COBISS3/Izposoja - Priročnik za uporabnike ; O izdajatelju in izdaji

1 Uvod

V navodilih za delo s programsko opremo COBISS3/Izposoja so opisani:

• koraki vključitve segmenta COBISS3/Izposoja
• nastavitve pred začetkom dela v segmentu COBISS3/Izposoja

in vsi postopki, ki jih izvajamo v segmentu COBISS3/Izposoja:

• urejanje nastavitev in parametrov za delo v izposoji (npr. določanja časa izposoje)
• vpis in urejanje podatkov o članih
• evidentiranje postopkov z gradivom (npr. izposoja na dom, rezervacije izvodov, podaljšanje roka izposoje …)
• spremljanje in obdelava rezervacij prostega gradiva
• postopki v lokalnem katalogu gradiva
• izvajanje postopkov na potujoči knjižnici
• delo v blagajni (npr. vzdrževanje cenika, evidentiranje dolgov…)
• priprava opominov
• delo z inventarjem.

in v segmentu COBISS3/Izpisi:

• splošno o pripravi izpisov
• priprava seznamov za področje izposoje
• priprava statistik za področje izposoje
• priprava statistik za vprašalnik BibSiSt
• izpisi s podatki za nadaljnjo obdelavo

1.1 Koraki namestitve COBISS3/Izposoja

1. Vsaj en delavec knjižnice se mora obvezno udeležiti enega izmed naslednjih tečajev:
   • Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja
   • COBISS3/Izposoja - osnovni postopki
2. Po tečaju Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja ali COBISS3/Izposoja (osnovni postopki) in Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja (blagajniško poslovanje in opomini) se pripravi zapisnik o izposoji.
3. Na osnovi potrjenega zapisnika NCC namesti pravo okolje in parametre za izposojo.

1.2 Nastavitve pred začetkom dela v segmentu COBISS3/Izposoja

Pred začetkom dela je treba urediti naslednje nastavitve:

• dopolniti podatke o domači knjižnici; ti podatki se ob namestitvi programske opreme COBISS3 prenesejo iz baze podatkov COLIB, shranijo pa se v bazo podatkov o domači knjižnici in bazo podatkov o partnerjih.
• nastaviti časovne parametre izposoje
• urediti koledar z dela prostimi dnevi
• urediti nastavitve načina izposoje omejeno dostopnih izvodov v tabeli pq (spremembo izvede IZUM na pisno zahtevo knjižnice)
• po potrebi pa tudi:
  • določiti cenik
  • urediti obrazce za opomine

1.3 Izbira oddelka za izposojo

V knjižnicah, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih, se ob prijavi v programsko opremo COBISS3 prijavimo v tisti oddelek, ki ga je na portalu Izobraževanje določil skrbnik lokalnih aplikacij kot privzetega. Oddelek prijave se izpiše v naslovni vrstici brskalnika COBISS3.

Če želimo, se lahko po prijavi v programsko opremo COBISS3 prijavimo v drugi oddelek. Prijavimo se lahko v oddelke, do katerih imamo dostop.

Postopek:

1. V delu okna s segmenti in razredi izberemo razred Oddelek (v segmentu Izposoja ali Upravljanje aplikacij).
2. Izberemo metodo Razred / Prehod v drug oddelek.
   Odpre se okno Izbira oddelka s seznamom oddelkov, do katerih imamo dostop s svojim uporabniškim imenom.
3. Izberemo oddelek in kliknemo gumb V redu.

2 Nastavitev parametrov

V segmentu COBISS3/Izposoja lahko nastavimo naslednje parametre:

• časovne parametre izposoje za posamezne vrste gradiva
• koledar za določitev dni, ko je knjižnica zaprta
• način izposoje gradiva na dom in v čitalnico (tabela pq)
• parametre za elektronsko obveščanje članov
• kontaktne podatke, obvestila in nastavitve v zvezi s servisom Moja knjižnica v COBISS+
• nastavitve omejitev za posamezne kategorije članov ali vrste gradiva (omejitve poslovanja)
• nastavitev omejitev za spletni vpis
• števec številk izkaznic
• nastavitev datuma in časa izvajanja postopkov v izposoji
• vsebino obrazcev za zadolžnice in račune
• razširimo šifrant uporabniških imen za izpise
• pripravimo besedilo za podpisno tablico

Parametre izposoje nastavljamo z uporabo različnih metod v razredu Domača knjižnica. Knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih, lahko za posamezne oddelke določijo različne časovne parametre in koledar.

Če pooblastila za urejanje parametrov izposoje nimamo, lahko pogledamo nastavitve parametrov z metodo Pokaži parametre izposoje.

2.1 Vpogled v parametre izposoje

Če pooblastila za urejanje parametrov izposoje nimamo, lahko pogledamo nastavitve parametrov z metodo Pokaži parametre izposoje v razredu Domača knjižnica ali na objektu Oddelek. Označimo parameter, ki nas zanima, in nato kliknemo možnost Pokaži. Odpre se okno, kjer so posamezni parametri nastavljeni.

Če koledar ali časovni parametri za posamezni oddelek niso določeni, se izpiše sporočilo.

2.2 Časovni parametri

Preden začnemo izvajati postopke v izposoji, je treba določiti, koliko časa traja izposoja gradiva na dom, koliko časa velja rezervacija gradiva, koliko časa bo rezervirano gradivo čakalo na prevzem itd. To določimo s časovnimi parametri izposoje. V nadaljevanju so opisani:

• postopek vpisa časovnih parametrov
• napotki pri določanju časovnih parametrov
  
• na kaj je treba biti pozoren pri določanju časovnih parametrov
  
• postopek določitve datuma poteka roka izposoje za izbrani oddelek knjižnice

Podatke o časovnih parametrih izposoje vzdržujemo z metodo Domača knjižnica / Časovni parametri.

2.2.1 Postopek določitve časovnih parametrov

1. Na razredu Domača knjižnica izvedemo metodo Časovni parametri.
   Pri knjižnici z oddelki v razredu Oddelki poiščemo in izberemo oddelek ter nato uporabimo metodo Objekt / Časovni parametri.

2. Odpre se okno Časovni parametri, v katerem se izpišejo podatki o tem, kdo in kdaj je tabelo prvič kreiral ter kdo in kdaj je tabelo nazadnje spreminjal.
   

3. Po kliku na gumb Tabela se odpre okno Tabela časovnih parametrov.

   

   Vrstice predstavljajo vrsto gradiva, stolpci pa naslednje časovne parametre:

   • izp. – čas izposoje pri izposoji na dom za izvode, ki nimajo posebne omejitve dostopa v podpoljih 996/997p, 996/997u ali posebnega statusa v podpolju 996/997q
     
   • pod. – čas podaljšanja izposoje za izvode, ki nimajo posebne omejitve dostopa v podpoljih 996/997p, 996/997u ali posebnega statusa v podpolju 996/997q
     
   • rez. – čas veljavnosti rezervacije
     
   • čak. – čas, ko gradivo čaka na člana, ki je rezerviral to gradivo
     
   • nar. – čas veljavnosti rezervacije prostega gradiva
     
   • 1.op. – število dni prekoračitve roka vrnitve, potrebnih za izdelavo 1. opomina
     
   • 2.op. – število dni od izdelave 1. opomina, potrebnih za izdelavo 2. opomina
     
   • 3.op. – število dni od izdelave 2. opomina, potrebnih za izdelavo 3. opomina
     
   • 4.op. – število dni od izdelave 3. opomina, potrebnih za izdelavo 4. opomina
     
   • zam. – obdobje, v katerem se zamudnina ne zaračuna, čeprav je gradivo vrnjeno z zamudo
     
   • čit. – čas veljavnosti rezervacije gradiva za uporabo v čitalnici

4. Določimo ustrezne časovne parametre.
   

5. Spremembe shranimo s klikom na gumb V redu.

2.2.1.1 Napotki pri določanju časovnih parametrov

Vnesemo lahko različne časovne parametre za:

• osnovne vrste gradiva (npr. knjige, CD-plošče …)
• vrste gradiva glede na njihovo vsebino, opredeljeno v podpolju 675s:
  • 82 = leposlovje
    
  • 78 = glasba
    
  • 79* = zabavna vsebina

Če vnesemo parameter samo za osnovno vrsto (npr. CD-plošče), parameter za “podvrsto” pa pustimo prazen, se prvi parameter upošteva tudi pri “podvrsti” (npr. CD-plošče – leposlovje, CD-plošče – zabavna vsebina in CD-plošče – glasba). Če pa želimo imeti različne časovne parametre za npr. CD-ROM in CD-ROM – leposlovje, vpišemo parameter za osnovno vrsto in “podvrsto”.

Vrednosti v tabeli so lahko naslednje:

• število dni, število tednov ali število mesecev (npr. 21d, 3w, 1m)
  
• prazno – pri osnovni vrsti gradiva izposoja in podaljšanje roka izposoje nista možna; pri “podvrsti” se upoštevata parametra za osnovno vrsto
  
• vrednost 0d – izposoja, podaljšanje roka izposoje in rezervacija gradiva so onemogočeni
  
• če želimo, da se upoštevajo samo delovni dnevi, pred številko dodamo znak "*" (npr. *5d – pet delovnih dni). Pri tolerančnem obdobju za zamudnino se kot delovni dan upošteva tudi dan, ko je knjižnica ali njen oddelek sicer zaprt, zamudnina pa se obračuna (modri dan v koledarju).

2.2.1.2 Na kaj moramo biti pozorni pri določanju časovnih parametrov?

Ob kreiranju tabele časovnih parametrov za posamezni oddelek se v knjižnici z oddelki prenesejo časovni parametri Domače knjižnice, če smo jih pred tem določili.

Začetne nastavitve parametra Čas izposoje vnese IZUM na osnovi tabele časovnih parametrov, ki jo je knjižnica definirala v Zapisniku o izposoji, v poglavju 3.3. Na zahtevo knjižnice IZUM spremeni vrednost tega parametra, tako da je izposoja onemogočena (0d ali prazno).

Če pride datum, ki se izračuna na osnovi določenih časovnih parametrov, na dela prost dan, se novi datum programsko določi na prvi delovni dan.

2.2.2 Določitev datuma poteka roka izposoje v izbranem oddelku knjižnice

V knjižnicah, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih, se lahko v posameznem oddelku nastavi poseben datum poteka roka izposoje. Ta datum se upošteva pri izposoji gradiva ne glede na vrsto gradiva in datum izposoje gradiva. Nastavljeni datum poteka roka izposoje se bo pri izposoji gradiva upošteval tako dolgo, dokler ga knjižnica ne izbriše ali spremeni. Tako nastavljen datum poteka roka izposoje ima prednost pred vrednostmi časovnih parametrov v koloni izp., ki so vpisane v oknu Tabela časovnih parametrov.

Postopek

1. V razredu Oddelek poiščemo in izberemo oddelek, ki je definiran kot učbeniški sklad, in nato uporabimo metodo Objekt / Datum poteka izposoje.
   
2. Odpre se okno Datum poteka izposoje, kjer v vnosno polje vnesemo datum v obliki dd.mm.llll.
3. Vnos datuma potrdimo z gumbom V redu.

2.3 Koledar

Ob izvajanju postopkov v izposoji se pri določanju datuma poteka (npr. roka izposoje) upoštevajo dela prosti dnevi tako, da datum poteka ni določen na dan, ko je knjižnica zaprta. Dneve, ko je knjžnica ali oddelek zaprt, določamo v koledarju knjižnice z metodo Domača knjižnica / Koledar oz. za posamezni oddelek z metodo Oddelek / Koledar, ko v knjižnici, ki ima izposojo organizirano po oddelkih, oddelki niso odprti istočasno. Koledar določamo za posamezna leta.

Koledar je v knjižnicah, ki obračunavajo zamudnino na osnovi nastavitev koledarja, sestavljen iz dveh koledarjev:

• koledar, v katerem so določeni dnevi, ko je knjižnica zaprta (možnost ZAPRTO)
• koledar, v katerem so določeni dnevi, ko se zamudnina obračunava (možnost ZAMUDNINA)

V vseh ostalih knjižnicah je vidna le možnost ZAPRTO.

V nadaljevanju so opisani:

• postopek označevanja dni, ko je knjižnica oz. oddelek zaprt
• postopek označevanja dni, ko je knjižnica oz. oddelek zaprt, pa se kljub temu obračunava zamudnina
• postopek označevanja dni, ko je knjižnica oz. oddelek odprt, pa se kljub temu zamudnina ne obračunava
• postopek vpisa opombe s pojasnilom, zakaj je knjižnica na posamezen dan zaprta oz. se obračunava zamudnina

2.3.1 Postopek določanja dni, ko je knjižnica zaprta

Dneve, ko je knjižnica zaprta, urejamo pri možnosti ZAPRTO. Dnevi praznikov se izpišejo v rdeči barvi. Dnevi, ko je knjižnica zaprta, so označeni z rdečim okvirčkom. Privzeto so kot zaprti dnevi že označeni državni prazniki in nedelje. Vse ostale dni, ko je knjižnica (ali oddelek) zaprta, je treba posebej označiti. To storimo na naslednji način:

• posamezni dan označimo kot zaprt tako, da z miško kliknemo na dan v koledarju in kliknemo gumb Določi
• če je knjižnica v celem letu zaprta na določen dan v tednu, to označimo tako, da z dvoklikom na ime dneva v tednu (npr. četrtek) v enem izmed mesecev označimo celotni stolpec s tem dnevom, nato pa s klikom na gumb Določi vse označimo vse te dneve kot zaprte v izbranem letu
• če je knjižnica zaprta samo na določen dan v mesecu, označimo ta dan (npr. 10. januar) v enem izmed mesecev in nato s klikom na gumb Določi vse v izbranem letu označimo vse enake dneve kot zaprte (npr. 10. dan v vseh mesecih)
• če je knjižnica zaprta več dni, to označimo tako, da držimo tipko <Ctrl> in z miško označimo vse dni, ko je knjižnica zaprta; izbor nato potrdimo s klikom na gumb Določi

Proste dneve v koledarju odznačimo na podoben način, vendar uporabimo gumb Odstrani.

V knjižnici, ki ima izposojo organizirano po oddelkih, lahko pri določanju dni, ko so vsi oddelki knjižnice zaprti in velja zanje enako pravilo glede obračuna zamudnine, te dni določimo na enem mestu. To storimo tako, da:

• v koledarju Domače knjižnice takšne dni označimo
• postavimo kljukico v potrditveno polje pri možnosti Kopiraj nastavitev v koledarje vseh oddelkov
• s klikom na gumb Določi oz. Določi vse in shranitvijo sprememb v koledarju (gumb V redu) nastavitev skopiramo tudi v vse koledarje oddelkov

2.3.2 Nastavitev upoštevanja dni, ko je knjižnica zaprta, pri obračunu zamudnine

Privzeto se za dneve, ko je knjižnica (oddelek) zaprta, ne obračunava zamudnina. V primeru izjem je v koledarju možno določiti, da se tudi za dni, ko je knjižnica ali njen oddelek zaprt, obračunava zamudnina. Te dneve urejamo pri možnosti ZAMUDNINA.

Da lahko za posamezni dan, ko je knjižnica zaprta, določimo, da se zamudnina obračuna, mora biti tak dan v koledarju pri možnosti ZAPRTO označen kot zaprt (označen je z rdečim okvirčkom). Postopki nastavljanja so enaki, kot pri določanju dni, ko je knjižnica zaprta. Tako nastavljeni dnevi se v koledarju označijo z modrim okvirčkom in so vidni le pri možnosti ZAMUDNINA.

2.3.3 Nastavitev neupoštevanja dni, ko je knjižnica odprta, pri obračunu zamudnine

Privzeto se zamudnina za dneve, ko je knjižnica (oddelek) odprta, obračunava. V primeru izjem je v koledarju možno določiti, da se tudi za dni, ko je knjižnica ali njen oddelek odprt, zamudnina ne obračunava. Te dneve urejamo pri možnosti ZAMUDNINA.

Da lahko za posamezni dan, ko je knjižnica odprta, določimo, da se zamudnina ne obračuna, mora biti tak dan v koledarju pri možnosti ZAPRTO označen kot odprt. Postopki nastavljanja so enaki, kot pri določanju dni, ko je knjižnica zaprta. Tako nastavljeni dnevi se v koledarju označijo z zelenim okvirčkom in so vidni le pri možnosti ZAMUDNINA.

2.3.4 Vpis pojasnila, zakaj je knjižnica zaprta ali se zaračunava zamudnina

Za dneve, ko je knjižnica ali njen oddelek zaprt, lahko v koledar vpišemo razlog za zaprtje. Postopek je naslednji:

1. V koledarju označimo dan, ko je knjižnica (oddelek) zaprta.
2. Pri možnosti Opomba: vpišemo kratko pojasnilo.
3. Po potrditvi dneva, ko je knjižnica zaprta, se s klikom na gumb Določi ali Določi vse pri tem dnevu vpiše ta opomba.
   Vsebino opombe vidimo v zaslonskem namigu, ko smo postavljeni na posamezni dan v koledarju.

Na enak način vpisujemo opombo tudi pri možnosti ZAMUDNINA, ob določanju dni, kadar se kljub zaprtju obračuna zamudnina oz. se kljub odprtju zamudnina ne obračuna.

Opomba se izbriše takrat, ko za izbrani dan določimo, da je knjižnica odprta oz. odznačimo, da se zaračunava zamudnina.

2.4 Način izposoje (tabela pq)

Članu lahko izposodimo samo tiste izvode gradiva, za katere ni bila postavljena omejitev dostopnosti ali prepoved izposoje.

V nadaljevanju je opisano:

• kje pri obdelavi gradiva določimo, ali veljajo pri izposoji posameznega izvoda omejitve
• kako določimo, ali izvod lahko izposodimo:
  • brezpogojno
  • pogojno
  • izposoja ni mogoča
• kakšne so privzete vrednosti za način izposoje na dom in v čitalnico (tabela pq)
• določanje vrednosti za način izposoje na dom in v čitalnico (tabela pq)
• kje pogledamo nastavitve, če nimamo pooblastila za urejanje nastavitev

2.4.1 Podatki, ki določajo, ali veljajo pri izposoji posameznega izvoda omejitve

Če določenih izvodov gradiva ne izposojamo ali je njihov rok izposoje drugačen, lahko določimo omejitev izposoje teh izvodov z ustreznim vpisom v podpolja 996/997p – Stopnja dostopnosti, 996/997q – Status in 996/997u – Omejitev dostopnosti.

Časovno omejitev izposoje posameznega izvoda opredeljuje vsebina podpolja 996/997p, če ima naslednje vrednosti:

• 1 – časovno omejena dostopnost – do 7 dni
• 2 – časovno omejena dostopnost – 7 dni
• 3 – časovno omejena dostopnost – 14 dni

Omejitev dostopnosti in prepoved izposoje določa kombinacija vsebin podpolj 996/997p in 996/997q. Vrednosti, vpisane v ta podpolja, opozarjajo izposojevalca, da veljajo pri izposoji omejitve in da lahko izvod gradiva izposodimo samo pod posebnimi pogoji ali ga sploh ne moremo izposoditi (npr. vrednost 7 v podpolju 996/997p izposojevalca in člana opozori, da izvod ni namenjen izposoji).

2.4.2 Določitev, ali je izposoja brezpogojna, pogojna ali onemogočena

Za posamezne primere pojavljanja teh podpolj je v tabeli Način izposoje (tabela pq) določen eden od načinov izposoje gradiva na dom ali v čitalnico:

• izvod lahko izposodimo brezpogojno
• izvod lahko izposodimo pogojno
  Ob izbiri takšnega izvoda nas program opozori, da ima izvod v podpolju 996/997p ali 996/997q vpisano vrednost, ki omejuje izposojo. Takšen izvod lahko kljub omejitvi izposodimo, če ga označimo in izbiro potrdimo s klikom na gumb V redu.
• izposojo izvoda lahko onemogočimo
  Ob izbiri takšnega izvoda nas program opozori, da izvoda ne moremo izposoditi.

2.4.3 Privzete vrednosti za način izposoje na dom in v čitalnico

Privzete vrednosti parametrov, ki določajo način izposoje na dom in način izposoje v čitalnico, so v tabeli Privzete vrednosti za način izposoje.

Tabela: Privzete vrednosti za način izposoje

2.4.4 Urejenje nastavitev v tabeli pq

Vrstice tabele se nanašajo na različne vrednosti podpolja 996/997p – Stopnja dostopnosti, stolpci pa na različne vrednosti podpolja 996/997q – Status.

V posamezni celici tabele sta zapisani dve vrednosti v strukturi YZ (npr. 10):

• Y – način izposoje na dom
• Z – način izposoje v čitalnico

Vrednosti v tabeli pomenijo:

• 0 – brezpogojna izposoja
• 1 – pogojna izposoja (zaposleni se mora odločiti, ali bo gradivo kljub omejitvam izposodil ali mu podaljšal rok izposoje)
• 2 – onemogočena izposoja
• 3 – izposoja na knjigomatu ni možna, v knjižnici pa velja brezpogojna izposoja

2.4.5 Vpogled v nastavitve načina izposoje

Vpogled v trenutne nastavitve izposoje je možen z metodo Domača knjižnica / Pokaži parametre izposoje. Za izpis nastavitev izposoje na dom v oknu Parametri izposoje izberemo Način izposoje na dom, za izposojo v čitalnico pa Način izposoje v čitalnico.

2.5 Elektronsko obveščanje

Z določitvijo teh parametrov knjižnica določi, katere vrste in načine obveščanja (e-pošta ali SMS ali oboje) bo omogočala svojim članom. Člani se lahko naročijo samo na tiste vrste elektronskega obveščanja, ki jih knjižnica omogoča.

V nadaljevanju so opisani:

• vrste obvestil:
  • obvestilo o poteku rezervacije
  • obvestilo o prispelem rezerviranem gradivu
  • obvestilo o poteku roka izposoje
  • obvestilo o skorajšnjem opominu
  • obvestilo o poteku članstva
  • splošna obvestila
  • obvestilo o neporavnanih terjatvah
  • zadolžnica
  • pozdravno sporočilo ob vpisu novega člana
• postopek nastavljanja parametrov za elektronsko obveščanje
• spremljanje uspešnosti pošiljanja obvestil
• oblikovanje in pošiljanje splošnih obvestil
• oblikovanje in pošiljanje posebnih obvestil
• priprava seznama članov s podatki o e-obveščanju

2.5.1 Vrste obvestil

Knjižnica lahko članom pošilja naslednje vrste obvestil:

• Obvestilo o poteku rezervacije
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejme obvestilo, ko se v njegovem seznamu evidentiranega gradiva zbriše izvod, ki je bil rezerviran ali je čakal nanj, da ga prevzame (status O, W ali R), in je rezervaciji že potekel rok veljavnosti. Dogodek se lahko sproži posamično, ko izposojevalec iz evidence pri članu briše takšen izvod, ali v paketu, ko se v izposoji izvede brisanje neaktualnih rezervacij.

• Obvestilo o prispelem rezerviranem gradivu
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejme obvestilo, ko je gradivo, ki ga je rezerviral, prispelo v knjižnico ali ko je rezervirano prosto gradivo pripravljeno za prevzem (status W).
  Če je član na prvem mestu v seznamu rezervacij, prejme obvestilo, ko neki drugi član gradivo vrne pri izposojevalnem pultu.
  Član lahko dobi obvestilo tudi v primeru brisanja rezervacije, katere veljavnost je potekla, ali če je član, ki je bil v seznamu rezervacij pred njim, preklical rezervacijo (status O in W) .

• Obvestilo o poteku roka izposoje
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejme obvestilo, če je pri katerem od izvodov, ki so izposojeni na dom ali po medknjižnični izposoji, do poteka roka izposoje še točno določeno število dni (privzeta vrednost je 3 dni za izposojo in 5 dni za medknjižnično izposojo). Za posamezni izvod prejme član to obvestilo samo enkrat. Pošiljanje tega obvestila poteka za gradivo, izposojeno na dom (status C), samodejno, in sicer enkrat dnevno v sklopu paketa obvestil. Za gradivo, izposojeno po medknjižnični izposoji (status M), pa poteka pošiljanje tega obvestila samo, če je zanj definirano opravilo CreateEmessForIll (pri katerem s ponavljanjem nastavimo, da se opravilo prav tako izvede vsak dan). Knjižnica, ki se odloči za pošiljanje obvestil o skorajšnjem poteku roka izposoje medknjižnično izposojenega gradiva, mora IZUM-u poslati zahtevo za definiranje opravila CreateEmessForIll.
  

• Obvestilo o skorajšnjem opominu
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejme obvestilo, če je pri katerem od izposojenih izvodov rok izposoje že potekel in je do prejema opomina še točno določeno število dni (npr. 3 dni). Član prejme toliko obvestil o skorajšnjem opominu za posamezni izvod, kolikor opominov knjižnica pošilja (1. opomin, 2. opomin, 3. opomin in 4. opomin), vendar največ štiri. Pošiljanje tega obvestila poteka samodejno, in sicer enkrat dnevno v sklopu paketa obvestil.

• Obvestilo o poteku članstva
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejme obvestilo, da mu bo v kratkem poteklo članstvo (npr. čez teden dni). Obvestilo o poteku članstva prejme član samo enkrat, in to določeno število dni pred potekom članstva. Pošiljanje obvestila poteka samodejno, in sicer enkrat dnevno v sklopu paketa obvestil.

• Splošna obvestila
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejema splošna obvestila knjižnice (npr. o spremembi delovnega časa). SMS-sporočila te vrste so za člana brezplačna.

• Obvestilo o neporavnanih terjatvah
  Član, ki je naročen na to vrsto obveščanja, prejme obvestilo o neporavnanih terjatvah, ko preteče določeno število dni od datuma, ko je bila terjatev evidentirana (privzeta vrednost je 3 dni). Pošiljanje obvestila poteka samodejno, in sicer enkrat dnevno v sklopu paketa obvestil.

• Zadolžnica
  Član, ki je naročen na prejemanje zadolžnice na e-naslov, bo po izvedbi metode za tiskanje zadolžnice zadolžnico prejel na vpisani e-naslov, in ne več v tiskani obliki.

2.5.1.1 Pozdravno sporočilo ob včlanitvi člana

Ob včlanitvi v knjižnico bo član na svoj e-naslov iz sistema COBISS prejel pozdravno sporočilo. Pogoj za prejem tega obvestila je, da je bil ob včlanitvi pri članu vpisan e-naslov za e-obveščanje, geslo za Mojo knjižnico pa ni bilo določeno. Sporočilo bo član prejel tudi ob spremembi e-naslova v knjižnici, če geslo za Mojo knjižnico še ni nastavljeno. V sporočilu sta povezavi do nastavitve gesla za uporabo servisa Moja knjižnica in do informacij o tem, katere funkcionalnosti in storitve sistem COBISS.SI omogoča.

2.5.2 Postopek nastavljanja parametrov za elektronsko obveščanje

1. Izvedemo metodo Domača knjižnica / Elektronsko obveščanje.
   Odpre se okno E-obveščanje, v katerem pri posameznih vrstah obvestil v potrditvenem oknu označimo, kateri način obveščanja bomo ponudili svojim članom.
   Izbiramo lahko med obvestili po e-pošti, potisnimi obvestili in SMS-obvestili.
2. Spremembe shranimo.

Za vključitev avtomatskih e-obvestil (obv. o poteku roka izposoje, obv. o skorajš. opominu, obv. o poteku članstva) knjižnici ni treba poslati posebne pisne zahteve v IZUM, temveč lahko storitev za svoje člane vključi in izključi sama.

2.5.3 Spremljanje uspešnosti pošiljanja obvestil

Obvestila, poslana članom, lahko iščemo in preglejujemo v razredu Obvestilo. Iščemo jih lahko tudi po datumu nastanka (iskalno polje Datum), vrstah obvestil (iskalno polje Vrsta obvestila), če nas zanimajo določene vrste obvestil (npr. le obvestilo o skorajšnjem poteku roka izposoje) ali po načinu obveščanja članov (polje Destinacija), če nas zanimajo le obvestila, poslana na enega izmed možnih načinov (npr. le obvestila, poslana po e-pošti).

Če nas zanimajo podrobnosti o poslanem obvestilu, lahko te vidimo že pri rezultatih iskanja v iskalniku Iskanje – Obvestila. Če nas zanimajo podrobnosti, pa obvestila, ki nas zanimajo, v iskalniku izberemo in naložimo na delovno področje. Tam jih lahko pregledamo z metodo Uredi oz. dvoklikom na izbrano obvestilo.

Za potrebe spremljanja uspešnosti e-obveščanja so v razredu Obvestilo dodani atributi Status obvestila, Datum in čas statusa obvestila in Dogodki z obvestilom. Omogočeno je tudi iskanje po prvih dveh atributih. Podrobne informacije o pošiljanju obvestil so na voljo v urejevalniku Obvestilo, če kliknemo gumb Dogodki z obvestilom.

Pri pošiljanju e-pošte v sklopu e-obveščanja se odslej spremlja tudi, ali je bila e-pošta uspešno poslana iz poštnega strežnika za e-obveščanje. V primeru uspešnega pošiljanja se pri dogodkih z e-obvestilom zapiše dogodek E-pošta poslana na naslov, vrednost statusa obvestila se spremeni v poslano.

2.5.3.1 Nedostavljena e-obvestila

V razredu Obvestilo z metodo Pokaži nedostavljena e-obvestila preverimo, ali katero izmed e-obvestil ni bilo poslano oz. dostavljeno:

1. Najprej vpišemo obdobje, ki ga želimo zajeti v pripravo seznama.
2. Po potrditvi se odpre okno Seznam nedostavljenih e-obvestil, v katerem se izpišejo obvestila, ki niso bila dostavljena.
   Če ni nedostavljenih e-obvestil, se o tem izpiše sporočilo.
3. Če želimo nedostavljena obvestila poslati, kliknemo na potrditveno polje Pošlji nedostavljena e-obvestila in izvajanje postopka potrdimo s klikom na gumb V redu.

2.5.4 Oblikovanje in pošiljanje splošnih obvestil

Splošno obvestilo oblikujemo in pošljemo na naslednji način:

1. Izberemo razred Član in nato metodo Razred / Pošlji splošno obvestilo.
   Odpre se okno Splošno obvestilo.
2. Določimo vsebino obvestila
   S klikom na gumb Vnesite besedilo odpremo novo okno in vanj vpišemo besedilo obvestila ali ga prenesemo (kopiramo) iz kakega drugega dokumenta, če imamo vzorce besedil shranjene na svoji delovni postaji. Če vpisujemo SMS-obvestilo, to ne sme biti daljše od 155 znakov.
   Vnos besedila v oknu za vnos vsebine potrdimo s klikom na gumb V redu.
3. Izberemo način obveščanja
   Pod izbranimi načini obveščanja so vidni in privzeto določeni tisti načini obveščanja, ki jih je knjižnica pri vrsti obvestila Splošna obvestila določila z metodo Domača knjižnica / Elektronsko obveščanje. Če knjižnica ne želi poslati splošnega obvestila s privzeto določenimi načini obveščanja, mora iz ustreznega potrditvenega polja umakniti kljukico.
4. V oknu Splošno obvestilo ponovno kliknemo gumb V redu.
   Odpre se iskalnik za člane.
5. Na osnovi poljubno vnesenih kriterijev poiščemo enega, več ali vse člane (npr. splošno obvestilo želimo poslati samo določeni kategoriji članov). V iskalniku je na razpolago tudi gumb Izberi vse , ki omogoča potrditev izbire vseh najdenih članov ali vseh članov knjižnice, ki smo jih pred tem poiskali z gumbom Poišči vse.
6. Splošna obvestila po e-pošti, SMS-obvestila in potisna obvestila so odposlana takoj, ko v oknu iskalnika za člane potrdimo izbor članov. Če želimo pred distribucijo preveriti videz obvestila, testno pošljemo obvestilo na svojo destinacijo.

Poslana obvestila se shranjujejo v razredu Obvestilo, kjer jih lahko poiščemo in pregledujemo ter po potrebi ponovno pošljemo.

2.5.5 Oblikovanje in pošiljanje posebnih obvestil

Članom, ki so naročeni na prejemanje katerega izmed e-obvestil in imajo izposojeno gradivo, lahko pošljemo tudi posebno obvestilo. To možnost uporabimo, kadar je bila knjižnica zaradi posebnih razmer nekaj časa zaprta (npr. zaradi obnove, selitve) in želimo člane obvestiti npr. o tem, da je knjižnica ponovno odprta, o obračunavanju zamudnine, pošiljanju opominov …

Posebno obvestilo oblikujemo in pošljemo na naslednji način:

1. Izberemo razred Obvestilo in uporabimo metodo Obvestilo / Pošlji posebno obvestilo.
   Odpre se okno Posebno obvestilo.
2. Določimo pogoje za izposojeno gradivo in člane, ki jim bomo obvestilo poslali:
   • vpišemo obdobje poteka roka izposoje (parametra Datum poteka – od in Datum poteka – do)
   • izberemo, ali želimo poslati obvestilo članom, ki imajo izposojeno gradivo v izbranem oddelku ali v vseh oddelkih; če ne izberemo nobenega izmed oddelkov, bo obvestilo poslano ne glede na to, v katerem oddelku ima član izposojeno gradivo (parameter Omejeno na oddelke transakcije)
   • izberemo, ali želimo obvestilo poslati le članom, ki imajo za gradivo že evidentiran opomin (označimo, ali imajo evidentiran 1., 2., 3. ali 4. opomin – parametri 1. opomin, 2. opomin, 3. opomin, 4. opomin, brez opomina) ali pa tudi članom brez opomina (izberemo možnost brez opomina)
   • izberemo člane glede na vrsto e-obvestil, na katera so naročeni (postavimo kljukico pri posameznem e-obvestilu)
3. Vpišemo besedilo posebnega obvestila.
   Vsebino obvestila vpišemo za posamezni način obveščanja v rubrike E-pošta, SMS-obvestilo, Potisno obvestilo. Besedilo vpišemo le v rubrike za način obveščanja, ki ga bomo uporabili, preostale pustimo prazne. Pri pošiljanju SMS-obvestil upoštevamo, da vsebina obvestila ni daljša od 155 znakov.
4. Obveščanje se sproži po potrditvi vpisanega z gumbom V redu.

2.5.6 Priprava seznama članov s podatki za e-obveščanje

Pripravimo lahko seznam članov s podatki o tem, katere nastavitve e-obveščanja imajo vključene. Pri pripravi podatkov se upoštevajo tisti člani, ki so naročeni na prejemanje vsaj enega e-obvestila ne glede na to, ali imajo pri podatkih za e-obveščanje vpisan e-naslov ali številko mobilnega telefona.

Podatke pripravimo na objektu Elektronsko obveščanje z metodo Seznam članov s podatki za e-obveščanje. V postopku priprave je treba določiti lokacijo in ime datoteke (tip datoteke mora biti .txt, npr. obvescanje.txt), kamor bomo shranili podatke. Ko je postopek zaključen, se o tem izpiše sporočilo.

Datoteka vsebuje naslednje podatke o članih:

• številko članske izkaznice
• ime, priimek
• e-naslov
• številko mobilnega telefona

Za vse možne vrste e-obvestil se izpiše, ali je član na prejemanje naročen (vrednost Da) ali ne (vrednost Ne).

Podatki so ločeni z znakom |. Uvozimo jih v programe (npr. MS Excel), kjer jih poljubno obdelamo (npr. razvrstimo po tem, ali imajo člani vpisan e-naslov).

2.6 Kontaktni podatki in informacije v COBISS+

Priporočamo, da knjižnica na svoji spletni strani objavi kontaktne podatke knjižnice v zvezi s servisom Moja knjižnica v COBISS+ (npr. telefon in e-naslov za informacije, posebna obvestila ipd.) in vsebino sporočil, ki se izpisujejo uporabnikom COBISS+ ob izvajanju nekaterih postopkov (npr. pri postopku rezervacije neprostega gradiva). To uredimo z metodo Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije v COBISS+.

V nadaljevanju so opisani:

• vpis splošnih informacij in vsebine sporočil ob rezervacijah gradiva
• vpis informacij in sporočil, povezanih s spletnim vpisom
• vpis informacij in sporočil, če knjižnica omogoča tudi prioritetne rezervacije gradiva
• postopek dodajanja logotipa in pozdravnega sporočila za spletni vpis

2.6.1 Splošne informacije in vsebina sporočil ob rezervacijah gradiva

V zavihku Splošno in spletni vpis pri

• Kontakt. podat. in info. (COBISS+) vpišemo naslov spletne strani, kjer smo objavili kontaktne podatke in obvestila v zvezi s servisom Moja knjižnica
• E-naslov za kopije e-obvestil vpišemo naslov, na katerega želimo prejemati kopije e-obvestil
• E-naslov za odgovor v e-obvestilih vpišemo naslov, na katerega lahko člani pošljejo e-pošto za dodatne informacije v zvezi s prejetimi e-obvestili
• Rez. ni možna vpišemo vsebino sporočila, ki se izpiše, ker član ni naročen na e-obveščanje o prispelem rezerviranem gradivu; sporočilo se izpiše samo, če je bila na zahtevo knjižnice vključena nastavitev, da lahko član gradivo rezervira le, če je naročen na e-obveščanje o prispelem rezerviranem gradivu
• Rez. ni možna (ang) vpišemo vsebino sporočila v angleškem jeziku za primer, ko član ni naročen na e-obveščanje o prispelem rezerviranem gradivu in rezervacija ni možna
• Status O vpišemo vsebino sporočila, ki se članu izpiše ob uspešni rezervaciji prostega gradiva (npr. Uspešno ste rezervirali prosti izvod gradiva.)
• Status O (ang) vpišemo vsebino sporočila v angleškem jeziku, ki se članu izpiše ob uspešni rezervaciji prostega gradiva
• Status O – velja do vpišemo vsebino sporočila, ki se članu izpiše ob uspešni rezervaciji gradiva pred datumom poteka veljavnosti rezervacije (npr. Rezervirano gradivo vas bo čakalo do:)
• Status O – velja do (ang) vpišemo vsebino sporočila v angleškem jeziku, ki se članu izpiše ob uspešni rezervaciji gradiva pred datumom poteka veljavnosti rezervacije
• Status O – opomba vpišemo vsebino opombe, ki se članu izpiše ob uspešni rezervaciji gradiva; običajno se vsebina nanaša na informacije glede prevzema gradiva (npr. Ko bo gradivo pripripravljeno za prevzem, vas bomo o tem obvestili.)
• Status O – opomba (ang) vpišemo vsebino opombe v angleškem jeziku, ki se članu izpiše ob uspešni rezervaciji gradiva; običajno se vsebina nanaša na informacije glede prevzema gradiva
• Status R vpišemo vsebino sporočila, ki se izpiše ob uspešni rezervaciji neprostega gradiva; sestaljeno je iz zapisa o uspešnosti rezervacije in datuma poteka vlejavnosti rezervacije
• Status R (ang) vpišemo vsebino sporočila v angleškem jeziku, ki se izpiše ob uspešni rezervaciji neprostega gradiva; sestaljeno je iz zapisa o uspešnosti rezervacije in datuma poteka veljavnosti rezervacije
• Status R – velja do vpišemo vsebino sporočila, ki se izpiše ob rezervaciji neprostega gradiva pred datumom poteka veljavnosti rezervacije (npr. Rezervacija velja do)
• Status R – velja do (ang) vpišemo vsebino sporočila v angleškem jeziku, ki se izpiše ob rezervaciji neprostega gradiva pred datumom poteka veljavnosti rezervacije

Če ima knjižnica vključena prevzemna mesta, se izpišeta tudi atributa Prevzemno mesto – opomba in Prevzemno mesto – opomba (ang), kjer vpišemo besedilo, ki se izpiše ob izbiri prevzemnega mesta pri rezervaciji gradiva prek COBISS+.

Več o:

• rezervacijah gradiva

2.6.2 Informacije in sporočila, povezani s spletnim vpisom

V zavihku Splošno in spletni vpis pri

• Spletni vpis – pogoji uporabe vpišemo naslov spletne strani, kjer smo objavili pogoje za spletni vpis članov; v spletnem obrazcu za vpis je stran dostopna s klikom na povezavo Pogoji uporabe
• Spletni vpis – pravilnik knjižnice vpišemo naslov spletne strani, kjer smo objavili pravilnik knjižnice; v spletnem obrazcu za vpis je stran dostopna s klikom na povezavo Pravilnik knjižnice
• Spl. v. – ni članarine lahko vpišemo besedilo, ki se izpiše ob spletnem vpisu, če je za izbrano kategorijo članstvo brezplačno; privzeto besedilo je Za izbrano kategorijo je članstvo brezplačno.
• Spl. v. – ni članarine (ang) lahko vpišemo besedilo v angleškem jeziku, ki se izpiše ob spletnem vpisu, če je za izbrano kategorijo članstvo brezplačno; privzeto besedilo je No membership fee for the selected category.
• Spletni vpis – stroški lahko vpišemo besedilo, ki se izpiše ob spletnem vpisu, če je za izbrano kategorijo članstvo ali naročilo članske izkaznice plačljivo; privzeto besedilo je Izbrana storitev je plačljiva.
• Spletni vpis – stroški (ang) lahko vpišemo besedilo v angleškem jeziku, ki se izpiše ob spletnem vpisu, če je za izbrano kategorijo članstvo ali naročilo članske izkaznice plačljivo; privzeto besedilo je You selected a payable service.
• Spl. vpis – opomba lahko vpišemo besedilo, ki se izpiše po potrditvi spletnega vpisa, če je za izbrano kategorijo članstvo plačljivo; privzeto besedilo je Stroške vpisa lahko poravnate tudi ob prvem obisku knjižnice. Do plačila je nabor storitev omejen.
• Spl. vpis opomba (ang) lahko vpišemo besedilo v angleškem jeziku, ki se izpiše po potrditvi spletnega vpisa, če je za izbrano kategorijo članstvo plačljivo; privzeto besedilo je You can also pay the registration costs when you visit the library. Some services are unavailable until payment.

Več o:

• spletnem vpisu

2.6.3 Informacije ob rezervacijah gradiva, če knjižnica članom poleg rednih rezervacij omogoča tudi prioritetne rezervacije

V zavihku Prioritetne rezervacije pri

• Uvodno besedilo vpišemo vsebino besedila, ki se izpiše članu na vrhu okna za izbiro vrste rezervacije (npr. Gradivo bom prevzel v:); temu besedilu sledi možnost izbire redne ali prioritetne rezervacije
• Uvodno besedilo (ang) vpišemo vsebino besedila v angleškem jeziku, ki se izpiše članu na vrhu okna za izbiro vrste rezervacije
• Prioritetna rezervacija vpišemo vsebino besedila, ki se bo članu izpisalo pri možnosti izbire prioritetne rezevacije in se nanaša na čas, v katerem mora član gradivo prevzeti (npr. najkasneje naslednji dan)
• Prioritetna rezervacija (ang) vpišemo vsebino besedila v angleškem jeziku, ki se bo članu izpisalo pri možnosti izbire prioritetne rezevacije
• Redna rezervacija vpišemo informacijo o tem, v kakšnem roku naj član prevzame gradivo, če se je odločil za redno rezervacijo (npr. v roku 4 dni)
• Redna rezervacija (ang) vpišemo informacijo v angleškem jeziku o tem, v kakšnem roku naj član prevzame gradivo, če se je odločil za redno rezervacijo

Če ima knjižnica vključene tudi prioritetne rezervacije, se v oknu Kontaktni podatki in informacije v COBISS+ prikaže zavihek Prioritetne rezervacije, kjer določimo vsebino sporočil v COBISS+ pri prioritetnih rezervacijah in časovne parametre za prioritetne rezervacije.

Več o:

• prioritetnih rezervacijah gradiva

2.6.4 Postopek dodajanja logotipa in pozdravnega sporočila za spletni vpis

Pozdravno sporočilo se programsko pošlje ob vpisu novega člana na e-naslov, ki ga je član vpisal v obrazcu za spletni vpis. V pozdravno sporočilo lahko dodamo logotip knjižnice in poljubno besedilo. V ta namen uporabimo metodo Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije v COBISS+.

Na zavihku Pozdravno sporočilo pri možnosti:

• Logotip vpišemo povezavo do strani, kjer je shranjen logotip naše knjižnice
• Dodatno besedilo vpišemo poljubno besedilo, ki naj se izpiše v sporočilu

Logotip se izpiše tudi v:

• sporočilu s povezavo za potrditev spletnega vpisa, ki ga član prejme v prvem koraku spletnega vpisa
• sporočilu ob vpisu ali spremembi e-naslova za e-obveščanje v knjižnici
• sporočilu za nastavitev gesla v knjižnici
• sporočilu, ki ga članu pošljemo v naročilu gradiva ali zahtevku za MI

2.7 Omejitve poslovanja

Različne omejitve pri postopkih v izposoji vzdržujemo z metodo Domača knjižnica / Omejitve poslovanja.

Veljavnost nekaterih omejitev lahko določimo za vse člane iste kategorije (npr. obdobje veljavnosti članstva), veljavnost drugih pa za vse gradivo določene vrste (npr. omejitev števila rezervacij). V knjižnicah z oddelki je možno določiti različne omejitve za posamezne oddelke, razen tiste vrste omejitev, ki se nanašajo na veljavnost članstva.

V nadaljevanju so opisani:

• vrste omejitev
• postopek nastavljanja omejitev
• nastavljanje omejitev za spletni vpis

Vrste omejitev

Določimo lahko naslednje omejitve:

• Omejitev števila izposojenih izvodov na dom
  Omejitev se upošteva ob izposoji gradiva na dom. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev štev. izp. izvodov (I), ima prednost pred omejitvijo, ki je določena za to kategorijo članov.
  Določiti je mogoče tudi največje možno število izposojenih enot gradiva na dom ne glede na vrsto gradiva. To število se vpiše z metodo Domača knjižnica / Omejitve poslovanja pri Omejitev štev. izp. izvodov – na dom v rubriki skupna omejitev.
• Omejitev števila izposojenih izvodov v čitalnico
  Omejitev se upošteva ob izposoji gradiva v čitalnico. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev štev. izp. izvodov (I), ima prednost pred omejitvijo, ki je določena za to kategorijo članov.
  Določiti je mogoče tudi največje možno število izposojenih enot gradiva v čitalnico ne glede na vrsto gradiva. To število se vpiše z metodo Domača knjižnica / Omejitve poslovanja pri Omejitev štev. izp. izvodov – v čitalnico v rubriki skupna omejitev.
• Omejitev števila podaljšanj roka izposoje v COBISS+
  Omejitev se upošteva ob podaljšanju roka izposoje v servisu Moja knjižnica v COBISS+. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev podaljš. (I), ima prednost pred omejitvijo, ki je določena za to kategorijo članov. Največja možna omejitev je 30 podaljšanj.
• Omejitev števila podaljšanj roka izposoje v knjižnici
  Omejitev se upošteva ob podaljšanju roka izposoje v knjižnici. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev podaljš. (I), ima prednost pred omejitvijo, ki je določena za to kategorijo članov. Največja možna omejitev je 30 podaljšanj.
• Omejitev števila podaljšanj roka izposoje preko bibliofona
  Omejitev se upošteva ob podaljšanju roka izposoje prek bibliofona. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev podaljš. (I), ima ta prednost. Največja možna omejitev je 30 podaljšanj.
• Omejitev števila podaljšanj roka izposoje na knjigomatu
  Omejitev se upošteva ob podaljšanju roka izposoje v knjižnici. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev podaljš. (I), ima ta prednost. Največja možna omejitev je 30 podaljšanj.
• Omejitev števila rezervacij pri članu za rezervacije v knjižnici
  Omejitev določimo, če želimo omejiti število rezervacij prostega in neprostega gradiva pri članu. Omejitev se upošteva ob rezervaciji gradiva v knjižnici. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev štev. rezervacij (I), ima prednost pred omejitvijo, ki je določena za to kategorijo članov.
• Omejitev števila rezervacij pri članu za rezervacije v COBISS+
  Omejitev določimo, če želimo omejiti število rezervacij prostega in neprostega gradiva, ki jih član lahko izvede v COBISS+. Če je pri posameznem članu ta omejitev že določena pri Omejitev štev. rezervacij (I), ima prednost pred omejitvijo, ki je določena za to kategorijo članov. Če število rezervacij v COBISS+ ni omejeno, je pa v knjižnici določena omejitev za rezervacije, se za člana upošteva slednja.
• Omejitev števila rezervacij pri gradivu
  Omejitev določimo, če želimo omejiti dolžino čakalnih vrst pri rezervacijah neprostega gradiva. Vpišemo največje možno število članov, ki se lahko uvrstijo v čakalno vrsto. Omejitev se upošteva tako ob rezervaciji gradiva v knjižnici kot tudi v COBISS+.
• Datum poteka članstva
  Določimo ga v knjižnicah, kjer je potek članstva vezan na neki določen datum (npr. na zaključek šolskega leta). Tako določen datum se bo upošteval pri programskem evidentiranju veljavnosti članstva oziroma pri podaljšanju članstva ob programskem evidentiranju terjatve za članarino. Ta datum pa se ne upošteva pri tistih kategorijah članov, za katere smo določili obdobje veljavnosti članstva.
• Obdobje veljavnosti članstva
  Obdobje veljavnosti članstva se upošteva pri programskem evidentiranju veljavnosti članstva oziroma pri podaljšanju članstva ob programskem evidentiranju terjatve za članarino. Za posamezne kategorije članov je možno določiti različna obdobja. Obdobje vpišemo v obliki no, kjer je n številka, o pa obdobje (d – dan, w – teden, m – mesec, y – leto, npr. 3m za tri mesece).
• Čas izposoje po kategoriji člana
  Čas izposoje za posamezno kategorijo člana vpišemo, kadar v knjižnici za neko kategorijo članov (npr. zaposlene v matični ustanovi) omogočamo izposojo gradiva na dom in za to kategorijo članov velja drugačen čas izposoje, kot je sicer določen v časovnih parametih izposoje v stolpcu izp.. V tabelo Vrsta omejitve – Čas izposoje po kategoriji člana pri kategorijah, kjer so izjeme, vpišemo čas izposoje. Pri vpisu veljajo enaka pravila, kot veljajo pri vpisu časovnih parametrov izposoje.
  Vpisani čas izposoje velja za vse vrste gradiva. Pri knjižnicah z oddelki se ta nastavitev upošteva v vseh oddelkih knjižnice. Če za katero vrsto gradiva izposoja na dom ni mogoča (časovni parametri v stolpcu izp. niso vpisani ali pa je vpisano 0d), izposoja gradiva ni možna ne glede na to, kaj je vpisano pri času izposoje po kategoriji člana. Če ima knjižnica vključeno možnost vpisa datuma poteka izposoje v posameznem oddelku knjižnice (metoda Oddelek / Datum poteka izposoje), se pri izposoji gradiva na dom najprej upošteva tako določen datum poteka izposoje. Pri gradivu, ki ima čas izposoje vpisan v podpolju 996/997u – Omejitev dostopnosti ali določen v podpolju 996/997p – Stopnja dostopnosti, se pri določitvi roka izposoje prednostno upoštevajo te nastavitve.

Postopek nastavljanja omejitev

1. V razredu Domača knjižnica izberemo metodo Omejitve poslovanja.
   Odpre se okno Izbira vrste omejitve.
2. Označimo omejitev in izbiro potrdimo s klikom na gumb V redu.
   Če smo izbrali vrsto omejitve Omejitev štev. izp. izvodov – na dom ali Omejitev štev. izp. izvodov – v čitalnico se odpre okno, kjer lahko določimo, ali bo omejitev veljala v posameznem oddelku ali za celo knjižnico (Domača knjižnica).
3. Odpre se okno za vnos omejitev.
   Če smo izbrali katero od vrst omejitev, ki se nanašajo na omejitev števila izposojenih izvodov, lahko določimo različne omejitve za posamezne vrste gradiva (vrstice v tabeli) in posamezne kategorije članov (stolpci v tabeli). Omejitve za posamezne podvrste gradiva (npr. knjige – leposlovje) se upoštevajo na osnovi vnosa v podpolje 675s. Če v podpolje 675s – Statistika) vpisujemo kode za vsebino 82 (leposlovje), 78 (glasba) ali 79* (zabavna vsebina), je priporočljivo vnesti omejitve tudi za podvrste gradiva.
   Če smo izbrali katero od vrst omejitev, ki se nanašajo na omejitev števila podaljšanj roka izposoje ali omejitev števila rezervacij pri članu, se odpre okno, kjer lahko določimo različne omejitve za posamezne kategorije članov (vrstice v tabeli). V knjižnicah z oddelki lahko določimo različne omejitve za posamezne oddelke (stolpci v tabeli), vendar v tem primeru ne vnašamo hkrati omejitev za domačo knjižnico (1. stolpec tabele).
   Če smo izbrali katero od vrst omejitev, ki se nanašajo na omejitev števila rezervacij pri gradivu, se odpre okno, kjer lahko določimo različne omejitve za posamezne vrste gradiva (vrstice v tabeli). V knjižnicah z oddelki lahko določimo različne omejitve za posamezne oddelke (stolpci v tabeli), vendar v tem primeru ne vnašamo hkrati omejitev za domačo knjižnico (1. stolpec tabele).
   Če smo izbrali vrsto omejitve Datum poteka članstva, se odpre okno za vnos datuma.
   Če smo izbrali vrsto omejitve Veljavnost članstva, se odpre okno, kjer lahko določimo različne omejitve za posamezne kategorije članov (vrstice v tabeli).
   Če smo izbrali vrsto omejitve Čas izposoje po kategoriji člana, se odpre okno, kjer lahko določimo čas izposoje za posamezne kategorije članov (vrstice v tabeli).
   
4. Spremembe shranimo s klikom na gumb V redu.

2.7.1 Omejitve za spletni vpis

V knjižnicah, ki omogočajo vpis novih članov prek spleta, je možno določiti, da se ob spletnem vpisu pri članu programsko postavijo določene omejitve pri uporabi knjižničnih storitev.

Postopek:

1. V razredu Domača knjižnica izberemo metodo Omejitve za spletni vpis.
   Odpre se okno Omejitve za spletni vpis – članarina.
2. Označimo želene omejitve in izbiro potrdimo s klikom na gumb V redu.

V stolpcu Neporavnana so omejitve, ki se za člana programsko določijo ob spletnem vpisu, če član ne poravna članarine, ki se je programsko evidentirala ob vpisu.

V stolpcu Poravnana/brez so omejitve, ki se članu programsko določijo ob spletnem vpisu, če:

• član evidentirano članarino poravna
• članarina ni bila evidentirana, ker se zaračuna ročno
• članarina ni bila evidentirana, ker je članstvo brezplačno

Omejitve je mogoče nastavljati tudi posebej za posamezno kategorijo ali za več kategorij skupaj. To storimo tako, da:

• v oknu Omejitve za spletni vpis članarina kliknemo gumb Dodaj.
  Odpre se seznam kategorij članov, za katere je v knjižnici vključena možnost spletnega vpisa.
• Označimo eno ali več kategorij članov (s tipko <Ctrl>), za katere želimo določiti posebne omejitve.
  
• Po potrditvi se okno Omejitve za spletni vpis – članarina razširi z novim stolpcem za izbrano kategorijo ali skupino kategorij članov, kjer določimo omejitve, ki veljajo za to kategorijo ali skupino kategorij članov (npr. Kategorija: 003, 004, če omogočamo spletni vpis za študente in želimo zanje določiti posebne omejitve).

Če se odločimo, da bomo omejitve, ki smo jih določili za posamezno kategorijo ali skupino kategorij, umaknili, to storimo s klikom na gumb Odstrani. V oknu, ki se odpre, izberemo kategorijo ali skupino kategorij članov, za katere želimo umakniti posebne omejitve. Po potrditvi se te omejitve izbrišejo in za člane teh kategorij odslej veljajo omejitve, ki veljajo za knjižnico kot celoto (tj. Domačo knjižnico).

Več o:

• omejitvah poslovanja
• spletnem vpisu

2.8 Števec številk izkaznic

Pri vpisu novih članov lahko številko izkaznice dodelimo s programskim števcem, ki nam ponudi prvo prosto številko izkaznice glede na zadnjo številko, dodeljeno s programskim števcem. Če se pojavi okvara števca (neustrezna številka v Išči od;), lahko števec ročno spremenimo.

Postopek:

1. V razredu Števci poiščemo in izberemo števec.
   Ker je v razredu samo en števec, ga lahko na delovno področje naložimo z dvojnim klikom na razredu Števci.
2. Izberemo metodo Objekt / Uredi.
   Odpre se urejevalnik Števci.
3. Pri Števec za Išči od vpišemo ustrezno številko.
4. Shranimo spremembo.

Številka, ki smo jo vpisali, se bo pri vpisu naslednjega novega člana izpisala v Išči od.

2.9 Nastavitev datuma izvajanja postopkov

Kadar na določen dan ne moremo računalniško beležiti transakcij v izposoji (npr. zaradi okvare računalnika, izpada internetne povezave), imamo možnost to storiti kasneje z nastavitvijo datuma izvajanja postopkov.

Postopek:

1. Izberemo metodo Sistem / Nastavitve / Nastavi datum izvajanja postopkov v izposoji.
   Odpre se okno Datum izvajanja postopkov.
2. Pri Datum izvajanja postopkov vpišemo ustrezni datum in čas.
3. Shranimo spremembo.

Tako nastavljeni datum se izpiše v rdeči barvi v oknu Gradivo domače knjižnice in se bo upošteval pri evidentiranju transakcij za uporabniško ime, s katerim smo trenutno prijavljeni, dokler ne bomo spremenili datuma ali dokler se ponovno ne prijavimo v programsko opremo COBISS3. Datum se upošteva pri vpisu novih članov, spremembi podatkov o članu, izposoji, podaljšanju roka izposoje, spremembi datuma poteka, rezervaciji gradiva, vračanju ali brisanju gradiva iz evidence pri članu, programskem evidentiranju terjatve za zamudnino in članarino, vračanju z zadržkom in evidentiranju izgube gradiva.

2.10 Priprava obrazcev za zadolžnice in račune

Postopek je namenjen pripravi, spreminjanju, aktiviranju in brisanju obrazcev za zadolžnice in račune. Obliko obrazcev določi in vzdržuje knjižnični informacijski servis, vsebino obrazcev pa knjižnica.

Vsebino in obliko obrazcev za zadolžnice in račune urejamo v oknu Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune.

Postopek, ki ga želimo izvesti z obrazci za zadolžnice in račune, začnemo z metodo Domača knjižnica / Priprava obrazcev za zadolžnice in račune. Izbiramo lahko med naslednjimi postopki:

• priprava novih obrazcev
• urejanje obrazcev
• aktiviranje obrazcev
• brisanje obrazcev

Nastavljeni obrazci za zadolžnice se uporabljajo pri pripravi zadolžnice v oknu Gradivo domače knjižnice po kliku na gumb Zadolžnica. Nastavljeni obrazci za račune pa se uporabljajo pri pripravi računa v oknu Poravnava terjatev po kliku na gumb Pošlji. Zadolžnica se z ustrezno nastavitvijo na obrazcih lahko pošlje članu knjižnice tudi na njegov e-naslov.

Če knjižnica nima pripravljenih obrazcev za zadolžnice in račune, se ob pripravi uporabijo privzeti obrazci za zadolžnice in račune. Privzeti obrazci vsebujejo osnovne podatke in besedila v domačem jeziku, prav tako je privzet izpis zadolžnice in računa na ozkem formatu (toplotni tiskalnik).

2.10.1 Izbira postopka za pripravo in vzdrževanje obrazcev za zadolžnice in račune

1. Označimo razred Domača knjižnica in izberemo metodo Pripravi obrazce za zadolžnice in račune.
   Odpre se okno Obrazci za zadolžnice in račune, v katerem se izpiše podatek o trenutno veljavnih obrazcih za zadolžnice in račune.
2. Izberemo postopek, s katerim želimo nadaljevati vzdrževanje obrazcev za zadolžnice in račune. Izbiramo lahko med naslednjimi postopki:
   - Priprava novih obrazcev
   - Urejanje obrazcev
   - Aktiviranje obrazcev
   - Brisanje obrazcev
3. Po kliku na gumb Izberi nadaljujemo ali izbiro postopka prekinemo z gumbom Izhod.

Z gumbom V redu shranimo obstoječo ali na novo pripravljeno skupino obrazcev za zadolžnice in račune. Z gumbom Prekliči zapustimo urejevalnik podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune brez shranjevanja.

2.10.2 Okno Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune

Vsebino in obliko obrazcev za zadolžnice in račune urejamo v oknu Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune. Okno je razdeljeno na naslednje tri dele (gl. sliko Okno Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnicein račune):

• tabela za urejanje vrednosti podatkov (1)
• seznam vrst podatkov (2)
• polje za urejanje izbrane vrste podatkov (3)

V naslovni vrstici vidimo ime skupine obrazcev, ki jih bomo urejali. V oknu so prikazani vsi podatki tiste skupine obrazcev, ki smo jo izbrali v predhodnem koraku.

2.10.2.1 Tabela za urejanje vrednosti podatkov

V zgornjem levem delu okna Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune je tabela, kjer lahko v posameznih stolpcih z določenimi vrednostmi oblikujemo obrazce za zadolžnice in račune. Če knjižnica nima oddelkov, je v tabeli samo ena vrstica, drugače pa ima tabela toliko vrstic, kot je oddelkov z avtomatizirano izposojo.

V naslovni vrstici tabele so prikazana imena enajstih stolpcev, kjer se urejajo naslednji podatki:

1. Velja za
   V knjižnicah z oddelki se v posameznih vrsticah izpišejo imena oddelkov z avtomatizirano izposojo, za katere bodo veljali definirani podatki na obrazcih za zadolžnice in račune. V knjižnicah brez oddelkov se v edini vrstici izpiše Domača knjižnica.
2. Format
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala format izpisa zadolžnice in računa.
   Izbiramo lahko med naslednjima vrednostma:
   – 0 – ozki format (toplotni tiskalnik)
   – 1 – široki format (A4)
   V tem stolpcu moramo paziti, da je izbrana vrednost formata za ustrezni tiskalnik nastavljena v skladu z nastavitvami logične destinacije Zadolžnica – Izposoja, kadar smo prijavljeni pod svojim uporabniškim imenom. Če pod svojim uporabniškim imenom tiskamo zadolžnice in račune v različnih oddelkih na različne tiskalnike, moramo po prijavi v programsko opremo COBISS3 nastavitve za ustrezni tiskalnik urediti v logičnih destinacijah.
3. Destinacija
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico v tabeli odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, na katero destinacijo ali kombinacijo destinacij se pošlje zadolžnica (s klikom na gumb Zadolžnica ali s kombinacijo tipke <Ctrl> in gumba Zadolžnica). Nastavitev destinacije ne velja za račun, saj se le-ta vedno pošlje na tiskalnik. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
   - 0 – tiskalnik
   - 1 – tiskalnik ali e-naslov (tipka Ctrl)
   - 2 – e-naslov
   - 3 – tiskalnik in e-naslov
   Pošiljanje zadolžnice na e-naslov člana je predvideno samo za zadolžnice. Zadolžnica, ki se posreduje članu na e-naslov, vedno vsebuje vse evidentirano gradivo.
4. Izbor gradiva
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, katero gradivo se bo izpisalo na zadolžnici (s klikom na gumb Zadolžnica ali s kombinacijo tipke <Ctrl> in gumba Zadolžnica). Privzeto se izpiše vse gradivo iz oddelka prijave. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
   - 0 – vse gradivo
   - 1 – vse gradivo ali izbrano gradivo (tipka <Ctrl>)
   - 2 – izbrano gradivo
   
5. Današnje gradivo
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, ali se bo na zadolžnici izpisalo vse ali samo danes izposojeno gradivo (s klikom na gumb Zadolžnica ali s kombinacijo tipke <Ctrl> in gumba Zadolžnica ). Privzeto se izpiše vse gradivo iz oddelka prijave. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
   - 0 – vse gradivo
   - 1 – vse gradivo ali današnje gradivo (tipka <Ctrl>)
   - 2 – današnje gradivo
   
6. Vsi oddelki
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, ali se bo na zadolžnici izpisalo gradivo iz vseh oddelkov (s klikom na gumb Zadolžnica ali s kombinacijo tipke <Ctrl> in gumba Zadolžnica ). Privzeto se izpiše samo gradivo iz oddelka prijave. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
   - 0 – gradivo oddelka
   - 1 – gradivo oddelka ali vseh oddelkov (tipka Ctrl)
   - 2 – gradivo vseh oddelkov
   
7. Dodatni podatki gradiva
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, ali se bo na zadolžnici izpisal dodaten podatek o gradivu. Privzeto se izpiše samo naslov gradiva, dodatni podatki pa so med seboj izključujoči. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
   - 0 – brez dodatnih podatkov
   - 1 – inventarna številka/številka zvezka
   - 2 – avtor/podatki o serijski publ.
   - 3 – signatura
   
8. Neporavnane terjatve
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, ali se bo na zadolžnici dodatno izpisal seznam neporavnanih terjatev člana. Privzeto se zadolžnica izpiše brez neporavnanih terjatev. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
   - 0 – brez neporavnanih terjatev
   - 1 – z neporavnanimi terjatvami
   
9. Izposojeno gradivo (na računu)
   V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, ali se bo na računu člana dodatno izpisal seznam izposojenega gradiva. Privzeto se račun člana izpiše brez seznama izposojenega gradiva. Izbiramo lahko med vrednostmi:
   - 0 – brez izposojenega gradiva
   - 1 – z izposojenim gradivom
   
10. Gotovina in vrnjen denar (na računu)
    V tem stolpcu s klikom na izbrano celico odpremo spustni seznam, iz katerega izberemo eno od vrednosti, ki bo določala, ali se bo na računu člana dodatno izpisal tudi znesek gotovine in vrnjenega denarja. Privzeto se na računu člana izpiše znesek gotovine in vrnjenega denarja. Izbiramo lahko med naslednjimi vrednostmi:
    - 0 – z gotovino in vrnjenim denarjem
    - 1 – brez gotovine in vrnjenega denarja
    
11. Predogled vsebine
    V tem stolpcu so v celici tabele prikazane številčne vrednosti za podatke, ki so uporabljeni na zadolžnici in računu.
    V stolpcu Predogled vsebine lahko uredimo eno ali več vrst podatkov. Posamezna vrsta podatka ima lahko več vsebinskih variant, glede na to, v katerem oddelku se zadolžnica ali račun pripravlja (velja za knjižnice z oddelki).

2.10.2.2 Seznam vrst podatkov

V zgornjem desnem delu okna Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune prek spustnega seznama izberemo vrsto podatka, ki ga bomo uredili. Na voljo so:

• Podatki o oddelku/dodatni podatki
• Dodatni podatki pri članu
• Opomba na računu
• Dodatni podatki na koncu zadolžnice in računa

Ob prvem urejanju se pod izbrano vrsto podatka izpiše privzeta vsebina. Posamezna vsebinska varianta je označena s številko, na osnovi katere je razvidna izbrana vsebina v stolpcu Predogled vsebine.

Izbiramo lahko med štirimi različnimi vrstami podatkov:

1. Podatki o oddelku/dodatni podatki
   Na privzetih obrazcih za zadolžnice in račune se izpišejo podatki o naslovu knjižnice oz. nadrejenem partnerju (če je določen v domači knjižnici). Takoj pod naslovom knjižnice se privzeto izpišejo tudi naslovni in kontaktni podatki o oddelku knjižnice, če pa knjižnica nima oddelkov, se privzeto izpišejo naslovni in kontaktni podatki iz domače knjižnice (telefon, faks in e-pošta).
   Knjižnica lahko z novo vsebinsko varianto privzete podatke o oddelku in kontaktne podatke nadomesti z drugim besedilom. V tem primeru mora pri tej vrsti podatka vpisati želeno vsebino. Če knjižnica z oddelki želi, da se izpiše tudi naziv oddelka, mora vključiti spremenljivo vrednost %oddelek knjižnice% ali pa naziv oddelka vpisati ročno.
2. Dodatni podatki pri članu
   Podatek številka izkaznice in priimek in ime člana že vsebuje privzeto vrednost, ki jo spremenimo tako, da uredimo obstoječo vsebinsko varianto ali pa dodamo novo. Če želimo izpisovati samo podatek številka izkaznice, umaknemo drugi del izbrane vrste podatka, sicer pa umaknemo oba dela izbrane vrste podatka.
3. Opomba na računu
   Podatek opomba na računu že vsebuje privzeto vrednost, namesto katere se na računu izpiše opomba, ki smo jo vpisali ob postopku priprave računa v oknu Poravnava terjatev pri Opomba (za izpis na računu). Če želimo, da se vpisana opomba pri pripravi računa ne izpiše na izdanem računu, moramo to vrednost umakniti iz obstoječe vsebinske variante ali pa dodati novo vsebinsko varianto.
4. Dodatni podatki na koncu zadolžnice in računa
   Ta vrsta podatka že vsebuje določeno privzeto besedilo Izposojevalec/-ka:, spremenljivo vrednost za podatek priimek in ime izposojevalca in privzeto besedilo Hvala za obisk in nasvidenje!. Vrednosti pri tej vrsti podatka lahko spremenimo tako, da uredimo obstoječo vsebinsko varianto ali pa dodamo novo, ki jo ustrezno prilagodimo.

Pozicije posameznih vrst podatkov so prikazane na spodnji sliki računa za ozki format:

2.10.2.3 Polje za urejanje izbrane vrste podatkov

V spodnjem delu okna Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune je Polje za urejanje izbrane vrste podatka, kjer urejamo vsebino, ki se izpiše na obrazcih za zadolžnice in račune. Pri eni vrsti podatka imamo lahko shranjenih več vsebinskih variant, vsaka je v svoji oštevilčeni vrstici. Pri izbrani vrsti podatka označimo vsebinsko varianto, ki jo želimo urejati. Izbrana vsebina se izpiše v spodnjem delu okna, kjer jo lahko ustrezno spremenimo.

Za urejanje vsebine izbrane vrste podatka lahko uporabljamo funkcije oz. gumbe:

• Vstavi spremenljivo vrednost
  V postopku urejanja podatkov na obrazcih lahko uporabimo vnaprej pripravljene spremenljive vrednosti, za katere se na zadolžnici in računih izpiše konkretna vrednost podatka. Vstavimo lahko naslednje spremenljive vrednosti:
  - priimek in ime člana
  - priimek in ime izposojevalca
  - oddelek knjižnice
  - datum poteka članstva
  - fakulteta člana
  - številka izkaznice
  - opomba na računu
  - številčna oznaka izposojevalca
  - alternativna številka
  - oddelek/letnik šole
• Shrani
  Gumb Shrani uporabimo, če želimo shraniti spremenjeno vsebinsko varianto.
• Dodaj
  Gumb Dodaj uporabimo, ko želimo določiti novo vsebino izbrane vrste podatka. To naredimo tako, da pri izbrani vrsti podatka označimo vsebinsko varianto, jo po potrebi uredimo ali dopolnimo ter kliknemo gumb Dodaj. Pri eni vrsti podatka lahko dodamo več vsebinskih variant, vsaka pa dobi svojo zaporedno nespremenljivo številko. Vrstni red vsebinskih variant ni nujno urejen po zaporedni številki.
• Zbriši
  Gumb Zbriši uporabimo, ko želimo v zgornjem desnem delu okna določeno vsebinsko varianto trajno zbrisati. To naredimo tako, da pri izbrani vrsti podatka označimo vsebinsko varianto in kliknemo gumb Zbriši.
• Gor
  Gumb Gor uporabimo, ko želimo v zgornjem desnem delu okna premakniti označeno vsebinsko varianto za eno ali več vrstic višje. Pri premikanju vsebinske variante se njena zaporedna številka ne spremeni, saj je vezana na to vsebinsko varianto pri vrsti podatka.
• Dol
  Gumb Dol uporabimo, ko želimo v zgornjem desnem delu okna premakniti označeno vsebinsko varianto za eno ali več vrstic nižje. Pri premikanju vsebinske variante se njena zaporedna številka ne spremeni, saj je vezana na to vsebinsko varianto pri vrsti podatka.

2.10.3 Priprava novih obrazcev

Novo skupino obrazcev za zadolžnice in račune lahko kreiramo na osnovi privzetih ali predhodno pripravljenih obrazcev.

Postopek

1. V oknu Obrazci za zadolžnice in račune označimo izbirni gumb Priprava novih obrazcev. Izbiro postopka potrdimo s klikom na gumb Izberi.
   Odpre se okno Priprava novih obrazcev.
2. V polje Skupina obrazcev vnesemo ime nove skupine obrazcev in to potrdimo s klikom na gumb V redu.
   Odpre se okno Skupine obrazcev.
3. Izberemo eno od predhodno pripravljenih skupin obrazcev za zadolžnice in račune, na osnovi katere bomo pripravili nove obrazce. Izbiro skupine obrazcev potrdimo z gumbom V redu.
4. Odpre se okno Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune, kjer uredimo vsebino in obliko obrazcev.

2.10.4 Urejanje obrazcev

Možnost urejanja obrazcev za zadolžnice in račune izberemo, če želimo spremeniti ali dopolniti podatke v že pripravljenih obrazcih.

1. V oknu Obrazci za zadolžnice in račune označimo izbirni gumb Urejanje obrazcev.
   Izbiro postopka potrdimo s klikom na gumb Izberi.
2. Odpre se okno Skupine obrazcev.
3. Izberemo eno od predhodno pripravljenih skupin obrazcev za zadolžnice in račune in izbiro potrdimo z gumbom V redu.
   Odpre se okno Urejanje podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune. V naslovni vrstici vidimo ime skupine obrazcev, ki smo jih izbrali za urejanje.
   Podatke na obrazcih za zadolžnice in račune urejamo v tabeli znotraj stolpca Predogled vsebine. V posameznih celicah so navedene številčne vrednosti za izpis podatka v domači knjižnici ali v določenem oddelku (v knjižnicah z oddelki). V vsaki celici so štiri številke, ločene z vejico, ki predstavljajo različne vrste podatkov na obrazcih za zadolžnice in račune. Privzete vrednosti so 1, knjižnica pa jih lahko poljubno spreminja.
4. Z miško označimo izbrano celico v stolpcu Predogled vsebine za domačo knjižnico ali določen oddelek (v knjižnicah z oddelki).
5. Nato v zgornjem desnem delu okna izberemo iz spustnega seznama želeno vrsto podatka in vsebinsko varianto za to vrsto podatka. Z dvoklikom potrdimo uporabo izbrane vsebinske variante. Ob tem postopku se zaporedna številka vsebinske variante, ki je vidna v začetku vrstice, prenese v označeno celico, in sicer na mesto, ki je določeno za to vrsto podatka (npr. vrsta podatka 3. Opomba na računu se v označeni celici postavi na tretje mesto z zaporedno številko vsebinske variante).
6. Spremembe v skupini obrazcev shranimo s klikom na gumb V redu.

2.10.5 Aktiviranje obrazcev

V knjižnici, ki ne pripravlja obrazcev za zadolžnice in račune, so veljavni privzeti obrazci. Aktiviranje nove ali že obstoječe skupine obrazcev za zadolžnice in račune izvedemo šele takrat, ko smo vse potrebne podatke pri skupini obrazcev uredili in shranili.

Postopek

1. V oknu Obrazci za zadolžnice in račune označimo izbirni gumb Aktiviranje obrazcev.
   Izbiro postopka potrdimo s klikom na gumb Izberi.
   
2. Odpre se okno Skupine obrazcev, v katerem izberemo eno od pripravljenih skupin obrazcev za zadolžnice in račune, ki jih želimo aktivirati.
   Možno je izbrati tudi privzete obrazce za zadolžnice in račune.
3. Izbor skupine obrazcev potrdimo z gumbom V redu.
   Trenutno veljavna skupina obrazcev se izpiše v zgornjem delu okna Obrazci za zadolžnice in račune.

2.10.6 Brisanje obrazcev

Knjižnica lahko že pripravljene skupine obrazcev za zadolžnice in račune trajno zbriše, če presodi, da jih ne potrebuje več.

Postopek

1. V oknu Obrazci za zadolžnice in račune označimo izbirni gumb Brisanje obrazcev.
   Izbiro postopka potrdimo s klikom na gumb Izberi.
   
2. Odpre se okno Skupine obrazcev, v katerem izberemo eno od pripravljenih skupin obrazcev za zadolžnice in račune, ki jo želimo trajno zbrisati.
3. Izbor skupine obrazcev potrdimo s klikom na gumb V redu.
   Brisanje obrazcev se izvede šele po zastavljenem vprašanju v zaslonskem oknu, kjer moramo izbris potrditi z gumbom Da. Postopek brisanja skupine obrazcev lahko prekličemo z gumbom Ne.
4. Izbrana skupina obrazcev se zbriše in vrnemo se v okno Obrazci za zadolžnice in račune.

2.11 Besedilo za podpisno tablico

Besedilo, ki se izpisuje na podpisni tablici, uredimo na naslednji način:

1. Po sprožitvi metode Domača knjižnica / Besedilo za podpisno tablico se odpre okno Besedilo za podpisno tablico.
   Uredimo vsebino besedila in podatke, ki se izpisujejo na podpisni tablici. Privzeto so nastavljeni atributi za prikaz podatkov o članu.
   Če na podpisni tablici ne želimo prikazovati vseh podatkov, je treba izbrisati celotno vrstico za določen podatek (npr. Spol: %gender%). Če podatek pri članu ni izpolnjen, se na tablici ne izpiše, čeprav ostane vrstica zapisana v seznamu atributov.
   Uredimo tudi besedilo izjave člana, ki je pripravljena za potrebe izpisa vpisnice oz. pristopne izjave. Če želimo, da je besedilo na podpisni tablici pred podatki o članu, ga moramo v oknu dodati pred seznam atributov in vmes v ločeni vrstici postaviti znak <page> za ustrezen prelom strani na podpisni tablici. Če želimo, da je besedilo izjave na tablici za prikazom podatkov o članu, ga je treba v oknu dodati za seznamom atributov, pred besedilo pa v ločeni vrstici postaviti znak <page> za prelom strani. Tako se bo lahko član na podpisni tablici samostojno pomikal po posameznih straneh prikazanih podatkov in besedila.
   
2. Po kliku na gumb V redu vsebino shranimo.
3. Testiramo prikaz podatkov na podpisni tablici.
   Če pri testiranju prikazanih podatkov na tablici ugotovimo, da se npr. ne prikaže celotno besedilo izjave člana, je treba mesto preloma strani za odrezano besedilo urediti s postavitvijo znaka <page> v tisto vrstico, ki se kot zadnja še vidi na podpisni tablici, ko smo se s puščico na tablici pomaknili povsem na dno prikazane strani. Ko gre za daljša besedila, lahko tudi smiselno uredimo prelom strani besedila izjave v odstavku višje. Če želimo, da se določen del besedila izpiše na isti strani, si lahko pomagamo tudi z ustrezno prilagoditvijo velikosti pisave s postavitvijo znaka <fontsize=nn> (nn = velikost pisave) pred in za tem delom besedila.

Več o:

• delu s podpisno tablico
• vpisnici

3 Člani

Knjižnice za potrebe izposoje vodijo evidenco svojih članov. Vodenje evidence članov obsega vpis novih članov, urejanje in ažuriranje podatkov o članih ter brisanje podatkov o članih.

V nadaljevanju so opisani:

• podatki o članih in urejevalnik Član z vsemi podatki o članih, ki jih lahko evidentiramo
• postopek vpisa člana
  • določitev številke izkaznice
  • določanje nadrejenega člana
  • družinska izkaznica
  • članstvo in izkaznica pravnih oseb
• sprememba in urejanje podatkov
• brisanje podatkov o članu
• izpis nalepke za člansko izkaznico
• sprememba številke izkaznice
• iskanje člana
• sprememba oddelka šole
• paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih
• evidentiranje obiska
• referenčna baza podatkov o študentih
• vpis podatkov o članu na osnovi podatkov v referenčni bazi podatkov o študentih
• spletni vpis člana
• pregled transakcij v izposoji
• arhiv e-dokumentov
• paketno brisanje opomb pri neaktivnih članih
• izposoja inventarja

Podatki o članu se vnašajo v oknu urejevalnika Član. Določeni podatki so obvezni (npr. Ime, Priimek, Kategorija, povezava na Nadrejenega člana pri članih – pravnih osebah ipd.). Druge, neobvezne podatke vpišemo glede na to, katere statistike želimo pripraviti.

Pri vnosu podatkov se uporabljajo tudi lokalni šifranti (npr. šifrant oddelkov zaposlitve) in globalni šifranti (npr. šifrant poštnih številk in krajev). Lokalni šifranti se vzdržujejo v lokalnih bazah podatkov knjižnic, globalne šifranta pa vzdržuje IZUM.

Povezane vsebine:

• ažuriranje lokalnih šifrantov
• parametri izposoje
• postopki evidentiranja gradiva
• izposoja v potujoči knjižnici

3.1 Podatki o članu in urejevalnik Član

V urejevalniku Član vpisujemo in spreminjamo podatke o članu.

Podatki o članu so razdeljeni na posamezne zavihke oz. skupine podatkov:

• Splošno za vnos splošnih (osebnih) podatkov in:
  • vnos opombe o članu
  • določitev privilegijev
  • določitev omejitev
  • vnos naslovov
  • vnos podatkov za e-obveščanje
  • pošiljanje povezave za določitev gesla za COBISS+
  • vnos alternativnih in neveljavnih številk
• Šolanje, zaposlitev za vnos podatkov o šolanju oz. zaposlitvi
• Članstvo za vnos podatkov o članstvu
• Info za pregled podatkov o disciplini člana in njegovih aktivnostih v knjižnici

Več o:

• postopku vpisa novega člana
• postopku spreminjanja podatkov o članu

3.1.1 Splošni podatki

Splošne podatke vnašamo v urejevalniku Član/Splošno.

1. Pri Ime in Priimek vnesemo z veliko začetnico ime in priimek člana. Vnos teh dveh podatkov je obvezen.
   Diakritične znake vnašamo tako, da v vnosnem polju pritisnemo tipki <Ctrl+S> in v oknu Nabor znakov COBISS izberemo želeni znak.

2. S klikom na gumb Nadrejeni član določimo povezavo na nadrejenega člana (pri članih kategorije 019 – družinska izkaznica) ali partnerja (pri članih kategorije 125 – pravne osebe – zun. ustanove).

3. Pri Datum rojstva vnesemo datum rojstva. Podatek je obvezen zaradi kontrole morebitnih duplikatov.
   Če v bazi članov že obstaja član z istim priimkom, imenom in datumom rojstva, se v novem oknu izpišejo opozorilo in podatki o članu ali članih z enakimi podatki.
   S posebnim parametrom je možno na zahtevo knjižnice izključiti obveznost tega podatka za vse ali za določene kategorije članov. V tem primeru se pri kontroli duplikatov preverjata samo ime in priimek člana.

4. Iz spustnega seznama izberemo spol člana. S posebnim parametrom je na zahtevo knjižnice možno vključiti obveznost tega podatka za vse ali za določene kategorije članov.

5. Pri Državljanstvo vpišemo oznako državljanstva ali jo poiščemo in prenesemo iz šifranta.

6. Pri Ime in priimek skrbnika/poroka vpišemo ime in priimek starša ali skrbnika pri predšolskih, osnovnošolskih ali srednješolskih otrocih ali poroka pri tujih državljanih.
   S posebnim parametrom je možno na zahtevo knjižnice določiti, da je ta podatek obvezen pri predšolskih in osnovnošolskih otrocih ter tudi pri članih kategorije 013 – tuji državljani.

7. Pri Občina stalnega bivališča vpišemo oznako občine stalnega bivališča člana. Če je ne poznamo, jo poiščemo in prenesemo iz šifranta. S posebnim parametrom je možno na zahtevo knjižnice vključiti obveznost tega podatka za vse ali za določene kategorije članov.

8. Pri Občina stalnega naslova se programsko vpiše vrednost ob preverjanju skladnosti pri vpisu stalnega naslova. Atribut je viden samo pri knjižnicah, v katerih je vključena kontrola skladnosti naslova z Registrom GURS. Če se občina stalnega naslova razlikuje od občine stalnega bivališča, se pri shranjevanju podatkov o članu izpiše opozorilo.

9. V spustnem seznamu izberemo kategorijo člana. Podatek je obvezen.
   Za predšolske, osnovnošolske in srednješolske otroke se pri shranjevanju podatkov o članu preverja ustreznost izbrane kategorije glede na starost člana in se izpiše opozorilo, če je:
   – predšolski otrok starejši od 7 let
   – osnovnošolec starejši od 15 let
   – srednješolec starejši od 19 let

10. S klikom na gumb Opomba se odpre novo okno, v katero lahko vpišemo opombo o članu. Vpisati je možno več opomb, pri čemer se programsko zabeleži uporabniško ime knjižničarja, ki je opombo vpisal, v knjižnici z oddelki pa tudi oddelek, v katerem je bil takrat prijavljen, ter datum vpisa. Okno za vnos in spreminjanje opombe je zaradi večje preglednosti daljših opomb razdeljeno na več delov:

    • okno Vse opombe, kjer se izpišejo vse posamične opombe
    • pri Sistemski podatki se izpišejo podatki o uporabniškem imenu, oddelku in času vnosa ali spreminjanja posamične opombe
    • okno Posamična opomba, kjer se izpiše in spreminja vsebina posamične opombe ali pa vpiše nova opomba
      
      Urejanje opomb je možno z gumbi na desni strani okna:
    • Odstrani vse – brisanje vseh opomb pri članu
    • Odstrani – brisanje izbrane opombe pri članu
    • Nova opomba – dodajanje nove opombe
    • Gor – premik posamične opombe navzgor
    • Dol – premik posamične opombe navzdol
    • Shrani – shranjevanje vsebine posamične opombe
      S klikom na gumb V redu shranimo vsebino vseh opomb in zapremo okno Opomba, s klikom na gumb Prekliči pa sprememb ne shranimo. Dolžina opombe o članu ni omejena.
      

11. S klikom na gumb Privilegiji se odpre novo okno, v katerem označimo privilegije člana.
    Privilegiji člana so lahko:

    • Dostop do baz podatkov OCLC Če ima član ta privilegij, ima dostop do baz podatkov OCLC prek COBISS+. Ta privilegij lahko dodeljuje samo pooblaščena oseba knjižnice, ki je podpisala pristopno izjavo in ima pooblastilo LOAN_OCLC – dodelitev privilegija za dostop do baz podatkov OCLC.
    • Oprostitev članarine
      Če ima član ta privilegij, se mu ob vpisu in ob izteku članstva članarina ne obračuna. Ker je obračunavanje članarine vezano na kategorijo članov, je smiselno privilegij dodeliti samo posameznim članom tistih kategorij, pri katerih sicer članarino obračunavamo.
    • Oprostitev izposojnine
      Če ima član ta privilegij, se mu pri izposoji ali podaljševanju roka izposoje ne obračunava izposojnina, ki jo sicer drugim članom za to vrsto gradiva zaračunavamo.
    • Oprostitev opominov
      Če ima član ta privilegij, ne prejema opominov za prekoračen rok izposoje, prav tako se mu stroški opominov ne zaračunajo.
    • Oprostitev zamudnine
      Če ima član ta privilegij, se mu pri vračanju gradiva ali podaljšanju roka izposoje zamudnina ne obračunava.
    • Oprostitev stroškov rezervacije
      Če ima član ta privilegij, se mu pri dodelitvi rezerviranega gradiva ne obračunajo stroški rezervacije.

12. S klikom na gumb Omejitve se odpre novo okno, v katerem označimo omejitve člana. Za člana lahko veljajo naslednje omejitve:

    • Onemogočen obisk
      Če velja za člana ta omejitev, ni možno v oknu Gradivo domače knjižnice izvesti nobenega drugega postopka, razen vračila gradiva. Preden se odpre okno Gradivo domače knjižnice, se izpiše opozorilo. Član zaradi te omejitve prav tako ne more podaljšati roka izposoje ali rezervirati gradiva prek COBISS+.
    • Samo dostop do interneta
      Če velja za člana ta omejitev, v oknu Gradivo domače knjižnice ni možno izvesti nobenega drugega postopka razen vračila gradiva in evidentiranja obiska na internetu. Preden se za člana s to omejitvijo odpre okno Gradivo domače knjižnice, se izpiše opozorilo. Član zaradi te omejitve prav tako ne more podaljšati roka izposoje ali rezervirati gradiva prek COBISS+.
    • Prepoved izposoje na dom
      Če velja za člana ta omejitev, gradiva ne moremo izposoditi na dom (izbirni gumb Na dom v oknu Gradivo domače knjižnice je neaktiven), lahko pa ga izposodimo v čitalnico. Član zaradi te omejitve prav tako ne more podaljšati roka izposoje ali rezervirati gradiva prek COBISS+. Rezervacija prek COBISS+ je možna, če je za knjižnico vključen poseben parameter. Preden se za člana s to omejitvijo odpre okno Gradivo domače knjižnice, se izpiše opozorilo.
    • Onemogočeno podaljšanje
      Če velja za člana ta omejitev, ni mogoče podaljšati roka izposoje za izposojeno gradivo (gumb Podaljšaj v oknu Gradivo domače knjižnice je neaktiven). Lahko pa spremenimo datum poteka tako, da dvakrat kliknemo datum poteka in vpišemo nov datum. Član zaradi te omejitve prav tako ne more podaljšati roka izposoje prek COBISS+.
    • Prepoved rezervacij COBISS+
      Če velja za člana ta omejitev, član ne more rezervirati gradiva prek COBISS+, lahko pa ga rezervira v knjižnici.
    • Zadržana izkaznica
      Ta omejitev se nastavi programsko v primeru zlorabe na knjigomatu, lahko pa jo tudi ročno nastavimo. Če za člana velja ta omejitev, ni možno izvesti nobenega od postopkov v oknu Gradivo domače knjižnice, razen vračila gradiva. Preden se odpre okno Gradivo domače knjižnice, se izpiše opozorilo. Član zaradi te omejitve prav tako ne more podaljšati roka izposoje ali rezervirati gradiva prek COBISS+.
    • Izgubljena izkaznica
      To omejitev postavimo, če je član izgubil člansko izkaznico in uporablja dvojnico z isto številko. Preden se odpre okno Gradivo domače knjižnice, se izpiše opozorilo. Tako lahko preverimo izkaznico in preprečimo morebitno zlorabo, če je bila izkaznica ukradena.
    • Najdena izkaznica
      To omejitev postavimo, če je bila članska izkaznica, ki jo je član izgubil ali nekje pozabil, najdena. Če je bila pred tem postavljena omejitev izgubljena izkaznica, jo zdaj ukinemo. Smiselno je v opombo o članu vpisati tudi lokacijo, kjer izkaznica čaka, če ima knjižnica več ločenih oddelkov. Preden se odpre okno Gradivo domače knjižnice, se izpiše opozorilo. Ko članu vrnemo izkaznico, omejitev ukinemo.
    • Ni dostopa do informacijskih virov
      Če za člana velja ta omejitev, ni možno dostopati do zunanjih ponudnikov informacijskih virov. Ta nastavitev je primerna za knjižnice, ki so podpisale izjavo za dostop do tujih servisov in imajo omogočen oddaljeni dostop.
    • Ni naročil COBISS+ za MI
      Če za člana velja ta omejitev, nima dovoljenja za posredovanje zahtevka za MI prek COBISS+.
    • Onemogočena uporaba knjigomata
      Če za člana velja ta omejitev, ne more uporabljati knjigomata, lahko pa uporablja storitve pri izposojevalnem pultu v knjižnici.
    • Ni dostopa do baz članov
      Če za člana velja ta omejitev, član ne dovoli dostopa do svojih podatkov v drugih bazah (trenutno velja za Mestno knjižnico Ljubljana, ki uporablja referenčno bazo Urbana).
    • Onemogočena poravnava terjatev
      Omejitev postavimo članu, ki je v postopku sodne izterjave, in zato želimo programsko onemogočiti evidentiranje poravnave terjatev. Za člana s to omejitvijo je prav tako onemogočena poravnava terjatev v Moji knjižnici.
    • Blokada SMS-obveščanja
      Omejitev se postavi programsko, če ima člana blokirano prejemanje SMS-sporočil. Pri atributu je naveden razlog.

13. Pri Omejitev štev. izp. izvodov (I) vpišemo največje število izvodov, ki si jih član lahko izposodi na dom ali v čitalnico.

14. Pri Omejitev podaljš. (I) vpišemo število rokov podaljšanja, ki jih dovoljujemo članu po poteku roka izposoje.

15. Pri Omejitev štev. rezervacij (I) vpišemo največje število rezervacij pri članu. V knjižnicah z oddelki se upoštevajo vse rezervacije v različnih oddelkih.

16. Pri Jezik opominov izberemo eno od petih jezikovnih variant, na osnovi katere se za člana izdela pripravljeni opomin. Če podatka pri članu ne spremenimo, član prejme opomin v domačem jeziku, kar je privzeta vrednost tega atributa.

17. Pri Terjatve, Neporavnani opomini, Izgubil gradivo (I) in Datum zadnjega obiska se podatki vpisujejo programsko, spremenimo lahko samo število izgubljenih izvodov pri Izgubil gradivo (I), s čimer zbrišemo indikator opomb LST.

18. Pri Datum zadnjega obiska se izpiše datum zadnjega obiska ne glede na to, ali je bil obisk zabeležen v knjižnici ali zunaj nje (npr. v COBISS+) in ne glede na oddelek, v katerem je bil zabeležen.

3.1.1.1 Naslovi

Podatke o naslovih vnesemo tako, da kliknemo zavihek Naslovi in uporabimo metodo Nov objekt. Odpre se novo okno, v katerem lahko izbiramo med poštnim in e-naslovom ter telefonsko številko. Glede na izbiro se odpre okno za vnos podatkov iz naslova:

1. S klikom na gumb Uporaba se odpre novo okno, v katerem določimo, za kaj se bo naslov uporabljal; pri tem lahko izberemo več namenov za isti naslov. Pri atributu Uporaba vpis vrednosti ni obvezen.
2. Iz spustnega seznama izberemo vrsto naslova ali telefonske številke.
3. Pri Ulica in št. vpišemo podatek o ulici in hišni številki. Podatek je obvezen.
4. Pri Poštna št. in kraj vpišemo poštno številko ali jo poiščemo in prenesemo iz šifranta. Pri tujih državljanih vpišemo poštno številko in ime kraja. Podatek je obvezen.
5. Pri Država vpišemo oznako države ali jo poiščemo in prenesemo iz šifranta. S posebnim parametrom se lahko na zahtevo knjižnice vpis podatka o državi določi kot obvezen.
6. Pri Telefonska številka vpišemo telefonsko številko.
7. Pri Vrsta tel. št. v spustnem seznamu izberemo vrsto telefonske številke.
8. Pri E-naslov vpišemo elektronski naslov.
   V knjižnicah, ki imajo pri vpisu poštnega naslova člana vključeno preverjanje skladnosti naslova s podatki v Registru prostorskih enot Geodetske uprave Republike Slovenije (GURS), se po kliku na gumb V redu vrednosti atributov Občina, Naselje, Ožji del občine in Ime ožjega dela občine vpišejo programsko.

3.1.1.2 Naslovi za e-obveščanje

Naslove in nastavitve za elektronsko obveščanje vpišemo v posebnem oknu, ki se odpre po kliku na gumb E-obveščanje. Vpišemo lahko e-naslov in številko mobilnega telefona (SMS-naslov) ter določimo, katere vrste obvestil bo član prejemal prek e-pošte in SMS-sporočil. Nastavitve načina obveščanja za posamezne vrste obvestil so odvisne od tega, katere načine elektronskega obveščanja knjižnica sploh omogoča.

Če je bil ob včlanitvi v knjižnico pri članu vpisan e-naslov za e-obveščanje, bo član iz sistema COBISS prejel pozdravno sporočilo. Sporočilo bo član prejel tudi ob spremembi e-naslova v knjižnici, če geslo za Mojo knjižnico še ni nastavljeno. V sporočilu sta povezavi do nastavitve gesla za uporabo servisa Moja knjižnica in do informacij o tem, katere funkcionalnosti in storitve sistem COBISS.SI omogoča.
V pozdravno sporočilo lahko dodamo logotip knjižnice in poljubno besedilo. V ta namen uporabimo metodo Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije v COBISS+, kjer na zavihku Pozdravno sporočilo pri Logotip vpišemo povezavo do strani, kjer je logotip (v formatu PNG), pri Dodatno besedilo pa poljubno besedilo, ki naj se izpiše v sporočilu.

3.1.1.3 Alternativne in neveljavne številke

Alternativno identifikacijsko številko vnesemo tako, da kliknemo zavihek Alternativne identifikacijske številke in gumb Nov objekt. Odpre se novo okno, v katerem:

• pri Vrsta alternativne št. v spustnem seznamu izberemo vrsto alternativne številke; podatek je obvezen;
• pri Alternativna številka vpišemo ali s čitalnikom vnesemo številko alternativne izkaznice, s katero se bo član ob obisku knjižnice lahko identificiral. Pri vpisu alternativnih številk se programsko kontrolira podvojenost številke (ali ima drugi član enako vrednost istovrstne alternativne številke), pri istem članu pa je možno vpisati več enakih vrednosti alternativnih številk različne vrste in več istovrstnih alternativnih številk.

Neveljavne številke se vpišejo programsko ob uporabi metode Član / Sprememba številke izkaznice, kadar član izgubi izkaznico. V urejevalniku podatkov o članu lahko te številke samo pogledamo pod zavihkom Neveljavne številke , tako da v oknu izberemo neveljavno številko in kliknemo gumb Pokaži.

3.1.1.4 Geslo za COBISS+

Vpis in sprememba gesla za Mojo knjižnico pri članu je možna samo v Moji knjižnici.

Izposojevalec gesla ne more vpisati ali ažurirati. Po kliku na gumb Geslo v urejevalniku Član se prikaže možnost pošiljanja sporočila s povezavo za spremembo gesla na e-naslov iz podatkov za e-obveščanje pri članu. Če je član mlajši od 18 let in ima vpisan e-naslov skrbnika/poroka, se pošlje povezava za nastavitev gesla na ta naslov.

3.1.2 Podatki o šolanju in zaposlitvi

S klikom na zavihek Šolanje, zaposlitev odpremo okno, v katero po potrebi vnesemo podatke v zvezi s šolanjem ali zaposlitvijo člana.

1. V spustnem seznamu izberemo vrsto šole.
   
2. Pri Univerza vpišemo kodo univerze ali jo poiščemo in prenesemo iz šifranta univerz.
3. Pri Ime šole vpišemo kodo šole ali jo poiščemo in prenesemo iz šifranta. V odvisnosti od izbrane vrste šole lahko iščemo v šifrantu osnovnih in srednjih šol ali v šifrantu visokošolskih zavodov.
   Na zahtevo knjižnice lahko s posebnim parametrom določimo privzeto ime šole.
4. Pri Oddelek/letnik šole vpišemo oddelek šole ali ga poiščemo in prenesemo iz ustreznega šifranta, ki se odpre glede na izbrano vrsto šole.
5. Pri Smer/program vpišemo program izobraževanja ali študija, lahko pa ga poiščemo in prenesemo iz ustreznega šifranta. Šifrant programov izobraževanja za srednje šole oblikujemo sami (lokalni šifrant Program izobraževanja (CODE 313)), šifrant programov študija za visokošolske zavode pa je skupen za vse knjižnice.
6. Pri Stopnja študija vpišemo stopnjo študija ali pa jo poiščemo in prenesemo iz šifranta.
7. Pri Zaposlitev vpišemo naziv ustanove, v kateri je član zaposlen, ali pa ga poiščemo in prenesemo iz šifranta, ki smo ga oblikovali (lokalni šifrant Ustanove, podjetja (CODE 303)).
   
8. Pri Oddelek zaposlitve vpišemo oddelek zaposlitve, v katerem član dela, ali pa ga poiščemo in prenesemo iz šifranta, ki smo ga oblikovali (lokalni šifrant Oddelek zaposlitve (CODE 306)).
9. V spustnem seznamu izberemo stopnjo izobrazbe.

3.1.2.1 Podatki o šolanju v sistemu eVŠ

Knjižnice visokošolskih zavodov v sistemu eVŠ (Evidenčni in analitski informacijski sistem za visoko šolstvo v Republiki Sloveniji) imajo s posebnim parametrom v inicializacijski datoteki omogočen vnos podatkov eVŠ. V teh knjižnicah je v urejevalniku Član na zavihku Šolanje, zaposlitev možno določiti podatke o visokošolskem zavodu, študijskem programu, študijskem programu B in načinu študija z izbiro ustreznih vrednosti iz spustnih seznamov. Spustna seznama za študijski program se odpreta glede na izbran visokošolski zavod. Če spremenimo visokošolski zavod, se zbrišeta izbrani vrednosti pri obeh študijskih programih.

3.1.3 Podatki o članstvu

S klikom na zavihek Članstvo odpremo okno, v katerem so podatki v zvezi s članstvom. Večina teh podatkov se vpiše programsko.

1. Pri Sigla knjižnice se programsko vpiše sigla glede na matično knjižnico. Podatka ni možno spremeniti.
2. Pri Oddelek vpisa se programsko vpiše oddelek glede na oddelek, v katerem smo prijavljeni. Podatek se vpiše samo v knjižnicah, ki imajo izposojo organizirano v več oddelkih. Podatka ni možno spremeniti.
3. Pri Postajališče bibliobusa se ob vpisu novega člana programsko vpiše postajališče bibliobusa, kjer smo prijavljeni, ko evidentiramo postopke izposoje v bibliobusu. Podatek je možno tudi ročno spremeniti.
4. Pri Datum prvega vpisa se programsko vpiše tekoči datum; podatek lahko spremenimo, če to ni datum prvega vpisa člana v knjižnico.
5. Pri Datum evident./podaljš. član. praviloma pustimo polje prazno. Če v knjižnici vodimo evidenco veljavnosti članstva ali pa zaračunavamo članarino oz. vpisnino, se ob programskem evidentiranju veljavnosti članstva ali ob programskem evidentiranju terjatve za članarino oz. vpisnino vpiše današnji datum. Če gre za člana, ki ga prenašamo iz stare evidence članov, lahko datum vpišemo ročno.
6. Pri Datum poteka članstva praviloma pustimo polje prazno. Če v knjižnici vodimo evidenco veljavnosti članstva ali pa zaračunavamo članarino oz. vpisnino, se ob programskem evidentiranju veljavnosti članstva ali ob programskem evidentiranju terjatve za članarino oz. vpisnino vpiše nov datum poteka članstva. Ta datum se izračuna na osnovi obdobja veljavnosti članstva za posamezno kategorijo člana ali pa se privzame splošno veljavni datum poteka članstva, glede na nastavitve v razredu Omejitve poslovanja. Če veljavnost članstva ni posebej določena, je privzeto obdobje 1 leto. Programsko izračunan datum poteka članstva lahko po potrebi poljubno spremenimo, tako da ga vpišemo ročno. Če gre za člana, ki ga prenašamo iz stare evidence članov, lahko datum poteka članstva prav tako vpišemo ročno.
7. Pri Veljavnost članstva vnesemo kodo za časovno obdobje veljavnosti članstva ali jo poiščemo in prenesemo iz lokalnega šifranta Vrsta članarine – posamično (CODE 318). Vpisani podatek se upošteva pri izračunu datuma poteka članstva in evidentiranju posamične članarine za člana. < –LEK–>
8. Pri Skupine članov izberemo iz lokalnega šifranta Skupina članov (CODE 328) eno ali več skupin, kamor želimo uvrstiti člana (npr. za potrebe priprave raznih seznamov članov, statistik …).
9. Pri Podpis izjave ob vpisu označimo, ali je član podpisal pristopno izjavo ali ne. Če uporabljamo podpisno tablico, se kljukica postavi programsko, ko član potrdi vnos podpisa na podpisni tablici.
10. Pri V izterjavi dodamo kljukico, če je član zaradi neporavnanih obveznosti do knjižnice že v izterjavi. Tako bomo člane v izterjavi lažje poiskali v iskalniku Član.

3.1.4 Podatki o disciplini člana

S klikom na zavihek Info odpremo okno, v katerem so podatki v zvezi s člansko disciplino. Podatki se vpisujejo programsko in jih ne moremo spreminjati.

• Pri Aktivnost v oddelkih se izpišejo oznake oddelkov knjižnice, ki jih član obiskuje. Podatek se izpiše samo pri knjižnicah, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih.
• Pri Štev. izpos. izvodov (I) se izpiše število trenutno izposojenih izvodov pri članu.
• Pri Datum zadnjega opomina se izpiše datum zadnjega poslanega opomina.
• Pri Štev. prejetih opominov se izpiše število opominov, ki jih je član prejel do tega dne.
• Pri Prejeti opomini se izpiše oznaka, če je član doslej že vsaj enkrat dobil opomin.
• Pri Štev. obiskov na leto (I) se izpiše število obiskov člana v tekočem letu.
• Pri Vnesel se izpiše uporabniško ime knjižničarja, ki je kreiral zapis o članu.
• Pri Vneseno se izpiše datum kreiranja zapisa, ki je enak datumu prvega vpisa, če se je član dejansko vpisal v knjižnico na dan, ko smo njegove podatke vpisali v bazo podatkov.
• Pri Spremenil se izpiše uporabniško ime knjižničarja, ki je vnesel zadnjo spremembo podatkov o članu.
• Pri Spremenjeno se izpiše datum zadnje spremembe podatkov o članu.
• Pri Dostop do inf. virov se izpiše seznam skupin informacijskih virov, do katerih lahko član dostopa. Nastavitve dostopa so določene v skladu z zahtevami posamezne knjižnice s posebnimi parametri v inicializacijski datoteki. Če član nima dostopa do informacijskih virov, se izpiše razlog (npr. Neporavnane terjatve).
• Pri Podrobnosti po oddelkih se pri knjižnicah, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih, izpišejo podatki v zvezi z disciplino člana v posameznih oddelkih, ki jih obiskuje (št. oddelka, datum zadnjega obiska, štev. izpos. izvodov, datum zadnjega opomina, štev. prejetih opominov, štev. izgubljenih izvodov, štev. obiskov na leto).

3.2 Vpis novega člana

Izberemo razred Član in nato metodo Razred / Nov objekt.

Vpis novega člana knjižnice poteka po naslednjih korakih:

1. določitev številke izkaznice
2. vnos podatkov o članu
3. izpis nalepke za člansko izkaznico (po potrebi)
4. evidentiranje terjatve za članarino ali vpisnino oziroma evidentiranje veljavnosti članstva (če se zaračunava oz. kontrolira).

Posebnosti pri vnosu podatkov o članih:

• Študente lahko vpišemo s prenosom podatkov iz referenčne baze študentov.
• Članu lahko določimo nadrejenega člana (npr. pri pravnih osebah in družinski izkaznici).
• Člani lahko uporabljajo družinsko izkaznico.
• Člani kategorije pravne osebe - zunanje ustanove.

3.2.1 Določitev številke izkaznice

Številko izkaznice lahko določimo:

• z ročnim vpisom
• programsko

Knjižnice z oddelki običajno vodijo evidenco članov ločeno po oddelkih. Prvi dve mesti v številki izkaznice označujeta oddelek vpisa, člani pa so dejansko vpisani v eno bazo podatkov o članih in si lahko z isto izkaznico izposojajo gradivo v vseh oddelkih knjižnice.

Glede na najpogostejši način določanja identifikacijske številke v posamezni knjižnici je ustrezni način določanja (npr. Išči gor) vnaprej označen (privzeta vrednost). Kadar ima knjižnica nastavljen poseben parameter za prenos podatkov o članu iz referenčne baze podatkov o študentih, je okno Številka izkaznice dopolnjeno z možnostjo prenosa iz baze podatkov o študentih na osnovi vpisa številke uporabnika, številke izkaznice, imena ali/in priimka.

Postopek

1. Izberemo razred Član in nato metodo Razred / Nov objekt.
2. Odpre se okno Številka izkaznice, v katerem članu določimo identifikacijsko številko. V oknu se informativno izpiše najvišja zasedena številka izkaznice. Z izbiro načina dodelitve določimo, ali bomo številko vpisali sami ali naj se določi programsko.
3. Izbiro številke izkaznice potrdimo s klikom na gumb V redu.

Ročni vpis številke izkaznice

Označimo izbirni gumb Ročni vpis in pri Številka izkaznice vpišemo ali s čitalnikom vnesemo številko izkaznice. To možnost uporabimo, če je izkaznica za člana vnaprej pripravljena (z nalepko s črtno kodo) ali če bomo pri članu ohranili že dodeljeno številko izkaznice (npr. iz stare evidence).

Programski vpis številke izkaznice

Označimo enega od izbirnih gumbov Išči gor ali Išči dol ter pri Išči od po potrebi spremenimo kriterij za iskanje. Trenutna vrednost pri Išči od je za eno večja od zadnje programsko dodeljene številke. Ročno dodeljene številke ne vplivajo na programsko dodeljevanje številke. Program poišče prvo prosto številko od postavljene meje navzgor ali navzdol.

3.2.2 Prenos podatkov o članu iz referenčne baze podatkov o študentih

Kadar ima knjižnica s posebnim parametrom določeno, da lahko pri vpisu člana prenese podatke iz referenčne baze podatkov o študentih, je okno Številka izkaznice dopolnjeno.

1. V oknu Številka izkaznice nastavimo način dodelitve identifikacijske številke.
2. Označimo izbirni gumb Iz baze podatkov o študentih.
3. Poiščemo zapis o študentu v referenčni bazi podatkov. Iščemo lahko po številki uporabnika, številki izkaznice, imenu ali priimku. Iskanje lahko krajšamo z zvezdico.
   Odpre se okno z seznamom zapisov o študentih.
4. Zapis o študentu izberemo tako, da ga dvakrat kliknemo.
   Odpre se urejevalnik Član.
5. Podatke o članu preverimo in jih po potrebi dopolnimo.

Iz referenčne baze podatkov o študentih se med podatke o članu prenesejo: ime, priimek, številka uporabnika, številka indeksa, visokošolski zavod v eVŠ, študijski program v eVŠ, študijski program v eVŠ – B, letnik študija, način študija, naslov in poštna številka stalnega bivališča, naslov in poštna številka začasnega bivališča, državljanstvo, naslov v službi, datum rojstva, številka izkaznice, e-naslov, datum poteka članstva in opomba. Na osnovi podatka o načinu študija se programsko določi kategorija člana; če v referenčni bazi ni podatka o načinu študija, se pri vpisu člana določi 004 – študenti (redni).

Pri vpisu novega člana z možnostjo prenosa podatkov iz referenčne baze podatkov o študentih se kontrola duplikatov izvaja na osnovi imena, priimka, datuma rojstva in številke uporabnika.

Algoritem pri določanju kategorije člana pri vpisu člana in pri ažuriranju podatkov na osnovi podatkov v referenčni bazi članov je naslednji:

– Če je kot način študija pri študentu vpisana vrednost 02 – izredno ali 03 – izredni študij – študij na daljavo ali 04 – izredni študij – e-študij in pri podatku o študijskem programu ni določena vrednost (II. ali (III. ali (PODIPLOMSKI, se članu določi kategorija 005 – študenti (izredni, ob delu). – Csem študentom študijskih programov stopnje (II. ali (III. ali (PODIPLOMSKI se ob vpisu določi kategorija 020 – podiplomski študenti ne glede na način študija. – Pri vseh drugih študentih se določi kategorija 004 – študenti (redni).

Več o:

• pripravi referenčne baze članov

3.2.3 Določitev nadrejenega člana

Člane, ki uporabljajo družinsko izkaznico ali izkaznico ustanove, v kateri so zaposleni, vpišemo kot člane kategorije 019 – družinska izkaznica ali 125 – pravne osebe – zun. ustanove. Med podatki o članstvu določimo njihovega nadrejenega člana ali partnerja. Nadrejenega člana ali partnerja je pred tem treba vpisati.

3.2.4 Družinska izkaznica

Člane, ki uporabljajo družinsko izkaznico, vpišemo vsakega posebej, pri čemer določimo kot nadrejenega člana tistega, ki mu bomo izdali izkaznico. Pri vseh članih družine moramo kot kategorijo člana izbrati 019 – družinska izkaznica. Pri podrejenih članih določimo povezavo na nadrejenega člana na zavihku Splošno.

1. Po kliku na gumb Nadrejeni član se odpre okno iskalnika Iskanje – Član.
2. Poiščemo in izberemo člana, ki ga želimo določiti kot nadrejenega člana.
   Če kategorija nadrejenega člana ni 019 – družinska izkaznica, se ob povezavi programsko spremeni. Če želimo kopirati stalni poštni naslov nadrejenega člana, odgovorimo pritrdilno na vprašanje v oknu Prenos naslova iz nadrejenega člana.
3. Shranimo podatke o članu.

Ob obisku člana, ki je v vlogi podrejenega člana in se identificira z družinsko izkaznico, se odpre okno Član, v katerem izberemo ustreznega člana te družine.

3.2.5 Izkaznica pravne osebe

Člane, ki uporabljajo izkaznico ustanove, v kateri so zaposleni, vpišemo kot podrejene člane te ustanove – partnerja. Podatke o ustanovi – partnerju je predhodno treba ustrezno vpisati.

1. Po kliku na gumb Nadrejeni član se odpre okno iskalnika Iskanje – Partner.
2. Poiščemo in izberemo partnerja.
   Če na vprašanje v oknu Prenos naslova iz nadrejenega člana odgovorimo pritrdilno, se naslov partnerja prenese med poštne naslove člana, pri čemer je vrsta naslova naslov v službi.
3. Shranimo podatke o članu.

3.3 Spletni vpis

Knjižnica lahko na svoji spletni strani ali v COBISS+ ponudi možnost spletnega vpisa v knjižnico. Storitev spletnega vpisa se vključi na zahtevo knjižnice s posebnim parametrom.

Knjižnica mora ob vključitvi storitve spletnega vpisa določiti:

• med katerimi kategorijami članstva bo možno izbirati na spletnem obrazcu
• oddelek vpisa za člane, vpisane prek spleta (v knjižnicah z oddelki)

Obrazec za spletni vpis je enoten za vse knjižnice, nanj pa je možno dodati logotip knjižnice. Zaradi kvalitete prikaza in morebitnega nastavljanja velikosti brez izgube kakovosti, mora biti logotip v formatu .SVG ali katerem izmed drugih vektorskih formatov (.EPS, .AI, .CDR, .EMF ali .WMF). Če je bila izvožena iz vektorskega programa, lahko zadostuje tudi datoteka z logotipom v PDF-obliki.

V nadaljevanju so opisani:

• priporočljive nastavitve, ki jih knjižnica uredi ob vključitvi spletnega vpisa
• nastavitve, ki jih vključi IZUM
• postopek vpisa člana preko spleta
• spletno vpisani člani v bazi članov v COBISS3/Izposoja
• kako lahko knjižnica spremlja spletno vpisane člane
• kako knjižnica spremlja plačila ob spletnem vpisu

Priporočljive nastavitve, ki jih lahko uredi knjižnica sama:

• opis pogojev poslovanja knjižnice v zvezi s spletnim vpisom
  Naslov spletne strani, kjer so objavljeni pogoji poslovanja vpišemo pri kontaktnih podatkih in informacijah za COBISS+. Povezava za dostop do pogojev poslovanja je del spletnega obrazca za vpis.
• navedba pravil v zvezi s poslovanjem knjižnice
  Naslov spletne strani, kjer je objavljen Pravilnik o poslovanju knjižnice vpišemo pri kontaktnih podatkih in informacijah za COBISS+. Povezava za dostop do pravilnika o poslovanju je del spletnega obrazca za vpis.
• omejitve za spletni vpis
  Določimo lahko omejitve pri uporabi knjižničnih storitev za spletno vpisane člane.
• sporočila, ki se izpišejo po izvedenem spletnem vpisu
  Določimo lahko sporočila v zvezi s stroški članstva ali naročilom nove izkaznice, za izpis na strani s potrditvijo spletnega vpisa.

Nastavitve, ki jih vključi IZUM na zahtevo knjižnice

• možnost spletnega plačila
  Po potrditvi spletnega vpisa lahko član poravna stroške članarine in nove izkaznice. Knjižnica lahko izbira med možnostjo plačevanja prek eUJP. Na strani s potrditvijo spletnega vpisa se v primeru programsko evidentiranih terjatev za stroške vpisa pojavi ikona za spletno plačilo.
• možnost naročila članske izkaznice
  Na spletnem obrazcu lahko uporabnik označi, da želi naročiti izdelavo članske izkaznice. Pri potrditvenem polju se izpiše tudi informacija o ceni članske izkaznice, ki se po potrditvi spletnega vpisa pri članu tudi programsko evidentira.
• e-naslov za obvestilo o naročilu članske izkaznice
  Če je novi član na spletnem obrazcu označil, da želi naročiti člansko izkaznico, se po potrditvi spletnega vpisa programsko pošlje e-obvestilo na e-naslov, ki ga določi knjižnica. E-naslov za prejemanje obvestila o naročilu nove izkaznice se na zahtevo knjižnice vključi s posebnim parametrom.
• evidentiranje terjatve za članarino, tudi kadar je član mlajši od 18 let

3.3.1 Postopek vpisa člana prek spleta

1. Uporabnik na spletni strani knjižnice ali na strani za prijavo v Mojo knjižnico klikne na povezavo za spletni vpis.
   Odpre se stran z obrazcem za vpis. Če uporabnik na obrazec ni prišel s spletne strani knjižnice, mora pred tem v spustnem seznamu knjižnico, v katero se želi včlaniti, izbrati.
2. Uporabnik izpolni vse podatke na spletnem obrazcu:
   • Ime
   • Priimek
   • Datum rojstva
   • Kategorijo člana
     V spustnem seznamu kategorij je možno izbirati med kategorijami, za katere knjižnica dovoli spletni vpis. Pri imenu kategorije se v okroglih oklepajih izpišeta znesek terjatve za članarino in morebitna opomba iz cenika pri postavki v zvezi s stroškom članarine.
   • Država bivališča
   • Pošta in kraj bivališča
   • Ulica bivališča
   • E-naslov
     Na ta e-naslov se po izpolnitvi podatkov na obrazcu pošlje e-sporočilo s povezavo za aktivacijo članstva.
   • Geslo za Mojo knjižnico
   Vsi podatki na obrazcu za vpis so obvezni.
3. Uporabnik potrdi, da se strinja s pogoji uporabe.
4. Uporabnik potrdi, da ni robot.
   Pred pošiljanjem podatkov se aktivira še varnostno preverjanje.
5. Uporabnik prejme e-sporočilo za aktivacijo članstva.
   V e-sporočilu je povezava za potrditev poslane zahteve za včlanitev v knjižnico. Povezava je veljavna le 24 ur.
6. Uporabnik klikne na povezavo.
   Na strani s potrditvijo vpisa se izpiše številka članske izkaznice, ki je bila dodeljena članu in na osnovi katere se lahko prijavi v Mojo knjižnico. Če je bila ob vpisu članu programsko evidentirana terjatev za članarino in/ali naročilo članske izkaznice, se pod specifikacijo stroškov pojavi ikona za spletno plačilo.
   Po potrditvi vpisa se izvede tudi programska kontrola duplikatov na osnovi vpisanih podatkov: ime in priimek ter datum rojstva. Če je član s temi podatki že vpisan v knjižnici, se izpiše opozorilo in vpis ni uspešen.
   Po potrditvi vpisa prejme član na svoj e-naslov tudi sporočilo o potrditvi vpisa, v katerem se poleg podatkov, ki jih je vpisal na spletnem obrazcu, izpišejo tudi morebitne omejitve pri uporabi knjižničnih storitev ter znesek evidentiranih terjatev.
   Na zahtevo knjižnice je možno s posebnim parametrom omogočiti, da se ob spletnem vpisu kreira vpisnica, ki se shrani v arhiv e-dokumentov pri spletno vpisanem članu. Vpisnica se ob tem pošlje tudi na e-naslov člana, na mestu podpisa se na vpisnici izpiše Spletni vpis.

3.3.2 Spletno vpisani člani v COBISS3/Izposoji

Ob uspešnem vpisu člana prek spleta se v bazo podatkov o članih v COBISS3/Izposoji programsko vpišejo naslednji podatki:

• Številka izkaznice
  Članu se dodeli prva naslednja prosta številka izkaznice. V knjižnicah z oddelki se članu dodeli številka v okviru oddelka, ki je s parametrom določen kot oddelek vpisa za spletno vpisane člane. Pri dodelitvi številke izkaznice se upošteva tudi parameter, ki določa številčenje članov brez oznake oddelka vpisa.
• Ime
• Priimek
• Datum rojstva
• Poštni naslov:
  • Vrsta: stalni naslov
  • Ulica in št.
  • Poštna št. in kraj
  • Država
• Geslo za Mojo knjižnico
• E-naslov v podatkih za e-obveščanje
• Omejitve
  Omejitve se določijo glede na nastavitve knjižnice.
• Sigla knjižnice
• Oddelek vpisa
• Datum prvega vpisa
• Spletni vpis: da (kljukica)
• Datum zadnjega obiska
• Vnesel: OPAC
• Vneseno
• Dostop do informacijskih virov (če član izpolnjuje postavljene pogoje)

Če se članarina za izbrano kategorijo članstva obračunava programsko, se evidentira še:

• znesek terjatve za članarino
• datum evidentiranja/podaljšanja članstva
• datum poteka članstva

Vpiše se datum, ki se izračuna glede na nastavitve knjižnice v zvezi z veljavnostjo članstva za izbrano kategorijo.

Če član ob spletnem vpisu naroči člansko izkaznico, ki se zaračuna programsko, se pri članu evidentira še ta znesek.

3.3.3 Kako lahko knjižnica spremlja spletno vpisane člane?

Knjižnica lahko spremlja in nadzoruje spletni vpis članov na več načinov:

• Ob vsakem obisku člana v knjižnici se izpiše opozorilo, da se je član vpisal prek spleta. Opozorilo se ne bo več izpisovalo, če bomo umaknili kljukico pri atributu Spletni vpis na zavihku Članstvo.
• Spletno vpisane člane je možno poiskati in pripraviti seznam:
  • V iskalniku Član z iskalnimi polji Spletni vpis, Vnesel in Vneseno; seznam zadetkov lahko nato označimo za kopiranje in prenesemo v Excelovo datoteko (<Ctrl + C> in <Ctrl + V>).
  • Pri pripravi izpisa I-C-01: Izbor članov ali I-CG-01: Člani z evidentiranim gradivom uporabimo ista iskalna polja
  • Pri uporabi Orodja za izvoz podatkov uporabimo ista iskalna polja; za izpis podatkov v seznamu lahko sami definiramo atribute.
• S pripravo statistike spletnega vpisa pri pripravi katere uporabimo iskalna polja Transakcija (51 za spletni vpis) in Uporabniško ime (OPAC za spletni vpis).

3.3.4 Kako lahko knjižnica spremlja plačila ob spletnem vpisu članov?

Knjižnica lahko spremlja plačila ob spletnem vpisu na več načinov:

• V iskalniku Transakcija z uporabo iskalnih polj za iskanje blagajniških transakcij:
  • Vrsta transakcije: poravnava terjatve
  • Vrsta storitve/terjatve: CLA-članarina/vpisnina
  • Evidentiral: OPAC
• S pripravo izpisov v zvezi z blagajniškim poslovanjem v COBISS3/Izpisih:
  • I-BP-01: Blagajniška priloga
  • I-BP-02: Blagajniška priloga z DDV
  • I-BP-03: Zbirnik blagajniški prilog z DDV
  • I-BP-04: Pregled plačil (računi, dobropisi, storni)
• S pripravo izpisa I-TR-04: Seznam blagajniških transakcij

3.4 Podpisna tablica in vpisnica

Knjižnica se lahko odloči za podpisovanje vpisnic (pristopnih izjav) s podpisno tablico in elektronsko shranjevanje teh dokumentov.

V nadaljevanju so opisani:

• koraki podpisovanja vpisnice s podpisno tablico
• vsebina in oblika vpisnice
• shranjevanje vpisnic v elektronski arhiv

3.4.1 Delo s podpisno tablico

1. Ob vpisu novega člana ali ažuriranju podatkov o članu v urejevalniku Član kliknemo gumb Vpisnica, ki sproži pripravo vpisnice.
   Če podpisna tablica ni priključena na USB-priključek delovne postaje, se izpiše ustrezno sporočilo.
   
2. Na podpisni tablici se izpišejo podatki o članu. Član na podpisni tablici s klikom pisala na zeleno kljukico potrdi ali prekliče pravilnost podatkov.
3. Odpre se okno Pregled in pošiljanje izpisa.
   Pripravljeno vpisnico, ki še ni podpisana, lahko pregledamo in po potrebi (npr. na zahtevo člana) natisnemo.
4. Postopek podpisovanja vpisnice sprožimo tako, da v oknu Pregled in pošiljanje izpisa na izpisu Vpisnica z desnim gumbom miške odpremo meni in nato izberemo metodo Podpiši dokument.
   
5. S tem aktiviramo podpisno tablico in jo predamo članu, da se podpiše znotraj okvirčka. Če se član ni ustrezno podpisal, lahko z modrima puščicama osveži ekransko sliko in se ponovno podpiše. Član lahko prekine postopek podpisovanja z rdečim križcem.
   Ko se član podpiše, mora svoj podpis obvezno potrditi s klikom pisala na zeleno kljukico. S klikom potrdi, da je vpisnico podpisal. S tem se podpisana vpisnica shrani (arhivira).
   
6. Na zaslonu se v formatu PDF odpre dokument Vpisnica. Dokument po potrebi pregledamo, natisnemo … Preden nadaljujemo delo, ga zapremo, prav tako zapremo okno Tiskanje.
   Na zavihku Članstvo se pri Podpis izjave ob vpisu programsko vpiše kljukica. Ob podpisu vpisnice s podpisno tablico se podpisani dokument pošlje na e-naslov člana, če je vpisan med podatki za e-obveščanje.
   

3.4.2 Vsebina in oblika vpisnice

Obliko vpisnice je možno deloma prilagoditi potrebam posamezne knjižnice. V ta namen so med sistemske definicije za izposojo v segmentu COBISS3/Izpisi (mapa Spremenljivke / Sistemske definicije / Izposoja ) v mapi Vpisnica dodane naslednje spremenljivke:

• ime vpisnice, ki omogoča spremembo privzetega imena VPISNICA (privzeto ime spremenimo npr. v PRISTOPNA IZJAVA)
• izjava člana na vpisnici, ki omogoča pripravo besedila izjave, prilagojeno posamezni knjižnici (npr. za navedbo pogojev članstva, uporabo osebnih podatkov itd.); privzeta vrednost sistemske definicije je prazna vrednost
• opomba na vpisnici, ki omogoča vnos dodatnih opomb povsem na dnu vpisnice, in sicer pod podpisom člana; privzeta je prazna vrednost

Spremenljivko, katere vrednost želimo spremeniti, označimo, kopiramo in prilepimo v za to pripravljeno mapo med uporabniškimi definicijami.
Na zahtevo knjižnice se z vključitvijo posebnega parametra omogoči možnost izbire priprave vpisnice v slovenskem ali angleškem jeziku pred tiskanjem vpisnice. Za oblikovanje naziva vpisnice in izjav na vpisnici v angleškem jeziku sta v mapi Sistemske definicije / Izposoja / Spremenljivke / Vpisnica definirani spremenljivki Ime vpisnice (angleščina) in Izjava člana na vpisnici (angleščina). Privzeta vrednost pri prvi je Registration form, pri drugi pa je vrednost prazna. Obe po potrebi spremenimo s kopiranjem med uporabniške spremenljivke, kjer vpišemo poljubno besedilo. Oblika in vsebina vpisnic sta odvisni od tega, kateri podatki so vpisani za člana. Na vpisnici so podatki razdeljeni v naslednje štiri sklope:

• Osnovni podatki
  • številka izkaznice
  • oddelek vpisa
  • kategorija člana
  • nadrejeni član/partner
• Osebni podatki
  • ime
  • priimek
  • datum rojstva
  • spol
  • državljanstvo
  • ime in priimek skrbnika/poroka
  • občina stalnega bivališča
• Naslovi (ulica in št., poštna št. in kraj, država) in drugi kontaktni podatki
  • stalni naslov
  • začasni naslov
  • naslov v službi/sedež ustanove
  • naslov skrbnika poroka
  • naslov skrbnika/poroka in stalni naslov
  • začasni naslov skrbnika/poroka
  • naslov v tujini
  • telefon (vse vpisane telefonske številke iz zavihka Naslovi)
  • e-naslov (vsi vpisani e-naslovi iz zavihka Naslovi)
  • mobilni telefon za e-obveščanje
  • e-naslov za e-obveščanje
• Drugi podatki (šolanje, zaposlitev)
  • univerza
  • ime šole/fakultete
  • smer/program
  • visokošolski zavod v eVŠ
  • študijski program v eVŠ
  • študijski program v eVŠ – B
  • stopnja izobrazbe
  • zaposlitev
  • oddelek zaposlitve

3.4.3 Elektronsko shranjene vpisnice

Shranjene vpisnice lahko pregledujemo in tiskamo.

1. V razredu Član poiščemo in izberemo člana.
2. Izberemo metodo Objekt / Arhiv e-dokumentov.
   Odpre se okno Pregled e-dokumentov s seznamom shranjenih vpisnic. O posamezni vpisnici se izpišejo naslednji podatki: ime dokumenta; vneseno: dd.mm.lll; vnesel; uporabniško ime. Če je pri članu shranjenih več vpisnic, se podatki za vsako vpisnico izpišejo v svoji vrstici. Najnovejša vpisnica je na vrhu seznama.
3. Označimo lahko eno vpisnico ali več vpisnic. Izbrane vpisnice nato s klikom na gumb V redu prikažemo na zaslonu v formatu PDF. Če smo izbrali več vpisnic, se vsaka vpisnica prikaže v svojem dokumentu. Vpisnico lahko pregledamo ali natisnemo.
4. Če želimo prekiniti postopek pregleda e-dokumentov, kliknemo gumb Prekliči.

3.5 Sprememba in urejanje podatkov o članu

Podatke o članu spreminjamo v istem oknu, kot jih vpisujemo, tj. v oknu urejevalnika Član.

Postopek

1. V razredu Član poiščemo in izberemo člana na enega od možnih načinov (iskanje in izbira člana).
   Če je član na delovnem področju že od prej, ga označimo.
2. Izberemo metodo Objekt / Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice.
3. Kliknemo na ikono pred imenom člana.
   Odpre se urejevalnik Član.
4. Ustrezno dopolnimo ali spremenimo podatke.
5. Shranimo podatke s klikom na gumb V redu.

Ob tem se evidentira tekoči datum pri Datum zadnjega obiska, števec obiskov pri Štev. obiskov na leto (I) pa se poveča za 1. Ob vpisu ali spremembi opombe pri članu se podatka o datumu zadnjega obiska in o številu obiskov člana ne spremenita.

3.6 Brisanje podatkov o članu

Podatke o članu lahko po potrebi tudi zbrišemo iz baze podatkov, pri čemer številka izkaznice ostane zasedena in je ne bomo mogli dodeliti nikomur drugemu. Prav tako ni možna identifikacija člana s številko izkaznice, ki ni več veljavna. Ob brisanju člana se zbriše tudi arhiv članovih e-dokumentov, če obstaja (npr. vpisnica).

Postopek:

1. V razredu Član na enega od možnih načinov iskanja članov poiščemo in izberemo enega člana ali več članov.
2. Za izbranega člana ali člane uporabimo metodo Objekt / Zbriši podatke o članu.
3. Odpre se okno Brisanje podatkov o članu, kjer v spustnem seznamu izberemo vzrok za brisanje podatkov o članu (npr. 4 član je zaključil šolanje).
4. S klikom na gumb V redu potrdimo brisanje podatkov o članu ali več članih.

Več o:

• paketnem brisanju neaktivnih članov

3.7 Izpis nalepke za člansko izkaznico

Ob vpisu novega člana, spremembi njegovih podatkov, izdaji nove izkaznice ipd. lahko izpišemo nalepko za člansko izkaznico. Nalepko lahko izpišemo na enega od naslednjih dveh načinov:

• v urejevalniku za člana s klikom na gumb Nalepka
• pri izbranem članu uporabimo metodo Natisni ali Pošlji in med ponujenimi izpisi izberemo izpis Nalepka za člansko izkaznico

Če želimo izpisati nalepke za več članov hkrati, uporabimo možnost izpisa iz izpisne vrste ali pa nalepke izpišemo v segmentu COBISS3/Izpisi z izpisom Nalepka za člansko izkaznico.

3.7.1 Izpis kartice za člansko izkaznico

Omogočeno je tiskanje plastičnih kartic za članske izkaznice na tiskalniku Zenius (proizvajalec: Evolis).

Izpisati je možno ime, priimek, številko izkaznice in črtno kodo. Lahko nastavimo izpis imena in priimka z velikimi ali malimi črkami, lahko pa tudi onemogočimo izpis katerega od podatkov. Za potrebe izpisa te kartice je dodana logična destinacija Kartica – Izposoja (član). Pred začetkom uporabe tiskalnika jo je treba urediti, tako da ji dodamo ustrezno nameščen gonilnik za tiskalnik Zenius, v podrobnostih določimo grafični način tiskanja in ležečo usmerjenost.

Kartica se natisne z delovnega področja z metodo Član / Natisni ali Član / Pošlji in izbiro definicije izpisa Kartica za člansko izkaznico. Kartico za člansko izkaznico lahko izpišemo tudi v segmentu COBISS3/Izpisi z izpisom Kartica za člansko izkaznico.

Knjižnica, ki se odloči za tiskanje kartic, mora IZUM-u poslati zahtevo za namestitev (določitev in pozicioniranje podatkov, ki naj se izpisujejo na kartici).

3.8 Sprememba številke izkaznice

V primeru izgube članske izkaznice lahko članu izdamo novo člansko izkaznico. Podatkov o članu v tem primeru ni treba ponovno vpisovati, spremenimo samo številko izkaznice.

Postopek

1. V razredu Član poiščemo in izberemo člana.
2. Na izbranem članu iz priročnega menija izberemo metodo Sprememba številke izkaznice .
3. Odpre se okno Številka izkaznice, kjer članu na enak način kot ob vpisu dodelimo novo številko izkaznice.
4. Dodeljeno številko potrdimo s klikom na gumb V redu.
   Odpre se urejevalnik za člana, kjer se že izpiše nova številka člana. Po potrebi spremenimo še druge podatke.
5. Nalepko za novo člansko izkaznico izpišemo s klikom na gumb Nalepka.
6. Če smo spreminjali druge podatke o članu, zapustimo urejevalnik s klikom na gumb V redu, drugače pa s klikom na gumb Prekliči.
   Stara številka izkaznice se programsko shrani med Neveljavne številke.

3.8.1 Prepis člana v drug oddelek

Nekatere knjižnice omejujejo izposojo na oddelek, v katerega je član vpisan. Kadar za člana v bazi že obstaja zapis za oddelek, ki ga član ne obiskuje več, lahko člana v drug oddelek prepišemo tako, da uporabimo metodo Prepis člana v drug oddelek.

Postopek

1. V razredu Član poiščemo in izberemo člana.
2. Na izbranem članu na delovnem področju iz priročnega menija izberemo metodo Prepis člana v drug oddelek.
3. Odpre se okno Številka izkaznice, kjer članu na enak način kot ob vpisu dodelimo novo številko izkaznice.
4. Dodeljeno številko potrdimo s klikom na gumb V redu.
   Odpre se urejevalnik za člana, kjer se že izpiše nova številka člana, prav tako se spremeni podatek pri atributu Oddelek vpisa ‒ dosedanji oddelek vpisa se nadomesti s podatkom o oddelku, kjer je bil izveden prepis člana. Prav tako se pri podatku Datum prvega vpisa ta datum nadomesti z datumom, ko je bil prepis člana izveden.
   Preverimo tudi druge podatke pri članu in jih po potrebi ažuriramo.
5. Nalepko za novo člansko izkaznico izpišemo s klikom na gumb Nalepka.
6. Če smo spreminjali druge podatke o članu, zapustimo urejevalnik s klikom na gumb V redu, drugače pa s klikom na gumb Prekliči.
   Stara številka izkaznice se programsko shrani med Neveljavne številke.
   Če je članstvo poteklo in je nastavljen programski obračun članarine, se ponudi evidentiranje terjatve za članarino po ceniku oddelka, ki velja za oddelek, v katerega se je član vpisal. Terjatev se lahko evidentira tudi ročno, prav tako se lahko ročno ažurira podatek o datumu poteka članstva.
7. Po shranjevanju zapisa o članu se evidentira nova transakcija 48 – prepis člana v drug oddelek. Med podatke o transakciji se pri podatku opomba o transakciji zapišejo naslednji podatki: stara številka izkaznice, stari oddelek vpisa, stari prvi datum vpisa.

3.9 Iskanje člana

Člana lahko poiščemo na več načinov. Katerega od načinov bomo izbrali, je odvisno od namena iskanja, npr. sprememba podatkov, izposoja gradiva, izpis nalepke …

Osnovna načina iskanja člana sta:

1. s hitrim iskalnikom
   Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Išči po ključu. V okno Iskanje po ključu vpišemo ali s čitalnikom vnesemo identifikacijsko številko člana (številko izkaznice ali alternativno številko). Namesto identifikacijske številke člana lahko vpišemo katerega od podatkov iz ključnih besed: ime, priimek, ime in priimek skrbnika/poroka, opombo ali posebno opombo (posebna opomba se uporablja v knjižnicah s skupno bazo članov, npr. KISUM).
   Ko potrdimo vnos s klikom na gumb V redu, se podatki o članu naložijo na delovno področje. Če v bazi podatkov ni iskanega člana, se izpiše ustrezno opozorilo.

2. z iskalnikom
   Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Išči. Člana lahko poiščemo po različnih kriterijih, npr. po priimku, imenu, kategoriji, datumu zadnjega obiska itd.
   Iskalna polja so razporejena po naslednjih zavihkih:

   • Član: iskanje po splošnih podatkih o članu
   • Poštni naslov: iskanje po podatkih iz poštnega naslova
   • Telefon: iskanje po telefonskih številkah
   • E-naslov: iskanje po e-naslovih
   • Alternativne/neveljavne številke: iskanje po alternativnih številkah (npr. šolski številki) in neveljavnih (starih) številkah izkaznic
   • Privilegiji: iskanje po privilegijih članov
   • Omejitve: iskanje po omejitvah članov
   • Nadrejeni član: iskanje podrejenih članov, torej članov, ki obiskujejo knjižnico v imenu pravne osebe ali nosilca družinske izkaznice. Nadrejene člane lahko iščemo po oznaki in imenu partnerja (ime partnerja lahko krajšamo z znakom *). Člane z družinsko izkaznico lahko iščemo po imenu in priimku nosilca družinske izkaznice. Rezultat iskanja so samo podrejeni člani.

   Iskalno zahtevo lahko sestavimo tudi z iskanjem po iskalnih poljih iz več zavihkov hkrati. V tem primeru so rezultat iskanja tisti člani, ki hkrati izpolnjujejo postavljene pogoje.
   Iskanega člana ali več članov označimo in s klikom na gumb Izberi naložimo na delovno področje.

Če želimo pri članu evidentirati kakšno spremembo v zvezi z gradivom, lahko člana poiščemo tako, da najprej izberemo razred Član in nato metodo Razred / Gradivo domače knjižnice.

3.10 Sprememba oddelka šole

Pri članih šolskih knjižnic ob začetku novega šolskega leta običajno spremenijo podatek o oddelku šole. Podatek o oddelku šole je možno spremeniti na enega od naslednjih dveh načinov:

• ročno, s spremembo vrednosti atributa Oddelek/letnik šole v urejevalniku Član za posameznega člana
• programsko, z uporabo metode Spremeni oddelek šole v razredu Član za več članov hkrati (lahko tudi za vse)

Pogoj: Seznam oddelkov šole mora biti vpisan v lokalnem šifrantu Razred, razrednik (CODE 310).
Spremembo oddelka šole izvedemo takole:

1. Izberemo razred Član in nato metodo Razred / Spremeni oddelek šole.
   Odpre se okno Tabela oddelkov šole (lokalni šifrant Razred, razrednik).
2. Določimo pravila za spremembo.
   V posameznih vrsticah tabele se v dveh stolpcih izpišejo vsi oddelki šole iz lokalnega šifranta Razred, razrednik (CODE 310). V stolpcu Po spremembi iz spustnega seznama izberemo oddelek šole, v katerega naj se spremeni določeni oddelek šole pri članih. Če vrednosti ne spremenimo, bo oddelek šole po izvedbi postopka ostal isti. Prav tako se podatek o oddelku šole ne bo spremenil pri članih tistih oddelkov šole, za katere ne obstaja preslikava v tabeli. V tabeli lahko določimo tudi, kako naj se spremeni oddelek šole za člane, ki so zaključili šolanje (npr. Z – zaključeno), če jih ne želimo brisati.
3. Postopek nadaljujemo s klikom na gumb Uporabi.
   Odpre se okno Izberi seznam članov, v katerem sta že označena naslednja dva kontrolna seznama, ki naj se pripravita ob izvedbi postopka: Seznam članov pred spremembo in Seznam članov po spremembi. Če ne želimo izpisa teh seznamov, brišemo oznaki pred seznamoma.
4. Postopek nadaljujemo s klikom na gumb V redu.
   Odpre se okno Sprememba oddelka šole.
5. Postopek prenosa sprožimo s klikom na gumb Začni postopek.
   Med izvajanjem postopka se v tem oknu izpisujejo programska sporočila.
   • Če smo v oknu Izberi seznam članov izbrali pripravo izpisa Seznam članov pred spremembo, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa, kjer lahko izpis po potrebi izpišemo na tiskalnik (gumb Pošlji). Seznam vsebuje podatke o članih in oddelkih šole pred spremembo in ga lahko uporabimo za preverjanje pravilnosti izvedbe postopka.
   • Postopek je končan, ko se v oknu Sprememba oddelka šole izpiše ustrezno sporočilo.
   • Če smo v oknu Izberi seznam članov izbrali pripravo izpisa Seznam članov po spremembi, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa, kjer lahko izpis po potrebi izpišemo na tiskalnik (gumb Pošlji). Seznam vsebuje podatke o članih in oddelkih šole po spremembi in ga lahko uporabimo za preverjanje pravilnosti izvedbe postopka.
6. Po končanem postopku zapremo okno s klikom na gumb Zapri.
   Ob spremembi oddelka šole se evidentira transakcija spremembe podatkov pri članu. Zato lahko pripravimo seznam članov, ki smo jim s postopkom spremenili oddelek šole, tako da v segmentu COBISS3/Izpisi izberemo izpis I-C-05: Spremembe pri članih. V seznamu se pri posameznem članu izpišeta stara in nova vrednost atributa Oddelek/letnik šole.

3.11 Paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih

Že od verzije programske opreme COBISS3/Izposoja, V4.5-01 (november 2008), je omogočeno posamično brisanje podatkov o neaktivnih članih (objektna metoda Član / Zbriši podatke o članu), pri čemer je ugotavljanje neaktivnosti prepuščeno knjižničarju. Paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih se izvaja na osnovi programskega algoritma, ki določa, kateri člani izpolnjujejo pogoje za izbris iz evidence v knjižnici.

Za paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih so na voljo naslednji postopki:

• paketno brisanje podatkov o vseh neaktivnih članih
• paketno brisanje podatkov o določenih neaktivnih članih, ki jih knjižnica sama izbere
  Ta postopek je na voljo za lažji prehod na sprotno dnevno brisanje podatkov o vseh neaktivnih članih in za brisanje podatkov o neaktivnih članih, pri katerih ni podatka o veljavnosti članstva.
• preklic postopka paketnega brisanja neaktivnih članov

3.11.1 Paketno brisanje podatkov o vseh neaktivnih članih

Paketno brisanje podatkov o vseh neaktivnih članih je v skladu:

• z zahtevami 15. člena Zakona o knjižničarstvu ZKnj-1 (Ur. l. RS, 87/2001)
• s tolmačenjem informacijske pooblaščenke
• z objavo ZBDS (23. 10. 2007) pred posvetom ZBDS: Vsem knjižnicam! Zadeva: varstvo osebnih podatkov, ki jih vodijo knjižnice
• z objavo na spletu in s Prilogo Knjižničarskih novic (2007, (17) 4–5); to pomeni, da je treba tekoče brisati podatke o neaktivnih članih – uporabnikih, pri katerih je poteklo več kot leto dni po zapadlem članstvu in le-ti do knjižnice nimajo več nobene obveznosti

Algoritem za paketno brisanje je bil potrjen tudi na 27. seji Nacionalnega sveta za knjižnično dejavnost (23. 4. 2008) in nato še v dopisu informacijske pooblaščenke z dne 6. 5. 2008.

Ob paketnem brisanju neaktivnih članov so zbrisani tisti člani, ki hkrati izpolnjujejo naslednje tri pogoje:

1. Član ni obiskal knjižnice več kot eno leto.
   Kot obisk se šteje katera koli aktivnost v knjižnici (izposoja, podaljšanje, vračilo itd.), katera koli aktivnost v servisu Moja knjižnica v okviru COBISS+ (podaljšanje, rezervacija, preklic rezervacije, spreminjanje gesla ali parametrov obveščanja), podaljšanje roka izposoje gradiva prek telefonskega odzivnika ali uspešna avtentikacija člana (vnos številke izkaznice in gesla) pri prijavi na druge strežnike (dostop do zunanjih e-virov). V bazi podatkov o članih ostanejo le tisti člani, pri katerih je v transakcijah zabeleženo, da je datum zadnjega “obiska” novejši ali enak datumu izvedbe brisanja minus 1 leto. Če je datum zadnjega obiska prazen in so izpolnjeni tudi drugi pogoji, se podatki o članu zbrišejo. Datum zadnjega obiska je lahko prazen, ker je bil član vpisan s prenosom podatkov o članih iz Excelove datoteke.

2. Član nima obveznosti do knjižnice.
   Brez obveznosti do knjižnice je član, pri katerem v nobenem oddelku ni evidentirano:

   • gradivo (izposojeno, rezervirano …)
   • terjatev ali dolg, ki je nastal iz delnega plačila računa
   • opomba
   • odprt zahtevek za MI oziroma gradivo iz odprtih zahtevkov

3. Članu je članstvo poteklo pred enim letom ali več.
   Veljavnost članstva se določa na enega od naslednjih dveh načinov:

   • Če knjižnica pri podatkih o članu ažurira polje Datum poteka članstva, se upošteva ta datum.
   • Če knjižnica pri podatkih o članu ažurira polje Datum evident./podaljšanja članstva, se datum poteka članstva izračuna tako, da se k temu datumu podaljšanja članstva prišteje ena od spodnjih vrednosti:
     - obdobje veljavnosti članstva, vpisano pri Veljavnost članstva pri posameznem članu
     - obdobje veljavnosti članstva za vse ali posamezno kategorijo članstva, ki ga je knjižnica določila z metodo Domača knjižnica / Omejitve poslovanja; pri tem se to obdobje prišteje le pri tistih članih, ki nimajo vpisane vrednosti pri Veljavnost članstva
     - privzeto obdobje enega leta, če je tabela Veljavnost članstva prazna in pri članu ni določeno drugačno obdobje pri Veljavnost članstva.

Če knjižnica pri nekem članu ne ažurira podatkov o poteku veljavnosti članstva (ni podatka v Datum poteka članstva in Datum evident./podaljšanja članstva), članstvo takemu članu ne zapade (je trajno, doživljenjsko). Tak član programsko ne bo izbrisan iz baze podatkov, četudi morda izpolnjuje oba prva pogoja za brisanje – da ni obiskal knjižnice že več kot leto dni in da je poravnal vse obveznosti do knjižnice.

Pri brisanju podatkov o (neaktivnih) članih bodo izvzeti tudi člani, ki niso fizične osebe (kategorija 124 – organizacijske enote ustanove, 125 – pravne osebe – zun. ustanove in 126 – enote za medoddelčno izposojo).

Postopek

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Briši neaktivne člane.

2. V oknu Brisanje neaktivnih članov lahko določimo:

   • Razvrstitev podatkov na izpisu
     Iz spustnega seznama izberemo vrednost, po kateri naj bodo razvrščeni neaktivni člani v seznamih, ki se pripravijo ob izvedbi postopka brisanja. Privzeta vrednost je Priimek, kar pomeni razvrščanje po priimku in imenu. V knjižnicah z oddelki bodo neaktivni člani vedno najprej razvrščeni po oznaki oddelka pri Oddelek vpisa, nato pa še po izbrani vrednosti.
   • Čas aktiviranja
     Če želimo, da se postopek brisanja sproži kasneje, vpišemo datum in čas izvedbe postopka. Če parameter pustimo prazen, se postopek brisanja sproži takoj.

3. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno Brisanje neaktivnih članov. V oknu se izpiše kratka statistika brisanja neaktivnih članov:

   • število vseh članov
   • število članov, ki jim je članstvo poteklo pred enim letom ali prej
   • število članov, pri katerih je atribut Datum poteka članstva prazen
   • število članov, pri katerih je od zadnjega obiska minilo eno leto ali več
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker glede na podatek o kategoriji niso fizične osebe
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo evidentirano gradivo
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo evidentirane odprte zahtevke za MI oziroma gradivo iz odprtih zahtevkov
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo neporavnane terjatve
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo neporavnani dolg zaradi delnega plačila računa
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo vpisano opombo
   • število neaktivnih članov, ki bodo zbrisani

4. Če želimo postopek nadaljevati, kliknemo gumb V redu.
   Pripravita se dva kontrolna seznama:

   • seznam članov, ki v postopku brisanja ne bodo zbrisani zaradi neporavnanih obveznosti do knjižnice (evidentirano gradivo, neporavnane terjatve in dolgovi iz delnega plačila računov, evidentirani odprti zahtevki za MI) ali zaradi vpisane opombe
   • seznam članov, ki bodo zbrisani
     Pripravljena seznama lahko pregledamo in izpišemo na tiskalnik. Izpišemo ju lahko tudi kasneje v segmentu COBISS3/Izpisi, ker se samodejno shranita. Najdemo ju v mapi Izposoja, če v meniju pod Izpisovanje izberemo Razišči pripravljene izpise. Odpre se okno s seznamom pripravljenih izpisov. Ime datoteke vsebuje datum in čas priprave izpisa.

5. Po izpisu ali predogledu pripravljenih seznamov se odpre okno Brisanje neaktivnih članov.
   S klikom na gumb V redu potrdimo izvedbo brisanja neaktivnih članov.

Po brisanju podatkov o neaktivnih članih ostanejo številke izkaznic zbrisanih članov zasedene in jih ne moremo dodeliti novim članom.

3.11.2 Paketno brisanje podatkov o izbranih neaktivnih članih

Pri postopku brisanja podatkov o izbranih neaktivnih članih lahko knjižnica sama določi kriterije, ki naj se upoštevajo pri brisanju. Brisanje podatkov o izbranih neaktivnih članih se od brisanja vseh neaktivnih članov razlikuje v naslednjem:

• Namesto vseh članov izberemo le določeno skupino članov, pri katerih se programsko preveri, ali so izpolnjeni pogoji za neaktivnost.
• Kot kriterij za neaktivnost lahko določimo poljubno število let od zadnjega obiska, pri čemer pa mora biti število let večje ali enako 2.
• Pogoj v zvezi s potekom veljavnosti članstva se ne upošteva (podatki se ne brišejo, četudi je članstvo poteklo pred enim letom ali več).
• Pogoj v zvezi s kategorijo članstva se ne upošteva ­(zbrišejo se tudi podatki o nefizičnih osebah, če so med izbranimi člani).

Ob paketnem brisanju podatkov o izbranih neaktivnih članih so zbrisani tisti člani, ki hkrati izpolnjujejo tri pogoje:

1. Član ni obiskal knjižnice dalj časa, kot je izbrano število let.
   Kot obisk se šteje katera koli aktivnost v knjižnici (izposoja, podaljšanje, vračilo itd.), katera koli aktivnost v servisu Moja knjižnica v okviru COBISS+ (podaljšanje, rezervacija, preklic rezervacije, spreminjanje gesla ali parametrov obveščanja), podaljšanje roka izposoje gradiva prek telefonskega odzivnika ali uspešna avtentikacija člana (vnos številke izkaznice in gesla) pri prijavi na druge strežnike (dostop do zunanjih e-virov). Člani, ki smo jih izbrali v iskalniku in katerih datum zadnjega obiska je starejši od tekočega datuma minus izbrano število let (najmanj dve leti), bodo izbrisani iz baze podatkov o članih. Če je datum zadnjega obiska prazen in so izpolnjeni tudi drugi pogoji, se podatki o članu zbrišejo. Datum zadnjega obiska je lahko prazen, ker je bil član vpisan s prenosom podatkov o članih iz Excelove datoteke.

2. Član nima obveznosti do knjižnice.
   Brez obveznosti do knjižnice je član, pri katerem v nobenem oddelku ni evidentirano:

   • gradivo (izposojeno, rezervirano …)
   • terjatev ali dolg iz delnega plačila računov
   • opomba
   • odprt zahtevek za MI oziroma gradivo iz odprtih zahtevkov

3. Članu je članstvo poteklo ali pa ni podatka o poteku veljavnosti članstva.
   Datum poteka članstva ni večji od tekočega datuma. Če je datum poteka članstva prazen in član izpolnjuje druge pogoje za brisanje, se podatki o njem zbrišejo.

Postopek

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Briši izbrane neaktivne člane.
2. V oknu Brisanje neaktivnih članov lahko določimo:
   • Število let od zadnjega obiska
     Kot kriterij za neaktivnost vnesemo število let, ki so minila od zadnjega obiska člana. Ker mora biti število večje od 1, je privzeta vrednost parametra 2.
   • Razvrstitev podatkov na izpisu
     Iz spustnega seznama izberemo vrednost, po kateri naj bodo razvrščeni neaktivni člani v seznamih, ki se pripravijo ob izvedbi postopka brisanja. Privzeta vrednost je Priimek, kar pomeni razvrščanje po priimku in imenu. V knjižnicah z oddelki bodo neaktivni člani vedno najprej razvrščeni po oznaki oddelka pri Oddelek vpisa, nato pa še po izbrani vrednosti.
   • Čas aktiviranja
     Če želimo, da se postopek brisanja sproži kasneje, vpišemo datum in čas izvedbe postopka. Če parameter pustimo prazen, se postopek brisanja sproži takoj.
3. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno Iskanje – Član, v katerem poiščemo člane za brisanje. Člane izberemo s klikom na gumb Izberi vse ali gumb Izberi, če smo označili samo nekatere od članov v seznamu zadetkov.
4. Odpre se okno Brisanje neaktivnih članov.
   V oknu se izpiše kratka statistika brisanja neaktivnih članov:
   • število izbranih članov
   • število članov, pri katerih je od zadnjega obiska minilo izbrano število let ali več
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo evidentirano gradivo
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo izbrisani, ker imajo evidentirane odprte zahtevke za MI oziroma gradivo iz odprtih zahtevkov
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo neporavnane terjatve
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo neporavnani dolg zaradi delnega plačila računa
   • število neaktivnih članov, ki ne bodo zbrisani, ker imajo vpisano opombo
   • število neaktivnih članov, ki bodo zbrisani
5. Če želimo nadaljevati postopek, kliknemo gumb V redu.
   Pripravita se dva kontrolna seznama:
   • seznam članov, ki v postopku brisanja ne bodo zbrisani zaradi neporavnanih obveznosti do knjižnice (evidentirano gradivo, neporavnane terjatve in dolgovi iz delnega plačila računov, evidentiran odprti zahtevek za MI) oziroma zaradi vpisane opombe
   • seznam članov, ki bodo zbrisani
     Pripravljena izpisa lahko pregledamo in izpišemo na tiskalnik. Izpišemo ju lahko tudi kasneje v segmentu COBISS3/Izpisi, ker se samodejno shranita. Najdemo ju v mapi Izposoja, če v meniju pod Izpisovanje izberemo Razišči pripravljene izpise. Odpre se okno s seznamom pripravljenih izpisov. Ime datoteke vsebuje datum in čas priprave izpisa.
6. Po izpisu ali predogledu pripravljenih seznamov se odpre okno Brisanje neaktivnih članov.
   S klikom na gumb V redu potrdimo izvedbo brisanja podatkov o izbranih neaktivnih članih.

3.11.3 Preklic postopka paketnega brisanje neaktivnih članov

Če smo postopek sprožili z odloženim časom aktiviranja in se brisanje še ni začelo, ga lahko prekličemo, in sicer tako da:

1. v razredu Član izberemo metodo Razred / Prekliči brisanje neaktivnih članov
   Izpiše se sporočilo o paketnem brisanju neaktivnih članov, ki ga želimo preklicati.
2. odgovorimo pritrdilno ali nikalno na postavljeno vprašanje glede brisanja
   Če smo odgovorili pritrdilno, je postopek paketnega brisanja članov preklican.

3.12 Referenčna baza podatkov o študentih

Osnovo za pripravo referenčne baze podatkov o študentih predstavljajo podatki o študentih, ki jih zberejo in pripravijo v računalniških centrih univerz na osnovi podatkov iz evidenčnega in analitskega sistema visokega šolstva v Republiki Sloveniji (v nadaljnjem besedilu: eVŠ).

Referenčna baza študentov predstavlja pomoč za hiter vpis novih članov v knjižnico s prenosom podatkov iz te baze. Če je član, ki ga vpisujemo v bazo članov, študent visokošolskega zavoda in zapis o njem obstaja v referenčni bazi podatkov, lahko na osnovi njegovega priimka, imena, številke uporabnika ali številke izkaznice (17-mestna številka), prenesemo njegove podatke iz referenčne baze študentov v bazo članov knjižnice.

Referenčno bazo študentov lahko pripravimo na več načinov:

• pripravimo novo referenčno bazo
• pred pripravo nove referenčne baze študentov zbrišemo podatke v obstoječi referenčni bazi – tako bodo v referenčni bazi le novi podatki o študentih
• pred pripravo nove referenčne baze študentov ne zbrišemo podatkov v obstoječi bazi – tako bodo v referenčni bazi obstoječim podatkom dodani novi podatki o študentih (npr. o brucih, podiplomskih študentih itd.)

Referenčna baza študentov predstavlja tudi osnovo za ažuriranje podatkov za že vpisane študente v lokalni bazi podatkov knjižnice. Pri članu knjižnice, ki ima številko uporabnika vneseno tudi v referenčno bazo študentov, se podatki ažurirajo z novimi podatki iz referenčne baze.

Referenčno bazo študentov lahko uporablja ena knjižnica ali več knjižnic skupaj (npr. knjižnice fakultet ene univerze). Kadar jo uporablja več knjižnic, je referenčna baza nameščena v lokalni bazi tiste knjižnice, ki to bazo vzdržuje. Preostale knjižnice podatke iz te referenčne baze le uporabljajo pri vpisu novih članov in pri ažuriranju podatkov o članih – študentih.

V nadaljevanju je opisano:

• kakšna mora biti struktura datoteke s podatki o študentih
  
• postopek priprave referenčne baze
• brisanje podatkov v referenčni bazi
• paketno ažuriranje podatkov o študentih s podatki iz referenčne baze študentov
• ažuriranje podatkov pri izbranem članu s podatki iz referenčne baze

3.12.1 Struktura datoteke s podatki o študentih

Knjižnica običajno podatke o študentih pripravi v Excelovi datoteki. Datoteka s podatki o študentih mora vsebovati naslednje stolpce:

• številka uporabnika (8- ali 10-mestna številka)
  Če ne uporabljamo številke uporabnika, v ta stolpec kopiramo številko indeksa. Številka uporabnika je namreč ključna in zato obvezni podatek za ažuriranje podatkov o vpisanih članih s podatki iz referenčne baze študentov.
• številka indeksa (8-mestna številka indeksa)
• številka izkaznice (17-mestna številka izkaznice študenta, zapisane na čipu RFID)
• visokošolski zavod (7-mestna koda visokošolskega zavoda v eVŠ)
• študijski program (7-mestna koda študijskega programa v eVŠ)
• način študija (2-mestna koda načina študija)
• letnik študija (2-mestna koda letnika študija)
• študijski program B (7-mestna koda študijskega programa v eVŠ)
• priimek
• ime
• datum rojstva (v obliki LLLLMMDD)
• naslov stalnega bivališča
• poštna številka stalnega bivališča
• naslov začasnega bivališča
• poštna številka začasnega bivališča
• državljanstvo (3-mestna koda države)
• elektronski naslov

3.12.1.1 Preoblikovanje Excelove datoteke s podatki o študentih v besedilno datoteko

Referenčno bazo študentov pripravimo iz besedilne datoteke, v kateri morajo biti podatki ločeni s pokončno črto |. Zato moramo Excelovo datoteko najprej preoblikovati v besedilno datoteko.

Postopek:

1. Odpremo Excelovo datoteko s podatki o študentih.
2. Izberemo možnost File / Save as (Datoteka / Shrani kot). Odpre se okno Save as (Shrani kot). Poiščemo mapo, v katero bomo shranili besedilno datoteko in določimo ime datoteke.
3. Pri Save as type (Vrsta datoteke) izberemo možnost Unicode Text (*.txt) (Besedilo Unicode (*.txt)).
4. Kliknemo gumb Save (Shrani).
   V oknu z opozorilom glede shranjevanja aktivnega zavihka kliknemo gumb OK (V redu). V oknu z opozorilom glede izbrane vrste datoteke Text (Tab delimited) (Besedilo (ločeno s tabulatorji)) kliknemo gumb Yes (Da). Besedilna datoteka se shrani.
5. Poiščemo in odpremo besedilno datoteko.
6. Iz besedilne datoteke zbrišemo naslovno vrstico.
   
7. Zamenjamo tabulator s pokončno črto (znak |) in shranimo datoteko.
8. V besedilni datoteki preverimo in po potrebi zbrišemo odvečne prazne vrstice na koncu datoteke.
9. Shranimo datoteko:
   - v programu Notepad (Beležnica) moramo v oknu za shranjevanje datoteke pri Encoding (Kodiranje) izbrati UTF-8
   - v programu UltraEdit moramo pred shranjevanjem datoteke pretvoriti podatke v UTF-8 (izberemo File / Conversions / UNICODE/UTF-8 to UTF-8 (Unicode Editing))

3.12.2 Priprava referenčne baze

Razred Referenčna baza podatkov o študentih je v mapi Referenčne baze podatkov.

Kadar referenčno bazo študentov uporablja več knjižnic, je razred dostopen v bazi tiste knjižnice, ki je prevzela nalogo vzdrževanja te baze.

Referenčno bazo študentov lahko pripravimo na več načinov:

• Pripravimo novo bazo.
• Pred pripravo nove referenčne baze študentov zbrišemo podatke v obstoječi referenčni bazi – tako bodo v referenčni bazi le novi podatki o študentih.
• Pred pripravo nove referenčne baze študentov ne zbrišemo podatkov v obstoječi bazi – tako bodo v referenčni bazi obstoječim podatkom o študentih dodani novi podatki o študentih (npr. o brucih).

Postopek

1. Označimo razred Referenčna baza podatkov o študentih in izberemo metodo Razred / Pripravi referenčno bazo podatkov.
   
2. Odpre se okno, v katerem:
   - vpišemo datum poteka članstva
   - označimo, ali naj se začasni naslov iz besedilne datoteke vpiše v referenčno bazo študentov kot naslov v službi
3. Kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno Datoteka za prenos.
4. Poiščemo in izberemo besedilno datoteko s podatki o študentih ter kliknemo gumb V redu.
   Najprej se izvede kontrola obveznosti podatkov in pravilnosti strukture podatkov v besedilni datoteki.
   Če besedilna datoteka vsebuje podatke v neustrezni strukturi, podatki manjkajo ali pa so podvojeni, se o tem izpiše sporočilo. Vse napake v besedilni datoteki je treba odpraviti. Šele ko struktura datoteke ustreza predpisani in so vsi podvojeni zapisi izbrisani, se podatki o študentih zapišejo v referenčno bazo.
5. Po končani pripravi referenčne baze študentov se odpre okno s podatki o datumu in uri začetka in konca postopka in številu študentov, vpisanih v referenčno bazo študentov.

Kontrola obveznosti podatkov se izvede za naslednje podatke:

• številka uporabnika
  
• priimek
  
• ime
  
• datum rojstva
  
• naslov stalnega bivališča
  
• poštna številka stalnega bivališča

Kontrola pravilnosti strukture podatkov se izvede za naslednje podatke:

• datum rojstva (preveri se pravilnost strukture, ki mora biti LLLLMMDD)
• način študija (preveri se, ali je koda v globalnem šifrantu načinov študija)
• letnik (preveri se, ali je koda v globalnem šifrantu oddelek/letnik šole)
• e-naslov (preveri se, ali je v e-naslovu znak @)
• visokošolski zavod v eVŠ (preveri se dolžina kode, ki mora biti 7-mestna)
• študijski program v eVŠ (preveri se dolžina kode, ki mora biti 14-mestna)

Izvede se tudi kontrola podvojenih zapisov o študentih. Program preveri, ali so v besedilni datoteki podvojeni zapisi o študentu (preverjanje se izvede na osnovi številke uporabnika) in ali je zapis o študentu že v referenčni bazi študentov (kadar želimo dodati podatke v obstoječo referenčno bazo).

3.12.3 Brisanje podatkov v referenčni bazi

Zbrišemo lahko:

• celotno referenčno bazo ali
• posamezen ali več izbranih zapisov o študentih v referenčni bazi

Celotno referenčno bazo zbrišemo, ko podatki v njej niso več aktualni ali pa jo želimo v celoti pripraviti na novo. Posamezni zapis zbrišemo, če npr. študent umakne soglasje za uporabo svojih podatkov za potrebe opravljanja knjižnične dejavnosti.

Postopek brisanja celotne referenčne baze članov

1. Označimo razred Referenčna baza podatkov o študentih.
2. Izberemo metodo Razred / Zbriši vsebino referenčne baze podatkov.
   Zbrišejo se vsi podatki v referenčni bazi.

Postopek brisanja posameznega zapisa iz referenčne baze članov

1. V referenčni bazi poiščemo zapis za enega ali več študentov.
2. Zapis ali več zapisov izberemo in naložimo na delovno področje.
3. Zapis izbrišemo z metodo Objekt / Zbriši.

3.12.4 Ažuriranje podatkov o študentih s podatki iz referenčne baze študentov

Na osnovi podatkov v referenčni bazi študentov lahko ažuriramo podatke o študentih, vpisanih v lokalno bazo članov. Ažuriranje lahko izvedemo:

• s paketnim ažuriranjem naenkrat za vse študente, ki so vpisani v lokalno bazo članov in zapisi o njih obstajajo tudi v referenčni bazi podatkov
• za posameznega člana knjižnice, če zanj obstaja zapis v referenčni bazi študentov

Ključni podatek za ažuriranje je številka uporabnika. Ažurirajo se le podatki o tistih članih knjižnice, ki imajo vpisano številko uporabnika in za katere obstaja zapis v referenčni bazi članov. Ažurirajo se naslednji podatki o članu:

• visokošolski zavod v eVŠ
• študijski program v eVŠ
• način študija
• študijski program v eVŠ – B
• letnik študija
• podatki o stalnem in začasnem bivališču
• datum poteka članstva
• na osnovi podatka o načinu študija se programsko ažurira tudi kategorija člana

Knjižnica se lahko odloči, da se pri dokončnem ažuriranju označijo tisti člani – študenti, ki jih ni v referenčni bazi študentov. Pri teh članih se pri alternativnih številkah (številka uporabnika, študentska številka in številka izkaznice) na začetek alternativne številke vpiše oznaka X, kar onemogoča identifikacijo člana s temi alternativnimi številkami.

3.12.4.1 Paketno ažuriranje podatkov o študentih s podatki iz referenčne baze študentov

Postopek

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Ažuriraj podatke o članih – študentih.
2. Odpre se okno, v katerem se izpiše podatek o številu članov – študentov, ki imajo vpisano številko uporabnika in pridejo v poštev za ažuriranje podatkov.
3. V tem oknu označimo, ali želimo izvesti dokončno ažuriranje v bazi podatkov o članih. Dokončno ažuriranje pomeni, da označimo člane – študente, ki jih ni več v referenčni bazi.
4. Pri Čas aktiviranja (dd.mm.llll uu:mm:ss) nastavimo datum in čas, ko naj se začne ažuriranje podatkov. Če časa aktiviranja ne nastavimo, se bo ažuriranje začelo takoj.
5. Kliknemo gumb V redu.
6. Po končanem ažuriranju se odpre okno s podatki o datumu in uri začetka postopka, datumu in uri konca postopka ter o številu članov, ki jih je program v postopku ažuriranja preveril in jim v skladu s podatki v referenčni bazi ažuriral podatke.

Statistiko ažuriranja lahko preverimo tako, da pripravimo izpis I-C-07: Statistika ažuriranja podatkov o članih – študentih.

3.12.4.2 Ažuriranje podatkov pri izbranem članu s podatki iz referenčne baze

Ažuriranje podatkov lahko izvedemo tudi pri posameznem članu:

1. Člana poiščemo in naložimo na delovno področje.
2. Ažuriranje podatkov izvedemo z metodo Objekt / Ažuriraj podatke o članu – študentu.
3. V tem oknu označimo, ali želimo izvesti dokončno ažuriranje v bazi podatkov o članih. Dokončno ažuriranje pomeni, da označimo člana – študenta, ki ga ni več v referenčni bazi.

3.13 Evidentiranje obiska

Kadar želimo evidentirati obisk v tistih prostorih knjižnice, kjer se izposoja ne beleži z računalnikom (čitalnica, pri informatorju itd.), to storimo z izbiro metode Evidentiraj obisk v razredu Član. Tako evidentiran obisk se bo upošteval pri statistikah obiskov.

Evidentiramo lahko:

• obisk člana v čitalnici
• obisk člana zaradi drugih razlogov
• obisk člana zaradi dostopa do interneta
• obisk osebe, ki ni član knjižnice
• obisk nečlana v čitalnici

Postopek:

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Evidentiraj obisk.
   Odpre se okno Evidentiranje obiska.
2. Izberemo vrsto obiska in kliknemo gumb V redu.
   Odpre se okno, kjer vpišemo številko izkaznice. Če smo izbrali obisk nečlana, se okno za vpis številke izkaznice ne odpre.
3. Vpišemo številko (članske ali alternativne) izkaznice.
   Če pustimo vnosno polje prazno in kliknemo gumb V redu, se odpre iskalnik za člana, kjer ga lahko iščemo po poljubnem podatku.
4. Člana izberemo.

V brskalniku je v delu okna Povezave vidno, ali ima član kaj izposojenega gradiva, ali veljajo zanj kakšne omejitve, ali ima neporavnane opomine ipd.

Pri Datum zadnjega obiska se vpiše tekoči datum (ali datum izvajanja postopkov), število obiskov na leto se poveča za 1.

Ob evidentiranju obiska se izvedejo tudi nekatere programske kontrole in izpiše ustrezno opozorilo:

• kontrola starosti člana glede na izbrano kategorijo člana (001 – predšolski otroci, 002 – osnovnošolci ali 003 – srednješolci, 004 – študenti (redni) ali 005 – študenti (izredni, ob delu))
• če je bil član izbrisan iz baze podatkov ali mu je bila dodeljena druga številka izkaznice

Tako evidentirani obisk se upošteva pri pripravi naslednjih izpisov:

• pri naslednjih dveh izpisih za izposojo v skupini Člani: I-C-09: Aktivni člani in I-C-06: Člani po datumu zadnjega obiska/po oddelkih
• pri naslednjih dveh izpisih za izposojo v skupini Transakcije: I-TR-01: Transakcije pri članu (številka izkaznice) in I-TR-02: Transakcije pri članu (številka člana) (ob izbiri ustrezne vrste transakcije)
• pri vseh statistikah izposoje v skupini Transakcije
• pri vseh statistikah izposoje v skupini Obisk
• pri vseh statistikah izposoje v podskupini Obisk po transakcijah
• pri vseh statistikah izposoje v skupini Aktivni člani

3.14 Paketno brisanje opomb pri neaktivnih članih

Z metodo za paketno brisanje opomb pri neaktivnih članih lahko zbrišemo opombe pri tistih članih, ki niso več aktivni in bi bili v postopku paketnega brisanja vseh neaktivnih članov izbrisani iz baze članov, če opomba ne bi bila vpisana.

Postopek

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Briši opombe pri neaktivnih članih.
   Odpre se okno z opozorilom, v katerem s klikom na V redu potrdimo izvedbo postopka.
2. V oknu Član se izpiše seznam neaktivnih članov, pri katerih so vpisane opombe.
3. S klikom na Izberi vse potrdimo izbiro vseh članov za brisanje opomb.
   Če želimo opombe zbrisati samo pri določenih članih, jih označimo v seznamu in kliknemo Izberi.
4. Odpre se okno Brisanje opomb pri izbranih neaktivnih članih.
   S klikom na Da potrdimo izvedbo postopka. Ob zaključku izvedbe brisanja opomb se izpiše sporočilo.

Povezane vsebine:

• paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih

3.15 Pregled transakcij pri članu

Vpogled v transakcije, ki so bile v določenem obdobju evidentirane pri članu, je možen na dva načina:

• s pripravo izpisov v segmentu COBISS3/Izpisi: I-TR-01: Transakcije pri članu (številka izkaznice) in I-TR-02: Transakcije pri članu (številka člana)
• z objektno metodo Član / Pokaži transakcije v segmentu COBISS3/Izposoja

Postopek

1. V razredu Član poiščemo in izberemo člana na enega od možnih načinov.
   Če je član na delovnem področju že od prej, ga označimo.
2. Izberemo metodo Pokaži transakcije.
   Odpre se okno Iskanje ‒ Transakcije.
3. Določimo kriterije za izpis transakcij (npr. obdobje, vrsta transakcije …) in jih potrdimo s klikom na Poišči.
   V spodnjem delu okna se izpiše seznam transakcij.

Ta metoda omogoča samo vpogled v transakcije, izpis transakcij pa je še vedno možen samo v segmentu COBISS3/Izpisi.

Povezane vsebine:

• priprava izpisa transakcij pri članu v segmentu COBISS3/Izpisi

3.16 Ažuriranje podatkov o članih

Zaradi različnih razlogov, npr. zaradi spremembe pravilnika o poslovanju knjižnice ali zakonodaje, se lahko v knjižnici pojavi potreba po paketnem spreminjanju podatkov o članih. Z ta namen sta na voljo naslednji metodi:

• Član / Ažuriraj podatke o članih – izvoz
• Član / Ažuriraj podatke o članih – uvoz

Na osnovi teh dveh metod lahko ažuriramo naslednje podatke o članih:

• Oddelek/letnik šole
• Smer/program
• Skupina članov
• Omejitev štev. izp. izvodov (I)
• Omejitev podaljš. (I)
• Omejitev štev. rezervacij (I)
• V izterjavi
• Podpis izjave ob vpisu
• Oprostitev članarine (privilegij)
• Oprostitev izposojnine (privilegij)
• Oprostitev opominov (privilegij)
• Oprostitev zamudnine (privilegij)
• Oprostitev str. rezervacije (privilegij)
• Opomba (obstoječim opombam lahko dodamo dodatno opombo)
• E-naslov za e-obveščanje
• Obv. o poteku rezervacije - E-pošta
• Obv. o prispelem rez. grad. - E-pošta
• Obv. o poteku roka izposoje - E-pošta
• Obv. o skorajš. opominu - E-pošta
• Obv. o poteku članstva - E-pošta
• Splošna obvestila - E-pošta
• Obv. o neporavnanih terjatvah - E-pošta
• Zadolžnica - E-pošta
• Obv. o poteku rezervacije - SMS
• Obv. o prispelem rez. grad. - SMS
• Obv. o poteku roka izposoje - SMS
• Obv. o skorajš. opominu - SMS
• Obv. o poteku članstva - SMS
• Splošna obvestila - SMS
• Obv. o neporavnanih terjatvah - SMS

V nadaljevanju so opisani postopki:

• Ažuriraj podatke o članih - izvoz
  
• Urejanje datoteke z izvoženimi podatki
  
• Ažuriraj podatke o članih - uvoz

Več o:

• podatkih o članu
  
• iskanju članov

3.16.1 Ažuriranje podatkov o članih ‒ izvoz

Prvi korak pri izvedbi ažuriranja podatkov o članih je izvoz podatkov o članih, pri katerih želimo spremeniti določene podatke. To storimo takole:

1. Izberemo metodo Član / Ažuriraj podatke o članih – izvoz.
   
2. Odpre se okno Izbira podatkov o članih za izvoz.
   Obkljukamo podatke, ki jih želimo izvoziti. Privzeto so že določeni naslednji podatki: Številka izkaznice, Ime in Priimek.
   
3. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
   
4. Odpre se iskalnik razreda Član, kjer določimo člane, ki jih želimo izvoziti za ažuriranje podatkov.
   
5. Po potrditvi izbire članov se odpre okno Shrani kot, kjer izberemo mapo, kamor želimo shraniti podatke. Prav tako določimo ime datoteke.
   
6. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
   
7. Prikaže se okno Izvajanje postopka in po zaključenem izvozu podatkov tudi sporočilo, da je datoteka s podatki o članih uspešno kreirana.
8. Postopek izvoza zaključimo z izbiro gumba V redu.

Datoteka je shranjena v izbrani mapi na lokalnem računalniku v formatu .xlsx in za določen čas tudi na strežniku. Do nje lahko dostopa uporabnik, ki je izvajal izvoz podatkov, in sicer z metodo Izpisi / Datoteke z izvoženimi podatki. Na strežniku je ime datoteke v naslednji strukturi:<uporabniško ime>_<ime datoteke, kot smo ga določili pri izvozu>_<oznaka kopije, če smo shranili več izvozov z istim imenom npr. C1>_<datum izvoza v strukturi LLLLMMDD>_<ura v strukturi UU:MM>_<naključno število>.xlsx.

Datoteka je strukturirana po stolpcih in prva vrstica je naslovna vrstica tabele. V naslovno vrstico so za posamezen stolpec dodani komentarji:

• Če za podatek obstaja šifrant, je v komentarju vsebina šifranta. Vnaša se koda iz šifranta, npr. 1.a, in to točno tako, kot je navedena v šifrantu.
  
• Če za določen podatek obstaja šifrant, je v komentarju opozorilo, če le-ta ni določen.
  
• Če je za določen podatek potreben vnos npr. številčne vrednosti oz. je kakšna omejitev, je to prav tako navedeno v komentarju.
  
• Za podatke, ki jih v urejevalniku člana označujemo s kljukico, vpisujemo vrednost 0, ki predstavlja NE, ali 1, ki predstavlja DA. To je prav tako navedeno v komentarju.
  
• Za opombe sta kreirana dva stolpca; to sta stolpec Obstoječe opombe, katerega vsebine ne ažuriramo, in stolpec Opomba ‒ dodatno, kamor vpišemo opombo, ki jo želimo dodati k obstoječim opombam.
  
• Celice s podatki o članih so oblikovane kot besedilo.

3.16.2 Urejanje datoteke z izvoženimi podatki

Datoteko, ki smo jo izvozili z metodo Razred /Ažuriraj podatke o članih – izvoz, urejamo z ustreznim programom za urejanje datotek formata .xlsx, npr. Excel. Datoteko najdemo v mapi na lokalnem računalniku, kamor smo jo v postopku izvoza podatkov shranili.

Pri urejanju datoteke se držimo naslednjih priporočil:

• Celice s podatki o članih so oblikovane kot besedilo.
  
• Za vnos podatkov v posamezni stolpec upoštevamo navodila iz komentarja naslovne celice stolpca.
  
• Podatka o vpisni številki člana ne urejamo, saj je to identifikacijski podatek za ažuriranje podatkov o posameznem članu.
  
• Podatka o imenu in priimku ne spreminjamo, saj sta zgolj informativne narave za lažje urejanje datoteke. Ta podatka se NE ažurirata.
  
• Podatke spremenimo le pri tistih članih, za katere želimo, da bodo dejansko spremenjeni po izvedbi postopka ažuriranja podatkov o članih.
  
• Za opombe sta kreirana dva stolpca; to sta stolpec Obstoječe opombe, katerega vsebine ne ažuriramo, in stolpec Opomba ‒ dodatno, kamor vpišemo opombo, ki jo želimo dodati k obstoječim opombam.
  
  

3.16.3 Ažuriranje podatkov o članih ‒ uvoz

Po izvozu podatkov o članih in ureditvi datoteke formata .xlsx lahko paketno spremenimo oz. ažuriramo podatke o članih. Identifikator člana je številka izkaznice. To storimo takole:

1. Izberemo metodo Član / Ažuriraj podatke o članih ‒ uvoz.
2. Odpre se okno Datoteka za prenos; izberemo pot do datoteke, ki jo želimo uporabiti za ažuriranje podatkov o članih. Če želimo za uvoz uporabiti prazno datoteko ali datoteko z neustreznimi imeni stolpcev, nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.
3. Odpre se okno Izbira podatkov o članih za ažuriranje.
   Obkljukamo podatke, ki jih želimo ažurirati. Naslednjih podatkov ni možno ažurirati: Številka izkaznice, Ime in Priimek.
4. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
5. Če so v datoteki napake, se odpre okno Sporočilo z navedbo napak v izbranih podatkih za ažuriranje za posameznega člana. Pred nadaljevanjem postopka je treba ustrezno urediti datoteko.
   V datoteki s podatki o članih se lahko pojavijo naslednje napake:
   • Napaka v strukturi podatka: pojavi se, če je npr. besedilo v celici, ki je namenjena številčni vrednosti, ali če je vnesena vrednost, ki ni predvidena za določeno celico.
     
   • Koda ne obstaja v šifrantu pri podatku: pojavi se, kadar koda v ustreznem šifrantu ne obstaja.
     
   • Pri članu ne obstaja podatek v stolpcu Številka izkaznice ‒ vrstica je prazna in jo je treba odstraniti iz datoteke.
     
6. Prikaže se okno Izvajanje postopka.
7. Odpre se okno Prikaz statistike ažuriranja podatkov o članih.
   V oknu so prikazani podatki za število članov, pri katerih podatki bodo ažurirani, število članov, pri katerih podatki ne bodo ažurirani, in število članov, ki jih ni v bazi.
8. Če z gumbom Pokaži odpremo seznam članov, ki bodo ažurirani, se odpre okno Seznam kombinacij podatkov za ažuriranje pri članih. Z dvoklikom lahko izberemo posamezno kombinacijo podatkov za ažuriranje in odpre se seznam članov, pri katerih bodo podatki ažurirani. Okno zapustimo z izbiro gumba V redu.
9. Z gumbom Pokaži lahko odpremo tudi okno s seznamom članov, pri katerih podatki ne bodo ažurirani, ali okno s seznamom članov, ki jih ni v bazi.
10. Po pregledu posameznih seznamov, postopek nadaljujemo v oknu Prikaz statistike ažuriranja podatkov o članih z izbiro gumba V redu.
11. Odpre se okno z vprašanjem, ali resnično želimo izvesti postopek ažuriranja podatkov o članih. Izbiro potrdimo z gumbom Da ali postopek prekličemo z gumbom Ne.
12. Če smo se odločili za izvedbo postopka, se prikaže okno Izvajanje postopka, po zaključenem ažuriranju podatkov pa tudi sporočilo, da je postopek ažuriranja končan.
13. Odpre se okno Prikaz statistike ažuriranja podatkov o članih, kjer lahko z dvoklikom izberemo skupino članov s posamezno kombinacijo ažuriranih podatkov. Okno zapustimo z izbiro gumba V redu.

3.17 Vpis/ažuriranje podatkov o članih ‒ šolske knjižnice

V šolskih knjižnicah se z novim šolskim letom vpiše nova generecija učencev oz. dijakov, treba pa je tudi ažurirati podatke o obstoječih učencih. To storimo na osnovi pripravljene Excelove datoteke. Izvozimo jo iz sistema, ki ga uporabljamo kot dokumentni sistem šole, npr. eAsistent, Lo.Polis … Če dokumentni sistem šole omogoča izvoz pripravljene datoteke za uvoz v sistem COBISS, lahko uporabimo to datoteko, sicer pa si pripravimo datoteko v ustrezni strukturi.

Da lahko uporabimo metodo Član / Vpiši/ažuriraj podatke o članih ‒ šolske knjižnice, mora biti pri članih v Excelovi datoteki vnesen podatek v stolpcu ID učenca/zaposlenega, kjer je vnesena unikatna identifikacijska številka za učenca ali dijaka iz dokumentnega sistema šole. Pri obstoječih članih mora biti v bazi med alternativnimi številkami vnesena evidenčna številka (ID učenca/zaposlenega). To omogoča identifikacijo člana in le tako se ažurirajo podatki pri pravem članu ‒ program lahko določi, kateri člani so kandidati za vpis. Še večjo zanesljivost identifikacije posameznih članov in preprečevanje podvajanja članov ob vpisu dosežemo z vnesenim datumom rojstva pri vseh članih v bazi in datoteki.

V nadaljevanju so opisani:

• struktura datoteke s podatki o učencih oz. dijakih
  
• vpis podatkov o učencih oz. dijakih
  
• ažuriranje podatkov o učencih oz. dijakih
  
• izbira vhodne datoteke
• razvrščanje članov iz datoteke v posamezno skupino

Več o:

• podatkih o članu
  
• iskanju članov

3.17.1 Struktura datoteke s podatki o učencih oz. dijakih

Knjižnica običajno podatke o učencih oz. dijakih izvozi iz dokumentnega sistema šole v Excelovi datoteki. V dokumentnem sistemu lahko obstaja za to pripravljena posebna metoda ali pa je treba izbrati ustrezne podatke in v izvoženi datoteki urediti naslove stolpcev in podatke. Excelova datoteka mora vsebovati naslednje stolpce:

• ID učenca/zaposlenega
  To je unikatna identifikacijska številka za učenca oz. dijaka v dokumentnem sistemu šole in je ključni podatek za ažuriranje podatkov o vpisanih članih. Podatek se zapiše med alternativne številke kot evidenčna številka.
• Št. RFID izkaznice (številka izkaznice učenca oz. dijaka, zapisana na čipu RFID)
• Priimek
• Ime
• Spol
  Spol lahko vnesemo v naslednjih oblikah: Ž ali Ženski ali 2 za ženski spol, za moški spol pa M ali Moški ali 1.
• Ulica in št. stalnega bivališča
• Poštna št. stalnega bivališča
• Ulica in št. začasnega bivališča
• Poštna št. začasnega bivališča
• Datum rojstva (v obliki LLLLMMDD)
• Razred/letnik šole (koda iz lokalnega šifranta Razred, razrednik (CODE 310))
• Smer/program (koda iz lokalnega šifranta Program izobraževanja (CODE 313))
• Št. mobilnega telefona (podatek se vnese v formatu, kot je npr. +386 41 555 666)
• Št. stacionarnega telefona (podatek se vnese v formatu, kot je npr. +386 2 25 20 333)
• E-naslov
• Državljanstvo ‒ podatek se trenutno ne vpiše/ažurira
• Občina stalnega prebivališča ‒ podatek se trenutno ne vpiše/ažurira
• E-naslov skrbnika

Kontrola pravilnosti strukture podatkov se izvede za naslednje podatke:

• ID učenca/zaposlenega (preveri se, ali podatek manjka, ali je vrednost 0 in ali obstaja podvojena vrednost podatka)
• št. RFID izkaznice (preveri se, ali obstaja podvojena vrednost podatka)
• ime in primek (preveri se vrednost podatkov, 0 je neveljavna vrednost)
• spol (preveri se, ali je koda v globalnem šifrantu Spol)
• ulica in št. stalnega bivališča (preveri se, ali je kje vrednost 0, ki je neveljavna vrednost)
• poštna št. stalnega bivališča (preveri se, ali je kje vrednost 0, ki je neveljavna vrednost)
• ulica in št. začasnega bivališča (preveri se, ali je kje vrednost 0, ki je neveljavna vrednost)
• poštna št. začasnega bivališča (preveri se, ali je kje vrednost 0, ki je neveljavna vrednost)
• datum rojstva (preveri se pravilnost strukture, ki mora biti LLLLMMDD)
• razred/letnik šole (preveri se, ali je koda v lokalnem šifrantu Razred, razrednik (CODE 310))
• smer/program (preveri se, ali je koda v lokalnem šifrantu Program izobraževanja (CODE 313))
• št. mobilnega telefona (preveri se format mobilne telefonske številke)
• št. stacionarnega telefona (preveri se format stacionarne telefonske številke)
• e-naslov (preveri se, ali je v e-naslovu znak @)
• e-naslov skrbnika (preveri se, ali je v e-naslovu znak @)

Če vsebuje Excelova datoteka podatke v neustrezni strukturi ali podatki manjkajo, se o tem izpiše sporočilo. Vse napake v Excelovi datoteki je treba odpraviti. Šele ko struktura datoteke ustreza predpisani, lahko nadaljujemo postopek vpisa ali ažuriranja podatkov o članih v bazi knjižnice.

3.17.2 Vpis podatkov o učencih oz. dijakih

Potem ko smo iz dokumentnega sistema šole izvozili podatke o učencih oz. dijakih in jih po potrebi uredili, lahko vpišemo podatke o novih učencih oz. dijakih. To naredimo takole:

1. Izberemo metodo Član / Vpiši/ažuriraj podatke o članih ‒ šolske knjižnice.
2. Odpre se opozorilo, da postopka ni mogoče izvesti, če med podatki o obstoječih članih ni vnesene evidenčne številke, in da večjo zanesljivost identifikacije posameznih članov in preprečevanje podvajanja članov ob vpisu dosežemo z vnesenim datumom rojstva pri vseh članih. Postopek lahko prekličemo z gumbom Ne, da uredimo podatke o članih, ali pa postopek nadaljujemo z izbiro gumba Da.
3. Odpre se okno Ažuriranje podatkov o članih, kjer izberemo vrednosti za vrsto šole, ime šole, kategorijo članov, datum poteka članstva in postopek.
   Za nadaljevanje postopka so obvezni naslednji podatki: kategorija članov, postopek in vhodna datoteka. Pri posameznem članu iz datoteke se vpišejo vsi izbrani podatki v tem oknu. Atributa Vrsta šole in Ime šole sta določena na podlagi dogovora v zapisniku o izposoji.
4. Postopek nadaljujejmo z izbiro gumba V redu.
   
5. V oknu Datoteka za prenos izberemo še ustrezno datoteko.
6. Odpre se okno Izbira podatkov o članih za vpis.
   Obkljukamo podatke, ki jih želimo vpisati. Privzeto so označeni podatki Evidenčna številka, Priimek in Ime.
7. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
8. Prikaže se okno Izvajanje postopka; zdaj se preveri ustreznost podatkov v datoteki.
9. Če so v datoteki napake, se odpre okno Sporočilo z navedbo napak za posameznega člana. Pred nadaljevanjem postopka je treba datoteko ustrezno urediti.
10. Če so podatki ustrezno urejeni, se odpre okno Prikaz statistike vpisa podatkov o članih.
    V oknu so prikazani naslednji podatki: število članov, pri katerih bodo podatki ažurirani, število članov, pri katerih podatki ne bodo ažurirani, število članov, ki jih ni možno identificirati, in število članov za vpis.
11. Če z gumbom Pokaži odpremo seznam članov, pri katerih bodo podatki ažurirani, se odpre okno Ažuriranje podatkov o članih. Z dvoklikom lahko izberemo posamezno kombinacijo podatkov za ažuriranje in odpre se seznam članov, pri katerih bodo podatki ažurirani. Okno zapustimo z izbiro gumba V redu.
12. Z gumbom Pokaži lahko odpremo tudi okno s seznamom članov, pri katerih podatki ne bodo ažurirani, seznam članov, ki jih ni možno identificirati, ali seznam članov, ki bi bili vpisani s postopkom vpisa.
13. Po pregledu posameznih seznamov, postopek nadaljujemo v oknu Prikaz statistike vpisa podatkov o članih z izbiro gumba V redu.
14. Odpre se okno z vprašanjem, ali resnično želimo izvesti postopek vpisa podatkov o članih. Izbiro potrdimo z gumbom Da ali postopek prekličemo z izbiro gumba Ne.
15. Če smo se odločili za izvedbo postopka, se prikaže okno Izvajanje postopka in po zaključenem vpisu podatkov tudi sporočilo, da je postopek vpisa končan.
16. Odpre se okno Seznam vpisanih članov. Okno zapustimo z izbiro gumba V redu.
    
    

3.17.3 Ažuriranje podatkov o učencih oz. dijakih

Potem ko smo iz dokumentnega sistema šole izvozili podatke o učencih oz. dijakih in jih po potrebi uredili, lahko začnemo postopek ažuriranja podatkov. To naredimo takole:

1. Izberemo metodo Član / Vpiši/ažuriraj podatke o članih ‒ šolske knjižnice.
2. Odpre se opozorilo, da postopka ni mogoče izvesti, če med podatki o obstoječih članih ni vnesene evidenčne številke, in da večjo zanesljivost identifikacije posameznih članov in preprečevanje podvajanja članov ob vpisu dosežemo z vnesenim datumom rojstva pri vseh članih. Postopek lahko prekličemo z gumbom Ne, če želimo urediti podatke o članih, ali pa postopek nadaljujemo z gumbom Da.
3. Odpre se okno Ažuriranje podatkov o članih, kjer izberemo vrednosti za vrsto šole, ime šole, kategorijo članov, datum poteka članstva in postopek.
   Za nadaljevanje postopka so obvezni naslednji podatki: kategorija članov, postopek in vhodna datoteka. Atributa Vrsta šole in Ime šole sta določena na podlagi dogovora v zapisniku o izposoji.
4. Postopek nadaljujejmo z izbiro gumba V redu.
5. V oknu Datoteka za prenos izberemo še ustrezno datoteko.
6. Odpre se okno Izbira podatkov o članih za vpis.
   Obkljukamo podatke, ki jih želimo ažurirati pri članih. Privzeto so odznačeni podatki Evidenčna številka, Priimek in Ime, saj se ti podatki ne ažurirajo. Podatek Evidenčna številka se vpiše med alternativne številke, če še ne obstaja.
7. Izbiro potrdimo z gumbom V redu.
8. Prikaže se okno Izvajanje postopka; zdaj se preveri ustreznost podatkov v datoteki.
9. Če so v datoteki napake, se odpre okno Sporočilo z navedbo napak za posameznega člana. Pred nadaljevanjem postopka je datoteko treba ustrezno urediti.
10. Če so podatki ustrezno urejeni, se odpre okno Prikaz statistike ažuriranja podatkov o članih.
    V oknu so prikazani naslednji podatki: število članov, pri katerih bodo podatki ažurirani, število članov, pri katerih podatki ne bodo ažurirani, število članov, ki jih ni možno identificirati, in število članov za vpis.
11. Če z gumbom Pokaži odpremo seznam članov, ki bodo ažurirani, se odpre okno Ažuriranje podatkov o članih. Z dvoklikom lahko izberemo posamezno kombinacijo podatkov za ažuriranje in odpre se seznam članov, pri katerih bodo podatki ažurirani. Okno zapustimo z gumbom V redu.
12. Z gumbom Pokaži lahko odpremo tudi okno s seznamom članov, pri katerih podatki ne bodo ažurirani, seznamom članov, ki jih ni možno identificirati, ali seznamom članov, ki bi bili vpisani s postopkom vpisa.
13. Po pregledu posameznih seznamov, postopek nadaljujemo v oknu Prikaz statistike ažuriranja podatkov o članih z gumbom V redu.
14. Odpre se okno z vprašanjem, ali resnično želimo izvesti postopek ažuriranja podatkov o članih. Izbiro potrdimo z gumbom Da ali postopek prekličemo z izbiro gumba Ne.
15. Če smo se odločili za izvedbo postopka, se prikaže okno Izvajanje postopka in po zaključenem ažuriranju podatkov tudi sporočilo, da je postopek ažuriranja končan.
16. Odpre se okno Prikaz statistike ažuriranja podatkov o članih, kjer lahko z dvoklikom izberemo skupino članov s posamezno kombinacijo ažuriranih podatkov. Okno zapustimo z izbiro gumba V redu.
    
    

3.17.4 Razvrščanje članov iz datoteke v posamezno skupino

Pri postopku vpisa ali ažuriranja članov program ob analizi pripravljene datoteke člane razvrsti v štiri skupine. To so:

• Obstoječi člani, ki so kandidati za ažuriranje ‒ V to skupino spadajo člani, za katere velja naslednje: v bazi obstaja natanko en član z iskano evidenčno številko ali unikatno identifikacijsko številko za učenca oz. dijaka v dokumentnem sistemu šole ali (če člana z iskano evidenčno številko ni v bazi članov knjižnice) pa obstaja natanko en član s kombinacijo Ime in Priimek in Datum rojstva, če vsi ti podatki o članu obstajajo. Med ažuriranjem se za te člane spremenijo izbrani podatki. Vpiše se tudi ID učenca/zaposlenega ‒ v alternativno številko tipa evidenčna številka, če še ne obstaja.
• Novi člani ‒ kandidati za vpis ‒ V to skupino spadajo člani, za katere velja, da v bazi članov knjižnice ne obstaja član z navedeno evidenčno številko ali unikatno identifikacijsko številko za učenca oz. dijaka v dokumentnem sistemu šole. Med postopkom vpisa članov se bodo ti člani vpisali v bazo članov knjižnice. POZOR: Večjo zanesljivost identifikacije posameznih članov in preprečevanje podvajanja članov ob vpisu dosežemo z vnesenim datumom rojstva pri vseh članih v bazi in datoteki.
• Neidentificirani člani ‒ V to skupino spadajo člani, za katere velja, da v bazi obstaja več kot en član z iskano evidenčno številko ali unikatno identifikacijsko številko za učenca oz. dijaka v dokumentnem sistemu šole ali pa v bazi ne obstaja član z navedeno evidenčno številko, obstaja pa več članov z enako kombinacijo atributov Ime in Priimek oz. Ime, Priimek in Datum rojstva. V ta seznam se uvrstijo tudi člani, pri katerih se kombinacija podatkov evidenčna številka (ID učenca/zaposlenega), Ime in Priimek v bazi v primerjavi z datoteko ne ujema. Pri postopku ažuriranja članov iz te skupine podatki ne bodo ažurirani, prav tako člani iz te skupine med postopkom vpisa ne bodo vpisani.
• Obstoječi člani, ki ne bodo ažurirani ‒ V to skupino spadajo člani, za katere velja, da v bazi obstaja natanko en član z iskano evidenčno številko ali unikatno identifikacijsko številko za učenca oz. dijaka v dokumentnem sistemu šole ali en član s kombinacijo atributov Ime in Priimek in Datum rojstva, če vsi ti podatko o članu obstajajo in se pri tem pri članu ne spremeni noben podatek.

4 Postopki evidentiranja gradiva

V oknu Gradivo domače knjižnice izbranega člana ali oddelka izvajamo v nadaljevanju opisane postopke evidentiranja gradiva (npr. izposojo na dom, podaljšanje roka izposoje …).

1. Postopki evidentiranja gradiva:

• izposoja gradiva na dom z gumbom gumb Izposodi
• izposoja gradiva v čitalnico z gumbom Izposodi in izbrano možnostjo V čitalnico
• vračilo gradiva z gumbom Vrni
• podaljšanje roka izposoje z gumbom Podaljšaj
• rezervacijo gradiva z gumbom Rezerviraj
• izpis zadolžnice z gumbom Zadolžnica
• podpis zadolžnice s podpisno tablico
• evidentiranje izgube gradiva
• sprememba datuma vrnitve
• vpis opombe o gradivu
• izvedbo medoddelčne izposoje
• evidentiranje stalne rezervacije serijskih publikacij

2. Pregled lokalnega kataloga in podatkov o gradivu:

• gumb Katalog za dostop do lokalnega kataloga
• gumb Preglej za vpogled v stanje gradiva
• gumb COMARC za pregled zapisa v formatu COMARC
• gumb Naslovnica za pregled naslovnice gradiva
  

3. Vpogled in urejenje podatkov o članu z gumbom Uredi pri možnosti Član

4. Evidentiranje in poravnava terjatev z gumbom Uredi pri možnosti Terjatve

5. Postopki evidentiranja inventarja z gumbom Uredi Evidentirani inventar

6. Pregled ali urejanje opomb pri članu z gumbom Uredi pri možnosti Opomba

7. Preklop med oddelki knjižnice z gumbom Oddelek

8. Pregled evidentiranega gradiva v izbranem ali v vseh oddelkih z gumbom CIR

Podroben opis okna Gradivo domače knjižnice lahko preberete v poglavju Urejevalnik Gradivo domače knjižnice.

4.1 Urejevalnik Gradivo domače knjižnice

Vsi postopki evidentiranja gradiva pri članu se izvajajo v oknu Gradivo domače knjižnice. V nadaljevanju je podrobno predstavljena vsebina tega okna:

• zgornji del okna, kjer se izpišejo podatki o članu (1) in je mogoč prehod v urejevalnik Član
• osrednji del okna, kjer se izpišejo podatki o evidentiranem gradivu (2)
• spodnji del okna, kjer so gumbi za izvedbo posameznih postopkov (3)
• posebne možnosti (4) (npr. prehod v drug oddelek)

Več o:

• izboru izvodov v oknu Gradivo domače knjižnice
• izvajanju postopkov z gradivom v oknu Gradivo domače knjižnice
• izbora člana, pri katerem želimo izvajati postopke izposoje

4.1.1 Podatki o članu

V zgornjem delu okna Gradivo domače knjižnice se izpišejo:

• podatki o članu: številka članske izkaznice, ime in priimek člana, kategorija člana; po kliku na ikono lahko preidemo v urejevalnik Član, kjer lahko spremenimo ali uredimo podatke o članu
• skupni znesek neporavnanih terjatev (v knjižnicah, ki imajo vključeno blagajno); če je večji od 0, se izpiše v rdeči barvi; po kliku na ikono lahko preidemo v okno Evidentiranje in poravnava terjatev.
• podatki o evidentiranem inventarju; po kliku na ikono lahko preidemo v urejevalnik Evidentirani inventar
• omejitev števila izposojenih izvodov
• omejitev podaljševanja
• omejitve
• privilegiji
• opomba, če je pri članu vpisana (izpiše se v rdeči barvi)
• število trenutno izposojenih izvodov (na dom, v čitalnico in po medknjižnični izposoji) pri članu; v knjižnici z oddelki se pri članu izpiše število trenutno izposojenih izvodov v oddelku, v katerem smo prijavljeni
• datum poteka članstva (če je članstvo poteklo, se datum izpiše v rdeči barvi)
• datum zadnjega obiska (če je od zadnjega obiska preteklo več kot 1 leto, se datum izpiše v rdeči barvi)
• indikatorji opomb
  • LST – član ima evidentirano izgubljeno gradivo
  • OVR – član ima evidentiran opomin za izposojeno gradivo
  • OLD – član je doslej že prejel kakšen opomin
  • SPM – član ima evidentirano posebno članstvo
  • CIR – član ima evidentirano gradivo v vsaj enem oddelku knjižnice, ki je različen od oddelka prijave
  • ELF - član je naročen na prejemanje zadolžnice po e-pošti
  • PSH - član ima vključeno prejemanje vsaj ene vrste potisnega obvestila

4.1.2 Evidentirano gradivo

V osrednjem delu okna Gradivo domače knjižnice se izpiše seznam gradiva, ki je evidentirano pri članu. Podatki o posameznem izvodu gradiva se v seznamu gradiva izpišejo v treh vrsticah, razvrščeni so v 8 stolpcev:

• 1. stolpec (Sts/O): status in opombe o izvodih
• 2. stolpec (IN/ID/VG): identifikacijska številka in vrsta gradiva
• 3. stolpec (Opis): opis gradiva
• 4. stolpec (ODD/PM/StsR): oddelek gradiva, prevzemno mesto, status rezervacije
• 5. stolpec (Izp/Pod/Spr): datum izposoje, podaljšanja, spremembe datuma poteka
• 6. stolpec (R/RP/L/B): datum rezervacij, evidentiranja izgube, datum vračila z zadržkom
• 7. stolpec (Rok/Op): datum poteka roka, datum opomina
• 8. stolpec (Zam/Op/Št): število dni zamude, opomini

1. Stolpec (Sts/O):

• status izvoda, ki ima lahko naslednje vrednosti:
  • C(irculate), kadar je izvod izposojen na dom
    
  • S(tudy room), kadar je izvod izposojen v čitalnico
    
  • M, kadar je izvod izposojen po medknjižnični izposoji
    
  • R(eserve), kadar je gradivo rezervirano v izposoji ali po medknjižnični izposoji
    
  • W(aiting), kadar vrnjen izvod čaka na člana, ki je gradivo rezerviral v izposoji ali po medknjižnični izposoji
    
  • L(ost), kadar je izvod pri članu evidentiran kot izgubljen
    
  • O(rder), kadar je izvod prost in rezerviran v izposoji ali po medknjižnični izposoji
    
  • B(ack), kadar je izvod vrnjen, vendar je še v evidenci gradiva pri članu zaradi morebitnih reklamacij
    
  • D, kadar je izvod izposojen v drugi oddelek
    
  • K, kadar je izvod izposojen za kroženje
    
  • U, kadar je izvod rezerviran za uporabo v čitalnici
• opomba o izvodu
• začasna opomba

2. stolpec (IN/ID/VG):

• identifikacijska številka gradiva
  Pri izposojenih ali rezerviranih monografskih publikacijah se izpiše inventarna številka. Pri izposojenih ali rezerviranih serijskih publikacijah v več zvezkih je inventarna številka dopolnjena s številko zvezka oziroma območjem številk skupaj vezanih zvezkov. Pri rezerviranem neprostem gradivu monografskih publikacij se izpiše COBISS.SI-ID, ki je pri gradivu v več delih dopolnjen z oznako dela (996d\x), pri gradivu v različnih fizičnih oblikah pa je dopolnjen z oznako fizične oblike (996g\o). Pri gradivu, ki se izposoja kot komplet, se za inventarno številko posamezne enote v kompletu izpiše številka kompleta, številka enote iz kompleta in število vseh enot v kompletu (podpolje 996/997c).
• vrsta gradiva
• vrsta gradiva, ki je bila upoštevana pri izposoji oziroma rezervaciji, če je različna od vrste gradiva glede na fizično obliko izvoda (pri večvrstnem gradivu, ki se izposoja v kompletu)

3. stolpec (Opis):

• opis gradiva
  Pri monografskih publikacijah se izpišejo podatki o naslovu, avtorju, signaturi, pri serijskih publikacijah pa naslov, signatura, oznaka primerka (997c), letnik (997j), letnica (997k), številčenje – tretji nivo (997l), ISSN.

4. stolpec (ODD/PM/StsR):

• matični oddelek izvoda
  Pri medoddelčno izposojenih izvodih se izpiše številčna oznaka oddelka, ki nam je posredoval gradivo, da smo ga lahko izposodili članu.
• prevzemno mesto
  Izpiše se prevzemno mesto, kjer bo član prevzel rezervirano gradivo. Po potrebi lahko prevzemno mesto tudi spremenimo (kliknemo na drugo vrstico tega stolpca in iz seznama prevzemnih mest izberemo ustrezno).
• status rezervacije
  Izpiše se status rezervacije, ki nam pove, v kateri fazi obdelave je rezervirano gradivo.

5. stolpec (Izp/Pod/Spr):

• datum izposoje izvoda (pri izposoji na dom, v čitalnico in pri medoddelčni izposoji)
• datumi podaljšanja časa izposoje (na prvem mestu je datum zadnjega podaljšanja)
• datum zadnje spremembe datuma poteka

6. stolpec (R/RP/L/B):

Izpišejo se: datum rezervacije neprostega gradiva, datum rezervacije prostega izvoda, datum rezervacije v čitalnici, datum dodelitve rezerviranega gradiva članu, datum evidentiranja izgube, datum vračila z zadržkom.
Po dodelitvi rezerviranega gradiva članu se datum rezervacije izpiše v 2. vrstici.
Ob vrnitvi izvoda, ki je bil pred tem rezerviran za izposojo v čitalnico, se v 3. vrstici izpiše datum zadnje izposoje gradiva v čitalnico. V primeru rezervacije neprostega gradiva se izpiše tudi podatek o predvidenem datumu pričakovane vrnitve gradiva v knjižnico (na voljo po:) in podatek o mestu v rezervacijski vrsti (mesto:).

7. stolpec (Rok/Op):

• datum poteka roka izposoje, datum poteka veljavnosti rezervacije ali datum poteka veljavnosti ostalih statusov v izposoji (npr. L – izgubljeno)
• datum prejema zadnjega opomina

8. stolpec (Zam/Op/Št):

• število dni zamude
• številka nazadnje prejetega opomina
• zaporedna številka izvoda v seznamu evidentiranega gradiva

4.1.3 Izbor izvodov v oknu Gradivo domače knjižnice

Posamezen izvod v seznamu izberemo tako, da:

• pritisnemo in držimo tipko <Ctrl> in nato kliknemo na želeni izvod gradiva
• 2-krat zapored kliknemo na posamezni izvod gradiva

Več izvodov hkrati lahko izberemo na dva načina:

• če so izvodi v seznamu izpisani drug za drugim

  • kliknemo prvi izvod
  • pritisnemo in držimo tipko <Shift>
  • kliknemo zadnji želeni izvod
  • spustimo tipko <Shift>

• če izvodi v seznamu niso izpisani drug za drugim

  • pritisnemo in držimo tipko <Ctrl>
  • kliknemo vsak posamezni izvod
  • spustimo tipko <Ctrl>

Vse izvode hkrati lahko najhitreje označimo tako, da:

• kliknemo na gumb Izberi vse
• dvakrat hitro kliknemo na kateri koli izvod

4.1.4 Postopki z gradivom

V oknu Gradivo domače knjižnice so preko gumbov dostopni naslednji postopki:

• Katalog – dostop do lokalnega kataloga gradiva, kjer lahko iščemo, pregledujemo in izbiramo gradivo iz lokalne baze podatkov za izposojo ali rezervacijo
• Preglej – vpogled v stanje gradiva v izposoji; za izposojeno gradivo lahko dobimo informacijo o tem, kdo vse je še rezerviral gradivo, za gradivo, ki je pri članu rezervirano, pa informacijo, kdo ima gradivo izposojeno, kdaj lahko pričakujemo vrnitev gradiva in na katerem mestu v seznamu rezervacij je član
• COMARC – prikaz bibliografskega zapisa z vsemi polji 996/997 v formatu COMARC; posamezni podatek lahko kopiramo in ga prilepimo na ustrezno mesto v urejevalniku
• Naslovnica - prikaz naslovnice za izbrano gradivo; če naslovnica ne obstaja, se o tem izpiše opozorilo
• Izposodi – izposoja izvoda na dom ali medoddelčna izposoja, če je označen izbirni gumb Na dom, oziroma izposoja v čitalnico, če je označen izbirni gumb V čitalnico ; pri IN/CN= vpišemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo) oz. to številko preberemo s čitalcem črtne kode
• Vrni – vrnitev izvoda, ki je izposojen na dom, v čitalnico ali iz medoddelčne izposoje in brisanje rezervacij, če gra za rezervirano gradivo; pred klikom na gumb vpišemo pri IN/CN= identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo) ali označimo izvod v seznamu; brisanje rezervacij neprostega gradiva monografskih publikacij (identifikacijska številka je COBISS.SI-ID) je možno samo z izbiro gradiva v seznamu
• Zadrži – vrnitev z zadržkom; pred klikom na gumb vpišemo pri IN/CN= identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo) ali označimo izvod v seznamu
• Podaljšaj – podaljšanje roka vrnitve; pred klikom na gumb označimo izvod v seznamu
• Rezerviraj - rezervacija prostega ali neprostega gradiva iz lokalne baze; preden kliknemo gumb, vpišemo pri IN/CN= identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo); za rezervacijo v čitalnici označimo izbirni gumb V čitalnico
• Zadolžnica – izpis seznama evidentiranega gradiva na tiskalnik.
  Pri tem imamo še naslednje možnosti:
  • Če kliknemo gumb Zadolžnica in hkrati zadržimo tipko <Alt+D>, se bo odprl predogled zadolžnice.
    
  • Zadolžnico lahko podpišemo s podpisno tablico.
    To storimo tako, da v oknu Gradivo domače knjižnice pritisnemo tipko <Alt> in hkrati kliknemo gumb Zadolžnica. Odpre se okno Pregled in pošiljanje izpisa, kjer na imenu izpisa Zadolžnica z desnim gumbom miške odpremo meni in nato izberemo metodo Podpiši dokument. S tem aktiviramo podpisno tablico in predamo članu zadolžnico v podpis. Ko član podpis potrdi s klikom na zeleno kljukico, se na zaslonu odpre dokument v formatu PDF. Podpisan dokument lahko pregledamo in natisnemo, pri tem moramo izbrati tiskalnik, ki ga uporabljamo za izpis zadolžnic.
    Če izpišemo zadolžnico iz okna Pregled in pošiljanje izpisa s klikom na gumb Pošlji, na zadolžnici ne bo podpisa.
    Če so v knjižnici določene nastavitve za pošiljanje zadolžnice na e-naslov člana, se podpisana zadolžnica pošlje na e-naslov člana samodejno, ko zapremo PDF-dokument.
    Podpisana zadolžnica se shrani v arhiv e-dokumentov člana, do katerega dostopamo z objektno metodo Član / Arhiv e-dokumentov.

V oknu Gradivo domače knjižnice posameznega oddelka knjižnice je aktiven gumb Zadolžnica, kar omogoča izpis seznama gradiva, ki je evidentirano v gostujočem oddelku, na format A4. Izpis se privzeto pošlje na tiskalnik, ki je določen z logično destinacijo Tiskalnik – Izposoja.

4.1.5 Dodatne možnosti pri delu v oknu Gradivo domače knjižnice

Če želimo v knjižnici z oddelki pri izbranem članu evidentirati transakcijo gradiva (npr. izposoditi gradivo) v drugem oddelku, je možno v oknu Gradivo domače knjižnice s klikom na gumb Oddelek spremeniti oddelek prijave.

V knjižnici z oddelki lahko vidimo gradivo, ki je evidentirano pri članu v drugih oddelkih tako, da:

• poiščemo člana in med povezavami kliknemo mapo Gradivo domače knjižnice. Odpre se tabela z evidentiranimi izvodi, ki jih lahko razvrstimo po oddelkih s klikom na Oddelek transakcije.
• kliknemo na gumb pred indikatorjem CIR. Odpre se tabela z evidentiranimi izvodi v vseh oddelkih. Za prikaz podatkov je uporabljen prikaz Pregled evidentiranega gradiva po vseh oddelkih, ki ga lahko spremenimo tudi na privzeti prikaz. Podatke lahko poljubno razvrščamo (npr. po oddelku transakcije).
  Ta seznam gradiva lahko tudi skopiramo tako, da vrstice s podatki o gradivu označimo in jih z uporabo kombinacije tipk <Ctrl + C> in <Ctrl + V> skopiramo v ustrezno datoteko (npr. v Excelovo datoteko).

Če evidentiramo postopke izposoje v potujoči knjižnici (v bibliobusu), lahko iz spustnega seznama postajališč izberemo postajališče, na katerem se trenutno nahajamo.

V oknu Gradivo domače knjižnice lahko vpišemo začasno in stalno opombo o gradivu, tako da v 1. stolpcu (Sts/O):

• s klikom na drugo vrstico odpremo okno Opomba o izvodu, kjer lahko vpišemo besedilo opombe
• s klikom na tretjo vrstico odpremo okno Začasna opomba, kjer vpišemo besedilo začasne opombe. Začasna opomba ostane evidentirana le tako dolgo, dokler je izvod evidentiran pri tem članu. Ko izvod gradiva razdolžimo, se opomba izbriše.

V knjižnicah, ki imajo vključeno možnost prevzemnih mest, lahko v oknu Gradivo domače knjižnice pri rezerviranem gradivu spremenimo prevzemno mesto, tako da, v 4. stolpcu (ODD/PM/StsR) kliknemo na 2. vrstico. Odpre se spustni seznam, v katerem so vsa prevzemna mesta, ne samo tista, med katerimi lahko izbirajo uporabniki, če to gradivo rezerivirajo prek COBISS+. Prevzemna mesta, ki uporabnikom v COBISS+ ob rezervaciji tega gradiva niso na voljo, so v seznamu prevzemnih mest označena z zvezdico (*). Iz seznama izberemo želeno prevzemno mesto in izbor potrdimo tako, da, ko se spustni seznam prevzemnih mest zapre, kliknemo še nekje izven seznama ali pa pritisnemo tipko <Return>.

4.2 Izbira člana, pri katerem bomo evidentirali postopke v izposoji

V okno Gradivo domače knjižnice pridemo na naslednji način:

1. Označimo razred Član
2. Izberemo metodo Razred / Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Iskanje po ključu, kjer poiščemo člana na enega izmed dveh načinov:
   • z identifikacijo člana po številki članske izkaznice
     V okno Iskanje po ključu vpišemo ali s čitalnikom vnesemo številko članske izkaznice. Vpišemo lahko tudi številko alternativne izkaznice, npr. študentske. V tem primeru mora biti pri podatkih o članu vpisana tudi ta alternativna številka.
   • z iskanjem člana po kakšnem drugem podatku
     V oknu Iskanje po ključu pustimo vnosno polje prazno in kliknemo gumb V redu, nakar se nam odpre iskalnik za člana, kjer lahko poiščemo člana (npr. po priimku in imenu).
     V iskalnik za člane pridemo tudi, če v evidenci članov vpisana številka ne obstaja.
3. Če član obstaja v evidenci, se odpre okno Gradivo domače knjižnice.

Ob izbiri člana se pred odpiranjem okna Gradivo domače knjižnice izvedejo nekatere programske kontrole in izpišejo ustrezna opozorila:

• Če je članu potekla veljavnost članstva, se o tem izpiše sporočilo, hkrati se ponudi možnost evidentiranja podaljšanja članstva.
• Če ima knjižnica vključni kontroli kategorije članov glede na njegovo starost, se izvede kontrola ustreznosti kategorije glede na starost člana (za kategorije predšolski otroci, osnovnošolci in srednješolci), ob obisku člana kategorije 004 – študenti (redni) ali 005 – študenti (izredni, ob delu) pa se preveri starost člana in če je član starejši od 26 let, se izpiše opozorilo.
• V knjižnicah, kjer je vključena kontrola skladnosti naslovov z Registrom GURS, se v primeru neskladnosti izpiše opozorilo. Podatke o naslovu je treba preveriti in izvesti uskladitev z Registrom GURS.
• Če je pri članu postavljena omejitev Onemogočen obisk ali Samo dostop do interneta, se o tem izpiše opozorilo.
  V primeru teh omejitev lahko v oknu Gradivo domače knjižnice samo vrnemo gradivo ali spremenimo omejitve člana v urejevalniku Član.
• Če je pri članu postavljena katera od omejitev Prepoved izposoje na dom, Zadržana izkaznica, Izgubljena izkaznica ali Najdena izkaznica, se izpiše opozorilo.
  Če je pri članu postavljena omejitev Prepoved izposoje na dom, je v urejevalniku Gradivo domače knjižnice izbirni gumb Na dom neaktiven, pri omejitvi Zadržana izkaznica so neaktivni gumbi Izposodi, Podaljšaj in Rezerviraj. Če je pri članu postavljena omejitev Onemogočeno podaljšanje, je neaktiven gumb Podaljšaj.
• Če je pri članu postavljena kljukica pri podatku V izterjavi, se ob prehodu v okno Gradivo domače knjižnice izpiše sporočilo, da je član v postopku izterjave.
• Če je pri članu evidentirana terjatev, ki v določenem obdobju ni bila poravnana ali dosega določeno višino, so neaktivni gumbi Izposodi, Podaljšaj in Rezerviraj. Obdobje in višina zneska se določi s posebnim parametrom na zahtevo knjižnice.
• Če je pri članu evidentiran dolg zaradi delnega plačila računa, se izpiše opozorilo.
• Če član dopolni 18 let in je kot vrsta poštnega naslova za opomine določen naslov skrbnika/poroka, se izpiše sporočilo. Če je pri polnoletnem članu vpisan samo en naslov in je kot vrsta naslova določen naslov skrbnika/poroka in stalni naslov, se izpiše opozorilo o polnoletnosti člana tudi v primeru, ko pri naslovu ni določena uporaba za naslavljanje opominov.
• Če ima član evidentirane terjatve za storitev/blago, za katero se obračunava DDV, se ob prehodu v okno Gradivo domače knjižnice o tem izpiše opozorilo.

4.2.1 Izbor oddelka za izvedbo postopkov medoddelčne izposoje gradiva

1. Označimo razred Oddelek in izberemo metodo Razred / Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Iskanje po ključu, kamor vpišemo dvomestno oznako gostiteljskega oddelka.
2. V razredu Oddelek lahko gostiteljski oddelek poiščemo na dva načina:
   • z vpisom dvomestne oznake oddelka
     V okno Iskanje po ključu vpišemo oznako oddelka.
   • z izbiro oddelka v iskalniku Iskanje – Oddelek
     Če v oknu Iskanje po ključu pustimo vnosno polje prazno, se odpre okno Iskanje – Oddelek, kjer lahko vse oddelke poiščemo s klikom na gumb Poišči vse. Seznam zadetkov lahko razvrstimo po želenem atributu in nato izberemo želeni gostiteljski oddelek.

Več o:

• urejevalniku Gradivo domače knjižnice
• postopkih evidentiranja gradiva
• iskanju članov

4.3 Izposoja gradiva na dom

Postopek izposoje izvajamo pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice.

Najprej izberemo člana, pri katerem želimo evidentirati izposojo gradiva na dom.

Članu lahko gradivo izposodimo na dom na štiri načine:

1. vpišemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo)
   
2. izvod poiščemo v katalogu in ga nato izberemo v seznamu najdenih izvodov
3. izposodimo izvod, ki je rezerviran pri članu
   
4. izposodimo izvod, ki je pri članu izposojen v čitalnico

Izvod se po evidentiranju izposoje na dom doda v seznam gradiva pri članu. Datum poteka se programsko izračuna na osnovi roka izposoje, ki smo ga za to vrsto gradiva določili v tabeli časovnih parametrov.

V primeru, da je za izvod določen rok izposoje pri omejitvi dostopnosti (996/997u) ali je vrednost pri stopnji dostopnosti (996/997p) 1 – časovno omejena dostopnost - do 7 dni, 2 – časovno omejena dostopnost - 7 dni ali 3 – časovno omejena dostopnost - 14 dni, se ne upošteva rok izposoje iz tabele časovnih parametrov, ampak rok izposoje, ki je določen pri izvodu.

Pri določitvi roka poteka se upošteva koledar knjižnice, tako da se ne more izteči na dan, ko je knjižnica zaprta. Kot datum poteka se v tem primeru določi prvi delovni dan. V knjižnici z oddelki se upoštevata rok izposoje in koledar oddelka, v katerem smo prijavljeni, če so za posamezne oddelke določeni različni časovni parametri in koledar.

Na zahtevo knjižnice se lahko s posebnim parametrom vključi možnost nastavitve privzetega datuma poteka za izposojo vsega gradiva v določenem oddelku, ne glede na vrsto gradiva ali morebitne omejitve dostopnosti (npr. 996/997p = 3 – časovno omejena dostopnost – 14 dni).

Pogojna izposoja

Če so pri članu ali gradivu omejitve, ki pogojujejo ali onemogočajo izposojo, se izpiše ustrezno opozorilo. V naslednjih primerih se lahko odločimo, ali bomo gradivo kljub omejitvam izposodili:

• pri članu je doseženo največje možno število izposojenih izvodov
  
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p), ki pogojuje izposojo. Običajno to velja za stopnjo dostopnosti 4 – omejena dostopnost – čitalnica, 5 – omejena dostopnost – z dovoljenjem avtorja ali 6 – vsebina dokumenta nedostopna
  
• za izvod je določen status (996/997q), ki pogojuje izposojo. Običajno to velja za status 6 – poškodovano
  
• izvod je rezerviran pri drugem članu (gre za rezervacijo prostega gradiva (status O)
  
• gradivo z istim COBISS.SI-ID je izposojeno pri članu
• gradivo z istim COBISS.SI-ID je rezervirano pri članu (status R); če gradivo kljub temu izposodimo, se rezervacija zbriše
  
• član ima izposojeno gradivo z istim COBISS.SI-ID že v drugem oddelku (vključen je poseben parameter)
  
• knjižnica praviloma ne dovoli izposoje zadnjega zvezka serijske publikacije (vključen je poseben parameter)

Kdaj izposoja gradiva ni mogoča?

Gradiva ne moremo izposoditi v naslednjih primerih:

• identifikacijska številka izvoda ne obstaja
  
• izvod ne pripada oddelku, v katerem ga želimo izposoditi (velja za knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih)
  
• izvod pripada oddelku, v katerem ga želimo izposoditi, vendar je trenutno medoddelčno izposojen v drug oddelek
  
• za to vrsto gradiva knjižnica ne dovoli izposoje (v tabeli časovnih parametrov rok izposoje ni določen)
  
• izvod je evidentiran kot izposojen, zadržan ali izgubljen pri članu oziroma rezerviran za uporabo v čitalnici
  
• izvod je evidentiran kot izposojen, rezerviran (čaka na člana (status W)), zadržan ali izgubljen pri drugem članu
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p), ki onemogoča izposojo. Običajno to velja za stopnjo dostopnosti 7 – popolna nedostopnost (arhivski izvod)
  
• za izvod je določen status (996/997q), ki onemogoča izposojo. Običajno to velja za status, ki je različen od 6 – poškodovano
  
• za izvod je določena omejitev dostopnosti 0d (996/997u), ki onemogoča izposojo na dom in v čitalnico
  
• gumb Izposodi ali izbirni gumb Na dom sta neaktivna, ker za člana velja katera od omejitev, ki onemogoča izposojo na dom (Onemogočen obisk, Samo dostop do interneta, Prepoved izposoje na dom, Zadržana izkaznica)
  
• gumb Izposodi je neaktiven, ker je pri članu presežena zgornja dovoljena meja skupnih terjatev ali pa je starost najstarejše evidentirane terjatve presegla časovno omejitev (omejitvi, ki se upoštevata, se definirata s posebnima parametroma na zahtevo knjižnice)
  
• knjižnica ne dovoli izposoje gradiva članom, ki imajo izposojen vsaj en izvod, pri katerem je že potekel rok izposoje (vključen je poseben parameter)

Več o:

• izboru člana, pri katerem želimo evidentirati izposojo gradiva
• pogojni izposoji
• izposoji rezerviranega gradiva
• kdaj gradiva ni mogoče izposoditi
• izposoji serijskih publikacij
• medoddelčni izposoji gradiva
• časovnih parametih izposoje - to je določanju časa izposoje
• medoddelčni izposoji iz oddelka brez računalniške izposoje
• medoddelčnem vračilu gradiva v oddelek brez računalniške izposoje

4.3.1 Izposoja z vpisom identifikacijske številke izvoda

Če imamo gradivo pred seboj, evidentiramo izposojo z vpisom identifikacijske številke izvoda.

1. V polje IN/CN= vpišemo ali s čitalnikom preberemo inventarno številko izvoda ali številko za izposojo.
   
2. Preverimo, ali je označen izbirni gumb Na dom.
   
3. Izposojo na dom izvedemo s klikom na gumb Izposodi.

Če je naš čitalnik nastavljen tako, da avtomatično doda potrditev vnosa, moramo pred vpisom inventarne številke aktivirati gumb Izposodi.

4.3.2 Izposoja z izbiro iz kataloga

Če član še ni poiskal oz. našel gradiva, ki si ga želi izposoditi, mu lahko pomagamo tako, da gradivo poiščemo in izberemo iz kataloga.

Postopek

1. V oknu Gradivo domače knjižnice kliknemo gumb Katalog. Odpre se okno Katalog, v katerem so v zgornjem delu iskalna polja, v spodnjem delu pa prostor za izpis zadetkov iskanja.
   
2. Pri izbranih iskalnih poljih vpišemo iskalno zahtevo in kliknemo gumb Poišči.
   V primeru uspešnega iskanja se izpišeta število in seznam najdenih objektov. Za vsako najdeno gradivo se izpišejo bibliografski podatki (naslov, avtor …), pod njimi pa še seznam izvodov (inventarna številka, signatura …).
   
3. Izberemo izvod in kliknemo gumb Izposodi.

Več o:

• katalogu
• iskanju gradiva v katalogu
• izpisu podatkov v katalogu

4.3.3 Izposoja rezerviranega izvoda

Če je izvod gradiva evidentiran pri članu s statusom O ali W, je postopek izposoje sledeči:

1. izvod označimo pri gradivu, ki je evidentirano pri članu
   
2. izposodimo ga s klikom na gumb Izposodi.

Več o:

• rezervacijah gradiva
• obdelavi rezervacij

4.3.4 Izposoja serijskih publikacij

Serijske publikacije z nevezanimi ali delno vezanimi zvezki izposojamo tako, da za inventarno številko vpišemo še ločilo “,” in enoto izposoje. To je lahko številka posameznega zvezka (če zvezki niso vezani) ali območje številk skupaj vezanih zvezkov.

Serijske publikacije, ki nimajo posameznih zvezkov (npr. serijske publikacije, ki izhajajo letno in nimajo številčenja na nivoju zvezka) ali pa so vsi zvezki vezani skupaj, izposodimo tako, da vpišemo samo inventarno številko ali številko za izposojo.

Če pri serijski publikaciji, ki ima nevezane ali delno vezane zvezke, vpišemo samo inventarno številko, se odpre okno Izbira zvezkov. Zvezki v seznamu so razvrščeni od najnovejše do najstarejše številke. Pri posameznem zvezku ali enoti za izposojo pri vezanih zvezkih se poleg podatkov o zvezkih izpiše še status izposoje (prosto, izposojeno ali omejitev izposoje). Izposodimo lahko eno ali več enot hkrati.

Primer izposoje 3. zvezka serijske publikacije

1. Vpišemo ali s čitalcem preberemo inventarno številko serijske publikacije (brez oznake številke zvezka). Odpre se okno za izbor zvezkov.
2. Izberemo zvezek št. 3
   
3. Kliknemo na gumb V redu

---

Na zahtevo knjižnice je možno s posebnim parametrom onemogočiti izposojo zadnjega zvezka serijske publikacije v tekočem letu ali zadnjega zvezka letnika, ki ga knjižnica hrani.

4.4 Izposoja gradiva v čitalnico

Postopek izposoje gradiva v čitalnico je enak postopku izposoje na dom. Članu lahko izposodimo gradivo v čitalnico na naslednje načine:

• pri IN/CN= vpišemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo)
• izvod poiščemo v katalogu in ga nato izberemo iz seznama najdenih izvodov
• če je izvod gradiva pri članu že rezerviran (status O, W ali U), ga lahko izposodimo tudi tako, da izvod v seznamu označimo in nato kliknemo gumb Izposodi.

Izvod se doda v seznam gradiva pri članu in ima status S. V čitalnico izposojamo gradivo praviloma le za en dan, zato je datum, ko poteče rok izposoje, enak datumu izposoje.

Ko je datum poteka prekoračen, se izpiše v rdeči barvi. Če želimo programsko evidentirati terjatev za zamudnino, moramo v ceniku določiti ceno zamudnine za gradivo, izposojeno v čitalnico (Vrsta storitve/terjatve je 15 – ZCI zamudnina – čital.).

V nadaljevanju so opisani še:

• omejevanje števila izposojenih izvodov v čitalnico
• kdaj izposoja gradiva v čitalnico ni mogoča
• kdaj lahko gradivo izposodimo kljub omejitvam
• postopek evidentiranja izposoje gradiva v čitalnico

Povezane vsebine:

• izposoja gradiva na dom
• katalog

Omejevanje števila izposojenih izvodov v čitalnico

V knjižnici je možno omejiti število izposojenih izvodov v čitalnico:

• za posamezno skupino (kategorijo) članov lahko določimo največje možno število izposojenih izvodov v čitalnico
• za posameznega člana lahko določimo največje možno število izposojenih izvodov, pri čemer se upoštevajo tako izvodi, izposojeni na dom, kot izvodi, izposojeni v čitalnico. Če pri posameznem članu ni določena ta omejitev, se upošteva splošna omejitev za kategorijo članov, če pa tudi te ni, za člana ne velja omejitev glede števila izposojenih izvodov v čitalnico

Če so za člana ali gradivo določene omejitve, ki pogojujejo ali onemogočajo izposojo, se izpiše ustrezno opozorilo.

Kdaj se lahko odločimo, da bomo gradivo izposodili kljub omejitvam?

V naslednjih primerih se lahko odločimo, ali bomo gradivo kljub omejitvam izposodili:

• član je dosegel največje možno število izposojenih izvodov oziroma največje število izvodov, ki si jih lahko izposodijo člani iste kategorije
  
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p), ki pogojuje izposojo v čitalnico; običajno to velja za stopnjo dostopnosti 5 – omejena dostopnost – z dovoljenjem avtorja ali 6 – vsebina dokumenta nedostopna
  
• za izvod je določen status (996/997q), ki pogojuje izposojo v čitalnico; običajno to velja za status 6 – poškodovano
  
• izvod je rezerviran pri drugem članu (gre za rezervacijo prostega gradiva (status O)
  
• gradivo z istim COBISS.SI-ID je rezervirano pri članu (status R); če gradivo kljub temu izposodimo, se rezervacija zbriše
  
• gradivo z istim COBISS.SI-ID je že izposojeno pri članu
  
• član ima izposojeno gradivo z istim COBISS.SI-ID že v drugem oddelku (vključen je poseben parameter)

Kdaj izposoja gradiva v čitalnico ni mogoča?

Gradiva ne moremo izposoditi v čitalnico v naslednjih primerih:

• identifikacijska številka izvoda ne obstaja
• izvod ne pripada oddelku, v katerem ga želimo izposoditi (velja za knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih)
  
• izvod pripada oddelku, v katerem ga želimo izposoditi, vendar je trenutno medoddelčno izposojen v drug oddelek
  
• izvod je evidentiran kot izposojen, zadržan ali izgubljen pri članu
  
• izvod je evidentiran kot izposojen, rezerviran (čaka na člana (status W)), zadržan ali izgubljen pri drugem članu
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p), ki onemogoča izposojo v čitalnico; običajno to velja za stopnjo dostopnosti 7 – popolna nedostopnost (arhivski izvod)
• za izvod je določen status (996/997q), ki onemogoča izposojo v čitalnico; običajno to velja za status, ki je različen od 6 – poškodovano
• za izvod je določena omejitev dostopnosti 0d (996/997u), ki onemogoča izposojo na dom in v čitalnico
• gumb Izposodi je neaktiven, če za člana velja katera od omejitev, ki med drugim onemogoča tudi izposojo v čitalnico (Onemogočen obisk, Samo dostop do interneta, Zadržana izkaznica)
  
• gumb Izposodi je neaktiven, ker je pri članu presežena zgornja dovoljena meja skupnih terjatev ali pa je starost najstarejše evidentirane terjatve presegla časovno omejitev (omejitvi, ki se upoštevata, se definirata s posebnima parametroma na zahtevo knjižnice)
  
• knjižnica ne dovoli izposoje gradiva članom, ki imajo izposojen vsaj en izvod, pri katerem je že potekel rok izposoje (vključen je poseben parameter)

4.4.1 Evidentiranje transakcije z gradivom v čitalnici

Postopek uporabimo, če knjižnica drugače ne beleži izposoje v čitalnici, pa bi kljub temu želela, da se izposoja v čitalnici upošteva pri statistikah izposoje.

Postopek

1. Označimo razred Polje 996/997 in izberemo metodo Razred / Evidentiraj transakcijo z gradivom v čitalnici.
   Odpre se okno Iskanje po ključu.

2. Vpišemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo).

Izvod se naloži na delovno področje.

Evidentiranje transakcije z gradivom v čitalnici se razlikuje od evidentiranja izposoje v čitalnici po naslednjem:

• izvod obdrži status Prosto
• ne evidentira se informacija o članu, ki si je gradivo v čitalnici izposodil, zato se tudi ne evidentira obisk tega člana

Transakcija z gradivom v čitalnici, ki je bila evidentirana na ta način, se upošteva pri pripravi naslednjih izpisov:

• pri statistikah izposoje gradiva od I-STA-G01 do I-STA-G12
• I-G-01: Gradivo po transakcijah (ob izbiri ustrezne vrste transakcije)
• I-G-02: Najbolj iskano gradivo
• I-TR-03: Transakcije gradiva (ob izbiri ustrezne vrste transakcije)

4.5 Medoddelčna izposoja

V knjižnicah, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih (npr. v splošnih knjižnicah), je v posameznem oddelku možno izposoditi samo izvode, ki so opremljeni s podlokacijo tega oddelka (v okviru podpolja 996/997d ali 996/997e). V nasprotnem primeru nas program opozori, da izvod ne pripada temu oddelku. Medoddelčna izposoja omogoča, da posamezni izvod za določen čas izposodimo v drug oddelek, kjer ga lahko nadalje izposojamo.

Za izvajanje medoddelčne izposoje morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

• V lokalnem šifrantu Oznaka podlokacije v signaturi (CODE 84) mora biti definirana povezava med podlokacijo in oddelkom (npr. M – Oddelek za mladino#01).
• V lokalnem šifrantu Oddelki (CODE 301) mora biti določen seznam vseh oddelkov.
• Pri Domači knjižnici moramo vpisati vse oddelke, ki bodo sodelovali v medoddelčni izposoji
• Vsi izvodi gradiva, namenjeni izposoji, morajo biti opremljeni z oznako podlokacije v signaturi v podpolju 996/997d in v primeru preusmeritve izvoda za nedoločen čas tudi v podpolju 996/997e.

V nadaljevanju so opisani:

• postopek medoddelčne izposoje
• medoddelčna izposoja iz oddelka brez računalniške izposoje
• medoddelčno vračilo gradiva v oddelek brez računalniške izposoje

Več o:

• urejevalniku Gradivo domače knjižnice
• izposoji gradiva na dom
• vnosu in urejanju podatkov o oddelkih; gl. pogl. 2.1.4 Vnos podatkov o oddelku za izposojo

Postopek medoddelčne izposoje

Medoddelčno izposojo gradiva izbranemu gostiteljskemu oddelku evidentiramo v matičnem oddelku v oknu Gradivo domače knjižnice. Postopek izposoje med oddelki je popolnoma enak izposoji gradiva pri članu.

Postopek:

1. Označimo razred Oddelek in izberemo metodo Razred / Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Iskanje po ključu, kamor vpišemo dvomestno oznako gostiteljskega oddelka.
2. V razredu Oddelek lahko gostiteljski oddelek poiščemo na dva načina:
   • z vpisom dvomestne oznake oddelka
     V okno Iskanje po ključu vpišemo oznako oddelka.
   • z izbiro oddelka v iskalniku Iskanje – Oddelek
     Če v oknu Iskanje po ključu pustimo vnosno polje prazno, se odpre okno Iskanje – Oddelek, kjer lahko vse oddelke poiščemo s klikom na gumb Poišči vse. Seznam zadetkov lahko razvrstimo po želenem atributu in nato izberemo želeni gostiteljski oddelek.
3. V oknu Gradivo domače knjižnice izposodimo izvod:
   • z vpisom identifikacijske številke izvoda pri IN/CN=
   • z iskanjem in izbiro v katalogu

Izvod se doda v seznam gradiva pri oddelku, status izvoda je D – medoddelčna izposoja. Datum poteka se programsko izračuna na osnovi roka izposoje, ki velja v matičnem oddelku, prav tako se pri tem upošteva koledar matičnega oddelka.

4.5.1 Medoddelčna izposoja iz oddelka brez računalniške izposoje

Gradivo lahko praviloma izposojamo v drug oddelek samo v matičnem oddelku. Pri oddelkih, kjer izposoja ni podprta s programsko opremo COBISS3/Izposoja, pa ta postopek ni možen. Zato je v takem primeru predvidena možnost izvršitve transakcije medoddelčne izposoje kar v gostiteljskem oddelku – to je v oddelku, v katerega želimo gradivo izposoditi.

Pogoj za izvedbo postopka je, da gradivo pripada oddelku, v katerem izposoja ni podprta s programsko opremo COBISS3/Izposoja.

Postopek izposoje:

1. Prijavimo se v gostiteljski oddelek.
   Možnih je več načinov prijave:
   • s pritiskom na tipko <O> sprožimo razredno metodo Oddelek / Prehod v drug oddelek, nakar v seznamu oddelkov izberemo gostiteljski oddelek
   • označimo razred Oddelek in izberemo metodo Prehod v drug oddelek, nakar v seznamu oddelkov izberemo gostiteljski oddelek
   • v menijski vrstici izberemo metodo Sistem / Nastavitve / Oddelek za izposojo
2. V razredu Oddelek poiščemo gostiteljski oddelek, kar lahko storimo na dva načina:
   • z vpisom dvomestne oznake oddelka
     V okno Iskanje po ključu vpišemo oznako oddelka.
   • z izbiro oddelka v iskalniku Iskanje – Oddelek
3. Označimo objekt Oddelek in izberemo metodo Medoddelčno izposodi iz oddelka brez računalniške izposoje.
   Odpre se okno Medoddelčna izposoja iz oddelka.
4. Pri Oznaka oddelka vpišemo oznako matičnega oddelka, ki nima računalniške izposoje.
   Če smo vpisali oznako oddelka, ki ima računalniško podprto izposojo ali ne obstaja, se izpiše opozorilo.
5. V oknu Medoddelčna izposoja pri IN/CN vpišemo identifikacijsko številko izvoda gradiva.

Gradivo se evidentira kot medoddelčno izposojeno gostiteljskemu oddelku, v katerem ga lahko nadalje izposodimo članom.

4.5.2 Medoddelčno vračilo gradiva v oddelek brez računalniške izposoje

Če izposoja v matičnem oddelku ni podprta s programsko opremo COBISS3/Izposoja, moramo postopek vrnitve medoddelčno izposojenega gradiva izvesti v oddelku, ki si je gradivo izposodil (gostiteljski oddelek).

Pogoj za izvedbo postopka je, da je gradivo prosto in pripada oddelku, v katerem izposoja ni podprta s programsko opremo COBISS3/Izposoja.

Postopek izposoje:

1. Prijavimo se v gostiteljski oddelek.
   Možnih je več načinov prijave:
   • s pritiskom na tipko <O> sprožimo razredno metodo Oddelek / Prehod v drug oddelek, nakar v seznamu oddelkov izberemo gostiteljski oddelek
   • označimo razred Oddelek in izberemo metodo Prehod v drug oddelek, nakar v seznamu oddelkov izberemo gostiteljski oddelek
   • v menijski vrstici izberemo metodo Sistem / Nastavitve / Oddelek za izposojo
2. V razredu Oddelek poiščemo matični oddelek, kar lahko storimo na dva načina:
   • z vpisom dvomestne oznake oddelka
     V okno Iskanje po ključu vpišemo oznako oddelka.
   • z izbiro oddelka v iskalniku Iskanje – Oddelek
3. Označimo objekt Oddelek in izberemo metodo Medoddelčno vrni v oddelek brez računalniške izposoje
   Odpre se okno Medoddelčno vračilo iz oddelka, kamor pri Oznaka oddelka vpišemo identifikacijsko številko oddelka.
   Če smo vpisali oznako oddelka, ki ima računalniško podprto izposojo ali ne obstaja, se izpiše opozorilo.
4. V oknu Medoddelčno vračilo nato pri IN/CN vpišemo identifikacijsko številko izvoda gradiva.

Če gradivo v gostiteljskem oddelku ni prosto ali pa sploh ni medoddelčno izposojeno, se izpiše opozorilo.

Gradivo se evidentira kot medoddelčno vrnjeno iz gostiteljskega oddelka.

4.6 Vračanje gradiva

Postopek vračila gradiva lahko izvedemo za gradivo:

• ki je bilo izposojeno na dom, v čitalnico (gradivo s statusom C ali S) ali poslano v kroženje (gradivo s statusom K)
• ki je bilo medoddelčno izposojeno (gradivo s statusom D)
• ki je bilo vrnjeno z zadržkom (gradivo s statusom B)
• ki je evidentirano kot izgubljeno (gradivo s statusom L) in za
• brisanje rezervacij gradiva (gradivo s statusom R, W, O ali U).

Gradivo lahko vrnemo na več načinov:

1. brez izbire člana, z vpisom identifikacijske številke izvoda (inventarne številke ali številke za izposojo)
   
2. pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice z vpisom identifikacijske številke izvoda
3. pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice z izbiro iz seznama

Le na 3. način način lahko brišemo rezervacije neprostega gradiva (status gradiva je R), pri katerih je identifikacijska številka rezervacije COBISS.SI-ID.

Ob vrnitvi gradiva, ki mu je potekel rok izposoje, lahko evidentiramo terjatev za zamudnino. Če je član že prejel opomin in vrača vse gradivo, za katero je bil izdan opomin, se ob vračilu gradiva hkrati zbrišeta opomin in indikator opomb OVR.

Iskanje gradiva, ki je evidentirano pri članih oz. oddelkih je možno v razredu Neprosto gradivo. Če v tem razredu pri iskalnem polju Vrnjeno gradivo označimo potrditveno polje Da, lahko poiščemo gradivo, ki ga je član vrnil ob zadnjem obisku. Če želimo poiskati gradivo, ki je še evidentirano pri članu oz. oddelku, je treba pri iskalnem polju Vrnjeno gradivo označiti polje Ne.

Več o:

• vračilu serijskih publikacij
• vračanju gradiva z zadržkom
• vračanju v kateremkoli oddelku
• vračanju gradiva v paketnik
• vračanju rezerviranih izvodov gradiva
• vračanju rezerviranih izvodov gradiva v knjižnici s prevzemnimi mesti
• vračanju gradiva, ki je bilo članu izposojeno po medknjižnični izposoji
• postopkih v primeru, ko je član gradivo izgubil

Povezane vsebine:

• vračilo gradiva, ki je bilo članu izposojeno po medknjižnični izposoji

4.6.1 Vračanje gradiva brez izbire člana

Kadar želimo po hitrem postopku vrniti gradivo brez izbire člana (npr. pri vračanju večje količine gradiva, izposojenega pri različnih članih), uporabimo možnost vračanja brez izbire člana.

Postopek

1. Označimo razred Neprosto gradivo.
   Uporabimo lahko tudi hitro tipko <V>.
2. Izberemo metodo Razred / Vrni/Briši.
   Odpre se okno Iskanje po ključu, kjer vpišemo ali s čitalnikom vnesemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo), ki ga želimo brisati iz seznama evidentiranega gradiva pri članu. V tem oknu ni možno vpisati identifikacijske številke zapisa (tj. COBISS.SI-ID), zato na ta način ni možno brisati rezervacij neprostih monografskih publikacij.
   
3. Če je potrebno (odvisno od nastavitve čitalnika), potrdimo vnos s klikom na gumb V redu.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice za člana, ki ima ta izvod evidentiran. Izvod, katerega identifikacijsko številko smo vpisali, je že izbran, gumb Vrni je aktiven, zato lahko vrnitev gradiva potrdimo s pritiskomna tipko <Return>.

Po potrditvi se okno Gradivo domače knjižnice zapre in se ponovno odpre okno Iskanje po ključu, kjer lahko vnesemo identifikacijsko številko naslednjega izvoda za vračanje. Okno zapustimo s klikom na gumb Prekliči.

4.6.2 Vračanje gradiva z izborom člana

Vračanje ali brisanje gradiva v evidenci gradiva pri članu lahko zabeležimo tudi v oknu Gradivo domače knjižnice. Gradivo lahko vrnemo:

• z vpisom identifikacijske številke izvoda ali
• z izbiro iz seznama.

4.6.2.1 Vračanje z vpisom identifikacijske številke izvoda

Vračanje z vpisom identifikacijske številke izvedemo tako, da vpišemo ali s čitalcem preberemo identifikacijsko števiko izvoda. To sta lahko inventarna številka izvoda ali številka za izposojo.

Postopek

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Iskanje po ključu.
2. Izberemo člana.
   Člana lahko poiščemo po številki članske izkaznice ali z iskanjem po kakšnem drugem podatku.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice.
3. Pri IN/CN= vpišemo ali s čitalnikom vnesemo identifikacijsko številko izvoda.
4. Vnos potrdimo s klikom na gumb Vrni.

Izvod se zbriše iz seznama gradiva pri članu.

4.6.2.2 Vračanje z izbiro iz seznama

Gradivo lahko brišemo iz evidence tudi tako, da ga v seznamu gradiva pri članu izberemo.

Postopek

1. Označimo izvode (enega, več ali vse).
   Vse izvode v seznamu lahko označimo za vračilo s klikom na gumb Izberi vse.
2. Označen izvod (ali več izvodov) vrnemo s klikom na gumb Vrni.

4.6.3 Vračanje serijskih publikacij

Serijske publikacije z nevezanimi ali delno vezanimi zvezki vračamo tako, da za inventarno številko vpišemo še ločilo , in enoto izposoje. To je lahko številka posameznega zvezka (če zvezki niso vezani) ali območje številk skupaj vezanih zvezkov. Serijske publikacije, ki nimajo posameznih zvezkov (npr. serijske publikacije, ki izhajajo letno in nimajo številčenja na nivoju zvezkov) ali pa so vsi zvezki vezani skupaj, vračamo kot monografske.
V oknu Gradivo domače knjižnice se, če vpišemo samo inventarno številko pri vračanju serijskih publikacij v več zvezkih, odpre okno Izbira zvezkov z enotami, ki so evidentirane pri izbranem članu. Izberemo želeno enoto in po potrditvi na gumb V redu se izbrana enota briše iz seznama evidentiranega gradiva pri članu.

Ob vračanju brez izbire člana se, če vpišemo samo inventarno številko, po potrditvi odpre okno Izbira zvezkov s seznamom izposojenih enot. Izberemo želeno enoto (ali več enot) in po potrditvi s klikom na gumb V redu se odpre okno Gradivo domače knjižnice za člana, pri katerem smo ta izvod (ali več izvodov) evidentirali.

4.6.4 Vračanje gradiva z zadržkom

Vračanje gradiva z zadržkom predstavlja poseben način vračanja gradiva. Če želimo gradivo ob vrnitvi še pregledati zaradi morebitnih reklamacij (morda je gradivo poškodovano ali pa npr. pri igračah kaj manjka ipd.), ga vrnemo z zadržkom. Po izvedbi postopka ostane gradivo evidentirano pri članu, dokler ga po pregledu dokončno ne razdolžimo. Vračilo gradiva z zadržkom uporabimo tudi za evidentiranje vračila gradiva, ki mora v karanteno.

Vračilo z zadržkom uporabimo tudi za evidentiranje vračila nepopolnega ali poškodovanega kompleta.

Z zadržkom lahko vrnemo le gradivo, ki je izposojeno na dom, v čitalnico (status C ali S) ali medoddelčno izposojeno (status D).

Postopek

1. v oknu Gradivo domače knjižnice pri izbranem članu označimo en izvod (lahko pa tudi več ali vse izvode) ali vpišemo oziroma odčitamo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo).
2. Kliknemo gumb Zadrži. Vračanje z zadržkom lahko evidentiramo tudi brez izbire člana z uporabo enega izmed načinov:
   

• z uporabo razredne metode Neprosto gradivo / Vrni z zadržkom
• z uporabo bližnjice v orodni vrstici brskalnika
• s hitro tipko <B>.

Status evidentiranega gradiva se spremeni v B – zadržano. Pri izračunu datuma poteka se upošteva čas, ki je določen s posebnim parametrom, če ta ni določen pa časovni parameter rez. (status R - rezervirano neprosto gradivo). Datum evidentiranja vračila z zadržkom se evidentira v Datum vračila, ki se izpiše v 1. vrstici 6. stolpca. Število izposojenih izvodov pri članu se ustrezno zmanjša. Če je rok izposoje že potekel in knjižnica za to vrsto gradiva zaračunava zamudnino, lahko evidentiramo terjatev za zamudnino.

Na zadolžnici se gradivo, ki je bilo vrnjeno z zadržkom, izpiše v posebni tabeli.

Ko zaključimo s postopkom preverjanja gradiva, gradivo izbrišemo iz evidence pri članu (metoda Vrni).

4.6.5 Vračanje gradiva v katerem koli oddelku

V knjižnicah z oddelki lahko knjižnica dovoli svojim članom, da izposojeno gradivo vrnejo v drugem oddelku knjižnice.

Postopek je sestavljen iz dveh korakov:

1. vračilo gradiva v poljubnem oddelku
2. evidentiranja vračila v matični oddelek

1. Postopek vračila v poljubnem oddelku

1. V oknu Gradivo domače knjižnice pri IN/CN= vpišemo ali s čitalnikom vnesemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo).
   Odpre se okno z opozorilom, da je gradivo izposojeno v drugem oddelku.
2. Izberemo izvod, ki ga želimo kljub temu vrniti in izbiro potrdimo s klikom na gumb V redu.
   
3. Izvod se izbriše iz seznama evidentiranega gradiva člana v tistem oddelku, kjer je izposojen.
4. Odpre se okno z opozorilom, da je gradivo treba čim prej vrniti v oddelek, kjer si ga je član izposodil.
5. Na tiskalnik se izpiše listek s podatki o gradivu, ki ga priložimo gradivu.
6. Gradivo odložimo na mesto, kjer shranjujemo gradivo (iz) drugih oddelkov.

Gradivo, ki je bilo vrnjeno v drugem oddelku, kot je bilo izposojeno, dobi v evidenci gradiva oddelka, kjer je bilo vrnjeno, status B – zadržano.

Če je gradivu že potekel rok izposoje in knjižnica zaračunava zamudnino za to vrsto gradiva, lahko ob vračilu v drugem oddelku evidentiramo terjatev za zamudnino. Terjatev za zamudnino se ob tem evidentira v oddelku, kjer je bilo gradivo izposojeno. Če želi član takoj poravnati terjatev, je treba izbrati v oknu Evidentiranje in poravnava terjatev v spustnem seznamu oddelek, kjer je imel član gradivo izposojeno oziroma vrednost vsi oddelki, nato pa ustrezno terjatev za poravnavo.

Če knjižnica zaračunava stroške vračila v drugem oddelku, lahko ob vračilu evidentiramo terjatev za vračilo v drugem oddelku. Terjatev se evidentira v oddelku, kjer je bilo gradivo vrnjeno.

Če obstaja v oddelku, kjer je bilo gradivo izposojeno, rezervacija za gradivo, se izpiše opozorilo o rezervaciji. Gradivo se ne dodeli članu z rezervacijo, zato se tudi ne izpiše listek s podatki o rezervaciji in ne pošlje e-obvestilo o prispeli rezervaciji.

Po dostavi gradiva v oddelek, kjer je bilo izposojeno, je treba gradivo še zbrisati iz evidence gradiva pri oddelku, kjer je bilo gradivo vrnjeno.

2. Postopek evidentiranja vračila gradiva v matični oddelek

1. Prijavimo se v oddelek, kamor je bilo gradivo dostavljeno.
2. Označimo razred Oddelek in izberemo metodo Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Iskanje po ključu.
3. Vpišemo dvomestno oznako oddelka.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice.
4. Izberemo gradivo iz seznama ali pri IN/CN= vpišemo oziroma s čitalnikom vnesemo identifikacijsko številko izvoda (inventarno številko ali številko za izposojo).
5. Kliknemo gumb Vrni.

Gradivo, ki ima status B – zadržano, se izbriše iz seznama zadržanega gradiva v oddelku.

Po evidentiranju vračila gradiva v oddelek, kjer je bilo gradivo izposojeno, se rezervirano gradivo dodeli naslednjemu članu iz seznama rezervacij (status W), izvedejo se vsi običajni postopki (izpis listka s podatki o rezervaciji, pošiljanje e-obvestila …).

4.6.6 Vračanje gradiva v paketnik

Na zahtevo knjižnice s prevzemnimi mesti, ki članom omogoča tudi prevzem gradiva v paketnikih Direct4me, je možno (pod pogojem, da je za knjižnico vključena povezava med programsko opremo COBISS3 in aplikacijo proizvajalca paketnikov) s parametrom v inicializacijski datoteki določiti, da lahko člani prek COBISS+ po prijavi v Mojo knjižnico rezervirajo paketnik za vračilo gradiva (pod zavihkom Izposojeno). Pogoj za rezervacijo paketnika za vračilo gradiva je, da ima član izposojen vsaj en izvod gradiva in pri podatkih za e-obveščanje vpisano številko mobilnega telefona.

V knjižnici spremljamo rezervacije paketnikov za vračilo gradiva s pomočjo aplikacije proizvajalca paketnikov in programske opreme COBISS3, kjer lahko podatke o rezervacijah paketnikov za vračilo poiščemo:

• v razredu Paketnik; za potrebe spremljanja rezervacij paketnikov za vračilo gradiva je dodan atribut Vrsta rezervacije paketnika (s katerim preverimo, ali je paketnik rezerviran za prevzem ali za vračilo gradiva) in dopolnjene so vrednosti v šifrantu za status dostave v paketnik, ali
• med povezavami pri članu, ki je paketnik rezerviral.

Ko član vrne izposojeno gradivo v paketnik, se v programski opremi COBISS3 status dostave v paketnik spremeni iz paketnik rezerviran v gradivo, prevzeto iz paketnika/gradivo, vstavljeno v paketnik, vendar se pri članu ne evidentira vračilo gradiva. Prav tako se programsko ne evidentira vračilo gradiva niti takrat, ko iz paketnika prevzamemo vrnjeno gradivo, ampak se ponovno spremeni samo status dostave v paketnik (v rok za prevzem gradiva v paketniku potekel/vrnjeno gradivo, prevzeto iz paketnika), tako, da moramo po prevzemu gradiva iz paketnika še evidentirati vračilo gradiva, preden ga pospravimo na svoje mesto oz. pripravimo za drugega člana.

4.6.7 Vračilo rezerviranih izvodov gradiva

Ob vračilu gradiva, ki je rezervirano, se izpišejo podatki o rezervaciji, ki je na vrhu seznama rezervacij. Če je na vrhu seznama rezervacija za člana, ki si je gradivo rezerviral v izposoji, se izpiše vpisna številka člana ter njegovo ime in priimek. Če je na vrhu seznama rezervacija za medknjižnično izposojo, se izpišejo podatki o novem naročniku (oznaka partnerja ali ime in priimek člana), številka njegovega zahtevka za MI in datum, do katerega bo gradivo čakalo na prevzem.

Če gre za rezervacijo za člana, je gradivo po uspešnem evidentiranju vračila dodeljeno temu članu, ob tem se status rezerviranega gradiva programsko spremeni iz R – rezervirano neprosto gradivo v W - čaka na polici (rezervacija).

Člana o prispetju rezerviranega gradiva obvestimo na način, ki je v knjižnici za to predviden, pri čemer se upoštevajo načini obveščanja, ki jih je član izbral (e-pošta, SMS-obvestilo, potisno obvestilo). Kopijo poslanega obvestila lahko knjižnica prejme na e-naslov, ki ga določi pri E-naslov za kopije e-obvestil med kontaktnimi podatki in informacijami v COBISS+ (Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije v COBISS+) ali pri podatkih o posameznem oddelku knjižnice.

Ob vračilu gradiva, ki je rezervirano in pogojno dostopno za izposojo, se izpiše opozorilo. Če je v seznamu rezervacij na prvem mestu rezervacija za člana, se lahko odločimo, ali bomo gradivo dodelili članu. Če je v seznamu rezervacij na prvem mestu rezervacija za medknjižnično izposojo, se gradivo (kljub opozorilu) programsko dodeli za medknjižnično izposojo.

Ob vračilu gradiva, ki je rezervirano in nedostopno za izposojo, se izpiše opozorilo. Če je v seznamu rezervacij na prvem mestu rezervacija za člana, mu tega gradiva ne moremo dodeliti. Rezervacija za to gradivo se programsko zbriše, če v knjižnici ni več nobenega brezpogojno dostopnega izvoda tega gradiva. Če je v seznamu rezervacij na prvem mestu rezervacija za medknjižnično izposojo, se gradivo ne dodeli za medknjižnično izposojo, ostane pa v medknjižnični izposoji še naprej rezervirano.

Vračilo medoddelčno izposojenih izvodov gradiva, ki je rezervirano v gostiteljskem oddelku

Ob vračilu medoddelčno izposojenega gradiva, ki je rezervirano v gostiteljskem oddelku, se izpiše opozorilo, da gradivo pripada drugemu oddelku. Odločimo se lahko, ali bomo kljub temu gradivo dodelili članu, ki ga je rezerviral. Če je gradivo rezervirano v matičnem in gostiteljskem oddelku hkrati, se lahko odločimo, ali ga bomo kljub temu dodelili članu z rezervacijo v gostiteljskem oddelku. Če ne potrdimo dodelitve, se rezervacija v gostiteljskem oddelku programsko zbriše, razen če v tem oddelku obstaja prost brezpogojno dostopen izvod tega gradiva. V tem primeru se programsko izvede zamenjava rezervacije prostega izvoda za izvod v gostiteljskem oddelku. Če je v seznamu rezervacij na prvem mestu rezervacija za medknjižnično izposojo, se gradivo (kljub opozorilu) programsko dodeli za medknjižnično izposojo.

Če ima knjižnica med nastavitvami v inicializacijski datoteki vključen parameter za izpis listka s podatki o rezervaciji, se na tiskalnik, ki se uporablja v izposoji za tiskanje zadolžnic ali potrdil o plačilu, izpiše listek s podatki o prispeli rezervaciji: podatki o članu ali partnerju, številka zahtevka za MI (pri rezervaciji za medknjižnično izposojo), podatki o gradivu, način obveščanja člana. Gradivo nato opremimo z listkom s podatki o rezervaciji in ga odložimo na polico za prispelo rezervirano gradivo.

Vračilo gradiva, ki je rezervirano za uporabo v čitalnici

Ob vračilu gradiva, ki je bilo izposojeno v čitalnici (status S) in pred tem rezervirano za uporabo v čitalnici, se izpiše opozorilo. Če član želi gradivo še uporabljati v čitalnici in veljavnost rezervacije v čitalnici še ni potekla, potrdimo ponovno rezervacijo gradiva v čitalnici (status U). Ob tem se datum prve rezervacije v čitalnici izpiše v 1. vrstici 6. stolpca, datum zadnje rezervacije pa v 3. vrstici 6. stolpca. Datum, ko poteče veljavnost rezervacije v čitalnici, se ohrani (ostane isti, kot je bil ob prvem evidentiranju rezervacije v čitalnici).

4.6.8 Vračilo rezerviranih izvodov gradiva v knjižnici s prevzemnimi mesti

V knjižnici s prevzemnimi mesti se pri vračilu gradiva, ki je rezervirano, vrnjeno gradivo dodeli prvi rezervaciji iz rezervacijske vrste, pri kateri so izpolnjeni pogoji za dodelitev tega gradiva (preverjata se prevzemno mesto in najvišji dopustni strošek za prevzem gradiva). V knjižnicah z oddelki se preverja enotna rezervacijska vrsta iz vseh oddelkov, v kateri so rezervacije razvrščene naraščajoče po datumu nastanka rezervacije (najstarejša rezervacija je na vrhu). Vrnjeno gradivo se (ne glede na oddelek vračila) dodeli prvi rezervaciji iz rezervacijske vrste, ki je evidentirana v njegovem matičnem oddelku in pri kateri so izpolnjeni pogoji za dodelitev gradiva. Če za vrnjeno gradivo ni rezervacij v matičnem oddelku, se gradivo dodeli prvi rezervaciji iz rezervacijske vrste, pri kateri so izpolnjeni pogoji za dodelitev gradiva. Pri rezervacijah za medknjižnično izposojo se pogoji ne preverjajo, upošteva se samo datum nastanka rezervacije.

Ko se vrnjeno gradivo dodeli prvi rezervaciji iz rezervacijske vrste, ki izpolnjuje pogoje za dodelitev, se programsko spremeni status rezerviranega gradiva iz R – rezervirano neprosto gradivo v O – rezervirano prosto gradivo (rezervacija dobi status v obdelavi). V knjižnici z oddelki se status rezerviranega gradiva R – rezervirano neprosto gradivo lahko spremeni tudi v status W – čaka na polici (rezervacija), in sicer v primeru, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

• gradivo vračamo v istem oddelku, kot je oddelek prevzemnega mesta pri rezerviranem gradivu,
• vrsta prevzemnega mesta rezerviranega gradiva je prevzem gradiva,
• gradivo ni vrnjeno na knjigomatu

V knjižnici z oddelki se ob vračilu gradiva in dodelitvi tega gradiva prvi rezervaciji iz rezervacijske vrste, pri kateri so izpolnjeni pogoji za dodelitev, po potrebi programsko evidentirata še medoddelčno vračilo ali medoddelčna izposoja, ali pa se medoddelčna izposoja spremeni. Natisne se tudi ustrezen listek s podatki o rezerviranem gradivu (Listek s podatki o rezervaciji, Vrnjeno v drugem oddelku ali Zadolžnica za novoprispele rezervacije), ki ga vstavimo v gradivo, preden ga odložimo na polico ali dostavimo na prevzemno mesto, kjer ga bodo pripravili za prevzem.

4.6.9 Vračilo gradiva, ki je bilo članu izposojeno po medknjižnični izposoji

Vračilo gradiva, ki je bilo članu izposojeno po medknjižnični izposoji, evidentiramo v medknjižnični izposoji (postopek je opisan v priročniku COBISS3/Medknjižnična izposoja, gl. pogl. 6.1).

Če nimamo pooblastil za delo v segmentu COBISS3/Medknjižnična izposoja, ker postopkov v medknjižnični izposoji ne izvajamo, pa bi ob evidentiranju vračila gradiva pri članu kljub temu želeli evidentirati še vračilo gradiva, ki si ga je izposodil po medknjižnični izposoji in ga vrača hkrati z drugim gradivom, nam lahko lokalni administrator to omogoči tako, da nam doda osnovno pooblastilo za delo v medknjižnični izposoji ILL – dostop do segmenta COBISS3/Medknjižnična izposoja ter pregled in izpis podatkov in pooblastilo ILL_RETURN – evidentiranje vračila gradiva naročnika. Ti dve pooblastili nam omogočita, da lahko ob evidentiranju vračila gradiva pri članu:

• evidentiramo še vračilo gradiva, ki si ga je izposodil po medknjižnični izposoji, in
• natisnemo potrdilo o vračilu medknjižnično izposojenega gradiva.

Predlagani postopek evidentiranja vračila medknjižnično izposojenega gradiva pri članu za izposojevalce, ki sicer ne izvajajo postopkov medknjižnične izposoje, je sledeč:

1. V razredu Član poiščemo in izberemo člana.
   
2. Med povezavami pri izbranem članu odpremo mapo Naročnik – gradivo iz odprtih zahtevkov (MI) in iz seznama izberemo gradivo (lahko več enot hkrati), ki ga član vrača (status takšnega gradiva v medknjižnični izposoji je izposojeno).
   
3. Pri gradivu, ki se je naložilo na delovno področje, (lahko prav tako pri več enotah hkrati) iz priročnega menija izberemo metodo Vpiši vračilo gradiva naročnika.
   
4. Za člana lahko natisnemo še potrdilo o vračilu gradiva tako, da gradivo, pri katerem smo evidentirali vračilo (status takšnega gradiva v medknjižnični izposoji je naročnik vrnil), na delovnem področju ponovno označimo in iz priročnega menija izberemo metodo Natisni potrdilo o vračilu gradiva naročnika.

Več o:

• rezervacijah gradiva
• obveščanju članov o dogodkih v zvezi z gradivom
• rezervacijah gradiva za uporabo v čitalnici

4.7 Podaljšanje roka izposoje

Podaljšanje roka izposoje izvodov, izposojenih na dom, izvajamo pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice.

Pri določitvi novega datuma poteka se upošteva koledar knjižnice, tako da se ne more določiti na dan, ko je knjižnica zaprta. Kot datum poteka se v tem primeru določi prvi delovni dan.

Če so za posamezne oddelke v knjižnici določeni različni časovni parametri in koledar, se upoštevata rok podaljšanja in koledar oddelka, v katerem smo prijavljeni.

Ob podaljšanju roka izposoje pri izvodu, ki mu je potekel rok izposoje, lahko evidentiramo terjatev za zamudnino.

V nadaljevanju so opisani:

• postopek podaljšanja roka izposoje
• pogoji za podaljšanje roka izposoje
• kdaj roka izposoje ni mogoče podaljšati

Več o:

• oknu Gradivo domače knjižnice
• določanju časovnih parametrov izposoje

4.7.1 Postopek podaljšanja roka izposoje

Rok izposoje podaljšamo na naslednji način:

1. označimo enega ali več izvodov, pri katerem želimo podaljšati rok izposoje.
2. kliknemo gumb Podaljšaj.

Nov datum poteka roka izposoje pri označenem izvodu (ali več izvodih) se izračuna na osnovi roka podaljšanja za posamezno vrsto gradiva, ki je določen s časovnimi parametri izposoje, pri čemer se pri izračunu upošteva datum, ko je podaljšanje izvedeno. Prav tako se ta datum evidentira kot datum, ko je bilo podaljšanje izvedeno.

4.7.2 Pogoji za podaljšanje roka izposoje

V primeru omejitev za podaljšanje roka izposoje pri članu ali gradivu se izpiše ustrezno opozorilo. Ali bomo rok izposoje kljub omejitvam podaljšali, se lahko odločimo v naslednjih primerih:

• ko je pri članu dosežena omejitev podaljševanja za posamezni izvod
  
• v tabeli pq je za izvod določena stopnja dostopnosti ali status, ki pogojuje izposojo (običajno to velja za stopnjo dostopnosti 4 – omejena dostopnost – čitalnica, 5 – omejena dostopnost – z dovoljenjem avtorja ali 6 – vsebina dokumenta nedostopna in status 6 – poškodovano)
  
• ko je rok izposoje prekoračen in je član za izvod že prejel opomin.

4.7.3 Kdaj podaljšanje roka izposoje ni možno?

Gradivu ne moremo podaljšati roka izposoje v naslednjih primerih:

• izvod je bil izposojen po medknjižnični izposoji (status M)
• izvod je pri članu evidentiran kot zadržan ali izgubljen (status B ali L)
• član ima postavljeno omejitev Onemogočeno podaljšanje in je gumb Podaljšaj neaktiven
• za to vrsto gradiva knjižnica ne dovoli podaljšanja roka izposoje (v tabeli časovnih parametrov je rok podaljšanja 0d ali pa sploh ni določen)
• v tabeli pq je za izvod določena stopnja dostopnosti ali status, ki onemogoča izposojo (običajno velja to za izvode s stopnjo dostopnosti 7 – popolna nedostopnost (arhivski izvod) ali statusom, ki je različen od 6 – poškodovano)
• za izvod je določena omejitev dostopnosti 0d (podpolje 996/997u Omejitev dostopnosti)
• če bi bil novi datum poteka starejši od že določenega
• gradivo je rezervirano pri drugem članu
• knjižnica ne dovoli podaljšanja roka izposoje za gradivo, za katero je član prejel opomin
• knjižnica ne dovoli podaljšanja roka izposoje članom, ki imajo izposojen vsaj en izvod, za katerega je že potekel rok izposoje
• gumb Podaljšaj je neaktiven, ker je pri članu presežena zgornja dovoljena meja skupnih terjatev ali je starost najstarejše evidentirane terjatve presegla časovno omejitev (omejitvi, ki se upoštevata, se določita s posebnima parametroma na zahtevo knjižnice)

Ob podaljšanju roka izposoje z izbiro vsega evidentiranega gradiva pri članu se v primeru, da roka izposoje ni možno podaljšati, po vrnitvi v okno Gradivo domače knjižnice izbrani izvodi odznačijo.

Povezane vsebine:

• sprememba datuma poteka veljavnosti
• iskanje in izbira člana
• koledar
• časovni parametri
• način izposoje, tabela pq
• evidentiranje terjatev

4.8 Sprememba datuma poteka veljavnosti

V primeru posebne obravnave določenega gradiva ali članov lahko določimo drugačen datum poteka, kot bi bil glede na časovne parametre za gradivo te vrste. Nov datum poteka veljavnosti določimo pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice.

Postopek

1. Pri izvodu, ki mu želimo spremeniti datum poteka, dvakrat kliknemo na datum poteka (7. stolpec Rok/Op).
2. Vpišemo nov datum poteka - vpišemo ga preko starega datuma.
   Novi datum poteka mora biti novejši od današnjega datuma.
   
3. Vnesen datum potrdimo s tipko <Return>.

Ob spremembi datuma poteka veljavnosti se v datum zadnje spremembe datuma poteka (5. stolpec Izp/Pod/Spr) evidentira današnji datum.

S spremembo datuma potekal veljavnosti lahko:

• spremenimo datum poteka veljavnosti pri več izvodih hkrati
• spremenimo datum poteka veljavnosti pri vseh izvodih hkrati
• določimo nedoločen datum poteka.

4.8.1 Sprememba datuma poteka veljavnosti pri več izvodih hkrati

Pri več izvodih hkrati spremenimo datum poteka veljavnosti tako, da:

1. Pritisnemo in držimo tipko <Ctrl> in s klikom označimo želene izvode.
2. Pri enem od označenih izvodov dvakrat kliknemo na datum poteka (7. stolpec Rok/Op); tipko <Ctrl> lahko sedaj spustimo.
3. Vpišemo nov datum poteka čez starega in ga potrdimo s tipko Return.

4.8.2 Sprememba datuma poteka veljavnosti pri vseh izposojenih izvodih hkrati

Pri vseh izvodih hkrati spremenimo datum poteka veljavnosti tako, da:

1. Kliknemo gumb Izberi vse.
2. Pritisnemo in držimo tipko <Ctrl>.
3. Pri enem od označenih izvodov dvakrat kliknemo na datum poteka (7. stolpec Rok/Op); tipko <Ctrl> lahko sedaj spustimo.
4. Vpišemo nov datum poteka čez starega in ga potrdimo s tipko Return.

Če je v knjižnici vključena možnost podaljšanja roka izposoje v vseh oddelkih hkrati, se po kliku na gumb Izberi vse ponudi možnost, da se spremenjen datum poteka določi tudi za gradivo, ki je pri članu evidentirano v preostalih oddelkih.

4.8.3 Določitev nedoločenega datuma poteka

Nedoločen datum poteka določimo tako, da namesto vnosa novega datuma pritisnemo na tipko X. Po potrditvi s tipko <Return> se kot novi datum poteka izpiše XX.XX.XXXX.

Nedoločen rok vrnitve lahko po zgoraj opisanih postopkih določimo za en izvod, več izvodov ali vse evidentirane izvode pri članu.

Povezane vsebine:

• podaljšanje roka izposoje
• iskanje in izbira člana
• urejevalnik Gradivo domače knjižnice

4.9 Rezervacije gradiva

Izbranemu članu lahko rezerviramo prosto ali neprosto gradivo. Pri rezervaciji neporstega gradiva se član uvrsti na seznam rezervacij, po katerem gradivo najprej dobi član, ki je na vrhu seznama rezervacij.

V nadaljevanju so opisani:

• splošni pogoji za rezervacije
• kdaj gradiva ni mogoče rezervirati
• rezervacije prostih izvodov
• rezervacije neprostega gradiva
• postopek rezervacije gradiva
• urejanje seznama rezervacij
• paketno brisanje poteklih rezervacij
• prioritetne rezervacije gradiva

Rezervirano prosto gradivo je treba pripraviti in člana, ki ga je rezerviral, obvestiti. Rezervacije prostega gradiva spremljamo in obdelujemo z metodo za spremljanje in obdelavo rezervacij prostega gradiva.

V knjižnicah z oddelki je rezervacija prostega ali neprostega gradiva možna tudi za posamezni oddelek knjižnice. Postopek je enak kot pri rezervaciji gradiva za člana. V primeru rezervacije se oddelek postavi v čakalno vrsto na enak način kot člani. Ko je gradivo dodeljeno oddelku, dobi status W – čaka na polici (rezervacija). Gradivo dobi status D šele takrat, ko ga medoddelčno izposodimo.

Če knjižnica uporablja segment COBISS3/Medknjižnična izposoja, so v seznamu lahko tudi podatki o naročniku (partnerju ali članu), za katerega smo na osnovi prejetega zahtevka za MI rezervirali gradivo domače knjižnice. Če je gradivo dodeljeno za medknjižnično izposojo in namenjeno članu, se mu obvestilo o prispelem rezerviranem gradivu ne pošlje (po e-pošti ali kot SMS-obvestilo), tudi če je naročen na e-obveščanje o prispelem rezerviranem gradivu in ima vpisan e-naslov in številko mobilnega telefona.

Povezane vsebine:

• spremljanje in obdelava rezervacij prostega gradiva
• rezervacija gradiva za uporabo v čitalnici
• vračanje rezerviranega gradiva
• rezervacije gradiva z izborom mesta za prevzem
• rezervacija kompletov

4.9.1 Splošni pogoji za rezervacijo

Splošni pogoji za izvedbo rezervacije gradiva so:

• rezervacija se lahko evidentira samo pri članu ali oddelku knjižnice
• rezervacija gradiva ni možna, če ni dostopnega izvoda za izposojo, razen če ima izvod v podpolju 996/997q vpisano vrednost 2 – v obdelavi
• v knjižnicah z oddelki je možno rezervacijo enote evidentirati samo v oddelku, ki mu enota pripada oz. je tja medoddelčno izposojena
• za oddelek je možna rezervacija gradiva samo v matičnem oddelku enote gradiva

Kdaj gradiva ni mogoče rezervirati?

Gradiva ni mogoče rezervirati v naslednjih primerih:

• za gradivo ne obstaja polje 996/997 z inventarno številko
• gradivo ne pripada oddelku oziroma ni medoddelčno izposojeno v oddelek, v katerem ga želimo rezervirati (velja za knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih)
• za posamezno vrsto gradiva knjižnica ne dovoli rezervacije - v tabeli časovnih parametrov čas veljavnosti rezervacije ni določen
• za izvod je določena omejitev dostopnosti 0d (996/997u - Omejitev dostopnosti), ki onemogoča izposojo na dom, v čitalnico in tudi rezervacijo gradiva
• gradivo je že izposojeno pri članu ali oddelku
• gradivo je že rezervirano pri članu ali oddelku
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p - Stopnja dostopnosti), ki onemogoča izposojo; običajno to velja za stopnjo dostopnosti 7 – popolna nedostopnost (arhivski izvod)
• za izvod je določen status (996/997q - Status), ki onemogoča izposojo; običajno to velja za status, ki je različen od 6 – poškodovano
• gumb Rezerviraj je neaktiven, ker za člana velja ena od omejitev, ki onemogoča rezervacijo (Onemogočen obisk, Samo dostop do interneta, Zadržana izkaznica)
• gumb Rezerviraj je neaktiven, ker je pri članu presežena zgornja dovoljena meja skupnih terjatev ali pa je starost najstarejše evidentirane terjatve presegla časovno omejitev (omejitvi, ki se upoštevata, se določita s posebnima parametroma na zahtevo knjižnice)
• gradiva, ki je izposojeno za nedoločen čas, ni možno rezervirati v COBISS+, če v lokalni bazi ni drugih izvodov, ki so dostopni za izposojo;

V naslednjih primerih pa se lahko odločimo, ali bomo gradivo kljub omejitvam rezervirali:

• pri članu je doseženo največje možno število rezervacij
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p - Stopnja dostopnosti), ki pogojuje izposojo; običajno to velja za stopnjo dostopnosti 4 – omejena dostopnost – čitalnica, 5 – omejena dostopnost – z dovoljenjem avtorja ali 6 – vsebina dokumenta nedostopna
• za izvod je določen status (996/997q - Status), ki pogojuje izposojo; običajno to velja za status 6 – poškodovano

Če za člana ali gradivo veljajo omejitve, ki pogojujejo ali onemogočajo rezervacijo, se izpiše ustrezno opozorilo.

Omogočena je rezervacija istega gradiva, ki je pri članu še evidentirano s statusom B – zadržano.

Pri rezervaciji izvoda v COBISS+/mCOBISS, ko član pri rezervaciji izbere izvod, ki je medoddelčno izposojen, se izvede kontrola, ali ima član že rezervirano gradivo s tem naslovom.

Ko knjižnica nabavi dodatne izvode gradiva in v urejevalniku Polje 996/997 zbrišemo vrednost pri Status (q), se v primeru, ko za COBISS.SI-ID gradiva obstajajo rezervacije, izpiše opozorilo in vprašanje, ali želimo dodeliti izvod članu, ki je na seznamu rezervacij na prvem mestu. Če odgovorimo pritrdilno, se izvod evidentira pri članu s statusom O – rezerviran prost izvod.

4.9.2 Rezervacija prostega gradiva

O rezervaciji prostega gradiva govorimo, če gre za rezervacijo gradiva, ki ni evidentirano pri nobenem članu ali partnerju. Ob rezervaciji prostega gradiva se rezervira izbrani izvod gradiva. Rezervacija prostega gradiva je vezana na identifikacijsko številko izvoda gradiva, kar je pri monografskih publikacijah inventarna številka, pri serijskih publikacijah v več zvezkih pa je to inventarna številka, dopolnjena še s številko zvezka oziroma območjem številk skupaj vezanih zvezkov.

Rezervirani izvod se izpiše na koncu seznama evidentiranega gradiva pri članu in ima status O. Datum poteka veljavnosti rezervacije se programsko izračuna na osnovi časa veljavnosti rezervacije prostega izvoda, ki smo ga za to vrsto gradiva določili v tabeli časovnih parametrov v stolpcu nar.. V tem obdobju tega izvoda praviloma ne izposojamo drugim članom. Obdobje, za katero velja rezervacija prostega gradiva, je navadno krajše od obdobja, za katero veljajo rezervacije neprostega gradiva.

Rezervirano prosto gradivo je treba pripraviti in člana, ki ga je rezerviral, obvestiti, da ga lahko prevzame. To storimo z metodo za spremljanje in obdelavo rezervacij prostega gradiva.

Povezane vsebine:

• rezervacija kompletov

4.9.3 Rezervacija neprostega gradiva

O rezervaciji neprostega gradiva govorimo, ko gre za rezervacijo gradiva, ki je evidentirano (npr. izposojeno) pri drugem članu ali partnerju.

Ob rezervaciji neprostega gradiva se pri monografski publikaciji rezervira identifikacijska številka zapisa (tj. COBISS.SI-ID), saj ne vemo, kateri izvod bo prvi na razpolago za izposojo. Če gre za gradivo v več delih, se identifikacijski številki zapisa doda še oznaka dela (996d\x), rezervacija se evidentira kot COBISS.SI-ID,x, pri gradivu v različnih fizičnih oblikah pa se doda oznaka fizične oblike (koda za fizično obliko iz 996g\o), rezervacija se evidentira kot COBISS.SI-ID,g\o.

Pri serijski publikaciji se rezervira izbrani izvod za izposojo - to je lahko številka posameznega zvezka (če zvezki niso vezani) oziroma območje številk skupaj vezanih zvezkov.

Rezervirani izvod se izpiše na koncu seznama evidentiranega gradiva pri članu in ima status R. Datum poteka veljavnosti rezervacije se samodejno izračuna na osnovi časa veljavnosti rezervacije, ki smo ga za to vrsto gradiva določili v tabeli časovnih parametrov v stolpcu rez..

Član se uvrsti na seznam rezervacij. Na katero mesto se je uvrstil, lahko vidimo tako, da označimo rezervirano gradivo in kliknemo gumb Preglej za vpogled v stanje gradiva. Gradivo bo najprej dobil član ali partner, ki je na vrhu seznama rezervacij, saj si je prvi rezerviral gradivo oziroma je bila zanj narejena rezervacija v medknjižnični izposoji.

Gradivo se dodeli članu ali partnerju, ki je prvi v seznamu rezervacij, ob:

• vračilu gradiva, ki je rezervirano
• brisanje rezervacije prostega gradiva (status O ali W)
• preklicu rezervacije v servisu Moja knjižnica

V evidenci gradiva pri članu, pri katerem je evidentirana rezervacija gradiva, se status gradiva spremeni iz R – rezervirano neprosto gradivo v W – čaka na polici (rezervacija) ali O – rezerviran prost izvod.

Člana o prispetju rezerviranega gradiva obvestimo na način, ki je v knjižnici za to predviden (e-pošta, SMS-obvestilo, potisno obvestilo, telefonski klic). Če je član naročen na e-obveščanje o prispelem rezerviranem gradivu in ima vpisan e-naslov oziroma številko mobilnega telefona, se v tem trenutku pošlje e-pošta oziroma SMS-obvestilo. Gradivo opremimo z listkom s podatki o rezervaciji, nato pa ga odložimo na polico za prispelo rezervirano gradivo.

Povezane vsebine:

• vračanje rezerviranega gradiva
• rezervacija kompletov

4.9.4 Postopek rezervacije gradiva

Rezervacijo gradiva je možno evidentirati na dva načina:

• gradiva nimamo pred seboj - rezervacijo izvedemo na osnovi izbora gradiva v katalogu
• izvod gradiva, ki ga želimo rezervirati, imamo pred seboj

Rezervacije gradiva z izborom v katalogu

Če gradiva nimamo pred seboj, kar je ob rezervaciji gradiva najpogostejša situacija, je postopek nalsednji:

1. V urejevalniku Gradivo domače knjižnice pri izbranem članu kliknemo gumb Katalog.
   Odpre se okno Katalog.
2. Gradivo poiščemo v katalogu
3. Izberemo gradivo za rezervacijo.
   V seznamu izberemo gradivo, ki ima najugodnejši status za uporabnika (prosto, brez omejitev za izposojo ipd.). Če noben izvod gradiva ni prost, izberemo bibliografski opis gradiva ali katerega od neprostih izvodov gradiva. Pri serijskih publikacijah vedno izberemo posamezni letnik serijske publikacije.
4. Kliknemo gumb Rezerviraj.
   Ob izbiri letnika serijske publikacije se po kliku na gumb Rezerviraj odpre okno Izbira zvezkov, v katerem lahko izberemo enega ali več zvezkov.
   Ob izbiri bibliografskega opisa za gradivo v več delih se odpre okno, v katerem moramo izbrati, kateri del želimo rezervirati. Tudi pri večvrstnem gradivu moramo izbrati fizično obliko gradiva, ki ga želimo rezervirati.
5. Če je rezervacija uspešna, se okno Katalog zapre, in smo spet v oknu Gradivo domače knjižnice.

Rezervacije gradiva, ko imamo fizični izvod gradiva pred seboj

Če imamo fizični izvod gradiva pred seboj, lahko rezervacijo evidentiramo tako, da:

1. Vpišemo ali odčitamo identifikacijsko številko izvoda v oknu Gradivo domače knjižnice
2. Kliknemo gumb Rezerviraj

Rezervirano gradivo se doda na konec seznama evidentiranega gradiva pri članu. Datum poteka veljavnosti rezervacije se programsko izračuna na osnovi časa veljavnosti rezervacije oziroma časa veljavnosti rezervacije prostega izvoda, določenega v tabeli časovnih parametrov za to vrsto gradiva.

Povezane vsebine:

• rezervacija kompletov

4.9.5 Urejanje seznama rezervacij

Ob rezervaciji neprostega gradiva se član uvrsti na zadnje mesto v seznamu rezervacij. Na katero mesto se je član uvrstil, lahko vidimo, če označimo rezervirano gradivo in kliknemo gumb Preglej za vpogled v stanje gradiva.

Vrstni red članov v seznamu rezervacij se spremeni programsko v naslednjih primerih:

• ko se rezervirano gradivo vrne v knjižnico in se dodeli članu ali za medknjižnično izposojo (status gradiva se spremeni iz R – rezervirano neprosto gradivo v W – čaka na polici (rezervacija)), se druge rezervacije na seznamu pomaknejo za eno mesto navzgor
• ko se gradivo izposodi nekomu drugemu in ne članu z rezervacijo prostega gradiva (status gradiva je bil W – čaka na polici (rezervacija) ali O – rezervirano prosto gradivo), se rezervacija za člana uvrsti na prvo mesto v seznamu rezervacij
• ko se rezervacije brišejo oziroma prekličejo, se druge rezervacije v seznamu pomaknejo za eno mesto navzgor

Seznam rezervacij lahko uredimo še na dva načina:

• s spremembo mesta rezervacije
• z zamenjavo člana, ki je na prvem mestu v rezervacijski listi

4.9.5.1 Sprememba mesta rezervacije v rezervacijskem seznamu

Vrstni red članov v seznamu rezervacij je možno urejati tudi ročno z metodo Spremeni mesto rezervacije. Metoda je dostopna v oknu Vpogled v stanje gradiva, ki se odpre ob uporabi metode Preglej za vpogled v stanje gradiva.

Postopek

1. Poiščemo člana, za katerega želimo spremeniti mesto rezervacije.
2. Odpremo okno Gradivo domače knjižnice.
3. Označimo gradivo, pri katerem želimo spremeniti mesto rezervacije in kliknemo na gumb Preglej.
   Odpre se okno Vpogled v stanje gradiva.
4. Kliknemo na gumb Spremeni mesto rezervacije.
   Odpre se okno Sprememba mesta rezervacije, v katerem se izpiše trenutno mesto člana v seznamu rezervacij. Če seznam rezervacij ne obstaja ali je na njem samo en član, se izpiše opozorilo.
5. Pri Novo mesto vpišemo mesto, na katerega želimo postaviti člana v seznamu rezervacij.
6. Spremembo shranimo s klikom na gumb V redu.
   Vrnemo se v okno Vpogled v stanje gradiva.

4.9.5.2 Možnost zamenjave člana, ki je na prvem mestu v rezervacijski listi

To možnost lahko uporabimo v primeru, ko član rezerviranega gradiva ne more prevzeti v predvidenem roku in želi gradivo zato prepustiti članu, ki je naslednji v rezervacijski vrsti. Zamenjavo izvedemo na naslednji način:

1. Poiščemo člana, za katerega želimo spremeniti mesto rezervacije.
2. Odpremo okno Gradivo domače knjižnice.
3. Označimo rezerviran izvod (status O ali W) in pritisnemo tipko <Ctrl> in gumb Vrni.
4. Izpiše se vprašanje Ali želite izvod dodeliti članu, ki je prvi v rezervacijski listi?.
   Ob potrditvi zamenjave v rezervacijski vrsti se bo izvod dodelil prvemu članu iz rezervacijske vrste, status izvoda pa bo isti, kot je bil pri predhodnem članu (O ali W). Član, na katerega je gradivo že čakalo, se postavi na 1. mesto v rezervacijski vrsti.

Za uporabo te možnosti ni potrebno posebno pooblastilo. Če je izvod imel status W, se pošlje članu obvestilo o prispeli rezervaciji in izpiše listek s podatki o rezervaciji. V primeru, ko je izvod imel status O, pa se obveščanje o prispeli rezervaciji in izpis listka izvede med postopkom obdelave rezervacije. Ob zamenjavi člana z rezervacijo se evidentira transakcija 39 – ročno urejanje seznama rezervacij.

4.9.6 Prenos rezervacije neprostega gradiva na drugo gradivo

To možnost uporabimo, kadar želimo del rezervacij prenesti na gradivo, ki je pravzaprav enakovredno temu, ki ga je član rezerviral - npr. gre le za drugo izdajo in s tem drugi bibliografski zapis. Prenos rezervacij je možen z objektno metodo Gradivo / Prenesi rezervacije na drugo gradivo. Če smo izbrali gradivo v več delih ali različnih fizičnih oblikah, je najprej treba izbirati med rezervacijami za posamezni del gradiva ali fizično obliko gradiva. V knjižnicah z oddelki se izpiše seznam rezervacij, ki so bile evidentirane v oddelku, kjer smo trenutno prijavljeni. V seznamu so rezervacije razvrščene po času nastanka.

Postopek

1. V razredu Gradivo poiščemo gradivo, iz katerega želimo prenesti rezervacije na drugo gradivo.
   Gradivo naložimo na delovno področje.
2. Na izbranem gradivu izvedemo objektno metodo Prenesi rezervacije na drugo gradivo.
   Odpre se okno Prenos rezervacij gradiva v zapis za drugo gradivo, kjer v seznamu rezervacij na levi strani okna v rubriki Neizbrano označimo rezervacije, ki jih želimo prenesti.
3. Prenos potrdimo s klikom na gumb Dodaj.
   Rezervacije, ki jih želimo prenesti, se premaknejo v desni del okna v rubriko Izbrano.
4. Po kliku na V redu se odpre iskalnik Iskanje – Gradivo.
   Poiščemo gradivo, na katerega želimo prenesti izbrane rezervacije.
5. Gradivo, na katerega želimo prenesti rezervacije, označimo in izberemo s klikom na gumb Izberi.
   Izvede se prenos rezervacij.
   
6. Ko je prenos zaključen, se izpiše sporočilo o uspešnosti prenosa.

Če na tem gradivu obstajajo prosti izvodi, se pri članih evidentirajo rezervacije prostega gradiva (status O). Če na drugem gradivu ni prostih izvodov, se prenesejo rezervacije neprostega gradiva - vse rezervacije ohranijo status R. Če na drugem gradivu že obstaja rezervacijska vrsta, se prenesene rezervacije uvrstijo na konec te vrste.

Postopek prenosa rezervacij je možno uporabiti tudi za dodelitev novih dokupljenih izvodov na istem gradivu.

Ob prenosu rezervacije neprostega gradiva se v transakcije evidentira transakcija 39 – ročno urejanje seznama rezervacij.

4.9.7 Brisanje rezervacije gradiva

Rezervacije gradiva lahko izbrišemo na več načinov:

• v oknu Gradivo domače knjižnice pri izbranem članu
• z metodo Neprosto gradivo/Vračanje, brisanje lahko izbrišemo posamezne rezervacije gradiva, ki imajo status O ali W
• potekle rezervacije izbrišemo z metodo Briši potekle rezervacije
• člani lahko izbrišejo - t. j. prekličejo rezervacije sami v servisu Moja knjižnica, če knjižnica svojim članom to omogoča.

4.9.7.1 Brisanje rezervacije v oknu Gradivo domače knjižnice

Postopek

1. Označimo razred Član in izberemo metodo Razred / Gradivo domače knjižnice.
   Odpre se okno Iskanje po ključu.
2. Poiščemo člana.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice.
3. Označimo rezervirano gradivo, ki ga želimo izbrisati.
   Označimo lahko eno ali več gradiv, ki jih ima član rezerviranih.
4. Kliknemo na gumb Vrni.
   
5. Odpre se okno Brisanje rezervacije.
   V oknu Brisanje rezervacij izberemo in potrdimo (ali pa prekličemo brisanje) rezervacije, ki jih želimo izbrisati. Poleg naslova, inventarne številke in vrste gradiva se izpišejo še podatki o rezervaciji: status rezervacije, datum rezervacije, datum poteka rezervacije in podatki o članu (številka izkaznice, ime in priimek člana ter zadnja vpisana opomba pri članu), pri katerem bo rezervacija izbrisana .
6. Po kliku na gumb V redu se izbrani rezervirani izvodi se zbriše iz seznama gradiva pri članu.

Če ob brisanju rezervacije prostega izvoda gradiva obstajajo nadaljnje rezervacije za to gradivo, se izvod dodeli rezervaciji (za člana ali za MI), ki je v rezervacijski vrsti za to gradivo na prvem mestu. Če ima izvod gradiva ob brisanju rezervacije status O, dobi ta izvod enak status tudi pri članu, ki mu je bil izvod dodeljen (ali rezervaciji za MI), rezervacija dobi status v obdelavi (ne glede na status rezervacije, ki ga je imela brisana rezervacija) in natisne se listek Poslati na prevzemno mesto. To rezervacijo moramo obdelati (zaključit obdelavo rezervacije in gradivo pripravit za prevzem). Če ima izvod gradiva ob brisanju rezervacije status W, dobi ta izvod enak status tudi pri članu, ki mu je bil izvod dodeljen; le opremimo ga z novim listkom, ki se izpiše ob brisanju rezervacije. Program nas ob brisanju rezervacije opozori na morebiten obstoj nadaljnjih rezervacij. Če ima izvod gradiva ob brisanju rezervacije status O, se dodali naslednjemu čakajočemu članu v vrsti tako, da dobi status O in ga je treba pripraviti za prevzem z metodo za spremljanje in obdelavo rezervacij prostega gradiva. Če ima rezervacija ob brisanju status W, dobi enak status ta izvod tudi pri članu, ki ima izvod gradiva rezerviran; le opremimo ga z novim listkom, ki se izpiše ob brisanju rezervacije.

4.9.7.2 Paketno brisanje rezervacij, ki jim je potekel rok veljavnosti

Ob evidentiranju rezervacije se na osnovi obdobij veljavnosti rezervacije za posamezno vrsto gradiva, ki so vpisana v tabeli časovnih parametrov, določi datum, do katerega velja rezervacija. Če član do tega datuma v knjižnici ne prevzame gradiva, se šteje, da rezervacija ni več aktualna. Za brisanje poteklih rezervacij uporabljamo metodo Neprosto gradivo / Briši potekle rezervacije.

Rezervacije lahko brišemo večkrat dnevno. Če je izposoja ločena po oddelkih, moramo rezervacije brisati v vsakem oddelku posebej.

Postopek

1. Označimo razred Neprosto gradivo in izberemo metodo Razred / Briši potekle rezervacije.
   Odpre se okno Brisanje poteklih rezervacij.
2. Označimo rezervacije, ki jih želimo zbrisati:
   • W – čaka na polici (rezervacija)
   • O – rezerviran prost izvod
   • R – rezervirano neprosto gradivo
     Označimo lahko tudi več različnih rezervacij ali vse vrste rezervacij.
3. Izbiro potrdimo s klikom na gumb V redu.
   Postopek brisanja se začne izvajati.
4. Ko je postopek brisanja zaključen, se odpre okno Pregled in pošiljanje izpisa, v katerem lahko izpišemo ali pošljemo na tiskalnik seznam izbrisanih rezervacij.

Ker se izpis programsko shrani, ga je možno izpisati tudi kasneje v segmentu COBISS3/Izpisi. V mapi Izposoja označimo izpis Seznam izbrisanih rezervacij in v meniju Izpisovanje izberemo metodo Razišči pripravljene izpise. Ime datoteke vsebuje datum in čas priprave izpisa, v knjižnicah z oddelki pa še oznako oddelka, v katerem je bil izpis pripravljen.

Program med postopkom brisanja preveri, ali so izvodi z zbrisanimi rezervacijami rezervirani tudi pri drugih članih. Če so, se gradivo s statusom W ali O dodeli naslednjemu članu iz seznama rezervacij. To gradivo dobi status O – rezerviran prost izvod in ga je treba pripraviti za prevzem z metodo za spremljanje in obdelavo rezervacij prostega gradiva.

Če knjižnica obvešča člane o rezervacijah, ki jim je potekel rok veljavnosti, bodo člani, ki so izbrali možnost takšnega obveščanja bodisi po e-pošti bodisi z SMS-obvestilom (izpolnjeno potrditveno polje Obv. o poteku rezervacije) bodisi s potisnim obvestilom, prejeli tudi obvestilo o brisanju rezervacije gradiva.

4.10 Prioritetne rezervacije prostih izvodov gradiva

Člani želijo rezervirani prosti izvod gradiva pogosto prevzeti čim prej (npr. član nujno potrebuje gradivo, je v bližini knjižnice ipd.). V knjižnici se zato lahko odločijo, da članom pri rezervacijah prostega gradiva prek COBISS+ ali mCOBISS omogočijo izbrati vrsto rezervacije gradiva. Člani lahko izbirajo med dvema vrstama rezervacij:

• redne rezervacije
• prioritetne rezervacije

Redne rezervacije prostih izvodov gradiva so rezervacije, pri katerih se ob določitvi roka veljavnosti in časa čakanja gradiva na prevzem upoštevajo časovni parametri, določeni z metodo Domača knjižnica / Časovni parametri (stolpca čak. in nar.). Te rezervacije so članom privzeto ponujene ob vključitvi servisa rezervacij preko Moje knjižnice v COBISS+.

Prioritetne rezervacije prostih izvodov gradiva so rezervacije gradiva, pri katerih se ob določitvi roka poteka veljavnosti in časa čakanja gradiva na prevzem upoštevajo časovni parametri, določeni z metodo Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije za COBISS+ na zavihku Prioritetne rezervacije. Te rezervacije gradiva se obravnavajo prednostno – tako rezervirane izvode gradiva v knjižnici hitreje pripravijo za prevzem. Praviloma gre za gradivo, ki je shranjeno v skladiščih, in ki ga člani želijo v knjižnici prevzeti isti dan, kot je bilo rezervirano.

V oknu Seznam rezervacij in preklicev rezervacij prostega gradiva se za prioritetno rezervirano gradivo v stolpcu Status rezervacije izpiše vrednost prispela (prioritetna) in v stolpcu Vrsta rezervacije vrednost prioritetna. Rezervacije v seznamu lahko abecedno razvrstimo po obeh podatkih. V oknu Gradivo domače knjižnice je (v 4. stolpcu ODD/PM/StsR v 3. vrstici) za prioritetno rezervirano gradivo status rezervacije prispela (prioritetna) izpisan v rdeči barvi.

Ko je za knjižnico vključena možnost, da lahko člani v COBISS+ izbirajo vrsto rezervacije, je treba določiti še:

• pogoje za prioritetne rezervacije (za katero gradivo bodo v knjižnici omogočali prioritetne rezervacije)
• časovne parametre, ki veljajo za prioritetne rezervacije, in sporočila, ki se bodo izpisala članom v COBISS+ v postopkih izvedbe rezervacij

Povezane vsebine:

• obdelava rezervacij prostega gradiva
• časovni parametri za izposojo

4.10.1 Določitev pogojev za prioritetne rezervacije

Če knjižnica članom ponudi možnost izbire vrste rezervacije gradiva, je treba določiti tudi, za katero gradivo bodo člani lahko izbrali vrsto rezervacije. To določimo v urejevalniku Domača knjižnica.

Postopek

1. V seznamu razredov segmenta COBISS3/Upravljanje aplikacij ali segmenta COBISS3/Izposoja označimo razred Domača knjižnica in ga z dvakratnim klikom naložimo na delovno področje.

2. Izberemo metodo Objekt / Uredi. Odpre se okno urejevalnika Domača knjižnica.

3. Kliknemo gumb Prioritetne rezervacije. Odpre se okno urejevalnika Pogoji za prioritetne rezervacije.

4. Določimo pogoje, ki jih mora izpolnjevati gradivo, za katero se bo v knjižnici omogočil izbor vrste rezervacije. Določimo lahko naslednje vrste pogojev:

   • bibliografski nivo enote (vrednost v podpolju 001c – Bibliografski nivo)
   • leto izida (vrednost v podpolju 100c – Leto izida 1)
   • podlokacijo izvoda (vrednost elementa \l – oznaka podlokacije v signaturi v podpolju 996/997d– Signatura (postavitev))

   Pogoj ali več pogojev, ki jih mora izpolnjevati gradivo, za katero bo knjižnica ponudila možnost izbora vrste rezervacije, izberemo iz spustnega seznama Atributi. Po izboru atributa se v vnosno polje Vrednost vpiše oznaka izbranega pogoja (npr. 001c).

   Za znakom “=” vpišemo pogoje:

   • če določamo pogoje za bibliografski nivo (atribut 001c), lahko vrednost atributa vpišemo:
     • ročno z vnosom vrednosti (kod), ki jih med seboj ločimo z znakom “,” (npr. m,i)
     • vrednosti izberemo iz spustnega seznama pri možnosti Izbira vrednosti
   • če želimo določiti pogoje za starost gradiva z letom izida (atribut 001c), lahko vpišemo:
     • posamezno letnico (npr. 2018)
     • obdobje v obliki <leto_1>:<leto_2> (npr. 2000:2018)
   • če želimo kot pogoj določiti podlokacije gradiva (atribut 9967d\l), lahko podlokacije vpišemo:
     • ročno, z vnosom oznak podlokacij v obliki <oznaka_podlokacije_1>,<oznaka_podlokacije_2> … (npr. C,S)
     • vrednosti izberemo iz spustnega seznama pri možnosti Izbira vrednosti, kjer se odpre lokalni šifrant oznak podlokacij v signaturi

   Pogoj, ki smo ga določili, lahko:

   • uporabimo za nadomestitev obstoječega pogoja (v rubriki Pogoji označimo pogoj, ki ga želimo nadomestiti, in pri možnosti Metode v spustnem seznamu izberemo Spremeni).
   • izbrišemo (v rubriki Pogoji označimo pogoj, ki ga želimo izbrisati, in pri možnosti Metode v spustnem seznamu izberemo Zbriši).
   • dodamo (v rubriki Pogoji označimo pogoj, ki ga želimo izbrisati, in pri možnosti Metode v spustnem seznamu izberemo Dodaj).

   Če določimo več pogojev v eni vrstici, velja med njimi logični operator IN. Med pogoji v več vrsticah pa velja logični operator ALI.

5. Podatke shranimo s klikom na gumb V redu.

4.10.2 Določitev vsebine sporočil v COBISS+ in časovnih parametrov za prioritetne rezervacije

Vsebino sporočil, ki se bodo članom izpisovala v COBISS+ pri možnosti izbire vrste rezervacije in po izvedbi prioritetne rezervacije gradiva, ter časovne parametre, ki veljajo za prioritetne rezervacije, določimo v urejevalniku Kontaktni podatki in informacije za COBISS+ na zavihku Prioritetne rezervacije.

4.10.2.1 Vsebina sporočil v COBISS+ pri prioritetnih rezervacijah

Po izbiri metode Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije za COBISS/OPAC se odpre urejevalnik Kontaktni podatki in informacije za COBISS+, kjer na zavihku Prioritetne rezervacije določimo besedilo posameznih sporočil. V poljih za sporočila so privzete vrednosti, ki jih po potrebi spremenimo:

• Pri Uvodno besedilo vpišemo besedilo, ki se izpiše v vrhu okna za izbor vrste rezervacije. Privzeto se izpiše Gradivo si bom izposodil(-a):. Temu besedilu sledi možnost izbora redne ali prioritetne rezervacije.
• Pri Prioritetna rezervacija vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo članu za prioritetne rezervacije. Smiselno je vpisati besedilo, ki članu pojasnjuje, v kakšnem roku mora priti po rezervirano gradivo. Privzeto se izpiše še danes ali najkasneje jutri.
• Pri Redna rezervacija vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo članu pri možnosti izbora redne rezervacije. Smiselno je vpisati besedilo, ki članu pojasnjuje, v kakšnem roku lahko pride po rezervirano gradivo. Privzeto se izpiše v roku 5 dni.
• Pri Status O vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo članu po uspešni prioritetni rezervaciji. Privzeto se izpiše Prejeli smo vaš zahtevek za rezervacijo gradiva..
• Pri Status O – velja do vpišemo drugi dela sporočila, ki se bo izpisalo članu po uspešni prioritetni rezervaciji. Temu besedilu se na koncu programsko doda datum veljavnosti prioritetne rezervacije (evidentiran je v oknu Gradivo domače knjižnice, v 7. stolpcu Rok/Op v 1. vrstici). Privzeto se izpiše Izbrano gradivo bo čakalo v knjižnici do <datum poteka veljavnosti rezervacije>.
• Pri Status O – opomba vpišemo besedilo sporočila, ki se bo izpisalo članu po uspešni prioritetni rezervaciji za datumom, do katerega velja prioritetna rezervacija. Privzeto se izpiše Priporočamo, da pred prevzemom preverite status gradiva v izposoji..

4.10.2.2 Časovni parametri za prioritetne rezervacije

Po izbiri metode Domača knjižnica / Kontaktni podatki in informacije za COBISS/OPAC se odpre urejevalnik Kontaktni podatki in informacije za COBISS+, kjer na zavihku Prioritetne rezervacije določimo časovne parametre, ki veljajo za prioritetne rezervacije:

• Pri Veljavnost (štev. dni) vpišemo število dni, na osnovi katerih se izračuna datum poteka veljavnosti prioritetne rezervacije. Privzeta vrednost je *1d (en delovni dan). Podatek je obvezen.
• Pri Čakanje (štev. dni) vpišemo število dni, ko bo rezervirano gradivo čakalo na prevzem. Privzeta vrednost je *1d (en delovni dan). Podatek je obvezen.

Vrednosti obeh atributov vnašamo po pravilih, ki veljajo za vnos časovnih parametrov izposoje.

Povezane vsebine:

• spremljanje in obdelava rezervacij prostega gradiva
• vzdrževanje podatkov o domači knjižnici
• kontaktni podatki in informacije v COBISS+
• časovni parametri izposoje

4.11 Rezervacija gradiva za uporabo v čitalnici

Nekatere knjižnice dovolijo le izposojo in uporabo gradiva v čitalnici. Želeno gradivo knjižnica na zahtevo uporabnika rezervira za uporabo v čitalnici za določeno obdobje (npr. 5 dni). To pomeni, da je gradivo v čitalnici, vendar do nadaljnjega čaka člana na posebnem mestu (na polici, v omari ipd.), tako da ni dostopno drugim članom. Gradivo si lahko uporabnik v tem določenem obdobju večkrat izposodi v čitalnico in ga nato vrne na posebno mesto, kjer spet čaka nanj.

V nadaljevanju so opisani:

• postopek rezervacije gradiva za uporabo v čitalnici
• pogoji za rezervacijo gradiva za uporabo v čitalnici
• kdaj ni možno rezervirati gradiva za uporabo v čitalnici

Postopek rezervacije gradiva za uporabo v čitalnici

Rezervacijo gradiva za uporabo v čitalnici izvajamo pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice.

Postopek

1. Kliknemo gumb Katalog. Odpre se okno Katalog, v katerem so v zgornjem delu iskalna polja, v spodnjem delu pa prostor za izpis zadetkov iskanja.
   
2. Poiščemo gradivo.
   
3. Izberemo izvod za rezervacijo gradiva v čitalnici. Pri serijskih publikacijah izberemo posamezni letnik serijske publikacije in nato v oknu Izbira zvezkov izberemo enega ali več zvezkov.
   
4. Označimo izbirni gumb V čitalnico in kliknemo gumb Rezerviraj.

Če je rezervacija uspešna, se okno Katalog zapre, in smo spet v oknu Gradivo domače knjižnice. Rezervirano gradivo se doda na konec seznama evidentiranega gradiva pri članu s statusom U – rezervirano v čitalnici. Datum, ko poteče veljavnost rezervacije v čitalnici, se programsko izračuna na osnovi časa veljavnosti rezervacije v čitalnici, ki je v tabeli časovnih parametrov določen za to vrsto gradiva v stolpcu čit..

Izvodom gradiva, ki jih rezerviramo za izposojo v čitalnico in jih nato v čitalnici izposojamo, se ohrani prvi datum rezervacije gradiva, datum zadnjega evidentiranja gradiva za uporabo v čitalnici ter datum, ko poteče veljavnost rezervacije v čitalnici.

Če za člana ali gradivo veljajo omejitve, ki pogojujejo ali onemogočajo rezervacijo v čitalnici, se izpiše ustrezno opozorilo. V naslednjih primerih se lahko odločimo, ali bomo gradivo kljub omejitvam rezervirali:

• pri članu je doseženo največje možno število rezervacij
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p), ki pogojuje izposojo; običajno to velja za stopnjo dostopnosti 5 – omejena dostopnost – z dovoljenjem avtorja ali 6 – vsebina dokumenta nedostopna
• za izvod je določen status (996/997q), ki pogojuje izposojo; običajno to velja za status 6 – poškodovano

Pogoji za rezervacijo gradiva za uporabo v čitalnici

• rezervacija gradiva ni možna, če ni dostopnega izvoda za izposojo
• rezervacija gradiva ni možna, če ni prostega izvoda za izposojo
• rezervacija za oddelek ni možna
• v knjižnicah z oddelki je možno rezervacijo izvoda evidentirati samo v oddelku, ki mu izvod pripada oz. je tja medoddelčno izposojen

Kdaj ni možno rezervirati gradiva za uporabo v čitalnici

Gradiva ne moremo rezervirati za uporabo v čitalnici v naslednjih primerih:

• za gradivo ne obstaja polje 996/997 z inventarno številko
• gradivo ne pripada oddelku oziroma ni medoddelčno izposojeno v oddelek, v katerem ga želimo rezervirati (velja za knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih)
• za to vrsto gradiva knjižnica ne dovoli rezervacije v čitalnici (v tabeli časovnih parametrov čas veljavnosti rezervacije v čitalnici ni določen)
• za izvod je določena omejitev dostopnosti 0d (996/997u), ki onemogoča izposojo na dom, v čitalnico in tudi rezervacijo gradiva
• gradivo je že izposojeno pri članu
• gradivo je že rezervirano pri članu
• za izvod je določena stopnja dostopnosti (996/997p), ki onemogoča izposojo; običajno to velja za stopnjo dostopnosti 7 – popolna nedostopnost (arhivski izvod)
• za izvod je določen status (996/997q), ki onemogoča izposojo; običajno to velja za status, ki je različen od 6 – poškodovano
• gumb Rezerviraj je neaktiven, ker za člana velja ena od omejitev, ki onemogoča rezervacijo (Onemogočen obisk, Samo dostop do interneta, Zadržana izkaznica)

Povezane vsebine:

• izposoja gradiva v čitalnico
• vračilo gradiva, ki je rezervirano za uporabo v čitalnici
• iskanje in izbira člana
• urejevalnik Gradivo domače knjižnice
• katalog
• časovni parametri izposoje
• podatki o članu

4.12 Vpis opombe o gradivu

V oknu Gradivo domače knjižnice lahko vpišemo ali spremenimo opombo o katerem koli izvodu v seznamu evidentiranega gradiva. Opombe o gradivu so lahko vezane na člana, ki ima to gradivo evidentirano (začasne opombe) ali pa na fizični izvod gradiva (opomba o izvodu). Z vpisom opombe se evidentira uporabniško ime knjižničarja, ki je opombo vnesel, oddelek, v katerem je bil takrat prijavljen (v knjižnicah z oddelki), ter datum in čas vnosa. Po spreminjanju opombe se ti podatki izpišejo samo za zadnjo spremembo.

V nadaljevanju sta opisana postopka vpisa:

• začasne opombe
• opombe o izvodu

4.12.1 Vpis začasne opombe

Začasna opomba je opomba o gradivu, vezana na člana, pri katerem je gradivo evidentirano. Ko član vrne gradivo, pri katerem smo vpisali začasno opombo, se opomba programsko zbriše. Začasno opombo je možno vpisati tudi za rezervirano gradivo. Tudi v tem primeru se začasna opomba ohrani dokler je gradivo evidentirano pri članu ne glede na status (npr. w- čaka na polici (rezervacija), c - izposojeno na dom …).

Začasno opombo lahko vpišemo pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice.

Postopek

1. V seznamu evidentiranega gradiva poiščemo izvod in dvakrat kliknemo v tretji vrstici 1. stolpca Sts/O.
   Odpre se okno Začasna opomba. Okno je razdeljeno na dva dela.
2. Vpišemo opombo v zgornji del okna in jo shranimo s klikom na V redu.
   V spodnjem delu okna se izpišejo podatki o vpisu ali zadnji spremembi opombe.

Začasna opomba je vidna v oknu Gradivo domače knjižnice in pregledovalniku evidentiranega gradiva.

4.12.2 Vpis opombe o izvodu

Za potrebe izposoje lahko vpišemo tudi opombo, ki je vezana samo na fizični izvod gradiva, ne glede na to, pri katerem članu je gradivo evidentirano. Ta opomba ostane shranjena, tudi ko član gradivo vrne. Pri serijskih publikacijah z vezanimi ali delno vezanimi zvezki velja opomba za vse enote v okviru iste inventarne številke. Zato je v primeru, ko se opomba nanaša samo na eno enoto, priporočljivo vpisati tudi oznako te enote (npr. številko zvezka).

Opombo o izvodu vpišemo pri izbranem članu v oknu Gradivo domače knjižnice.

Postopek

1. V seznamu evidentiranega gradiva poiščemo izvod in dvakrat kliknemo v drugi vrstici 1. stolpca Sts/O.
   Odpre se okno Opomba o izvodu. Okno je razdeljeno na dva dela.
2. Vpišemo opombo v zgornji del okna in jo shranimo s klikom na V redu.
   V spodnjem delu okna se izpišejo podatki o vpisu ali zadnji spremembi opombe.

Opombo o izvodu lahko vpišemo tudi z metodo Polje 996/997 / Opomba za izposojo. V tem primeru moramo izvod najprej poiskati v razredu Polje 996/997. Za izbrano polje 996/997 uporabimo metodo Vpiši opombo za izposojo iz priročnega menija.

Povezane vsebine:

• urejevalnik Gradivo domače knjižnice
• iskanje in izbira člana
• pregledovalnik evidentiranega gradiva

4.13 Izpis zadolžnice

Zadolžnico, tj. seznam evidentiranega gradiva, lahko izpišemo na tiskalnik na več načinov:

• v oknu Gradivo domače knjižnice kliknemo gumb Zadolžnica.
• pri članu, naloženem na delovnem področju, izberemo metodo Objekt / Natisni ali Objekt / Pošlji in v seznamu definicij izpisa izberemo Zadolžnica
• v oknu Gradivo domače knjižnice oddelka knjižnice izpišemo zadolžnico, tj. seznam gradiva, ki je evidentirano v gostiteljskem oddelku; izpis se v formatu A4 privzeto pošlje na tiskalnik, ki je določen z logično destinacijo Tiskalnik – Izposoja.

Obliko in vsebino zadolžnic določimo v nastavitvah obrazcev za zadolžnice. V knjižnicah z oddelki je privzeto nastavljeno, da se izpiše seznam evidentiranega gradiva za oddelek, v katerem smo trenutno prijavljeni.
Namesto izpisa na tiskalnik lahko zadolžnico članu pošljemo na njegov e-naslov, če ima v nastavitvah za e-obveščanje izbrano to vrsto obvestila.

Če knjižnica uporablja segment COBISS3/Medknjižnična izposoja in gradivo iz svojih knjižničnih zbirk po medknjižnični izposoji posreduje tudi svojim članom, se na zadolžnici izpiše tudi gradivo, ki smo ga članu rezervirali ali izposodili po medknjižnični izposoji.

Za podpis zadolžnice lahko uporabimo podpisno tablico. V ta namen v oknu Gradivo domače knjižnice pritisnemo tipko <Alt> in hkrati kliknemo gumb Zadolžnica. Odpre se okno Pregled in pošiljanje izpisa, kjer na imenu izpisa Zadolžnica z desnim gumbom miške odpremo meni in nato izberemo metodo Podpiši dokument. S tem aktiviramo podpisno tablico in jo predamo članu v podpis. Ko član podpis potrdi s klikom pisala na zeleno kljukico, se na zaslonu odpre dokument v formatu PDF. Podpisan dokument lahko pregledamo in natisnemo, pri tem moramo izbrati tiskalnik, ki ga uporabljamo za izpis zadolžnic. Če izpišemo zadolžnico iz okna Pregled in pošiljanje izpisa s klikom na Pošlji, na zadolžnici ne bo podpisa. Če so v knjižnici določene nastavitve za pošiljanje zadolžnice na e-naslov člana, se podpisana zadolžnica pošlje na e-naslov člana samodejno, ko zapremo PDF-dokument. Podpisana zadolžnica se shrani v arhiv e-dokumentov člana, do katerega dostopamo z objektno metodo Član / Arhiv e-dokumentov.

Več o:

• iskanju in izbiri člana
• postopkih evidentiranja gradiva
• pripravi in pošiljanju izpisa

4.14 Prikaz zapisa v formatu COMARC

V oknih Gradivo domače knjižnice in Katalog lahko za posamezni izvod v seznamu evidentiranega gradiva pogledamo podatke v obliki, kot so zapisani v bibliografski bazi podatkov.

Postopek

1. V oknu Gradivo domače knjižnice ali v oknu Katalog poiščemo in izberemo izvod.
2. Kliknemo gumb COMARC.
   Odpre se okno Zapis v formatu COMARC, kjer so prikazani bibliografski podatki in podatki o zalogi za izbrano gradivo.

Okno Zapis v formatu COMARC je lahko odprto, medtem ko izvajamo druge postopke. Iz okna lahko podatke po potrebi kopiramo.

V prikazu zapisa lahko poiščemo določeno besedilo. Po kliku na gumb Poišči vnesemo besedilo, ki ga želimo poiskati, in kliknemo gumb V redu. Iskano besedilo se v zapisu obarva.

Več o:

• iskanju in izbiri člana
• iskanju gradiva v katalogu
• izpisu podatkov v katalogu
• formatu COMARC/B za bibliografske podatke
• formatu COMARC/H za podatke o stanju zaloge

4.15 Vpogled v stanje gradiva

Za informacijo o tem, kdo si je določeno neprosto gradivo izposodil ali rezerviral, uporabljamo metodo Preglej. Če za gradivo obstaja seznam rezervacij, dobimo tudi informacijo o tem, kdo vse je še rezerviral gradivo. Vpogled v stanje gradiva z metodo Preglej je možen na več načinov:

• uporabimo razredno metodo Polje 996/997 / Preglej in vpišemo identifikacijsko številko izvoda; metodo lahko izvedemo tudi s tipko <P>.
• v oknu Gradivo domače knjižnice v seznamu evidentiranega gradiva izberemo posamezni izvod
  
• v oknu Katalog izberemo posamezni izvod v seznamu rezultatov iskanja

V nadaljevanju je opisan postopek vpogleda v stanje gradiva v oknu Gradivo domače knjižnice.

Postopek vpogleda v oknu Gradivo domače knjižnice

1. V oknu Gradivo domače knjižnice poiščemo in izberemo izvod.

2. Kliknemo gumb Preglej.
   Odpre se okno Vpogled v stanje gradiva, kjer se najprej izpišejo osnovni podatki o gradivu (naslov, avtor, leto izida in jezik publikacije pri monografskih publikacijah oziroma naslov, ISSN, jezik publikacije in založnik pri serijskih publikacijah), nato pa se izpišejo:

   • status izvoda (podpolje 996/997q)
   • podlokacija preusmeritve (podpolje 996/997e\E)
   • inventarna številka
   • signatura
   • datum evidentiranja izposoje oziroma rezervacije
   • datum zadnjega podaljšanja roka izposoje
   • datum poteka roka izposoje oziroma datum poteka veljavnosti rezervacije
   • status v izposoji
   • podatek o tem, da je gradivo v bralnem paketu
   • podatki o članu ali partnerju, ki ima gradivo izposojeno oziroma rezervirano (pri članu se izpišejo številka izkaznice, ime in priimek člana, pri partnerju se izpiše oznaka partnerja)
   • številka zahtevka za MI (samo, če je gradivo rezervirano za medknjižnično izposojo ali izposojeno po medknjižnični izposoji)
     
   • če je gradivo rezervirano, se izpiše seznam rezervacij. V tem seznamu se izpišejo datum rezervacije, podatki o članu ali partnerju, za katerega je gradivo rezervirano, ter številka zahtevka za MI (pri rezervaciji za medknjižnično izposojo). V knjižnicah z oddelki se izpiše še, v katerem oddelku je rezervacija evidentirana.

   Če smo za vpogled izbrali rezervirano neprosto gradivo (status R), se izpišejo vsi izvodi tega gradiva, ki so na voljo v knjižnici oziroma v oddelku, v katerega smo prijavljeni. Poleg neprostih izvodov se izpišejo tudi prosti izvodi.

   V knjižnicah, ki imajo vključeno funkcionalnost prevzemnih mest, se pri rezerviranem gradivu (statusi O, W in R) izpiše tudi oznaka prevzemnega mesta, pri rezerviranem prostem gradivu (status O in W) pa še status rezervacije. Prevzemno mesto se izpiše tudi pri izposojenih izvodih (status C), ki smo jih izposodili na osnovi predhodne rezervacije.

Več o:

• izpis listka s podatki o izbranem izvodu gradiva

4.16 Stalne rezervacije serijskih publikacij

V nekaterih knjižnicah je ustaljena navada, da je vsak zvezek serijske publikacije po dospetju v knjižnico poslan v kroženje med zaposlene v ustanovi, v kateri se knjižnica nahaja. Če želimo določiti zaporedje zaposlenih, po katerem naj določena serijska publikacija kroži, določimo za to serijsko publikacijo stalno rezervacijo. Na osnovi stalne rezervacije lahko nato evidentiramo kroženje posameznih zvezkov serijskih publikacij in pripravimo različne sezname za spremljanje tega kroženja.

V nadaljevanju je opisano:

• kako določimo seznam stalnih rezervacij
  
• brisanje seznama stalnih rezervacij
• evidentiranje novega kroženja
• pošljanje zvezka v kroženje
• evidentiranje zaključka kroženja
• kroženje z vračanjem zvezka v knjižnico
• preklic kroženja
• priprava seznama stalnih rezervacij in obvestil o poteku roka kroženja

4.16.1 Določanje seznama stalnih rezervacij serijskih publikacij

Seznam stalnih rezervacij za določeno serijsko publikacijo določimo za vsak letnik (inventarno številko) posebej.

Postopek

1. Izberemo razred Stalne rezervacije in nato metodo Razred / Nov objekt.
   Odpre se iskalnik Polje 996/997.

2. Poiščemo in izberemo serijsko publikacijo (Pozor: izberemo lahko samo eno polje 996/997 oziroma inventarno številko!).
   Odpre se okno urejevalnika Stalne rezervacije.
   Če za inventarno številko že obstaja seznam stalnih rezervacij, se izpiše opozorilo. Če želimo določiti več seznamov stalnih rezervacij za isto inventarno številko (npr. po oddelkih zaposlitve članov), na vprašanje Želite kreirati nov seznam? odgovorimo s klikom na gumb Da.

3. Vpišemo lahko naslednje podatke:

   • Pri Oznaka seznama vpišemo poljubno oznako (npr. Računovodstvo), če bomo določili več seznamov za isto inventarno številko.
   • Pri Rok (na člana) vpišemo rok kroženja zvezka za posameznega člana (npr. 3 za 3 dni).
   • Pri Opomba vpišemo poljubno opombo.
   • Pri Vrsta kroženja izberemo vrsto kroženja zvezka; privzeta vrednostje Kroženje brez vračanja v knjižnico oziroma vrednost, ki smo jo izbrali ob zadnjem kreiranju seznama stalnih rezervacij
   • V potrditvenem polju V veljavi označimo veljavnost seznama; privzeta vrednost je v veljavi.
   • Na zavihku Člani določimo seznam članov s stalno rezervacijo. Z gumbom Dodaj odpremo iskalnik Član, kjer poiščemo in izberemo člane.
     Vrstni red seznama članov je možno spremeniti s klikom na gumb Vrstni red.

4. Shranimo podatke s klikom na gumb V redu.

4.16.2 Brisanje seznama stalnih rezervacij

Seznam stalnih rezervacij lahko brišemo, če za to inventarno številko ni evidentirano kroženje nobenega zvezka.

Postopek

1. V razredu Stalne rezervacije poiščemo seznam.
2. Z metodo Objekt / Zbriši seznam stalnih rezervacij brišemo seznam.

4.16.3 Evidentiranje novega kroženja

Ko v knjižnico prispe nova številka serijske publikacije, jo najprej ustrezno obdelamo (npr. dopolnimo podpolje 997m). Če smo prejem zvezka evidentirali z ročnim vpisom v podpolje 997m in za to polje 997 že obstaja seznam stalnih rezervacij, se po izhodu iz urejevalnika izpiše opozorilo, ki nas na to opomni.

Če uporabljamo za evidentiranje prejema zvezka kontrolo dotoka, se po uspešnem ažuriranju podpolja 997m, v primeru obstoja seznama stalnih rezervacij, odpre okno urejevalnika Kroženje (gl. opis v nadaljevanju).

Postopek

1. V razredu Stalne rezervacije poiščemo in izberemo seznam stalnih rezervacij, po katerem bo zvezek krožil.
2. Izberemo metodo Objekt / Pripravi novo kroženje
   Odpre se urejevalnik Kroženje, kamor se prenesejo podatki, ki smo jih izpolnili pri določitvi seznama stalnih rezervacij (inventarna številka, oznaka seznama, opomba, seznam članov). Če smo evidentirali prejem zvezka s kontrolo dotoka, je izpolnjen tudi podatek o številki zvezka.
3. Vpišemo lahko naslednje podatke:
   • Pri Rok vrnitve vpišemo datum predvidene vrnitve, ki je obvezni podatek. Če je vrsta kroženja Kroženje z vračanjem v knjižnico, se programsko preveri ustreznost datuma glede na rok kroženja (na člana) in število članov na seznamu stalnih rezervacij. Če je rok vrnitve zgodnejši od datuma, ki se izračuna po formuli Datum začetka kroženja + Rok (na člana) X število članov, se izpiše opozorilo.
   • Pri Številka zvezka označimo ustrezni zvezek, potem ko smo s klikom na gumb Izbira zvezka odprli okno Izbira zvezkov.
   • Pri Rok (na člana) vpišemo, koliko dni je predvidenih za posameznega člana.
   • Pri Opomba lahko vpišemo poljubno opombo, ki se bo izpisala na seznamu za kroženje.
     Vrstni red seznama članov je možno spremeniti s klikom na gumb Vrstni red.
4. Shranimo podatke s klikom na gumb V redu
   Podatki o kroženju zvezka se shranijo na delovno področje.

4.16.4 Pošiljanje zvezka v kroženje

Zvezek lahko pošljemo v kroženje na dva načina, kar je odvisno od tega, kako smo evidentirali njegov prejem. Če smo ga evidentirali ročno, moramo po kreiranju kroženja uporabiti še metodo Pošlji v kroženje.

Postopek

1. V razredu Kroženje poiščemo in izberemo kroženje ustreznega zvezka in ga naložimo na delovno področje.
2. Izberemo metodo Objekt / Pošlji v kroženje
   Izpiše se vprašanje Ali želite poslati zvezek v kroženje in izpisati seznam?.
3. Če odgovorimo s klikom na gumb Da, je zvezek poslan v kroženje:
   • odpre se okno Pregled in pošiljanje izpisa, kjer lahko izpišemo seznam članov, naročenih na to serijsko publikacijo; skupaj z zvezkom kroži tudi seznam članov
   • zvezek s statusom K – v kroženju se evidentira pri prvem članu iz seznama stalnih rezervacij
   • status kroženja se samodejno spremeni v 2 – v kroženju

Sam postopek pošiljanja zvezka v kroženje je enak pri kroženju z vračanjem in kroženju brez vračanja v knjižnico. Razlika je samo pri izračunu roka vrnitve: pri kroženju z vračanjem v knjižnico se upošteva rok, ki velja za člana, pri kroženju brez vračanja v knjižnico pa rok, ki je določen za to kroženje.

4.16.5 Kroženje z vračanjem v knjižnico

Pri kroženju z vračanjem v knjižnico posamezni član vedno vrne zvezek v knjižnico, kjer lahko ob evidentiranju vračila zvezek izposodimo naslednjemu članu iz seznama stalnih rezervacij.

Postopek

1. Označimo razred Neprosto gradivo in izberemo metodo Razred / Vračanje, brisanje.
   Odpre se okno Iskanje po ključu.
2. Vpišemo identifikacijsko številko zvezka ali jo vnesemo s čitalnikom.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice pri članu, ki ima ta zvezek evidentiran. Zvezek, katerega identifikacijska številka je vnesena, je že izbran, gumb Vrni je aktiven, zato lahko vrnitev gradiva potrdimo s pritiskom na tipko <Return>.
3. Odpre se okno Dodelitev v kroženje, kjer je v seznamu stalnih rezervacij že označen naslednji član, ki bo prejel zvezek.
   Če je član, ki vrača zvezek, zadnji v seznamu, ni označen noben član.
4. Potrdimo ali spremenimo izbiro člana.
   Zvezek se evidentira (kot izposojen) za kroženje pri izbranem članu. Če nismo izbrali nobenega člana, je kroženje zaključeno in zvezek dobi status prosto.

4.16.6 Evidentiranje zaključka kroženja

Zaključek kroženja evidentiramo tako, da zvezek, ko se vrne, brišemo iz evidence gradiva pri članu. Kroženje z vračanjem v knjižnico je zaključeno, ko zvezka, ki ga je vrnil posamezni član iz seznama, ne izposodimo v nadaljnje kroženje.

Postopek

1. Označimo razred Neprosto gradivo in izberemo metodo Razred / Vračanje, brisanje.
   Odpre se okno Iskanje po ključu.
2. Vpišemo identifikacijsko številko zvezka ali jo vnesemo s čitalnikom.
   Odpre se okno Gradivo domače knjižnice pri članu, ki ima ta zvezek evidentiran. Zvezek, katerega identifikacijsko številko smo vpisali, je že izbran, gumb Vrni je aktiven, zato lahko vrnitev gradiva potrdimo s pritiskom na tipko <Return>.
   Pri kroženju z vračanjem v knjižnico se odpre okno Dodelitev v kroženje. Če želimo zaključiti kroženje, ne izberemo nobenega člana iz seznama.
3. Okno Gradivo domače knjižnice zapremo s klikom na gumb Zapri, lahko pa ga zapustimo tudi s klikom na tipko <Esc>. Status kroženja se samodejno spremeni v 0 – zaključeno.

Zaključek kroženja lahko evidentiramo še na enega izmed naslednjih načinov:

• poiščemo člana, ki ima zvezek evidentiran (npr. iz povezave Člani ) in nato v oknu Gradivo domače knjižnice evidentiramo vračilo,
• poiščemo zvezek v razredu Neprosto gradivo in nato na delovnem področju uporabimo metodo Objekt / Vračanje, brisanje.

Če imamo več ločenih seznamov članov za isto inventarno številko, moramo preveriti, ali je zvezek že krožil po vseh seznamih. Postopek je naslednji:

1. V razredu Stalne rezervacije poiščemo vse sezname za to inventarno številko.
2. Izberemo posamezni seznam in z gumbom Pokaži odpremo okno Pregledovanje – Stalne rezervacije, kjer iz povezave vidimo, da je določeni zvezek že krožil po tem seznamu.
3. Izberemo seznam, po katerem zvezek še ni krožil. Ko se naloži na delovno področje, evidentiramo začetek kroženja.
4. Če je zvezek že krožil po vseh seznamih, ga lahko vrnemo na polico.

4.16.7 Preklic kroženja

Kroženje zvezka je možno preklicati z metodo za brisanje, če je status kroženja 1 – v pripravi ali 0 – zaključeno.

Postopek

1. V razredu Kroženje izberemo metodo Išči. Poiščemo in izberemo kroženje.
2. Z metodo Objekt / Zbriši kroženje zbrišemo kroženje.

4.16.8 Seznam stalnih rezervacij in obvestila o poteku roka kroženja

Pripraviti je možno seznam stalnih rezervacij za člana, seznam serijskih publikacij s stalnimi rezervacijami in obvestila članom o poteku roka kroženja.

Seznam stalnih rezervacij pri članu

Postopek

1. V razredu Član poiščemo člana in ga shranimo na delovno področje.
2. Uporabimo metodo Objekt / Pokaži stalne rezervacije pri članu.

Seznam je možno pripraviti tudi v segmentu COBISS3/Izpisi z izpisom Stalne rezervacije pri članu.

Seznam stalnih rezervacij pri serijskih publikacijah

Postopek

1. V razredu Stalne rezervacije uporabimo metodo Pošlji.
2. Poiščemo in izberemo eno serijsko publikacijo, lahko pa tudi več ali vse.
3. V oknu Izbira definicije izpisa izberemo Stalne rezervacije pri serijskih publikacijah.

Seznam je možno pripraviti tudi v segmentu COBISS3/Izpisi z izpisom Stalne rezervacije pri serijskih publikacijah.

Obvestila članom o poteku roka kroženja

Postopek

1. V razredu Član uporabimo metodo Obvesti člana o poteku kroženja.
2. Obvestilo se pošlje po e-pošti članu, ki ima zvezek v kroženju, na službeni e-naslov.
   

4.17 Evidentiranje izgube gradiva

Postopek uporabimo, ko želimo evidentirati izgubo gradiva, ki pa bi ga radi še obdržali v evidenci člana, dokler se z njim ne dogovorimo o načinu poravnave izgube.

Kot izgubljene lahko evidentiramo samo izvode, ki so izposojeni na dom ali v čitalnico (status C ali S).

V nadaljevanju so opisani:

• evidentiranje izgube izvoda
• razdolžitev člana, če najde izvod in ga vrne v knjižnico
• brisanje izgubljenega izvoda iz evidence pri članu