COBISS - Kooperativni online bibliografski sistem in servisi

Uvod

Knjižnice so v informacijski družbi nepogrešljiva središča znanja, njihova naloga pa je tudi evidentiranje rezultatov "intelektualne produkcije". Svoje vloge pa ne morejo opravljati, če njihovo delovanje ni podprto s sodobno informacijsko in komunikacijsko tehnologijo. Tudi ne morejo uspešno delovati kot osamljeni otoki, ampak se morajo povezovati ter s tem zagotavljati pogoje dialoga in sodelovanja kot najboljših podlag za razvoj vsake od držav in mednarodne skupnosti v celoti.

Leta 1987 je takratna Skupnost jugoslovanskih nacionalnih knjižnic sprejela sistem vzajemne katalogizacije kot skupno osnovo knjižničnega informacijskega sistema in sistema znanstvenih in tehnoloških informacij Jugoslavije, vlogo nosilca razvoja organizacijskih rešitev in programske opreme pa je prevzel Institut informacijskih znanosti (IZUM) iz Maribora.

Leta 1991 je IZUM promoviral sistem COBISS (Kooperativni online bibliografski sistem in servisi) kot nadgradnjo sistema vzajemne katalogizacije. Isti akronim se je takrat začel uporabljati tudi za pripadajočo programsko opremo. Zaradi razpada Jugoslavije so se knjižnice zunaj Slovenije zatem izključile iz skupnega sistema vzajemne katalogizacije, skoraj vse pa so postopoma obnovile sodelovanje z IZUM-om in danes v svojih državah vzpostavljajo avtonomne knjižnične informacijske sisteme na platformi COBISS z vzajemno katalogizacijo v mreži COBISS.net.

COBISS.SI, COBISS.SR, COBISS.MK, COBISS.BH+COBISS.RS, COBISS.CG, COBISS.BG in COBISS.AL so oznake za avtonomne knjižnične informacijske sisteme, ki se vzpostavljajo v posameznih državah (Slovenija, Srbija, Makedonija, Bosna in Hercegovina, Črna gora, Bolgarija in Albanija). V Bosni in Hercegovini sta dva sistema, ker se je ena od dveh njenih konstitutivnih enot (Republika Srbska) leta 2013 odločila za vzpostavitev avtonomnega sistema COBISS.RS. V Albaniji se sistem COBISS.AL vzpostavlja trenutno brez sodelovanja nacionalne knjižnice.

Leta 2003 je bil podpisan Sporazum o vzpostavitvi mreže COBISS.net in prostem pretoku bibliografskih zapisov, ki se kreirajo v avtonomnih knjižničnih informacijskih sistemih Bosne in Hercegovine, Črne gore, Makedonije, Slovenije in Srbije. Leta 2006 je sporazum v imenu bolgarskih knjižnic podpisala Nacionalna knjižnica Bolgarije, določila sporazuma pa je leta 2013 s podpisom posebnih izjav posredno sprejela tudi skupina knjižnic iz Albanije. Nacionalni knjižnici Albanije in Kosova sta bili že večkrat povabljeni, da se pridružita projektu COBISS.net, a sta to doslej odklanjali. Interes večine drugih knjižnic je nesporen.

Organizacijski model sistema COBISS

COBISS predstavlja organizacijski model povezovanja knjižnic v nacionalni knjižnični informacijski sistem z vzajemno katalogizacijo, vzajemno bibliografsko-kataložno bazo podatkov COBIB in lokalnimi bazami podatkov sodelujočih knjižnic, bazo podatkov o knjižnicah COLIB, normativno bazo podatkov CONOR ter s številnimi drugimi funkcijami. Strokovne osnove in tehnološke predpostavke za delovanje sistema so:

  • standardizirana in vzajemna obdelava knjižničnega gradiva ter enotno vodenje katalogov in bibliografij,
  • ustrezna usposobljenost strokovnih delavcev za vzajemno katalogizacijo,
  • računalniška in komunikacijska povezanost knjižnic.

Nacionalni knjižnični informacijski sistem na platformi COBISS sooblikujejo nacionalni center COBISS in knjižnice kot članice sistema.

Nacionalni center COBISS (NCC) je knjižnični informacijski servis, katerega naloge so:

  • načrtovanje in usklajevanje aktivnosti v zvezi s povezovanjem knjižnic v sistem COBISS,
  • zagotavljanje računalniških zmogljivosti za delovanje sistema in centralnih servisov,
  • zagotavljanje programske opreme COBISS in uporabniške dokumentacije za vzajemno katalogizacijo, lokalno knjižnično poslovanje in druge servise,
  • upravljanje z vzajemno bazo podatkov COBIB,
  • organiziranje izobraževanja in strokovna pomoč knjižnicam in drugim uporabnikom programske opreme in servisov COBISS,
  • ugotavljanje usposobljenosti strokovnih delavcev knjižnic za sodelovanje v vzajemni katalogizaciji (v sodelovanju z nacionalno knjižnico),
  • strokovna pomoč knjižnicam pri konverziji in prenosu podatkov iz drugih sistemov,
  • organiziranje dostopa do tujih informacijskih servisov in baz podatkov na podlagi konzorcijskih pogodb.

V Sloveniji naloge nacionalnega centra COBISS opravlja IZUM, v drugih državah pa so to praviloma oddelki nacionalnih knjižnic.

Knjižnice imajo lahko v knjižničnem informacijskem sistemu na platformi COBISS enega od naslednjih statusov:

  • Status nacionalne članice ima nacionalna knjižnica, ki aktivno sodeluje v sistemu vzajemne katalogizacije in opravlja tudi posebne naloge (katalogizacija nacionalne produkcije, izobraževanje knjižničarjev, preverjanje usposobljenosti kreatorjev zapisov (katalogizatorjev), nadzor kakovosti obdelave gradiva itd.).
  • Status polnopravnih članic imajo knjižnice, ki sodelujejo v sistemu vzajemne katalogizacije in lahko prispevajo zapise v vzajemno bazo podatkov, če imajo njihovi katalogizatorji ustrezna dovoljenja/pooblastila za vzajemno katalogizacijo. Če teh pooblastil nimajo, ne morejo prispevati zapisov v vzajemno bazo podatkov, lahko pa zapise prevzemajo iz te baze in jih shranjujejo v svoje lokalne baze podatkov.

Za obravnavanje vprašanj razvoja in delovanja nacionalnih knjižničnih informacijskih sistemov na platformi COBISS se praviloma oblikujejo sveti članic COBISS, ki jih sestavljajo predstavniki različnih skupin knjižnic (nacionalna, splošne, visokošolske, specialne, šolske) po kriteriju skupno prispevanih zapisov v vzajemno bazo podatkov COBIB.

IZUM ima z nacionalnimi centri COBISS zunaj Slovenije sklenjene krovne pogodbe, na podlagi katerih jim zagotavlja:

  • know-how za organiziranje in upravljanje knjižničnega informacijskega sistema na platformi COBISS,
  • programsko opremo COBISS za avtomatizacijo knjižničnih funkcij, ki je originalni proizvod IZUM-a, in
  • računalniške zmogljivosti za delovanje sistema in centralnih servisov (po potrebi).

IZUM neposredno ne sodeluje s knjižnicami iz sodelujočih držav. Izjema so trenutno knjižnice v Albaniji, za katere naloge nacionalnega centra COBISS začasno opravlja IZUM.

Knjižnice sklenejo z nacionalnim centrom COBISS pogodbo o polnopravnem članstvu v nacionalnem knjižničnem informacijskem sistemu, s katero se obvežejo, da bodo upoštevale pravila delovanja sistema in plačevale letno članarino, če to ni urejeno drugače (v Sloveniji npr. dejavnost nacionalnega centra COBISS skoraj v celoti financira Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport). Članarina med drugim vključuje nadomestilo za uporabo programske opreme COBISS.

Tehnološka platforma sistema COBISS

COBISS3 je tretja generacija programske opreme za avtomatizacijo knjižničnega poslovanja in dostop do različnih baz podatkov, ki jo razvija in vzdržuje IZUM. Na strežniški strani se uporabljajo strežniki z operacijskim sistemom Windows ali Linux in aplikacijski strežniki platforme Java EE. Za shranjevanje podatkov se v zaledju na strežnikih z operacijskim sistemom Linux uporablja relacijska baza podatkov Oracle. Tudi na strani odjemalca se uporabljajo aplikacije na osnovi programskega jezika java, zato se lahko za delovna mesta v knjižnicah uporabljajo osebni ali prenosni računalniki z različnimi operacijskimi sistemi (večinoma Windows, nekaj pa tudi Linux in MacOS). Za nemoteno delo s programsko opremo COBISS3 so primerni novejši osebni računalniki z dostopom do interneta vsaj 256 kb/s.

Arhitekturne značilnosti programske opreme COBISS3 so:

  • grafični uporabniški vmesniki,
  • možnost vnosa podatkov in iskanja tudi v cirilici,
  • uporaba standarda UNICODE (ISO 10646),
  • prilagodljivost pri implementaciji zunaj Slovenije,
  • čim manjša odvisnost od strojne opreme in operacijskih sistemov.

Programska oprema COBISS3 podpira različne funkcije knjižnic in nacionalnih centrov COBISS z možnostjo izbire uporabniških vmesnikov v več jezikih (slovenski, srbski, bosanski, makedonski, bolgarski, albanski in angleški).

Vzajemna katalogizacija (COBISS3/Katalogizacija)

Vzajemna katalogizacija omogoča racionalno delitev dela in prihranek pri zahtevnem postopku obdelave knjižničnega gradiva in vodenju katalogov. Za vsako enoto zadošča samo ena obdelava, nakar je zapis preko vzajemne bibliografsko-kataložne baze podatkov COBIB dostopen vsem udeležencem v sistemu in v mreži COBISS.net.

Za vzajemno katalogizacijo je značilna tesna povezava lokalnih baz podatkov (katalogov) posameznih knjižnic z vzajemno bazo podatkov (vzajemnim katalogom).

Baze podatkov vsebujejo bibliografske zapise za različne vrste gradiva (monografske publikacije, serijske publikacije, integrirne vire, članke in druge sestavne dele), za potrebe vodenja osebnih bibliografij avtorjev pa tudi zapise za izvedena dela.

Za vodenje bibliografij raziskovalcev v sistemu COBISS je predpisana enotna tipologija dokumentov/del, na podlagi katere se bibliografske enote klasificirajo. Vsaki bibliografski enoti se določi tip (izvirni znanstveni članek, pregledni znanstveni članek, strokovni članek, znanstvena ali strokovna monografija, znanstveni ali strokovni prispevek na konferenci itd.) glede na definicije v predpisani tipologiji.

Vzajemna baza podatkov COBIB in vse lokalne baze podatkov sodelujočih knjižnic imajo enako strukturo bibliografskih zapisov in zbirnih podatkov o zalogi. Lokalne baze podatkov pa poleg teh vsebujejo tudi enotno strukturirane podrobne podatke o zalogi, ki so pomembni za lokalne funkcije knjižnic in prikazovanje v sistemu COBISS/OPAC.

Za izmenjavo podatkov v sistemu COBISS se uporablja format COMARC/B za bibliografske podatke in format COMARC/A za normativne podatke, ki temeljita na formatu UNIMARC, ter format COMARC/H za podatke o zalogi, ki ga je razvil IZUM. Za mednarodno izmenjavo bibliografskih podatkov se uporablja format MARC 21. Možne so konverzije zapisov iz formata COMARC v MARC 21 in obratno. Zapise je možno izvoziti v strukturi ISO 2709 (MARC 21, COMARC) ali XML (Dublin Core, MODS, MARC 21, COMARC).

V procesu vzajemne katalogizacije se podatki vnašajo v lokalne baze podatkov z istočasnim ažuriranjem vzajemne baze podatkov COBIB. Ob tem se izvaja indeksiranje z okrog 100 iskalnimi indeksi za bibliografske podatke, normativne podatke in podatke o zalogi.

Katalogizator, ki želi dodati zapis v lokalno bazo podatkov, najprej preveri, ali je bibliografski zapis že v vzajemni bazi podatkov COBIB. Če je, ga prenese v svojo lokalno bazo podatkov in doda podrobne podatke o zalogi. Če zapisa v vzajemni bazi podatkov ni, ga lahko prevzame iz mreže COBISS.net ali iz katere od tujih baz podatkov ali ga kreira v lokalni bazi podatkov, nakar se zapis programsko prenese tudi v vzajemno bazo podatkov.

Pri kreiranju zapisov za serijske publikacije se kot normativna baza podatkov uporablja mednarodna baza podatkov ISSN, iz katere se relevantni podatki prenašajo v COBIB in v lokalne baze podatkov. Možno je tudi prevzemanje bibliografskih zapisov iz WorldCata in iz kataloga Kongresne knjižnice. Za prevzemanje zapisov iz WorldCata mora imeti nacionalni center COBISS sklenjeno ustrezno pogodbo z OCLC-jem.

Možne so še retrospektivne konverzije iz strojno čitljivih zapisov, ki jih je knjižnica izdelala pred vključitvijo v COBISS, če izpolnjujejo minimalne kriterije kakovosti in kompatibilnosti s formatom COMARC. Konverzije se praviloma izvajajo samo v lokalne baze podatkov.

Kakovost, enotnost in konsistentnost lokalnih baz podatkov in vzajemne baze podatkov COBIB se zagotavljajo na različne načine: z normativno kontrolo osebnih imen avtorjev, s kontrolo podvojenih zapisov, s programskimi kontrolami za formate COMARC, z redakcijo zapisov, z globalnimi šifranti za vse standardizirane podatke (npr. države, jeziki, UDK), z lokalnimi šifranti za vse podatke, ki so enotni znotraj knjižnice (npr. lokacije, interne oznake), z avtomatskimi števci (npr. inventarne številke, številke v signaturi), s kontrolo enolične identifikacije serijskih publikacij itd., predvsem pa tudi s sistematičnim izobraževanjem kreatorjev zapisov in z integracijo dokumentacije o formatih COMARC v programsko opremo.

Vzajemna katalogizacija je zahtevno in odgovorno delo, ki ga lahko opravljajo le za to usposobljeni in specializirani knjižničarji - katalogizatorji. Njihovo delo namreč vpliva tudi na delo drugih knjižnic in katalogizatorjev v sistemu.

Katalogizatorji, ki želijo sodelovati v procesu vzajemne katalogizacije ter kreirati in redigirati bibliografske zapise za vzajemno bazo podatkov, morajo:

  • imeti najmanj visokošolsko izobrazbo s področja bibliotekarstva, pridobljeno po študijskih programih prve stopnje, oziroma raven izobrazbe, ki v skladu z zakonom ustreza izobrazbi prve stopnje;
    ali
    imeti najmanj visokošolsko izobrazbo s področja bibliotekarstva, pridobljeno po študijskih programih druge stopnje, oziroma raven izobrazbe, ki v skladu z zakonom ustreza izobrazbi druge stopnje;
    ali
    imeti najmanj visokošolsko izobrazbo z drugih področij, pridobljeno po študijskih programih druge stopnje, oziroma raven izobrazbe, ki v skladu z zakonom ustreza izobrazbi druge stopnje, in opravljen bibliotekarski izpit za bibliotekarja ali višji naziv;
    in
  • opraviti usposabljanje, obvezno za pridobitev dovoljenja A in določeno v programu izobraževanja za vzajemno katalogizacijo (NUK/IZUM);
    in
  • v testnem okolju sistema COBISS.SI samostojno kreirati najmanj 30 bibliografskih zapisov s pripadajočimi normativnimi zapisi za različne vrste monografskih publikacij;
    in
  • pozitivno opraviti preizkus znanja za dovoljenje A za vzajemno katalogizacijo.

Za katalogizatorje, ki bibliografske zapise samo prevzemajo iz vzajemne baze podatkov COBIB v svojo lokalno bazo podatkov, predhodno navedeni pogoji niso obvezni. Udeležiti se morajo le tečaja za prevzemanje zapisov in vodenje zaloge.

Tečaje, ki so vezani na uporabo formatov COMARC/B, COMARC/A in COMARC/H ter uporabo programske opreme COBISS, izvajajo nacionalni centri COBISS, če so za izvajanje posameznih tečajev pridobili potrebno dovoljenje IZUM-a. Tečaje, ki so vezani na uporabo katalogizacijskih pravil in drugih bibliotekarskih standardov, praviloma izvaja pristojna nacionalna knjižnica.

Dovoljenja za vzajemno katalogizacijo izdajajo nacionalni centri COBISS praviloma v soglasju z nacionalno knjižnico.

COBISS +

COBISS+ knjižnicam in uporabnikom knjižnic omogoča online dostop do naslednjih baz podatkov:

  • vzajemna bibliografsko-kataložna baza podatkov COBIB.SI – skupni katalog slovenskih knjižnic, ki sodelujejo v sistemu COBISS.SI,
  • lokalne baze podatkov – katalogi knjižnic v sistemu COBISS.SI,
  • druge baze podatkov v sistemu COBISS.SI – specializirane baze podatkov, ki so del sistema COBISS.SI,
  • drugi informacijski viri – tuje in domače specializirane baze podatkov.

V vzajemni bibliografski bazi podatkov COBIB.SI, lokalnih bazah podatkov knjižnic in drugih bazah podatkov lahko uporabimo enega od naslednjih načinov iskanja:

  • Osnovno iskanje – vpišemo besede ali frazo, kliknemo POIŠČI in prejmemo rezultate iskanja.
  • Izbirno iskanje – uporabimo iskalni obrazec, izberemo iskalna polja, ki jih lahko kombiniramo z logičnimi operatorji.
  • Ukazno iskanje – sami oblikujemo iskalno zahtevo v pravilni iskalni sintaksi, pri tem moramo poznati strukturo bibliografskih zapisov.

Izberemo tisti način iskanja, ki nam v danem primeru najbolj ustreza. Osnovno iskanje je namenjeno splošnemu poizvedovanju. Pri izbirnem ali ukaznem iskanju se z natančnejšim oblikovanjem iskalne zahteve lahko bolj približamo želenim rezultatom.

Zapise v bibliografsko-kataložnih bazah podatkov sistema COBISS.SI pripravljajo knjižničarji. Osnovne vrste gradiva, po katerih lahko poizvedujemo, so:

  • monografske publikacije,
  • serijske publikacije,
  • članki,
  • zvočni posnetki,
  • video posnetki,
  • filmi,
  • kartografsko gradivo,
  • notno gradivo,
  • slikovno gradivo,
  • igrače – predmeti,
  • računalniški zapisi,
  • izvedena dela.

Gradivo je lahko v tiskani ali elektronski obliki. Zapisi lahko vsebujejo tudi povezave do celotnih besedil.

COBISS+ je namenjen vsem uporabnikom, ki iščejo relevantne informacije ali gradivo, ki je na voljo v slovenskih knjižnicah, tudi v elektronski obliki.

COBISS+ je za vse uporabnike prosto dostopen.

Vsi uporabniki lahko brez kakršnih koli omejitev iščejo po skupnem katalogu slovenskih knjižnic COBIB.SI (privzeta nastavitev), lokalnih bazah podatkov in večini drugih baz podatkov. Iskanje je omejeno pri nekaterih tujih bazah podatkov, kjer je treba spoštovati licenčne dogovore s ponudniki, zato je potrebna avtorizirana prijava uporabnika.

COBISS+ omogoča iskanje in pregled bibliografskih zapisov o gradivu. Zapisi lahko vsebujejo tudi povezave do celotnih besedil ali drugih servisov (npr. elektronski viri) zunaj aplikacije COBISS+. Takšni servisi imajo lahko licenčne omejitve, vezane na pogodbeni dogovor s ponudnikom storitve in knjižnico, ki te servise ponuja uporabnikom. Za dostop do licenčnih virov je potrebna avtorizirana prijava uporabnika.

COBISS+ podpira večina spletnih brskalnikov; možna je prilagoditev videza vmesnika s spremembo nekaterih nastavitev v spletnem brskalniku.

Prijava v COBISS +

Prijava omogoča vse funkcionalnosti aplikacije COBISS+, saj lahko poleg iskanja uporabljamo tudi možnosti servisa Moje knjižnice, ki so vezane na posamezno knjižnico, in uporabniškega profila, ki omogoča številne nastavitve uporabniškega vmesnika ter druge prilagoditve.

Možni so naslednji načini prijave:

  • COBISS AAI – prijava na osnovi servisa Moje knjižnice (uporabniško ime in geslo prejmemo v knjižnici),
  • ArnesAAI – prijava, primerna za študente, učence in učitelje na institucijah, ki so vključene v Federacijo ArnesAAI,
  • Google – prijava za uporabnike, ki želijo za prijavo uporabiti podatke za prijavo v svoj račun Google+,
  • Facebook – prijava za uporabnike, ki želijo za prijavo uporabiti podatke za prijavo v svoj račun Facebook,
  • e-naslov – prijava na osnovi izbranega e-naslova uporabnika.

Brez prijave so možne le osnovne funkcionalnosti iskanja, vezane na trenutno sejo uporabnika.

Če ima knjižnica avtomatizirano izposojo gradiva s programsko opremo COBISS, zagotavlja COBISS+ informacijo o dostopnosti posameznega izvoda (ali je gradivo prosto ali izposojeno, rok vrnitve). Uporabniki lahko pogledajo zgodovino izposoj, lahko podaljšajo rok izposoje, rezervirajo gradivo, naročijo gradivo po medknjižnični izposoji, preverijo trenutno stanje dolgov in terjatev, poravnajo neporavnane terjatve prek spleta (samo v COBISS+) ter naročijo storitve elektronskega obveščanja.

Uporabnikom je na voljo tudi mCOBISS,različica COBISS+, ki je prilagojena mobilnim napravam. Aplikacija izkorišča prednosti sodobnih telefonov, ki delujejo na sistemih Android (npr. Samsung Galaxy, Sony Xperia, HTC One), iOS (iPhone, iPad in iPod Touch) in Windows. Brezplačno aplikacijo za Android najdemo v spletni trgovini Google Play, za iOS v iTunes, za Windows pa v Microsoft Store. Če mobilna naprava aplikacije ne podpira ali si je uporabnik ne želi namestiti, lahko izbere spletno različico mCOBISS-a. mCOBISS omogoča:

  • iskanje gradiva,
  • pregled izposojenega gradiva in podaljšanje roka izposoje,
  • rezervacijo gradiva, pregled in preklic rezervacij,
  • pregled zgodovine izposoj,
  • pregled dolgov in omejitev,
  • prejemanje e-obvestil,
  • iskanje/pregledovanje informacij o knjižnicah,
  • prikaz lokacije knjižnic na zemljevidu in navodil za pot do zbrane knjižnice,*
  • pregled najbolj branih knjig,
  • izdelovanje svojega seznama priljubljenih knjig,*
  • odčitavanje črtnih kod (ISBN in ISSN),*
  • hranjenje uporabniškega profila (priljubljenih knjižnic in vpisnih podatkov),*
  • posredovanje informacij o gradivu.*

(* možno samo v aplikacijah za Android ali iOS)

Lokalne aplikacije

V okviru lokalnih aplikacij je veliko pozornosti posvečeno poenotenju vnosa in prikazovanja lokalnih podatkov, ki so namenjeni končnim uporabnikom. Enotnost je v precejšnji meri zagotovljena s formatom COMARC/H za podatke o zalogi. Poleg tega pa se pred vključitvijo posamezne knjižnice v sistem nacionalni center COBISS dogovori z vsako knjižnico posebej o načinu vnosa lokalnih podatkov. Način vnosa podatkov se prilagaja čim prijaznejši prezentaciji za končne uporabnike, obenem pa se upoštevajo posebnosti organizacije dela v posamezni knjižnici.

Programski segment COBISS3/Nabava vključuje vse postopke za nabavo gradiva (monografske publikacije) in za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • izbor za naročanje gradiva (vnos in obdelava predlogov),
  • nakup gradiva, ki zajema naročanje gradiva (običajno naročilo, prednaročilo, naročilo z ogledno dobavnico, naročilo "po ključu"), preklic naročila, predplačilo in prejem naročenega gradiva ter plačilo prejetega gradiva (prejem računa in spremljanje stanja v skladih),
  • reklamiranje nedospelega gradiva, prejetega gradiva in prejetega računa,
  • naročanje, prejem in pošiljanje gradiva v zamenjavo, prejem in pošiljanje obveznih izvodov, prejem darov in evidentiranje drugih načinov pridobivanja gradiva,
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih ter nastavitev števcev,
  • pošiljanje naročil dobaviteljem po standardu EDIFACT,
  • pošiljanje seznamov obveznih izvodov v obliki XML in priprava seznamov ob prejemu.

Programski segment COBISS3/Serijske publikacije vključuje vse postopke za nabavo serijskih publikacij in za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • izbor za naročanje publikacij,
  • nakup publikacij, ki zajema naročanje publikacij (stalno in letno naročilo), odpoved naročila, predplačilo in plačilo publikacij ter spremljanje stanja v skladih,
  • kreiranje vzorcev izhajanja,
  • kontrola dotoka gradiva s pomočjo vzorcev izhajanja z možnostjo centralnega evidentiranja ali evidentiranja po oddelkih,
  • reklamiranje manjkajočih zvezkov in prejetega računa,
  • prejem in pošiljanje publikacij v zamenjavo, prejem in pošiljanje obveznih izvodov, prejem darov ter drugi načini prejema,
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih ter nastavitev števcev,

Programski segment COBISS3/Elektronski viri vključuje postopke za nabavo e-virov (e-knjig, e-serijskih publikacij in baz podatkov), ki so objavljeni na svetovnem spletu ali v računalniških omrežjih, in postopke za vodenje stanja denarnih sredstev v skladih:

  • nakup e-virov, ki zajema nakup paketov in licenc za samostojne e-vire, predplačilo in plačilo (prejem računa in spremljanje stanja v skladih),
  • povezava s portali za izposojo e-knjig, ki so povezljivi s sistemom COBISS (avtentikacija ob prijavi člana na portal z geslom za Mojo knjižnico ter prenos podatkov o nakupu licence, izposoji e-knjige in predčasnem vračilu e-knjige v sistem COBISS),
  • evidentiranje obveznega izvoda elektronskih publikacij,
  • vzdrževanje podatkov o partnerjih in skladih ter nastavitev števcev.

Programski segment COBISS3/Zaloga omogoča celovito upravljanje s podatki o zalogi:

  • prevzemanje bibliografskih zapisov iz vzajemne baze v lokalno bazo podatkov,
  • dopolnjevanje omejenega nabora bibliografskih podatkov,
  • dopolnjevanje lokalnih šifrantov,
  • kreiranje in urejanje podatkov o zalogi neposredno v segmentu COBISS3/Zaloga ali programsko iz segmentov COBISS3/Nabava in COBISS3/Serijske publikacije,
  • oblikovanje kompletov,
  • postopke za dodeljevanje inventarnih številk in kopiranje podatkov o zalogi,
  • nastavitev števcev za inventarno številko, tekočo številko v signaturi in številko za izposojo ter možnost oblikovanja kriterijev za avtomatsko izbiro števcev,
  • ločene postopke s posebnimi pooblastili za manjše spreminjanje podatkov o zalogi (statusi, stopnje dostopnosti ...),
  • izpisovanje nalepk za gradivo med urejanjem podatkov o zalogi neposredno na tiskalnik ali preko izpisnih vrst,
  • prenos podatkov o zalogi med bibliografskimi zapisi,
  • iskanje in delo s posameznimi podatki o zalogi brez bibliografskega zapisa,
  • prikaz seznama knjižnic, ki razpolagajo z določenim bibliografskim zapisom,
  • dodajanje multimedijske vsebine,
  • preverjanje in izbor izločenega knjižničnega gradiva,
  • urejanje podatkov za koordinacijo nabave.

Programski segment COBISS3/Izposoja omogoča:

  • vpis članov v knjižnici, preko spleta ali s prenosom podatkov iz referenčne baze podatkov o študentih, iskanje, sprememba podatkov ali številke izkaznice člana, izpis nalepke za člansko izkaznico, podpisovanje s podpisno tablico in elektronsko shranjevanje vpisnic (pristopnih izjav), brisanje podatkov o članu, paketno brisanje podatkov o neaktivnih članih,
  • izposojo gradiva na dom ali v čitalnico, vračanje gradiva, evidentiranje izgube gradiva, podaljšanje roka izposoje in spremembe datuma poteka,
  • rezervacije prostega in neprostega gradiva, rezervacije gradiva za uporabo v čitalnici, spremljanje in obdelavo rezervacij prostega gradiva, paketno brisanje poteklih rezervacij,
  • iskanje gradiva, vpogled v stanje gradiva (ali je gradivo prosto ali izposojeno, podatki o članu, ki si je gradivo izposodil, rok vrnitve, seznam rezervacij itd.) in vpis opombe o gradivu,
  • nastavitve parametrov izposoje (časovni parametri, koledar, cenik, omejitve izposoje, nastavitve obrazcev za zadolžnice, račune in opomine in drugi parametri),
  • ločeno vodenje evidence izposoje po oddelkih in medoddelčno izposojo gradiva (za knjižnice, ki imajo izposojo organizirano po oddelkih),
  • vodenje evidence izposoje v potujoči knjižnici (v bibliobusu),
  • elektronsko obveščanje članov o skorajšnjem poteku roka izposoje, skorajšnjem prejemu opomina, prispelem rezerviranem gradivu, neporavnanih terjatvah, poteku veljavnosti rezervacije in poteku članstva,
  • podporo stalnim rezervacijam serijskih publikacij,
  • podporo izposoji inventarja,
  • izdelavo opominov,
  • sistem finančnega poslovanja z možnostjo ročnega ali programskega evidentiranja terjatev, poravnave terjatev (gotovinske ali negotovinske), zaključitev blagajne, izpis različnih potrdil za člane itd.

Programski segment COBISS3/Medknjižnična izposoja vključuje vse postopke, ko nastopa knjižnica v vlogi naročnika gradiva iz drugih knjižnic, in postopke, ko nastopa v vlogi dobavitelja gradiva iz svoje zaloge. Knjižnicam omogoča:

  • vnos prejetih zahtevkov za MI,
  • obdelavo prejetih COBISS3/MI-naročil (naročila drugih knjižnic prispela iz segmenta COBISS3/Medknjižnična izposoja, ki se programsko shranijo v bazo zahtevkov za MI),
  • obdelavo prejetih COBISS/OPAC-naročil (naročila članov knjižnice, prispela iz COBISS+, ki se programsko shranijo v bazo zahtevkov za MI),
  • dostop do kataloga domače knjižnice in rezervacijo gradiva domače knjižnice,
  • naročanje gradiva pri dobavitelju ali v skladišču, ponovno naročanje, prenaročanje,
  • preklic naročil pri dobavitelju ali internih naročil,
  • evidentiranje prejema gradiva od dobavitelja ali gradiva domače knjižnice,
  • dobavo gradiva naročniku,
  • vračilo gradiva naročnika in vračilo gradiva dobavitelju ali v skladišče,
  • pripravo različnih obvestil za naročnike in dobavitelje,
  • elektronsko obveščanje uporabnikov o prispelem gradivu, nerealizirani dobavi in poteku roka izposoje.

Programski segment COBISS3/Izpisi omogoča pripravo različnih izpisov, ki jih je možno tiskati ali pošiljati po e-pošti. Izpisi se pripravljajo na osnovi podatkov iz vseh segmentov programske opreme COBISS3. Vrste izpisov v tem segmentu:

  • izpisi iz bibliografskih in normativnih baz podatkov (izpisi zapisov v formatu COMARC, ISBD, GARE …),
  • izpisi iz baz podatkov lokalnih aplikacij (nabava, serijske publikacije, elektronski viri, zaloga, izposoja, medknjižnična izposoja):
    • statistike (v izposoji, medknjižnični izposoji in nabavi, za zalogo …),
    • statistike na osnovi uporabniško definiranih razvrstitev, ki jih knjižnica prilagodi svojim potrebam (v izposoji in za zalogo),
    • dokumenti (naročilo v nabavi ali za medknjižnično izposojo, račun, dobavnica, različne vrste obvestil in reklamacij, zadolžnica v izposoji, pregledi za koordinacijo nabave … ),
    • interni dokumenti in seznami (inventarna knjiga, seznam odpisanega gradiva, signaturna knjiga, interno naročilo, seznam za kroženje serijskih publikacij, seznam članov z izposojenim gradivom, inventurna poročila …),
    • nalepke (za gradivo, za člansko izkaznico, z naslovi partnerjev).

Ta programski segment omogoča tudi izvoz podatkov za nadaljnjo obdelavo.

COBISS3/Upravljanje aplikacij je segment, ki knjižnicam omogoča:

  • vzdrževanje podatkov o domači knjižnici in partnerjih (povezava z bazo podatkov COLIB),
  • vpogled v podatke o uporabnikih sistema (povezava s centralnim registrom uporabnikov).

Druge aplikacije

Spletna aplikacija Bibliografije omogoča, da na podlagi bibliografskih enot avtorjev, obdelanih v sistemu COBISS, pripravimo različne različice izpisov osebnih bibliografij tako iz sistema COBISS kot tudi iz sistema SICRIS. Iz COBISS-a lahko pripravimo izpis osebne bibliografije za katerega koli avtorja ali serijsko publikacijo. Iz SICRIS-a lahko za raziskovalce in tudi za druge entitete (npr. za raziskovalne organizacije, projektne skupine itd.) pripravimo osebno ali skupinsko bibliografijo, vrednoteno bibliografijo po metodologiji ARRS, izpise za potrebe izvolitev v nazive na univerzah in izpise citiranosti. Z izbiro vhodnih parametrov je možno oblikovanje različnih izpisov.

Najbolj brane knjige je spletna aplikacija, ki omogoča izdelavo seznamov najpogosteje izposojenega gradiva v določenem obdobju (na osnovi podatkov o izposoji v tistih knjižnicah, ki imajo avtomatizirano izposojo).

Knjižnično nadomestilo je spletna aplikacija, ki omogoča izdelavo seznamov – statistik izposoj knjižničnega gradiva po avtorjih, ki so kandidati za denarno knjižnično nadomestilo na podlagi števila izposoj njihovih del v knjižnicah (v skladu s kriteriji, ki jih določi pristojni državni organ). V sistemu COBISS.SI velja Pravilnik o izvajanju knjižničnega nadomestila, ki ga je sprejelo Ministrstvo za kulturo (seznami se izdelajo na osnovi: bibliografskih zapisov iz baze podatkov COBIB.SI, normativnih zapisov za imena avtorjev iz baze podatkov CONOR.SI in arhivskih podatkov o izposojah v splošnih knjižnicah v določenem obdobju).

Strežnik Z39.50, strežnik SRW/SRU omogoča uporabnikom dostop do bibliografskih baz podatkov v sistemu COBISS na podlagi posebne pogodbe, sklenjene z nacionalnim centrom COBISS (za dostop do vzajemne baze podatkov COBIB) ali s posamezno knjižnico (za dostop do njene lokalne baze podatkov).

Strežnik LDAP omogoča knjižnicam avtentikacijo uporabnikov knjižnice pri uporabi njenih informacijskih storitev.

Strežnik SIP2 omogoča priključitev pomožnih naprav za izposojo gradiva, kot so knjigomati, telefonski odzivniki in druge naprave, ki podpirajo protokol SIP2.

Varstvo pravic sodelujočih institucij

Pravice sodelujočih institucij se urejajo z mednarodnimi konvencijami, z direktivami in uredbami Evropske unije, z zakonom o avtorski in sorodnih pravicah (copyright), zakonom o industrijski lastnini, zakonom o varstvu konkurence ter z medsebojnimi pogodbami.

Skladno s tem ima nacionalni center COBISS avtorsko pravico do vzajemne baze podatkov COBIB v celoti kot zbirke podatkov, obenem pa si ne lasti avtorskih pravic do katerega koli posameznega zapisa v tej bazi podatkov. Dejstvo, da je posamezni zapis izdelal določeni udeleženec sistema vzajemne katalogizacije, je trajno evidentirano v vzajemni bazi podatkov COBIB.

Udeleženci oziroma uporabniki posameznega sistema COBISS ne smejo brez predhodnega soglasja nacionalnega centra COBISS prenašati strojno čitljivih zapisov iz sistema COBISS v druge baze podatkov in sisteme za avtomatizacijo lokalnih funkcij knjižnic ali jih uporabljati za namene prodaje. Z zapisi, ki so jih kreirali sami, razpolagajo brez omejitev samo za namene, ki ne ogrožajo integritete in koncepcije razvoja posameznega sistema COBISS. Zapisi, prevzeti iz COBIB-a in preneseni v druge baze podatkov in sisteme, morajo imeti poleg oznake kreatorja tudi oznako COBISS, kar pomeni, da izvirajo iz vzajemne baze podatkov COBIB.

Pri uporabi drugih baz podatkov, katerih ponudbo organizira nacionalni center COBISS na osnovi posebnih pogodb z njihovimi proizvajalci, veljajo omejitve, ki izhajajo iz navedenih pogodb.

Imetnik avtorske pravice do programske opreme in priročnikov COBISS je IZUM. COBISS, COMARC, COBIB, COLIB in CONOR so zaščitene znamke IZUM-a.

Vsak nacionalni center COBISS mora skrbeti tudi za zaščito informacijske zasebnosti posameznikov v sistemu COBISS, tako da preprečuje nezakonito in neupravičeno uporabo osebnih podatkov.

Pomoč uporabnikom

IZUM zagotavlja uporabnikom programske opreme COBISS v Sloveniji in nacionalnim centrom COBISS v mreži COBISS.net pomoč po telefonu od ponedeljka do petka od 7.30 do 20.00 in ob sobotah od 7.30 do 13.00 na telefonski številki +386 (0)2 25 20 333.

Za pomoč po elektronski pošti je na voljo naslov podpora@izum.si.

Knjižnicam zunaj Slovenije strokovno pomoč zagotavljajo njihovi nacionalni centri COBISS.

Januar 2016