LogoCOBISS3/Zaloga

COBISS3/Zaloga ; O izdajatelju in izdaji

1 Uvod

Programska oprema COBISS3/Zaloga je z obdelavo podatkov o stanju zaloge del procesa vzajemne katalogizacije. Struktura podatkov je definirana s formatom COMARC/H, ki določa:

Po formatu COMARC/H se za evidentiranje podatkov o stanju zaloge uporabljajo:

V navodilih za delo s programsko opremo COBISS3/Zaloga so opisani:

in vsi postopki upravljanja s podatki o zalogi:

Izpisi se samodejno pripravljajo ob izvajanju postopkov v zalogi (npr. izpis nalepke za gradivo). Izpise, kot so inventarna knjiga in statistične preglednice pripravljamo v segmentu COBISS3/Izpisi.


Opozorilo

Za dostop do segmenta COBISS3/Zaloga potrebujemo pooblastilo HLD – dostop do segmenta COBISS3/Zaloga ter pregled in izpis podatkov, za izvajanje osnovnih postopkov pri delu z zalogo pa pooblastilo HLD_BASIC – izvedba osnovnih postopkov v segmentu.

1.1 Koraki namestitve COBISS3/Zaloga

  1. Obvezen tečaj za prevzemanje zapisov in zaloge za enega knjižničarja ob vključitvi knjižnice v sistem COBISS.
  2. Po tečaju se pripravi zapisnik o zalogi.
  3. Na osnovi potrjenega zapisnika NCC namesti pravo okolje in parametre za zalogo.

Obvezno je treba obvestiti NCC o vseh spremembah pri shranjevanju gradiva v knjižnici. Le ob popolnem informiranju lahko zagotovimo, da bodo pravilno delovali vsi programi za izpise, ki jih je možno uporabljati v sistemu COBISS.

2 Nastavitve

V nadaljevanju so opisani postopki za nastavitev:

2.1 Števci v zalogi

Preden začnemo inventarizirati gradivo, nastavimo števce za programsko določanje:

Za vsako vrsto številk lahko nastavimo več števcev (npr. vsak oddelek v knjižnici ima svoj števec inventarnih številk). Za številke, ki jih ne uporabljamo, števcev ne nastavljamo.


Opozorilo

Za urejanje števcev v zalogi potrebujemo pooblastilo HLD_CNT – vzdrževanje števcev.

V nadaljevanju je opisano:

Več o:

2.1.1 Dodajanje števca

Glede na to, kako označujemo gradivo v knjižnici, nastavimo toliko števcev, kot jih potrebujemo za določanje posameznih številk (inventarnih številk, tekočih številk v signaturi in številk za izposojo). Pri vsakem števcu določimo ime, trenutno in najvišjo vrednost, aktivnost in pogoje za številčenje, tj. podatke iz bibliografskega zapisa in podatke o zalogi.

V nadaljevanju je opisano:

Postopek

  1. Označimo razred Števci v zalogi.
  2. Izberemo metodo Razred / Nov objekt.
    Odpre se urejevalnik Števci v zalogi.
  3. Pri Ime vpišemo kratko oznako števca.
  4. Pri Vrsta izberemo iz spustnega seznama vrsto števca.
  5. Pri Trenutna vrednost vnesemo trenutno vrednost na števcu – zadnjo uporabljeno številko.
  6. Pri Najvišja dovoljena vrednost vnesemo najvišjo vrednost, ki jo lahko ima števec.
  7. Pri Označevanje dvojnic lahko vpišemo začetno oznako dvojnic. Podatek je pomemben pri programskem dodeljevanju tekočih številk v signaturi.
  8. Če želimo števec uporabljati, označimo potrditveno polje Aktivnost.
  9. Za vnos opomb kliknemo gumb Opombe.
  10. Vnesemo pogoje za izbiro števca.
  11. Shranimo podatke.

Če so števci vezani na letnico, jih je treba nastaviti vsako leto, sicer pa ne.

Urejevalnik za števce v zalogi

Možnosti za določanje dvojnic pri kopiranju tekoče številke v signaturi v poljih 996/997 na isti podlokaciji:

2.1.1.1 Vnos pogojev za števičenje

S pogoji določimo podatke iz bibliografskega zapisa in podatke o zalogi, ki jih mora imeti gradivo, da lahko program pri inventarizaciji ponudi določen števec.

Postopek

  1. V urejevalniku Števci v zalogi kliknemo gumb Nov objekt.
    Odpre se okno Pogoji za dodajanje pogoja.
  2. Pri Podatek izberemo iz spustnega seznama podpolje ali element podpolja.
  3. Pri Vrednost vpišemo vrednost iz šifranta za izbrano podpolje ali element podpolja. Vpišemo lahko več vrednosti in jih ločimo z vejico. Program bo ponudil števec pri gradivu, ki bo imelo vsaj eno od naštetih vrednosti.
    Vrednost lahko tudi izberemo iz šifranta, tako da kliknemo gumb Pomoč pri vpisu vrednosti. V oknu, ki se odpre, iz spustnega seznama izberemo ustrezno vrednost in kliknemo gumb V redu. Če želimo vnesti naslednjo vrednost, postopek ponovimo.
    Z * za prvim znakom vrednosti označimo, da želimo upoštevati vse vrednosti, ki se začnejo s tem znakom (npr. g*).
  4. Kliknemo gumb V redu.
  5. Vnesemo lahko naslednji pogoj, kot je opisano v točkah od 1 do 4.

Pravila za vnos več pogojev:

Vnos pogojev

2.1.1.2 Primeri števcev inventarnih številk

V nadaljevanju so prikazani primerih treh števcev, če inventarne številke dodeljujemo po naslednjih vrstah gradiva: monografske publikacije, serijske publikacije in neknjižno gradivo.


Primeri števcev inventarnih številk

Števec za monografske publikacije

Števec za serijske publikacije

Števec za neknjižno gradivo


2.1.1.3 Primeri števcev tekočih številk v signaturi

V nadaljevanju so prikazani primerih štirih števcev, če tekoče številke v signaturi dodeljujemo v okviru lokacije, internih oznak in formatov, za lokacijo A, interni oznaki I in II ter veliki in mali format.


Primeri števcev tekočih številk

Števec za lokacijo A, interno lokacijo I in format veliki

Števec za lokacijo A, interno lokacijo I in format mali

Števec za lokacijo A, interno lokacijo II in format veliki

Števec za lokacijo A, interno lokacijo II in format mali


2.1.2 Urejanje vrstnega reda števcev

Pri programski izbiri števcev je pomembno da so vneseni najprej števci z bolj natančnimi pogoji za številčenje, nato pa števci z manj natančnimi pogoji.

Če ugotovimo, da program ne izbere ustreznega števca, lahko preuredimo vrstni red.

Postopek

  1. Označimo razred Števci v zalogi.
  2. Izberemo metodo Razred / Uredi vrstni red števcev.
    Odpre se okno Urejanje vrstnega reda števcev v zalogi, kjer z gumbom Gor ali gumbom Dol prestavimo označen števec na ustrezno mesto.
  3. Kliknemo gumb V redu.

Vrstni red števcev, po katerem program izbira števec, se spremeni.

Vnos v nekaterih podpoljih in elementih je kontroliran preko lokalnega ali globalnega šifranta.

Lokalne šifrante (npr. za podlokacijo, interno oznako) definiramo v knjižnici skupaj z NCC in jih lahko po potrebi dopolnjujemo, seveda ob obveznem predhodnem dogovoru z NCC.

Globalni šifranti (npr. za status, stopnjo dostopnosti) so enotni za vse knjižnice v sistemu COBISS in jih vzdržuje IZUM.

Knjižnica se lahko tudi odloči, da za vnos podatkov uporablja lokalne šifrante tam, kjer vnos po šifrantu sicer ni predviden (lokalni šifranti od 1 do 10). O tem mora knjižnica NCC posebej obvestiti.

Za zalogo se uporabljajo naslednji lokalni šifranti:

Ime šifranta Oznaka šifranta Polje Atribut
Format v signaturi CODE 81 996/997 Format (d\i)
Vrsta obdelave CODE 82 996/997 Vrsta obdelave (usmerjanje) (5)
Oznaka podlokacije v signaturi CODE 84 996/997 Podlokacije (d\l)
UDK za statistiko CODE 85 675 Statistika (s)
Interna oznaka v signaturi CODE 86 996/997 Interna oznaka (d\i)
UDK-skupina CODE 87 675 Skupina (b)
Naslovnik za dar ali zameno CODE 88 996/997 Naslovnik za dar ali zameno (8)
UDK prosti pristop v signaturi CODE 89 996/997 UDK prosti pristop (d\u)
Dobavitelj CODE 91 996/997 Dobavitelj (2)
Financer CODE 93 996/997 Financer (4)

V knjižnicah z oddelki je treba v šifrantu za oznako podlokacije v signaturi pri razrešitvi vnesti še številka oddelka za izposojo, v katerega podlokacija spada. S tem ustvarimo povezavo med zalogo na posamezni podlokaciji v knjižnici in ustreznim oddelkom za izposojo.

Lokalni šifrant podlokacij v signaturi

Opozorilo

V isti lokalni šifrant ne smemo vnesti iste kode zapisane enkrat z velikimi, drugič pa z malimi črkami (npr. A in a)


Urejanje lokalnega šifranta UDK prosti pristop v signaturi

Video prikazuje urejanje lokalnega šifranta postavitvenih UDK vrstilcev, ki jih uporabljamo na policah v knjižnici.

Več o:

2.3 Destinacije in izpisne vrste za izpis nalepk za gradivo

Pri inventarizaciji in kontroli dotoka lahko nalepko za gradivo takoj izpišemo na tiskalnik ali jo shranimo v izpisno vrsto za kasnejši izpis na tiskalnik.

Preden začnemo inventarizirati gradivo, določimo tiskalnik, na katerega bomo izpisovali nalepke za gradivo. To storimo z nastavitvijo logičnih destinacij.

Nastavitev logičnih destinacij - nalepke za gradivo

Video prikazuje postopek izbora in nastavitve tiskalnika, na katerega bomo tiskali nalepke za gradivo.

Kadar ne izpisujemo vsake nalepke posebej, ampak želimo hkrati izpisovati vse nalepke, ki jih pripravimo npr. v enem dnevu, jih izpisujemo preko izpisne vrste.
Preden začnemo inventarizirati gradivo kreiramo izpisno vrsto. V izpisno vrsto dodajamo nalepke ob inventarizaciji in kontroli dotoka in jih iz nje izpisujemo na tiskalnik. Po izpisu nalepk izpraznimo izpisno vrsto in jo s tem pripravimo za dodajanje novih nalepk pri naslednjem inventariziranju.

Priprava izpisne vrste - nalepke za gradivo

Video prikazuje postopek priprave izpisne vrste, dodajanje nalepk v izpisno vrsto, izpis nalepk in praznenje izpisne vrste..

Več o:

2.4 Nastavitev iskalnega filtra za odpisano gradivo

Če želimo, lahko vključimo filter, s katerim v iskalniku razreda Polje 996/997 privzeto nastavimo iskalno zahtevo, ki iz iskanja izključi polja 996/997 s statusom 9 – odpisano.

Postopek

  1. Izberemo metodo Sistem / Nastavitve / Nastavi iskalni filter za odpisano gradivo.
    Odpre se okno Iskalni filter, v katerem nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo tako, da označimo potrditveno polje Filter za odpisano gradivo (iskalni filter privzeto ni vključen).
  2. Kliknemo gumb V redu.

Če nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo, sta po odpiranju iskalnika IskalnikPolje 996/997 pri iskalnem polju Status (q) že določena operator NOT in vrednost 9 – odpisano. Iskalno zahtevo lahko pred iskanjem po potrebi še dopolnimo. Če po iskanju s klikom na gumb Novo iskanje zbrišemo vpisane iskalne zahteve in rezultate iskanja, se zbriše tudi iskalna zahteva pri iskalnem polju Status (q), iskalni filter za odpisano gradivo pa ostane vključen (in se upošteva pri ponovnem odpiranju iskalnika razreda Polje 996/997 ).

Iskalni filter za odpisano gradivo

Video prikazuje kako iz iskanja po zalogi izločimo odpisano gradivo.

Več o:

2.5 Nastavitev oddelkov za izvajanje kontrole dotoka

V knjižnicah z oddelki moramo za zaposlene določiti, v katerih oddelkih bodo lahko izvajali kontrolo dotoka serijskih publikacij.

Lokalni administrator določi na portalu Izobraževanje za posamezno uporabniško ime enega ali več oddelkov za izvajanje kontrole dotoka. Podatke nastavi pri pooblastilih za segment Zaloga.

3 Bibliografski podatki o gradivu

V razredu Gradivo je izsek podatkov bibliografskega zapisa iz lokalne baze podatkov, v katerem so shranjeni vsi bibliografski podatki. Bibliografski podatki, ki jih vidimo v razredu Gradivo, so: naslov, avtor, jezik, izdaja, leto izida, kraj založbe, založnik, bibliografski nivo, fizični opis, dodatni fizični opis, zbirka, ISBN, ISSN, ISMN, založniška številka (za zvočne posnetke in muzikalije), država izida, UDK za statistiko. Pri monografskih in serijskih publikacijah se za potrebe izpisa dostopnosti gradiva in stutusih izvodov v COBISS+ na vzajemnem nivoju programsko vpišeta še podatka o sigli domače knjižnice in o številu primerkov (998bc).

Če obstaja bibliografski zapis v lokalni bazi podatkov, je se tem programsko pripravljen zapis za to gradivo tudi v razredu Gradivo. Če bibliografskega zapisa v lokalni bazi še ni, ga prevzamemo iz vzajemne bibliografske baze podatkov, uredimo lokalne podatke in nato nadaljujemo urejanje podatkov o zalogi. Pod določenimi pogoji lahko gradivo izbrišemo iz baze podatkov.

Med povezavami je razvidno, s katerim bibliografskim zapisom je povezano gradivo. Vidni so tudi podatki o zalogi (Polja 996/997 in Polje 998) ter podatki o različnih postavkah v nabavnih listinah, ki nastajajo v postopku nabave v segmentih COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije. Polja 996/997, ki jih izberemo med povezavami gradiva, so razvrščena kronološko. Nazadnje dodana polja so na koncu seznama, lahko pa jih prikažemo tudi v obratnem vrstnem redu.

V oknu Pregledovanje – Bibliografski zapis, ki je dostopno v iskalniku Bibliografski zapis preko gumba Pokaži, lahko pregledamo bibliografske podatke v formatu COMARC, v osnovnem in v standardnem prikazu.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

3.1 Iskanje gradiva

Gradivo lahko iščemo po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu), po podatkih o zalogi (npr. po datumu inventarizacije) in po zbirnih podatkih o zalogi (npr. trenutno naročene serijske publikacije).

Podatke lahko iščemo na tri načine:

Pri razredu Gradivo se z metodo Išči odpre iskalnik Iskanje - Bibliografski zapis. Iskalnik ima tri zavihke, in omogoča iskanje po podatkih:

Iskalno zahtevo lahko oblikujemo na enem ali več zavihkih, npr. z vpisom bibliografskih podatkov in podatkov o zalogi.

Rezultat iskanja so podatki o gradivu v lokalni bazi podatkov.

Primer kombiniranega iskanja v iskalniku razreda Gradivo

1. V zavihku Bibliografski zapis oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo z letom izida 2020 v angleškem jeziku:

2. V zavihku Polje 996/997 oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo, ki je bilo inventarizirano v letu 2020:

Rezultat iskanja so bibliografski zapisi z letom izida 2020 v angleškem jeziku, pri katerih je bil vsaj en izvod inventariziran v letu 2020.


Podatke o gradivu lahko iščemo v vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB z gumbom COBIB.SI. V vzajemni bazi COBIB.SI ne moremo iskati po podatkih o zalogi in po zbirnih podatkih o zalogi.

Podatke o gradivu lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. z iskalnimi indeksi.

Prikaz rezultatov iskanja lahko urejamo:

Opozorilo

Prikaz rezultatov iskanja podatkov o gradivu urejamo pri razredu Bibliografski zapis.

Povezane vsebine:

3.2 Prevzem zapisa iz vzajemne baze podatkov COBIB

V lokalno bazo podatkov prevzamemo zapis COBIB-a po naslednjem postopku:

  1. V razredu Gradivo izberemo metodo Razred / Prevzemi zapis iz COBIB-a.
    Odpre se iskalnik bibliografskih zapisov v COBIB-u, kjer poiščemo in izberemo bibliografski zapis.
  2. Odpre se okno za urejanje lokalnih bibliografskih podatkov.
    Vnesemo lokalne podatke in jih shranimo.
  3. Odpre se iskalnik bibliografskih zapisov v COBIB-u, kjer lahko ponovno poiščemo in izberemo bibliografski zapis.
    Postopek lahko v 2. in 3. točki večkrat ponovimo.
  4. Postopek zaključimo, ko kliknemo v iskalniku bibliografskih zapisov gumb Zapri.

Prevzem zapisa iz COBIB-a

Video prikazuje postopek prevzema zapisa iz COBIB-a.


Nasveti

V iskalniku si lahko nastavimo prikaz rezultatov iskanja Za prevzemanje zapisov.

Če v iskalniku razreda Gradivo s klikom na gumb COBIB.SI preklopimo iz iskalnika v lokalni bazi podatkov v iskalnik v COBIB-u, lahko tam poiščemo in izberemo zapis in ga nato prevzamemo.

Prevzem bibliografskih zapisov iz COBIB-a lahko izvedemo tudi pri dodajanju postavk v nabavne dokumente. V iskalniku za gradivo se s klikom na gumb COBIB.SI preklopimo v COBIB, kjer zapis poiščemo, izberemo in nadaljujemo prevzem.


Opozorilo

Prevzemanje zapisov lahko izvajajo le uporabniki, ki imajo pooblastilo CAT_RCT – prevzemanje zapisov iz vzajemne baze podatkov v lokalno bazo. Pooblastila ne more dodeliti skrbnik lokalnih aplikacij temveč se uporabniku dodeli na osnovi opravljenega izobraževanja.

3.3 Urejanje omejenega nabora bibliografskih podatkov

Omejeni nabor bibliografskih podatkov lahko uredimo pri postopku prevzemanja zapisa iz vzajemne baze. Lahko pa podatke uredimo, ko zapis že obstaja v lokalni bazi podatkov.

Omogočeno je urejanje vsebine naslednjih podpolj:

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi omejeni nabor bibliografskih podatkov.
    Odpre se okno Bibliografski zapis.
    V desnem podoknu so prikazani vsi bibliografski podatki zapisa. Podatki, ki jih bomo spremenili ali dodali, se bodo takoj obarvali rumeno.
    V levem podoknu so podatki, tj. polja in podpolja, ki jih lahko spreminjamo, izpisani v modri barvi. Polj in podpolj v zeleni barvi ne moremo urejati.
  3. Ustrezno popravimo oz. dopolnimo podatke v zapisu:
  4. Zapis shranimo z metodo Zapis / Shrani zapis.
    Zapis se shrani v lokalno bazo podatkov.

Urejanje omejenega nabora bibliografskih podatkov

Video prikazuje kako lahko uredimo določene podatke v zapisu v lokalni bazi.


Nasveti

Po poljih in podpoljih se lahko premikamo s tipkami za pomik <dol> in <gor>.

Posamezno polje lahko odpremo tako, da pritisnemo tipko za pomik <desno>, zapremo pa ga tako, da pritisnemo tipko za pomik <levo>.


Opozorila

Omejeni nabor bibliografskih podatkov lahko urejajo uporabniki, ki imajo pooblastilo CAT_610 – vzdrževanje lokalnih podatkov.

Vnos v podpolja 610a, 992b in od 9930 do 9939 z uporabo lokalnega šifranta je treba nastaviti v vmesniku za katalogizacijo (gl. priročnik COBISS3/Katalogizacija, gl. pogl. 7.3.2.4 Šifranti za nekodirana polja). Po spremembi nastavitev je treba izvesti osvežitev podatkov. Če nihče od zaposlenih v knjižnici nima pooblastil za delo v segmentu COBISS3/Katalogizacija, nastavitve uredi IZUM na zahtevo knjižnice.

3.4 Brisanje bibliografskega zapisa

Bibliografski zapis lahko zbrišemo iz baze podatkov, če nima:

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zbriši bibliografski zapis.
    Program zahteva, da brisanje zapisa potrdimo.
  3. Kliknemo gumb Da.
    Bibliografski zapis se zbriše iz lokalne baze podatkov. Če zapisa nima nobena druga knjižnica v svoji lokalni bazi, se briše tudi iz vzajemne bibliografske baze podatkov. Program nas obvesti, da je zapis zbrisan.
  4. Kliknemo gumb V redu.

Opozorila

Brisanje bibliografskih zapisov lahko izvajajo uporabniki, ki imajo pooblastilo za prevzemanje zapisov CAT_RCT – prevzemanje zapisov iz vzajemne baze podatkov v lokalno bazo.

Brisanje ni možno, če nekdo ureja zapis v COBISS3/Katalogizaciji.

3.5 Prikaz zapisa v formatu COMARC

Podatke o gradivu lahko pogledamo v obliki, kot so zapisani v bibliografski bazi podatkov. Prikaz je lahko odprt, medtem ko izvajamo druge postopke, in iz njega lahko po potrebi kopiramo podatke.

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pokaži zapis v formatu COMARC.
    Odpre se okno Pregledovanje – Bibliografski zapis, kjer so prikazani bibliografski podatki in podatki o zalogi za izbrano gradivo.

Pregled bibliografskega zapisa v formatu COMARC je mogoč tudi v iskalniku bibliografskih zapisov:

S klikom na gumb COMARC lahko pogledamo bibliografski zapis v formatu COMARC tudi v urejevalniku Polje 996/997 in oknu Kontrola dotoka, kjer beležimo prejem serijskih publikacij.

V formatu COMARC lahko pogledamo tudi samo podrobne podatke o zalogi, tako da v razredu Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997 ter izberemo metodo Objekt / Pokaži polje v formatu COMARC.

Nasvet

V prikazu zapisa lahko poiščemo določeno besedilo. Po kliku na gumb Poišči vnesemo besedilo, ki ga želimo poiskati, in kliknemo gumb V redu. Iskano besedilo se v zapisu obarva modro.

Več o:

3.6 Prikaz polj 996/997

Za posamezno gradivo lahko pregledamo, katera polja 996/997 obstajajo zanj.

To lahko storimo na dva načina:

Metoda Pokaži polja 996/997

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pokaži polja 996/997.
    Odpre se okno s seznamom polj.

Polja 996/997, ki jih izberemo med povezavami gradiva, so razvrščena kronološko. Nazadnje dodana polja so na koncu seznama, lahko pa jih prikažemo tudi v obratnem vrstnem redu.

Če gre za serijsko publikacijo ali integrirni vir, so na vrhu seznama umeščena nazadnje dodana polja.

3.7 Prikaz seznama knjižnic

Pogledamo lahko, v katerih lokalnih bazah podatkov knjižnic obstaja bibliografski zapis in kakšno je stanje podatkov o zalogi po knjižnicah (podatek v COBISS+).

Postopek

  1. V razredu Bibliografski zapis poiščemo in izberemo bibliografski zapis.
  2. Izberemo metodo Objekt / Prikaži seznam knjižnic.
    Odpre se okno Seznam knjižnic, kjer so po abecednem vrstnem redu prikazane lokalne baze.
  3. Če želimo seznam omejiti na ožjo skupino knjižnic, kliknemo gumb Prikaži izbor.
    Če želimo ponovno izpisati seznam vseh knjižnic, kliknemo gumb Prikaži vse.
  4. Če želimo preveriti, kakšno je stanje zaloge v posamezni knjižnici, kliknemo gumb Zaloga.
    Odpre se okno spletnega brskalnika, kjer se v COBISS+ prikaže izbrani zapis, skupaj z zalogo v knjižnicah.
  5. Okno Seznam knjižnic zapremo s klikom na gumb Zapri.

Opozorila

V COBISS.SI so knjižnice razporejene po enakih skupinah kot na vstopni strani COBISS+. Seznam se omeji le na tisto skupino knjižnic, v katero naša knjižnica spada. Če ste npr. prijavljeni v programsko opremo COBISS3 Univerzitetne knjižnice Maribor, bo seznam omejen na knjižnice Univerze v Mariboru.

3.8 Dodajanje digitalne vsebine

Podatke o gradivu lahko dopolnimo z digitalno vsebino (npr. s sliko, zvokom, videoposnetkom itd.).

Postopek

  1. V razredu Bibliografski zapis poiščemo in izberemo zapis.
  2. Izberemo metodo Objekt / Dodaj digitalno vsebino v dCOBISS.
    V ločenem oknu se odpre aplikacija dCOBISS (Digitalni repozitorij COBISS), kjer so prikazani podatki o objavi izbranega zapisa.
  3. Če zapis v dCOBISS še ne obstaja, izpolnimo podatke o objavi zapisa (podatki niso obvezni) in shranimo zapis.
  4. Kliknemo gumb Dodaj glavno datoteko k objavi.
    Če je glavna datoteka že določena, kliknemo gumb Dodaj dodatno datoteko k objavi.
    Odpre se okno Dodajanje glavne datoteke ali okno Dodajanje dodatne datoteke.
  5. Vnesemo opis datoteke.
  6. Kliknemo gumb Naloži glavno datoteko ali gumb Naloži dodatno datoteko.
    Odpre se okno za dostop do datotek na našem računalniku.
  7. Poiščemo datoteko, ki jo bomo dodali k zapisu, in kliknemo gumb Odpri (Open).
    Izbrana datoteka se naloži.
  8. Glavno datoteko in dodatne datoteke pri objavi zapisa lahko zamenjamo, odstranimo ali spremenimo njihov opis.

Nasveti

Za vnos slikovnega gradiva v dCOBISS za potrebe prikaza naslovnice gradiva v COBISS+ uporabimo možnost Dodatne datoteke, ki spadajo k objavi in ne Glavna datoteka, ki spada k objavi. V primeru takšnega vnosa se bo v bibliografskem zapisu pravilno označil drugi indikator polja 856 - Elektronska lokacija in dostop, to je 2 – sorodni elektronski vir.

Digitalno vsebino lahko dodamo tudi k zapisu, ki je shranjen samo v vzajemni bazi podatkov. V tem primeru poiščemo in izberemo bibliografski zapis v COBIB-u.


Opozorilo

Da lahko podatke o gradivu dopolnimo z digitalno vsebino, mora biti zapis shranjen v vzajemni bazi podatkov - COBIB-u.

3.9 Podatki o dostopu do celotnega besedila elektronskega vira

Omogočen je prikaz podatkov o dostopu do celotnih besedil elektronskih informacijskih virov s povezavami do gradiva.

Postopek

  1. Pri razredu Gradivo izberemo metodo Razred / Prikaži podatke o dostopu do celotnega besedila e-vira.
  2. Odpre se okno, kjer vnesemo ISSN ali ISBN e-vira.
    Privzeto je označena možnost, da se prikažejo podatki o dostopnosti le za domačo knjižnico. Izberemo lahko možnost prikaza za vse knjižnice.
    Potrdimo vnos.
  3. Odpre se okno Podatki o dostopu do celotnega besedila e-vira, kjer so v tabeli prikazani podatki o knjižnici, arhivu e-vira, portalu in informacije o dostopnosti vsebine.
  4. Za prikaz e-vira v določenem portalu (ADZ, DiKUL, UM:NIK, mEga ali Digital : UP) označimo v tabeli ustrezno vrstico in kliknemo gumb Povezava.
    Izbrani portal se odpre v ločenem oknu. V njem so že prikazani zapisi za določeni ISSN ali ISBN e-vira s povezavami do celotnega besedila.

4 Zbirni podatki o zalogi – polje 998

Podatki v poljih 998 so namenjeni vodenju zbirnih podatkov o zalogi knjižnice. Bibliografski zapis ima lahko samo eno polje 998. Struktura podatkov v polju 998 je definirana s formatom COMARC/H.

V COBISS3 je v polju 998 vključenih tudi nekaj podatkov, ki niso del formata COMARC/H:

Zbirni podatki o zalogi podpirajo funkcijo spletnega kataloga ter funkcijo koordinacije nabave tujih serijskih publikacij.

Pri monografskih publikacijah se polja 998 ne vnašajo, temveč se zbirni podatki o zalogi programsko prenesejo v vzajemno bibliografsko bazo podatkov. Podatke, ki so vpisani v tem polju, lahko preverimo v razredu Gradivo pri atributu Sigla in število primerkov (998bc).

Pri serijskih publikacijah se polja 998 dodajo programsko v segmentu COBISS3/Serijske publikacije ob izstavitvi naročila ali zaključitvi vnosa seznama nenaročenih publikacij, kasneje pa se podatki glede na potrebe dopolnjujejo in spreminjajo ročno. Programsko se vpišejo naslednji podatki:

Če ne uporabljamo segmenta COBISS3/Serijske publikacije, se vedno, ko dodamo prvo polje 997, odpre urejevalnik polja 998, kamor se programsko vpišeta podatka:

Za koordinacije nabave tujih serijskih publikacij vnesemo podatke sami.

Prav tako se vedno, ko dodamo prvo polje 997 pri integrirnem viru ali zbirnem zapisu, odpre urejevalnik polja 998, kamor se programsko vpišeta naslednja podatka:

Opozorilo

Novo polje 998 moramo dodati ročno samo v naslednjih primerih:

V nadaljevanju so opisani postopki:

4.1 Dodajanje novega polja 998

Če pri publikaciji še ne obstaja polje 998, se polje doda samodejno pri:

Novo polje 998 moramo dodati ročno samo v naslednjih primerih:

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Dodaj novo polje 998.
    Odpre se urejevalnik Polje 998, kjer vnesemo podatke.

4.2 Vnos in urejanje podatkov

Ne glede na to, ali je polje 998 nastalo programsko ali smo ga dodali sami, moramo kasneje po potrebi ročno spreminjati podatke in skrbeti za njihovo verodostojnost.

Vnos zbirnih podatkov o zalogi je razdeljen na več delov:

4.2.1 Vnos splošnih podatkov

V polje 998 vnašamo spremembe, ki se nanašajo na zbirne podatke o zalogi serijske publikacije. To storimo po nasledjem postopku:

  1. V razredu Polje 998 poiščemo in izberemo polje 998.
    Polje 998 lahko izberemo tudi med povezavami razreda Gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi.
    Odpre se urejevalnik Polje 998.
  3. Pri Indikator postavitve (2) izberemo vrednost iz spustnega seznama. Privzeta vrednost je odvisna od nastavitve v inicializacijski datoteki.
  4. Pri Datum poročanja (a) vpišemo datum veljavnosti podatkov o zalogi, vnesenih v polje 998.
  5. Pri Oznaka ustan. – sigla (b) vpišemo siglo domače knjižnice ali jo izberemo iz šifranta. Privzeta vrednost je sigla domače knjižnice.
    Če je knjižnica pooblaščena za poročanje o zalogi serijske publikacije za neko drugo knjižnico, ki nima svoje baze podatkov, lahko izbere siglo druge knjižnice.
  6. Pri Število primerkov (c), kjer gre za element 7, je privzeta vrednost 0.
    Če knjižnica ne ureja podrobnih podatkov o zalogi v polju 997, lahko v podpolje 998c v element 7 ročno vpiše dve števili, ki jih loči z vejico – število izvodov za izposojo na dom in število izvodov za izposojo v čitalnico.
  7. Pri Signatura – postavitev (d) vnesemo podatek o postavitvi v nestrukturirani obliki (brez upoštevanja elementov podpolja d).
    Če je signatur več, jih vnesemo v isto podpolje 998d in ločimo s poljubnim ločilom.
  8. Pri Indikator nabave (e) izberemo vrednost iz šifranta.
  9. Za vnos opomb o stanju zaloge kliknemo gumb Opombe (n).
  10. Za vnos podatkov za koordinacijo nabave tujih serijskih publikacij kliknemo gumb Koordinac.
  11. Pri Obdobje hranjenja vpišemo, po koliko mesecih želimo gradivo odpisati, tj. v posameznem polju 997 spremeniti status v odpisano.
    Na osnovi tega podatka se pri določitvi inventarne številke preko števca programsko določi datum odpisa v polju 997.
  12. Pri Delni odpis publikacije vpišemo število zvezkov, ki jih po oddelkih hranimo.
    Na osnovi tega podatka se pri beleženju dotoka s kontrolo dotoka vpiše opomba o izločenih številkah v podpolje 997m.
  13. Če vnašamo podatke za koordinacijo nabave in želimo prenesti ceno iz polj 997, kliknemo gumb Izračun cene.
    Odpre se seznam polj 997, ki se nahajajo v tem bibliografskem zapisu. V seznamu izberemo eno polje 997 ali več, iz katerih želimo, da se izračuna cena. Iz vseh izbranih polj 997 se cene seštejejo, vsota se vpiše v podpolje 9983. Če je bila cena pred tem že vpisana, jo prekrije nova. Tekoči datum se zapiše v podpolje 998a – Datum poročanja.
  14. Shranimo podatke.

Primer vpisa podatkov o delnem odpisu

Če v prvem oddelku hranimo 10 številk, v drugem pa 15, vpišemo: ODD1=10,ODD2=15.


Nasvet

Če je obdobje hranjenja na vseh lokacijah v knjižnici enako, vpišemo samo številko, sicer pa vpišemo število mesecev po oddelkih, npr. ODD1=6.


Opozorila

Če knjižnica ureja podrobne podatke o zalogi v polju 997, se v podpolje 998c podatki vpišejo programsko in ročni vnos ni mogoč.

Ročno spreminjanje podatkov je možno, kadar knjižnica o zalogi serijske publikacije poroča za drugo knjižnico, ki nima svoje baze podatkov ali kadar vodi knjižnica zalogo za ta zapis v nekem drugem sistemu, izven COBISS-a ali kadar vodi knjižnica zalogo pri nekem drugem zapisu v okviru COBIB-a.

Pred prehodom na COBISS/OPAC+ V6.0, se je za knjižnice, ki niso imele nobenega polja 997, a so imele v podpolju 998c vpisano vrednost različno od 0, v novo strukturo podpolja 998c v element 7 vnesla vsebina na naslednji način:

4.2.2 Vnos podatkov o letnicah in zalogi v tabeli letnic

Letnice in splošne podatke o zalogi, tj. podatke o popolnosti, rednosti dotoka in hranjenju, vnašamo v tabeli letnic. Podatka o letnicah in popolnosti zaloge sta obvezna.

Postopek

  1. V urejevalniku Polje 998 kliknemo gumb Letnice (k).
    Odpre se tabela, v kateri vrstica predstavlja eno obdobje hranjenja serijske publikacije.
  2. Vrstico za obdobje vstavimo tako, da kliknemo gumb Vstavi vrsto.
  3. Pri Letnice (k) vpišemo obdobje po pravilih formata COMARC/H.
  4. Iz spustnih seznamov izberemo ustrezne vrednosti za oznako popolnosti (g\c), oznako rednosti (g\p) in oznako hranjenja (g\r).
  5. Shranimo podatke.

Opozorilo

Če končamo podatek z znakom -, se pri indikatorju nabave programsko vpiše vrednost o – trenutno naročena serijska publikacija. Če znak - zbrišemo, se tudi vrednost zbriše.

4.2.3 Vnos financerjev v tabeli financerjev

Podatke o financerjih in odstotkih financiranja za koordinacijo nabave tujih serijskih publikacij vpisujemo v tabeli financerjev.

Postopek

  1. V urejevalniku Polje 998 – koordinacija kliknemo gumb Financerji (4).
    Odpre se tabela, v kateri vrstica predstavlja podatke za enega financerja.
  2. Vrstico za financerja vstavimo tako, da kliknemo gumb Vstavi vrsto.
  3. Pri Financer (F) izberemo iz spustnega seznama ustreznega financerja.
    Privzeta vrednost * pomeni domačo knjižnico.
  4. Pri financerjih moramo vpisati odstotek financiranja.
    Vsota vseh odstotkov v tabeli mora biti enaka 100.
  5. Shranimo podatke.

Nasvet

Dostop do polja 998 za urejanje podatkov za serijsko publikacijo je mogoč tudi iz:

V obeh primerih s klikom na gumb Polje 998 odpremo urejevalnik Polje 998.

4.3 Iskanje zbirnih podatkov o zalogi

Zbirne podatke o zalogi lahko iščemo po poljih 998 (npr. po datumu poročanja), po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu) in po podatkih o zalogi (npr. po podlokaciji v signaturi).

Podatke lahko iščemo na tri načine:

Pri razredu Polje 998 se z metodo Išči odpre iskalnik Iskanje - Polje 998. Iskalnik ima tri zavihke, in omogoča iskanje po podatkih:

Iskalno zahtevo lahko oblikujemo na enem ali več zavihkih, npr. z vpisom zbirnih podatkov o zalogi in bibliografskih podatkov.

Rezultat iskanja so zbirni podatki o zalogi, tj. polja 998.

V iskalniku razreda Polje 998 lahko podatke iščemo le v lokalni bazi podatkov.

Zbirne podatke o zalogi lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. s predponami za iskanje podatkov o zalogi na nivoju polja 998.

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:

4.3.1 Predpone za iskanje po zbirnih podatkih o zalogi

Pri iskanju v razredu Polje 998 so rezultat iskanja le tista polja 998, ki ustrezajo iskalnemu nizu.

Pri iskanju lahko uporabimo tudi predpone na nivoju polja 998, s katerimi lahko omejimo iskanje po zbirnih podatkih o zalogi.

Predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 998

Predpona Pomen Iskanje Podpolje
SHAM= Način nabave (v) frazno 998v
SHFI= Financer (4) frazno 9984
SHHC= Vnesel frazno
SHHD= Vneseno frazno
SHHM= Spremenjeno frazno
SHHU= Spremenil frazno
SHID= Številka frazno 9986
SHNTS= Opombe (n) frazno 998n
SHRD= Datum poročanja (a) frazno 998a
SHRS= Indikator nabave (e) frazno 998e
SHSG= Signatura – postavitev (d) frazno 998d
SHSI= Oznaka ustan. – sigla (b) frazno 998b
SHVE= Dobavitelj (2) frazno 9982
SHYR= Letnice (k) frazno 998k
SHCO= Konzorcij frazno 998A

Povezane vsebine:

4.4 Brisanje polja 998

Polje 998 lahko zbrišemo iz baze podatkov, če:

Postopek

  1. V razredu Polje 998 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 998.
    Izberemo lahko več polj 998.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zbriši polje.

4.5 Urejanje podatkov za potrebe razpisa ARIS

Pri prijavi na razpis, ki ga objavi Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) za sofinanciranje nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov, lahko preverimo, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu v elementu F podpolja 9984 vpisana koda ARRS. Poleg tega lahko pogledamo, v katerih knjižnicah imajo naročeno isto gradivo.

Pri pripravi poročila o sofinanciranju nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov lahko vnesemo sofinancirani znesek ali odstotek, ki ga financira ARIS in Indikator nabave (e). Ti podatki se prenesejo med zbirne podatke o zalogi.

Pojasnilo glede kode ARRS v elementu F podpolja 9984
Ob začetku delovanja Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (ARIS) smo v programski opremi preimenovali Javno agencijo za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARRS). Zaradi zagotovitve nemotenega delovanja programske opreme smo v elementu F podpolja 9984 ohranili kodo ARRS, v razrešitvi kode pa smo navedli novo ime agencije.

V nadaljevanju so opisani postopki:

Več o:

4.5.1 Vnos podatkov za koordinacijo nabave

Podatki se vnašajo za potrebe koordinacije nabave tujih serijskih publikacij. Vnesemo jih v urejevalniku Polje 998 – koordinacija, ki ga odpremo z gumbom Koordinac. v urejevalniku Polje 998.

Vnesemo naslednje podatke:

Vnesene podatke shranimo.

Opozorilo

Atributa Cena v domači valuti in Delež financiranja ARIS se izračunata programsko glede na vneseno ceno in odstotek financiranja pri ARIS. Če je cena na enoto v tuji valuti, se upošteva tečajna lista, ki je programsko vnesena za potrebe razpisa ARIS.

4.5.2 Prikaz seznama knjižnic, ki imajo med zbirnimi podatki vpisano kodo ARRS

Pogledamo lahko, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu, pri katerem je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS, v elementu F podpolja 9984 vpisana koda ARRS.

Postopek

  1. V razredu Polje 998 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 998.
  2. Izberemo metodo Objekt / Prikaži seznam knjižnic, ki imajo za to publikacijo v 9984\F vpisano kodo ARRS.
    Odpre se okno Seznam knjižnic, kjer so po abecednem vrstnem redu prikazane knjižnice, pri katerih je med podatki za koordinacijo nabave te publikacije v 9984\F vpisana koda ARRS, poleg tega pa je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS.
    Domače knjižnice ni v seznamu knjižnic.
  3. Okno Seznam knjižnic zapremo s klikom na gumb V redu.

Nasvet

V segmentu COBISS3/Izpisi lahko pripravimo seznam tujih serijskih publikacij in baz podatkov, kjer so pod naslovom posameznega gradiva navedene knjižnice, ki imajo za to publikacijo v elementu F podpolja 9984 vpisano kodo ARRS, poleg tega pa je datum poročanja znotraj časovnega intervala aktualnega razpisa ARIS.

4.5.3 Prikaz seznama knjižnic, ki imajo naročeno isto gradivo

Pogledamo lahko, v katerih knjižnicah v sistemu COBISS.SI je med zbirnimi podatki o gradivu vrednost indikatorja nabave (e) trenutno naročena serijska publikacija.

Postopek

  1. V razredu Polje 998 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 998.
  2. Izberemo metodo Objekt / Prikaži seznam knjižnic, ki imajo naročeno to publikacijo.
    Odpre se okno Seznam knjižnic, kjer so po abecednem vrstnem redu prikazane knjižnice, ki imajo naročeno isto serijsko publikacijo ali bazo podatkov.
    Domače knjižnice ni v seznamu knjižnic.
  3. Okno Seznam knjižnic zapremo s klikom na gumb V redu.

Nasvet

V segmentu COBISS3/Izpisi lahko pripravimo seznam tujih serijskih publikacij in baz podatkov, kjer so pod naslovom posameznega gradiva navedene knjižnice, ki imajo za to publikacijo v podpolju 998e vrednost o – trenutno naročena serijska publikacija.

4.5.4 Vnos podatkov o sofinanciranju ARIS

Pri pripravi poročila za ARIS o sofinanciranju nakupa mednarodne znanstvene literature in baz podatkov lahko vnesemo sofinancirani znesek ali odstotek, ki ga financira ARIS, in uredimo Indikator nabave (e).

Postopek

  1. V razredu Polje 998 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 998.
  2. Izberemo metodo Objekt / Vpiši sofinanciranje ARIS.
    Odpre se okno Sofinanciranje ARIS, kjer vnesemo podatke, ki so potrebni za pripravo poročila o prejetih sredstvih ARIS.
    V pomoč pri urejanju so podatki iz atributov Cena v domači valuti in Financer (4) ter Financer (4) ob prijavi na razpis, kjer se arhivira podatek o financerjih ob prijavi na razpis.
  3. Podatke o sofinanciranju ARIS lahko uredimo pri Odstotek, ki ga financira ARIS ali pri Delež financiranja ARIS.
    Pri Odstotek, ki ga financira ARIS se odstotek financiranja prenese iz 9984\P, kjer je v 9984\F vpisana koda ARRS. Če želimo spremeniti odstotek, vpišemo vrednost med 1 in 100, na dve decimalni mesti natančno, brez znaka za odstotke.
    Pri Delež financiranja ARIS vpišemo znesek, ki ga pri nakupu sofinancira ARIS.
    Atributa Cena v domači valuti in Delež financiranja ARIS se izračunata programsko glede na vneseno ceno in odstotek financiranja pri ARIS. Če je cena na enoto v tuji valuti, se upošteva tečajna lista, ki je programsko vnesena za potrebe razpisa ARIS.
  4. Pri Indikator nabave (e) izberemo vrednost iz šifranta ter uredimo podatke o letnici (k).
  5. Kliknemo gumb V redu.
    Podatki se shranijo med zbirne podatke o zalogi.

Nasvet

Pri serijskih publikacijah in bazah podatkov, s katerimi smo kandidirali na razpisu, a zanje nismo dobili sredstev, pri Delež financiranja ARIS vnesemo vrednost 0.


Opozorila

S to metodo lahko urejamo podatke samo v času, ko se vnašajo podatki o sofinanciranju ARIS.

Arhivirani podatek o financerjih služi pripravi poročil o porabi sredstev, ki ga IZUM posreduje ARIS po zaključku javnega razpisa za sofinanciranje mednarodne znanstvene literature. Financer (4) ob prijavi na razpis se ne spremeni v obdobju od prijave na razpis do oddaje poročila, ki ga IZUM posreduje v ARIS.

Ko po vnosu deleža ARIS kliknemo v vnosno okno pri Odstotek, ki ga financira ARIS, se odstotek financiranja ARIS preračuna na dve decimalni mesti natančno.

Če spremenimo delež ARIS za manj kot 0,01 odstotka financiranja, se vpisani delež ARIS ohrani.

5 Podatki o zalogi – polje 996/997

Podatki o stanju zaloge so shranjeni v lokalnih bazah podatkov knjižnic in omogočajo avtomatizacijo postopkov inventarizacije in izposoje gradiva, nabavo monografskih in serijskih publikacij, spremljanje dotoka serijskih publikacij ter avtomatizacijo drugih internih postopkov.

Eno polje 996/997 predstavlja izvod monografske publikacije, letnik serijske publikacije, enoto neknjižnega gradiva, npr. USB-ključek ipd.

Polja 996/997 lahko nastanejo v postopku nabave gradiva v segmentih COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije, lahko pa jih dodajamo sami.

Podatke o zalogi monografskih in serijskih publikacij (npr. signatura, inventarna številka, datum inventarizacije itd.) vodimo v razredu Polje 996/997, podatke povezane z nabavo publikacij (npr. način nabave, dobavitelj, cena itd.) pa v razredu Polje 996/997 – nabavni podatki.

Podatke vnašamo po pravilih, ki veljajo za format COMARC/H.

Pri vnosu podatkov o formatu, oznaki podlokacije v signaturi, interni oznaki, vrsti obdelave in UDK prostem pristopu uporabljamo lokalne šifrante za zalogo. Z nastavitvijo posebnega parametra v inicializacijski datoteki je pri formatu, interni oznaki, vrsti obdelave ali UDK prostem pristopu dovoljen tudi vnos vrednosti, ki je ni v šifrantu.

V nadaljevanju so opisani:

5.1 Urejevalnik Polje 996/997

V urejevalniku Polje 996/997 vpisujemo in spreminjamo podatke o zalogi knjižničnega gradiva, tj. podatke v poljih 996/997.

V nadaljevanju so opisani urejevalniki:

Okno Polje 996/997

Podatki so razporejeni v tri skupine (trije zavihki). Urejeni so delno po abecednem vrstnem redu črkovnih oznak podpolj, delno pa glede na pogostost uporabe:

Pod vsakim zavihkom so preko gumbov dostopni postopki:

Urejevalnik Polje 996/997 – nabavni podatki

V urejevalniku Polje 996/997 – Nabavni podatki vpisujemo in spreminjamo nabavne podatke, zapisane v formatu COMARC/H: način nabave, številka in datum naročila, prejema, reklamacije, predračuna in računa, interna številka in datum računa, dobavitelj, cena in naslovnik za dar ali zameno.

Okno Polje 996/997 – Nabavni podatki

Nasvet za prikaz strukture elementov v formatu COMARC/H

Strukturo elementov pri posameznem podpolju prikažemo, če z miško pokažemo nanj.

Urejevalnik za razčlenjen prikaz nabavnih podatkov je dostopen s klikom na gumb Nabavni pod….

Urejevalnik Nabavni podatki

V urejevalniku so prikazani vsi elementi podpolj za nabavne podatke in predstavlja pomoč pri vnosu nabavnih podatkov. Ob shranjevanju se podatki samodejno pretvorijo v format COMARC/H.

Okno Nabavni podatki

Več o:

5.2 Dodajanje novega polja

Za vsak izvod knjižničnega gradiva dodamo polje 996/997 in vnesemo podatke.

Pri dodajanju polja 996/997 lahko uporabimo lastno predlogo, ki smo jo predhodno kreirali, in si tako olajšamo vnos podatkov.

V polje, ki ga dodamo, lahko že takoj vnesemo tudi podatke za inventarizacijo gradiva. Lahko pa polje samo dodamo in druge podatke vpišemo kasneje.

Če uporabljamo segmenta COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije, se polja 996/997 dodajo programsko pri izvajanju nabavnih postopkov.

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Dodaj novo polje 996/997.
    Odpre se urejevalnik Polje 996/997, v katerem se lahko ponudijo privzete vrednosti nekaterih podatkov.
  3. Preverimo privzete vrednosti in jih po potrebi spremenimo.
  4. Vnesemo preostale podatke.
  5. Kliknemo gumb V redu.
    Polje 996/997 se shrani.

Status po dodajanju polja 996/997

Polje 996/997: 2 – v obdelavi

Privzete vrednosti pri dodajanju polja 996/997
Glede na nastavitve v inicializacijski datoteki se v urejevalniku Polje 996/997 ponudijo naslednje privzete vrednosti:

Nastavitve v inidializacijski datoteki uredi NCC na zahtevo knjižnice.

Če imamo definirano privzeto predlogo, se v urejevalnik prenesejo tudi vrednosti iz te predloge. Če smo pri dodajanju polja 996/997 uporabili lastno predlogo, se v Podlokacija (d\l) prenese vrednost iz te predloge, tudi če je z nastavitvami v inicializacijski datoteki določeno drugače.

Opozorilo

Polja ni možno dodati v zapis za izvedeno delo.

Več o:

5.2.1 Urejanje predlog za dodajanje polja

Kadar moramo vnesti večje število polj 996/997, ki vsebujejo enake podatke (npr. datum inventarizacije in način nabave pri vnašanju starega fonda, podlokacija, financer in dobavitelj pri vnašanju učbeniškega sklada itd.), si delo lahko olajšamo tako, da pred dodajanjem polj 996/997 kreiramo predlogo s temi podatki in jo nato uporabimo.

Ko želimo, da bodo pri dodajanju novega polja 996/997 vneseni drugačni podatki kot doslej, spremenimo podatke v predlogi, ki je pri dodajanju polja 996/997 nastavljena kot privzeta, ali pa kreiramo novo predlogo in jo uporabimo. Kreiramo lahko več predlog. Kadar je predlog več, se pri dodajanju polja 996/997 upošteva tista, ki je nastavljena kot privzeta.

Ko določene predloge ne potrebujemo več, jo lahko zbrišemo. Če zbrišemo vse predloge, ki smo jih kreirali, bodo pri dodajanju polja 996/997 ponovno privzeto veljale sistemske nastavitve.

Predloge so vezane na uporabniško ime. Urejamo jih v oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997.

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Razred / Predloge za dodajanje polja 996/997.
    Odpre se okno Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 s seznamom predlog, ki smo jih že kreirali s to metodo. Prvo mesto v seznamu je rezervirano za sistemske nastavitve (v skladu s programsko določenimi vrednostmi in nastavitvami v inicializacijski datoteki), ki se sicer privzeto upoštevajo pri dodajanju polja 996/997, če nimamo kreiranih lastnih predlog.
    Na desni strani seznama so gumbi za urejanje predlog:
  3. Spremembe shranimo s klikom na gumb V redu.

Okno Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997

5.2.1.1 Kreiranje predloge

Postopek

  1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo gumb Dodaj.
    Odpre se okno Poimenovanje.
  2. V vnosno polje vpišemo poljubno ime predloge.
  3. Kliknemo gumb V redu.
    Odpre se okno Predloga za dodajanje polja 996/997.
  4. Vnesemo podatke, ki naj bodo pri dodajanju novega polja 996/997 (po izbiri metode Gradivo / Dodaj novo polje 996/997 ) že vpisani.
  5. Kliknemo gumb V redu.

Okno Predloga za dodajanje polja 996/997

Predloga se shrani med uporabniške nastavitve in doda v seznam predlog. Ko jo želimo uporabiti pri dodajanju polj 996/997, jo nastavimo kot privzeto.

Predloge za dodajanje polj

Video prikazuje postopek dodajanja predloge za vnos podatkov o zalogi enot, ki smo jh kupili za učbeniški sklad, in uporaba te predloge.


Primera predloge za vnos starega fonda in za vnos učbeniškega sklada

Če si želimo olajšati dodajanje polj 996/997 pri vnašanju starega fonda, kreiramo predlogo, v kateri pri Datum inventariz. (o) vpišemo želeni datum inventarizacije in iz spustnega seznama pri Način nabave (v) izberemo vrednost e – stari fond.

Če si želimo olajšati dodajanje polj 996/997 pri vnašanju učbeniškega sklada, kreiramo predlogo, v kateri vpišemo ali iz šifranta izberemo vrednosti pri Podlokacija (d\l), Način nabave (v), Financer (4) in Dobavitelj (2).

Nasvet za nastavitev dodajanja polj 996/997, ki statusa nimajo določenega

Če nam pri dodajanju polj 996/997 ne odgovarja, da se pri Status (q) privzame vrednost 2 – v obdelavi (programska nastavitev), kreiramo in nato uporabimo predlogo, v kateri v vnosno polje pri Status (q) ne vpišemo nobene vrednosti.

5.2.1.2 Urejanje predloge

Ko želimo, da bodo pri dodajanju polja 996/997 vneseni drugačni podatki kot doslej, spremenimo podatke v privzeti predlogi.

Postopek

  1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo na želeno predlogo v seznamu in nato kliknemo gumb Uredi.
    Odpre se okno Predloga za dodajanje polja 996/997.
  2. Spremenimo vnesene podatke.
  3. Kliknemo gumb V redu.

Opozorilo

Sistemskih nastavitev, ki so v seznamu predlog navedene na prvem mestu, ni mogoče urejati.

5.2.1.3 Brisanje predloge

Predlogo, ki je ne potrebujemo več, lahko zbrišemo.

Postopek

  1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo na želeno predlogov seznamu in nato kliknemo gumb Zbriši.
    Odpre se okno za potrditev brisanja.
  2. Kliknemo gumb Da.

Če zbrišemo vse predloge, ki smo jih kreirali, bodo pri dodajanju polja 996/997 ponovno privzeto veljale sistemske nastavitve.

Opozorilo

Sistemskih nastavitev, ki so na prvem mestu v seznamu predlog, ni mogoče zbrisati.

5.2.1.4 Nastavitev privzete predloge

Predlogo, ki jo želimo uporabiti pri dodajanju polja 996/997, nastavimo kot privzeto. Ta predloga se bo upoštevala pri dodajanju polja 996/997, dokler ne bomo spremenili te nastavitve (predlogo zbrisali ali nastavili novo predlogo za privzeto).

Kadar nočemo uporabiti lastne predloge za vnos polja 996/997, aktiviramo sistemske nastavitve.

Postopek

  1. V oknu Urejanje predlog za dodajanje polja 996/997 kliknemo na želeno predlogov seznamu in nato kliknemo gumb Privzeto.

Zraven predloge, ki smo jo nastavili kot privzeto, se v oklepaju izpiše beseda (privzeto). Privzeta predloga se bo upoštevala pri dodajanju polja 996/997, dokler ne bomo spremenili nastavitve.

5.3 Vnos podatkov

V urejevalniku Polje 996/997 vnašamo podatke pod tremi zavihki:

Podatke vnašamo po pravilih, ki veljajo za vnos podatkov o zalogi (gl. priročnik COMARC/H Format).

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
    Polje 996/997 lahko izberemo tudi med povezavami razreda Gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi.
    Odpre se urejevalnik Polje 996/997/I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.
  3. Vnesemo podatke, ki zadostujejo za inventarizacijo: indikatorja, signatura, inventarna številka, status, stopnja dostopnosti itd.
  4. Izpišemo nalepko za gradivo.
  5. Nabavne podatke vnesemo s klikom na gumb Nabavni p.
  6. Uredimo lahko zbirne podatke o zalogi serijske publikacije s klikom na gumb Polje 998.
  7. Kliknemo zavihek e, g, h, i, s, w, 4, 5 in vnesemo podatke.
  8. Kliknemo zavihek j, k, l, m in vnesemo podatke za serijske publikacije.
  9. Shranimo podatke.

Če smo vnesli inventarno številko in datum inventarizacije, se polje 996 doda v razred Novosti za namen priprave in izpisa seznamov novosti.

V polju 996/997 se določeni podatki izpolnijo samodejno:

Nasvet za preverjanje podatkov v poljih 996/997

Kjer koli v urejevalniku polja 996/997 lahko s tipko <F3> odpremo iskalnik Polje 996/997, v katerem lahko poiščemo polja 996/997 in pred vnosom podatkov preverimo že obstoječe podatke v drugih poljih 996/997.


Opozorilo

V zapisu za izvedeno delo podatkov polju ni možno spreminjati. Če polje nima inventarne številke, ga lahko zbrišemo. Če ima polje inventarno številko, ga lahko prenesemo v zapis za monografsko publikacijo.

Več o:

5.3.1 Indikator, signatura, inventarna številka

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 pod zavihkom I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r.

Vnesemo lahko naslednje podatke: indikator vezave (I1), indikator postavitve (I2), oznaka primerka (c), signatura (d), inventarna številka (f) in datum inventarizacije (o), stopnja dostopnosti (p), status (s) in datum statusa (t), omejitev dostopnosti (u), številka za izposojo (9), opombe o stanju zaloge (n) in inventarne opombe (r).

Pri monografskih publikacijah je privzeta vrednost indikatorja vezave Nedefiniran in je ne spreminjamo. Pri serijskih publikacijah je privzeta vrednost indikatorja Nevezani zvezki. Vrednost indikatorja vezave lahko spreminjamo z metodo Objekt / Veži zvezke ali Objekt / Razveži zvezke.

Za indikator postavitve lahko izberemo vrednost iz spustnega seznama. Privzeta vrednost indikatorja je določena v inicializacijski datoteki.

Oznako primerka vnesemo ročno, programsko pa se določi pri dodajanju enote v komplet. Programsko določene oznake enote kompleta ne moremo spremeniti.

Elemente signature vnašamo glede na vrednost indikatorja postavitve.

Inventarno številko, tekočo številko in številko za izposojo določamo preko števcev, izjemoma jih vpišemo ročno.

Opozorilo

Inventarne številke za monografske publikacije ni mogoče določiti, če je vrednost statusa 1 – naročeno.

Če želimo, da imajo izvodi iste publikacije (v okviru oddelka) iste tekoče številke, je treba v števcu tekočih številk določiti obliko označevanja dvojnic. Na ta način se pri kopiranju v poljih 996/997 privzame ista tekoča številka, programsko pa se predlaga podatek za dvojnico. Če v števcu ni podatka o dvojnici, se pri kopiranju podatkov v polja 996/997 določi vedno nova tekoča številka.

Če uporabljamo kombinirano postavitev po področjih in po tekoči številki, se lahko s parametrom v inicializacijski datoteki določi, da se v polju 996/997 z indikatorjem postavitve po področjih, programsko določi tekoča številka s pomočjo števca tekočih številk.

Pri določanju inventarne številke preko števca se datum inventarizacije zabeleži programsko.

Po potrebi določimo stopnjo dostopnosti.

Določimo status. Če je gradivo pripravljeno za postavitev na polico, status zbrišemo.

Pri določanju ali brisanju statusa se datum statusa zabeleži programsko.

Po potrebi vnesemo opombo in inventarno opombo.

5.3.2 Izbira števcev

S števci lahko v postopku inventarizacije gradiva določamo:

V urejevalniku Polje 996/997 se kot privzeta vrednost ponudijo števci, katerih pogoji ustrezajo podatkom o gradivu. Iz spustnih seznamov lahko izberemo druge števce.

Številke določimo z gumbom Določi številke. Naenkrat se določita inventarna številka in tekoča številka v signaturi. Prav tako se določi številka za izposojo pri monografskih publikacijah, medtem ko se pri serijskih publikacijah številka za izposojo določi, če je v popolju 997m vpisana prejeta številka, in v kontroli dotoka ob prejemu vsakega zvezka.

Če je katera od številk že določena, nas program na to opozori. S parametrom v inicializacijski datoteki se lahko določi, da se zasedena številka preskoči.

Tekoči datum se prenese v datum inventarizacije, če datuma pred tem nismo vpisali.

Na osnovi datuma inventarizacije in podatka o obdobju hranjenja v polju 998 se izračuna tudi datum odpisa letnika serijske publikacije.

5.3.2.1 Programska izbira števcev

S parametroma v inicializacijski datoteki je pri metodi Določi številke, ki je dostopna preko gumba v urejevalniku Polje 996/997, omogočena programska izbira števcev za inventarne in tekoče številke v signaturi pri urejanju polj 996/997. Program glede na pogoje poišče in izbere ustrezni števec, po katerem se določi številka:

Glede na to nastavitev obstaja razlika pri kopiranju med polji 996/997:

5.3.3 Vnos nabavnih podatkov

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 – nabavni podatki, ki se odpre, ko v urejevalniku Polje 996/997 / I1, I2, c, d, f, o, p, q, t, u, 9, n, r kliknemo gumb Nabavni p.

Vnesemo lahko podatke o načinu nabave (v), naročilu (x), prejemu (y), reklamaciji (z), predračunu (0) in računu (1), dobavitelju (2), ceni (3), interni številki (7), naslovniku za dar ali zameno (8). Podatke moramo vnesti v formatu COMARC/H.

Nasveta za vnos nabavnih podatkov

Strukturo elementov pri posameznem podpolju prikažemo, če z miško pokažemo nanj.

Za pomoč pri vnosu nabavnih podatkov kliknemo gumb Nabavni pod….

Pomoč pri vnosu nabavnih podatkov

Po kliku na gumb Nabavni pod… v Polje 996/997 – nabavni podatki se odpre urejevalnik Nabavni podatki.

V urejevalniku vsi elementi podpolj za nabavne podatke razčlenjeni v posamezne podatke.

Pri davčni stopnji se ponudi privzeta vrednost. V knjižnici, ki ima vpisan odbitni delež vstopnega DDV v odstotkih pri domači knjižnici, se le-ta ponudi kot privzeta vrednost. Oba podatka se upoštevata pri programskem izračunu zneska DDV in posledično pri izračunu cene izvoda. Cena izvoda se izračuna po vnosu cene na enoto, od katere se odšteje popust in prišteje DDV.

Podatke je treba samo vnesti, pravilno označevanje podpolj in elementov po formatu COMARC/H pa je podprto programsko.

Opozorilo

Pri ažuriranju podatkov o ceni, računu, internem računu in financerju v polju 996 se pokažejo obstoječi podatki, ki jih novi prekrijejo. S tem je zagotovljeno, da ima monografska publikacija samo en podatek o računu (1), ceni (3), financerju (4) in interni številki (7). Za polje 997 pa velja, da se pri vnosu podatkov podpolja vedno dodajo.

5.3.4 Preusmeritev, splošni podatki o zalogi, naslov, obseg enote, vezava, namen nabave, financer, vrsta obdelave

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 po kliku na zavihek e, g, h, i, s, w, 4, 5.

Vnesemo lahko naslednje podatke: preusmeritev gradiva (e), splošni podatki o zalogi (g), naslov enote (h), obseg enote (i), vezava (s), namen nabave (w), financer (4) in vrsta obdelave (5).

5.3.5 Identifikacijski podatki za serijske publikacije

Podatke vpisujemo v urejevalniku Polje 996/997 po kliku na zavihek j, k, l, m.

Vnesemo podatke o številčenju (j, l, m) in letnici (k) izhajanja serijske publikacije.

Pri Datum odpisa letnika vnesemo datum, na osnovi katerega bomo lažje našli publikacije za odpis.

Če smo v polje 998 vnesli podatek o obdobju hranjenja publikacije, se na osnovi tega podatka in datuma inventarizacije datum odpisa določi programsko, ko določimo inventarno številko z gumbom Določi številke.

Nasvet za vnos podatkov o zvezkih serijskih publikacij

Za poenostavitev beleženja številčenju in letnici izhajanja, lahko za serijsko publikacijo določimo vzorec izhajanja in beležimo prejem zvezkov v kontroli dotoka. V tem primeru ni treba vnašati podatkov pod tem zavihkom, ker se vpisujejo programsko.

Več o:

5.3.6 Vnos podatkov, če beležimo prejem zvezkov serijskih publikacij s kontrolo dotoka

Morebitna sprememba podlokacije v polju 997 se prenese v vzorec izhajanja (pri neprejetih zvezkih).

Če imamo izbran števec številk za izposojo, se v kontroli dotoka serijskih publikacij številke za izposojo določajo programsko ob prejemu zvezkov.

Pri pripravi vzorca izhajanja serijske publikacije za posamezno polje 996/997 se v polje prenesejo podatki o letnici ter o številčenju na prvem (zvezek), drugem (letnik) in tretjem nivou. Zaloga zvezkov na prvem nivou se beleži s kontrolo dotoka. V poljih 996/997 teh podatkov ni smiselno spreminjati.

5.3.7 Vnos podatkov, če uporabljamo segmenta COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije

Oznaka podlokacije in interna oznaka se privzameta iz postavke v nabavni listini. Morebitna sprememba podlokacije v polju 996/997 se prenese v postavko.

Če je v inicializacijski datoteki nastavljena stopnja dostopnosti po posameznih podlokacijah, je podatek iz inicializacijske datoteke za posamezno podlokacijo privzeta vrednost.

Nabavni podatki se samodejno vpisujejo v polja 996/997 ob izvajanju nabavnih postopkov. V poljih 996/997 teh podatkov ni smiselno spreminjati.

Namen nabave in financerja praviloma vnašamo v nabavnem postopku. Iz segmenta COBISS3/Nabava oz. COBISS3/Serijske publikacije se podatki o financerju zapišejo, ko je zabeleženo plačilo računa.

V polju, ki nastane v nabavnem postopku, ne moremo odpreti urejevalnika za pomoč pri vnosu nabavnih podatkov.

5.4 Inventarizacija gradiva

Inventarizacija gradiva vključuje:

Pogoj
Vsaj eno polje 996/997 pri gradivu mora imeti status 2 – v obdelavi pri monografski publikaciji ali 1 – naročeno pri serijski publikaciji.

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Inventariziraj.
    Odpre se urejevalnik Polje 996/997 za prvo polje 996/997, ki ustreza pogoju. V polju se izpolnijo podatki:
  3. Vnesemo in uredimo podatke.
  4. Z gumbom Določi številke določimo inventarno številko, tekočo številko in številko za izposojo.
  5. Z gumbom Kopiraj kopiramo podatke v druga polja, ki jih želimo inventarizirati.
  6. Z gumbom Izpiši nalepke lahko izpišemo nalepke za serijske publikacije, za katere ne beležimo prejema v kontroli dotoka.
  7. Shranimo podatke. Ob tem se:
  8. Označimo polja 996, za katera bomo izpisali nalepke, in kliknemo gumb Izberi.
    Odpre se okno za izpis nalepk.

Nasveta

V inicializacijski datoteki je možno nastaviti, da v elementih d\a in d\5 kljub postavitvi po področjih ne bo podatkov.

Inventarizacijo lahko izvedemo tudi tako, da v razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo, med povezavami pa izberemo polje 996/997, ki še nima inventarne številke. Tako sami določimo, za katero polje 996/997 se bo odprl urejevalnik. Izberemo metodo Objekt / Inventariziraj.

Več o:

5.4.1 Izpis nalepk

Za polja 996/997 lahko izpišemo nalepke. Vsebina nalepk je odvisna od vnesenih podatkov in vrednosti indikatorja postavitve:

Postopek

  1. Izberemo eno od možnosti za izpis nalepke:
  2. Pri Izpis nalepk lahko izberemo:
  3. Pri Vrsta nalepke lahko v knjižnicah, ki izpisujejo več različnih oblik nalepk, izberemo ustrezni format nalepke. Oblika nalepke, ki se najpogosteje izpisuje, je nastavljena kot privzeta vrednost.Če jo spremenimo, se ohrani nova izbrana vrednost.
  4. Če potrebujemo izpis več kot ene nalepke, vpišemo ustrezno število pri Število kopij.
  5. Pri serijski publikaciji lahko izpišemo nalepko za posamezne številke.
  6. Kliknemo gumb V redu.

Nalepka se izpiše na tiskalniku ali pošlje v izpisno vrsto.

Če smo izbrali možnost izpisa preko izpisne vrste, se nalepke dodajo v izbrano izpisno vrsto. Izpišemo jih kasneje iz izpisne vrste.

Opozorilo

Črtna koda CODE93, ki jo v sistemu COBISS uporabljamo za nalepke za gradivo, podpira le ASCII znake. Zaradi težav pri odčitavanju črtnih kod posameznih delov serijskih publikacij smo uvedli kontrolo pri izpisovanju črtne kode. Če se vpiše napačni znak, se bo na nalepki izpisala črtna koda le do vejice, torej inventarna številka in vejica, podobno kot se izpiše pri predolgem vnosu posameznih delov v podpolje 997m. Torej priporočamo, da se za označevanje delov serijskih publikacij uporabljajo samo znaki iz kodne tabele ASCII.

5.5 Seznam novosti

V razred Novosti se programsko prenesejo nekateri podatki iz polj 996/997, ki za knjižnico predstavljajo novo gradivo. Prenesejo se naslednji podatki:

Če prejmemo več izvodov gradiva, se med novosti zabeleži samo eden.

Monografske publikacije se dodajo med novosti ob inventarizaciji, ko določimo vsaj inventarno številko in datum inventarizacije.

Pri serijskih publikacijah se vsak zvezek doda med novosti, ko zabeležimo prejem v kontroli dotoka. Če ne beležimo prejema v kontroli dotoka, lahko zvezke sami dodamo med novosti.

Kako dolgo bo polje 996/997v razredu Novosti, je odvisno od nastavitve v inicializacijski datoteki.

V nadaljevanju sta opisana postopka:

5.5.1 Dodajanje zvezka med novosti

Kadar ne beležimo prejema v kontroli dotoka, lahko prejete zvezke sami dodamo med novosti. Pogoj za to je, da morajo biti v podpolju 997m vpisani prejeti zvezki serijske publikacije.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Dodaj prejeti zvezek med novosti.
    Odpre se okno Dodajanje zvezkov med novosti s seznamoma Izbrano in Neizbrano. Zadnji prejeti zvezek je v seznamu Izbrano, vsi drugi pa so v seznamu Neizbrano.
    Če želimo dodati še kakšen zvezek med novosti, ga označimo v seznamu Neizbrano in z gumbom Dodaj prenesemov seznam Izbrano.
  3. Kliknemo gumb V redu.
    Izbrani zvezki se dodajo med novosti.

5.5.2 Izpis seznama novosti

Na tiskalnik lahko izpišemo seznam novosti. Na voljo so različni seznami novosti.

Postopek

  1. Označimo razred Novosti.
  2. Izberemo metodo Razred / Pošlji.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Novosti.
    Poiščemo in izberemo polja 996/997.
  3. Odpre se okno Izbira definicije izpisa, kjer izberemo eno od poslovnih listin izpisa novosti ter kliknemo gumb V redu.

Kako še lahko pripravimo izpis seznama novosti?

Novosti lahko izpišemo tudi tako, da pri razredu Novosti izberemo metodo Razred / Išči. Poiščemo in izberemo polja 996/997 ter jih izpišemo s programom MS Excel.

5.6 Iskanje podatkov o zalogi

Podatke o zalogi lahko iščemo po poljih 996/997 (npr. po datumu inventarizacije), po bibliografskih podatkih (npr. po naslovu) in po zbirnih podatkih o zalogi (npr. zaloga pri trenutno naročenih serijskih publikacijh).

Podatke lahko iščemo na tri načine:

Pri razredu Polje 996/997 se z metodo Išči odpre iskalnik Iskanje - Polje 996/997. Iskalnik ima tri zavihke, in omogoča iskanje po podatkih:

Iskalno zahtevo lahko oblikujemo na enem ali več zavihkih, npr. z vpisom podatkov o zalogi in bibliografskih podatkov.

Rezultat iskanja so podatki o zalogi, tj. polja 996/997.

V iskalniku razreda Polje 996/997 lahko podatke iščemo le v lokalni bazi podatkov.

Primeri iskanja po podatkih o zalogi

Poiskati želimo zalogo učbeniškega sklada, ki smo jo inventarizirali v šolskem letu 2021/2022. Pri iskalnem polju Podlokacija (d\l) izberemo iz šifranta oznako podlokacije za učbeniški sklad, npr. US in pri iskalnem polju Datum inventarizacije vpišemo datum od 01.09.2021 do 31.08.2022.

Poiskati želimo zalogo, ki nima vpisane cene. Iščemo po iskalnem polju Cena (3) z operatorjem EMPTY.

Poiskati želimo vse komplete. Pri iskalnem polju Inv. št. vodilne enote kompleta izberemo operator NOTEMPTY.

Poiskati želimo serijske publikacije za oddelek izposoje 01. Pri iskalnem polju Oddelek za izposojo izberemo iz šifranta številko oddelka 01 in pri Omejevanje izberemo iz šifranta oznako SER.

Poiskati želimo serijske publikacije z letnico 2022, ki še nima določene inventarne številke. Pri iskalnem polju Letnica (k) vpišemo 2022 in pri iskalnem polju Invetarna številka (f) izberemo operator EMPTY.



Primer kombiniranega iskanja v iskalniku razreda Polje 996/997

1. V zavihku Polje 996/997 oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo, ki je bilo inventarizirano v letu 2020:

2. V zavihku Bibliografski zapis oblikujemo iskalno zahtevo, s katero določimo, da želimo iskati gradivo z letom izida 2020 v angleškem jeziku:

Rezultat iskanja so polja 996/997, za gradivo z letom izida 2020 v angleškem jeziku, ki smo jih inventarizirali v letu 2020.


Podatke o zalogi lahko iščemo, zraven izbirnega iskanja, še z ukaznim iskanjem, tj. s predponami za iskanje podatkov o zalogi.

Če želimo, lahko nastavimo iskalni filter za odpisano gradivo, s katerim v iskalniku Polje 996/997 izključimo iz iskanja polja 996/997 s statusom 9 – odpisano.

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:

5.6.1 Predpone za iskanje po podatkih o zalogi

Pri iskanju v razredu Polje 996/997 s predponami za iskanje po podatkih o zalogi so rezultat iskanja le tista polja 996/997, ki ustrezajo iskalnemu nizu. Pri iskanju v razredu Polje 996/997 z dodatnimi indeksi podatkov o zalogi v bibliografskih bazah podatkov pa so rezultat iskanja vsa polja 996/997, ki pripadajo zapisom, pri katerih vsaj eno polje 996/997 ustreza iskalnemu nizu.

V nadaljevanju je seznam predpon na nivoju 99X, s katerimi lahko omejimo iskanje po podatkih o zalogi.

Dodatni indeksi podatkov o zalogi v bibliografskih bazah podatkov so opisani v priročniku COBISS3/Katalogizacija (gl. dodatek A.1.2.6).

Primeri iskanja po podatkih o zalogi z iskalnimi predponani

Primer 1: HDA=2020
Pri iskanju v razredu Polje 996/997 s predpono HDA= so rezultat iskanja polja 996/997, ki ustrezajo datumu inventarizacije pri HDA=.

Primer 2: DA=2020
Pri iskanju v razredu Polje 996/997 s predpono DA= so rezultat iskanja vsa polja 996/997, ki pripadajo zapisom, pri katerih vsaj eno polje 996/997 ustreza pogoju vpisanemu pri DA=.

Predpone za iskanje po podatkih o zalogi na nivoju polja 996/997

Predpona Pomen Iskanje Podpolje
DD= Datum odpisa letnika frazno
HAT= Način nabave (v) frazno 996v, 997v
HBUS= Bibliobus št. frazno
HC= Vnesel frazno
HCL= Sedanja podlokacija (d\l, e\E) frazno 996d\l, 997d\l, 996e\E, 997e\E
HCN= Številka za izposojo (osnovna) frazno 9969, 9979
HD= Vneseno frazno
HDA= Datum inventariz. (o) frazno 996o, 997o
HDP= Oddelek za izposojo frazno
HFI= Financer (4) frazno 9964, 9974
HFL= Polje frazno
HFR= Oznaka fizične oblike (g\o) frazno 996g\o, 997g\o
HI2= Indikator postavitve (2) frazno
HID= ID polja frazno 9966, 9976
HIIV= Interna številka in datum računa (7), elementa 1 – interna številka računa in 2 – datum računa frazno 9967, 9977
HIN= Inventarna številka (f) frazno 996f, 997f
HIR= Opombe (r) frazno 996r, 997r
HIV= Številka in datum računa (1), elementa m – številka računa in q – datum računa frazno 9961, 9971
HLI= Stopnja dostopnosti (p) frazno 996p, 997p
HM= Spremenjeno frazno
HNTS= Opombe (n) frazno 996n, 997n
HPR= Cena (3) frazno 9963, 9973
HPT= Vrsta obdelave (usmerjanje) (5) frazno 9965, 9975
HRA= Omejitev dostopnosti (u) frazno 996u, 997u
HSD= Datum statusa (t) frazno 996t, 997t
HSG= Signatura – postavitev (d) frazno 996d, 997d
HSG5= ABC in drugo – 2. del (d\5) frazno 996d\5, 997d\5
HSGA= ABC in drugo – 1. del (d\a) frazno 996d\a, 997d\a
HSGF= Format (d\f) frazno 996d\f, 997d\f
HSGL= Podlokacija (d\l) frazno 996d\l, 997d\l
HSGN= Tekoča številka (d\n) frazno 996d\n, 997d\n
HSGS= Interna oznaka (d\i) frazno 996d\i, 997d\i
HSGU= UDK prosti pristop (d\u) frazno 996d\u, 997d\u
HSGV= Vsi elementi signature frazno 996d, 997d
HSGX= Številčenje v sig. – oznaka dela (d\x) frazno 996d\x, 997d\x
HST= Status (q) frazno 996q, 997q
HTI= Naslov (h) frazno 996h, 997h
HTMD= Datum preusm. gradiva (e\D) frazno 996e\D, 997e\D
HTME= Podlokacija preusm. (e\E) frazno 996e\E, 997e\E
HU= Spremenil frazno
HVE= Dobavitelj (2) frazno 9962, 9972
HYR= Letnica (k) frazno 996k, 997k
IE= Inventarna številka obstaja frazno
SCH= Števec tekočih številk frazno

Iskanje po predponah HIIV in HIV omogoča iskanje po elementih podpolja 996/9971 - Številka in datum računa in 996/9977 - Interna številka in datum računa. Za predpono vpišemo oznako elementa in nato iskalni pojem.

Primer iskanja po elementih podpolja 996/997

Poiskati želimo polja, ki smo jih plačali z računom številka Rp 101. Vpišemo iskalno zahtevo HIV=mRp 101.


Povezane vsebine:

5.7 Prikaz nezasedenih inventarnih ali tekočih številk

Pogledamo lahko, katere inventarne številke ali tekoče številke v signaturi so nezasedene, in proste uporabimo pri inventarizaciji gradiva tako, da jih vnesemo ročno.

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Razred / Pokaži nezasedene številke.
    Odpre se okno, kjer izberemo vrsto številke in vpišemo območje, v katerem želimo iskati nezasedene številke.
    Iskanje nezasedenih tekočih številk iz signature lahko dopolnimo z iskanjem po oznaki podlokacije v signaturi, formatu, interni oznaki in števcu tekočih številk.
  2. Kliknemo gumb V redu.

Izpiše se sporočilo o nezasedenih inventarnih številkah in tekočih številkah v danem območju.

Primeri iskanja nezasedenih številk

Če želimo iskanje tekočih številk iz signature v območju od 1 do 100 dopolniti z iskanjem po podlokaciji K, vpišemo 1-100(l=K).

Če želimo iskanje tekočih številk iz signature v območju od 1 do 100 dopolniti z iskanjem po podlokaciji K ter hkrati po števcu tekočih številk s številko 7, vpišemo 1-100(l=K,c=7).

Območje iskanja dopolnimo z iskanjem po formatu, tako da v oklepaju vpišemo f in oznako formata; za dopolnitev iskanja po interni oznaki vpišemo i.



Prikaz nezasedenih inventarnih številk

Video prikazuje kako pogledamo katere inventarne številke so nezasedne in kopiramo seznam nezasedenih številk za kasnejšo uporabo.

5.8 Kopiranje in spreminjanje podatkov v več poljih

Določene podatke lahko spremenimo v več poljih 996/997 hkrati.

V nadaljevanju so opisani:

Več o:

5.8.1 Kopiranje podatkov

Podatke v polju 996/997, tudi nabavne podatke, lahko kopiramo iz izbranega polja v druga polja ali pa iz drugega polja v izbrano polje.

Pri kopiranju podatkov se upoštevajo naslednja pravila:

5.8.1.1 Kopiranje podatkov v druga polja

Podatke iz polja 996/997 lahko v istem bibliografskem zapisu kopiramo v druga polja 996/997. Pri kopiranju podatkov veljajo določena pravila.

Izberemo polja, v katera želimo kopirati podatke, in nato podpolja, ki jih želimo kopirati. Še pred shranjevanjem lahko pregledamo in po potrebi dopolnimo polja, v katera smo kopirali podatke.

Pogoj

V polju 996/997, iz katerega bomo kopirali podatke, so podatki o zalogi za enoto, ki ni povezana v komplet.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi.
    Odpre se urejevalnik Polje 996/997.
  3. Kliknemo gumb Kopiraj.
    Odpre se okno Seznam polj 996/997, kjer so prikazana preostala polja 996/997 v bibliografskem zapisu (pri monografskih publikacijah niso vključena polja s statusom naročeno in polja za enoto kompleta).
  4. Označimo polja, v katera želimo kopirati podatke in kliknemo gumb Izberi.
    Odpre se okno Kopiranje polja 996/997 s seznamom podpolj, ki jih lahko kopiramo.
  5. Zbrišemo oznake podpolj, ki jih ne želimo kopirati. Vpišemo lahko tudi oznake:
  6. Za kopiranje nabavnih podatkov lahko označimo Kopiraj vse nabavne podatke ali pa označimo podpolja za kopiranje posameznih nabavnih podatkov.
  7. Označimo Odpri urejevalnike polj 996/997, če želimo pregledati polja s kopiranimi podatki.
  8. Kliknemo gumb V redu.

Podatki se prenesejo v vsa izbrana polja.

Kopiranje nabavnih podatkov v druga polja

Video prikazuje postopek kopiranja načina nabave in cene.

Več o:

5.8.1.2 Kopiranje podatkov iz drugega polja

V eno ali več polj 996/997 lahko kopiramo podatke iz katerega koli polja 996/997 v bazi podatkov. Pri kopiranju podatkov veljajo določena pravila.

Poiščemo polje, iz katerega želimo kopirati podatke, in izberemo podpolja, ki jih želimo kopirati.

Pogoj

V polju 996/997, v katero bomo kopirali podatke, so podatki o zalogi za enoto, ki ni povezana v komplet.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997. Izberemo lahko več polj.
  2. Izberemo metodo Objekt / Kopiraj iz drugega polja.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Polje 996/997, kjer poiščemo polje, iz katerega želimo kopirati podatke.
  3. Kliknemo gumb Izberi.
    Odpre se okno Kopiranje polja 996/997 s seznamom podpolj, ki jih lahko kopiramo.
  4. Zbrišemo oznake podpolj, ki jih ne želimo kopirati. Vpišemo lahko tudi oznake:
  5. Za kopiranje nabavnih podatkov lahko označimo Kopiraj vse nabavne podatke ali pa označimo podpolja za kopiranje posameznih nabavnih podatkov.
  6. Označimo Odpri urejevalnike polj 996/997, če želimo pregledati polja s kopiranimi podatki.
  7. Kliknemo gumb V redu.

Podatki se prenesejo v polje 996/997.

Kopiranje podatkov iz drugega polja

Video prikazuje postopek kopiranja datuma inventarizacije in nabavnih podatkov.


Več o:

5.8.2 Spreminjanje podatkov preko inventarne številke ali številke za izposojo

Podatke, kot so status (q), preusmeritev na drugo lokacijo (e\E), datum preusmeritve (e\D), inventarne opombe (r), omejitev dostopnosti (u) in stopnja dostopnosti (p), lahko spreminjamo preko inventarne številke ali številke za izposojo.

Določimo lahko tudi pogoje za spreminjenje podatkov, tj. podpolja, ki bodo pri tem kontrolirana. Če jih določimo, se bodo podatki spremenili le v poljih 996/997, ki izpolnjujejo pogoje. Če polje ne izpolnjuje pogojev, se izpiše sporočilo.

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Razred / Spremeni podatke: q, e\E, e\D, r, u ali p.
    Odpre se okno Polje 996/997.
  2. Označimo podpolja, ki jih želimo spremeniti, in kliknemo gumb V redu.
    Odpre se okno Polje 996/997.
  3. Če želimo določiti pogoje za spreminjanje podatkov, označimo kontrolna podpolja. Kliknemo gumb V redu.
  4. Če smo določili kontrolna podpolje, se odpre se okno Kontrolni parametri, kjer vnesemo vrednosti v izbrana konrolna podpolja in kliknemo gumb V redu.
    Odpre se okno Polje 996/997
  5. Odčitamo inventarno številko ali številko za izposojo in v izbrana podpolja vnesemo podatke, ki jih želimo spremeniti.
    Pravila, ki veljajo pri vnosu nekaterih podatkov:
  6. Kliknemo gumb Nadaljuj.
    Podatki se shranijo. Okno ostane odprto. Odčitamo naslednjo inventarno številko ali številko za izposojo. Vpisane vrednosti se ohranijo, lahko pa jih tudi spremenimo.
    Če smo določili kontrolna podpolja, se podatki shranijo samo v polja 996/997, ki izpolnjujejo pogoje. Če polje ne izpolnjuje pogojev, se izpiše sporočilo.
    Ponavljamo, dokler ne obdelamo vseh polj 996/997.
  7. Kliknemo gumb Končaj.
    Odpre se okno, kjer so prikazana vsa polja 996/997, v katerih smo spremenili podatke.

Če so polja 996/997 na namizju, se spremembe osvežijo.

Izjema pri spreminjanju podatkov za enote kompleta
Kadar želimo spremeniti podatke za enoto kompleta, se podatki v polju 996/997 ne spremenijo, razen če ima polje 996 enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki. Takrat je status (q) možno brisati ali spremeniti v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter v inicializacijski datoteki se lahko nastavi običajno za knjižnice, ki uporabljajo segment COBISS3/Nabava.
Če postopka ni mogoče izvesti, je treba enoto najprej izločiti iz kompleta.

5.8.3 Spreminjanje signature preko inventarne številke ali številke za izposojo

Preko inventarne številke ali številke za izposojo lahko spreminjamo elemente signature: ABC in druge oznake – 1. del (d\a), ABC in druge oznake – 2. del (d\5), UDK prosti pristop (d\u), številčenje v sig. – ozn. dela (d\x), interna oznaka (d\i), podlokacije (d\l) in indikator postavitve (2). Spremenjene podatke lahko prenesemo v preostala polja v bibliografskem zapisu. Na osnovi polja 996/997, v katerem spreminjamo signaturo, lahko izpišemo nalepko.

Podatke lahko spreminjamo tako, da:

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Razred / Spremeni signaturo.
    Odpre se okno Polje 996/997.
  2. Označimo elemente signature, ki jih želimo spremeniti ih kliknemo gumb V redu.
    Pri tej metodi lahko podlokacijo le spremenimo, ne moremo je na novo vnesti.
    Odpre se okno Polje 996/997.
  3. Odčitamo inventarno številko ali številko za izposojo.
    Označimo potrditveno polje Izpiši nalepke, če želimo takoj izpisati novo nalepko.
    Označimo potrditveno polje Kopiraj v polja, če želimo podatke prenesti tudi v preostala polja 996/997 v zapisu.
    Če želimo pred vnosom sprememb videti obstoječe podatke, ki so vpisani v bazi podatkov, potrditvenega polja Ohrani vpisane vrednosti ne označimo.
    Če želimo isti podatek vnašati v vsa polja 996/997, označimo potrditveno polje Ohrani vpisane vrednosti. Zatem vnesemo spremembe.
    Potrditveno polje Ohrani vpisane vrednosti označimo na začetku, kasneje odločitve ne moremo več spremeniti.
  4. Kliknemo gumb Nadaljuj.
    Če potrditvenega polja Ohrani vpisane vrednosti nismo označili, se za izbrane elemente signature najprej prikažejo obstoječi podatki, ki so vpisani v bazi podatkov, šele nato vnesemo spremembe.
    Če smo označili potrditveno polje Ohrani vpisane vrednosti, se vnesene spremembe shranijo. Okno z vpisano vrednostjo ostane odprto, odčitamo naslednjo inventarno številko ali številko za izposojo.
  5. Kliknemo gumb Nadaljuj.
    Podatki se shranijo. Okno ostane odprto. Odčitamo naslednjo inventarno številko ali številko za izposojo.
    Točke 3, 4 in 5 ponavljamo, dokler ne obdelamo vseh polj 996/997.
  6. Kliknemo gumb Končaj.

Če so polja 996/997 na namizju, se spremembe osvežijo.

Nasvet

Signaturo lahko spremenimo v urejevalniku Polje 996/997. Spremenjene podatke nato z gumbom Kopiraj prenesemo v preostala polja 996/997 v zapisu.


Opozorilo

Za spreminjanje signature potrebujemo pooblastilo HLD_CLN – sprememba signature.

Več o:

5.8.4 Spreminjanje statusa v več poljih v zapisu

Podatek o statusu lahko hkrati spremenimo v več poljih 996/997 v istem zapisu.

Pogoj

V vseh izbranih poljih mora imeti status enako začetno vrednost. Le-ta je lahko 2, 4, 14 ali prazno.

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Spremeni status v poljih 996/997: iz 2, 4, 14 ali prazno v 4, 9, 14 ali prazno.
    Odpre se okno Seznam polj 996/997, kjer označimo polja, v katerih želimo spremeniti status.
  3. Kliknemo gumb Izberi.
  4. Odpre se okno Spreminjanje statusa, kjer v vnosno polje vpišemo eno od naslednjih vrednosti statusa ali izberemo iz šifranta:
  5. Kliknemo gumb V redu.

V vseh izbranih poljih 996/997 se spremeni vrednost statusa.

Izjema pri spreminjanju statusa za enote kompleta
Kadar želimo spremeniti status za enoto kompleta, se podatki v polju 996/997 ne spremenijo, razen če ima polje 996 enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki. Takrat je status (q) možno brisati ali spremeniti v oknu Oblikovanje kompleta. Parameter v inicializacijski datoteki se lahko nastavi običajno za knjižnice, ki uporabljajo segment COBISS3/Nabava.
Če postopka ni mogoče izvesti, je treba enoto najprej izločiti iz kompleta.


Opozorilo

Za spreminjanje statusa potrebujemo pooblastilo HLD_CST – sprememba statusov.

Več o:

5.9 Razmnoževanje polja 996/997

Polje 996/997 v bibliografskem zapisu lahko razmnožimo. V polja, ki pri tem nastanejo, se prekopirajo podatki iz osnovnega polja 996/997.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Razmnoži polje 996/997.
    Če je polje del kompleta, se odpre okno z vprašanjem, ali želimo razmnožiti cel komplet:
  3. Odpre se okno Razmnoževanje polja 996/997. Vpišemo število polj, ki jih želimo imeti. Pri razmnoževanju kompleta je samodejno določeno število 1. Iz seznama podpolj, ki jih lahko prenesemo, zbrišemo oznake, ki jih ne želimo kopirati. Vpišemo lahko tudi oznake: Če želimo namesto vseh nabavnih podatkov kopirati posamezne, zbrišemo oznako pri Kopiraj vse nabavne podatke in označimo podatke, ki jih želimo kopirati.
    Označimo Odpri urejevalnike polj 996/997, če želimo pregledati in dopolniti podatke v novih poljih. Pri razmnoževanju kompleta je ta izbira samodejno določena.
  4. Kliknemo gumb V redu.
    Odpre se seznam polj 996/997, ki so nastala. Lahko jih naložimo na delovno področje.

Razmnoževanje polj 996/997

Video prikazuje kako lahko razmnožimo polja v okviru istega bibliografskega zapisa.

Pri razmnoževanju se upoštevajo naslednja pravila:

Več o

5.10 Razvrščanje polj 996/997

Zaradi večje preglednosti lahko polja 996/997 v bibliografskem zapisu razvrstimo po določenem zaporedju programsko ali pa jih uredimo ročno.

V nadaljevanju sta opisana dva načina razvrščanja polj:

5.10.1 Programsko razvrščanje polj 996/997

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Razvrsti polja 996/997. Odpre se urejevalnik Razvrščanje polj 996/997 kjer vpišemo podatke, po katerih želimo razvrstiti polja 996/997.
    Polja 997 lahko razvrstimo po letnici, letniku in oznaki primerka (k, j, c). Polja 996 lahko razvrstimo na tri načine:
  3. Kliknemo gumb V redu.

Primer razvrščanja

Če želimo polja razvrstiti po podlokaciji, interni oznaki in inventarni številki, vpišemo l,i,f.


5.10.2 Ročno razvrščanje polj 996/997

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Ročno razvrsti polja 996/997. Odpre se okno Razvrščanje polj 996/997, v katerem so prikazana vsa polja na gradivu. Polje označimo in ga s klikom na gumb Gor ali gumb Dol premaknemo na drugo mesto.
    Če želimo premakniti polje za več kot eno mesto, vpišemo ustrezno število pri Število mest.
  3. Podatke shranimo.

5.11 Brisanje polja

Polja 996/997 lahko brišemo iz baze podatkov, če:

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zbriši polje.

Brisanje polja 996/997

Video prikazuje postopek brisanja polja 996/997 iz baze podatkov.


Opozorilo

Za brisanje polja potrebujemo pooblastilo HLD_CTD – prenosi, brisanje polj.

Več o:

5.11.1 Brisanje polj, ki so nastala v postopkih nabave

Polje se lahko zbriše samodejno ali ga zbrišemo ročno.

Samodejno brisanje polj
Polja, ki so povezana s postavkami nabave, ker so nastala v postopkih nabave v COBISS3/Nabava ali COBISS3/Serijske publikacije, se brišejo iz baze podatkov samodejno, ko izvedemo preklic postavke naročila ali odpoved naročila serijske publikacije (postopek je opisan v priročniku COBISS3/Serijske publikacije, gl. pogl. 3.4).

Ročno brisanje polja
Če po končanem nabavnem postopku v segmentu COBISS3/Nabava ugotovimo, da je polje 996 odveč, ker izvod ne bo postavljen na polico, lahko to polje zbrišemo iz baze podatkov.

Pogoj
Polje je nastalo v postopku nabave v segmentu COBISS3/Nabava. V polju 996 ni inventarne številke.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zbriši polje 996, nastalo v nabavnem postopku.

Polje se zbriše iz baze podatkov. Pri gradivu se v seznam dogodkov zabeleži nov dogodek, pri katerem se zapiše ID polja, ki smo ga zbrisali.


Opozorilo

Polje 996, ki je nastalo v postopku nabave v segmentu COBISS3/Nabava, lahko zbrišejo uporabniki, ki imajo za delo v segmentu COBISS3/Nabava pooblastilo ACQ_BASIC – izvedba vseh postopkov v segmentu, razen vzdrževanja podatkov o skladih.

5.12 Prenos zaloge v zapis za drugo gradivo (tudi za reševanje podvojenih zapisov)

Metodo uporabimo v primerih, ko urejamo duplikate, stare zapise ali lokalne zapise in ugotovimo, da naša zaloga ni vezana na pravi zapis.

V prvem koraku prenesemo podatke o zalogi v zapis za drugo gradivo. To so polja 996/997, ki smo jih dodali sami in v njih ročno vnesli podatke o zalogi.

V drugem koraku povežemo nabavne postavke (če uporabljamo segment COBISS3/Nabava) s pripadajočimi podatki o zalogi z zapisom za drugo gradivo. Na ta način lahko tudi nabavne postavke, ki še niso povezane z bibliografskim zapisom ali so povezane z napačnim zapisom, povežemo z ustreznim zapisom.

V segmentu COBISS3/Nabava lahko prenesemo samo del zaloge, ki je vezana na eno nabavno postavko.

Pogoj
Prenašamo lahko zalogo enote, ki ni povezana v komplet. Zalogo lahko prenašamo samo med zapisi, ki imajo isti bibliografski nivo (npr. od serijske publikacije k serijski publikaciji). Izjemi sta zaloga k zapisom za integrirne vire, serijske publikacije in zbirne zapise, ki jo lahko prenesemo tudi iz zapisa za monografsko publikacijo in zaloga k zapisom za monografske publikacije, ki jo lahko prenesemo tudi iz zapisa za izvedeno delo.

Postopek

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Prenesi zalogo na drugo gradivo.
    Odpre se okno s seznamom polj, ki smo jih dodali ročno. V seznamu ni polj 996 za enote kompleta.
  3. Označimo in izberemo polja, ki jih želimo prevezati v zapis za drugo gradivo.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Gradivo.
  4. Poiščemo in izberemo gradivo, na katero želimo prevezati podatke o zalogi.
  5. Zapremo okno s sporočilom, da so podatki o zalogi preneseni.
    Odpre se okno Prenos nabavnih postavk in zaloge v zapis za drugo gradivo s seznamoma Neizbrano in Izbrano. Vse nabavne postavke so v seznamu Neizbrano. V seznamu ni nabavne postavke s poljem 996 za enoto kompleta.
  6. Postavko, ki jo želimo prenesti, označimo v seznamu, jo z gumbom Dodaj prenesemo v seznam Izbrano in kliknemo gumb V redu.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Gradivo.
  7. Poiščemo in izberemo gradivo, na katero želimo prevezati podatke o zalogi.

Nabavne postavke in podatki o zalogi se prevežejo v zapis za drugo gradivo.


Prenos zaloge v zapis za drugo gradivo (tudi za reševanje podvojenih zapisov)

Video prikazuje kako prenesemo zalogo, če ugotovimo, da so podatki o zalogi vezani na napačno gradivo.


Opozorili

V zapis za serijsko publikacijo, kjer je v podpolju 998c ročno vpisano število različno od 0, ni mogoče prenesti zaloge. Če želimo zalogo prenesti, moramo pri tem zapisu najprej v podpolju 998c, v element 7 vpisati število 0.

Za prenos zaloge potrebujemo pooblastilo HLD_CTD – prenosi, brisanje polj.

5.12.1 Prenos dela zaloge, nastale z nabavnim postopkom, v zapis za drugo gradivo

Kadar ne želimo v drug zapis prenesti vseh polj 996, ki so vezana na eno postavko naročila v segmentu COBISS3/Nabava, moramo kreirati postavko naročila za drug zapis in nanjo prenesti del podatkov o zalogi. To naredimo z metodo pri postavki naročila.

Postopek

  1. V razredu Postavka naročila v segmentu COBISS3/Nabava poiščemo in izberemo postavko, ki jo želimo razdeliti.
  2. Izberemo metodo Razdeli na dve postavki in prenesi zalogo.
    Odpre se okno s seznamom polj 996.
  3. Označimo in izberemo polja, ki jih želimo prenesti v drug zapis.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Gradivo.
  4. Poiščemo in izberemo zapis.

5.13 Oblikovanje kompleta

Enote monografskih publikacij (polja 996) lahko povežemo v komplet.

Komplet začnemo oblikovati z vodilno enoto kompleta. Če želimo pogledati, katere enote sestavljajo komplet, ali v komplet dodati novo enoto, uporabimo metodo za oblikovanje kompleta pri kateri koli enoti, ki je že v kompletu.

V nadaljevanju so opisani:

Pogoji
Polje 996 mora imeti vpisano inventarno številko. Enota ne more biti del drugega kompleta in ne sme biti evidentirana za izposojo ali odpisana. Vse enote v kompletu morajo v polju 996 imeti enako oznako podlokacije v signaturi (d\l) ali enako oznako podlokacije preusmeritve (e\E). Enoto je možno izposoditi (tudi pogojno) na dom ali v čitalnico; pogoji za določitev dostopnosti za izposojo so zajeti v priročniku COMARC/H Format, gl. pogl. 998c, Tabela 1.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Oblikuj komplet.
    Odpre se okno Oblikovanje kompleta.
    Prva enote, ki je dodana v komplet, je vodilna enota kompleta.
  3. Če želimo v komplet dodati novo enoto, vpišemo ali odčitamo njeno inventarno številko in kliknemo gumb Dodaj/izloči. V osrednji del okna se vpišejo podatki enote, ki je bila dodana v komplet.
  4. Enoto, ki je že v kompletu, s klikom na gumb Dodaj/izloči izločimo iz kompleta. Če dvakrat kliknemo enoto kompleta, se inventarna številka prenese v polje za vnos inventarne številke.
  5. S klikom na gumb Izloči vse lahko razdremo komplet. Iz kompleta se bodo izločile vse enote.
  6. Enoti kompleta lahko določimo status 6 – poškodovano tako, da jo označimo in kliknemo gumb Poškodovano. V podpolje 996u za vodilno enoto kompleta se programsko vpiše vrednost 0d.
    Če želimo status zbrisati, ponovno kliknemo gumb Poškodovano. V podpolju 996u vodilne enote kompleta se vrednost 0d programsko zbriše.
  7. Enoti kompleta lahko določimo status 8 – izgubljeno tako, da jo označimo in kliknemo gumb Izgubljeno. V podpolje 996u za vodilno enoto kompleta se programsko vpiše vrednost 0d.
  8. S klikom na gumb Pokaži lahko pregledamo podatke za enoto kompleta, tj. polje 996/997.
  9. Oblikovanje kompleta zaključimo z gumbom Zapri.

V podpolje 996c za enoto, ki smo jo dodali v komplet, se programsko vpiše oznaka primerka/enote kompleta. Morebiti ročno vpisana oznaka primerka se zbriše.

Oblikovanje kompleta

Video prikazuje postopek povezovanja enot monografskih publikacij (polj 996) v komplet.

Pravila, ki veljajo za enote kompleta

Iskanje enot kompleta

Enote posameznega kompleta lahko poiščemo v iskalniku Polje 996/997 po iskalnem polju Inv. št. vodilne enote kompleta. Vse enote kompleta lahko poiščemo, če pri istem iskalnem polju uporabimo filter NOTEMPTY.

Več o:

5.14 Odpis gradiva iz datoteke

Ob inventuri nastaneta datoteki (posebej za monografske in serijske publikacije), v katerih so podatki o manjkajočem gradivu. To gradivo lahko programsko odpišemo.

Pogoj
Datoteka mora biti navadna besedilna datoteka v formatu txt, kodirana v kodnem standardu UTF-8.
Možna struktura podatkov v datoteki: COBISS.SI-ID#IN <št.> (npr. 135638#000023457) ali Status|COBISS.SI-ID#IN<št.> (npr. S8|135638#000023458, S8 – status izgubljeno). Vsaka inventarna številka mora biti v svoji vrstici.

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Odpiši gradivo iz datoteke.
    Odpre se okno Dodajanje priloge, v katerem izberemo ustrezno pripravljeno datoteko s seznamom inventarnih številk.
  2. Kliknemo gumb V redu.
    Odpre se okno Odpis gradiva iz datoteke.
  3. Pri Status (q) označimo, kateri status naj se vnese v polja 996/997. Mogoče je izbrati vrednost:
  4. Vpišemo datum statusa.
  5. Kliknemo gumb Opombe (r).
    Odpre se okno Opombe (r), kjer vpišemo inventarno opombo.
    Pravila za vnos inventarne opombe:
  6. Kliknemo gumb V redu.
    V poljih 996/997 se spremeni status, zabeležita se datum spremembe statusa in inventarna opomba.
  7. Po končanem postopku se v oknu izpišejo inventarne številke, ki jih sistem ni našel, ali pa niso bile na navedenem seznamu COBISS.SI-ID. Za te inventarne številke odpis ni bil izveden. Seznam lahko označimo in kopiramo v poljubno datoteko.

Opozorilo

Pri serijskih publikacijah se odpiše celoten letnik, zato se v okviru priprave izpisov znotraj inventure v datoteko inventurnega primanjkljaja za serijske publikacije uvrstijo samo inventarne številke za tiste letnike, pri katerih manjkajo vse enote letnika in na nivoju letnika ni bilo nobenega odčitka, ki bi letnik uvrščal med izjeme. Tudi pri morebitni ročni pripravi datoteke za programski odpis, pri serijskih publikacijah navedemo podatke v ustrezni strukturi samo za letnike, pri katerih želimo odpisati vse enote letnika.


COBISS3/Inventura - odpis gradiva

Video prikazuje postopek priprave inventurnaga primanjkljaja v datotečnem formatu in postopek odpisa gradiva iz datoteke.


5.15 Odpis učbenikov

Polja 996 za zastarele učbenike lahko odpisujemo preko inventarne številke. Metoda je omogočena v šolskih knjižnicah.

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Razred / Odpiši učbenike.
    Odpre se okno Odpis učbenikov, v katerem sta že določeni vrednosti:
  2. Odčitamo inventarno številko.
  3. Kliknemo gumb Nadaljuj.
    Status in inventarna opomba se shranita. Inventarna opomba se zapiše pred opombe, ki so morebiti že vnesene.
    Okno ostane odprto. Odčitamo naslednjo inventarno številko.
  4. Točki 2 in 3 ponavljamo, dokler nismo odpisali vseh učbenikov.
  5. Kliknemo gumb Končaj.

Opozorili

Če je gradivo evidentirano v izposoji ali je del kompleta, sprememba statusa ni možna. Izpiše se opozorilo, da lahko izvod odložimo na stran za kasnejše razdolževanje.

Opozorilo se izpiše tudi, če odčitana inventarna številka ne obstaja v bazi ali če je izvod že odpisan.


5.16 Preverjanje in izbor izločenega knjižničnega gradiva

Preden knjižnice izločijo gradivo iz knjižnične zaloge, ga morajo ponuditi Narodni in univerzitetni knjižnici (NUK). Če NUK ne sprejme ponujenega gradiva, morajo knjižnice to gradivo ponuditi drugim knjižnicam.

Knjižnice pošljejo seznam ponujenega gradiva v izpisih:

Postopek

  1. Pri razredu Gradivo izberemo metodo Razred / Preveri podatke o gradivu.
  2. Odpre se okno Dodajanje priloge, ki omogoča dostop do vseh map na našem računalniku.
    Pri Izberi mapo se izpiše ime izhodiščne mape, izberemo še datoteko ter kliknemo gumb V redu.
    Novo mapo lahko izberemo, če iz spustnega seznama izberemo ustrezni diskovni pogon, v seznamu, ki se izpiše pod izbranim diskovnim pogonom, pa poiščemo ustrezno mapo in datoteko.
  3. Bibliografske podatke o gradivu iz seznama lahko primerjamo z bibliografskimi podatki v zapisih v lokalni in vzajemni bazi. Če se bibliografski podatki iz zapisa v lokalni bazi ne ujemajo z bibliografskimi podatki iz zapisa v vzajemni bazi, se odpre okno Primerjava zapisov, kjer so označene razlike.
    Če želimo zapise v oknu natisniti, kliknemo gumb Natisni, če pa želimo okno zapreti, kliknemo gumb Izhod.
  4. Odpre se okno Prenos podatkov o gradivu z vprašanjem, ali želimo podatke o gradivu shraniti v datoteko z izbranim gradivom in programsko vpisanimi komentarji.
    Če kliknemo gumb Da, se podatki o gradivu shranijo, če pa kliknemo gumb Ne, nadaljujemo preverjanje podatkov o gradivu glede na druge pogoje.
    S klikom na gumb Prekliči lahko prekinemo preverjanje podatkov o gradivu in ob ponovni izvedbi metode Razred / Preveri podatke o gradivu nadaljujemo postopek preverjanja pri tem zapisu.
  5. Potem ko je primerjava bibliografskih podatkov o gradivu zaključena in podatki shranjeni, ali če primerjave podatkov sploh nismo izvajali, se odpre okno, kjer lahko vpišemo komentar, ki se bo izpisal v naslovu izpisa Z-PL-B13.
    Pripravi se še izpis Z-PL-B14, za katerega lahko prav tako vpišemo novi komentar.
  6. Besedilni datoteki s seznamom izbranega gradiva se programsko shranita na isto mesto v računalniku, kjer je shranjen tudi seznam, ki smo ga prejeli iz knjižnice. Osnovno ime datotek je enako imenu prejetega seznama.

V datoteki s končnico *_reas.txt je za vsakim COBISS.SI-ID opisan razlog izbora posameznega gradiva.

V datoteki s končnico *_out.txt so za vsakim COBISS.SI-ID podatki o zalogi izbranega gradiva v knjižnici, ki nam je poslala seznam. Datoteko uredimo in vrnemo knjižnici, da nam pošlje izbrano gradivo.

Opozorili

Datoteki, ki vsebujeta seznam ponujenega odpisanega gradiva, morata biti navadni besedilni datoteki, shranjeni na vašem računalniku.

Preverjanje podatkov o gradivu je možno samo ob posebni nastavitvi v inicializacijski datoteki.

5.17 Vodenje zaloge integrirnih virov

Dodatke in dopolnila, ki ne ostanejo ločeni, ampak se zlijejo v celoto integrirnega vira, lahko beležimo v ločenih poljih 997. Označimo jih s posebno oznako integrirnega vira.

Poleg zaloge integrirnih virov je v poglavju obravnavana še zaloga nekaterih monografskih publikacij v več delih, in sicer tistih, pri katerih prejemamo posamezne samostojne dele/snopiče. Te kasneje uvežemo v skupni ovoj. Ob tem polja 996 za dele/snopiče označimo s posebno oznako integrirnega vira.

Oznaka integrirnega vira je vključena v format COMARC/H, podpolje 996/997g, element \I, kjer so podani opis in primeri.

V nadaljevanju so opisani:

5.17.1 Integrirni viri

Med integrirne vire prištevamo:

5.17.1.1 Nevezani listi z zamenljivo vsebino

Pri teh publikacijah se dopolnila integrirajo v celoto, preklicane vsebine pa se izločajo.

Osnovno enoto (npr. fascikel), v katero integriramo dodatke in dopolnila, inventariziramo v novem polju 997. V urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost m – osnovna enota (fascikel, ovoj itd.); izpis izvoda v COBISS+.

Pri polju 997 za osnovno enoto vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: dopolnitve integrirane.

Dodatke in dopolnila, ki ne ostanejo ločeni, ampak se zlijejo v celoto integrirnega vira (npr. v fascikel), inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje dopolnil ali prilog, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu. Polje 997 označimo z oznako integrirnega vira tako, da v urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+. Tako označena polja:

Pri poljih 997 za dodatke in dopolnila vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: integrirano k IN=.

Pri posodobitvah na CD-jih lahko knjižnica (začasno) hrani predhodne izdaje. Z ustrezno oznako integrirnega vira, ki jo vnesemo v urejevalnik Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5, lahko pri Oznaka integrirnega vira (g\I) določimo način izpisa v COBISS+:

5.17.1.1.1 Nevezani listi z zamenljivo vsebino – arhivski izvod

Arhivski izvod mora ohraniti izvirno obliko. Dopolnila se samo dodajajo, preklicane vsebine pa se ne izločajo.

Osnovno enoto (npr. fascikel) inventariziramo v novem polju 997. V tem polju v podpolje 997m vpišemo tudi dopolnila, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu, kot smo inventarizirali osnovno enoto.

Dodatke in dopolnila, ki jih le dodajamo, inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje dopolnil ali prilog, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu.

Arhivski izvodi so popolnoma nedostopni za izposojo. Polj 997 ne označujemo z oznako integrirnega vira.

5.17.1.2 Baza podatkov

V nadaljevanju so opisane:

Gre za baze podatkov, dostopne na fizičnem nosilcu (npr. CD-ROM-u) ali na spletu (z geslom ali brez gesla), katerih vsebina se dopolnjuje oz. spreminja.

5.17.1.2.1 Baza podatkov na fizičnem nosilcu (npr. CD‑ROM-u)

Osnovno enoto inventariziramo v novem polju 997.

Posodobitve inventariziramo v novem polju 997 v okviru koledarskega leta. V tem polju v podpolje 997m vpišemo številčenje posodobitev, ki jih prejmemo v istem koledarskem letu.

Knjižnica se odloči, ali predhodne izdaje (začasno) hrani ali ne. Z ustrezno oznako integrirnega vira, ki jo vnesemo v urejevalnik Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5, lahko pri Oznaka integrirnega vira (g\I) določimo način izpisa v COBISS+:

5.17.1.2.2 Baza podatkov na fizičnem nosilcu (npr. CD-ROM-u) – arhivski izvod

Arhivski izvod mora ohraniti izvirno obliko. Hranijo se vse predhodne izdaje.

Arhivski izvodi so popolnoma nedostopni za izposojo. Polj 997 ne označujemo z oznako integrirnega vira.

5.17.1.2.3 Spletna baza podatkov

Informacije o dostopu so vpisane v bibliografskem zapisu v polju 856. Vnos podatkov o zalogi v polja 997 ni predviden. Podatke o nabavi beležimo v segmentu COBISS3/Elektronski viri.

5.17.1.3 Spletne strani

Gre za spletna mesta, katerih vsebina se dopolnjuje oz. spreminja in do katerih je omogočen spletni dostop z geslom ali brez. Informacije o dostopu so vpisane v bibliografskem zapisu v polju 856. Vnos podatkov o zalogi v polja 997 ni predviden.

5.17.2 Nekatere monografske publikacije v več delih

Gre za monografske publikacije, pri katerih prejemamo posamezne dele/snopiče, ki jih kasneje uvežemo v skupni ovoj. Do prejema naslovne strani in ovoja ne vemo, kateri deli/snopiči bodo uvezani v skupni ovoj; to je razvidno šele iz prejete naslovne strani in ovoja.

Prejem posameznega dela/snopiča inventariziramo v novem polju 996. V signaturi v element d\x vnesemo zaporedno številko dela.

Ob prejemu naslovne strani in ovoja uvezemo dele/snopiče v skupni ovoj. Nastane nova fizična enota, ki jo samostojno inventariziramo v novem polju 996.

Polja 996 za dele/snopiče, ki smo jih uvezli v skupni ovoj, označimo z oznako integrirnega vira tako, da v urejevalniku Polje 996/997 na zavihku e,g,h,i,s,w,4,5 pri Oznaka integrirnega vira (g\I) izberemo vrednost i – v osnovno enoto integriran dodatek, dopolnilo, del itd.; se ne izpiše v COBISS+. Tako označena polja:

Pri teh poljih 996 vpišemo še inventarno opombo v podpolje 997r, npr.: integrirano k IN=.

5.18 Postopki, povezani z izposojo gradiva

Polja 996/997 predstavljajo posamezne izvode gradiva, ki jih lahko izposodimo članom knjižnice. V izposoji imajo lahko različne statuse, ki povedo, kaj se z njimi v povezavi s člani dogaja.

Za potrebe izposoje lahko vpisujemo opombe o gradivu, ki ostanejo shranjene, tudi ko član gradivo vrne.

V nadaljevanju je opisano:

5.18.1 Prikaz stanja v izposoji

Pogledamo lahko, kakšno je stanje izvodov v izposoji, in sicer:

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pokaži stanje zaloge v izposoji.
    Odpre se okno Sporočilo, kjer so prikazani vsi izvodi, njihove signature, inventarne številke ter stanje v izposoji.
  3. Kliknemo gumb V redu.

Pogledamo lahko tudi stanje posameznega izvoda v izposoji. S tem dobimo informacijo, kdo si je gradivo izposodil in kdo ga je rezerviral.

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Razred / Preglej. Metodo lahko izberemo tudi s tipko <P>, neodvisno od tega, kateri razred imamo označen.
    Odpre se okno za vnos inventarne številke.
  2. Vnesemo inventarno številko.
    Odpre se okno Vpogled v stanje gradiva, kjer so prikazani podatki o stanju izvoda v izposoji.
  3. Kliknemo gumb Zapri.
    Odpre se okno za vnos naslednje inventarne številke.
  4. Za vpogled v stanje naslednjih izvodov v izposoji ponavljamo točki 2 in 3.
  5. Za zaključek postopka kliknemo gumb Prekliči v oknu za vnos inventarne številke.

Več o:

5.18.2 Vpis opombe za izposojo

Za potrebe izposoje lahko vpisujemo opombe o gradivu, ki so vezane samo na fizični izvod gradiva, ne glede na to, pri katerem članu je gradivo evidentirano.

Pogoj za vpis opombe za izposojo je uporaba segmenta COBISS/Izposoja.

Postopek:

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996.
  2. Izberemo metodo Objekt / Vpiši opombo za izposojo.
    Odpre se okno Opomba o izvodu.
  3. Vpišemo opombo in shranimo s klikom na gumb V redu.

Več o:

5.18.3 Pregled transakcij izposoje

Pri polju 996/997 lahko pregledamo transakcije izposoje, ki so bile v določenem obdobju evidentirane za ta izvod.

Postopek:

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pokaži transakcije.
    Odpre se okno Iskanje – Transakcije.
  3. Določimo kriterije za izpis transakcij (npr. obdobje, vrsta transakcije …) in potrdimo s klikom na Poišči.

Več o:

5.19 Prikaz dnevnika sprememb podatkov v poljih 996/997

Ob vnosu novega polja 996/997, brisanju polja in ob vsaki spremembi podatkov v polju se beležijo podatki in se shranjujejo v datoteke na strežniku (t. i. LOG-datoteke oz. dnevnike). Beleži se, kdaj je bila sprememba izvedena in kdo jo je izvedel, status spremembe (ali je bila uspešno izvedena ali ne), COBISS.SI-ID zapisa ter podatki, ki so v času shranjevanja vpisani v polju. Beležijo se le podatki, ki sodijo v format COMARC/H. Dnevnik sprememb podatkov v poljih 996/997 lahko kadar koli pregledamo za določeno obdobje, za posamezni zapis ali posamezno polje 996/997

Postopek

  1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Prikaži dnevnik sprememb podatkov.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Dnevnik sprememb podatkov v poljih 996/997.
  2. Dopolnimo iskalno zahtevo.
    Pri iskalnem polju Datum spremembe, kjer se privzeto določi obdobje zadnjega meseca, lahko spremenimo obdobje. Prikaz lahko omejimo na posamezni zapis ali posamezno polje 996/997.
  3. Kliknemo gumb Poišči.
    Prikazani so podatki:
  4. Zapremo iskalnik.

Opozorilo

Prikaz je omejen na 5000 zadetkov.

6 Postopki za serijske publikacije

Serijsko publikacijo običajno inventariziramo ob prejemu prvega zvezka v letniku, ko nastane novo polje 997. Če prejem zvezkov beležimo v kontroli dotoka, izvedemo naslednje postopke:

Vzorec izhajanja nastane programsko v postopku nabave v segmentu COBISS3/Serijske publikacije skupaj s poljem 997. Če polje dodamo sami, tudi vzorec izhajanja pripravimo sami. Vnesti moramo vse podatke, tako da vzorec postane veljaven. Glede na okoliščine se vzorec lahko shrani tudi v vzajemni vzorec izhajanja. Na osnovi veljavnega vzorca se programsko pripravijo seznami pričakovanih zvezkov za vsa polja 997 tega vzorca.

Seznam pričakovanih zvezkov je osnova za izvajanje postopka kontrole dotoka posamezne serijske publikacije in obsega beleženje sprememb v zalogi, kot so:

Zvezke posameznega letnika lahko zvežemo v eno ali več enot ali jih razvežemo. Serijske publikacije po določenem času odpišemo. Odpisujemo jih lahko tudi tekoče ob prejemu, če hranimo v knjižnici samo določeno število zvezkov.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

6.1 Inventarizacija serijskih publikacij

Serijsko publikacijo običajno inventariziramo ob prejemu prvega zvezka v letniku.

Če ročno evidentiramo prejem zvezkov v polju 997, izvedemo inventarizacijo, kot je opisano pri postopku inventarizacije gradiva.

Če prejem beležimo v kontroli dotoka, izvedemo pri inventarizaciji, tj. ob prejemu prvega zvezka, naslednje postopke:

  1. V razredu Gradivo poiščemo in izberemo gradivo.
  2. Izberemo metodo Objekt / Inventariziraj.
    Odpre se urejevalnik Polje 996/997 za prvo polje 997, ki ustreza pogoju.
  3. Vnesemo podatke in jih kopiramo v druga polja 997.
    Podatkov o številčenju ne vnašamo, ker bodo vpisani programsko pri urejanju vzorca izhajanja in pri kontroli dotoka.
  4. Shranimo podatke.
    Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
  5. Uredimo vzorec izhajanja serijske publikacije.
  6. Odpre se okno Kontrola dotoka.
    V naslovni vrstici se izpiše naslov serijske publikacije.
    Zabeležimo prejem zvezka in izpišemo nalepko ali jo shranimo v izpisno vrsto.
    Po potrditvi prejema zvezka se okno Kontrola dotoka zapre.
    Številka zvezka se vpiše v podpolje 997m. Za številko zvezka se vpiše znak #.
    Prejeti zvezek se doda v razred Novosti za izpis seznamov novosti.

Status po inventarizaciji letnika in prejemu prvega zvezka:

Pri vseh naslednjih zvezkih samo potrdimo prejem v kontroli dotoka. Tudi če določamo številke za izposojo, saj so le-te določene programsko ob prejemu zvezkov.

Nasvet

Pred inventarizacijo vnesemo v polje 998:

Oba podatka moramo vnesti, preden določimo inventarno številko. Pogoj za inventarizacijo je, da mora vsaj eno polje 997 imeti status naročeno ali v obdelavi.


Opozorilo

Nov letnik serijske publikacije pomeni novo polje 997.

Okno Kontrola dotoka se odpre, če ima vzorec izhajanja status v veljavi, sicer se postopek prekine.

Več o:

6.1.1 Izpis nalepk za serijske publikacije

Nalepke za serijske publikacije lahko izpišemo za posamezne zvezke, ki smo jih že prejeli ali jih še pričakujemo.

  1. V razredu Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 996/997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Izpiši nalepke.
    Odpre se okno Izpis nalepk za gradivo, kjer določimo številke za izpis:
  3. Kliknemo gumb V redu.

Nasveti glede izpisovanja nalepk

Če ne želimo izpisati nalepk za posamezne številke, ampak skupaj za inventarno številko, to naredimo tudi tako, da v razredu Polje 996/997 poiščemo polje 996/997 in izberemo metodo Objekt / Natisni ali metodo Objekt / Pošlji.

Nalepke lahko izpišemo tudi tako, da v urejevalniku Polje 996/997 kliknemo gumb Izpiši nalepke.


Opozorila

Če ne označimo prejetih številk in ne vpišemo pričakovanih, se bo na nalepki izpisala samo inventarna številka.

Če izberemo metodo Objekt / Izpiši nalepke hkrati za več polj 997, se izpišejo nalepke za vse posamezne prejete številke, ki so zabeležene v podpoljih 997m.

6.2 Vzorec izhajanja

V vzorcu izhajanja določimo podatke o izhajanju serijske publikacije kot so pogostost izhajanja, števličenju (prvi, drugi in tretji nivo), pričakovanem zvezku itd. S tem postane vzorec izhajanja veljaven. Na osnovi veljavnega vzorca izhajanja se pripravi seznam pričakovanih zvezkov, ki so osnova za evidentiranje dotoka serijskih publikacij.

Če polje 997 dodamo sami, moramo tudi vzorec izhajanja za to polje pripraviti sami. Ko polje 997 nastane v postopku nabave v segmentu COBISS3/Serijske publikacije, se skupaj s poljem 997 programsko pripravi tudi vzorec izhajanja.


Opozorilo

Za urejanje vzorcev izhajanja potrebujemo pooblastilo HLD_SCI – kontrola dotoka, (raz)vezava, vzorci.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

6.2.1 Priprava novega vzorca izhajanja za polje 997, ki smo ga dodali ročno

Polje 997 ima samo en vzorec izhajanja. Pri publikacijah v več izvodih ima več polj 997 isti vzorec. V tem primeru lahko pripravimo vzorec za več polj hkrati. Publikacija s prilogami, ki so obdelane v ločenih poljih 997, ima lahko več vzorcev izhajanja.

Za polje 997, ki smo ga dodali sami, lahko sami pripravimo vzorec izhajanja. Vzorec lahko pripravimo na štiri načine:

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 poiščemo in izberemo polje 997. Polje 997 lahko izberemo tudi med povezavami razreda Gradivo.
    Izberemo lahko več polj 997 hkrati.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pripravi nov vzorec.
    Odpre se okno Priprava vzorca izhajanja, kjer izberemo način priprave vzorca:
  3. Kliknemo gumb V redu.
    Če smo izbrali možnost Pripravi nov vzorec, se odpre urejevalnik Vzorec izhajanja.
    Če smo izbrali možnost Veži na obstoječi vzorec, se odpre okno Iskanje – Vzorec izhajanja, kjer so prikazani vzorci za izbrano publikacijo (običajno eden). Izberemo vzorec in odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja. Če prejem zvezkov po vzorcu že beležimo, ga ne moremo izbrati.
    Če smo izbrali možnost Kopiraj vzorec za novi letnik, se odpre okno Iskanje – Vzorec izhajanja s seznamom vzorcev na zapisu. Izberemo ustrezni vzorec. Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
    Če smo izbrali možnost Kopiraj koledar iz vzorca, se odpre okno Iskanje – Vzorec izhajanja, kjer med vsemi vzorci poiščemo in izberemo ustreznega. Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
  4. Vzorec izhajanja uredimo in shranimo in tako postane veljaven.

Status vzorca izhajanja po pripravi vzorca:

6.2.1.1 Urejevalnik Vzorec izhajanja in osnovni podatki o vzorcu izhajanja

Pri osnovnih podatkih vzorca izhajanja določimo številčenje prvega pričakovanega zvezka. Osnovne podatke vnašamo v urejevalniku Vzorec izhajanja.

V urejevalniku uredimo tudi podatke o koledarju izhajanja ali prevzamemo podatke iz vzajemnega vzorca izhajanja.

Urejevalnik Vzorec izhajanja

Podatki v urejevalniku Vzorec izhajanja

  1. K Naslov se prenese naslov serijske publikacije.
    Pri nenaročenih publikacijah se pred naslovom izpiše koda načina nabave.
    Ime vzorca lahko spremenimo.
  2. K Pogostost izhajanja se prenese podatek o pogostosti izhajanja iz podpolja 110b – Pogostnost izhajanja.
  3. K Letnica (k) se prenese letnica iz postavke naročila. Podatek lahko spremenimo. Vpišemo lahko samo eno letnico ali izjemoma dve, kadar gre za prehod med koledarskima letoma.
  4. Vnesemo podatke o številčenju prvega pričakovanega zvezka.
    Tretji nivo številčenja vnesemo samo, kadar sta več kot dva nivoja številčenja.
    Pri drugem nivoju številčenja običajno vnesemo letnik.
    Pri prvem nivoju številčenja vnesemo zvezek.
    Oznako številčenja in številko ločimo z znakom \.
    Če publikacija nima številčenja na prvem nivoju, vnesemo številko zvezka v oglatem oklepaju.
  5. Če se številčenje ne nadaljuje iz letnika v letnik, označimo Številčenje zv. od začetka.
  6. Za vnos besedila opombe kliknemo gumb Opomba.
    V okno za vnos besedila vnesemo besedilo in ga shranimo.
    V opombo vzorca se prenese vsebina podpolja 207a – Leto in oznaka zvezka in podpolja 326a – Pogostnost, kar nam je v pomoč pri vpisu podatkov o številčenju prvega zvezka in pri določanju izhajanja zvezkov.
  7. Predvideni datum prejema prvega zvezka se prenese iz postavke naročila in ga lahko spremenimo pri urejanju koledarja izhajanja.
    Če datum ni določen, se pri odpiranju koledarja ali pri shranjevanju vzorca izhajanja privzame tekoči datum.
    Na osnovi tega datuma se v skladu s pogostostjo izhajanja določijo datumi prejemov preostalih zvezkov.
  8. Datum, do katerega velja vzorec izhajanja, vnesemo pri urejanju koledarja.

Primeri vnosa podatkov o vzorcu izhajanja

Primer vpisa letnice

Pri Letnica (k) lahko vpišemo npr. 2005 ali 2005/2006.

Primer vnosa številčenja

Serijska publikacija ima dva nivoja številčenja: Let. 2, št. 1.
- pri drugem nivoju številčenja vpišemo Let.\2.
- pri prvem nivoju številčenja vpišemo št.\1.

6.2.1.2 Koledar izhajanja

Datume prejemov zvezkov preverjamo in spreminjamo v oknu Koledar izhajanja.

Okno Koledar izhajanja

Koledar izhajanja se pripravi programsko glede na pogostost izhajanja, predvideni datum prejema prvega zvezka in datum, do katerega velja vzorec izhajanja. V koledarju je označeno, kdaj v knjižnici pričakujemo posamezne zvezke.

Glede na pogostost izhajanja se privzame oblika koledarja: dnevni, tedenski, mesečni ali četrtletni pogled. Pri dnevnem pogledu so z rdečo barvo izpisani vsi prazniki in nedelje.

Barva okvirčka dneva, tedna, meseca ali četrtletja kaže status posameznega zvezka:

Če z miško pokažemo na okvirček, se izpišejo podatki o zvezku: izdano, ni izdano, dan izida zvezka. Če je določen dan praznik ali nedelja, se izpiše tudi ta podatek.

Na začetku so vsi zvezki označeni kot izdani, zato moramo vnesti vse izjeme pri izhajanju:

Postopek

  1. V urejevalniku Vzorec izhajanja kliknemo gumb Koledar.
    Odpre se okno Koledar izhajanja.
  2. Pogostost izhajanja se prenese iz podpolja 110b – Pogostnost izhajanja.
    Podatek lahko spremenimo.
  3. Predvideni datum prejema prvega zvezka se prenese iz postavke naročila in ga lahko spremenimo.
    Če se pripravi vzorec izhajanja ročno in datum ni določen, se privzame tekoči datum.
  4. Določimo datum, do katerega velja vzorec izhajanja.
    Če datum ni določen, se pričakovani zvezki pripravijo za obdobje enega leta od predvidenega datuma prejema prvega zvezka.
    Na osnovi zgornjih podatkov se pripravi koledar, v katerem je označeno, kdaj v knjižnici pričakujemo posamezne zvezke.
    Glede na pogostost izhajanja se privzame oblika koledarja. Tedenski, mesečni in četrtletni pogled lahko spremenimo v dnevni pogled, tako da iz spustnega seznama Pogled izberemo dan.
    Pričakovani zvezki, ki bodo izdani, so označeni, tako da je dan (ali teden ali mesec ali četrtletje) v zelenem okvirčku.
  5. Koledar lahko urejamo na naslednje načine:
  6. Kliknemo gumb V redu.

Opozorilo

Koledar se ne pripravi programsko, če je pogostost izhajanja ni znano, občasno ali drugo. V takem primeru sami določimo datume za pričakovane zvezke.

6.2.1.2.1 Določitev datumov, ko zvezki ne izhajajo
  1. V koledarju označimo dan, teden, mesec ali četrtletje.
    Označimo lahko več dni, tednov itd. V dnevnem pogledu lahko označimo tudi npr. vse nedelje v mesecu, tako da označimo ime stolpca ned.
  2. Kliknemo gumb Določi.

Barva okvirčka se spremeni iz zelene v rdečo.

Če v dnevnem pogledu namesto gumba Določi kliknemo gumb Določi vse, se tudi v preostalih mesecih leta določijo datumi, ko zvezki ne izhajajo (če npr. označimo 8. dan v mesecu, potem nobenega osmega v letu zvezek ne izide; če npr. označimo vse nedelje v mesecu, potem nobeno nedeljo v letu zvezki ne izidejo).

6.2.1.2.2 Določitev datumov, ko zvezki izhajajo

Kadar je pogostost izhajanja ni znano, občasno, se sproti dopolnjuje ali drugo, se koledar izhajanja ne pripravi programsko. V takem primeru sami določimo datume izida pričakovanih zvezkov.

Postopek

  1. V koledarju označimo dan.
    Označimo lahko več dni.
    Označimo lahko tudi npr. vse torke v mesecu, tako da označimo ime stolpca tor.
  2. Kliknemo gumb Določi.

Dan se obda z okvirčkom zelene barve.

Če namesto gumba Določi kliknemo gumb Določi vse , se določijo tudi v preostalih mesecih leta datumi, ko zvezki izhajajo (če npr. označimo 6. dan, v mesecu, potem vse leto vsakega šestega izidejo zvezki; če npr. označimo vse torke v mesecu, potem izhajajo zvezki vsak torek v letu).

6.2.1.2.3 Prestavitev izida zvezka

Kadar programsko pripravljen dan izida zvezka ne ustreza, ga lahko spremenimo.

Pri publikacijah, ki izhajajo dvakrat ali trikrat tedensko, lahko v koledarju hkrati premaknemo več dni izida.

Primer prestavitve izida zvezka

Pri publikaciji, ki izhaja dvakrat tedensko, se programsko določi izhajanje zvezkov, npr. ob ponedeljkih in četrtkih. Ker publikacija izhaja ob torkih in četrtkih, označimo ponedeljke v enem mesecu in izid premaknemo na torke.

Postopek

  1. V koledarju označimo dan.
    Označimo lahko tudi npr. vse ponedeljke v mesecu, tako da označimo ime stolpca pon.
  2. S tipko <Ctrl> označimo dan, na katerega želimo prestaviti izid zvezka.
    Označimo lahko tudi npr. vse torke v mesecu, tako da označimo ime stolpca tor.
  3. Kliknemo gumb Premakni.
    Izid zvezka se prestavi na izbrani dan.

6.2.1.2.4 Določitev dvojnih številk

Določimo združene številke, npr. dvojne, trojne številke itd.

Postopek

  1. V koledarju označimo zaporedna dneva, tedna, meseca ali četrtletji.
  2. Kliknemo gumb Združi.

Barva okvirčka se spremeni iz zelene v rumeno.

6.2.1.2.5 Razveljavitev vnosa izida ali neizida pričakovanih zvezkov ter dvojnih številk
  1. V koledarju označimo dan, teden, mesec ali četrtletje, za katero smo določili, da:
  2. Kliknemo gumb Odstrani.

6.2.2 Urejanje vzorca izhajanja

Pri urejanju vzorca izhajanja lahko podatke prevzamemo iz vzajemnega vzorca izhajanja.

Vzorec izhajanja uredimo tako, da določimo:

Ko vzorec postane veljaven, se pripravi seznam pričakovanih zvezkov za vsa polja 997 tega vzorca.

Če se med izhajanjem zvezkov določenega letnika spremeni izhajanje publikacije, moramo spremeniti vzorec izhajanja. V skladu s spremembo vzorca se spremeni seznam pričakovanih zvezkov. Če se spremeni oznaka podlokacije ali interna oznaka v polju 997, se programsko spremenijo oznake podlokacij pri pričakovanih zvezkih.

Postopek

  1. V razredu Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi.
    Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
  3. Vnesemo osnovne podatke.
  4. Preverimo in po potrebi spremenimo koledar izhajanja.
  5. Shranimo podatke.

Na osnovi vzorca izhajanja se pripravijo seznami pričakovanih zvezkov. Vsak zvezek vsebuje predvideni datum prejema, številčenje ter oznake podlokacij in interne oznake, kamor bodo posamezni zvezki razvrščeni.

Statusi po urejanju vzorca izhajanja

Nasvet

Preverimo številčenje in predvidene datume za prejem zvezkov. Po potrebi spremenimo vzorec izhajanja, da se seznam zvezkov ponovno pripravi.


Opozorila

Vzorec najpogosteje uredimo pri inventarizaciji letnika (tj. ob prejemu prvega zvezka), kjer se programsko odpre urejevalnik vzorca.

Spremembe vzorca izhajanja ne vplivajo na zvezke, ki smo jih že prejeli.

6.2.3 Arhiviranje vzorca izhajanja

Vzorec izhajanja se arhivira, ko:

Postopek

Pri arhiviranju vzorca se zbrišejo vsi zvezki tega vzorca (prejeti in pričakovani) s seznama pričakovanih zvezkov.

  1. V razredu Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
  2. Izberemo metodo Objekt / Arhiviraj.
    Izpiše se opozorilo, da se bodo pri arhiviranju zbrisali vsi zvezki.
    Če želimo vzorec kljub temu arhivirati, kliknemo gumb Da.
    Če zvezkov ne želimo zbrisati, kliknemo gumb Ne. V tem primeru se tudi vzorec ne arhivira.

Status po arhiviranju vzorca izhajanja:

6.2.4 Brisanje vzorca izhajanja

Vzorec izhajanja lahko tudi zbrišemo iz baze podatkov.

Pogoj za brisanje je, da mora vzorec imeti status v pripravi (če seznam pričakovanih zvezkov še ni pripravljen) ali v arhivu.

Postopek

  1. V razredu Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zbriši.
    Vzorec izhajanja se zbriše iz baze podatkov.

6.3 Vzajemni vzorec izhajanja

Veljaven vzorec izhajanja lahko shranimo med vzajemne vzorce izhajanja.

Če urejamo vzorec izhajanja za serijsko publikacijo z veljavnim ISSN in zanjo med vzajemnimi vzorci še ni vzorca, se pri shranjevanju vzorca izhajanja le-ta programsko shrani tudi med vzajemne vzorce izhajanja.

V vzajemnem vzorcu izhajanja lahko spreminjamo osnovne podatke in koledar izhajanja.

Vzajemni vzorec izhajanja je lahko veljaven ali arhiviran. Ob vsaki spremembi vzajemnega vzorca izhajanja se prejšnje stanje vzorca arhivira. Pri veljavnem vzajemnem vzorcu izhajanja so med povezavami vidni arhivirani vzajemni vzorci izhajanja, vendar največ deset.

Arhiviran vzajemni vzorec izhajanja lahko določimo kot ponovno veljaven. S tem se programsko arhivira do takrat veljavni vzajemni vzorec izhajanja.


Opozorilo

Za urejanje in shranjevanje vzajemnega vzorca izhajanja potrebujemo pooblastilo HLD_SPP – vzdrževanje vzajemnih vzorcev izhajanja.

V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:

Več o:

6.3.1 Prevzem vzajemnega vzorca izhajanja

Pri urejanju vzorca izhajanja lahko podatke prevzamemo iz vzajemnega vzorca izhajanja.

Postopek

  1. V razredu Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi.
    Odpre se urejevalnik Vzorec izhajanja.
  3. Kliknemo gumb Vzaj. vzorec izh..
    Odpre se iskalnik Iskanje – Vzajemni vzorec izhajanja s seznamom vzajemnih vzorcev izhajanja za to publikacijo.
    Če za serijsko publikacijo med vzajemnimi vzorci izhajanja še ni vzorca, v iskalniku ni najdenih objektov. Takrat kliknemo gumb Zapri.
  4. Izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
    Odpre se okno s primerjavo med vzorcem in vzajemnim vzorcem izhajanja. V oknu so razlike izpisane z rdečo barvo.
  5. Kliknemo gumb Zapri.
    Odpre se okno z vprašanjem, ali želimo prevzeti vzajemni vzorec izhajanja.
  6. Za prevzem vzajemnega vzorca izhajanja kliknemo gumb Da.
    Vrnemo se v urejevalnik vzorca izhajanja.

6.3.2 Shranjevanje vzorca izhajanja v vzajemne vzorce izhajanja

Veljaven vzorec izhajanja lahko shranimo med vzajemne vzorce izhajanja.

Če urejamo vzorec izhajanja za serijsko publikacijo z veljavnim ISSN in zanjo v vzajemni bazi vzorcev še ni vzorca, se pri shranjevanju vzorca izhajanja vzorec programsko shrani tudi v vzajemni vzorec izhajanja.

Postopek

  1. V razredu Vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzorec izhajanja.
  2. Izberemo metodo Objekt / Shrani vzorec v vzajemne vzorce izhajanja.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Vzajemni vzorec izhajanja s seznamom veljavnih vzajemnih vzorcev izhajanja za serijsko publikacijo.
    Če v vzajemni bazi vzorcev za serijsko publikacijo še ni nobenega vzorca, se iskalnik ne odpre.
  3. Izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
    Odpre se okno s primerjavo med vzorcem in vzajemnim vzorcem izhajanja. V oknu so razlike izpisane z rdečo barvo.
  4. Kliknemo gumb Zapri.
    Odpre se okno z vprašanjem, ali želimo shraniti vzorec izhajanja v vzajemne vzorce izhajanja.
  5. Za shranjevanje vzorca izhajanja med vzajemne vzorce izhajanja kliknemo gumb Da.

Shranjevanje vzorca izhajanja za priloge serijskih publikacij

Za priloge serijskih publikacij, ki nimajo ločenih bibliografskih zapisov, ampak se zaloga za prilogo vodi v ločenem polju 997 pri bibliografskem zapisu matične serijske publikacije, lahko prav tako shranimo vzorec izhajanja v vzajemni vzorec izhajanja.

To naredimo tako, da v 3. točki prej opisanega postopka ne izberemo vzajemnega vzorca izhajanja, ampak kliknemo gumb Zapri. Za prilogo serijske publikacije se programsko kreira nov veljaven vzajemni vzorec izhajanja, ki ima določen isti ISSN kot vzajemni vzorec izhajanja matične serijske publikacije.

V vzorcu izhajanja za takšne priloge se pri Naslov programsko vpiše naslov matične serijske publikacije. Priporočamo še dodaten vnos imena priloge pred naslovom matične serijske publikacije.

6.3.3 Urejanje vzajemnega vzorca izhajanja

V vzajemnem vzorcu izhajanja lahko spreminjamo osnovne podatke in koledar izhajanja.

Pogoj
Vzajemni vzorec izhajanja ni arhiviran.

Postopek

  1. V razredu Vzajemni vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
  2. Izberemo metodo Objekt / Uredi. Odpre se urejevalnik Vzajemni vzorec izhajanja.
  3. Vnesemo osnovne podatke.
  4. Preverimo in po potrebi uredimo koledar izhajanja.
  5. Shranimo podatke.

Doslej veljaven vzajemni vzorec izhajanja se arhivira.

6.3.4 Arhiviranje vzajemnega vzorca izhajanja

Vzajemni vzorec izhajanja je lahko veljaven ali arhiviran. Ob vsaki spremembi vzajemnega vzorca izhajanja se prejšnje stanje vzorca arhivira. Pri tem dobi arhiviran vzajemni vzorec izhajanja novo številko, veljavni vzajemni vzorec izhajanja pa ohrani svojo številko.

Pri veljavnem vzajemnem vzorcu izhajanja so med povezavami vidni arhivirani vzajemni vzorci izhajanja, vendar le zadnjih deset arhiviranih vzajemnih vzorcev.

6.3.4.1 Določitev arhiviranega vzajemnega vzorca izhajanja kot ponovno veljavnega

Arhiviran vzajemni vzorec izhajanja lahko določimo kot ponovno veljaven. S tem se programsko arhivira do takrat veljaven vzajemni vzorec izhajanja.

Pogoj
Vzajemni vzorec izhajanja je arhiviran.

Postopek

  1. V razredu Vzajemni vzorec izhajanja poiščemo in izberemo vzajemni vzorec izhajanja.
  2. Izberemo metodo Objekt / Povrni arhivski vzorec.

6.4 Kontrola dotoka

Kontrola dotoka pomeni beleženje sprememb v zalogi serijskih publikacij, kot so:

Vse spremembe v zalogi se zabeležijo v podpoljih 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek) v skladu s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge.

Za izvajanje kontrole dotoka mora biti gradivo povezano z bibliografskim zapisom v lokalni bazi podatkov in imeti veljaven vzorec izhajanja.

Kontrolo dotoka običajno izvajamo za več serijskih publikacij zapovrstjo, npr. za serijske publikacije, ki isti dan prispejo v knjižnico.

Če je serijska publikacija naročena v več izvodih, npr. za različne oddelke knjižnice, izvajamo kontrolo dotoka za vse izvode zvezka hkrati, lahko pa tudi ločeno za posamezni izvod (tj. za posamezno polje 997). Določi se lahko omejitev, da uporabnik sistema izvaja kontrolo dotoka samo za posamezni oddelek ali posamezne oddelke knjižnice. Oddelke, v katerih lahko uporabnik sistema izvaja kontrolo dotoka, določimo na portalu Izobraževanje pri upravljanju uporabniških imen in pooblastil.

Za prejete zvezke lahko izpišemo nalepke.

Prejeti zvezki se dodajo v razred Novosti za izpis seznamov novosti.


Opozorilo

Za izvajanje kontrole dotoka potrebujemo pooblastilo HLD_SCI – kontrola dotoka, (raz)vezava, vzorci.

V nadaljevanju sta opisani:

6.4.1 Kontrola dotoka za več polj 997

Spremembe v zalogi serijske publikacije izvajamo v oknu Kontrola dotoka.

Elementi okna so:

Kontrola dotoka

Ko se okno za kontrolo dotoka odpre, je v seznamu zvezkov označen zvezek, ki ga v tem trenutku v knjižnici pričakujemo. Lahko zabeležimo prejem ali pa označimo kak drug zvezek, pri katerem želimo beležiti spremembo dotoka.

Glede na to, ali označimo zvezek, ki ga pričakujemo, ali zvezek, ki smo ga prejeli, ali zvezek, ki ni bil izdan, se programsko nastavijo parametri kontrole dotoka.

Pogoji
Serijska publikacija ima veljaven vzorec izhajanja. V polju 997 je vpisana inventarna številka.

Postopek

  1. Označimo razred Gradivo in izberemo metodo Razred / Kontrola dotoka. Metodo lahko izberemo tudi s tipko <D> neodvisno od tega, kateri razred imamo označen.
    Odpre se iskalnik Iskanje – Bibliografski zapis.
  2. Poiščemo in izberemo gradivo.
    Odpre se okno Kontrola dotoka.
    Če gradivo nima vzorca izhajanja, se odpre urejevalnik Polje 996/997 za zadnje polje 997 na zapisu, da lahko prejem ročno zabeležimo v podpolju 997m.
  3. V seznamu zvezkov je označen prvi od pričakovanih zvezkov. Če tega zvezka nismo prejeli, označimo naslednji zvezek, pri katerem bomo beležili spremembo dotoka. Označimo lahko tudi več zvezkov.
  4. Če želimo pred prejemom zabeležiti spremembo pri pričakovanih zvezkih v vzorcu izhajanja, lahko:
  5. Določimo vrsto spremembe pri dotoku pričakovanih zvezkov.
    Privzeto je označena možnost prejmi zvezek.
    Sprememba dotoka velja za izvode zvezka na vseh oddelkih.
    Možnosti zvezek ni izdan ne moremo izbrati pri zvezku, če v seznamu za tem zvezkom ni nobenega prejetega zvezka
  6. Pri beleženju prejema zvezka lahko vpišemo opombo, prilogo in časovno štetje.
  7. Pri Naslov (h) lahko vpišemo naslov dodatka ali posebne številke, indeksa, suplementa …
  8. Pri Opusti reklamiranje zvezka označimo potrditveno polje, če zvezka več ne bomo reklamirali pri dobavitelju.
    V tem primeru se sprememba shrani takoj.
  9. Pri Izpis nalepk izberemo ustrezno vrednost glede na to, ali želimo nalepko izpisati na tiskalnik, jo shraniti v izpisno vrsto ali pa je ne želimo izpisati.
  10. Pri Izpis nalepk za oddelke vpišemo oznake oddelkov, za katere želimo izpisati nalepke. Oznake oddelkov ločimo z vejico.
    Če želimo izpisati nalepke za vse oddelke, vpišemo zvezdico.
  11. S klikom na gumb Podrobnosti lahko beležimo dotok za posamezno polje 997 ali ročno uredimo vsebino polje 997m.
  12. Kliknemo gumb Ažuriraj. Ob tem se:
  13. Spremembo dotoka lahko beležimo za naslednji zvezek, kot je opisano v točkah od 3 do vključno 12.
  14. Zapremo okno Kontrola dotoka.
  15. Če ima izbrana serijska publikacija več vzorcev, npr. vzorec za osnovno serijsko publikacijo in vzorec za prilogo, se pred iskanjem naslednje publikacije odpre okno za kontrolo dotoka za polja 997 po naslednjem vzorcu. Ponovimo točke od 3 do 14.
  16. V iskalniku Iskanje – Bibliografski zapis poiščemo in izberemo naslednje gradivo.
  17. Ponovimo točke od 3 do 14 vse gradivo, pri katerem želimo izvajati kontrolo dotoka.
  18. Izvajanje kontrole dotoka končamo, tako da v iskalniku Iskanje – Bibliografski zapis kliknemo gumb Zapri.

Statusi po izvedbi kontrole dotoka

Vpis opomb, prilog in časovnega štetja

Pri beleženju prejema zvezka s kontrolo dotoka lahko pri Opomba/priloga/časovno štetje vpišemo:

Primeri vnosa opomb, prilog in časovnega štetja

Opomba, ki se nanaša na zvezek
Vpišemo npr. ime zvezka <Zbornik>.

Časovno štetje
Vpišemo npr. (1. jun.).

Oznaka, da podatek ni vzet s predloge
Pri prejemu zvezka št. 4 vpišemo [4].
Zvezek se v tem primeru označi kot prejeti zvezek.

Priloga, ki jo prejmemo istočasno z zvezkom
Vpišemo +pril.<Moj mali vrt>.
Zvezek se v tem primeru označi kot prejeti zvezek.

Priloga, ki jo prejmemo ločeno
Vpišemo P1<Splet>.
Zvezek se v tem primeru ne označi kot prejeti zvezek.

Zvezek, ki ga prejmemo v več delih
Zvezek št. 5 prejmemo v treh delih.
Če dele označujemo z navpično črto, vpišemo +5|I+5|II.
Če dele označujemo s poševno črto, vpišemo +5/I+5/II.
Zvezek št. 5 se označi kot prejeti zvezek.

Zvezek, pri katerem ugotovimo napako v številčenju
Pri prejemu zvezka številka 4, pri katerem je prišlo do napake pri številčenju in ima številko 27, vpišemo [4]<!27>.
Zvezek se označi kot prejeti zvezek.

6.4.2 Kontrola dotoka za posamezno polje 997

Pri izvajanju kontrole dotoka za določeno serijsko publikacijo lahko spremembo dotoka beležimo tudi v posameznem polju 997. Na tem mestu lahko tudi ročno urejamo vsebino podpolja 997m – Številčenje – prvi nivo (zvezek) v skladu s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge.

Kontrola dotoka za polje 997

Več o:

Postopek

  1. V oknu Kontrola dotoka izberemo v seznamu zvezkov tistega, pri katerem želimo izvajati kontrolo dotoka za posamezno polje 997.
  2. Kliknemo gumb Podrobnosti.
    Odpre se okno Kontrola dotoka za polje 997.
  3. V seznamu polj je označeno prvo polje 997. Označimo polje 997, v katerem bomo beležili spremembo dotoka.
  4. Vpišemo lahko opombo, prilogo in časovno štetje.
  5. Določimo vrsto spremembe pri dotoku pričakovanih zvezkov.
    Privzeto je označena možnost prejmi zvezek.
  6. Pri Številčenje (m) se izpiše vsebina podpolja 997m. Vsebino lahko ročno uredimo mimo kontrole dotoka, pri čemer se parametri za kontrolo dotoka ne upoštevajo.
  7. Pri Izpis nalepk izberemo ustrezno vrednost glede na to, ali želimo nalepko izpisati na tiskalnik, jo shraniti v izpisno vrsto ali pa je ne želimo izpisati.
  8. Kliknemo gumb Ažuriraj.
    Spremembe se shranijo v podpolje 997m in jih lahko preverimo pri Številčenje (m).
    Nalepke se izpišejo glede na to, katero možnost izpisa smo izbrali.
  9. Spremembo dotoka lahko beležimo v naslednjem polju 997, kot je opisano v točkah od 3 do 8.
  10. S klikom na gumb Izpiši nalepke lahko izpišemo nalepko za katero koli prejeto ali pričakovano številko publikacije.
  11. Zapremo okno Kontrola dotoka za polje 997.

6.5 Vezava zvezkov

Zvezke v enem polju 997, ki predstavljajo običajno letnik, lahko zvežemo v eno ali več enot in s tem onemogočimo izposojo posameznih številk. Delno vezavo izvajamo postopno z večkratnim klicanjem metode. Vsakokrat se zabeleži samo ena enota zvezanih zvezkov.

Če ugotovimo napako pri vezavi, jo popravimo, tako da najprej vse zvezke razvežemo in nato ponovno zvežemo.

Pogoj
Indikator vezave ima vrednost Nevezani zvezki ali Vezani in nevezani zvezki.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Veži zvezke.
    Odpre se okno Vezava zvezkov s seznamoma Izbrano in Neizbrano. Vsi zvezki so v seznamu Izbrano.
  3. Z gumbom Odstrani odstranimo iz seznama Izbrano zvezke, ki jih ne želimo vezati v prvi vezavi.
  4. Kliknemo gumb V redu.

Spremeni se indikator vezave v polju 997 ter ločila v podpolju 997m. Če smo vse zvezke zvezali v eno enoto, dobi indikator vrednost Vezani zvezki, pri delni vezavi pa Vezani in nevezani zvezki.

Opozorili

V primeru delne vezave lahko povezujemo zvezke samo po vrsti, od najnižje do najvišje številke.

Za (raz)vezavo zvezkov potrebujemo pooblastilo HLD_SCI – kontrola dotoka, (raz)vezava, vzorci.

6.5.1 Razvezava zvezkov

Zvezke, ki smo jih že tako ali drugače zvezali, lahko razvežemo in s tem omogočimo izposojo posameznih številk.

Pogoj
Indikator vezave ima vrednost Vezani in nevezani zvezki ali Vezani zvezki.

Postopek

  1. V razredu Polje 996/997 ali med povezavami razreda Gradivo poiščemo in izberemo polje 997.
  2. Izberemo metodo Objekt / Razveži zvezke.

Razvežejo se vsi zvezki. Indikator vezave dobi vrednost Nevezani zvezki, v podpolju 997m pa se spremenijo ločila.

6.6 Odpisi serijskih publikacij

Nekatere serijske publikacije hranimo krajši čas in izločamo stare številke ob prejemu nove številke (npr. dnevnike). Letnik serijske publikacije pa izločimo iz evidence zaloge po določenem času.

V nadaljevanju je opisano:

6.6.1 Odpis posameznih zvezkov

Kadar hranimo v knjižnici samo določeno število zvezkov, odpisane številke prikažemo v opombi v podpolju 997m. Opombo lahko uredimo ročno v polju 997 ali pa se ureja programsko v kontroli dotoka.

Primer vnosa opombe za odpisane zvezke v polju 997

Hranimo samo zadnjih 25 številke publikacije. V 997m vpišemo:

997m <do št. 75 izločeno>76-100#

Opomba o izločenih številkah se ureja programsko v kontroli dotoka, če v polju 998 pripravimo podatek o številu zvezkov, ki jih hranimo na posameznih oddelkih.

Primer vnosa podatkov o delnem odpisu v polju 998

V prvem oddelku hranimo zadnjih 5 številk, v drugem pa zadnjih 8 številk. V polju 998 pri Delni odpis publikacije vpišemo:
ODD1=5,ODD2=8.

6.6.2 Odpis letnikov

Posamezni letnik serijske publikacije lahko po določenem obdobju odpišemo, tako da v polju 997 spremenimo status v odpisano.

Obdobje hranjenja publikacij se razlikuje od publikacije do publikacije in od knjižnice do knjižnice. Pri iskanju letnikov, ki bi jih odpisali, si lahko pomagamo z atributom Datum odpisa letnika v polju 997. Ta datum lahko:

Če je v poljih 997 vnesen datum odpisa letnika, lahko po tem podatku poiščemo polja in vanje vnesemo status odpisano. Status lahko spremenimo:

7 Inventura

V poglavju je opisan postopek izvajanja inventure s programsko opremo COBISS3 v produkcijskem okolju oz. izvajanje t. i. online inventure. Postopek omogoča izvajanje inventure tudi, kadar je knjižnica odprta za uporabnike.

Izvajanje inventure s programsko opremo COBISS3 vključuje naslednje korake:

Prav tako poglavje vsebuje:

7.1 Priprava pred začetkom odčitavanja

Če si želi knjižnica od IZUM-a izposoditi prenosne čitalnike ali terminale, mora najmanj en mesec pred začetkom inventure na e-naslov podpora@izum.si poslati zahtevo za njihovo rezervacijo. Pri tem je treba navesti, kaj si želi izposoditi (brezžični čitalnik za izposojo ali prenosni terminal), koliko naprav si želi izposoditi in obdobje izposoje.

Opozorilo

Lokalni administrator knjižnice vsem, ki bodo izvajali inventuro, na portalu Izobraževanje dodeli pooblastilo HLD – dostop do segmenta COBISS3/Zaloga ter pregled in izpis podatkov.

7.2 Določitev obsega inventure in zagon inventure

V obseg inventure morajo biti vključene vse enote, ki jih želimo odčitati. Če potrebujete pomoč pri določitvi obsega inventure, se posvetujte z IZUM-om. Pravilna nastavitev obsega inventure je ključna za razporeditev enot v izpise, ki jih pripravite po zaključenem odčitavanju.

Postopek

  1. V segmentu COBISS3/Zaloga poiščemo mapo Inventura in izberemo razred Podatki o inventuri. Po izbiri metode Razred / Nov objekt se odpre okno Podatki o inventuri, v katero vnesemo vrednosti pri Člani komisije, Opis obsega … (opisno) in po potrebi vnesemo ustrezno besedilo pri Opomba.
  2. Kliknemo gumb Obseg inventure in odpre se okno Iskanje – Polje 996/997. Vnesemo iskalno zahtevo za gradivo, ki ga želimo odčitati.
    Če želimo, da je v obseg inventure vključeno vse gradivo knjižnice, izberemo gumb Poišči vse.
    Priporočamo, da obseg inventure izbrane podlokacije določimo z atributom Sedanja podlokacija (d/l, e/E), saj na ta način upoštevamo preusmerjeno gradivo.
    Ko bomo odčitavali le monografske publikacije, izberemo še omejevanje MON – Monografske publikacije (001c=m), pri odčitavanju samo serijskih publikacij pa izberemo omejevanje SER – Serijske publikacije (001c=s).
  3. Ko določimo želene atribute glede na obseg gradiva, kliknemo gumb Poišči.
  4. Ko se prikažejo zadetki glede na iskalno zahtevo in je označen prvi izmed zadetkov, kliknemo gumb Izberi.
  5. V oknu Podatki o inventuri kliknemo gumb V redu. Na delovnem področju se prikaže objekt Inventura s statusom v pripravi.
  6. Izven delovnega časa knjižnice izberemo metodo Objekt / Zaženi inventuro. Prikaže se okno Izvajanje postopka, kjer vidimo napredek priprave podatkov. Ko je ta zaključena, se prikaže okno Prikaz statusa inventure, kjer dobimo hitro informacijo, koliko gradiva je izposojenega in koliko ga je še treba odčitati. Okno zapustimo s klikom na gumb V redu.

Glede na določen obseg inventure se za vse gradivo iz obsega kreirajo odčitki, tudi za gradivo, ki je evidentirano v izposoji. Status gradiva v izposoji je razviden iz atributov Status v izposoji ob pripravi podatkov in Statusi v izposoji v času inventure.

Iz obsega inventure so izvzeta:

Opozorila

Aktivna je lahko samo ena inventura.

Če za določanje obsega inventure uporabimo kompleksnejšo iskalno zahtevo, je v oknu Iskanje – Polje 996/997 treba upoštevati pravila za oblikovanje iskalne zahteve, npr. uporaba operatorja OR ali AND, pravilni vrstni red atributov …

Če so v obsegu inventure zajete vse enote, ki imajo določeno interno oznako, in tudi enote brez določene interne oznake, internih oznak pri določitvi obsega inventure ne navajamo.


COBISS3/Inventura - Določitev obsega inventure in zagon inventure

Video prikazuje postopek določitve obsega inventure in zagon inventure.

7.3 Odčitavanje, vmesne kontrole in posebni postopki

Odčitavanje gradiva lahko izvedemo z ročnim čitalnikom črtne kode, s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode ali aplikacijo mInventura COBISS.

Nasveti

Izvajanje inventure serijskih publikacij je smiselno le, če so z nalepkami oz. RFID-čipi opremljeni posamezni zvezki. To je predvsem pomembno za indikator vezave 0 – nevezani zvezki in 1 – delno vezani zvezki.

Pred začetkom odčitavanja je smiselno preveriti vse čitalnike, ki bodo uporabljeni. Pri serijskih publikacijah je še posebej pomembno, da se posebni znaki v odčitkih zvezkov pravilno odčitajo, npr. 123456789,1/2.


Opozorilo

Če na določeni inventuri hkrati izvajamo direktno odčitavanje in odčitavanje s prenosnimi čitalniki, datoteke z odčitki s prenosnih čitalnikov prenašamo takrat, ko ne izvajamo direktnega odčitavanja. Prav tako v času direktnega odčitavanja oz. prenosa datotek z odčitki v inventuro ne izvajamo postopka prenosa odčitkov iz inventure na inventuro in postopka dodajanja novih inventariziranih polj 996.

7.3.1 Direktno odčitavanje

Popisovanje gradiva z direktnim odčitavanjem lahko izvedemo s čitalnikom za izposojo, pri čemer se odčitki zapisujejo neposredno v inventurno okolje. Pogoj za uporabo te metode je stalna povezava računalnika z internetom.

Če imate na razpolago brezžični čitalnik za izposojo, ga seveda lahko uporabite.

Postopek odčitavanja

  1. Prenosni računalnik položimo na voziček, s katerim se bomo lahko pomikali med policami, tako da bomo imeli pregled nad prenosom odčitkov med odčitavanjem. Računalnik povežemo z ročnim čitalnikom črtne kode; na prenosnem računalniku nastavimo ustrezno jakost zvoka, saj je postopek podprt tudi z zvočnimi signali.
  2. Uporabimo metodo Podatki o inventuri / Naloži zadnjo inventuro in na delovno področje naložimo aktivno inventuro.
  3. Izberemo metodo Objekt / Direktno odčitaj in zapiši odčitke. Odpre se okno Direktno odčitavanje.
  4. Preden začnemo odčitavati gradivo, nastavimo filter odčitkov.
  5. Kliknemo v vnosno polje IN/CN: in lahko začnemo odčitavati gradivo. Ob tem dobivamo sporočila, ki so podprta z zvočnimi signali.
  6. Pri direktnem odčitavanju svetujemo, da se sproti, po vsakem končanem odčitavanju določenega dela gradiva npr. UDK, preveri, ali je število odčitkov ustrezno. To storimo s prikazom statusa inventure.
  7. Po končanem odčitavanju oknu zapustimo z izbiro gumba Zapri.

COBISS3/Inventura - Direktno odčitavanje

Video prikazuje postopek direktnega odčitavanja gradiva.

7.3.1.1 Nastavitev filtra odčitkov

V levem delu okna Direktno odčitavanje se nahajajo nastavitve filtra odčitkov, ki nam omogočajo sprotno urejanje odčitkov oz. gradiva.

Postopek

  1. Kadar so pred ali za odčitano inventarno številko ali številko za izposojo odvečni znaki, jih lahko z dopolnjenim filtrom brišemo. Te znake vpišemo v vnosno polje pri Odvečni znaki PRED odčitki ali Odvečni znaki ZA odčitki. Če vpišemo različne znake ali različne nize znakov, mora biti med njimi presledek.

  2. Glede na nastavitve posamezne knjižnice so že vpisane privzete vrednosti pri Dogovorjena dolžina inventarne številke, Dogovorjena dolžina številke za izposojo in Največja dovoljena dolžina inv. št..
    Če je v inicializacijski datoteki knjižnice nastavljena vrednost 1 pri Dogovorjena dolžina številke za izposojo, se pri določanju številke za izposojo programsko ne dodajo vodilne ničle. Pri Dogovorjena dolžina inventarne številke je določena dolžina inventarne številke pri programskem določanju inventarne številke, pri Največja dovoljena dolžina inv. št. pa maksimalna dolžina inventarne številke pri ročnem vnosu.
    Podatke za filtriranje lahko dopolnimo z navedbo vrednosti dolžine inventarne številke in številke za izposojo, ki je med prenesenimi odčitki filtrirane datoteke in se razlikuje od privzete vrednosti. Te dolžine s presledkom vpišemo pri Izjeme v dolžini inventarne številke in Izjeme v dolžini številke za izposojo.

  3. Če želimo med odčitavanjem izločiti gradivo, za katero želimo, da se ne uvrsti med odčitke, označimo Upoštevaj status (q), Upoštevaj obseg inventure, Vključi/upoštevaj urejanje ali Upoštevaj izposojeno.

  4. Pred odčitek inventarne številke se lahko programsko doda predpona, ki jo vpišemo v polje pri Predpona za novo inventarno številko. Predpona bo dodana k tisti inventarni številki, katere dolžina je šele skupaj s predpono enaka dogovorjeni dolžini inventarne številke.

7.3.1.2 Nastavitev filtra za urejanje gradiva

Če v oknu okna Direktno odčitavanje označimo Vključi/upoštevaj urejanje, se med odčitke ne bo uvrstilo odčitano gradivo, ki ne ustreza nastavitvam v oknu Urejanje glede na postavitev gradiva, in sicer:

Primer nastavitve za urejanje gradiva

Če odčitavamo gradivo z UDK prostega pristopa v signaturi (d\u) 82 in želimo izločiti gradivo, ki med podatki o zalogi v element d\u nima vnesene te vrednosti, označimo v oknu Direktno odčitavanje Vključi/upoštevaj urejanje in pri Ureja po el. du iz šifranta izberemo vrednost 82 – Leposlovje za odrasle. Ko bomo odčitali gradivo, pri katerem v elementu d\u ni vrednosti 82 – Leposlovje za odrasle, nas bo program na to opozoril in bomo napačno odloženo gradivo umaknili s police ter ga pospravili na ustrezno mesto v knjižnici.

7.3.1.3 Sporočila ob direktnem odčitavanju

V oknu Direktno odčitavanje pričnemo z odčitavnjem gradiva. Ob tem se nam v spodnjem desnem oknu prikazujejo sporočila o posameznem odčitku. Prikazano so naslednja sporočila za zadnjih 20 odčitkov:

Če odčitana inventarna številka ali odčitana številka za izposojo odstopa od nastavljenega filtra, se po opozorilnem zvočnem obvestilu v srednjem oknu na desni strani izpišeta sporočilo, da nastavljen filter ni ustrezen, in vzrok neustreznosti. Po potrebi spremenimo nastavitve filtra odčitkov in po kliku na vnosno polje IN/CN: nadaljujemo odčitavanje gradiva.

7.3.2 Posebnosti pri direktnem odčitavanju serijskih publikacij

Če odčitek ustreza nastavljenemu filtru, je pri serijskih publikacijah, pri katerih na nalepki za gradivo ni podatka o številčenju na nivoju zvezka, omogočena izbira številčenja odčitane publikacije med izvajanjem popisa. Tako se bo ustrezno ažuriral odčitek za posamezni zvezek in odčitek na nivoju letnika, odčitana inventarna številka pa ne bo vključena v izpis izjem. Poleg tega je omogočeno, da med popisovanjem s police umaknemo odčitano publikacijo, pri kateri številčenje odčitka ni usklajeno s številčenjem med podatki o zalogi ali publikacija ni del knjižnične zaloge, saj bo odčitek v nasprotnem primeru zajet v izpisu Inventurni višek.

Če številčenje odčitka ni usklajeno s številčenjem med podatki o zalogi ali publikacija ni del knjižnične zaloge, nas na to opozori zvočno obvestilo.

Če na nalepki ni podatka o številčenju zvezka, a je vnos v 997m v skladu s formatom COMARC/H, se poleg zvočnega obvestila v spodnjem oknu z rdečo izpiše opozorilo, da zvezek ni odčitan; odpre se okno z naborom zvezkov, ki so med podatki o zalogi v 997m odčitanega gradiva. Izbor zvezka potrdimo s klikom na gumb V redu. Opozorilo, da številčenje (zvezek) ni odčitano, se obarva zeleno, k odčitku pa se doda izbrani zvezek in se prenese med odčitke. Odčitek ne bo zajet v izpisu izjem. Če kliknemo gumb Prekliči (zvezka ne izberemo), se odčitek ne bo prenesel med odčitke, pač pa se bo programsko dodal k opozorilu v spodnjem delu okna. Tega ne priporočamo, saj se odčitana serijska publikacija ne bo prenesla med odčitke. Pri serijskih publikacijah z indikatorjem vezave 2 – vezani zvezki se izbira zvezka ne ponudi, saj se za odčitano šteje odčitek v obliki: inventarna številka, inventarna številka z vejico in inventarna številka z navedbo zvezkov iz 997m.

Kadar na nalepki ni podatka o številčenju zvezka in številčenja tudi ni v 997m (997m = prazen), se okno z naborom zvezkov ne odpre in odčitek se prenese med odčitke ter ne bo zajet v izpisih inventurnih viškov, primanjkljajev ali izjem.

Kjer je na nalepki številčenje, ki ni v 997m odčitanega gradiva, in nimamo vključene kontrole za upoštevanje statusa (q) ali obsega inventure, nas zvočno obvestilo na to opozori. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da je treba preveriti številčenje (m), in odpre se okno z vprašanjem, ali želimo odčitek prenesti med odčitke.

Ko imamo vključeno kontrolo za status (q) oz. obseg inventure, nas zvočno opozorilo na to opozori in se ustrezno izpiše opozorilo, da je gradivo izven obsega inventure oz. ima določen status deziderat, 1 – naročeno, 9 – odpisano, 10 – reklamirano, 11 – ni prejeto, 12 – razprodano ali 13 – poslano v zameno. Odčitek se ne prenese med odčitke.

Če je v 997m odčitanega gradiva napačen vnos zvezkov glede na indikator vezave, nas zvočni signal na to opozori ne glede na to, ali odčitek vsebuje podatek o številčenju ali ne. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da gre za skupino izjem 2 in je treba pripraviti izpis Izjeme pri serijskih publikacijah in slediti navodilom na izpisu. Takšno gradivo umaknemo s police, saj je treba urediti 997m in natisniti ustrezne nalepke.

Ko odčitamo gradivo, ki ni zavedeno v knjižnično zalogo, nas zvočno obvestilo na to opozori. V spodnjem oknu se z rdečo izpiše opozorilo, da smo odčitali gradivo brez evidenčnega stanja v knjižnični zalogi, in odpre se okno z vprašanjem, ali želimo odčitek prenesti med odčitke.

Kadar želimo biti opozorjeni z opozorilom in zvočnim signalom, da je posamezni zvezek evidentiran v izposoji, mora biti vključena kontrola Upoštevaj izposojeno. Program nas opozori za naslednje statuse: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b –zadržano, l – izgubljeno, k – v kroženju, u – rezervirano v čitalnici ali w – čaka na polici (rezervacija). Prav tako se med odčitano gradivo ne uvrsti gradivo, za katero je kreiran odčitek s trenutnim statusom v inventuri izposojeno in ki je ob začetku inventure v izposoji imelo določen status d – medoddelčno izposojeno in je vrednost atributa Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure Da. V nasprotnem primeru se odčitek zapiše med odčitke in gradivo je na izpisu Izposojeno gradivo na polici.

7.3.3 Odčitavanje s prenosnim čitalnikom

Za popisovanje gradiva s prenosnim čitalnikom si lahko čitalnike izposodite tudi v IZUM-u, če so takrat na voljo. Izposoja je plačljiva. Potrebna je predhodna rezervacija.

Pri popisovanju gradiva s prenosnim terminalom s čitalnikom črtne kode odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik, nato pa z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.

Predlagamo, da je na računalniku, na katerem prenašamo odčitke za potrebe izvajanja inventure, kreirana mapa Inventura, kamor bomo lokalno shranjevali datoteke z odčitki.

Opozorilo

Datoteka za prenos odčitanih inventarnih številk je v formatu .txt (UTF-8). V datoteki mora biti vsaka inventarna številka v svoji vrstici, brez dodatnih znakov ali presledkov. Za zadnjo vpisano inventarno številko ne sme biti prazne vrstice.

Če izvajamo inventuro s čitalnikom Datalogic Skorpio ali čitalnikom DENSO, moramo v lokalnem računalniku glede na nameščeni operacijski sistem namestiti ustrezen program za pravilno delovanje čitalnika. Navodila so podana v prilogi, dostopna pa so tudi na spletni strani COBISS, Priporočena oprema pod Tiskalniki, čitalniki črtne kode, ročni terminali, podpisne tablice in POS-terminali.

Odčitke najprej prenesemo s čitalnika na lokalni računalnik.

Postopek odčitavanja in prenašanja odčitkov iz čitalnika Datalogic Skorpio ali čitalnika DENSO BHT 1300

  1. Komunikacija med čitalnikom in okoljem za inventuro je vzpostavljena, ko je čitalnik priklopljen na vir napajanja in položen na stojalo.
  2. Če na čitalniku program Inventura še ni zagnan, ga aktiviramo tako, da dvakrat kliknemo ikono ZAJEM PODATKOV COBISS.
  3. Pred začetkom odčitavanja se na zaslonu čitalnika prikažejo podatki o shranjevanju datotek. Podatkov ne spreminjamo, saj gre za programske nastavitve, zato jih samo potrdimo s klikom na gumb Prični s popisom.
  4. Odpre se okno za odčitavanje. Posamezno inventarno številko odčitamo, če pritisnemo tipko SCAN. Inventarna številka se po odčitavanju izpiše na zaslonu čitalnika, kjer sproti preverjamo pravilnost in število odčitanih inventarnih številk.
    Zaslon čitalnika se zaradi velike porabe baterije samodejno izklopi, če ga nekaj časa ne uporabljamo. Ponovno ga aktiviramo s tipko SCAN.
  5. Po končanem odčitavanju kliknemo gumb Končaj in datoteka z odčitki se shrani v čitalniku. Zaradi varnosti je priporočljiv sprotni prenos datotek iz čitalnika v lokalni računalnik.
  6. Čitalnik z datoteko odčitkov položimo na stojalo, ki je povezano z lokalnim računalnikom (priključek USB) in virom napajanja.
  7. Ko čitalnik položimo na stojalo, se aktivira program Microsoft Windows Mobile Device Center (sistem Windows 7 ali višje različice). Odpre se okno Microsoft ActiveSync ali okno Windows Mobile Device Center z izpisanim statusom povezave in sinhronizacije med čitalnikom in lokalnim računalnikom: Connected, Synchronized.
  8. Po vzpostavitvi komunikacije prenesemo datoteko z odčitki iz čitalnika v mapo na lokalnem računalniku.

Datoteko, ki je v mapi Windows/Programs/Inventura/Data, iz čitalnika prenesemo (izrežemo in prilepimo) v lokalni računalnik v mapo npr. C:/inventura. Če prenesena datoteka ni v formatu txt, jo preimenujemo in končnico log zamenjamo s končnico txt.

Opozorilo

Zaradi velikega števila različnih kontrol in večje preglednosti je smiselno datoteke z odčitki ustrezno poimenovati npr. UDK82, pionirji, slikanice … Pri tem seveda upoštevamo splošno znana pravila za poimenovanje datotek. Vsaka datoteka z odčitki naj ima enolično ime.

Ker pri čitalnikih Datalogic Skorpio in DENSO ročni vnos inventarne številke ni možen, moramo številko, ki je ne moremo odčitati s čitalnikom, vpisati ročno v datoteko formata txt. V datoteki mora biti vsaka inventarna številka v svoji vrstici, brez dodatnih znakov ali presledkov. Za zadnjo vpisano inventarno številko ne sme biti prazne vrstice. Datoteko shranimo v lokalni računalnik za izvajanje inventure (npr. v mapo C:/inventura). Nato izvedemo postopek prenosa, ki je opisan v poglavju zapisovanje odčitkov iz datoteke. Prenos ročno vpisanih inventarnih številk lahko izvedemo ne glede na to, ali je čitalnik priključen na lokalni računalnik ali ne.

Nasvet

Navodila za namestitev čitalnika Datalogic Skorpio v operacijskem sistemu Windows 7 in novejših se nahajajo na povezavi.

Navodila za namestitev čitalnika DENSO BHT 1300 v operacijskem sistemu Windows 7 in novejših se nahajajo na povezavi.


COBISS3/Inventura - Vnos odčitkov iz prenosnih čitalnikov

Video prikazuje postopek odčitavanja gradiva s prenosnim čitalnikom in prenašanje odčitkov v COBISS3.

7.3.4 Zapisovanje odčitkov iz datoteke

Odčitke prenesemo z lokalnega računalnika na IZUM-ov strežnik.

Postopek

  1. Z metodo Podatki o inventuri / Naloži zadnjo inventuro na delovno področje naložimo aktivno inventuro.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zapiši odčitke iz datoteke.
  3. Odpre se okno Datoteka za prenos, v katerem izberemo datoteko. S klikom na gumb V redu sprožimo prenos odčitkov na strežnik.
  4. Prikaže se okno Izvajanje postopka, ki prikazuje napredek prenosa odčitkov na strežnik.
  5. Po zaključenem prenosu odčitkov se odpre okno Prikaz statusa inventure, kjer lahko vidimo napredek oz. vidimo, koliko gradiva je še treba odčitati. Postopek zaključimo s klikom na gumb V redu.

Opozorila

Pred zapisovanjem odčitkov morajo vsi izvajalci inventure zapreti okno Direktno odčitavanje in lahko nadaljujejo z direktnim odčitavanjem, ko je prenos zaključen.

Če so v datoteki vrstice z napakami (npr. prazne vrstice, odčitek z dodatnim presledkom, se odčitek začne s črko ali vsebuje posebni znak), se odpre okno Napake v datoteki z odčitki, v katerem so navedene vrstice, kjer je v datoteki napaka. Okno zapremo s klikom na gumb V redu in uredimo datoteko ter ponovimo postopek zapisa odčitkov iz datoteke.


COBISS3/Inventura - Odčitavanje s prenosnim čitalnikom in prenašanje odčitkov

Video prikazuje postopek odčitavanja gradiva s prenosnim čitalnikom in prenašanje odčitkov v COBISS3.

7.3.5 Odčitavanje s pomočjo aplikacije mInventura COBISS

Lahko pa uporabimo aplikacijo mInventura COBISS, ki je povezana s programsko opremo COBISS3. Aplikacija je trenutno na voljo kot beta verzija in si jo lahko namestimo s povezave. Pripravljena so tudi krajša navodila.

Nasvet

Aplikacijo mInventura COBISS je možno uporabljati na telefonih in tablicah z operacijskim sistemom Android, vendar so izkušnje pokazale, da so za potrebe odčitavanja gradiva primernejši telefoni.

7.3.6 Vmesne kontrole

V postopku izvajanja inventure oz. odčitavanja gradiva lahko izvajamo vmesne kontrole. To počnemo z naslednjimi metodami na objektu Inventura:

7.3.6.1 Prikaz statusa inventure

Med odčitavanjem lahko preverjamo status odčitanega gradiva po podlokacijah oz. internih oznakah po naslednjem postopku:

  1. V razredu Podatki o inventuri poiščemo in izberemo inventuro, za katero želimo preveriti, koliko gradiva je neodčitanega, izposojenega, odčitanega ipd.
  2. Izberemo metodo Objekt / Prikaži status inventure.
    Odpre se okno Prikaz statusa inventure. V oknu sta dve tabeli, ena za monografske publikacije in ena za serijske publikacije, ki vsebujeta naslednje stolpce:

Nasvet

Ta funkcionalnost je najbolj uporabna za sledenje napredka pri odčitavanju gradiva med aktivno inventuro.

7.3.6.2 Prikaz datotek z odčitki na strežniku

V primeru, da odčitane inventarne številke prenašamo v COBISS3 iz txt datotek, lahko v vsakem trenutku preverimo, katere datoteke smo že prenesli na strežnik.

Postopek

  1. Z metodo Podatki o inventuri / Naloži zadnjo inventuro na delovno področje naložimo aktivno inventuro.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pokaži datoteke z odčitki na strežniku.
  3. Odpre se okno Datoteke z odčitki, v katerem je seznam datotek z odčitki, ki so v okviru izbrane inventure bile prenesene na strežnik. Če na strežniku ni datotek, dobimo ustrezno sporočilo.
  4. Okno zapustimo s klikom na gumb V redu.

Opozorilo

Datoteka z odčitki direktnega odčitavanja se shrani na strežnik šele po zaključku inventure.

7.3.7 Posebni postopki

Med posebne postopke uvrščamo:

7.3.7.1 Prenos odčitkov iz ene na drugo inventuro

V praksi lahko med odčitavanjem gradiva ugotovimo, da smo določili napačen obseg inventure. V tem primeru obstoječo inventuro zaključimo in pripravimo novo inventuro.

Če so v zaključeni inventuri datoteke z odčitki, ki ustrezajo novemu obsegu inventure, storimo naslednje:

  1. Z metodo Podatki o inventuri / Naloži zadnjo inventuro na delovno področje naložimo aktivno inventuro.
  2. Izberemo metodo Objekt / Izberi inventuro za prenos odčitkov.
  3. Odpre se okno Podatki o inventuri.
  4. Označimo inventuro, iz katere želimo prenesti datoteke z odčitki in izbiro potrdimo z gumbom V redu.
  5. Odpre se okno Izberi datoteko.
  6. V oknu Neizbrano označimo datoteke z odčitki, ki jih želimo prenesti v aktivno inventuro, in nato kliknemo gumb Dodaj. Izbrane datoteke se premaknejo v okno Izbrano. Če smo po pomoti v okno Izbrano dodali datoteko, ki je ne želimo prenesti, jo označimo in kliknemo gumb Odstrani. Ko imamo v oknu Izbrano tiste datoteke, ki jih želimo prenesti v aktivno inventuro, kliknemo gumb V redu.

Tako smo v aktivno inventuro prenesli izbrane odčitane inventarne številke in za to gradivo ni potrebno ponovno odčitavanje.

Opozorilo

Pred izvedbo prenosa odčitkov iz inventure na inventuro, morajo vsi izvajalci inventure zapreti okno Direktno odčitavanje in prenašanje odčitkov iz datoteke ni dovoljeno.

7.3.7.2 Dodajanje inventariziranega gradiva

Če v času odčitavanja inventariziramo novo gradivo, ki pa sodi v definiran obseg inventure, storimo naslednje:

  1. Z metodo Podatki o inventuri / Naloži zadnjo inventuro na delovno področje naložimo aktivno inventuro.
  2. Izberemo metodo Objekt / Dodaj inventarizirano gradivo.

Med odčitke se doda gradivo, za katero je bilo polje 996 vneseno po začetku aktivne inventure (atribut Začetek inventure), spada v obseg inventure in ni določen status, ki je že v osnovi izvzet iz obsega inventure ter za to gradivo še ne obstaja odčitek. Gradivo se označi kot odčitano in ga ni treba ponovno odčitati. V atribut Ime datoteke se zapiše direktno odčitavanje_<datum>. Metodo lahko uporabimo večkrat v času, ko je inventura aktivna.

Opozorila

Metode ne izvajamo, če kdo od uporabnikov na inventuri izvaja direktno odčitavanje ali prenaša datoteke z odčitki.

Metoda je omejena na dodano inventarizirano gradivo monografskih publikacij.

V času izvajanja odčitavanja ni smiselna inventarizacija gradiva, predvidenega za obseg inventure. Prav tako ni smiselno spreminjati obstoječih polj 996/997 (npr. status, podlokacija, preusmeritev …) v obsegu inventure, saj te spremembe ne bodo upoštevane.

7.3.7.3 Preverjanje statusov v izposoji za čas aktivne inventure

Z vidika kvalitete in hitrosti izvedbe odčitavanja gradiva se še vedno priporoča, da je knjižnica v času odčitavanja zaprta za uporabnike. Ker pa to vedno ni izvedljivo, programska oprema omogoča izvedbo inventure tudi v knjižnici, odprti za uporabnike. V tem primeru je pri posameznem odčitku pomemben atribut Statusi v izposoji v času inventure (gl. poglavje Opis atributov razreda odčitki), kamor se od izvedbe metode Objekt / Zaženi inventuro do izvedbe metode Objekt / Zaključi inventuro beležijo naslednji statusi izposoje: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b – zadržano, l – izgubljeno, d – medoddelčno izposojeno, u – rezervirano v čitalnici, w – čaka na polici (rezervacija), k – v kroženju in f – prosto.

Posamezen odčitek prenesemo na delovno področje na razredu Odčitki z metodo Razred / Išči. Odpre se iskalnik Iskanje - Odčitki. Posamezni odčitek obvezno iščemo po atributih Številka inventure in Inventarna številka (f).

7.3.7.4 Brisanje podatkov o inventuri

Če smo kreirali objekt inventura po pomoti ali določena inventura ni več potrebna, jo lahko izbrišemo. To naredimo po naslednjem postopku:

  1. V razredu Podatki o inventuri poiščemo in izberemo inventuro, ki jo želimo izbrisati.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zbriši podatke o inventuri.
  3. Program nas še enkrat vpraša, če resnično želimo zbrisati podatke o inventuri, in če to želimo, izberemo gumb Da, v nasprotnem primeru izberemo gumb Ne.

Postopka ni mogoče preklicati. Brišemo lahko le podatke o inventuri, če ima inventura status v pripravi ali zaključena. Podatkov o aktivni inventuri ni mogoče izbrisati.

Opozorilo

Ko izbrišemo podatke o določeni inventuri, izgubimo vse podatke, vključno z možnostjo priprave izpisov. Tako nikakor ne brišemo inventur, za katere še potrebujemo izpise ali ki jih nismo shranili lokalno.

7.4 Priprava izpisov

Ko smo odčitali vse gradivo z direktnim odčitavanjem oz. prenesli vse datoteke z odčitki, sledi postopek priprave izpisov.

Postopek

  1. V razredu Podatki o inventuri poiščemo in izberemo objekt oz. inventuro, za katero želimo pripraviti izpise.
  2. Izberemo metodo Objekt / Pripravi izpise.
  3. Odpre se okno Priprava izpisov.
  4. Označimo izpise, ki jih želimo pripraviti (naenkrat lahko pripravimo enega ali več izpisov) in kliknemo gumb V redu.

Ko je posamezni izpis pripravljen, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa. Imamo možnost, da izpis pregledamo (v oknu za predogled), izpišemo (pošiljanje na destinacijo) ali shranimo. Za izhod iz okna Pregled in pošiljanje izpisa brez pošiljanja na destinacije kliknemo gumb Zapri.

Shranjevanje posameznega pripravljenega izpisa je zagotovljeno le na IZUM-ovem strežniku. Dostop do shranjenih datotek z izpisi je opisan na povezavi.

Izpis Inventurni primanjkljaj v datotečnem formatu pripravimo po naslednjem postopku:

  1. V razredu Podatki o inventuri poiščemo in izberemo objekt oz. inventuro, za katero želimo pripraviti izpise.
  2. Izberemo metodo Objekt / Inventurni primanjkljaj v datotečnem formatu.
  3. Odpre se okno Dodajanje priloge, kjer določimo ime datoteke in izberemo mapo v katero želimo shraniti izpis oziroma datoteko. Shranimo jo v lokalnem računalniku (npr. na namizje ali v mapo Inventura).
  4. Postopek nadaljujemo z izbiro gumba V redu.
    V izbrani mapi se shranita dve datoteki z izbranim imenom. Ena ima končnicoM in v njej so podatki za odpis za monografije. V datoteki s končnico S so podatki za odpis za serijske publikacije in sicer samo inventarne številke za tiste letnike, pri katerih manjkajo vse enote letnika in na nivoju letnika ni bilo nobenega odčitka, ki bi letnik uvrščal med izjeme.

Seznam izpisov, ki jih lahko pripravimo in izpišemo za vsako inventuro se nahaja na povezavi.

COBISS3/Inventura - Priprava izpisov

Video prikazuje postopek priprave izpisov.

7.5 Zaključek inventure

Knjižnica lahko na osnovi inventurnih izpisov uskladi stanje zaloge v bazi podatkov z dejanskim stanjem na policah. Ko je to urejeno in ne želimo več dodajati odčitanih inventarnih številk, naredimo naslednje:

  1. V razredu Podatki o inventuri z desnim klikom izberemo metodo Naloži zadnjo inventuro.
  2. Izberemo metodo Objekt / Zaključi inventuro.
  3. Program nas še enkrat vpraša, če resnično želimo zaključiti inventuro in če to želimo, izberemo gumb Da , v nasprotnem primeru izberemo gumb Ne.

Postopka ni mogoče preklicati. Po zaključitvi posamezne inventure tudi dodajanje odčitkov ni več možno. Možna je le priprava izpisov in pregled datotek na strežniku. Če smo gradivo odčitavali z direktnim odčitavanjem, se v okviru tega postopka na strežniku kreirajo datoteke z odčitki direktnega odčitavanja za vsak dan posebej. Če so izpolnjeni pogoji, se prav tako kreira datoteka izposojeno_vrnjeno_inv_<št. inventure>. V datoteki so zajeti odčitki za gradivo, kjer na začetku inventure atribut Status v izposoji ob pripravi podatkov ni bil prazen in je v atributu Statusi v izposoji v času inventure zadnja vrednost f, npr. f,c,f.

Nasvet

Priporoča se, da je čas med zaključenim odčitavanjem in zaključkom inventure čim krajši, saj po izkušnjah sodeč na ta način zagotovimo kakovostnejšo analizo po odčitavanju gradiva.


COBISS3/Inventura - Zaključek inventure

Video prikazuje postopek zaključka inventure.

7.6 Odpis gradiva

Po inventuri lahko knjižnica odpiše gradivo. Postopek odpisa gradiva iz datoteke je treba izvesti zunaj delovnega časa knjižnice.

Osnova za odpis gradiva je datoteka s seznamom inventarnih številk in pripadajočih COBISS.SI‑ID-jev, ki jo pripravimo v okviru postopka priprave izpisov.

COBISS3/Inventura - odpis gradiva

Video prikazuje postopek priprave inventurnaga primanjkljaja v datotečnem formatu in postopek odpisa gradiva iz datoteke.

7.7 Razred Odčitki

V tem poglavju so opisani

7.7.1 Opis atributov razreda Odčitki

ATRIBUT OPIS LASTNOSTI ATRIBUTA
Številka inventure Navedena je številka inventure.
Inventarna številka (f) Inventarna številka gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Vsebina v podpolju 997m Vsebina podpolja 997m, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Zvezek/-ki Pri serijskih publikacijah se vpiše podatek o zvezku oz. zvezkih za posamezno enoto za izposojo glede na vsebino podpolja 997m in indikator vezave za posamezni letnik serijske publikacije.
Indikator vezave (1) Indikator vezave gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
COBISS.XX-ID COBISS.XX-ID gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Vsi elementi signature Signatura gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Podlokacija (d\l) Podlokacija gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Interna oznaka (d\i) Interna oznaka gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Matični oddelek Naveden je matični oddelek gradiva.
Podlokacija preusm. (e\E) Podlokacija preusmeritve gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Trenutni oddelek Naveden je trenutni oddelek za preusmerjeno gradivo.
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure Naveden je oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure.
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure Naveden je oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure.
Status v izposoji ob pripravi podatkov Če je gradivo ob izvedbi metode Objekt / Zaženi inventuro, evidentirano v izposoji, se izpolni ta atribut s statusom, ki ga ima gradivo v izposoji. Zavedejo se statusi za gradivo, ki ga ne bi smelo biti na polici: c – izposojeno na dom, s – izposojeno v čitalnico, m – izposojeno po MI, b – zadržano, l – izgubljeno, w – čaka na polici (rezervacija), u – rezervirano v čitalnici, k – v kroženju in d – medoddelčno izposojeno.
Trenutni status v inventuri Atribut se med potekom inventure polni in spreminja glede na status posamezne enote gradiva. Posamezna enota ima lahko naslednje statuse v inventuri: neodčitano - gradivo, ki ni bilo izposojeno ali odčitano; izposojeno - gradivo, ki je bilo evidentirano v izposoji na začetku ali med potekom inventure; odčitano - gradivo, ki je bilo v poteku inventure odčitano; izposojeno in odčitano - gradivo, ki je bilo v poteku inventure evidentirano v izposoji in odčitano; višek - odčitana inv. št. ali kaka druga številka, ki ne ustreza gradivu v obsegu inventure
Zap. mesto odčitka v datoteki Navedeno je zaporedno mesto odčitka v datoteki, če prenašamo odčitke iz datotek, pri direktnem odčitavanju je ta vrednost vedno 1.
Izjeme pri serijskih publikacijah Pri serijskih publikacijah se na nivoju letnika vpiše skupina izjem glede na zadnji odčitek, ki je določen letnik uvrstil v skupino izjem. (gl. Z-INVR-A16: Izjeme pri serijskih publikacijah)
Medoddelčno izposojeni zvezki v obseg inventure Navedeni so zvezki, ki so medoddelčno izposojeni v obseg inventure.
Štev. zvezkov za odčitavanje (serijske p.) Navedeno je skupno število zvezkov oz. enot, ki jih je treba odčitati za določeni letnik serijske publikacije glede na vsebino podpolja 997m in indikator vezave.
Štev. pravilno odčitanih zvezkov (serijske p.) Navedeno je skupno število odčitanih zvezkov oz. enot za določeni letnik serijske publikacije glede na vsebino podpolja 997m in indikator vezave.
Odčitani zvezki (997m) Navedeni so odčitani zvezki določenega letnika serijske publikacije.
Primanjkljaj zvezkov (997m) Navedeni so neodčitani zvezki določenega letnika serijske publikacije.
Št. odčitavanj izvoda Navedeno je, koliko krat je bilo gradivo odčitano v teku inventure.
Preusmerjeno v obseg inventure Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo preusmerjeno v obseg inventure ali ne.
Preusmerjeno iz obsega inventure Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo preusmerjeno iz obsega inventure ali ne.
Medoddelčno izposojeno v obseg inventure Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure ali ne.
Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure Navedena je vrednost Da oz. Ne glede na to, ali je bilo gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure ali ne.
Statusi v izposoji v času inventure Od trenutka, ko je zaključena metoda Objekt / Zaženi inventuro, do trenutka, ko je zaključena metoda Objekt / Zaključi inventuro, se v ta atribut zapisujejo spremembe statusa gradiva v izposoji npr. c,f,w,w,c.
Ime datoteke Atribut ime datoteke se zapisuje po določenem algoritmu.
Naslov Naslov gradiva
Avtor Avtor gradiva
Cena (3) Cena gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Način nabave (v) Način nabave gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Dobavitelj (2) Dobavitelj gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Št. za izp. (9) Številka za izposojo za gradivo, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Status (q) Status (q) gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Polje Oznaka polja, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997. Vrednost 996 je za monografske publikacije in 997 za serijske publikacije.
Indikator postavitve (2) Indikator postavitve za gradivo, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Format (d\f) Format gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz iz posameznega polja 996/997.
UDK prosti pristop (d\u) UDK gradiva v prostem pristopu, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
Opombe (r) Opomba (r) gradiva, za katero je kreiran odčitek. Podatek se prenese iz posameznega polja 996/997.
ID objekta Enolična identifikacijska številka odčitka. Atribut se zapisuje programsko.
Vnesel Uporabniško ime osebe, ki je kreirala odčitek.
Vneseno Čas vnosa odčitka.
Spremenil Uporabniško ime osebe, ki je zadnja spremenila odčitek.
Spremenjeno Čas, ko je bil odčitek nazadnje spremenjen.


7.7.2 Iskanje odčitkov

Podatke o posameznem odčitku oz. odčitke posamezne inventure lahko poiščemu tudi v iskalniku razreda Odčitki. Posamezni atributi so opisani v predhodnem poglavju.

Podatke lahko iščemo na dva načina:

Pri razredu Odčitki se z metodo Išči odpre iskalnik Iskanje - Odčitki.

Iskalno zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe, vendar je smiselno, da odčitke iščemo samo za določeno inventuro. Tako priporočamo, da vedno določimo atribut Številka inventure npr.2.

Rezultat iskanja so podatki o posameznih odčitkih.

Primeri iskanja po odčitkih

Poiskati želimo vse odčitke s trenutnim statusom izposojeno in odčitano za aktivno inventuro. Pri iskalnem polju Številka inventure vpišemo številko aktivne inventure, npr. 2 in pri iskalnem polju Trenutni status v inventuri izberemo iz šifranta 3 - izposojeno in odčitano.

Prav tako lahko poiščemo gradivo, ki je v času izvajanja inventure aktivno v izposoji. To naredimo s pomočjo preverjanja statusov v izposoji za čas aktivne inventure.

Poiskati želimo letnike serijskih publikacij, ki so vključeni v obseg inventure. Iščemo po iskalnem polju Številka inventure, kjer vpišemo številko aktivne inventure, npr. 2 in pri iskalnem polju Trenutni status v inventuri izberemo operator EMPTY ter v iskalni atribut Polje vnesemo 997.

Prikaz rezultatov iskanja lahko tudi urejamo:

7.8 Posebnosti pri atributih razreda Odčitki pri serijskih publikacijah

Po izbiri metode Objekt / Zaženi inventuro na izbrani inventuri se za polja 997 oz. serijske publikacije, glede na vnos v podpolje 997m in indikator vezave, kreira odčitek na nivoju letnika in odčitki za posamezne zvezke.

Primer

Za letnik serijske publikacije oz. polje 997 z indikatorjem vezave 0 – Nevezani zvezki in vnosom v podpolje 997m 1–12 se kreira 13 odčitkov, eden za zbirne podatke na nivoju letnika in po eden za posamezni zvezek.


Nasvet

Pri pregledu odčitkov za serijske publikacije je smiselno na delovno področje naložiti vse odčitke posameznega letnika določene inventure.

Naslednja tabela prikazuje, kateri atributi se polnijo na nivoju letnika, kateri na nivoju zvezka in kateri na obeh nivojih.

ATRIBUT odčitek letnika odčitek zvezka odčitek letnika in zvezka
Številka inventure X
Inventarna številka (f) X
Vsebina v podpolju 997m X
Zvezek/-ki X
Indikator vezave (1) X
COBISS.XX-ID X
Vsi elementi signature X
Podlokacija (d\l) X
Interna oznaka (d\i) X
Matični oddelek X
Podlokacija preusm. (e\E) X
Trenutni oddelek X
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno iz obsega inventure X
Oddelek, v katerega je gradivo medoddelčno izposojeno v obseg inventure X
Status v izposoji ob pripravi podatkov X
Trenutni status v inventuri X
Zap. mesto odčitka v datoteki X
Izjeme pri serijskih publikacijah X
Medoddelčno izposojeni zvezki v obseg inventure X
Štev. zvezkov za odčitavanje (serijske p.) X
Štev. pravilno odčitanih zvezkov (serijske p.) X
Odčitani zvezki (997m) X
Primanjkljaj zvezkov (997m) X
Št. odčitavanj izvoda na nivoju letnika vedno vrednost 0 X
Preusmerjeno v obseg inventure X
Preusmerjeno iz obsega inventure X
Medoddelčno izposojeno v obseg inventure X
Medoddelčno izposojeno iz obsega inventure X
Statusi v izposoji v času inventure X
Ime datoteke X
Naslov X
Avtor X
Cena (3) X
Način nabave (v) X
Dobavitelj (2) X
Št. za izp. (9) X
Status (q) X
Polje X
Indikator postavitve (2) X
Format (d\f) X
UDK prosti pristop (d\u) X
Opombe (r) X
ID objekta X
Vnesel X
Vneseno X
Spremenil X
Spremenjeno X


8 Evidence MIZŠ

Glede na Pravilnik o upravljanju učbeniških skladov (v nadaljevanju pravilnik) je gradivo učbeniškega sklada razdeljeno v dve skupini:

  1. Gradivo, ki se izposoja in se v sistemu COBISS obdela ter inventarizira po strokovnih knjižničarskih standardih na podlokaciji učbeniškega sklada.
  2. Gradivo, ki se zagotavlja in se v sistemu COBISS obdela po strokovnih knjižničarskih standardih, a se NE inventarizira in ga učenci 1. vzgojno-izobraževalnega obdobja prejmejo v trajno uporabo. V to skupino glede na 4. člen pravilnika spadajo delovni zvezki in učbeniki z elementi delovnega zvezka.

Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje (MVI) je določilo, da je treba v sistemu COBISS v okviru učbeniškega sklada poleg zgoraj navedenih dveh skupin voditi tudi evidenco gradiv (praviloma delovnih zvezkov), ki jih kupijo starši. Knjižničar s tem gradivom nima neposrednega stika (ga ne prejme in ne skrbi za razdeljevanje in vračanje). Glede na 6. člen pravilnika pa mora za to gradivo v sistemu COBISS voditi podatke o šolskem letu, razredu/letniku, predmetu/programu in ceni na enoto (cena, ki jo potrdi svet staršev).

Na podlagi pravilnika je bila s strani MVI na IZUM podana zahteva za dopolnitev programske opreme COBISS3. V dopolnjeni programski opremi COBISS3, verzija 6.23-00 (avgust 2019), je bila v segment COBISS3/Zaloga vključena nova funkcionalnost, ki omogoča evidentiranje gradiva, ki se v okviru učbeniškega sklada zagotavlja učencem 1.vzgojno-izobraževalnega obdobja, in gradiva, ki ga kupijo starši.

Prav tako je bila s strani Ministrstva za vzgojo in izobraževanje (MVI) podana zahteva za dopolnitev programske opreme z e-obrazcem za beleženje individualno prilagojenih gradiv. To je gradivo,ki ga šola zagotovi posameznim učencem in dijakom s posebnimi potrebami tako, da ga prilagodi. Dopolnitev je bila v segment COBISS3/Zaloga vključena jeseni 2023 in sicer v okviru razreda Evidentirano gradivo za pos.p..

Opozorilo

V segmentu COBISS3/Zaloga je za šolske knjižnice s posebnim parametrom vključena mapa Evidence MIZŠ, znotraj katere se nahaja razred Evidentirano učno gradivo. Ko je vključen ta parameter je vidna tudi metoda Gradivo / Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada.

Za vidnost razreda Evidentirano gradivo za pos.p. mora biti vključen poseben parameter.


Povezane vsebine:

8.1 Vnos evidentiranega učnega gradiva

Podatke o učnem gradivu, ki se zgolj zagotavlja, in o novem gradivu, ki ga kupijo starši, vnesemo po naslednjem postopku:

  1. Izberemo metodo Evidentirano učno gradivo / Nov objekt
    Odpre se iskalnik za iskanje po bibliografskih zapisih. Privzeto iščemo po lokalni bazi podatkov, v kateri izberemo ustrezni zapis. Če zapisa za izbrano učno gradivo ne najdemo v lokalni bazi podatkov, v iskalniku izberemo gumb COBIB.SI, poiščemo ustrezni zapis in ga prevzamemo iz vzajemne baze podatkov.
  2. Odpre se okno Evidentirano učno gradivo, kjer so nekateri podatki (COBISS.SI-ID, Šolsko leto, Naslov, Avtor, Leto izida) privzeto že izpolnjeni. Vpišemo obvezne podatke: Razred/letnik, Predmet/Program in Vir financiranja.
    Glede na izbrani vir financiranja uredimo še podatke, in sicer:
  3. Objekt shranimo z izbiro gumba V redu.

Če bomo po izbiri metode Evidentirano učno gradivo / Nov objekt izbrali zapis iz lokalne baze podatkov in bo na tem zapisu že shranjeno evidentirano učno gradivo (npr. iz preteklih šolskih let), se nam bo v oknu Dodajanje oz. urejanje učnega gradiva ponudila možnost:

Nasvet

Na spletni strani s pogostimi vprašanji so na povezavi Evidentiranje učnega gradiva v šolskih knjižnicah na voljo odgovori na nekatera pogosta vprašanja obravnavane tematike.


Opozorila

Za delo je potrebno pooblastilo:

Izvodov učnega gradiva, ki smo jih evidentirali po opisanem postopku, ne inventariziramo (ne vnesemo polj 996), saj bi v tem primeru MIZŠ dobilo podvojene podatke.

V MIZŠ si bodo lahko sami pripravili seznam evidentiranega učnega gradiva vseh šolskih knjižnic, zato izbira in ažuriranje podatkov evidentiranega učnega gradiva za že vpisana obdobja šolskih let nista priporočljiva. Pride lahko namreč do neskladnosti med vašimi ažuriranimi podatki in podatki na MIZŠ, kjer so si za izbrano obdobje šolskih let seznam že pripravili.

8.1.1 Iskanje evidentiranega učnega gradiva

Podatke o posameznem vnosu evidentiranega učnega gradiva za posamezno šolsko leto lahko poiščemu tudi v iskalniku razreda Evidentirano učno gradivo.

Podatke lahko iščemo na dva načina:

Pri razredu Evidentirano učno gradivo se z metodo Išči odpre iskalnik Iskanje - Evidentirano učno gradivo.

Iskalno zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe npr. po atributu Šolsko leto, Naslovu,…

Rezultat iskanja so podatki o posameznih evidentiranih učnih gradivih.

8.2 Priprava seznama evidentiranega učnega gradiva

Upravljalec učbeniškega sklada si lahko pripravi seznam evidentiranega učnega gradiva z razredno metodo Prikaži seznam učnega gradiva. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS3, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih in Kataloga potrjenih učbenikov.

Postopek

  1. Izberemo razredno metodo Evidentirano učno gradivo / Prikaži seznam učnega gradiva.
  2. Odpre se okno Vnos vhodnih parametrov za pripravo seznama učnega gradiva. Pogoj za pripravo seznama je vnos obdobja datuma računa ali obdobja šolskih let. Vir financiranja vnesemo po potrebi; če pustimo prazno, se pripravi seznam za vse vnesene vire.
  3. Vnos vhodnih parametrov za pripravo izpisa potrdimo z izbiro gumba V redu.
  4. Odpre se okno Shranjevanje izpisa, kjer določimo, kam se bo shranila datoteka s podatki. Ime datoteke je privzeto določeno, lahko pa ga spremenimo.
  5. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
  6. Ko je na izbranem direktoriju naš seznam pripravljen, se izpiše sporočilo Priprava seznama učnega gradiva je zaključena..
  7. Okno zapremo z gumbom V redu.

Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:

Nasveti

Če glede na vnesene vhodne parametre ni bilo vnesenih podatkov, se pripravi in shrani prazen seznam, v katerem je samo naslovna vrstica.

Seznam lahko nato po potrebi uvozimo v katerega od programov za nadaljnje urejanje (npr. Excel).

Na MVI si bodo lahko sami pripravili seznam evidentiranega učnega gradiva iz lokalnih baz vseh šolskih knjižnic.


Opozorilo

V imenu datoteke ne smemo uporabljati presledkov, šumnikov ali posebnih znakov (npr. /  : * ? » > < |).


Primer vnosa datuma računa ali obdobja šolskih let

Če pripravljamo prikaz seznama evidentiranega učnega gradiva po obdobju šolskih let je vnos naslednji npr. Šolsko leto od: 2019/2020; Šolsko leto do: 2021/2022.

Če se odločimo za pripravo po datumu računa je vnos nalsednji: Datum računa od: 01.09.2019; Datum računa do: 06.09.2019.

8.3 Priprava prikaza seznama izposoje in odpisa učbeniškega sklada

Za gradivo, ki se izposoja in se v sistemu COBISS obdela ter inventarizira po strokovnih knjižničarskih standardih na podlokaciji učbeniškega sklada, se lahko pripravi izpis Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada. Izpis se pripravi na razredu Gradivo v segmentu COBISS3/Zaloga. V izpisu se upošteva samo gradivo s podlokacij, ki opredeljujejo gradivo učbeniškega sklada in gradivo, ki je hkrati veljavno tudi v Katalogu potrjenih učbenikov in obstajajo povezani zapisi COBISS.SI. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS3, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih in Kataloga potrjenih učbenikov.

Postopek

  1. Izberemo razredno metodo Gradivo / Prikaži izposojo in odpis učbeniškega sklada.
  2. Odpre se okno Obdobje za prikaz izposoje in odpisa gradiva iz učbeniškega sklada.
  3. Vnesemo želeni datum v polje Od: in v polje Do:.
  4. Izbiro potrdimo z izbiro gumba V redu.
  5. Odpre se okno Shrani v, kjer določimo, kam se bo shranila datoteka s podatki. Ime datoteke je že privzeto določeno in ga po potrebi spremenimo.
  6. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
  7. Ko je na izbranem direktoriju naš seznam pripravljen, se izpiše sporočilo Priprava seznama izposoje in odpisa gradiva iz učbeniškega sklada je zaključena..
  8. Okno zapremo z gumbom V redu.

Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:

Nasveti

Seznam lahko nato po potrebi uvozimo v katerega od programov za nadaljnje urejanje (npr. Excel).

Na MVI si bodo lahko sami pripravili seznam izposoje in odpisa učbeniškega sklada iz lokalnih baz vseh šolskih knjižnic.


Opozorilo

V imenu datoteke ne smemo uporabljati presledkov, šumnikov ali posebnih znakov (npr. /  : * ? » > < |).


8.4 Vnos evidentiranega gradiva za pos.p.

Individualno prilagojeno gradivo za posameznega upravičenca s posebnimi potrebami evidentiramo na e-obrazcu na naslednji način:

  1. Izberemo metodo Evidentirano gradivo za pos.p. / Nov objekt.
  2. Odpre se okno Evidentirano gradivo za pos.p., kjer so nekateri podatki (Vrsta šole, Matična številka zavoda in Šolsko leto) privzeto že izpolnjeni. Vpišemo oz. po potrebi uredimo predizpolnjene obvezne podatke: Vrsta šole, Vrsta programa, Matična številka zavoda, Upravičenec, šolsko leto, Razred/letnik, Upravičenost – odločba ali Primanjkljaj – dokumentacija.
  3. Z izbiro gumba Nov objekt dodamo še podatke o prilagojenem gradivu.
  4. Objekt shranimo z izbiro gumba V redu. Status obrazca je v pripravi.

Ko uredimo vse potrebne podatke o upravičencu in prilagojenem gradivu spremenimo status obrazca z desnim klikom na posameznem obrazcu in izbiro metode Izstavi obrazec. Ob tem se kreira polje 996/997 za prvo prilagojeno gradivo iz obrazca in odpre se okno Polje 996/997. Pri podatku Podlokacija (d\l) je vnesena podlokacija prvega učbeniškega sklada iz šifranta. Prav tako je vnesena Stopnja dostopnosti (p) 6 - vsebina dokumenta nedostopna (posebno obravnavanje), saj je s tem določena pogojna izposoja takšnega gradiva. Dokončamo vnos v polju 996/997. Na ta način lahko gradivo izposodimo upravičencu oz. ga izposodimo drugi šoli oz. knjižnici. Po izvedbi metode Izstavi obrazec je status obrazca izstavljen in podatkov ni več mogoče spreminjati.

Obrazec lahko tudi prekličemo z desnim klikom na posameznem obrazcu in izbiro metode Prekliči obrazec. Povezanemu polju 966/997 se spremeni status v 9-odpisano in v Datum statusa se vpiše tekoči datum.

Nasvet

Za določene podatke so podrobnejša navodila v zaslonskem namigu poimenovanja podatka npr. za podatek Matična številka zavoda.


Opozorila

Za delo je potrebno pooblastilo:

Polje 996/997, ki nastane v povezavi z obrazcem za evidentiranje individualno prilagojenga gradiva mora obvezno imeti določeno eno izmed podlokacij učbeniškega sklada.

Urejamo lahko samo Evidentirano gradivo za pos.p. s statusom obrazca v pripravi.

8.4.1 Vnos podatkov o prilagojenem gradivu

Podatke o posameznem prilagojenem gradivu za določen e-obrazec za beleženeje individualno prilagojenih gradiv vnesemo na naslednji način:

  1. V oknu Evidentirano gradivo za pos.p. izberemo gumb Nov objekt.
  2. Odpre se iskalnik za iskanje po bibliografskih zapisih. Privzeto iščemo po lokalni bazi podatkov, v kateri izberemo ustrezni zapis. Če zapisa za izbrano učno gradivo ne najdemo v lokalni bazi podatkov, v iskalniku izberemo gumb COBIB.SI, poiščemo ustrezni zapis in ga prevzamemo iz vzajemne baze podatkov.
  3. Odpre se okno Prilagojeno gradivo, kjer so nekateri podatki (Naslov, Avtor, Leto izida in Založnik) privzeto že izpolnjeni. Vpišemo obvezne podatke: Vrsta gradiva, Delež prilagoditve, Oblika prilagojenega gradiva, Način prilagoditve, Oznaka posebnih potreb, Ocena stroškov in Izvajalec prilagoditve ter po potrebi še Naziv izvajalca.
  4. Objekt shranimo z izbiro gumba V redu.

Nasvet

Za določene podatke so podrobnejša navodila v zaslonskem namigu poimenovanja podatka npr. za podatek Naziv izvajalca.


8.4.2 Pojasnila za vnos podatka vrsta gradiva

Minstrstvo za vzgojo in izobraževanje je pripravilo naslednja pojasnila za vnos podatka Vrsta gradiva znotraj okna Prilagojeno gradivo:

8.4.3 Iskanje evidentiranega gradiva za pos.p.

Podatke o posameznem vnosu evidentiranega učnega gradiva za posamezno šolsko leto lahko poiščemu tudi v iskalniku razreda Evidentirano gradivo za pos.p..

Podatke lahko iščemo na dva načina:

Pri razredu Evidentirano gradivo za pos.p. se z metodo Išči odpre iskalnik Iskanje – Evidentirano gradivo za pos.p.. V iskalniku se nahajata dva zavihka in sicer Evidentirano gradivo za pos.p. in Prilagojeno gradivo

Iskalno zahtevo oblikujemo glede na naše potrebe npr. Šolsko leto na zavihku Evidentirano gradivo za pos.p. ali po Naslovu na zavihku Prilagojeno gradivo.

Rezultat iskanja so podatki o posameznih obrazcih oz. evidentiranih gradivih za pos.p.

8.4.4 Prikaz seznama prilagojenega gradiva po knjižnicah

Seznam prilagojenega gradiva po knjižnicah za obrazce s statusom izstavljen pripravimo po naslednjem postopku:

  1. Izberemo metodo Evidentirano gradivo za pos.p. / Prikaži seznam prilagojenega gradiva po knjižnicah.
  2. Odpre se okno Iskanje – Prilagojeno gradivo, kjer vpišemo COBISS.SI-ID.
  3. Odpre se okno Seznam prilagojenega gradiva, v katerem je seznam knjižnic in znotraj posamezne knjižnice seznam prilagojenih gradiv pri katerem so navedeni najprej podatki o prilagoditvah gradiva in nato podatki o obrazcu oz. upravičencu.

8.5 Priprava seznama prilagojenega gradiva

Upravljalec učbeniškega sklada lahko pripravi seznam prilagojenega gradiva z razredno metodo Prikaži seznam prilagojenega gradiva. Za pripravo izpisa se podatki pridobivajo iz COBISS3, servisa MIZŠ o zavodih in izvedbi programov po šolskih letih ter Kataloga potrjenih učbenikov. Podatki se pripravijo za gradivo, ki je prilagojeno.

Postopek

  1. Izberemo razredno metodo Evidentirano gradivo za pos.p. / Prikaži seznam prilagojenega gradiva.
  2. Odpre se okno Vnos vhodnih parametrov za prikaz prilagojenega gradiva. Pogoj za pripravo seznama je vnos obdobja šolskih let. Status obrazca vnesemo po potrebi; če pustimo prazno, se pripravi seznam za vse vnesene vire.
  3. Vnos vhodnih parametrov za pripravo izpisa potrdimo z izbiro gumba V redu.
  4. Odpre se okno Shranjevanje izpisa, kjer določimo, kam se bo shranila datoteka s podatki. Ime datoteke je privzeto določeno, lahko pa ga spremenimo.
  5. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
  6. Ko je na izbranem direktoriju naš seznam pripravljen, se izpiše sporočilo Priprava seznama prilagojenega gradiva je zaključena..
  7. Okno zapremo z gumbom V redu.

Datoteka s pripravljenim seznamom ima končnico .txt. V seznamu si po vrstu sledijo podatki, ki so ločeni z znakom |:

Nasveti

Če glede na vnesene vhodne parametre ni bilo vnesenih podatkov, se prikaže sporočilo, da ni pogojev za pripravo izpisa.

Seznam lahko nato po potrebi uvozimo v katerega od programov za nadaljnje urejanje (npr. Excel).

Na MVI si bodo lahko sami pripravili seznam evidentiranega učnega gradiva iz lokalnih baz vseh šolskih knjižnic.


Opozorilo

V imenu datoteke ne smemo uporabljati presledkov, šumnikov ali posebnih znakov (npr. /  : * ? » > < |).


9 O izdajatelju in izdaji


Izdajatelj

IZUM
Institut informacijskih znanosti
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija

telefon: +386 (0)2 25 20 331
faks: +386 (0)2 25 24 334
e-pošta:
spletna stran priročnika: https://www.cobiss.net/help/sl/holding/holding.html

IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, COBISS+, dCOBISS so zaščitene znamke v lasti javnega zavoda IZUM.

Java je zaščitena blagovna znamka družbe Oracle Corp. ali njenih lastniško povezanih družb.

Druge uporabljene blagovne znamke pripadajo njihovim lastnikom.

O izdaji

Priročnik vključuje vse dopolnitve od izdaje prve verzije tiskanega priročnika v avgustu 2005 do danes.

Vsebina je usklajena z delovanjem programske opreme COBISS3, V14.0 in velja tudi za vse nadaljnje verzije programske opreme do preklica ali do objave nove elektronske verzije priročnika.

© IZUM, zadnje spremembe vsebine: februar 2024

ISSN 1855-5543

Vsebina se dopolnjuje občasno.

Pomoč po telefonu

od ponedeljka do petka od 7.30 do 20.00
ob sobotah od 7.30 do 13.00
+386 (0)2 25 20 333