalepko za gradivo takoj izpišemo na tiskalnik ali jo shranimo v izpisno vrsto za kasnejši izpis na tiskalnik.
Preden začnemo inventarizirati gradivo, določimo tiskalnik, na katerega bomo izpisovali nalepke za gradivo. To storimo z nastavitvijo logičnih destinacij.
Kadar ne izpisujemo vsake nalepke posebej, ampak želimo hkrati izpisovati vse nalepke, ki jih pripravimo npr. v enem dnevu, jih izpisujemo preko izpisne vrste.
Preden začnemo inventarizirati gradivo kreiramo izpisno vrsto. V izpisno vrsto dodajamo nalepke ob inventarizaciji in kontroli dotoka in jih iz nje izpisujemo na tiskalnik. Po izpisu nalepk izpraznimo izpisno vrsto in jo s tem pripravimo za dodajanje novih nalepk pri naslednjem inventariziranju.
Več o:
Če želimo, lahko vključimo filter, s katerim v iskalniku razreda Polje 996/997 privzeto nastavimo iskalno zahtevo, ki iz iskanja izključi polja 996/997 s statusom 9 – odpisano.
Postopek
Če nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo, sta po odpiranju iskalnika Polje 996/997 pri iskalnem polju Status (q) že določena operator NOT in vrednost 9 – odpisano. Iskalno zahtevo lahko pred iskanjem po potrebi še dopolnimo. Če po iskanju s klikom na gumb zbrišemo vpisane iskalne zahteve in rezultate iskanja, se zbriše tudi iskalna zahteva pri iskalnem polju Status (q), iskalni filter za odpisano gradivo pa ostane vključen (in se upošteva pri ponovnem odpiranju iskalnika Polje 996/997).
Več o:
V knjižnicah z oddelki moramo za zaposlene določiti, v katerih oddelkih bodo lahko izvajali kontrolo dotoka serijskih publikacij.
Lokalni administrator določi na portalu Izobraževanje za posamezno uporabniško ime enega ali več oddelkov za izvajanje kontrole dotoka. Podatke nastavi pri pooblastilih za segment Zaloga.
V razredu Gradivo je izsek podatkov bibliografskega zapisa iz lokalne baze podatkov, v katerem so shranjeni vsi bibliografski podatki. Bibliografski podatki, ki jih vidimo v razredu Gradivo, so: naslov, avtor, jezik, izdaja, leto izida, kraj založbe, založnik, bibliografski nivo, fizični opis, dodatni fizični opis, zbirka, ISBN, ISSN, ISMN, založniška številka (za zvočne posnetke in muzikalije), država izida, UDK za statistiko. Pri monografskih in serijskih publikacijah se za potrebe izpisa dostopnosti gradiva in stutusih izvodov v COBISS+ na vzajemnem nivoju programsko vpišeta še podatka o sigli domače knjižnice in o številu primerkov (998bc).
Če obstaja bibliografski zapis v lokalni bazi podatkov, je se tem programsko pripravljen zapis za to gradivo tudi v razredu Gradivo. Če bibliografskega zapisa v lokalni bazi še ni, ga prevzamemo iz vzajemne bibliografske baze podatkov, uredimo lokalne podatke in nato nadaljujemo urejanje podatkov o zalogi. Pod določenimi pogoji lahko gradivo izbrišemo iz baze podatkov.
V pregledovalniku je razvidno, s katerim bibliografskim zapisom je povezano gradivo. Vidni so tudi podatki o zalogi (Polja 996/997 in Polje 998) ter podatki o različnih postavkah v nabavnih listinah, ki nastajajo v postopku nabave v segmentih COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije. Polja 996/997, ki jih izberemo med povezavami gradiva, so razvrščena kronološko. Nazadnje dodana polja so na koncu seznama, lahko pa jih prikažemo tudi v obratnem vrstnem redu.
V oknu Pregledovanje – Bibliografski zapis, ki je dostopno v iskalniku Bibliografski zapis preko gumba , lahko pregledamo bibliografske podatke v formatu COMARC in v osnovnem prikazu.
V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:
Gradivo lahko iščemo po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu), po podatkih o zalogi (npr. po datumu inventarizacije) in po zbirnih podatkih o zalogi (npr. trenutno naročene serijske publikacije).
Podatke lahko iščemo na tri načine:
Pri vsebinskem sklopu Gradivo se s klikom na Gradivo odpre iskalnik Gradivo. Iskalnik v prvem stolpcu iskalnih zahtev po vsebinskih sklopih omogoča iskanje po podatkih:
Iskalno zahtevo lahko oblikujemo z več iskalnimi vrsticami in različno izbiro vrednosti v prvem stolpcu iskalnih zahtev za vsebinske sklope, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.
Rezultat iskanja so podatki o gradivu v lokalni bazi podatkov.
Primer kombiniranega iskanja v iskalniku Gradivo
1. V prvem stolpcu v dveh vrsticah izberemo vrednost Bibliografski zapis in v drugem stolpcu oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo z letom izida 2020 v angleškem jeziku:
2. Z gumbom dodamo še eno vrstico, kjer v prvem spustnem seznamu izbremeo vrednost Polje 996/997* in oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo, ki je bilo inventarizirano v letu 2020:*
Rezultat iskanja so bibliografski zapisi z letom izida 2020 v angleškem jeziku, pri katerih je bil vsaj en izvod inventariziran v letu 2020.
Podatke o gradivu lahko iščemo tudi v vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB v iskalniku Bibliografski zapis, kjer pred poljem za iskanje po ključu iz spustnega sezanam izberemo vrednost COBIB.SI. V vzajemni bazi COBIB.SI ne moremo iskati po podatkih o zalogi in po zbirnih podatkih o zalogi. Prav tako lahko iščemo podatke v vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB v iskalniku Gradivo po izbiri gumba Prevzemi zapis.
Podatke o gradivu lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. z iskalnimi indeksi.
Prikaz rezultatov iskanja lahko urejamo:
Povezane vsebine:
V lokalno bazo podatkov prevzamemo zapis COBIB-a po naslednjem postopku:
Nasveti
V iskalniku si lahko nastavimo prikaz rezultatov iskanja Za prevzemanje zapisov.
Če v iskalniku razreda Gradivo s klikom na gumb Prevzemi zapis preklopimo iz iskalnika v lokalni bazi podatkov v iskalnik v COBIB-u, lahko tam poiščemo in izberemo zapis in ga nato prevzamemo.
Prevzem bibliografskih zapisov iz COBIB-a lahko izvedemo tudi pri dodajanju postavk v nabavne dokumente. V iskalniku za gradivo se z izbiro COBIB.SI pred vrstico za iskanje po ključu preklopimo v COBIB, kjer zapis poiščemo, izberemo in nadaljujemo prevzem.
Opozorilo
Prevzemanje zapisov lahko izvajajo le uporabniki, ki imajo pooblastilo CAT_RCT – prevzemanje zapisov iz vzajemne baze podatkov v lokalno bazo. Pooblastila ne more dodeliti skrbnik lokalnih aplikacij temveč se uporabniku dodeli na osnovi opravljenega izobraževanja.
Omejeni nabor bibliografskih podatkov lahko uredimo pri postopku prevzemanja zapisa iz vzajemne baze. Lahko pa podatke uredimo, ko zapis že obstaja v lokalni bazi podatkov.
Omogočeno je urejanje vsebine naslednjih podpolj:
Postopek
Nasveti
Z miško lahko hitro premaknemo polje ali podpolje tako, da uporabimo funkcijo “povleci in spusti” (angl. “drag & drop”).
Opozorila
Omejeni nabor bibliografskih podatkov lahko urejajo uporabniki, ki imajo pooblastilo CAT_610 – vzdrževanje lokalnih podatkov.
Vnos v podpolja 610a, 992b in od 9930 do 9939 z uporabo lokalnega šifranta je treba nastaviti v vmesniku za katalogizacijo (gl. Navodila za delo v aplikaciji COBISS Cat). Po spremembi nastavitev je treba izvesti osvežitev podatkov. Če nihče od zaposlenih v knjižnici nima pooblastil za delo v segmentu COBISS3/Katalogizacija oz. aplikaciji COBISS Cat, nastavitve uredi IZUM na zahtevo knjižnice.
Bibliografski zapis lahko zbrišemo iz baze podatkov, če nima:
Postopek
Opozorila
Brisanje bibliografskih zapisov lahko izvajajo uporabniki, ki imajo pooblastilo za prevzemanje zapisov CAT_RCT – prevzemanje zapisov iz vzajemne baze podatkov v lokalno bazo.
Brisanje ni možno, če nekdo ureja zapis v COBISS3/Katalogizaciji ali COBISS Cat.
Podatke o gradivu lahko pogledamo v obliki, kot so zapisani v bibliografski bazi podatkov.
Postopek
Pregled bibliografskega zapisa v formatu COMARC je mogoč tudi v iskalniku bibliografskih zapisov:
S klikom na gumb COMARC lahko pogledamo bibliografski zapis v formatu COMARC tudi v urejevalniku Polje 996/997 in oknu Kontrola dotoka, kjer beležimo prejem serijskih publikacij.
V formatu COMARC lahko pogledamo tudi samo podrobne podatke o zalogi, tako da v iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997 ter izberemo postopek Pokaži polje v formatu COMARC.
Nasvet
V segmentu Nastavitve in administracija v vsebinskem sklopu Nastavitve lahko s postopkom Uporabniške nastavitve določimo ali je privzeti format za gradivo Osnovni prikaz ali format COMARC.
Več o:
Za posamezno gradivo lahko pregledamo, katera polja 996/997 obstajajo zanj.
Postopek Pokaži polja 996/997
Pogledamo lahko, v katerih lokalnih bazah podatkov knjižnic obstaja bibliografski zapis in kakšno je stanje podatkov o zalogi po knjižnicah (podatek v COBISS+).
Postopek
Opozorila
V COBISS.SI so knjižnice razporejene po enakih skupinah kot na vstopni strani COBISS+. Seznam se omeji le na tisto skupino knjižnic, v katero naša knjižnica spada. Če ste npr. prijavljeni v programsko opremo COBISS Univerzitetne knjižnice Maribor, bo seznam omejen na knjižnice Univerze v Mariboru.
Podatke o gradivu lahko dopolnimo z digitalno vsebino (npr. s sliko, zvokom, videoposnetkom itd.).
Postopek
Nasveti
Za vnos slikovnega gradiva v dCOBISS za potrebe prikaza naslovnice gradiva v COBISS+ uporabimo možnost Dodatne datoteke, ki spadajo k objavi in ne Glavna datoteka, ki spada k objavi. V primeru takšnega vnosa se bo v bibliografskem zapisu pravilno označil drugi indikator polja 856 - Elektronska lokacija in dostop, to je 2 – sorodni elektronski vir. Prav tako je potrebno pri dodani datoteki označiti potrditveno polje v stolpcu Prikazna slika.
Digitalno vsebino lahko dodamo tudi k zapisu, ki je shranjen samo v vzajemni bazi podatkov. V tem primeru poiščemo in izberemo bibliografski zapis v COBIB-u.
Opozorilo
Da lahko podatke o gradivu dopolnimo z digitalno vsebino, mora biti zapis shranjen v vzajemni bazi podatkov - COBIB-u.
Omogočen je prikaz podatkov o dostopu do celotnih besedil elektronskih informacijskih virov s povezavami do gradiva.
Postopek
Podatki v poljih 998 so namenjeni vodenju zbirnih podatkov o zalogi knjižnice. Bibliografski zapis ima lahko samo eno polje 998. Struktura podatkov v polju 998 je definirana s formatom COMARC/H.
V COBISS Lib je v polju 998 vključenih tudi nekaj podatkov, ki niso del formata COMARC/H:
Zbirni podatki o zalogi podpirajo funkcijo spletnega kataloga ter funkcijo koordinacije nabave tujih serijskih publikacij.
Pri monografskih publikacijah se polja 998 ne vnašajo, temveč se zbirni podatki o zalogi programsko prenesejo v vzajemno bibliografsko bazo podatkov. Podatke, ki so vpisani v tem polju, lahko preverimo v vsebinskem sklopu Gradivo pri podatku Sigla in število primerkov (998bc).
Pri serijskih publikacijah se polja 998 dodajo programsko v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije ob izstavitvi naročila ali zaključitvi vnosa seznama nenaročenih publikacij, kasneje pa se podatki glede na potrebe dopolnjujejo in spreminjajo ročno. Programsko se vpišejo naslednji podatki:
Če ne uporabljamo segmenta COBISS Lib/Serijske publikacije, se vedno, ko dodamo prvo polje 997, odpre urejevalnik polja 998, kamor se programsko vpišeta podatka:
Za koordinacije nabave tujih serijskih publikacij vnesemo podatke sami.
Prav tako se vedno, ko dodamo prvo polje 997 pri integrirnem viru ali zbirnem zapisu, odpre urejevalnik polja 998, kamor se programsko vpišeta naslednja podatka:
Opozorilo
Novo polje 998 moramo dodati ročno samo v naslednjih primerih:
V nadaljevanju so opisani postopki:
Če pri publikaciji še ne obstaja polje 998, se polje doda samodejno pri:
Novo polje 998 moramo dodati ročno samo v naslednjih primerih:
Postopek
Ne glede na to, ali je polje 998 nastalo programsko ali smo ga dodali sami, moramo kasneje po potrebi ročno spreminjati podatke in skrbeti za njihovo verodostojnost.
Vnos zbirnih podatkov o zalogi je razdeljen na več delov:
V polje 998 vnašamo spremembe, ki se nanašajo na zbirne podatke o zalogi serijske publikacije. To storimo po nasledjem postopku:
Primer vpisa podatkov o delnem odpisu
Če v prvem oddelku hranimo 10 številk, v drugem pa 15, vpišemo: ODD1=10,ODD2=15.
Nasvet
Če je obdobje hranjenja na vseh lokacijah v knjižnici enako, vpišemo samo številko, sicer pa vpišemo število mesecev po oddelkih, npr. ODD1=6.
Opozorila
Če knjižnica ureja podrobne podatke o zalogi v polju 997, se v podpolje 998c podatki vpišejo programsko in ročni vnos ni mogoč.
Ročno spreminjanje podatkov je možno, kadar knjižnica o zalogi serijske publikacije poroča za drugo knjižnico, ki nima svoje baze podatkov ali kadar vodi knjižnica zalogo za ta zapis v nekem drugem sistemu, izven COBISS-a ali kadar vodi knjižnica zalogo pri nekem drugem zapisu v okviru COBIB-a.
Pred prehodom na COBISS/OPAC+ V6.0, se je za knjižnice, ki niso imele nobenega polja 997, a so imele v podpolju 998c vpisano vrednost različno od 0, v novo strukturo podpolja 998c v element 7 vnesla vsebina na naslednji način:
Letnice in splošne podatke o zalogi, tj. podatke o popolnosti, rednosti dotoka in hranjenju, vnašamo v tabeli letnic. Podatka o letnicah in popolnosti zaloge sta obvezna.
Postopek
Opozorilo
Če končamo podatek z znakom -, se pri indikatorju nabave programsko vpiše vrednost o – trenutno naročena serijska publikacija. Če znak - zbrišemo, se tudi vrednost zbriše.
Podatke o financerjih in odstotkih financiranja za koordinacijo nabave tujih serijskih publikacij vpisujemo v tabeli financerjev.
Postopek
Nasvet
Dostop do polja 998 za urejanje podatkov za serijsko publikacijo je mogoč tudi iz:
V obeh primerih s klikom na gumb Polje 998 odpremo urejevalnik Polje 998.
Zbirne podatke o zalogi lahko iščemo po poljih 998 (npr. po datumu poročanja), po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu) in po podatkih o zalogi (npr. po podlokaciji v signaturi).
Podatke lahko iščemo na tri načine:
Iskalnik Polje 998 v prvem stolpcu iskalnih zahtev omogoča iskanje po podatkih:
Iskalno zahtevo lahko oblikujemo z več iskalnimi vrsticami in različno izbiro vrednosti v prvem stolpcu iskalnih zahtev za vsebinske sklope, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.
Rezultat iskanja so zbirni podatki o zalogi, tj. polja 998.
V iskalniku Polje 998 lahko podatke iščemo le v lokalni bazi podatkov.
Zbirne podatke o zalogi lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. s predponami za iskanje podatkov o zalogi na nivoju polja 998.
Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:
Pri iskanju v razredu Polje 998 so rezultat iskanja le tista polja 998, ki ustrezajo iskalnemu nizu.
Pri iskanju lahko uporabimo tudi predpone na nivoju polja 998, s katerimi lahko omejimo iskanje po zbirnih podatkih o zalogi.
Predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 998
Predpona | Pomen | Iskanje | Podpolje |
---|---|---|---|
SHAM= | Način nabave (v) | frazno | 998v |
SHFI= | Financer (4) | frazno | 9984 |
SHHC= | Vnesel | frazno | |
SHHD= | Vneseno | frazno | |
SHHM= | Spremenjeno | frazno | |
SHHU= | Spremenil | frazno | |
SHID= | Številka | frazno | 9986 |
SHNTS= | Opombe (n) | frazno | 998n |
SHRD= | Datum poročanja (a) | frazno | 998a |
SHRS= | Indikator nabave (e) | frazno | 998e |
SHSG= | Signatura – postavitev (d) | frazno | 998d |
SHSI= | Oznaka ustan. – sigla (b) | frazno | 998b |
SHVE= | Dobavitelj (2) | frazno | 9982 |
SHYR= | Letnice (k) | frazno | 998k |
SHCO= | Konzorcij | frazno | 998A |
Povezane vsebine:
Polje 998 lahko zbrišemo iz baze podatkov, če:
Postopek
Pri prijavi na razpis, ki ga objavi Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) za sofinanciranje nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov, lahko preverimo, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu v elementu F podpolja 9984 vpisana koda ARRS. Poleg tega lahko pogledamo, v katerih knjižnicah imajo naročeno isto gradivo.
Pri pripravi poročila o sofinanciranju nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov lahko vnesemo sofinancirani znesek ali odstotek, ki ga financira ARIS in Indikator nabave (e). Ti podatki se prenesejo med zbirne podatke o zalogi.
Pojasnilo glede kode ARRS v elementu F podpolja 9984
Ob začetku delovanja Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) smo v programski opremi preimenovali Javno agencijo za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARRS). Zaradi zagotovitve nemotenega delovanja programske opreme smo v elementu F podpolja 9984 ohranili kodo ARRS, v razrešitvi kode pa smo navedli novo ime agencije.
V nadaljevanju so opisani postopki:
Več o:
Podatki se vnašajo za potrebe koordinacije nabave tujih serijskih publikacij. Vnesemo jih v urejevalniku Polje 998 – koordinacija, ki ga odpremo z gumbom pri podatku Koordinac. v urejevalniku Polje 998.
Vnesemo naslednje podatke:
Vnesene podatke shranimo.
Opozorilo
Atributa Cena v domači valuti in Delež financiranja ARIS se izračunata programsko glede na vneseno ceno in odstotek financiranja pri ARIS. Če je cena na enoto v tuji valuti, se upošteva tečajna lista, ki je programsko vnesena za potrebe razpisa ARIS.
Pogledamo lahko, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu, pri katerem je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS, v elementu F podpolja 9984 vpisana koda ARRS.
Postopek
Nasvet
V segmentu COBISS Lib/Izpisi lahko pripravimo seznam tujih serijskih publikacij in baz podatkov, kjer so pod naslovom posameznega gradiva navedene knjižnice, ki imajo za to publikacijo v elementu F podpolja 9984 vpisano kodo ARRS, poleg tega pa je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS.
Pogledamo lahko, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu vrednost indikatorja nabave (e) trenutno naročena serijska publikacija.
Postopek
Nasvet
V segmentu COBISS Lib/Izpisi lahko pripravimo seznam tujih serijskih publikacij in baz podatkov, kjer so pod naslovom posameznega gradiva navedene knjižnice, ki imajo za to publikacijo v podpolju 998e vrednost o – trenutno naročena serijska publikacija.
Pri pripravi poročila za ARIS o sofinanciranju nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov lahko vnesemo sofinancirani znesek ali odstotek, ki ga financira ARIS, in uredimo Indikator nabave (e).
Postopek
Nasvet
Pri serijskih publikacijah in bazah podatkov, s katerimi smo kandidirali na razpisu, a zanje nismo dobili sredstev, pri Delež financiranja ARIS vnesemo vrednost 0.
Opozorila
S to metodo lahko urejamo podatke samo v času, ko se vnašajo podatki o sofinanciranju ARIS.
Arhivirani podatek o financerjih služi pripravi poročil o porabi sredstev, ki ga IZUM posreduje ARIS po zaključku javnega razpisa za sofinanciranje mednarodne znanstvene literature. Financer (4) ob prijavi na razpis se ne spremeni v obdobju od prijave na razpis do oddaje poročila, ki ga IZUM posreduje v ARIS.
Ko po vnosu deleža ARIS kliknemo v vnosno okno pri Odstotek, ki ga financira ARIS, se odstotek financiranja ARIS preračuna na dve decimalni mesti natančno.
Če spremenimo delež ARIS za manj kot 0,01 odstotka financiranja, se vpisani delež ARIS ohrani.
Podatki o stanju zaloge so shranjeni v lokalnih bazah podatkov knjižnic in omogočajo avtomatizacijo postopkov inventarizacije in izposoje gradiva, nabavo monografskih in serijskih publikacij, spremljanje dotoka serijskih publikacij ter avtomatizacijo drugih internih postopkov.
Eno polje 996/997 predstavlja izvod monografske publikacije, letnik serijske publikacije, enoto neknjižnega gradiva, npr. USB-ključek ipd.
Polja 996/997 lahko nastanejo v postopku nabave gradiva v segmentih COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije, lahko pa jih dodajamo sami.
Podatke o zalogi monografskih in serijskih publikacij (npr. signatura, inventarna številka, datum inventarizacije itd.) vodimo v vsebinskem sklopu Polje 996/997, podatke povezane z nabavo publikacij (npr. način nabave, dobavitelj, cena itd.) pa v vsebinskem sklopu Polje 996/997 – nabavni podatki.
Podatke vnašamo po pravilih, ki veljajo za format COMARC/H.
Pri vnosu podatkov o formatu, oznaki podlokacije v signaturi, interni oznaki, vrsti obdelave in UDK prostem pristopu uporabljamo lokalne šifrante za zalogo. Z nastavitvijo posebnega parametra v inicializacijski datoteki je pri formatu, interni oznaki, vrsti obdelave ali UDK prostem pristopu dovoljen tudi vnos vrednosti, ki je ni v šifrantu.
V nadaljevanju so opisani:
V urejevalniku Polje 996/997 vpisujemo in spreminjamo podatke o zalogi knjižničnega gradiva, tj. podatke v poljih 996/997.
V nadaljevanju so opisani urejevalniki:
Podatki so razporejeni v tri skupine (trije zavihki). Urejeni so delno po abecednem vrstnem redu črkovnih oznak podpolj, delno pa glede na pogostost uporabe:
Pod vsakim zavihkom so preko gumbov dostopni postopki:
Urejevalnik Polje 996/997 – nabavni podatki
V urejevalniku Polje 996/997 – Nabavni podatki vpisujemo in spreminjamo nabavne podatke, zapisane v formatu COMARC/H: način nabave, številka in datum naročila, prejema, reklamacije, predračuna in računa, interna številka in datum računa, dobavitelj, cena in naslovnik za dar ali zameno.
Nasvet za prikaz strukture elementov v formatu COMARC/H
Strukturo elementov pri posameznem podpolju prikažemo, če z miško pokažemo nanj.
Urejevalnik za razčlenjen prikaz nabavnih podatkov je dostopen s klikom na gumb pri Nabavni p..
Urejevalnik Nabavni podatki
V urejevalniku so prikazani vsi elementi podpolj za nabavne podatke in predstavlja pomoč pri vnosu nabavnih podatkov. Ob shranjevanju se podatki samodejno pretvorijo v format COMARC/H.
Več o:
Za vsak izvod knjižničnega gradiva dodamo polje 996/997 in vnesemo podatke.
Pri dodajanju polja 996/997 lahko uporabimo lastno predlogo, ki smo jo predhodno kreirali, in si tako olajšamo vnos podatkov.
V polje, ki ga dodamo, lahko že takoj vnesemo tudi podatke za inventarizacijo gradiva. Lahko pa polje samo dodamo in druge podatke vpišemo kasneje.
Če uporabljamo segmenta COBISS Lib/Nabava in COBISS Lib/Serijske publikacije, se polja 996/997 dodajo programsko pri izvajanju nabavnih postopkov.
Postopek
Status po dodajanju polja 996/997
Polje 996/997: 2 – v obdelavi
Privzete vrednosti pri dodajanju polja 996/997
Glede na nastavitve v inicializacijski datoteki se v urejevalniku Polje 996/997 ponudijo naslednje privzete vrednosti:
Nastavitve v inidializacijski datoteki uredi NCC na zahtevo knjižnice.
Če imamo definirano privzeto predlogo, se v urejevalnik prenesejo tudi vrednosti iz te predloge. Če smo pri dodajanju polja 996/997 uporabili lastno predlogo, se v Podlokacija (d\l) prenese vrednost iz te predloge, tudi če je z nastavitvami v inicializacijski datoteki določeno drugače.
Opozorilo
Polja ni možno dodati v zapis za izvedeno delo.
Več o:
Kadar moramo vnesti večje število polj 996/997, ki vsebujejo enake podatke (npr. datum inventarizacije in način nabave pri vnašanju starega fonda, podlokacija, financer in dobavitelj pri vnašanju učbeniškega sklada itd.), si delo lahko olajšamo tako, da pred dodajanjem polj 996/997 kreiramo predlogo s temi podatki in jo nato uporabimo.
Ko želimo, da bodo pri dodajanju novega polja 996/997 vneseni drugačni podatki kot doslej, spremenimo podatke v predlogi, ki je pri dodajanju polja 996/997 nastavljena kot privzeta, ali pa kreiramo novo predlogo in jo uporabimo. Kreiramo lahko več predlog. Kadar je predlog več, se pri dodajanju polja 996/997 upošteva tista, ki je nastavljena kot privzeta.
Ko določene predloge ne potrebujemo več, jo lahko zbrišemo. Če zbrišemo vse predloge, ki smo jih kreirali, bodo pri dodajanju polja 996/997 ponovno privzeto veljale sistemske nastavitve.
Predloge so vezane na uporabniško ime. Urejamo jih v oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997.
Postopek
Postopek
Predloga se shrani med uporabniške nastavitve in doda v seznam predlog. Ko jo želimo uporabiti pri dodajanju polj 996/997, jo nastavimo kot privzeto.
Primera predloge za vnos starega fonda in za vnos učbeniškega sklada
Če si želimo olajšati dodajanje polj 996/997 pri vnašanju starega fonda, kreiramo predlogo, v kateri pri Datum inventariz. (o) vpišemo želeni datum inventarizacije in iz spustnega seznama pri Način nabave (v) izberemo vrednost e – stari fond.
Če si želimo olajšati dodajanje polj 996/997 pri vnašanju učbeniškega sklada, kreiramo predlogo, v kateri vpišemo ali iz šifranta izberemo vrednosti pri Podlokacija (d\l), Način nabave (v), Financer (4) in Dobavitelj (2).
Nasvet za nastavitev dodajanja polj 996/997, ki statusa nimajo določenega
Če nam pri dodajanju polj 996/997 ne odgovarja, da se pri Status (q) privzame vrednost 2 – v obdelavi (programska nastavitev), kreiramo in nato uporabimo predlogo, v kateri v vnosno polje pri Status (q) ne vpišemo nobene vrednosti.
Ko želimo, da bodo pri dodajanju polja 996/997 vneseni drugačni podatki kot doslej, spremenimo podatke v privzeti predlogi.
Postopek
Opozorilo
Sistemskih nastavitev, ki so v seznamu predlog navedene na prvem mestu, ni mogoče urejati.
Predlogo, ki je ne potrebujemo več, lahko zbrišemo.
Postopek
Če zbrišemo vse predloge, ki smo jih kreirali, bodo pri dodajanju polja 996/997 ponovno privzeto veljale sistemske nastavitve.
Opozorilo
Sistemskih nastavitev, ki so na prvem mestu v seznamu predlog, ni mogoče zbrisati.
Predlogo, ki jo želimo uporabiti pri dodajanju polja 996/997, nastavimo kot privzeto. Ta predloga se bo upoštevala pri dodajanju polja 996/997, dokler ne bomo spremenili te nastavitve (predlogo zbrisali ali nastavili novo predlogo za privzeto).
Kadar nočemo uporabiti lastne predloge za vnos polja 996/997, aktiviramo sistemske nastavitve.
Postopek
Zraven predloge, ki smo jo nastavili kot privzeto, se v oklepaju izpiše beseda (privzeto). Privzeta predloga se bo upoštevala pri dodajanju polja 996/997, dokler ne bomo spremenili nastavitve.
V urejevalniku Polje 996/997 vnašamo podatke pod tremi zavihki:
Podatke vnašamo po pravilih, ki veljajo za vnos podatkov o zalogi (gl. priročnik COMARC/H Format).
Postopek
Če smo vnesli inventarno številko in datum inventarizacije, se polje 996 doda v vsebinski sklop Novosti za namen priprave in izpisa seznamov novosti.
V polju 996/997 se določeni podatki izpolnijo samodejno:
Nasvet za preverjanje podatkov v poljih 996/997
Kjer koli v urejevalniku polja 996/997 lahko s tipko <F3> odpremo iskalnik Polje 996/997, v katerem lahko poiščemo polja 996/997 in pred vnosom podatkov preverimo že obstoječe podatke v drugih poljih 996/997.
Opozorilo
V zapisu za izvedeno delo podatkov polju ni možno spreminjati. Če polje nima inventarne številke, ga lahko zbrišemo. Če ima polje inventarno številko, ga lahko prenesemo v zapis za monografsko publikacijo.
Več o:
Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 pod zavihkom I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.
Vnesemo lahko naslednje podatke: indikator vezave (I1), indikator postavitve (I2), oznaka primerka (c), signatura (d), inventarna številka (f) in datum inventarizacije (o), stopnja dostopnosti (p), status (s) in datum statusa (t), omejitev dostopnosti (u), številka za izposojo (9), opombe o stanju zaloge (n) in inventarne opombe (r).
Pri monografskih publikacijah je privzeta vrednost indikatorja vezave Nedefiniran in je ne spreminjamo. Pri serijskih publikacijah je privzeta vrednost indikatorja Nevezani zvezki. Vrednost indikatorja vezave lahko spreminjamo s postopkom Veži zvezke ali Razveži zvezke.
Za indikator postavitve lahko izberemo vrednost iz spustnega seznama. Privzeta vrednost indikatorja je določena v inicializacijski datoteki.
Oznako primerka vnesemo ročno, programsko pa se določi pri dodajanju enote v komplet. Programsko določene oznake enote kompleta ne moremo spremeniti.
Elemente signature vnašamo glede na vrednost indikatorja postavitve.
Inventarno številko, tekočo številko in številko za izposojo določamo preko števcev, izjemoma jih vpišemo ročno.
Opozorilo
Inventarne številke za monografske publikacije ni mogoče določiti, če je vrednost statusa 1 – naročeno.
Če želimo, da imajo izvodi iste publikacije (v okviru oddelka) iste tekoče številke, je treba v števcu tekočih številk določiti obliko označevanja dvojnic. Na ta način se pri kopiranju v poljih 996/997 privzame ista tekoča številka, programsko pa se predlaga podatek za dvojnico. Če v števcu ni podatka o dvojnici, se pri kopiranju podatkov v polja 996/997 določi vedno nova tekoča številka.
Če uporabljamo kombinirano postavitev po področjih in po tekoči številki, se lahko s parametrom v inicializacijski datoteki določi, da se v polju 996/997 z indikatorjem postavitve po področjih, programsko določi tekoča številka s pomočjo števca tekočih številk.
Pri določanju inventarne številke preko števca se datum inventarizacije zabeleži programsko.
Po potrebi določimo stopnjo dostopnosti.
Določimo status. Če je gradivo pripravljeno za postavitev na polico, status zbrišemo.
Pri določanju ali brisanju statusa se datum statusa zabeleži programsko.
Po potrebi vnesemo opombo in inventarno opombo.
S števci lahko v postopku inventarizacije gradiva določamo:
V urejevalniku Polje 996/997 se kot privzeta vrednost ponudijo števci, katerih pogoji ustrezajo podatkom o gradivu. Iz spustnih seznamov lahko izberemo druge števce.
Številke določimo z gumbom Določi številke. Naenkrat se določita inventarna številka in tekoča številka v signaturi. Prav tako se določi številka za izposojo pri monografskih publikacijah, medtem ko se pri serijskih publikacijah številka za izposojo določi, če je v popolju 997m vpisana prejeta številka, in v kontroli dotoka ob prejemu vsakega zvezka.
Če je katera od številk že določena, nas program na to opozori. S parametrom v inicializacijski datoteki se lahko določi, da se zasedena številka preskoči.
Tekoči datum se prenese v datum inventarizacije, če datuma pred tem nismo vpisali.
Na osnovi datuma inventarizacije in podatka o obdobju hranjenja v polju 998 se izračuna tudi datum odpisa letnika serijske publikacije.
S parametroma v inicializacijski datoteki je pri metodi Določi številke, ki je dostopna preko gumba v urejevalniku Polje 996/997, omogočena programska izbira števcev za inventarne in tekoče številke v signaturi pri urejanju polj 996/997. Program glede na pogoje poišče in izbere ustrezni števec, po katerem se določi številka:
Glede na to nastavitev obstaja razlika pri kopiranju med polji 996/997:
Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 – nabavni podatki, ki se odpre, ko v urejevalniku Polje 996/997 / I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r kliknemo gumb pri Nabavni p..
Vnesemo lahko podatke o načinu nabave (v), naročilu (x), prejemu (y), reklamaciji (z), predračunu (0) in računu (1), dobavitelju (2), ceni (3), interni številki (7), naslovniku za dar ali zameno (8). Podatke moramo vnesti v formatu COMARC/H.
Nasveta za vnos nabavnih podatkov
Strukturo elementov pri posameznem podpolju prikažemo, če z miško pokažemo nanj.
Za pomoč pri vnosu nabavnih podatkov kliknemo gumb Nabavni pod….
Pomoč pri vnosu nabavnih podatkov
Po kliku na gumb Nabavni pod… v Polje 996/997 – nabavni podatki se odpre urejevalnik Nabavni podatki.
V urejevalniku so vsi elementi podpolj za nabavne podatke razčlenjeni v posamezne podatke.
Pri davčni stopnji se ponudi privzeta vrednost. V knjižnici, ki ima vpisan odbitni delež vstopnega DDV v odstotkih pri domači knjižnici, se le-ta ponudi kot privzeta vrednost. Oba podatka se upoštevata pri programskem izračunu zneska DDV in posledično pri izračunu cene izvoda. Cena izvoda se izračuna po vnosu cene na enoto, od katere se odšteje popust in prišteje DDV.
Podatke je treba samo vnesti, pravilno označevanje podpolj in elementov po formatu COMARC/H pa je podprto programsko.
Opozorilo
Urejevalnik Nabavni podatki je namenjen kot pomoč pri vnosu nabavnih podatkov za domačo valuto.
Pri ažuriranju podatkov o ceni, računu, internem računu in financerju v polju 996 se pokažejo obstoječi podatki, ki jih novi prekrijejo. S tem je zagotovljeno, da ima monografska publikacija samo en podatek o računu (1), ceni (3), financerju (4) in interni številki (7). Za polje 997 pa velja, da se pri vnosu podatkov podpolja vedno dodajo.
Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 po kliku na zavihek e, g, h, i, s, w, 4, 5.
Vnesemo lahko naslednje podatke: preusmeritev gradiva (e), splošni podatki o zalogi (g), naslov enote (h), obseg enote (i), vezava (s), namen nabave (w), financer (4) in vrsta obdelave (5).
Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 po kliku na zavihek j, k, l, m.
Vnesemo podatke o številčenju (j, l, m) in letnici (k) izhajanja serijske publikacije.
Pri Datum odpisa letnika vnesemo datum, na osnovi katerega bomo lažje našli publikacije za odpis.
Če smo v polje 998 vnesli podatek o obdobju hranjenja publikacije, se na osnovi tega podatka in datuma inventarizacije datum odpisa določi programsko, ko določimo inventarno številko z gumbom Določi številke.
Nasvet za vnos podatkov o zvezkih serijskih publikacij
Za poenostavitev beleženja številčenju in letnici izhajanja, lahko za serijsko publikacijo določimo vzorec izhajanja in beležimo prejem zvezkov v kontroli dotoka. V tem primeru ni treba vnašati podatkov pod tem zavihkom, ker se vpisujejo programsko.
Več o:
Morebitna sprememba podlokacije v polju 997 se prenese v vzorec izhajanja (pri neprejetih zvezkih).
Če imamo izbran števec številk za izposojo, se v kontroli dotoka serijskih publikacij številke za izposojo določajo programsko ob prejemu zvezkov.
Pri pripravi vzorca izhajanja serijske publikacije za posamezno polje 996/997 se v polje prenesejo podatki o letnici ter o številčenju na prvem (zvezek), drugem (letnik) in tretjem nivou. Zaloga zvezkov na prvem nivou se beleži s kontrolo dotoka. V poljih 996/997 teh podatkov ni smiselno spreminjati.
Oznaka podlokacije in interna oznaka se privzameta iz postavke v nabavni listini. Morebitna sprememba podlokacije v polju 996/997 se prenese v postavko.
Če je v inicializacijski datoteki nastavljena stopnja dostopnosti po posameznih podlokacijah, je podatek iz inicializacijske datoteke za posamezno podlokacijo privzeta vrednost.
Nabavni podatki se samodejno vpisujejo v polja 996/997 ob izvajanju nabavnih postopkov. V poljih 996/997 teh podatkov ni smiselno spreminjati.
Namen nabave in financerja praviloma vnašamo v nabavnem postopku. Iz segmenta COBISS Lib/Nabava oz. COBISS Lib/Serijske publikacije se podatki o financerju zapišejo, ko je zabeleženo plačilo računa.
V polju, ki nastane v nabavnem postopku, ne moremo odpreti urejevalnika za pomoč pri vnosu nabavnih podatkov.
Inventarizacija gradiva vključuje:
Pogoj
Vsaj eno polje 996/997 pri gradivu mora imeti status 2 – v obdelavi pri monografski publikaciji ali 1 – naročeno pri serijski publikaciji.
Postopek
Nasveta
V inicializacijski datoteki je možno nastaviti, da v elementih d\a in d\5 kljub postavitvi po področjih ne bo podatkov.
Inventarizacijo lahko izvedemo tudi tako, da v iskalniku Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997, ki še nima inventarne številke. Tako sami določimo, za katero polje 996/997 se bo odprl urejevalnik. Izberemo postopek Inventariziraj.
Več o:
Za polja 996/997 lahko izpišemo nalepke. Vsebina nalepk je odvisna od vnesenih podatkov in vrednosti indikatorja postavitve:
Postopek
Nalepka se izpiše na tiskalniku ali pošlje v izpisno vrsto.
Če smo izbrali možnost izpisa preko izpisne vrste, se nalepke dodajo v izbrano izpisno vrsto. Izpišemo jih kasneje iz izpisne vrste.
Opozorilo
Črtna koda CODE93, ki jo v sistemu COBISS uporabljamo za nalepke za gradivo, podpira le ASCII znake. Zaradi težav pri odčitavanju črtnih kod posameznih delov serijskih publikacij smo uvedli kontrolo pri izpisovanju črtne kode. Če se vpiše napačni znak, se bo na nalepki izpisala črtna koda le do vejice, torej inventarna številka in vejica, podobno kot se izpiše pri predolgem vnosu posameznih delov v podpolje 997m. Torej priporočamo, da se za označevanje delov serijskih publikacij uporabljajo samo znaki iz kodne tabele ASCII.
V vsebinski sklop Novosti se programsko prenesejo nekateri podatki iz polj 996/997, ki za knjižnico predstavljajo novo gradivo. Prenesejo se naslednji podatki:
Če prejmemo več izvodov gradiva, se med novosti zabeleži samo eden.
Monografske publikacije se dodajo med novosti ob inventarizaciji, ko določimo vsaj inventarno številko in datum inventarizacije.
Pri serijskih publikacijah se vsak zvezek doda med novosti, ko zabeležimo prejem v kontroli dotoka. Če ne beležimo prejema v kontroli dotoka, lahko zvezke sami dodamo med novosti.
Kako dolgo bo polje 996/997v razredu Novosti, je odvisno od nastavitve v inicializacijski datoteki.
V nadaljevanju sta opisana postopka:
Kadar ne beležimo prejema v kontroli dotoka, lahko prejete zvezke sami dodamo med novosti. Pogoj za to je, da morajo biti v podpolju 997m vpisani prejeti zvezki serijske publikacije.
Postopek
Na tiskalnik lahko izpišemo seznam novosti. Na voljo so različni seznami novosti.
Postopek
Kako še lahko pripravimo izpis seznama novosti?
Novosti lahko izpišemo tudi tako, da v isklaniku Novosti poiščemo in izberemo polja 996/997 ter Izberemo gumb ter nato iz spustnega seznama gumb
. Pripravljeno in shranjeno datoteko lahko poljubno uredimo npr. z programom MS Excel.
Podatke o zalogi lahko iščemo po poljih 996/997 (npr. po datumu inventarizacije), po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu) in po zbirnih podatkih o zalogi (npr. zaloga pri trenutno naročenih serijskih publikacijh).
Podatke lahko iščemo na tri načine:
Iskalnik Polje 996/997 v prvem stolpcu iskalnih zahtev omogoča iskanje po podatkih:
Iskalno zahtevo lahko oblikujemo z več iskalnimi vrsticami in različno izbiro vrednosti v prvem stolpcu iskalnih zahtev za vsebinske sklope, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.
Rezultat iskanja so podatki o zalogi, tj. polja 996/997.
V iskalniku Polje 996/997 lahko podatke iščemo le v lokalni bazi podatkov.
Primeri iskanja po podatkih o zalogi
Poiskati želimo zalogo učbeniškega sklada, ki smo jo inventarizirali v šolskem letu 2021/2022. Pri iskalnem polju Podlokacija (d\l) izberemo iz šifranta oznako podlokacije za učbeniški sklad, npr. US in pri iskalnem polju Datum inventarizacije vpišemo datum od 01.09.2021 do 31.08.2022.
Poiskati želimo zalogo, ki nima vpisane cene. Iščemo po iskalnem polju Cena (3) z operatorjem EMPTY.
Poiskati želimo vse komplete. Pri iskalnem polju Inv. št. vodilne enote kompleta izberemo operator NOTEMPTY.
Poiskati želimo serijske publikacije za oddelek izposoje 01. Pri iskalnem polju Oddelek za izposojo izberemo iz šifranta številko oddelka 01 in pri Omejevanje izberemo iz šifranta oznako SER.
Poiskati želimo serijske publikacije z letnico 2022, ki še nima določene inventarne številke. Pri iskalnem polju Letnica (k) vpišemo 2022 in pri iskalnem polju Invetarna številka (f) izberemo operator EMPTY.
Primer kombiniranega iskanja v iskalniku razreda Polje 996/997
1. V prvem stolpcu iz spustnega seznama izberemo vrednost Polje 996/997 oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo, ki je bilo inventarizirano v letu 2020:
2. V naslednjih vrsticah v prvem stolpcu iz spustnega seznama izberemo Bibliografski zapis in oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo z letom izida 2020 v angleškem jeziku:
Rezultat iskanja so polja 996/997, za gradivo z letom izida 2020 v angleškem jeziku, ki smo jih inventarizirali v letu 2020.
Podatke o zalogi lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. s predponami za iskanje podatkov o zalogi.
Če želimo, lahko nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo, s katerim v iskalniku Polje 996/997 izključimo iz iskanja polja 996/997 s statusom 9 – odpisano.
Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:
Pri iskanju v iskalniku Polje 996/997 s predponami za iskanje po podatkih o zalogi so rezultat iskanja le tista polja 996/997, ki ustrezajo iskalnemu nizu. Pri iskanju v iskalniku Polje 996/997 z dodatnimi indeksi podatkov o zalogi v bibliografskih bazah podatkov pa so rezultat iskanja vsa polja 996/997, ki pripadajo zapisom, pri katerih vsaj eno polje 996/997 ustreza iskalnemu nizu.
V nadaljevanju je seznam predpon na nivoju 99X, s katerimi lahko omejimo iskanje po podatkih o zalogi.
Dodatni indeksi podatkov o zalogi v bibliografskih bazah podatkov so opisani v priročniku COBISS3/Katalogizacija (gl. dodatek A.1.2.6).
Primeri iskanja po podatkih o zalogi z iskalnimi predponani
Primer 1: HDA=2020
V iskalniku Polje 996/997 s predpono HDA= so rezultat iskanja polja 996/997, ki ustrezajo datumu inventarizacije pri HDA=.
Primer 2: DA=2020
V iskalniku Polje 996/997 s predpono DA= so rezultat iskanja vsa polja 996/997, ki pripadajo zapisom, pri katerih vsaj eno polje 996/997 ustreza pogoju vpisanemu pri DA=.
Predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 996/997
Predpona | Pomen | Iskanje | Podpolje |
---|---|---|---|
DD= | Datum odpisa letnika | frazno | |
HAT= | Način nabave (v) | frazno | 996v, 997v |
HBUS= | Bibliobus št. | frazno | |
HC= | Vnesel | frazno | |
HCL= | Sedanja podlokacija (d\l, e\E) | frazno | 996d\l, 997d\l, 996e\E, 997e\E |
HCN= | Številka za izposojo (osnovna) | frazno | 9969, 9979 |
HD= | Vneseno | frazno | |
HDA= | Datum inventariz. (o) | frazno | 996o, 997o |
HDP= | Oddelek za izposojo | frazno | |
HFI= | Financer (4) | frazno | 9964, 9974 |
HFL= | Polje | frazno | |
HFR= | Oznaka fizične oblike (g\o) | frazno | 996g\o, 997g\o |
HI2= | Indikator postavitve (2) | frazno | |
HID= | ID polja | frazno | 9966, 9976 |
HIIV= | Interna številka in datum računa (7), elementa 1 – interna številka računa in 2 – datum računa | frazno | 9967, 9977 |
HIN= | Inventarna številka (f) | frazno | 996f, 997f |
HIR= | Opombe (r) | frazno | 996r, 997r |
HIV= | Številka in datum računa (1), elementa m – številka računa in q – datum računa | frazno | 9961, 9971 |
HLI= | Stopnja dostopnosti (p) | frazno | 996p, 997p |
HM= | Spremenjeno | frazno | |
HNTS= | Opombe (n) | frazno | 996n, 997n |
HPR= | Cena (3) | frazno | 9963, 9973 |
HPT= | Vrsta obdelave (usmerjanje) (5) | frazno | 9965, 9975 |
HRA= | Omejitev dostopnosti (u) | frazno | 996u, 997u |
HSD= | Datum statusa (t) | frazno | 996t, 997t |
HSG= | Signatura – postavitev (d) | frazno | 996d, 997d |
HSG5= | ABC in drugo – 2. del (d\5) | frazno | 996d\5, 997d\5 |
HSGA= | ABC in drugo – 1. del (d\a) | frazno | 996d\a, 997d\a |
HSGF= | Format (d\f) | frazno | 996d\f, 997d\f |
HSGL= | Podlokacija (d\l) | frazno | 996d\l, 997d\l |
HSGN= | Tekoča številka (d\n) | frazno | 996d\n, 997d\n |
HSGS= | Interna oznaka (d\i) | frazno | 996d\i, 997d\i |
HSGU= | UDK prosti pristop (d\u) | frazno | 996d\u, 997d\u |
HSGV= | Vsi elementi signature | frazno | 996d, 997d |
HSGX= | Številčenje v sig. – oznaka dela (d\x) | frazno | 996d\x, 997d\x |
HST= | Status (q) | frazno | 996q, 997q |
HTI= | Naslov (h) | frazno | 996h, 997h |
HTMD= | Datum preusm. gradiva (e\D) | frazno | 996e\D, 997e\D |
HTME= | Podlokacija preusm. (e\E) | frazno | 996e\E, 997e\E |
HU= | Spremenil | frazno | |
HVE= | Dobavitelj (2) | frazno | 9962, 9972 |
HYR= | Letnica (k) | frazno | 996k, 997k |
IE= | Inventarna številka obstaja | frazno | |
SCH= | Števec tekočih številk | frazno |
Iskanje po predponah HIIV in HIV omogoča iskanje po elementih podpolja 996/9971 - Številka in datum računa in 996/9977 - Interna številka in datum računa. Za predpono vpišemo oznako elementa in nato iskalni pojem.
Primer iskanja po elementih podpolja 996/997
Poiskati želimo polja, ki smo jih plačali z računom številka Rp 101. Vpišemo iskalno zahtevo HIV=mRp 101.
Povezane vsebine:
Pogledamo lahko, katere inventarne številke ali tekoče številke v signaturi so nezasedene, in proste uporabimo pri inventarizaciji gradiva tako, da jih vnesemo ročno.
Postopek
Izpiše se sporočilo o nezasedenih inventarnih številkah in tekočih številkah v danem območju.
Primeri iskanja nezasedenih številk
Če želimo iskanje tekočih številk iz signature v območju od 1 do 100 dopolniti z iskanjem po podlokaciji K, vpišemo 1-100(l=K).
Če želimo iskanje tekočih številk iz signature v območju od 1 do 100 dopolniti z iskanjem po podlokaciji K ter hkrati po števcu tekočih številk s številko 7, vpišemo 1-100(l=K,c=7).
Območje iskanja dopolnimo z iskanjem po formatu, tako da v oklepaju vpišemo f in oznako formata; za dopolnitev iskanja po interni oznaki vpišemo i.
Določene podatke lahko spremenimo v več poljih 996/997 hkrati.
V nadaljevanju so opisani:
Več o:
Podatke v polju 996/997, tudi nabavne podatke, lahko kopiramo iz izbranega polja v druga polja ali pa iz drugega polja v izbrano polje.
Pri kopiranju podatkov se upoštevajo naslednja pravila:
Podatke iz polja 996/997 lahko v istem bibliografskem zapisu kopiramo v druga polja 996/997. Pri kopiranju podatkov veljajo določena pravila.
Izberemo polja, v katera želimo kopirati podatke, in nato podpolja, ki jih želimo kopirati. Še pred shranjevanjem lahko pregledamo in po potrebi dopolnimo polja, v katera smo kopirali podatke.
Pogoj
V polju 996/997, iz katerega bomo kopirali podatke, so podatki o zalogi za enoto, ki ni povezana v komplet.
Postopek
Podatki se prenesejo v vsa izbrana polja.
Več o:
V eno ali več polj 996/997 lahko kopiramo podatke iz katerega koli polja 996/997 v bazi podatkov. Pri kopiranju podatkov veljajo določena pravila.
Poiščemo polje, iz katerega želimo kopirati podatke, in izberemo podpolja, ki jih želimo kopirati.
Pogoj
V polju 996/997, v katero bomo kopirali podatke, so podatki o zalogi za enoto, ki ni povezana v komplet.
Postopek
Podatki se prenesejo v polje 996/997.
Več o:
Podatke, kot so status (q), preusmeritev na drugo lokacijo (e\E), datum preusmeritve (e\D), inventarne opombe (r), omejitev dostopnosti (u) in stopnja dostopnosti (p), lahko spreminjamo preko inventarne številke ali številke za izposojo.
Določimo lahko tudi pogoje za spreminjenje podatkov, tj. podpolja, ki bodo pri tem kontrolirana. Če jih določimo, se bodo podatki spremenili le v poljih 996/997, ki izpolnjujejo pogoje. Če polje ne izpolnjuje pogojev, se izpiše sporočilo.
Postopek
Izjema pri spreminjanju podatkov za enote kompleta
Kadar želimo spremeniti podatke za enoto kompleta, se podatki v polju 996/997 ne spremenijo, razen če ima polje 996 enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki. Takrat je status (q) možno brisati ali spremeniti v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter v inicializacijski datoteki se lahko nastavi običajno za knjižnice, ki uporabljajo segment COBISS Lib/Nabava.
Če postopka ni mogoče izvesti, je treba enoto najprej izločiti iz kompleta.
Preko inventarne številke ali številke za izposojo lahko spreminjamo elemente signature: ABC in druge oznake – 1. del (d\a), ABC in druge oznake – 2. del (d\5), UDK prosti pristop (d\u), številčenje v sig. – ozn. dela (d\x), interna oznaka (d\i), podlokacije (d\l) in indikator postavitve (2). Spremenjene podatke lahko prenesemo v preostala polja v bibliografskem zapisu. Na osnovi polja 996/997, v katerem spreminjamo signaturo, lahko izpišemo nalepko.
Podatke lahko spreminjamo tako, da:
Postopek
Nasvet
Signaturo lahko spremenimo v urejevalniku Polje 996/997. Spremenjene podatke nato z gumbom Kopiraj prenesemo v preostala polja 996/997 v zapisu.
Opozorilo
Za spreminjanje signature potrebujemo pooblastilo HLD_CLN – sprememba signature.
Več o:
Podatek o statusu lahko hkrati spremenimo v več poljih 996/997 v istem zapisu.
Pogoj
V vseh izbranih poljih mora imeti status enako začetno vrednost. Le-ta je lahko 2, 4, 14 ali prazno.
Postopek
V vseh izbranih poljih 996/997 se spremeni vrednost statusa.
Izjema pri spreminjanju statusa za enote kompleta
Kadar želimo spremeniti status za enoto kompleta, se podatki v polju 996/997 ne spremenijo, razen če ima polje 996 enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki. Takrat je status (q) možno brisati ali spremeniti v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter v inicializacijski datoteki se lahko nastavi običajno za knjižnice, ki uporabljajo segment COBISS Lib/Nabava.
Če postopka ni mogoče izvesti, je treba enoto najprej izločiti iz kompleta.
Opozorilo
Za spreminjanje statusa potrebujemo pooblastilo HLD_CST – sprememba statusov.
Več o:
Polje 996/997 v bibliografskem zapisu lahko razmnožimo. V polja, ki pri tem nastanejo, se prekopirajo podatki iz osnovnega polja 996/997.
Postopek
Pri razmnoževanju se upoštevajo naslednja pravila:
Več o
Zaradi večje preglednosti lahko polja 996/997 v bibliografskem zapisu razvrstimo po določenem zaporedju programsko ali pa jih uredimo ročno.
V nadaljevanju sta opisana dva načina razvrščanja polj:
Postopek
Primer razvrščanja
Če želimo polja razvrstiti po podlokaciji, interni oznaki in inventarni številki, vpišemo l,i,f.
Postopek
Polja 996/997 lahko brišemo iz baze podatkov, če:
Postopek
Opozorilo
Za brisanje polja potrebujemo pooblastilo HLD_CTD – prenosi, brisanje polj.
Več o:
Polje se lahko zbriše samodejno ali ga zbrišemo ročno.
Samodejno brisanje polj
Polja, ki so povezana s postavkami nabave, ker so nastala v postopkih nabave v COBISS3/Nabava ali COBISS3/Serijske publikacije, se brišejo iz baze podatkov samodejno, ko izvedemo preklic postavke naročila ali odpoved naročila serijske publikacije (postopek je opisan v priročniku COBISS3/Serijske publikacije, gl. pogl. 3.4).
Ročno brisanje polja
Če po končanem nabavnem postopku v segmentu COBISS Lib/Nabava ugotovimo, da je polje 996 odveč, ker izvod ne bo postavljen na polico, lahko to polje zbrišemo iz baze podatkov.
Pogoj
Polje je nastalo v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Nabava. V polju 996 ni inventarne številke.
Postopek
Polje se zbriše iz baze podatkov. Pri gradivu se v seznam dogodkov zabeleži nov dogodek, pri katerem se zapiše ID polja, ki smo ga zbrisali.
Opozorilo
Polje 996, ki je nastalo v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Nabava, lahko zbrišejo uporabniki, ki imajo za delo v segmentu COBISS Lib/Nabava pooblastilo ACQ_BASIC – izvedba vseh postopkov v segmentu, razen vzdrževanja podatkov o skladih.
Metodo uporabimo v primerih, ko urejamo duplikate, stare zapise ali lokalne zapise in ugotovimo, da naša zaloga ni vezana na pravi zapis.
V prvem koraku prenesemo podatke o zalogi v zapis za drugo gradivo. To so polja 996/997, ki smo jih dodali sami in v njih ročno vnesli podatke o zalogi.
V drugem koraku povežemo nabavne postavke (če uporabljamo segment COBISS Lib/Nabava) s pripadajočimi podatki o zalogi z zapisom za drugo gradivo. Na ta način lahko tudi nabavne postavke, ki še niso povezane z bibliografskim zapisom ali so povezane z napačnim zapisom, povežemo z ustreznim zapisom.
V segmentu COBISS Lib/Nabava lahko prenesemo samo del zaloge, ki je vezana na eno nabavno postavko.
Pogoj
Prenašamo lahko zalogo enote, ki ni povezana v komplet. Zalogo lahko prenašamo samo med zapisi, ki imajo isti bibliografski nivo (npr. od serijske publikacije k serijski publikaciji). Izjemi sta zaloga k zapisom za integrirne vire, serijske publikacije in zbirne zapise, ki jo lahko prenesemo tudi iz zapisa za monografsko publikacijo in zaloga k zapisom za monografske publikacije, ki jo lahko prenesemo tudi iz zapisa za izvedeno delo.
Postopek
Nabavne postavke in podatki o zalogi se prevežejo v zapis za drugo gradivo.
Opozorili
V zapis za serijsko publikacijo, kjer je v podpolju 998c ročno vpisano število različno od 0, ni mogoče prenesti zaloge. Če želimo zalogo prenesti, moramo pri tem zapisu najprej v podpolju 998c, v element 7 vpisati število 0.
Za prenos zaloge potrebujemo pooblastilo HLD_CTD – prenosi, brisanje polj.
Kadar ne želimo v drug zapis prenesti vseh polj 996, ki so vezana na eno postavko naročila v segmentu COBISS Lib/Nabava, moramo kreirati postavko naročila za drug zapis in nanjo prenesti del podatkov o zalogi. To naredimo z metodo pri postavki naročila.
Postopek
Enote monografskih publikacij (polja 996) lahko povežemo v komplet.
Komplet začnemo oblikovati z vodilno enoto kompleta. Če želimo pogledati, katere enote sestavljajo komplet, ali v komplet dodati novo enoto, uporabimo metodo za oblikovanje kompleta pri kateri koli enoti, ki je že v kompletu.
V nadaljevanju so opisani:
Pogoji
Polje 996 mora imeti vpisano inventarno številko. Enota ne more biti del drugega kompleta in ne sme biti evidentirana za izposojo ali odpisana. Vse enote v kompletu morajo v polju 996 imeti enako oznako podlokacije v signaturi (d\l) ali enako oznako podlokacije preusmeritve (e\E). Enoto je možno izposoditi (tudi pogojno) na dom ali v čitalnico; pogoji za določitev dostopnosti za izposojo so zajeti v priročniku COMARC/H Format, gl. pogl. 998c, Tabela 1.
Postopek
V podpolje 996c za enoto, ki smo jo dodali v komplet, se programsko vpiše oznaka primerka/enote kompleta. Morebiti ročno vpisana oznaka primerka se zbriše.
Pravila, ki veljajo za enote kompleta
Iskanje enot kompleta
Enote posameznega kompleta lahko poiščemo v iskalniku Polje 996/997 po iskalnem polju Inv. št. vodilne enote kompleta. Vse enote kompleta lahko poiščemo, če pri istem iskalnem polju uporabimo filter NOTEMPTY.
Več o:
Ob inventuri nastaneta datoteki (posebej za monografske in serijske publikacije), v katerih so podatki o manjkajočem gradivu. To gradivo lahko programsko odpišemo.
Pogoj
Datoteka mora biti navadna besedilna datoteka v formatu txt, kodirana v kodnem standardu UTF-8.
Možna struktura podatkov v datoteki: COBISS.SI-ID#IN <št.> (npr. 135638#000023457) ali Status|COBISS.SI-ID#IN<št.> (npr. S8|135638#000023458, S8 – status izgubljeno). Vsaka inventarna številka mora biti v svoji vrstici.
Postopek
Opozorilo
Pri serijskih publikacijah se odpiše celoten letnik, zato se v okviru priprave izpisov znotraj inventure v datoteko inventurnega primanjkljaja za serijske publikacije uvrstijo samo inventarne številke za tiste letnike, pri katerih manjkajo vse enote letnika in na nivoju letnika ni bilo nobenega odčitka, ki bi letnik uvrščal med izjeme. Tudi pri morebitni ročni pripravi datoteke za programski odpis, pri serijskih publikacijah navedemo podatke v ustrezni strukturi samo za letnike, pri katerih želimo odpisati vse enote letnika.
Polja 996 za zastarele učbenike lahko odpisujemo preko inventarne številke. Metoda je omogočena v šolskih knjižnicah.
Postopek
Odpis gradiva in odpis učbenikov
Video prikazuje postopek odpisa gradiva in odpisa učbenikov. Postopek Odpiši učbenike je prikazan v drugem delu videa.
Opozorili
Če je gradivo evidentirano v izposoji ali je del kompleta, sprememba statusa ni možna. Izpiše se opozorilo, da lahko izvod odložimo na stran za kasnejše razdolževanje.
Opozorilo se izpiše tudi, če odčitana inventarna številka ne obstaja v bazi ali če je izvod že odpisan.
Preden knjižnice izločijo gradivo iz knjižnične zaloge, ga morajo ponuditi Narodni in univerzitetni knjižnici (NUK). Če NUK ne sprejme ponujenega gradiva, morajo knjižnice to gradivo ponuditi drugim knjižnicam.
Knjižnice pošljejo seznam ponujenega gradiva v izpisih:
Postopek
V datoteki s končnico *_reas.txt je za vsakim COBISS.SI-ID opisan razlog izbora posameznega gradiva.
V datoteki s končnico *_out.txt so za vsakim COBISS.SI-ID podatki o zalogi izbranega gradiva v knjižnici, ki nam je poslala seznam. Datoteko uredimo in vrnemo knjižnici, da nam pošlje izbrano gradivo.
Opozorili
Datoteki, ki vsebujeta seznam ponujenega odpisanega gradiva, morata biti navadni besedilni datoteki, shranjeni na vašem računalniku.
Preverjanje podatkov o gradivu je možno samo ob posebni nastavitvi v inicializacijski datoteki.
Dodatke in dopolnila, ki ne ostanejo ločeni, ampak se zlijejo v celoto integrirnega vira, lahko beležimo v ločenih poljih 997. Označimo jih s posebno oznako integrirnega vira.
Poleg zaloge integrirnih virov je v poglavju obravnavana še zaloga nekaterih monografskih publikacij v več delih, in sicer tistih, pri katerih prejemamo posamezne samostojne dele/snopiče. Te kasneje uvežemo v skupni ovoj. Ob tem polja 996 za dele/snopiče označimo s posebno oznako integrirnega vira.
Oznaka integrirnega vira je vključena v format COMARC/H, podpolje 996/997g, element \I, kjer so podani opis in primeri.
V nadaljevanju so opisani:
Med integrirne vire prištevamo:
Pri teh publikacijah se dopolnila integrirajo v celoto, preklicane vsebine pa se izločajo.
Osnovno enoto (npr. fascikel), v katero integriramo dodatke in dopolnila, inventariziramo v novem polju 997. V urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost m – osnovna enota (fascikel, ovoj itd.); izpis izvoda v COBISS+.
Pri polju 997 za osnovno enoto vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: dopolnitve integrirane.
Dodatke in dopolnila, ki ne ostanejo ločeni, ampak se zlijejo v celoto integrirnega vira (npr. v fascikel), inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje dopolnil ali prilog, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu. Polje 997 označimo z oznako integrirnega vira tako, da v urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+. Tako označena polja:
Pri poljih 997 za dodatke in dopolnila vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: integrirano k IN=<inventarna_številka_fascikla>.
Pri posodobitvah na CD-jih lahko knjižnica (začasno) hrani predhodne izdaje. Z ustrezno oznako integrirnega vira, ki jo vnesemo v urejevalnik Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5, lahko pri Oznaka integrirnega vira (g\I) določimo način izpisa v COBISS+:
Arhivski izvod mora ohraniti izvirno obliko. Dopolnila se samo dodajajo, preklicane vsebine pa se ne izločajo.
Osnovno enoto (npr. fascikel) inventariziramo v novem polju 997. V tem polju v podpolje 997m vpišemo tudi dopolnila, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu, kot smo inventarizirali osnovno enoto.
Dodatke in dopolnila, ki jih le dodajamo, inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje dopolnil ali prilog, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu.
Arhivski izvodi so popolnoma nedostopni za izposojo. Polj 997 ne označujemo z oznako integrirnega vira.
V nadaljevanju so opisane:
Gre za baze podatkov, dostopne na fizičnem nosilcu (npr. CD-ROM-u) ali na spletu (z geslom ali brez gesla), katerih vsebina se dopolnjuje oz. spreminja.
Osnovno enoto inventariziramo v novem polju 997.
Posodobitve inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje posodobitev, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu.
Knjižnica se odloči, ali predhodne izdaje (začasno) hrani ali ne. Z ustrezno oznako integrirnega vira, ki jo vnesemo v urejevalnik Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5, lahko pri Oznaka integrirnega vira (g\I) določimo način izpisa v COBISS+:
Arhivski izvod mora ohraniti izvirno obliko. Hranijo se vse predhodne izdaje.
Arhivski izvodi so popolnoma nedostopni za izposojo. Polj 997 ne označujemo z oznako integrirnega vira.
Informacije o dostopu so vpisane v bibliografskem zapisu v polju 856. Vnos podatkov o zalogi v polja 997 ni predviden. Podatke o nabavi beležimo v segmentu COBISS Lib/Elektronski viri.
Gre za spletna mesta, katerih vsebina se dopolnjuje oz. spreminja in do katerih je omogočen spletni dostop z geslom ali brez. Informacije o dostopu so vpisane v bibliografskem zapisu v polju 856. Vnos podatkov o zalogi v polja 997 ni predviden.
Gre za monografske publikacije, pri katerih prejemamo posamezne dele/snopiče, ki jih kasneje uvežemo v skupni ovoj. Do prejema naslovne strani in ovoja ne vemo, kateri deli/snopiči bodo uvezani v skupni ovoj; to je razvidno šele iz prejete naslovne strani in ovoja.
Prejem posameznega dela/snopiča inventariziramo v novem polju 996. V signaturi v element d\x vnesemo zaporedno številko dela.
Ob prejemu naslovne strani in ovoja uvezemo dele/snopiče v skupni ovoj. Nastane nova fizična enota, ki jo samostojno inventariziramo v novem polju 996.
Polja 996 za dele/snopiče, ki smo jih uvezli v skupni ovoj, označimo z oznako integrirnega vira tako, da v urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+. Tako označena polja:
Pri teh poljih 996 vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: integrirano k IN=<inventarna_številka_ovoja>.
Polja 996/997 predstavljajo posamezne izvode gradiva, ki jih lahko izposodimo članom knjižnice. V izposoji imajo lahko različne statuse, ki povedo, kaj se z njimi v povezavi s člani dogaja.
Za potrebe izposoje lahko vpisujemo opombe o gradivu, ki ostanejo shranjene, tudi ko član gradivo vrne.
V nadaljevanju je opisano:
Pogledamo lahko, kakšno je stanje izvodov v izposoji, in sicer:
Pogledamo lahko tudi stanje posameznega izvoda v izposoji. S tem dobimo informacijo, kdo si je gradivo izposodil in kdo ga je rezerviral.
Več o:
Za potrebe izposoje lahko vpisujemo opombe o gradivu, ki so vezane samo na fizični izvod gradiva, ne glede na to, pri katerem članu je gradivo evidentirano.
Pogoj za vpis opombe za izposojo je uporaba segmenta COBISS/Izposoja.
Postopek:
Več o:
Pri polju 996/997 lahko pregledamo transakcije izposoje, ki so bile v določenem obdobju evidentirane za ta izvod.
Postopek:
Več o:
Ob vnosu novega polja 996/997, brisanju polja in ob vsaki spremembi podatkov v polju se beležijo podatki in se shranjujejo v datoteke na strežniku (t. i. LOG-datoteke oz. dnevnike). Beleži se, kdaj je bila sprememba izvedena in kdo jo je izvedel, status spremembe (ali je bila uspešno izvedena ali ne), COBISS.SI-ID zapisa ter podatki, ki so v času shranjevanja vpisani v polju. Beležijo se le podatki, ki sodijo v format COMARC/H. Dnevnik sprememb podatkov v poljih 996/997 lahko kadar koli pregledamo za določeno obdobje, za posamezni zapis ali posamezno polje 996/997
Postopek
Opozorilo
Prikaz je omejen na 5000 zadetkov.
Pripravimo lahko statistiko zaloge, kjer sami določimo podatke za vertikalno in horizontalno razvrščanje. Pri vertikalnem razvrščanju lahko določimo do tri vrste podatkov.
Postopek
Izpis je shranjen v besedilni datoteki. Za nadaljnjo obdelavo podatke uvozimo v program MS Excel.
Opozorili
Pri pripravi statistike moramo določiti podatek vsaj za prvo vertikalno razvrstitev.
V knjižnici je lahko po urniku sočasno registrirana le ena statistika.
Serijsko publikacijo običajno inventariziramo ob prejemu prvega zvezka v letniku, ko nastane novo polje 997. Če prejem zvezkov beležimo v kontroli dotoka, izvedemo naslednje postopke:
Vzorec izhajanja nastane programsko v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije skupaj s poljem 997. Če polje dodamo sami, tudi vzorec izhajanja pripravimo sami. Vnesti moramo vse podatke, tako da vzorec postane veljaven. Glede na okoliščine se vzorec lahko shrani tudi v vzajemni vzorec izhajanja. Na osnovi veljavnega vzorca se programsko pripravijo seznami pričakovanih zvezkov za vsa polja 997 tega vzorca.
Seznam pričakovanih zvezkov je osnova za izvajanje postopka kontrole dotoka posamezne serijske publikacije in obsega beleženje sprememb v zalogi, kot so:
Zvezke posameznega letnika lahko zvežemo v eno ali več enot ali jih razvežemo. Serijske publikacije po določenem času odpišemo. Odpisujemo jih lahko tudi tekoče ob prejemu, če hranimo v knjižnici samo določeno število zvezkov.
V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:
Serijsko publikacijo običajno inventariziramo ob prejemu prvega zvezka v letniku.
Če ročno evidentiramo prejem zvezkov v polju 997, izvedemo inventarizacijo, kot je opisano pri postopku inventarizacije gradiva.
Če prejem beležimo v kontroli dotoka, izvedemo pri inventarizaciji, tj. ob prejemu prvega zvezka, naslednje postopke:
Status po inventarizaciji letnika in prejemu prvega zvezka:
Pri vseh naslednjih zvezkih samo potrdimo prejem v kontroli dotoka. Tudi če določamo številke za izposojo, saj so le-te določene programsko ob prejemu zvezkov.
Nasvet
Pred inventarizacijo vnesemo v polje 998:
Oba podatka moramo vnesti, preden določimo inventarno številko. Pogoj za inventarizacijo je, da mora vsaj eno polje 997 imeti status naročeno ali v obdelavi.
Opozorilo
Nov letnik serijske publikacije pomeni novo polje 997.
Okno Kontrola dotoka se odpre, če ima vzorec izhajanja status v veljavi, sicer se postopek prekine.
Več o:
Nalepke za serijske publikacije lahko izpišemo za posamezne zvezke, ki smo jih že prejeli ali jih še pričakujemo.
Nasveti glede izpisovanja nalepk
Če ne želimo izpisati nalepk za posamezne številke, ampak skupaj za inventarno številko, to naredimo tudi tako, da v iskalniku Polje 996/997 poiščemo polje 996/997 in izberemo gumb ina nato
ali
.
Nalepke lahko izpišemo tudi tako, da v urejevalniku Polje 996/997 kliknemo gumb Izpiši nalepke.
Opozorila
Če ne označimo prejetih številk in ne vpišemo pričakovanih, se bo na nalepki izpisala samo inventarna številka.
Če izberemo postopek Izpiši nalepke hkrati za več polj 997, se izpišejo nalepke za vse posamezne prejete številke, ki so zabeležene v podpoljih 997m.
V vzorcu izhajanja določimo podatke o izhajanju serijske publikacije kot so pogostost izhajanja, števličenju (prvi, drugi in tretji nivo), pričakovanem zvezku itd. S tem postane vzorec izhajanja veljaven. Na osnovi veljavnega vzorca izhajanja se pripravi seznam pričakovanih zvezkov, ki so osnova za evidentiranje dotoka serijskih publikacij.
Če polje 997 dodamo sami, moramo tudi vzorec izhajanja za to polje pripraviti sami. Ko polje 997 nastane v postopku nabave v segmentu COBISS Lib/Serijske publikacije, se skupaj s poljem 997 programsko pripravi tudi vzorec izhajanja.
Opozorilo
Za urejanje vzorcev izhajanja potrebujemo pooblastilo HLD_SCI – kontrola dotoka, (raz)vezava, vzorci.
V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:
Polje 997 ima samo en vzorec izhajanja. Pri publikacijah v več izvodih ima več polj 997 isti vzorec. V tem primeru lahko pripravimo vzorec za več polj hkrati. Publikacija s prilogami, ki so obdelane v ločenih poljih 997, ima lahko več vzorcev izhajanja.
Za polje 997, ki smo ga dodali sami, lahko sami pripravimo vzorec izhajanja. Vzorec lahko pripravimo na štiri načine:
Postopek
Status vzorca izhajanja po pripravi vzorca:
Pri osnovnih podatkih vzorca izhajanja določimo številčenje prvega pričakovanega zvezka. Osnovne podatke vnašamo v urejevalniku Vzorec izhajanja.
V urejevalniku uredimo tudi podatke o koledarju izhajanja ali prevzamemo podatke iz vzajemnega vzorca izhajanja.
Podatki v urejevalniku Vzorec izhajanja
Primeri vnosa podatkov o vzorcu izhajanja
Primer vpisa letnice
Pri Letnica (k) lahko vpišemo npr. 2005 ali 2005/2006.
Primer vnosa številčenja
Serijska publikacija ima dva nivoja številčenja: Let. 2, št. 1.
- pri drugem nivoju številčenja vpišemo Let.\2.
- pri prvem nivoju številčenja vpišemo št.\1.
Datume prejemov zvezkov preverjamo in spreminjamo v oknu Koledar izhajanja. Lastnosti so naslednje:
Če z miško pokažemo na okvirček, se izpišejo podatki o zvezku: izdano, ni izdano, dan izida zvezka. Če je določen dan praznik, se izpiše tudi ta podatek.
Na začetku so vsi zvezki označeni kot izdani, zato moramo vnesti vse izjeme pri izhajanju:
Postopek
Opozorilo
Koledar se ne pripravi programsko, če je pogostost izhajanja ni znano, občasno ali drugo. V takem primeru sami določimo datume za pričakovane zvezke.
Datume, ko zvezki ne izhajajo, določimo po naslednejm postopku:
Barva okvirčka se spremeni iz zelene v brez oznake.
Kadar je pogostost izhajanja ni znano, občasno, se sproti dopolnjuje ali drugo, se koledar izhajanja ne pripravi programsko. V takem primeru sami določimo datume izida pričakovanih zvezkov.
Postopek
Dan se obda z okvirčkom zelene barve.
Določimo združene številke, npr. dvojne, trojne številke itd.
Postopek
V koledarju vzorca izhajanja se barva okvirčka spremeni iz zelene v rumeno.
Pri urejanju vzorca izhajanja lahko podatke prevzamemo iz vzajemnega vzorca izhajanja.
Vzorec izhajanja uredimo tako, da določimo:
Ko vzorec postane veljaven, se pripravi seznam pričakovanih zvezkov za vsa polja 997 tega vzorca.
Če se med izhajanjem zvezkov določenega letnika spremeni izhajanje publikacije, moramo spremeniti vzorec izhajanja. V skladu s spremembo vzorca se spremeni seznam pričakovanih zvezkov. Če se spremeni oznaka podlokacije ali interna oznaka v polju 997, se programsko spremenijo oznake podlokacij pri pričakovanih zvezkih.
Postopek
Na osnovi vzorca izhajanja se pripravijo seznami pričakovanih zvezkov. Vsak zvezek vsebuje predvideni datum prejema, številčenje ter oznake podlokacij in interne oznake, kamor bodo posamezni zvezki razvrščeni.
Statusi po urejanju vzorca izhajanja
Nasvet
Preverimo številčenje in predvidene datume za prejem zvezkov. Po potrebi spremenimo vzorec izhajanja, da se seznam zvezkov ponovno pripravi.
Opozorila
Vzorec najpogosteje uredimo pri inventarizaciji letnika (tj. ob prejemu prvega zvezka), kjer se programsko odpre urejevalnik vzorca.
Spremembe vzorca izhajanja ne vplivajo na zvezke, ki smo jih že prejeli.
Vzorec izhajanja se arhivira, ko:
Postopek
Pri arhiviranju vzorca se zbrišejo vsi zvezki tega vzorca (prejeti in pričakovani) s seznama pričakovanih zvezkov.
Status po arhiviranju vzorca izhajanja:
Vzorec izhajanja lahko tudi zbrišemo iz baze podatkov.
Pogoj za brisanje je, da mora vzorec imeti status v pripravi (če seznam pričakovanih zvezkov še ni pripravljen) ali v arhivu.
Postopek
Veljaven vzorec izhajanja lahko shranimo med vzajemne vzorce izhajanja.
Če urejamo vzorec izhajanja za serijsko publikacijo z veljavnim ISSN in zanjo med vzajemnimi vzorci še ni vzorca, se pri shranjevanju vzorca izhajanja le-ta programsko shrani tudi med vzajemne vzorce izhajanja.
V vzajemnem vzorcu izhajanja lahko spreminjamo osnovne podatke in koledar izhajanja.
Vzajemni vzorec izhajanja je lahko veljaven ali arhiviran. Ob vsaki spremembi vzajemnega vzorca izhajanja se prejšnje stanje vzorca arhivira. Pri veljavnem vzajemnem vzorcu izhajanja so med povezavami vidni arhivirani vzajemni vzorci izhajanja, vendar največ deset.
Arhiviran vzajemni vzorec izhajanja lahko določimo kot ponovno veljaven. S tem se programsko arhivira do takrat veljavni vzajemni vzorec izhajanja.
Opozorilo
Za urejanje in shranjevanje vzajemnega vzorca izhajanja potrebujemo pooblastilo HLD_SPP – vzdrževanje vzajemnih vzorcev izhajanja.
V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:
Več o:
Pri urejanju vzorca izhajanja lahko podatke prevzamemo iz vzajemnega vzorca izhajanja.
Postopek
Veljaven vzorec izhajanja lahko shranimo med vzajemne vzorce izhajanja.
Če urejamo vzorec izhajanja za serijsko publikacijo z veljavnim ISSN in zanjo v vzajemni bazi vzorcev še ni vzorca, se pri shranjevanju vzorca izhajanja vzorec programsko shrani tudi v vzajemni vzorec izhajanja.
Postopek
Shranjevanje vzorca izhajanja za priloge serijskih publikacij
Za priloge serijskih publikacij, ki nimajo ločenih bibliografskih zapisov, ampak se zaloga za prilogo vodi v ločenem polju 997 pri bibliografskem zapisu matične serijske publikacije, lahko prav tako shranimo vzorec izhajanja v vzajemni vzorec izhajanja.
To naredimo tako, da v 3. točki prej opisanega postopka ne izberemo vzajemnega vzorca izhajanja, ampak kliknemo gumb Zapri. Za prilogo serijske publikacije se programsko kreira nov veljaven vzajemni vzorec izhajanja, ki ima določen isti ISSN kot vzajemni vzorec izhajanja matične serijske publikacije.
V vzorcu izhajanja za takšne priloge se pri Naslov programsko vpiše naslov matične serijske publikacije. Priporočamo še dodaten vnos imena priloge pred naslovom matične serijske publikacije.
V vzajemnem vzorcu izhajanja lahko spreminjamo osnovne podatke in koledar izhajanja.
Pogoj
Vzajemni vzorec izhajanja ni arhiviran.
Postopek
Doslej veljaven vzajemni vzorec izhajanja se arhivira.
Vzajemni vzorec izhajanja je lahko veljaven ali arhiviran. Ob vsaki spremembi vzajemnega vzorca izhajanja se prejšnje stanje vzorca arhivira. Pri tem dobi arhiviran vzajemni vzorec izhajanja novo številko, veljavni vzajemni vzorec izhajanja pa ohrani svojo številko.
Pri veljavnem vzajemnem vzorcu izhajanja so med povezavami vidni arhivirani vzajemni vzorci izhajanja, vendar le zadnjih deset arhiviranih vzajemnih vzorcev.
Arhiviran vzajemni vzorec izhajanja lahko določimo kot ponovno veljaven. S tem se programsko arhivira do takrat veljaven vzajemni vzorec izhajanja.
Pogoj
Vzajemni vzorec izhajanja je arhiviran.
Postopek
Kontrola dotoka pomeni beleženje sprememb v zalogi serijskih publikacij, kot so:
Vse spremembe v zalogi se zabeležijo v podpoljih 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek) v skladu s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge.
Za izvajanje kontrole dotoka mora biti gradivo povezano z bibliografskim zapisom v lokalni bazi podatkov in imeti veljaven vzorec izhajanja.
Kontrolo dotoka običajno izvajamo za več serijskih publikacij zapovrstjo, npr. za serijske publikacije, ki isti dan prispejo v knjižnico.
Če je serijska publikacija naročena v več izvodih, npr. za različne oddelke knjižnice, izvajamo kontrolo dotoka za vse izvode zvezka hkrati, lahko pa tudi ločeno za posamezni izvod (tj. za posamezno polje 997). Določi se lahko omejitev, da uporabnik sistema izvaja kontrolo dotoka samo za posamezni oddelek ali posamezne oddelke knjižnice. Oddelke, v katerih lahko uporabnik sistema izvaja kontrolo dotoka, določimo na portalu Izobraževanje pri upravljanju uporabniških imen in pooblastil.
Za prejete zvezke lahko izpišemo nalepke.
Prejeti zvezki se dodajo v razred Novosti za izpis seznamov novosti.
Opozorilo
Za izvajanje kontrole dotoka potrebujemo pooblastilo HLD_SCI – kontrola dotoka, (raz)vezava, vzorci.
V nadaljevanju sta opisani:
Spremembe v zalogi serijske publikacije izvajamo v oknu Kontrola dotoka.
Ko se okno za kontrolo dotoka odpre, je v seznamu zvezkov označen zvezek, ki ga v tem trenutku v knjižnici pričakujemo. Lahko zabeležimo prejem ali pa označimo kak drug zvezek, pri katerem želimo beležiti spremembo dotoka.
Glede na to, ali označimo zvezek, ki ga pričakujemo, ali zvezek, ki smo ga prejeli, ali zvezek, ki ni bil izdan, se programsko nastavijo parametri kontrole dotoka.
Pogoji
Serijska publikacija ima veljaven vzorec izhajanja. V polju 997 je vpisana inventarna številka.
Postopek
Statusi po izvedbi kontrole dotoka
Vpis opomb, prilog in časovnega štetja
Pri beleženju prejema zvezka s kontrolo dotoka lahko pri Opomba/priloga/časovno štetje vpišemo:
Primeri vnosa opomb, prilog in časovnega štetja
Opomba, ki se nanaša na zvezek
Vpišemo npr. ime zvezka <Zbornik>.
Časovno štetje
Vpišemo npr. (1. jun.).
Oznaka, da podatek ni vzet s predloge
Pri prejemu zvezka št. 4 vpišemo [4].
Zvezek se v tem primeru označi kot prejeti zvezek.
Priloga, ki jo prejmemo istočasno z zvezkom
Vpišemo +pril.<Moj mali vrt>.
Zvezek se v tem primeru označi kot prejeti zvezek.
Priloga, ki jo prejmemo ločeno
Vpišemo P1<Splet>.
Zvezek se v tem primeru ne označi kot prejeti zvezek.
Zvezek, ki ga prejmemo v več delih
Zvezek št. 5 prejmemo v treh delih.
Če dele označujemo z navpično črto, vpišemo +5|I+5|II.
Če dele označujemo s poševno črto, vpišemo +5/I+5/II.
Zvezek št. 5 se označi kot prejeti zvezek.
Zvezek, pri katerem ugotovimo napako v številčenju
Pri prejemu zvezka številka 4, pri katerem je prišlo do napake pri številčenju in ima številko 27, vpišemo [4]<!27>.
Zvezek se označi kot prejeti zvezek.
Pri izvajanju kontrole dotoka za določeno serijsko publikacijo lahko spremembo dotoka beležimo tudi v posameznem polju 997. Na tem mestu lahko tudi ročno urejamo vsebino podpolja 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek) v skladu s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge.
Več o:
Postopek
Zvezke v enem polju 997, ki predstavljajo običajno letnik, lahko zvežemo v eno ali več enot in s tem onemogočimo izposojo posameznih številk. Delno vezavo izvajamo postopno z večkratnim klicanjem postopka. Vsakokrat se zabeleži samo ena enota zvezanih zvezkov.
Če ugotovimo napako pri vezavi, jo popravimo, tako da najprej vse zvezke razvežemo in nato ponovno zvežemo.
Pogoj
Indikator vezave ima vrednost Nevezani zvezki ali Vezani in nevezani zvezki.
Postopek
Spremeni se indikator vezave v polju 997 ter ločila v podpolju 997m. Če smo vse zvezke zvezali v eno enoto, dobi indikator vrednost Vezani zvezki, pri delni vezavi pa Vezani in nevezani zvezki.
Opozorili
V primeru delne vezave lahko povezujemo zvezke samo po vrsti, od najnižje do najvišje številke.
Za (raz)vezavo zvezkov potrebujemo pooblastilo HLD_SCI – kontrola dotoka, (raz)vezava, vzorci.
Zvezke, ki smo jih že tako ali drugače zvezali, lahko razvežemo in s tem omogočimo izposojo posameznih številk.
Pogoj
Indikator vezave ima vrednost Vezani in nevezani zvezki ali Vezani zvezki.
Postopek
Razvežejo se vsi zvezki. Indikator vezave dobi vrednost Nevezani zvezki, v podpolju 997m pa se spremenijo ločila.
Nekatere serijske publikacije hranimo krajši čas in izločamo stare številke ob prejemu nove številke (npr. dnevnike). Letnik serijske publikacije pa izločimo iz evidence zaloge po določenem času.
V nadaljevanju je opisano:
Kadar hranimo v knjižnici samo določeno število zvezkov, odpisane številke prikažemo v opombi v podpolju 997m. Opombo lahko uredimo ročno v polju 997 ali pa se ureja programsko v kontroli dotoka.
Primer vnosa opombe za odpisane zvezke v polju 997
Hranimo samo zadnjih 25 številke publikacije. V 997m vpišemo:
997m <do št. 75 izločeno>76-100#
Opomba o izločenih številkah se ureja programsko v kontroli dotoka, če v polju 998 pripravimo podatek o številu zvezkov, ki jih hranimo na posameznih oddelkih.
Primer vnosa podatkov o delnem odpisu v polju 998
V prvem oddelku hranimo zadnjih 5 številk, v drugem pa zadnjih 8 številk. V polju 998 pri Delni odpis publikacije vpišemo:
ODD1=5,ODD2=8.
Posamezni letnik serijske publikacije lahko po določenem obdobju odpišemo, tako da v polju 997 spremenimo status v odpisano.
Obdobje hranjenja publikacij se razlikuje od publikacije do publikacije in od knjižnice do knjižnice. Pri iskanju letnikov, ki bi jih odpisali, si lahko pomagamo z atributom Datum odpisa letnika v polju 997. Ta datum lahko:
Če je v poljih 997 vnesen datum odpisa letnika, lahko po tem podatku poiščemo polja in vanje vnesemo status odpisano. Status lahko spremenimo:
V poglavju je opisan postopek izvajanja inventure v programski opremi COBISS Lib v produkcijskem okolju oz. izvajanje t. i. online inventure. Postopek omogoča izvajanje inventure tudi, kadar je knjižnica odprta za uporabnike.
Izvajanje inventure s programsko opremo COBISS Lib vključuje naslednje korake:
Prav tako poglavje vsebuje:
Če si želi knjižnica od IZUM-a izposoditi prenosne čitalnike ali terminale, mora najmanj en mesec pred začetkom inventure na e-naslov podpora@izum.si poslati zahtevo za njihovo rezervacijo. Pri tem je treba navesti, kaj si želi izposoditi (brezžični čitalnik za izposojo ali prenosni terminal), koliko naprav si želi izposoditi in obdobje izposoje.
Opozorilo
Lokalni administrator knjižnice vsem, ki bodo izvajali inventuro, na portalu Izobraževanje dodeli pooblastilo HLD – dostop do segmenta COBISS3/Zaloga ter pregled in izpis podatkov.
V obseg inventure morajo biti vključene vse enote, ki jih želimo odčitati. Če potrebujete pomoč pri določitvi obsega inventure, se posvetujte z IZUM-om. Pravilna nastavitev obsega inventure je ključna za razporeditev enot v izpise, ki jih pripravite po zaključenem odčitavanju.
Postopek
Glede na določen obseg inventure se za vse gradivo iz obsega kreirajo odčitki, tudi za gradivo, ki je evidentirano v izposoji. Status gradiva v izposoji je razviden iz podatkov Status v izposoji ob pripravi podatkov in Statusi v izposoji v času inventure.
Iz obsega inventure so izvzeta:
Opozorila
Aktivna je lahko samo ena inventura.
Če za določanje obsega inventure uporabimo kompleksnejšo iskalno zahtevo, je v oknu Iskanje – Polje 996/997 treba upoštevati pravila za oblikovanje iskalne zahteve, npr. uporaba operatorja OR ali AND, pravilni vrstni red atributov …
Če so v obsegu inventure zajete vse enote, ki imajo določeno interno oznako, in tudi enote brez določene interne oznake, internih oznak pri določitvi obsega inventure ne navajamo.
Določitev obsega inventure in zagon inventure
Video prikazuje postopek določitve obsega inventure in zagon inventure.
Odčitavanje gradiva lahko izvedemo z ročnim čitalnikom črtne kode, s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode ali aplikacijo mInventura COBISS.
Nasveti
Izvajanje inventure serijskih publikacij je smiselno le, če so z nalepkami oz. RFID-čipi opremljeni posamezni zvezki. To je predvsem pomembno za indikator vezave 0 – nevezani zvezki in 1 – delno vezani zvezki.
Pred začetkom odčitavanja je smiselno preveriti vse čitalnike, ki bodo uporabljeni. Pri serijskih publikacijah je še posebej pomembno, da se posebni znaki v odčitkih zvezkov pravilno odčitajo, npr. 123456789,1/2.
Opozorilo
Če na določeni inventuri hkrati izvajamo direktno odčitavanje in odčitavanje s prenosnimi čitalniki, datoteke z odčitki s prenosnih čitalnikov prenašamo takrat, ko ne izvajamo direktnega odčitavanja. Prav tako v času direktnega odčitavanja oz. prenosa datotek z odčitki v inventuro ne izvajamo postopka prenosa odčitkov iz inventure na inventuro in postopka dodajanja novih inventariziranih polj 996.
Popisovanje gradiva z direktnim odčitavanjem lahko izvedemo s čitalnikom za izposojo, pri čemer se odčitki zapisujejo neposredno v inventurno okolje. Pogoj za uporabo te metode je stalna povezava računalnika z internetom.
Če imate na razpolago brezžični čitalnik za izposojo, ga seveda lahko uporabite.
Postopek odčitavanja
V levem delu okna Direktno odčitavanje se nahajajo nastavitve filtra odčitkov, ki nam omogočajo sprotno urejanje odčitkov oz. gradiva.
Postopek
Kadar so pred ali za odčitano inventarno številko ali številko za izposojo odvečni znaki, jih lahko z dopolnjenim filtrom brišemo. Te znake vpišemo v vnosno polje pri Odvečni znaki PRED odčitki ali Odvečni znaki ZA odčitki. Če vpišemo različne znake ali različne nize znakov, mora biti med njimi presledek.
Glede na nastavitve posamezne knjižnice so že vpisane privzete vrednosti pri Dogovorjena dolžina inventarne številke, Dogovorjena dolžina številke za izposojo in Največja dovoljena dolžina inv. št..
Če je v inicializacijski datoteki knjižnice nastavljena vrednost 1 pri Dogovorjena dolžina številke za izposojo, se pri določanju številke za izposojo programsko ne dodajo vodilne ničle. Pri Dogovorjena dolžina inventarne številke je določena dolžina inventarne številke pri programskem določanju inventarne številke, pri Največja dovoljena dolžina inv. št. pa maksimalna dolžina inventarne številke pri ročnem vnosu.
Podatke za filtriranje lahko dopolnimo z navedbo vrednosti dolžine inventarne številke in številke za izposojo, ki je med prenesenimi odčitki filtrirane datoteke in se razlikuje od privzete vrednosti. Te dolžine s presledkom vpišemo pri Izjeme v dolžini inventarne številke in Izjeme v dolžini številke za izposojo.
Če želimo med odčitavanjem izločiti gradivo, za katero želimo, da se ne uvrsti med odčitke, označimo Upoštevaj status (q), Upoštevaj obseg inventure, Vključi/upoštevaj urejanje ali Upoštevaj izposojeno.
Pred odčitek inventarne številke se lahko programsko doda predpona, ki jo vpišemo v polje pri Predpona za novo inventarno številko. Predpona bo dodana k tisti inventarni številki, katere dolžina je šele skupaj s predpono enaka dogovorjeni dolžini inventarne številke.
Če v oknu okna Direktno odčitavanje označimo Vključi/upoštevaj urejanje, se med odčitke ne bo uvrstilo odčitano gradivo, ki ne ustreza nastavitvam v oknu Urejanje glede na postavitev gradiva, in sicer:
Primer nastavitve za urejanje gradiva
Če odčitavamo gradivo z UDK prostega pristopa v signaturi (d\u) 82 in želimo izločiti gradivo, ki med podatki o zalogi v element d\u nima vnesene te vrednosti, označimo v oknu Direktno odčitavanje Vključi/upoštevaj urejanje in pri Ureja po el. du iz šifranta izberemo vrednost 82 – Leposlovje za odrasle. Ko bomo odčitali gradivo, pri katerem v elementu d\u ni vrednosti 82 – Leposlovje za odrasle, nas bo program na to opozoril in bomo napačno odloženo gradivo umaknili s police ter ga pospravili na ustrezno mesto v knjižnici.
V oknu Direktno odčitavanje pričnemo z odčitavnjem gradiva. Ob tem se nam v spodnjem desnem oknu prikazujejo sporočila o posameznem odčitku. Prikazano so naslednja sporočila za zadnjih 20 odčitkov:
Če odčitana inventarna številka ali odčitana številka za izposojo odstopa od nastavljenega filtra, se po opozorilnem zvočnem obvestilu v srednjem oknu na desni strani izpišeta sporočilo, da nastavljen filter ni ustrezen, in vzrok neustreznosti. Po potrebi spremenimo nastavitve filtra odčitkov in po kliku na vnosno polje IN/CN nadaljujemo odčitavanje gradiva.
Če odčitek ustreza nastavljenemu filtru, je pri serijskih publikacijah, pri katerih na nalepki za gradivo ni podatka o številčenju na nivoju zvezka, omogočena izbira številčenja odčitane publikacije med izvajanjem popisa. Tako se bo ustrezno ažuriral odčitek za posamezni zvezek in odčitek na nivoju letnika, odčitana inventarna številka pa ne bo vključena v izpis izjem. Poleg tega je omogočeno, da med popisovanjem s police umaknemo odčitano publikacijo, pri kateri številčenje odčitka ni usklajeno s številčenjem med podatki o zalogi ali publikacija ni del knjižnične zaloge, saj bo odčitek v nasprotnem primeru zajet v izpisu Inventurni višek.
Če številčenje odčitka ni usklajeno s številčenjem med podatki o zalogi ali publikacija ni del knjižnične zaloge, nas na to opozori zvočno obvestilo.
Če na nalepki ni podatka o številčenju zvezka, a je vnos v 997m v skladu s formatom COMARC/H, se poleg zvočnega obvestila v spodnjem oknu z rdečo izpiše opozorilo, da zvezek ni odčitan; odpre se okno z naborom zvezkov, ki so med podatki o zalogi v 997m odčitanega gradiva. Izbor zvezka potrdimo s klikom na gumb V redu. Opozorilo, da številčenje (zvezek) ni odčitano, se obarva zeleno, k odčitku pa se doda izbrani zvezek in se prenese med odčitke. Odčitek ne bo zajet v izpisu izjem. Če kliknemo gumb Prekliči (zvezka ne izberemo), se odčitek ne bo prenesel med odčitke, pač pa se bo programsko dodal k opozorilu v spodnjem delu okna. Tega ne priporočamo, saj se odčitana serijska publikacija ne bo prenesla med odčitke. Pri serijskih publikacijah z indikatorjem vezave 2 – vezani zvezki se izbira zvezka ne ponudi, saj se za odčitano šteje odčitek v obliki: inventarna številka, inventarna številka z vejico in inventarna številka z navedbo zvezkov iz 997m.
Kadar na nalepki ni podatka o številčenju zvezka in številčenja tudi ni v 997m (997m = prazen), se okno z naborom zvezkov ne odpre in odčitek se prenese med odčitke ter ne bo zajet v izpisih inventurnih viškov, primanjkljajev ali izjem.
Kjer je na nalepki številčenje, ki ni v 997m odčitanega gradiva, in nimamo vključene kontrole za upoštevanje statusa (q) ali obsega inventure, nas zvočno obvestilo na to opozori. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da je treba preveriti številčenje (m), in odpre se okno z vprašanjem, ali želimo odčitek prenesti med odčitke.
Ko imamo vključeno kontrolo za status (q) oz. obseg inventure, nas zvočno opozorilo na to opozori in se ustrezno izpiše opozorilo, da je gradivo izven obsega inventure oz. ima določen status deziderat, 1 – naročeno, 9 – odpisano, 10 – reklamirano, 11 – ni prejeto, 12 – razprodano ali 13 – poslano v zameno. Odčitek se ne prenese med odčitke.
Če je v 997m odčitanega gradiva napačen vnos zvezkov glede na indikator vezave, nas zvočni signal na to opozori ne glede na to, ali odčitek vsebuje podatek o številčenju ali ne. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da gre za skupino izjem 2 in je treba pripraviti izpis Izjeme pri serijskih publikacijah in slediti navodilom na izpisu. Takšno gradivo umaknemo s police, saj je treba urediti 997m in natisniti ustrezne nalepke.
Ko odčitamo gradivo, ki ni zavedeno v knjižnično zalogo, nas zvočno obvestilo na to opozori. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da smo odčitali gradivo brez evidenčnega stanja v knjižnični zalogi, in odpre se okno z vprašanjem, ali želimo odčitek prenesti med odčitke.
Kadar želimo biti opozorjeni z opozorilom in zvočnim signalom, da je posamezni zvezek evidentiran v izposoji, mora biti vključena kontrola Upoštevaj izposojeno. Program nas opozori za naslednje statuse: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b –zadržano, l – izgubljeno, k – v kroženju, u – rezervirano v čitalnici ali w – čaka na polici (rezervacija). Prav tako se med odčitano gradivo ne uvrsti gradivo, za katero je kreiran odčitek s trenutnim statusom v inventuri izposojeno in ki je ob začetku inventure v izposoji imelo določen status d – medoddelčno izposojeno in je vrednost atributa Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure Da. V nasprotnem primeru se odčitek zapiše med odčitke in gradivo je na izpisu Izposojeno gradivo na polici.
Za popisovanje gradiva s prenosnim čitalnikom si lahko čitalnike izposodite tudi v IZUM-u, če so takrat na voljo. Izposoja je plačljiva. Potrebna je predhodna rezervacija.
Pri popisovanju gradiva s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik, nato pa z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.
Predlagamo, da je na računalniku, na katerem prenašamo odčitke za potrebe izvajanja inventure, kreirana mapa Inventura, kamor bomo lokalno shranjevali datoteke z odčitki.
Opozorilo
Datoteka za prenos odčitanih inventarnih številk je v formatu .txt (UTF-8). V datoteki mora biti vsaka inventarna številka v svoji vrstici, brez dodatnih znakov ali presledkov. Za zadnjo vpisano inventarno številko ne sme biti prazne vrstice.
Če izvajamo inventuro s čitalnikom Datalogic Skorpio ali čitalnikom DENSO, moramo v lokalnem računalniku glede na nameščeni operacijski sistem namestiti ustrezen program za pravilno delovanje čitalnika. Navodila so podana v prilogi, dostopna pa so tudi na spletni strani COBISS, Priporočena oprema pod Tiskalniki, čitalniki črtne kode, ročni terminali, podpisne tablice in POS-terminali.
Odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik.
Postopek odčitavanja in prenašanja odčitkov iz čitalnika Datalogic Skorpio ali čitalnika DENSO BHT 1300
Datoteko, ki je v mapi Windows/Programs/Inventura/Data, iz čitalnika prenesemo (izrežemo in prilepimo) v lokalni računalnik v mapo npr. C:/inventura. Če prenesena datoteka ni v formatu txt, jo preimenujemo in končnico log zamenjamo s končnico txt.
Opozorilo
Zaradi velikega števila različnih kontrol in večje preglednosti je smiselno datoteke z odčitki ustrezno poimenovati npr. UDK82, pionirji, slikanice … Pri tem seveda upoštevamo splošno znana pravila za poimenovanje datotek. Vsaka datoteka z odčitki naj ima enolično ime.
Ker pri čitalnikih Datalogic Skorpio in DENSO ročni vnos inventarne številke ni možen, moramo številko, ki je ne moremo odčitati s čitalnikom, vpisati ročno v datoteko formata txt. V datoteki mora biti vsaka inventarna številka v svoji vrstici, brez dodatnih znakov ali presledkov. Za zadnjo vpisano inventarno številko ne sme biti prazne vrstice. Datoteko shranimo v lokalni računalnik za izvajanje inventure (npr. v mapo C:/inventura). Nato izvedemo postopek prenosa, ki je opisan v poglavju zapisovanje odčitkov iz datoteke. Prenos ročno vpisanih inventarnih številk lahko izvedemo ne glede na to, ali je čitalnik priključen na lokalni računalnik ali ne.
Nasvet
Navodila za namestitev čitalnika Datalogic Skorpio v operacijskem sistemu Windows 7 in novejših se nahajajo na povezavi.
Navodila za namestitev čitalnika DENSO BHT 1300 v operacijskem sistemu Windows 7 in novejših se nahajajo na povezavi.
Odčitke prenesemo z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.
Postopek
Opozorila
Pred zapisovanjem odčitkov morajo vsi izvajalci inventure zapreti okno Direktno odčitavanje in lahko nadaljujejo z direktnim odčitavanjem, ko je prenos zaključen.
Če so v datoteki vrstice z napakami (npr. prazne vrstice, odčitek z dodatnim presledkom, se odčitek začne s črko ali vsebuje posebni znak), se odpre okno Napake v datoteki z odčitki, v katerem so navedene vrstice, kjer je v datoteki napaka. Okno zapremo s klikom na gumb V redu in uredimo datoteko ter ponovimo postopek zapisa odčitkov iz datoteke.
Lahko pa uporabimo aplikacijo mInventura COBISS, ki je povezana s programsko opremo COBISS3. Aplikacija je trenutno na voljo kot beta verzija in si jo lahko namestimo s povezave. Pripravljena so tudi krajša navodila.
Nasvet
Aplikacijo mInventura COBISS je možno uporabljati na telefonih in tablicah z operacijskim sistemom Android, vendar so izkušnje pokazale, da so za potrebe odčitavanja gradiva primernejši telefoni.
V postopku izvajanja inventure oz. odčitavanja gradiva lahko izvajamo vmesne kontrole. To počnemo z naslednjimi postopki na izbrani inventuri v iskalniku Podatki o inventuri:
Med odčitavanjem lahko preverjamo status odčitanega gradiva po podlokacijah oz. internih oznakah po naslednjem postopku:
Nasvet
Ta funkcionalnost je najbolj uporabna za sledenje napredka pri odčitavanju gradiva med aktivno inventuro.
V primeru, da odčitane inventarne številke prenašamo v COBISS3 iz txt datotek, lahko v vsakem trenutku preverimo, katere datoteke smo že prenesli na strežnik.
Postopek
Opozorilo
Datoteka z odčitki direktnega odčitavanja se shrani na strežnik šele po zaključku inventure.
Med posebne postopke uvrščamo:
V praksi lahko med odčitavanjem gradiva ugotovimo, da smo določili napačen obseg inventure. V tem primeru obstoječo inventuro zaključimo in pripravimo novo inventuro.
Če so v zaključeni inventuri datoteke z odčitki, ki ustrezajo novemu obsegu inventure, storimo naslednje:
Tako smo v aktivno inventuro prenesli izbrane odčitane inventarne številke in za to gradivo ni potrebno ponovno odčitavanje.
Opozorilo
Pred izvedbo prenosa odčitkov iz inventure na inventuro, morajo vsi izvajalci inventure zapreti okno Direktno odčitavanje in prenašanje odčitkov iz datoteke ni dovoljeno.
Če v času odčitavanja inventariziramo novo gradivo, ki pa sodi v definiran obseg inventure, storimo naslednje:
Med odčitke se doda gradivo, za katero je bilo polje 996 vneseno po začetku aktivne inventure (atribut Začetek inventure), spada v obseg inventure in ni določen status, ki je že v osnovi izvzet iz obsega inventure ter za to gradivo še ne obstaja odčitek. Gradivo se označi kot odčitano in ga ni treba ponovno odčitati. V podatek Ime datoteke se zapiše direktno odčitavanje_<datum>. Metodo lahko uporabimo večkrat v času, ko je inventura aktivna.
Opozorila
Metode ne izvajamo, če kdo od uporabnikov na inventuri izvaja direktno odčitavanje ali prenaša datoteke z odčitki.
Metoda je omejena na dodano inventarizirano gradivo monografskih publikacij.
V času izvajanja odčitavanja ni smiselna inventarizacija gradiva, predvidenega za obseg inventure. Prav tako ni smiselno spreminjati obstoječih polj 996/997 (npr. status, podlokacija, preusmeritev …) v obsegu inventure, saj te spremembe ne bodo upoštevane.
Z vidika kvalitete in hitrosti izvedbe odčitavanja gradiva se še vedno priporoča, da je knjižnica v času odčitavanja zaprta za uporabnike. Ker pa to vedno ni izvedljivo, programska oprema omogoča izvedbo inventure tudi v knjižnici, odprti za uporabnike. V tem primeru je pri posameznem odčitku pomemben atribut Statusi v izposoji v času inventure (gl. poglavje Opis atributov razreda odčitki), kamor se od izvedbe postopka Zaženi inventuro do izvedbe postopka Zaključi inventuro beležijo naslednji statusi izposoje: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b – zadržano, l – izgubljeno, d – medoddelčno izposojeno, u – rezervirano v čitalnici, w – čaka na polici (rezervacija), k – v kroženju in f – prosto.
S klikom na vsebinski sklop Odčitki se odpre iskalnik Odčitki**. Posamezni odčitek obvezno iščemo po atributih Številka inventure in Inventarna številka (f).
Če smo kreirali objekt inventura po pomoti ali določena inventura ni več potrebna, jo lahko izbrišemo. To naredimo po naslednjem postopku:
Postopka ni mogoče preklicati. Brišemo lahko le podatke o inventuri, če ima inventura status v pripravi ali zaključena. Podatkov o aktivni inventuri ni mogoče izbrisati.
Opozorilo
Ko izbrišemo podatke o določeni inventuri, izgubimo vse podatke, vključno z možnostjo priprave izpisov. Tako nikakor ne brišemo inventur, za katere še potrebujemo izpise ali ki jih nismo shranili lokalno.
Ko smo odčitali vse gradivo z direktnim odčitavanjem oz. prenesli vse datoteke z odčitki, sledi postopek priprave izpisov.
Postopek
Ko je posamezni izpis pripravljen, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa. Imamo možnost, da izpis pregledamo (v oknu za predogled), izpišemo (pošiljanje na destinacijo) ali shranimo. Za izhod iz okna Pregled in pošiljanje izpisa brez pošiljanja na destinacije kliknemo gumb Zapri.
Shranjevanje posameznega pripravljenega izpisa je zagotovljeno le na IZUM-ovem strežniku. Dostop do shranjenih datotek z izpisi je opisan na povezavi.
Izpis Inventurni primanjkljaj v datotečnem formatu pripravimo po naslednjem postopku:
Opozorilo
V datoteki s končnico S so podatki za odpis za serijske publikacije in sicer samo inventarne številke za tiste letnike, pri katerih manjkajo vse enote letnika in na nivoju letnika ni bilo nobenega odčitka, ki bi letnik uvrščal med izjeme.
Seznam izpisov, ki jih lahko pripravimo in izpišemo za vsako inventuro se nahaja na povezavi.
Knjižnica lahko na osnovi inventurnih izpisov uskladi stanje zaloge v bazi podatkov z dejanskim stanjem na policah. Ko je to urejeno in ne želimo več dodajati odčitanih inventarnih številk, naredimo naslednje:
Postopka ni mogoče preklicati. Po zaključitvi posamezne inventure tudi dodajanje odčitkov ni več možno. Možna je le priprava izpisov in pregled datotek na strežniku. Če smo gradivo odčitavali z direktnim odčitavanjem, se v okviru tega postopka na strežniku kreirajo datoteke z odčitki direktnega odčitavanja za vsak dan posebej. Če so izpolnjeni pogoji, se prav tako kreira datoteka izposojeno_vrnjeno_inv_<št. inventure>. V datoteki so zajeti odčitki za gradivo, kjer na začetku inventure podatek Status v izposoji ob pripravi podatkov ni bil prazen in je v podatku Statusi v izposoji v času inventure zadnja vrednost f, npr. f,c,f.
Nasvet
Priporoča se, da je čas med zaključenim odčitavanjem in zaključkom inventure čim krajši, saj po izkušnjah sodeč na ta način zagotovimo kakovostnejšo analizo po odčitavanju gradiva.
Po inventuri lahko knjižnica odpiše gradivo. Postopek odpisa gradiva iz datoteke je treba izvesti zunaj delovnega časa knjižnice.
Osnova za odpis gradiva je datoteka s seznamom inventarnih številk in pripadajočih COBISS.SI‑ID-jev, ki jo pripravimo v okviru postopka priprave izpisov.
V tem poglavju so opisani
PODATEK | OPIS LASTNOSTI |
---|---|
Številka inventure | Navedena je številka inventure. |
Inventarna številka (f) | Inventarna številka gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Vsebina v podpolju 997m | Vsebina podpolja 997m, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Zvezek/-ki | Pri serijskih publikacijah se vpiše podatek o zvezku oz. zvezkih za posamezno enoto za izposojo glede na vsebino podpolja 997m in indikator vezave za posamezni letnik serijske publikacije. |
Indikator vezave (1) | Indikator vezave gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
COBISS.XX-ID | COBISS.XX-ID gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Vsi elementi signature | Signatura gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Podlokacija (d\l) | Podlokacija gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Interna oznaka (d\i) | Interna oznaka gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Matični oddelek | Naveden je matični oddelek gradiva. |
Podlokacija preusm. (e\E) | Podlokacija preusmeritve gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Trenutni oddelek | Naveden je trenutni oddelek za preusmerjeno gradivo. |
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure | Naveden je oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure. |
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure | Naveden je oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure. |
Status v izposoji ob pripravi podatkov | Če je gradivo ob izvedbi postopka Zaženi inventuro, evidentirano v izposoji, se izpolni ta podatek s statusom, ki ga ima gradivo v izposoji. Zavedejo se statusi za gradivo, ki ga ne bi smelo biti na polici: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b – zadržano, l – izgubljeno, w – čaka na polici (rezervacija), u – rezervirano v čitalnici, k – v kroženju in d – medoddelčno izposojeno. |
Trenutni status v inventuri | Podatek se med potekom inventure polni in spreminja glede na status posamezne enote gradiva. Posamezna enota ima lahko naslednje statuse v inventuri: neodčitano - gradivo, ki ni bilo izposojeno ali odčitano; izposojeno - gradivo, ki je bilo evidentirano v izposoji na začetku ali med potekom inventure; odčitano - gradivo, ki je bilo v poteku inventure odčitano; izposojeno in odčitano - gradivo, ki je bilo v poteku inventure evidentirano v izposoji in odčitano; višek - odčitana inv. št. ali kaka druga številka, ki ne ustreza gradivu v obsegu inventure |
Zap. mesto odčitka v datoteki | Navedeno je zaporedno mesto odčitka v datoteki, če prenašamo odčitke iz datotek, pri direktnem odčitavanju je ta vrednost vedno 1. |
Izjeme pri serijskih publikacijah | Pri serijskih publikacijah se na nivoju letnika vpiše skupina izjem glede na zadnji odčitek, ki je določen letnik uvrstil v skupino izjem. (gl. Z-INVR-A16: Izjeme pri serijskih publikacijah) |
Medoddelčno izposojeni zvezki v obseg inventure | Navedeni so zvezki, ki so medoddelčno izposojeni v obseg inventure. |
Štev. zvezkov za odčitavanje (serijske p.) | Navedeno je skupno število zvezkov oz. enot, ki jih je treba odčitati za določeni letnik serijske publikacije glede na vsebino podpolja 997m in indikator vezave. |
Štev. pravilno odčitanih zvezkov (serijske p.) | Navedeno je skupno število odčitanih zvezkov oz. enot za določeni letnik serijske publikacije glede na vsebino podpolja 997m in indikator vezave. |
Odčitani zvezki (997m) | Navedeni so odčitani zvezki določenega letnika serijske publikacije. |
Primanjkljaj zvezkov (997m) | Navedeni so neodčitani zvezki določenega letnika serijske publikacije. |
Št. odčitavanj izvoda | Navedeno je, koliko krat je bilo gradivo odčitano v teku inventure. |
Preusmerjeno v obseg inventure | Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo preusmerjeno v obseg inventure ali ne. |
Preusmerjeno iz obsega inventure | Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo preusmerjeno iz obsega inventure ali ne. |
Medoddelčno izposojeno v obseg inventure | Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure ali ne. |
Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure | Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure ali ne. |
Statusi v izposoji v času inventure | Od trenutka, ko je zaključen postopek Zaženi inventuro, do trenutka, ko je zaključen postopek Zaključi inventuro, se v ta podatek zapisujejo spremembe statusa gradiva v izposoji npr. c,f,w,w,c. |
Ime datoteke | Podatek ime datoteke se zapisuje po določenem algoritmu. |
Naslov | Naslov gradiva |
Avtor | Avtor gradiva |
Cena (3) | Cena gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Način nabave (v) | Način nabave gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Dobavitelj (2) | Dobavitelj gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Št. za izp. (9) | Številka za izposojo za gradivo, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Status (q) | Status (q) gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Polje | Oznaka polja, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. Vrednost 996 je za monografske publikacije in 997 za serijske publikacije. |
Indikator postavitve (2) | Indikator postavitve za gradivo, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Format (d\f) | Format gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz iz posameznega polja 996/997. |
UDK prosti pristop (d\u) | UDK gradiva v prostem pristopu, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
Opombe (r) | Opomba (r) gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. |
ID objekta | Enolična identifikacijska številka odčitka. Podatek se zapisuje programsko. |
Vnesel | Uporabniško ime osebe, ki je kreirala odčitek. |
Vneseno | Čas vnosa odčitka. |
Spremenil | Uporabniško ime osebe, ki je zadnja spremenila odčitek. |
Spremenjeno | Čas, ko je bil odčitek nazadnje spremenjen. |
Podatke o posameznem odčitku oz. odčitke posamezne inventure lahko poiščemu tudi v iskalniku Odčitki. Posamezni podatki so opisani v predhodnem poglavju.
Podatke lahko iščemo na dva načina:
V iskalniku Odčitki zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe, vendar je smiselno, da odčitke iščemo samo za določeno inventuro. Tako priporočamo, da vedno določimo podatek Številka inventure npr.2.
Rezultat iskanja so podatki o posameznih odčitkih.
Primeri iskanja po odčitkih
Poiskati želimo vse odčitke s trenutnim statusom izposojeno in odčitano za aktivno inventuro. Pri iskalnem polju Številka inventure vpišemo številko aktivne inventure, npr. 2 in pri iskalnem polju Trenutni status v inventuri izberemo iz šifranta 3 - izposojeno in odčitano.
Prav tako lahko poiščemo gradivo, ki je v času izvajanja inventure aktivno v izposoji. To naredimo s pomočjo preverjanja statusov v izposoji za čas aktivne inventure.
Poiskati želimo letnike serijskih publikacij, ki so vključeni v obseg inventure. Iščemo po iskalnem polju Številka inventure, kjer vpišemo številko aktivne inventure, npr. 2 in pri iskalnem polju Trenutni status v inventuri izberemo operator EMPTY ter pri podatku Polje vnesemo 997.
Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:
Po izbiri postopka Zaženi inventuro na izbrani inventuri se za polja 997 oz. serijske publikacije, glede na vnos v podpolje 997m in indikator vezave, kreira odčitek na nivoju letnika in odčitki za posamezne zvezke.
Primer
Za letnik serijske publikacije oz. polje 997 z indikatorjem vezave 0 – Nevezani zvezki in vnosom v podpolje 997m 1–12 se kreira 13 odčitkov, eden za zbirne podatke na nivoju letnika in po eden za posamezni zvezek.
Nasvet
Pri pregledu odčitkov za serijske publikacije je smiselno na delovno področje naložiti vse odčitke posameznega letnika določene inventure.
Naslednja tabela prikazuje, kateri atributi se polnijo na nivoju letnika, kateri na nivoju zvezka in kateri na obeh nivojih.
PODATEK | odčitek letnika | odčitek zvezka | odčitek letnika in zvezka |
---|---|---|---|
Številka inventure | X | ||
Inventarna številka (f) | X | ||
Vsebina v podpolju 997m | X | ||
Zvezek/-ki | X | ||
Indikator vezave (1) | X | ||
COBISS.XX-ID | X | ||
Vsi elementi signature | X | ||
Podlokacija (d\l) | X | ||
Interna oznaka (d\i) | X | ||
Matični oddelek | X | ||
Podlokacija preusm. (e\E) | X | ||
Trenutni oddelek | X | ||
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure | X | ||
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure | X | ||
Status v izposoji ob pripravi podatkov | X | ||
Trenutni status v inventuri | X | ||
Zap. mesto odčitka v datoteki | X | ||
Izjeme pri serijskih publikacijah | X | ||
Medoddelčno izposojeni zvezki v obseg inventure | X | ||
Štev. zvezkov za odčitavanje (serijske p.) | X | ||
Štev. pravilno odčitanih zvezkov (serijske p.) | X | ||
Odčitani zvezki (997m) | X | ||
Primanjkljaj zvezkov (997m) | X | ||
Št. odčitavanj izvoda | na nivoju letnika vedno vrednost 0 | X | |
Preusmerjeno v obseg inventure | X | ||
Preusmerjeno iz obsega inventure | X | ||
Medoddelčno izposojeno v obseg inventure | X | ||
Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure | X | ||
Statusi v izposoji v času inventure | X | ||
Ime datoteke | X | ||
Naslov | X | ||
Avtor | X | ||
Cena (3) | X | ||
Način nabave (v) | X | ||
Dobavitelj (2) | X | ||
Št. za izp. (9) | X | ||
Status (q) | X | ||
Polje | X | ||
Indikator postavitve (2) | X | ||
Format (d\f) | X | ||
UDK prosti pristop (d\u) | X | ||
Opombe (r) | X | ||
ID objekta | X | ||
Vnesel | X | ||
Vneseno | X | ||
Spremenil | X | ||
Spremenjeno | X |
Glede na Pravilnik o upravljanju učbeniških skladov (v nadaljevanju pravilnik) je gradivo učbeniškega sklada razdeljeno v dve skupini:
Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje (MVI) je določilo, da je treba v sistemu COBISS v okviru učbeniškega sklada poleg zgoraj navedenih dveh skupin voditi tudi evidenco gradiv (praviloma delovnih zvezkov), ki jih kupijo starši. Knjižničar s tem gradivom nima neposrednega stika (ga ne prejme in ne skrbi za razdeljevanje in vračanje). Glede na 6. člen pravilnika pa mora za to gradivo v sistemu COBISS voditi podatke o šolskem letu, razredu/letniku, predmetu/programu in ceni na enoto (cena, ki jo potrdi svet staršev).
Na podlagi pravilnika je bila s strani MVI na IZUM podana zahteva za dopolnitev programske opreme COBISS. V dopolnjeni programski opremi COBISS, avgust 2019, je bila v segment Zaloga vključena nova funkcionalnost, ki omogoča evidentiranje gradiva, ki se v okviru učbeniškega sklada zagotavlja učencem 1.vzgojno-izobraževalnega obdobja, in gradiva, ki ga kupijo starši.
Prav tako je bila s strani Ministrstva za vzgojo in izobraževanje (MVI) podana zahteva za dopolnitev programske opreme z e-obrazcem za beleženje individualno prilagojenih gradiv. To je gradivo,ki ga šola zagotovi posameznim učencem in dijakom s posebnimi potrebami tako, da ga prilagodi. Dopolnitev je bila v segment Zaloga vključena jeseni 2023 in sicer v okviru razreda Evidentirano gradivo za pos.p..
Opozorilo
V segmentu COBISS Lib/Zaloga je za šolske knjižnice s posebnim parametrom vključena mapa Evidence MIZŠ, znotraj katere se nahaja razred Evidentirano učno gradivo. Ko je vključen ta parameter je viden tudi Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada v vsebinskem sklopu Gradivo.
Za vidnost vsebinskega sklopa Evidentirano gradivo za pos.p. mora biti vključen poseben parameter.
Povezane vsebine:
Podatke o učnem gradivu, ki se zgolj zagotavlja, in o novem gradivu, ki ga kupijo starši, vnesemo po naslednjem postopku:
Če bomo po izbiri gumba izbrali zapis iz lokalne baze podatkov in bo na tem zapisu že shranjeno evidentirano učno gradivo (npr. iz preteklih šolskih let), se nam bo v oknu Dodajanje oz. urejanje učnega gradiva ponudila možnost:
Nasvet
Na spletni strani s pogostimi vprašanji so na povezavi Evidentiranje učnega gradiva v šolskih knjižnicah na voljo odgovori na nekatera pogosta vprašanja obravnavane tematike.
Opozorila
Za delo je potrebno pooblastilo:
Izvodov učnega gradiva, ki smo jih evidentirali po opisanem postopku, ne inventariziramo (ne vnesemo polj 996), saj bi v tem primeru MIZŠ dobilo podvojene podatke.
V MIZŠ si bodo lahko sami pripravili seznam evidentiranega učnega gradiva vseh šolskih knjižnic, zato izbira in ažuriranje podatkov evidentiranega učnega gradiva za že vpisana obdobja šolskih let nista priporočljiva. Pride lahko namreč do neskladnosti med vašimi ažuriranimi podatki in podatki na MIZŠ, kjer so si za izbrano obdobje šolskih let seznam že pripravili.
Podatke o posameznem vnosu evidentiranega učnega gradiva za posamezno šolsko leto lahko poiščemo v iskalniku Evidentirano učno gradivo.
Podatke lahko iščemo na dva načina:
V iskalniku Evidentirano učno gradivo oblikujemo iskalno zahtevo glede na naše potrebe npr. po atributu Šolsko leto, Naslovu,…
Rezultat iskanja so podatki o posameznih evidentiranih učnih gradivih.
Upravljalec učbeniškega sklada si lahko pripravi seznam evidentiranega učnega gradiva z razredno metodo Prikaži seznam učnega gradiva. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih in Kataloga potrjenih učbenikov.
Postopek
Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:
Nasveti
Če glede na vnesene vhodne parametre ni bilo vnesenih podatkov, se pripravi in shrani prazen seznam, v katerem je samo naslovna vrstica.
Seznam lahko nato po potrebi uvozimo v katerega od programov za nadaljnje urejanje (npr. Excel).
Na MVI si bodo lahko sami pripravili seznam evidentiranega učnega gradiva iz lokalnih baz vseh šolskih knjižnic.
Primer vnosa datuma računa ali obdobja šolskih let
Če pripravljamo prikaz seznama evidentiranega učnega gradiva po obdobju šolskih let je vnos naslednji npr. Šolsko leto od: 2019/2020; Šolsko leto do: 2021/2022.
Če se odločimo za pripravo po datumu računa je vnos nalsednji: Datum računa od: 01.09.2019; Datum računa do: 06.09.2019.
Za gradivo, ki se izposoja in se v sistemu COBISS obdela ter inventarizira po strokovnih knjižničarskih standardih na podlokaciji učbeniškega sklada, se lahko pripravi izpis Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada. Izpis se pripravi v vsebinskem sklopu Gradivo v segmentu Zaloga. V izpisu se upošteva samo gradivo s podlokacij, ki opredeljujejo gradivo učbeniškega sklada in gradivo, ki je hkrati veljavno tudi v Katalogu potrjenih učbenikov in obstajajo povezani zapisi COBISS.SI. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS Lib, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih in Kataloga potrjenih učbenikov.
Postopek
Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:
Nasveti
Seznam lahko nato po potrebi uvozimo v katerega od programov za nadaljnje urejanje (npr. Excel).
Na MVI si bodo lahko sami pripravili seznam izposoje in odpisa učbeniškega sklada iz lokalnih baz vseh šolskih knjižnic.
Individualno prilagojeno gradivo za posameznega upravičenca s posebnimi potrebami evidentiramo na e-obrazcu na naslednji način:
Ko uredimo vse potrebne podatke o upravičencu in prilagojenem gradivu, v isklaniku Evidentirano gradivo za pos.p. spremenimo status izbranega obrazca z izbiro gumba Izstavi obrazec. Ob tem se kreira polje 996/997 za prvo prilagojeno gradivo iz obrazca in odpre se okno Polje 996/997. Pri podatku Podlokacija (d\l) je vnesena podlokacija prvega učbeniškega sklada iz šifranta. Prav tako je vnesena Stopnja dostopnosti (p) 6 - vsebina dokumenta nedostopna (posebno obravnavanje), saj je s tem določena pogojna izposoja takšnega gradiva. Dokončamo vnos v polju 996/997. Na ta način lahko gradivo izposodimo upravičencu oz. ga izposodimo drugi šoli oz. knjižnici. Po izvedbi metode Izstavi obrazec je status obrazca izstavljen in podatkov ni več mogoče spreminjati.
Izbrani obrazec lahko v isklaniku Evidentirano gradivo za pos.p. tudi prekličemo z izbiro gumba Prekliči obrazec. Povezanemu polju 966/997 se spremeni status v 9-odpisano in v Datum statusa se vpiše tekoči datum.
Nasvet
Za določene podatke so podrobnejša navodila v zaslonskem namigu vnosnega polja podatka npr. za podatek Matična številka zavoda.
Opozorila
Za delo je potrebno pooblastilo:
Polje 996/997, ki nastane v povezavi z obrazcem za evidentiranje individualno prilagojenga gradiva mora obvezno imeti določeno eno izmed podlokacij učbeniškega sklada.
Urejamo lahko samo Evidentirano gradivo za pos.p. s statusom obrazca v pripravi.
Podatke o posameznem prilagojenem gradivu za določen e-obrazec za beleženeje individualno prilagojenih gradiv vnesemo na naslednji način:
Nasvet
Za določene podatke so podrobnejša navodila v zaslonskem namigu poimenovanja podatka npr. za podatek Naziv izvajalca.
Minstrstvo za vzgojo in izobraževanje je pripravilo naslednja pojasnila za vnos podatka Vrsta gradiva znotraj okna Prilagojeno gradivo:
Podatke o posameznem vnosu evidentiranega učnega gradiva za posamezno šolsko leto lahko poiščemu tudi v iskalniku Evidentirano gradivo za pos.p..
Podatke lahko iščemo na dva načina:
Iskalno zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe npr. Šolsko leto, če je v prvi koloni izbran podatek Evidentirano gradivo za pos.p. ali po Naslovu, če je v prvi koloni izbran podatek Prilagojeno gradivo.
Rezultat iskanja so podatki o posameznih obrazcih oz. evidentiranih gradivih za pos.p.
Seznam prilagojenega gradiva po knjižnicah za obrazce s statusom izstavljen pripravimo po naslednjem postopku:
Upravljalec učbeniškega sklada lahko pripravi seznam prilagojenega gradiva s postopkom Prikaži seznam prilagojenega gradiva. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS Lib, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih ter Kataloga potrjenih učbenikov. Podatki se pripravijo za gradivo, ki je prilagojeno.
Postopek
Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:
Nasveti
Če glede na vnesene vhodne parametre ni bilo vnesenih podatkov, se prikaže sporočilo, da ni pogojev za pripravo izpisa.
Seznam lahko nato po potrebi uvozimo v katerega od programov za nadaljnje urejanje (npr. Excel).
Na MVI si bodo lahko sami pripravili seznam evidentiranega učnega gradiva iz lokalnih baz vseh šolskih knjižnic.
COBISS Lib/Zaloga
ISSN 3024-0174
© IZUM
Prva objava v oktobru 2024.
Vsebina je usklajena z aplikacijo COBISS Lib, verzija 17.0, in se dopolnjuje občasno.
Spletna stran priročnika: https://www.cobiss.net/help/sl/holding/holding.html
IZUM
Institut informacijskih znanosti
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija
telefon: +386 (0)2 25 20 331
faks: +386 (0)2 25 24 334
e-pošta: podpora@izum.si
IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, dCOBISS, COBISS+, COBISS4, SGC, COBISS Lib, COBISS Cat, COBISS Ela so zaščitene znamke v lasti javnega zavoda IZUM.
Java je zaščitena blagovna znamka družbe Oracle Corp. ali njenih lastniško povezanih družb. Druge uporabljene blagovne znamke pripadajo njihovim lastnikom.