COBISS Lib/Serijske publikacijeCOBISS Lib/Serijske publikacije - Priročnik za uporabnike ; O izdajatelju in izdaji
V navodilih za delo v segmentu Serijske publikacije so opisani:
in vsi postopki za pridobivanje serijskih publikacij:
ter:
Izpisi se samodejno pripravljajo ob izvajanju nabavnih postopkov (npr. ob izstavitvi in pošiljanju naročila dobavitelju se pripravi izpis naročilo). Izpise, kot so poročila o porabi sredstev za nakup gradiva in statistične preglednice pripravljamo v segmentu Izpisi.
Opozorilo
Za dostop do segmenta Serijske publikacije potrebujemo pooblastilo S – dostop do segmenta Serijske publikacije ter pregled in izpis podatkov.
Za izvajanje osnovnih nabavnih postopkov potrebujemo pooblastilo S_BASIC – izvedba vseh postopkov v segmentu, razen vzdrževanja podatkov o skladih.
Nekateri postopki so skupni za vse nabavne segmente, npr. vnos skladov za nakup gradiva, nastavitev števcev, vnos predloge postavke itd. Za izvajanje teh postopkov potrebujemo pooblastilo ACQ_S_E_CMN – izvedba skupnih postopkov v segmentih Nabava, Serijske publikacije in Elektronski viri.
Preverimo in dopolnimo podatke o domači knjižnici:
Pri nabavi gradiva poslujemo s partnerji kot so dobavitelji in financerji. Nakazila, porabo in stanje denarnih sredstev vodimo v skladih. Sklade moramo odpreti pred začetkom evidentiranja sprememb pri denarnih sredstvih. Za dokumente, ki jih prejemamo, in dokumente, ki jih izstavljamo, moramo nastaviti števce. Pri oblikovanju postavk različnih nabavnih dokumentov si lahko pomagamo s predlogami postavk.
V nadaljevanju so opisani:
V bazi podatkov o partnerjih so vpisani tudi podatki o partnerjih, ki se pojavljajo v vlogi dobaviteljev serijskih publikacij. To so vsi tisti partnerji, od katerih kupujemo serijske publikacije, pa tudi tisti, od katerih pridobivamo serijske publikacije na druge načine. V postopku nabave serijskih publikacij se partnerji pojavljajo tudi v vlogi financerjev.
Partnerje moramo vpisati v bazo podatkov o partnerjih. Vsakemu partnerju določimo eno ali več vlog in vpišemo podrobnejše podatke o vlogah.
Podatke o dobaviteljih serijskih publikacij lahko vpišemo v lokalni šifrant dobaviteljev.
V nadaljevanju je opisano:
Opozorilo
Za vzdrževanje podatkov o skladih potrebujemo pooblastilo ACQ_S_E_FIN – vzdrževanje podatkov o skladih.
V skladu vodimo nakazila, porabo in stanje namensko zbranih denarnih sredstev za financiranje nakupa gradiva. Za vsak sklad določimo financerja. Enemu financerju lahko pripada več skladov.
Podatki o skladih so za segmente Nabava, Serijske publikacije in Elektronski viri vodeni na enem mestu. Ločujemo jih po oznaki in namenu, ki ju sami določimo pri vsakem novoodprtem skladu.
Skladi so običajno odprti za obdobje enega leta. Na koncu leta sklade praviloma zapremo in za naslednje leto odpremo nove. Lahko pa imamo sklade odprte za daljše obdobje; v tem primeru moramo na začetku vsakega leta nastaviti začetne vrednosti zneskov v skladu.
Stanje denarnih sredstev v skladih občasno preverjamo in usklajujemo z računovodsko evidenco. Če ugotovimo razlike, lahko stanje v skladu korigiramo.
Za vodenje posrednih stroškov nabave, npr. poštnine, manipulativnih stroškov idr. je samodejno pripravljen poseben sklad z oznako PSN (posredni stroški nabave).
Samodejno je pripravljen še poseben sklad z oznako NS (nerazporejena sredstva). V tem skladu se vodijo zneski, rezervirani v naročilih, ter zneski za plačila avansov in računov v primerih, ko pri naročanju, predplačilu in plačilu gradiva ne določimo nobenega sklada.
Za vsako spremembo denarnih sredstev v skladu se v vsebinskem sklopu Vknjižba pripravi nova vknjižba. Pri vknjižbi se zabeležijo podatki: zaporedna številka, vrsta vknjižbe, dobavitelj, financer in sklad, na katerega se vknjižba nanaša, znesek, odbitni znesek vstopnega DDV, številke dokumentov, ki povzročijo nastanek vknjižbe (npr. številka naročila, računa itd.), številke in datumi dobaviteljevih dokumentov, opomba, podatek o referentu, ki je vknjižbo vnesel, ter datum in čas nastanka vknjižbe. Pri vsaki vknjižbi je tudi označeno, ali je nastala v postopku nabave monografskih ali serijskih publikacij ali e-virov.
Opozorilo
Pri izstavitvi naročil za serijske publikacije se denarna sredstva ne rezervirajo! Pri Znesek v naročilih je prikazan samo znesek denarnih sredstev, ki je v naročilih rezerviran za monografske publikacije!
Sklade odpremo ob pričeku dela v nabavnih segmentih in praviloma na začetku vsakega leta.
Postopek
.
, vnesemo besedilo in ga shranimo.Primer
Financerju Mestna občina Ljubljana smo določili oznako MOL. Skladu smo določili delno oznako BIBL24 in namen: nakup gradiva za bibliobus za leto 2024. Oznaka sklada je: MOL-BIBL24.
Napotki za določitev delne oznake sklada
Več o:
Ko iz računovodstva sporočijo, da smo dobili od financerja denarna sredstva za nakup gradiva, vpišemo v sklad nakazilo financerja. Pogoj je, da je sklad označen kot odprt.
Postopek
Pri Prejeti znesek se znesek nakazanih denarnih sredstev prišteje k že prejetemu znesku.
Več o:
Včasih je treba neki znesek denarnih sredstev prenesti iz enega sklada v drugega. Pogoj za sklad, v katerem prenašamo sredstva je, da je označen kot odprt.
Postopek
Pri skladu, v katerega smo prenesli sredstva, se znesek denarnih sredstev prišteje k znesku pri Prenos iz drugih skladov. Pri skladu, iz katerega smo prenesli sredstva, se ta znesek prišteje k znesku pri Prenos v druge sklade.
Več o:
Občasno preverjamo in uskladimo stanje denarnih sredstev v skladih s stanjem denarnih sredstev v računovodstvu.
Če ugotovimo razliko z računovodsko evidenco, lahko uskladimo:
Postopek
Primer
V skladu znaša znesek za plačila 34.036,70 EUR. Po usklajevanju z računovodstvom je treba zaradi npr. zaokroževanja spremeniti znesek za plačila na 34.039,89 EUR.
V oknu za uskladitev zneskov izberemo Znesek za plačila in vpišemo znesek 3,19.
K znesku za plačila se prišteje 3,19 EUR, kar znaša 34.039,89 EUR.
Več o:
Ob koncu leta sklade praviloma zapremo in za naslednje leto odpremo nove. Razpoložljivi znesek v zaprtem skladu lahko prenesemo v nov sklad ali ga pustimo v zaprtem skladu. V postopkih nabave lahko uporabljamo zaprti sklad tako dolgo, dokler ne porabimo razpoložljivega zneska.
Postopek
.Sklad lahko brišemo, dokler v njem ne zabeležimo spremembe denarnih sredstev, npr. nakazilo financerja, rezervacija denarnih sredstev za naročilo ipd.
Postopek
Opozorilo
Skladov PSN za posredne stroške nabave in NS za nerazporejena sredstva ne moremo zbrisati.
Za listine, ki jih v nabavnih postopkih prejemamo, in listine, ki jih izstavljamo, moramo nastaviti števce listin.
V nadaljevanju so opisani:
V vsebinskem sklopu Števci listin so shranjeni števci za naslednje listine:
Za listine Račun in Račun za posredne stroške nabave je števec skupen.
Za listine Račun in Račun za posredne stroške nabave je v segmentih Nabava in Serijske publikacije števec skupen ali ločen – odvisno od nastavitve parametra v inicializacijski datoteki knjižnice.
Za listine Reklamacija za račun je števec skupen v obeh segmentih.
Ob pričetku dela v nabavnih segmentih so vrednosti na vseh števcih enake nič, zato je treba vpisati začetne vrednosti.
.Pri vseh naslednjih vpogledih v števce listin se izpišejo zadnje zasedene vrednosti.
Opozorilo
Na začetku koledarskega leta vrednosti na števcih listin nastavimo na začetne vrednosti tako, da posodobimo dvomestno številko za leto, tekočo številko listine pa nastavimo na nič (npr. 24-0000).
Pri brisanju nabavnih listin se lahko v bazi podatkov pojavijo nezasedene številke. Zapolnimo jih tako, da vrednost na števcu nastavimo na zadnjo zasedeno številko pred prvo nezasedeno. Pri tem izpisnega formata nn-nnnn ne smemo spremeniti!
Primer zapolnitve nezasedenih številk števca za Naročilo
Zadnje naročilo je oštevilčeno s številko 24-00728. V bazi podatkov imamo nekaj nezasedenih številk, najnižja med njimi je 24-00699. Če želimo nezasedene številke zapolniti, pri Naročilo vpišemo številko 24-00698.
Pri oblikovanju postavk v nabavni listini, npr. postavke naročila, lahko uporabljamo vnaprej pripravljene predloge postavk. Z uporabo predloge postavke se v postavko v nabavni listini prenesejo podatki o porazdelitvi izvodov in skladov.
V nadaljevanju so opisani:
. Odpre se urejevalnik Predloga postavke.Katero koli postavko nabavne listine, npr. postavko naročila, računa ipd., lahko shranimo kot predlogo postavke.
Če nam vrstni red predlog postavk v nabavnih listinah ne ustreza, ga lahko spremenimo. Vsak uporabnik si lahko nastavi svoj vrstni red predlog.
Gradivo predstavlja izsek bibliografskega zapisa iz lokalne baze podatkov, kjer so shranjeni vsi bibliografski podatki. Če obstaja zapis v lokalni bazi podatkov, je gradivo že samodejno pripravljeno v vsebinskem sklopu Gradivo. Pri atributu COBISS.SI-ID je vpisan COBISS.SI-ID zapisa v lokalni bazi podatkov.
V nabavnem postopku je določitev gradiva odvisna od tega, ali v lokalni bazi podatkov obstaja zapis za to gradivo ali ne.
V prvem primeru podatkov o gradivu ni treba posebej vnašati.
V drugem primeru lahko v nabavnem postopku prevzamemo zapis iz COBIB-a in uredimo lokalne podatke, lahko pa podatke o gradivu vnesemo sami.
Če smo podatke o gradivu vnesli sami, lahko kadar koli med izvajanjem ali po končanem nabavnem postopku, prenesemo (povežemo) nabavne postavke z zapisom, ko je le-ta pripravljen v lokalni bazi. Nabavne postavke in podatke o zalogi povežemo z drugim gradivom tudi, kadar so postavke in podatki vezani na napačen bibliografski zapis.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine:
Pri dodajanju postavke v nabavno listino lahko zapis, če še ne obstaja v lokalni bazi podatkov, prevzamemo iz COBIB-a.
Postopek
Več o:
Postopke pridobivanja gradiva lahko izvajamo tudi za gradivo, za katero v lokalni bazi podatkov še ni zapisa in zapisa v začetku nabavnega postopka še ne bomo prevzeli iz COBIB-a. V tem primeru bibliografske podatke o gradivu vnesemo sami ali jih prenesemo (kopiramo) iz COBIB-a.
Postopek
.. Vnesemo opombo in jo shranimo.Nasvet
Gradivo, pri katerem smo bibliografske podatke vnesli sami, iščemo v vsebinskem sklopu Gradivo s postopkom Išči gradivo brez bibliografskega zapisa. Gradivo najlažje najdemo, če ga iščemo v iskalnem polju Ključne besede. V tem primeru se namreč iskanje izvede po naslovu, avtorju, zbirki, založniku, kraju založbe in ISBN.
Več o:
Postopek
Po izbiri zapisa se med podatke o gradivu prenesejo podatki: naslov, avtor, jezik, izdaja, leto izida, kraj založbe, založnik, bibliografski nivo, fizični opis, dodatni fizični opis, zbirka, ISBN, ISSN, ISMN, založniška številka (za zvočne posnetke in muzikalije), država izida. V opombo se vpiše COBISS.SI-ID zapisa v vzajemni bazi podatkov.
Opozorilo
Pri prenosu bibliografskih podatkov iz COBIB-a v lokalno bazo se zapis ne prevzame!
Če smo podatke o gradivu vnesli sami, lahko kadar koli med izvajanjem ali po končanem nabavnem postopku, prenesemo (povežemo) nabavne postavke z zapisom, ko je le-ta pripravljen v lokalni bazi.
Nabavne postavke in podatke o zalogi povežemo z drugim gradivom tudi, kadar so postavke in podatki vezani na napačen bibliografski zapis.
Več o:
Zbrišemo lahko le gradivo, ki ni povezano z bibliografskim zapisom iz lokalne baze podatkov in z nabavnimi postavkami.
Postopek
Pred samim naročilom lahko pripravimo posamezne postavke naročila. Zbrane postavke naročila predstavljajo osnovo za izbor in odločanje pri naročanju posameznih serijskih publikacij. Naročilo lahko pripravimo kot letno naročilo, ki ga je treba obnavljati, kot stalno naročilo ali naročilo knjižne zbirke. Za prehod v naslednje obdobje ali letnik pripravimo pri letnem naročilu novo naročilo in ga pošljemo dobavitelju, pri stalnem naročilu pa pripravimo le nova polja 997. Naročilo za posamezno serijsko publikacijo lahko pri dobavitelju odpovemo. Naročilo za posamezni naslov serijske publikacije zaključimo, ko ne pričakujemo več dotoka zvezkov. Po poslanem naročilu lahko na zahtevo plačamo dobavitelju predplačilo ali t. i. avans. Publikacije plačamo na osnovi prejetega računa.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine:
Ideje o tem, katero gradivo naj bi nabavili, lahko dobimo iz različnih virov: iz katalogov, založniških programov, na knjižnih sejmih ipd. Osnova za nakup gradiva so lahko tudi predlogi članov. Predlagatelj za nakup gradiva je lahko le član knjižnice in mora biti vpisan med člane v segmentu Izposoja.
Predlog za nakup gradiva sestavljajo bibliografski podatki o gradivu in podatki o dobavitelju, izvodih, prioriteti, ceni in predlagatelju, ki so zbrani v postavki naročila. Predlog evidentiramo, tako da določimo gradivo in pri gradivu vnesemo postavko naročila.
Zbrane postavke naročila predstavljajo osnovo za izbor in odločanje pri naročanju posameznih serijskih publikacij. Nato pripravimo naročilo dobavitelju.
Opozorilo
Za vnos podatkov o predlogih potrebujemo pooblastilo S_RM – vnos podatkov o predlogih.
V nadaljevanju sta opisana:
Pri predlogu za nakup gradiva lahko določimo dobavitelja, izvode, prioriteto, sklade, ceno in predlagatelja. Podatke o predlogu vnašamo v urejevalniku Postavka naročila.
Postopek
..Postavka naročila ima številko 0, dokler je ne uvrstimo v naročilo.
Status po vnosu predloga
Postavke za izvode, ki jih nameravamo naročiti, dodamo v naročilo za dobavitelja.
Predlog (tj. postavko naročila) lahko zbrišemo iz baze podatkov. Pogoj je, da ima predlog status evidentirano.
Postopek
.Serijske publikacije lahko pri dobavitelju naročimo z različnimi vrstami naročil, kot so letno naročilo, stalno naročilo ali naročilo knjižne zbirke. V naročilu je lahko naslov serijske publikacije ali več naslovov. Pripravljeno naročilo izstavimo in pošljemo dobavitelju. Podatki o naročenem gradivu se vpišejo med podatke o zalogi.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Pri pripravi naročila najprej vnesemo splošne podatke o naročilu, nato pa še podatke o posameznih postavkah naročila. Vrsto naročila, ki je lahko letno naročilo, stalno naročilo ali naročilo knjižne zbirke, določimo pri vsaki postavki.
Pogoj za določitev dobavitelja v naročilu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Dobavitelj (SP).
Postopek
. Odpre se urejevalnik Naročilo.Naročilu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Naročila se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca naročil.
Status po pripravi naročila
Pri pripravi naročila lahko uporabimo naslednje dodatne možnosti:
Po končani pripravi izstavimo naročilo in ga pošljemo dobavitelju.
Več o:
Postopek
se odpre iskalnik Iskanje – Partner.. Vnesemo opombo in jo shranimo.. Vnesemo opombo in jo shranimo.Nasveti
Pri naročilu najprej določimo dobavitelja, saj se nekateri podatki prenesejo v naročilo in postavke le, če je dobavitelj določen.
Če poznamo oznako dobavitelja, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono 
in določimo dobavitelja.
Postavko naročila vnesemo v postopku priprave naročila, lahko pa tudi pred pripravo naročila v vlogi predloga za nakup gradiva.
Postopek
. Odpre se iskalnik Iskanje – Bibliografski zapis.. Odpre se urejevalnik Postavka naročila., vnesemo ISSN in ga shranimo.. Vnesemo besedilo in ga shranimo.. Vnesemo besedilo in ga shranimo..Nasvet
Ko v knjižnici začnemo vnašati naročila v segmentu Serijske publikacije, lahko za določenega dobavitelja oblikujemo postavke tudi na osnovi podatkov o naročenih publikacijah, zapisanih v poljih 997. Pri naročilu kliknemo gumb Dodaj postavke na osnovi polj 997. Odpre se iskalnik, kjer poiščemo in izberemo polja 997, na osnovi katerih želimo dodati postavke naročila. Tako pripravljena postavka naročila vsebuje podatke o serijski publikaciji in številu naročenih izvodov za posamezne oddelke knjižnice.
Podatke o izvodih, skladih in odstotkih financiranja vpisujemo v tabeli izvodov. Podatke lahko vpišemo sami ali pa uporabimo pripravljeno predlogo (ali več predlog) postavke.
Postopek
V tabeli izvodov se številka in status izvoda določata programsko.
Nasvet
Postavko naročila najhitreje oblikujemo, če uporabimo vnaprej pripravljeno predlogo postavke. V tem primeru v urejevalniku postavke kliknemo gumb Predloga postavke in izberemo predlogo (izberemo lahko tudi več predlog hkrati).
Opozorila
Sklade in odstotke financiranja določamo le ob nakupu gradiva.
Ko domača knjižnica opravlja storitve za izbrano fakulteto, mora pri naročilih zmeraj določiti sklad, pri katerem je ta fakulteta vpisana kot financer, če želi, da se v nabavnih listinah izpiše naslov te fakultete v naslovu prejemnika računa.
Vnesemo lahko enega predlagatelja ali več in način obveščanja o prispelem gradivu.
Postopek
. Odpre se okno Predlagatelj..Datum pošiljanja obvestila se programsko zabeleži ob izstavitvi in pošiljanju obvestila o prispelem gradivu.
Določene postavke, ki so vpisane v enem naročilu, so lahko med seboj povezane. To pomeni, da z naročilom ene publikacije prejemamo v knjižnici tudi druge publikacije, ne da bi jih bilo treba posebej naročiti. Te publikacije lahko zaradi preglednejše evidence prav tako vpišemo kot postavke naročila. Za posamezno postavko pa lahko določimo, ali naj se izpiše na naročilu ali ne.
Postopek
. Odpre se okno Predlagatelj..
prenesemo v seznam Izbrano. Z gumbom 
lahko prenesmemo vse postavke. 1.Kliknemo gumb V redu.V nadaljevanju so opisani:
V urejevalniku postavke kliknemo zavihek Cena in vnesemo:
Izračuna se znesek postavke:
Znesek v nabavni listini se izračuna kot seštevek zneskov po postavkah:
V urejevalnikih Naročilo in Račun ter urejevalnikih njihovih postavk je prikazan tudi znesek plačanega avansa (v domači ali tuji valuti).
V urejevalniku Račun lahko vnesemo še znesek dosedanjih preplačil (v domači ali tuji valuti), ki ga želimo pri plačilu računa izkoristiti. Na tej osnovi se izračunata:
Znesek, ki na računu ostane v dobro, se prišteje k znesku dosedanjih preplačil pri dobavitelju.
V strukturi DDV so za vsako od davčnih stopenj prikazani podatki:
V urejevalniku nabavne listine lahko preračunamo cene iz tuje valute v domačo:
Postavko naročila s statusom evidentirano lahko dodamo v že pripravljeno ali novo naročilo. Postavko naročila s statusom pripravljeno naročilo lahko prenesemo iz pripravljenega naročila v drugo že pripravljeno ali novo naročilo.
Postopek
Postopek priprave naročila lahko sprožimo pri gradivu. Pripravi se postavka naročila, ki jo dodamo v že pripravljeno ali novo naročilo.
Postopek
Postavko naročila lahko pripravimo na osnovi že vpisanega polja 997.
Pogoj je, da ima naročilo status evidentirano in da za polje 997 še ne obstaja postavka naročila.
Postopek
Za vsa evidentirana naročila, ki jih še nismo izstavili in poslali dobaviteljem, lahko pogledamo njihov znesek, razdeljen po skladih.
Postopek
Naročilo in postavke naročila lahko brišemo, dokler naročila nismo izstavili in poslali dobavitelju. Pogoj je, da ima naročilo status evidentirano. Preden ga lahko zbrišemo, moramo zbrisati vse njegove postavke.
Postopek
. Odpre se urejevalnik Naročilo.
. Postavka se zbriše iz naročila.Status po brisanju naročila
Opozorilo
Pri brisanju postavke iz naročila se postavka ne zbriše iz baze podatkov. Če je treba, jo zbrišemo sami.
V inicializacijski datoteki knjižnice je možno nastaviti parameter, ki omogoča, da se pri brisanju postavke iz naročila postavka zbriše tudi iz baze podatkov.
Pri izstavitvi naročila se najprej kot datum izstavitve programsko zabeleži tekoči datum. Nato glede na izbrani način pošiljanja naročilo izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti.
Če je publikacija naročena v več izvodih in želimo, da nam dobavitelj pošilja posamezne izvode na naslove oddelkov, lahko pri pošiljanju naročila s postopkoma Pošlji ali Natisni izberemo obliko izpisa. Izberemo lahko:
Pri izstavitvi in pošiljanju je privzeta oblika izpisa Naročilo za SP po postavkah. Naslove oddelkov moramo vpisati med podatke o domači knjižnici.
Pri izstavitvi naročila nastane za vsako postavko (tj. naslov serijske publikacije) toliko polj 997, kot je število izvodov pri postavki. Nastane tudi polje 998, če ga doslej še ni bilo.
Za postavko naročila in pripadajoča polja 997 se pripravi vzorec izhajanja.
Pogoj za izstavitev naročila je, da ima naročilo določenega dobavitelja in naslov pošiljanja ter vpisane postavke.
Postopek
Za vsak naročeni izvod se pripravi novo polje 997 z naslednjimi podatki:
Pripravi se tudi polje 998 z naslednjimi podatki:
Če je polje 998 že obstajalo, je treba podatke spremeniti ročno.
Status po izstavitvi in pošiljanju naročila
Ob prejemu prvega zvezka naročene serijske publikacije nadaljujemo postopek z inventarizacijo letnika, urejanjem vzorca izhajanja in beleženjem prejema prvega zvezka.
Nasveti
Izstavimo lahko vsa pripravljena naročila hkrati. V vsebinskem sklopu Naročilo izberemo postopek Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo naročila, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Če se za posamezni izvod serijske publikacije naslov oddelka, v katerem bo izvod postavljen, razlikuje od naslova oddelka, v katerem želimo izvod prejeti, se lahko v izpisu naročila namesto prvega oddelka izpiše oddelek, ki je prejemnik izvoda. Ta način izpisa omogoča poseben parameter v inicializacijski datoteki. Oznako oddelka prejemnika izvoda moramo vnesti v podpolje 997n – Opomba v obliki *<oznaka_oddelka_prejemnika>. Če je v polju 997 več opomb (več podpolj 997n), moramo oznako oddelka prejemnika vnesti v zadnje podpolje 997n. Pri stalnem naročilu, kjer je lahko pri izvodu več polj 997, moramo oznako oddelka, ki je prejemnik izvoda, vnesti v opombo v zadnje polje 997.
Opozorilo
Če je v naročilu serijska publikacija, pri kateri je v podpolju 998c v elementu 7 ročno vpisano število izvodov različno od 0, naročila ni mogoče izstaviti. Če želimo naročiti to serijsko publikacijo, moramo najprej vpisati število 0 v podpolje 998c v element 7.
Ko od dobavitelja prejmemo prilogo, npr. dodatek, posebno številko, indeks, suplement ipd., ki jo v podatkih o zalogi obravnavamo ločeno, lahko za dodatno polje 997 dodamo v izstavljeno naročilo novo postavko naročila.
Pogoje je, da ima naročilo status izstavljeno in da ima seznam nenaročenih publikacij status zaključen vnos.
V naročilo ali seznam nenaročenih publikacij se doda postavka, pri kateri je porazdelitev izvodov enaka kot pri osnovni postavki. Cena se pri dodani postavki ne kopira iz osnovne postavke.
Postopek nadaljujemo z inventarizacijo letnika, urejanjem vzorca izhajanja in beleženjem prejema prvega zvezka.
Postavko naročila lahko povežemo s poljem 997. Postopek pride v poštev, kadar imamo pri serijski publikaciji v bazi podatkov že vpisano polje 997, naknadno pa želimo pripraviti še naročilo za to publikacijo.
Pri pripravi naročila moramo v postavki naročila onemogočiti kreiranje polja 997, tako da zbrišemo oznako v potrditvenem polju Kreiraj polje 997. Pri izstavitvi naročila se za publikacijo polja 997 ne kreirajo.
Pogoj je, da ima postavka naročila status naročeno.
Postopek
Naročilo za knjižno zbirko pripravimo v segmentu Serijske publikacije, posamezne enote knjižne zbirke pa naročamo, prejemamo in plačujemo v segmentu Nabava.
Pri pripravi naročila za knjižno zbirko je treba pri postavki naročila izbrati vrsto naročilo knjižne zbirke. Sicer se postopek naročanja knjižne zbirke ne razlikuje od priprave stalnih in letnih naročil serijskih publikacij.
Ker se pri pripravi naročila za posamezno enoto knjižne zbirke v segmentu Nabava določi povezava z naročilom knjižne zbirke, je pri postavki naročila za knjižno zbirko v segmentu Serijske publikacije zagotovljen pregled nad naročanjem, prejemanjem in plačilom posameznih enot, ki se odvija v segmentu Nabava.
Če dobavitelj podaljša veljavnost naročila za določeno serijsko publikacijo, pri postavki naročila spremenimo datum, do katerega velja naročilo.
Postopek
.Pri serijskih publikacijah, za katere vsako leto obnavljamo naročilo, moramo pred iztekom obdobja veljavnosti naročila pripraviti novo naročilo za naslednje obdobje. Pri izstavitvi naročila se pripravijo tudi polja 997.
Pri serijskih publikacijah, za katere ni treba vsako leto obnavljati naročila, ampak so stalno naročene, moramo sami pripraviti polja 997 za naslednji letnik:
V nadaljevanju sta opisana:
Pri serijskih publikacijah, za katere vsako leto obnavljamo naročilo (letno naročilo), moramo pred iztekom obdobja veljavnosti naročila pripraviti novo naročilo za naslednje obdobje. Pri izstavitvi naročila se pripravijo tudi polja 997.
Postopek
Status po obnovitvi naročila
Naročilo izstavimo in pošljemo dobavitelju. Pri izstavitvi naročila se pripravijo polja 997 in vzorec izhajanja za naslednje obdobje.
Ko prejmemo vse zvezke in poravnamo vse obveznosti za prejšnje obdobje, zaključimo postavko naročila (obenem se arhivira vzorec izhajanja iz prejšnjega obdobja). Ob prejemu prvega zvezka novega letnika inventariziramo letnik, uredimo vzorec izhajanja in zabeležimo prejem zvezka.
Nasvet
Obnovimo lahko posamezno postavko ali več postavk naročila hkrati.
Pri serijskih publikacijah, ki so stalno naročene, ne obnavljamo naročila vsako leto, ampak samo pripravimo polja 997 za naslednji letnik:
Tudi pri serijskih publikacijah, za katere obnavljamo naročilo, pripravimo polja 997 za naslednji letnik, če v enem obdobju veljavnosti naročila (običajno v enem letu) izide več letnikov.
Vzorec izhajanja za prejšnji letnik arhiviramo, ko prejmemo vse pričakovane zvezke in ko že pripravimo polja 997 za naslednji letnik.
Postopek
Iz polj 997 zadnjega letnika se prenesejo podatki v polja 997 za naslednji letnik.
Za nova polja 997 se na osnovi prejšnjega vzorca pripravi nov vzorec izhajanja. Letnica, številčenje letnika in predvideni datumi prejemov zvezkov se posodobijo. Posodobi se tudi letnica v postavki naročila (nastavi za naslednje leto).
Status po pripravi polj 997 za naslednji letnik
Ob prejemu prvega zvezka novega letnika inventariziramo letnik, uredimo vzorec izhajanja in zabeležimo prejem zvezka.
Vzorec izhajanja za prejšnji letnik arhiviramo.
Če za vsako leto odpiramo nove sklade, pri postavki naročila zamenjamo sklade (z novimi). To storimo pred vpisom računa za nov letnik.
Opozorilo
Če v letu izideta dva letnika, je treba v poljih 997 in pri postavki naročila popraviti letnico, ki se pri pripravi polj 997 za naslednji letnik programsko nastavi že za naslednje leto.
Polja 997, ki smo jih pripravili za naslednji letnik, lahko zbrišemo.
Pogoj je, da morajo biti letnice v postavki naročila in v poljih 997, ki jih želimo zbrisati, enake; polja 997 morajo imeti status 1 – naročeno in ne smejo imeti določenih inventarnih številk.
Postopek
Polja in pripadajoči vzorec izhajanja se zbrišejo iz baze podatkov. O izbrisanih poljih se izpiše sporočilo.
Letnica v postavki naročila se posodobi (nastavi za prejšnje leto).
Pri dobavitelju lahko odpovemo naročilo nekaterih ali vseh izvodov posamezne serijske publikacije.
Pri odpovedi najprej določimo datum, od katerega začne odpoved veljati. Nato glede na izbrani način pošiljanja odpoved izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti.
Pri odpovedi se pričakovani zvezki za kontrolo dotoka pripravijo na novo.
Pogoj je, da ima postavka naročila status naročeno ali dotok zvezkov.
Postopek
prenesemo v seznam Neizbrano.Pri postavki naročila se število naročenih izvodov zmanjša za število odpovedanih izvodov.
Pri Štev. odpovedanih izv. je zapisano skupno število vseh doslej že odpovedanih izvodov. Zgodovina vseh odpovedi je razvidna iz seznama dogodkov.
Pri izvodu se kot datum statusa preklicano zabeleži datum, ko začne odpoved veljati.
Če smo odpovedali naročilo celotnega letnika in še nismo prejeli nobenega zvezka, se polje 997 za ta letnik zbriše. Če je polje 997 že inventarizirano ali so v njem vpisani prejeti zvezki ali podatki o ceni in računu, se polje 997 ne zbriše. Če polja ne potrebujemo več, ga lahko zbrišemo sami.
Pričakovani zvezki, ki naj bi jih prejeli po datumu odpovedi, se zbrišejo, če smo odpovedali naročilo vseh izvodov pri postavki. Če smo odpovedali le naročilo nekaterih izvodov, se iz seznama lokacij, kjer zvezke pričakujejo, zbrišejo tiste lokacije, za katere smo naročilo odpovedali.
Če smo odpovedali postavko naročila, za katero smo plačali avans, se avans prišteje k znesku dosedanjih preplačil pri dobavitelju, in sicer razdeljen po skladih, določenih v postavkah avansa.
Status po odpovedi postavke naročila
Postavko naročila ali postavko v seznamu nenaročenih publikacij zaključimo, ko ne pričakujemo več zvezkov (za zaključeno postavko naročila lahko še vedno prejmemo in plačamo račun).
Če pride do spremembe v zalogi po zaključitvi postavke, zabeležimo spremembo v polju 997 pri Številčenje (m).
Pri zaključitvi postavke se arhivira vzorec izhajanja. Če še nismo prejeli vseh pričakovanih zvezkov, nas program na to opozori. Program nas opozori tudi na to, da se bodo morebitni reklamirani zvezki zbrisali iz reklamacije za manjkajoče zvezke.
Ko zaključimo vse postavke naročila ali seznama, je tudi listina zaključena.
Pogoj je, da imata postavka naročila ali postavka v seznamu nenaročenih publikacij imata status dotok zvezkov.
Postopek
Če še nismo prejeli vseh zvezkov ali če so nekateri od njih reklamirani, se izpiše opozorilo, da se bodo pri zaključitvi postavke in arhiviranju vzorca izhajanja zbrisali vsi zvezki (prejeti, pričakovani in reklamirani), reklamirani zvezki pa se bodo zbrisali tudi iz reklamacije za manjkajoče zvezke.
Kliknemo gumb Da, če želimo vzorec kljub temu arhivirati.
Če zvezkov ne želimo zbrisati, kliknemo gumb Ne. V tem primeru se vzorec izhajanja ne arhivira.
Status po zaključitvi dotoka zvezkov
Pred začetkom prejemanja zvezkov naročenega letnika lahko prejmemo od dobavitelja predračun, avansni račun, ponudbo za plačilo ali kakšno drugo obvestilo o znesku zahtevanega plačila. Na osnovi prejetega dokumenta plačamo dobavitelju predplačilo ali t. i. avans. Avans lahko dobavitelju nakažemo za celotno naročilo ali za posamezno postavko naročila (tj. posamezno serijsko publikacijo). Podatke o avansu vpišemo in avans zaključimo. Nato ga pošljemo v računovodstvo in vpišemo datum pošiljanja. Ko iz računovodstva sporočijo, da je avans plačan, vpišemo datum plačila. Podatki o avansu se vpišejo med podatke o zalogi.
V skladih, določenih pri postavkah avansa, pa se poveča znesek za plačila in zmanjša razpoložljivi znesek. Če je pri avansu določen odbitni delež vstopnega DDV, je od zneska za plačila odštet odbitni znesek vstopnega DDV.
Po Zakonu o davku na dodano vrednost ima davčni zavezanec, ki opravlja deloma oproščen, deloma pa obdavčljiv promet blaga in storitev, pravico do odbitka vstopnega DDV le v delu, ki se nanaša na obdavčljiv promet. Odbitni delež vstopnega DDV vpišemo med podatke o domači knjižnici. Podatek lahko prenesemo na vsak novoevidentiran avans.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Na osnovi prejetega dokumenta za plačilo avansa ali podatkov o gradivu poiščemo naročilo in vnesemo najprej splošne podatke o avansu, nato pa še postavke avansa.
Pri avansu označimo, da želimo pri reklamacijah upoštevati razliko med ceno iz prejetega dokumenta za plačilo avansa in ceno iz naročila. Vpišemo tudi opombo, ki se nanaša na reklamiranje. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega dokumenta.
Postopek
Avansu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Avansi se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca avansov.
Status po vnosu avansa
Nasveti
Če želimo pri avansu evidentirati odbitni delež vstopnega DDV, kliknemo gumb Prenesi ali zbriši odbitni delež vstop. DDV. Pri tem se podatek prenese iz vsebinskega sklopa Domača knjižnica. Odbitni delež vstop. DDV lahko tudi zbrišemo iz avansa.
Če bomo plačali avans za posamezno postavko naročila, jo poiščemo in izberemo ter kliknemo gumb Vpiši avans. Če želimo na avans dodati še kakšno postavko naročila, kliknemo v urejevalniku Avans gumb . Odpre se okno s preostalimi postavkami naročila. Po izbiri postavke se le-ta doda na avans.
Po končanem vnosu zaključimo avans ali uporabimo postopek za hkratno zaključitev avansa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila avansa.
Postopek
Postopek
Nasvet
Če bomo plačali avans za posamezno postavko naročila, zbrišemo preostale postavke avansa: v urejevalniku Avans označimo postavko in kliknemo gumb Zbriši.
Pri posamezni serijski publikaciji se programsko določijo polja 997, v katera se bo vpisala cena. Polja se določijo glede na leto, za katero plačujemo avans ali račun. Leto se v postavko avansa ali računa prenese iz postavke naročila, če pa tam ni določeno, se v postavki avansa ali računa privzame tekoče leto. V poljih 997 se kontrola izvaja glede na leto, vpisano pri “Letnica (k)”. Programsko določena polja 997 za vpis cene preverimo in po potrebi določimo druga.
Pogoj je, da je postavka avansa ali računa povezana s polje 997 (ali več polji 997).
Postopek
prenesemo v seznam Neizbrano.Po vnosu avans zaključimo. Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, avansa ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane postavke ali za avans v celoti pripraviti reklamacijo. Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri avansu razloge za reklamiranje in avans zaključimo.
Pogoj je, da ima avans status evidentirano.
Postopek
Status po zaključitvi avansa
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem pošiljanja avansa v računovodstvo.
Ko avans preverimo, vnesemo in zaključimo, ga pošljemo v računovodstvo. Vpišemo datum pošiljanja avansa v računovodstvo.
Pogoj je, da ima avans status zaključeno.
Postopek
Status po evidentiranju pošiljanja avansa v računovodstvo
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem plačila avansa.
Ko iz računovodstva sporočijo, da je avans plačan, vpišemo datum plačila.
V skladih, določenih pri postavkah avansa, se poveča znesek za plačila in zmanjša razpoložljivi znesek.
Če pri postavkah avansa skladi niso določeni, se znesek avansa knjiži v sklad z nerazporejenimi sredstvi z oznako NS.
Če smo v avans prenesli odbitni delež vstopnega DDV, se znesek za plačila v skladu zmanjša za odbitni znesek vstopnega DDV. V vknjižbi vrste plačilo avansa sta prikazana oba zneska: znesek plačila, ki je zmanjšan za odbitni znesek vstopnega DDV, in odbitni znesek vstopnega DDV.
Podatki o avansu se vpišejo med podatke o zalogi.
Postopek
Za vsako postavko avansa se podatki prenesejo v polja 997. K Predračun (0) se prenesejo številka in datum avansa ter cena. Cena za izvod se izračuna tako, da se znesek postavke (vrednost pri Znesek) deli s številom izvodov. Če sta pri postavki določeni obe ceni, tj. cena v domači valuti in cena v tuji valuti, se prenese samo ena cena glede na nastavitev v inicializacijski datoteki.
Pri kombiniranih naročilih se v polje 997 (ali v več teh polj) za prvo postavko avansa vpiše cena, v polja 997 za preostale postavke avansa pa se vpiše cena 0. V nadaljevanju se v lomljenem oklepaju vpiše komentar CS (Combined Subscription), ločilo \ in ID polja 997, kjer je podana skupna cena.
Status po plačilu avansa
Zaključitev avansa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila avansa lahko izvedemo hkrati.
Pogoj je, da ima avans status evidentirano.
Postopek
.Pri Poslano v računovodstvo in Plačano se zabeleži tekoči datum.
Status avansa lahko povrnemo v status evidentirano po:
Avans ponovno odpremo, vnesemo popravke in ga zaključimo.
Status po spremembi statusa avansa
Pogoj je, da ima avans status poslano v računovodstvo.
Pogoj je, da ima avans status plačano.
V skladih, določenih pri postavkah naročila, se zmanjša znesek za plačila in se za prav toliko poveča razpoložljivi znesek.
Podatki, ki so se pri plačilu avansa vpisali v polja 997, se zbrišejo.
Račun plačilo serijskih publikacij lahko prejmemo za celotno naročilo ali za posamezno postavko naročila (tj. posamezno serijsko publikacijo). Podatke o računu vpišemo in račun zaključimo. Nato ga pošljemo v računovodstvo in vpišemo datum pošiljanja. Ko iz računovodstva sporočijo, da je račun plačan, vpišemo datum plačila. Podatki o računu se vpišejo med podatke o zalogi.
V skladih, določenih pri postavkah računa, se poveča znesek za plačila in zmanjša razpoložljivi znesek. Če je pri računu določen odbitni delež vstopnega DDV, je od zneska za plačila odštet odbitni znesek vstopnega DDV.
Po Zakonu o davku na dodano vrednost ima davčni zavezanec, ki opravlja deloma oproščen, deloma pa obdavčljiv promet blaga in storitev, pravico do odbitka vstopnega DDV le v delu, ki se nanaša na obdavčljiv promet. Odbitni delež vstopnega DDV vpišemo med podatke o domači knjižnici. Podatek lahko prenesemo na vsak novoevidentiran račun.
V nadaljevanju so naslednji postopki podrobno opisani:
Na osnovi prejetega računa ali podatkov o gradivu poiščemo naročilo ali postavko naročila in vnesemo najprej splošne podatke o računu, nato pa še postavke računa.
Pri računu označimo, da želimo pri reklamacijah upoštevati razliko med ceno iz računa in ceno iz naročila. Vpišemo tudi opombo, ki se nanaša na reklamiranje. Ti podatki so osnova za reklamiranje prejetega računa.
Pri računu vpišemo še posredne stroške nabave, npr. poštnino, manipulativne stroške idr.
Postopek
Računu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Računi se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca računov.
Status po vnosu računa
Nasveti
Če po vnosu računa – vendar še pred plačilom le-tega – dobimo iz računovodstva sporočilo o spremembi odbitnega deleža vstopnega DDV, ga ustrezno spremenimo v vsebinskem sklopu Domača knjižnica. V račun pa ga ponovno prenesemo s postopkom Prenesi ali zbriši odbitni delež vstop. DDV. Odbitni delež vstop. DDV lahko tudi zbrišemo iz računa.
Če bomo plačali račun za posamezno postavko naročila, jo poiščemo in izberemo ter kliknemo gumb Vpiši račun. Če želimo na račun dodati še kakšno postavko naročila, kliknemo v urejevalniku Račun gumb . Odpre se okno s preostalimi postavkami naročila. Po izbiri postavke se le-ta doda v račun.
Po končanem vnosu zaključimo račun ali uporabimo postopek za hkratno zaključitev računa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila računa.
Postopek
.Nasvet
Če bomo plačali račun za posamezno postavko naročila, zbrišemo preostale postavke računa; v urejevalniku Račun označimo postavko in kliknemo gumb .
Vnesemo lahko posredne stroške nabave, ki so izkazani na računu, npr. poštnino.
Postopek
.Znesek posrednih stroškov se prišteje k znesku računa.
Nasvet
Če je na računu znesek za plačilo zaokrožen, lahko vnesemo znesek izravnave. V urejevalniku Posredni stroški izberemo pri Vrsta vrednost Izravnava in vnesemo znesek izravnave, npr. 0,01 ali –0,02.
Po vnosu račun zaključimo.
Če so izpolnjeni pogoji za reklamiranje, računa ne moremo zaključiti, ampak moramo za reklamirane postavke ali za račun v celoti pripraviti reklamacijo.
Po rešitvi reklamacije zbrišemo pri računu razloge za reklamiranje in račun zaključimo.
Če je bil za naročilo, za katero zaključujemo račun, plačan avans, se spremeni status avansa.
Pogoj je, da ima račun status evidentirano.
Postopek
Status po zaključitvi računa
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem pošiljanja računa v računovodstvo.
Ko račun preverimo, vnesemo in zaključimo, ga pošljemo v računovodstvo. Vpišemo datum pošiljanja računa v računovodstvo.
Pogoje je, da ima račun status zaključeno.
Postopek
Status po evidentiranju pošiljanja računa v računovodstvo
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem plačila računa.
Za potrebe računovodskih evidenc se račun lahko izvozi iz segmenta Serijske publikacije.
Knjižnica se mora s svojim ponudnikom računovodskega sistema dogovoriti o uvozu podatkov o računu v računovodske evidence.
V dogovoru s knjižnico in ponudnikom računovodskega sistema se v inicializacijski datoteki knjižnice definira pot do mape, v kateri se shranjujejo datoteke posameznih računov, ki nastanejo pri izvozu. Podatki o računu se zapišejo v datoteko v formatu xml, ime datoteke pa je številka računa, ki se dodeli skladno z nastavitvijo števca pri vpisu računa.
Ko iz računovodstva sporočijo, da je račun plačan, vpišemo datum plačila.
V skladih, določenih pri postavkah računa, se poveča znesek za plačila in zmanjša razpoložljivi znesek. Posredni stroški nabave se knjižijo v sklad za posredne stroške z oznako PSN.
Če pri postavkah računa skladi niso določeni, se znesek računa knjiži v sklad z nerazporejenimi sredstvi z oznako NS.
Če smo račun delno plačali z avansom, se denarna sredstva v skladih porabijo v takšnem znesku, kot znaša znesek za plačilo računa. Če je v računu glede na plačani avans ostal znesek v dobro, se le-ta prišteje k znesku dosedanjih preplačil pri dobavitelju, in sicer razdeljen po skladih, določenih v postavkah računa. Pri plačilu računa se spremeni tudi status avansa.
Pri plačilu računa lahko dosedanji znesek preplačil, zabeležen pri podatkih o dobavitelju, tudi izkoristimo. V tem primeru se znesek preplačila odšteje od zneska dosedanjih preplačil pri dobavitelju, in sicer iz tistih skladov, v katerih je bil znesek preplačila voden pri dobavitelju.
Vsaka sprememba preplačila pri dobavitelju se zabeleži v vsebinskem sklopu Preplačilo. Zabeležijo se podatki: zaporedna številka, vrsta vknjižbe, dobavitelj, številka računa in avansa, znesek, znesek v tuji valuti, sklad, opomba, podatek o referentu, ki je plačilo računa vnesel, ter datum in čas nastanka preplačila.
Če je v domači knjižnici določen odbitni delež vstopnega DDV, ki je različen od 0, se znesek za plačila v skladu zmanjša za odbitni znesek vstopnega DDV. V vknjižbi vrste plačilo sta prikazana oba zneska: znesek plačila, ki je zmanjšan za odbitni znesek vstopnega DDV, in odbitni znesek vstopnega DDV.
Podatki o računu se vpišejo med podatke o zalogi.
Pogoj je, da ima račun status poslano v računovodstvo.
Postopek
Pri postavkah računa se pri Plačano privzame vrednost Da.
Za vsako postavko računa se podatki prenesejo v tista polja polja 997, ki smo jih določili pri vnosu postavke računa, in sicer:
Status po vnosu plačila računa
Zaključitev računa, vpis pošiljanja v računovodstvo in vpis plačila računa lahko izvedemo hkrati.
Pogoj je, da ima račun status evidentirano.
Postopek
.Pri Poslano v računovodstvo in Plačano se zabeleži tekoči datum.
Status računa lahko povrnemo v status evidentirano po:
Račun ponovno odpremo, vnesemo popravke in ga zaključimo.
Status po spremembi statusa računa
Pogoj je, da ima račun status poslano v računovodstvo.
Pogoj je, da ima račun status plačano.
V skladih, določenih pri postavkah računa, se zmanjša znesek za plačila in se za prav toliko poveča razpoložljivi znesek.
Podatki, ki so se pri plačilu računa vpisali v polja 997, se zbrišejo.
Za gradivo vseh postavk računa hkrati lahko vnesemo ceno in datum poročanja v polja 998 s prenosom cene iz postavk računa.
Pogoj je, da ima račun status plačano in da pri gradivu s postavke računa obstaja polje 998, v katerem mora biti vpisan način nabave.
Postopek
prenesemo v seznam Izbrano.Za izbrane postavke računa se preneseta:
Izpiše se sporočilo o številu ažuriranih polj 998.
Če za izbrano postavko računa ne obstaja polje 998, se podatki ne prenesejo.
Za izvajanje kontrole dotoka serijskih publikacij, ki jih ne kupujemo, ampak jih prejemamo kot zamenjavo, dar, obvezni izvod (po zakonu), obvezni izvod ustanove, stari fond, lastno izdajo, s pomočjo subvencije ali kotizacije ali zaradi članstva v različnih organizacijah, moramo serijske publikacije vnesti v sezname nenaročenih publikacij. Sezname nenaročenih publikacij oblikujemo po dobaviteljih za določen način nabave. Šele ko vnos seznama zaključimo, lahko začnemo izvajati kontrolo dotoka posameznih publikacij.
Če serijsko publikacijo prenehamo prejemati, zaključimo postavko v seznamu nenaročenih publikacij. Seznam je zaključen, ko so zaključene vse postavke v seznamu.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine:
Za izvajanje kontrole dotoka serijskih publikacij, ki jih ne kupujemo, ampak jih prejemamo kot zamenjavo, dar, obvezni izvod (po zakonu), obvezni izvod ustanove, stari fond, lastno izdajo, s pomočjo subvencije ali kotizacije ali zaradi članstva v različnih organizacijah, moramo serijske publikacije vnesti v sezname nenaročenih publikacij. Sezname nenaročenih publikacij oblikujemo po dobaviteljih za določen način nabave.
Pogoj za določitev dobavitelja v seznamu je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Dobavitelj (SP).
Postopek
. Odpre se urejevalnik Seznam nenaročenih publikacij.Seznamu se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Seznami se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca seznama nenaročenih publikacij.
Status po pripravi seznama nenaročenih publikacij
Po vnosu zaključimo seznam nenaročenih publikacij in s tem omogočimo izvajanje kontrole dotoka za serijske publikacije iz seznama.
Postopek
se odpre iskalnik Iskanje – Partner.. Vnesemo opombo in jo shranimo.Nasvet
Če poznamo oznako dobavitelja, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono in določimo dobavitelja.
Postopek
. Odpre se iskalnik Iskanje – Bibliografski zapis.. Odpre se urejevalnik Postavka v seznamu nenaročenih publikacij., vnesemo ISSN in ga shranimo.. Vnesemo besedilo in ga shranimo.Seznam nenaročenih publikacij lahko brišemo, dokler nismo zaključili vnosa v seznam. Pogoj je, da ima seznam status evidentirano. Preden ga lahko zbrišemo, moramo zbrisati vse njegove postavke.
Postopek
. Odpre se urejevalnik Seznam nenaročenih publikacij.. Postavka se zbriše iz seznama.Pri zaključitvi vnosa seznama nenaročenih publikacij nastane za vsako postavko (tj. naslov serijske publikacije) toliko polj 997, kot je število izvodov pri postavki. Nastane tudi polje 998, če ga doslej še ni bilo.
Za postavko seznama in pripadajoča polja 997 se pripravi vzorec izhajanja.
Pogoj za zaključitev je, da ima seznam določenega dobavitelja in vpisane postavke.
Postopek
Za vsak izvod se pripravi novo polje 997 z naslednjimi podatki:
Pripravi se tudi polje 998 z naslednjimi podatki:
Če je polje 998 že obstajalo, je treba podatke spremeniti ročno.
Status po zaključitvi vnosa seznama nenaročenih publikacij
Ob prejemu prvega zvezka naročene serijske publikacije nadaljujemo postopek z inventarizacijo letnika, urejanjem vzorca izhajanja in beleženjem prejema prvega zvezka.
Zavezancu lahko izdamo potrdilo o prejemu obveznega izvoda serijskih publikacij za določeno obdobje.
Izpis Potrdilo o prejemu obveznega izvoda – SP pripravimo v segmentu Izpisi. Pri pripravi izpisa o prejemu zvezkov serijskih publikacij določimo obdobje, za katerega želimo izdati potrdilo.
Ob začetku izhajanja zvezkov novega letnika ni treba kreirati novega seznama nenaročenih publikacij. Pri postavki seznama pripravimo polja 997 za naslednji letnik.
Ko od dobavitelja prejmemo prilogo, npr. dodatek, posebno številko, indeks, suplement ipd., ki jo v podatkih o zalogi obravnavamo ločeno, lahko za dodatno polje 997 dodamo v seznam nenaročenih publikacij novo postavko.
Postopek nadaljujemo z inventarizacijo letnika, urejanjem vzorca izhajanja in beleženjem prejema prvega zvezka.
Postavko v seznamu nenaročenih publikacij zaključimo, ko ne pričakujemo več zvezkov (za zaključeno postavko naročila lahko še vedno prejmemo in plačamo račun).
Darovalcu lahko za darovane publikacije (navedeno na enem seznamu) pošljemo zahvalo. Glede na način pošiljanja in jezik zahvale, ki sta določena pri darovalcu, se zahvala izpiše na tiskalnik ali pošlje darovalcu po e-pošti.
Postopek
V postopkih nabave serijskih publikacij se programsko skupaj s poljem 997 pripravi tudi vzorec izhajanja.
Delo z vzorci izhajanja je opisano v priročniku COBISS Lib/Zaloga, pogl. Vzorec izhajanja in Vzajemni vzorec izhajanja.
Izvajanje kontrole dotoka serijskih publikacij za povečanje zaloge knjižnice je opisano v priročniku Lib/Zaloga, pogl. Kontrola dotoka.
Izvajanje kontrole dotoka za pošiljanje publikacij v zamenjavo in pošiljanje obveznih izvodov v druge knjižnice in ustanove je opisano v pogl. Pošiljanje publikacij.
Izvode za zamenjavo in obvezne izvode, ki jih bomo pošiljali, določimo pri pripravi postavke v naročilu ali v seznamu nenaročenih publikacij. Pri izstavitvi naročila in pri zaključitvi seznama nenaročenih publikacij se programsko kreirajo vzorci izhajanja za pošiljanje. Vzorec uredimo pri prejemu prvega zvezka v letniku. Prejem posameznih zvezkov beležimo s kontrolo dotoka. Ob tem se prejeti zvezki dodajajo v pošiljke.
Ko so publikacije pripravljene za pošiljanje, izpišemo seznam publikacij, ki pošiljko spremlja. Tako pripravljene publikacije skupaj s seznamom pošljemo v drugo knjižnico ali ustanovo.
Prehod v naslednje obdobje ali letnik izvedemo pri postavki naročila ali pri postavki v seznamu nenaročenih publikacij, pri čemer se programsko kreirajo vzorci izhajanja za pošiljanje.
V nadaljevanju so opisani:
Povezane vsebine:
Izvode za zamenjavo in obvezne izvode, ki jih bomo pošiljali, določimo pri pripravi postavke v naročilu ali v seznamu nenaročenih publikacij.
Med izvodi, namenjeni za povečanje lastnega fonda in izvodi, namenjeni za pošiljanje, so naslednje razlike:
Pri pripravi postavke naročila ali postavke v seznamu nenaročenih publikacij določimo pri izvodu, ki ga bomo pošiljali v zamenjavo, namen nabave zamena. Pri izvodu moramo obvezno določiti še prejemnika.
Izvodu, ki ga bomo pošiljali v druge knjižnice kot obvezni izvod, se na osnovi parametrskih nastavitev v inicialni datoteki programsko določi namen nabave obnova nacionalnega fonda, prav tako se določi še prejemnik.
V eni postavki so lahko vpisani izvodi z različnimi nameni nabave.
Pri izstavitvi naročila in zaključitvi seznama nenaročenih publikacij se pri postavki, kjer so vpisani izvodi za pošiljanje, programsko kreirajo vzorci izhajanja za pošiljanje.
Status po izstavitvi naročila in po zaključitvi seznama nenaročenih publikacij
Prejem posameznih zvezkov beležimo s kontrolo dotoka. Pri prejemu prvega zvezka v letniku uredimo še vzorec izhajanja za pošiljanje. Ko zabeležimo prejem zvezka, se zvezek doda v pošiljko. Če pošiljka za prejemnika še ne obstaja, se ob tem kreira programsko. Podatek o prejetih zvezkih je zabeležen v vzorcu izhajanja za pošiljanje skladno s formatom COMARC/H za podatke o stanju zaloge (za podpolje 997m).
Če publikacija izhaja neredno, vzorca izhajanja za pošiljanje ne uredimo. V tem primeru prav tako beležimo prejem zvezkov preko kontrole dotoka, vendar ne na osnovi pričakovanih zvezkov. Za posamezne prejemnike vpisujemo prejete zvezke sami.
Kontrolo dotoka za zvezke, ki jih pošiljamo za zamenjavo, izvajamo v vsebinskem sklopu Pošiljka publikacij za zamenjavo. Kontrolo dotoka za zvezke, ki jih kot obvezni izvod pošiljamo v druge knjižnice, izvajamo v vseibnskem sklopu Pošiljka obveznih izvodov.
Postopek
Pri izvajanju kontrole dotoka se prejeti zvezek doda v postavko v pošiljki publikacij.
Status po kontroli dotoka, urejanju vzorca izhajanja in pripravi pošiljke za prvi zvezek v letniku
Nasvet
Tudi če publikacija izhaja neredno, lahko uredimo vzorec izhajanja in določimo pogostnost, ki je po predvidevanjih najbližja dejanskemu izhajanju publikacije. Na tak način si olajšamo izvajanje kontrole dotoka in pripravo pošiljk te publikacije.
Opozorili
Kontrolo dotoka in pripravo pošiljke lahko izvajamo samo za gradivo, za katero obstaja bibliografski zapis v lokalni bazi podatkov.
Podatki o prejetih zvezkih, namenjenih za pošiljanje, se ne vpišejo med podatke o zalogi.
Razlike med vzorcem izhajanja za povečanje lastnega fonda in vzorcem izhajanja za pošiljanje so naslednje:
Pri vzorcu izhajanja za pošiljanje dodatno beležimo:
Pri pričakovanih zvezkih se pri Pričakujejo in Ne pričakujejo namesto oznak oddelkov beležijo oznake prejemnikov.
Vzorec se pripravi programsko pri izstavitvi naročila in zaključitvi seznama nenaročenih publikacij, če smo v postavki vpisali izvode, namenjene za pošiljanje.
Vzorec lahko pripravimo tudi sami pri postavki naročila in pri postavki v seznamu nenaročenih publikacij z gumbom Pripravi nov vzorec izhajanja za pošiljanje.
Arhiviramo ga lahko šele, ko so vsi prejeti zvezki že poslani v knjižnice ali druge ustanove.
Ker se podatki o pošiljanju publikacije ne vpisujejo med podatke o zalogi, vzorec izhajanja za pošiljanje nima povezave s polji 997.
Razlike med kontrolo dotoka za povečanje lastnega fonda in kontrolo dotoka za pošiljanje so naslednje:
V oknu Kontrola dotoka in priprava pošiljke je v naslovni vrstici razvidno, ali gre za kontrolo dotoka za pošiljanje publikacij v zamenjavo ali za pošiljanje obveznih izvodov.
Pri pričakovanih zvezkih so pri Pričakujejo in Ne pričakujejo namesto oznak oddelkov zabeležene oznake prejemnikov.
Dodatno je prikazano število, ki pove, v koliko izvodih pošiljamo publikacijo.
Odstranjene so funkcije v zvezi s tiskanjem nalepk za posamezne zvezke.
Odstranjen je podatek Naslov (h).
V oknu Kontrola dotoka in priprava pošiljke za prejemnika je namesto seznama polj 997 prikazan seznam oznak prejemnikov publikacij.
Prejeti zvezki se ne dodajo v vsebinski sklop Novosti.
Kadar publikacija izhaja neredno in vzorca izhajanja ne uredimo (označimo le podatek Ročni vnos prejetih zvezkov), vnašamo prejete zvezke pri kontroli dotoka, vendar ne na osnovi pričakovanih zvezkov, ampak ročno v oknu Kontrola dotoka in priprava pošiljke za prejemnika. V oknu so onemogočeni vsi parametri za izvajanje kontrole dotoka pri pričakovanih ter prejetih ali neizdanih zvezkih.
Postopek
Opozorilo
Vpisani morajo biti vsi zvezki za pošiljko, ki jo trenutno pripravljamo. Pri pripravi nove pošiljke nadomestimo vpisane zvezke, ki so bili poslani s prejšnjo pošiljko, z na novo vpisanimi zvezki.
Pošiljka publikacij se pripravi programsko pri beleženju prejetih zvezkov s kontrolo dotoka ali pri ročnem vnosu prejetih zvezkov.
Program najprej preveri, ali za izbranega prejemnika že obstaja pošiljka s statusom evidentirano. Če pošiljka še ne obstaja, jo program pripravi, skupaj s postavko za izbrano publikacijo. V postavki so vpisani podatki o letnici, letniku in zvezkih.
Če pošiljka že obstaja, program preveri, ali v pošiljki že obstaja postavka za izbrano publikacijo. Če postavke še ni, jo program doda. V postavki so vpisani podatki o letnici, letniku in zvezkih.
Če postavka za izbrano publikacijo v pošiljki že obstaja, program v postavko doda prejeti zvezek.
Brišemo lahko samo pošiljke s statusom evidentirano, ki so brez postavk.
Postopek
Pri izstavitvi se najprej kot datum izstavitve pošiljke zabeleži tekoči datum. Nato seznam publikacij izpišemo na tiskalnik in ga skupaj s publikacijami pošljemo prejemniku.
Pogoj je, da je pri pošiljki je določen partner in naslov za pošiljanje, vpisane pa so tudi postavke.
Postopek
Status po izstavitvi in pošiljanju pošiljke s seznamom publikacij
Nasveti
Izstavimo lahko vse pripravljene pošiljke hkrati. V vsebinskem sklopu Pošiljka publikacij za zamenjavo ali Pošiljka obveznih izvodov izberemo postopek Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo pošiljke, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Razlika med prehodom v naslednje obdobje ali letnik pri naročanju publikacij in prehodom v naslednje obdobje ali letnik pri pošiljanju publikacij je naslednja:
Pri prehodu v naslednji letnik se za izvode, ki imajo določen namen nabave zamena ali obnova nacionalnega fonda (pri obveznem izvodu), kreira vzorec izhajanja za pošiljanje.
Status po prehodu v naslednje obdobje ali letnik
Reklamiramo lahko:
Do izstavitve reklamacije se novoreklamirane postavke za istega dobavitelja dodajajo v pripravljeno reklamacijo. Postavke lahko prenesemo iz ene v drugo reklamacijo.
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Postopek reklamiranja lahko zaključimo na več načinov.
Podatke o reklamiranju lahko zbrišemo iz postavke naročila.
Opozorilo
Podatki o reklamiranju se ne vpisujejo med podatke o zalogi.
Reklamacije za pričakovane zvezke serijskih publikacij, ki v knjižnico ne prispejo v predvidenem roku, se pripravijo v vsebinskem sklopu Reklamacija za manjkajoče zvezke.
Reklamacije lahko pripravimo ločeno za posamezne načine nabave ali skupaj za vse načine nabave. Program poišče vse postavke naročil in postavke v seznamih nenaročenih publikacij, pri katerih je potekel rok za reklamiranje glede na:
Najdene postavke program uvrsti v reklamacijo za manjkajoče zvezke.
V reklamacijo se uvrstijo tudi zvezki, pri katerih v kontroli dotoka označimo, da jih želimo reklamirati. Če v kontroli dotoka označimo, da opuščamo reklamiranje, se zvezki v reklamacijo ne uvrstijo.
Postopek
Reklamacija za manjkajoče zvezke se pripravi za vsakega dobavitelja posebej.
Reklamaciji za manjkajoče zvezke se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za manjkajoče zvezke.
Status po pripravi reklamacij za manjkajoče zvezke
Reklamacije lahko še uredimo, nato pa jih izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Opozorilo
Pričakovane zvezke serijskih publikacij lahko reklamiramo, če beležimo prejem zvezkov s kontrolo dotoka in če imamo v segmentu Serijske publikacije vzpostavljeno evidenco naročil.
Postavke lahko prenesemo iz pripravljene reklamacije za manjkajoče zvezke v drugo že pripravljeno reklamacijo ali novo reklamacijo.
Postopek
Status po prenosu postavk v drugo reklamacijo
Reklamacije za prejeti dokument za plačilo avansa ali za prejeti račun pripravljamo v vsebinskem sklopu Avans ali Račun. Pripravimo lahko reklamacijo:
Odstopanja in razlog za reklamiranje vpišemo pri vnosu avansa ali računa.
Postopek
V reklamacijo se uvrstijo postavke, ki jih reklamiramo. Če reklamiramo dokument v celoti, se posamezne postavke ne izpišejo v reklamaciji.
Reklamaciji se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Reklamacije se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca reklamacij za račun.
Status po pripravi reklamacije za prejeti dokument za plačilo avansa ali prejeti račun
Po pripravi reklamacijo izstavimo in pošljemo dobavitelju.
Pred izstavitvijo lahko reklamacijo še uredimo, npr. vpišemo opombo in naredimo kontrolni izpis.
Naslov, na katerega naj se reklamacija pošlje, se privzame iz baze podatkov o partnerjih in ga lahko spremenimo.
Pri izstavitvi reklamacije se najprej kot datum izstavitve programsko zabeleži tekoči datum. Nato glede na izbrani način pošiljanja reklamacijo izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti.
Postopek
V reklamaciji za manjkajoče zvezke so postavke razvrščene po abecednem vrstnem redu naslovov publikacij.
Če manjkajoče zvezke neke publikacije reklamiramo večkrat, se podatki o številkah in datumih izstavitve prejšnjih reklamacij ter podatki o takrat reklamiranih manjkajočih zvezkih zabeležijo v postavki naročila pri podatku Prejšnje reklamacije. Nastavitev parametra v inicializacijski datoteki knjižnice določa, ali naj se ta podatek izpiše v reklamaciji ali ne.
Status po izstavitvi in pošiljanju reklamacije
Ob prejemu zvezka serijske publikacije ali dobaviteljevega odgovora na poslano reklamacijo zaključimo reklamiranje.
Nasvet
Izstavimo lahko vse pripravljene reklamacije hkrati. V vsebinskem sklopu Reklamacija za manjkajoče zvezke izberemo postopek Izstavi in pošlji. V seznamu izberemo reklamacije, ki jih želimo izstaviti in poslati.
Če se za posamezni izvod serijske publikacije naslov oddelka, v katerem bo izvod postavljen, razlikuje od naslova oddelka, v katerem želimo izvod prejeti, se lahko v izpisu reklamacije namesto prvega oddelka izpiše oddelek, ki je prejemnik izvoda.
Postopek reklamiranja se lahko zaključi na več načinov:
Če manjkajoče zvezke neke publikacije reklamiramo večkrat, se podatki o številkah in datumih izstavitve prejšnjih reklamacij ter podatki o takrat reklamiranih manjkajočih zvezkih zabeležijo v postavki naročila pri podatku Prejšnje reklamacije. Te podatke lahko zbrišemo in umaknemo postavk iz reklamacije.
Postopek
Podatki o reklamiranju se pri postavki naročila zbrišejo in in postavka se umakne iz reklamacije.
V nadaljevanju so opisani:
Vnesemo splošne podatke o prošnji, nato pa še podatke o vsaki posamezni postavki prošnje.
Pogoj za določitev dobavitelja v prošnji je, da je vpisan med partnerje in ima označeno vlogo Dobavitelj (SP).
Postopek
. Odpre se urejevalnik Prošnja za ogledni izvod.Prošnji se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Prošnje se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca naročil.
Status po pripravi prošnje
Po končani pripravi izstavimo prošnjo in jo pošljemo dobavitelju.
Postopek
se odpre iskalnik Iskanje – Partner.. Vnesemo opombo in jo shranimo.. Vnesemo opombo in jo shranimo.Nasvet
Če poznamo oznako dobavitelja, oddelka ali kontaktne osebe, lahko kliknemo ikono in določimo dobavitelja.
Postopek
. Odpre se iskalnik Iskanje – Bibliografski zapis.. Odpre se urejevalnik Postavka v prošnji za ogledni izvod.. Vnesemo opombo in jo shranimo.Pri izstavitvi naročila se najprej kot datum izstavitve programsko zabeleži tekoči datum. Nato glede na izbrani način pošiljanja prošnjo izpišemo na tiskalnik ali pošljemo dobavitelju po e-pošti.
Pogoj za izstavitev prošnje je, da ima prošnja določenega dobavitelja in naslov pošiljanja ter vpisane postavke.
Postopek
Status po izstavitvi in pošiljanju prošnje
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem prejema oglednih izvodov.
Prejete ogledne izvode publikacij pregledamo in evidentiramo prejem. Kot datum prejema se zabeleži tekoči datum. Označimo ogledne izvode, ki jih moramo vrniti dobavitelju, in vpišemo rok za vrnitev.
Pogoj za evidentiranje prejema je, da je bila prošnja in poslana dobavitelju.
Postopek
. Odpre se urejevalnik Prošnja za ogledni izvod.. Odpre se urejevalnik Postavka v prošnji za ogledni izvod.Status po prejemu gradiva
Postopek nadaljujemo z evidentiranjem vrnitve, če je treba ogledne izvode vrniti dobavitelju.
Za ogledne izvode, ki jih vrnemo dobavitelju, evidentiramo vračilo. Kot datum vračila se zabeleži tekoči datum.
Pogoj za evidentiranje vračila je, da so ogledni izvodi prejeti.
Status po vračilu gradiva
V nadaljevanju so opisani naslednji postopki:
Stalna naročila pripravimo samo enkrat in veljajo do odpovedi. Pri obnovitvah letnih naročil se v nova naročila kopirajo med drugimi podatki tudi skladi iz naročil za preteklo leto. Če za spremljanje porabe denarnih sredstev za nakup serijskih publikacij odpremo vsako leto nove sklade, lahko pri naročilih, avansih in računih ter njihovih postavkah zamenjamo sklad. Pri naročilih in njihovih postavkah lahko sklad zamenjamo ne glede na status, pri avansih ali računih pa lahko sklad zamenjamo dokler avans ali račun še nista označena kot plačana.
Postopek
Skladi se v listinah in postavkah zamenjajo.
Pri naročilu, avansu, dobavnici in računu lahko pregledamo razdelitev zneska po skladih, določenih pri postavkah dokumenta.
Postopek
Odpre se okno, kjer je prikazana razdelitev zneska skladih.
Pri računih se izpiše tudi odbitni znesek vstopnega DDV.
Če je na dokument vezan račun za posredne stroške nabave, se izpiše tudi številka računa za posredne stroške, sklad, ki je pri računu določen, in znesek računa.
Pri več postavkah naročila, avansa ali računa lahko hkrati spremenimo stopnjo popusta.
Pogoj je, da ima nabavna listina status evidentirano.
Postopek
Stopnja popusta se spremeni pri vseh izbranih postavkah v nabavni listini. Na osnovi nove stopnje popusta se izračuna znesek v nabavni listini.
V nabavni listini lahko spremenimo vrstni red postavk.
Pogoj je, da ima nabavna listina status evidentirano.
Postopek
Privzeti naslov za pošiljanje nabavne listine partnerju se določi z izbiro partnerja in je lahko:
Privzeti naslov lahko spremenimo.
Pogoj je, da je pri nabavni listini partner že določen.
Postopek
Za nabavno listino, ki jo bomo poslali po klasični pošti, lahko izpišemo nalepko z naslovom partnerja. Izpišemo lahko nalepko za posamezno nabavno listino ali nalepke za več nabavnih listin hkrati.
Postopek
Nasvet
Izpišemo lahko tudi nalepko z naslovom sedeža partnerja. Partnerja, za katerega želimo izpisati nalepko, poiščemo in izberemo v vsebinskem sklopu Partner. Zatem kliknemo gumb Natisni nalepko z naslovom sedeža.
Dobavitelj lahko po poslanem računu pošlje še račun za posredne stroške nabave, ki niso bili vključeni v osnovnem računu, npr. za stroške zavarovanja, carine ipd.
Tudi pri drugih načinih nabave, kot so zamena, darovi itd., lahko dobavitelj pošlje knjižnici račun za plačilo posrednih stroškov, ki nastanejo pri nabavi gradiva. Pri prejemu zamenjanega gradiva mora knjižnica npr. plačati stroške poštnine, ki nastanejo pri zameni. V tem primeru je treba poiskati in izbrati osnovni dokument, tj. seznam nenaročenih publikacij, in mu dodati račun za posredne stroške nabave.
Postopek
. Vnesemo besedilo in ga shranimo.Na podlagi davčne osnove in davčne stopnje se programsko izračuna znesek računa.
Računu za posredne stroške se dodeli številka, ki je ni mogoče spremeniti. Računi se namreč številčijo samodejno v skladu z nastavitvijo števca računov. Za listine Račun in Račun za posredne stroške nabave je števec skupen.
Status po vnosu računa za posredne stroške nabave
Postopek nadaljujemo, tako da račun za posredne stroške nabave zaključimo, vpišemo pošiljanje v računovodstvo in ga plačamo.
Opozorilo
Podatki o plačilu računa za posredne stroške nabave se ne vpišejo med podatke o zalogi.
Od začetka do zaključka posameznega postopka pridobivanja gradiva se beležijo dogodki. Iz seznama dogodkov so pri vsakem izbranem gradivu razvidne podrobnosti pri pridobivanju tega gradiva.
Postopek
V poglavju je podan tabelarični prikaz osnovnih postopkov nabave serijskih publikacij, pri katerih se spremeni vsaj eden od statusov vsebinskih sklopov in posameznih zapisov. Postopki so razvrščeni v 6 tabel:
V stolpcih so navedeni vsebinski sklopi in zapisi, ki so vključeni v izvedbo postopka. V vrsticah so navedeni nabavni postopki.
V celicah tabele je naveden status vsebinskega sklopa in zapisa ob zaključku postopka. Če se status v določenem postopku ni spremenil, je izpisan trenutno veljavni status, postavljen v katerem od prejšnjih postopkov. Prazne celice pomenijo, da vsebinski sklopi in zapisi niso neposredno povezani s postopkom.
V tabeli je podan pregled osnovnih postopkov in statusov pri nakupu serijskih publikacij.
| Naročilo | Postavka naročila | Izvod | Polje 997 | Vzorec izhajanja | Vzorec izhajanja za pošiljanje | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Priprava naročila | evidentirano | pripravljeno naročilo | pripravljeno naročilo | |||
| Vnos postavke naročila | evidentirano | evidentirano | ||||
| Brisanje naročila | zbriše se iz baze pod. | |||||
| Izstavitev in pošiljanje naročila | izstavljeno | naročeno | naročeno | 1 – naročeno | v pripravi | v pripravi |
| Obnovitev naročila za naslednje obdobje | pripravljeno naročilo | |||||
| Priprava polj 997 za naslednji letnik | 1 – naročeno | v pripravi | v pripravi | |||
| Odpoved naročila in pošiljanje odpovedi | delno odpovedano ali odpovedano |
naročeno ali dotok zvezkov ali odpovedano |
naročeno ali prejeto ali preklicano |
|||
| Zaključitev dotoka zvezkov | izstavljeno ali zaključen dotok |
zaključen dotok | prejeto | v arhivu | v arhivu |
Pojasnilo glede vzorca izhajanja za pošiljanje:
Vzorec izhajanja za pošiljanje nastane samo, če je pri izvodu v postavki naročila kot namen nabave določena zamena ali obnova nacionalnega fonda.
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri vodenju evidence računov pri nakupu serijskih publikacij.
| Postavka naročila | Račun | Avans | |
|---|---|---|---|
| Vnos računa | Status plačila = avans/račun vpisan |
evidentirano | |
| Zaključitev računa | Status plačila = avans/račun vpisan |
zaključeno | račun vpisan |
| Evidentiranje pošiljanja računa v računovod. | Status plačila = avans/račun vpisan |
poslano v računovodstvo | račun vpisan |
| Vnos plačila računa | Status plačila = plačano |
plačano | račun plačan |
| Sprememba statusa računa – brisanje plačila ali pošiljanja v računovod. | Status plačila = avans/račun vpisan |
evidentirano |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri vodenju evidence avansov in računov za posredne stroške nabave pri nakupu serijskih publikacij.
| Postavka naročila | Avans | Račun za posredne str. nabave | |
|---|---|---|---|
| Vnos avansa | Status plačila = avans/račun vpisan |
evidentirano | |
| Zaključitev avansa ali računa za posredne stroške nabave | Status plačila = avans/račun vpisan |
zaključeno | zaključeno |
| Evidentiranje pošiljanja avansa ali računa za posredne stroške nabave v računovod. | Status plačila = avans/račun vpisan |
poslano v računovodstvo | poslano v računovodstvo |
| Vnos plačila avansa ali računa za posredne stroške nabave | Status plačila = plačano |
plačano | plačano |
| Sprememba statusa avansa ali računa za posredne stroške – brisanje plačila ali pošiljanja v računovod. | Status plačila = avans/račun vpisan |
evidentirano | evidentirano |
| Vnos računa za posredne stroške nabave | evidentirano |
V tabeli je podan pregled postopkov vzdrževanja podatkov o nenaročenih publikacijah, ki jih ne kupujemo, ampak jih prejemamo iz zamene, kot dar, obvezni izvod, stari fond, lastno izdajo, za kotizacijo, subvencijo ali članstvo.
| Seznam nenaročenih publikacij | Postavka v seznamu nenaročenih publikacij | Izvod | Polje 997 | Vzorec izhajanja | Vzorec izhajanja za pošiljanje | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vnos seznama nenaročenih publikacij | evidentirano | evidentirano | evidentirano | |||
| Brisanje seznama nenaročenih publikacij | zbriše se iz baze pod. | |||||
| Zaključitev vnosa seznama nenaročenih publikacij | zaključen vnos | naročeno | naročeno | 1 – naročeno | v pripravi | v pripravi |
| Priprava polj 997 za naslednji letnik | 1 – naročeno | v pripravi | v pripravi | |||
| Zaključitev dotoka zvezkov | zaključen vnos ali zaključen dotok |
zaključen dotok | prejeto | v arhivu | v arhivu |
Pojasnilo glede vzorca izhajanja za pošiljanje:
Vzorec izhajanja za pošiljanje nastane samo, če je pri izvodu v postavki v seznamu nenaročenih publikacij kot namen nabave določena zamena ali obnova nacionalnega fonda.
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri pridobivanju oglednih izvodov.
| Prošnja za ogled. izvod | Postavka v prošnji za ogled. izvod | |
|---|---|---|
| Priprava prošnje | evidentirano | evidentirano |
| Izstavitev in pošiljanje prošnje | izstavljeno | naročeno |
| Prejem gradiva | prejeto | prejeto |
| Vračilo gradiva dobavitelju | vrnjeno | prejeto ali vrnjeno |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri pošiljanju publikacij v zamenjavo in pri pošiljanju obveznih izvodov.
| Pošiljka publikacij za zamenjavo | Pošiljka obveznih izvodov | Postavka v pošiljki publikacij za zamenjavo | Postavka v pošiljki obveznih izvodov | Vzorec izhajanja za pošiljanje | Zvezek | Izvod | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Določanje izvodov za pošiljanje publikacij | v pripravi | ||||||
| Kontrola dotoka, urejanje vzorca izhajanja in priprava pošiljke publikacij | evidentirano | evidentirano | pošiljka pripravljena | pošiljka pripravljena | v veljavi | prejet | pošiljka pripravljena |
| Brisanje pošiljke publikacij | zbriše se iz baze pod. | zbriše se iz baze pod. | |||||
| Izstavitev in pošiljanje pošiljke s seznamom publikacij | izstavljeno | izstavljeno | pošiljka poslana | pošiljka poslana | pošiljka poslana | pošiljka poslana | |
| Prehod v naslednje obdobje ali letnik | v pripravi |
V tabeli je podan pregled postopkov in statusov pri reklamiranju.
| Reklam. za manjkajoče zvezke | Račun | Avans | |
|---|---|---|---|
| Priprava reklamacije za manjkajoče zvezke | evidentirano | ||
| Priprava reklamacije – prejeti dokument za plačilo avansa ali prejeti račun | reklamirano | reklamirano | |
| Izstavitev in pošilj. rekl. | izstavljeno | reklam. poslana | reklam. poslana |
COBISS Lib/Serijske publikacije
ISSN 3024-0549
© IZUM
Prva objava v juniju 2025.
Vsebina je usklajena z aplikacijo COBISS Lib, verzija 19.0, in se dopolnjuje občasno.
Spletna stran priročnika: https://www.cobiss.net/help/sl/serials/serials.html
IZUM
Institut informacijskih znanosti
2000 Maribor, Prešernova 17, Slovenija
telefon: +386 (0)2 25 20 331
faks: +386 (0)2 25 24 334
e-pošta: podpora@izum.si
IZUM, COBISS, COMARC, COBIB, COLIB, CONOR, SICRIS, E-CRIS, COBISS3, mCOBISS, dCOBISS, COBISS+, COBISS4, SGC, COBISS Lib, COBISS Cat, COBISS Ela so zaščitene znamke v lasti javnega zavoda IZUM.
Java je zaščitena blagovna znamka družbe Oracle Corp. ali njenih lastniško povezanih družb. Druge uporabljene blagovne znamke pripadajo njihovim lastnikom.