COBISS3/NabavaCOBISS3/Nabava - Priročnik za uporabnike ; O izdajatelju in izdaji
V navodilih za delo s programsko opremo COBISS3/Nabava so opisani:
in vsi postopki za pridobivanje monografskih publikacij:
ter:
Izpisi se samodejno pripravljajo ob izvajanju nabavnih postopkov (npr. ob izstavitvi in pošiljanju naročila dobavitelju se pripravi izpis naročilo). Izpise, kot so poročila o porabi sredstev za nakup gradiva in statistične preglednice pripravljamo v segmentu COBISS3/Izpisi.
Opozorilo
Za dostop do segmenta COBISS3/Nabava potrebujemo pooblastilo ACQ – dostop do segmenta COBISS3/Nabava ter pregled in izpis podatkov.
Za izvajanje osnovnih nabavnih postopkov potrebujemo pooblastilo ACQ_BASIC – izvedba vseh postopkov v segmentu, razen vzdrževanja podatkov o skladih.
Nekateri postopki so skupni za vse nabavne segmente, npr. vnos skladov za nakup gradiva, nastavitev števcev, vnos predloge postavke itd. Za izvajanje teh postopkov potrebujemo pooblastilo ACQ_S_E_CMN – izvedba skupnih postopkov v segmentih COBISS3/Nabava, COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Elektronski viri.
Preverimo in dopolnimo podatke o domači knjižnici:
Pri nabavi gradiva poslujemo s partnerji kot so dobavitelji, financerji, darovalci itd. Nakazila, porabo in stanje denarnih sredstev vodimo v skladih. Sklade moramo odpreti pred začetkom evidentiranja sprememb pri denarnih sredstvih. Za dokumente, ki jih prejemamo, in dokumente, ki jih izstavljamo, moramo nastaviti števce. Pri oblikovanju postavk različnih nabavnih dokumentov si lahko pomagamo s predlogami postavk.
V nadaljevanju so opisani:
V postopkih nabave gradiva se partnerji pojavljajo v različnih vlogah, kot so:
Partnerje moramo vpisati v bazo podatkov o partnerjih. Vsakemu partnerju določimo eno ali več vlog in vpišemo podrobnejše podatke o vlogah.
Podatke o dobaviteljih gradiva lahko vpišemo v lokalni šifrant dobaviteljev.
V nadaljevanju je opisano:
Opozorilo
Za vzdrževanje podatkov o skladih potrebujemo pooblastilo ACQ_S_E_FIN – vzdrževanje podatkov o skladih.
V skladu vodimo nakazila, porabo in stanje namensko zbranih denarnih sredstev za financiranje nakupa gradiva. Za vsak sklad določimo financerja. Enemu financerju lahko pripada več skladov.
Podatki o skladih so za segmente Nabava, Serijske publikacije in Elektronski viri vodeni na enem mestu. Ločujemo jih po oznaki in namenu, ki ju sami določimo pri vsakem novoodprtem skladu.
Skladi so običajno odprti za obdobje enega leta. Na koncu leta sklade praviloma zapremo in za naslednje leto odpremo nove. Lahko pa imamo sklade odprte za daljše obdobje; v tem primeru moramo na začetku vsakega leta nastaviti začetne vrednosti zneskov v skladu.
Stanje denarnih sredstev v skladih občasno preverjamo in usklajujemo z računovodsko evidenco. Če ugotovimo razlike, lahko stanje v skladu korigiramo.
Za vodenje posrednih stroškov nabave, npr. poštnine, manipulativnih stroškov idr. je samodejno pripravljen poseben sklad z oznako PSN (posredni stroški nabave).
Samodejno je pripravljen še poseben sklad z oznako NS (nerazporejena sredstva). V tem skladu se vodijo zneski, rezervirani v naročilih, ter zneski za plačila avansov in računov v primerih, ko pri naročanju, predplačilu in plačilu gradiva ne določimo nobenega sklada.
Za vsako spremembo denarnih sredstev v skladu se v razredu Vknjižba pripravi nova vknjižba. Pri vknjižbi se zabeležijo podatki: zaporedna številka, vrsta vknjižbe, dobavitelj, financer in sklad, na katerega se vknjižba nanaša, znesek, odbitni znesek vstopnega DDV, številke dokumentov, ki povzročijo nastanek vknjižbe (npr. številka naročila, računa itd.), številke in datumi dobaviteljevih dokumentov, opomba, podatek o referentu, ki je vknjižbo vnesel, ter datum in čas nastanka vknjižbe. Pri vsaki vknjižbi je tudi označeno, ali je nastala v postopku nabave monografskih ali serijskih publikacij ali e-virov.
Sklade odpremo ob pričeku dela v nabavnih segmentih in praviloma na začetku vsakega leta.
Postopek
Primer
Financerju Mestna občina Ljubljana smo določili oznako MOL. Skladu smo določili delno oznako BIBL24 in namen: nakup gradiva za bibliobus za leto 2024. Oznaka sklada je: MOL-BIBL24.
Napotki za določitev delne oznake sklada
Več o:
Ko iz računovodstva sporočijo, da smo dobili od financerja denarna sredstva za nakup gradiva, vpišemo v sklad nakazilo financerja. Pogoj je, da je sklad označen kot odprt.
Postopek
Pri Prejeti znesek se znesek nakazanih denarnih sredstev prišteje k že prejetemu znesku.
Več o:
Včasih je treba neki znesek denarnih sredstev prenesti iz enega sklada v drugega. Pogoj za sklad, v katerem prenašamo sredstva je, da je označen kot odprt.
Postopek
Pri skladu, v katerega smo prenesli sredstva, se znesek denarnih sredstev prišteje k znesku pri Prenos iz drugih skladov. Pri skladu, iz katerega smo prenesli sredstva, se ta znesek prišteje k znesku pri Prenos v druge sklade.
Več o:
Občasno preverjamo in uskladimo stanje denarnih sredstev v skladih s stanjem denarnih sredstev v računovodstvu.
Če ugotovimo razliko z računovodsko evidenco, lahko uskladimo:
Postopek
Primer
V skladu znaša znesek za plačila 34.036,70 EUR. Po usklajevanju z računovodstvom je treba zaradi npr. zaokroževanja spremeniti znesek za plačila na 34.039,89 EUR.
V oknu za uskladitev zneskov izberemo Znesek za plačila in vpišemo znesek 3,19.
K znesku za plačila se prišteje 3,19 EUR, kar znaša 34.039,89 EUR.
Več o:
Ob koncu leta sklade praviloma zapremo in za naslednje leto odpremo nove. Razpoložljivi znesek v zaprtem skladu lahko prenesemo v nov sklad ali ga pustimo v zaprtem skladu. V postopkih nabave lahko uporabljamo zaprti sklad tako dolgo, dokler ne porabimo razpoložljivega zneska.
Postopek
Sklad lahko brišemo, dokler v njem ne zabeležimo spremembe denarnih sredstev, npr. nakazilo financerja, rezervacija denarnih sredstev za naročilo ipd.
Postopek
Opozorilo
Skladov PSN za posredne stroške nabave in NS za nerazporejena sredstva ne moremo zbrisati.
Za listine, ki jih v nabavnih postopkih prejemamo, in listine, ki jih izstavljamo, moramo nastaviti števce listin.
V nadaljevanju so opisani:
V razredu Števci listin so shranjeni števci za naslednje listine:
Za listine Račun in Račun za posredne stroške nabave je števec skupen.
Za listine Račun in Račun za posredne stroške nabave je v segmentih COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije števec skupen ali ločen – odvisno od nastavitve parametra v inicializacijski datoteki knjižnice.
Za listine Reklamacija za račun je števec skupen v obeh segmentih.
Ob pričetku dela v nabavnih segmentih so vrednosti na vseh števcih enake nič, zato je treba vpisati začetne vrednosti.
Pri vseh naslednjih vpogledih v števce listin se izpišejo zadnje zasedene vrednosti.
Opozorilo
Na začetku koledarskega leta vrednosti na števcih listin nastavimo na začetne vrednosti tako, da posodobimo dvomestno številko za leto, tekočo številko listine pa nastavimo na nič (npr. 24-0000).
Pri brisanju nabavnih listin se lahko v bazi podatkov pojavijo nezasedene številke. Zapolnimo jih tako, da vrednost na števcu nastavimo na zadnjo zasedeno številko pred prvo nezasedeno. Pri tem izpisnega formata nn-nnnn ne smemo spremeniti!
Primer zapolnitve nezasedenih številk števca za Naročilo
Zadnje naročilo je oštevilčeno s številko 23-00728. V bazi podatkov imamo nekaj nezasedenih številk, najnižja med njimi je 23-00699. Če želimo nezasedene številke zapolniti, pri Naročilo vpišemo številko 23-00698.
Pri oblikovanju postavk v nabavni listini, npr. postavke naročila, lahko uporabljamo vnaprej pripravljene predloge postavk. Z uporabo predloge postavke se v postavko v nabavni listini prenesejo podatki o porazdelitvi izvodov in skladov.
V nadaljevanju so opisani:
Katero koli postavko nabavne listine, npr. postavko naročila, računa ipd., lahko shranimo kot predlogo postavke.
Če nam vrstni red predlog postavk v nabavnih listinah ne ustreza, ga lahko spremenimo. Vsak uporabnik si lahko nastavi svoj vrstni red predlog.
Gradivo predstavlja izsek bibliografskega zapisa iz lokalne baze podatkov, kjer so shranjeni vsi bibliografski podatki. Če obstaja zapis v lokalni bazi podatkov, je gradivo že samodejno pripravljeno v razredu Gradivo. Pri atributu COBISS.SI-ID je vpisan COBISS.SI-ID zapisa v lokalni bazi podatkov.
V nabavnem postopku je določitev gradiva odvisna od tega, ali v lokalni bazi podatkov obstaja zapis za to gradivo ali ne.
V prvem primeru podatkov o gradivu ni treba posebej vnašati.
V drugem primeru lahko v nabavnem postopku prevzamemo zapis iz COBIB-a in uredimo lokalne podatke, lahko pa podatke o gradivu vnesemo sami.
Če smo podatke o gradivu vnesli sami, lahko kadar koli med izvajanjem ali po končanem nabavnem postopku, prenesemo (povežemo) nabavne postavke z zapisom, ko je le-ta pripravljen v lokalni bazi. Nabavne postavke in podatke o zalogi povežemo z drugim gradivom tudi, kadar so postavke in podatki vezani na napačen bibliografski zapis.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine:
Pri dodajanju postavke v nabavno listino lahko zapis, če še ne obstaja v lokalni bazi podatkov, prevzamemo iz COBIB-a.
Postopek
Več o:
Postopke pridobivanja gradiva lahko izvajamo tudi za gradivo, za katero v lokalni bazi podatkov še ni zapisa in zapisa v začetku nabavnega postopka še ne bomo prevzeli iz COBIB-a. V tem primeru bibliografske podatke o gradivu vnesemo sami ali jih prenesemo (kopiramo) iz COBIB-a ali iz drugih baz podatkov, dostopnih preko interneta (protokol Z39.50).
Postopek
Nasvet
Gradivo, pri katerem smo bibliografske podatke vnesli sami, iščemo pri razredu Gradivo s posebno metodo Išči gradivo brez bibliografskega zapisa. Gradivo najlažje najdemo, če ga iščemo v iskalnem polju Ključne besede. V tem primeru se namreč iskanje izvede po naslovu, avtorju, zbirki, založniku, kraju založbe in ISBN.
Več o:
Postopek
Po izbiri zapisa se med podatke o gradivu prenesejo podatki: naslov, avtor, jezik, izdaja, leto izida, kraj založbe, založnik, bibliografski nivo, fizični opis, dodatni fizični opis, zbirka, ISBN, ISSN, ISMN, založniška številka (za zvočne posnetke in muzikalije), država izida. V opombo se vpiše COBISS.SI-ID zapisa v vzajemni bazi podatkov.
Opozorilo
Pri prenosu bibliografskih podatkov iz COBIB-a v lokalno bazo se zapis ne prevzame!
Bibliografske podatke o gradivu lahko prenašamo iz knjižničnih katalogov, ki so brezplačno dostopni preko interneta (protokol Z39.50), npr. iz kataloga Britanske knjižnice (BLAC), vzajemnega kataloga sedmih nemških dežel (GVK) idr.
Postopek
Po izbiri zapisa se podatki prenesejo med podatke o gradivu.
Če smo podatke o gradivu vnesli sami, lahko kadar koli med izvajanjem ali po končanem nabavnem postopku, prenesemo (povežemo) nabavne postavke z zapisom, ko je le-ta pripravljen v lokalni bazi.
Nabavne postavke in podatke o zalogi povežemo z drugim gradivom tudi, kadar so postavke in podatki vezani na napačen bibliografski zapis.
Več o:
Zbrišemo lahko le gradivo, ki ni povezano z bibliografskim zapisom iz lokalne baze podatkov in z nabavnimi postavkami.
Postopek
Osnova za nakup gradiva so lahko tudi predlogi članov, na osnovi katerih izvedemo izbor gradiva za naročanje. Pri dobavitelju običajno naročimo gradivo z naročilom, ki ga lahko pripravimo v obliki običajnega naročila, prednaročila, naročila na osnovi prejete ogledne dobavnice ali naročila “po ključu”. Naročilo, posamezno gradivo ali izvod gradiva lahko pri dobavitelju prekličemo. Po poslanem naročilu lahko na zahtevo plačamo dobavitelju predplačilo ali t. i. avans. Gradivo, ki ga prejmemo na osnovi naročila, navadno spremlja dobavnica. Gradivo plačamo na osnovi prejetega računa, ki ga lahko prejmemo skupaj z dobavnico in gradivom ali kasneje.
Pri postopku nakupa gradiva lahko evidentiramo tudi nakup in prejem gradiva, ki ga pošljemo v drugo knjižnico v zameno.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine:
Ideje o tem, katero gradivo naj bi nabavili, lahko dobimo iz različnih virov: iz katalogov, založniških programov, na knjižnih sejmih ipd. Osnova za nakup gradiva so lahko tudi predlogi članov. Predlagatelj za nakup gradiva je lahko le član knjižnice in mora biti vpisan med člane v segmentu Izposoja.
Predlog za nakup gradiva sestavljajo bibliografski podatki o gradivu in podatki o dobavitelju, izvodih, prioriteti, ceni in predlagatelju, ki so zbrani v postavki naročila. Predlog evidentiramo, tako da določimo gradivo in pri gradivu vnesemo postavko naročila. Zbrane predloge obdelamo, tj. jih odobrimo ali zavrnemo ali jim določimo status deziderat.
Opozorilo
Za vnos podatkov o predlogih potrebujemo pooblastilo ACQ_RM – vnos podatkov o predlogih.
V nadaljevanju so opisani:
Pri predlogu za nakup gradiva lahko določimo dobavitelja, izvode, prioriteto, sklade, ceno in predlagatelja. Podatke o predlogu vnašamo v urejevalniku Postavka naročila.
Postopek
Postavka naročila ima številko 0, dokler je ne uvrstimo na naročilo.
Status po vnosu predloga
Postopek nadaljujemo z obdelavo predloga.
V skladu s potrebami in razpoložljivimi denarnimi sredstvi lahko označimo predlog kot:
Odobrimo lahko evidentiran predlog, deziderat ali zavrnjen predlog.
Postopek
Status po odobritvi predloga
Zatem lahko pripravimo naročilo za dobavitelja.
Nasvet
Za odobritev več predlogov hkrati označimo razred Postavka naročila in izberemo metodo Razred / Odobri predloge. Odpre se okno s seznamom evidentiranih predlogov. Izberemo predloge, ki jih želimo odobriti.
Predlog označimo kot zavrnjen ali kot deziderat (lahko pa tudi kot odobren ali evidentiran predlog) tako, da mu spremenimo status.
Postopek
Status po spremembi statusa predloga
Predlog (tj. postavko naročila) lahko zbrišemo iz baze podatkov. Pogoj je, da ima predlog status evidentirano.
Postopek
Naročilo za nakup gradiva lahko pripravimo v obliki običajnega naročila, prednaročila, naročila na osnovi prejete ogledne dobavnice ali naročila “po ključu”. Glede na vrsto gradiva lahko pripravimo naročilo za monografsko publikacijo, monografsko publikacijo v več kosih ali posamezno enoto knjižne zbirke. V naročilu je lahko en ali več naslovov monografske publikacije. Pripravljeno naročilo izstavimo in pošljemo dobavitelju. Podatki o naročenem gradivu se vpišejo med podatke o zalogi.
Naročilo ali posamezno postavko naročila lahko pri dobavitelju prekličemo. V tem primeru pripravimo preklic naročila. Pripravljen preklic naročila izstavimo in pošljemo dobavitelju. Na osnovi podatkov o preklicanih izvodih se podatki o zalogi zbrišejo.
Dobavitelj lahko pošlje obvestilo o statusu posameznega gradiva iz naročila (zabeleženo, ponatis, še ni izšlo ipd.). Te podatke zabeležimo pri postavki naročila.
V okviru dogovora o skupni nabavi lahko naročamo tudi izvode za partnersko knjižnico. Ob izstavitvi takšnega naročila se del naročila, ki se nanaša na te izvode, samodejno vpiše kot novo naročilo v bazo partnerske knjižnice.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Pri pripravi naročila najprej določimo vrsto naročila: običajno naročilo, prednaročilo, naročilo na osnovi prejete ogledne dobavnice ali naročilo “po ključu”. Vnesemo splošne podatke, nato pa še podatke o posameznih postavkah naročila.
Pogoj za določitev dobavitelja v naročilu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Dobavitelj (N).
Postopek
Naročilu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Naročila se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca naročil.
Status po pripravi naročila
Pri pripravi naročila lahko uporabimo naslednje dodatne možnosti:
Po končani pripravi izstavimo naročilo in ga pošljemo dobavitelju.
Več o:
Postopek
Nasveti
Pri naročilu najprej določimo dobavitelja, saj se nekateri podatki prenesejo v naročilo in postavke le, če je dobavitelj določen.
Če poznamo oznako dobavitelja, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono 
in določimo dobavitelja.
Postavko naročila vnesemo v postopku priprave naročila, lahko pa tudi pred pripravo naročila v vlogi predloga za nakup gradiva.
Postopek
Nasvet
Porazdelitev izvodov in skladov po oddelkih lahko izpišemo na tiskalnik. Pri postavki naročila izberemo metodo Objekt / Natisni, nato pa izberemo Porazdelitev po oddelkih – naročilo.
Podatke o izvodih, skladih in odstotkih financiranja vpisujemo v tabeli izvodov. Podatke lahko vpišemo sami ali pa uporabimo pripravljeno predlogo (ali več predlog) postavke.
Postopek
V tabeli izvodov se številka in status izvoda določata programsko.
Nasvet
Postavko naročila najhitreje oblikujemo, če uporabimo vnaprej pripravljeno predlogo postavke. V tem primeru v urejevalniku postavke kliknemo gumb Predloga postavke in izberemo predlogo (izberemo lahko tudi več predlog hkrati).
Opozorila
Sklade in odstotke financiranja določamo le ob nakupu gradiva.
Ko domača knjižnica opravlja storitve za izbrano fakulteto, mora pri naročilih zmeraj določiti sklad, pri katerem je ta fakulteta vpisana kot financer, če želi, da se v nabavnih listinah izpiše naslov te fakultete v naslovu prejemnika računa.
Vnesemo lahko enega predlagatelja ali več in način obveščanja o prispelem gradivu.
Postopek
Datum pošiljanja obvestila se programsko zabeleži ob izstavitvi in pošiljanju obvestila o prispelem gradivu.
V nadaljevanju so opisani:
V urejevalniku postavke kliknemo zavihek Cena in vnesemo:
Izračuna se znesek postavke:
Znesek v nabavni listini se izračuna kot seštevek zneskov po postavkah:
V urejevalnikih Naročilo, Dobavnica in Račun ter urejevalnikih njihovih postavk je prikazan tudi znesek plačanega avansa (v domači ali tuji valuti).
V urejevalniku Račun lahko vnesemo še znesek dosedanjih preplačil (v domači ali tuji valuti), ki ga želimo pri plačilu računa izkoristiti. Na tej osnovi se izračunata:
Znesek, ki na računu ostane v dobro, se prišteje k znesku dosedanjih preplačil pri dobavitelju.
V strukturi DDV so za vsako od davčnih stopenj prikazani podatki:
V urejevalniku nabavne listine lahko preračunamo cene iz tuje valute v domačo:
Ceno lahko prenesemo iz katere koli postavke v nabavnih listinah ali iz polj 996/997.
Postopek
Postavko naročila s statusom evidentirano ali postavko naročila v vlogi odobrenega predloga za nakup gradiva s statusom odobren predlog lahko dodamo v že pripravljeno ali novo naročilo.
Postavko naročila s statusom pripravljeno naročilo lahko prenesemo iz pripravljenega naročila v drugo že pripravljeno ali novo naročilo.
Če prenesemo postavko naročila s statusom naročeno, se pripravi preklic vseh naročenih izvodov pri postavki izvornega naročila.
Postopek
V naročilo lahko dodajamo postavke na osnovi izbrane predloge postavke. Pogoj je, da ima naročilo status evidentirano.
Postopek
Pri gradivu, ki je naloženo na delovnem področju, lahko sprožimo postopek priprave naročila. Za gradivo se pripravi postavka naročila, ki jo dodamo v že pripravljeno ali novo naročilo.
Postopek
Za vsa evidentirana naročila, ki jih še nismo izstavili in poslali dobaviteljem, lahko pogledamo njihov znesek, razdeljen po skladih.
Postopek
Nasvet
Prikaz razdelitve zneska po skladih je možno tudi izpisati na tiskalnik. Označimo razred Naročilo in izberemo metodo Razred / Pošlji. Odpre se iskalnik Iskanje – Naročilo. Poiščemo in izberemo naročila, za katera želimo izpisati prikaz. V oknu za izbiro definicije izpisa izberemo Razdelitev zneska naročil po skladih.
Naročilo in postavke naročila lahko brišemo, dokler naročila nismo izstavili in poslali dobavitelju. Pogoj je, da ima naročilo status evidentirano. Preden ga lahko zbrišemo, moramo zbrisati vse njegove postavke.
Postopek
Status po brisanju naročila
Opozorilo
Pri brisanju postavke iz naročila se postavka ne zbriše iz baze podatkov. Če je treba, jo zbrišemo sami.
V inicializacijski datoteki knjižnice je možno nastaviti parameter, ki omogoča, da se pri brisanju postavke iz naročila postavka zbriše tudi iz baze podatkov.
Pri izstavitvi naročila se najprej kot datum izstavitve programsko zabeleži tekoči datum. Nato glede na izbrani način pošiljanja naročilo izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti. Kadar izstavimo naročilo na osnovi prejeto ogledne dobavnice, naročilo le izstavimo, pošiljamo pa ne. Dobavitelju lahko pošljemo tudi EDI-naročilo.
Pri izstavitvi se v skladih, ki smo jih določili pri postavkah naročila, rezervirajo denarna sredstva: poveča se znesek v naročilih in zmanjša razpoložljivi znesek sklada. Če pri postavkah naročila skladi niso določeni, se znesek naročila knjiži v sklad z nerazporejenimi sredstvi z oznako NS.
Za vsako postavko naročila nastane toliko polj 996, kot je število naročenih izvodov.
Pogoj za izstavitev naročila je, da ima naročilo določenega dobavitelja in naslov pošiljanja ter vpisane postavke.
Postopek
Za vsak naročeni izvod se pripravi novo polje 996 z naslednjimi podatki:
Status po izstavitvi in pošiljanju naročila
Postopek nadaljujemo z vnosom dobavnice po prejemu naročenega gradiva ali s hkratnim vnosom dobavnice in računa, če z gradivom prejmemo tudi račun.
Nasvet
Izstavimo lahko vsa pripravljena naročila hkrati. Označimo razred Naročilo in izberemo metodo Razred / Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo naročila, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Naročilo na osnovi prejete ogledne dobavnice (vrsta naročila je naročilo z ogledno dob.) sicer izstavimo, vendar ga običajno dobavitelju ne pošljemo. V tem primeru akviziter odnese svojo izpolnjeno ogledno dobavnico in knjige, ki jih nismo naročili.
Če pa naročilo pošljemo na destinacije, se pripravi obrazec Naročilo, kjer so količine prikazane v enaki obliki kot v ogledni dobavnici. Npr. 1+5 pomeni, da ogledni izvod v knjižnici že imamo, dodatno pa naročamo še 5 izvodov. Postopek izstavitve in pošiljanja je enak kot pri drugih vrstah naročil.
Takoj po izstavitvi se za to naročilo programsko pripravi tudi dobavnica. Postavke naročila se prenesejo v dobavnico, kjer je pri vsaki postavki vpisan en izvod gradiva.
Izmenjavo elektronskih dokumentov ureja standard UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Dobavitelju lahko pošljemo EDI-naročilo, oblikovano na osnovi tega standarda.
Pred pošiljanjem EDI-naročil mora knjižnica:
Pogoj za pošiljanje EDI-naročila je, da imajo vse postavke določeno številko ISBN.
Postopek
Za vsak izvod gradiva so podatki o zalogi vpisani v enem polju 996. Če pa smo naročili in prejeli komplet, ki v segmentu COBISS3/Nabava predstavlja en izvod, v segmentu COBISS3/Zaloga pa ga bomo inventarizirali v več poljih 996, lahko za dodatno polje 996 dodamo v izstavljeno naročilo novo postavko.
Pogoj je, da ima naročilo status izstavljeno in da pri postavki naročila še niso vpisani prejeti izvodi.
Postopek
V naročilo se doda postavka, ki ima določeno isto gradivo in porazdelitev izvodov kot osnovna postavka. Cena se pri dodani postavki ne kopira iz osnovne postavke. Če je v dodani postavki COBISS.SI-ID enak, kot v osnovni postavki, je dodana postavka vedno modre barve (razen, kadar je COBISS.SI-ID enak 0).
Nasvet
Postavko za prilogo lahko dodamo tudi v urejevalniku Postavka naročila z gumbom Kopiraj postavko.
Ko knjižnica naroči gradivo pri dobavitelju, včasih prejme nekaj izvodov naročenega gradiva druge izdaje. V tem primeru je treba postavko naročila razdeliti na dve postavki in prenesti del zaloge na drugo gradivo. Če smo za naročilo že zaključili dobavnico in plačali račun, se z razdelitvijo postavke naročila razdeli tudi postavka dobavnice in računa.
Priprava naročila za monografsko publikacijo v več kosih poteka enako kot pri drugih vrstah naročil. Pri postavki naročila moramo izbrati vrednost mon. publikacija v več kosih, vnosa cene ne priporočamo. Rezervacija in sprostitev denarnih sredstev namreč ne bi odražala pravega stanja. Spremljamo samo plačila računov za posamezne kose monografske publikacije.
Preklic postavke naročila pomeni preklic naročila za vse kose monografske publikacije, razen za tiste, ki smo jih že prejeli.
Prejem in plačilo posameznega kosa potekata enako kot pri običajnih monografskih publikacijah. Zaradi prejemanja posameznih kosov je pri postavki naročila možen večkratni vpis dobavnice in računa.
Tudi reklamiranje nedospetja in prejetega kosa poteka enako kot pri običajni monografski publikaciji.
Po prejemu zadnjega kosa monografske publikacije v več kosih zaključimo prejemanje pri postavki naročila. Postavko naročila lahko ponovno odpremo in s tem omogočimo nadaljnje prejemanje publikacije.
Včasih se šele po zaključenem nabavnem postopku izkaže, da je običajna monografska publikacija pravzaprav monografska publikacija v več kosih. V tem primeru lahko pri zaključeni postavki naročila spremenimo vrsto gradiva iz običajne monografske publikacije v monografsko publikacijo v več kosih.
Opozorila
Pri monografskih publikacijah v več kosih ni možno vpisati avansa, preklicati posameznega kosa in jih pošiljati v zameno.
Pred zaključitvijo dobavnice ali postavke dobavnice mora biti pri gradivu določen COBISS.SI-ID in s tem vzpostavljena povezava z bibliografskim zapisom.
Ko prejmemo vse kose monografske publikacije, pri postavki naročila zaključimo prejemanje publikacije.
Postopek
Status po zaključitvi prejemanja monografske publikacije v več kosih
Status prejeto pri postavki naročila za monografsko publikacijo v več kosih lahko povrnemo v status naročeno in tako omogočimo nadaljnje prejemanje posameznih kosov.
Pogoj je, da je določena vrsta gradiva mon. publikacija v več kosih in da ima postavka naročila status prejeto.
Postopek
Status po spremembi statusa pri postavki naročila
Včasih se šele po zaključenem nabavnem postopku izkaže, da je običajna monografska publikacija pravzaprav monografska publikacija v več kosih. V tem primeru lahko pri zaključeni postavki naročila spremenimo vrsto gradiva iz običajne monografske publikacije v monografsko publikacijo v več kosih.
Postopek
Vrsta gradiva se spremeni iz monografska publikacija v mon. publikacija v več kosih.
Status po spremembi vrste gradiva
Naročilo za knjižno zbirko pripravimo v segmentu COBISS3/Serijske publikacije, posamezne enote knjižne zbirke pa naročamo, prejemamo in plačujemo v segmentu COBISS3/Nabava.
Postopki naročanja, prejemanja in plačevanja enot knjižne zbirke se ne razlikujejo od postopkov nabave običajnih monografskih publikacij.
Pri pripravi naročila za posamezno enoto knjižne zbirke je treba pri postavki naročila izbrati vrsto enota knjižne zbirke. Pri postavki naročila določimo preko gumba Naročilo knjižne zbirke tudi povezavo z naročilom knjižne zbirke. Tako je pri postavki naročila za knjižno zbirko v segmentu COBISS3/Serijske publikacije zagotovljen pregled nad naročanjem, prejemanjem in plačevanjem posameznih enot, ki se odvija v segmentu COBISS3/Nabava.
Preklice naročil pripravljamo v razredu Naročilo ali Postavka naročila. Osnova za pripravo preklica naročila je lahko nepričakovan prejem gradiva; ugotovitev, da kljub reklamiranju dobavitelj ne pošlje gradiva; dobaviteljevo obvestilo, da gradiva ne more dobaviti ipd.
Preklic naročila lahko pripravimo za:
Po pripravi izstavimo preklic naročila. Do izstavitve preklica naročila se novopreklicane postavke za istega dobavitelja dodajajo v pripravljeni preklic naročila.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se zmanjša znesek v naročilih in poveča razpoložljivi znesek, in to v višini zneska preklicanih izvodov. Če smo preklicali naročilo, za katerega smo plačali avans, se avans prišteje k znesku dosedanjih preplačil pri dobavitelju, in sicer razdeljen po skladih, določenih v postavkah avansa.
Ob pripravi preklica naročila se polja 996, ki pripadajo izvodom, za katere smo pripravili preklic, zbrišejo.
Pri preklicu naročila lahko uporabimo naslednje dodatne možnosti:
Pri dobavitelju lahko prekličemo naročilo, ki smo ga že izstavili in poslali dobavitelju. Pogoj je, da ima naročilo status izstavljeno.
Postopek
Preklicu naročila se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Preklici naročil se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca preklicev naročil.
Pri postavkah naročila se število naročenih izvodov zbriše in se število preklicanih izvodov temu ustrezno poveča. Pri izvodih, za katere smo pripravili preklic naročila, se pripadajoča polja 996 zbrišejo.
Status po pripravi preklica naročila
Po končani pripravi izstavimo preklic naročila in ga pošljemo dobavitelju.
Pri postavki naročila lahko prekličemo naročilo za vse izvode ali samo za določene izvode. Pogoj je, da ima postavka naročila status naročeno.
Postopek
Preklicu naročila se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Preklici naročil se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca preklicev naročil.
Pri postavki naročila se število naročenih izvodov zmanjša za število preklicanih izvodov. Pri Štev. preklicanih izvodov je zapisano skupno število vseh doslej že preklicanih izvodov. Zgodovina vseh preklicev je razvidna iz seznama dogodkov. Pri izvodih, za katere smo pripravili preklic naročila, se pripadajoča polja 996 zbrišejo.
Status po pripravi preklica pri postavki naročila
Po končani pripravi izstavimo preklic naročila in ga pošljemo dobavitelju.
Nasvet
Pri postavki naročila, ki smo jo preklicali, lahko vnesemo razlog za preklic, ki se izpiše v preklicu naročila. V urejevalniku Postavka naročila kliknemo gumb Op. v preklicu ter vnesemo in shranimo besedilo.
Postavko naročila lahko prenesemo v katero koli drugo že pripravljeno naročilo ali novo naročilo. Pri tem se za postavko izvornega naročila pripravi preklic vseh naročenih izvodov. Pogoj je, da ima postavka naročila status naročeno.
Postopek
Pri izvodih, za katere smo pripravili preklic naročila, se pripadajoča polja 996 zbrišejo.
Status po pripravi preklica pri postavki naročila
Po končani pripravi izstavimo preklic naročila in ga pošljemo dobavitelju.
Postavke lahko prenesemo iz pripravljenega preklica naročila v kateri koli drug že pripravljen preklic naročila ali nov preklic.
Postopek
Status po prenosu postavk v drug preklic
Preklic pri postavki naročila lahko razveljavimo, dokler preklica naročila še nismo izstavili in poslali dobavitelju. Pogoj je, da ima postavka naročila status preklicano ali naročeno.
Postopek
Pri izvodih, za katere smo razveljavili preklic naročila, se pripadajoča polja 996 ponovno kreirajo.
Status po razveljavitvi preklica pri postavki naročila
Če smo prejeli sporočilo od dobavitelja, da je gradivo razprodano, lahko podatke o razprodanem gradivu vpišemo pri postavki naročila. Pred evidentiranjem razprodanega gradiva moramo preklicati postavko naročila. Pogoj je, da ima postavka naročila status preklicano ali preklic izstavljen.
Postopek
Status po evidentiranju razprodanega gradiva
Pred izstavitvijo lahko preklic naročila še uredimo, npr. vpišemo opombo, ki se izpiše v preklicu naročila, ali spremenimo način pošiljanja.
Pri izstavitvi preklica naročila se najprej kot datum izstavitve zabeleži tekoči datum. Nato glede na izbrani način pošiljanja preklic naročila izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti. Pogoj je, da ima preklic naročila določenega dobavitelja in naslov pošiljanja ter vpisane postavke.
Postopek
Status po izstavitvi in pošiljanju preklica naročila
Nasvet
Izstavimo lahko vse pripravljene preklice naročil hkrati. Označimo razred Preklic naročila in izberemo metodo Razred / Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo preklice naročil, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Ko naročilo pošljemo, lahko od dobavitelja prejmemo obvestilo o statusu postavke naročila, npr.: vaše naročilo je zabeleženo, gradivo je razprodano, gradivo še ni izšlo ipd. Poiščemo postavko naročila in zabeležimo prejeto obvestilo. V skladu s prejetim obvestilom lahko spremenimo rok za reklamiranje nedospetja ali naročilo prekličemo.
Postopek
Knjižnica lahko v dogovoru s partnersko knjižnico izvaja postopek nakupa za to knjižnico (vključen je poseben parameter). Skupno nabavo lahko izvaja tudi za več partnerskih knjižnic.
V nadaljevanju je opisano:
Tabele izvodov v predlogi postavke se odpirajo zapovrstjo za posamezne knjižnice.
Odpiranje tabel izvodov v postavki naročila:
Opozorilo
Če v opombi naročila vpišemo pokončno črto | in vpišemo postavko z izvodi za partnerske knjižnice, iz opombe ne smemo zbrisati pokončne črte, sicer se bodo v postavkah zbrisali izvodi za partnerske knjižnice.
V tabeli izvodov za partnersko knjižnico je v naslovni vrstici izpisan akronim knjižnice, na voljo so vrednosti iz lokalnih šifrantov podlokacij in internih oznak ter skladi te knjižnice. V namenu nabave je določen namen skupna nabava, ki ga ni mogoče spremeniti. Pri prejemniku je določen akronim knjižnice, ki ga tudi ni možno spremeniti.
Pri določanju izvodov za domačo knjižnico ni sprememb.
Če pripravljamo naročilo za gradivo z izvodi za domačo knjižnico in za partnerske knjižnice, najprej vpišemo pokončno črto | v atribut “Opomba”.
Pri določanju izvodov svetujemo uporabo predlog postavk. Podatke o izvodih, ki se vpišejo iz predloge postavke, lahko v tabeli izvodov dodatno uredimo: spremenimo, dodamo ali zbrišemo vrstice.
Če v lastni knjižnici nimamo odprtih skladov, kot so določeni v partnerski knjižnici, se v vknjižbah zabeleži poraba sredstev za rezervacijo na sklad NS – nerazporejena sredstva. Pri izvodih pa ostane podatek o skladu iz partnerske knjižnice.
Ob izstavitvi naročila se izpiše informacija o avtomatskem vpisu naročila v bazo partnerske knjižnice. Izpiše se akronim knjižnice in sporočilo:
Zatem se odpre okno za pregled in pošiljanje izpisa, kjer naročilo pošljemo dobavitelju po e-pošti ali ga natisnemo.
Polja 996/997 se kreirajo samo pri izvodih, ki imajo namen nabave lastni fond, pri izvodih z namenom nabave skupna nabava pa ne.
Vpišejo se tisti podatki iz skupnega naročila, ki se nanašajo na izvode posamezne partnerske knjižnice. V naročilu se pri Refer. Dokument vpiše številka naročila iz knjižnice, ki je pripravila skupno naročilo. Podatek je iskalen.
Če bibliografski zapis iz postavke naročila še ne obstaja v partnerski knjižnici, se avtomatsko prevzame iz COBIB-a.
Če v postavki naročila ni bil določen COBISS.SI-ID (pomeni, da so bili podatki o gradivu vpisani ročno), se podatki o gradivu v celoti prepišejo.
Naročilo se avtomatsko izstavi, če sta izpolnjena dva pogoja: dobavitelj se je lahko samodejno določil (ima enako davčno številko kot v knjižnici, ki je pripravila skupno naročilo) in v skladih je dovolj denarnih sredstev. Pri izstavitvi se kreirajo polja 996/997.
Pri izstaviti naročila se ne odpre okno za pregled in pošiljanje izpisa, kajti tega naročila ne pošiljamo dobavitelju.
Primeri vpisanih podatkov v bazi partnerske knjižnice
V naročilu se pri referenčnem dokumentu izpiše številka naročila iz knjižnice, ki je pripravila skupno naročilo, v obliki MKL 24-01234.
Če se je zapis samodejno prevzel iz COBIB-a, se v zapisu izpiše uporabniško ime obliki SIKGRS::MKL_SLAVI.
Pri naročilu, postavki naročila, izvodu, vknjižbi, dogodkih in polje 996/997, ki se ob tem kreirajo, je vpisano uporabniško ime v obliki mkl_slavi.
Podatke pregledamo pri naročilu in računu, ki ga imamo naloženega na delovnem področju, z metodama Natisni ali Pošlji. V oknu z definicijami izpisa izberemo Razdelitev zneska računa po skladih (skupna nabava) ali Razdelitev zneska naročila po skladih (skupna nabava).
Po poslanem naročilu lahko prejmemo od dobavitelja predračun, avansni račun, ponudbo za plačilo ali kakšno drugo obvestilo o znesku zahtevanega plačila. Na osnovi prejetega dokumenta plačamo dobavitelju predplačilo ali t. i. avans. Podatke o avansu vpišemo in avans zaključimo. Nato ga pošljemo v računovodstvo in vpišemo datum pošiljanja. Ko iz računovodstva sporočijo, da je avans plačan, vpišemo datum plačila. Podatki o avansu se vpišejo med podatke o zalogi.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se zmanjša znesek v naročilih, v skladih, določenih pri postavkah avansa, pa se poveča znesek za plačila. Če je pri avansu določen odbitni delež vstopnega DDV, je od zneska za plačila odštet odbitni znesek vstopnega DDV.
Po Zakonu o davku na dodano vrednost ima davčni zavezanec, ki opravlja deloma oproščen, deloma pa obdavčljiv promet blaga in storitev, pravico do odbitka vstopnega DDV le v delu, ki se nanaša na obdavčljiv promet. Odbitni delež vstopnega DDV vpišemo med podatke o domači knjižnici. Podatek lahko prenesemo na vsak novoevidentiran avans.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Na osnovi prejetega dokumenta za plačilo avansa ali podatkov o gradivu poiščemo naročilo in vnesemo najprej splošne podatke o avansu, nato pa še postavke avansa.
Pri avansu označimo, da želimo pri reklamacijah upoštevati razliko med ceno iz prejetega dokumenta za plačilo avansa in ceno iz naročila. Vpišemo tudi opombo, ki se nanaša na reklamiranje. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega dokumenta.
Pogoj je, da ima naročilo status izstavljeno.
Postopek
Avansu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Avansi se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca avansov.
Status po vnosu avansa
Nasvet
Če želimo pri avansu evidentirati odbitni delež vstopnega DDV, izberemo metodo Objekt / Prenesi ali zbriši odbitni delež vstop. DDV. Pri tem se podatek prenese iz razreda Domača knjižnica. Odbitni delež vstop. DDV lahko tudi zbrišemo iz avansa.
Po končanem vnosu zaključimo avans ali uporabimo postopek za hkratno zaključitev avansa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila avansa.
Postopek
Postopek
Nasvet
Če bomo plačali avans za posamezno postavko naročila, zbrišemo preostale postavke avansa: v urejevalniku Avans označimo postavko in kliknemo gumb Zbriši.
Po vnosu avans zaključimo. Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, avansa ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane postavke ali za avans v celoti pripraviti reklamacijo. Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri avansu razloge za reklamiranje in avans zaključimo.
Pogoj je, da ima avans status evidentirano.
Postopek
Status po zaključitvi avansa
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem pošiljanja avansa v računovodstvo.
Ko avans preverimo, vnesemo in zaključimo, ga pošljemo v računovodstvo. Vpišemo datum pošiljanja avansa v računovodstvo.
Pogoj je, da ima avans status zaključeno.
Postopek
Status po evidentiranju pošiljanja avansa v računovodstvo
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem plačila avansa.
Ko iz računovodstva sporočijo, da je avans plačan, vpišemo datum plačila.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se zmanjša znesek v naročilih. Če z avansom plačamo samo del gradiva, ki ga imamo naročenega z enim naročilom, se v skladih zmanjša znesek v naročilih samo za tisti del gradiva, ki smo ga plačali z avansom. Pri podatkih o naročilu se postavi oznaka, da so rezervirana sredstva sproščena.
V skladih, določenih pri postavkah avansa (skladi so lahko isti kot pri naročilu), se poveča znesek za plačila.
Če pri postavkah avansa skladi niso določeni, se znesek avansa knjiži v sklad z nerazporejenimi sredstvi z oznako NS.
Če smo v avans prenesli odbitni delež vstopnega DDV, se znesek za plačila v skladu zmanjša za odbitni znesek vstopnega DDV. V vknjižbi vrste plačilo avansa sta prikazana oba zneska: znesek plačila, ki je zmanjšan za odbitni znesek vstopnega DDV, in odbitni znesek vstopnega DDV.
Podatki o avansu se vpišejo med podatke o zalogi.
Pogoj je, da ima avans status poslano v računovodstvo.
Postopek
Za vsako postavko avansa se podatki prenesejo v polja 966. K Predračun (0) se prenesejo številka in datum avansa ter cena. Cena za izvod se izračuna tako, da se znesek postavke (vrednost pri Znesek) deli s številom izvodov. Če sta pri postavki določeni obe ceni, tj. cena v domači valuti in cena v tuji valuti, se prenese samo ena cena glede na nastavitev v inicializacijski datoteki.
Status po plačilu avansa
Zaključitev avansa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila avansa lahko izvedemo hkrati.
Pogoj je, da ima avans status evidentirano.
Postopek
Pri atributih avansa Poslano v računovodstvo in Plačano se zabeleži tekoči datum.
Status avansa lahko povrnemo v status evidentirano po:
Avans ponovno odpremo, vnesemo popravke in ga zaključimo.
Status po spremembi statusa avansa
Pogoj je, da ima avans status poslano v računovodstvo.
Pogoj je, da ima avans status plačano.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se poveča znesek v naročilih, v skladih, določenih pri postavkah avansa, pa se zmanjša znesek za plačila.
Podatki, ki so se pri plačilu avansa vpisali v polja 996, se zbrišejo.
Gradivo, ki ga prejmemo na osnovi naročila, navadno spremlja dobavnica. Gradivo pregledamo in dobavnico evidentiramo. Če dobavitelj dobavnice ni poslal, evidentiramo dobavo tako, kot da bi dobili listino Dobavnica. Prejeto gradivo lahko reklamiramo.
Pri zaključitvi dobavnice se podatki o prejemu vpišejo med podatke o zalogi. Ker v knjižnici mnogokrat prejmemo hkrati z gradivom tudi račun, je možno hkrati zabeležiti prejem in plačilo gradiva. Predlagatelja, ki je predlagal nakup gradiva, lahko obvestimo o prejemu gradiva.
Če smo naročili in prejeli komplet, ki v segmentu Nabava predstavlja en izvod, v segmentu Zaloga pa ga bomo inventarizirali v več poljih 996, moramo pred vnosom dobavnice kopirati postavko naročila za prilogo.
Postopek prejema monografske publikacije v več kosih ali posamezne enote knjižne zbirke se ne razlikuje od postopka prejema običajne monografske publikacije.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Na osnovi prejete dobavnice ali podatkov o gradivu poiščemo naročilo in vnesemo najprej splošne podatke o dobavnici, nato pa še postavke dobavnice.
Vpišemo tudi podatke o številu poškodovanih izvodov in morebitno neskladje med dejansko prejetim številom izvodov in številom v dobavnici. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega gradiva.
Pogoj je, da ima naročilo status izstavljeno.
Postopek
Dobavnici se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Dobavnice se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca naročil.
Status po vnosu dobavnice
Nasvet
Včasih od dobavitelja ne prejmemo vsega naročenega gradiva iz nekega naročila, ampak le gradivo iz nekaterih postavk naročila. V tem primeru poiščemo naročilo in ustrezno postavko naročila. Izberemo metodo Objekt / Dodaj v dobavnico, s katero postavko naročila dodamo v dobavnico.
Postopek nadaljujemo z zaključitvijo dobavnice.
Postopek
Nasvet
Če smo z dobavnico prejeli gradivo iz več naročil, lahko postavke naročil dodamo na dobavnico tudi z metodo. Najprej poiščemo in izberemo dobavnico. Nato izberemo metodo Dodaj postavke iz naročila. V oknu z naročili, za katera še nismo prejeli dobavnice, izberemo naročilo. Postavke naročila se dodajo v dobavnico.
Postopek
Nasveti
Izvode, ki smo jih pri postavki dobavnice brisali iz tabele izvodov, lahko v tabelo vrnemo s klikom na gumb Vrni brisane izvode. V oknu Seznam so brisani izvodi v seznamu Izbrano. Kliknemo gumb V redu.
Porazdelitev izvodov in skladov po oddelkih za postavko dobavnice ali računa lahko izpišemo na tiskalnik. Pri postavki izberemo metodo Objekt / Natisni, nato pa izberemo Porazdelitev po oddelkih – dobavnica.
Pri vnosu podatkov o postavki dobavnice v urejevalniku Postavka dobavnice/računa lahko prejete izvode takoj inventariziramo in s tem zaključimo postavko dobavnice.
Pogoji so, da je gradivo povezano z bibliografskim zapisom iz lokalne baze podatkov, da izvodov v postavki dobavnice ne bomo reklamirali, da je status prejema pri postavki evidentirano ali prejeto in da je v dobavnici dobavitelj določen.
Postopek
Opozorilo
Pri inventarizaciji izvodov in zaključitvi postavke dobavnice se dobavnica ne zaključi. Dobavnico moramo zaključiti sami.
Podatke o prejetem gradivu iz postavk dobavnic, seznamov prejetega zamenj. gradiva, seznamov obveznih izvodov, seznamov darov in seznamov drugih prejemov lahko iščemo v razredu Postavka prejema.
Več o:
Ker v knjižnici mnogokrat prejmemo obenem z gradivom tudi račun, je možno hkrati zabeležiti prejem in plačilo gradiva. Postopek izvedemo, če podatki v naročilu ustrezajo podatkom iz dobavnice in če ni razlogov za reklamiranje prejetega gradiva.
Pogoj je, da ima naročilo status izstavljeno.
Postopek
Dobavnico lahko brišemo, dokler je nismo zaključili ali zanjo pripravili računa.
Pogoj je, da ima dobavnica status evidentirano.
Postopek
Status po brisanju dobavnice
Opozorilo
Brišemo lahko samo dobavnice s statusom evidentirano. Preden zbrišemo dobavnico, moramo zbrisati postavke dobavnice.
Po vnosu dobavnico zaključimo. Pri tem se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi.
Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, dobavnice ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane izvode pripraviti reklamacijo. Podatki o prejemu preostalih izvodov po dobavnici se takoj vpišejo med podatke o zalogi.
Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri dobavnici razloge za reklamiranje in dobavnico zaključimo.
Nasvet
Pri Štev. reklam. izv. je vedno zapisano število nazadnje reklamiranih izvodov. Zgodovina vseh reklamacij je razvidna iz seznama dogodkov.
Postopek
Število izvodov, za katere smo zaključili prejem, se vpiše med podatke o postavki naročila k Štev. prejetih izvodov.
V polja 996 se vpišejo podatki:
Status po zaključitvi dobavnice
Postopek nadaljujemo z inventariziranjem gradiva. Po prejemu računa za prejeto gradivo vpišemo podatke o računu.
Opozorilo
Pri monografskih publikacijah v več kosih mora biti pred zaključitvijo dobavnice ali postavke dobavnice pri gradivu določen COBISS.SI-ID in s tem vzpostavljena povezava z bibliografskim zapisom.
Zaključimo lahko tudi posamezno postavko dobavnice. Pri zaključitvi se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi na enak način kot pri zaključitvi dobavnice kot celote.
Postopek
Pri podatkih o postavki naročila se število prejetih izvodov poveča.
Status po zaključitvi dobavnice Statusi so enaki kot po zaključitvi celotne dobavnice, razlika je le pri dobavnici:
Pri postavki dobavnice lahko status prejeto povrnemo v status evidentirano. Če je bila dobavnica zaključena v celoti, se s tem tudi njen status povrne v status evidentirano. Če je bil za postavko dobavnice račun že poslan v računovodstvo ali plačan, se povrne v status evidentirano tudi status računa.
Postopek
Pri postavki naročila se število prejetih izvodov zmanjša.
V poljih 996 se pri Prejem (y) zbrišeta številka in datum dobavnice.
Status po brisanju prejema pri postavki dobavnice
Opozorilo
Prejema gradiva ne moremo brisati, če smo gradivo že inventarizirali.
Po inventarizaciji gradiva lahko obvestimo predlagatelje o tem, da je gradivo prispelo. Obvestila predlagateljem pripravljamo v razredu Novosti.
Pri pošiljanju obvestila se pri predlagatelju zabeleži, kdaj je bilo obvestilo poslano.
Postopek
Nasvet
O gradivu se obvešča takrat, ko ima polje 996 določeno inventarno številko in nima statusa, kar pomeni, da je gradivo prosto za izposojo.
Dobavnico lahko razdelimo na dve dobavnici tako, da prenesemo postavko ali več postavk iz ene dobavnice v drugo. Postopek izvedemo predvsem takrat, ko za eno dobavnico prejmemo dva računa.
Pogoj je, da je dobavnica zaključena.
Postopek
Kreira se nova dobavnica z izbranimi postavkami.
Zraven postopka za oblikovanje kompleta v segmentu Zaloga lahko za novo gradivo oblikujemo komplete tudi pri postavkah dobavnice. Kompleti se pri tem oblikujejo programsko za vse izvode v postavkah, ki smo jih izbrali. Če želimo v tako oblikovane komplete dodati (ali izločiti) še kakšno enoto, moramo nadalje urejati vsak komplet posamezno.
Postopek oblikovanja kompletov začnemo pri tisti postavki dobavnice, katere izvodi bodo predstavljali vodilne enote kompletov.
Pogoj je, da izvodi niso del kompletov ali evidentirani za izposojo. Dobavnica mora imeti več kot eno postavko. Pri postavkah dobavnice, kjer želimo oblikovati komplete:
Postopek
Če pri inventarizaciji izvodov in pred oblikovanjem kompletov nismo zbrisali statusa v podpoljih 996q, ga zbrišemo pred postavitvijo kompleta na police. Pred brisanjem lahko status spremenimo še v 4 – v reviziji ali 14 – drugo, če ima knjižnica tako organiziran postopek obdelave. Nabor statusov, ki jih knjižnica uporablja pri nabavi in obdelavi gradiva pred brisanjem statusa, je treba določiti z nastavitvijo parametra v inicializacijski datoteki. Izbiramo lahko med statusi: 2 – v obdelavi, 4 – v reviziji in 14 – drugo.
Status spremenimo v oknu za oblikovanje kompleta. V oknu se možnost za spremembo statusa pojavi le, če imajo enote kompleta v podpolju 996q enega od statusov, določenih v inicializacijski datoteki.
Pogoj je, da so polja 996 povezana v komplet in imajo enega od statusov, določenega v inicializacijski datoteki.
Postopek
Račun za prejeto gradivo lahko prejmemo skupaj z dobavnico in gradivom ali kasneje. Podatke o računu vpišemo in račun zaključimo. Nato ga pošljemo v računovodstvo in vpišemo datum pošiljanja. Ko iz računovodstva sporočijo, da je račun plačan, vpišemo datum plačila. Podatki o računu se vpišejo med podatke o zalogi.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se zmanjša znesek v naročilih, v skladih, določenih pri postavkah računa, pa se poveča znesek za plačila. Če je pri računu določen odbitni delež vstopnega DDV, je od zneska za plačila odštet odbitni znesek vstopnega DDV.
Po Zakonu o davku na dodano vrednost ima davčni zavezanec, ki opravlja deloma oproščen, deloma pa obdavčljiv promet blaga in storitev, pravico do odbitka vstopnega DDV le v delu, ki se nanaša na obdavčljiv promet. Odbitni delež vstopnega DDV vpišemo med podatke o domači knjižnici. Podatek lahko prenesemo na vsak novoevidentiran račun.
Če prejmemo od dobavitelja en izvod zastonj, preostale pa moramo plačati, lahko razdelimo postavko dobavnice ali računa na dve postavki. Pri postavki za izvod, ki smo ga dobili zastonj, vpišemo ceno in 100-odstotni popust.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Na osnovi prejetega računa ali podatkov o gradivu poiščemo dobavnico in vnesemo najprej splošne podatke o računu, nato pa še postavke računa.
Pri računu označimo, da želimo pri reklamacijah upoštevati razliko med ceno iz računa in ceno iz naročila. Vpišemo tudi opombo, ki se nanaša na reklamiranje. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega računa.
Pri računu vpišemo še posredne stroške nabave, npr. poštnino, manipulativne stroške idr.
Pogoj je, da ima dobavnica status evidentirano ali zaključeno.
Postopek
Računu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Računi se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca naročil.
Status po vnosu računa
Nasvet
Če po vnosu računa – vendar še pred plačilom le-tega – dobimo iz računovodstva sporočilo o spremembi odbitnega deleža vstopnega DDV, ga ustrezno spremenimo v razredu Domača knjižnica. V račun pa ga ponovno prenesemo z metodo Objekt / Prenesi ali zbriši odbitni delež vstop. DDV. Odbitni delež vstop. DDV lahko tudi zbrišemo iz računa.
Postopek nadaljujemo z zaključitvijo računa.
Postopek
Nasvet
Če smo prejeli račun za več dobavnic, jih najhitreje dodamo v račun, tako da v urejevalniku Račun kliknemo gumb Nov objekt. Odpre se okno z dobavnicami istega dobavitelja, za katere še nismo prejeli računa. Po izbiri dobavnice se postavke dobavnice dodajo v račun.
Primer vnosa razloga za reklamiranje
Pri Op. v reklamaciji lahko vpišemo npr. besedilo: Dobavili ste nam 1 izvod, zaračunali pa ste 3.
Postopek
Vnesemo lahko posredne stroške nabave, ki so izkazani na računu, npr. poštnino.
Postopek
Znesek posrednih stroškov se prišteje k znesku računa.
Nasvet
Če je na računu znesek za plačilo zaokrožen, lahko vnesemo znesek izravnave. V urejevalniku Posredni stroški izberemo pri Vrsta vrednost Izravnava in vnesemo znesek izravnave, npr. 0,01 ali –0,02.
Če prejmemo od dobavitelja en izvod zastonj, preostale pa moramo plačati, lahko razdelimo postavko dobavnice ali računa na dve postavki. Pri postavki za izvod, ki smo ga dobili zastonj, vpišemo ceno in 100-odstotni popust.
Postopek
Kreira se nova postavka z izbranim izvodom.
Če smo prejeli račun za več dobavnic, jih lahko dodamo v račun, dokler računa nismo zaključili.
Pogoj je, da ima račun status evidentirano.
Postopek
Nasvet
Dobavnice lahko dodamo v račun tudi v urejevalniku Račun. Kliknemo gumb Nov objekt, zatem se odpre okno z dobavnicami, za katere še nismo prejeli računa. Izberemo dobavnico. Postavke dobavnice se dodajo v račun.
Dobavnice lahko iz računa odstranimo, dokler računa nismo zaključili.
Pogoj je, da ima račun status evidentirano.
Postopek
Status po odstranjevanju dobavnice iz računa
Po vnosu račun zaključimo.
Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, računa ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane postavke ali za račun v celoti pripraviti reklamacijo.
Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri računu razloge za reklamiranje in račun zaključimo.
Če je bil za naročilo, za katero zaključujemo račun, plačan avans, se spremeni status avansa.
Pogoj je, da ima račun status evidentirano.
Postopek
Status po zaključitvi računa
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem pošiljanja računa v računovodstvo.
Ko račun preverimo, vnesemo in zaključimo, ga pošljemo v računovodstvo. Vpišemo datum pošiljanja računa v računovodstvo.
Pogoje je, da ima račun status zaključeno.
Postopek
Status po evidentiranju pošiljanja računa v računovodstvo
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem plačila računa.
Za potrebe računovodskih evidenc se račun lahko izvozi iz segmenta COBISS3/Nabava.
Knjižnica se mora s svojim ponudnikom računovodskega sistema dogovoriti o uvozu podatkov o računu v računovodske evidence.
V dogovoru s knjižnico in ponudnikom računovodskega sistema se v inicializacijski datoteki knjižnice definira pot do mape, v kateri se shranjujejo datoteke posameznih računov, ki nastanejo pri izvozu. Podatki o računu se zapišejo v datoteko v formatu xml, ime datoteke pa je številka računa, ki se dodeli skladno z nastavitvijo števca pri vpisu računa.
Ko iz računovodstva sporočijo, da je račun plačan, vpišemo datum plačila.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se zmanjša znesek v naročilih. Če vsega gradiva, naročenega z enim naročilom, z dobavnico nismo prejeli in z računom nismo plačali, se v skladih zmanjša znesek v naročilih samo za tisti del gradiva, ki smo ga z računom plačali. Pri podatkih o naročilu se postavi oznaka, da so rezervirana sredstva sproščena.
V skladih, določenih pri postavkah računa (skladi so lahko isti kot pri naročilu), se poveča znesek za plačila. Posredni stroški nabave se knjižijo v sklad za posredne stroške z oznako PSN.
Če pri postavkah računa skladi niso določeni, se znesek računa knjiži v sklad z nerazporejenimi sredstvi z oznako NS.
Če smo račun delno plačali z avansom, se denarna sredstva v skladih porabijo v takšnem znesku, kot znaša znesek za plačilo računa. Če je v računu glede na plačani avans ostal znesek v dobro, se le-ta prišteje k znesku dosedanjih preplačil pri dobavitelju, in sicer razdeljen po skladih, določenih v postavkah računa. Pri plačilu računa se spremeni tudi status avansa.
Pri plačilu računa lahko dosedanji znesek preplačil, zabeležen pri podatkih o dobavitelju, tudi izkoristimo. V tem primeru se znesek preplačila odšteje od zneska dosedanjih preplačil pri dobavitelju, in sicer iz tistih skladov, v katerih je bil znesek preplačila voden pri dobavitelju.
Vsaka sprememba preplačila pri dobavitelju se zabeleži v razredu Preplačilo. Zabeležijo se podatki: zaporedna številka, vrsta vknjižbe, dobavitelj, številka računa in avansa, znesek, znesek v tuji valuti, sklad, opomba, podatek o referentu, ki je plačilo računa vnesel, ter datum in čas nastanka preplačila.
Če je v domači knjižnici določen odbitni delež vstopnega DDV, ki je različen od 0, se znesek za plačila v skladu zmanjša za odbitni znesek vstopnega DDV. V vknjižbi vrste plačilo sta prikazana oba zneska: znesek plačila, ki je zmanjšan za odbitni znesek vstopnega DDV, in odbitni znesek vstopnega DDV.
Podatki o računu se vpišejo med podatke o zalogi.
Pogoj je, da ima račun status poslano v računovodstvo.
Postopek
Pri postavkah dobavnice ali računa se pri Plačano vpiše vrednost Da.
Za vsako postavko računa se v polja 996 prenesejo podatki:
Status po vnosu plačila računa
Zaključitev računa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila računa lahko izvedemo hkrati.
Pogoj je, da ima račun status evidentirano.
Postopek
Pri atributih računa Poslano v računovodstvo in Plačano se zabeleži tekoči datum.
Status računa lahko povrnemo v status evidentirano po:
Račun ponovno odpremo, vnesemo popravke in ga zaključimo.
Status po spremembi statusa računa
Pogoj je, da ima račun status poslano v računovodstvo.
Postopek
Pogoj je, da ima račun status plačano.
Postopek
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se poveča znesek v naročilih, v skladih, določenih pri postavkah računa, pa se zmanjša znesek za plačila.
Podatki, ki so se pri plačilu računa vpisali v polja 996, se zbrišejo.
Nabavni postopek lahko razveljavimo, če je dobavnica že zaključena, ne glede na to, ali je račun že vpisan ali ne. Račun ima lahko kateri koli status.
Pogoj je, da ima postavka dobavnice ali računa status prejeto in da polja 996 nimajo določene inventarne številke.
Postopek
Postopek nadaljujemo, tako da preverimo račun in ga ponovno zaključimo, vpišemo pošiljanje v računovodstvo in ga plačamo.
Pri prejemu gradiva, ki ga prejmemo od druge knjižnice kot zameno, evidentiramo seznam prejetega zamenjanega gradiva in ga zaključimo. Pri zaključitvi se podatki o prejemu vpišejo med podatke o zalogi. Prejeto zamenjano gradivo lahko reklamiramo. Pred prejemom gradiva iz druge knjižnice lahko pripravimo in pošljemo knjižnici naročilo za gradivo, ki ga želimo prejeti od nje. Za prejeto gradivo lahko pripravimo zahvalo in jo pošljemo knjižnici.
Postopek pridobivanja gradiva, ki ga bomo poslali v drugo knjižnico v zameno, je opisan v poglavjih Nakup gradiva, Prejem darovanega gradiva ipd. Po zaključenem postopku pridobivanja gradiva pripravimo prejeto naročilo za zamenjavo, tj. naročilo želenega gradiva, ki nam ga je poslala knjižnica, s katero gradivo zamenjujemo. Pripravimo še pošiljko gradiva in seznam, ki pošiljko spremlja. Tako pripravljeno gradivo skupaj s seznamom pošljemo v drugo knjižnico.
V nadaljavanju sta opisana oba postopka pri zameni gradiva:
Povezane vsebine:
Gradivo, ki ga prejmemo na osnovi zamene, navadno spremlja seznam gradiva. Gradivo pregledamo in seznam evidentiramo. Prejeto gradivo lahko reklamiramo. Seznam prejetega zamenjanega gradiva zaključimo.
Pred prejemom gradiva iz zamene lahko pripravimo naročilo in ga pošljemo drugi knjižnici.
V nadaljevanju so našteti postopki podrobno opisani:
Ko od knjižnice, s katero gradivo zamenjujemo, prejmemo gradivo, moramo vpisati podatke o seznamu, ki običajno spremlja gradivo. Vnesemo splošne podatke, nato pa še podatke o posameznih postavkah seznama.
Vpišemo tudi podatke o številu poškodovanih izvodov in morebitno neskladje med dejansko prejetim številom izvodov in številom v seznamu. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega gradiva.
Pogoj za določitev pošiljatelja gradiva v seznamu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Prejemnik/pošilj. zam. gradiva (N).
Postopek
Seznamu prejetega zamenjanega gradiva se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Seznami se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca seznamov prejetega zamenjanega gradiva.
Status po vnosu seznama:
Po končani pripravi zaključimo seznam prejetega zamenjanega gradiva ali pripravimo naročilo zamenjanega gradiva.
Postopek
Nasvet
Če poznamo oznako pošiljatelja zamenjanega gradiva, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono in določimo pošiljatelja.
Postopek
Izpis seznama za porazdelitev po oddelkih
Porazdelitev izvodov po oddelkih za postavko v seznamu zamenjanega gradiva lahko izpišemo na tiskalnik. Pri postavki izberemo metodo Objekt / Natisni, nato pa izberemo Porazdelitev po oddelkih – zamena.
Opozorilo
Pred vnosom števila poškodovanih izvodov moramo ustrezno zmanjšati število izvodov v tabeli izvodov.
Ceno lahko prenesemo iz katere koli postavke v nabavnih listinah ali iz polj 996/997.
Postopek
Pri vnosu podatkov o postavki seznama lahko prejete izvode takoj inventariziramo in s tem zaključimo postavko seznama.
Pogoji za inventarizacijo izvodov gradiva so:
Postopek
Pred prejemom gradiva iz druge knjižnice lahko pripravimo in pošljemo knjižnici naročilo za gradivo, ki ga želimo od nje prejeti. Podatke o gradivu vnesemo v seznam prejetega zamenjanega gradiva. V seznamu lahko zabeležimo datum izstavitve naročila.
Pogoj za pripravo in pošiljanje seznama prejetega zamenjanega gradiva je, da ima le-ta status evidentirano.
Postopek
Brišemo lahko samo sezname s statusom evidentirano.
Postopek
Opozorilo
Preden zbrišemo seznam, moramo zbrisati postavke seznama.
Po vnosu seznam prejetega zamenjanega gradiva zaključimo. Pri tem se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi.
Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, seznama ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane izvode pripraviti reklamacijo. Podatki o prejemu preostalih izvodov po seznamu se takoj vpišejo med podatke o zalogi.
Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri seznamu razloge za reklamiranje in seznam zaključimo.
Nasvet
Pri Štev. reklam. izv. je vedno zapisano število nazadnje reklamiranih izvodov. Zgodovina vseh reklamacij je razvidna iz seznama dogodkov.
Postopek
Za vsak izvod se pripravi novo polje 996 z naslednjimi podatki:
Status po zaključitvi seznama:
Knjižnici lahko za prejeto gradivo pošljemo zahvalo. Prejeto gradivo lahko inventariziramo.
Zaključimo lahko tudi posamezno postavko seznama. Pri zaključitvi postavke se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi na enak način kot pri zaključitvi seznama.
Postopek
Status po zaključitvi postavke seznama:
Pri postavki seznama lahko status prejeto povrnemo v status evidentirano. Če je bil seznam zaključen v celoti, se s tem tudi status seznama povrne v status evidentirano.
Postopek
Pri izvodih, za katere smo brisali prejem, se polja 996 zbrišejo.
Status po brisanju prejema pri postavki seznama:
Opozorilo
Prejema gradiva ne moremo brisati, če smo gradivo že inventarizirali.
Knjižnici lahko za prejeto zamenjano gradivo pošljemo zahvalo. Način pošiljanja in jezik zahvale sta določena pri pošiljatelju zamenjanega gradiva. Zahvala se v izbranem jeziku izpiše na tiskalnik ali pošlje pošiljatelju po e-pošti.
Postopek
Postopek pridobivanja gradiva, ki ga bomo poslali v drugo knjižnico v zameno, je opisan v ustreznih poglavjih, npr. Nakup gradiva, Prejem darovanega gradiva itd.
Pri evidentiranju prejema gradiva, ki ga namenimo za zameno, določimo kot namen nabave zamena, določimo pa lahko tudi prejemnika zamenjanega gradiva.
Po zaključitvi prejema se pri postavki prejema programsko izbere prosto za zameno kot status pri zameni. Programsko se zabeleži še število prostih izvodov za zameno. Prejema ne moremo zaključiti, če je izbrani prejemnik zamenjanega gradiva neaktiven ali če nima določene vloge prejemnika ali pošiljatelja zamenjanega gradiva.
Pred pošiljanjem gradiva v zameno vpišemo prejeto naročilo za zamenjavo, tj. naročilo, ki ga prejmemo od knjižnice, s katero zamenjujemo gradivo. V naročilo so že uvrščene tiste postavke, pri katerih smo že v postopku pridobivanja gradiva določili izbranega prejemnika zamenjanega gradiva. Če želimo, lahko seznam postavk še dopolnimo.
Pripravimo še pošiljko gradiva in seznam, ki pošiljko spremlja. Tako pripravljeno gradivo skupaj s seznamom pošljemo v drugo knjižnico.
Opozorili:
Podatki o pošiljanju gradiva v zameno se ne vpisujejo med podatke o zalogi.
Monografskih publikacij v več kosih ni možno pošiljati v zameno.
Status po zaključitvi prejema gradiva, če prejemnik ni določen:
Status po zaključitvi prejema gradiva, če je prejemnik že določen:
V nadaljevanju so opisani postopki zamenjave gradiva:
Pri vnosu prejetega naročila za zamenjavo najprej vnesemo splošne podatke o naročilu, nato pa še podatke o postavkah naročila.
Pogoj za določitev prejemnika gradiva v seznamu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Prejemnik/pošilj. zam. gradiva (N).
Postopek
Prejetemu naročilu za zamenjavo se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Ta naročila se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca prejetih naročil za zamenjavo.
Status po vnosu prejetega naročila za zamenjavo:
Postopek nadaljujemo z zaključitvijo prejeto naročilo za zamenjavo.
Nasvet
Postavko prejema lahko dodamo v prejeto naročilo tudi z metodo. Poiščemo in izberemo postavko prejema, ki je namenjena za zameno. Izberemo metodo Objekt / Dodaj v prejeto naročilo za zamenjavo.
Prejeto naročilo za zamenjavo po vnosu zaključimo. Pri postavki prejema se poveča število naročenih izvodov in zmanjša število prostih izvodov.
Postopek
Status po zaključitvi prejetega naročila za zamenjavo:
Nato nadaljujemo s pripravo pošiljke zamenjanega gradiva.
Po zaključitvi prejetega naročila za zamenjavo lahko status naročila naročeno povrnemo v status evidentirano. Pri postavki prejema se zmanjša število naročenih izvodov in poveča število prostih izvodov.
Postopek
Status po preklicu prejetega naročila za zamenjavo:
Prejeto naročilo za zamenjavo lahko brišemo, dokler ga nismo zaključili.
Postopek
Opozorilo
Brišemo lahko samo prejeta naročila s statusom evidentirano. Preden lahko zbrišemo prejeto naročilo za zamenjavo, moramo zbrisati postavke naročila.
Po zaključitvi prejetega naročila za zamenjavo pripravimo pošiljko gradiva in še seznam, ki pošiljko spremlja. Gradivo skupaj s seznamom pošljemo v drugo knjižnico.
Postopek
Pošiljki zamenjanega gradiva se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Pošiljke se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca pošiljk zamenjanega gradiva.
Status po pripravi pošiljke zamenjanega gradiva:
Seznam zamenjanega gradiva, ki spremlja pošiljko, izstavimo in pošljemo prejemniku zamenjanega gradiva.
Nasveti
Če poznamo oznako prejemnika zamenjanega gradiva, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono in določimo prejemnika in naslov za pošiljanje.
Pošiljko zamenjanega gradiva lahko pripravimo tudi tako, da v razredu Prejeto naročilo za zamenjavo poiščemo in izberemo prejeto naročilo s statusom naročeno. Izberemo metodo Objekt / Pripravi pošiljko zamenj. gradiva. Prejemnik zamenjanega gradiva je že določen, prav tako način pošiljanja in jezik seznama. V seznamu so vse postavke izbranega naročila.
Če za izbranega partnerja že obstaja pošiljka zamenjanega gradiva s statusom evidentirano, se izpiše vprašanje, ali želimo postavke naročila dodati v obstoječo pošiljko. Po kliku na gumb Da se za obstoječo pošiljko odpre urejevalnik Pošiljka zamenjanega gradiva. V seznamu postavk se izpišejo postavke, ki so v pošiljko uvrščene že od prej, in postavke izbranega naročila. Če kliknemo gumb Ne, se odpre urejevalnik Pošiljka zamenjanega gradiva za novo pošiljko, v seznamu postavk pa so vse postavke izbranega naročila. Vpišemo še morebitne opombe in shranimo podatke.
V pošiljko zamenjanega gradiva lahko vnesemo tudi postavke, za katere predhodno nismo izvedli nabavnega postopka.
Postopek
Povezane vsebine
Iz pripravljene pošiljke zamenjanega gradiva za določenega partnerja lahko prenesemo postavke v katerokoli drugo že pripravljeno pošiljko zamenjanega gradiva ali v novo pošiljko.
Postopek
Seznam zamenjanega gradiva, ki spremlja pošiljko, izstavimo in ga pošljemo prejemniku tega gradiva.
Pošiljko zamenjanega gradiva lahko zbrišemo, dokler je nismo izstavili.
Postopek
Opozorilo
Brišemo lahko samo pošiljke s statusom evidentirano. Preden zbrišemo pošiljko, moramo zbrisati postavke pošiljke.
Pri izstavitvi se najprej kot datum izstavitve pošiljke zamenjanega gradiva zabeleži tekoči datum. Nato seznam izpišemo na tiskalnik in ga skupaj z gradivom pošljemo prejemniku zamenjanega gradiva.
Pri postavki prejema se zmanjša število naročenih izvodov in poveča število poslanih izvodov.
Pogoj za izstavitev pošiljke je, da ima pošiljka določenega prejemnika in naslov za pošiljanje ter vpisane postavke.
Postopek
Status po izstavitvi in pošiljanju pošiljke zamenjanega gradiva s seznamom gradiva:
Nasvet
Izstavimo lahko vse pripravljene pošiljke hkrati. Označimo razred Pošiljka zamenjanega gradiva in izberemo metodo Razred / Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo pošiljke, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Depozitarne knjižnice so zakonsko pooblaščene za sprejemanje, hranjenje, obdelovanje in dajanje obveznega izvoda v uporabo.
Prejete obvezne izvode navadno spremlja seznam gradiva. Gradivo pregledamo in seznam evidentiramo. Seznam obveznih izvodov lahko od nacionalne depozitarne knjižnice prejmemo tudi z e-pošto v pripeti XML-datoteki, ki lahko predstavlja osnovo za dodajanje postavk v seznam obveznih izvodov. Prejeto gradivo lahko reklamiramo.
Seznam obveznih izvodov zaključimo. Pri zaključitvi se podatki o prejemu vpišejo med podatke o zalogi.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Povezane vsebine:
Ko od nacionalne depozitarne knjižnice prejmemo obvezne izvode, moramo vpisati podatke o seznamu, ki običajno spremlja gradivo. Vnesemo splošne podatke o seznamu obveznih izvodov, nato pa še podatke o vsaki posamezni postavki seznama. Postavke lahko v seznam obveznih izvodov vnesemo tudi na osnovi XML-datoteke, ki jo prejmemo od nacionalne depozitarne knjižnice.
Vpišemo tudi podatke o številu poškodovanih izvodov in morebitno neskladje med dejansko prejetim številom izvodov in številom v seznamu. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega gradiva.
Pogoj za določitev dobavitelja v seznamu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Pošiljatelj obveznih izv. (N).
Postopek
Seznamu obveznih izvodov se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Ti seznami se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca naročil.
Status po vnosu seznama:
Seznam obveznih izvodov zaključimo.
Nasvet
Postavke lahko v seznam vnesemo na osnovi XML-datoteke, ki jo prejmemo od nacionalne depozitarne knjižnice.
Postopek
Nasvet
Če poznamo oznako pošiljatelja, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono in določimo pošiljatelja.
Postopek
Opozorilo
Pred vnosom števila poškodovanih izvodov moramo ustrezno zmanjšati število izvodov v tabeli izvodov.
Nasvet
Porazdelitev izvodov po oddelkih za postavko v seznamu obveznih izvodov je možno tudi izpisati na tiskalnik. Pri postavki izberemo metodo Objekt / Natisni, nato pa izberemo Porazdelitev po oddelkih – obvezni izvod.
Ceno lahko prenesemo iz katere koli postavke v nabavnih listinah ali iz polj 996/997.
Pri vnosu podatkov o postavki seznama lahko prejete izvode takoj inventariziramo in s tem zaključimo postavko seznama.
V seznam lahko dodajamo postavke na osnovi izbrane predloge postavke. Pogoj je, da ima seznam status evidentirano.
Postopek
Ko od dobavitelja (nacionalne depozitarne knjižnice) prejmemo e-pošto s pripeto XML-datoteko, jo shranimo na svojem računalniku v poljubno mapo. XML-datoteko bomo prejeli, če ima nacionalna depozitarna knjižnica v bazi partnerjev vpisane podatke o kontaktni osebi ali oddelku v naši knjižnici, pri katerem je označeno, da se njegov naslov uporablja na obrazcih v Nabavi. Datoteka predstavlja osnovo za zaporedno dodajanje postavk v seznam obveznih izvodov.
Pogoja za izvedbo postopka sta, da je XML-datoteka shranjena v mapi na našem računalniku in da je v seznamu določen dobavitelj.
Postopek
Opozorilo
V iskalniku bibliografskih zapisov ni mogoče prekiniti postopka dodajanja postavk iz XML-datoteke!
Ko v seznam obveznih izvodov dodamo zadnjo postavko iz XML-datoteke, se izpiše sporočilo.
Več o:
Brišemo lahko samo sezname s statusom evidentirano.
Postopek
Opozorilo
Preden zbrišemo seznam, moramo zbrisati postavke seznama.
Po vnosu seznam obveznih izvodov zaključimo. Pri tem se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi.
Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, seznama ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane izvode pripraviti reklamacijo. Podatki o prejemu preostalih izvodov po seznamu se takoj vpišejo med podatke o zalogi.
Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri seznamu razloge za reklamiranje in seznam zaključimo.
Nasvet
Pri Štev. reklam. izv. je vedno zapisano število nazadnje reklamiranih izvodov. Zgodovina vseh reklamacij je razvidna iz seznama dogodkov.
Postopek
Za vsak izvod se pripravi novo polje 996 z naslednjimi podatki:
Status po zaključitvi seznama
Prejeto gradivo lahko inventariziramo.
Zaključimo lahko tudi posamezno postavko seznama. Pri zaključitvi postavke se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi na enak način kot pri zaključitvi seznama.
Postopek
Status po zaključitvi postavke seznama:
Pri postavki seznama lahko status prejeto povrnemo v status evidentirano.
Če je bil seznam zaključen v celoti, se s tem tudi status seznama povrne v status evidentirano.
Postopek
Pri izvodih, za katere smo brisali prejem, se polja 996 zbrišejo.
Status po brisanju prejema pri postavki seznama:
Opozorilo
Prejema gradiva ne moremo brisati, če smo gradivo že inventarizirali.
Nacionalna depozitarna knjižnica je zakonsko pooblaščena za zbiranje, obdelovanje, hranjenje in dajanje obveznega izvoda v uporabo ter za pošiljanje obveznega izvoda v druge depozitarne knjižnice (v nadaljevanju druge knjižnice).
Pri prejemu obveznih izvodov, ki jih dobimo od zavezancev za obvezni izvod, evidentiramo seznam obveznih izvodov. Kadar zavezanec ne pošlje obveznega izvoda ali ga ne pošlje v ustreznem številu izvodov ali v ustreznem roku, lahko pripravimo reklamacijo. Seznam obveznih izvodov zaključimo. Pri zaključitvi se podatki o prejemu izvodov, namenjenih domači knjižnici, vpišejo med podatke o zalogi.
Podatki o prejemu izvodov, namenjenih drugim knjižnicam, pa se uvrstijo na pošiljke obveznih izvodov v skladu s prioritetno listo knjižnic. Za vsako pošiljko obveznih izvodov se pripravi seznam, ki pošiljko spremlja. Gradivo skupaj s seznamom pošljemo v drugo knjižnico. Knjižnici lahko pošljemo seznam tudi po e-pošti v XML-datoteki.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine
Razlike med prejemom obveznih izvodov v nacionalni knjižnici in prejemom obveznih izvodov v drugih knjižnicah so naslednje:
Pri postavki v seznamu obveznih izvodov so prejeti izvodi v tabeli izvodov programsko razporejeni na oddelke domače knjižnice in v druge knjižnice, ki so še upravičene prejemati obvezne izvode.
Pri vnosu seznama obveznih izvodov lahko pri Opomba vnesemo število, ki določa, koliko izvodov bo pri dodajanju postavke v seznam programsko razporejenih v tabeli izvodov.
Pri zaključitvi seznama obveznih izvodov ali postavke seznama se:
Če pri zaključeni postavki v seznamu obveznih izvodov vpišemo opombo, se le-ta prenese k postavkam v pošiljkah obveznih izvodov.
Prejem lahko pri postavki seznama zbrišemo:
Opozorilo
Prejema ne moremo zbrisati, če so izvodi, namenjeni domači knjižnici že inventarizirani ali če smo pošiljke obveznih izvodov že izstavili in poslali.
Zavezancu lahko izdamo potrdilo o prejemu obveznega izvoda. Potrdilo je pripravljeno v obliki za pošiljanje po e-pošti.
Postopek
Pri zaključitvi seznama prejetih obveznih izvodov se v skladu s parametrskimi nastavitvami v inicializacijski datoteki programsko pripravijo seznami, ki spremljajo posamezne pošiljke obveznih izvodov v druge knjižnice. Gradivo skupaj s seznamom pošljemo v druge knjižnice. Knjižnici lahko pošljemo seznam tudi po e-pošti v XML-datoteki. Pred pošiljanjem obveznih izvodov knjižnicam lahko preverimo, ali se gradivo v seznamu, ki spremlja pošiljko obveznih izvodov, ujema z gradivom, ki je odloženo na polici in pripravljeno za pošiljanje posamezni knjižnici.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Seznami obveznih izvodov se programsko pripravijo v razredu Pošiljka obveznih izvodov. Seznam in pošiljko lahko pred izstavitvijo in pošiljanjem še uredimo.
Postopek
Pošiljki obveznih izvodov se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Pošiljke se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca pošiljk obveznih izvodov.
Status po pripravi pošiljke obveznih izvodov
Po končani pripravi preverimo pošiljke. Nato izstavimo sezname obveznih izvodov, ki spremljajo pošiljke in jih pošljemo knjižnicam.
Podatke o gradivu v pošiljkah lahko iščemo v razredu Postavka pošiljke.
Več o:
V nadaljevanju je opisano:
Pred pošiljanjem obveznih izvodov knjižnicam lahko preverimo, ali se gradivo v seznamu, ki spremlja pošiljko obveznih izvodov, ujema z gradivom, ki je odloženo na polici in pripravljeno za pošiljanje posamezni knjižnici.
Preverjanje lahko poteka na več načinov:
Ob preverjanju se sproti nastavljajo vrednosti števcev za:
Stanje preverjanja postavk in vrednost števcev se samodejno shranjujeta. Če postopek preverjanja prekinemo in ga nadaljujemo kasneje, se v okno za preverjanje postavk naloži stanje doslej preverjenih postavk. Hkrati se v oknu ustrezno spremeni tudi seznam postavk, če smo medtem bodisi dodajali bodisi odvzemali postavke v pošiljki.
Pri preverjanju postavk lahko pregledamo vse podatke o posamezni postavki pošiljke.
Če želimo, lahko shranimo seznam preverjenih postavk in ga izpišemo.
Postopek
Odčitavanje gradiva na polici
S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva, za katero obstaja postavka v pošiljki.
Oglasi se kratek zvočni signal. Postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva, za katero ne obstaja postavka v pošiljki.
Opozori nas daljši zvočni signal. Odčitani ISBN ali ISMN, obarvan z oranžno, se doda na konec seznama postavk. Števec nepreverjenih postavk ostane nespremenjen, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk, ki jih ni v pošiljki.
S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva, za katero obstajata dve postavki ali več v pošiljki (npr. dotis, trda in broširana vezava itd.). Opozori nas daljši zvočni signal. Odpre se okno za izbiro postavke, v katerem označimo ustrezno postavko z miško ali s tipko za pomik <dol> in kliknemo gumb Nadaljuj ali pritisnemo tipko <Enter>. Postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
Pri odčitavanju druge oz. zadnje postavke pri istem ISBN-ju ali ISMN-ju je postopek enak, kot je opisano v prvi alineji odčitavanja gradiva na polici.
Za gradivo, ki nima črtne kode, preverimo postavko z izbiro postavke iz seznama.
Označimo potrditveno polje Izberi postavko v seznamu. Vnosno polje ISBN/ISMN se zaklene.
Označimo postavko v seznamu. V seznamu lahko iščemo postavke po ISBN-ju, ISMN-ju, značnici ali po naslovu gradiva s kombinacijo tipk <Ctrl + F> in premikom do naslednje najdene postavke s tipko <F3>. Ko označimo ustrezno postavko, kliknemo gumb Nadaljuj. Oglasi se kratek zvočni signal. Postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
Za gradivo, ki nima črtne kode in za katero ne obstaja postavka v seznamu, vpišemo podatek o gradivu.
Izbrišemo oznako v potrditvenem polju Izberi postavko v seznamu. Pri ISBN/ISMN vnesemo naslov gradiva, ISBN ali ISMN in kliknemo gumb Nadaljuj. Opozori nas daljši zvočni signal. Vnesen podatek, obarvan z oranžno, se doda na konec seznama postavk. Števec nepreverjenih postavk ostane nespremenjen, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk, ki jih ni v pošiljki.
To postavko lahko kasneje potrdimo tako, da jo označimo in kliknemo gumb Nadaljuj. Postavka se obarva z zeleno, števec preverjenih postavk, ki jih ni v pošiljki, se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
Preverjanje gradiva poteka po postopku, kot je opisan za knjižnico, ki prejme en izvod gradiva. Pri odčitavanju gradiva so razlike naslednje:
V postavki pošiljke in na polici sta dva izvoda gradiva. S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva zapovrstjo za oba izvoda.
Po vsakem odčitku se oglasi kratek zvočni signal, vmes se odpre in samodejno zapre okno s seznamom izvodov (vsak izvod se obarva z zeleno). Postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
V postavki pošiljke sta dva izvoda, na polici je le en izvod gradiva. S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva le za en izvod.
Po odčitku se oglasi kratek zvočni signal. Odpre se okno s seznamom izvodov, v katerem je prvi izvod obarvan z zeleno. Okno zapremo s klikom na gumb Prekliči. Postavka se obarva z modro, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec delno preverjenih postavk.
Postavke pošiljke ni, na polici sta dva izvoda gradiva. S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva zapovrstjo za oba izvoda.
Po vsakem odčitku se oglasi daljši zvočni signal. Odčitana ISBN-ja ali ISMN-ja, obarvana z oranžno, se dodata na konec seznama postavk. Števec nepreverjenih postavk ostane nespremenjen, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk, ki jih ni v pošiljki.
Za gradivo z istim ISBN-jem ali ISMN-jem obstajata dve postavki v pošiljki z dvema izvodoma, na polici so štirje izvodi gradiva (npr. dotis, trda in broširana vezava itd.). S čitalnikom odčitamo ISBN ali ISMN gradiva zapovrstjo za vse štiri izvode (lahko pa tudi naprej za dva izvoda prve postavke in kasneje za dva izvoda druge postavke).
Po prvem odčitku nas opozori daljši zvočni signal. Odpre se okno za izbiro postavke, v katerem označimo ustrezno postavko z miško ali s tipko za pomik <dol> in kliknemo gumb Nadaljuj ali pritisnemo tipko <Enter>. Po drugem odčitku se oglasi kratek zvočni signal, postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk. Po tretjem in četrtem odčitku se oglasi kratek zvočni signal, vmes se odpre in samodejno zapre okno s seznamom izvodov (vsak izvod se obarva z zeleno). Postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
Pri odčitavanju druge oz. zadnje postavke pri istem ISBN-ju ali ISMN-ju je postopek enak, kot je opisan v prvi alineji odčitavanja gradiva na polici.
V postavki pošiljke in na polici sta dva izvoda gradiva brez črtne kode. Postavko preverimo z izbiro postavke iz seznama.
Označimo potrditveno polje Izberi postavko v seznamu. Vnosno polje ISBN/ISMN se zaklene.
Označimo postavko v seznamu. V seznamu lahko iščemo postavke po ISBN-ju, ISMN-ju ali po naslovu gradiva s kombinacijo tipk <Ctrl + F> in premikom do naslednje najdene postavke s tipko <F3>. Ko označimo ustrezno postavko, kliknemo gumb Nadaljuj. Oglasi se daljši zvočni signal. Odpre se okno s seznamom izvodov, v katerem je prvi izvod obarvan z zeleno. Z miško ali s tipko za pomik <dol> na tipkovnici označimo drugi izvod in kliknemo gumb V redu ali pritisnemo tipko <Enter>. Po drugem odčitku se oglasi kratek zvočni signal, postavka se obarva z zeleno, števec nepreverjenih postavk se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
Postavke pošiljke ni, na polici sta dva izvoda gradiva brez črtne kode. Vpišemo podatek o gradivu.
Izbrišemo oznako v potrditvenem polju Izberi postavko v seznamu. Pri ISBN/ISMN vnesemo naslov gradiva, ISBN ali ISMN, dopišemo npr. 2 izv. in kliknemo gumb Nadaljuj. Oglasi se daljši zvočni signal. Vnesen podatek, obarvan z oranžno, se doda na konec seznama postavk. Števec nepreverjenih postavk ostane nespremenjen, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk, ki jih ni v pošiljki.
To postavko lahko kasneje potrdimo tako, da jo označimo in kliknemo gumb Nadaljuj. Postavka se obarva z zeleno, števec preverjenih postavk, ki jih ni v pošiljki, se zmanjša za ena, hkrati se za ena poveča števec preverjenih postavk.
Pri izstavitvi se najprej kot datum izstavitve pošiljke obveznih izvodov zabeleži tekoči datum. Nato seznam izpišemo na tiskalnik in ga skupaj z gradivom pošljemo knjižnici. Pri postavki prejema obveznih izvodov se zabeleži število poslanih obveznih izvodov.
Pogoj je, da ima pošiljka določenega prejemnika in naslov za pošiljanje ter vpisane postavke.
Postopek
Status po izstavitvi in pošiljanju pošiljke obveznih izvodov s seznamom gradiva
Nasvet
Izstavimo lahko vse pripravljene pošiljke hkrati. Označimo razred Pošiljka obveznih izvodov in izberemo metodo Razred / Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo pošiljke, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Sezname obveznih izvodov lahko v druge knjižnice pošljemo tudi po e-pošti v XML-datoteki.
Pogoj je, da imamo v bazi partnerjev pri tej knjižnici vpisane podatke o kontaktni osebi ali oddelku, pri katerem je označeno, da se njegov naslov uporablja na obrazcih v Nabavi, in za katerega je vpisan pri E-pošta še e-naslov.
Pri izpisovanju in pošiljanju pošiljke obveznih izvodov z metodama Izstavi in pošlji ter Pošlji, se v oknu Pregled in pošiljanje izpisa k izpisom za knjižnice, ki izpolnjujejo zgoraj opisan pogoj, doda še destinacija za pošiljanje XML-datoteke po e-pošti.
Pri metodi Natisni se destinacija za pošiljanje XML-datoteke ne doda.
Več o:
Knjižnice prejemajo tudi darovano gradivo. Gradivo lahko spremlja seznam prejetega gradiva. Gradivo pregledamo in seznam evidentiramo. Pri prejemu darovanega gradiva lahko evidentiramo tudi prejem gradiva, ki ga pošljemo v drugo knjižnico v zameno.
Seznam darov zaključimo. Pri zaključitvi se podatki o prejemu vpišejo med podatke o zalogi. Darovalcu lahko pošljemo zahvalo za darovano gradivo.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Povezane vsebine:
Ko od darovalca prejmemo darovano gradivo, moramo vpisati podatke o seznamu prejetega gradiva. Vnesemo splošne podatke o seznamu darov, nato pa še podatke o vsaki posamezni postavki seznama.
Pogoj za določitev darovalca v seznamu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Darovalec (N).
Postopek
Seznamu darov se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Seznami se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca seznamov prejetega zamenjanega gradiva.
Status po vnosu seznama
Po končani pripravi zaključimo seznam darov.
Postopek
Nasveti
Če poznamo oznako darovalca, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono za vnos ali brisanje povezave in določimo darovalca.
Če želimo, da se vneseno besedilo zahvale privzame pri vnosu naslednjih seznamov darov, vnesemo na koncu besedila zahvale še znak “*”. Pri shranjevanju seznama darov se zvezdica programsko odreže.
Postopek
Izpis seznama za porazdelitev po oddelkih
Porazdelitev izvodov po oddelkih za postavko v seznamu darov lahko izpišemo na tiskalnik. Pri postavki izberemo metodo Objekt / Natisni, nato pa izberemo Porazdelitev po oddelkih – dar.
Ceno lahko prenesemo iz katere koli postavke v nabavnih listinah ali iz polj 996/997.
Pri vnosu podatkov o postavki seznama lahko prejete izvode takoj inventariziramo in s tem zaključimo postavko seznama.
V seznam lahko dodajamo postavke na osnovi izbrane predloge postavke. Pogoj je, da ima seznam status evidentirano.
Postopek
Postopek brisanja seznama darov je enak postopku brisanja seznama prejetega gradiva iz zamene.
Po vnosu seznam darov zaključimo. Pri tem se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi.
Postopek
Za vsak izvod se pripravi novo polje 996 z naslednjimi podatki:
Status po zaključitvi seznama
Darovalcu lahko za prejeto darovano gradivo pošljemo zahvalo. Prejeto gradivo lahko inventariziramo.
Postavko v seznamu prejetih darovanih izvodov gradiva zaključimo na enak način kot postavko v seznamu gradiva, ki ga prejmemo na osnovi zamene.
Prejem pri postavki v seznamu darovanih izvodov gradiva brišemo na enak način kot pri postavki v seznamu gradiva iz zamene.
Darovalcu lahko za darovano gradivo (navedeno na enem seznamu darov) pošljemo zahvalo. Način pošiljanja in jezik zahvale sta določena pri darovalcu. Zahvala se v izbranem jeziku izpiše na tiskalnik ali pošlje darovalcu po e-pošti.
Postopek
Knjižnice prejemajo gradivo z vpisom starega fonda, z lastno izdajo, s pomočjo subvencije ali kotizacije, zaradi članstva v različnih organizacijah in iz naslova obveznega izvoda ustanove. Gradivo, ki ga prejmemo, navadno spremlja seznam gradiva. Gradivo pregledamo in seznam evidentiramo. Pri prejemu gradiva lahko evidentiramo tudi prejem gradiva, ki ga pošljemo v drugo knjižnico v zameno.
Prejeto gradivo lahko reklamiramo.
Seznam drugih prejemov zaključimo. Pri zaključitvi se podatki o prejemu vpišejo med podatke o zalogi.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Povezane vsebine:
Drugi načini prejema gradiva so: stari fond, lastna izdaja, subvencija, kotizacija, članstvo, obvezni izvod ustanove. Ko od dobavitelja prejmemo gradivo, moramo vpisati seznam, ki običajno spremlja gradivo. Vnesemo splošne podatke o seznamu, nato pa še podatke o vsaki posamezni postavki seznama.
Vpišemo tudi podatke o številu poškodovanih izvodov in morebitno neskladje med dejansko prejetim številom izvodov in številom v seznamu. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega gradiva.
Pogoj za določitev pošiljatelja gradiva v seznamu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Dobavitelj (N).
Postopek
Seznamu drugih prejemov se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Seznami se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca seznamov drugih prejemov.
Status po vnosu seznama
Po končani pripravi zaključimo seznam drugih prejemov.
Postopek
Nasvet
Če poznamo oznako dobavitelja, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo i in določimo dobavitelja.
Postopek
Izpis seznama za porazdelitev po oddelkih
Porazdelitev izvodov po oddelkih za postavko v seznamu drugih prejemov je možno tudi izpisati na tiskalnik. Pri postavki izberemo metodo Objekt / Natisni, nato pa izberemo Porazdelitev po oddelkih – drugi prejemi.
Opozorilo
Pred vnosom števila poškodovanih izvodov moramo ustrezno zmanjšati število izvodov v tabeli izvodov.
Ceno lahko prenesemo iz katere koli postavke v nabavnih listinah ali iz polj 996/997.
Pri vnosu podatkov o postavki seznama lahko prejete izvode takoj inventariziramo in s tem zaključimo postavko seznama.
Postopek brisanja seznama je enak postopku brisanja seznama prejetega gradiva iz zamene.
Po vnosu seznam drugih prejemov zaključimo. Pri tem se podatki o prejemu gradiva vpišejo med podatke o zalogi.
Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, seznama ne moremo zaključiti. Za reklamirane izvode pripravimo reklamacijo prejetega gradiva.
Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri seznamu razloge za reklamiranje in seznam zaključimo.
Nasvet
Pri Štev. reklam. izv. je vedno zapisano število nazadnje reklamiranih izvodov. Zgodovina vseh reklamacij je razvidna iz seznama dogodkov.
Postopek
Za vsak izvod se pripravi novo polje 996 z naslednjimi podatki:
Status po zaključitvi seznama
Status po zaključitvi seznama:
Prejeto gradivo lahko inventariziramo.
Postavko v seznamu drugih prejemov gradiva zaključimo na enak način kot postavko v seznamu gradiva, ki ga prejmemo na osnovi zamene.
Prejem pri postavki v seznamu drugih prejemov gradiva brišemo na enak način kot pri postavki v seznamu gradiva iz zamene.
Reklamiramo lahko:
Do izstavitve reklamacije se novoreklamirane postavke za istega dobavitelja dodajajo v pripravljeno reklamacijo. Postavke lahko prenesemo iz ene v drugo reklamacijo.
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Postopek reklamiranja lahko zaključimo na več načinov.
Opozorilo
Podatki o reklamiranju se ne vpisujejo med podatke o zalogi.
Reklamacije za gradivo, ki v knjižnico ne prispe v predvidenem roku, se pripravijo v razredu Reklamacija za nedospelo gradivo.
Program poišče vse postavke naročil, pri katerih je potekel rok za reklamiranje glede na:
Najdene postavke program uvrsti v reklamacijo za nedospelo gradivo.
Pogoj je, da so naročila izstavljena in poslana dobavitelju.
Postopek
Reklamacija za nedospelo gradivo se pripravi za vsakega dobavitelja posebej.
Reklamaciji za nedospelo gradivo se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za nedospelo gradivo.
Status po pripravi reklamacij za nedospelo gradivo
Reklamacije lahko še uredimo, nato pa jih izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Primer vpisa opombe v reklamaciji
Pred izstavitvijo lahko pri postavki naročila vpišemo opombo o reklamiranju, ki se bo izpisala v reklamaciji. Pri postavki naročila lahko vpišemo pri Op. v reklamaciji npr. naslednje besedilo: Plačano po predračunu 07/23 dne 30. 3. 2023.
Reklamacije se pripravijo v razredu Reklamacija za prejeto gradivo. Reklamiramo lahko gradivo, ki ga prejmemo na osnovi nakupa (dobavnica) ali na osnovi katerega od drugih načinov nabave, npr. z zameno, kot obvezni izvod ipd. (seznam prejetega zamenjanega gradiva, seznam obveznih izvodov ipd.).
Reklamacijo za prejeto gradivo lahko pripravimo:
Odstopanja vpišemo pri vnosu dobavnice, seznama obveznega izvoda, zamene, darov ali drugih prejemov.
Postopek
Reklamaciji za prejeto gradivo se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za prejeto gradivo.
Status po pripravi reklamacije za prejeto gradivo
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Nasvet
Za vse evidentirane sezname obveznih izvodov, kjer smo v postavkah vpisali odstopanja pri številu izvodov, lahko pripravimo reklamacije naenkrat. Označimo razred Seznam obveznih izvodov in izberemo metodo Razred / Pripravi reklamacije za obvezne izvode.
Včasih šele po zaključenem prejemu gradiva ugotovimo, da je neki izvod poškodovan, npr. pri izposoji gradiva bralec ugotovi, da manjkajo strani. Takrat lahko pripravimo naknadno reklamacijo za prejeto gradivo. Poiščemo postavko dobavnice ali seznama in pripravimo reklamacijo.
Pogoj je, da sta dobavnica ali seznam prejetega gradiva zaključena.
postopek
Reklamaciji za prejeto gradivo se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za prejeto gradivo.
Status po pripravi naknadne reklamacije za prejeto gradivo
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
V nadaljevanju so opisani naslednji načini reklamiranja obveznega izvoda v nacionalni depozitarni organizaciji:
Če zavezanec ne pošlje obveznega izvoda ali ga ne pošlje v ustreznem številu izvodov ali v ustreznem roku, vpišemo odstopanja v seznamu obveznega izvoda. Zatem pripravimo reklamacijo.
Pri pripravi te vrste reklamacije program za izbrane zapise preverja zalogo v domači knjižnici in zalogo v drugih knjižnicah v sistemu COBISS.SI in na tej osnovi postavko za reklamacijo doda ali pa je ne doda.
Postopek
Reklamaciji se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za prejeto gradivo.
Status po pripravi reklamacije obveznega izvoda za zapise CIP
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Na osnovi seznamov obveznega izvoda, kjer je zabeleženo odstopanje glede pričakovanega prejema, lahko pripravimo reklamacije za določeno obdobje. Reklamacije se pripravijo v razredu Reklamacija za prejeto gradivo.
Program poišče vse postavke v seznamu obveznega izvoda, pri katerih je zabeleženo odstopanje glede pričakovanega prejema. Najdene postavke program uvrsti v reklamacijo za nedospelo gradivo.
Postopek
Reklamacija se pripravi za vsakega dobavitelja posebej.
Reklamaciji se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za nprejeto gradivo.
Status po pripravi reklamacij za prejeto gradivo
Reklamacije lahko še uredimo, nato pa jih izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Kadar gradiva kljub reklamiranju ne moremo izterjati od dobavitelja, lahko gradivo označimo kot neizterljivo. Pogoj je, da ima postavka seznama status reklam. pripravljena ali reklam. poslana.
Postopek
Status po označitvi gradiva:
Reklamacije za prejeti dokument za plačilo avansa ali za prejeti račun pripravljamo v razredu Avans ali Račun. Pripravimo lahko reklamacijo:
Odstopanja in razlog za reklamiranje vpišemo pri vnosu avansa ali računa.
Postopek
Na reklamacijo se uvrstijo postavke, ki jih reklamiramo. Če reklamiramo dokument v celoti, se posamezne postavke ne izpišejo v reklamaciji.
Reklamaciji se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za račun.
Status po pripravi reklamacije za prejeti dokument za plačilo avansa ali prejeti račun
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Postavke lahko prenesemo iz pripravljene reklamacije v drugo že pripravljeno reklamacijo ali novo reklamacijo. Postavke lahko prenašamo samo med reklamacijami iste vrste.
Postopek
Status po prenosu postavk v drugo reklamacijo
Pred izstavitvijo lahko reklamacijo še uredimo, npr. vpišemo opombo in naredimo kontrolni izpis.
Naslov, na katerega naj se reklamacija pošlje, se privzame iz baze podatkov o partnerjih in ga lahko spremenimo.
Pri izstavitvi reklamacije se najprej kot datum izstavitve programsko zabeleži tekoči datum. Nato glede na izbrani način pošiljanja reklamacijo izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti.
Postopek
Status po izstavitvi in pošiljanju reklamacije
Ko prejmemo gradivo ali dobaviteljev odgovor glede poslane reklamacije, zaključimo reklamiranje.
Nasvet
Izstavimo lahko vse pripravljene reklamacije hkrati. Označimo razred Reklamacija za nedospelo gradivo ali Reklamacija za prejeto gradivo in izberemo metodo Razred / Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo reklamacije, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Postopek reklamiranja se lahko zaključi na več načinov:
V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:
Pri naročilu, avansu, dobavnici in računu lahko pregledamo razdelitev zneska po skladih, določenih pri postavkah dokumenta.
Postopek
Odpre se okno, kjer je prikazana razdelitev zneska skladih.
Pri računih se izpiše tudi odbitni znesek vstopnega DDV.
Če je na dokument vezan račun za posredne stroške nabave, se izpiše tudi številka računa za posredne stroške, sklad, ki je pri računu določen, in znesek računa.
Pri več postavkah naročila, avansa, dobavnice ali računa lahko hkrati spremenimo stopnjo popusta.
Pogoj je, da ima nabavna listina status evidentirano.
Postopek
Stopnja popusta se spremeni pri vseh izbranih postavkah v nabavni listini. Na osnovi nove stopnje popusta se izračuna znesek v nabavni listini.
V nabavni listini lahko spremenimo vrstni red postavk.
Pogoj je, da ima nabavna listina status evidentirano.
Postopek
Opozorilo
Pri razvrščanju postavk v računu, v katerem je več dobavnic, lahko spreminjamo vrstni red postavk v okviru ene dobavnice.
Privzeti naslov za pošiljanje nabavne listine partnerju se določi z izbiro partnerja in je lahko:
Privzeti naslov lahko spremenimo.
Pogoj je, da je pri nabavni listini partner že določen.
Postopek
Za nabavno listino, ki jo bomo poslali po klasični pošti, lahko izpišemo nalepko z naslovom partnerja. Izpišemo lahko nalepko za posamezno nabavno listino ali nalepke za več nabavnih listin hkrati.
Postopek
Nasvet
Izpišemo lahko tudi nalepko z naslovom sedeža partnerja. Partnerja, za katerega želimo izpisati nalepko, poiščemo in izberemo v razredu Partner. Zatem izberemo metodo Objekt / Natisni nalepko z naslovom sedeža.
Dobavitelj lahko po poslanem računu pošlje še račun za posredne stroške nabave, ki niso bili vključeni v osnovnem računu, npr. za stroške zavarovanja, carine ipd.
Tudi pri drugih načinih nabave, kot so zamena, darovi itd., lahko dobavitelj pošlje knjižnici račun za plačilo posrednih stroškov, ki nastanejo pri nabavi gradiva. Pri prejemu zamenjanega gradiva mora knjižnica npr. plačati stroške poštnine, ki nastanejo pri zameni. V tem primeru je treba poiskati in izbrati osnovni dokument, tj. seznam prejetega zamenjanega gradiva, in mu dodati račun za posredne stroške nabave.
Postopek
Na podlagi davčne osnove in davčne stopnje se programsko izračuna znesek računa.
Računu za posredne stroške se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Računi se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca računov. Za listine Račun in Račun za posredne stroške nabave je števec skupen.
Status po vnosu računa za posredne stroške nabave
Postopek nadaljujemo, tako da račun za posredne stroške nabave zaključimo, vpišemo pošiljanje v računovodstvo in ga plačamo.
Opozorilo
Podatki o plačilu računa za posredne stroške nabave se ne vpišejo med podatke o zalogi.
Od začetka do zaključka posameznega postopka pridobivanja gradiva se beležijo dogodki. Iz seznama dogodkov so pri vsakem izbranem gradivu razvidne podrobnosti pri pridobivanju tega gradiva.
Postopek
V poglavju je podan tabelarični prikaz osnovnih postopkov nabave, pri katerih se spremeni vsaj eden od statusov razredov in objektov. Postopki so razvrščeni v 6 tabel:
V stolpcih so navedeni razredi in objekti, ki so vključeni v izvedbo postopka. V vrsticah so navedeni nabavni postopki.
V celicah tabele je naveden status razreda in objekta ob zaključku izvedbe metode. Če se status v določenem postopku ni spremenil, je izpisan trenutno veljavni status, postavljen v katerem od prejšnjih postopkov. Prazne celice pomenijo, da razredi in objekti niso neposredno povezani z izvedbo postopka.
V tabeli je podan pregled osnovnih postopkov in statusov pri nakupu gradiva.
| Naročilo | Postavka naročila | Preklic naročila | Dobavnica | Postavka dobavnice/računa | Izvod | Polje 996 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vnos predloga | evidentirano | evidentirano | |||||
| Odobritev predloga | odobren predlog | odobren predlog | |||||
| Brisanje predloga | zbriše se iz baze pod. | ||||||
| Zavrnitev predloga in druge spremembe statusa predloga | zavrnjen predlog ali evidentirano ali odobren predlog ali deziderat |
zavrnjen predlog ali evidentirano ali odobren predlog ali deziderat |
|||||
| Priprava naročila | evidentirano | pripravljeno naročilo | pripravljeno naročilo | ||||
| Brisanje naročila | zbriše se iz baze pod. | evidentirano | evidentirano | ||||
| Izstavitev in pošiljanje naročila | izstavljeno Status prejema = pričakovano |
naročeno | naročeno | 1 – naročeno | |||
| Zaključitev prejemanja monografske publikacije v več kosih | prejeto | prejeto | |||||
| Sprememba statusa pri postavki naročila | naročeno | v obdelavi | |||||
| Priprava preklica naročila | preklicano | preklicano | evidentirano | preklicano | zbriše se iz baze pod. | ||
| Priprava preklica pri postavki naročila | delno preklicano | preklicano ali naročeno |
evidentirano | preklicano ali naročeno |
zbriše se iz baze pod. | ||
| Prenos postavke v drugo naročilo (prenaročilo) | Izvorno naročilo = delno preklicano Novo naročilo = evidentirano |
Postavka v izvornem naročilu = preklicano Postavka v novem naročilu = pripravljeno naročilo |
evidentirano | Izvod v izvornem naročilu = preklicano Izvod v novem naročilu = pripravljeno naročilo |
|||
| Prenos postavk v drug preklic | evidentirano | ||||||
| Razveljavitev preklica pri postavki naročila | izstavljeno ali delno preklicano |
naročeno | naročeno | ||||
| Evidentiranje razprodanega gradiva | razprodano | ||||||
| Izstavitev in pošiljanje preklica naročila | preklicano ali delno preklicano |
preklic izstavljen ali naročeno |
izstavljeno | preklicano ali naročeno |
|||
| Vnos dobavnice | izstavljeno Status prejema = pričakovano |
naročeno | evidentirano Status plačila = račun ni prejet |
Status prejema = evidentirano |
v obdelavi | ||
| Brisanje dobavnice | izstavljeno Status prejema = pričakovano |
naročeno | zbriše se iz baze pod. | naročeno | |||
| Zaključitev dobavnice | zaključeno ali izstavljeno Status prejema = prejeto ali pričakovano |
prejeto ali naročeno |
zaključeno Status plačila = račun ni prejet |
Status prejema = prejeto + Status pri zameni = prosto za zameno |
prejeto ali v obdelavi |
2 – v obdelavi | |
| Zaključitev postavke dobavnice | zaključeno ali izstavljeno Status prejema = prejeto ali pričakovano |
prejeto ali naročeno |
evidentirano ali zaključeno Status plačila = račun ni prejet |
Status prejema = prejeto + Status pri zameni = prosto za zameno |
prejeto ali v obdelavi |
2 – v obdelavi | |
| Brisanje prejema pri postavki dobavnice | izstavljeno Status prejema = pričakovano |
naročeno | evidentirano Status plačila = račun ni prejet |
Status prejema = evidentirano |
v obdelavi ali prejeto |
1 – naročeno |
Pojasnilo glede statusa pri zameni:
Status se postavi samo, če je kot namen nabave določena zamena.
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri vodenju evidence računov pri nakupu gradiva.
| Dobavnica | Račun | Avans | |
|---|---|---|---|
| Vnos računa | zaključeno Status plačila = račun prejet |
evidentirano | |
| Odstranjevanje dobavnice z računa | Status plačila = račun ni prejet |
evidentirano | |
| Zaključitev računa | Status plačila = račun prejet |
zaključeno | račun vpisan |
| Evidentiranje pošiljanja računa v računovod. | Status plačila = račun prejet |
poslano v računovodstvo | račun vpisan |
| Vnos plačila računa | Status plačila = račun plačan |
plačano | račun plačan |
| Sprememba statusa računa – brisanje plačila ali pošiljanja v računovod. | Status plačila = račun prejet |
evidentirano |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri vodenju evidence avansov in računov za posredne stroške nabave pri nakupu gradiva.
| Avans | Račun za posredne str. nabave | |
|---|---|---|
| Vnos avansa | evidentirano | |
| Zaključitev avansa ali računa za posredne stroške nabave | zaključeno | zaključeno |
| Evidentiranje pošiljanja avansa ali računa za posredne stroške nabave v računovod. | poslano v računovodstvo | poslano v računovodstvo |
| Vnos plačila avansa ali računa za posredne stroške nabave | plačano | plačano |
| Sprememba statusa avansa ali računa za posredne stroške – brisanje plačila ali pošiljanja v računovod. | evidentirano | evidentirano |
| Vnos računa za posredne stroške nabave | evidentirano |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri zameni gradiva, pri prejemu obveznih izvodov v depozitarni knjižnici, pri prejemu darovanega gradiva ter pri drugih načinih prejema gradiva.
| Seznam | Postavka seznama ali postavka prejema | Prejeto naročilo za zamenjavo | Postavka v prejetem naročilu za zamenjavo | Pošiljka zamenj. gradiva | Postavka v pošiljki zamenj. gradiva | Izvod | Polje 996 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vnos seznama - zamena - obvezni izvod - dar - drugi prejemi |
evidentirano | evidentirano | v obdelavi | |||||
| Brisanje seznama - zamena - obvezni izvod - dar - drugi prejemi |
zbriše se iz baze pod. | |||||||
| Zaključitev seznama - zamena - obvezni izvod - dar - drugi prejemi |
zaključeno | prejeto + Status pri zameni = prosto za zameno |
prejeto | 2 – v obdelavi | ||||
| Zaključitev postavke seznama - zamena - obvezni izvod - dar - drugi prejemi |
evidentirano ali zaključeno |
prejeto + Status pri zameni = prosto za zameno |
prejeto | 2 – v obdelavi | ||||
| Brisanje prejema pri postavki seznama - zamena - obvezni izvod - dar - drugi prejemi |
evidentirano | evidentirano | v obdelavi ali prejeto |
zbriše se iz baze pod. ali 2 – v obdelavi |
||||
| Vnos prejetega naročila za zamenjavo | Status pri zameni = prosto za zameno |
evidentirano | evidentirano | pripravljeno naročilo (zamena) | ||||
| Zaključitev prejetega naročila za zamenjavo | Status pri zameni = naročeno ali prosto za zameno |
naročeno | naročeno | naročeno (zamena) | ||||
| Preklic prejetega naročila za zamenjavo | Status pri zameni = prosto za zameno |
evidentirano | evidentirano | pripravljeno naročilo (zamena) | ||||
| Brisanje prejetega naročila za zamenjavo | zbriše se iz baze pod. | |||||||
| Priprava pošiljke zamenjanega gradiva | Status pri zameni = naročeno ali prosto za zameno |
pošiljka pripravljena | pošiljka pripravljena | evidentirano | pošiljka pripravljena | pošiljka pripravljena | ||
| Izstavitev in pošiljanje pošiljke zamenjanega gradiva | Status pri zameni = poslano | pošiljka poslana | pošiljka poslana | izstavljeno | pošiljka poslana | pošiljka poslana |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri prejemu obveznih izvodov in pri pošiljanju obveznih izvodov v druge knjižnice.
| Seznam obv. izvodov | Postavka v seznamu obv. izvodov | Pošiljka obveznih izvodov | Postavka v pošiljki obveznih izvodov | Izvod | Polje 996/997 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vnos seznama | evidentirano | evidentirano | v obdelavi | |||
| Brisanje seznama | zbriše se iz baze pod. | |||||
| Zaključitev seznama | zaključeno | prejeto + Status pri zameni = prosto za zameno |
evidentirano | pošiljka pripravljena | prejeto ali pošiljka pripravljena |
2 – v obdelavi |
| Zaključitev postavke seznama | evidentirano ali zaključeno |
prejeto + Status pri zameni = prosto za zameno |
evidentirano | pošiljka pripravljena | prejeto ali pošiljka pripravljena |
2 – v obdelavi |
| Brisanje prejema pri postavki seznama | evidentirano | evidentirano | v obdelavi ali prejeto |
zbriše se iz baze pod. ali 2 – v obdelavi |
||
| Priprava pošiljke | evidentirano | pošiljka pripravljena | pošiljka pripravljena | |||
| Izstavitev in pošiljanje pošiljke | izstavljeno | pošiljka poslana | pošiljka poslana |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri reklamiranju gradiva.
| Reklamacija za nedospelo gradivo | Reklamacija za prejeto gradivo | Dobavnica ali seznam | Postavka dobavnice ali postavka seznama | Račun | Avans | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Priprava reklamacije – nedospelo gradivo | evidentirano | |||||
| Priprava reklamacije – prejeto gradivo | evidentirano | reklamirano | reklam. pripravljena | |||
| Priprava naknadne reklamacije – prejeto gradivo | evidentirano | naknadna reklam. | ||||
| Priprava reklamacije – prejeti dokument za plačilo avansa ali prejeti račun | reklamirano | reklamirano | ||||
| Prenos postavk v drugo rekl. | evidentirano | evidentirano | ||||
| Izstavitev in pošilj. rekl. | izstavljeno | izstavljeno | reklam. poslana | reklam. poslana |
Izdajatelj
IZUM
Institut informacijskih znanosti
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija
telefon: +386 (0)2 25 20 331
faks: +386 (0)2 25 24 334
e-pošta: podpora@izum.si
spletna stran priročnika: https://www.cobiss.net/help/sl/acq/acq.html
IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, dCOBISS, COBISS+, COBISS4, SGC, COBISS Lib, COBISS Cat, COBISS Ela so zaščitene znamke v lasti javnega zavoda IZUM.
Java je zaščitena blagovna znamka družbe Oracle Corp. ali njenih lastniško povezanih družb.
Druge uporabljene blagovne znamke pripadajo njihovim lastnikom.
O izdaji
Priročnik vključuje vse dopolnitve od izdaje prve verzije tiskanega priročnika v oktobru 2001 do danes.
Vsebina je usklajena z delovanjem programske opreme COBISS3, V18.0 in velja tudi za vse nadaljnje verzije programske opreme do preklica ali do objave nove elektronske verzije priročnika.
© IZUM, zadnje spremembe vsebine: marec 2025
ISSN 1855-5519
Vsebina se dopolnjuje občasno.
Pomoč po telefonu
od ponedeljka do petka od 7.30 do 20.00
ob sobotah od 7.30 do 13.00
+386 (0)2 25 20 333